Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thông Quảng Ngãi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO MỞ ĐẦU ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Tính cấp thiết đề tài ********** Viễn thông lĩnh vực kinh tế đặc biệt, vừa có tính phục vụ, vừa có NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO tính chất kinh doanh.Viễn thơng Quảng Ngãi doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc tập đồn Bưu Viễn thơng Việt nam với lĩnh vực TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU RÌNH kinh doanh cung cấp dịch vụ thơng tin cố ñịnh di ñộng BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THƠNG điện thoại nội tỉnh, ñiện thoại ñường dài, dịch vụ di ñộng trả sau, dịch QUẢNG NGÃI vụ internet dịch vụ giá trị gia tăng khác Chuyên ngành: KẾ TỐN Việt Nam thức gia nhập WTO ñã cam kết mở cửa Mã số: 60.34.30 nhiều ngành kinh tế mũi nhọn có ngành Viễn thơng, thị trường viễn thông giai đoạn sơi động với tham LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH gia nhiều doanh nghiệp nước địi hỏi doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần có nhiều giải pháp để tăng sức cạnh Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai tranh, tăng cường hiệu lực công tác quản lý bước vươn lên nắm giữ thị phần, chiếm vị trí chủ đạo thị trường Một Đà Nẵng – 2010 giải pháp mà ñơn vị cần quan tâm phải tăng cường kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền ñể ñảm bảo doanh thu tính đủ, tính xác tránh thất thoát tiền thu bán hàng Bởi chu trình bán hàng thu tiền xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh đơn vị, chu trình tạo doanh thu cho đơn vị, ñiều kiện ñể ñánh giá hiệu sử dụng ñồng vốn ñơn vị ñiều kiện quan trọng giúp ñơn vị trì mở rộng hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Hiện nay, ñơn vị ñã thiết lập thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, nhiên thủ tục chưa chặt chẽ chưa thật hữu hiệu Chính vậy, tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền nhằm giúp ñơn vị ñạt ñược hiệu cao cơng tác quản lý, hạn chế rủi ro đạt Mục đích nghiên cứu mục tiêu ñề yêu cầu mang tính cấp thiết Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu vấn ñề lý luận chung Xuất phát từ yêu cầu thiết thực trên, tơi chọn đề tài: “Tăng KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp số cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thơng đặc thù sản xuất kinh doanh doanh nghiệp viễn thơng có ảnh Quảng Ngãi” làm luận văn tốt nghiệp cao học chun ngành Kế tốn hưởng đến cơng tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tổng quan ñề tài nghiên cứu: Về mặt thực tiễn: Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm sốt Hiện nay, nghiên cứu vấn đề kiểm sốt nội hoạt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thơng Quảng Ngãi nhằm động bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thông có đề tài tìm hạn chế cịn tồn Trong đó, luận văn chủ yếu tập trung tác giả Vũ Ngọc Nam(2007) “ Tăng cường kiểm soát nội ñối với vào nghiên cứu hoạt ñộng cung cấp dịch vụ thu cước viễn thông doanh thu tiền thu bán hàng công ty thông tin di ñộng (VMS)” - Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế tốn, Đại học Đà Nẵng Tuy nhiên, đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát hoạt động Luận văn tập trung kiểm sốt qui trình cung cấp dịch vụ viễn thông bán sản phẩm sim, card ñiện thoại di ñộng mà chưa nghiên cứu ñến ñể ghi nhận doanh thu ban ñầu thu cước dịch vụ viễn thơng hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thơng như: dịch vụ điện thoại di động, cố ñịnh, dịch vụ internet…Hơn nữa, Viễn thông Phạm vi nghiên cứu : bao gồm văn phịng Viễn thơng Quảng Ngãi Quảng Ngãi hoạt động kiểm sốt nội cịn nhiều hạn chế chưa trung tâm viễn thông huyện trực thuộc có đề tài nghiên cứu kiểm sốt nội đơn vị Do đó, luận Phương pháp nghiên cứu: văn tập trung nghiên cứu vấn đề “Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi” chủ yếu Luận văn sử dụng phương pháp luận vật biện chứng Trong ñi sâu nghiên cứu kiểm sốt hoạt động cung cấp dịch vụ viễn trình tìm hiểu thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụng thơng thu cước viễn thơng Trong q trình nghiên cứu ñề tài này, phương pháp phân tích, so sánh, ñối chiếu, chứng minh,….