CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG
Khái quát về công tác bán hàng và thu tiền khách hàng
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng trong các công ty thương mại
1.1.1.1 Khái niệm bán hàng và tầm quan trọng của kế toán bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua quá trình bán hàng mà các giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện.
Trong kinh tế, chu trình kinh doanh là sự luân chuyển của Hàng – Tiền - Hàng và bán hàng là sự chuyển đổi từ trạng thái hàng hóa (vật chất) sang trạng thái tiền tệ. Đặc điểm Đặc điểm chính của quá trình bán hàng là có sự trao đổi và thỏa thuận giữa hai bên mua và bán.
Quá trình bán hàng được hoàn thành khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua đồng thời người bán có được quyền thu tiền người mua Khoản tiền thu được tính trên giá bán không có thuế được gọi là doanh thu bán hàng và doanh thu bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của kế toán bán hàng
Bán hàng là một hoạt động mà bất kì doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm hàng đầu doanh nghiệp có tìm được lợi nhuận (mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng tới) hay không là phụ thuộc chủ yếu vào kết quả bán hàng
Trong nền kinh tế nhiều khó khăn và cạnh tranh gay gắt như hiện nay để quản lí hoạt động kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải biết sử dụng kế toán như một công cụ quan trọng và không thể thiếu được Đặc biệt để quản lí tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa thì kế toán bán hàng phải phát huy tốt vai trò chức năng của nó, cần phải tổ chức công tác này một cách khoa học, hợp lí và thường xuyên được hoàn thiện để phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh khác nhau của công ty.
Tóm lại, tổ chức chặt chẻ ở công tác kế toán bán hàng luôn luôn là điều hết sức cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh và muốn thu được lợi nhuận
1.1.1.1 Tổ chức kế toán trong công tác bán hàng
Theo Quyết định số 15/2006; 48/2006 và các thông tư 244/2009/TT-BTC ;
206/2009/TT-BTC; 106/2008/TT-BTC của Bộ Tài Chính doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ, sổ sách kế toán trong công tác bán hàng như sau:
Các tài khoản chủ yếu được sử dụng trong kế toán bán hàng là 156,157, 333,
Sơ lược các tài khoản như sau:
Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn Trị giá hàng hóa xuất kho để bán. mua hàng ( bao gồm các loại thuế không Chi phí thu mua phân bổ cho hàng được hoàn lại) hóa đã bán trong kì.
Chi phí mua hàng Giảm giá hàng mua, chiết khấu
Trị giá hàng bán bị trả lại thương mại được hưởng.
Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kì Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi ( nếu doanh nghiệp kiểm kê hàng tồn kho kiểm kê. theo phương pháp kiểm kê định kì Kết chuyển hàng tồn đầu kì ( nếu Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào DN sử dụng phương pháp kiểm kê hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư định kì).
Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 157_Hàng gửi đi bán
Trị giá hàng hóa đã gửi cho Trị giá hàng hóa được xác khách hàng hoặc đã cung cấp cho khách định là đã bán. hàng nhưng chưa xác định là đã bán
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 3331 Thuế GTGT đầu ra
Số thuế GTGT đã được khấu trừ trong kỳ Số thuế GTGT đầu ra và số thuế
Số thuế, phí, lệ phí và các khoản GTGT hàng nhập khẩu phải phải nộp, đã nộp vào Ngân sách Nhà nước; nộp;
Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải Số thuế, phí, lệ phí và các khoản khác nộp; phải nộp vào Ngân sách Nhà nước.
Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 632_Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng đã bán hoặc dự Hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phòng hoặc cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 511_ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+Số thuế TTĐB, thuế XNK hoặc Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa thuế GTGT theo phương pháp trực và cung cấp dịch vụ của doanh tiếp phải nộp tính trên doanh thu nghiệp. bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kì
+Trị giá khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết chuyển vào cuối kỳ.
+Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Tài khoản 512_Doanh thu nội bộ
+ Trị giá hàng bán trả lại, chiết khấu Tổng doanh thu nội bộ phát sinh thương mại, giảm giá hàng bán đã trong kỳ. chấp nhận trên khối lượng hàng hóa dịch vụ, sản phẩm đã tiêu thụ nội bộ trong kỳ.
+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nội bộ trong kỳ.
+ Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có
Khi bán hàng doanh nghiệp thường sử dụng những chứng từ sau:
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế GTGT
Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
1.1.1.2 Phương pháp tính giá xuất kho ( giá vốn hàng bán) Để xác định đúng kết quả kinh doanh trước tiên phải xác định đúng trị giá xuất kho của hàng hóa Tùy theo từng phương pháp khác nhau mà ta có những cách tính giá xuất kho khác nhau:
Phương pháp thực tế đích danh
Theo phương pháp này sản phẩm hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Khái quát về chứng từ kế toán
Căn cứ Điều 4 Khoản 7 Luật Kế Toán “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán”
1.2.2 Đặc điểm và phân loại Đặc điểm, tính chất
Chứng từ kế toán có các đặc điểm sau:
Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
Là căn cứ để kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ phát sinh, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của doanh nghiệp.
Là cơ sở để cơ quan nhà nước giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo có liên quan
Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn phong phú về nội dung có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung, công dụng….Để công tác kế toán được dễ dàng và thuận tiện ta cần phân loại chứng từ kế toán.
Theo địa điểm lập chứng từ, ta có 2 loại:
- Chứng từ bên trong ( chứng từ nội bộ ): là chứng từ do bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác thuộc doanh nghiệp lập Ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ do kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp nhưng do bên ngoài lập và chuyển đến. Chẳng hạn như giấy báo có, giấy báo nợ, hóa đơn của nhà cung cấp…
Theo trình tự lập có 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
- Chứng từ gốc ( chứng từ ban đầu): phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở của chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung giống nhau giúp giảm bớt khối lượng công việc tuy nhiên sử dụng chứng từ tổng hợp thì phải kèm theo chứng từ gốc thì mới hợp lệ.
Theo yêu cầu quản lý của nhà nước
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế giữa các pháp nhân với nhau hoặc có yêu cầu quản lí chặt chẽ Loại chứng từ này thường được phổ biến rộng rãi và được nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Chứng từ mang tính chất hướng dẫn: chỉ sử dụng trong nội bộ đơn vị của doanh nghiệp nên doanh nghiệp tự thiết kế sao cho phù hợp
Theo hình thức biểu hiện:
- Chứng từ thông thường: được lập bằng giấy và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
- Chứng từ điện tử: chứng từ kế toán được biểu hiện dưới dạng điện tử, được mã hóa và không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng.
Phân loại theo nội dung kinh tế
Dựa vào những chỉ tiêu kế toán khác nhau mà ta có những loại chứng từ thuộc những lĩnh vực khác nhau như:
- Chứng từ lao động và tiền lương
- Chứng từ hàng tồn kho
1.2.3 Tầm quan trọng của chứng từ kế toán
1.2.3.1 Trong công tác kế toán và quá trình kinh doanh của công ty
Chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công việc kế toán.
