1 H TRUONG QUANG DŨNG
1 Lý do chọn đề tài
Các doanh nghiệp đều cần nhân tài để tạo động lực và cảm hứng cho sự phát triển bền vững Vì vậy, “chiêu hiền đãi sĩ” chưa bao giờ là một đề tài xưa cũ, đặc biệt là trong bối cảnh thời khủng hoảng kinh tế hiện nay Phải dựa vào những nguyên tắc nào để ra các quyết định chiêu hiền nhằm tuyển dụng đúng người tổ
chức cần? Điều gì làm nên một chính sách đãi sĩ để duy trì và phát triên được toàn
bộ tiềm năng của nguồn nhân lực?
Dé trả lời cho câu hỏi trên các tổ chức, doanh nghiệp không thể không nghĩ
tới một quy trình tuyển dụng ưu việt nhất để có thể thu hút và tuyên dụng được những nhân viên ưu tú cho tổ chức, doanh nghiệp mình
Vấn đề bố trí một nhân viên đúng vị trí, có năng lực phù hợp, hay tuyên chọn được một người lao động có trình độ chun mơn, có tay nghề, trung thành với doanh nghiệp, gắn bó với cơng ciệc là một van dé quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm Thậm chí việc bố trí sử dụng nguồn nhân lực như thế nào cho hợp lý, xây dựng được một hệ thống hoàn chỉnh hoạt động có hiệu quả ln luôn là mục tiêu quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp Vì vậy các doanh nghiệp đã và đang hoàn thiện dần quy trình tuyển dụng nhằm đạt được mục tiêu trên
Thực tế quy trình tuyển dụng nhân sự có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng lao động của các bộ phận sau này của công ty Thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân
sự sẽ giảm bớt thời gian, chỉ phí đảo tạo sau này, là điều kiện đầu tiên để nâng cao
chất lượng, khả năng hoả nhập, đảm bảo cho đội ngũ nhân sự ổn định Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự rất quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với sự thành bại của cơng ty
Việc hồn thiện quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp còn mang ý nghĩa xã hội là định hướng, hướng nghiệp cho người lao động có một thuận lợi cho việc chọn
một công việc phù hợp với khả năng, đồng thời họ cũng có nhiều cơ hội hơn để phát triển khả năng của bản thân
Trang 2
2
TRUONG QUANG DUNG
Nhận thức được sự phức tạp và tầm quan trọng của hoạt động tuyển dụng nhân sự cũng như địi hỏi việc hồn thiện, nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng, cùng với kiến thức được trang bị tại nhà trường và những tìm hiểu thực tế trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp tại công ty TNHH Đức Việt tôi em nhận thấy cơng ty cịn một số mặt hạn chế, vì thế em quyết định chọn đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện qui trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Đức Việt" để làm Khóa luận tốt nghiệp Đề tài này nhằm mục đích trình bày những vấn đề cốt lõi của quá trình tuyên dụng nhân sự, thực trạng của hoạt động tuyển dụng ở Công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Đức Việt
2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp nảy chính là làm sao để một tổ
chức, doanh nghiệp có thể xây dựng được một quy trình tuyên dụng nhân sự hoàn
hảo mà dựa vào đó họ có thể tùy vào kế hoạch kinh doanh, nhân sự, .để tuyển
được đúng người, bố trí đúng việc nhằm giảm thiêu chỉ phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của họ
Khóa luận đã phân tích và đánh giá thực trạng tuyên dụng nhân lực tại Công ty TNHH Đức Việt, làm rõ những ưu nhược điểm của quy trình tuyên dụng để từ đó đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hồn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Qui trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Đức
Việt
Phạm vi nghiên cứu: Phòng Tổ chức nhân sự từ năm 2008 đến 31/09/2011
4 Phương pháp nghiên cứu
Chuyên đề đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phuong pháp chuyên gia
- _ Phương pháp điều tra phân tích - Phuong phap thống kê
-_ Phương pháp so sánh
-_ Phương pháp đối chiếu, tổng hợp
Trang 3
3 GVHD: TS TRUONG QUANG
5 Kết cấu của đề tài
Kết cầu của đề tài gồm có:
$& Lời mở đầu
s#* Chương I: Tổng quan về tuyên dụng nhân sự
s* Chương 2: Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Đức
Việt
s* Chương 3: Hoản thiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại TNHH Đức Việt
* Kết luận
Trang 4
4 H TRUONG QUANG DŨNG
CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE TUYEN DUNG NHAN SU’
1.1 Phân tích cơng việc là cơ sở của tuyển dụng nhân sự 1.1.1 Khái niệm
Phân tích cơng việc là q trình mơ tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ, hoạt động, các điều kiệm thực hiện công việc, các kỹ năng, kiến thức
và thái độ cần thiết đề thực hiện công việc
Phân tích cơng việc được cụ thể hóa bằng việc sử dụng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Việc sử dụng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đã trở thành cơng việc thâm canh, có đế ở các nước công nghiệp phát triển trên thế giới, thì việc phân tích cơng việc vẫn chưa được phổ biến trong các cơ quan và doanh nghiệp ở Việt Nam Một số văn bản quan trọng do Nhà nước ban hành có liên quan đến phân tích cơng việc là:
-_ Bản tiêu chuẩn công chức Nhà nước
-_ Bảng phân loại ngành nghề
-_ Bản tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công việc
-_ Tiêu chuẩn kỹ thuật cơng nhân
Phân tích công việc là công cụ cơ bản nhất của quản trị nguồn nhân lực bởi nó giúp nhà quản trị nguồn nhân lực sẽ tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; đảm bảo thành công cho việc sắp xếp, thuyên chuyển, thăng tiến và sử dụng nhân viên; loại bỏ được bất bình đẳng về mức lương thông qua xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm; kích thích động viên nhiều hơn qua việc sắp xếp và khen thưởng; tiết kiệm được thời gian và sức lực thông qua tiêu chuẩn hóa cơng việc;
giảm bớt số người phải thay thê do thiếu hiểu biết về trình độ; tạo điều kiện cho nhà
quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn
1.1.2 Các bước phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc gồm có 4 bước:
-_ Nhận dạng công việc -_ Thu thập thông tin
- Kiểm tra, xác minh thông tin
Trang 5
5
TRUONG QUANG DUNG
- XAy dung ban m6 tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
1.1.2.1 Nhận dạng công việc
Tất cả các công việc cần được phân tích trong tô chức phải được nhận dạng bằng cách:
-_ Thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức
Thông qua danh sách công việc dùng để trả lương cho nhân viên -_ Thông qua thảo luận với nhân viên và nhà quản lý
1.1.2.2 Thu thập thông tin dé phân tích cơng việc 1.1.2.2.1 Xây dựng bảng câu hỏi
-_ Xây dựng bảng câu hỏi để thu thập các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm
và quyền hạn của nhân viên khi thực hiện cơng việc đó
- Thu thập về điều kiện thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá hồn thành cơng việc
-_ Thu thập về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà nhân viên cần phải có để
hồn thành cơng việc là gì
1.12.2.2 Phỏng vấn
Sử dụng bảng câu hỏi vì đây là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thộng tin phân tích cơng việc Bản câu hỏi này nên xoay quanh trọng tâm của vấn đề cần
nghiên cứu Các câu hỏi phải đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời
Nhà quản lý nên thiết kế bản câu hỏi đóng, mở hoặc các câu hỏi chọn lựa phương án Bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc, như vậy nó sẽ tạo cảm giác dễ chịu cho nhân viên vì nó khơng làm mắt thời gian cá nhân của họ
1.1.2.2.3 Quan sát
Quan sát trực tiếp nhân viên làm việc để thu thập thơng tin hoặc nói chuyện trực tiếp để tìm hiểu những điều chưa có hoặc bỏ xót trong q trình quan sát
1.1.2.2.4 Ghi số nhật ký
-_ Phát cho nhân viên một cuốn số và yêu cầu ho ghi lai tất cả các thiết bị, máy móc, liên quan đến công việc mà họ đang thực hiện
-_ Kiểm tra, xác minh lại những thông tin da thu thập được
-_ Các thông tin thu thập được sử dụng lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuân công việc
