CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Hệ thống quản trị chất lượng là gì?
Hệ thống quản trị chất lượng (tiếng Anh: Quality management system - QMS là tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng
Hiểu một cách đơn giản nhất, hệ thống quản trị chất lượng là hệ thống quản trị trong đó có sự phân rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng thành viên trong doanh nghiệp, tất cả các công việc được qui định thực hiện theo những cách thức nhất định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động
Hệ thống quản trị chất lượng chính là phương tiện để thực hiện mục tiêu và các chức năng quản trị chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng có nhiệm vụ làm cho chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn tốt hơn nhu cầu khách hàng và mặt khác nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý Đó là cơ sở để doanh nghiệp có thể đạt được những mục đích đã đề ra trong tương lai Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm: Cải tiến quy trình, giảm lãng phí, giảm chi phí, tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo, thu hút nhân viên, thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp.
Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015
1.2.1 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO là tên viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for Standardization), được thành lập vào năm 1947, hiện nay có trên 150 quốc gia thành viên và Việt Nam trở thành thành viên chính thức của ISO từ năm 1977 Phạm vi hoạt động của ISO gồm nhiều lĩnh vực: kỹ thuật, kinh tế, xã hội, lịch sử Cho tới nay, ISO đã ban hành gần 15000 bộ tiêu chuẩn khác nhau cho các lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội Theo nguyên tắc hoạt động của ISO cứ khoảng 5 năm một lần, các tiêu chuẩn được rà soát, xem xét và điều chỉnh để phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh và những biến động của thị trường
Mục tiêu của ISO: Thúc đẩy sự phát triển về vấn đề tiêu chuẩn hoá nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế Với ích lợi và tính hiệu quả của việc áp dụng ISO, ngày nay người ta mở rộng phạm vi áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm vào cả lĩnh vực quản lý hành chính, sự nghiệp ISO 9000 là là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng được các tổ chức, doanh nghiệp của nhiều quốc gia quan tâm và áp dụng nhiều nhất trong số các tiêu chuẩn do ISO ban hành ISO 9000 được ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 nhằm đưa ra một bộ gồm các tiên chuẩn được chấp nhận ở cấp quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cũng như mọi tổ chức
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng và một số tiêu chuẩn hướng dẫn áp dụng khác Các phiên bản khác nhau của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 có sự khác nhau về số lượng các tiêu chuẩn, kết cấu và yêu cầu của hệ thống quản trị chất lượng
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 là sự kế thừa nhiều tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế đã tồn tại và được chấp nhận Do có những nhận thức và cách tiếp cận khác nhau về chất lượng giữa các nướcthành viên, nên Viện Tiêu chuẩn Anh BSI đã đề nghị ISO thành lập một ủy ban về kỹthuật để phát triển các tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật và thực hành đảm bảo chất lượng – 1947: Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ra đời
– Năm 1955: có một số tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế đã tồn tại và được chấp nhận – Năm 1969: xuất hiện các tiêu chuẩn và các quy định liên quan đến hệ thống đảm bảochất lượng như: tiêu chuẩn quốc phòng MD 05, MIL STD 9858A (Mỹ), thủ tục thừa nhận lẫn nhau về hệ thống đảm bảo chất lượng của các nhà thầu phụ thuộc các nước thành viên NATO
Năm 1972: viện tiêu chuẩn Anh đã ban hành hai tiêu chuẩn gồm BS 4778 – thuật ngữ đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn BS 4891 – hướng dẫn đảm bảo chất lượng – Năm 1979: Viện tiêu chuẩn Anh đã ban hành tiêu chuẩn đầu tiên về hệ thống đảm bảo chất lượng trong lĩnh vực dân sự - BS 5750, là một trong những tài liệu tham khảo chính