1.2.3.2 Trong công tác bán hàng
Bán hàng là một lĩnh vực trong kinh doanh nó có liên quan đến nhiều cá nhân, tổ chức và đặc biệt là cơ quan thuế Chính vì vậy lập chứng từ để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp cũng như là cơ sở để xác định nghĩa vụ với nhà nước Đồng thời khi có sai sót cần phải chịu trách nhiệm trước pháp luật ta cũng dùng chứng từ là căn cứ.
1.3 Quy trình chung và một số điểm cần lưu ý khi lập, luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán được lập hoặc thu nhận từ bên ngoài, sau đó chuyển đến bộ phận kế toán của đơn vị có liên quan, nó sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán, cuối cùng thì sẽ lưu trữ và bảo quản Sau khi hết thời hạn lưu trử theo quy định sẽ tiến hành hủy chứng từ Các bước cơ bản trong quy trình chung được tóm tắt như sau:
B1: Lập, tiếp nhận, xử lý.
B2: Kế toán viên, kế toán trưởng ký duyệt hoặc trình giám đốc ký.
B3: Phân loại, sắp xếp, định khoản, ghi sổ.
B4: Lưu trử bảo quản chứng từ.
Một số điểm cần lưu ý khi lập và luân chuyển chứng từ:
Lập rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo nội dung trên mẫu in.
Khi viết phải dùng bút mực, số và chử viết phải liên tục không được ngắt quảng, phải gạch chéo các phần còn trống.
Không viết tắt, không tẩy xóa, không chỉnh sửa Khi viết sai gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Đối với chứng từ liên quan đến tiền khi sai cần phải hủy bằng cách gạch chéo và không xé ra khỏi cuốn.
Lập đầy đủ theo đúng số liên quy định Nội dung giữa các liên phải giống nhau Lập để giao dịch với bên ngoài cần phải có con dấu của đơn vị.
Nếu là chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trử theo quy định của từng trường hợp cụ thể.
Cần phải kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và hợp pháp của chứng từ trước khi ghi sổ hay chuyển cho đơn vị, cơ quan khác Nếu có sai sót thì người kiểm tra phải trả lại và yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Chứng từ kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trử.
Chứng từ lưu trử phải là bản chính Thời hạn lưu trữ thông thường là mười hai tháng ngoại trừ:
- Chứng từ có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, quốc phòng phải lưu trử vĩnh viễn.
- Tối thiểu mười năm đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
- Tối thiểu năm năm đối với những chứng từ làm tài liệu kế toán cho quản lí, điều hành của đơn vị.
1.4 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi )
Trực tiếp : Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Gián tiếp : Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…
Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX –HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Quy trình bán hàng và lập luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Theo ISO 22000, một quy trình bán hàng bao gồm các bước sau:
Doanh nghiệp có thể giới thiệu hàng hóa của mình bằng hình thức trực tiếp ( đến tại nơi khách hàng ở) hoặc gián tiếp (qua báo đài, internet, tờ rơi )
Trực tiếp : Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
Gián tiếp : Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…
Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX –HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán.
B3 Ký hợp đồng mua bán
Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau:
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán
Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua
Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán
Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện.
Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin.
Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký người viết hóa đơn, phụ trách đơn vị ký và đóng dấu.
B6 Giao nhận vận chuyển hàng hóa
B7 Ký nhận giao chứng từ, tiền
1.4.2 Các chứng từ được sử dụng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
Sơ lược về các chứng từ được sử dụng trong công tác bán hàng
Hợp đồng mua bán: lập dựa trên quy định của pháp luật như Luật
Thương Mại 2005, Luật Dân Sự 2005…và nhu cầu của hai bên Nhằm đảm bảo quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhau.
Bảng kê mua hàng, phiếu đề xuất nội bộ, phiếu xuất kho: Đây là những chứng từ nội bộ do công ty tự thiết kế sao cho phù hợp với công ty mình. Những chứng từ này là cơ sở để khách hàng đối chiếu xác nhận, tránh gian lận gây tổn thất cho công ty.
Hóa đơn GTGT: Đây là chứng từ bắt buộc mà bất cứ DN nào dù lớn hay nhỏ cũng phải có Chủ yếu phục vụ cho mục đích mang tính chất pháp lý và làm cơ sở để ghi nhận doanh thu.
Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong xử lý thủ công hay bán thủ công.- Lưu đồ xử lý chứng từ được sử dụng để theo dõi quá trình lưu chuyển chứng từ trong một đơn vị, đó là mô tả quá trình từ lúc chứng từ được tạo lập bởi một cá nhân, phòng ban đến cuối quá trình sau khi chúng được xử lý
Dưới đây là lưu đồ chứng từ của một quá trình bán hàng :
Sơ đồ 1.4 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàngP.KINH DOANH P GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KHO
BỘ PHẬN GIAO HÀNG P KẾ TOÁN
Kiểm tra và lập phiếu ĐXVT
PHIẾU ĐXVT 1 đã duyệt chiếu, Đối PXKlập
- GTGT: giá trị gia tăng
- ĐXVT: đề xuất vật tư
Quy trình thu tiền khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác phải thu khách hàng
Quy trình thu tiền thông thường bao gồm các bước sau:
Giao hàng và giao cho
- Bước 1: Bộ phận kế toán hoặc nhân viên bán hàng tiếp nhận chứng từ thanh toán ( hóa đơn, hợp đồng…) từ khách hàng.
- Bước 2: Kế toán tiền mặt ( kế toán ngân hàng) kiểm tra, đối chiếu các chứng từ xem có, chính xác hợp lệ hay không Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt.
- Bước 3: Kế toán trưởng xét duyệt sau đó chuyển lại cho kế toán.
Thu tiền mặt trực tiếp: kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên Liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu thông nội bộ và để làm căn cứ ghi sổ.
Thu qua ngân hàng: kế toán lập ủy nhiệm thu theo mẫu có sẳn gồm 3 liên tương tự như phiếu thu
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng kí duyệt.
- Bước 5: Thực hiện thu tiền: Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ : Khi nhận được Phiếu thu (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc Thủ quỹ phải:
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu so với chứng từ gốc.
- Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung trên chứng từ.
- Kiểm tra ngày, tháng trên phiếu thu và chử kí của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác trước khi nhập quỹ.
- Cho người nộp tiền kí tên vào phiếu thu.
- Thủ quỹ kí tên và giao cho khách hàng liên 2.
- Chuyển 2 liên còn lại cho kế toán. Đối với thu tiền qua ngân hàng : Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng Sau khi khách hàng thanh toán xong sẽ nhận Giấy Báo Có từ ngân hàng và dùng làm căn cừ ghi sổ.
Sơ đồ 1.5 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình thu tiền khách hàng
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ
CTTT: Chứng từ thanh toán
TIỀN THU GHI VÀ SỖ
TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Giới thiệu khát quát về Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên và lịch sử hình thành, phát triển của Công Ty
TNHH Gas Thuận Phát Đặc điểm tự nhiên
Công ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ chủ yếu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long và một số tỉnh lân cận như Trà Vinh, Cần Thơ, Tiền Giang… Công ty phục vụ dân dụng và đại lí, giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Địa chỉ: Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long
Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh gas, bếp gas, các phụ kiện về gas, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống gas công nghiệp.