Trang 6
6 GVHD: TRUONG QUANG DUNG
1.1.2.3 Kiểm tra, xác minh thông tin
Kiểm tra, xác minh tính trung thực và xem các thong tin 6 bước 1.1.2.2.3 có đầy đủ chính xác chưa
Xác minh qua nhân viên và người giám sát
Sử dụng các thông tin được xác minh lập bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
1.1.2.4 Nội dung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 1.1.2.4.1 Bản mô tả công việc
Do mục đích phân tích cơng việc khác nhau nên trong thực tế khơng có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc Nội dung của bản mô tả công việc như sau:
Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc, hệ số lương, tên nhân viên thực hiện công việc, công việc thuộc bộ phận nào, báo cáo trực tiếp cho ai và được thực hiện ở đâu, tên người thực hiện và phê duyệt bản mô
tả công việc
Các nhiệm vụ chủ yếu mà nhân viên phải thực hiện: mô tả tóm tắt thực chất
đó là cơng việc gì
Quyền hạn và trách nhiệm của người tực hiện: đối với con người, tài chính (thu, chỉ), tài sản của tổ chức
Ảnh hưởng kết quả của công việc đó đối với cơng việc khác trong tô chức Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (bên trong và bên ngoài tổ chức): mức độ thường xuyên, cấp bậc và bản chất của cơng việc đó Ví dụ như: để bán hàng, thuyết phục hay gây ảnh hưởng
Máy móc, thiết bị, dụng cụ có liên quan để thực hiện công việc: máy fax,
máy photo, điện thoại, để nhân viên hiểu rõ công việc và nhiệm vụ củ họ
Điều kiện, môi trường làm việc: giờ hảnh chính, theo ca, môi trường làm việc có độc hại hay khơng,
Tiêu chuẩn đánh giá hoan thành công việc
Trang 7
7
TRUONG QUANG DUNG
1.1.2.4.2 Bản tiêu chuẩn công việc (bản mô tả chỉ tiết công việc)
Là một bản liệt kê trình độ, điều kiện và các tiêu chuẩn tối thiểu có thê chấp nhận được mà một người cần phải có để hồn thành một công việc nhất định Nội
dung bản tiêu chuẩn công việc như sau:
- Trình độ văn hóa, chun mơn, ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến cơng việc như: ghi tốc ký, đánh máy,
- Kinh nghiệm công tác
-_ Các đặc điểm cá nhân: giao tiếp, tính cách, tuổi, giới tính, ngoại hình, sức
khỏe, khả năng hòa đồng, tham vọng, sở thích,
1.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự 1.2.1 Khái niệm tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên có đủ khả năng đảm nhiệm những vị trí mà doanh nghiệp cần
tuyển
Tìm kiếm, thu hút nhân viên trong tuyển dụng có thể nhờ vào thương hiệu tuyên dụng của doanh nghiệp vì nó truyền đạt thơng tin về văn hóa, mục tiêu và giá
trị của doanh nghiệp đề thu hút nhân tài về đầu quân
Một thương hiệu mạnh trong tuyển dụng nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Trước hết, thương hiệu này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng Khi quảng bá rộng rãi những giá trị, mục tiêu vả văn hóa của tổ chức thì bạn sẽ giảm thiểu được lượng ứng viên không phù hợp ứng tuyển vào công ty Quan trọng hơn, nếu xây dựng được danh tiếng như một trong những nhà tuyển dụng hàng đầu, bạn sẽ dễ dàng “chiêu mộ” và giữ chân nhân tài vì người tài ln
tìm kiếm nơi xứng đáng để “dụng võ”
1.2.2 Cac yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng
1.2.2.1 Các yếu tốảnh hưởng bên ngoài
- _ Tỷ lệ thất nghiệp: tỷ lệ thất nghiệp của những người làm cùng công việc hay vị trí, ngành nghề mà tổ chức đang tuyển Nếu tỷ lệ thất nghiệp cao thì tổ chức có thuận lợi thu hút được nhiều ứng viên hơn và ngược lại tổ chức sẽ bị
hạn chế do khan hiểm lao động ở một số ngành nghề trên thị trường
Trang 8
8 GVHD: TS TRUONG QUANG
-_ Đối thủ cạnh tranh: nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải quan tâm đến hoạt
động tuyên chọn của đối thủ cạnh tranh để biết đâu là điểm mạnh và điểm
yếu của tổ chức mình so với họ, từ đó làm cơ sở để tổ chức xây dựng quy trình tuyên dụng hiệu quả hơn
- _ Khả năng sẵn có của nguồn lực theo mùa (sinh viên vừa tốt nghiệp) -_ Những ảnh hưởng của luật lao động
1.2.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng bên trong
-_ Tính chất cơng việc hay vị trí cần tuyển: gồm kinh nghiệm, trình độ tay nghề; vị trí cơng việc có hấp dẫn hay không: thu nhập, môi trường làm việc,
cơ hội thing tién,
- Hinh ảnh của tổ chức hai doanh nghiệp: uy tín, danh tiếng, loại hình sở hữu, tên gọi, quy mô, ngành nghề kinh doanh Ví dụ như: hàng không, thuế, hải quan, liên doanh,
- Chính sách nguồn nhân lực của tổ chức: lương, thưởng, chế độ BHXH, BHYT, thất nghiệp,
- _ Tính ồn định của cơng việc: ít rủi ro, địa điểm làm việc thuận lợi
- Quan điểm của nhà quản trị về nhân viên (phải có hộ khẩu thành phó,
- Các giai đoạn phát triển của tổ chức, doanh nghiệp: trong giai đoạn tăng trưởng nếu tuyên dụng sẽ thu hút nhiều ứng viên hơn, giai đoạn suy thối doanh nghiệp ít quan tâm đến tuyển dụng nên khả năng thu hút bị hạn chế -_ Thông báo tuyển dụng: quảng cáo trên báo, đải, truyền hình; các trung tâm
giới thiệu việc làm; niêm yết trước công cơ quan, doanh nghiệp,
1.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyên dụng nhân sự gồm § bước
1.2.3.1 Lập kế hoạch tuyển dụng
Doanh nghiệp cần xác định rõ số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và các tiêu chuẩn cần đặt ra cho từng vị trí cần tuyển
Tuyển theo kế hoạch hàng năm: tùy theo kế hoạch, chiến lược, chính sách và mục tiêu kinh doanh hằng năm mà doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho năm tiếp theo
Trang 9
9 GVHD: TS TRUONG QUANG
Tuyển khi có thay đổi bất thường: khi tổ chức, doanh nghiệp có sự biến động nhân sự bất thường như người lao động bắt ngờ xin nghỉ việc mà không thể thông báo trước cho tổ chức; hoặc khi tổ chức nhận được những hợp đồng hay dự án mà nhân lực hiện có khơng thể đáp ứng được nhu cầu và tính chất công việc nên phải tuyển thêm nhân sự đẻ bổ sung
1.2.3.2 Tìm kiếm, thu hút ứng viên
Theo số liệu thống kê năm 2010, trong số 20,1 triệu lao động đã qua đảo tạo
trên tổng số 48,8 triệu lao động đang lảm việc, chỉ có 8,4 triệu người có bằng cấp, chứng chỉ do các cơ sở đào tao trong nước và nước ngoài cấp Nhân lực đào tạo các bậc vẫn tăng, nhưng đội ngũ nhân lực chất lượng cao vẫn còn thiếu so với nhu cầu xã hội
Theo đánh giá của Ngân hàng Thế giới, chất lượng nguồn nhân lực của Việt
Nam vẫn thấp so với các nước khác Nếu lấy thang điểm là 10 thì chất lượng nhân
lực của Việt Nam chỉ đạt 3,79 điểm, xếp thứ 11/12 nước châu Á tham gia xếp hạng
của Ngân hàng Thế giới Trong khi đó, Hàn Quốc đạt 6,91 điểm, Ấn Độ là 5,76 điểm, Malaysia 5,59 điểm và Thái Lan là 4,94 điểm Thừa, thiểu nhân lực đang
xảy ra ở nhiều ngành nghề do cơ cấu đào tạo bắt hợp lý thể hiện qua các tỷ lệ: đại học vả trên đại học là 1, trung học chuyên nghiệp là 1,3; công nhân kỹ thuật là 0,9 trong khi trên thế giới tỷ lệ tương ứng là 1-4-10 Sinh viên các ngành kinh tế, ngoại ngữ, luật, công nghệ thông tin quá nhiều, trong khi các ngành rất cần thiết cho phát triển kinh tế của đất nước như nông, lâm, ngư nghiệp, khoa học - công nghệ,
lại ít người theo học
Kinh phí mà Nhà nước và xã hội đầu tư cho lĩnh vực giáo dục, đào tạo ngày
càng tăng, từ 15.609 tỉ đồng năm 2001 đã tăng lên đến 145.120 tỉ đồng vảo năm
2011, nhưng chất lượng giáo dục chưa được cải thiện bao nhiêu Những người tốt nghiệp các chương trình giáo dục và đào tạo nghề thiếu kiến thức cơ bản và kỹ năng cần thiết đáp ứng nhu cầu của xã hội Theo báo cáo của Bộ Lao động - Thương binh
và Xã hội, 44% số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải tổ chức đào tạo lại
cho lao động của mình, nhiều doanh nghiệp thích tuyển dụng lao động mới đẻ đào tạo hơn tuyên dụng học viên tốt nghiệp các trường học nghề
Trang 10
10 H TRUONG QUANG DŨNG
Hiểu rõ được chất lượng thị trường lao động hiện tại tổ chức có thé thu hút
ứng viên một cách hiệu quả thông qua hai nguồn tuyển dụng là bên trong và bên ngoài tổ chức