ñể làm rõ tác giả ñã nghiên cứu tham khảo ñề tài ngành khác, cụ thể vấn đề cần nghiên cứu, từ đưa giải pháp ñề tài tác giả Thái Như Quỳnh (2008) “Tăng cường kiểm sốt Đóng góp luận văn nội doanh thu tiền thu bán điện cơng ty TNHH thành viên Điện lực Đà Nẵng” - Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa làm rõ toán, Đại học Đà Nẵng vấn ñề lý luận kiểm sốt nội nói chung kiểm soát nội chu trình bán hàng, thu tiền nói riêng, cụ thể kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Qua phân tích đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi, luận văn ñã nêu lên bất cập hạn chế ñối với KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị, từ ñưa số giải pháp tương ñối hữu hiệu ñể khắc phục hạn chế tồn thủ tục KSNB bán hàng 1.1.4 Các yếu tố kiểm soát nội thu tiền đơn vị, góp phần tăng cường cơng tác KSNB 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt Kết cấu luận văn Môi trường kiểm sốt đơn vị gồm nhân tố: Đặc Ngồi phần mở đầu kết luận, luận văn bao gồm chương: thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, cơng tác kế hoạch, Chương 1: Những vấn ñề kiểm sốt nội chu phận kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm soát, nhân tố bên ngồi trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu 1.1.4.2 Hệ thống kế tốn tiền Viễn thơng Quảng Ngãi Hệ thống kế tốn đơn vị hệ thống thông tin chủ yếu Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm sốt nội đơn vị Q trình vận hành hệ thống kế tốn q trình thu chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi thập, ghi chép, tính tốn phân loại, ghi sổ, tổng hợp lập báo cáo thông tin kinh tế, tài đơn vị Chương 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Thủ tục kiểm sốt tồn quy trình, sách nhà quản lý thiết lập nhằm giúp ñơn vị ñạt ñược mục tiêu kiểm CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC soát Việc thiết lập thủ tục kiểm soát phải dựa ba DOANH NGHIỆP nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.5 Tầm quan trọng KSNB công tác quản lý 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN Kiểm sốt nội hiểu phương pháp TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn đề chu trình bán hàng thu tiền sách thiết lập nhà quản lý ñể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động nhằm ñạt ñược 1.2.1.1 Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền tuân thủ sách qui trình thiết lập Chu trình bán hàng thu tiền u cầu mua hàng 1.1.2 Bản chất kiểm soát nội khách hàng thơng qua đơn đặt hàng kết thúc việc thu tiền 1.1.3 Chức kiểm soát nội 1.2.1.2 Bản chất chu trình bán hàng thu tiền Đảm bảo chắn qui ñịnh chế ñộ quản lý ñược thực ñúng thể thức; Phát hiện, ngăn chặn sai phạm gian lận 1.2.1.3 Chức chu trình bán hàng thu tiền kinh doanh; Ghi chép kế tốn đầy đủ, xác; Đảm bảo việc Thơng thường, doanh nghiệp chức lập Báo cáo tài kịp thời, trung thực, hợp lý; Bảo vệ tài sản chu trình bán hàng thu tiền là: xử lý ñặt hàng; xét duyệt bán thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích chịu; chuyển giao hàng hố; lập hố đơn; xử lý ghi sổ khoản - Xuất kho hàng hoá chuyển giao hàng: doanh thu thu tiền Phiếu xuất kho ñược ñánh số thứ tự phải có đầy đủ chữ ký trưởng phận bán hàng, người lập, thủ kho người nhận hàng 1.2.1.4 Các sách liên quan đến tiêu thụ Hố đơn phải lập hợp lý tính tốn xác 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền - Xử lý, ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: Trước ghi sổ nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải kiểm tra, 1.2.