Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty cổ phần ecoba việt nam

MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Quy trình ……………………………………… truyền thơng nội 12 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 24 …………………… Hình 2.2: Kết hoạt động kinh doanh cơng ty giai đoạn 2015-2018 … 25 …… Hình 2.3: Tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vi, nhiệm vụ cấu tổ chức …………………………………………………………………….…… 41 Hình 2.4: Tỷ lệ nhân viên vi phạm không hiểu quy định cơng ty …… 42 … Hình 2.5 :Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình hàng năm giai đoạn 2017-2019 45 Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ………………………………………… Hình 3.1: Đề xuất quy trình truyền thông nội công ty cổ phần Ecoba 51 Việt Nam…………………………………………………………………………… DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Các dự án tiêu biểu Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ……… 26 Bảng 2.2: Các nội dung truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam giai đoạn 2017-2019 …………………………………………………… 29 Bảng 2.3: Tần suất đọc tin nội nhân viên …………………… 39 Bảng 2.4: Tỷ lệ nhân viên tham gia hoạt động kỷ niệm giai đoạn 2017-2019 Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam ……………………………… 39 Bảng 2.5: Tỷ lệ nhân viên tham gia câu lạc Sách “Mọt” ………………… 40 Bảng 2.6: Tỷ lệ nhân viên nắm rõ sản phẩm, dịch vụ công ty ……… … 43 Bảng 2.7 : Tỷ lệ hài lòng nhân viên công việc ………………… … 43 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TTNB Truyền thông nội NXB Nhà xuất LỜI MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Trong bối cảnh hội nhập, doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường cạnh tranh ngày khốc liệt cần phải trọng đầu tư, phát triển nguồn nhân lực nhân tố hàng đầu định thành công tổ chức Việc tuyển dụng đào tạo đội ngũ nhân có chun mơn cao, nắm rõ tình hình hoạt động doanh nghiệp, nhiệt huyết gắn bó với cơng ty có ý nghĩa sống cịn với tổ chức Tuy nhiên việc tiêu tốn nhiều nguồn lực, bên cạnh tuyển dụng đào tạo, công tác giữ chân nhân cần trọng Tuy nhiên, theo nghiên cứu Công ty tư vấn DG&A, có 37% nhân viên hiểu mục tiêu lý tổ chức theo đuổi nó; 20% nhân viên hiểu vai trị ý nghĩa thân tổ chức; khoảng 33% nhân viên muốn cống hiến cho tổ chức, 20% nhân viên khơng nhiệt tình tham gia có tới 50% nhân viên khơng có ý kiến hay né tránh nhiệm vụ Nghiên cứu rằng, tổ chức có cơng tác truyền thơng nội hiệu có khả giữ chân nhân viên cao gấp lần tổ chức khác Với lợi ích mà truyền thông nội mang lại, doanh nghiệp quan tâm đầu tư cho công tác Ra đời từ năm 2010, đến Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam trở nhà thầu xây dựng quản lý dự án chuyên nghiệp, với sản phần dịch vụ đa dạng Là nhà thầu hàng đầu Việt Nam với thời gian dài hoạt động tầm nhìn trở thành tập đoàn đầu tư - xây dựng hàng đầu khu vực quy mô, đầu xu hướng sản phẩm dịch vụ tảng mơ hình quản trị đại, giải pháp công nghệ tối ưu quan hệ đối tác quốc tế hiệu đóng góp vào phát triển, thịnh vượng, an toàn cho sống, Cơng ty có đóng góp lớn việc xây dựng sở hạ tầng, góp phần cho lên đất nước thời gian qua Để đảm bảo cho mục tiêu phát triển, Công ty đầu tư cho công tác truyền thông nội bộ, ln nỗ lực xây dựng chương trình truyền thông thú vị, phù hợp với cán công nhân viên Tuy nhiên cơng tác cơng ty cịn bộc lộ nhiều hạn chế từ nội dung truyền thông, quy trình tới máy thực hiện, khiến cơng tác truyền thông nội công ty chưa thể phát huy tối đa hiệu Điều đặt cho doanh nghiệp vấn đề cấp bách đầu tư chu truyền thông nội cần xử lý Nhận thức tầm quan trọng đó, em lựa chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp với mong muốn đóng góp giải pháp cho Cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác truyền thông nội 2.