"_ Nguồn tuyển chọn bên trong (nội bộ)
*“ Áp dụng hồ sơ thuyên chuyển: áp dụng cho cán bộ quản trị Y Niém yét chỗ trống: áp dụng cho nhân viên có chức vụ thấp hơn *⁄ Khuyến khích mọi người đăng ký tham gia
v⁄ Tuyển người đang làm công việc hiện hành trong doanh nghiệp
Hình thức tuyên nhân viên nội bộ được ưu tiên hàng đầu vả được thực hiện
công khai Các tiêu chuẩn tuyên chọn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên trong doanh nghiệp Để xác định có bao nhiêu ứng viên trong nội bộ doanh nghiệp nên có những thông tin về số lượng, chất lượng và những phẩm chất cá nhân của nhân viên thông qua thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển hay phiêu thăng chức
"_ Nguồn tuyển chọn bên ngoài:
Y Thông qua giới thiệu: thư tay, trao đổi, giới thiệu của người thân, bạn bè, nhân viên
* Các trường đào tạo: đây là nguồn cung cấp lao động rất lớn cho doanh
nghiệp Họ là những người trẻ tuổi và rất linh hoạt, chịu khó học hỏi,
dễ tiếp thu cái mới, có tỉnh thần cầu tiền và chấp nhận rủi ro cao Tuy
nhiên, họ lại thiểu kinh nghiệm nên xử lý công việc thiểu chín chắn,
phản ứng vội vàng; tính trung thành và gắn bó với doanh nghiệp thấp do đó tỷ lệ bỏ việc, nghỉ việc cao (thích tự do, làm việc tùy hứng) Trong trường hợp doanh nghiệp địi hỏi gấp thì nguồn này không đáp ứng được và tốn chỉ phí, thời gian và công sức đảo tạo
*“ Cựu nhân viên: doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ động cơ quay trở lại làm việc của nhân viên nảy để tránh tình trạng gây ra phản ứng tâm lý cho các nhân viên khác “muốn thì đi, thích thì quay lại”
Trang 11
11
TRUONG QUANG DŨNG
* Từ các tổ chức, doanh nghiệp khác: cần quan tâm tới tính trung thành của nhân viên vì có trường hợp chấp nhận được tuyên dụng nhưng thực
chất là đẻ : “ăn cắp” bí quyết kinh doanh, công nghệ, khách hàng,
= Quang cdo: Khi đăng quảng cáo tuyển dung cho một công việc, tắt cả doanh nghiệp đều hy vọng các ứng viên tài năng sẽ chủ động tìm đến họ Tuy nhiên, một mẫu quảng cáo tuyên dụng bình thường sẽ khơng thể lam “xiéu lòng” dạng ứng viên này Bạn nhất thiết phải có một mẫu quảng cáo thật lơi cuốn, trong đó nhân mạnh những yếu tố có thể hấp dẫn người tài, những người thường chú ý những cơng việc có thể cho họ cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng va sự nghiệp Những mẫu quảng cáo tuyên dụng lý tưởng nên mơ tả những gì ứng viên sẽ đạt được từ công việc này trong tương lai, chứ không phải đề cập đến những gì họ đã đạt được trong quá khứ Kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng thật, nhưng bạn còn phải chú ý mô tả những trách nhiệm
cụ thể của công việc và đặc biệt là đặt một tiêu đề thật hấp dẫn nữa
1.2.3.3 Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ
Là việc thu thập và đánh giá về ứng viên thê hiện trong hồ sơ dự tuyển, trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau
Một hồ sơ xin việc được gọi là hoàn chỉnh phải cung cấp nhiều thông tin cho nhà tuyển dụng và phải tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác nhằm gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng
Đánh giá ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển trên cơ sở đối chiêu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng sau
Hồ sơ phải cung cấp nhiều thông tin và phải tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác
Ngồi một số thơng tin như: họ tên, địa chỉ, giới tính, điện thoại, ứng viên còn phải cung cấp các thông tin quan trọng khác như: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đặc điểm cá nhân, tình cảm, sự khéo léo,
Tính ồn định về thời gian làm việc ở những tổ chức cũ
Trang 12
12
TRUONG QUANG DUNG
Nhờ những thông tin trén nha tuyén dụng dự đoán được khả năng thanh công trong công việc của ứng viên
1.2.3.4 Sơ tuyển
Đây là cuộc tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và người lao động nên nó để lại nhiều ấn tượng cho họ Nhà tuyển dụng sẽ:
-_ Kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn của ứng viên
- Tim hiéu động cơ tìm việc và cho họ biết về công việc sắp tới để họ có thê khẳng định mình có thích hợp hay không
- C6 thé sir dung các hình thức trắc nghiệm tâm lý, tính cách hoặc cho họ kiểm
tra qua công việc mẫu,
- So sánh một người với tiêu chuẩn mẫu hoặc so sánh với những ứng viên
khác
1.2.3.5 Phỏng vấn
Đây là cuộc phỏng vấn chính thức nên thời gian khá dài, khoảng tử 0,5 - 1 giờ/ ứng viên Có thể áp dụng các phương pháp phỏng vấn sau:
- Phong van theo mẫu
- Phong vấn không chỉ dẫn -_ Phỏng vấn nhóm
-_ Nhóm phỏng vấn
-_ Phỏng vấn căng thẳng,
Mục đích: tạo cơ hội để ứng viên tìm hiểu về công việc để họ so sánh với kế hoạch và tham vọng của họ; tạo cơ hội để nhà tuyển dụng tiếp xúc ứng viên và tạo mối quan hệ giữa ứng viên với công việc
Đánh giá sắc thái bên ngoài của ứng viên như: vóc dáng, trang phục, thái độ, tướng mạo, quan điểm ứng xử, cái mà qua hồ sơ dự tuyển không thể thể hiện,
hay thể hiện không rõ ràng
1.2.3.6 Quyết định tuyển dụng
Nhà tuyển dung tập hợp lại mọi thông tin mà họ có được trong suốt quá trình từ sơ tuyên đến phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của các ứng viên so với tiêu chuân công việc và mục tiêu tuyên chọn của tô chức
Trang 13
13 GVHD: TS TRUONG QUANG
Nhà tuyển dụng có hồn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình hay khơng là cả một vấn đề nan giải Họ thường mắc phải những sai lầm gì trong quá trình “đãi cát tìm vàng” cho tổ chức, doanh nghiệp Các cuộc thí nghiệm cho thấy 85% các quyết
định tuyên chọn hay không là kết quả của bản sơ yếu lý lịch và những khoảnh khắc
ngắn ngủi ban đầu của buổi phỏng vấn mang lại
1.2.3.7 Theo doi, thir viéc
Trưởng bộ phận lập và theo dõi chương trình hội nhập và thử việc gồm: kế hoạch dao tao kiến thức công việc, mục tiêu công việc, quy trình thực hiện, các cam kết với công ty, cách phối hợp
Phòng nhân sự cập nhật thông tin, tư vấn khi cần thiết, yêu cầu đánh giá thử
việc, lưu hồ sơ
1.2.3.8 Tuyển chínhthức
Hai bên, nhà tuyển dụng và người lao động tiễn hành thương lượng lương
bồng và đãi ngộ Khi hai bên đạt được sự thống nhất thì phịng nhân sự tiền hành ký
kết hợp đồng lao động và các thủ tục khác để hoàn thành thủ tục tiếp nhận nhân
viên chính thức
1.2.4 Đánh giáquy trình tuyển dụng nhân sự
Doanh nghiệp cần phải đánh giá lại xem quá trình tuyển dụng có gì sai xót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp hay không Doanh nghiệp cũng cần phải xem xét các chỉ phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng, có hợp lý không
Trang 14
14 GVHD: TS TRUONG QUANG
CHUONG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TUYẾN
CƠNG TY TNHH ĐỨC VIỆT
G NHÂN SỰ TẠI
2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Đức Việt
2.1.1 Giới thiệuchung
Tên cơngty :CƠNG TY TNHH ĐỨC VIỆT
Tên giao dịch : DUC-VIET CO., LTD
Địa chỉ : KP7 thị trấn Uyên Hưng, huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dương
Điện thoại : 0650 3640 900 — 083 5173584 Fax : 0650 3640 901 — 083 5173583 Ngày thành lập : 07/11/2002
Vốn điều lệ _ : 3.000.000.000 VNĐ
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 2.1.2.1 Hình thức hoạt động
Công ty TNHH Đức Việt là công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật
Doanh nghiệp và Bản Điều lệ công ty Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số:
3700473222 (số cũ 460200060) thay đổi lần thứ 3 ngày 14/01/2010 Cơng ty có tư
cách pháp nhân, được hạch tốn độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng
Thời gian hoạt động của công ty là 50 năm, tính từ ngày được cấp Giấy
Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty có thê giải thê trước thời hạn, hoặc có thể kéo dài thêm do quyết định bất thường của Hội đồng thành viên
Ban đầu công ty hoạt động với hai thành viên, vốn điều lệ là 3.000.000.000
