Chuyên đề thực tập: Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Quản lý Điểm đến châu Á – ASIA DMC

Điều này thuận tiện cho các đại lý, công ty gửi khách cóthé dé dàng ghé thăm công ty khi sang khảo sát; giao thông xung quanh thuận lợi, thông thoáng và với khoảng cách gần như vậy, nhân

TRUONG DAI HỌC KINH TE QUOC DÂN

KHOA DU LICH VA KHACH SAN

DE TAI:

HOAN THIEN HOAT DONG TUYEN DUNG NHAN SU TAI

CONG TY CO PHAN DIEM DEN CHAU A — ASIA DMC

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thục Oanh

Giảng viên hướng dẫn : TS Hoàng Thị Thu Hương

Mã sinh viên ; 11194128Lớp : Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành 61B

Hà Nội, tháng 3/2023

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện chuyên dé thực tập, em đã nhận được

sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của mọi người Trước hết, em xin gửi đến quý

thầy, cô giáo trong khoa Du lịch & Khách sạn trường Đại học Kinh tế Quốc dân lời

cảm ơn chân thành vì đã tạo cơ hội cho chúng em được thực tập tại các cơ sở thực tế

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến TS.Hoàng Thị Thu Hương đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý chỉnh sửa để em hoàn thành được bài báo cáo

thực tập này.

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty cô phầnQuản lý điểm đến châu Á đã tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em được thực hành

và tìm hiểu thực tiễn công việc trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Vì kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập,cũng như trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, em rất mongnhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và

sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo tốt nghiệp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2023

Oanh

Nguyễn Thục Oanh

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổphan Quản lý Điểm đến châu Á —ASIA DMC” do chính em thực hiện dưới sự hướngdẫn của TS Hoàng Thị Thu Hương, toàn bộ thông tin và số liệu được đề cập đến trongbài báo cáo đều là thành quả sau quá trình thực tập và học hỏi tại doanh nghiệp Cácthông tin đều hoàn toàn chính xác, trung thực, không sao chép dưới bất kỳ hình thứcnao và có sự đảm bảo của đơn vị trực tiếp quản lý Nếu có bat kỳ thông tin sai lệch

hay phát hiện gian lận, em xin chịu mọi trách nhiệm liên quan đên lời cam đoan trên.

Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Oanh

Nguyễn Thục Oanh

MỤC LỤC DANH MỤC TU VIET TẮTT 2< s£©ss£Ss£©S££Es£ESs£Essexsersevserssersersserssrse

0 9;:80009079)c17777 7

/.0);:800/98:)0):0112717577 .

J:/980/(0627.1007575 1

1.1 LY do Chom n7 1

1.2 Mục tiêu nghién CỨU œ- << 5 << 9 9 9 98.998.90.00 000900900090 2 1.2.1 Mục tiêu chung - «s1 9 tt 2 1.2.2 Muc tiv CU thé XNNNNng 2

1.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vỉ s- 2s s£sssssessvssesseessessss 2 1.4 Phương pháp nghiÊn €ỨU (<< <6 9.9 9001.000 960040896006 86 2 1.4.1 Phương pháp thu thập đữ liệu thứ cấp - -¿- 2 2+ <+++££+£x+rx+rxerxerreres 2 1.4.2 Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết 2-2-2 s2 x+zxezxezez 2 1.5 Két on n6 3

CHUONG 1 GIỚI THIỆU VE CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN 0:70 — ,,ÔỎ 4 1.1 Giới thiệu về Công ty ASIA DIMC -2-ssscsscvsserseerserseerssers 4 L.1.1 Gidi thidur CHUN 10 ‹-1- 4 4

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 2 2 2 +2 ++£++E++E++r++£xzrxrxersee 6 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động - - SE 1123191111 HT TH TH HH ng ng 7 1.2 Cơ cấu tô chức và quản lý của Công ty ASIA DMC -° 5 5< 8 1.2.1 Co cau tô chức và quan lý của Công ty ASIA DMC -¿-2- ¿55s 8 1.2.2 Chức nang và nhiệm vụ của các bộ phận tại Công ty ASIA DMC 8

1.3 Các điều kiện kinh doanh của Công ty ASIA DMC -5° 5< 12 1.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 2-52 2 t+ExSEESEEEEEEEEEEEEEE211211211211 111111 12 1.3.2 Nhân lực -¿- 2+ ©+zc2kc2EEE211271127112711211211211211.111.111 111101111 cee 14 1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty C6 phan Quản lý Điểm đến châu A trong giai đoạn 2018 - 2()222, -s- << s2 ©ssssssessessesserserserserserse 17 1.4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của CONG ty s5 <++xssessersseeske 17 1.4.2 Tình hình cơ cấu lao động của CONE Ly oo eeeeeeeeesecseceeeesececeeseceeeeaeceeeeseeeeeneens 22 1.5 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty DMC giai đoạn 2018 - 2022 23

EM n hn.: 23

490 7 24

1.6 Mô tả đánh giá chung quá trình thực (Ập) 5-5 << 5< 55s ssSs5£s2sse 25

1.6.1 Mô tả, nhận xét về phân công bồ trí nhân viên - 2-2 s2 s2 +52 25

1.6.2 Mô tả, đánh giá quy trình tác nghiệp và kỹ năng phục vụ ‹- 27

1.6.3 Mô tả và đánh giá quá trình thực tập của sinh viên -<++sx+<<+s+2 29

CHUONG 2 PHAN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYẾN DỤNG,

TUYẾN MO TẠI CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN CHAU A

-ASIA DÍMCC - 5-55 HH eee 33

2.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động tuyến dụng tại công ty Quan lý điểm

đến châu A — ASIA DMC + ©e©EEEEA A eEettrtrkkkkreeepsorrrerred 33

2.1.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiỆp 2-2-2 +2 +E2££2E£+EE£EE+EEerxerxered 332.1.2 Các yêu tố bên ngoài doanh nghiỆp 2- 2 ¿5£ +E£2E2E£+EE£EE+EEerxerxrred 352.2 Khái quát về quá trình quản trị NNL tại công ty - . -s ss2 372.2.1 Lập kế hoạch và dự báo - ¿ 2+5<+2E+EE+EEEEEEEEEEE211211211211221 11 E121 rxee 372.2.2 Tuyền mộ, tuyến chọn - + 2 £+£+EE+EE+EE£EE£EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrrree 37

2.2.4 Danh G14 nh Ầ 41

2.2.5 DAi nh Ả 42

2.3 Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty Quản lý Điểm đến

châu A - ASTA DIMC s°-e<©+E++te©EEE+AtEEEEASEEEE.tEEEEkettrkkdotrrrrrdee 44

2.3.1 Nguyên tắc tuyên dụng tại Công ty ASIA DMC -¿ -¿©5z+csccszcree 442.3.2 Bộ máy làm công tác tuyên dụng nhân sự tại công ty ASIA DMC 442.3.3 Quy trình tuyển dụng -¿- 2c ¿2k 2EE2EEC2EEE7121127121171.211 21.2 1E cre 452.4 Đánh giá, nhận xét về thực trạng tuyến mộ của công ty ASIA DMC 562.2.1 Ưu điểm/điểm manh sccccseeccsssssesssneecssssneeesssneeessnneseesnneseesnneeeessnesersnneeeessees 56

2.2.2 Han 89H 1ï, 572.2.3 NQuy6m Nn 00 eee 4 58CHUONG 3 DE XUAT MOT SO GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN/NANG

CAO CHAT LƯỢNG HOAT ĐỘNG TUYẾN DUNG TAI CONG TY CO PHAN

QUAN LY DIEM DEN CHAU A | A SIA -2- se ©sseesssevssesssers 59

3.1 Phương hướng/Định hướng phát triển của công ty Quan lý Điểm đến chau AYY)0) 0 59

3.1.1 Tầm nhìn chiến lược kinh doanh - 2£ s+£2++EE£+E++EE+zExzxezrxerreees 59

3.2 Các giải pháp nhằm hoạn thiện hoạt động tuyén dụng công ty Quản lý Điểm

đến châu A - ASIA DIMC «se s<©+ss©E+s©E+s£EE+seErsserrsserrsservsserrssee 61

3.2.1 Phân tích nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng - 2 2 2 s+cs=x++ 61

3.3.2 Khai thác tối ưu hiệu quả các nguồn tuyển dụng - 2-2 s2 s2 613.3.3 Nâng cao trình độ cho cán bộ tuyên dụng nhân sự - 2-2 s2 sz=s¿ 62PHAN 8.90007900007757 = 64

TÀI LIEU THAM KHẢO - 22s ©ss©+se+vsEvsetrseerserssersssrrssrrssre 65 I18/728./2.8047.0000n88a®a - 65

II Tài liệu tiẾng A HÌÏh -oec< se ceseEeEEsEeEteEseEsEsEsEvEktketrserserserserssreeree 65

/JA./) 1 65 PHU LUC cesesssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssesssssssssssssssessssssssssssssssssssssssssssseesssssssessssees 66