Vốn điều lệ: 1000,000,000đ Người thành lập công ty là ông Mạch Quốc Toàn Hiện ông là Giám Đốc và là người đại diện hợp pháp của công ty.
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Doanh nghiệp Gas Thuận Phát được thành lập vào ngày 24 tháng 3 năm
2005 tại Tổ 1, Quốc lộ 1A, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ở dạng cửa hàng với quy mô nhỏ lẽ chỉ bán gas, đổi gas, sửa chữa thiết bị gas là chính Sau đó nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc đăng ký kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động ngày 29 tháng 4 năm 2006 doanh nghiệp gas Thuận Phát được cấp phép kinh doanh và đổi tên thành Công ty TNHH Gas Thuận Phát.
Khi còn là cửa hàng nhỏ Thuận Phát đã tạo được lòng tin và uy tín đối với khách hàng Đồng thời với đầu óc kinh doanh nhạy bén và sự đoàn kết của toàn thể nhân viên trong công ty mà quy mô kinh doanh cuả Thuận Phát ngày càng lớn. Ngày càng có nhiều khách hàng mới với những hợp đồng kinh doanh có giá trị lớn.
Do nhu cầu của khách hàng các mặt hàng của công ty của ngày càng phong phú và chất lượng hơn Hiện nay công ty đang hoạt động khá hiệu quả và đang mở rộng quy mô kinh doanh cũng như tìm kiếm các thị trường tiêu thụ mới cho mặt hàng của mình, song song đó công ty cũng từng bước nâng cao chất lượng phục vụ của mình với nhiều chương trình khuyến mãi, giảm giá…
2.1.2 Tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Mô hình Công Ty Gas Thuận Phát là mô hình đơn giản Đứng đầu là Giám Đốc, kế đến là Phó Giám Đốc điều hành các bộ phận chịu trách nhiệm chính đối với hoạt động kinh doanh của công ty, là người đại diện cho mọi nghĩa vụ và quyền lợi của công ty trước pháp luật.
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
PHÒNG KẾ PHÒNG KINH TOÁN
2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đi thương thuyết và kí hợp đồng cho công ty, quyết định giám sát mọi hoạt động trong công ty, là người phân công trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên, đưa ra các định hướng phát triển cho công ty.
Phó Giám Đốc: là người chỉ dưới quyền Giám Đốc, có thể thay mặt Giám Đốc về tư cách pháp nhân và được sự ủy quyền của Giám Đốc giải quyết các hoạt động trong công ty.
Nhân viên kế toán: Giúp Giám Đốc kiểm tra mọi hoạt động thu chi theo dõi công nợ, theo dõi xuất-nhập-tồn hàng hóa và báo cáo thuế cho công ty.
Nhân viên kinh doanh: tiếp khách hàng và nhận đơn đặt hàng, điện thoại đặt hàng.
Nhân viên giao hàng: giao hàng cho khách hàng.
Thủ kho: kiểm kê kho, theo dõi nhập-xuất-tồn hàng ngày kiểm tra chất lượng hàng nhập, xuất…
Thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền và kiểm kê quỹ hằng ngày.
Công Ty TNHH Gas Thuận Phát hoạt động với mô hình khép kín, bao gồm
20 nhân sự: 01 Giám Đốc, 01 Phó Giám Đốc, 01 Nhân viên kế toán, 01 Nhân viên kinh doanh, 01 Thủ Quỹ và 15 Nhân viên giao hàng Hầu hết các nhân viên trong công ty đều có kinh nghiệm làm việc lâu năm và gắn bó mật thiết với công ty.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Hình thức sổ kế toán Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, công ty phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán hiện có Xây dựng hệ thống kế toán đầy đủ chinh xác sẽ nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Hiện nay, hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là Nhật Ký Chung Theo quyển 2 trong cuốn Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính “ Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật Ký, mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó, lấy số liệu trên các sổ Nhật Ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh”.
Trình tự ghi sổ kế toán được thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng, cuối kì : Đối chiếu, kiểm tra NKĐB : Nhật kí đặc biệt
THCT : Tổng hợp chi tiết
CĐPS : Cân đối phát sinh
2.1.4.2 Hệ thống các chứng từ và tài khoản sử dụng
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Hệ thống các chứng từ:
Do quy mô công ty tương đối nhỏ và chỉ hoạt động mua bán bình thường nên số lượng chứng từ phát sinh tương đối ít, bao gồm:
Hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng trong công ty là một mô hình phân loại các đối tượng kế toán được Nhà nước quy định để thực hiện việc xử lí thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp và kiểm tra. Hiện công ty đang có sử dụng các tài khoản sau:
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 133: Thuế GTGT đầu vào
TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 531: Hàng bán bị trả lại
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 6421: Chi phí bán hàng
TK6422: Chi phí quản lí doanh nghiệp
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
2.1.4.3 Các chế độ, phương pháp kế toán đang được áp dụng tại công ty Chế độ kế toán
Hiện nay, công ty đang sử dụng chế độ kế toán dành cho DN vừa và nhỏ Kế toán viên được trang bị kiến thức cơ bản về các chế độ và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Luôn cập nhật thông tin về những thay đổi bổ sung các chế độ, chuẩn mực kế toán Chế độ tài khoản, chứng từ và sổ sách của công ty theo QĐ số 48/2006 của BTC ban hành ngày 14/9/2006.
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho: nhập trước xuất trước
Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
Công thức tính giá vốn: là doanh nghiệp thương mại công ty tính giá vốn theo công thức sau
Giá vốn hàng bán= Giá trị hàng mua+chi phí mua hàng-giảm trừ hàng mua( nếu có)
Công thức tính giá bán:
Giá bán= giá vốn+ lợi nhuận dự tính
2.1.4.4 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán tại công ty Để giảm tải khối lượng công việc cũng như đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng của các báo cáo kế toán công ty sử dụng phần mềm kế toán Unesco Unesco là một phần mềm đơn giản với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng với giúp xử lí nhanh các nghiệp vụ kế toán như kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư, kế toán TSCĐ, kế toán công nợ… Unesco là phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động với quy mô vừa và nhỏ.