VNĐ Sau một thời gian hoạt động, công ty đã kết nạp thêm thành viên mới và nâng
tổng vốn điều lệ lên 10.000.000.000 VNĐ Công ty chỉ được cha lợi nhuận khi kinh
doanh có lãi, đã hoản thành các nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật và ngay sau khi chia lợi nhuận công ty vẫn thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài chính khác đến hạn trả
Trang 15
Công ty kinh doanh các ngành nghề chính sau:
Kinh doanh các mặt hàng cao su, hóa chất (khơng độc hại), nông, lâm, hải sản, lương thực, thực phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, điện tử
- _ Vận tải hành khách, hàng hóa đường bộ
-_ Cho thuê nhà xưởng, kho bãi, văn phòng
- Khai théc bin, sản xuất phân bón
-_ Sản xuất các sản phẩm từ cao su công nghiệp, cao su tiêu dùng (săm, lốp xe, gang tay cao su, gang tay y tế)
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh dưới đây ta thấy, so với năm 2008 thì
mức lợi nhuận đạt được của năm 2009 là I76,93%, tăng 76,93% tương ứng với mức tăng 6.089.142.761 đồng Năm 2010 tăng 135,84% so với năm 2009, tương ứng với
mức tăng 5.019.297.337 đồng Mức tăng đột biến trên là do Công ty Đức Việt nắm
bắt được thời cơ, dự đoán được nhu cầu thị trường khan hiểm hàng hóa do các đợt bão lụt xảy ra liên tiếp trên thể giới đặc biệt là ở các nước trồng cao su là Indonesia va Thai Lan da lam sản lượng cao su thiếu hụt trầm trong Vi thé, giá cao su biến động mạnh, trung bình giá từ 30.000 đ/kg năm 2008 lên §6.000 đ/kg cuối năm 2010 Và hiện tại giá cao su đang được giao dịch ở mức giá là 87.000 đ/ kg, mức
cao nhất được thiết lập vào tháng 9/2011 là 105.000 đ/kg
Công ty Đức Việt tập trung vào các mặt hàng kinh doanh chủ yêu như: cao su, vận tải và cho thuê kho bãi Đơn vị đã thiết lập cho mình các mặt hàng kinh doanh truyền thống, có thị trường và bạn hàng tương đối ổn định nên hầu hết đều kinh doanh có lãi ở tất cả các mặt hàng Các bạn hàng chủ lực của Công ty là: Công ty Cao su Phước Hịa, Cơng ty Cao su Dầu Tiếng, Công ty Casumina, Xí nghiệp cao
su Hóc Mơn, Xí nghiệp Đồng Nai, Cơng ty Cổ phần TNHH Pou Yuen Việt Nam,
Công ty TNHH Hòa Thuận Chỉ nhánh Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại tổng hop,
Cơng ty đã làm trịn nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, khơng có vi phạm pháp luật; các chủ trương chính sách của Nhà nước được thực hiện một cách nghiêm túc
Trang 16
16 GVHD: TS TRUONG QUANG DUNG
KET QUA HOAT DONG SAN XUAT KINH DOANH NAM 2008 DEN 2010
Đơn vị tính: VNĐ
STT Chỉ tiêu ¬ Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 |dich vu 1 534,796,835,310| 503, 933,250,060] 750,480,480,453}
[Trong đó: - Doanh thu bán hang hod, | 5
dịch vụ xuất khẩu “ 0| 0|
2, | Các khoán giảm trừ doanh thu š 9
({03 }=[04}+[05]}+[06]+[07]) 9} 0
a_ [Chiết khấu thương mại 4 0| 0|
b_ |Giảm giá hang bán 5 0| 0|
Giá trị hang bán bị trả lại 6 0| 0|
thuế giá trị gia tăng theo phương pháp |_ 7 0| 0|
IDoanh thu hoạt động tài 8 61,473,352| $4,154,489) 261,480,715] 4 as hee eames 9 | 517,618,401,890| 479,343,049,427| 702,014,749,898|
a_|Gid von hang ban 10 | 512,258,490,613| 476.275,015,982] 700,293,423,929| b |Chỉ phi ban hang TI 889,928,031 617.648,612| — 736,111,348 (Chi phí quản lý doanh nghiệp, 12 4469.983046 24504384833| 986,214621 (Chỉ phí tài chính 13 8,620,766,885| 3,826,822.305| 25,831,386,895)
[Trong đó: Chỉ phí lãi tiền vay dùng,
14 8,4368,117/292| 8.770.822.303| 25,243,853,287|
Cho sản xuất, kinh doanh
6 ae 15 8,619,139,887] 15,847,532,817| 22,895,824,373|
Thu nhập khác 16 40,000,000 40,000,000] |
(Chi phí khác 17 D |
9 [Loi nhudn kha ({18]=[16]-[17]) 18 40,000,000 40,000,000| 0
——
10 |thu nhập doanh nghiệ 19 8,659,139,887| 15,887,532,817| 22,895,824,373|
19E[15SR[18))
11 |Thuế thu nhập doanh nghiệp 20 744,559,167| _1,883,809,336| _3,872,803,557|
12 |fhu nhập doanh nghiệp (J21]=|I2 | ;r [20]) 7,914/580/720| 14,003,723,481] 19,023,020,818|
2.1.2.2 Cơ cấu quản lý và điều hành của Công ty
theo mơ hình chỉ đạo trực tuyến,
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết
nghĩa là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện theo một đường thing (sơ đồ 2.1) Người thực hiện chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công
Trang 17
17 GVHD: TS TRƯƠNG QUANG
việc của người dưới quyền Cơ cấu này tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng người thừa hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuẫn nhau của người phụ trách
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỎ CHỨC CÔNG TY
Chủ tịch HĐTV
Thành viên HĐQT Giám đốc Thành vên HĐQT
Phó Giám đốc
Phịng TCNS Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn
Đội xe |“ Kho hàng
Bộ máy lãnh đạo của công ty bao gồm: Hội đồng thành viên gồm 3 người, trong đó có 2 thành viên và 1 người là Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc và 1 người là phó Giám đốc cơng ty Việc xây dựng hệ thống theo mơ hình này giúp cho người quản lý giải quyết công việc được nhanh chóng, linh động, ít tốn kém chỉ phí và kiểm tra dễ dàng Tuy nhiên cơ cấu nảy có nhược điểm là đòi hỏi người quản lý
phải có kiến thức toàn diện, nếu khối lượng công việc lớn thường làm cho họ bị quá
tải
Trang 18
2.1.3 Tổ chức nhân sự các Phong/ Ban trong Cơng ty
2.1.3.1 Tổ chức Phịng Kinh doanh
SƠ ĐỎ 2.2: SƠ ĐỎ TỎ CHỨC PHÒNG KINH DOANH
Phó Giám đốc kmh doanh Trưởng Phòng Kinh doanh Bộ phận Kinh Bộ phận kho doanh Giao nhận [>| hàng 2.1.3.1.1 Chức năng
-_ Tham mưu cho Ban giám đốcvề chính sách kinh doanh
-_ Triển khai thực hiện công tác kinh doanh tồn cơng ty 2.1.3.1.2 Nhiệm vụ
-_ Xây dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo tháng quý năm Xây dựng kế hoạch mua, chọn nhà cung ứng, thiết lập hợp đồng mua bán, theo đõi đôn đốc nhà cung ứng giao hàng đúng hẹn đáp ứng lịch giao hàng của công ty
- Lập kế hoạch và thực hiện phân phố hàng hóa, vật tư theo đơn, lịch xuất hàng chuyển giao cho bộ phận kho, bộ phận liên quan thực hiện
-_ Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và thu hồi, thanh toán các khoản nợ
- Lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh tháng, quý, 6 tháng, cả năm và theo yêu cầu của ban giám đốc công ty
- Bao dam bi mat các thông tin kinh doanh đối với những người khơng có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty
Trang 19
2.1.3.2 Tổ chức Phòng Tổ chức nhân sự (TCNS)
SƠ ĐÒ 2.3: SƠ ĐỒ TÒ CHỨC PHÒNG TỎ CHỨC NHÂN SỰ
Trưởng Phòng TCNS Nhân sự Hành Chính 2.1.3.2.1 Chức năng
-_ Tham mưu vả thực hiện công tác quản trị hành chánh và nhân sự tồn cơng
ty
2.1.3.2.2 Nhiệm vụ -_ Nhân sự:
" _ Tuyển dụng, đào tạo, phân công và đánh giá nhân sự theo định hướng phát triển của Công ty
" Tổ chức, theo dõi hồ sơ của toàn bộ CBCNV của Công ty, bao gồm:
hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, BHXH, BHYT
" Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động
" Tiếp nhận và quản lý nhân sự thực tập
-_ Hành chánh:
" Tiếp nhận, xử lý quản lý thông tin (trao đổi trực tiếp, email, điện
thọai) đến công ty thơng qua Phịng
" Phát hành và lưuchuyển các công văn đến và đi của Công ty Vệ sinh, an toàn tải sản và an ninh tại trụ sở công ty
= Quan ly Thực hiện các hồ sơ pháp lý Công ty = Quan ly va sir dung con dấu theo qui định Quan ly co so vat chất tại trụ sở công
Trang 20
20 GVHD: TS TRUONG QUANG
" Mua và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng
" Chăm lo đời sống CBCNV
" Thực hiện các công việc giao tế theo chỉ đạo ban Giám Đắc
2.1.3.3 Tổ chức Phòng Kế toán SO BO 2.3: SƠ ĐÒ TỎ CHỨC PHÒNG KẾ TỐN Kế tốn trưởng
Kế toán viên Kế tốn tơng hợp Thủ quỹ
2.1.3.3.1 Chức năng
-_ Tham mưu và thực hiện công tác quản trị tải chính — kế toán 2.1.3.3.2 Nhiệm vụ
-_ Tổ chức quản ly va điều hành bộ máy kế toán tồn cơng ty
- _ Thu thập, ghi chép kịp thời, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và
nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán
-_ Thực hiện và kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo quy định công ty và
chế độ kế tốn
-_ Cung cấp thơng tin, số liệu kế toán cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và cho các cơ quan hữu quan theo quy định
-_ Xây dựng, triển khai và thực hiện kế hoạch tài chính tồn cơng ty
-_ Lập và nộp báo cáo tải chính, báo cáo thuế kịp thời theo quy định hiện hành của công ty, của nhà nước
-_ Phân tích báo cáo tài chính và các hoạt động kinh tế theo nhu cầu quản trị
- Kiểm tra giám sát: các khoản thu, chỉ tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm quy ché,
các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế tốn
Trang 21
21 GVHD: TS TRUONG QUANG
22
Theo dõi, giám sát, đánh giá hiệu quả các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, số sách kế toán theo quy định
Thực trạng quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Đức Việt
2.2.1 Tổng quan về nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Đức Việt
2.2.1.1 Tình hình nhân lực năm 2008-2010
BẢNG 2.1: BẢNG KÉ HOẠCH TUYẾN DỤNG NHÂN SỰ NĂM 2010
S - TRÌNH ĐỘ
x so NGHIEP Ghi
T | PHONG Dai Cao | Ngoại | Vi
LƯỢNG VỤ : chú T hoc | dang ngữ | tính uản trị mm Q i 1 30 kinh x x B B doanh doanh
Tiêu chuẩn - Giỏi nghiệp vụ, có kinh nghiệm -_ Sử dụng thành thạo vi tính
Qua bảng 2.1 bảng kế hoạch tuyên dụng nhân sự nêu trên chỉ là một bảng kế hoạch chung chung vì thiểu thông tin một cách trầm trong Bảng kế hoạch không đề cập đên các vân đê sau:
Vị trí chức danh tuyển dụng
Giới tính
Thời điểm đăng tuyên
Thời hạn tuyển dụng Lý do tuyên dụng
Phương tiện tuyển dụng Kinh phí tuyển dụng
Các tiêu chuẩn tuyên dụng quá sơ sài
Chúng ta có thể thấy rõ rằng cơng ty hồn tồn khơng có kế hoạch tuyển
dụng chỉ tiết, bảng kế hoạch làm để cho có mà thơi Vì thế khi cơng ty có nhu cầu tuyể n dụng thì nhân sự ra vào công ty luôn biến động, lúc nào cũng trong tư thé
Trang 22
tuyển và tuyên cho đủ số lượng mả không đẻ ý tới khả năng thực sự của nhân viên
dự tuyển
BANG 2.2: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHÂN SỰ NĂM 2009/2010
ĐVT: Người
Thời gian đến -
PHỊNG/ BAN 31/12/09 31/12/2010 TƠ
Tổng Nam | Nữ | Tổng 7
Ban giám độc 3 2 2 4 +1
Phong kinh doanh 25 27 | 18 | 45 +20 Phòng TCNS 5 2 3 5 0 Phịng kế tốn 8 4 4 8 +/- 2 Tổng cộng 4I 35 | 27 | 62 +21 Ty 16 2010/2011 62/41 151,22 %
Bang 2.2 cho thấy tổng số lao động trong cơng ty tính đến 31/12/2010 là 62
người, tăng 2l người, chiếm 51,22% so với năm 2010 Trong đó, số nhân viên nam
là 35, chiếm 56,45% và nữ là 28, chiếm 43,55% Số nhân viên giảm là do một
người xin nghỉ việc và một người nghỉ thai sản Hai nhân viên này nghỉ việc không báo trước cho lãnh đạo cơng ty vì thế cả phịng kế tốn và phòng Tổ chức nhân sự
hoàn toàn bị động Số nhân viên mới được bổ sung cho phòng kinh doanh BANG 2.3: BANG THONG KE DO TUOI NHAN VIÊN
DVT: Tudi 4 ‘ Trong đó STT Độ tuổi Tong so Nam Nir 01 Dưới 25 5 3 2 02 Từ 25 đến 35 44 24 20 03 Từ 36 đến 50 13 § 5 Bảng thống kê độ tuôi 2.3 trên đây thể hiện lực lượng lao động của công ty đang ở trong độ tuổi trẻ, và trạng thái vững vàng, chín chắn, khả năng hoàn thành
Trang 23
công việc cao Số lượng nhân viên từ 25 đến 35 chiếm đa số, cho thấy họ có tri thức, sức khỏe và nhiệt huyết muốn chứng tỏ mình Tuy nhiên họ còn thiếu kinh nghiệm và dễ thay đổi công việc khi có nơi khác có mức lương và khả năng thăng
tiến nhanh hơn Độ tuổi từ 36 đến 50 cũng có số lượng đáng kẻ, họ là những người
có kinh nghiệm và nghị lực phan đấu dé thăng tiến trong nghề nghiệp và tìm kiếm
địa vị
BẢNG 24: BẢNG SO SÁNH THỜI GIAN LAO ĐỘNG GIỮA NHÂN VIÊN
THƯỜNG VÀ NHÂN VIÊN CÓ CHỨC VỤ KHÁC
Thời gian lao động
Tỷ lệ (%) Không xác định | Thời hạn xác định Nhân viên 15 31 163,16 Nhân viên khác 4 12 63,16 Tông cộng 19 43 226,32
Qua bảng 2.4 so sánh thời hạn lao động giữa nhân viên thường và nhân viên
có chức vụ khác trên đây ta thấy số nhân viên ký hợp đồng lao động có thời hạn khá
nhiều, chiếm 226,32% Họ thường là nhân viên làm các công việc kinh doanh, lái xe, bảo vệ đang trong thời kỳ thử thách cơng việc Ta có thế nhận thấy, công ty Đức Việt khá thận trọng trong việc sử dụng nhân viên lâu dài Theo cách này, cơng ty có thể kiểm tra nhân viên trước rồi mới ký hợp đồng lao động Tuy nhiên, nó cũng làm cho tình hình nhân sự bị sáo trộn và có tác động khơng tích cực đến tâm lý người
lao động do luôn thay đổi Do đó, nhân viên có thê họ không bỏ hết sức lực, sự
nhiệt tình cũng như tâm huyết cho công việc của chính họ và hơn cả là cho công ty Số nhân viên có thời hạn hợp đồng không xác định thường lả nhân viên có địa
vị và thâm niên trong công ty Họ là những người thân tín của Hội đồng thành viên nên khơng có sự thay đổi, trừ trường hợp bất khả kháng
Trang 24
24 GVHD: TS TRUONG QUANG
2.2.1.2 Trình độ nguồn nhân lực của Công ty
BIEU DO 2.1: THONG KE TRINH DO NHAN VIEN DEN 31/09/2011
24.19% 40.32% ¬
@ Cao đẳng - Trung cấp DI Lao động phố thông
35.48%
Nhân viên của công ty có trình độ đại học chiếm 40,32% và được rải đều tồn cơng ty và các cấp quản lý Nhân viên có trình độ cao đẳng — trung cấp cũng chiếm
đa số cụ thể là 35,48%, tập trung chủ yếu ở bộ phận kinh doanh, kế toán Số lao
động phổ thông chiếm 24,19%, nguyên nhân là cơng việc khơng địi hỏi có trình độ (bảo vệ, xe nâng, lái xe, tạp vụ, bốc xếp) Mặt khác, do cấp quản lý phân tích cơng việc chưa đúng, yêu cầu tuyển dụng không đòi hỏi cao mà chỉ chú trọng đến van dé nhân viên làm được việc nên có nhiều trường hợp hiệu quả công việc không cao, đôi lúc gây ùn tắc Công ty nên hành động thực tế hơn trong vấn đề nâng cao trình độ nhân viên hơn là thay vì hô hảo như hiện nay
2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong q trình hình thành va phát
triển của Công ty TNHH Đức Việt
2.2.2.1 Thuận lợi
Nhân viên trong công ty là những người có trình độ và năng lực chun mơn Nhân viên phịng kinh doanh là những người nhạy bén trong việc nắm bắt thông tin chủ yếu liên quan đến các mặt hoạt động kinh doanh của công ty
Trang 25
25 GVHD: TS TRUONG QUANG
Các nhân viên mới vào làm được dao tạo kỹ về vi tính, chuyên ngảnh để ứng
dụng vào công việc một cách nhanh chóng Đấy cũng là nền móng vững chắc của cơng ty
Phịng ban trong cơng ty được trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc, hoạt động của công ty đều được vi tính hóa Do vậy, việc thông tin liên lạc giữa lãnh đạo công ty và nhân viên các phòng ban, đối tác được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác
Trai qua gần mười năm hoạt động, công ty đã tạo được mối quan hệ thân thiết và uy tín trên thương trường
2.2.2.2 Khó khăn
Bên cạnh những mặt thuận lợi nêu trên, trong quá trình phát triển của mình, cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn
'Về thông tin tiếp thị: cơng ty khơng có phịng tiếp thị nên dẫn tới những khó
khăn sau:
-_ Cơng ty nắm bắt thông tin chủ yếu qua giao dịch với bạn hàng cũ nên đôi khi
thông tin không đầy đủ
-_ Cơng ty chưa có kênh thơng tin cho riêng mình nên đã có trường hợp công ty
bị tuột mất cơ hội làm ăn với các đối tác mới Do thiếu thông tin nên đôi khi
công ty không chuẩn bị được nguồn tài chính kịp thời nên hoạt động kinh
doanh bị kéo dài, không thực hiện đúng tiên độ của hợp đồng
- _ Khả năng hợp tác với khách hàng mới rất ít khi có vì ngại rủi ro do không tin tưởng lẫn nhau
Về nhân sự: nhân sự các phịng ban trong cơng ty ít biến động, riêng phịng kinh doanh thì nhân sự biến động mạnh Nguyên nhân là do
- _ Những năm trước nhân sự công ty khơng có sự thay đồi vì thế cơng ty khơng có kế hoạch cũng như xây dựng một chương trình tuyển dụng, đảo tạo cụ thể nào
-_ Khơng phân tích cơng việc trước khi tuyển dụng -_ Tiến trình thử việc diễn ra không đúng quy định
Trang 26
