Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại trung tâm y tế huyện châu thành

Như chúng ta đã biết, Ngân sách nhà nước là công cụ tài chính quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, điều chỉnh nền kinh tế vĩ mô, kiểm soát lạm phát, ổn định giá cả, thị trường đồng thời giải quyết các bất ổn và những nguy cơ tiềm ẩn đối với sự phát triển kinh tế. Chi NSNN bao gồm hai bộ phận chính là chi đầu tư phát triển và chi thường xuyên, trong đó chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn và có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với phát triển kinh tế xã hội đất nước. Bên cạnh cải thiện và phát triển công tác chuyên môn thì cũng cần phải chú trọng kiểm soát Ngân sách cũng như hoàn thiện quy trình kiểm soát cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu quả quản lý, sử dụng NSNN hàng năm có thể khó thực hiện được một cách đầy đủ nhất, bởi do kết quả của công tác quản lý, sử dụng NSNN có khi chỉ đạt được trong thời hạn nhiều năm và bị tác động bởi nhiều yếu tố phức tạp. Trong những năm gần đây Nhà nước ta cũng đã chú trọng hơn trong việc đưa ra những chính sách, giải pháp nhằm thực hiện các nguồn chi từ ngân sách tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí dẫn đến bội chi ngân sách. Cùng với đó, một số giải pháp đã được tổ chức thực hiện như thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính. Khi nói đến NSNN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp không thể không nhắc đến các nguồn chi thường xuyên. Hiện nay đa số các đơn vị đang sử dụng nguồn kinh phí nhà nước đều quan tâm đến việc làm thế nào để kiểm soát tốt các khoản chi thường xuyên nhằm góp một phần vào tiết kiệm nguồn NSNN cũng như để tiền của Nhà nước sử dụng đúng mục đích, đạt hiệu quả. Thực trạng của công tác kiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung còn nhiều khó khăn và hạn chế. Hoạt động chi thường xuyên ngày càng khó kiểm soát hơn do tính đa dạng và phức tạp đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ ngày càng được nâng cao. Để việc chi từ ngân sách đạt hiệu quả thì trước hết việc kiểm soát các hoạt động chi thường xuyên tại các đơn vị phải mang tính hiệu quả và thiết thực. Là một đơn vị sự nghiệp Y tế Trung tâm Y tế huyện Châu Thành – Kiên Giang là một trong những huyện có điều kiện kinh tế Xã hội còn nhiều khó khăn của tỉnh Kiên Giang, còn nhiều hạn chế trong công tác kiểm soát chi thường xuyên. Trung tâm đã và đang phấn đấu vượt qua những khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ bảo vệ và chăm sóc sức khỏe nhân dân nói chung và nhân dân trong huyện nói riêng. Để đáp ứng được nhu cầu đó, cần có cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn đề kiểm soát thu, chi tài chính phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành – Kiên Giang” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành kế toán. 2. Mục tiêu nghiên cứu

NGÔ HỮU TÂM

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ

HUYỆN CHÂU THÀNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG, 2023

NGÔ HỮU TÂM

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ

HUYỆN CHÂU THÀNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phi Sơn

ĐÀ NẴNG, 2023

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả quý thầy, cô đã nhiệt tìnhgiảng dạy, chăm bồi kiến thức trong chương trình Cao học Kế toán khóa 24 trườngđại học Duy Tân, những người thầy, người cô đã truyền đạt cho tôi những kiến thứchữu ích và những kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán để làm cơ sở cho tôi thực hiện

và hoàn thành tốt luận văn của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn thầy TS Nguyễn Phi Sơn - người thầy đã tận tâm,tận tình hướng dẫn, chỉ dạy cặn kẽ cho tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn.Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện ChâuThành đã tạo mọi điều kiện và giúp đở cho tôi hoàn thành luận văn

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và tất

cả những người đã luôn động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập vànghiên cứu

Tác giả luận văn

Ngô Hữu Tâm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài Luận văn: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành” là một công trình nghiên cứu độc

lập của tôi Các số liệu và kết quả nghiên cứu nêu trong Luận văn là trung thực, cónguồn gốc rõ ràng Kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tôi,chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào

Tác giả luận văn

Ngô Hữu Tâm

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ viii

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 7

1.1.1 Khái quát về đơn vị sự nghiệp 7

1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp 9

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 11

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 12

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ……….13

1.2.3.1 Phân loại kiểm soát nội bộ 13

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 13

1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN 25

1.3.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân 26

1.3.2 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn 26

1.3.3 Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển 27

1.3.4 Kiểm soát các khoản chi khác 28

1.3.5 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên 29

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN 31

1.4.1 Dự toán ngân sách nhà nước 31

1.4.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ 32

1.4.3 Tổ chức bộ máy kiểm soát 32

1.4.4 Chất lượng cán bộ kiểm soát 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 35

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH – KIÊN GIANG 36

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH 36

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 36

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm 36

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 39

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm 42

2.1.5 Hệ thống chứng từ 44

2.1.6 Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính 46

2.1.7 Hoạt động tài chính tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành 48

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH 49

2.2.1 Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân 49

2.2.2 Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn 54

2.2.3 Mục chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn 62

2.2.4 Kiểm soát chi các khoản chi khác 67

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ 69

2.3.1 Những kết quả đạt được 69

2.3.2 Những hạn chế 71

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 72

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 74

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH – KIÊN GIANG75 3.1 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH TRONG NHỮNG NĂM ĐẾN 75