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng thu tiền ñối chiếu thơng tin đơn đặt hàng, hố đơn bán hàng, lệnh xuất Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phải ñược phê chuẩn ñúng hàng ñể ñảm bảo độ xác, hợp lý đắn, đánh giá xác, ghi sổ ñầy ñủ, kịp thời tổng hợp xác - Thẩm định xóa sổ khoản nợ phải thu khơng thu được: nhằm tránh thất doanh thu, đảm bảo tiền thu đúng, thu ñủ Bộ phận quản lý công nợ phải lập danh sách khách hàng làm tăng hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp khả toán gửi phận tín dụng thẩm định 1.2.2.2 Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ kiểm sốt nội 1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG chu trình bán hàng thu tiền THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THƠNG Tổ chức thơng tin kế toán bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng 1.3.1 Đặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh viễn thơng từ kế tốn hệ thống sổ kế tốn khoa học, đầy đủ, phù hợp với yêu - Thứ nhất: Quá trình sản xuất gắn liền với q trình tiêu thụ cầu thơng tin báo cáo doanh thu, tiền thu bán hàng nợ phải - Thứ hai: Có nhiều ñơn vị tham gia ñể tạo sản phẩm thu khách hàng, ñồng thời phải qui ñịnh rõ phương pháp lập, qui - Thứ ba: Nhu cầu dịch vụ viễn thơng xuất khơng trình ln chuyển, ký duyệt chứng từ - Thứ tư, sản phẩm viễn thơng khơng có hình thái vật chất cụ thể, 1.2.2.3 Các bước cơng việc kiểm sốt nội chu trình đa dạng, phong phú bán hàng thu tiền 1.3.2 Những rủi ro thường gặp chu trình bán hàng - Tiếp nhận xử lý ñơn ñặt hàng: thu cước viễn thơng Các chứng từ đặt hàng nghiệp vụ bán hàng phải ñược phê - Ký kết hợp đồng với khách hàng khơng có khả chuẩn, ñược ghi chép ñầy ñủ phải ñánh số trước theo thứ tự liên toán thường xuyên toán trễ hạn tục Định kỳ, ñơn vị phải giao cho người ñộc lập kiểm sốt lại tất - Chính sách khuyến làm phát sinh số lượng thuê bao ảo số thứ tự tìm nguyên nhân bỏ sót - Tính cước sai, áp giá cước cao thấp với qui ñịnh - Xét duyệt bán chịu: - Không gạch nợ chậm trễ gạch nợ Bộ phận tín dụng cần thu thập thơng tin tài chính, tình hình hoạt - Ghi sai khách hàng tốn khơng nộp tiền cước thu động kinh doanh khách hàng khả ñơn vị ñể từ - Gian lận tiền khuyến làm ảnh hưởng đến uy tín đơn vị đưa định bán chịu 10 1.3.3 Đặc điểm kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chương doanh nghiệp viễn thông THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - Tiếp nhận xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ: VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI Trước ký kết hợp ñồng phải kiểm tra kỹ chất lượng vùng phủ sóng địa điểm khách hàng đăng ký, ñối tượng ñược ưu tiên 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu sử dụng thủ tục đánh số 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Viễn thơng trước Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ Hợp ñồng Quảng Ngãi - Xét duyệt bán chịu: Viễn thơng Quảng Ngãi đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thơng việc xét duyệt bán chịu xảy Khách hàng ñược quyền sử dụng phụ thuộc Tập ñoàn Bưu Viễn thơng Việt nam dịch vụ tốn khoản cước phí thời hạn 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Viễn thông Quảng Ngãi - Xuất kho hàng hoá chuyển giao hàng: - Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp ñặt, khai thác, bảo Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thơng khơng có hoạt động xuất hàng giao hàng dưỡng, sửa chữa mạng viễn thơng địa bàn tỉnh; - Xử lý, ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: - Tổ chức, quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn Hố đơn lập sau khách hàng sử dụng dịch vụ Kế tốn ghi nhận doanh thu giao cho thu ngân viên ñi thu Do vậy, thông - công nghệ thông tin địa bàn tỉnh; việc theo dõi q trình thu nộp tiền thu ngân viên phải ñược kiểm 2.1.3 Đặc ñiểm tổ chức sản xuất kinh doanh đơn vị sốt chặt chẽ, việc tốn Hóa ñơn ñối chiếu phải thực 2.1.3.1 Đặc ñiểm dịch vụ ñơn vị ñúng qui ñịnh Sản phẩm đơn vị sản phẩm vơ hình, có cạnh - Thẩm định xóa sổ khoản nợ phải thu khơng thu Trong doanh nghiệp viễn thơng khơng thực sách tranh cao, khuyến lớn, dễ lỗi thời nên việc kinh doanh khó bán chịu, nhiên dịch vụ viễn thông thường dịch vụ trả sau khăn, doanh thu thấp Quá trình sản xuất gắn liền với tiêu thụ nên nên xảy trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ không chịu doanh thu đơn vị bị thất sản xuất mà