TRUONG DAI HỌC KINH TE QUOC DÂN KHOA DU LICH VA KHACH SAN
DE TAI:
HOAN THIEN HOAT DONG TUYEN DUNG NHAN SU TAI CONG TY CO PHAN DIEM DEN CHAU A — ASIA DMC
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thục Oanh
Giảng viên hướng dẫn : TS Hoàng Thị Thu Hương
Mã sinh viên ; 11194128
Lớp : Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành 61B
Hà Nội, tháng 3/2023
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện chuyên dé thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của mọi người Trước hết, em xin gửi đến quý
thầy, cô giáo trong khoa Du lịch & Khách sạn trường Đại học Kinh tế Quốc dân lời
cảm ơn chân thành vì đã tạo cơ hội cho chúng em được thực tập tại các cơ sở thực tế Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến TS.Hoàng Thị Thu Hương đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và góp ý chỉnh sửa để em hoàn thành được bài báo cáo
thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty cô phần Quản lý điểm đến châu Á đã tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em được thực hành và tìm hiểu thực tiễn công việc trong suốt quá trình thực tập tại công ty.
Vì kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, cũng như trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo tốt nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2023Oanh
Nguyễn Thục Oanh
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phan Quản lý Điểm đến châu Á —ASIA DMC” do chính em thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Hoàng Thị Thu Hương, toàn bộ thông tin và số liệu được đề cập đến trong bài báo cáo đều là thành quả sau quá trình thực tập và học hỏi tại doanh nghiệp Các thông tin đều hoàn toàn chính xác, trung thực, không sao chép dưới bất kỳ hình thức nao và có sự đảm bảo của đơn vị trực tiếp quản lý Nếu có bat kỳ thông tin sai lệch
hay phát hiện gian lận, em xin chịu mọi trách nhiệm liên quan đên lời cam đoan trên.
Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2023Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thục Oanh
Trang 41.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vỉ s- 2s s£sssssessvssesseessessss 2 1.4 Phương pháp nghiÊn €ỨU (<< <6 9.9 9001.000 960040896006 86 2 1.4.1 Phương pháp thu thập đữ liệu thứ cấp - -¿- 2 2+ <+++££+£x+rx+rxerxerreres 2 1.4.2 Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết 2-2-2 s2 x+zxezxezez 2 1.5 Két on n6 3
CHUONG 1 GIỚI THIỆU VE CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN 0:70 — ,,ÔỎ 4 1.1 Giới thiệu về Công ty ASIA DIMC -2-ssscsscvsserseerserseerssers 4 L.1.1 Gidi thidur CHUN 10 ‹-1- 4 4
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 2 2 2 +2 ++£++E++E++r++£xzrxrxersee 6 1.1.3 Lĩnh vực hoạt động - - SE 1123191111 HT TH TH HH ng ng 7 1.2 Cơ cấu tô chức và quản lý của Công ty ASIA DMC -° 5 5< 8 1.2.1 Co cau tô chức và quan lý của Công ty ASIA DMC -¿-2- ¿55s 8 1.2.2 Chức nang và nhiệm vụ của các bộ phận tại Công ty ASIA DMC 8
1.3 Các điều kiện kinh doanh của Công ty ASIA DMC -5° 5< 12 1.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 2-52 2 t+ExSEESEEEEEEEEEEEEEE211211211211 111111 12 1.3.2 Nhân lực -¿- 2+ ©+zc2kc2EEE211271127112711211211211211.111.111 111101111 cee 14 1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty C6 phan Quản lý Điểm đến châu A trong giai đoạn 2018 - 2()222, -s- << s2 ©ssssssessessesserserserserserse 17 1.4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của CONG ty s5 <++xssessersseeske 17 1.4.2 Tình hình cơ cấu lao động của CONE Ly oo eeeeeeeeesecseceeeesececeeseceeeeaeceeeeseeeeeneens 22 1.5 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty DMC giai đoạn 2018 - 2022 23
EM n hn.: 23
490 7 24
Trang 51.6 Mô tả đánh giá chung quá trình thực (Ập) 5-5 << 5< 55s ssSs5£s2sse 25
1.6.1 Mô tả, nhận xét về phân công bồ trí nhân viên - 2-2 s2 s2 +52 25
1.6.2 Mô tả, đánh giá quy trình tác nghiệp và kỹ năng phục vụ ‹- 27
1.6.3 Mô tả và đánh giá quá trình thực tập của sinh viên -<++sx+<<+s+2 29
CHUONG 2 PHAN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYẾN DỤNG,
TUYẾN MO TẠI CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN CHAU A
-ASIA DÍMCC - 5-55 HH eee 33
2.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động tuyến dụng tại công ty Quan lý điểm
đến châu A — ASIA DMC + ©e©EEEEA A eEettrtrkkkkreeepsorrrerred 33
2.1.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiỆp 2-2-2 +2 +E2££2E£+EE£EE+EEerxerxered 33 2.1.2 Các yêu tố bên ngoài doanh nghiỆp 2- 2 ¿5£ +E£2E2E£+EE£EE+EEerxerxrred 35 2.2 Khái quát về quá trình quản trị NNL tại công ty - . -s ss2 37 2.2.1 Lập kế hoạch và dự báo - ¿ 2+5<+2E+EE+EEEEEEEEEEE211211211211221 11 E121 rxee 37 2.2.2 Tuyền mộ, tuyến chọn - + 2 £+£+EE+EE+EE£EE£EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrrree 37
2.2.4 Danh G14 nh Ầ 41
2.2.5 DAi nh Ả 42
2.3 Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty Quản lý Điểm đến
châu A - ASTA DIMC s°-e<©+E++te©EEE+AtEEEEASEEEE.tEEEEkettrkkdotrrrrrdee 44
2.3.1 Nguyên tắc tuyên dụng tại Công ty ASIA DMC -¿ -¿©5z+csccszcree 44 2.3.2 Bộ máy làm công tác tuyên dụng nhân sự tại công ty ASIA DMC 44 2.3.3 Quy trình tuyển dụng -¿- 2c ¿2k 2EE2EEC2EEE7121127121171.211 21.2 1E cre 45 2.4 Đánh giá, nhận xét về thực trạng tuyến mộ của công ty ASIA DMC 56 2.2.1 Ưu điểm/điểm manh sccccseeccsssssesssneecssssneeesssneeessnneseesnneseesnneeeessnesersnneeeessees 56
2.2.2 Han 89H 1ï, 57 2.2.3 NQuy6m Nn 00 eee 4 58 CHUONG 3 DE XUAT MOT SO GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN/NANG
CAO CHAT LƯỢNG HOAT ĐỘNG TUYẾN DUNG TAI CONG TY CO PHAN
QUAN LY DIEM DEN CHAU A | A SIA -2- se ©sseesssevssesssers 59
3.1 Phương hướng/Định hướng phát triển của công ty Quan lý Điểm đến chau A YY)0) 0 59
3.1.1 Tầm nhìn chiến lược kinh doanh - 2£ s+£2++EE£+E++EE+zExzxezrxerreees 59
Trang 63.2 Các giải pháp nhằm hoạn thiện hoạt động tuyén dụng công ty Quản lý Điểm
đến châu A - ASIA DIMC «se s<©+ss©E+s©E+s£EE+seErsserrsserrsservsserrssee 61
3.2.1 Phân tích nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng - 2 2 2 s+cs=x++ 61
3.3.2 Khai thác tối ưu hiệu quả các nguồn tuyển dụng - 2-2 s2 s2 61 3.3.3 Nâng cao trình độ cho cán bộ tuyên dụng nhân sự - 2-2 s2 sz=s¿ 62
Trang 7DANH MỤC TU VIET TAT
TU VIET TAT TIENG ANH
Nghia Tiéng Anh Nghia Tiéng Viét
N/A Not available Không có sẵn
B2B Business to Business Mô hình kinh doanh doanh nghiệp vớidoanh nghiệp
OP Operator Nhan vién diéu hanh
C&B_ | Compensation and Benefits Bồi dưỡng và phúc lợi
B2B Business to Business Mô hình kinh doanh doanh nghiệp với
PIC People in charge Người chịu trách nhiệm
TU VIET TAT TIENG VIET
HDTD Hội đồng tuyển dụng
VPĐD Van phòng đại diện
QTCL & CSKH | Quản trị chất lượng và Chăm sóc khách hàng
CNTT Công nghệ thông tin
NNL Nguồn nhân lực
HDV Hướng dẫn viên
HCNS Hành chính nhân sự
LNTT Lợi nhuận trước thuế
LNST Lợi nhuận sau thuế
Trang 8DANH MỤC BANG
Bang 1 1: Hệ thống chi nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC 4
Bảng 1 2: Cơ cầu nhân sự của ASIA DMC từ năm 2018-2022 - 14
Bang 1 3: Biến động của lượt khách ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022 18
Bảng 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022 20
Bang 1 5: Cơ cấu nhân sự tại các phòng ban của ASIA DMC tính đến tháng 1-2023
Bảng 2 4: Tông hợp ứng viên tham gia phỏng van tại công ty cô phần điểm dén Châu Á - ASIA DMC tại trụ sở chính (Hà Nội) năm 2022 -2:22©252©2sz2c5c+2 53 Bảng 2 5: Tổng hợp ứng viên thử việc và ứng viên ky hợp đồng của công ty cô phan điểm đến Châu A — ASIA DMC năm 2022, tại trụ sở chính (Hà Nội) 55
Trang 9DANH MỤC HÌNH
Hình 1 1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển của ASIA DMC 6
Hình 1 2: Cơ cau tổ chức của ASIA DMC -. cc2+ccttrkterrrrrrrrrrrrree 8 Hình 1 3: Tổng lượt khách ASIA DMC trong giai đoạn 2018 - 2022 17 Hình 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 - 2022 21
Hình 2 1: Thông tin tuyển thực tập sinh của ASIA DMC -5:-5+ 49
Hình 2 2: Thông báo tuyên dụng nhân viên sales của ASIA DMC 50
Hình 2 3: Thông báo tuyên dụng nhân viên lễ tân của ASIA DMC 51
Trang 10PHAN MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài
Trong cuốn sách “Managing Human Resources: Productivity, Quarlity of Work life, Profits” (Quan lý nguồn nhân lực: Năng suất, chất lượng của cuộc sống, lợi ích), Wayne Cascio - nhà kinh tế học người Mỹ (là Giáo sư xuất sắc và Chủ tịch
của Robert H Reynolds về Lãnh đạo Toàn cầu tại Trường đại học Colorado Denver)
đã viết “Tổ chức là do con người quản lý và gây dựng lên Không có con người, tô
chức không tôn tại.” Điều này đã nhắn mạnh vai trò quan trọng của con người hay
chính là nguồn nhân lực đối với sự phát triển, sự thành công của một tô chức, doanh
nghiệp Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào công nghệ, nguồn vốn, mà yếu tố con người có tác động rat lớn, đặc biệt trong thời kỳ trí thức hóa như ngày nay Chính vì vậy, để giành ưu thế trên thị trường, doanh nghiệp cần đầu tư vào con người.