Hình 2.1 Giao diện của phần mềm kế toán UNESCO
2.1.5 Kết quả kinh doanh trong 3 năm ( 2010-2012)
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn (2010 – 2012)
(Nguồn số liệu từ phòng kế toán) Đơn vị tính:VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74
2 Các khoản giảm trừ DT - - - - - - -
3 DT thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.512.775.531 10.152.397.841 12.055.357.448 1.639.622.310 19,26 1.902.959.607 18,74
5 Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.980.694.996 2.171.222.736 2.383.215.091 190.527.740 9,62 211.992.355 9,76
6 DT hoạt động tài chính - - - - - - -
-Bao gồm: Chi phí lãi vay
8 Chi phí quản lý kinh doanh 825.606.592 892.961.101 890.359.238 67.354.509 8,16 -2.601.863 -0,29
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.155.088.404 1.278.261.635 1.492.855.853 123.173.231 10,66 214.594.218 16,79
14 Chi phí thuế TNDN hiện hành 288.772.101 319.565.409 373.213.963 30.793.308 10,66 53.648.555 16,79
15 Lợi nhuận sau thuế TNDN 866.316.303 958.696.226 1.119.641.890 92.379.923 10,66 160.945.664 16,79
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên, ta thấy những năm gần đây công ty kinh doanh khá hiệu quả Mặc dù lợi nhuận không cao nhưng trong nền kinh tế thị trường nhiều cạnh tranh và khó khăn khoảng lợi nhuận này là tương đối tốt
So sánh về số liệu và tốc độ tăng của doanh thu và chi phí ta thấy:
Doanh thu của công ty qua 3 năm tăng lên đáng kể, năm 2010 là
Thực trạng công tác bán hàng và quy trình lập, luân chuyển chứng từ
2.2.1 Khái quát về công tác bán hàng tại Công ty TNHH Gas Thuận
Phát 2.2.1.1 Sơ lược các mặt hàng của công ty
Các mặt hàng của công ty đa dạng về chủng loại, mẫu mã và luôn cập nhật các mặt hàng kiểu dáng mới nhất trên thị trường để khách hàng có thể chọn cho mình sản phẩm ưng ý nhất.
Bảng 2.2 Các sản phẩm đang được bán tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát
GIÁ CẢ( theo giá bán buôn) Nghìn đồng/bình
Bếp gas Mini nhiều loại 150-300
( Nguồn số liệu từ Phòng kinh doanh)Tuy công ty có nhiều mặt hàng nhưng mặt hàng chiến lược là bình gas, còn các mặt hàng còn lại ( bếp gas, đồ nhôm, phụ kiện) chỉ bán kèm theo yêu cầu của khách hàng thường không có lợi nhuận từ những mặt hàng này Ngoài ra, công ty còn nhận lắp đặt, sửa chữa, bảo trì hệ thống gas…
2.2.1.2 Phạm vi bán hàng và thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Thuận Phát đã thành lập nhiều năm vì vậy lượng khách hàng nhiều và phạm vi bán hàng khá rộng lớn
Do công ty luôn đặt mục tiêu chất lượng lên hàng đầu cũng như phục vụ khách hàng tận tình, giá cả phải chăng nên uy tín của công ty ngày càng cao, phạm vi bán hàng ngày càng mở rộng Hiện tại hầu hết các tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long như Trà Vinh, Tiền Giang, Hậu Giang, Bạc Liêu, Sóc Trăng… đều có khách hàng thân thiết của Thuận Phát.
Thời điểm xác định hàng tiêu thụ
Các mặt hàng được xác định là đã tiêu thụ khi khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng Khi đó kế toán mới ghi nhận doanh thu bán hàng. Ngược lại kế toán ghi nhận vào tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”.
2.2.1.3 Phương thức bán hàng và cách xác định giá bán
Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng sau:
Với số lượng hàng hóa lớn đòi hỏi phải có một hợp đồng mua bán hàng hóa rõ ràng và cụ thể để đảm bảo nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên Khách hàng đến công ty đặt hàng sau đó tiến hành thỏa thuận và kí hợp đồng tại Phòng Giám Đốc cùng với Giám Đốc, Phó Giám Đốc.
Bán lẽ là bán hàng với số lượng ít khách hàng có thể gọi điện thoại hoặc đến trực tiếp công ty để đặt hàng Với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ như Thuận Phát thì phương thức bán hàng này đem lại doanh thu cao hơn cho công ty vì khách hàng của công ty phần lớn là các cửa hàng và doanh nghiệp gas
Với phương thức này công ty chỉ kí hợp đồng mua bán một lần và thời hạn 5 năm với chủ cửa hàng.
2.2.2 Quy trình bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng 2.2.2.1 Quy trình bán hàng ( theo hình thức bán buôn)
Quy trình bán hàng của công ty bao gồm các bước chính như sau:
B1 : Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho Giám Đốc xét duyệt và tiến hành lập hợp đồng tại phòng Giám Đốc Hợp đồng được lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng và một bản chuyển cho phòng
Kế Toán để lưu trữ Đồng thời, giám đốc chuyển đơn đặt hàng cho kế toán để lập hóa đơn.
Kế toán sau khi nhận được hợp đồng và đơn đặt hàng tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên, liên 1 lưu tại cùi và giao liên 2, 3 cho thủ kho Hợp đồng lưu lại tại phòng kế toán.
Căn cứ vào hóa đơn thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho thành 2 liên và cho xuất kho hàng hóa Sau đó ghi lại trên Excel đẻ theo dõi.
Bộ phận giao hàng nhận phiếu xuất kho và hóa đơn tiến hành chất hàng lên xe dưới sự kiểm tra của thủ kho Sau khi giao hàng cho khách hàng nhân viên giao hàng đưa 2 phiếu xuất kho và 2 hóa đơn cho khách hàng kí Khách hàng sẽ giữ một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 2 Còn một phiếu xuất kho và hóa đơn liên 3 đem về giao lại cho phòng kế toán để ghi sổ, lưu trử và làm căn cứ pháp lí khi cần thiết
2.2.2.2 Các chứng từ kế toán bán hàng sử dụng tại công ty
Trong bán hàng thường công ty sử dụng các chứng từ: hợp đồng, hóa đơnGTGT, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho Riêng những trường hợp nếu khách hàng có yêu cầu thêm chứng từ khác như phiếu giao hàng hay biên bản giao nhận gas… thì chứng từ đó mới được lập theo yêu cầu.
CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748
STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P
Họ tên người mua hàng:……… Tên đơn vị:………
Mã số thuế:……… Địa chỉ:……… Hình thức thanh toán:……… Số tài khoản:……… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT:………% Tiền thuế GTGT:………
Tổng cộng tiền thanh toán:………
Số tiền viết bằng chữ:………
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Số Hóa Đơn: 0000000 Khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại:
A TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ
Người giao Người lập phiếu Người nhận
2.2.2.3Cách lập và luân chuyển một số chứng từ trong bán hàng
Là chứng từ dùng để quản lí nghiệp vụ bán hàng và là cơ sở để xác định doanh thu bán hàng.
Căn cứ theo quy định của pháp luật tất cả các nghiệp vụ bán hàng của Thuận Phát đều có lập hóa đơn trừ những trường hợp trị giá của hàng hóa đó thấp dưới 50.000 đồng ( val, dây…) mà khách hàng không yêu cầu lập hóa đơn.