-_ Năng lực nhân viên mới chưa đáp ứng được với yêu cầu tuyển dụng do hai bên đã hiểu sai về công việc được đăng tuyển mà nguyên nhân chính là cơng ty khơng mô tả công việc một các rõ ràng
- _ Các nhân viên cũ thì khơng chịu nâng cao trình độ và làm việc theo lối mòn Thực chất của vẫn đề trên là vì nhân viên trong công ty đều là những người có quen biết với lãnh đạo công ty, do đó họ hay ÿ vào mối quan hệ đó làm cho công việc kinh doanh của công ty đôi khi không đạt hiệu quả như mong muốn
Công ty kinh doanh chủ yếu dựa vào vốn vay ngoài với lãi suất cao, mua hàng
thì trả tiền ngay còn khi bán hàng thì bán gối đầu, cho trả chậm và kinh doanh dịch
vụ kho bãi cịn yếu kém
2.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH Đức Việt
2.2.3.1 Lập kế hoạch tuyển dụng
Thực tế các bộ phận phịng ban trong cơng ty khá ổn định, nhu cầu tuyển dụng
không nhiều Chỉ riêng phịng kinh doanh có nhiều biến động về nhân sự Năm
2010, phòng tuyển vào hơn 30 người và số người nghỉ việc cuối năm cũng gần 30 người Tuy nhiên việc tuyên dụng diễn ra tự phát, khơng có kế hoạch trước Khi nào
cần các phòng ban đề xuất với phòng TCNS Phòng TCNS xin ý kiến Giám đốc,
sau đó tổ chức tuyển dụng Chính vì thế quy trình tuyển dụng của công ty cũng khơng có
Ban lãnh đạo công ty quá chủ quan trong việc dự phịng có sự biến động nhân sự, ví thế khi những nhân viên thân tín của cơng ty bất ngờ xin nghỉ việc là một tổn
thất lớn đối với cơng ty Phịng TCNS cũng hoản toản bị động trong tình huống này
do khơng có kế hoạch tuyển dụng dự trù Để xảy ra tình trạng nêu trên là do các nguyên nhân sau:
-_ Sự chủ quan của lãnh đạo phòng kinh doanh vì ba năm qua nhân sự trong cơng ty hồn tồn khơng có dự thay đổi
-_ Nhân viên đa số là người thân của người sáng lập, con cháu của bạn bè giới thiệu vào làm
- _ Chưa thực sự quan tâm đến nhu cầu cá nhân khi họ đã có gia đình, khả năng
thăng tiễn khơng có
Trang 27
27
TRUONG QUANG DUNG
-_ Công việc làm theo lối mịn, khơng sáng tạo, hoạt động kinh doanh không được mở rộng do ngại rủi ro
2.2.3.2 Tiếp nhận và phỏng vấn
Vẫn là ưu tiên cho các nhân viên khác trong công ty, ưu tiên các mối quan hệ sẵn có dé tuyển, nếu không đáp ứng được nhu cầu cơng việc thì công ty mới tiễn hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài qua báo Tuổi trẻ, Người lao động hay các trung tâm giới thiệu việc làm
Phòng nhân sự xem xét hồ sơ dự tuyển, chọn ra những hồ sơ tốt nhất có thể đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc đề ra và thông báo ngày, giờ cho ứng viên
tới phỏng vấn
Thông qua đơn dự tuyển của ứng viên, phỏng vấn viên tìm hiểu động cơ tìm việc của ứng viên, kiểm tra kiến thức chuyên môn, khả năng ứng phó, giao tiếp, cam kết làm việc lâu dài, Nếu thấy ứng viên đạt được các tiêu chuẩn của công việc công ty sẽ tiến hành cho họ thử việc
2.2.3.3 Thử việc
Nếu ứng viên dự tuyển là người được người thân trong công ty giới thiệu vào làm thì quá trình thử việc được bỏ qua Còn lại nhân viên được tuyển sẽ thử việc trong vòng một tháng Trong một tháng đó, thông qua việc đánh giá năng lực thực hiện công việc của ứng viên, phòng TCNS và phòng ban liên quan sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức Đơi khi quá trình thử việc chỉ diễn ra trong vòng nửa
tháng, thậm chí là một tuần nếu xét thấy nhân viên đó khơng làm được việc là lãnh
đạo công ty đã quyết định loại ngay Sau đó cơng ty sẽ rà soát lại các hồ sơ cũ của
các ứng viên khác và tiến hành tuyển dụng lại
Vì cơng ty không tiền hành ký kết hợp đồng thử việc nên việc nhân viên mới
bị loại ngay trong quá trình thử việc là việc hết sức phi lý, gây cho họ sự thiếu thiện cảm đối với cơng ty Vì thể hình ảnh của cơng ty cũng không được đẹp trong mắt
người dự tuyển và đơi khi cơng ty có thể hối hận về quyết định hiện tại của minh wi:
-_ Thứ nhất, người được thử việc chưa kịp thích nghỉ với môi trường mới, họ còn đang trong quá trình tìm hiểu về cơng ty nên cũng chưa thể thẻ hiện hết khả năng của mình thì đã cho là khơng có năng lực và bị loại Nêu người bị
Trang 28
28 GVHD: TS TRUONG QUANG
loại là người thực sự có năng lực và thậm chí người này có thể vơ tình được đối thủ cạnh tranh của công ty tuyển dụng thì đây thực sự là một tổn thất lớn
-_ Thứ hai, những người mới được tuyển cũng sẽ e dé và không thê hiện hết
khả năng của họ do đó cơng ty cũng khó tìm được người thực sự muốn gắn bó lâu dài với công ty ngoài những người được giới thiệu do quen biết với các thành viên trong công ty
2.2.3.4 Tuyển dụng chính thức
Sau thời gian thử việc, công ty sẽ có có câu trả lời chính thức tiếp nhận nhân viên mới Họ sẽ được trưởng các bộ phận hay công ty sẽ cử người chuyên trách hướng dẫn họ hịa nhập hồn tồn với môi trường làm việc của cơng ty
Phịng TCNS sẽ
BHXH, BHYT, với nhân viên mới
n hành ký kết hợp đồng lao động và các thủ tục khác về
2.3 Đánh giáquy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Đức Việt
Qua thực trạng quy trình tuyển dụng tại công ty Đức Việt chúng ta có thê thấy rõ những ưu điểm vả nhược điểm sau đây
2.3.1 Ưu điểm
-_ Hình thức tuyển dụng mà công ty áp dụng là các kiểu kiểm tra, cho làm các
bài thi thực tế (kế toán), phỏng vấn trực tiếp Đó là những hình thức đã được
doanh nghiệp trong nước và liên doanh nước ngoài áp dụng vì nó vừa mang tính khách quan, vừa mang tính khoa học
- _ Nhân viên là những người thân và quen biết với lãnh đạo công ty nên mức độ
trung thành và làm việc lâu dài với công ty là một lợi thế Vì thế quá trình
tuyểên dụng diễn ra nhanh chóng, khơng mất thời gian mà lại tuyển được người thân tín, độ tin cậy cao
2.3.2 Khuyết điểm
Thực tế cho thấy, việc tuyên dụng tại công ty Đức Việt không được xây dựng hồn chỉnh, hay nói cách khác cơng ty khơng có quy trình tuyển dụng nhân sự Cụ thể như sau:
Trang 29
29
TRUONG QUANG DUNG
2.3.2.1 Phân tíchcơng việc
-_ Cơngty chưa coi trọng việc phân tích cơng
Phân tích cơng việc là cơ sở để tuyển dụng nhân sự nhưng chưa được công ty thực hiện chuyên sâu, chưa có cán bộ chuyên trách đảm nhận và chưa được tiến hành một cách khoa học -_ Nhân viên trong công ty hầu hết đều kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chuyên môn của họ nên hiệu quả công việc không cao Nhằm tận dụng tối đa sức lao động của nhân viên cũ để giảm chỉ phí tuyển dụng và đảo tạo
nhân viên mới, công ty xét thấy nhân viên A có thê kiêm thêm việc này hay nhân viên B có thể làm thêm cơng việc kia nên sẽ tiến hành giao việc gây
cho họ sự bất mãn vì lương thì khơng tăng vả cơng việc thì cứ chồng chất lên
-_ Nếu công việc địi hỏi chun mơn cao và nhân viên trong công ty khơng ai có khả năng đáp ứng được thì cơng ty mới tiễn hành tuyển dụng từ nguồn bên ngoài Đây là một hạn chế công ty cần phải khắc phục ngay
- Việc nghiên cứu phân tích cơng việc chỉ dừng lại ở sự nhìn nhận khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của người phân tích vì vậy nó ảnh hưởng tới việc đánh giá chất lượng hoàn thành công việc
2.3.2.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự
-_ Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên không đươc công ty trú trọng quan tâm Thẻ hiện ở việc ÿ y vào việc nhân viên là những người thân tín nên việc nhân viên nghỉ việc hầu như không xảy ra Cụ thê là suốt năm năm qua nhân sự công ty gần như hoản tồn khơng có thay đổi cho đến giữa năm 2010 -_ Quá phụ thuộc vào các mối qua hệ để tiễn hành tuyển dụng nhân viên
Nguồn tuyên dụng của công ty chủ yếu đến từ bên ngoải nhưng họ lại là những người do lãnh đạo chủ chốt trong công ty giới thiệu vì thế quá trình tuyên dụng được đặc cách qua nhiều bước, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công ty sau này
- _ Quy trình tuyên dụng nhân sự không tồn tại ở công ty Đức Việt Thực tế quy trình tuyển dụng nhân sự có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng lao động của các bộ phận sau này của công ty Thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân sự
