Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty thông tin di động vms

Hiện tại, công ty thông tin di động VMS cũng cần có các công trình khoa học nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giả pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

TRỊNH THỊ BÍCH HẰNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VMS

Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Hùng Tiến

Người thực hiện: Trịnh Thị Bich Hằng

Hà nội - năm 2015

Mục lục

Danh mục bảng biểu, sơ đồvà chữ viết tắt 3

Danh mục các hình 4

PHẦN MỞ ĐẦU……….5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA NGÀNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 13

1.1 Truyền thông nội bộ 13

1.1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ 13

1.1.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ 14

1.1.3 Vai trò truyền thông nội bộ 15

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ 19

1.1.5 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức 20

1.2 Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ………20

1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ (events)……… …… 21

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ (newsletter, newspapers)………… ………21

1.2.3 Vận hành website nội bộ: ……… …………22

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác……… …23

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ… 26

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ……….……….26

1.3.2 Phương pháp hoạt động truyền thông nội bộ……… ……….27

1.4 Kinh nghiệm triển khai hoạt động truyền thông nội bộ của một số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam 29

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VMS 36

2.1 Tổng quan Công ty thông tin di động VMS 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TT di động VMS 36

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 36

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 37

2.1.4 Định vị thương hiệu……….46

2.2 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh Công ty VMS… …………46

2.2.1 Thị trường thông tin di động Việt Nam……… ………46

2.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty VMS……… …52

2.3 Thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty VMS………… 57

2.3.1 Thực trạng hoạt động tổ chức các sự kiện nội bộ……….……….57

2.3.2 Thực trạng Phát hành bản tin nội bộ……… …… 61

2.2.3 Thực trạng Vận hành website nội bộ……….68

2.2.4 Các hoạt động truyền thông nội bộ khác……… 72

2.4 Đánh giá chung 73

2.3.1 Những kết quả đạt được 73

2.3.2 Những hạn chế và những nguyên nhân 74

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VMS TRONG GIAI ĐOẠN TỪ NAY ĐÊN NĂM 2020 76

3.1 Mục tiêu phát triển và định hướng Công ty thông tin di động VMS đến năm 2020………76

3.1.1 Mục tiêu phát triển và định hướng giá trị văn hóa của Công ty thông tin di động VMS ……….………76

3.1.2 Chiến lược phát triển của Công ty thông tin di động VMS ………….77

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty thông tin di động VMS……….……… 79

3.2.1 Nhóm giải pháp về tổ chức các sự kiện nội bộ……… ………… ……79

3.2.2 Nhóm giải pháp về phát hành bản tin nội bộ……….……81

3.2.3 Nhóm giải pháp về vận hành website nội bộ………….…….…………81

3.2.4 Các giải pháp khác……… 87

3.3 Thực hiện các giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ tại Công ty thông tin di động VMS………88

KẾT LUẬN………….……….……… 89

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ……….……… 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO……….……… .95

DANH MỤC CHŨ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

1 Sơ đồ 2.0 Sơ đồ tổ chức Công ty Thông tin

DANH MỤC CÁC HÌNH

1 Hình 2.1 Tiến trình phát triển các mạng

thông tin di động tại Việt Nam 44

2 Hình 2.2 Biểu đồ Thuê bao điện thoại

3 Hình 2.3

Biểu đồ 1 Tăng trưởng thuê bao điện thoại di động Việt Nam

8 Hình 2.8 Thư ngỏ của lãnh đạo công ty 59

9 Hình 2.9 thiết kế bản tin PDF (Thư giãn, buôn chuyện và các

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Truyền thông nô ̣i bô ̣ nhằm mu ̣c tiêu giúp nhân viên chia sẻ hê ̣ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mê ̣nh, giá trị), cốt lõi thương hiê ̣u, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu ; mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tu ̣c làm viê ̣c ; thấu hiểu và biết cách vâ ̣n dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiê ̣u thành công; mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm viê ̣c hiê ̣u quả

Theo số liê ̣u nghiên cứu nhân sự của công ty tư vấn DG &A (USA), hiê ̣n chỉ có 37% nhân viên hiểu rõ mu ̣c đích mà tổ chức đang theo đuổi và lý

do ta ̣i sao ; 20% nhân viên hiểu được vai trò và công viê ̣c của bản thân có ý nghĩa như thế nào đối với mục đích của tổ chức ; khoảng 1/3 nhân viên mong muốn đóng góp cho tổ chức Ngược la ̣i, có 20% nhân viên không nhiê ̣t tình tham gia và 50% nhân viên không có ý kiến hay né tránh trách nhiê ̣m Nghiên cứu còn cho thấy các tổ chức có giao tiếp và truyền thông nô ̣i bô ̣ hiê ̣u quả có khả năng duy trì nhân viên cao gấp 4 lần các tổ chức giao tiếp kém hiê ̣u quả , đồng thời mang lại nhiều hơn giá trị thị trường tương ứng

Các cuộc nghiên cứu về mức độ hài lòng nhân sự ở các doanh nghiệp trong nước cũng minh chứng các lý do chủ yếu vì sao nhâ n viên cấp quản lý trung gian thường rời bỏ công ty sau 2 -3 năm công tác Trường hợp tiêu biểu

là một công ty kiến trúc và trang trí nội thất hàng đầu của Việt Nam gần đây đã thuê tư vấn nhân sự từ bên ngoài để tìm hiểu lý d o và giải quyết tình tra ̣ng nhân viên và cấp quản lý rời bỏ công ty vì những lý do phi tài chính như trên

mă ̣c dù đơn vi ̣ này thuô ̣c nhóm 25% các công ty có mức lương cao nhất tại thị trường Viê ̣t Nam Bên ca ̣nh lý do chưa hài lòng về thu nhâ ̣p hay ước mong tìm kiếm cơ hô ̣i viê ̣c làm hấp dẫn hơn , mô ̣t số lý do "phi tài chính" khác thể hiện

cảm nhận và niềm tin của người lao động đối với doanh nghiệp Sau mô ̣t thời gian phu ̣c vu ̣ công ty , nhân viên thường hay rơi vào tâm tra ̣ng "hoang mang"

và thiếu định hướng vì nhiều lý do phi tài chính khác nhau như không hiểu rõ mục tiêu và công ty sẽ đi về đâu trong tương lai do không cảm nhận được sự chia sẻ của ban lãnh đa ̣o ; cảm nhận không rõ vai trò và ý nghĩa của bản thân đối với công ty hoă ̣c liê ̣u chúng có phù hợp với mu ̣c tiêu công ty hay không ; bản thân họ nên hành xử và ra quyết định hàng ngày như thế nào để phù hợp với tinh thần thương hiê ̣u hay yêu cầu của ban lãnh đa ̣o trong điều kiê ̣n chính sách công ty chưa quy định rõ ràng ; kể cả phương thức đánh giá, công nhâ ̣n và khen thưởng chưa hợp lý về hiê ̣u quả và thành tích cá nhân vì hầu hết các tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả nhân viên còn mang tính cảm tính và lệ thuô ̣c vào "thiê ̣n chí" của lãnh đạo hay cấp quản lý Mă ̣t khác, cấu trúc tổ chức

và cơ chế phân quyền - giao quyền của các công ty trong nước làm ha ̣n chế quyền chủ đô ̣ng trong quản lý và thực thi công viê ̣c Như vâ ̣y, nhân viên ngoài mong muốn thoả mãn nhu cầu "chức năng" về mức thu nhâ ̣p hợp lý , họ còn quan tâm nhiều đến viê ̣c thoả mãn nhu cầu "cảm xúc" như chứng tỏ vai trò và năng lực bản thân, vị thế trong xã hô ̣i, nhu cầu truyền thông và giao tiếp xã hô ̣i, niềm vui trong công viê ̣c , sự cổ đô ̣ng và khuyến khích làm viê ̣c nhờ viê ̣c công nhâ ̣n và khen thưởng từ lãnh đa ̣o , đồng nghiê ̣p và xã hô ̣i Nếu mu ̣c đích và hành vi của cá nhân phù hợp với mu ̣c đích và văn hóa doanh nghiê ̣p, nhân viên dễ bi ̣ lôi cuốn và phát huy tốt nhất năng lực cá nhân để đóng góp cho doanh nghiê ̣p