DANH MỤC TU VIET TAT

TU VIET TAT TIENG ANH

Nghia Tiéng Anh Nghia Tiéng Viét

N/A Not available Không có sẵn

B2B Business to Business Mô hình kinh doanh doanh nghiệp với

doanh nghiệp

OP Operator Nhan vién diéu hanh

C&B_ | Compensation and Benefits Bồi dưỡng và phúc lợi

B2B Business to Business Mô hình kinh doanh doanh nghiệp với

Care hàng PIC People in charge Người chịu trách nhiệm

TU VIET TAT TIENG VIET

HDTD Hội đồng tuyển dụng

VPĐD Van phòng đại diện

QTCL & CSKH | Quản trị chất lượng và Chăm sóc khách hàng

CNTT Công nghệ thông tin

NNL Nguồn nhân lực

HDV Hướng dẫn viên

HCNS Hành chính nhân sự

LNTT Lợi nhuận trước thuế

LNST Lợi nhuận sau thuế

DANH MỤC BANG

Bang 1 1: Hệ thống chi nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC 4

Bảng 1 2: Cơ cầu nhân sự của ASIA DMC từ năm 2018-2022 - 14

Bang 1 3: Biến động của lượt khách ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022 18

Bảng 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022 20

Bang 1 5: Cơ cấu nhân sự tại các phòng ban của ASIA DMC tính đến tháng 1-2023 — 22

Bảng 2 2: Các vị trí tuyên dụng của công ty ASIA DMC tại trụ sở chính Hà Nội vào tháng 4 năm 2022 - - TH HH TH HT ướt 46 Bảng 2 3: Số lượng nhân viên các phòng ban của công ty ASIA DMC tính đến tháng 22021 d 47

Bảng 2 4: Tông hợp ứng viên tham gia phỏng van tại công ty cô phần điểm dén Châu Á - ASIA DMC tại trụ sở chính (Hà Nội) năm 2022 -2:22©252©2sz2c5c+2 53 Bảng 2 5: Tổng hợp ứng viên thử việc và ứng viên ky hợp đồng của công ty cô phan điểm đến Châu A — ASIA DMC năm 2022, tại trụ sở chính (Hà Nội) 55

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển của ASIA DMC 6

Hình 1 2: Cơ cau tổ chức của ASIA DMC -. cc2+ccttrkterrrrrrrrrrrrree 8Hình 1 3: Tổng lượt khách ASIA DMC trong giai đoạn 2018 - 2022 17Hình 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 - 2022 21

Hình 2 1: Thông tin tuyển thực tập sinh của ASIA DMC -5:-5+ 49

Hình 2 2: Thông báo tuyên dụng nhân viên sales của ASIA DMC 50

Hình 2 3: Thông báo tuyên dụng nhân viên lễ tân của ASIA DMC 51

PHAN MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài

Trong cuốn sách “Managing Human Resources: Productivity, Quarlity ofWork life, Profits” (Quan lý nguồn nhân lực: Năng suất, chất lượng của cuộc sống,lợi ích), Wayne Cascio - nhà kinh tế học người Mỹ (là Giáo sư xuất sắc và Chủ tịch

của Robert H Reynolds về Lãnh đạo Toàn cầu tại Trường đại học Colorado Denver)

đã viết “Tổ chức là do con người quản lý và gây dựng lên Không có con người, tô

chức không tôn tại.” Điều này đã nhắn mạnh vai trò quan trọng của con người hay

chính là nguồn nhân lực đối với sự phát triển, sự thành công của một tô chức, doanh

nghiệp Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vàocông nghệ, nguồn vốn, mà yếu tố con người có tác động rat lớn, đặc biệt trong thời

kỳ trí thức hóa như ngày nay Chính vì vậy, để giành ưu thế trên thị trường, doanhnghiệp cần đầu tư vào con người

Ở Việt Nam, van dé thu hút nhân tài dù đang được chú trọng hơn trong nhữngnăm gần đây, nhưng vẫn chưa có những chính sách thu hút nhân tài thật sự hiệu quả.Cũng trong van dé đó, Công ty Cổ phần Quan lý Điểm đến châu A - ASIA DMC cũngcần có những quy trình rõ ràng trong việc cải thiện quá trình quản lý và thu hút nhân

tài.

Điều này càng trở lên cấp thiết sau khi trải qua dịch bệnh Covid-19 Bởi ngành

du lịch nói chung đang trong tinh trạng thiếu tram trọng nguồn nhân lực chất lượng

cao sau hai năm ảnh hưởng của đại dịch Công ty ASIA DMC cũng không tránh khỏi

sự thay đổi về cơ cấu nguồn nhân lực, điều này có ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ

khách sau khi du lịch đã mở của trở lại.

Là một sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên ngành Quản trị

dịch vụ du lịch và lữ hành, đang trong quá trình thực tập tại công ty ASIA DMC, sau

khi nhận thấy tính cấp thiết của dé tài, em mong muốn được đóng góp góc nhìn củaban thân dé giúp ASIA DMC phát triển hơn nữa Từ đó, em xin chọn đề tài “ Hoànthiện hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty quản lý điểm đến Châu Á - ASIADMC” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.2.1 Mục tiêu chung

Bài báo cáo này được thực hiện nhằm quan sat, đánh giá thực trạng hoạt độngtuyển dụng tại công ty ASIA DMC để xác định vấn đề Rồi từ đó đề xuất một số giảipháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình thu hút nhân tài ở công ty ASIA DMC

1.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi

- Đối tượng nghiên cứu được xác định là việc tổ chức thực hiện các chính sách

thu hút nhân tài.

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi không gian: Tại công ty Cô phần Quản lý Điểm đến châu Á - ASIA

DMC

+ Phạm vi thời gian: Sử dụng các số liệu từ năm 2018-2022

+ Phạm vi nội dung: Bài báo cáo tập trung nghiên cứu các nội dung liên quan

đến quy trình tuyển dụng trong công ty ASIA DMC

1.4 Phương pháp nghiên cứu

1.4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

- Nguồn bên trong công ty: Những dữ liệu về tình hình hoạt động kinh doanhcủa công ty, đặc điểm nguồn nhân lực, cách thức tuyên dụng của công ty, mức lươngthưởng công ty cung cấp, các chính sách phụ cấp và dao tạo, tại công ty ASIA DMC

- Nguồn bên ngoài công ty: Giáo trình, các bài nghiên cứu cùng chủ đề, trangWeb của Tổng cục Du lịch và Tổng cục thống kê, các trang web tuyên dụng, website

của công ty ASIA DMC hittps://www.asiadmc.com/

1.4.2 Phương pháp phân tích va tổng hop lý thuyết

Nghiên cứu kiến thức về nhân lực trong công ty du lịch, lữ hành từ giáo trình

và tài liệu chuyên ngành dé đánh giá được các chính sách tuyên dụng, thu hút nhânlực tại công ty ASIA DMC, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

1.5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tham khảo và phụ lục, phần

nội dung của đề tài được kết cầu thành 3 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Quản lý Điểm đến châu A

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tuyển dụng nhân lực tạicông ty Cô phan Quản lý Điểm đến châu A

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chất lượng của hoạt độngtuyển dụng nhân lực của công ty Cổ phần Quản lý Điểm đến châu A

CHƯƠNG 1 GIỚI THIEU VE CÔNG TY CO PHAN QUAN LY DIEM

DEN CHAU A 1.1 Giới thiệu về Công ty ASIA DMC

1.1.1 Giới thiệu chung

Tên: CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN CHAU A

Tên doanh nghiệp viết tat: ASIA DMC., JSC

Tên người dai diện : Ngô Minh Đức - Chu tịch Hội đồng quản tri

MST: 0101712187G

Website: www.asiadmc.com Email: info@asiadmc.com

Hệ thống chỉ nhánh, văn phòng đại diện

Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, ASIA DMC hiện đang có 6 chi nhánh, văn

phòng đại diện ở khắp nơi trên thế giới

Bảng 1 1: Hệ thống chỉ nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC

gác [Tenet [Pine Độ

Chỉ nhánh ASIA | 135 đường Nguyễn Văn Linh, thành phố Đà

DMC Đà Nẵng Nẵng

Chỉ nhánh ASIA |al đường Sivatha, Svay Dang Koum, Siem

DMC Siêm Riệp Reap

Campuchia

Chỉ nhánh ASIA |Số BOI, Phố Betong, Sangkat Srah Chak,DMC Phnom Penh Khan Doun Penh, Phnom Penh

Quy mô: Trước đại dịch covid-19, công ty ASIA DMC có tổng số nhân viên

chính thức là trên 150 người Sau đại dịch covid-19, tính đến thời điểm hiện tại nhân

viên chính thức của công ty là gan 40 người (Quy mô nhân sự tại trụ sở chính tại HaNội).

Thứ hạng: ASIA DMC là một trong những công ty quản lý lữ hành hàng đầu

về du lịch Đặc biệt, đến năm 2016- khi công ty đổi tên từ HG Travel thành ASIADMC, công ty đã đánh dấu sự chuyên mình thành một công ty B2B hàng đầu Vàocác năm 2014, 2016 và 2018, ASIA DMC vinh dự được Bộ Văn hóa, Thé thao và Dulịch trao Giải thưởng “Doanh nghiệp kinh doanh lữ hành quốc tế hàng đầu đón khách

du lịch vào Việt Nam (Inbound)” Bên cạnh đó,doanh nghiệp còn giành được nhiều

giải thưởng khác như:

Danh hiệu một trong “Mười Công ty Lữ hành hàng đầu tại Việt Nam” vào cácnăm 2003, 2006, 2007, 2008 và 2009 do Tổng cục Du lịch trao tặng

Giải Nhì “Du lịch Hà Nội 2014” do Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Với 25 năm hình thành và phát triển, cùng nhiễu danh hiệu mà doanh nghiệp

đã đạt được, ASIA DMC đã phan nào khang định được vị thé, thứ hang của mình

trong ngành du lịch, cũng như tiềm năng phát triển và khả năng phục hồi sau ảnh

hưởng covid-19 của ASIA DMC.