Ở Việt Nam, van dé thu hút nhân tài dù đang được chú trọng hơn trong những năm gần đây, nhưng vẫn chưa có những chính sách thu hút nhân tài thật sự hiệu quả Cũng trong van dé đó, Công ty Cổ phần Quan lý Điểm đến châu A - ASIA DMC cũng cần có những quy trình rõ ràng trong việc cải thiện quá trình quản lý và thu hút nhân
Điều này càng trở lên cấp thiết sau khi trải qua dịch bệnh Covid-19 Bởi ngành du lịch nói chung đang trong tinh trạng thiếu tram trọng nguồn nhân lực chất lượng
cao sau hai năm ảnh hưởng của đại dịch Công ty ASIA DMC cũng không tránh khỏi
sự thay đổi về cơ cấu nguồn nhân lực, điều này có ảnh hưởng tới chất lượng phục vụ
khách sau khi du lịch đã mở của trở lại.
Là một sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên ngành Quản trị
dịch vụ du lịch và lữ hành, đang trong quá trình thực tập tại công ty ASIA DMC, sau
khi nhận thấy tính cấp thiết của dé tài, em mong muốn được đóng góp góc nhìn của ban thân dé giúp ASIA DMC phát triển hơn nữa Từ đó, em xin chọn đề tài “ Hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty quản lý điểm đến Châu Á - ASIA DMC” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
Trang 111.2 Mục tiêu nghiên cứu1.2.1 Mục tiêu chung
Bài báo cáo này được thực hiện nhằm quan sat, đánh giá thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty ASIA DMC để xác định vấn đề Rồi từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình thu hút nhân tài ở công ty ASIA DMC.
12.2 Mục tiêu cụ thể
Đánh giá những điểm mạnh và yếu trong quá trình thu hút nguồn nhân lực chất lượng tại công ty ASIA DMC
Tìm ra một số giải pháp dé góp phan nâng cao hiệu quả trong quá trình thu hút nguồn nhân lực chất lượng ở công ty ASIA DMC
1.3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi
- Đối tượng nghiên cứu được xác định là việc tổ chức thực hiện các chính sách
thu hút nhân tài.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi không gian: Tại công ty Cô phần Quản lý Điểm đến châu Á - ASIA
+ Phạm vi thời gian: Sử dụng các số liệu từ năm 2018-2022
+ Phạm vi nội dung: Bài báo cáo tập trung nghiên cứu các nội dung liên quan
đến quy trình tuyển dụng trong công ty ASIA DMC.
1.4 Phương pháp nghiên cứu
1.4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn bên trong công ty: Những dữ liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đặc điểm nguồn nhân lực, cách thức tuyên dụng của công ty, mức lương thưởng công ty cung cấp, các chính sách phụ cấp và dao tạo, tại công ty ASIA DMC - Nguồn bên ngoài công ty: Giáo trình, các bài nghiên cứu cùng chủ đề, trang Web của Tổng cục Du lịch và Tổng cục thống kê, các trang web tuyên dụng, website
của công ty ASIA DMC hittps://www.asiadmc.com/
1.4.2 Phương pháp phân tích va tổng hop lý thuyết
Nghiên cứu kiến thức về nhân lực trong công ty du lịch, lữ hành từ giáo trình và tài liệu chuyên ngành dé đánh giá được các chính sách tuyên dụng, thu hút nhân lực tại công ty ASIA DMC, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả.
Trang 121.5 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tham khảo và phụ lục, phần
nội dung của đề tài được kết cầu thành 3 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Quản lý Điểm đến châu A
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty Cô phan Quản lý Điểm đến châu A
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chất lượng của hoạt động tuyển dụng nhân lực của công ty Cổ phần Quản lý Điểm đến châu A
Trang 13CHƯƠNG 1 GIỚI THIEU VE CÔNG TY CO PHAN QUAN LY DIEM
DEN CHAU A 1.1 Giới thiệu về Công ty ASIA DMC
1.1.1 Giới thiệu chung
Tên: CÔNG TY CO PHAN QUAN LÝ DIEM DEN CHAU A
Tên doanh nghiệp viết tat: ASIA DMC., JSC
Tên người dai diện : Ngô Minh Đức - Chu tịch Hội đồng quản tri
Địa chỉ tru sở chính: sô 47 Phan Chu Trinh, phường Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Hệ thống chỉ nhánh, văn phòng đại diện
Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, ASIA DMC hiện đang có 6 chi nhánh, văn
phòng đại diện ở khắp nơi trên thế giới.
Bảng 1 1: Hệ thống chỉ nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC
gác [Tenet [Pine Độ
Chỉ nhánh ASIA | 135 đường Nguyễn Văn Linh, thành phố Đà
DMC Đà Nẵng Nẵng
Trang 14Chỉ nhánh ASIA |al đường Sivatha, Svay Dang Koum, Siem
DMC Siêm Riệp Reap
Chỉ nhánh ASIA |Số BOI, Phố Betong, Sangkat Srah Chak, DMC Phnom Penh Khan Doun Penh, Phnom Penh
Quy mô: Trước đại dịch covid-19, công ty ASIA DMC có tổng số nhân viên
chính thức là trên 150 người Sau đại dịch covid-19, tính đến thời điểm hiện tại nhân
viên chính thức của công ty là gan 40 người (Quy mô nhân sự tại trụ sở chính tại Ha Nội).
Thứ hạng: ASIA DMC là một trong những công ty quản lý lữ hành hàng đầu về du lịch Đặc biệt, đến năm 2016- khi công ty đổi tên từ HG Travel thành ASIA DMC, công ty đã đánh dấu sự chuyên mình thành một công ty B2B hàng đầu Vào các năm 2014, 2016 và 2018, ASIA DMC vinh dự được Bộ Văn hóa, Thé thao và Du lịch trao Giải thưởng “Doanh nghiệp kinh doanh lữ hành quốc tế hàng đầu đón khách du lịch vào Việt Nam (Inbound)” Bên cạnh đó,doanh nghiệp còn giành được nhiều
giải thưởng khác như:
Danh hiệu một trong “Mười Công ty Lữ hành hàng đầu tại Việt Nam” vào các năm 2003, 2006, 2007, 2008 và 2009 do Tổng cục Du lịch trao tặng
Giải Nhì “Du lịch Hà Nội 2014” do Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Hà Nội trao tặng
Top 5 Công ty lữ hành đạt giải thưởng “Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh 2015” Danh hiệu “Công ty Lữ hành đón khách châu Âu nhiều nhất năm 2019” và “Công ty Lữ hành đón khách Đức nhiều nhất năm 2017” do Hiệp hội Du lịch Việt Nam VITA trao tặng
Với 25 năm hình thành và phát triển, cùng nhiễu danh hiệu mà doanh nghiệp đã đạt được, ASIA DMC đã phan nào khang định được vị thé, thứ hang của mình
Trang 15trong ngành du lịch, cũng như tiềm năng phát triển và khả năng phục hồi sau ảnh
hưởng covid-19 của ASIA DMC.
Hình thức sở hữu: La công ty cô phần tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, trực thuộc Tổng cục du lịch, có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toán độc lập, sử dụng con dấu riêng theo thé chế quy định của nhà nước.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
1997 2001 2005 2007
Thành lập Chi nhánh Chi nhánh Chi nhánh
công ty Sài Gòn Campuchia Phan Thiét
ASIA DMC Lào Đà nang Myanmar
Chi nhánh USA 2018
Chi nhánh Indonesia Chi nhanh An D6
Chi nhanh Philipines
Hình 1 1: Sơ đồ quá trình hình thành và phát triển cia ASIA DMC
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự ASIA DMC
Vào năm 1997, công ty được thành lập tại Hà Nội với tên gọi là HG Travel.
Tại thời điểm đó, công ty hoạt động với tư cách là một nhà cung cấp dịch vụ du lịch
nhỏ, đơn lẻ.