Trường Đại học Tài chính -…
Bài gi ữ a kì môn Qu ả n tr ị v ậ n hành
The freshman teachers guide nal Emerging technology 100% (5) 21
Ediwow - để biên soạn bộ tiêu chuẩn ISO 9000
– 1987: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ra đời: ISO 9000:1987
– 1994: ISO tiến hành soát xét, chỉnh lý lại bộ tiêu chuẩn ISO 9000 thành bộ tiêu chuẩn ISO 9000:1994 (gồm 24 tiêu chuẩn khác nhau), Mô hình Đảm bảo chất lượng – Năm 1999: tiến hành soát xét, lấy ý kiến và chỉnh lý bộ tiêu chuẩn ISO 9000:1994 – 2000: Bộ tiêu chuẩn được sửa đổi lần thứ hai: Chỉ còn lại mô hình quản lý chất lượng ISO 9001:2000
– Năm 2005: ISO công bố phiên bản mới của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2005
– 2008: Bộ tiêu chuẩn được sửa đổi lần thứ ba: ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý chất lượng
23/9/2015: Bộ tiêu chuẩn được sửa đổi lần thứ tư: ISO 9001:2015: Hệ thống Quản lý chất lượng
1.2.3 Những nguyên tắc quản trị chất lượng theo ISO 9000
Nguyên tắc 1: Định hướng khách hàng
Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không những đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của khách hàng
Chất lượng định hướng bởi khách hàng là một yếu tố chiến lược, dẫn tới khả năng chiếm lĩnh thị trường, duy trì và thu hút khách hàng Nó đòi hỏi phải luôn nhạy cảm đối với những khách hàng mới, những yêu cầu thị trường và đánh giá những yếu tố dẫn tới sự thoả mãn khách hàng Nó cũng đòi hỏi ý thức cải tiến, đổi mới công nghệ, khả năng thích ứng nhanh và đáp ứng nhanh chóng mau lẹ các yêu cầu của thị trường; giảm sai lỗi khuyết tật và những khiếu nại của khách hàng
Chất lượng sản phẩm hàng hoá của một doanh nghiệp phải được định hướng bởi khách hàng, doanh nghiệp phải sản xuất, bán cái mà khách hàng cần chứ không phải cái mà doanh nghiệp có Chất lượng sản phẩm dịch vụ hành chính công của một cơ quan hành chính nhà nước phải được định hướng bởi khách hàng là người dân, đáp ứng nhu cầu của người dân, vì dân phục vụ
Các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh để tồn tại và phát triển đều với mục đích tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc phục vụ thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng Điều đó có nghĩa là khách hàng chính là người mang lại nguồn lợi cho doanh nghiệp, có khách hàng nghĩa là có doanh số, lợi nhuận và vì thế công ty mới có thể tồn tại và phát triển được
Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 – 2000 là một sự thay đổi có tính bước ngoặt khi khái niệm
“sản phẩm là cái do doanh nghiệp sản xuất ra” đã được chuyển sang “sản phẩm là cái mà doanh nghiệp có thể mang đến cho khách hàng” Điều đó cho thầy muốn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp cần thỏa mãn được các nhu cầu của khách hàng Định hướng khách hàng sẽ giúp cho công ty xác định rõ khách hàng hiện tại và tương lai của mình là những ai, họ ở đâu và họ muốn gì Hoạt động kinh doanh của công ty khi đó được nhìn bằng con mắt của chính khách hàng Những nhu cầu của khách hàng sẽ luôn được thỏa mãn từ những sản phẩm, dịch vụ mà công ty đã, đang cung cấp cho khách hàng và khi đó công ty sẽ luôn luôn tìm mọi cách để cải tiến các sản phẩm dịch vụ đó
Có thể nói, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng là mục tiêu của tất cả các công ty trong nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, sự thỏa mãn dường như mới chỉ là bước đầu tiên Bởi vì, giả sử rằng một công ty bán một sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thì công ty nào đó khác cũng có thể bán sản phẩm tương tự và cũng thỏa mãn được khách hàng Và như vậy, ít nhất sẽ có một lượng khách hàng nhất định dịch chuyển sang công ty khác Điều mà các công ty cần quan tâm hơn nữa là phải chiếm được tâm trí và trái tim của khách hàng Hay nói cách khác là công ty phải đáp ứng và cố gắng vượt sự mong đợi của khách hàng Công ty có thể thực hiện các hoạt động xác định nhu cầu nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng như:
- Các hoạt động nghiên cứu thị trường