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nội dung: Chuyên đề tập trung nghiên cứu, đánh giá, đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Phạm vi không gian: Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác truyền thông nội công ty giai đoạn 2015-2020, bắt đầu tiến hành khảo sát nhân viên công ty từ tháng 3/2020 đến tháng 4/2020 Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu công tác truyển thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam từ đưa giải pháp hồn thiện công tác truyền thông nội thông qua nhân tố ảnh hưởng tới 3.2 Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa hệ thống lý thuyết công tác truyền thông nội doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng công tác truyền thông nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam, từ rút thành tựu, hạn chế nguyên nhân của - Đề xuất số giải pháp chủ yếu để hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Câu hỏi nghiên cứu - Thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam? Giải pháp giúp hồn thiện cơng tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam? Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập liệu - Dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp sử dụng cho chuyên đề thu thập từ: • Các tư liệu, tài liệu Internet liên quan đến truyền thơng nội • Báo cáo tài chính, ma trận trách nhiệm mơ tả công việc Công ty cổ - phần Ecoba Việt Nam • Dữ liệu theo dõi giám sát cơng tác TTNB Công ty gồm: Tỷ lệ nhân viên tham gia hoạt động thường niên kỷ niệm, hội thao, ; tỷ lệ nhân viên tham gia tần suất hoạt động câu lạc bộ; tỷ lệ nhân viên nắm rõ phạm vi nhiệm vụ cấu tổ chức công ty; tỷ lệ nhân viên vi phạm không hiểu quy định cơng ty; tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình năm - Dữ liệu sơ cấp Đề tài sử dụng phương pháp sau để thu thu thập số liệu sơ cấp: (1) Thứ nhất, phương phát điều tra khảo sát qua bảng hỏi với nhân viên công ty vấn đề liên quan đến công tác TTNB, bao gồm: (2) Thứ hai, phương pháp vấn sâu: vấn sâu nhân chịu trách nhiệm TTNB nhằm tìm hiểu rõ cơng tác TTNB công ty số nhân viên công ty hài lòng họ với tổ chức Thu thập liệu sơ cấp tiến hành tháng 3/3020 tháng 4/2020 5.2 Phương pháp phân tích liệu Phương pháp thống kê mô tả: Từ thông tin số liệu thu thập được, tiến hành thống kê, tính giá trị đại diện để đánh giá kết công tác truyển thông Phương pháp phân tích – tổng hợp: thơng qua liệu thứ cấp thu thập được, tổng hợp thành khái niệm, nội dung, tiêu chí đánh giá kết nhân tố ảnh hưởng tới công tác truyển thông nội cách có hệ thống phù hợp Kết cấu chuyên đề Không kể phần mở đầu kết luận, chuyên đề gồm phần: Chương 1: Khung lý thuyết truyền thông nội doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam CHƯƠNG 1: KHUNG LÝ THUYẾT VỀ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm 1.1.1.Truyền thông Truyền thông hoạt động quan trọng tất tổ chức dù tổ chức hoạt động mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận, quy mô lớn hay nhỏ Trong bối cảnh tại, phát triển bùng nổ công nghệ khiến truyền thông trở nên đa dạng phức tạp nhiều Hiện có nhiều khái niệm truyền thơng giới, cụ thể: Theo từ điển Bách khoa tồn thư: “Truyền thơng hoạt động chia sẻ thơng tin thông qua trao đổi ý tưởng, cảm xúc, thái độ, mong muốn, nhận thức lệnh, ngôn ngữ, cử phi ngôn ngữ, chữ viết, hành vi; phương tiện khác thơng qua điện từ, hóa chất, tượng vật lý mùi vị Đó trao đổi có ý nghĩa thông tin hai nhiều thành viên” Theo R.Hober (1954): “Truyền thơng q trình trao đổi tư ý tưởng lời” Theo Gerald Miler (1966): “Truyền thơng quan tâm tới tình hành vi, nguồn thơng tin truyền nội dung đến người nhận với mục đích tác động đến hành vi họ” Cịn theo trang web Anphabe.com: “Khái niệm truyền thơng hiểu q trình trao đổi, tương tác thơng tin hai nhiều người nhằm tăng cường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức Khái niệm truyền thơng cịn hiểu sản phẩm người động lực kích thích phát triển xã hội” Như vậy, từ khái niệm rút truyền thơng q trình truyền đạt thơng tin có mục đích cụ thể, nhằm giúp người nhận thông tin cập nhật kiến thức, kỹ năng, thay đổi nhận thức thái độ,… Hoạt động truyền thông cần quan tâm tới người gửi thông tin, người nhận thông tin, thông điệp truyền thông kênh truyền thông tin 10 1.1.2.Truyền thông nội Cũng truyền thơng, TTNB có nhiều cách tiếp cận Do đó, giới có nhiều khái niệm TTNB, khái niệm đề cập đến khía cạnh khác TTNB có nhiều điểm khác biệt: Theo Từ điển bách khoa tồn thư: “Nội thơng tin liên lạc chức chịu trách nhiệm thông tin liên lạc thành viên tổ chức” Theo Argenti (1966): “Truyền thơng nội q trình chia sẻ thơng tin với cá nhân khác tổ chức Quá trình liên quan đến việc thu thập, xử lý, phổ biến lưu trữ thông tin” Theo Jane Johnston Clara Zawawi: “Truyền thông nội thiết lập củng cố mối quan hệ với thành viên tổ chức” Theo giáo trình “Quan hệ cơng chúng” NXB Đại học Kinh tế Quốc dân: “Quan hệ công chúng nội nỗ lực nhằm tạo dựng, trì phát triển mối quan hệ có lợi tốt đẹp lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp, với công chúng nội bộ, công chúng nội với để đạt mục tiêu chung tổ chức, doanh nghiệp” Cịn theo giáo trình “Quan hệ cơng chúng” NXB Tài Chính: “Truyền thơng nội công tác truyền đạt thông tin thành viên phòng ban tổ chức” Như vậy, hiểu TTNB cơng tác truyền thông với người gửi thông tin nhà quản trị TTNB đại diện cho doanh nghiệp, người nhận thông tin thành viên tổ chức gồm: hội đồng quản trị, ban lãnh đạo, cán công nhân viên,… nhằm cung cấp thông tin, tạo động lực cho người lao động xây dựng mối quan hệ nội 1.1.3.Vai trị truyền thơng nội Một số doanh nghiệp tập trung vào truyền thông với cơng chúng bên ngồi mà khơng nhận tầm quan trọng công tác truyền thông với công chúng nội doanh nghiệp TTNB bắt đầu từ nhân viên bắt đầu vào làm việc tổ chức Nhân viên nhanh chóng bắt nhịp với cơng việc mới, hài lịng với doanh nghiệp nỗ lực nâng cao suất lao động doanh nghiệp thực công tác TTNB cách hiệu 1.1.3.1 Gắn kết nhân viên Vai trò TTTB gắn kết lãnh đạo nhân viên nhân viên với doanh nghiệp TTNB tốt giúp luồng thông tin chiều nhân 46 Nguồn: Điều tra khảo sát Qua khảo sát, thấy, công ty đối mặt với vấn đề lớn thời điểm có 41,51% nhân viên hài lòng với chế độ lương thưởng, phúc lợi doanh nghiệp Vấn đề xuất phát từ khó khăn mà tổ chức gặp phải đối diện với đại dịch Covid-19, dẫn tới buộc phải cắt giảm thời gian làm việc tiền lương, thưởng trợ cấp khác nhân viên Để phổ biến thơng tin cho cán cơng nhân viên, phịng Nhân - Hành tổ chức họp với quản lý cấp trưởng phịng, sau họ truyền thông lại cho nhân viên quản lý trực tiếp đồng thời đăng tải thông tin lên website nội cơng ty Tuy nhiên, phịng Nhân - Hành lại khơng đề cập tới khó khăn mà cơng ty gặp phải mà giải thích rằng: “Để đảm bảo an tồn cho nhân viên, cơng ty buộc phải cho nhân viên ngừng việc làm việc nhà, việc dẫn tới suất lao động giảm cơng ty điều chỉnh chế độ tiền lương” Điều gây tâm lý xúc cho nhân viên “Nếu cơng ty khó khăn, nhân viên sẵn sàng chia sẻ Nhưng đánh đồng việc làm việc nhà việc suất giảm nhân viên phải hồn thành tất cơng việc hạn.” Theo Chị