Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh

- - - - BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG DƯƠNG THỊ THANH HIỀN Người hướng dẫn khoa học: T.S NGUYỄN PHÙNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ Phản biện 1: T.S Đường Nguyễn Hưng CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY Phản biện 2: PGS, TS Lê Huy Trọng THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP HÒA KHÁNH Luận văn ñược bảo vệ trước Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc Chuyên ngành: Kế toán sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 07 tháng Mã số: 60.34.30 01 năm 2012 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng – Năm 2011 - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng - - - - MỞ ĐẦU doanh nghiệp thương mại, dịch vụ cơng tác kiểm sốt Tính cấp thiết đề tài nội bán hàng – thu tiền Chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp thương mại Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm sốt nội hay dịch vụ mang chất chung q trình trao đổi bán hàng – thu tiền Công ty thương mại dịch vụ tổng hợp hàng hóa, dịch vụ hồn thành; hàng hóa hay dịch vụ tài Hịa Khánh điều kiện kinh doanh cơng ty, qua sản chứa đựng giá trị bán theo nhiều hình thức khác vận dụng ñặc ñiểm ngành thương mại dịch vụ nhằm tăng Chính vậy, việc kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền cường hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán cách hữu hiệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt ñộng kinh hàng – thu tiền cho cơng ty doanh doanh nghiệp, hạn chế sai phạm, cung cấp thông Đối tượng phạm vi nghiên cứu tin kịp thời, xác, trung thực nhằm ñạt ñược mục tiêu mà nhà quản lý ñề Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát mặt kế toán: Kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền công ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, Là doanh nghiệp tư nhân với mạng lưới phân phối xăng, dầu, dầu, nhớt bán buôn bán lẻ nhớt rộng khắp miền Trung Việt Nam, cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hịa Khánh có 11 cửa hàng xăng dầu nằm rải rác Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội quốc lộ 1A thuộc ñịa bàn thành phố Đà Nẵng mạng lưới khách chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ hàng tiêu thụ xăng dầu từ khu vực Quảng Bình đến Bình Định Bán tổng hợp Hịa Khánh; tập trung chủ yếu vào hoạt ñộng bán hàng thu tiền giai ñoạn quan trọng nhất, ñịnh ñến tồn buôn phần hoạt ñộng bán lẻ công ty công ty Việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình Phương pháp nghiên cứu bán hàng thu tiền vừa ñảm bảo tuân thủ quy ñịnh Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng Trong q trình nghiên cứu tác giả dựa sở phương pháp yêu cầu quản lý yêu cầu mang tính cấp thiết luận vật biện chứng sử dụng phương pháp: phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, đối chiếu, chứng minh, so sánh lý Nhận thức tầm quan trọng đó, tác giả ñã nghiên cứu luận thực tiễn cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu chọn ñề tài luận văn thạc sĩ với tiêu đề "Hồn thiện kiểm tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty thương mại & Những đóng góp luận văn dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh" Mục tiêu nghiên cứu Luận văn góp phần hệ thống hóa làm rõ lý luận kiểm sốt nội bộ, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền, Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn ñề lý luận đặc biệt kiểm sốt nội đối chu trình bán hàng thu tiền kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền ñặc ñiểm doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu, nhớt - - - - Luận văn