khách hàng toán tiền cắt dịch vụ ñể chuyển sang mạng khác, gây tổn thất khơng sử dụng hết cơng suất cho đơn vị Trong trường hợp ñơn vị phải làm thủ tục yêu cầu pháp luật can thiệp Khi thu hồi nợ phận quản lý Sản phẩm ñơn vị chủ yếu dịch vụ trả sau nên nợ phải làm văn trình lãnh đạo xem xét xóa nợ khó khăn cơng tác thu nợ 2.1.3.2 Đặc ñiểm tổ chức mạng lưới kinh doanh Mạng lưới kinh doanh ñơn vị phát triển sâu rộng khắp ñịa bàn tỉnh gồm 14 trung tâm viễn thông trực thuộc Hiện toàn tỉnh có 170 trạm chuyển mạch, truy nhập thuê bao, ñó có tổng ñài 11 12 host, 107 tổng ñài vệ tinh, 60 trạm truy nhập thuê bao phân bổ 2.3.2 Hình thức kế tốn tồn tỉnh Hiện nay, ñơn vị ñang sử dụng kế tốn máy thiết kế theo hình 2.2 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT TẠI VIỄN THƠNG QUẢNG thức kế toán Chứng từ ghi sổ NGÃI 2.4 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN 2.2.1 Đặc ñiểm tổ chức máy quản lý THÔNG QUẢNG NGÃI Hiện nay, máy quản lý ñơn vị ñược tổ chức theo cấu trực 2.4.1 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ sử dụng tuyến, chức Cơ cấu tổ chức Viễn thông Quảng Ngãi bao gồm: Giám đốc; Phó giám đốc; Phịng tổ chức – hành chính; Phịng Kế Đơn vị lập sử dụng hệ thống chứng từ tương ñối rõ ràng, tốn tài thống kê; Phịng kế hoạch kinh doanh; Phịng đầu tư đầy đủ, kịp thời phản ảnh nghiệp vụ phát sinh, phù hợp với ñặc XDCB; Phòng mạng dịch vụ ñiểm kinh doanh ñơn vị phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm Trực thuộc Viễn thơng Quảng Ngãi có 14 trung tâm viễn thơng sốt q trình từ bán hàng ñến thu tiền ghi nhận doanh thu huyện,thành phố trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng 2.2.2 Chính sách nhân 2.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn Tại VTQN, cơng tác tuyển dụng nhân tuân thủ ñúng qui chế Hiện nay, hệ thống sổ kế tốn doanh thu, cơng nợ đơn vị tuyển dụng Nhà nước ngành Việc bố trí, bổ nhiệm cán ñã phần dựa vào lực thực tế người, nhiều người ñược mở chi tiết, rõ ràng, tổ chức tương ñối khoa học, hợp lý tạo giỏi, có tài trọng dụng ñiều kiện ngăn ngừa, phát kịp thời sửa chữa sai sót 2.2.3 Cơng tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh công tác bán hàng thu tiền Công tác lập kế hoạch đơn vị có nhiều cải tiến khoa học, bám sát tình hình biến động kinh doanh để kiểm sốt hoạt 2.4.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ñộng kinh doanh ñơn vị Báo cáo VTQN ñược lập theo qui ñịnh gửi Tập đồn 2.2.4 Các nhân tố bên ngồi Các văn qui định Sở văn hóa thơng tin truyền thơng, theo tháng, q, năm Ngồi mẫu biểu báo cáo chung theo qui luật doanh nghiệp, Bộ tài chính, quan thuế … định Nhà Nước, đơn vị cịn lập thêm số báo cáo nội phục 2.3 ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TỐN TẠI VIỄN THƠNG vụ công tác quản lý QUẢNG NGÃI 2.5 THỦ TỤC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG 2.3.1 Mơ hình tổ chức kế tốn VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI Cơng tác kế tốn tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung 2.5.1 Mục tiêu kiểm soát Mục tiêu đơn vị phải kiểm sốt doanh thu tiền thu cước trung tâm báo cáo lên xác đầy đủ, thu ngân viên nộp tiền đầy đủ hạn, cơng tác chấm xóa nợ cho khách hàng ñược thực kịp thời, nghiêm túc nhằm tránh thất thoát 13 14 doanh thu tiền thu cước Đồng thời, kiểm sốt sách bán hàng viễn thơng chuyển Bộ phận tính cước kiểm tra, nhập thơng tin vào ñưa ñã chặt chẽ chưa việc thực sách bán hàng có chương trình để áp giá tính cước tn thủ qui định khơng nhằm phát huy hiệu sách bán hàng đảm bảo uy tín đơn vị * Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu nộp tiền thu cước VTQN kiểm soát doanh thu cước phát sinh trung tâm 2.5.