3.1.1 Phương hướng phát triển Trung tâm Y Tế huyện Châu Thành trong những năm đến 75

3.1.2 Định hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành 75

3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN CHÂU THÀNH 76

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 76

3.2.2 Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán 82

3.2.3 Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm 84

3.3 KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 91

3.3.1 Kiến nghị với Nhà Nước 91

3.3.2 Đối với ngành Y tế 91

3.3.3 Đối với cơ quan tài chính 92

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 93

KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (Bản sao)

Y tế công cộng

Vệ sinh an toàn thực phẩmKhám chữa bệnh

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Y

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp các nguồn kinh phí hoạt động từ năm 2020 – 2022 48Bảng 2.2 Thực trạng chi trả các khoản thanh toán cá nhân tại Trung tâm Y tế huyệnChâu Thành từ năm 2020-2022 49Bảng 2.3 Thực trạng các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn tại Trung tâm Y tếhuyện Châu Thành từ năm 2020-2022 54Bảng 2.4 Thực trạng chi mua sắm trang thiết bị y tế, TSCĐ năm 2020-2022 62Bảng 2.5 Thực trạng chi thu nhập tăng thêm năm 2020-2022 65Bảng 2.6 Thống kê kết quả đạt được trong quá trình thực hiện kiểm soát chi thườngxuyên tại Trung Tâm y tế huyện Châu Thành từ năm 2020 - 2022 69

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

YSơ đồ 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyê

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 40

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Trung tâm Y tế huyện Châu Thành 42

Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm soát chi lương tại Trung tâm Y tế Châu Thành 50

Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm soát thanh toán thu nhập tăng thêm 53

Sơ đồ 2.5 Quy trình kiểm soát chi Công tác phí 59

Sơ đồ 2.6 Quy trình kiểm soát mua sắm trang thiệt bị y tế tại Trung tâm 63

Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm soát chi lương cơ bản tại Trung tâm 85

Sơ đồ 3.2 Quy trình kiểm soát mua sắm TSCĐ 90

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, Ngân sách nhà nước là công cụ tài chính quan trọng gópphần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, điều chỉnh nền kinh tế vĩ mô, kiểm soátlạm phát, ổn định giá cả, thị trường đồng thời giải quyết các bất ổn và những nguy cơtiềm ẩn đối với sự phát triển kinh tế Chi NSNN bao gồm hai bộ phận chính là chiđầu tư phát triển và chi thường xuyên, trong đó chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn

và có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với phát triển kinh tế - xã hội đất nước Bêncạnh cải thiện và phát triển công tác chuyên môn thì cũng cần phải chú trọng kiểmsoát Ngân sách cũng như hoàn thiện quy trình kiểm soát cụ thể, chặt chẽ và hiệu quảhơn

Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu quả quản lý, sử dụng NSNN hàng năm có thểkhó thực hiện được một cách đầy đủ nhất, bởi do kết quả của công tác quản lý, sửdụng NSNN có khi chỉ đạt được trong thời hạn nhiều năm và bị tác động bởi nhiềuyếu tố phức tạp Trong những năm gần đây Nhà nước ta cũng đã chú trọng hơntrong việc đưa ra những chính sách, giải pháp nhằm thực hiện các nguồn chi từ ngânsách tiết kiệm, hiệu quả, tránh lãng phí dẫn đến bội chi ngân sách Cùng với đó, một

số giải pháp đã được tổ chức thực hiện như thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu tráchnhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính

Khi nói đến NSNN trong các đơn vị hành chính sự nghiệp không thể khôngnhắc đến các nguồn chi thường xuyên Hiện nay đa số các đơn vị đang sử dụngnguồn kinh phí nhà nước đều quan tâm đến việc làm thế nào để kiểm soát tốt cáckhoản chi thường xuyên nhằm góp một phần vào tiết kiệm nguồn NSNN cũng như

để tiền của Nhà nước sử dụng đúng mục đích, đạt hiệu quả Thực trạng của công táckiểm soát chi thường xuyên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung cònnhiều khó khăn và hạn chế Hoạt động chi thường xuyên ngày càng khó kiểm soáthơn do tính đa dạng và phức tạp đòi hỏi tính chuyên môn nghiệp vụ ngày càng được

nâng cao Để việc chi từ ngân sách đạt hiệu quả thì trước hết việc kiểm soát các hoạtđộng chi thường xuyên tại các đơn vị phải mang tính hiệu quả và thiết thực.