phân tích, ñánh giá thực trạng kiểm soát nội chu + Đảm bảo tin cậy trung thực thơng tin, trình bán hàng thu tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp + Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý Hịa Khánh, tồn tại, hạn chế ñối với kiểm soát nội + Đảm bảo hiệu hoạt ñộng hiệu quản lý bán hàng thu tiền cơng ty, từ đề biện pháp tương đối 1.1.3 Vai trị kiểm sốt nội quản lý đồng để hồn thiện chu trình cơng ty Thực biện 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội pháp giúp cho cơng ty tăng cường hiệu hoạt động hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Kết cấu luận văn 1.1.4.2 Hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán bao gồm phận: Ngồi phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn ñược kết cấu a Hệ thống chứng từ thành chương: b Hệ thống sổ sách kế toán Chương 1: Tổng quan kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu c Hệ thống báo cáo nội báo cáo tài tiền 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu 1.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh 1.2.1 Bản chất, chức chu trình bán hàng – thu tiền Chương 3: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu 1.2.1.1 Bản chất chu trình bán hàng – thu tiền tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Chu trình bán hàng – thu tiền (tiêu thụ) trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền chủ hàng Chương khách hàng họ, bao gồm ñịnh trình cần TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN thiết cho chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa dịch vụ chúng ñã sẵn sàng chờ bán HÀNG VÀ THU TIỀN Với ý nghĩa vậy, trình ñược bắt ñầu từ yêu cầu mua 1.1 Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội khách hàng (ñơn ñặt hàng, hợp ñồng mua hàng…) kết thúc việc thu tiền 1.1.1 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm soát nội (KSNB) 1.2.1.2 Chức chu trình bán hàng – thu tiền 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống bao gồm sách, tiêu chuẩn, thủ tục Doanh thu ghi sổ có thật thiết lập ñơn vị nhằm cung cấp ñảm bảo hợp lý việc Các nghiệp vụ bán hàng ñược phê chuẩn ñúng ñắn thực mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản ñơn vị, - - - - Các nghiệp vụ bán hàng hữu ñược ghi sổ ñầy ñủ a Tính hợp lý doanh thu ghi sổ Doanh thu ghi sổ tính tốn phản ánh - Các nghiệp vụ ghi sổ dựa hóa đơn, chứng từ vận xác chuyển ñơn ñặt hàng ñã ñược phê chuẩn Các nghiệp vụ bán hàng ñược phân loại ñúng ñắn - Hóa ñơn phải ñược ñánh số thứ tự trước ñược theo dõi, ghi Các nghiệp vụ bán hàng ñược ghi ñúng thời gian phát sinh chép ñúng ñắn (gần với ngày xảy nghiệp vụ) - Các bảng cân ñối bán hàng – thu tiền ñược gửi tháng cho Các nghiệp vụ bán hàng ñược ghi chép, tổng hợp xác khách hàng việc tiếp nhận ý kiến người mua ñược thực ñộc cộng dồn ñúng lập với kế toán phụ trách 1.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền b Các nghiệp vụ bán hàng ñược phê chuẩn ñúng ñắn Các khoản tiền ñã ghi sổ thực tế ñã nhận - Xét duyệt bán chịu trước gửi hàng Các khoản tiền chiết khấu ñã ñược xét duyệt ñúng ñắn - Chuẩn y việc gửi hàng Số tiền thu ñược ñã ghi ñầy ñủ vào sổ quỹ nhật ký thu tiền - Phê duyệt giá bán phương thức bán hàng, phương thức vận Các khoản tiền thu ñược gửi vào tài khoản ngân hàng ghi chuyển khoản chiết khấu sổ theo số tiền nhận ñược c Các nghiệp vụ bán hàng ñược ghi sổ ñầy ñủ Các khoản tiền thu ñược ñều ñược phân loại ñúng ñắn - Thực việc ñánh số trước ñối với tài liệu Hóa đơn Các khoản tiền thu ñược ñều ñược ghi ñúng thời gian bán hàng, ghi lại tất số liệu Các khoản tiền thu ñược ghi chép, tổng hợp xác - Ghi chép tất nghiệp vụ vào hệ thống máy tính cộng dồn ñúng gán mã cho nghiệp vụ ứng dụng máy tính 1.2.3 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình bán - Đối chiếu số liệu từ Hóa đơn vận chuyển với Hóa ñơn bán hàng – thu tiền hàng, sổ sách kế tốn có liên quan 1.2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán d Doanh thu bán hàng ghi sổ ñược ñánh giá ñúng 1.