Nam 2001, chi nhánh đầu tiên của HG Travel ( Sau này là ASIA DMC) được thành lập tại Sài Gòn - Hòn ngọc Viễn Đông của Việt Nam Với sự cam kết nhất quán của mình trong nguyên tắc làm việc ( Đó là cung cấp và đáp ứng các dịch vụ cao cấp cho khách hàng) đã góp phần củng có thương hiệu của công ty, cũng như lượng khách
hàng trung thành.
Công ty đã thực hiện một bước chuyền lớn vào năm 2005, đó là mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường quốc tế ASIA DMC tắt tự tin bắt đầu hành trình này
và mở chi nhánh tại Campuchia.
Trang 16Chi nhánh thứ hai được đặt tại Phan Thiết vào năm 2007 Vào thời điểm bấy giờ, Phan Thiết là một điểm đến hấp dẫn với các loại hình du lịch như nghỉ dưỡng, biên, thiên nhiên Đây là một địa điểm ưa thích của khách hàng mục tiêu của công ty
( Cụ thể là khách Mỹ, Nga).
Năm 2013, ASIA DMC đã lựa chọn Đà Nẵng dé xây dung văn phòng đại diện.
Lý do lựa chọn Đà Nẵng vì tại đây có nhiều địa điểm du lịch tuyệt đẹp với khí hậu nhiệt đới Du khách có thê trải nghiệm một kỳ nghỉ dưỡng vô tận tại đây.
Sau khi mở chi nhánh đầu tiên tại thị trường quốc tế, công ty tiếp tục mở thêm
các văn phòng đại diện tại nước ngoài: Yangon (Myanmar)( 2010), Viêng Chăn,
Luang Prabang (Lào) Đặc biệt, sau bước đánh dấu trọng đại vào năm 2016, công ty HG Travel đổi tên thành ASIA DMC Công ty đã nhanh chóng mở các văn phòng đại diên trên khắp thế giới:
Năm 2017, công ty thành lập 3 chi nhánh tai USA, Philippines, Indonesia và 2
văn phòng đại diện tại Australia, New Zealand
Nam 2018, ASIA DMC chính thức mở thêm một chi nhánh tại An Độ.
Những dấu mốc trên đã cho thấy sự phát triển nhanh chóng và không ngừng
của công ty ASIA DMC.
1.1.3 Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động của công ty là Kinh doanh lữ hành đối với khách du lịch vào Việt Nam (INBOUND) ( Dựa trên giấy phép đăng ký kinh doanh cấp lần đầu vào ngày 14/03/2006 và cấp lại vào ngày 19/10/2016)
Các hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty:
- Dai lý du lịch, kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa - _ Điều hành chương trình du lich
- Dich vụ trung gian như vận chuyên, lưu trú, ăn uống cho khách du lịch; dịch
vụ tiêu thụ chương trình du lịch
- Dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ tư vấn thiết kế lộ trình, dich vụ bán vé
- _ Nghiên cứu thị trường
- Dich vụ về thị thực, xuất nhập cảnh, gia hạn thị thực xuất nhập cảnh cho khách
du lịch
- _ Xây dựng và ban chương trình du lịch
- Các dịch vụ bổ sung khác phục vụ nhu cầu của các đối tượng khách khác nhau
(du lịch hội nghị, hội thảo )
Trang 171.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty ASIA DMC
1.2.1 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty ASIA DMC
Dưới đây là cơ cấu tô chức tính đến thời điểm hiện tại của Công ty ASIA DMC.
đường bay ngăn
Hình 1 2: Cơ cấu tổ chức cia ASIA DMC
Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự ASIA DMC Nhận xét: Có thé thấy, mô hình cơ cấu té chức chức năng vẫn là mô hình phù hợp nhất đối với công ty tại thời điểm hiện tại vì: với một đội ngũ nhân viên trẻ trung
năng động sáng tạo, mô hình quản lý chức năng sẽ phát huy năng lực quản lý và tínhsáng tạo của chính nhân viên và của bản thân công ty; phát huy sự chuyên môn hóa
chất lượng và năng suất lao động cao Các phòng ban trong công ty được phân chia
hợp lý và quản lý bài bản, mỗi phòng ban lại có nhiệm vụ chức năng riêng nhưng
không hề tách rời nhau mà luôn hỗ trợ, kết nối và phối hợp ăn ý dé giải quyết mọi van
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận tại Công ty ASIA DMC
Cơ cấu tổ chức của ASIA DMC được xây dựng theo mô hình cơ cấu tổ chức
chức năng và mỗi bộ phận sẽ đảm nhận các nhiệm vụ, vai trò, chức năng khác nhau.
Hội đồng Quản trị: là bộ phận cao nhất, quyết định những vấn đề quan trọng
nhất của công ty như chiến lược, tầm nhìn và các chính sách, là người đồng hành cùng
với Giám đốc điều hành dé thực hiện chiến lược và kế hoạch của công ty.
Trang 18Ban Giám đốc: là những người trực tiếp điều hành các công việc; xây dựng và
triển khai các kế hoạch hoạt động, kế hoạch kinh doanh theo định hướng, mục tiêu và
giá trị cốt lõi mà công ty đã đặt ra; ban hành và phê duyệt các quyết định liên quan đến nguồn nhân lực của công ty; chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả kinh doanh trước Hội đồng Quản trị Với vai trò lãnh đạo công ty, Ban Giám đốc là những người có kinh nghiệm, kiến thức sâu rộng, có trách nhiệm cùng năng lực lãnh đạo tài giỏi đã giúp ASIA DMC đưa ra thị trường những sản phẩm chất lượng, chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của mọi du khách.
Theo giáo trình “Quản trị kinh doanh lữ hành” (2006) của TS Nguyễn Văn
Mạnh và TS Phạm Hồng Chương có đề cập rằng: Bộ phận nghiệp vụ lữ hành là bộ
phận đặc trưng và quan trọng nhất của công ty du lịch, có chức năng thực hiện các hoạt động cơ bản về kinh doanh du lịch, gồm ba bộ phận (hay còn gọi là “phòng”) thành phần: marketing, điều hành và hướng dẫn Tại ASIA DMC, bộ phận nghiệp vụ công ty sẽ bao gồm phòng Kinh doanh, phòng Điều hành, phòng Marketing, phòng Sản phẩm và phòng Hợp đồng Bộ phận hướng dẫn không phân tách thành phòng/ban riêng mà trực thuộc phòng điều hành.
Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh của ASIA DMC chia thành hai bộ
phận chính là Long Haul và Short Haul tuỳ thuộc vào đặc điểm, nhu cầu của đối tượng khách hàng khác nhau Bộ phận Long Haul sẽ tập trung vào những đối tượng khách có kế hoạch chuyên đi rõ ràng, khoảng thời gian giữa ngày đặt dịch vụ và ngày thực hiện dịch vụ dài từ vài tháng đến một năm; thời gian tiêu dùng dài, khả năng chi tiêu cho sản phẩm dịch vụ lớn Đối tượng khách này thường đến từ các quốc gia châu Âu, châu Mỹ Thời điểm trước đại dịch, lượng booking lớn nên bộ phận Long Haul còn
chia nhỏ thành 2 team như bảng sau:Ngược lại, bộ phận Short Haul sẽ phục vụ các đối tượng khách hàng đến từ châu Á là chủ yếu, bởi đặc điểm tiêu dùng dịch vụ nhanh,
thời gian đi ngắn ngày, thường sử dụng sản phẩm tour trọn gói, ít khi tự lên kế hoạch cho chuyến đi.
Dù chia thành hai bộ phận khác nhau nhưng nhiệm vụ chung của phòng Kinh
doanh bao gồm:
(1) Phát triển đội ngũ ban hàng trực tiếp tại các thị trường (2) Tạo đề xuất tour du lịch
(3) Thực hiện báo giá cho tất cả các yêu cầu từ các đại lý.
Trang 19(4) Liên lạc với đại lý dé bán sản phẩm và tra lời tat cả các yêu cầu khác từ đại
lý theo tiêu chuẩn của bộ phận.
(5) Hoàn thành tất cả các dịch vụ và gửi cho Bộ phận điều hành, các bộ phận
liên quan, xác nhận tour và gửi cho đại lý.
(6) Làm tất cả các báo cáo theo yêu cầu của các bộ phận.
Phòng Điều hành: Phòng có vai trò tổ chức sản xuất của công ty, tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm, và là cầu nối giữa công ty với các nhà cung cấp dịch vụ và hàng hoá du lịch Cụ thê nhiệm vụ của phòng Điều hành bao
(1) Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng sales
gửi tới.
(2) Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các
chương trình du lịch như đặt chỗ khách sạn, resort, làm visa, mua vé vận chuyên
đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng.
(3) Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp có sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng, giá cả hợp lý và thảo luận ký kết hop đồng.
(4) Theo dõi và giám sát quá trình thực hiện chương trình du lịch Cùng với
bộ phận kế toán thực hiện hoạt động thanh quyết toán với các đại lý gửi khách và nhà
Trong co cấu tô chức từ năm 2019 trở về trước, phòng OP của ASIA DMC
chia thành 3 bộ phận chính là bộ phận OP Việt Nam, bộ phận OP ngoài Việt Nam, bộ
phận Quản trị chất lượng & Chăm sóc khách hàng Bộ phận OP Việt Nam chia thành 3 khu vực là 3 miền Bắc — Trung — Nam của Việt Nam, mỗi khu vực phụ trách tất cả các dịch vụ tại vùng miền đó Bộ phận OP ngoài Việt Nam thì phân chia nhân lực
theo các quốc gia có chi nhánh của công ty Tuy nhiên trải qua đại dịch Covid-19,
hiện tại công ty chi tập trung cho các điểm đến tại châu A, vì vậy trong cơ cau tổ chức
của công ty vẫn có nhân viên phụ trách Điều hành quốc gia Lào và Campuchia.Trong
10
Trang 20đó phòng OP tại trụ sở Hà Nội là Điều hành tổng của toàn công ty Bộ phận QTCL & CSKH hiện tại trực thuộc sự quản lý trực tiếp của phòng Điều hành.