Là một đơn vị sự nghiệp Y tế - Trung tâm Y tế huyện Châu Thành – KiênGiang là một trong những huyện có điều kiện kinh tế - Xã hội còn nhiều khó khăncủa tỉnh Kiên Giang, còn nhiều hạn chế trong công tác kiểm soát chi thường xuyên.Trung tâm đã và đang phấn đấu vượt qua những khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm

vụ bảo vệ và chăm sóc sức khỏe nhân dân nói chung và nhân dân trong huyện nóiriêng Để đáp ứng được nhu cầu đó, cần có cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn

đề kiểm soát thu, chi tài chính phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm, tác giả đã

chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành – Kiên Giang” làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành kế

toán

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đối vớicác đơn vị sự nghiệp

- Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y

tế huyện Châu Thành

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thườngxuyên tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Là đề xuất được giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát chi thường xuyên theo nội dung

từng khoản chi theo mục lục NSNN

tâm Y tế huyện Châu Thành trong 3 năm 2020-2022.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập và tổng hợp số liệu từ các báo

cáo hoạt động chung và các báo cáo tài chính tại Trung tâm Y tế huyện ChâuThành, tỉnh Kiên Giang giai đoạn từ 2020-2022 và các thông tin thu thập được từcác phương tiện thông tin đại chúng, trang web của Bộ Tài chính nhằm xác lập các

cơ sở thực tiễn cho các giải pháp đề xuất

- Phương pháp xử lý thông tin: Sau khi thu thập được các thông tin thứ

cấp, tiến hành phân loại, sắp xếp thông tin theo thứ tự ưu tiên về độ quan trọng củathông tin Đối với các thông tin là số liệu thì tiến hành lập lên các bảng biểu

- Phương pháp phân tích thông tin

+ Phương pháp so sánh: là đối chiếu các chỉ tiêu, đưa ra các so sánh, trên cơ

sở đó đánh giá các mặt hiệu quả hay chưa hiệu quả để tìm các giải pháp nhằm đạtđược kết quả tối ưu nhất

+ Phương pháp thống kê mô tả: thống kê mô tả là nói đến việc mô tả dữ liệuthu thập được tại Trung tâm Y tế huyện Châu Thành, tỉnh Kiên Giang qua các cáchthức khác nhau: biểu diễn dữ liệu thành các bảng số liệu tóm tắt về dữ liệu; Thống kêtóm tắt, mô tả dữ liệu

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài tôi đã tham khảo các tài liệu có liên quanđến đề tài nghiên cứu như sau:

- Nghiên cứu thực tế về vấn đề KSNB có đề tài: “Giải pháp hoàn thiện Hệthống kiểm soát nội bộ của tập đoàn Điện lực Việt Nam” của tác giả Nguyễn ThanhThủy- Học viện Tài chính

+ Ưu điểm của đề tài: Đề tài đã đưa ra được phương hướng, yêu cầu và cácnguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống KSNB Hệ thốngKSNB giúp DN đạt được mục tiêu đề ra với rủi ro thấp nhất

+ Nhược điểm của đề tài: Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng và mộtchiến lược kinh doanh riêng, cũng như một hướng kiểm soát riêng, nghiên cứu chỉ

đúng và thực hiện được tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam còn các công ty khác chưa

áp dụng được

- Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Đoàn Ngọc Quang Minh (2013) với đề tài :

“Tăng cường kiểm soát nội bộ công tác thu – chi tại Trung tâm đào tạo thườngxuyên - Đại học Đà Nẵng” đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đốivới các hoạt động thu, chi tại Đại học Đà Nẵng và đề xuất những biện pháp nhằmtăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chi Những đề xuất nàymang tính chất chung cho tất cả các loại hình đơn vị là các trường Đại học

Như vậy công trình nghiên cứu này đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau :Thực trạng KSNB thu, chi ngân sách tại đơn vị, nhận thấy những mặt tồn tại củađơn vị, từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên tác giả đề xuất nhữnggiải pháp KSNB là những đề xuất mang tính chất chung cho các đơn vị hành chính

sự nghiệp, chưa đưa ra được những giải pháp thiết thực để bên cạnh đó, công trìnhnghiên cứu này chưa vận dụng phân tích tài chính để đưa ra được các giải phápnhằm thực hiện tiết kiệm chi phí và tăng thu cho đơn vị

- Nghiên cứu trong lĩnh vực Kho bạc Nhà nước có đề tài nghiên cứu “Hoànthiện công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước tại Kho bạc nhà nước TriệuPhong” của tác giả Lê Thị Thu Nhung - Năm 2014

+ Ưu điểm của đề tài: Tác giả đánh giá sát công tác kiểm soát chi ngân sáchnhà nước, đồng thời đề ra giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi ngân sáchnhà nước Kho bạc Triệu Phong