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế toán - Giới hạn quyền truy cập ñối với file tới việc phê chuẩn 1.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cá nhân 1.2.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy chu trình bán - In danh sách thay đổi giá để phận phê hàng – thu tiền chuẩn giá kiểm tra lại 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng – - Giới hạn việc phê chuẩn ñối với giám ñốc marketing thu tiền vài cá nhân khác có trách nhiệm giá bán 1.2.5.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng - - - 10 - e Doanh thu bán hàng ñược phân loại ñúng ñắn - Lập gửi ñều ñặn bảng cân ñối bán hàng – thu tiền cho khách - Sử dụng sơ ñồ tài khoản ñầy ñủ, chi tiết cho nghiệp vụ hàng - Xem xét kiểm tra lại việc ghi nghiệp vụ vào tài khoản f Doanh thu bán hàng ñược ghi sổ ñúng lúc - Kiểm tra nội việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, So sánh sánh ngày hóa đơn vận chuyển với ngày bảng kê , giấy báo ngân hàng với sổ sách tương ứng hóa ñơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng sổ khác có liên quan g Các nghiệp vụ bán hàng ñược ghi chép, tổng hợp cộng dồn ñúng d Các khoản thu tiền ñã ghi sổ ñược ñem gửi ghi sổ theo số - Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ tiền nhận ñược khoản phải thu - Gửi ñều ñặn báo cáo hàng tháng cho khách hàng - Theo dõi chi tiết khoản thu theo nghiệp vụ ñối chiếu 1.2.5.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền chúng với mức giá ñã duyệt chứng từ bán hàng Các thủ tục KSNB cần có để ñạt ñược mục tiêu về: a Các khoản thu tiền ñã ghi sổ thực tế ñã nhận - Đối chiếu ñộc lập, ñều ñặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng - Cần cách ly trách nhiệm nhân viên quản lý tiền mặt ghi - Kiểm tra nội việc định giá, phép tính sổ sách e Các khoản thu tiền phân loại - Phân cơng cơng việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế - Sử dụng sơ ñồ tài khoản đầy đủ tốn ngân hàng - Kiểm tra chứng từ chứng minh khoản thu tiền mặt so b Các khoản chiết khấu ñược xét duyệt ñúng ñắn sánh với thực tế sơ ñồ tài khoản - Chính sách chiết khấu phải thực tồn công ty f Các khoản thu tiền mặt ñược ghi sổ ñúng thời gian - Các khoản chiết khấu phải ñược cấp có thẩm quyền phê - Các nghiệp vụ thu tiền phải ñược quy ñịnh ghi sổ hàng ngày chuẩn phù hợp với sách công ty có chứng từ chứng minh c Tiền mặt thu ñược ñã ghi sổ ñầy ñủ vào Sổ quỹ Nhật ký thu - Cử nhân viên ñộc lập kiểm soát việc ghi sổ thu tiền tiền mặt g Các khoản thu tiền mặt ñược ghi sổ ñúng ñắn ñược tổng - Cách ly trách nhiệm nhân viên thu tiền kế toán tiền hợp xác - Sử dụng giấy báo nhận tiền bảng kê tiền mặt ñánh số trước - Cách ly trách nhiệm việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với kèm quy ñịnh cụ thể chế ñộ nhận báo cáo kịp thời việc ghi sổ phụ khoản phải thu sổ quỹ - Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền - Gửi ñều ñặn khoản cân ñối thu tiền cho khách hàng - Đối chiếu bút toán sổ quỹ với nhật ký thu tiền sổ phụ KẾT LUẬN CHƯƠNG - 11 - - 12 - 2.1.3 Hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Chương THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN 2.