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 2.5.2.1 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền viễn thông vào Báo cáo sản lượng, doanh thu trung tâm gửi báo cáo số liệu cước phịng tính cước cung cấp trung tâm viễn thông huyện trực thuộc a/ Thủ tục kiểm sốt nội hoạt động bán hàng VTQN kiểm soát việc thu cước trung tâm viễn thông * Kiểm sốt giai đoạn ký kết hợp đồng vào báo cáo tình hình thu cước trung tâm viễn thơng Việc kiểm sốt vào thơng tin khách hàng khai báo kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trung tâm Phiếu Yêu cầu giấy tờ kèm theo ñể ký kết hợp ñồng cung cấp 2.5.2.3 Kiểm sốt việc thực sách tiêu thụ dịch vụ viễn thông Thủ tục kiểm sốt việc thực sách tiêu thụ vào Báo cáo khuyến qui ñịnh khuyến * Kiểm sốt giai đoạn lắp ñặt dịch vụ 2.6 NHỮNG HẠN CHẾ TỒN TẠI TRONG KIỂM SOÁT NỘI Việc kiểm sốt vào Hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI thông Biên nghiệm thu 2.6.1 Mơi trường kiểm sốt *Kiểm sốt cơng tác lập Hóa đơn Kiểm sốt số liệu in Hóa đơn (VT01) Bảng kê chi tiết - Chưa phân cấp mạnh cho đơn vị trực thuộc đơn b/ Thủ tục kiểm sốt thu tiền cước viễn thơng vị trực thuộc chưa thật chủ ñộng việc phát triển sản xuất kinh Thủ tục kiểm sốt dựa vào Hóa đơn dịch vụ Viễn thơng (liên 3) doanh đơn vị; số tiền thu ngân viên nộp hàng ngày, Giấy nộp tiền vào ngân hàng - Việc lập kế hoạch giá cước, kế hoạch khuyến VTQN Cuối tháng, thực kiểm sốt Hóa đơn (liên 1) Hóa đơn khơng kịp thời, khơng thống chưa có tính sáng tạo, linh hoạt; tốn Hóa đơn - Hệ thống qui chế kiểm sốt đơn vị chưa thực hữu 2.5.2.2 Thủ tục kiểm sốt văn phịng Viễn thơng Quảng hiệu đơn vị lại chưa thành lập phận kiểm toán nội Ngãi Điều ñã làm giảm hiệu công tác kiểm tra, giám sát đơn vị * Kiểm sốt cơng tác tính cước 2.6.2 Hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm sốt Cơng tác tính cước thực kiểm soát tập trung Hệ thống thơng tin chưa tổ chức khoa học, chưa ñáp ứng phận tính cước VTQN Căn vào thơng tin danh bạ yêu cầu kiểm soát Việc ứng dụng phần mềm kế tốn, tính tính cước trung tâm viễn thông số liệu gọi Đài 15 16 cước, phát triển thuê bao… chưa có kết nối trung tâm với định khơng thực báo cáo kịp thời thuê bao ñã ñược VTQN, phần mềm khơng nâng cấp thường xun nên lắp đặt gây khó khăn cho việc cập nhật danh bạ cơng tác tính cước chưa ñáp ứng kịp thời thay ñổi kinh doanh dẫn đến nhiều khâu phải làm thủ cơng nên dễ gây sai sót, chậm trễ * Đối với hoạt ñộng thu tiền bán hàng - Thời gian giao thu tốn hóa ñơn chưa hợp lý Do Việc luân chuyển chứng từ trung tâm viễn thơng phịng ban VTQN chưa kịp thời, chưa đầy đủ, cơng tác đối sốt đó, tình trạng thu ngân thu ñược tiền khách hàng không nộp số liệu cước phát sinh chưa khoa học, nhiều thời gian làm chậm tiền cho đơn vị khơng xóa nợ kịp thời xảy phổ biến trễ việc ghi nhận doanh thu lập báo cáo ñơn vị - Tại TTVT chưa có phận quản lý cơng nợ, kế tốn 2.6.3 Các thủ tục kiểm soát trung tâm phải kiêm nhiệm nhiều việc nên công tác quản lý giao thu, * Đối với hoạt ñộng bán hàng tốn hố đơn chấm xố nợ lỏng lẻo, sai phạm Giám - Qui trình ký kết hợp đồng chưa khoa học, nhiều thời gian ñốc số TTVT chưa nắm ñược tỷ lệ (%) thu cước đơn vị ñạt tháng, nguyên nhân nợ cước cụ thể gây khó khăn cho việc phát triển th bao Các thơng tin khách loại khách hàng hàng hợp ñồng chưa ñược kiểm tra kỹ dẫn ñến khiếu nại gây khó khăn cho cơng tác thu nợ - Cơng tác đối chiếu cơng nợ hàng tháng TTVT Bưu ñiện huyện chưa ñược tiến hành thường xuyên để xảy tình trạng sai - Cơng tác tính cước khơng kiểm tra chặt chẽ, nhân viên lệch số liệu, ảnh hưởng ñến khách hàng, làm chậm trễ cơng việc tính cước người kiểm tra, không thực việc kiểm tra chung toàn VTQN Sự phối hợp TTVT Bưu ñiện huyện chéo Số liệu cước ñơn vị khác ñưa ñược kiểm tra sơ chưa chặt chẽ sài, có khiếu nại khách hàng kiểm tra kỹ - Việc thực qui ñịnh khuyến chưa ñược kiểm - Cơng tác lắp đặt dịch vụ khơng kiểm tra kiểm sốt tra, giám sát chặt chẽ dẫn đến nhiều gian lận, sai sót, khiếu nại gây kỹ Khách hàng ñang nợ chưa thu ñược tiền tiếp tục lắp ñặt bất lợi cho ñơn vị Thu ngân không chi trả tiền khuyến cho khách làm nợ đọng gia tăng Khơng thực bàn giao thuê bao ñã ñược hàng mà chiếm dụng số tiền khuyến mãi, tạo nên suy nghĩ cho lắp ñặt, kết nối liên lạc cho trưởng ñài theo ñúng qui ñịnh, làm ảnh khách hàng “ Viễn thơng lừa đảo chương trình khuyến mãi” hưởng đến cơng tác quản lý tính cước Máy hỏng khơng xử lý kịp Khách hàng lợi dụng sơ hở chương trình khuyến để hỏng nhiều