Hóa đơn GTGT do kế toán lập bao gồm 3 liên:
- Liên 1 ( màu tí m): Lưu tại cuốn
- Liên 2 ( màu đỏ): Giao cho khách hàng
- Liên 3 ( màu xanh ): Lưu thông nội bộ
Khi lập kế toán kê giấy than viết một lần cho 3 liên và viết trên liên một của mẫu in sẳn các nội dung sau:
- Họ, tên người mua hàng
- Tên đơn vị, mã số thuế ( nếu có )
- Hình thức thanh toán: thông thường ghi TM/CK ( tiền mặt/ chuyển khoản) do không xác định được khách hàng sẽ trả tiền mặt hay chuyển khoản
- STT, tên hàng, số lượng, đơn giá ( chưa thuế), thành tiền ( đơn giá chưa thuế*số lượng)
- Cộng tiền hàng: tổng số tiền chưa thuế của hàng hóa
- Tiền thuế GTGT: số tiền thuế cần phải nộp cho lần bán hàng này
- Tổng tiền thanh toán: cộng tiền hàng+tiền thuế GTGT
Sau đó kế toán kí tên lên liên 1 và giám đốc kí tên, đóng dấu lên liên 2 để hoàn thành hóa đơn
Lập phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng đã xuất kho , làm căn cứ để tính tổng giá thành Tại Thuận Phát phiếu xuất kho còn là giấy xác nhận của khách hàng về việc đã nhận hàng hằm tránh gian lận gây mất mát cho công ty Số phiếu xuất kho là số hóa đơn kèm theo khi giao hàng.
Phiếu xuất kho do thủ kho lập và lưu tại phòng kế toán sau khi thủ kho đã ghi nhận trên Ecxel và kế toán đã ghi sổ kế toán.
Khi lập phiếu xuất kho kế toán ghi:
- Tên, địa chỉ công ty
- Tên, địa chỉ người nhận
- Stt, tên hàng, số lượng, đơn giá ( đã có thuế), thành tiền (số lượng * đơn giá )
- Cột nợ vỏ: do thủ kho ghi theo số liệu mà thủ kho theo dõi để khách hàng đối chiếu Nợ cũ do thủ kho ghi theo số liệu phòng kế toán chuyển sang.
- Cột trả vỏ, thanh toán, còn lại: do khách hàng ghi
Phiếu xuất kho chỉ có giá trị khi có đầy đủ chử kí của người giao, người nhận và người lập phiếu.
Lưu đồ chứng từ thể hiên trình tự luân chuyển hóa đơn và phiếu xuất kho
Sơ đồ dưới đây thể hiện quy trình bán hàng nên bao gồm trình tự luân chuyển của hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho.
Sơ đồ 2.3 Lưu đồ chứng từ mô tả quy trình bán hàng
P GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN KHO BPGH
Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng và quy trình lập, luân chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
chuyển một số chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
2.3.1 Thực trạng công tác kế toán thu tiền khách hàng tại Công Ty
TNHH Gas Thuận Phát 2.3.1.1 Đặc điểm
Lập và kí hợp đồng
HĐ GTGT phiếu Lập xuất kho
Khi bán hàng công ty thường yêu cầu khách hàng trả tiền ngay sau khi giao hàng hoặc chuyển khỏan sau một tuần tính từ ngày công ty giao hàng cho khách hàng.
Tuy nhiên đối với những khách hàng thân thiết, công ty thường cho nợ lại 50% hoặc 100% tiền hàng Do công ty có nhiều khách hàng thân thiết nên khoản nợ phải thu hiện tại của công ty tương đối lớn Như vậy rất khó khăn cho việc xoay chuyển vốn.
2.3.1.2 Phương thức thanh toán của khách hàng
Công ty thu tiền qua hai hình thức chủ yếu sau:
Thu tiền mặt trực tiếp ngay sau khi giao hàng
Thu tiền qua ngân hàng Sacombank Đối với những khách hàng quen thuộc công ty có thể cho họ nợ lại một nữa hoặc toàn bộ tiền hàng với điều kiện có đầy đủ giấy tờ, hóa đơn hợp lệ Nhờ phương thức thanh toán tiền hàng nhanh chóng cũng như chính sách ưu đãi của công ty nên danh sách khách hàng quen thuộc của công ty ngày càng dài hơn.
2.3.1.3 Cách theo dỏi nợ phải thu tại công ty
Tại Thuận Phát kế toán theo dõi nợ phải thu theo hình thức theo dõi chi tiết tổng số dư:
Theo dõi chi tiết nợ phải thu theo từng khách hàng và từng lần thanh toán.
Theo dõi chi tiết thanh toán trên từng chứng từ
Cung cấp thông tin chi tiết, công nợ theo chứng từ theo tuổi nợ
Hạn chế của phương pháp theo dõi này là khối lượng công việc quá nhiều.
2.3.2 Quy trình thu tiền khách hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng 2.3.2.1 Quy trình thu tiền khách hàng
Trong quy trình thu tiền có 3 hoạt động chính sau:
Xác nhận nội dung thu tiền
Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn và đối chiếu Sau đó nhận tiền và lập phiếu thu gồm 2 liên
Liên 2: giao cho khách hàng
Thủ quỹ nhận tiền của khách hàng đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu Sau đó đưa khách hàng kí xác nhận Cuối cùng kế toán ghi vào sổ quỹ.
Ghi nhận và theo dõi
Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm và ghi sổ cái TK
111 đồng thời ghi vào Sổ Nhật Kí Chung Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán.
2.3.2.2 Lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
Ta có mẫu phiếu thu như sau: Đơn vi:………
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nôp tiền: Địa chỉ:
Số tiền: (Viết bằng chữ):
Kèm theo: Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Lập phiếu thu là để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để kế toán ghi sổ Cũng như hóa đơn GTGT phiếu thu là chứng từ có giá trị pháp lí quan trọng.
Khi lập phiếu thu thủ quỹ ghi như sau:
+ Đơn vị, bộ phận: Công ty TNHH Gas Thuận Phát
+ Ghi đầy đủ vào các dòng:
Họ và tên người nộp tiền
Địa chỉ: địa chỉ người nộp tiền
Số tiền: số tiền bằng chử và bằng số phải khớp nhau và khớp với hóa đơn.
Chứng từ kèm theo: thường là hóa đơn
Phiếu thu hợp lệ là phiếu thu có chử kí của Giám đốc, thủ quỹ, người nộp tiền và con dấu của công ty.
+ Sau khi thủ quỹ kiểm tiền và ghi vào dòng “ Đã nhận đủ số tiền”
- Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của phiếu thu.
Sơ đồ 2.4 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự lập và luân chuyển phiếu thu
Kiểm tra, đối chiếu và lập phiếu thu
Ghi sổ cái và sổ nhật chungkí
2.3.2.3 Quy trình thu tiền qua ngân hàng và theo dõi nợ phải thu Quy trình thu tiền qua ngân hàng
Quy trình thu tiền qua ngân hàng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát khá đơn giản: Sau khi giao hàng nhận được thông tin trả tiền từ khách hàng , kế toán tiến hành theo dõi cho đến khi nhận được Giấy Báo Có từ Ngân hàng thì căn cứ vào hóa đơn GTGT và Giấy Báo Có tiến hành ghi sổ Nhật kí Chung, sổ Quỹ, Sổ Cái TK 112 và trừ nợ cho khách hàng.