+ Nhược điểm của đề tài: Thời điểm nghiên cứu đề tài năm 2014 đến nay đã

có nhiều thay đổi về văn bản, chế độ qui định kiểm soát chi ngân sách vì vậy, hiệnnay nghiên cứu có nhiều điểm không còn phù hợp

- Luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện cơ chế kiểm soát chi thường xuyên ngân sáchnhà nước qua Kho bạc Nhà nước Thừa Thiên Huế” của tác giả Nguyễn Thị TuyếtMai, KBNN Thừa Thiên Huế, 2014

+ Ưu điểm của luận văn phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát chithường xuyên NSNN qua KBNN Thừa Thiên Huế giai đoạn 2010-2013 Từ những

hạn chế còn tồn tại, luận văn đã đề ra những giải pháp nhằm đảm bảo sử dụng kinhphí NSNN đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả, góp phần hoàn thiện công tácquản lý điều hành NSNN phù hợp với quá trình cải cách tài chính công

+ Nhược điểm của luận văn các giải pháp của tác giả đưa ra chưa thật sự gắnvới đơn vị và tính khả thi không cao

- Đề tài nghiên cứu của Kho bạc nhà nước TP Đà Nẵng (2019) “Giải phápnâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước trongđiều kiện áp dụng dịch vụ công trực tuyến tại Kho bạc Nhà nước Cẩm Lệ - ĐàNẵng”

+ Ưu điểm của đề tài: Nội dung đề tài có tính mới, đề cập chủ yếu đến nộidung Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước trong điều kiện áp dụng dịch

vụ công (trực tuyến qua KBNN) là một bước chuyển biến quan trọng trong tiếntrình hiện đại hoá KBNN, tiến đến Kho bạc điện tử, Kho bạc số trong tương lai Nộidung chính của đề tài đã tập trung phân tích được thực trạng công tác kiểm soát chithường xuyên NSNN qua KBNN Cẩm Lệ trong điều kiện áp dụng dịch vụ công trựctuyến giai đoạn từ 05/2018 - 03/2020 Nhóm tác giả đã khái quát về KBNN Cẩm Lệ

và các đơn vị sử dụng ngân sách chi thường xuyên tại KBNN Cẩm Lệ; phân tíchthực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN trong điều kiện áp dụng dịch

vụ công trực tuyến qua KBNN Cẩm Lệ Từ đó, tác giả đưa ra các đánh giá chung vềnhững mặt đạt được, những tồn tại hạn chế, nguyên nhân tồn tại, hạn chế về côngtác kiểm soát chi thường xuyên NSNN trong điều kiện áp dụng DVC trực tuyến quaKBNN Cẩm Lệ Trên cơ sở định hướng nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chithường xuyên NSNN trong điều kiện áp dụng dịch vụ công trực tuyến qua KBNNCẩm Lệ, đề tài đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểmsoát chi thường xuyên NSNN trong điều kiện áp dụng dịch vụ công trực tuyến quaKBNN Cẩm Lệ gồm 2 nhóm giải pháp Đồng thời, đề tài đưa ra các kiến nghị đốivới các cơ quan có thẩm quyền như với Chính phủ, Bộ Tài chính, KBNN Nhữnggiải pháp, kiến nghị này giải quyết được cơ bản một số vấn đề mà mục tiêu đề tài đãđặt ra

+ Nhược điểm của đề tài: Chưa đi vào nghiên cứu cụ thể từng tổ chức hoạtđộng lĩnh vực khác nhau.

Tóm lại, thông qua việc nghiên cứu các công trình, luận văn trên tác giả nhậnthấy đây là những công trình khoa học có giá trị cao trên địa bàn nghiên cứu Tuynhiên, tại Trung tâm Y Tế Huyện Châu Thành chưa có công trình nghiên cứu nào

về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách theo định hướng đổi mới công tác kiểmsoát chi tiêu công Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, phù hợp với yêu cầucủa công cuộc cải cách hành chính và định hướng phát triển của Trung tâm Y TếHuyện Châu Thành giai đoạn sắp đến

Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị sự

1.1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp

Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng, mà còn đadạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp cônglập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại Tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiệnnhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập, xác định

3 loại đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn

bộ chi phí hoạt động thường xuyên; đơn vị có thu sự nghiệp tự bảo đảm một phầnchi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; đơn vị

có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạtđộng thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn

bộ kinh phí hoạt động

Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơchế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập đã chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 4loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi

thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vị được Nhànước bảo đảm chi thường xuyên.