Hình thức sở hữu: La công ty cô phần tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực dulịch, trực thuộc Tổng cục du lịch, có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toánđộc lập, sử dụng con dấu riêng theo thé chế quy định của nhà nước

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

1997 2001 2005 2007

Thành lập Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh

công ty Sài Gòn Campuchia Phan Thiét

ASIA DMC Lào Đà nang Myanmar

2017

Chi nhánh USA 2018

Chi nhánh Indonesia Chi nhanh An D6

Chi nhanh Philipines

Hình 1 1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển cia ASIA DMC

Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự ASIA DMC

Vào năm 1997, công ty được thành lập tại Hà Nội với tên gọi là HG Travel.

Tại thời điểm đó, công ty hoạt động với tư cách là một nhà cung cấp dịch vụ du lịch

nhỏ, đơn lẻ.

Nam 2001, chi nhánh đầu tiên của HG Travel ( Sau này là ASIA DMC) đượcthành lập tại Sài Gòn - Hòn ngọc Viễn Đông của Việt Nam Với sự cam kết nhất quáncủa mình trong nguyên tắc làm việc ( Đó là cung cấp và đáp ứng các dịch vụ cao cấpcho khách hàng) đã góp phần củng có thương hiệu của công ty, cũng như lượng khách

Chi nhánh thứ hai được đặt tại Phan Thiết vào năm 2007 Vào thời điểm bấygiờ, Phan Thiết là một điểm đến hấp dẫn với các loại hình du lịch như nghỉ dưỡng,biên, thiên nhiên Đây là một địa điểm ưa thích của khách hàng mục tiêu của công ty

( Cụ thể là khách Mỹ, Nga)

Năm 2013, ASIA DMC đã lựa chọn Đà Nẵng dé xây dung văn phòng đại diện

Lý do lựa chọn Đà Nẵng vì tại đây có nhiều địa điểm du lịch tuyệt đẹp với khí hậunhiệt đới Du khách có thê trải nghiệm một kỳ nghỉ dưỡng vô tận tại đây

Sau khi mở chi nhánh đầu tiên tại thị trường quốc tế, công ty tiếp tục mở thêm

các văn phòng đại diện tại nước ngoài: Yangon (Myanmar)( 2010), Viêng Chăn,

Luang Prabang (Lào) Đặc biệt, sau bước đánh dấu trọng đại vào năm 2016, công ty

HG Travel đổi tên thành ASIA DMC Công ty đã nhanh chóng mở các văn phòng đạidiên trên khắp thế giới:

Năm 2017, công ty thành lập 3 chi nhánh tai USA, Philippines, Indonesia và 2

văn phòng đại diện tại Australia, New Zealand

Nam 2018, ASIA DMC chính thức mở thêm một chi nhánh tại An Độ

Những dấu mốc trên đã cho thấy sự phát triển nhanh chóng và không ngừng

của công ty ASIA DMC.

1.1.3 Lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực hoạt động của công ty là Kinh doanh lữ hành đối với khách du lịchvào Việt Nam (INBOUND) ( Dựa trên giấy phép đăng ký kinh doanh cấp lần đầu vàongày 14/03/2006 và cấp lại vào ngày 19/10/2016)

Các hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty:

- Dai lý du lịch, kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa

- _ Điều hành chương trình du lich

- Dich vụ trung gian như vận chuyên, lưu trú, ăn uống cho khách du lịch; dịch

vụ tiêu thụ chương trình du lịch

- Dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ tư vấn thiết kế lộ trình, dich vụ bán vé

- _ Nghiên cứu thị trường

- Dich vụ về thị thực, xuất nhập cảnh, gia hạn thị thực xuất nhập cảnh cho khách

du lịch

- _ Xây dựng và ban chương trình du lịch

- Các dịch vụ bổ sung khác phục vụ nhu cầu của các đối tượng khách khác nhau

(du lịch hội nghị, hội thảo )

1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty ASIA DMC

1.2.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty ASIA DMC

Dưới đây là cơ cấu tô chức tính đến thời điểm hiện tại của Công ty ASIA DMC

TT khách

đường bay ngăn

Hình 1 2: Cơ cấu tổ chức cia ASIA DMC

Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự ASIA DMCNhận xét: Có thé thấy, mô hình cơ cấu té chức chức năng vẫn là mô hình phùhợp nhất đối với công ty tại thời điểm hiện tại vì: với một đội ngũ nhân viên trẻ trung

năng động sáng tạo, mô hình quản lý chức năng sẽ phát huy năng lực quản lý và tính sáng tạo của chính nhân viên và của bản thân công ty; phát huy sự chuyên môn hóa

chất lượng và năng suất lao động cao Các phòng ban trong công ty được phân chia

hợp lý và quản lý bài bản, mỗi phòng ban lại có nhiệm vụ chức năng riêng nhưng

không hề tách rời nhau mà luôn hỗ trợ, kết nối và phối hợp ăn ý dé giải quyết mọi van

đề.

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận tại Công ty ASIA DMC

Cơ cấu tổ chức của ASIA DMC được xây dựng theo mô hình cơ cấu tổ chức

chức năng và mỗi bộ phận sẽ đảm nhận các nhiệm vụ, vai trò, chức năng khác nhau

Hội đồng Quản trị: là bộ phận cao nhất, quyết định những vấn đề quan trọng

nhất của công ty như chiến lược, tầm nhìn và các chính sách, là người đồng hành cùng

với Giám đốc điều hành dé thực hiện chiến lược và kế hoạch của công ty.

Ban Giám đốc: là những người trực tiếp điều hành các công việc; xây dựng và

triển khai các kế hoạch hoạt động, kế hoạch kinh doanh theo định hướng, mục tiêu và

giá trị cốt lõi mà công ty đã đặt ra; ban hành và phê duyệt các quyết định liên quanđến nguồn nhân lực của công ty; chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả kinh doanhtrước Hội đồng Quản trị Với vai trò lãnh đạo công ty, Ban Giám đốc là những người

có kinh nghiệm, kiến thức sâu rộng, có trách nhiệm cùng năng lực lãnh đạo tài giỏi đãgiúp ASIA DMC đưa ra thị trường những sản phẩm chất lượng, chuyên nghiệp, đápứng nhu cầu của mọi du khách

Theo giáo trình “Quản trị kinh doanh lữ hành” (2006) của TS Nguyễn Văn

Mạnh và TS Phạm Hồng Chương có đề cập rằng: Bộ phận nghiệp vụ lữ hành là bộ

phận đặc trưng và quan trọng nhất của công ty du lịch, có chức năng thực hiện cáchoạt động cơ bản về kinh doanh du lịch, gồm ba bộ phận (hay còn gọi là “phòng”)thành phần: marketing, điều hành và hướng dẫn Tại ASIA DMC, bộ phận nghiệp vụcông ty sẽ bao gồm phòng Kinh doanh, phòng Điều hành, phòng Marketing, phòngSản phẩm và phòng Hợp đồng Bộ phận hướng dẫn không phân tách thành phòng/banriêng mà trực thuộc phòng điều hành

Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh của ASIA DMC chia thành hai bộ

phận chính là Long Haul và Short Haul tuỳ thuộc vào đặc điểm, nhu cầu của đối tượngkhách hàng khác nhau Bộ phận Long Haul sẽ tập trung vào những đối tượng khách

có kế hoạch chuyên đi rõ ràng, khoảng thời gian giữa ngày đặt dịch vụ và ngày thựchiện dịch vụ dài từ vài tháng đến một năm; thời gian tiêu dùng dài, khả năng chi tiêucho sản phẩm dịch vụ lớn Đối tượng khách này thường đến từ các quốc gia châu Âu,châu Mỹ Thời điểm trước đại dịch, lượng booking lớn nên bộ phận Long Haul còn

chia nhỏ thành 2 team như bảng sau:Ngược lại, bộ phận Short Haul sẽ phục vụ cácđối tượng khách hàng đến từ châu Á là chủ yếu, bởi đặc điểm tiêu dùng dịch vụ nhanh,

thời gian đi ngắn ngày, thường sử dụng sản phẩm tour trọn gói, ít khi tự lên kế hoạchcho chuyến đi

Dù chia thành hai bộ phận khác nhau nhưng nhiệm vụ chung của phòng Kinh

(4) Liên lạc với đại lý dé bán sản phẩm và tra lời tat cả các yêu cầu khác từ đại

lý theo tiêu chuẩn của bộ phận

(5) Hoàn thành tất cả các dịch vụ và gửi cho Bộ phận điều hành, các bộ phận

liên quan, xác nhận tour và gửi cho đại lý.

(6) Làm tất cả các báo cáo theo yêu cầu của các bộ phận

Phòng Điều hành: Phòng có vai trò tổ chức sản xuất của công ty, tiến hànhcác công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm, và là cầu nối giữa công ty với cácnhà cung cấp dịch vụ và hàng hoá du lịch Cụ thê nhiệm vụ của phòng Điều hành bao

gồm:

(1) Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cungcấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng sales

gửi tới.

(2) Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các

chương trình du lịch như đặt chỗ khách sạn, resort, làm visa, mua vé vận chuyên

đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng

(3) Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cungcấp có sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng, giá cả hợp lý và thảo luận ký kết hopđồng

(4) Theo dõi và giám sát quá trình thực hiện chương trình du lịch Cùng với

bộ phận kế toán thực hiện hoạt động thanh quyết toán với các đại lý gửi khách và nhàcung cấp dịch vụ

(5) Thường xuyên cập nhật thông tin đặt chỗ đã xuất; Kiểm tra thông tin bổ

sung, cập nhật từ bán hàng

(6) Quản lý chất lượng dịch vụ của tất cả các nhà cung cấp và chăm sóc kháchhàng.