Quy trình theo dõi nợ phải thu
Hằng ngày kế toán nhập vào máy tính theo dõi chi tiết công nợ từng khách hàng Số nợ cũ sẽ được ghi vào phiếu xuất kho kèm theo khi bán hàng để khách hàng đối chiếu và xác nhận.
Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh
Đến ngày 29/2/2013, theo số liệu từ thủ kho, kho của Công ty còn tồn những mặt hàng sau:
Bảng 2.3 Đơn giá nhập của hàng tồn kho tháng 2/2013
( Nguồn số liệu từ Phòng Kế Toán)
TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ NHẬP petimex 305 299.000
Sài Gòn Gas, Vinas Gas 90 315.000
Trong tháng 3/2013 tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát có các nghiệp vụ bán hàng và phải thu khách hàng sau: ( trích một số nghiệp vụ)
Ngày 1/3, bán hàng qua điện thoại DNTN Lãm ở Trung Hiếu, Vũng Liêm 30 bình ELF Gas 12 kg, giá bán 342.000Đ/ bình (đã bao gồm thuế GTGT), thuế 10% Khách hàng thanh toán ngay Căn cứ hóa đơn số 0001051, Phiếu thu PT 00185 và Phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi:
Có TK 33311 932.728 Đồng thời ghi:
Ngày 2/3 bán hàng theo đơn đặt hàng số 0145 của Cửa hàng Gas Phương, tại
Sa Đéc, Đồng Tháp số lượng tổng cộng 65 bình, bao gồm 30 bình petimex,
20 Gia Đình Gas và 15 bình Vinas Gas Giá bán có thuế là 310.000đ/bình petimex, 322.000đ/bình Gia Đình Gas và 320.000đ/bình Vinas Gas.Tiền hàng chưa thanh toán Căn cứ HĐ 0001058 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi:
Có TK 33311 1.867.273 Đồng thời ghi:
Đến ngày 3/3 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản tiền gas theo HĐ ngày 2/3 Công ty đã nhận được Giấy báo Có của Ngân hàng
Ngày 4/3 công ty giao hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván ở Đồng Tháp số lượng
13 bình Petimex, 2 bình SP, 5 bình Sài Gòn Gas và 10 bình Gia Đình Gas.Giá bán có thuế như sau: 312.000đ/bình petimex, 325.000đ/bình SP,320.000đ/ bình Sài Gòn, 322.000đ/ bình Gia Đình Gas Tiền hàng chưa thanh toán Căn cứ HĐ số 0001071 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi:
Có TK 33311 866.000 Đồng thời ghi:
Ngày 4/3 công ty nhập của Công ty MTV Khí Đốt Gia Đình số lượng 300 bình Gia Đình gas, giá mua chưa thuế 286.000, thuế suất 10% Căn cứ Hóa đơn mua hàng số 0003301 và phiếu nhập kho số 0202, kế toán ghi
Ngày 5/3 công ty bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy số lượng 150 bình Gia Đình Gas, Đơn giá có thuế 320.000đ/ bình Khách hàng chưa thanh toán Căn cứ HĐ 0001082 và phiếu xuất kho kèm theo, kế toán ghi:
Có TK 33311 4.363.637 Đồng thời ghi:
Ngày 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy thanh toán tiền hàng và trả lại 3 bình Gia Đình Gas không đúng qui cách Do mua hàng với số lượng lớn nên Công ty TNHH Gas Anh Thy được hưởng chiết khấu 4000/bình
Có TK 131 48.000.000 Đồng thời ghi
Chứng từ kế toán và Sổ sách kế toán
Chứng từ minh họa cho nghiệp vụ trên
Do cách lập và ghi chứng từ là giống nhau cho các nghiệp vụ xảy ra tương tự nhau nên chỉ phản ánh lên chứng từ cho nghiệp vụ 1 ở phần trên.
Nghiệp vụ 1: bao gồm các chứng từ là hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho và phiếu thu.
CÔNG TY TNHH GAS THUẬN PHÁT
Mã số thuế: 1 5 0 0 6 6 7 1 9 2 Địa chỉ: Tổ 1, ấp Phú Lợi, xã Song Phú, huyện Tam Bình, tỉnh Vĩnh Long Điện thoại: 070.3724.749 – Fax: 070.3724.748
STK: 0709983185906 tại NH TM CP Sài Gòn Thương Tín CN Vĩnh Long Email: mqtoan@gmail.com
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao cho người mua Ký hiệu: TP/11P
Họ tên người mua hàng:……… Tên đơn vị:……… DNTN Lãm………
Mã số thuế:……1500567994……… Địa chỉ:………Trung Hiếu, Vũng Liêm ……… Hình thức thanh toán:……TM……… Số tài khoản:……… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng:……… 9.327.272… Thuế suất GTGT:…10…% Tiền thuế GTGT:………932.728
Tổng cộng tiền thanh toán:………10.260.000…
Số tiền viết bằng chữ:…Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẳn………
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Qua ĐT
Số Hóa Đơn: 0001051 Khách hàng: DNTN Lãm Địa chỉ: Trung Hiếu, Vũng Liêm Điện thoại: 0703749949
T SL Đ.GÍA TIỀN NỢ VỎ TRẢ VỎ
Người giao Người lập phiếu Người nhận Đơn vi:……… Mẫu số: 01 - TT
Bộ phận:……… (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nôp tiền: DNTN Lãm……… Địa chỉ: Trung Hiếu, Vũng Liêm
Lý do nộp: Thu tiền bán gas
Số tiền: 10.260.000 (Viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng………
Kèm theo: HĐ 0001051 Chứng từ gốc.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng……… + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Công ty sử dụng hình thức Nhật Kí Chung, với các nghiệp vụ xảy ra như trên kế toán phản ánh vào các sổ:
Dưới đây phản ánh các nghiệp vụ xảy ra trên vào một số sổ như sau (chỉ trích tháng 3/2013): Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng3 năm 2013 Đvt: đồng
Ngày ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
SH Ngày CT Nợ Có
1/3 PT-00185 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111,
1/3 HĐ-0001051 1/3 Thuế GTGT phải nộp 111,
1/3 HĐ-0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 632,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
2/3 HĐ-0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 632,
3/3 HĐ-0001058 3/3 Cửa hàng Gas Phương trả tiền 112,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
4/3 HĐ-0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 632,
4/3 HĐ-0003301 4/3 Mua hàng của Công ty Khí Đốt Gia Đình
4/3 HĐ-0003301 4/3 Thuế GTGT được khấu trừ 133,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Thuế GTGT phải nộp 131,
5/3 HĐ-0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 632,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 521,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh Thy 111,
10/3 HĐ-0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156,
Cộng chuyển sang trang sau x x x 22.686.876.279 22.686.876.279
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang… Ngày… tháng… năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S05a-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng 3 năm 2013 Đvt: Đồng Ngày tháng ghi sổ
Thu Chi Thu Chi Tồn
1/3 1/3 111 Thu tiền bán hàng từ DNTN Lãm 10.260.000
3/3 3/3 112 Cửa hàng Gas Phương chuyển khoản thanh toán tiền hàng 20.540.000
10/3 10/3 111 Công ty TNHH Gas Anh Thy thanh toán tiền hàng 46.451.938
Thủ Quỹ Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001051 1/3 Bán hàng cho DNTN Lãm 111 9.327.272