ngày, cơng nhân đài, trạm nhận máy sửa chữa ñể ñược hưởng khuyến nhiều lần khơng trả lại cho khách hàng mà khơng có thơng báo đến khách hàng ngồi thơng báo cước thuê bao phải trả hàng tháng Nhân viên lắp ñặt dịch vụ không lập Biên nghiệm thu theo qui 17 18 Chương - Các trung tâm trực thuộc tự triển khai kế hoạch thực GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH cuối kỳ phải báo cáo kết hoạt động cho Viễn thơng Quảng Ngãi BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI 3.2.1.2 Tăng cường công tác kế hoạch 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI Đơn vị nên xây dựng chương trình khuyến thời gian BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN khuyến từ ñầu năm đầu q gửi kế hoạch THƠNG QUẢNG NGÃI cho cơng ty VNPT, VDC để tránh trường hợp khuyến chồng chéo, trùng lắp Một là: Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam đời ñã làm 3.2.1.3 Tổ chức phận kiểm tốn nội thay đổi cách cấu trúc tổ chức, chế quản lý phong cách làm việc, chấm dứt chế cấp bù, bao tiêu sản phẩm Viễn thơng Bộ phận kiểm tốn ñơn vị nên thành lập gồm người Quảng Ngãi ñơn vị thành viên tập ñoàn 3.2.2.2 Cải tiến hệ thống báo cáo bán hàng thu tiền tương lai thành viên hạch tốn độc lập, tự chủ tài cần có thay ñổi chế quản lý cho phù hợp ñể Đơn vị nên lập thêm số báo cáo nội thể số cạnh tranh với ñơn vị thành viên khác tập đồn tiêu phải thực báo cáo tuần 3.2.3 Hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Hai là: Việt Nam ñã gia nhập WTO ñang dần hội nhập kinh tế giới nhiều lĩnh vực có viễn thơng 3.2.3.1 Hồn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền trung tâm viễn thông Ba là: Định hướng chiến lược phát triển Viễn thông Quảng Ngãi trở thành cơng ty mạnh hoạt động lĩnh vực cơng a/ Đối với hoạt ñộng bán hàng nghệ thông tin Việt Nam * Tăng cường kiểm sốt việc ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU Rút ngắn thời gian ký kết hợp ñồng Đơn vị nên giao việc cấp TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG mã số hợp ñồng số thuê bao cho trung tâm viễn thông thực NGÃI cách cài ñặt phần mềm phát triển thuê bao Nhân viên giao dịch TTVT cần kiểm tra kỹ giấy tờ 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm soát ưu tiên, chứng minh thư Ngoài việc yêu cầu khách hàng xuất trình 3.2.1.1 Tăng cường phân cấp quản lý ñơn vị chứng minh thư ñăng ký dịch vụ ñơn vị nên yêu - Giao quyền chủ ñộng cho trung tâm trực thuộc việc cầu khách hàng photocopy thêm sổ hộ * Tăng cường kiểm sốt cơng tác lắp ñặt dịch vụ lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tuyển dụng nhân Trưởng đài viễn thơng cần giao nhiệm vụ lắp đặt cụ thể cho việc phát triển thuê bao ký kết hợp ñồng cung cấp dịch vụ nhân viên lắp đặt thơng qua việc lập Phiếu điều hành lắp ñặt (sửa chữa) ghi rõ loại dịch vụ cần lắp ñặt (sửa chữa), tên ñịa 19 20 khách hàng (có vẽ sơ đồ địa khó tìm), tên cơng nhân lắp định Cuối ngày, tổ trưởng thu ngân cơng nợ u cầu thu ngân đặt (sửa chữa), mã số hợp ñồng, số thuê bao Phiếu ñiều hành lắp đặt giao hóa đơn để kiểm tra, đối chiếu ghi ngày kiểm sốt lên (sửa chữa) yêu cầu phải có chữ ký nhân viên ñược giao nhiệm vụ liên hóa ñơn ñã thu ñược tiền ngày lưu lại Trưởng đài Sau hồn thành việc lắp ñặt, Phiếu ñiều hành lắp hóa ñơn giao lại hóa đơn cho thu ngân viên tiếp tục ñi thu Khi ñặt Biên nghiệm thu phải ñược gửi cho Trưởng ñài viễn nộp liên Hóa đơn cần lập Sổ giao nhận liên Hóa đơn Sau 10 ngày, thơng để làm sở tính cước theo lịch toán thu ngân viên phải giao tồn Hóa đơn thu ñược chưa thu cho tổ quản lý thu ngân – cơng nợ ñể thực Trường hợp khách hàng ñược khuyến thiết bị đầu cuối, đơn tốn vị giao thiết bị trực tiếp cho khách hàng yêu cầu khách hàng ký vào Biên nhận hàng khuyến Sau đợt tốn hố đơn, tổ trưởng thu ngân - cơng nợ kiểm soát việc thực tốn Hố đơn với thu ngân viên theo * Tăng cường kiểm sốt cơng tác in hố đơn lịch chốt số liệu báo cáo cho kế tốn TTVT để đối chiếu với sổ phụ Để giảm bớt chi phí in ấn tránh trường hợp sai sót ngân hàng tốn Hố đơn với kế tốn TTVT q trình in Bảng kê, đơn vị khuyến khích khách hàng