Hầu hết các doanh nghiê ̣p trong nước hiê ̣n chưa chú tro ̣ng và đầu tư đúng mức để xây dựng hê ̣ thống truyền thông tổ chức (corporate communication) toàn diện cho cả nội bộ và bên ngoài , trong đó truyền thông

nô ̣i bô ̣ giữ vai trò quan tro ̣ng Công ty thông tin di động VMS là một trong 3 đơn vị lớn nhất đang hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ viên

thông tại Việt Nam Hiện nay, tại công ty thông tin di động VMS truyền thông nội bộ đã được chú trọng và đang triển khai một cách sâu rộng, tuy nhiên hiện tại còn bộc lộ khá nhiều bất cấp trong một số hoạt động của công

ty trong truyền thông nội bộ

Xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp hoạt động tốt trong công tác truyền thông nội bộ sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn Hiện tại, công ty thông tin di động VMS cũng cần có các công trình khoa học nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giả pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ, vì thế tác giả đã chọn đề

tài “Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ tại công ty thông tin di động VMS” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý kinh tế

và đưa ra một số giải pháp khắc phục những tồn tại của Công ty VMS

2 Tình hình nghiên cứu

Khi tiến hành công tác nghiên cứu, tác giả đã xác định rõ mục tiêu, vấn đề

và đối tượng cần nghiên cứu để từ đó đưa ra phương pháp tiếp cân phù hợp nhằm khai thác tối đa thông tin Thông qua các hệ thống văn bản pháp luật

bao gồm: Bộ Thông tin và Truyền thông (2012), Quyết định Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành thông tin và truyền thông giai đoạn 2011 – 2020, số

896/QĐ-BTTTT Báo cáo công tác các năm 2008 đến 2012 của Bộ Thông tin

và Truyền thông và Tổng cục Thống kê; Báo cáo công tác các năm 2008 đến

2012 của Công ty thông tin di động VMS

Về các tài liệu và các công trình nghiên cứu tác giả đã đọc và tham khảo một số công trình sau đây:

- Chisstian, “Quản lý nguôn nhân lực trong khu vực nhà nước” tập I và

Tập II (sách dịch) NXB chính trị quốc gia HCM năm 2002 Tác phẩm này khẳng định rằng, để phát triển kinh tế - xẫ hộ trước hết cần phải phát triển nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước

- Đinh Thị Thúy Hằng (chủ biên), 2007, PR – Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp, NXB Lao động – Xã hội, Việt Nam; tác phẩm này tác giả

đã đưa ra khái niệm và tầm quan trọng của PR và khẳng định PR nội bộ là lĩnh vực không thể thiếu đối với mỗi tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên tac giả cũng không đưa ra được mô hình truyền thông cụ thể của doanh nghiệp mà chỉ đưa ra những khái niệm và định hướng chung về PR

- Phillip Henslowe, 2007, Những bí quyết căn bản để thành công trong

PR, Trung An – Việt Hà biên dịch, NXB Trẻ, Việt Nam; Trong công trình

nhiên cứu này tác giả đã chỉ ra những bí quyết thành công trong PR

- Nguyên nhân và Bài học từ hang thất bại PR nổi tiếng thế giới, Trần

Thị Bích Nga – Nguyễn Thị Thu Hà biên dịch, NXB Trẻ, Việt Nam; Trong công trình nhiên cứu này tác giả đã chỉ ra những thành công và thất bại trong

PR từ đó giúp cho các đơn vị tổ chức rút ra ài học, kinh nghiệm để có thể áp dụng vào thực tế

Thông qua các số liệu thống kê, các báo cáo các nghiên cứu được chắt lọc

từ sách, báo, tạp chí liên quan đến công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan làm

căn cứ xác định khung cho công tác hoạt động Truyền thông nội bộ Công ty Thông tin di động VMS

3 Câu hỏi nghiên cứu:

(1) Công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS có điểm mạnh, yếu như thế nào? Và tại sao cần phải có các giả pháp hoàn thiện công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS?

(2)Làm thế nào hoàn thiện công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS?

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục đích nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa và làm rõ thêm cơ sở lý luận và những ứng dụng thực tiễn về truyền thông nội bộ với doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực viễn thông Mong muốn hiểu sâu hơn, đầu đủ hơn về truyền thông nội bộ nhằm vận dụng hiệu quả trong thực tiễn phát triển và sản xuất kinh doanh tại Công ty Thông tin di động VMS

Thông qua phân tích thực trạng công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS và những kinh nghiệm thực tế triển khai truyền thông nội bộ của các tập đoàn trong và ngoài nước, đề tài rút ra những

ưu điểm và hạn chế để đề xuất các giải pháp xây dựng mô hình và nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu nêu

trên, luận văn có nhiệm vụ:

+ Hệ thống hóa và luận giải những vấn đề lý luận liên quan đến công tác hoạt động Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

+ Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoạt động Truyền thông nội

bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

+ Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS giai đoạn từ nay đến năm 2020

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Bằng lý luận và thực tiễn, đối tượng nghiên cứu được xác định đó là những hoạt động truyền thông nội bộ trong kinh doanh tại Công ty Thông tin

di động VMS tính đến thời điểm 30/12/ 2012

Phạm vi nghiên cứu:

Truyền thông nội bộ có thể xem xét nhiều góc độ, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các hoạt động truyền thông nội bộ với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, cụ thể là Công ty Thông tin di động VMS trong giai đoạn 2012 – 2015

+ Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu, đánh giá và đưa ra một số giải pháp cơ bản nâng cao hiệu quả công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

+ Về phạm vi không gian nghiên cứu của đề tài : Giới hạn ở công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

+ Về phạm vi thời gian nghiên cứu của đề tài: Giới hạn khảo sát giai đoạn 2009 - 2012 để đánh giá thực trạng về công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS giai đoạn 2009 – 2012 và kiến nghị một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS từ nay đến năm 2020

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra, đề tài dự kiến sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

6.1 Phương pháp luận

+ Ngoài việc sử dụng các phương pháp truyền thống trong nghiên cứu như: phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng, phương pháp phân tích thực chứng, đề tài còn sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, so sánh Đề tài kết hợp giữa nguyên lý kinh điển, kiến thức kinh tế hiện đại, quan điểm chính sách của Đảng và nhà nước vào thực tiễn đổi mới kinh tế ở nước

ta Các vấn đề của đề tài phải được phân tích trong mối quan hệ biện chứng logíc để làm rõ các mối quan hệ nguyên nhân - kết quả

+ Phương pháp hệ thống - cấu trúc: Bản thân vấn đề về công tác hoạt động Truyền thông đều mang tính hệ thống vì nó liên quan đến các yếu tố đầu vào, đầu ra Phương pháp hệ thống còn cho phép luận chứng giải pháp mang tính toàn diện, cụ thể, khả thi