Linh - Phòng Phát triển Kiểm sốt hệ thống chia sẻ Có thể thấy, công tác TTNB doanh nghiệp không đạt hiệu phát huy tác dụng tổ chức gặp khủng hoảng Về quy chế, quy định nội công ty, tồn 19,39% nhân viên khơng hài lịng Điều chủ yếu đến từ chậm trễ xử lý phản hồi cán công nhân viên số quy định cịn bất hợp lý, khiến nhân viên khơng cảm thấy thoải mái thực quy định Tỷ lệ nhân viên khơng hài lịng với quan tâm lãnh đạo, phối hợp phòng ban khối lượng công việc thấp, chiếm khoảng 2% Tuy nhiên, có 53.21% nhân viên hài lòng với mối quan hệ với phòng ban khác Việc mối quan hệ phịng ban cơng ty chưa thật gắn kết, phòng ban đơn hỗ trợ q trình giải cơng việc 2.4.4.Tỷ lệ giữ chân nhân viên 47 Hình 2.5 :Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trung bình hàng năm giai đoạn 2017-2019 Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam Đơn vị: % Nguồn: Phịng Nhân - Hành Mặc dù tỷ lệ nhân viên nghỉ việc hàng năm công ty không q cao với cơng ty có quy mơ lớn, lại có xu hướng tăng qua năm Cụ thể tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tăng từ 11,7% năm 2017 lên 13,46% năm 2018 15,87% năm 2019 Nhóm nhân nghỉ việc chủ yếu nằm khối dự án, đặc biệt nhóm nhân viên kế hoạch nhân viên giám sát họ không thấy khả phát triển thân gắn bó với công ty Việc công ty không tiến hành truyền thơng lộ trình thăng tiến gây khó khăn cho nhân viên việc xác định định hướng phát triển thân Bên cạnh đó, nhóm nhân viên kế hoạch giám sát phản hồi với quản lý trực tiếp vấn đề này, họ không nhận câu trả lời hợp lý Đây lý lớn khiến tỷ lệ nhân viên nghỉ việc công ty ngày tăng Rõ ràng công tác TTNB không tốt khiến tổ chức giữ chân nhân viên 2.5 Đánh giá công tác truyền thông nội Ecoba Việt Nam 2.5.1 Thành tựu Trong năm qua, Ecoba Việt Nam đầu tư cho công tác TTNB, tiến hành phổ biến thêm hai nội dung cấu tổ chức gương có thành tích xuất sắc; cá nhân vi phạm bị xử lý nhằm cung cấp thông tin tạo động lực cho người lao động Doanh nghiệp thẳng thắn nhìn nhận vấn đề tồn cơng tác, qua rút kinh nghiệm thay đổi cách thức truyền thông cho phù hợp với tình hình thực tế tổ chức nâng cao hiệu công tác truyền thông Về máy tổ chức quản lý nhân sự, công ty bắt đầu phổ biến tới cán công nhân viên từ năm 2017, sau liên tục cải tiến cách truyền thông giúp tỷ lệ nhân viên nắm rõ cấu tổ chức công ty cải thiện đáng kể, với 97.6% nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ 48 Cũng nội dung cấu tổ chức, Ecoba Việt Nam nhìn nhận bất cập việc phổ biến quy định, quy chế nội công ty sử dụng phương thức truyền thông hiệu hơn, giúp số nhân viên vi phạm không hiểu quy định công ty khoảng 2.4% Các hoạt động văn hóa, kỷ niệm hàng năm 8/3, 20/10, lễ tổng kết cuối năm, lễ kỷ niệm thành lập công ty chuẩn bị kỹ lưỡng nhận quan tâm lớn từ cán công nhân viên 2.5.2 Hạn chế Công ty chưa tiến hành truyền thơng đầy đủ nội dung, cụ thể có ba nội dung chưa truyền thông gồm: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ; lộ trình thăng tiến văn pháp luật Công ty chưa thể cân số lượng nội dung truyền thông cá nhân khen thưởng có thành tích tốt cá nhân có sai phạm bị xử lý khiến số lượng vi phạm truyền thông nhiều áp đảo so với thành tích, gây nên tâm lý chán nản cho người lao động khiến động lực làm việc giảm Phương tiện TTNB tổ chức lựa chọn phù hợp chưa có tác động mạnh tới nhận thức người lao động, tin nội chưa thật thu hút quan tâm người lao động có 42.8% nhân viên công ty thường xuyên đọc tin cơng ty Một số văn hóa, thể thao tổ chức chưa phù hợp với tính hình thực tế như: câu lạc Sách “Mọt”, “Sức khỏe Ecoba”, … khiến hoạt động không thu hút quan tâm nhân viên Công ty