- Các hoạt động trao đổi thông tin với khách hàng như: Hội nghị khách hàng, thăm dò ý kiến khách hàng, hội thảo, hội chợ, triển lãm, giới thiệu sản phẩm
- Các hoạt động xúc tiến bán hàng, giải quyết các ý kiến, thắc mắc của khách hàng Ngoài ra, các công ty cần phải theo dõi các thông tin về sự chấp nhận của khách hàng về việc công ty có đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng hay không, coi đó như một trong những thước đo mức độ thực hiện của hệ thống chất lượng Sản phẩm và dịch vụ được tạo ra để thỏa mãn nhu cầu khách hàng luôn là một quá trình có sự kết hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong công ty Vì vậy, cần phổ biến nhu cầu và mong đợi của khách hàng trong toàn bộ tổ chức công ty theo các cấp độ tương ứng để mọi người thấu hiểu và thực hiện đầy đủ, qua đó đảm bảo và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2015 TẠI CÔNG TY WMC- CENTRAL KITCHEN
Khái quát về tập đoàn WMC – Central Kitchen
2.1.1 Giới thiệu về tập đoàn
Công ty cổ phần Tập đoàn Quản lý Bất động sản Windsor (Tập đoàn WMC) là công ty quản lý nhà hàng khách sạn, căn hộ dịch vụ cao cấp và trung tâm thương mại hàng đầu Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Với sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược được hoạch định bền vững từ phía lãnh đạo công ty, WMC Group đang dần khẳng định, mở rộng và phát triển thành một trong những công ty quản lý dịch vụ bất động sản hàng đầu tại Việt Nam và Châu Á
Trở thành công ty quản lý nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ bất động sản quốc tế hàng đầu tại châu Á; chuyên về các dự án bất động sản phức hợp với thế mạnh trong việc cung cấp các sản phẩm chất lượng đột phá và dịch vụ cộng thêm xuất sắc, đồng thời tối đa hóa hiệu quả đầu tư cho các cổ đông
Mang đến cho khách hàng những sản phẩm ưu việt và trải nghiệm đẳng cấp nâng tầm phong cách sống
2.1.2 Giới thiệu về WMC – Central Kitchen
WMC – Central Kitchen là công ty con của tập đoàn WMC Central Kitchen (CK) là một cơ sở tập trung vào quy trình sản xuất thực phẩm phổ biến cho các đơn vị F&B trong Tập đoàn WMC Đây là một nhà cung cấp dịch vụ nội bộ, nhưng trong tương lai, CK cũng có thể sản xuất và cung cấp cho khách hàng bên ngoài
Phần lớn việc chuẩn bị và chế biến thực phẩm được thực hiện tại CK, và được giao đến các đơn vị mà ở đó sẽ tốn ít thời gian chuẩn bị trước khi phục vụ cho khách hàng
CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA Central Kitchen
_ Sản xuất suất ăn nhân viên: >10K-12K phần ăn mỗi ngày
_ Sản xuất bánh cho Tập đoàn Brodard
_ Cung cấp sản phẩm / dịch vụ cho các đơn vị bao gồm công ty và nhà hàng của Tập đoàn
Hình 1: Nhà máy WMC – Central Kitchen (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Tên: CTY WMC – Central Kitchen Địa chỉ: 68 Dao Tri, Phu Thuan Ward, District
7, Ho Chi Minh City, Vietnam Đại diện pháp luật: Tôn Thị Thu Thủy
Hình 2: Logo Công ty WMC - Central Kitchen
Diện tích mặt bằng của cơ sở: 20,000 m²
Suất ăn mỗi ngày: 10,000 – 12,000 phần
Sản xuất bánh mỗi ngày 400 bánh các loại
KHU VỰC SẢN XUẤT SUẤT ĂN CÔNG
KHU VỰC SẢN XUẤT BÁNH (TẦNG
Bếp nóng Khu vực sản xuất bánh cho tập đoàn
(Bánh lạnh & bánh nóng) Phòng sơ chế thực phẩm thịt, rau củ và hải sản Khu vực đóng gói
Các kho chứa bao gồm phòng giữ lạnh
Hình 3: Khu vực bếp nóng của WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Hình 4: Phòng sơ chế thực phẩm của WMC – Central Kitchen
Hình 5: Phòng đóng gói WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Hình 6: Phòng sản xuất bánh kem (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại WMC – Central Kitchen
Mục tiêu áp dụng hệ thống QTCL theo ISO 9001:2015
- Đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng bằng cách cung cấp các sản phẩm an toàn và chất lượng cao
- An toàn thực phẩm là một điều kiện tiên quyết cơ bản cho chất lượng các sản phẩm của chúng tôi
- Cải tiến chất lượng luôn được thực hiện liên tục
- Chất lượng là một yếu tố then chốt để duy trì khả năng cạnh tranh và phát triển kinh doanh của WMC – Central Kitchen