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: thông qua các hệ thống văn bản pháp luật, các nghiên cứu có liên quan làm căn cứ xác định khung về công tác hoạt động Truyền thông Thông qua các số liệu thống kê, các báo cáo các nghiên cứu được chắt lọc từ sách, báo, tạp chí, trang web liên quan đến thực trạng về công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Được thực hiện qua 2 hình thức

là phỏng vấn sâu và điều tra khảo sát cụ thể là:

+ Phỏng vấn sâu: Đối tượng phỏng vấn là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt cùng một số nhân viên giữ vai trò quan trọng trong hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS và một số khách hàng đang sử dụng dịch vụ của Công ty, căn cứ vào đó xây dựng mục tiêu cho công tác hoạt

động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS giai đoạn từ nay đên năm 2020 Nội dung phỏng vấn yêu cầu về công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS

+ Điều tra khảo sát: Thực hiện điều tra khảo sát toàn bộ các cán bộ nhân viên đang công tác hoạt động Truyền thông nội bộ Công ty Thông tin di động VMS và một số khách hàng đang sử dụng dịch vụ của Công ty sau đó lấy ý kiến và đánh giá kết quả điều tra, Nội dung điều tra đánh giá thực trạng, hiệu quả công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di

động VMS

6.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

- Kết quả phỏng vấn được tập hợp trên các bảng thống kê tổng hợp việc đánh giá thực trạng, hiệu quả công tác hoạt động Truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS Kết quả điều tra sẽ được phân tích trên phần mềm Excel để tổng hợp số liệu tính điểm trung bình cho các tiêu chí qua đó đánh giá được khoảng cách về hiệu quả công tác hoạt động Truyền thông nội

bộ tại Công ty Thông tin di động VMS so với yêu cầu trong công tác hoạt động Truyền thông nội bộ cần phải thực hiện, các phương pháp so sánh kết quả điều tra với yêu cầu và công tác hoạt động Truyền thông nội bộ

7 Đóng góp mới về khoa học của luận văn

- Luận giải và góp phần làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác hoạt động truyền thông nội bộ

- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động truyền thông nội bộ tại Công

ty Thông tin di động VMS giai đoạn 2009 – 2012, rút ra những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS từ nay đến 2020

Kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể áp dụng vào thực tiễn công tác hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty Thông tin di động VMS và một số đơn vị hoạt động trong lình vực viên thông của cả nước

8 Dự kiến kết cấu của luận văn

Luận văn dự kiến ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở ý luận và thực tiễn hoạt động truyền thông nội bộ của

ngành viễn thông Việt Nam

Chương 2: Phân tích Thực trang công tác hoạt động truyền thông nội bộ

của công ty thông tin di động

Chương 3: Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

truyền thông nội bộ của công ty thông tin di động VMS giai đoạn từ nay đến 2020

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA NGÀNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

1.1 Truyền thông nội bộ

1.1.1 Khái niệm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái độ và hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp Vấn đề tìm, giữ và duy trì các cán bộ, nhân viên giỏi, nhiệt tình và hết mình đóng góp cho sự nghiệp phát triển chung cho tổ chức của họ không phải

là việc đơn giản Điều này đòi hỏi các nhà quản lý cần hiểu nhu cầu của công chúng và có những kỹ năng, sách lược, chiến lược quản lý Hiểu về truyền thông nội bộ sẽ khiến công tác quản lý trở nên hiệu quả

Truyền thông nội bộ thực hiện chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ để đi tới thành công chung của tổ chức, cơ quan đó Công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty và họ được liên kết với nhau bằng các mối quan hệ chuyên môn và công việc Nhiệm vụ của truyền thông nội bộ quan hệ nội bộ và kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và các nhân viên Một công chức, một nhân viên phải quan tâm tới thành tựu của tổ chức, công ty, điều đó cũng có nghĩa là quan tâm tới kết quả lao động của chính mình

Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ

tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn,

quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều

có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển

Ngoài ra, Jane Johnston và Clara Zawawi còn đưa ra một khái niệm

truyền thông nội bộ khác cô đọng hơn Truyền thông nội bộ là thiết lập và củng cố mối quan hệ với những thành viên trong tổ chức

1.1.2 Đặc điểm truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có những đặc điểm khác biệt so với những hình thức truyền thông khác của doanh nghiệp hoặc truyền thông trong các tổ chức chính phủ

- Phạm vi truyền thông của truyền thông nội bộ:

Chủ yếu trong nội bộ công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên

- Công chúng truyền thông của truyền thông nội bộ:

Là bộ phận công chúng rất đặc trưng Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ cán bộ chính thức đến những cộng tác viên làm việc bán thời gian, nhân viên ký hợp đồng tạm thời, thậm chí cả tình nguyện viên Như vậy, đối với người lãnh đạo, công chúng nội bộ chính là nhân viên của mình

Ngoài ra, truyền thông nội bộ còn có những đặc điểm sau:

- Tính lan tỏa:

Một thông điệp của ban lãnh đạo công ty được truyền tải qua nhiều hình thức truyền thông phong phú trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ có tính lan tỏa rất lớn trong công chúng nội bộ Nhân viên nghe, nhìn, thấu hiểu, lĩnh hội và tuyên truyền, lan tỏa sang các nhân viên khác tạo thành hiệu ứng lan tỏa

Trong một số trường hợp, tính lan tỏa của hoạt động PR nội bộ góp phần tạo nên dư luận – yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hoạt động PR nội bộ

- Tính gắn kết:

Hoạt động truyền thông nội bộ tạo nên một môi trường thuận lợi có khả năng kết nối, gắn bó các nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp trong các hoạt động tập thể chung Từ đó tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc cũng như khuyến khích và cổ vũ nhân viên gắn bó lâu dài với tổ chức, doanh nghiệp

- Tính xuyên suốt, nhất quán:

Thông điệp của ban lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên trong nội bộ của họ phải có tính xuyên suốt và nhất quán Điều này góp phần làm nên văn hóa mỗi doanh nghiệp và vì thế nó ít biến động Đặc tính này của truyền thông nội bộ sẽ là kim chỉ nam dẫn đường cho các hoạt động truyền thông nội bộ phối kết hợp thống nhất với nhau để đạt hiệu quả cao hơn

- Tính liên tục:

Hoạt động truyền thông nội bộ cần phải tiến hành liên tục, thường xuyên, bám sát các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp để hiểu rõ và phổ biến cho nhân viên hiểu, tin và làm theo Nếu hoạt động truyền thông nội bộ gián đoạn thì hiệu quả sẽ không cao và không huy động được sức mạnh của tập thể

1.1.3 Vai trò truyền thông nội bộ

1.1.3.1 Xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp nhân viên chia sẻ hệ thống tôn chỉ (tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp với cốt lõi và hình ảnh thương hiệu, mọi người hiểu rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và biết

cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tiễn để đối thoại và phát triển hình ảnh thương hiệu thành công, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả

1.1.3.2 Kết nối chiến lược kinh doanh, thúc đẩy phát triển DN

Truyền thông nội bộ xuất sắc không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò và hiệu quả của từng nhân viên Doanh nghiệp truyền thông nội bộ sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn

Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác đồng đội và luôn

nỗ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh công ty thể hiện qua công việc hàng ngày Việc truyền thông nói chung hay truyền thông nội bộ nói riêng cần thể hiện tính tương tác hai chiều Mọi doanh nghiệp đều mong muốn lôi cuốn nhân viên tham gia tích cực, ngược lại mọi nhân viên cần nhiều hơn là thông tin thuần túy, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại hai chiều để có cơ hội phản biện và đóng góp ý kiến cho doanh nghiệp Làm thỏa mãn và lôi cuốn nhân viên tham gia nên từ hai góc độ: giúp họ hiểu về doanh nghiệp, mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp thể hiện qua sự hiểu biết về vai trò hay ý nghĩa của cá nhân và đội nhóm đối với mục tiêu của doanh nghiệp (góc