Phòng marketing: Đây được ví như chiếc cầu nối nhu cầu, mong muốn của khách hàng trên thị trường mục tiêu với nguồn lực phát triển bên trong công ty Nhiệm vụ chủ yếu của phòng marketing bao gồm:
(1) Tổ chức nghiên cứu thị trường, theo dõi và thu thập thông tin trên thị trường để có những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh.
(2) Theo dõi, cập nhật, chăm sóc và cải tiễn các nội dung, hình ảnh của công
ty trên trang web và truyền thông xã hội trên các nền tảng như facebook, instagram,
(3) Phụ trách thiết kế va in ấn phẩm; San xuất & Mua sắm; Giải thưởng &
Tài trợ; Tin tức & Bản tin.
Phòng Sản phẩm: Bộ phận này của ASIA DMC có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu mong muốn, sở thích của khách hàng dé xây dựng nên các chương trình đặc biệt, mới lạ, độc đáo (exclusive tour) không chỉ của các điểm đến ở Việt Nam mà còn ở Lào, Campuchia mà các đối thủ cạnh tranh chưa từng làm Các sản phẩm này sẽ do chính khách hàng/nhà cung cấp dịch vụ yêu cầu hoặc là các chương trình tour tự tạo.
Phòng Hợp đồng: Với lượng đối tác, khách hàng lớn, ASIA DMC đã phân chia một phòng ban riêng đề kiểm soát dữ liệu, tài liệu liên quan đến sản phẩm và hợp
đồng của các nhà cung cấp Nhiệm vụ chính của phòng gồm:
(1) Kiểm tra và cập nhật dit liệu liên quan đến điều khoản & điều kiện hợp
đồng, các chính sách thanh toán;
(2) Hop tác dé kiểm tra, đánh giá sản pham của nhà cung cấp;
(3) Cung cấp cho các nhà cung cấp thông tin về tài liệu quảng cáo, ấn phẩm in
(4) Hợp tác với phòng sản phẩm dé tạo ra sản pham mới;
(5) La điểm liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyên, lưu trú, ăn uống:
Ngoài Bộ phận nghiệp vụ lữ hành, mỗi công ty du lịch còn có Bộ phận tổng hợp dé thực hiện các chức năng tương tự các doanh nghiệp, công ty khác theo đúng
tên gọi Đây là những bộ phận thực hiện hoạt động hỗ trợ cho các hoạt động cơ bản
trong kinh doanh lữ hành của công ty Bộ phận này ở ASIA DMC bao gồm phòng Hành chính Nhân sự, phòng Kế toán và phòng IT.
11
Trang 21Phòng Kế toán: Tô chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty
như theo dõi ghi chép, tong hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê tình hình hoạt động của công ty dé phuc vu cho viéc kiém tra thuc hién ké hoach; Hướng dẫn moi giao dịch tài chính theo Luật thuế; Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm; Lưu trữ, theo dõi, thanh ký các hợp đồng, kiểm tra, rà soát và ghi chép chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, đảm bảo hợp lệ và hợp pháp.
Phòng Hành chính Nhân sự: Lập và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng
nhằm đáp ung yêu cầu nhân lực của từng bộ phận; Quản lý và theo dõi hồ sơ nhân việc, hợp đồng lao động theo quy định hiện hành; Theo dõi, ghi chép công tác chấm
công của nhân viên, thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương cho nhân viên; Quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự của toàn bộ công ty; Hỗ trợ, phô biến và hướng dẫn các nội quy, thủ tục,
công việc cho nhân viên mới, thực tập sinh.
Phong IT: Phòng IT chịu trách nhiệm các công tác công nghệ thông tin cho
công ty liên quan đến hệ thống mạng nội bộ, hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm; Đối với hệ thống phần mềm: Thúc đây cải tiễn quy trình tập trung vào chất lượng, tính ôn định, khả năng sử dụng, khả năng bảo trì và cuối cùng là sự hài lòng của nhân viên; Quản lý hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng CNTT: Quản lý việc triển khai, giám sát, bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ tất cả hệ thống CNTT; Quản lý tất cả các mạng và bảo mật dữ liệu; Thử nghiệm và phân tích kinh doanh: Thiết kế, phát triển và lập hồ sơ các loại thử nghiệm khác nhau (thử nghiệm thủ công,
thử nghiệm tự động).
1.3 Các điều kiện kinh doanh của Công ty ASIA DMC 1.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, ASIA DMC hiện đang có 15 chi nhánh, văn
phòng đại diện ở khắp nơi trên thé giới Mỗi chi nhánh, văn phòng riêng tuỳ quy mô
nhân viên mà có diện tích khác nhau cho phù hợp, được đặt tại những tòa nhà trung
tâm tỉnh, thành phố để thuận tiện cho việc di chuyền Trụ sở chính của công ty được
đặt tại số 47 Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, cùng toà nhà với
các công ty thành viên cùng tập đoàn Trong đó vi trí làm việc của ASIA DMC bao
gồm toàn bộ tầng 5,6,7,8 trong toà nhà 10 tang, diện tích không gian làm việc mỗi tầng khoảng 80m2.
Nhận xét:
12
Trang 22Các chi nhánh, văn phòng đại diện của ASIA DMC được đặt ở các trung tâm
tinh, thành phố lớn cũng là những điểm du lịch nỗi tiếng, tập trung nhiều khách du
lich của các quốc gia Trong đó văn phòng trụ sở được đặt tại trung tâm thành phố Hà Nội, gần những điểm đến đặc trưng nhất của thủ đô như hồ Hoàn Kiếm, phố cổ, lăng Bác Đây là vị trí đắc địa và cũng là nơi toạ lạc của nhiều công ty du lịch lớn như Saigontourist, Hanoitourist Điều này thuận tiện cho các đại lý, công ty gửi khách có thé dé dàng ghé thăm công ty khi sang khảo sát; giao thông xung quanh thuận lợi,
thông thoáng và với khoảng cách gần như vậy, nhân viên phòng Điều hành và bộ phận
Quản lí chất lượng cũng thuận lợi hơn khi cần kiểm tra, giám sát chất lượng đột xuất
các dịch vụ trong một chương trình du lịch miền Bắc như city tour nội thành Hà Nội,
kiêm tra chất lượng hướng dẫn viên.
Tại văn phòng làm việc: các thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghĩ; điều hoà âm trần điều chỉnh chế độ phù hợp với thời tiết; bàn làm việc được phân chia thành các ô ngăn cách nhau bằng nhựa cứng; ghế cao được bọc da êm ái; mỗi nhân viên sẽ có một điện thoại bàn, một máy tính dé ban riêng được cài đặt hệ điều hành Window 10 và trong từng phòng ban riêng các máy tính sẽ kết nối với một 6 điều khiển chung; mỗi phòng có một máy photo, một máy in luôn được đồ mực và có giấy in san sàng dé hoàn thiện các công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, thủ tục hành chính Déu đặn mỗi tháng phòng Nhân sự sẽ cho nhân viên toàn công ty làm danh sách order bổ sung đồ dùng, thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc để công ty đặt mua Hệ thống mạng LAN và mạng Internet của công ty được bảo hành liên tục, tốc độ nhanh, đảm bảo quy trình và tiễn độ công việc nhanh chóng, linh hoạt Trong nội bộ, ASIA DMC sử dụng hệ thống phần mềm “Ttoursys” dé hé tro công tac điều hành quản lý và kinh doanh, hệ thống này là sản phẩm của Công ty Cô phần Phần mềm
chuyên nghiệp toàn cầu - PNGSOFT Hệ thống này được đưa vào sử dụng chính thức
vào tháng 12 năm 2022 (Trước đó, công ty sử dụng phần mềm TMS _ cũng là sản phẩm của PNGSOFT) Phần mềm đã đem đến sự hiệu quả trong quá trình làm việc của từng bộ phận, cũng như giữa các bộ phận với nhau Bởi việc áp dụng phần mềm đã giúp quy trình làm việc được thống nhất và chuyên nghiệp; quản lý kiểm soát các công việc ở mọi thời điểm; nhân viên giảm thời gian làm việc với thao tác thủ công
và có thời gian làm nhiều công việc khác hơn; lưu lại mọi danh sách liên quan đến quá trình cung cấp sản phẩm dịch vụ và không quá lo lắng khi có sự biến động về
nhân sự Đó là một trong những lí do vì sao sau đại dịch, sô lượng nhân sự còn lại vân
13
Trang 23đủ khả năng duy trì hoạt động kinh doanh cho đến khi ngành du lịch chính thức phục
hồi và phát triển mạnh mẽ trở lại.
Với điều kiện làm việc bên ngoài của các Hướng dẫn viên: được công ty trang bị đầy đủ các đồ dùng cá nhân cần thiết khi đi tour như áo đồng phục của hãng, biển
đón khách tại sân bay, mũ, cờ dẫn đoàn và được hỗ trợ toàn bộ chi phí ăn, ở, đi lại 1.3.2 Nhân lực
Đến năm 2019, công ty AISIA DMC có 112 nhân viên Sau khi covid 19 bùng
nổ, ngành du lịch bi ảnh hưởng nặng nề, nguồn nhân lực trong ngành lao động bị tác động mạnh mẽ Sau 3 năm đại dịch covid diễn ra, nguồn nhân sự tại công ty ASIA DMC có nhiều biến đồi.