1.1.1.3 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu

Đơn vị sự nghiệp có thu là một loại đơn vị sự nghiệp công lập có nguồn thu

sự nghiệp, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dự toán độc lập,

có con dấu và tài khoản riêng, có tổ chức bộ máy kế toán theo qui định của Luật kếtoán Các đơn vị này cung cấp các dịch vụ công cộng và các dịch vụ nhằm duy trì

sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân trong các lĩnh vực như: y

tế, giáo dục, khoa học công nghệ, môi trường, văn học nghệ thuật, thể dục thểthao…

Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu

- Một là, đơn vị sự nghiệp có thu là tổ chức hoạt động theo nguyên tắc phục

vụ xã hội, không vì mục đích kiếm lời như các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh

- Hai là, hoạt động sự nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp có thu luôn gắn liền

và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước

- Ba là, sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp có thu là các sản phẩm mang lạilợi ích chung có tính bền vững và gắn bó hữu cơ với quá trình tạo ra vật chất và giátrị tinh thần

- Bốn là, hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu không mang tính quyền lựcpháp lí, không trực tiệp phục vụ cho quản lí hành chính nhà nước

- Năm là, đơn vị sự nghiệp có thu có nguồn thu thường xuyên từ hoạt động

sự nghiệp, mang lại nguồn thu cho ngân sách nhà nước và được tự chủ về mặt tàichính

Đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện vai trò của Nhà nước, được Nhà nước tổchức và tài trợ cho các hoạt động sự nghiệp để cung ứng sản phẩm, dịch vụ xã hộicông cộng, hỗ trợ cho các ngành, các lĩnh vực kinh tế hoạt động bình thường, thúcđẩy phát triển con người, phát triển kinh tế.[2]

1.1.1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu

Kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) là công việc tổ chức hệ thống thôngtin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyếttoán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hìnhchấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ởđơn vị.

Đặc biệt, với vai trò là một công cụ quản lý quan trọng, việc tổ chức công tác

kế toán trong đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ như: Tổ chức hợp lý bộ máy kếtoán ở tổ chức, để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở tổ chức với sự phâncông, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộmáy kế toán; Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán vàchế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phươngtiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán

Đồng thời, cần xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kếtoán với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đếncông tác kế toán; Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độquản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra

kế toán nội bộ tổ chức…

1.1.2 Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp

Nội dung chi thường xuyên của đơn vị sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp khácđược quy định tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư 145/2017/TT-BTC về hướng dẫn cơchế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập theo Nghị định 141/2016/NĐ-CP quyđịnh cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế

và sự nghiệp khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, gồm:

- Chi tiền lương cho cán bộ, viên chức, người lao động theo ngạch, bậc, chức

vụ và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định đối với đơn vị sự nghiệp công lập;

- Chi hoạt động chuyên môn cung cấp dịch vụ sự nghiệp công;

- Chi quản lý;

- Chi thực hiện công việc, dịch vụ và thu phí theo quy định tại Điểm a Khoản

2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP của Chính phủ;

- Chi trích khấu hao tài sản cố định theo quy định;

- Chi thường xuyên khác (nếu có)

1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên

Chi thường xuyên là quá trình phân bổ, sử dụng thu nhập từ các quỹ tài chínhcông nhằm đáp ứng các nhu cầu chi của các cơ quan, các tổ chức chính trị xãhội thuộc khu vực công lập, qua đó thực hiện nhiệm vụ chính trị và nhiệm vụchuyên môn được giao Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quá trình phân bổ, sửdụng quỹ ngân sách để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụthường xuyên của đơn vị

1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên

Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể nhưsau:

- Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương;tiền công trả cholao động thường xuyên theo hợp đồng; phụ cấp lương; tiền thưởng; phúc lợi tập thể;trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm; chi các khoản đóng góp về bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn

- Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu; vệsinh, môi trường; văn phòng phẩm; cước phí điện thoại, bưu phí; công tác phí; hộinghị; đoàn ra đoàn vào; chi mua sắm và sữa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụnghiệp vụ chuyên môn; và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị

- Chi đầu tư phát triển: Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm,sửa chữa lớn TSCĐ Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên, mức độ chiphụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền

- Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệm cácngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tai, hỏa hoạn, chi lập cácquỹ và chi khác

1.1.2.3 Đặc điểm chi thường xuyên

Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên được phân bốtương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý, giữa các nămtrong kỳ kế hoạch.

Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việc nên

nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia

Hiệu quả của chi thường xuyên không thể đánh giá, xác định cụ thể như chicho đầu tư phát triển Hiệu quả của nó không đơn thuần về mặt kinh tế mà được thểhiện qua sự ổn định chính trị - xã hội từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của đấtnước

Đặc điểm trên cho thấy vai trò chi thường xuyên có ảnh hưởng rất quan trọngđến đời sống kinh tế xã hội của một quốc gia

Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao.Chi nhiệm vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí

Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với ngân sáchnhà nước, trích khấu hao tài sản cố định theo quy định, chi trả vốn, trả lãi tiền vaytheo quy định của pháp luật)

1.1.2.4 Vai trò của chi thường xuyên

Chi thường xuyên có vai trò quan trọng trong nhiệm vụ chi của NSNN, chithường xuyên đã giúp cho bộ máy nhà nước duy trì hoạt động bình thường để thựchiện tốt chức năng QLNN, đảm bảo an ninh, an toàn xã hội, đảm bảo sự toàn vẹnlãnh thổ quốc gia