0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 131 18.672.727
0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 131 8.660.000
0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 131 43.636.363
Cộng số phát sinh trong tháng 2.365.862.679
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang… Ngày… tháng… năm Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Nhật kí chung Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001051 1/3 Giá vốn hàng bán cho DNTN Lãm 156 10.050.000
0001058 2/3 Giá vốn hàng bán cho cửa hàng gas Phương 156 20.050.000
0001071 4/3 Giá vốn hàng bán cho Đại lí Gas Cầu Ván 156 9.240.000
0001082 5/3 Giá vốn hàng bán cho Công ty TNHH Gas Anh
0001082 10/3 Giảm giá vốn hàng bán 156
Cộng số phát sinh trong tháng 2.115.688.569 960.000
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang… Ngày… tháng… năm Đơn vị: Công ty TNHH Gas Thuận Phát Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: Tam Bình-Vĩnh Long (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Năm: Tháng 3 năm 2013 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng
Số hiệu tài khoản đối ứng
Số hiệu Ngày tháng Trang số Stt dòng Nợ Có
0001058 2/3 Bán hàng cho Cửa hàng Gas Phương 511 18.672.727
0001058 3/3 Cửa hàng gas Phương trả tiền 112 20.540.000
0001071 4/3 Bán hàng cho Đại lí Gas Cầu Ván 511 8.660.000
0001082 5/3 Bán hàng cho Công ty TNHH Gas Anh Thy 511 43.636.363
0001082 10/3 Công ty TNHH Gas Anh Thy trả lại hàng 531 872.727
0001082 10/3 Chiết khấu thương mại cho Công ty TNHH
0001082 10/3 Khoản thuế GTGT phải nộp được khấu trừ 33311 87.335
0001082 10/3 Số tiền thu được từ Công ty TNHH Gas Anh
Cộng số phát sinh trong tháng 598.512.889 475.652.158
Số dư cuối tháng cộng lũy kế từ đầu quý 376.200.761
Sổ này có….trang đánh số thứ tự từ trang số 01 đến trang….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc
NHẬN XÉT- KIẾN NGHỊ
Nhận xét chung
3.1.1 Về loại hình doanh nghiệp
Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên là doanh nghiệp trong đó thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào doanh nghiệp Thành viên của công ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên tối thiểu là hai và tối đa không vượt quá năm mươi Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Tuy nhiên, công ty trách nhiệm hữu hạn không được quyền phát hành cổ phiếu để huy động vốn. Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên phải có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc Công ty trách nhiệm hữu hạn có trên mười một thành viên phải có Ban kiểm soát.
Công ty trách nhiệm hữu hạn là loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất ở Việt nam hiện nay Những ưu, nhược điểm của loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Ưu điểm:
Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty chỉ trách nhiệm về các hoạt động của công ty trong phạm vi số vốn góp vào công ty nên ít gây rủi ro cho người góp vốn; Số lượng thành viên công ty trách nhiệm không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty không quá phức tạp; Chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty.
Việc huy động vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn bị hạn chế do không có quyền phát hành cổ phiếu.
3.1.2 Bộ máy tổ chức Ưu điểm:
Mô hình công ty đơn giản, dễ quản lí.
Do là công ty nhỏ nên Giám Đốc có thể kiểm soát tất cả hoạt động của Công ty từ đó đưa ra những quyết định chính xác để điều hành tốt Công ty giúp Công ty ngày càng phát triển hơn.
Nhân viên trong công ty có tinh thần trách nhiệm cao, siêng năng trong công việc và đặc biệt là đã được đào tạo và có kinh nghiệm về nghành nghề mình đang làm.
Thiếu nhân sự kế toán: Công ty chỉ có một nhân viên kế toán nhưng phải theo dõi và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong Công ty, theo dõi tất cả các khoản kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán lương, kế toán kho, kế toán thuế.
Thiếu nhân sự trong mãng bán hàng: Có thể nói trong một doanh nghiệp thương mại nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng là lực lượng chủ chốt nhưng tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát lực lượng này còn khá ít, gây khó khăn cho công tác bán hàng, thậm chí mất khách hàng do không kịp thời gian giao hàng theo yêu cầu của khách hàng.
Việc phân chia nhiệm vụ chưa rõ ràng, hợp lí.
Cơ sở vật chất của công ty không phù hợp với qui mô kinh doanh hiện tại, thậm chí một số hàng hóa khi nhập về chưa có đủ kho bảo quản có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Mặc dù công ty có quy mô nhỏ nhưng kinh doanh rất có hiệu quả do tận dụng tốt nguồn nhân lực, vật chất và nguồn vốn cũng như nhờ vào khả năng kinh doanh , am hiểu về mặt hàng kinh doanh mà Ban Giám Đốc luôn có những quyết định sáng suốt, luôn tìm tòi thay đổi phương pháp kinh doanh để thích ứng với thị trường
Theo bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh ở phần 1.5 ta thấy doanh thu hằng năm của công ty tăng bên cạnh đó là việc cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết nên lợi nhuận của công ty năm sau lại tăng hơn so với năm trước.
3.2 Nhận xét về công tác bán hàng và quá trình lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của Công ty
Gas hay còn gọi là khí dầu mỏ hóa lỏng ( LPG) đang được sử dụng như một mặt hàng thiết yếu giống như xăng, dầu, điện…Gas có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như:
Dân dụng: các hộ gia đình sử dụng LPG làm nhiên liệu, chất đốt trong sinh hoạt theo hình thức sử dụng bình gas 12kg.
Thương mại: Các khách sạn, nhà hàng, khu vui chơi,… sử dụng gas 45kg.
Tiêu thụ công nghiệp: Các nhà máy gốm, sứ, thủy tinh, gạch men, chế biến thực phẩm nông, lâm sản,…dùng LPG để phục vụ sản xuất Đây là nguồn tiêu thụ gas lớn nhất ở Việt Nam.
Thị trường Gas bắt đầu phát triển từ năm 1991 và giai đoạn phát triển mạnh mẽ là 2001-2008, dựa vào 2 sơ đồ dưới đây ta có thể nhìn thấy được điều đó:
Hình 3.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng tiêu thụ và mức tăng sản lượng tiêu thụ
LPG tại Việt Nam giai đoạn 1991-2008
Và thời gian gần đây thị trường gas đang ngày càng sôi động và thị trường ngày càng được mở rộng Theo trang web www.Baomoi.com có một bài viết như sau:
“ĐCSVN) Bộ Công thương vừa đưa ra dự báo về tình hình tiêu thụ gas trong nước năm 2012 Theo đó, năm 2012, nhu cầu tiêu dùng gas của Việt Nam sẽ tăng dao động trong khoảng 6 - 7% so với năm 2011.