Bảng 1 2: Cơ cau nhân sự của ASIA DMC từ năm 2018-2022
Trang 24Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự ASIA DMC 2018 - 2022 Công ty ASIA DMC luôn chú trọng phát triển con người, chính vị vậy đội ngũ công ty luôn được ưu tiên phát triển kiến thức chuyên môn, cũng như những kỹ năng cần thiết dé đáp ứng nhu cầu của công việc Vì vậy chất lượng nguồn lao động luôn
được hoàn thiện theo từng giai đoạn.
Về trình độ học vấn: Nhìn vào cơ câu nhân sự của ASIA DMC trong khoảng thời gian 2018 đến 20233, hầu hết nguồn nhân lực đều có trình độ đại học hoặc sau đại học Con số này luôn chiếm trên 90% Trong đó tỷ lệ thạc sỹ luôn chiếm trên 15%, đây chủ yếu những người thuộc ban Quản trị của công ty như Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám Đốc, Phó Giám Đốc,
Trước khi trở thành nhân viên chính thức, các thực tập sinh và nhân viên mới
đều có ít nhất từ 2 đến 6 tháng thử việc và được đào tạo bài bản từ đầu để hiểu rõ về lịch sử hình thành phát triển của công ty, cơ cấu tô chức, văn hoá doanh nghiệp cũng
15
Trang 25như các quy định làm việc tại ASIA DMC và các yêu cầu chuyên môn cho vị trí công
Có thê thấy hệ thống nhân sự của ASIA DMC đều có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Các nhân viên làm công tác chuyên môn của ASIA DMC đều tốt nghiệp đại học và trên đại học Trong bộ phận nghiệp vụ lữ hành, là bộ phận quan trọng nhất của công ty, tất cả các nhân viên đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngôn ngữ Anh hoặc chuyên ngành Du lịch của các trường đại học top đầu về đảo tạo du lịch khách sạn như Đại học Kinh tế Quốc dân, Dai học Mở Hà Nội
Về trình độ ngoại ngữ: Nhân viên cũng có trình độ ngoại ngữ cao, bởi lĩnh vực
kinh doanh của công ty là lữ hành quốc tế (inbound), bao gồm cả thị trường các nước
nói tiếng Anh và thị trường các nước không dùng tiếng Anh Ngoài ngôn ngữ chính là tiếng Anh, đội ngũ nhân viên đa quốc gia của ASIA DMC tự hào có thể nói tới 15 ngôn ngữ khác nhau và luôn luôn sẵn sàng cho mọi yêu cầu của khách hàng Đây là yếu tô vô cùng quan trọng trong ngành dich vụ du lich dé quá trình trao đối, giao dịch
với khách hàng luôn diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Chính vì thế, bộ máy nhân viên của công ty không chỉ năm vững kiến thức về ngành nói chung mà còn về kinh doanh lữ hành nói riêng, những điều này trở thành lợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh của ASIA DMC Công ty không có đội
ngũ hướng dẫn viên riêng mà có mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên
nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách
du lịch trong thời gian đi du lịch.
Do ảnh hưởng của Covid, số lượng nhân viên vào năm 2020, 2021 chỉ bang ⁄ so với thời điểm trước dịch bùng phát (Năm 2018, 2019) Nhưng ngay sau khi có dau
hiệu trở lại của ngành du lịch, lực lượng nhân viên của công ty đã có sự tăng nhanh dé có đủ nguồn lực đáp ứng với nhu cầu du lịch Hiện nay phòng Hành chính Nhân
sự của công ty vẫn đang triển khai các kế hoạch tuyển dụng, đảo tạo thực tập sinh, nhân viên mới dé tạo nền tảng, bước đệm trở thành nhân viên chính thức của công ty
trong tương lai.
16
Trang 261.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phan Quan lý Điểm đến châu Á trong giai đoạn 2018 - 2022
1.4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
1.4.1.1 Thống kê lượng khách giai đoạn 2018 - 2022
Đây là một trong những tiêu chí quan trọng đề đánh giá tiềm năng và sự phát triển của công ty du lịch Luôn lọt top các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành đón khách hàng đầu tại Việt Nam, lượng khách của ASIA DMC trong các năm gần đây được thể hiện ở biểu đồ sau:
Tổng lượng khách qua các năm - ASIA DMC
Hình 1 3: Tổng lượt khách ASIA DMC trong giai đoạn 2018 - 2022
Nguôn: Phòng Kế toán ASIA DMC năm 2018 - 2022
Biểu đồ trên cho thấy, trong giai đoạn 2018 — 2022, tổng lượng khách của công ty ASIA DMC có nhiều biến động lớn, trong đó giảm mạnh nhất là năm 2022 (1 1,231 khách, giảm 75% so với 2019) và mức tăng cao nhất là năm 2022 ( 6,855 khách, gấp
171 lần so với năm 2021) Đây được coi là giai đoạn biến động mạnh nhất trong kinh
doanh của công ty ASIA DMC nói riêng, và du lịch Việt Nam nói chung.
17
Trang 27Bảng 1 3: Biến động của lượt khách ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022
Năm Khách du lịch Lượng tăng tuyệt đối Tốc độ tăng
(Khách) (giảm) so với năm
Nguồn: Phòng Kế toán ASIA DMC năm 2018 - 2022 Sự giảm mạnh vảo năm 2020 là do sự ảnh hưởng của dịch Covid bùng nồ trên toàn cầu Và do nguồn khách chủ yếu của công ty ASIA DMC là khách nước ngoài, nên lượng khách của công ty là rất nhỏ ké từ tháng 3 đến hết năm 2020 Nhiều nước đã áp dụng các biện pháp cam bay và cam điều hành các chuyến bay, giảm đáng kể
số lượng khách du lịch sang Việt Nam Mặc di ngay sau đó, công ty đã chuyền hướng
tập trung vào nguồn khách nội địa, nhưng du lịch nội địa cũng bị gián đoạn liên tục
bởi các quy định giãn cách Lượng khách du lịch năm 2020 của công ty ASIA DMC
chủ yếu có được trong quý 1/2020.
Số lượng khách du lich năm 2021 đã đạt mức thấp ki lục ( 40 khách) Nguyên nhân dẫn đến sự mức giảm như vậy là do dịch Covid 19 tiếp tục lan rộng và kéo dài Và lượng khách chủ yếu là từ nguồn nội địa.
Năm 2022, ASIA DMC chứng kiến sự tăng mạnh về số lượng khách Tuy tốc độ tăng nhanh, số lượng khách chưa bằng 1⁄2 so với thời điểm trước khi dịch bùng phát Sự tăng trưởng 171 lần so với 2021 là không khó hiéu Do trong suốt năm 2021, hoạt động du lịch của ngành du lịch du lịch nói chung đường như đóng băng Đến tận cuối tháng 11/2022, Việt Nam mới thực hiện thí điểm đón du khách quốc tế đến Việt
Nam, và chính thức mở cửa du lịch từ tháng 2 năm 2022 Và sau khi mở cửa trở lại,
nguồn khách chủ yếu của ASIA DMC là khách châu A, đặc biệt là khách An Độ Do 2 năm ảnh hướng của dịch covid, nhu cầu du lịch tăng cao Tuy nhiên lượng khách
công ty ASIA DMC vẫn chưa bang 1⁄2 trước dịch là do một trong những thị trường lớn
là Trung Quốc vẫn đóng cửa du lịch Chính phủ Trung Quốc đã thực hiện chiến lược
Zero-Covid đến tận cuối năm 2022 Bên cạnh đó, thị trường khách châu Âu vẫn ở
18
Trang 28mức thấp do sự ảnh hưởng của suy thoái kinh tế, và họ có xu hướng đi các quốc gia
gần hơn.
Trước đại dịch Covid, thị trường khách của công ty đến từ các khu vực trên toàn thế giới Trong đó chia thành hai mảng chính là Thị trường khách đường bay dài và Thị trường khách đường bay ngắn.
Đối với Thị trường khách đường bay dài (Long-Haul), chủ yêu là khách châu Âu, châu Mỹ, đặc biệt là khách Nga, Pháp Thị trường Nga được coi là thị trường
trọng yếu của công ty trong mảng du lịch INBOUND từ cuối những năm 2018, chiếm khoảng 45% tổng doanh thu của toàn bộ phận Inbound và chiếm 25% tổng doanh thu
toàn công ty Lý giải cho điều nay là do khách Nga đặc biệt ưa thích du lịch biển bao, lưu trú dai ngày (khoảng 15 - 20 ngày) và nhu cầu chi tiêu khá lớn (khoảng 200USD/ngày); Việt Nam cũng năm trong số những nước hàng đầu về độ hấp dẫn với người dân xứ sở Bạch Dương Vì vậy đây thực sự là một thị trường đầy tiềm năng khi bộ phận Kinh doanh liên tục nhận được yêu cầu gửi khách Nga từ các đại lý, công ty
gửi khách.
Thị trường khách Pháp và châu Âu cũng được công ty hướng đến tuy nhiên với đối tượng khách hàng nay chỉ chiếm 9,8% va 8% so với tông số khách Inbound
mà công ty nhận được từ các đại lý.