Thực hiện tốt nhiệm vụ chi thường xuyên còn có ý nghĩa rất quan trọng trongviệc phân phối và sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của đất nước, tạo điềukiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng.Chi thường xuyên hiệuquả và tiết kiệm sẽ tăng tích lũy vốn NSNN để chi cho đầu tư phát triển, thúc đẩykinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý điều hành củanhà nước

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6 tháng 12 năm

2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mựckiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây

Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị,Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo

ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo

độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủpháp luật và các quy định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứkhía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác địnhcác chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mụctiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thể chia các mục tiêukiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm

- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả củaviệc sử dụng các nguồn lực

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trungthực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTCphù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việcchấp hành luật pháp và các quy định

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lýđạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuânthủ pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở cácchuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát,cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin vàtruyền thông và vấn đề giám sát

Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sựkiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn vị,đồng thời có những biện pháp xử lý những sai phạm kịp thời và hiệu quả

- Giúp cho nhà quản lý có những quyết định chính xác, điều hành bộ máyhoạt động hiệu quả, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủ đầy đủ cácchính sách có liên quan đến đơn vị

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.3.1 Phân loại kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu Trongkhi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đếnphương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo

1.2.3.2 Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)

Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúpchúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn Đây làloại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu Thông qua cáchành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời

1.2.3.3 Kiểm soát kế toán tuân thủ

Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểmsoát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cáchkhác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn Với hình thái đơn giảnnhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộphận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát Đặc điểmchung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽmặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng HTKSNB giữa cácđơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mụctiêu,.v.v.,tuy nhiên, bất kỳ một HTKSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

1.2.4.1 Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểmsoát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổchức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ, nhậnthức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiếtphải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hànhbằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình, v.v…, một môi trường kiểm soát tốt

sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, v.v , cácnhân tố chính:

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức : Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính

chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chínhtrực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn

vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thựcthi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp củaBan Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham giavào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạtcác chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồmtruyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn

vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

- Cam kết về năng lực : Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để

hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

- Sự tham gia của Ban quản trị : Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và

trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quyđịnh khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quảntrị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tụcbáo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc : Triết lý và phong

cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ vàhành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thểhiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay khôngkhi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ

và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó:

+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi mộtngười thì kế toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyềntập trung đó

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lýthì kế toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đềphòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyềnhạn này

+ Phương pháp ủy quyền : Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấpdưới một cách chính thức Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho côngviệc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng

- Cơ cấu tổ chức : Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem

xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phùhợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểmhoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm vàquyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đượccác mục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểmsoát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức

có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức

năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phảixác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thểthức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạtđộng của đơn vị

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm : Việc phân công quyền hạn và trách

nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết vàkinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thựchiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổithông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểuđược hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nàovào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thếnào và chịu trách nhiệm về cái gì

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự : Các chính sách và thông lệ về nhân

sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát củađơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiệncam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhânviên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thựchiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý vàcác chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khenthưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị

1.2.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạtđược các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủcác quy định Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản

lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi

Các yếu tố đánh giá rủi ro:

- Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vịbao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thếnào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ướctính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử

lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị cóthể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặccách xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trênBCTC

- Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện tronghay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnhhưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phùhợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC Ban Giám đốc có thể lậpcác chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyếtđịnh chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác.Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:

+ Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môi

trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lựccạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;

+ Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm

khác về KSNB;

+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng

và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quanđến KSNB;

+ Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng có

thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

+ Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD

hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

+ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào các

khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinhnghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

+ Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi

cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi

ro liên quan đến KSNB;

+ Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạt

động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đếnKSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

+ Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực,

chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đếncác rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát

a) Các chính sách và thủ tục

Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thể được phânloại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:

- Đánh giá tình hình hoạt động:Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc

đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với dự báo hay

so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các

dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính,đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với cácnguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động

- Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử

dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về côngnghệ thông tin: Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từngứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghichép, duy trì và soát xét số dư các tài khoản và bảng cân đối số phát sinh, các kiểmsoát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kếthợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ Kiểm soát chung về

công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và

hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụngbằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin Ví

dụ kiểm soát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữliệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phần mềm

để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệ thống có thểlàm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép mà không để lại dấu vết

- Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm:

+ Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sửdụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu;Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu

+ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chéptrong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồnkho thực tế với sổ kế toán)

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việctrộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quanđến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không

- Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê

duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản Việc phân nhiệm nhằmgiảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạmhoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ

b) Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả

là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiềuviệc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, tráchnhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều

người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóatrong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào cóthể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này đượckiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làmgiảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môncủa nhân viên

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên

từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng,đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trongtrường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì

sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả năng tạo cơ hộicho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) vàhành vi lạm dụng quyền hạn

Ví dụ : Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phêchuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phảiđược tôn trọng:

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thựchiện các nghiệp vụ đó

+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy

ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải

quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2loại:

+ Phê chuẩn chung : Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụngcho khách hàng

+ Phê chuẩn cụ thể : Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quantrọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ-BTC

về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phíngân sách nhà nước”

Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấphành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnhkịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện phápkhắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị

Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan Nhà nước:

- Phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hànhtheo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước

- Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần cóbiện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia

Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:

- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiếnhành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất

- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể đượctiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt

Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:+ Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: Kiểm tra sự tuân thủ, tínhpháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người

+ Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết,mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.

+ Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của cáckhoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế

+ Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhucầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quyđịnh về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này

1.2.4.4 Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiệnkinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kếtoán Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thốngchứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ Quá trình vậnhành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáonhững nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năngthông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác củađơn vị Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian

- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn

- Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính.Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trongđơn vị Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị có thể thựchiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tínhkịp thời, cập nhật và chính xác Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện

ở 03 phương diện:

a) Hệ thống chứng từ:

Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khilập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tếphát sinh.Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều

phải lập chứng từ kế toán và kế toán chỉ được lập một lần Chứng từ kế toán hợppháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán Chứng từ là căn cứ quan trọng đểkiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, bảo vệ tài sản không

bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặcvượt quá thẩm quyền

Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thànhchứng từ Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộphận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì Việc sử dụng mẫu chứng từphải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phảiđược lập một cách khoa học Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộphận khác phải được tổ chức khoa học

Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước: Lập chứngtừ; thu nhận chứng từ; kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế; căn cứ vàochứng từ ghi sổ; lưu trữ và bảo quản chứng từ

b) Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của

Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán củamỗi tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm bảo tính chính xác trongviệc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính vềviệc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán Sổ kế toán được mở

để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị Sốhiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh

Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép,phân loại, tính toán, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trênbáo cáo Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết Hệ thống sổ kếtoán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có

hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lýchứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.

c) Hệ thống báo cáo kế toán:

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổsách thành những chi tiết trên báo cáo Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tàichính thể hiện trung thực tình hình tài chính Thông qua báo cáo tài chính đơn vị cóthể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách,chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm

Có thể nói, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổngquát sau:

+ Số liệu kế toán ghi chép là những số liệu thật

+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn

+ Không bỏ sót, để ngoài sổ sách bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh

nào

+ Tính toán chính xác số liệu kế toán

Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân đốitài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí

đã sử dụng (mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt độngSXKD; Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác

1.2.4.5 Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội

bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi chophù hợp với từng thời kỳ hay không Việc giám sát là trách nhiệm của mọi ngườitrong tổ chức Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khácnhau, ví dụ:

- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việcđược tiến hành đúng Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng côngviệc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp

vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệnào.

- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộcác hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo cácnhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu đượcgiao

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thốngkiểm soát nội bộ trong đơn vị Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóadoanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạt động kiểm soát vànhững cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế nhữngrủi ro trọng yếu

1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN

Công tác kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên luôn là một khâu quan trọng vàcần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thường xuyên ở các đơn vị Việc tăngcường kiểm tra, kiểm soát chi thường xuyên sẽ giúp cho việc quản lý chi thườngxuyên được hiệu quả hơn

Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về

“Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinhphí ngân sách nhà nước”

- Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế độchính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm,đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăngcường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị

- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp

+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngaytrong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, kháchquan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước

+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và cóbiện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia

- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thứcnày được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc: Hình thứcnày có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.Kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúng địnhmức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định và được qui địnhtrong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

1.3.1 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân

Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thườngxuyên cho con người, bao gồm những vấn đề sau:

- Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương của

đơn vị đối với người lao động

- Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo

dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, chức năng tính lương vàghi chép lương

- Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và

chứng từ như đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ )trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân

sự Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương

Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội,Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn được thực hiện thông quaviệc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định

Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bảnchấm công, biên bản và kết quả đạt được

Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liênquan đến các khoản trích theo lương

1.3.2 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn

Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ravới nhu cầu của đơn vị.

Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu,tiền vệ sinh môi trường ; khoản chi về vật tư văn phòng như văn phòng phẩm,dụng cụ văn phòng; khoản chi về thông tin liên lạc như cước phí điện thoại, cướcphí bưu chính, cước phí internet,.v.v.; các khoản chi về hội nghị như : In, mua tàiliệu, bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên, khoản chi về công tác phí; khoản chi vềthuê mướn; khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; khoản chi

về nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành

Các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm, công tácphí : Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số chi cho côngtác chuyên môn nhưng phát sinh thường xuyên và phân tán nên công tác kiểm soátcác khoản chi này cần tăng cường thường xuyên liên tục