độ lý trí), gia tăng hài lòng của cá nhân và lòng say mê với tư cách là một thành viên tích cực (góc độ cảm xúc) Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá nhân – điều mà công ty quốc tế hay gọi là làm thế nào để đưa thương hiệu vào cuộc sống Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định

một cách linh hoạt, phù hợp với mục đích và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày

1.1.3.3 Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông và giao tiếp chính là yếu tố nền tảng giúp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, một môi trường được xây dựng dựa trên hệ thống tôn chỉ, thương hiệu, quy trình và môi trường làm việc Truyền thông nếu kém hiệu quả tất yếu dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có bản sắc

và văn hóa vững vàng, làm giảm tác động lôi cuốn và tập hợp nhân viên gắn

bó trung thành với doanh nghiệp Truyền thông nội bộ tốt góp phần tạo ra niềm cảm hứng, lôi cuốn và gắn kết nối lâu dài nhân viên với doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất đều truyền thông nhất quán chiến lược và hình ảnh thương hiệu Truyền thông thương hiệu nhất quán giúp gia tăng trải nghiệm tích cực cho thương hiệu tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng, từ đó cải tiến hiệu quả của doanh nghiệp

và dẫn dắt thành công cho kinh doanh

Văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh của những giá trị tinh thần được hình thành trong quá trình lao động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Nó giống như một sợi dây xích với mỗi mắt xích là một bộ phận, cá nhân trong công ty Nếu mỗi mắt xích đó không có sự liên kết và thông suốt thì sợi dây đó có thể đứt bất cứ lúc nào Ví dụ trong một doanh nghiệp, có những nhân viên bất bình về công việc họ đang làm mà không nhận được một lời giải thích nào từ cấp trên rất dễ gây ra sự bất mãn, mất đoàn kết trong nội bộ cơ quan Chưa kể đến việc nếu thông tin này bị lọt

ra ngoài sẽ làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp

Những yếu tố cơ bản để giữ nhân viên trong một tổ chức đó là môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, đồng lương và thu nhập Tuy nhiên, giữ chân thôi không đủ mà điều quan trọng là nhân viên cần phải thấy phấn khởi

và tự hào về tổ chức mà họ làm việc Văn hóa công ty hay nói cách khác là phong cách làm việc của một tổ chức, mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các nhân viên và giữa các phòng ban đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo động lực khuyến khích mọi người làm việc PR nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hóa của một tổ chức

Một điểm chung của “100 công ty tốt nhất” do tạp chí Fortune (Mỹ) bình chọn là những người lãnh đạo đều chú trọng đến các chương trình xây dựng thương hiệu nội bộ Họ hiểu rằng lợi nhuận của công ty có liên quan trực tiếp đến nhân viên là những người hiện thực hóa tầm nhìn và sứ mệnh của công ty qua công việc hàng ngày Nói cách khác, ban lãnh đạo các doanh nghiệp nên tăng cường đối thoại, lôi cuốn và quan tâm chăm sóc nhân viên nhiều hơn Nhân viên vui vẻ và hài lòng sẽ dẫn đến việc thỏa mãn thành công

và kinh doanh sẽ có nhiều cơ hội thành công

1.1.3.4 Xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa các tổ chức và nhân viên

Mục đích của truyền thông nội bộ là để xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa các tổ chức và nhân viên - người quyết định sự thất bại hay thành công của doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, truyền thông hai chiều với nhóm công chúng bên trong tăng cường tính ảnh hưởng của doanh nghiệp đối phó với khủng hoảng Truyền thông nội bộ được hiểu là việc sử dụng có kế hoạch các hành động ảnh hưởng đến hiểu biết, thái

độ hành vi của nhân viên trong doanh nghiệp

Hoạt động truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác truyền thông doanh nghiệp, việc sử dụng hiệu quả truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp phát huy sức mạnh đoàn kết, thống nhất, không tạo điều kiện cho những thông tin sai lệch lan truyền trong nội bộ doanh nghiệp, đồng thời

góp phần đẩy mạnh công tác truyền thông hình ảnh doanh nghiệp ra bên

ngoài

1.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ

Trong hoạt động truyền thông nội bộ có một số yếu tố ảnh hưởng có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình hoạt động cũng như hiệu quả của nó đó là:

- Quy mô của công ty: Công ty có quy mô càng lớn và tham vọng trên thị trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thông nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ người tài, thu hút người tài và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên

- Mức độ nhận thức của Người lãnh đạo : Người lãnh đạo quyết định đặt ra mục tiêu với truyền thông nội bộ vì không muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng mà Bộ phận nhân sự có thể đảm nhận

- Chiến lược về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định hình về thương hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện

- Đặc tính ngành hoạt động của Doanh nghiệp là:

+ Ngành kinh doanh gắn với nhiều khách hàng cuối cùng thì càng coi trọng truyền thông nội bộ Ngành kinh doanh thiên về chất lượng dịch vụ và khuyến khích sáng tạo

+ Sự phức tạp và đa dạng của những yếu tố ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp càng cần phải dùng truyền thông nội bộ để thống nhất thông điệp và gia tăng sự hiểu biết công việc để phục vụ khách hàng

+ Năng lực trong vấn đề chuẩn bị và dự phòng cho quản lý khủng hoảng: Hiệu quả của truyền thông nội bộ thể hiện rõ nhất khi tổ chức rơi vào giai đoạn khó khăn như thua lỗ, cắt giảm nhân sự, gây tai tiếng trên thị trường

1.1.5 Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong tổ chức

Truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào

vì nó xây dựng nền văn hóa cho tổ chức Văn hóa tổ chức là môi trường của

tổ chức dựa trên các giá trị, nhiệm vụ và qui trình làm việc, hiểu được chính sách công việc và thủ tục theo cùng một cách và tập trung trên cùng một nhiệm vụ, văn hóa tổ chức thúc đẩy sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Có một số ý kiến cho rằng tại sao tổ chức phải quan tâm đến thông tin nội bộ Quan trọng hơn cần có một yêu cầu pháp lý cho tổ chức để giao tiếp với nhân viên của họ Tại các nước tiên tiến có những quy định rất cụ thể về quyền lợi của người lao động được thông báo và tham khảo ý kiến trước khi ban hành

Thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả là một trong những động lực chính

sự tham gia của nhân viên và thêm giá trị đáng kể cho tổ chức Nếu không có quy trình thông tin phản hồi nhân viên khó có thể tiếp cận cũng như đề xuất ý kiến của mình lên cấp trên

Khi chức năng truyền thông nội bộ phát triển lớn mạnh trong tổ chức

nó có thể đóng một vai trò rộng lớn trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm thoại từ cấp dưới lên và ngược lại thông qua tổ chức Tổ chức ngày càng nhìn nhận thấy được truyền thông nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong quản lý các ý kiến bên trong và bên ngoài, giúp cho sự ổn định và phát triển lớn mạnh của tổ chức

1.2 Nội dung của hoạt động truyền thông nội bộ

Hoạt động truyền thông nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng nhưng nổi bật có những hoạt động chính như sau:

1.2.1 Tổ chức các sự kiện nội bộ (events)

Sự kiện là cơ hội để các nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu, gắn bó với nhau, được tổ chức vào những dịp đặc biệt như: ngày lễ, tổng kết cuối năm…

Tổ chức các sự kiện nội bộ là hoạt động gắn kết các thành viên trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp lại với nhau

Hình thức của sự kiện nội bộ thông thường bao gồm:

- Sự kiện chào đón nhân viên mới của công ty: là sự kiện tổ chức để nhân viên mới của Công ty được gặp mặt Ban Lãnh đạo, được giới thiệu và tập huấn về Văn hóa doanh nghiệp, bộ quy tắc ứng xử, cam kết, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp

- Tiệc năm mới: Ngày hội của CBCNV khi tổng kết năm SXKD cũ và chào đón năm mới, nơi CBCNV được Ban Lãnh đạo doanh nghiệp chia sẻ những thành công trong năm qua của doanh nghiệp, những thách thức và cơ hội trong năm tới…

- Hội thao, Hội diễn, Hội thi: Nơi CBCNV được gặp gỡ, giao lưu giữa các bộ phận để thể hiện tài năng của mình và gắn bó đoàn kết hơn trong công việc

- Chuyến đi thực tế, học tập kinh nghiệm giữa các bộ phận, chi nhánh, đơn vị nội bộ trong doanh nghiệp: Là dịp để CBCNV các bộ phận khác nhau học hỏi và giao lưu, tìm hiểu về thực tế công việc của những bộ phận khác để hợp tác và hỗ trợ nhau tốt hơn trong công việc

1.2.2 Phát hành bản tin nội bộ (newsletter, newspapers)

Đây là hoạt động truyền thông giúp nhân viên hiểu biết hơn về hoạt động của tổ chức Bản tin nội bộ thường xuất bản định kỳ, đề cập tới những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ

Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào tình hình SXKD của mình mà có cơ cấu tổ chức thực hiện bản tin nội bộ khác nhau là tự xuất bản hoặc thuê ngoài Tuy nhiên hình thức phổ biến nhất vẫn là doanh nghiệp tự xuất bản bản tin nội bộ Ban truyền thông sẽ chịu trách nhiệm về mặt nội dung và vận hành bản tin này

Bản tin nội bộ của doanh nghiệp thông thường được thể hiện dưới hai hình thức:

- Bản tin nội bộ dưới dạng in:

Bản tin nội bộ dạng in có hai hình thức: in màu và in đen trắng Tùy thuộc vào nội dung thông tin của doanh nghiệp cần truyền tải tới CBCNV của mình

mà bản tin đó có số lượng trang viết nhiều hoặc ít khác nhau

- Bản tin nội bộ dưới dạng điện tử:

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc truyền thông nội bộ, các doanh nghiệp hiện nay phần lớn sử dụng hình thức xuất bản bản tin nội bộ dưới dạng bản tin điện tử (E- newsletter) hoặc bản tin gửi qua thư điện tử dưới dạng HTML Việc xuất bản bản tin điện tử giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí trong khâu in ấn, vận chuyển Tuy nhiên, bản tin dưới dạng điện tử vẫn có thể bỏ sót công chúng mục tiêu, bởi vì qua khảo sát của một số doanh nghiệp, rào cản công nghệ thông tin có thể khiến một số công chúng mục tiêu ngại đọc, ngại tiếp cận

Với nội dung vô cùng phong phú, đa dạng với nhiều hộp thông tin vô cùng thú vị, website nội bộ trở thành sân chơi thu hút đông đảo nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động sôi nổi Thông qua hình thức này, những thông điệp của ban lãnh đạo đến với nhân viên nhanh chóng hơn, gần gũi hơn, hiệu quả hơn

Website nội bộ đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự ưu việt và khả năng kết nối trên phạm vi rộng một cách rõ nét Hoạt động PR nội bộ nếu biết tận dụng tốt hình thức kết nối này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả PR nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp

1.2.4 Các hoạt động truyền thông khác

Ngoài ra, hoạt động truyền thông nội bộ còn có khá nhiều những hình thức phong phú khác, sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ giao tiếp Tùy từng đặc thù của tổ chức, doanh nghiệp mình mà họ có thể lựa chọn những hình thức truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả với mình Việc lựa chọn này phụ thuộc vào loại hình, đội ngũ nhân viên và địa điểm của tổ chức

- Giao tiếp trực tiếp (face – to – face, Interpersonal communication):

Tuy công nghệ thông tin đã rất phát triển, cho phép con người giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau, nhưng giao tiếp trực tiếp theo cách truyền thống vẫn được đánh giá là cách hiệu quả nhất Bởi vì, giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi nhanh nhất

Gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng để truyền thông nội bộ Tuy nhiên, không phải bao giờ cũng có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau

- Bảng thông báo (notice board, bulletin board):

Những bảng thông báo phù hợp với tiêu chuẩn có thể được đặt tại các nơi thuận tiện để tất cả nhân viên có thể nhận được cùng một thông tin trong

cùng một khoảng thời gian Các mục tin nên giao cho một người quản lý và chịu trách nhiệm (nhân viên PR)

Bảng thông báo là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng

Để thu hút sự chú ý của mọi người, bảng tin phải luôn có những thông tin mới, xóa thông tin cũ, phải được trình bày đẹp, gọn gàng và đặt bảng ở nơi đông người qua lại Thông báo cần ngắn gọn, ví dụ thông báo nhanh về quy định mới của tổ chức, lịch họp hoặc lời chúc mừng sinh nhật

- Băng hình video hay truyền hình:

Băng hình hay còn gọi là “Màn ảnh nhỏ” đã trở thành một phần trong cuộc sống thường ngày của nhiều người Đó là một phương tiện để có thể truyền tải những thông tin được “cá nhân hóa”, có thể là thâu băng trước hay phát sóng trực tiếp Phương tiện hiện đại này có thể đạt được sự giao tiếp trực tiếp, giúp ban lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn

- Trạm phát thanh:

Có thể lấy trường hợp của công ty United Biscuits làm ví dụ Công ty này gặp phải những trở ngại trong việc duy trì sự hài lòng với công việc trong đội ngũ nhân viên mà hầu hết là những người di cư vì trong công ty quá ồn,

mọi người rất khó hoặc hầu như không thể nói chuyện với nhau Giải pháp đưa ra là đặt loa phát thanh tại một số nơi mà mọi nhân viên đều có thể nghe được Chương trình phát thanh do chính công ty thực hiện, bao gồm điểm tin, kết quả thể thao, chương trình theo yêu cầu và những thông điệp cá nhân Công ty có 9 nhà máy ở Luân Đôn, Manchester và Glasgow – và những chương trình này có thể phát lại ở từng nhà máy Ngày nay, các chương trình phát thanh khu vực đã thay thế các trạm phát thanh của công ty

- Hộp thư góp ý:

Những hộp thư góp ý có thể đặt ở một số nơi, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, than phiền hay nhận xét

- Nói chuyện với nhân viên:

Những buổi nói chuyện trực tiếp là một trong những hình thức quản lý công khai hiệu quả nhất Các nhân viên có thể đặt câu hỏi và biểu đạt suy nghĩ của mình Còn với ban lãnh đạo, lắng nghe và nhận phản hồi là điều rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

- Công đoàn:

Ở châu Âu người ta đã chứng minh được rằng hiếm khi có cuộc đình công nào xảy ra tại các công ty có người đại diện công nhân nằm trong ban lãnh đạo Khi có sự tham gia của công nhân trong việc quản lý công ty, nhân viên sẽ hiểu những sự việc đang diễn ra Họ cũng có thể có ảnh hưởng đối với việc điều hành tổ chức