Đối với Thị trường khách đường bay ngắn(Short-Hau]), là các đối tượng khách hàng ở châu Á, và chủ yếu là khách Ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản Đây cũng là nhóm các quốc gia có khách du lịch đến Việt Nam nhiều nhất Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê, liên tiếp trong năm 2017, 2018, 2019 top 3 quốc gia có số lượng du khách du lịch đến Việt Nam nhiều nhất lần lượt là Trung Quốc > Hàn Quốc > Nhật Bản Vì thế có thê thấy chiến lược kinh doanh của ASIA DMC này là cực kỳ đúng
dan và hiệu quả khi hợp tác với các công ty gửi khách chuyên về nhóm khách hàng này.
Sau đại dịch, tính đến thời điểm hiện tại hoạt động kinh doanh của ASIA DMC hồi phục được khoảng 30% so với trước dịch, và thị trường mục tiêu được xác định lúc này là tập trung vào khách Ấn Độ, khách Hàn Quốc Bởi đây là thị trường phục hồi nhanh hơn, có chuyền biến tích cực hơn cả Các đại lý, công ty gửi khách của châu Âu, châu Mỹ vẫn chưa nới lỏng các thủ tục, quy định xuất cảnh, nhập cư cho khách hàng vì đại dịch nên thị trường khách Âu và Mỹ vẫn chưa tăng trưởng đều đặn và mở rộng dân.
19
Trang 29Bước sang những tháng cuối năm của 2021, đà tăng trưởng kinh tế của thé giới
phục hồi dần nhờ các gói kích cầu kinh tế khổng lồ của các cường quốc như Mỹ,
Trung Quốc, châu Âu và tốc độ bao phủ vaccine covid nhanh chóng thì ngành du lịch của toàn cầu cũng có dấu hiệu khởi sắc đáng mừng hon ASIA DMC chinh thức đặt
bước chân quay trở lại đường đua của du lich từ quý I - 2022.
1.4.1.2 Doanh thu, lợi nhuận
La một trong những công ty hàng đầu châu A kinh doanh lữ hành quốc tế, tập
trung chính vào các đối tượng khách có mức chỉ trả từ trung bình trở lên, vì thế doanh thu và lợi nhuận của ASIA DMC cũng đã đạt được những con số ấn tượng Điều này được thê hiện qua một vài chỉ số kinh doanh của công ty như bảng dưới đây:
Bảng 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022
Nguồn: Phòng Kê toán ASIA DMC giai đoạn 2018 — 2022
Tình hình thực hiện của năm 2018, 2019 nhìn chung tăng trưởng ôn định cả về chỉ tiêu lượt khách, doanh thu và lợi nhuận Nguồn thu chính toàn công ty vẫn đến từ
mảng dich vu du lich lữ hành khai thác khách inbound với đóng góp hon 95% doanh
thu 2019 Các chỉ nhánh, văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài đều đi vào hoạt động ồn định trong năm, đóng góp đáng kể vào doanh thu Về chỉ tiêu doanh thu thực hiện năm 2019 giảm 10% so với năm 2018 Đối với lợi nhuận sau thuế trong năm 2019 đạt hơn 0.47 triệu USD, đạt 88.7% so với năm 2019 Những con số này đạt được nhờ chiến lược kinh doanh đúng đắn khi công ty quyết định đổi tên thành ASIA
DMC và mở rộng thêm thị trường Bắc Mỹ, các nước Đông Nam Á, Ấn Độ và nhờ
đòn bay từ sự tăng trưởng ấn tượng của toàn ngành du lịch Việt Nam trong giai đoạn này.
20
Trang 30Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2017 - 2021
Hình 1 4: Kết quả kinh doanh của ASIA DMC giai đoạn 2018 - 2022
(Đơn vi: triệu USD)
Nguôn: Phòng Kế toán ASIA DMC giai đoạn 2018-2022 Đang trên đà phát triển mạnh mé, dịch covid-19 đã khiến công ty gần như đóng
băng các hoạt động trong vòng 2 năm Đây là khoảng thời gian mà Việt Nam chịu tác
động nặng né nhất của đại dich, ngành du lịch Việt Nam đóng cửa du lịch quốc tế từ
cuối tháng 2/2020 đến hết năm 2020 Số lượng khách quốc tế đến Việt Nam lúc này
hơn 96% là các chuyên gia, các lao động kỹ thuật làm việc tại các dự án nước ngoài
(Tổng cục Thống kê, gso.gov.vn) Hoạt động kinh doanh của công ty cũng vì thé bi ảnh hưởng cực kì rat lớn Tình hình dịch diễn biến phức tạp khiến các chi nhánh, văn phòng nước ngoài buộc phải đóng cửa gần như cả năm, tất cả các chỉ tiêu kinh doanh
đều giảm mạnh Doanh thu và lợi nhuận của cả năm 2020 là đến từ những chương
trình du lịch đặt trước từ năm 2019 và thực hiện được trong tháng 1 Bởi tháng 1-2020
ngành du lịch Việt Nam đón lượng khách quốc tế kỷ lục là 2 triệu lượt, tăng 32,8% so
với cùng kỳ 2019.
21
Trang 31Đến tháng 4/2022, lượng khách nước ngoài đến Việt Nam bắt đầu phục hồi trở
lại Chính vì vậy, doanh thu và lợi nhuận có sự tăng mạnh so với 2 năm dịch bùng
1.4.2 Tình hình cơ cấu lao động của công ty
Tính đến 31/01/2023, số lượng nhân viên chính thức của Công ty Cổ phần quản lý Điểm đến tại trụ sở Hà Nội là 59 người Đối với các phòng ban, phân công nhân sự của công ty tính đến 31/01/2023 như bảng sau:
Bảng 1 5: Cơ cấu nhân sự tại các phòng ban của ASIA DMC tính đến
Trang 32Nguồn: Phòng Nhân sự ASIA DMC năm 2023 Với tình hình dịch bệnh buộc phải cắt giảm nhân lực và có những nhân sự đã phải chuyên ngành, thì trong cơ cấu nhân sự tại các phòng ban, những phòng ban chuyên môn nghiệp vụ là phòng Điều hành, phòng Kinh doanh và phòng Marketing vẫn được duy trì số nhân viên nhiều hơn các phòng ban khác Dịch bệnh Covid-19 đã phá vỡ toàn bộ cấu trúc nhân sự vững mạnh mà công ty xây dựng được trong hơn 20 năm qua, đặc biệt là bộ phận điều hành Những nhân viên và quản lý phòng OP hiện tại đều từ các bộ phận khác chuyên sang như phòng Phát triển kinh doanh, phòng Sản
phẩm và chủ yếu là nhân viên của phòng Sales Tuy nhiên, đây đều là những nhân sự
có kinh nghiệm lâu năm trong ngành du lịch, có kiến thức chuyên môn vững vàng nên vẫn có thể đảm nhiệm và vận hành tốt hoạt động kinh doanh của công ty tính đến thời điểm hiện tại Hiện tại trong những tháng cuối năm 2022 này, Bộ phận Nhân sự cùng với Ban Lãnh đạo công ty cũng đang có kế hoạch tuyển dụng thêm rất nhiều thực tập sinh, nhân viên mới đề đào tạo cho nhiều vị trí khác nhau, chuẩn bị sẵn nhân lực cho
năm hoạt động tới Cũng bởi vì hoạt động kinh doanh của công ty trong thị trường
ngành du lịch nói riêng và toàn ngành du lịch thế giới đang dần tăng trưởng trở lại, lượng đại lý, công ty gửi khách đặt chỗ, gửi yêu cầu booking ngày càng nhiều, số lượng nhân viên hiện tại sẽ không đủ khả năng đảm bảo hoàn thành yêu cầu như các
đối tác đưa ra và khó đảm bảo chất lượng dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng sử dụng
sản phẩm dịch vụ của công ty trong tương lai gần.
1.5 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty DMC giai đoạn 2018
1.5.1 Thuận lợi
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn ngành du lịch Việt Nam những năm 2018 và 2019, theo Tổng cục Thống kê, 10 tháng đầu năm 2019, lượng khách du lịch quốc tế đến Việt Nam đạt 14,5 triệu lượt, tăng 13% so với cùng kỳ 2018 Đây là mức tăng trưởng ấn tượng, cao hơn đáng ké mức bình quân chung của thế giới cũng như khu vực theo đánh giá của Tổ chức Du lịch thế giới UNWTO Đây là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành quốc tế như ASIA DMC Chính vì thế mà trong
những năm này, nhìn chung hoạt động kinh doanh của ASIA DMC tăng trưởng cực
23
Trang 33kỳ 6n định Tổng lượng khách của năm 2018, 2019 lần lượt tăng 15% và 20% so với
cùng kỳ năm trước đó, vượt chỉ tiêu đề ra của toàn công ty.
Sau sự ảnh hưởng nặng né từ dich Covid-19, nhờ hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ, sự thống nhất trong cách làm việc nên ASIA DMC vẫn giữ được các đối tác trước
đó Chính vị vậy, vào quý IV/2021 những chính sách của Nhà nước, ngành du lịch
Việt Nam đã khởi động lại, một số địa phương địa phương được cho phép thực hiện thí điểm đón khách quốc tế trở lại theo chương trình “hộ chiếu vaccine”, tình hình
hoạt động của công ty đã dần dần được phục hồi Đến thời điểm hiện tại, hoạt động
kinh doanh của công ty đã hồi phục được khoảng 30% so với các năm đại dịch, và
con số này vẫn đang trên đà tăng trưởng trở lại.