Nhận xét về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác bán hàng
3.2.1 Về mặt hàng kinh doanh của công ty
3.2.2 Về tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty
3.2.3 Về quy trình bán hàng, lập và luân chuyển chứng từ bán hàng 3.3 Nhận xét về công tác kế toán phải thu khách hàng, lập và luân chuyển chứng từ trong công tác thu tiền khách hàng
3.4 Kiến nghị và giải pháp
3.4.1 Một số kiến nghị hoàn thiện bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luân chuyển chứng trong công tác thu tiền khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
Vĩnh Long, Ngày… tháng… năm 2013 Xác nhận của GVHD
Kiến nghị và giải pháp
3.4.1 Một số kiến nghị hoàn thiện bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
Nhìn chung công ty đã có một bộ máy tổ chức tương đối hoàn chỉnh và hoạt động hiệu quả, phù hợp với qui mô và đặc điểm kinh doanh của công ty Tuy nhiên trong thời gian thực tập em nhận thấy công ty còn tồn tại một số nhược điểm ( đã nêu ở phần trên) về bộ máy kế toán cũng như tổ chức công tác kế toán bán hàng. Theo ý kiến của em công ty có thể áp dụng một số giải pháp dưới đây để khắc phục:
Về bộ máy tổ chức và cơ sở vật chất
Công ty cần bổ sung thêm nhân sự cụ thể là nhân sự kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên giao hàng để tránh quá tải hay tồn động công việc.
Nếu có điều kiện công ty cần tu sữa lại hoặc mở rộng kho bải để hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tốt hơn.
Về công tác bán hàng và lập, luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán bán hàng.
Công ty nên áp dụng nhiều phương pháp để quảng bá hình ảnh của công ty, đưa thương hiệu công ty đến gần hơn với người tiêu dùng như phát tờ rơi, đưa danh thiếp….
Trong công tác kế toán cần mở thêm tài khoản chi tiết 156 để theo dõi từng mặt hàng về lượng xuất, doanh số bán, lợi nhuận…Chẳng hạn như: 15611_Petimex; 15612_Gia đình; 15613_Vinas; 15614_Elf…
Đồng thời phân bổ chi phí kinh doanh ( bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp) cho từng mặt hàng đã tiêu thụ để tính chính xác doanh thu và lợi nhuận của từng mặt hàng. Chi phí bán hàng ta có thể phân bổ theo doanh số bán.
Ta phân bổ chi phí quản lí kinh doanh theo tiêu thức sau:
Chi phí quản lí kinh doanh phân bổ cho nhóm hàng A=Chi phí QLKD cần phân bổ/Tổng doanh số bán*Doanh số bán nhóm hàng A
Khi phân bổ được chi phí quản lí kinh doanh ta có thể xác định được là nên phát triển kinh doanh mặt hàng nào và nghưng kinh doanh mặt hàng nào.
Trong quy trình bán hàng, ở bước tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Giám Đốc cần lập thêm một chứng từ để xác nhận lại thông tin của nghiệp vụ đó, đồng giúp kế toán và thủ kho thuận tiện trong việc lập chứng từ Chứng từ đó có thể là lệnh bán hàng với mẫu như sau:
Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
( Chỉ có giá trị trong ngày )
- Căn cứ hợp đồng kinh tế số:
- Căn cứ đơn hàng số:
- Đề nghị xuất hàng cho đơn vị:
CHI CHỨNG TỪ THỰC XUẤT CHÚ
Trong quá trình làm việc kế toán nên thiết lập lưu đồ chứng từ cụ thể và phần nào căn cứ vào đó để làm việc, như vậy sẽ giúp cho việc phân chia trách nhiệm được xác định rõ ràng hơn và góp phần giúp hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty chặt chẽ hơn.
Ngoài ra, kế toán cũng có thể lập thêm các dự toán như dự toán doanh thu, dự toán thu tiền để hổ trợ thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, đồng thời xem đó như mục tiêu mà công ty cần phấn đấu để đạt được.
Dự toán doanh thu: Căn cứ vào nhiều yếu tố như lượng tiêu thụ các kì trước, nghiên cứu thị trường, các chiến lược đề ra, tình hình thị trường… để ước tính sản lượng tiêu thụ từ đó tính doanh thu đạt được Lập dự toán doanh thu nhằm hổ trợ cho Giám Đốc trong những quyết định bán hàng như có hạ giá bán hay không, cần đề ra những phương pháp nào để tăng doanh thu hoặc đạt được mức doanh thu đó…
DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM…. Đvt:
Khối lượng tiêu thụ dự kiến (sp) Đơn giá bán (ngàn đồng/ sp)
Doanh thu ( ngàn đồng/ sp)
3.4.2 Một số giải pháp về tổ chức chứng từ và quá trình lập, luân chuyển chứng trong công tác thu khách hàng từ tại Công Ty TNHH Gas Thuận Phát
Phiếu thu cần lập 3 liên Đối với những khách hàng thanh toán tiền mặt, kế toán có thể thay đổi mẫu phiếu thu khác có 3 liên để quá trình theo dõi, luân chuyển và lưu trử chứng từ được chặt chẽ hơn, việc kiểm tra đối chiếu sau này cũng thuận tiện hơn Đồng thời định kì hàng tuần hoặc hàng tháng đưa phiếu thu cho Giám Đốc xem xét và kí duyệt.
Lập dự toán thu tiền và dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Dự toán thu tiền: Căn cứ vào phương thức bán hàng, chính sách thanh toán của công ty và khả năng thanh toán của khách hàng để lập dự toán thu tiền. Lập dự toán thu tiền trước hết để cân đối thu chi và tránh tình trạng nợ phải thu quá nhiều gây ảnh hưởng xấu cho công ty.
DỰ TOÁN THU TIỀN NĂM….
Cần giả định số tiền sẽ thu được trong từng quý, chẳng hạn quý I thu 60%, 40% thu được trong quý kế tiếp.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty TNHH Gas Thuận Phát có nhiều trường hợp khách hàng thiếu chịu tiền hàng Bên cạnh đó việc thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của công ty Do vậy công ty cần tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kì. Để tính toán khoản dự phòng, trước tiên công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, tính ra tỉ lệ nợ khó đòi trên tổng số nợ khách hàng đó thiếu, từ đó suy ra dự phòng nợ thất thu.
Với khoản nợ thất thu đó kế toán cần một mặt tiến hành đòi nợ, một mặt theo dõi ở tài khoản 004_Nợ khó đòi đã xử lí Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền chưa thanh toán như là các hợp đồng thanh toán, các khuế ước vay nợ, các bảng thanh lí về hợp đồng, giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê nơ phải thu khó đòi.
Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách hàng A=Số nợ phải thu của khách hàng A*Tỉ lệ ước tính không thu được
Ta cũng có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu
Số DPPTKĐ lập cho tháng kế hoạch=Tổng doanh thu bán chịu*Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính
Các khoản phải thu khó đòi được theo dõi ở tài khoản 139_dự phòng phải thu khối đòi.
Lập sổ chi tiết từng khách hàng để theo dõi nợ phải thu