- Thuyết trình bằng hình ảnh:

Phương pháp này có thể được sử dụng với những mục đích như giới thiệu nhân viên mới, giải thích các biện pháp an toàn lao động, trình bày những tiến triển của công ty, giải thích báo cáo hằng năm, việc tuyển chọn nhân viên, giải thích quy trình vận hành một sản phẩm mới, hoặc mô tả thuận lợi của vị trí mới mà công ty sẽ chuyển đến Vì ngày nay có rất nhiều công ty – và đặc biệt là ở những ngành công nghiệp quốc doanh đã tư nhân hóa – khuyến khích nhân viên trở thành những người nắm cổ phần nên việc trình bày bản báo cáo và kê khai hằng năm đã trở nên quan trọng trong tiến trình phát triển mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và nhân viên

- Những buổi hội họp nhân viên:

Nhiều buổi hội họp giúp các nhân viên có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với nhau, tăng tình đoàn kết và tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa ban lãnh đạo và nhân viên

- Những chuyến viếng thăm của ban lãnh đạo:

Đối với tổ chức có chi nhánh đặt ở các nơi, việc thăm viếng của ban lãnh đạo cấp cao nhất có thể tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên Những chuyến thăm viếng này có thể kết hợp với buổi lễ thăng chức hay khen thưởng

- Triển lãm nội bộ:

Những buổi triển lãm hay trưng bày cố định hay di động có thể được sử dụng để trình bày và giải thích lịch sử hay chính sách của công ty Trong những buổi trưng bày, công ty có thể mô tả quá trình chế tạo sản phẩm, mức

độ hoạt động của công ty trên phạm vi toàn cầu hay mô tả một chiến dịch quảng cáo

- Câu lạc bộ và hoạt động giải trí:

Việc khuyến khích và tài trợ để phát huy các sở thích hay hoạt động thể thao và việc cung cấp sân bãi như sân chơi bóng rổ ngày nay là một hình thức phúc lợi của công ty đối với nhân viên

Ngoài ra các phương tiện truyền thông mới như mạng internet, email

hay “chat” cũng là công cụ hữu hiệu của truyền thông nội bộ để mọi người

giao tiếp với nhau Cần xây dựng thói quen kiểm tra email và đọc bản tin nội

bộ ngay khi ngồi vào bàn làm việc Khi truyền đạt công việc, không nhất thiết lãnh đạo phải gọi nhân viên lên tận phòng làm việc mà hãy sử dụng điện thoại hoặc email để tiết kiệm thời gian và không làm nhân viên phân tâm khi đang tập trung làm việc khác

1.3 Tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

1.3.1 Các tiêu chí đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ

Kết quả chương trình truyền thông nội bộ thường không trực tiếp và tức thời như các chương trình quảng cáo và khuyến mại Thông thường, các chương trình quan hệ công chúng thường xem nhẹ việc đánh giá Tuy nhiên,

nếu được thực hiện phù hợp việc đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm và chủ động xác định những dấu hiệu nguy hiểm trước khi vấn đề thực sự xảy ra Đánh giá còn giúp doanh nghiệp tập trung nỗ lực, thể hiện tính hiệu quả, đảm bảo hiệu suất chi phí, khuyến khích tổ chức quản lý tốt và tạo điều kiện phát huy tinh thần trách nhiệm sau mỗi chương trình

Việc đánh giá được thực hiện thông qua các yếu tố đầu vào, xem xét các yếu tố đầu ra và kết quả hoạt động truyền thông nội bộ, điều mà hoạt động

truyền thông thực sự đạt được

Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ thông qua 2 tiêu chí:

Thứ nhất là: Đánh giá chất lượng truyền thông nội bộ được doanh

nghiệp xây dựng và đưa ra cán bộ công nhân viên công ty Cụ thể: Mức độ chính xác của mục tiêu tác động, Mức độ bao phủ của đối tượng mục tiêu, Mức độ hoàn hảo của thông điệp Mức độ chính xác của việc lựa chọn các phương tiện truyền tải

Thứ hai là: Đánh giá kết quả tác động của truyền thông nội bộ đến

công chúng: Sự gia tăng nhận thức của CBCNV về công ty Hạn chế loại bỏ những lời phàn nàn của CBCNV về doanh nghiệp, gia tăng sự hài lòng về công ty thông qua các lời khen, mức độ hài lòng, tinh thần làm việc của nhân viên trước và sau chương trình

1.3.2 Phương pháp hoạt động truyền thông nội bộ

Để đánh giá có hiệu quả là cần phải có danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng khi xây dựng chương trình: Thiết lập mục tiêu có thể đo lường được, áp dụng các mốc kiểm tra và đánh giá chất lượng ngay từ đầu, thống nhất các tiêu chí đo lường đánh giá thành công của chương trình, thiết lập các thủ tục giám sát có tính mở

 Những phương pháp đánh giá khách quan: Những thay đổi trong

hành vi (có thể theo dõi hành vi của cán bộ công nhân viên), phản ứng (số

lượng thư trả lời, phiếu góp ý, số lượng tham dự… ), những thay đổi trong thái độ, ý kiến và nhận thức (đo lường thông qua nghiên cứu qua điện thoại, bảng câu hỏi, phỏng vấn cá nhân trực tiếp), thành tích, phạm vi truyền tải thông điệp, nội dung truyền thông, lượng độc giả qua phân tích dữ liệu về độc giả, kiểm soát ngân sách và giá trị thu được từ ngân sách

 Những phương pháp đánh giá tính chủ quan: Sự nồng nhiệt của

công chúng, hiệu năng và tính chuyên nghiệp của chương trình, tính sáng tạo, bản năng cảm nhận được những điều đúng đắn trong các tình huống cụ thể (dựa trên phán đoán thông qua kinh nghiệm), phẩm chất quan hệ với con người,

 Đánh giá quá trình: Phần thiết yếu của hoạt động đánh giá là giám sát

quá trình, một phần của công việc đánh giá là xem xét sự triển khai hiểu quả đối với cả nhân viên và ngân sách Việc giám sát thường lệ và chặt chẽ cả hai yếu tố này là hết sức cần thiết Nhân viên cần được phát triển không ngừng nhằm đối phó và khai thác các yếu tố trong môi trường truyền thông thay đổi rất nhanh chóng Cần luôn khích lệ và quản lý họ thật tốt Việc quản lý sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách là trách nhiệm đặt lên vai mỗi nhà quản lý và nhân viên PR Mọi khoản chi tiêu đều phải có hiệu quả

1.4 Một số kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của một

số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam

1.4.1 Kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn FPT

- Giới thiệu về Tập đoàn FPT

Thành lập ngày 13/09/1988, FPT đã liên tục phát triển và trở thành một trong những Tập đoàn Kinh tế - Công nghệ hàng đầu Việt Nam, lấy đội ngũ cán bộ công nghệ làm nền tảng, đội ngũ cán bộ kinh doanh làm động lực, bằng lao động sáng tạo và sự tận tụy, tạo ra các giá trị gia tăng cho khách

hàng Trong nhiều năm qua, FPT đã gặt hái được nhiều thành công quan trọng trong các lĩnh vực như: Phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin và điện thoại di động; Tích hợp hệ thống; Giải pháp và xuất khẩu phần mềm; dịch vụ ERP; Cung cấp các giải pháp - dịch vụ viễn thông và Internet; Lắp ráp máy tính; Cung cấp dịch vụ truyền thông và giải trí; Đào tạo nguồn nhân lực…