Trang 30
30 H TRUONG QUANG DŨNG
sẽ giảm bớt thời gian, chỉ phí đảo tạo sau nảy, là điều kiện đầu tiên để nâng
cao chất lượng, khả năng hoa nhập, đảm bảo cho đội ngũ nhân sự ồn định Vì
vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự rất quan trọng và có ý nghĩa lớn đối với sự thành bại của công ty Phần lớn công ty ưu tiên cho con em cán bộ trong công ty, đôi khi người được giới thiệu chưa được đào tạo có bài bản và chuyên sâu Cán bộ quản lý tuy đều tốt nghiệp đại học nhưng lại không được bố trí làm đúng chuyên mơn Vì vậy, cơng ty cần có hình thức tun chọn công khai để tất cả mọi người đều tham gia thi tuyển và đạt được sự công bằng cho tất cả mọi người
-_ Chiến lược phát triển con người chưa được quan tâm đúng mức, chính sách tuyển dụng đảo tạo mới chỉ đáp ứng nhu cầu bức thiết trước mắt, chưa được quy hoạch và đầu tư tương xứng với yêu cầu phát triển lâu dài
Trang 31
Chương 3: HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYẾN DỤNG NHÂN SỰ TẠI
CÔNG TY TNHH ĐỨC VIỆT
3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Bình Dương là tỉnh có lợi thế để phát triển cây cao su đồng thời nằm trong Vùng Đông Nam bộ nên thuận lợi trong việc khai thác nguồn nguyên liệu mủ cao su thiên nhiên của các tỉnh lân cận như Đồng Nai, Bình Phước, Tây Ninh và Tây Nguyên đẻ phát triển ngành công nghiệp chế biến các sản phẩm sử dụng nguyên liệu cao su thiên nhiên
Lợi thể của doanh nghiệp là có nguồn cung cấp cao su từ các công ty thuộc tập đoản nên được ưu tiên về giá, được ưu tiên hỗ trợ về nguồn cung hàng vì công ty cung cấp chủ yêu cho các doanh nghiệp sản xuất săm, lỐp xe, trong nước
Trong vài năm gần đây, giá cao su trên thị trường thế giới tăng mạnh làm cho giá trong nước cũng tăng cao Điều này tạo cho doanh nghiệp cơ hội mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận, đồng thời cũng tạo ra thách thức là cạnh tranh trong việc thu mua mủ cao su trở nên khốc liệt hơn Điều đó địi hỏi cơng ty phải củng cố lại bộ máy tổ chức, nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên đẻ phù hợp với tình hình mới
Mục tiêu tổng quát của công ty trong năm 2012 là: Xây dựng thêm hai kho để chứa hàng và cho thuê
- Lap dy 4n xây dựng nhà máy sản xuất găng tay, cao su tự nhiên
- Mở rộng thị trường ra phía Bắc và xa hơn nữa là xúc tiền xuất khẩu cao su sang Trung Quốc, Chau Au,
- _ Tổ chức lại bộ máy công ty: thành lập thêm phòng tiếp thị, củng có lại phịng
TCNS
Để thực hiện được các mục tiêu nêu trên công ty dự kiến tuyển dụng thêm 50 lao động cho năm 2012 Để có thể tuyển dụng được lao động có chất lượng, phù hợp với yêu cầu mới, công ty cần phải xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng hồn hào và tìm cho mình các giải pháp hữu hiệu nhằm tuyển được đúng người và
bố trí đúng việc
Trang 32
32
TRUONG QUANG DUNG
3.2 Các giải pháp cụ thé dé thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Đức Việt
3.2.1 Xây dựng quy trình tuyền dụng nhân sự
Tuyển dụng là một công việc hao tổn thời gian và tâm sức Trường hợp lý tưởng, công ty tìm được một nhân viên hồn hảo cho một cơng việc nào đó - một người có thể tiến rất xa, tăng hiệu quả cho đơn vị của công ty, mà lại giảm khối lượng công việc cho công ty Trường hợp xấu nhất, người mà nhà tuyển dụng cho là hoàn hảo khi thuê về hóa ra lại khác xa với những gì họ tưởng, và họ phải mắt hàng
tháng trời để giải quyết hậu quả, trong đó có việc tìm người mới thay thế Vậy làm
sao công ty biết chắc lựa chọn của mình gần với tình huống số 1 hơn tình huống số 2? Nếu công ty vạch ra và tuân thủ theo một quy trình có kỷ luật, cơng ty có thể cải
thiện đáng kể cơ hội của mình
Theo tơi quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty trong thời gian tới nên được thực hiện như sau:
Trang 33
Bước Sơ đồ Trách nhiệm
Cap tham quyén
1 n dụng - Trưởng phòng ban | - B01 - TP.TCNS không đồng ý áp thâm quyền 2 Xét duyệt N/C - Giám đốc tuyển dung Đôngý Ÿ : - CBTD 3 —»| LậpKếhoạchtuyển dụng -TP.TCNS -BM02 T không đồng ý 4 Xét duy ệt KH cần tuyển dung
tuệ Xem — quy
D nant : trình - triển y
M “pom CP 1D, Khai con,
Triển khai công tác tuyển dụng theo - Các CB được ủy tác nà 5 kế hoạch được phê duyệt thác kiêm sốt q dung theo
trình tuyển dung | 44 hoagch da
nhân sự mới được duyệt ng - BM03 ~ Trưởng phòng
Ỷ TS OndS - BM07
Tiếp nhận thứ việc «FON - BM08
6 T - CB hướng dẫn BMAD
¬ ấp thắm quyền
` ee - PhòngTCNS - BM10
7 ibe ẻ - Trưởng phòng -BMII
- CB Hướng dẫn Ỷ
Phê duyêt của Cấp thẩm quyền en ắ
8 ị t - Giám đốc
Ký HĐLĐ: - Chính thức Chấm dút thử việc
~ Thời vụ ‡
9 Xây dựng lộ trình phấn đấu bản thân
Trang 34
34 GVHD
TRƯƠNG QUANG D
SƠ ĐỎ 3.2: QUY TRÌNH TRIEN KHAI CÔNG TÁC TUYỂN DUNG THEO
KẾ HOẠCH ĐÃ ĐƯỢC DUYỆT
6 cop pin ệ Thời gian
Bước Trách nhiệm Biểu mẫu |_ tác nghiệp
Chậm nhất là - TP.TCNS sau 5->7 ngày 1 -NVTD BUND a se ney KH duoc duyét “Tiếp nhận, kiểm | tra, sàng lục hồ sơ - Chậm nhất là
2 ứng viên - NVTD BMO4 | sau 7 ngay kể từ
¬X ngày nhận hỗ sơ
ects -NVTD - Bộ đề| Chấm bài thi
mâu -CB.NVCM thi chậm nhất là
3 - BM05 _ | sau 3 ngày kể từ
[ ngày thỉ
"¬ - Cấp thâm quyén PV -
Phỏng vấn Hin 2) _pmoa | Châm nhất là - Đại diện Trưởng phòng | _ gọg_ | SđM Š ngày kể từ
4 TCNS ngày có kết quả
“Thơng báo kết quả cho ứng viên | | - NV.NVCM (Nếu cần) thi nghiệp vụ
5 - NVTD
Ghi chi:
- _ Đầu vào của Quy trình triển khai công tác tuyển dụng theo kế hoạch là Bước thứ 4 Quy trình tuyển dụng tông quát (Xét duyệt Kế hoạch cần tuyển dụng và ra thông báo tuyển dụng)
- _ Đầu ra của Quy trình triển khai cơng tác tuyén dung theo kế hoạch là Bước thứ 6 Quy trình tuyên dụng tổng quát (Thông báo kết quả cho ứng viên và
chuẩn bị Tiếp nhận )
- Cac biểu mẫu (BM): Xem phụ lục
> MƠ TẢ SƠ ĐỊ 3.1
Bước I: X: nh nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Trang 35
35 GVHD: TS TRUONG QUANG
Trưởng các phòng ban trong công ty gửi nhu cầu tuyên dụng về cho Phòng
TCNS chậm nhất là ngày 10 của tháng cuối quý trước Các trường hợp gửi trễ sẽ
được chuyển sang quý sau Trong trường hợp có nhu cầu tuyển dụng đột xuất, Trưởng các phòng ban đơn vị giải trình nguyên nhân cụ thể, chuyên Phòng TCNS
có ý kiến và trình Ban giám đốcphê duyệt
Mục đích:
-_ Bồ sung đủ nhân sự theo kế hoạch đã được phê duyệt
- Thay thế cho nhân sự nghỉ việc
- Thay thé cho nhân sự được điều chuyển công tác sang phòng ban khác trong hệ thống Công ty
-_ Dự phòng cho trường hợp xảy ra biến động nhân sự hoặc trường hợp Ban giám đốcgiao thêm chức năng, nhiệm vụ cho các phòng
Hướng dẫn công tác thực hiện:
Khi có nhu cầu được cung cấp nhân sự từ bên ngồi, Trưởng phịng ban sẽ
lập PHIẾU ĐÈ XUÁT TUYẾN DỤNG NHÂN SỰ (BM01) chuyển đến
phòng TCNS kiểm tra, sau đó chuyển trưởng phòng TCNS ký xem xét nhu cầu tuyển dụng
Bước 2: Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng nhân sự
Sau khi Trưởng phòng/ Phòng TCNS ký xem xét, các đơn vị sẽ trình lên Cấp thấm quyền (giám đóc) để được xét duyệt:
- Déng ý: phê duyệt nhu cầu tuyên dụng
-_ Không đồng ý: chuyển trả cho phòng ban lập nhu cầu tuyển dụng
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- _ Căn cứ nhu cầu tuyên dụng đã được Ban giám đốc công ty phê duyệt, phòng
TCNS phân nhiệm cán bộ lập KẾ HOẠCH TUYẾN DỤNG (BM02), trình
Ban giám đốccông ty phê duyệt Kế hoạch cần tuyển dụng phải được soạn thảo chỉ tiết về các nội dung sau:
Trang 36
36 GVHD: TS TRUONG QUANG
© Tổng họp nhụ cầu tuyển dụng: Căn cứ hồ sơ đề nghị cung cấp nhân sự từ
các phòng ban, đơn vị trong công ty phòng TCNS/Phòng ban tổng hợp, cập
nhật đầy đủ thơng tin cần thiết
© Thơng báo tuyển dụng: Căn cứ tình hình thực tế của công ty cũng như sự
đánh giá, so sánh các nhà cung cấp dịch vụ, phương tiện thông tin, để chọn lựa đăng tin hiệu quả
-_ Thời gian hoàn tất: chậm nhất ngày 20 tháng cuối cùng của quý trước