Trong co cấu tô chức từ năm 2019 trở về trước, phòng OP của ASIA DMC

chia thành 3 bộ phận chính là bộ phận OP Việt Nam, bộ phận OP ngoài Việt Nam, bộ

phận Quản trị chất lượng & Chăm sóc khách hàng Bộ phận OP Việt Nam chia thành

3 khu vực là 3 miền Bắc — Trung — Nam của Việt Nam, mỗi khu vực phụ trách tất cảcác dịch vụ tại vùng miền đó Bộ phận OP ngoài Việt Nam thì phân chia nhân lực

theo các quốc gia có chi nhánh của công ty Tuy nhiên trải qua đại dịch Covid-19,

hiện tại công ty chi tập trung cho các điểm đến tại châu A, vì vậy trong cơ cau tổ chức

của công ty vẫn có nhân viên phụ trách Điều hành quốc gia Lào và Campuchia.Trong

10

đó phòng OP tại trụ sở Hà Nội là Điều hành tổng của toàn công ty Bộ phận QTCL &CSKH hiện tại trực thuộc sự quản lý trực tiếp của phòng Điều hành.

Phòng marketing: Đây được ví như chiếc cầu nối nhu cầu, mong muốn củakhách hàng trên thị trường mục tiêu với nguồn lực phát triển bên trong công ty Nhiệm

vụ chủ yếu của phòng marketing bao gồm:

(1) Tổ chức nghiên cứu thị trường, theo dõi và thu thập thông tin trên thịtrường để có những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lượckinh doanh.

(2) Theo dõi, cập nhật, chăm sóc và cải tiễn các nội dung, hình ảnh của công

ty trên trang web và truyền thông xã hội trên các nền tảng như facebook, instagram,

twitter,

(3) Phụ trách thiết kế va in ấn phẩm; San xuất & Mua sắm; Giải thưởng &

Tài trợ; Tin tức & Bản tin.

Phòng Sản phẩm: Bộ phận này của ASIA DMC có nhiệm vụ nghiên cứu, tìmhiểu mong muốn, sở thích của khách hàng dé xây dựng nên các chương trình đặc biệt,mới lạ, độc đáo (exclusive tour) không chỉ của các điểm đến ở Việt Nam mà còn ởLào, Campuchia mà các đối thủ cạnh tranh chưa từng làm Các sản phẩm này sẽ dochính khách hàng/nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu hoặc là các chương trình tour tự tạo

Phòng Hợp đồng: Với lượng đối tác, khách hàng lớn, ASIA DMC đã phânchia một phòng ban riêng đề kiểm soát dữ liệu, tài liệu liên quan đến sản phẩm và hợp

đồng của các nhà cung cấp Nhiệm vụ chính của phòng gồm:

(1) Kiểm tra và cập nhật dit liệu liên quan đến điều khoản & điều kiện hợp

đồng, các chính sách thanh toán;

(2) Hop tác dé kiểm tra, đánh giá sản pham của nhà cung cấp;

(3) Cung cấp cho các nhà cung cấp thông tin về tài liệu quảng cáo, ấn phẩm in

(4) Hợp tác với phòng sản phẩm dé tạo ra sản pham mới;

(5) La điểm liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyên, lưu trú, ăn uống:

Ngoài Bộ phận nghiệp vụ lữ hành, mỗi công ty du lịch còn có Bộ phận tổnghợp dé thực hiện các chức năng tương tự các doanh nghiệp, công ty khác theo đúng

tên gọi Đây là những bộ phận thực hiện hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động cơ bản

trong kinh doanh lữ hành của công ty Bộ phận này ở ASIA DMC bao gồm phòngHành chính Nhân sự, phòng Kế toán và phòng IT

11

Phòng Kế toán: Tô chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty

như theo dõi ghi chép, tong hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê tình hìnhhoạt động của công ty dé phuc vu cho viéc kiém tra thuc hién ké hoach; Hướng dẫnmoi giao dịch tài chính theo Luật thuế; Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm; Lưutrữ, theo dõi, thanh ký các hợp đồng, kiểm tra, rà soát và ghi chép chứng từ kế toánđầy đủ, chính xác, đảm bảo hợp lệ và hợp pháp

Phòng Hành chính Nhân sự: Lập và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng

nhằm đáp ung yêu cầu nhân lực của từng bộ phận; Quản lý và theo dõi hồ sơ nhân việc, hợp đồng lao động theo quy định hiện hành; Theo dõi, ghi chép công tác chấm

công của nhân viên, thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ vàquyết toán quỹ tiền lương cho nhân viên; Quản lý và giải quyết các vấn đề liên quanđến nhân sự của toàn bộ công ty; Hỗ trợ, phô biến và hướng dẫn các nội quy, thủ tục,

công việc cho nhân viên mới, thực tập sinh.

Phong IT: Phòng IT chịu trách nhiệm các công tác công nghệ thông tin cho

công ty liên quan đến hệ thống mạng nội bộ, hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thôngtin và hệ thống phần mềm; Đối với hệ thống phần mềm: Thúc đây cải tiễn quy trìnhtập trung vào chất lượng, tính ôn định, khả năng sử dụng, khả năng bảo trì và cuốicùng là sự hài lòng của nhân viên; Quản lý hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng CNTT:Quản lý việc triển khai, giám sát, bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ tất cả hệ thống CNTT;Quản lý tất cả các mạng và bảo mật dữ liệu; Thử nghiệm và phân tích kinh doanh:Thiết kế, phát triển và lập hồ sơ các loại thử nghiệm khác nhau (thử nghiệm thủ công,

thử nghiệm tự động).

1.3 Các điều kiện kinh doanh của Công ty ASIA DMC

1.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, ASIA DMC hiện đang có 15 chi nhánh, văn

phòng đại diện ở khắp nơi trên thé giới Mỗi chi nhánh, văn phòng riêng tuỳ quy mô

nhân viên mà có diện tích khác nhau cho phù hợp, được đặt tại những tòa nhà trung

tâm tỉnh, thành phố để thuận tiện cho việc di chuyền Trụ sở chính của công ty được

đặt tại số 47 Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, cùng toà nhà với

các công ty thành viên cùng tập đoàn Trong đó vi trí làm việc của ASIA DMC bao

gồm toàn bộ tầng 5,6,7,8 trong toà nhà 10 tang, diện tích không gian làm việc mỗi tầng khoảng 80m2.

Nhận xét:

12

Các chi nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC được đặt ở các trung tâm

tinh, thành phố lớn cũng là những điểm du lịch nỗi tiếng, tập trung nhiều khách du

lich của các quốc gia Trong đó văn phòng trụ sở được đặt tại trung tâm thành phố HàNội, gần những điểm đến đặc trưng nhất của thủ đô như hồ Hoàn Kiếm, phố cổ, lăngBác Đây là vị trí đắc địa và cũng là nơi toạ lạc của nhiều công ty du lịch lớn nhưSaigontourist, Hanoitourist Điều này thuận tiện cho các đại lý, công ty gửi khách cóthé dé dàng ghé thăm công ty khi sang khảo sát; giao thông xung quanh thuận lợi,

thông thoáng và với khoảng cách gần như vậy, nhân viên phòng Điều hành và bộ phận

Quản lí chất lượng cũng thuận lợi hơn khi cần kiểm tra, giám sát chất lượng đột xuất

các dịch vụ trong một chương trình du lịch miền Bắc như city tour nội thành Hà Nội,

kiêm tra chất lượng hướng dẫn viên

Tại văn phòng làm việc: các thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghĩ; điềuhoà âm trần điều chỉnh chế độ phù hợp với thời tiết; bàn làm việc được phân chiathành các ô ngăn cách nhau bằng nhựa cứng; ghế cao được bọc da êm ái; mỗi nhânviên sẽ có một điện thoại bàn, một máy tính dé ban riêng được cài đặt hệ điều hànhWindow 10 và trong từng phòng ban riêng các máy tính sẽ kết nối với một 6 điềukhiển chung; mỗi phòng có một máy photo, một máy in luôn được đồ mực và có giấy

in san sàng dé hoàn thiện các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, thủ tục hànhchính Déu đặn mỗi tháng phòng Nhân sự sẽ cho nhân viên toàn công ty làm danhsách order bổ sung đồ dùng, thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc để công ty đặtmua Hệ thống mạng LAN và mạng Internet của công ty được bảo hành liên tục, tốc

độ nhanh, đảm bảo quy trình và tiễn độ công việc nhanh chóng, linh hoạt Trong nội

bộ, ASIA DMC sử dụng hệ thống phần mềm “Ttoursys” dé hé tro công tac điều hànhquản lý và kinh doanh, hệ thống này là sản phẩm của Công ty Cô phần Phần mềm

chuyên nghiệp toàn cầu - PNGSOFT Hệ thống này được đưa vào sử dụng chính thức

vào tháng 12 năm 2022 (Trước đó, công ty sử dụng phần mềm TMS _ cũng là sảnphẩm của PNGSOFT) Phần mềm đã đem đến sự hiệu quả trong quá trình làm việccủa từng bộ phận, cũng như giữa các bộ phận với nhau Bởi việc áp dụng phần mềm

đã giúp quy trình làm việc được thống nhất và chuyên nghiệp; quản lý kiểm soát cáccông việc ở mọi thời điểm; nhân viên giảm thời gian làm việc với thao tác thủ công

và có thời gian làm nhiều công việc khác hơn; lưu lại mọi danh sách liên quan đến quá trình cung cấp sản phẩm dịch vụ và không quá lo lắng khi có sự biến động về

nhân sự Đó là một trong những lí do vì sao sau đại dịch, sô lượng nhân sự còn lại vân

13

đủ khả năng duy trì hoạt động kinh doanh cho đến khi ngành du lịch chính thức phục

hồi và phát triển mạnh mẽ trở lại

Với điều kiện làm việc bên ngoài của các Hướng dẫn viên: được công ty trang

bị đầy đủ các đồ dùng cá nhân cần thiết khi đi tour như áo đồng phục của hãng, biển

đón khách tại sân bay, mũ, cờ dẫn đoàn và được hỗ trợ toàn bộ chi phí ăn, ở, đi lại

1.3.2 Nhân lực

Đến năm 2019, công ty AISIA DMC có 112 nhân viên Sau khi covid 19 bùng

nổ, ngành du lịch bi ảnh hưởng nặng nề, nguồn nhân lực trong ngành lao động bị tácđộng mạnh mẽ Sau 3 năm đại dịch covid diễn ra, nguồn nhân sự tại công ty ASIADMC có nhiều biến đồi

Bảng 1 2: Cơ cau nhân sự của ASIA DMC từ năm 2018-2022

được hoàn thiện theo từng giai đoạn.