Trên thực tế, truyền thông nội bộ của FPT góp phần rất quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp Có một điều mà doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đó Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp

- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của FPT

a) Thành lập Ban truyền thông- Ban chuyên trách về truyền thông nội

bộ và truyền thông bên ngoài:

Ban Truyền thông có nhiệm vụ thực hiện việc truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài qua các chương trình như tài trợ, quảng cáo, tổ chức sự kiện… Như vậy, Ban truyền thông của FPT mang hai nhiệm vụ cơ bản là truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài Vai trò của Ban truyền thông là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn

bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ FPT Trong đó, quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong FPT, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để FPT đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp

b) Kết hợp với Ban Nhân sự tổ chức các sự kiện (event) nội bộ

Hoạt động truyền thông nội bộ của FPT ngoài việc sử dụng tờ bản tin

để chuyển tải các thông điệp trong nội bộ, còn có các sự kiện Đó là sự chia sẻ niềm tin và hệ thống giá trị của các thành viên Văn hoá FPT đã trở thành

món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, sân chơi tuyệt vời, nguồn động viên cổ

vũ và là niềm tự hào của mỗi người FPT Hàng năm, Ban Truyền thông và Cộng đồng FPT luôn tổ chức các hoạt động văn hóa - thể thao nhằm mang lại cho người FPT một cuộc sống tinh thần phong phú, sự gắn bó với công ty, tin tưởng vào tương lai cùng thành công với FPT

c) Biên tập và xuất bản các ấn phẩm nội bộ

Một trong những công việc rất quan trọng của việc truyền thông nội bộ

là xây dựng các ấn phẩm nội bộ để truyền bá tư tưởng, khích lệ động viên và

là cầu nối giữa nhân viên và lãnh đạo FPT Hơn 10 năm trước, từ khi FPT chưa có tên tuổi trong làng công nghệ và mô hình mới ở mức công ty, FPT đã thành lập Ban truyền thông của công ty và bắt đầu cho ra ấn phẩm nội bộ Nếu không kể tờ báo chuyên nghiệp VnExpress, hiện trong tập đoàn FPT có

đến 7 tờ bản tin nội bộ, hằng tuần, hằng tháng đưa đến cho CBNV tập đoàn

những thông tin quan trọng và thiết thực Đó là các tờ Chúng ta (Ban Truyền thông tập đoàn), Cucumber (FPT Software), Người phân phối (FTG), FIS Link (FIS), Cóc đọc (Đại học FPT), The FOX (FPT Telecom) và Người Tiên Phong (Ngân hàng Tiên Phong) Ngoài tờ chính phản ánh các hoạt động bao phủ khắp tập đoàn FPT thì các tờ nội bộ của các công ty sẽ chỉ dừng lại ở mức phản ánh tình hình ở công ty mình, lĩnh vực kinh doanh của mình

Trong số các ấn phẩm nội bộ trên thì tờ Chúng ta được xem là cái nôi để tạo ra các ấn phẩm nội bộ khác Tờ Chúng ta được Ban Truyền thông của tập đoàn chịu trách nhiệm xuất bản hàng tuần với 20 trang nội dung Tờ Chúng

ta được phân ra các chuyên mục rất rõ ràng như; Tin tức, Theo dòng thời sự, Kinh doanh, Tập đoàn, Đời sống, Cộng đồng, Điểm báo viết về FPT Nhìn chung, tờ Chúng ta sẽ phản ánh tin tức của cả tập đoàn FPT, cơ hội kinh doanh phân tích thị trường mà tập đoàn này đang hoạt động, các sáng kiến kinh doanh của các tập thể cá nhân, gương sáng điển hình, đời sống nhân viên

của tập đoàn Thậm chí nhiều sự kiện kinh tế xã hội có tác động lớn đến đời sống cán bộ nhân viên của FPT cũng được phản ánh tại đây Về cơ bản các

thông tin đăng tải trên tờ Chúng ta mang mầu sắc dân chủ cao

d) Sử dụng mạng intranet, website nội bộ

Intranet quả là một phát kiến cho truyền thông nội bộ vì ở đó người ta

có thể biết được hết các thông tin về các quyết định, lịch book xe, book phòng họp, lịch họp với khách hàng, các disscusion nóng bỏng, những hoạt động của các câu lạc bộ hay tâm sự thường ngày của nhân viên, được trình bày rất khoa học và sống động từng ngày như hơi thở của người FSoft Hệ thống đài phát

thanh VOF hoạt động rất tích cực phát ra rả một ngày 3 ca đóng góp không nhỏ vào công tác truyền thông, đặc biệt VOF đã kết nối được từ toà nhà HITC sang toà nhà Simco Ngoài ra, hàng tuần thường xuyên diễn ra cuộc họp nối giữa Hà Nội, Hồ Chí Minh, Tokyo qua Video Conference, khiến cho việc trao đổi thông tin tại FSoft luôn trở nên thông suốt

1.4.2 Kinh nghiệm khai hoạt động truyền thông nội bộ củaTập đoàn Viễn Thông Viettel

- Giới thiệu về Tập đoàn Viễn Thông Viettel

Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Viettel được thành lập ngày 05/4/2007, trên cở sở sát nhập các Công ty Internet Viettel, Điện thoại cố định Viettel và Điện thoại di động Viettel Đến nay, Viettel Telecom đã ghi được những dấu ấn quan trọng

và có một vị thế lớn trên thị trường cũng như trong sự lựa chọn của những khách hàng thân thiết: Dịch vụ điện thoại đường dài trong nước và quốc tế

178 đã triển khai khắp 64/64 tỉnh, thành phố cả nước và hầu khắp các quốc gia, các vùng lãnh thổ trên thế giới Dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ Internet…phổ cập rộng rãi đến mọi tầng lớp dân cư, vùng miền đất nước với

hơn 1,5 triệu thuê bao Dịch vụ điện thoại di động vượt con số 20 triệu thuê bao, trở thành nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động số 1 tại Việt Nam

- Kinh nghiệm triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ của Tập đoàn Viễn Thông Viettel

a) Thành lập Ban truyền thông tách rời khỏi Ban Chính sách

Mô hình truyền thông nội bộ của Viettel vẫn mang hình thức nặng nề của doanh nghiệp nhà nước Bộ phận truyền thông của Viettel được thành lập năm 2003 những chỉ có một người chuyên trách và nằm trong Ban Chính sách Đến năm 2010, bộ phận này mới được tách ra thành ban truyền thông Ban này có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện truyền thông nội bộ Lưu trữ và khai thác tư liệu nội bộ và tham gia xây dựng chiến lược truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan hệ công chúng Xây dựng chiến lược truyền thông và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ quan

hệ công chúng

b) Tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ

Viettel Telecom rất coi trọng các sự kiện nội bộ, thông qua các sự kiện này để tuyên truyền và đào tạo văn hóa Viettel với cán bộ công nhân viên Đối với nhiệm vụ truyền thông nội bộ, các nhân viên của Ban truyền thông chủ yếu truyền thông văn hóa Viettel dưới hình thức các buổi đào tạo và nói chuyện nội bộ Viettel đã cắt cử nhân viên truyền thông của mình xuống các chi nhánh để giảng dạy về văn hóa Viettel Ban truyền thông của Viettel cũng

tổ chức các buổi đào tạo cho các chi nhánh, các công ty con về văn hóa Viettel và in ấn các tài liệu liên quan đến vấn đề này

c) Bản tin nội bộ

Ban Truyền thông còn có nhiệm vụ xây dựng và xuất bản ấn phẩm nội

bộ với tên gọi “Người Viettel” Ấn phẩm này được xuất bản từ năm 2006 với tên gọi ban đầu “Nội san Viettel” Về cơ bản ấn phẩm này phản ánh các tư

tưởng, khát vọng của lãnh đạo Viettel, người người tốt việc tốt, kinh nghiệm trong công việc Khác với các ấn phẩm của FPT là ấn phẩm nội bộ của Viettel

có thêm phần học ngoại ngữ cho các nhân viên Viettel ở nước ngoài như học tiếng Anh, Khơ me và còn có thêm phần nội dung ICT thế giới Bản tin nội bộ của Viettel được in mầu với 32 trang nội dung Ban đầu bản tin nội bộ còn có nhiệm vụ đóng vai trò phản biện để chỉ ra những khiếm khuyết của Viettel Tuy nhiên, sau đó nội dung này đã gây ra những ý kiến trái chiều nhau trong bản thân lãnh đạo Viettel rồi đi đến kết luận dừng nhiệm vụ này