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI & DỊCH a Đặc thù quản lý b Cơ cấu tổ chức Giám ñốc VỤ TỔNG HỢP HỊA KHÁNH 2.1 Khái qt chung Cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Phó giám đốc Hịa Khánh Phòng vi Phòng tổ Phòng kế Phịng 2.1.1 Q trình hình thành phát triển công ty tính chức tốn kinh 2.1.1.1 Q trình hình thành cơng ty Tháng năm 1990 ñại lý xăng dầu Hịa Khánh thành lập Các cửa hàng trực thuộc với cửa hàng Hịa Khánh (khu cơng nghiệp Hịa Khánh, Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức máy quản lý cơng ty Đà Nẵng) c Chính sách nhân Năm 1994, cho phép UBND tỉnh Quảng Nam – Đà d Công tác kế hoạch Nẵng cũ, ngày 21 tháng 01 năm 1994 Công ty thương mại dịch vụ e Các nhân tố bên tổng hợp Hịa Khánh thành lập 2.1.3.2 Hệ thống kế toán a Tổ chức máy kế tốn cơng ty 2.1.1.2 Quá trình phát triển Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức kế toán tập trung Năm 1990, cửa hàng xăng dầu Hòa Khánh tạm cấp phát xăng b Tổ chức chứng từ, sổ sách báo cáo kế tốn cơng ty dầu với 10 nhân viên, vừa trực tiếp vừa gián tiếp Hơn 10 năm qua, cơng ty thương mại dịch vụ Hịa Khánh Hệ thống chứng từ kế tốn cơng ty tư nhân với mạng lưới phân phối xăng, dầu, nhớt rộng khắp Hệ thống tài khoản sổ sách kế toán miền Trung Việt Nam Cơng ty có 11 cửa hàng xăng dầu nằm rải Hệ thống báo cáo kế toán rác quốc lộ 1A thuộc ñịa bàn thành phố Đà Nẵng mạng lưới Áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, với trợ giúp phần khách hàng tiêu thụ xăng dầu từ khu vực Quảng Bình đến Bình Định mềm máy tính cao cấp EFFECT 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 2.1.2.1 Chức 2.1.2.2 Nhiệm vụ Kinh doanh xăng, dầu, nhớt; sử dụng vốn có hiệu nhằm hồn thành mục tiêu góp phần thực tiêu kinh tế xã hội - 13 - - 14 - KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.1.2 Đặc ñiểm tổ chức mạng lưới kinh doanh Hiện thị trường kinh doanh công ty TM & DVTH Hịa Kế tốn tổng hợp kiêm kế Khánh tương ñối rộng, ñể ñáp ứng nhu cầu quản lý Ngồi văn tốn tiền lương, TSCĐ, thuế phịng cơng ty đặt 14 Nguyễn Tri Phương – Hải Châu – Đà Nẵng, cơng ty cịn có 10 cửa hàng nằm rải rác quốc lộ 1A Kế Kế Kế Kế Kế Thủ ñịa bàn thành phố Đà Nẵng 2.2.1.3 Các phương thức bán hàng cơng ty tốn tốn tốn tốn toán quỹ Cơng ty có phương thức bán hàng, là: - Bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng bán lẻ tiền tiền hàng thụ tiêu mua - Bán hàng theo phương thức bán buôn Tuy nhiên bán buôn chiếm tỷ trọng lớn doanh thu mặt gửi hóa hàng lẫn số lượng 2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty 2.2.2.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền ngân nợ nợ công ty 2.2.2.2 Sự phân công trách nhiệm hàng phải phải 2.2.2.3 Hệ thống chứng từ sử dụng chu trình bán hàng thu tiền công ty thu trả 2.2.2.4 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền a Đối với nghiệp vụ bán hàng: Kế toán cửa * Hình thức bán bn: hàng • Đơn đặt hàng áp dụng cho khách hàng mới, lần ñầu tiên giao dịch với công ty không áp dụng với khách hàng quen Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty thuộc • Hiện cơng ty khơng có phận độc lập để làm nhiệm vụ Ghi chú: Quan hệ trực tuyến tiếp nhận ñơn ñặt hàng khách hàng Quan hệ chức 2.1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chung cơng ty 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh 2.2.1 Đặc điểm tình hình tiêu thụ tổ chức mạng lưới kinh doanh công ty ảnh hưởng đến q trình kiểm sốt nội 2.2.1.1 Các mặt hàng kinh doanh công ty - Xăng dầu - Nhớt - Thiết bị - 15 - - 16 - • Đơn đặt hàng khơng có mẫu sẵn, đơn khách b Đối với nghiệp vụ thu tiền: hàng có nhu cầu lập gửi đến; khách hàng có mẫu đơn Đối với hình thức bán bán bn bán lẻ, cơng ty thực ñặt hàng khác thủ tục kiểm soát khác nhau: * Thu tiền từ bán bn: • Hợp đồng mua bán lập trước xem xét ñiều khoản - Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay: có hai phương thức toán tiền: bán chịu + Trường hợp khách hàng toán trực tiếp tiền mặt: • Chưa có quan tâm nhiều khâu kiểm tra chứng từ • Các chứng từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho, Hóa ñơn • Chưa thể kiểm tra, ñối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt GTGT biên giao nhận hàng hóa sau lập khơng có kế tốn tiền mặt sổ chi tiết cơng nợ kế tốn cơng nợ thực phận độc lập kiểm tra lại khơng có mẫu biên thể ñối chiếu thường xun • Việc đối chiếu công nợ khách hàng công ty tiến • Sổ quỹ kế tốn tiền mặt ghi quản lý chưa thực hợp lý hành khách hàng có thắc mắc cơng nợ, chưa thực đối • Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu chi lên báo cáo thu chi chưa thể chiếu thường xuyên ñể mang tính chất kiểm tra, đơn đốc cơng nợ hết vai trị * Hình thức bán lẻ KSNB hình thức này: + Trường hợp khách hàng toán qua ngân hàng: • Động tác kiểm tra giấy báo Có kế tốn cịn hạn chế • Hóa đơn khơng phải kế tốn cửa hàng viết mà nhân viên • Sổ phụ ngân hàng chưa ñược sử dụng triệt ñể việc ñối bán hàng trực tiếp viết nơi khách hàng ñổ xăng Điều vi phạm chiếu sử dụng nguyên tắc thiết kế thủ tục kiểm sốt là: ngun • Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng kế toán tiền gửi ngân hàng ghi tắc bất kiêm nhiệm quản lý chưa có kiểm tra đối chiếu chặt chẽ, thường xuyên với sổ chi tiết cơng nợ kế tốn cơng nợ theo dõi • Mặt khác việc đổ xăng cho khách hàng khách vãng lai có - Đối với nghiệp vụ thu tiền sau khoảng thời gian thỏa thuận: thể xảy gian lận Chẳng hạn, q trình đổ xăng, thừa lúc Tại công ty việc bán hàng chấp nhận nợ ñược theo dõi thường khách hàng không ý, nhân viên đánh cắp xăng khách xuyên sổ chi tiết công nợ phải thu hàng cách khơng dập cị bơm vị trí zero sau ñã ñổ xăng * Thu tiền từ bán lẻ: cho khách hàng trước đó, mà ñể ñổ xăng tiếp cho • Nhân viên bán hàng người trực tiếp bán thu tiền, vai trò khách hàng khác kế toán cửa hàng hạn chế, dừng lại việc nhận tiền từ • Việc bán lẻ xăng dầu ngày cửa hàng trưởng quản lý, cuối ngày thu tiền ñể sáng hơm sau gửi lại kế tốn, kế tốn khơng thực theo dõi sát khoản thu này, khơng có bảng kê bán lẻ ngày ñể theo dõi cụ thể số lượng, doanh thu ngày • Dồn đến cuối tháng kế tốn gửi bảng tổng hợp doanh thu bảng cân đối hàng hóa cơng ty trễ số liệu kế toán nhiều - 17 - - 18 - cửa hàng trưởng ghi sổ theo dõi, điều có khả xảy 2.3.2.3 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền gian lận a Bán hàng: - Sự phân công công việc chưa rõ ràng phận • Kế tốn cửa hàng ñể dồn ñến cuối ngày ghi chép lượng tiền - Các báo cáo bán hàng ñặc thù phận cịn hạn chế thu được, buổi số tiền bán ñược ñã lớn, - Chưa thể chặt chẽ việc kiểm tra, ñối chiếu sổ chi tiết có khả dẫn đến tượng chiếm dụng tiền tạm thời tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sổ chi tiết công nợ - Chưa thể chặt chẽ việc kiểm tra, ñối chiếu sổ chi tiết • Bộ phận bán hàng khơng có báo cáo tình hình thực bán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sổ chi tiết công nợ hàng thu tiền ngày - Công ty vào uy tín KH truyền thống để định 2.3 Đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu bán chịu, dễ xảy trường hợp nợ khó địi KH gặp khó khăn tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh b Thu tiền: - Việc đối chiếu hàng ngày kế tốn tiền mặt thủ quỹ diễn 2.3.1 Những kết ñạt ñược cơng tác kiểm sốt nội khơng thường xun, khơng có kiểm tra chặt chẽ chu trình bán hàng – thu tiền công ty - Việc ñối chiếu kế toán tiền gửi ngân hàng ngân hàng khơng thực thường xuyên, nghiêm túc 2.3.2 Những tồn cơng tác kiểm sốt nội chu trình - Đối với công tác thu tiền từ bán lẻ: việc thu tiền ñược