Bước 4: Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng
- Dong ý: phê duyệt kế hoạch tuyên dụng
- Yêu cầu điều chỉnh: phòng TCNS/Phòng ban liên quan phối hop dé bé sung,
điều chỉnh (trở lại bước công việc 3) theo chỉ đạo của Ban giám đốc công ty
- _ Không đồng ý: chuyển trả cho phòng ban đơn vị lập kế hoạch tuyên dụng
Bước 5: Triển khai công tác tuyển dụng theo kế hoạch được phê duyệt
Liu ¥; đề nâng cao chất lượng trong công tác tuyên dụng nhân sự, trước khi triển khai công tác tuyển dụng, bộ phận tuyên dụng P.TCNS/Phòng ban phải
có BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC (BM03)
MƠ TẢ SƠ ĐỊ 3.2
Bước 1: Thông báo Tuyển dụng
Nhân viên tuyên dụng (NVTD) phịng TCNS/Phịng ban thơng báo nội dung tuyển dụng đến các nguồn ứng viên được chọn qua các phương tiện truyền thông theo kế hoạch
- Ni dung thông báo tuyển dụng phải thê hiện đầy đủ các yêu cầu của công ty về tiêu chuẩn các chức danh tuyển dụng và một bộ hồ sơ đầy đủ mà ứng viên cần phải đáp ứng và được Trưởng/ phó phịng TCNS phê duyệt
- _ Thời hạn: Kê từ ngày kế hoạch tuyên dụng được phê duyệt, phòng TCNS
phải phổ biến thông tin tuyển dụng trên bảng thông báo của Công ty (đối với
tất cả các chức danh) chậm nhất là sau 5 ngày và đối với các phương tiên khác chậm nhất là sau 7 ngày
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và sàng lọc hồ sơ xin việc
Trang 37
- NVTD phòngTCNS/Phòng ban tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, sàng lọc hồ sơ đạt
yêu cầu cho từng đợt tuyên dụng
- _ Trường hợp hồ sơ đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn chức danh dự tuyên, NVTD
phòng TCNS/Phòng ban sẽ sắp xếp thời gian và thông báo đến ứng viên về thời gian tổ chức thi kiểm tra nghiệp vụ theo DANH SÁCH ỨNG VIÊN
(BM04)
Bước 3: Kiểm tra năng lực ứng viên
- _ Thời han tổ chức thi kiểm tra nghiệp vụ: Phải được tiễn hành chậm nhất là sau 7 ngày, kể từ khi nhận được hồ sơ
- Trong buổi thi kiểm tra nghiệp vụ, NVTD phòng TCNS/Phòng ban giới thiệu sơ nét cho ứng viên về quy trình tuyên dụng của công ty
$% Đối với Ứng viên lao động gián tiếp:
> NVTD phòng TCNS tổ chức cho ứng viên thực hiện các bước:
+ Điển đầy đủ thông tin vào PHIẾU LÝ LỊCH NHÂN SỰ (05A)
+ Bai kiém tra IQ (kiểm tra kiến thức tổng quát về các lĩnh vực, khả
năng tư duy hiểu van dé)
+ Bài kiểm tra trình độ chun mơn (theo chức danh dự tuyên)
+ Bai kiém tra kỹ năng nghiệp vụ (nếu có): vi tính, ngoại ngữ
> Chấm bài kiểm tra:
+ Bài kiểm tra IQ phải được NVTD phòng TCNS chấm điểm, thời hạn
chậm nhất là sau 01 ngày, kê từ ngày tô chức thì
+ Bài kiểm tra trình độ chun mơn và bài kiểm tra kỹ năng nghiệp vụ
(nếu có) NVTD phòng TCNS chuyên đến cán bộ, nhân viên nghiệp cụ
chuyên mơn có liên quan ngay trong ngày Thời hạn chấm bài kiểm tra và kết luận cuối cùng phải được hoàn tất chậm nhất sau 03 ngày,
kể từ ngày nhận được bài kiêm tra
s% Đối với Ứng viên Lao đông trực tiếp:
Trang 38
38 GVHD: TS TRUONG QUANG
> Công nhân có tay nghề: NVTD P.ĐHSX tổ chức cho Ứng viên thực
hiện các bước:
+ Dién đầy đủ các thông tin vào PHIẾU LÝ LỊCH NHÂN SỰ
(BM05B)
+ Bai kiémtra 1Q, kiểm tra Kiến thức Tong quát (dành cho công nhân) + Bai thi tay nghé (nếu Ứng viên có kinh nghiệm)
NVTD P.ĐHSX chấm bài thi, sau đó phối hợp với trưởng phòng ban đơn vị
phỏng vấn ứng viên và ghi kết quả cụ thể vào PHIẾU PHỎNG VÁN TUYẾN DỤNG (BM068), trình cấp thâm quyền phê duyệt Sau đó chuyên hồ sơ nhân sự đến P.TCNS để thực hiện các công tác liên quan đến việc tiếp nhận thử tay nghề và thao tác kỹ thuật Thời hạn không quá 03 ngày, kẻ từ ngày tô chức thi
> Công nhân lao động phổ thông: NVTD P.ĐHSX tô chức thực hiện các
bước như công nhân có tay nghề, nhưng bỏ qua bước thi tay nghề
Bước 4: Phỏng vấn (đói với Ứng viên
- _ NVTD P.TCNS sẽ sắp xếp thời gian và thông báo đến ứng viên về thời gian phỏng vấn theo DANH SÁCH ỨNG VIÊN (B104) Thời hạn sắp xếp lịch
phỏng vấn phải được tiền hành chậm nhất là sau 05 ngày, kể từ ngày có
kết quả thi nghiệp vụ
- _ Thành phần tổ phỏng vấn gồm: đại diện P.TCNS, trưởng phòng, nhân viên
nghiệp vụ chuyên môn (nếu cần) sẽ tham gia sát hạch phỏng vấn để đánh giá về năng lực, trình độ, phẩm chất, tính cách, mức độ đáp ứng yêu cầu phát triển
của công ty, theo các tiêu chí trong PHIẾU PHỎNG VÁN TUYẾN DỤNG
(BM06A)
- _ Đối với Ứng viên đạt yêu cầu, sau buổi phỏng vấn NVTD phòng TCNS trình hồ sơ, kết quả phỏng vấn lên cấp thẩm quyền xét duyệt và có quyết định tiếp
nhận hay không tiếp nhận
Bước 5: Thông báo kết quả cho Ứng viên:
Căn cứ kết quả phê duyệt của cấp thẩm quyền:
Trang 39
39 GVHD: TS TRUONG QUANG
-_ Đất với ứng viên đạt yêu cầu: NVTD P.TCNS/P.ĐHSX thông báo cho Ứng
viên về thời gian nhận việc, đề nghị ứng viên bổ sung hồ sơ xin việc (nếu còn thiếu)
v Đối với CBCNV tại công ty: NVTD P.TCNS/P.ĐHSX hướng dẫn Ứng viên khám sức khỏe tại Trạm Y tế Công ty (nếu có)
Đối với CBNV tại các Chi nhánh: bộ hồ sơ xin Việc của Ứng viên phải có giấy khám sức khỏe do cơ quan Y tế địa phương cấp
- _ Đất với ứng viên không đạt yêu cầu: NVTD P.TCNS/P.ĐHSX thông báo kết quả cho Ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn hoặc đăng kết quả tuyển dụng tại bảng thông báo bên ngồi Cơng ty
> MƠ TẢ SƠ ĐỊ 3.1 (tiếp theo): Bước 6: Tiếp nhận thử việc
s* Hoàn tất hồ sơ cá nhân và các thủ tục tiếp nhân:
- CBTD P.TCNS/P.ĐHSX thực hiện các thủ tục:
e Đối với CBNV gián tiếp: ký kết BIÊN BẢN THỎA THUẬN THỬ
VIỆC (BM07A)
© Đối với cơng nhân trực tiếp: ký kết BIÊN BẢN THỎA THUẬN THỬ
VIỆC (BM07B)
© Đối với CB-CNV làm công việc thời vụ: ký kết BIỂN BẢN THỎA
THUẬN LAO ĐỘNG THỜI VỤ (BM07C)
e Ký cam kết phục vụ công tác, cam kết ký quỹ Ngoài ra nêu CBCNV
chưa bổ sung hồ sơ đầy đủ theo quy định thì yêu cầu nhân sự ký Cam kết bổ sung hồ sơ, thời hạn bổ sung hồ sơ chậm nhất sau 15 ngày (Kê từ
ngày tiếp nhận thử việc)
- P.TCNS cAp nhật thông tin CBCNV tân tuyển vảo chương trình quản lý nhân sự và tính lương, thời gian cập nhật đối với CBNV gián tiếp không quá 2 ngày, đối với công nhân trực tiếp không quá 5 ngày
+» Hướng dẫn CBCNYV tân tuyển:
Trang 40
- Doi véi CBNV tan tuyén:
e Trong buổi sáng ngày ứng viên nhận việc, NVTD P.TCNS tiếp đón,
hướng dẫn các vấn đề cơ bản về Nội quy lao động công ty, Thỏa ước lao
động tập thể, Văn hố cơng ty, Chủ trương - đường lối của Công ty Giới thiệu về sự hình thành và phát triền của Công ty, các chính sách phúc lợi,
khen thưởng - đãi ngộ và phát triển nhân sự
e NVTD P.TCNS gidi thiệu ứng viên với Trưởng phòng ban Sau đó,
Trưởng phịng lập CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC (thử năng lực và
nghiệp vụ thực tế) (BiM08A), chuyển bản chính cho NVTD P.TCNS lưu
hồ sơ (Thời hạn không quá 02 ngày kề từ khi ứng viên vào nhận việc)
- Đối với công nhân tân tuyển:
e Trong buổi sáng ngày ứng viên nhận việc, đại diện Quản lý xưởng tiếp
đón, hướng dẫn các vấn đề cơ bản về Nội quy lao động công ty, Thỏa ước lao động tập thể, Văn hố cơng ty, Chủ trương - đường lối của Công
ty Giới thiệu về sự hình thành và phát triển của Cơng ty (có thê đảo tạo
tập trung vào một ngày ấn định trước được CQ P.TCNS duyệt)
« - Nhóm CBTD P.ĐHSX giới thiệu ứng viên với Trưởng phòng đơn vị Sau
đó, trưởng phịng đơn vị lập CHƯƠNG TRÌNH THỬ VIỆC (thử tay
nghề và thao tác kỹ thuật) (BM08B), chuyên Tổ QTNS/P.TCNS lưu hồ
sơ (Thời hạn không quá 02 ngày kẻ từ ngày ứng viên vào nhận việc)
Bước 7: Đánh giá kết quả dat được của CBCNV tân tuyển:
- Déi véi Lao động Gián tiếp: Thời gian TNL&NVTT từ 01-02 tháng
s* Trường hợp đạt yêu cầu:
Đối với CBNV TNL&NVTT trong thời gian 02 tháng
+ Tháng thứ 1: đánh giá 2 lần (2 tuần/lần kể từ ngày TNL&NVTT) Thực
hiện theo biểu mẫu PHIẾU THEO DÕI - ĐÁNH GIÁ TNL&NVTT
(BM09)
+ Tháng thứ 2: đánh giá 1 lần (cuối thời gian TNL&NVTT) Thực hiện theo
biểu mẫu KẾT QUÁ TNL&NVTT CUÔI CÙNG (BM11A), Thời hạn
không quá 07 ngày tính từ khi kết thúc thời gian TNL&NVTT