không tuân thủ quy trình TTNB, bỏ qua bước xây dựng thơng điệp chính, số bước thực chưa tốt, mang tính hình thức, khơng mang lại hiệu thực tế 49 Bộ máy truyền thông công ty chưa thật phù hợp phòng ban phụ trách số nội dung, phịng ban khơng tận dụng lợi có phối hợp để nâng cao hiệu TTNB 2.5.3 Nguyên nhân Những hạn chế đến từ số vấn đề sau: Ban lãnh đạo công ty cịn nhìn chưa đầy đủ cơng tác TTNB tác động tới tổ chức, chưa thật quan tâm tới công tác TTNB khiến công tác không đầu tư nhân lực vật lực Nhân lực cho TTNB chưa đảm bảo rải rác nhiều phòng ban Nhân khơng có chun mơn nhân quan hệ cơng chúng khối lượng công việc lớn, không đầu tư cho TTNB Ngồi ra, nguồn lực tài cho TTNB không đủ đáp ứng nhu cầu Mặc dù có áp dụng khoa học cơng nghệ hoạt động TTNB, nhiên chưa cập nhật thường xuyên, nhiều công nghệ chưa khai thác, khiến công tác TTNB chưa đạt hiệu 50 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TRUYỀN THƠNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 3.1 Quan điểm, định hướng hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 3.1.1 Quan điểm hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Để khẳng định vị thị trường cạnh tranh, từ năm 2010, Ecoba hướng tới việc xây dựng cho sứ mệnh tầm nhìn dài hạn cụ thể: “Trở thành Tập đoàn đầu tư - xây dựng hàng đầu khu vực quy mô, đầu xu hướng sản phẩm dịch vụ tảng mơ hình quản trị đại, giải pháp công nghệ tối ưu quan hệ đối tác quốc tế hiệu đóng góp vào phát triển, thịnh vượng, an toàn cho cộng đồng” Ngoài ra, giá trị cốt lõi của công ty: “Bản lĩnh Chuyên nghiệp - Hợp tác - Bản lĩnh tiên phong - Sáng tạo” kim nam, xuyên suốt hoạt động Cơng ty Phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp quy mô doanh thu, nhân sự, … góp phần giải khủng hoảng tổ chức, đặc biệt thời kỳ Công ty gặp khó khăn giai đoạn đại dịch Covid-19 Phát huy vai trị hiệu cơng tác TTNB Công ty, hướng tới xây dựng tổ chức có đội ngũ nhân gắn kết, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, văn minh; hệ thống thông tin minh bạch, thông suốt; tận dụng kênh truyền thông hiệu quả, tiết kiệm người lao động Giải phần hạn chế cịn tồn cơng tác 3.1.2 Định hướng hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 3.1.2.1 Định hướng hoàn thiện nội dung phương pháp TTNB 51 Với nguồn lực tài cho cơng tác TTNB hạn chế, Ecoba Việt Nam chưa thể tiến hành truyền thông tất nội dung, doanh nghiệp ngành xây dựng, kết sản xuất kinh doanh gắn liền với khách hàng cuối với yếu tố ảnh hưởng tới kết hoạt động đa dạng phức tạp, lại có quy mơ nhân lớn, cơng ty cần tập trung đẩy mạnh công tác TTNB nữa, nhằm đạt mục tiêu xây dựng văn hóa nội bộ, phát triển thương hiệu giữ chân nhân viên Thứ nhất, tiến hành phổ biến thêm hai nội dung quan trọng cán công nhân viên quan tâm hàng đầu, là: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ lộ trình thăng tiến tới cán cơng nhân viên Về kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ, công ty cần truyền thông tới tất nhân viên mục tiêu, định hướng phát triển công ty tương lai, lý giải pháp để doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu đó, qua giúp nhân viên nắm rõ vai trị, chức năng, nhiệm vụ tầm quan trọng đóng góp thân tổ chức Về lộ trình thăng tiến, cơng ty cần xây dựng lộ trình rõ ràng, triển vọng, có thời gian phát triển cụ thể cho vị trí, chức danh phổ biến tới cán công nhân viên, giúp họ nắm khả phát triển thân gắn bó với cơng ty Thứ hai, cân số lượng nội dung truyền thông hai nội dung: cá nhân có thành tích xuất sắc khen thưởng cá nhân vi phạm bị xử lý đảm bảo mục tiêu tạo động lực cho người lao động Giải dứt điểm tình trạng số