lựa chọn hình thức gửi Bảng kê chi tiết cho khách hàng qua mạng Hàng tháng lần, trung tâm viễn thơng nên thực hình thức gửi mail ñưa lên trang web ñơn vị kiểm tra ñột xuất việc thu nộp tiền cước thu ngân viên b/ Đối với công tác thu cước viễn thông * Tăng cường kiểm sốt cơng tác tốn hóa ñơn * Tăng cường kiểm soát công tác quản lý nợ Đơn vị nên thực giao Hố đơn thành đợt qui định 10 ngày - Để đơn đốc nhắc nhở khách hàng nộp tiền kiểm soát việc nộp phải toán hố đơn lần, tốn xong tồn hố ñơn giao tiền thu ngân viên việc xóa nợ cho khách hàng, đơn vị đợt trước giao tiếp hố đơn đợt sau Đối với trường hợp nên thực gửi thông báo yêu cầu khách hàng đến tốn cước chậm trễ, q thời hạn mà khơng tốn hố đơn tiến hành lập thời gian cắt liên lạc ñối với khách hàng không nộp tiền sau ngày biên khơng giao hố đơn đợt chấm dứt hợp đồng thu gửi giấy báo Khi thơng báo cho khách hàng tốn đơn vị nhận nợ với thu ngân viên vi phạm ñược phản hồi từ phía khách hàng từ giúp đơn vị phát kịp thời trường hợp thu ngân ñã thu tiền khách hàng chưa nộp cho Đơn vị nên thành lập tổ quản lý thu ngân- công nợ trung đơn vị qn khơng gạch nợ cho khách hàng tâm ñể chuyên trách việc quản lý thu cước viễn thơng trung tâm, đơn đốc thu hồi nợ, thực giao thu toán hố đơn với - Đối với dịch vụ trả sau, thường khách hàng khó kiểm thu ngân viên trực tiếp làm việc với khách hàng trường sốt số cước phát sinh nên ñơn vị cần dựa vào thông tin hợp cần thiết Tổ trưởng quản lý thu ngân - công nợ thực việc khách hàng hợp ñồng ñể phân loại ñối tượng sử dụng dịch vụ ( cá giao Hóa đơn dịch vụ viễn thơng cho thu ngân viên theo đợt qui nhân, gia đình, quan, sở kinh doanh dịch vụ) từ xây dựng chương trình báo động đỏ với mức báo động phù hợp 21 22 Tổ quản lý thu ngân – công nợ phải làm nhiệm vụ theo dõi Các tổng ñài hàng ngày phải mở Sổ theo dõi quản lý danh sách khách hàng nợ tiền hạn Số nợ hạn khách hàng khách hàng ngưng liên lạc, khơi phục liên lạc (có ghi rõ thời phải theo dõi theo tuổi nợ, theo nguyên nhân, lý nợ gian khôi phục ngừng liên lạc) hàng ngày phải thực ñối chiếu với danh bạ khách hàng ngừng liên lạc khơi phục liên Từng trung tâm viễn thơng cần biết đánh giá tỷ lệ (%) thu cước lạc nhân viên cước trung tâm viễn thơng cung cấp đơn vị đạt bao nhiêu, nguyên nhân nợ cước cụ thể loại khách hàng.VTQN cần có chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ Việc chuyển liệu cước từ tổng đài phận tính cước giao tiêu thu nợ cho trung tâm viễn thơng nên thực hàng ngày phải thường xuyên ñối chiếu lưu lượng cước gửi ñi nhận Hiện tại, ñơn vị chưa tổ chức Bộ phận Mỗi thu ngân viên nên có Sổ theo dõi tình hình th bao kiểm tốn nội đơn vị nên giao nhiệm vụ cho phận tra tuyến ñường đảm nhiệm để quản lý chặt chẽ có đề thực kiểm tra cơng tác tính cước nhằm đảm bảo cho cơng tác tính xuất kịp thời với lãnh ñạo ñơn vị Hàng tuần, thu ngân viên phải lập cước xác Hàng tháng, phận tra phải xuống kiểm “Bảng kê khách hàng khơng nộp tiền” có nêu rõ lý gửi phận tra việc áp giá tính cước Đồng thời, phận tra tiến hành kiểm quản lý thu ngân – cơng nợ để kịp thời xử lý tra ñột xuất việc tính cước dựa thơng tin khiếu nại từ phía khách hàng ñể xác ñịnh nguyên nhân nhằm ñảm bảo cho cơng tác tính cước * Thay đổi hình thức thu cước viễn thông xác, qui định Đơn vị nên khuyến khích khách hàng trả tiền cước dịch vụ qua thẻ ATM, nạp tiền tốn cước qua điện thoại hình thức * Tăng cường kiểm sốt cơng tác thu nộp cước giảm rủi ro gian lận thu nộp tiền thu ngân viên Đơn vị phối Hàng tháng kế toán VTQN cần kiểm tra sổ phụ ngân hàng hợp với ngân hàng thực chương trình khuyến cho khách TTVT ñể ñối chiếu với số tiền TTVT chuyển hàng cách giảm 5% số tiền cước khách hàng nộp qua thẻ VTQN cần giao tiêu thu cước cụ thể cho trung tâm ATM, qua ñiện thoại nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ hàng tháng cần tiến hành so sánh số liệu cước thực tế thu tốn với tiêu thu cước ñã giao Đối với TTVT có tỷ lệ thu cước thấp 3.2.3.2 Tăng cường kiểm sốt văn phịng VTQN so với tiêu giao, phận tra VTQN phải trực tiếp xuống * Tăng cường kiểm sốt cơng tác tính cước