Về trình độ học vấn: Nhìn vào cơ câu nhân sự của ASIA DMC trong khoảngthời gian 2018 đến 20233, hầu hết nguồn nhân lực đều có trình độ đại học hoặc sauđại học Con số này luôn chiếm trên 90% Trong đó tỷ lệ thạc sỹ luôn chiếm trên 15%,đây chủ yếu những người thuộc ban Quản trị của công ty như Chủ tịch Hội đồng quảntrị, Giám Đốc, Phó Giám Đốc,

Trước khi trở thành nhân viên chính thức, các thực tập sinh và nhân viên mới

đều có ít nhất từ 2 đến 6 tháng thử việc và được đào tạo bài bản từ đầu để hiểu rõ vềlịch sử hình thành phát triển của công ty, cơ cấu tô chức, văn hoá doanh nghiệp cũng

15

như các quy định làm việc tại ASIA DMC và các yêu cầu chuyên môn cho vị trí công

VIỆC.

Có thê thấy hệ thống nhân sự của ASIA DMC đều có kiến thức chuyên môn,nghiệp vụ Các nhân viên làm công tác chuyên môn của ASIA DMC đều tốt nghiệpđại học và trên đại học Trong bộ phận nghiệp vụ lữ hành, là bộ phận quan trọng nhấtcủa công ty, tất cả các nhân viên đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngôn ngữ Anhhoặc chuyên ngành Du lịch của các trường đại học top đầu về đảo tạo du lịch kháchsạn như Đại học Kinh tế Quốc dân, Dai học Mở Hà Nội

Về trình độ ngoại ngữ: Nhân viên cũng có trình độ ngoại ngữ cao, bởi lĩnh vực

kinh doanh của công ty là lữ hành quốc tế (inbound), bao gồm cả thị trường các nước

nói tiếng Anh và thị trường các nước không dùng tiếng Anh Ngoài ngôn ngữ chính

là tiếng Anh, đội ngũ nhân viên đa quốc gia của ASIA DMC tự hào có thể nói tới 15ngôn ngữ khác nhau và luôn luôn sẵn sàng cho mọi yêu cầu của khách hàng Đây làyếu tô vô cùng quan trọng trong ngành dich vụ du lich dé quá trình trao đối, giao dịch

với khách hàng luôn diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

Chính vì thế, bộ máy nhân viên của công ty không chỉ năm vững kiến thức vềngành nói chung mà còn về kinh doanh lữ hành nói riêng, những điều này trở thànhlợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh của ASIA DMC Công ty không có đội

ngũ hướng dẫn viên riêng mà có mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên

nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách

du lịch trong thời gian đi du lịch.

Do ảnh hưởng của Covid, số lượng nhân viên vào năm 2020, 2021 chỉ bang ⁄

so với thời điểm trước dịch bùng phát (Năm 2018, 2019) Nhưng ngay sau khi có dau

hiệu trở lại của ngành du lịch, lực lượng nhân viên của công ty đã có sự tăng nhanh

dé có đủ nguồn lực đáp ứng với nhu cầu du lịch Hiện nay phòng Hành chính Nhân

sự của công ty vẫn đang triển khai các kế hoạch tuyển dụng, đảo tạo thực tập sinh,nhân viên mới dé tạo nền tảng, bước đệm trở thành nhân viên chính thức của công ty

trong tương lai.

16

1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phan Quan lý Điểm

đến châu Á trong giai đoạn 2018 - 2022

1.4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

1.4.1.1 Thống kê lượng khách giai đoạn 2018 - 2022

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng đề đánh giá tiềm năng và sự pháttriển của công ty du lịch Luôn lọt top các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành đón kháchhàng đầu tại Việt Nam, lượng khách của ASIA DMC trong các năm gần đây được thểhiện ở biểu đồ sau:

Tổng lượng khách qua các năm - ASIA DMC

Hình 1 3: Tổng lượt khách ASIA DMC trong giai đoạn 2018 - 2022

Nguôn: Phòng Kế toán ASIA DMC năm 2018 - 2022

Biểu đồ trên cho thấy, trong giai đoạn 2018 — 2022, tổng lượng khách của công

ty ASIA DMC có nhiều biến động lớn, trong đó giảm mạnh nhất là năm 2022 (1 1,231 khách, giảm 75% so với 2019) và mức tăng cao nhất là năm 2022 ( 6,855 khách, gấp

171 lần so với năm 2021) Đây được coi là giai đoạn biến động mạnh nhất trong kinh

doanh của công ty ASIA DMC nói riêng, và du lịch Việt Nam nói chung.

17

Bảng 1 3: Biến động của lượt khách ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022

Năm Khách du lịch Lượng tăng tuyệt đối Tốc độ tăng

(Khách) (giảm) so với năm

Nguồn: Phòng Kế toán ASIA DMC năm 2018 - 2022

Sự giảm mạnh vảo năm 2020 là do sự ảnh hưởng của dịch Covid bùng nồ trêntoàn cầu Và do nguồn khách chủ yếu của công ty ASIA DMC là khách nước ngoài,nên lượng khách của công ty là rất nhỏ ké từ tháng 3 đến hết năm 2020 Nhiều nước

đã áp dụng các biện pháp cam bay và cam điều hành các chuyến bay, giảm đáng kể

số lượng khách du lịch sang Việt Nam Mặc di ngay sau đó, công ty đã chuyền hướng

tập trung vào nguồn khách nội địa, nhưng du lịch nội địa cũng bị gián đoạn liên tục

bởi các quy định giãn cách Lượng khách du lịch năm 2020 của công ty ASIA DMC

chủ yếu có được trong quý 1/2020

Số lượng khách du lich năm 2021 đã đạt mức thấp ki lục ( 40 khách) Nguyênnhân dẫn đến sự mức giảm như vậy là do dịch Covid 19 tiếp tục lan rộng và kéo dài

Và lượng khách chủ yếu là từ nguồn nội địa

Năm 2022, ASIA DMC chứng kiến sự tăng mạnh về số lượng khách Tuy tốc

độ tăng nhanh, số lượng khách chưa bằng 1⁄2 so với thời điểm trước khi dịch bùngphát Sự tăng trưởng 171 lần so với 2021 là không khó hiéu Do trong suốt năm 2021,hoạt động du lịch của ngành du lịch du lịch nói chung đường như đóng băng Đến tậncuối tháng 11/2022, Việt Nam mới thực hiện thí điểm đón du khách quốc tế đến Việt

Nam, và chính thức mở cửa du lịch từ tháng 2 năm 2022 Và sau khi mở cửa trở lại,

nguồn khách chủ yếu của ASIA DMC là khách châu A, đặc biệt là khách An Độ Do

2 năm ảnh hướng của dịch covid, nhu cầu du lịch tăng cao Tuy nhiên lượng khách

công ty ASIA DMC vẫn chưa bang 1⁄2 trước dịch là do một trong những thị trường lớn

là Trung Quốc vẫn đóng cửa du lịch Chính phủ Trung Quốc đã thực hiện chiến lược

Zero-Covid đến tận cuối năm 2022 Bên cạnh đó, thị trường khách châu Âu vẫn ở

18

mức thấp do sự ảnh hưởng của suy thoái kinh tế, và họ có xu hướng đi các quốc gia

gần hơn

Trước đại dịch Covid, thị trường khách của công ty đến từ các khu vực trêntoàn thế giới Trong đó chia thành hai mảng chính là Thị trường khách đường bay dài

và Thị trường khách đường bay ngắn

Đối với Thị trường khách đường bay dài (Long-Haul), chủ yêu là khách châu

Âu, châu Mỹ, đặc biệt là khách Nga, Pháp Thị trường Nga được coi là thị trường

trọng yếu của công ty trong mảng du lịch INBOUND từ cuối những năm 2018, chiếm khoảng 45% tổng doanh thu của toàn bộ phận Inbound và chiếm 25% tổng doanh thu

toàn công ty Lý giải cho điều nay là do khách Nga đặc biệt ưa thích du lịch biển bao,lưu trú dai ngày (khoảng 15 - 20 ngày) và nhu cầu chi tiêu khá lớn (khoảng200USD/ngày); Việt Nam cũng năm trong số những nước hàng đầu về độ hấp dẫn vớingười dân xứ sở Bạch Dương Vì vậy đây thực sự là một thị trường đầy tiềm năng khi

bộ phận Kinh doanh liên tục nhận được yêu cầu gửi khách Nga từ các đại lý, công ty

gửi khách.

Thị trường khách Pháp và châu Âu cũng được công ty hướng đến tuy nhiênvới đối tượng khách hàng nay chỉ chiếm 9,8% va 8% so với tông số khách Inbound

mà công ty nhận được từ các đại lý.

Đối với Thị trường khách đường bay ngắn(Short-Hau]), là các đối tượng kháchhàng ở châu Á, và chủ yếu là khách Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản Đâycũng là nhóm các quốc gia có khách du lịch đến Việt Nam nhiều nhất Theo số liệu từTổng cục Thống kê, liên tiếp trong năm 2017, 2018, 2019 top 3 quốc gia có số lượng

du khách du lịch đến Việt Nam nhiều nhất lần lượt là Trung Quốc > Hàn Quốc > NhậtBản Vì thế có thê thấy chiến lược kinh doanh của ASIA DMC này là cực kỳ đúng

dan và hiệu quả khi hợp tác với các công ty gửi khách chuyên về nhóm khách hàngnày.

Sau đại dịch, tính đến thời điểm hiện tại hoạt động kinh doanh của ASIA DMChồi phục được khoảng 30% so với trước dịch, và thị trường mục tiêu được xác địnhlúc này là tập trung vào khách Ấn Độ, khách Hàn Quốc Bởi đây là thị trường phụchồi nhanh hơn, có chuyền biến tích cực hơn cả Các đại lý, công ty gửi khách của châu

Âu, châu Mỹ vẫn chưa nới lỏng các thủ tục, quy định xuất cảnh, nhập cư cho kháchhàng vì đại dịch nên thị trường khách Âu và Mỹ vẫn chưa tăng trưởng đều đặn và mởrộng dân.

19

Bước sang những tháng cuối năm của 2021, đà tăng trưởng kinh tế của thé giới

phục hồi dần nhờ các gói kích cầu kinh tế khổng lồ của các cường quốc như Mỹ,

Trung Quốc, châu Âu và tốc độ bao phủ vaccine covid nhanh chóng thì ngành du lịchcủa toàn cầu cũng có dấu hiệu khởi sắc đáng mừng hon ASIA DMC chinh thức đặt

bước chân quay trở lại đường đua của du lich từ quý I - 2022.

1.4.1.2 Doanh thu, lợi nhuận

La một trong những công ty hàng đầu châu A kinh doanh lữ hành quốc tế, tập

trung chính vào các đối tượng khách có mức chỉ trả từ trung bình trở lên, vì thế doanhthu và lợi nhuận của ASIA DMC cũng đã đạt được những con số ấn tượng Điều nàyđược thê hiện qua một vài chỉ số kinh doanh của công ty như bảng dưới đây:

Bảng 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022

Nguồn: Phòng Kê toán ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022

Tình hình thực hiện của năm 2018, 2019 nhìn chung tăng trưởng ôn định cả vềchỉ tiêu lượt khách, doanh thu và lợi nhuận Nguồn thu chính toàn công ty vẫn đến từ

mảng dich vu du lich lữ hành khai thác khách inbound với đóng góp hon 95% doanh

thu 2019 Các chỉ nhánh, văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài đều đi vàohoạt động ồn định trong năm, đóng góp đáng kể vào doanh thu Về chỉ tiêu doanh thuthực hiện năm 2019 giảm 10% so với năm 2018 Đối với lợi nhuận sau thuế trongnăm 2019 đạt hơn 0.47 triệu USD, đạt 88.7% so với năm 2019 Những con số này đạtđược nhờ chiến lược kinh doanh đúng đắn khi công ty quyết định đổi tên thành ASIA

DMC và mở rộng thêm thị trường Bắc Mỹ, các nước Đông Nam Á, Ấn Độ và nhờ

đòn bay từ sự tăng trưởng ấn tượng của toàn ngành du lịch Việt Nam trong giai đoạnnày.

20

Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2017 - 2021

Hình 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 - 2022

(Đơn vi: triệu USD)Nguôn: Phòng Kế toán ASIA DMC giai đoạn 2018-2022 Đang trên đà phát triển mạnh mé, dịch covid-19 đã khiến công ty gần như đóng

băng các hoạt động trong vòng 2 năm Đây là khoảng thời gian mà Việt Nam chịu tác

động nặng né nhất của đại dich, ngành du lịch Việt Nam đóng cửa du lịch quốc tế từ

cuối tháng 2/2020 đến hết năm 2020 Số lượng khách quốc tế đến Việt Nam lúc này

hơn 96% là các chuyên gia, các lao động kỹ thuật làm việc tại các dự án nước ngoài

(Tổng cục Thống kê, gso.gov.vn) Hoạt động kinh doanh của công ty cũng vì thé bi

ảnh hưởng cực kì rat lớn Tình hình dịch diễn biến phức tạp khiến các chi nhánh, văn

phòng nước ngoài buộc phải đóng cửa gần như cả năm, tất cả các chỉ tiêu kinh doanh

đều giảm mạnh Doanh thu và lợi nhuận của cả năm 2020 là đến từ những chương

trình du lịch đặt trước từ năm 2019 và thực hiện được trong tháng 1 Bởi tháng 1-2020

ngành du lịch Việt Nam đón lượng khách quốc tế kỷ lục là 2 triệu lượt, tăng 32,8% so

với cùng kỳ 2019.

21

Đến tháng 4/2022, lượng khách nước ngoài đến Việt Nam bắt đầu phục hồi trở

lại Chính vì vậy, doanh thu và lợi nhuận có sự tăng mạnh so với 2 năm dịch bùng

phát.

1.4.2 Tình hình cơ cấu lao động của công ty

Tính đến 31/01/2023, số lượng nhân viên chính thức của Công ty Cổ phần quản

lý Điểm đến tại trụ sở Hà Nội là 59 người Đối với các phòng ban, phân công nhân sự

của công ty tính đến 31/01/2023 như bảng sau:

Bảng 1 5: Cơ cấu nhân sự tại các phòng ban của ASIA DMC tính đến

Nguồn: Phòng Nhân sự ASIA DMC năm 2023Với tình hình dịch bệnh buộc phải cắt giảm nhân lực và có những nhân sự đãphải chuyên ngành, thì trong cơ cấu nhân sự tại các phòng ban, những phòng banchuyên môn nghiệp vụ là phòng Điều hành, phòng Kinh doanh và phòng Marketingvẫn được duy trì số nhân viên nhiều hơn các phòng ban khác Dịch bệnh Covid-19 đãphá vỡ toàn bộ cấu trúc nhân sự vững mạnh mà công ty xây dựng được trong hơn 20năm qua, đặc biệt là bộ phận điều hành Những nhân viên và quản lý phòng OP hiệntại đều từ các bộ phận khác chuyên sang như phòng Phát triển kinh doanh, phòng Sản

phẩm và chủ yếu là nhân viên của phòng Sales Tuy nhiên, đây đều là những nhân sự

có kinh nghiệm lâu năm trong ngành du lịch, có kiến thức chuyên môn vững vàng nênvẫn có thể đảm nhiệm và vận hành tốt hoạt động kinh doanh của công ty tính đến thờiđiểm hiện tại Hiện tại trong những tháng cuối năm 2022 này, Bộ phận Nhân sự cùngvới Ban Lãnh đạo công ty cũng đang có kế hoạch tuyển dụng thêm rất nhiều thực tậpsinh, nhân viên mới đề đào tạo cho nhiều vị trí khác nhau, chuẩn bị sẵn nhân lực cho

năm hoạt động tới Cũng bởi vì hoạt động kinh doanh của công ty trong thị trường

ngành du lịch nói riêng và toàn ngành du lịch thế giới đang dần tăng trưởng trở lại,lượng đại lý, công ty gửi khách đặt chỗ, gửi yêu cầu booking ngày càng nhiều, sốlượng nhân viên hiện tại sẽ không đủ khả năng đảm bảo hoàn thành yêu cầu như các

đối tác đưa ra và khó đảm bảo chất lượng dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng sử dụng

sản phẩm dịch vụ của công ty trong tương lai gần

1.5 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty DMC giai đoạn 2018

-2022

1.5.1 Thuận lợi

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn ngành du lịch Việt Nam những năm

2018 và 2019, theo Tổng cục Thống kê, 10 tháng đầu năm 2019, lượng khách du lịchquốc tế đến Việt Nam đạt 14,5 triệu lượt, tăng 13% so với cùng kỳ 2018 Đây là mứctăng trưởng ấn tượng, cao hơn đáng ké mức bình quân chung của thế giới cũng nhưkhu vực theo đánh giá của Tổ chức Du lịch thế giới UNWTO Đây là cơ hội lớn chocác doanh nghiệp kinh doanh lữ hành quốc tế như ASIA DMC Chính vì thế mà trong

những năm này, nhìn chung hoạt động kinh doanh của ASIA DMC tăng trưởng cực

23

kỳ 6n định Tổng lượng khách của năm 2018, 2019 lần lượt tăng 15% và 20% so với

cùng kỳ năm trước đó, vượt chỉ tiêu đề ra của toàn công ty

Sau sự ảnh hưởng nặng né từ dich Covid-19, nhờ hình ảnh thương hiệu mạnh

mẽ, sự thống nhất trong cách làm việc nên ASIA DMC vẫn giữ được các đối tác trước