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của ấn phẩm nội bộ này là thời gian

xuất bản 1 tháng/kỳ Như vậy, thông tin truyền tải trên đó sẽ bị “thiu” và không cập nhật được tình hình của tập đoàn này Bên cạnh đó, ấn phẩm này tính tương tác trong nội bộ thấp, chủ yếu là diễn đàn của lãnh đạo nói Ngoài

ra, Viettel chưa triển khai các ấn phẩm nội bộ online để tăng hiệu quả tương tác giống như FPT đã làm Những nhược điểm này của ấn phẩm nội bộ Viettel đã khiến nó trở nên xa lạ đối với chính người Viettel Phía Viettel cũng đã làm một cuộc khảo sát về hiệu quả của ấn phẩm này thì kết quả cho thấy phần lớn người Viettel không quan tâm đến ấn phẩm của mình Vì vậy,

đã có thời kỳ Viettel cho dừng bản tin nội bộ này

1.4.3 Nhận xét, đánh giá và bài học rút ra cho Công ty VMS

Những yếu tố quan trọng của truyền thông nội bộ cho thấy cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa

và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệ và là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh Những kinh nghiệm của các đơn vị thực hiện truyền thông nội bộ cho thấy yếu tố đầu tiên cần phải có được sự nhận thức xuyên suốt của lãnh đạo về vấn đề này Từ đó,

mô hình hoạt động của truyền thông nội bộ mới phát huy hiệu quả

Trong số các mô hình truyền thông nội bộ, có thể thấy mô hình truyền thông của FPT là ưu việt hơn cả MobiFone có thể chọn mô hình dựa trên các thành công của các doanh nghiệp khác như sau:

1 – Tổ chức bộ phận thực hiện truyền thông nội bộ theo hướng chuyên nghiệp (có người viết, chụp ảnh) và nhất thiết phải là người của MobiFone chứ không thực hiện thuê khoán ngoài

2 – Xuất bản ấn phẩm nội bộ 2 kỳ/tháng và xuất bản đồng thời ấn phẩm online Ấn phẩm nội bộ in giấy thực hiện giống như mô hình của FPT (in đen trắng, khổ nhỏ)

3 – Ngoài các ấn phẩm nội bộ, bộ phận truyền thông sẽ phối hợp với các đơn vị như Công đoàn, đoàn Thanh niên thực hiện các phong trào trong nội bộ công ty

4 - Bộ phận truyền thông sẽ tổ chức các hoạt động khảo sát đánh giá nội bộ đối với cán bộ công nhân viên theo yêu cầu của lãnh đạo

Kết luận chương 1

Trong chương này tác giả đã nêu được Khái niệm thế nào truyền thông nội bộ các đặc điểm, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng tới truyền thông nội bộ Một số tiêu chí và phương pháp đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ cũng như một số kinh nghiệm hoạt động truyền thông nội bộ của một số doanh nghiệp viễn thông Việt Nam

Truyền thông nội bộ có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, nó là khuân khổ để thực hiện việc trao đổi thông tin nội bộ Truyền thông nội bộ chính là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn có hiệu quả sản xuất cao, mọi hoạt động phải được thông suốt đồng bộ, thống nhất Hoạt động Truyền thông nội

bộ của doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp Doanh nghiệp có các hoạt động Truyền thông nội bộ hiệu quả hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, còn ngược lại thì hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ kém thậm chí sẽ dẫn đến doanh nghiệp phá sản Chính vì vậy vấn đề Hoàn thiện công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp thật sự là cần thiết

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG

NỘI BỘ CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG VMS

2.1 Tổng quan Công ty thông tin di động VMS

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty thông tin di động VMS

Công ty thông tin di động (VMS) là Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam (VNPT) Được thành lập vào ngày

16 tháng 04 năm 1993, VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di động GMS 900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông tin di động Việt Nam Kể từ đó đến nay, thương hiệu MobiFone luôn gắn liền với từng bước phát triển của Công ty Trải qua 17 năm hoạt động, VMS đã luôn chú trọng tới việc phát triển và đẩy mạnh thương hiệu MobiFone ngày càng vững mạnh trên thị trường thông tin

di động Việt Nam Đến nay Công ty đã có bảy Trung tâm trực thuộc bao gồm: Trung tâm Thông tin di động khu vực I, II, III, IV, V, Trung tâm Tính cước và Thanh khoản, Trung tâm Dịch vụ Giá trị gia tăng Trong từng bước phát triển của mình MobiFone luôn đặt khách hàng làm trọng tâm và tuân thủ chặt chẽ các cam kết đối với khách hàng Với mong muốn luôn đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng, từng nhân viên MobiFone đang cố gắng hết mình để hoàn thành tốt công việc của mình

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

* Vị trí, chức năng:

Công ty thông tin di động (VMS) là Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam (VNPT) , có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự lãnh đạo của Tập đoàn Bưu chính Viễn

thông Việt nam (VNPT), đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Bộ Thông tin và Truyền thông

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Cung cấp dịch vụ viên thông và các loại hình dịch vụ đa phương tiện đáp ứng nhu cầu thông tin liên lạc trong nước và quốc tế, đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững cũng như đảm bảo về an ninh quốc phòng của đất nước

- Khai thác nhanh và triệt để mọi dịch vụ cơ bản và dịch vụ gia tăng trong lĩnh vực viễn thông

- Nghiên cứu và phát triển những ứng dụng mới để tạo ra các dịch vụ giá trị gia tăng khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh

- Liên kết, sát nhập để trở thành Tổng công ty kinh doanh đa ngành hàng đầu trong ngành viễn thông của Việt Nam

- Hoàn thiện hệ thống quản trị hiện đại theo tiêu chuẩn quốc tế

- Định dạng và phát triển văn hoá kinh doanh của MBF phù hợp với điều kiện kinh doanh mới

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Mobifone hiện nay được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.0: Sơ đồ tổ chức Công ty Thông tin Di động VMS

TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY

- Kế toán

Phòng

Kế hoạch – Bán hàng

Phòng Công nghệ thông tin Phòng

Chăm sóc khách hàng Phòng

Quản lý Đầu tư – Xây dựng

Phòng

Công nghệ - Phát triển mạng

Phòng Thanh toán cước phí

Ban Quản

Trung tâm

Phòng Điều hành – Khai thác

Phòng Thẩm tra quyết toán Phòng

Giá cước – Tiếp thị

Phòng Xét thầu

CHỦ TỊCH CÔNG TY

Trung tâm BAN KIỂM SOÁT

NỘI BỘ