thực bán hàng – thu tiền công ty qua ngày hơm sau dễ dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền tạm thời - Hóa đơn nhân viên bán hàng trực tiếp lập thể tính 2.3.2.1 Mơi trường kiểm sốt không chuyên nghiệp nghiệp vụ tính kiểm sốt yếu - Cơng tác ủy quyền phê chuẩn cịn có chỗ khơng hợp lý - Vai trị kế tốn cửa hàng bán lẻ hạn chế, dừng - Công tác lập kế hoạch chưa hiệu Đối với chu trình bán lại việc thu tiền lập báo cáo hàng – thu tiền, công tác lập kế hoạch tiêu thụ chưa ñược quan tâm ñúng mức KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.3.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn - Khơng có tài khoản sử dụng mật riêng ñể chống tình trạng liệu kế tốn bị sửa ñổi, chép - Các tập tin ghi khơng lập dự phịng - Cơng ty khơng có mẫu đơn đặt hàng thống - Phòng kinh doanh lại bỏ qua giai ñoạn nhận xét duyệt ñơn ñặt hàng ñối với ñối tượng khách quen Việc bỏ qua dễ gây rủi ro công nợ, chủ quan, nhầm lẫn bỏ sốt đơn đặt hàng khách - 19 - - 20 - Chương - Có thể thành lập phận thẩm định tín dụng khách HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY THƯƠNG MẠI & DỊCH hàng VỤ TỔNG HỢP HÒA KHÁNH * Lập kế hoạch tiêu thụ: 3.1 Yêu cầu cần hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình Cơ sở lập toán tiêu thụ: Căn vào số lượng hàng tiêu thụ bán hàng – thu tiền Công ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh kì trước, chu kì sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, - Sự phân cơng cơng việc chưa rõ ràng phận sách giá cả, sách quảng cáo, khuyến - Cơng ty khơng có mẫu đơn đặt hàng thống - Hệ thống chứng từ phiếu thu, hàng hóa khơng Phương pháp lập: đánh số trước - Phịng kinh doanh thường bỏ qua giai ñoạn nhận xét duyệt Doanh thu tiêu thụ dự kiến = Số lượng tiêu thụ dự kiến * Đơn giá ñơn ñặt hàng - Các báo cáo bán hàng ñặc thù phận hạn chế bán dự kiến - Đối với công tác thu tiền: việc thu tiền thực qua ngày hơm sau dễ dẫn ñến tình trạng chiếm dụng tiền tạm thời Bảng 3.1: Dự toán tiêu thụ - Việc giám sát bán hàng cửa hàng lại khơng thực ngày DỰ TOÁN TIÊU THỤ - Quý năm 2010 Và nhiều vấn đề gian lận, sai sót, mát, khơng hợp lý khác xảy ĐVT: 1.000 đ 3.2 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Chỉ tiêu Tháng Cả q 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt - Ban hành quy tắc, sách, quy định dạng văn Số lít dầu tiêu thụ 10 11 12 100.000 - Cần có độc lập tương đối việc kiểm tra phận dự kiến (lít) 25.000 35.000 40.000 16 - Xây dựng hệ thống văn thống quy ñịnh chi tiết Đơn giá bán dự cho ñầu việc kiến 16 16 16 1.600.000 Doanh thu dự 400.000 560.000 640.000 160.000 kiến 40.000 56.000 64.000 Tiền thuế GTGT Ngồi ra, dự tốn tiêu thụ cịn đính kèm với dự kiến lịch thu tiền tháng kì kế hoạch Số tiền dự kiến thu kì tính theo tỉ lệ % số tiền doanh thu ñã thực kì trước + Tỉ lệ % số tiền thu doanh thu dự tốn thực kì 3.2.2 Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng – thu tiền 3.2.2.1 Chứng từ, sổ sách liên quan - Mọi người có sử dụng máy tính cần có tài khoản sử dụng mật riêng - 21 - - 22 - - Các tập tin ghi cần thường xuyên lập dự Từ số liệu ñã ñược báo cáo lên, tiến hành kiểm tra, ñối chiếu phòng tình hình thực so với dự tốn lập - Công ty nên sử dụng lệnh xuất hàng tất trường hợp 3.2.3.3 So sánh kết thực tế với kế hoạch bán hàng So sánh kết thực doanh thu bán hàng thu tiền so với dự tốn lập, cần sử dụng phương pháp so sánh để phân tích - Đối với hệ thống chứng từ như: Phiếu thu, hóa đơn GTGT cơng chênh lệch ty nên thực việc ñánh số thứ tự trước sử dụng 3.2.3.4 Hồn thiện kiểm sốt nội ñối với nghiệp vụ bán hàng a Đối với hình thức bán bn: - Cơng ty nên có mẫu ñơn ñặt hàng chuẩn mẫu nên • Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù khách hàng cũ hay khách ñược ñánh số thứ tự trước phải người có thẩm quyền kí hàng cơng ty nên sử dụng ñơn ñặt hàng Đơn ñặt hàng duyệt chấp nhận ñơn ñặt hàng công ty thiết kế sẵn, khách hàng cần ñiền theo mẫu ñược Sau xem xét yêu cầu khách hàng khả cung ứng - Định kì cần phải lập bảng phân tích tuổi nợ để xem xét khoản cơng ty, phịng kinh doanh chuyển lên cho giám ñốc ñể thực phải thu khách hàng theo tuổi nợ Bảng phân tích tuổi nợ kế tốn việc phê duyệt bán chịu (1) cơng nợ phải thu lập lập cho ñối tượng khách hàng • Việc ký kết hợp ñồng mua bán phải giám ñốc ký duyệt, ñặc biệt hợp đồng có giá trị lớn Chỉ trường hợp vắng 3.2.2.2 Tổ chức sổ theo dõi nợ phải thu giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc trưởng phòng kinh Tổ chức Sổ theo dõi nợ phải thu: từ sổ ñưa số liệu vào Bảng doanh ký duyệt (2) phân tích tuổi nợ • Phải xem xét kỹ ñiều khoản bán chịu trước xét duyệt 3.2.3 Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng – Hợp ñồng mua bán, như: khả tốn, tình hình kinh doanh thu tiền ñối tác 3.2.3.1 Xác định mục tiêu kiểm sốt • Phịng kinh doanh sau lập chứng từ lệnh xuất hàng, Doanh thu bán hàng có thật ñạt ñược mức mong muốn theo phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, biên giao nhận hàng hóa phải dự tốn tiêu thụ lập có phận độc lập kiểm tra lại trước lưu hành (3) Tiền thu ñược từ bán hàng ñảm bảo thu ñủ, ñúng lịch dự • Phịng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kiến thu tiền ñã ñược lập kèm theo dự toán tiêu thụ kho làm xuất hàng Thủ kho vào lệnh xuất hàng, 3.2.3.2 Kiểm tra ñối chiếu phiếu xuất kho xuất ñúng số lượng, chủng loại ghi phiếu Kế tốn tiêu thụ công nợ phải thu phải thống kê ñược doanh xuất Nhân viên vận chuyển vào Hóa đơn để nhận hàng từ thu nghiệp vụ bán hàng xảy kì, thể báo cáo doanh thu tiêu thụ Thống kê tình hình tốn tiền khách hàng, thể báo cáo tình hình thu tiền hàng - 23 - - 24 - thủ kho Khi xuất hàng xong, vào phiếu xuất kho này, thủ kho • Hằng ngày, kế toán cửa hàng lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo ghi vào thẻ kho chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế buổi lưu trữ cẩn thận tốn hàng hóa làm ghi sổ Cuối tháng, thủ kho kế toán hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho sổ sách in (4) • Cuối tháng, kế toán cửa hàng gửi báo cáo, bảng tổng hợp phịng kế tốn cơng ty Kế tốn hàng hóa cơng ty tiến hành • Nếu bán hàng với số lượng lớn thay cuối tháng, thủ kho kiểm tra nhập liệu vào máy (4) kế tốn hàng hóa tiến hành ñối chiếu thẻ kho sổ sách ñược in ra; động tác tiến hành thường xuyên 3.2.3.5 Hoàn thiện kiểm sốt nội nghiệp vụ thu tiền a Thu tiền từ bán bn: • Việc đối chiếu cơng nợ khách hàng và cơng ty cần + Trường hợp khách hàng toán trực tiếp tiền mặt: tiến hành thường xuyên cơng tác đơn đốc trả nợ phải • Kế tốn tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang ñến thực theo kế hoạch ñể ñảm bảo khoản doanh thu Nếu chứng từ hợp lệ tiến hành lập phiếu thu Nếu không hợp lệ trả lại cho người nộp tiền (1) • Kế tốn phần hành vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để • Kế tốn trưởng ký duyệt phiếu thu.