lượng vi phạm truyền thơng lấn át số lượng thành tích, gây hiệu ứng ngược, giảm động lực làm việc nhân viên Thứ ba, hướng tới việc xây dựng chương trình thể thao, văn hóa, kỷ niệm, … phù hợp với tình hình thực tế, lấy ý kiến cơng nhân viên trình lên ý tưởng, xây dựng chương trình, giải triệt để tình trạng hoạt động văn hóa, thể thao khơng phù hợp, hoạt động khơng có hiệu khơng nhận ủng hộ, chí bị các thành viên tổ chức yêu cầu hủy bỏ 52 Thứ tư, đa dạng hóa phương tiện TTNB, kết hợp phương tiện phù hợp với nội dung đồng thời thu hút quan tâm cán công nhân viên Xây dựng kênh TTNB thân thiện với điện thoại thông minh Điện thoại thông minh dần trở thành vật bất ly thân người, việc tiếp cận thông tin điện thoại dễ dàng thuận tiện Do đó, kênh truyền thơng qua điện thoại thông minh dễ dàng thu hút ý người lao động Sử dụng mạng xã hội TTNB: Trong thời đại cách mạng 4.0 nay, mạng xã hội dần trở thành công cụ thiếu đời sống cá nhân việc khai thác lợi để đẩy mạnh hiệu công tác TTNB trở nên hữu hiệu hết Ban TTNB đăng tải nội dung truyền thông Facebook, Instagram, Zalo, mạng xã hội nội công ty để gia tăng tỷ lệ nhân viên tiếp cận nắm bắt thơng tin truyền thơng Bên cạnh đó, công cụ tiếp nhận phản hồi, ý kiến nhân viên nội dung truyền thông nhanh chóng, hiệu quả, khắc phục tình trạng khiếu nại Công ty tồn đọng với số lượng lớn chưa xử lý kịp thời Xây dựng hịm thư góp ý qua hình thức: (1) Góp ý trực tuyến vào hịm thư chung Internet; (2) Mỗi phịng ban chuẩn bị hịm thư riêng, có mâu thuẫn phát sinh khó khăn liên quan đến cơng việc chế độ đãi ngộ, , nhân viên phản ánh trực tiếp thư giấu tên Cuối tháng, phịng Nhân - Hành có trách nhiệm thu thập tổng hợp ý kiến để tiến hành xử lý giải kịp thời Tránh tình trạng để xúc kìm nén cá nhân lâu gây hiệu ứng tiêu cực trình làm việc, ảnh hưởng đến suất chung doanh nghiệp Thường xuyên tổ chức hoạt động văn hóa phù hợp với giá trị cốt lõi nét đẹp truyền thống doanh nghiệp đại hội thể thao công nhân viên, chương trình tâm radio cuối tuần,… Rõ ràng, việc từ bỏ giải đấu thể thao gây hiệu ứng tiêu cực cho phận cán công nhân viên yêu thể thao từ trước đến 53 nay, công cụ giải tỏa căng thẳng gắn kết tinh thần nhân viên hiệu quả, lại không tốn nhiều chi phí tổ chức 3.1.2.2 Định hướng hồn thiện quy trình TTNB Thứ nhất, tuân thủ chặt chẽ quy trình TTNB gồm bước: Xác định nội dung mục đích TTNB Xác định thời điểm truyền thơng Xây dựng thơng điệp Xác định kênh truyền thơng Tổ chức truyền thông Theo dõi, giám sát, nhận phản hồi đánh giá hoạt động truyền thơng Hình 3.1: Đề xuất quy trình truyền thơng nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Thứ hai, thay đổi cách thức tiếp nhận xử lý phản hồi phòng ban bất cập tồn quy chế, quy định công ty Phịng Nhân - Hành tiếp nhận thơng tin phản hồi người lao động vấn đề tồn quy chế, quy định cơng ty, phối hợp với ban Kiểm sốt nội tìm phương án xử lý vấn đề phải phản hồi lại với người lao động, giải triệt để tình trạng vấn 54 đề bị lưu trữ, tồn đọng thời gian q dài mà khơng có lời giải thích cụ thể cho nhân viên, tạo hiệu ứng tiêu cực tâm lý phận lao động tổ chức 3.1.2.3 Định hướng hoàn thiện máy TTNB Cơ cấu lại máy TTNB doanh nghiệp, phịng Nhân - Hành chịu trách nhiệm chính, phịng ban khác phối hợp, hỗ trợ cần thiết Cụ thể: 3.2 - Phịng Nhân - Hành chịu trách nhiệm TTNB cơng ty Phịng Nhân - Hành có nhiệm vụ xác định nội dung, thời điểm, xây dựng thông điệp, xác định phương tiện, tổ chức giám sát, đánh giá hoạt động TTNB cơng ty - Phịng Marketing hỗ trợ phịng Nhân - Hành việc xây dựng thơng điệp chính, xác định phương tiện tổ chức truyền thông - Riêng nội dung cấu tổ chức máy quản lý phòng Phát triển Kiểm soát hệ thống trực tiếp xây dựng, theo dõi, đánh giá cải tiến, nội dung phịng Phát triển Kiểm sốt hệ thống truyền thông tiếp nhận, xử lý vấn đề cịn tồn để đảm bảo tính thống nhất, xun suốt Giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam 3.2.1 Giải pháp nguồn nhân lực công ty Thứ nhất, ban lãnh đạo cơng ty, để hồn thiện cơng tác TTNB, trước tiên ban lãnh đạo cơng ty cần thay đổi cách nhìn cơng tác này, nhận thức tầm quan trọng TTNB với tất doanh nghiệp 55 Thứ hai, nhân phụ trách, phòng Nhân - Hành xếp nhân chuyên trách kiêm nhiệm cơng tác TTNB cơng ty, cần có kiến thức chung nhân quan hệ cơng chúng nội Thứ ba, cần có chương trình đào tạo nâng cao trình độ cho cán phụ trách hoạt động TTNB thơng qua sách hỗ trợ công ty mở lớp đào tạo hay hỗ trợ phần kinh phí cho hoạt động đào tạo 3.2.2 Giải pháp nguồn lực tài Để nguồn lực tài cho cơng tác đảm bảo số lượng chất lượng, phận chịu trách nhiệm TTNB công ty cần lập kế hoạch truyền thông kế hoạch sử dụng ngân sách cho TTNB đầu năm tài Cơng ty sử dụng phương pháp sau: (1) Phương pháp vào mục tiêu, nhiệm vụ Theo phương pháp này, nhân chịu trách nhiệm TTNB công ty cần lập kế hoạch, xác định hoạt động truyền thông dựa vào mục tiêu nhiệm vụ công ty cần giải mặt truyền thơng, sau dự tốn chi phí cho hoạt động Tổng chi phí ngân sách TTNB công ty Ưu điểm: phương pháp có sở khoa học, dựa sở mục tiêu, nhiệm vụ công ty Các hoạt động truyền thông lên kế hoạch, đảm bảo ngân sách trình tổ chức thực Nhược điểm: Doanh nghiệp gặp tình trạng khan nguồn vốn, ngân sách công ty lại eo hẹp, đáp ứng ngân sách truyền thông đề ra, dẫn tới khó khăn tài q trình tổ chức truyền thơng (2) Phương pháp chi theo khả 56 Với phương pháp này, dựa theo tình hình sản xuất kinh doanh mình, cơng ty dành khoản ngân sách định cho hoạt động truyền thông Ưu điểm: phù hợp với khả tài doanh nghiệp, đảm bảo chi phí cơng ty Nhược điểm: Ngân sách đáp ứng nhu cầu TTNB (3) Kết hợp hai phương pháp Kết hợp hai phương pháp trên, sau nhân chịu trách nhiệm lập ngân sách TTNB, ngân sách gửi cho phòng ban liên quan Tổng giám đốc cân đối, phê duyệt Mỗi kỳ, công ty tiến hành đánh giá, cân đối lại ngân sách phù hợp với tình hình hoạt động công ty Phương pháp khắc phục nhược điểm hai phương pháp trên, cân đối nhu cầu ngân sách cho TTNB nguồn lực tổ chức 3.2.3 Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông nội Thứ nhất, xây dựng nhóm thành viên mạng xã hội Facebook, Zalo, … nhằm cung cấp thông tin nội giúp nhân viên trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm, … Thứ hai, xây dựng mạng xã hội nội Mạng xã hội nội ứng dựng cơng cơng nghệ hình thức sử dụng quy mơ doanh nghiệp Cơng ty ứng dựng số mạng xã hội nội Slack, Facebook Workplace, Base Inside, … 57 KẾT LUẬN Qua q trình nghiên cứu cơng tác TTNB Cơng ty Cổ phần Ecoba, rút số kết luận sau: Thông qua việc tổng hợp, hệ thống hóa sở lý thuyết cơng tác TTNB doanh nghiệp, nói TTNB cơng tác quan trọng, góp phần khơng nhỏ tạo nên thành cơng doanh nghiệp Các nội dung cần truyền thông nội gồm: (1): Kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ; (2): Tổ chức máy quản lý nhân sự; (3): Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ công ty; (4): Quy chế, quy định nội công ty; (5): Các văn pháp luật mới; (6): Lộ trình thăng tiến; (7): Tấm gương có thành tích xuất sắc, cá nhân vi phạm bị xử lý; (8): Truyền thống thành tựu doanh nghiệp; (9): Hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm Hoạt động TTNB phịng Nhân - Hành chịu trách nhiệm cần tn thủ quy trình Các nhân tố ảnh hưởng tiêu chí đánh giá kết TTNB chuyên đề