đó Chính vị vậy, vào quý IV/2021 những chính sách của Nhà nước, ngành du lịch

Việt Nam đã khởi động lại, một số địa phương địa phương được cho phép thực hiệnthí điểm đón khách quốc tế trở lại theo chương trình “hộ chiếu vaccine”, tình hình

hoạt động của công ty đã dần dần được phục hồi Đến thời điểm hiện tại, hoạt động

kinh doanh của công ty đã hồi phục được khoảng 30% so với các năm đại dịch, và

con số này vẫn đang trên đà tăng trưởng trở lại

Do ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc ( từ 2016 đến cuối

năm 2022, công ty sử dụng phan mềm TMS, và đến tháng 12/2022 đã nâng cấp lên

sử dụng phần mềm itoursys), công ty vẫn có thể xử lý được lượng yêu cầu lớn từ cáchãng dù nhân lực sau dịch covid thiếu hụt lớn Nếu so với các công ty kinh doanh dulịch quốc tế khác, họ sử dụng excel trong quá trình tính giá, không có hệ thống dé liênkết giữa điều hành tour và sales Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật này, ASIA DMC

đã giúp cho nhân viên giảm thời gian cho các công việc thủ công, và đây nhanh hiệuquả công việc, và đây mạnh sự phối hợp giữa điều hành tour và sales Chính điều này

đã tạo được sự tin cậy từ đối tác và giữ chân được các đại lý dé hợp tác lâu dài

1.5.2 Khó khăn

Đang trên đà phát triển, đại dich covid-19 đã khiến ngành du lịch của toàn thếgiới bị kéo lùi về mức độ của năm 1990 khi mà lượng du khách sụt giảm mạnh tới75% so với năm trước Năm 2020, Việt Nam đóng cửa biên giới để ngăn chặn covidnên lượng khách du lịch quốc tế đến chỉ khoảng 3,8 triệu, giảm 80% so với năm 2019.Đối với ASIA DMC, đây là một năm đầy khó khăn chưa từng có trong suốt 20 nămphát triển Do thị trường chính của công ty là khách nước ngoài, chính vị vậy hầu hếtcác hoạt động của công ty phải dừng lại Sự sụp đồ của ngành du lịch quốc tế năm

2021 do các biến thé của covid cũng khiến hoạt động kinh doanh chưa thé phát triển lại Số lượng khách sụt giảm tới hơn 95%, tất cả các hoạt động của công ty gần như

đóng băng hoàn toàn.

24

1.6 Mô tả đánh giá chung quá trình thực tập

16.1 Mô tả, nhận xét về phân công bố trí nhân viên

Mô tá

Tính đến ngày 31/12/2022, số lượng nhân viên chính thức của bộ phận MICE

có tông là 6 người Trong đó có 1 trưởng phòng, 2 thực tập sinh và còn lại là nhân

viên chính thức của bộ phận MICE

Khi làm việc, mỗi nhân viên được sắp xép vi trí ngôi cô định và thời gian làm

việc linh động với 3 ca làm việc như sau:

- Ca 1: Từ 8:00 đến 17:00 (nghỉ trưa từ 12:00 — 13:00)

- Ca 2: Từ 8:30 đến 17:30 (nghỉ trưa từ 12:30 — 13:30)

- Ca 3: Từ 9:00 đến 18:00 (nghỉ trưa từ 13:00 — 14:00)

Về phân chia công việc, bộ phận MICE được chia nhỏ thành 2 nhánh là kinh

doanh và điều hành Với nhân viên thuộc nhánh kinh doanh sẽ làm việc chính là giao

tiếp với các đại lý nước ngoài và làm bao giá hàng ngày Với nhân viên thuộc nhánh

điều hành sẽ phải làm việc riêng với các nhà cung cấp đo tính chất đặc thù của du lịchMICE là đoàn khách sẽ đông người và có đòi hỏi cao hơn bình thường, yêu cầu sự

phức tạp trong việc phối hợp với các nhà cung cấp Các nhân viên thuộc nhánh điềuhành cũng thường sẽ được cắt cử đi cùng với đoàn khách để đảm bảo về chất lượngcủa nhà cung cấp khi chương trình du lịch được thực thi

Trưởng phòng MICE có quyền hạn cao nhất trong bộ phận MICE, phụ tráchquản lý toàn bộ các công việc của phòng như: theo dõi tiến độ của chương trình dulịch đang được thực thi, giao nhiệm vụ làm báo giá cho các thành viên, đốc thúc quátrình điều hành tour

Ngoài ra, khi chương trình du lịch được thực thi, còn có sự tham gia của tổngquản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo chương trình du lịch sẽ được thực hiện chuẩn

chỉ, phối hợp với các nhà cung cấp êm đẹp

nhờ sự hiêu rõ bản chât của một chương trình du lịch như vậy nên gia tăng được kỹ năng chuyên môn của moi nhân viên trong bộ phận Tao cơ hội cho các nhân viên tim kiêm được sở trường, sở đoản của mình

*Nhược diém

Đầu tiên, về công việc báo giá gửi đại lý hàng ngày, các nhân viên của bộ phậnMICE của công ty ASIA DMC đang gặp phải một số vấn đề liên quan đến sự đồngnhất trong cách thức thực hiện công việc Vấn đề này có thê gây ra sự nhằm lẫn vàkhó khăn cho các đại lý khi đưa ra quyết định đặt tour Vì vậy, công ty cần thiết lậpmột quy trình chuẩn hóa công việc này và đào tạo cho nhân viên để đảm bảo sự đồngnhất trong cách thực hiện

Thứ hai, trưởng phòng MICE đang phải thực hiện hầu hết các công việc liênquan đến điều hành tour như lên ngân sách thực thi, phân công thực hiện công việcliên quan đến tour, tham gia đi cùng đoàn khi tour trong giai đoạn thực thi Việc nàyđặt nặng công việc và trách nhiệm của trưởng phòng, khiến cho việc quản lý bộ phậnMICE của công ty trở nên khó khăn hơn Công ty cần phân bé thêm nguồn nhân lực

dé hỗ trợ cho trưởng phòng MICE trong các hoạt động quản lý và điều hành chương

trình tour.

Thứ ba, trong giai đoạn điều hành chương trình du lịch, việc có sự góp sức củatổng quản lý doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo chất lượng của chương trình dulịch Tuy nhiên, nếu bộ phận MICE đang gặp thiếu hụt nhân lực, việc phải tham giavào công việc điều hành chương trình du lịch cũng có thé gây áp lực và ảnh hưởngđến việc quan lý tông thé của doanh nghiệp Công ty có thé xem xét tăng cường daotạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên MICE, đồng thời tìm cách giảm

thiêu tác động đôi với công việc của tông quản lý

Tổng kết lại, bộ phận MICE của công ty ASIA DMC đang gặp phải nhiều thách

thức và van dé cần được giải quyết dé đảm bảo hoạt động hiệu qua và tăng trưởng bền

vững trong tương lai Trong đó, việc thiếu nhân lực và phân công không hợp lý đanglàm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động tuyên dụng tại công ty

26

1.6.2 Mô ta, đánh giá quy trình tác nghiệp và kỹ năng phục vụ

Mô tả quy trình tác nghiệp

Quy trình tác nghiệp của phòng MICE được thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:

- Nhận yêu cầu từ khách hàng

- Lên lịch trình

- Liên hệ với các nhà cung cấp đề hoàn thành báo giá gửi khách

- Trao đổi và xác nhận với khách hang

- Lên kế hoạch thực hiện

- Triển khai chương trình du lịch

- Hoàn tất thanh toán với các nhà cung cấp và khách hàng

- Chăm sóc khách hàng, ghi nhận ý kiến và cải thiện

Với quy trình tac nghiệp như trên, phòng MICE đã và đang liên tục đón những

đoàn khách lớn và quan trọng đến Việt Nam để du lịch công vụ

Trong quy trình nhận yêu cầu từ khách hàng, nhờ hệ thống quản lý email tốtnên hiểm khi nào phòng MICE bỏ lỡ bat kỳ một yêu cầu nào đến từ khách hàng

Lịch trình đối với các đoàn khách MICE thường sẽ không yêu cầu quá đặc biệt

về điểm đến, vậy nên lịch trình của những khách MICE là rất cơ bản, có phần lặp lại

những điểm đến nổi tiếng tại Việt Nam Không quá khó khăn dé có thé dần thuộc lòng

những lịch trình này

Nhưng những khi mắt xích khá yếu là khi cần phải liên hệ trực tiếp với các nhàcung cấp dé có thé hoàn thành báo giá, do những đoàn MICE thường lớn và yêu cầucao về dịch vụ, vậy nên giá cả của các nhà cung cấp sẽ liên tục dao động theo thờiđiểm, số lượng khách, vậy nên cần liên tục hỏi giá các nhà cung cấp, gây ra sự lãngphí thời gian khi cần phải chờ đợi nhà cung cấp phản hồi

Sau khi nhận được sự quan tâm của khách hàng, sẽ là công việc đàm phán lại

giá và xác nhận, cho tới lúc này, những yêu cầu đặc biệt của khách hàng sẽ dan được

27

đưa ra, cân phải làm việc chặt chẽ với các nhà cung câp đê đáp ứng đúng với kỳ vọng

ma khách hang mong muôn, điêu chỉnh lại giá chương trình và xác nhận đặt

Trước 2 tuần chương trình du lịch diễn ra, các kế hoạch triển khai sẽ liên tụcđược cập nhật, các đầu việc được chia đều cho toàn bộ thành viên trong bộ phận

MICE, những người có thâm niên hơn sẽ đảm đương vai trò lớn hơn, trong giai đoạn này, việc xác nhận lại với các nhà cung câp cũng được làm với sự cân thận cực kỳ cao

Khi chương trình du lịch diễn ra, các thành viên trong bộ phận MICE luôn có

nhiệm vụ làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng của dịch vụ và cả làmviệc với khách hàng ngay tại điểm đến để cùng hướng dẫn viên giải quyết các vấn đề

phát sinh từ phía khách hàng Trong giai đoạn này, các thành viên trong bộ phận MICEcũng liên tục phối hợp với nhau dé chương trình diễn ra một cách thành công nhất