(2) tiến hành nhập vào máy tính Tại phịng kế tốn, kế tốn hàng hóa • Giám đốc ký duyệt phiếu thu (3) ñối chiếu số lượng thực xuất phiếu xuất số lượng lệnh • Thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, báo cáo thu chi Kế toán tiền mặt xuất xem thử có trùng khớp với khơng Sau đó, vào ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế tốn cơng nợ ghi giảm nợ phải thu phiếu xuất kho kế toán nhập vào máy, phần mềm tự ñộng cập khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng (4) nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế tốn tiêu thụ, • Cuối ngày thủ quỹ kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối cơng nợ phải vào Hóa đơn cập nhật vào sổ chi tiết doanh thu, chiếu với kế tốn cơng nợ phải đối chiếu sổ chi phải thu khách hàng bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp tiết tiền mặt sổ chi tiết công nợ (5) cập nhật vào chứng từ ghi sổ sổ Cái TK 156, TK511 Đến cuối + Trường hợp khách hàng toán qua ngân hàng: tháng, kế toán thực thao tác ñơn giản phần mềm • Kế tốn ngân hàng nhận giấy báo Có ngân hàng gửi đến (1) phần mềm cho số liệu xác giá vốn (5) • Kế tốn ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo Có ñối chiếu với chứng từ có liên quan Đúng vào sổ chi tiết tiền gửi, sai b Đối với hình thức bán lẻ kế tốn ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng Đồng thời kế • Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế tốn cửa hàng phải tiến tốn cơng nợ phải thu vào sổ chi tiết cơng nợ để ghi giảm nợ cho hành lập Hóa đơn GTGT cho khách (2) khách hàng (2) • Hóa đơn có đầy đủ chữ ký khách hàng, cửa hàng trưởng người lập Liên hóa đơn giao cho khách hàng, liên cịn lại kế tốn cửa hàng giữ làm lập bảng cân đối hàng hóa bảng tổng hợp doanh thu (3) - 25 - - 26 - • Do lượng tiền thu ngày nhiều nên cuối ngày kế toán KẾT LUẬN ngân hàng phải ñối chiếu với sổ phụ ngân hàng ñối chiếu với sổ chi tiết cơng nợ để đề phịng sai sót xảy (3) Việc hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội nói chung kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng yêu cầu hết b Thu tiền từ bán lẻ: sức cần thiết Cơng tác kiểm sốt nội tốt giảm thiếu gian lận • Kế tốn cửa hàng cần thể vai trị kiểm sốt chặt chẽ xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao ñộ tin cậy theo dõi sát lượng tiền từ nhân viên bán hàng thu u thơng tin tài chính, ñem lại hiệu kinh doanh cách tốt cầu nhân viên bán hàng bấm trở vị trí số có khách hàng đổ tiếp ñể thể tính trung thực nhân viên tác Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn kiểm soát nội phong làm việc cẩn thận, có trách nhiệm với khách hàng chu trình bán hàng – thu tiền, ñề tài ñã ñưa ñược số • Cuối buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế tốn cửa hàng giải pháp có sở, thiết thực, hợp lý, góp phần hồn thiện chu trình phải có báo cáo số lượng, lượng tiền thu ñược ñể tổng hợp bán hàng – thu tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, Hòa Khánh Về bản, luận văn giải ñược số vấn đề có cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót khả chiếm dụng tiền thể vận dụng hiệu cơng ty nói riêng ñối với thời gian ngắn Điều làm cho công tác quản lý doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ nói chung là: kiểm tra tốt • Nếu lượng tiền thu từ ñến ngày lớn ñịa ñiểm cửa Trước nhất, ñưa hệ thống vấn ñề lý luận hàng xa cơng ty, kế tốn cửa hàng phải gửi tiền ngân hàng cơng ty kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán để đảm bảo an tồn hàng – thu tiền nói riêng doanh nghiệp thương mại dịch vụ • Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ cửa hàng có đơng khách, đảm bảo an tồn cho cửa hàng bảo vệ tài sản cửa hàng Tiếp theo, ñề tài phản ánh thiết thực ñánh giá thực trạng tốt cơng tác kiểm sốt nội bán hàng – thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh cách tồn diện, qua đưa KẾT LUẬN CHƯƠNG ñược ñánh giá thực trạng cơng tác đơn vị Cuối cùng, cần thiết phải hồn thiện công tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hịa Khánh, đưa số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu chi, giảm thiểu gian lận, sai sót tăng sức cạnh tranh ñơn vị giai ñoạn phát triển