trung tâm kiểm tra lập Biên tra tình hình thu, nộp cước Cài ñặt phần mềm cập nhật danh bạ phần mềm xử lý biến TTVT có xác nhận hai bên để làm xử lý Cuối tháng, động, phần mềm tính cước ñồng thời thực kết nối thông tin phận tra lập Báo cáo tra tình hình thu, nộp cước trung tâm viễn thơng VTQN thơng qua máy chủ để thuận tiện TTVT gửi cho giám ñốc VTQN ñể kịp thời xử lý trường hợp cho việc truy cập liệu nhằm hạn chế sai sót ñảm sai phạm có phương án ñạo liệt công tác bảo cho công tác tính cước kịp thời, xác thu cước TTVT 23 24 3.2.3.3 Tăng cường kiểm sốt việc thực sách KẾT LUẬN tiêu thụ Trước xu hội nhập phát triển kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam cần phải trọng công tác quản lý doanh nghiệp Đơn vị nên thể số tiền chiết khấu hóa đơn Trong nhằm ñảm bảo hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ñạt trường hợp khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ tổng số tiền cước hiệu cao, tăng cường sức cạnh tranh bước khẳng ñịnh vị dịch vụ ñạt ñược mức hưởng chiết khấu, đơn vị lập lĩnh vực Để làm điều ñó, doanh thêm Phiếu nhận tiền chiết khấu nghiệp cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm đảm bảo xác thơng tin tài doanh thu, chi Để tránh trường hợp ñơn vị không thu hồi ñược hàng tặng phí…làm để đưa định kinh doanh hợp lý Chính khuyến khách hàng khơng sử dụng dịch vụ cam kết, đơn kiểm soát nội ngày trở nên quan trọng thiếu vị nên yêu cầu khách hàng ñặt cược 50% giá trị hàng khuyến công tác quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp ký vào Biên nhận hàng khuyến Việt Nam chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành hệ thống kiểm sốt nội Cơng tác Để tránh trường hợp hộ gia đình ñược khuyến kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào nhiều lần, khách hàng ñược gắn mã số riêng biệt Mã số kinh tế - tài Đây ñiểm yếu mà doanh số phải gắn với thông tin hộ khách hàng nghiệp cần khắc phục ñể nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào Mã số ñược cấp cho khách hàng sống với khách kinh tế tồn cầu hàng khách hàng hủy bỏ hợp ñồng sử dụng dịch vụ Trong chế thị trường cạnh tranh ngày gây gắt với ñơn vị phát triển nhanh chóng cơng nghệ lĩnh vực kinh doanh 3.3 Một số kiến nghị ñể thực giải pháp viễn thơng, để đứng vững khẳng ñịnh vị thị trường việc nhanh chóng thay ñổi chiến lược phát triển tăng 3.3.1 Đối với Nhà nước cường công tác quản lý việc làm cần thiết doanh nghiệp Nhà nước cần khuyến khích hình thành tập đồn tổng cơng viễn thơng Nhận thực tầm quan trọng đó, luận văn ty viễn thơng mạnh Ban hành sách cải cách giá cước, cho ñi sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ tìm giải phép tất nhà khai thác tự chủ xây dựng ban hành giá cước pháp ñể tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng dựa quan hệ cung cầu hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi Trong khuôn khổ phạm vi thị trường mục đích nghiên cứu, luận văn ñã giải vấn ñề sau: 3.3.2 Đối với Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam Tập đồn Bưu viễn thơng cần xây dựng phương án giá cước thích hợp, ban hành qui định cụ thể sách khuyến nhằm đảm bảo tính hiệu chương trình khuyến 25 Thứ nhất, luận văn trình bày lý luận kiểm sốt nội đồng thời hệ thống làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Bên cạnh đó, luận văn nêu bậc ñặc ñiểm khác biệt hoạt ñộng sản xuất kinh doanh viễn thơng ảnh hưởng đến kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thơng Thứ hai, luận văn sâu nghiên cứu, phân tích thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền VTQN từ đánh giá rõ hạn chế cịn tồn kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền đơn vị cần phải ñược khắc phục Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi, luận văn ñã ñưa ñược giải pháp tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền VTQN Những giải pháp tăng cường kiểm sốt mà luận văn đưa áp dụng cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi nhằm nâng cao chất lượng cơng tác quản lý đảm bảo cho hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñơn vị ñạt hiệu cao