Sau khi chương trình kết thúc, bộ phận MICE sẽ hoàn thành các công việc tấttoán từ phía khách hàng và cả với các nhà cung cấp, trưởng phòng MICE hiện đangđảm đương vị trí này với khá nhiều áp lực do phải làm việc với các con số với độ

chính xác cao

Các phản hồi của khách hàng sẽ được ghi nhận, giải quyết rồi tiếp thu nhằm

cải thiện chương trình du lịch trong tương lai

Mô tả kỹ năng phục vụ

Kỹ năng làm việc nhóm: Một trong những kỹ năng quan trọng nhất bởi khichương trình được triển khai, khả năng phối hợp giữa các thành viên với nhau là rấtquan trong dé chương trình diễn ra một cách tốt đẹp Ví dụ như khi đón sân bay tớinhà hàng, thành viên trên xe sẽ cần phải thông báo khi xe cách nhà hàng 15 phút vớithành viên tại nha hàng dé kip thời hâm nóng lại thức ăn Khi van dé phát sinh, cácthành viên cũng cần phải phối hợp với nhau và với hướng dẫn viên du lịch dé cóphương án giải quyết tốt nhất có thé

Kỹ năng thuyết phục và đàm phán: Do tính chất quan trọng và đoàn thườngkhá đông, vậy nên dé chốt được một chương trình du lich MICE là điều ít khi xảy ra,vậy nên khi có cơ hội được khách hàng quan tâm tới, cần phải sử dụng kỹ năng thuyếtphục để giữ chân được khách hàng Kỹ năng đàm phán cũng thiết yếu khi cần phảitrao đổi giá với các nhà cung cấp đề tối ưu chi phí cho chương trình du lịch

28

Kỹ năng thích nghỉ giải quyết van đề: Các van đề thường xuyên xuất hiện với

các đoàn MICE vì số lượng khách đông, khó dé kiểm soát Vậy nên kỹ năng thích

nghỉ nhanh với hoàn cảnh dé giải quyết van dé là một kỹ năng cực kỳ cần thiết của

một thành viên trong bộ phận MICE Bởi chỉ cần một sai lầm nhỏ sẽ có thể làm mếch

lòng cả một lượng khách lớn và cả đại ly du lịch chịu trách nhiệm cho đoàn khách đó

1.6.3 Mô tả và đánh giá quá trình thực tập của sinh viên

Mô tả

Ngày phỏng vấn: 25/11/2022 Thông báo kết quả và trao đổi công việc: 29/11/2022

Thời gian bắt đầu thực tập: 05/12/2022

Lịch thực tập tại công ty luôn được bộ phận Nhân sự thông báo đầy đủ, nhữngnhân viên mới vào đều cần phải có ảnh đại diện dé làm Welcome letter thông báo cho

toàn bộ những nhân viên khác của công ty qua Email nội bộ Các nhân viên mới cũng

đều sẽ được giới thiệu qua về các bộ phận tại công ty và được đưa tới từng phòng dé

nhận được su chao đón của các nhân viên tai công ty

Các công việc đã thực hiện:

- Lam các báo gia gửi khách hang hàng ngày

- _ Liên hệ với các nhà cung cấp đề hỏi thông tin dịch vụ, đặc biệt là giá cả và các

thông tin quan trọng liên quan đến khả năng phục vụ đoàn khách lớn

- Lam xác nhận chương trình du lịch bằng phần mềm chuyên dụng TMS của

công ty

- Tham gia trién khai chuong trinh du lich tai san bay, nha hang, khach san

- Chiu trách nhiệm cho dich vụ ăn sang tai khách san trong qua trình trién khai

chuong trinh du lich Qua trinh thuc tap

Tuan dau tiên thực tập tai công ty, phòng hành chính nhân sự đã trực tiếp phâncông người hướng dẫn cụ thể của từng phòng ban cho các vị trí thực tập Em được

phân công dưới sự hướng dẫn của chị Nguyễn Diệu Thu - trưởng phòng MICE Sau

đó vài ngày, sẽ được tham gia cuộc họp cho sự kiện hội thảo GWEC dé phân công

công việc và tông quan về hội thảo Em được phân công làm việc với đội AV của hội

29

thảo để đảm bảo âm thanh, ánh sáng và phần trình chiếu của các diễn giả hoạt độngtốt nhất có thể Cũng trong tuần đầu tiên, em cũng được quan sát về TMS, hệ thống

quản lý chương trình du lịch của công ty ASIA DMC

Sau tuần đầu tiên, em được hướng dẫn tìm hiểu về quy trình hoạt động của bộphận MICE Về cách dé có thé làm thành thao báo giá trên hệ thống TMS Những yêucầu báo giá ban đầu đều phải được qua kiểm duyệt của người hướng dẫn rồi mới gửi

cho đại lý đối tác.

Sang tuần thứ 3, em đã được trực tiếp làm các báo giá theo yêu cầu từ nhữngđại lý Vẫn cần phải qua kiểm duyệt trước của người hướng dẫn, trong quá trình này,

em được dạy thêm về nhiều nghiệp vụ khác trong một báo giá dé gin dai ly vi du nhu hiểu về một Gala Dinner sẽ cần có những yếu tổ gi, các sự khác biệt giữa những nha

cung cấp đề chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất

Sang tuần thứ 6, sau khi đã khá thành thạo trong việc làm những yêu cầu cơbản Em dan được giao nhiệm vụ làm những yêu cầu nâng cao hơn khi những yêu cầunày cần phải có sự liên quan phối hợp giữa khách sạn Vậy nên em được dạy thêm về

cach cơ bản đê có thê gửi email giao tiêp với các khách sạn.

Những tuần sau đó, em dần được tham gia vào công việc điều hành, công tácchuẩn bị đề đón 240 khách từ MICE0110 và 64 khách từ MICE2220 Ngoài công việclàm cầu nối thông tin, cập nhật những thông tin mới nhất của đoàn trên một tài liệu

để mọi thành viên trong bộ phận đều có thể nắm rõ, em cũng đã được đảm đương

công việc đón tiễn sân bay chào mừng đoàn khách tới Việt Nam, đảm bảo công tác ăn

trưa tại nhà hàng và ăn sáng tại khách sạn

Nhận xét, đánh giá về các hoạt động đã thực hiện tại công ty

*Uu điểm

Nhờ có kiến thức tốt với công nghệ nên em làm quen khá nhanh với hệ thốngTMS tại công ty Khả năng tính toán cũng không tệ nên bắt nhịp với công việc làmbáo giá gửi các đại lý rất tốt Cũng nhờ có năng khiếu trong lĩnh vực về máy tính nêntrong hội thảo GWEC, em cũng đã phối hợp tốt với đội AV tại sự kiện dé tại thành

một sự kiện thành công cho ASIA DMC

30

Trong quá trình làm việc, nhờ có khả năng sắp xếp và sử dụng tốt ứng dụng

Notion mà các tài liệu, các lưu ý và những hợp đồng với các nhà cung cấp đều được

em lưu lại, nên khi cần bat cứ tài liệu nào, em đều có thé tìm lại được mà không mất

công sức đề hỏi lại nhà cung cấp Nhờ ứng dụng Notion mà em cũng hiểm khi nào để

bỏ sót các đầu công việc phải hoàn thành

*Nhược điểm

Do vốn chưa từng được nghe tiếng anh Ấn trước đây nên khi làm việc vớinhững khách hàng đến thì thị trường này là một khó khăn đối với em Trong khi thịtrường Án của công ty lại là một trong những thị trường trọng điểm và ngoài ra trong

bộ phận MICE cũng có một nhân sự là người Ấn Độ Vậy nên việc giao tiếp tiếng anh

của em với đồng nghiệp người An và ca những dai lý đến từ An Độ trở nên rất khó

khăn, thường gây ra những hiểu lầm trong quá trình làm việc

Vì nghe không quá hiểu tiếng anh An nên em trở nên mất tự tin và điều đócũng gây ảnh hưởng đến khả năng nói tiếng anh Giọng trở nên bé lại và cách phát âmvụng về đi càng làm cho khả năng làm việc giữa đôi bên trở nên phức tạp

Không chỉ trong văn nói, văn viết tiếng anh của em vẫn chưa thật sự được hoànchỉnh khi mất khá nhiều thời gian mới có thể viết xong một email xin giá đơn giảnbang tiếng anh dé gửi cho khách sạn và cũng mat nhiều thời gian dé có thé đàm phán

với các đại lý nước ngoài

Bên cạnh đó, kỹ năng thích nghi giải quyết van đề còn chưa tốt Khi van đềdiễn ra, em thường không biết phải làm gì, giải quyết như thé nào Đây sẽ là một điểmtrừ khá lớn nếu em quyết định tiến xa hơn và sẽ dần phải đảm nhiệm những mắt xích

quan trọng hơn trong chương trình

*Giải pháp khắc phục nhược điểm

Điều đâu tiên cân phải cải thiện đó là khả năng nghe nói tiêng anh của bản thân.

Cân bước dau làm quen với tiêng anh An băng cách giao tiép nhiêu hơn với các đông

nghiệp là người nước ngoai nói tiéng anh trong công ty.

Kha năng việt sẽ được cải thiện bang cach sử dụng sự giúp sức của trí tuệ nhân tạo trong việc trả lời các email tới khách hang và nhà cung cap rôi lưu lại những email

đó làm mẫu tiêu chuân dé có thê sử dụng về lâu về dài

31