đề cập Trong giai đoạn 2015-2020, công tác TTNB dần trọng đạt thành định Công ty đầu tư cho công tác TTNB, truyền thông thêm hai nội dung: tổ chức máy quản lý nhân gương có thành tích xuất sắc, cá nhân vi phạm bị xử lý tới cán cơng nhân viên Doanh nghiệp thẳng thắn nhìn nhận bất cập cịn tồn cơng tác, qua thay đổi phương pháp, giúp nâng cao hiệu truyền thông Bên cạnh thành trên, công tác TTNB Cơng ty Cổ phần Ecoba cịn tồn nhiều hạn chế như: chưa truyền thông hai nội dung quan trọng là: kế hoạch, nhiệm vụ thời kỳ lộ trình thăng tiến; chưa tuân thủ quy trình truyền thơng; máy truyền thơng rải rác nhiều phịng ban Việc khiến cơng tác TTNB công ty chưa thể phát huy tối đa hiệu Từ việc phân tích rõ thành tựu, hạn chế nguyên nhân công tác TTNB với nguồn lực tổ chức, chuyên đề đưa bốn nhóm giải pháp hồn thiện cơng tác TTNB Công ty Cổ phầ Ecoba gồm: (1): Giải pháp nguồn nhân lực công ty; (2) Giải pháp quy hoạch phòng ban; (3) Giải pháp nguồn lực tài chính; (4) Giải pháp đa dạng hóa phương tiện TTNB 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nguyễn Đình Tồn (2017), Giáo trình Quan hệ cơng chúng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Ngô Minh Cách, Đào Minh Thanh 92015), Giáo trình Quan hệ cơng chúng, Nhà xuất Tài chính, học viện Tài - Từ điển Bách khoa toàn thư, , ngày 29/03/2020 - Truyền thông nội sức mạnh truyền thông nội nay, , ngày 29/03/2020 59 PHỤ LỤC BẢNG KHẢO SÁT VỀ KẾT QUẢ CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM Chào anh/chị Em sinh viên khoa Kế hoạch Phát triển, trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hiện nay, em thực tập tốt nghiệp công ty thực chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam” Để tìm kiến liệu, thu thập thông tin nhằm phục vụ đề tài, em cần giúp đỡ từ anh chị Mọi thông tin thu thập để phục vụ mục đích thực đề tài hồn tồn giữ bí mật Rất mong anh chị dành chút thời gian để hồn thành bảng khảo sát Em xin chân thành cảm ơn! Mong anh chị cho biết thông tin đây: Tuổi:………………………… Anh chị làm việc phòng ban nào? 2.Giới tính:………………………… ……………………………………………………………………………………… Anh chị làm việc Ecoba bao lâu? ……………………………………………………………………………………… Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam cung cấp loại hình dịch vụ (có thể chọn nhiều câu trả lời) ▢ Tổng thầu D&B EPC ▢ Tổng thầu ▢ Thầu ▢ Thầu phụ Cơng ty cổ phần Ecoba Việt Nam thực loại hình dự án nào? (có thể chọn nhiều câu trả lời) ▢ Phát triển thị ▢ Cơng trình cơng nghiệp ▢ Giải pháp mơi trường Hiện cơng ty có dự án thực hiện? Anh/chị cho biết tần suất đọc bảng tin nội bô, thông báo nội bộ, công ty 60 ▢ Thường xuyên đọc ▢ Thỉnh thoảng đọc ▢ Không đọc Anh/chị cho biết hài lòng thân yếu tố sau: Rất khơng hài lịng Khơng hài lịng Bình thường Hài lịng Rất hài lịng Mức lương Chế độ phúc lợi Sự quan tâm lãnh đạo Sự phối hợp phịng ban khác Khối lượng cơng việc Cảm ơn anh chị dành thời gian thực khảo sát Mọi ý kiến đóng xin gửi email: saomainguyen98@gmail.com Những phản hồi anh chị nguồn thông tin quý giá để em thực chuyên đề thực tập thành công Em xin chân thành cảm ơn! ... thuyết truyền thông nội doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt. .. hỏi nghiên cứu - Thực trạng công tác truyền thông nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam? Giải pháp giúp hồn thiện cơng tác truyền thơng nội Công ty cổ phần Ecoba Việt Nam? Phương pháp nghiên cứu... TRẠNG CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOBA VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu chung Ecoba Việt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Giới thiệu khái quát công ty Tên đầy đủ: Công ty cổ phần