Do ứng dụng khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc ( từ 2016 đến cuối
năm 2022, công ty sử dụng phan mềm TMS, và đến tháng 12/2022 đã nâng cấp lên sử dụng phần mềm itoursys), công ty vẫn có thể xử lý được lượng yêu cầu lớn từ các hãng dù nhân lực sau dịch covid thiếu hụt lớn Nếu so với các công ty kinh doanh du lịch quốc tế khác, họ sử dụng excel trong quá trình tính giá, không có hệ thống dé liên kết giữa điều hành tour và sales Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật này, ASIA DMC đã giúp cho nhân viên giảm thời gian cho các công việc thủ công, và đây nhanh hiệu quả công việc, và đây mạnh sự phối hợp giữa điều hành tour và sales Chính điều này đã tạo được sự tin cậy từ đối tác và giữ chân được các đại lý dé hợp tác lâu dài.
1.5.2 Khó khăn
Đang trên đà phát triển, đại dich covid-19 đã khiến ngành du lịch của toàn thế giới bị kéo lùi về mức độ của năm 1990 khi mà lượng du khách sụt giảm mạnh tới 75% so với năm trước Năm 2020, Việt Nam đóng cửa biên giới để ngăn chặn covid nên lượng khách du lịch quốc tế đến chỉ khoảng 3,8 triệu, giảm 80% so với năm 2019 Đối với ASIA DMC, đây là một năm đầy khó khăn chưa từng có trong suốt 20 năm phát triển Do thị trường chính của công ty là khách nước ngoài, chính vị vậy hầu hết các hoạt động của công ty phải dừng lại Sự sụp đồ của ngành du lịch quốc tế năm
2021 do các biến thé của covid cũng khiến hoạt động kinh doanh chưa thé phát triển lại Số lượng khách sụt giảm tới hơn 95%, tất cả các hoạt động của công ty gần như
đóng băng hoàn toàn.
24
Trang 341.6 Mô tả đánh giá chung quá trình thực tập
16.1 Mô tả, nhận xét về phân công bố trí nhân viên
Mô tá
Tính đến ngày 31/12/2022, số lượng nhân viên chính thức của bộ phận MICE có tông là 6 người Trong đó có 1 trưởng phòng, 2 thực tập sinh và còn lại là nhân
viên chính thức của bộ phận MICE
Khi làm việc, mỗi nhân viên được sắp xép vi trí ngôi cô định và thời gian làm
việc linh động với 3 ca làm việc như sau:
- Ca 1: Từ 8:00 đến 17:00 (nghỉ trưa từ 12:00 — 13:00) - Ca 2: Từ 8:30 đến 17:30 (nghỉ trưa từ 12:30 — 13:30)
- Ca 3: Từ 9:00 đến 18:00 (nghỉ trưa từ 13:00 — 14:00)
Về phân chia công việc, bộ phận MICE được chia nhỏ thành 2 nhánh là kinh
doanh và điều hành Với nhân viên thuộc nhánh kinh doanh sẽ làm việc chính là giao
tiếp với các đại lý nước ngoài và làm bao giá hàng ngày Với nhân viên thuộc nhánh
điều hành sẽ phải làm việc riêng với các nhà cung cấp đo tính chất đặc thù của du lịch MICE là đoàn khách sẽ đông người và có đòi hỏi cao hơn bình thường, yêu cầu sự
phức tạp trong việc phối hợp với các nhà cung cấp Các nhân viên thuộc nhánh điều hành cũng thường sẽ được cắt cử đi cùng với đoàn khách để đảm bảo về chất lượng của nhà cung cấp khi chương trình du lịch được thực thi
Trưởng phòng MICE có quyền hạn cao nhất trong bộ phận MICE, phụ trách quản lý toàn bộ các công việc của phòng như: theo dõi tiến độ của chương trình du lịch đang được thực thi, giao nhiệm vụ làm báo giá cho các thành viên, đốc thúc quá trình điều hành tour
Ngoài ra, khi chương trình du lịch được thực thi, còn có sự tham gia của tổng quản lý doanh nghiệp nhằm đảm bảo chương trình du lịch sẽ được thực hiện chuẩn
chỉ, phối hợp với các nhà cung cấp êm đẹp.
Nhận xét
*Uu điểm
Với cơ cấu như hiện tại, nhân viên tại bộ phận MICE của ASIA DMC hiểu rõ được toàn bộ kết cấu, quy trình của một chương trình du lịch MICE Chính
25
Trang 35nhờ sự hiêu rõ bản chât của một chương trình du lịch như vậy nên gia tăng được kỹnăng chuyên môn của moi nhân viên trong bộ phận Tao cơ hội cho các nhân viên timkiêm được sở trường, sở đoản của mình
*Nhược diém
Đầu tiên, về công việc báo giá gửi đại lý hàng ngày, các nhân viên của bộ phận MICE của công ty ASIA DMC đang gặp phải một số vấn đề liên quan đến sự đồng nhất trong cách thức thực hiện công việc Vấn đề này có thê gây ra sự nhằm lẫn và khó khăn cho các đại lý khi đưa ra quyết định đặt tour Vì vậy, công ty cần thiết lập một quy trình chuẩn hóa công việc này và đào tạo cho nhân viên để đảm bảo sự đồng nhất trong cách thực hiện.
Thứ hai, trưởng phòng MICE đang phải thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến điều hành tour như lên ngân sách thực thi, phân công thực hiện công việc liên quan đến tour, tham gia đi cùng đoàn khi tour trong giai đoạn thực thi Việc này đặt nặng công việc và trách nhiệm của trưởng phòng, khiến cho việc quản lý bộ phận MICE của công ty trở nên khó khăn hơn Công ty cần phân bé thêm nguồn nhân lực dé hỗ trợ cho trưởng phòng MICE trong các hoạt động quản lý và điều hành chương
trình tour.
Thứ ba, trong giai đoạn điều hành chương trình du lịch, việc có sự góp sức của tổng quản lý doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo chất lượng của chương trình du lịch Tuy nhiên, nếu bộ phận MICE đang gặp thiếu hụt nhân lực, việc phải tham gia vào công việc điều hành chương trình du lịch cũng có thé gây áp lực và ảnh hưởng
đến việc quan lý tông thé của doanh nghiệp Công ty có thé xem xét tăng cường dao tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn của nhân viên MICE, đồng thời tìm cách giảm
thiêu tác động đôi với công việc của tông quản lý
Tổng kết lại, bộ phận MICE của công ty ASIA DMC đang gặp phải nhiều thách
thức và van dé cần được giải quyết dé đảm bảo hoạt động hiệu qua và tăng trưởng bền
vững trong tương lai Trong đó, việc thiếu nhân lực và phân công không hợp lý đang làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động tuyên dụng tại công ty.
26
Trang 361.6.2 Mô ta, đánh giá quy trình tác nghiệp và kỹ năng phục vụ
Mô tả quy trình tác nghiệp
Quy trình tác nghiệp của phòng MICE được thực hiện theo trình tự các bướcdưới đây:
- Nhận yêu cầu từ khách hàng
- Lên lịch trình
- Liên hệ với các nhà cung cấp đề hoàn thành báo giá gửi khách - Trao đổi và xác nhận với khách hang
- Lên kế hoạch thực hiện
- Triển khai chương trình du lịch
- Hoàn tất thanh toán với các nhà cung cấp và khách hàng - Chăm sóc khách hàng, ghi nhận ý kiến và cải thiện
Với quy trình tac nghiệp như trên, phòng MICE đã và đang liên tục đón những
đoàn khách lớn và quan trọng đến Việt Nam để du lịch công vụ.
Trong quy trình nhận yêu cầu từ khách hàng, nhờ hệ thống quản lý email tốt nên hiểm khi nào phòng MICE bỏ lỡ bat kỳ một yêu cầu nào đến từ khách hàng.