Khoản chi phục vụ cho hoạt động chuyên môn chiếm tỷ trọng khá lớn và quantrọng trong tổng chi đó là chi mua thuốc, hóa chất, y cụ, vật tư tiêu hao Ở mục nàycần chú trọng công tác kiểm soát vì đây là khoản khó kiểm soát và dễ thất thoát.Ngoài ra, còn có một phần chi cho hoạt động chuyên môn ( áo quần, chănmàn, dép, chiếu cho cán bộ công chức cũng như cho bệnh nhân) Phòng Tổ chức –hành chính đảm nhiệm mua

Mục tiêu và nội dung kiểm soát:

- Kiểm soát các khoản chi phí này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ các quyđịnh hiện hành của Nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

- Kiểm soát các khoản chi phí bằng dự toán và các định mức chi phí

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của việc nhập kho và xuất kho đưa vào sửdụng đối với hàng hoá mua về

- Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ mua, việc vận chuyển, chất lượng,quy cách hàng mua về và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các bộphận liên quan (bộ phận sử dụng, Phòng Tổ chức - hành chính, Khoa Dược, PhòngTài chính kế toán)

- Các chứng từ kế toán liên quan đến những khoản chi này đều phải

được kiểm tra bởi bộ phận kế toán trước khi người có thẩm quyền duyệt chi

- Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán

1.3.3 Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển

- Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra

việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này

- Thực hiện kiểm soát việc chấp hành các quy định hiện hành của Nhà nước,của đơn vị về công tác quản lý và sử dụng TSCĐ

- Kiểm soát công tác mua sắm TSCĐ qua việc phân công, phân nhiệm giữa bộphận thu mua và bộ phận kế toán

- Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi

chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản,nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận,thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định, v.v Đối chiếu giữa số ghi trên

sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định

- Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố

định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng

- Khi mua sắm, đầu tư tài sẳn cố định phải có báo giá cạnh tranh đối với

những tài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoáthoặc bị sử dụng sai mục đích

- Kiểm soát tình hình TSCĐ định thanh lý, đã thanh lý, xem xét nguyên nhânthanh lý, việc tổ chức thanh lý tài sản, chi phí, thu nhập từ việc thanh lý

- Kiểm soát việc ghi chép kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán phải kịp thời, đầy

đủ đối với các TSCĐ do đơn vị quản lý

1.3.4 Kiểm soát các khoản chi khác

- Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết

kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế

Hoàn thiện hồ sơ, chứng từ ban đầu

- Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và

hoạt động kinh doanh Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông quacông tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định Bằng việc thiếtlập các quy trình quản lý về tài chính, kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báocáo, kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quyđịnh

1.3.5 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

Khi cá nhân, đơn vị thanh toán hoặc hoàn ứng phải có chứng từ, hoá đơn hợp

lệ theo đúng dự toán và theo đúng nội dung chi Nếu có phát sinh (số tiền chi lớnhơn dự toán được duyệt) phải có thuyết minh kèm theo và được Ban Giám đốc phêduyệt; khoản ứng chi không hết phải làm thủ tục nộp lại

Tất cả các hoạt động kiểm soát chi thường xuyên trên đều có thể thông quaqui trình kiểm soát cơ bản sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

Bước Các bước công việc Thời gian

thực hiện Trách nhiệm

1

≤ 5 ngày

kể từ khitiếp nhận

hồ sơ,chứng từđầy đủ,hợp lệ

- Cá nhân; đơn vị sử dụngkinh phí

- Phòng Tài chính – kế toán

2

- Người đề nghị, gửi cho kếtoán thanh toán, kiểm tra,đúng chế độ, qui định, sẽ trình

kế toán trưởng

Trình duyệt Tiếp nhận, xử lý

hồ sơ, chứng từ

3 - Kế toán trưởng kí xong trình

Ban Giám đốc duyệt chi

4

- Sau khi Ban giám đốc kíduyệt xong, người đề nghị, sẽđược nhận tiền từ thủ quỹ(Ngân hàng, hoặc giảm ứng)

- Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu

Các cá nhân và đơn vị thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng từ banđầu gồm:

+ Giấy đề xuất;

+ Giấy đề nghị thanh toán;

+ Dự trù kinh phí đã được phê duyệt;

+ Bảng kê chứng từ thanh toán;

+ Chứng từ, hoá đơn tài chính hợp lệ;

+ Các khoản chi cho người lao động phổ thông phải có bảng chấm công (Mẫu

số C01- HD), giấy đề nghị thanh toán

+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa

- Đối với các khoản mua văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, vật tư, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng…, sử dụng dịch vụ có giá trị như sau:

+ Hóa đơn từ 3 triệu đồng trở lên đến < 5 triệu đồng hoặc giá trị của 1 sảnphẩm ≥ 3.000.000đ trở lên phải có 03 báo giá

+ Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 03 giấy báo giá của các nhàcung cấp; biên bản họp của Hội đồng mua sắm, của tổ thẩm định; phòng Tổ chứchành chính tham mưu Ban Giám đốc ra quyết định lựa chọn nhà thầu, hợp đồng,thanh lý, biên bản giao nhận hàng hóa

Hoàn tất thủ tục thanh toán