Lịch trình đối với các đoàn khách MICE thường sẽ không yêu cầu quá đặc biệt
về điểm đến, vậy nên lịch trình của những khách MICE là rất cơ bản, có phần lặp lại
những điểm đến nổi tiếng tại Việt Nam Không quá khó khăn dé có thé dần thuộc lòng
những lịch trình này
Nhưng những khi mắt xích khá yếu là khi cần phải liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dé có thé hoàn thành báo giá, do những đoàn MICE thường lớn và yêu cầu cao về dịch vụ, vậy nên giá cả của các nhà cung cấp sẽ liên tục dao động theo thời điểm, số lượng khách, vậy nên cần liên tục hỏi giá các nhà cung cấp, gây ra sự lãng phí thời gian khi cần phải chờ đợi nhà cung cấp phản hồi
Sau khi nhận được sự quan tâm của khách hàng, sẽ là công việc đàm phán lại
giá và xác nhận, cho tới lúc này, những yêu cầu đặc biệt của khách hàng sẽ dan được
27
Trang 37đưa ra, cân phải làm việc chặt chẽ với các nhà cung câp đê đáp ứng đúng với kỳ vọng
ma khách hang mong muôn, điêu chỉnh lại giá chương trình và xác nhận đặt
Trước 2 tuần chương trình du lịch diễn ra, các kế hoạch triển khai sẽ liên tục được cập nhật, các đầu việc được chia đều cho toàn bộ thành viên trong bộ phận
MICE, những người có thâm niên hơn sẽ đảm đương vai trò lớn hơn, trong giai đoạnnày, việc xác nhận lại với các nhà cung câp cũng được làm với sự cân thận cực kỳ cao
Khi chương trình du lịch diễn ra, các thành viên trong bộ phận MICE luôn có
nhiệm vụ làm việc với nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng của dịch vụ và cả làm việc với khách hàng ngay tại điểm đến để cùng hướng dẫn viên giải quyết các vấn đề
phát sinh từ phía khách hàng Trong giai đoạn này, các thành viên trong bộ phận MICE cũng liên tục phối hợp với nhau dé chương trình diễn ra một cách thành công nhất
Sau khi chương trình kết thúc, bộ phận MICE sẽ hoàn thành các công việc tất toán từ phía khách hàng và cả với các nhà cung cấp, trưởng phòng MICE hiện đang
đảm đương vị trí này với khá nhiều áp lực do phải làm việc với các con số với độ
chính xác cao
Các phản hồi của khách hàng sẽ được ghi nhận, giải quyết rồi tiếp thu nhằm
cải thiện chương trình du lịch trong tương lai
Mô tả kỹ năng phục vụ
Kỹ năng làm việc nhóm: Một trong những kỹ năng quan trọng nhất bởi khi chương trình được triển khai, khả năng phối hợp giữa các thành viên với nhau là rất quan trong dé chương trình diễn ra một cách tốt đẹp Ví dụ như khi đón sân bay tới nhà hàng, thành viên trên xe sẽ cần phải thông báo khi xe cách nhà hàng 15 phút với thành viên tại nha hàng dé kip thời hâm nóng lại thức ăn Khi van dé phát sinh, các thành viên cũng cần phải phối hợp với nhau và với hướng dẫn viên du lịch dé có phương án giải quyết tốt nhất có thé
Kỹ năng thuyết phục và đàm phán: Do tính chất quan trọng và đoàn thường khá đông, vậy nên dé chốt được một chương trình du lich MICE là điều ít khi xảy ra, vậy nên khi có cơ hội được khách hàng quan tâm tới, cần phải sử dụng kỹ năng thuyết phục để giữ chân được khách hàng Kỹ năng đàm phán cũng thiết yếu khi cần phải
trao đổi giá với các nhà cung cấp đề tối ưu chi phí cho chương trình du lịch
28
Trang 38Kỹ năng thích nghỉ giải quyết van đề: Các van đề thường xuyên xuất hiện với
các đoàn MICE vì số lượng khách đông, khó dé kiểm soát Vậy nên kỹ năng thích
nghỉ nhanh với hoàn cảnh dé giải quyết van dé là một kỹ năng cực kỳ cần thiết của
một thành viên trong bộ phận MICE Bởi chỉ cần một sai lầm nhỏ sẽ có thể làm mếch
lòng cả một lượng khách lớn và cả đại ly du lịch chịu trách nhiệm cho đoàn khách đó
1.6.3 Mô tả và đánh giá quá trình thực tập của sinh viên
Mô tả
Ngày phỏng vấn: 25/11/2022
Thông báo kết quả và trao đổi công việc: 29/11/2022
Thời gian bắt đầu thực tập: 05/12/2022
Lịch thực tập tại công ty luôn được bộ phận Nhân sự thông báo đầy đủ, những nhân viên mới vào đều cần phải có ảnh đại diện dé làm Welcome letter thông báo cho
toàn bộ những nhân viên khác của công ty qua Email nội bộ Các nhân viên mới cũng
đều sẽ được giới thiệu qua về các bộ phận tại công ty và được đưa tới từng phòng dé
nhận được su chao đón của các nhân viên tai công ty
Các công việc đã thực hiện:
- Lam các báo gia gửi khách hang hàng ngày
- _ Liên hệ với các nhà cung cấp đề hỏi thông tin dịch vụ, đặc biệt là giá cả và các
thông tin quan trọng liên quan đến khả năng phục vụ đoàn khách lớn
- Lam xác nhận chương trình du lịch bằng phần mềm chuyên dụng TMS của
công ty
- Tham gia trién khai chuong trinh du lich tai san bay, nha hang, khach san
- Chiu trách nhiệm cho dich vụ ăn sang tai khách san trong qua trình trién khai
chuong trinh du lichQua trinh thuc tap
Tuan dau tiên thực tập tai công ty, phòng hành chính nhân sự đã trực tiếp phân công người hướng dẫn cụ thể của từng phòng ban cho các vị trí thực tập Em được
phân công dưới sự hướng dẫn của chị Nguyễn Diệu Thu - trưởng phòng MICE Sau
đó vài ngày, sẽ được tham gia cuộc họp cho sự kiện hội thảo GWEC dé phân công
công việc và tông quan về hội thảo Em được phân công làm việc với đội AV của hội
29
Trang 39thảo để đảm bảo âm thanh, ánh sáng và phần trình chiếu của các diễn giả hoạt động tốt nhất có thể Cũng trong tuần đầu tiên, em cũng được quan sát về TMS, hệ thống
quản lý chương trình du lịch của công ty ASIA DMC
Sau tuần đầu tiên, em được hướng dẫn tìm hiểu về quy trình hoạt động của bộ phận MICE Về cách dé có thé làm thành thao báo giá trên hệ thống TMS Những yêu cầu báo giá ban đầu đều phải được qua kiểm duyệt của người hướng dẫn rồi mới gửi
cho đại lý đối tác.
Sang tuần thứ 3, em đã được trực tiếp làm các báo giá theo yêu cầu từ những đại lý Vẫn cần phải qua kiểm duyệt trước của người hướng dẫn, trong quá trình này,
em được dạy thêm về nhiều nghiệp vụ khác trong một báo giá dé gin dai ly vi du nhu hiểu về một Gala Dinner sẽ cần có những yếu tổ gi, các sự khác biệt giữa những nha
cung cấp đề chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất
Sang tuần thứ 6, sau khi đã khá thành thạo trong việc làm những yêu cầu cơ bản Em dan được giao nhiệm vụ làm những yêu cầu nâng cao hơn khi những yêu cầu này cần phải có sự liên quan phối hợp giữa khách sạn Vậy nên em được dạy thêm về
cach cơ bản đê có thê gửi email giao tiêp với các khách sạn.
Những tuần sau đó, em dần được tham gia vào công việc điều hành, công tác chuẩn bị đề đón 240 khách từ MICE0110 và 64 khách từ MICE2220 Ngoài công việc làm cầu nối thông tin, cập nhật những thông tin mới nhất của đoàn trên một tài liệu để mọi thành viên trong bộ phận đều có thể nắm rõ, em cũng đã được đảm đương
công việc đón tiễn sân bay chào mừng đoàn khách tới Việt Nam, đảm bảo công tác ăn
trưa tại nhà hàng và ăn sáng tại khách sạn
Nhận xét, đánh giá về các hoạt động đã thực hiện tại công ty
*Uu điểm
Nhờ có kiến thức tốt với công nghệ nên em làm quen khá nhanh với hệ thống TMS tại công ty Khả năng tính toán cũng không tệ nên bắt nhịp với công việc làm báo giá gửi các đại lý rất tốt Cũng nhờ có năng khiếu trong lĩnh vực về máy tính nên trong hội thảo GWEC, em cũng đã phối hợp tốt với đội AV tại sự kiện dé tại thành
một sự kiện thành công cho ASIA DMC
30
Trang 40Trong quá trình làm việc, nhờ có khả năng sắp xếp và sử dụng tốt ứng dụng
Notion mà các tài liệu, các lưu ý và những hợp đồng với các nhà cung cấp đều được
em lưu lại, nên khi cần bat cứ tài liệu nào, em đều có thé tìm lại được mà không mất
công sức đề hỏi lại nhà cung cấp Nhờ ứng dụng Notion mà em cũng hiểm khi nào để bỏ sót các đầu công việc phải hoàn thành
*Nhược điểm
Do vốn chưa từng được nghe tiếng anh Ấn trước đây nên khi làm việc với những khách hàng đến thì thị trường này là một khó khăn đối với em Trong khi thị trường Án của công ty lại là một trong những thị trường trọng điểm và ngoài ra trong bộ phận MICE cũng có một nhân sự là người Ấn Độ Vậy nên việc giao tiếp tiếng anh
của em với đồng nghiệp người An và ca những dai lý đến từ An Độ trở nên rất khó
khăn, thường gây ra những hiểu lầm trong quá trình làm việc.
Vì nghe không quá hiểu tiếng anh An nên em trở nên mất tự tin và điều đó cũng gây ảnh hưởng đến khả năng nói tiếng anh Giọng trở nên bé lại và cách phát âm vụng về đi càng làm cho khả năng làm việc giữa đôi bên trở nên phức tạp
Không chỉ trong văn nói, văn viết tiếng anh của em vẫn chưa thật sự được hoàn chỉnh khi mất khá nhiều thời gian mới có thể viết xong một email xin giá đơn giản bang tiếng anh dé gửi cho khách sạn và cũng mat nhiều thời gian dé có thé đàm phán
với các đại lý nước ngoài
Bên cạnh đó, kỹ năng thích nghi giải quyết van đề còn chưa tốt Khi van đề diễn ra, em thường không biết phải làm gì, giải quyết như thé nào Đây sẽ là một điểm trừ khá lớn nếu em quyết định tiến xa hơn và sẽ dần phải đảm nhiệm những mắt xích
quan trọng hơn trong chương trình
*Giải pháp khắc phục nhược điểm
Điều đâu tiên cân phải cải thiện đó là khả năng nghe nói tiêng anh của bản thân.
Cân bước dau làm quen với tiêng anh An băng cách giao tiép nhiêu hơn với các đông
nghiệp là người nước ngoai nói tiéng anh trong công ty.
Kha năng việt sẽ được cải thiện bang cach sử dụng sự giúp sức của trí tuệ nhântạo trong việc trả lời các email tới khách hang và nhà cung cap rôi lưu lại những emailđó làm mẫu tiêu chuân dé có thê sử dụng về lâu về dài
31