- Chất lượng và an toàn thực phẩm là trách nhiệm của tất cả các nhân viên WMC - CENTRAL KITCHEN và toàn bộ đội ngũ luôn sẵn sàng hành động theo những nguyên tắc chất lượng này
Bộ phận Quản lý chất lượng là cầu nối giữa ban giám đốc & toàn bộ công nhân, đảm bảo toàn bộ nhân viên nhà máy nắm rõ về quy cách thực hiện cũng như mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt Mục tiêu của bộ phận quản lý chất lượng như bên dưới cũng như là mục tiêu của toàn công ty WMC – Central Kitchen
Bảng 2.1 Bảng mục tiêu chất lượng của bộ phận Quản lý chất lượng
(Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng WMC – Central Kitchen)
Qúa trình áp dụng và đạt chuẩn ISO 9001 -2015
Việc xây dựng và áp dụng ISO – 9001:2015 là một quá trình kết nối & hợp tác kiên trì giữa công nhân và bộ phận quản lý chất lượng, cũng như sự cam kết và đồng hành của tổng giám đốc xuyên suốt gần 7 tháng kể từ ngày công ty triển khai thực hiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại WMC – Central Kitchen Để đạt được giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015, Công ty đã sửa đổi, chuẩn hóa và cải tiến lại các quy trình nghiệp vụ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015; Đào tạo nhận thức cho các cán bộ quản lý và nhân sự chủ chốt trong Công ty về các thay đổi của phiên bản ISO 9001:2015 so với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; Ban hành mới Quy trình quản lý rủi ro;
Công ty WMC – Central Kitchen đã thuê đơn vị tư vấn và thẩm tra là SGS, kế hoạch đặt ra trong vòng 7 tháng phải áp dụng được hệ thống chất lượng vào công ty là một quá trình đòi hỏi sự thấu hiểu & hợp tác đồng lòng và phải theo sát kế hoạch như được đặt ra Bảng tiến độ đào tạo và hoàn thành chứng nhận theo thông tin bên dưới của WMC – Central Kitchen
Bảng 2.2: Tiến độ đào tạo & Chứng nhận hệ thống tại WMC – Central Kitchen
Hành động khắc phục /Corrective action
Thực hiện hành động khắc phục/
Review corrective action/Xem xét hành động khắc phục
Report for Accreditation body/Báo cáo Waiting certificate/Đợi giấy chứng nhận Đánh giá giai đoạn 1/ Stage 1 Audit
Làm hành động khắc phục/
Corrective Action Đánh giá chứng nhận/ Certification audit
Thực hiện đánh giá nội bộ/ Conduct
Internal Audit Đào tạo nhận thức và diễn giải/
TIẾN ĐỘ ĐÀO TẠO & CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG ISO
Viết tài liệu/ Document Writing Áp dụng tài liệu/ Apply Document
II CERTIFICATION /ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN
I.TRAINING/ ĐÀO TẠO Đào tạo đánh giá nội bộ/ Training
Lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2015 tại WMC – Central Kitchen
Hướng về khách hàng: Hướng về khách hàng là đặt khách hàng vào mọi hoạt động trung tâm của công ty Đội ngũ nhân viên của WMC – Central Kitchen được đào tạo từ quy trình nhận hàng đến quy trình sản xuất, giao nhận thành phẩm, giải quyết khiếu nại của khách hàng đều được chuẩn hóa quy trình cụ thể rõ ràng Chính vì điều đó, khách hàng tìm đến với WMC – Central Kitchen ngày càng đông vì sự chuyên nghiệp, giải quyết thỏa đáng khi có sự vụ xảy ra và chất lượng sản phẩm luôn đáp ứng được những tiêu chuẩn của khách hàng.Sự lãnh đạo: Tại WMC – Tổng quản lý là người nước ngoài, có sự hiểu biết và am hiểu sâu sắc và hệ thống chất lượng, đã mang những công nghệ & quy trình tân tiến áp dụng tại nước ngoài về xây dựng và phát triển tại WMC
Sự tham gia của mọi người: Nhờ sự am hiểu từ cấp quản lý, đã truyền đạt & dẫn dắt toàn bộ công nhân viên có cái nhìn sâu hơn & hiểu hơn và cam kết hơn về chất lượng & an toàn vệ sinh thực phẩm Các bộ phận từ không biết gì về hệ thống như Bộ phận Vệ sinh, Bảo vệ, Kho… sau quá trình học hỏi hiện nay đã thuần thục thực hiện công việc theo quy trình, và luôn tuân thủ theo những quy định về hệ thống chất lượng mà công ty đưa ra
Hình 7: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm tại WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng)
Hệ thống quản lý an toàn thực
Phương pháp phân tích và kiểm soát mối nguy
Thiết lập giới hạn tới hạn
Cơ sở hạ tầng Vận chuyển Lưu trữ Đảm bảo chất lượng nhà cung cấp
Kiểm soát nhận nguyên liệu
Kiểm soát các thông tin dạng văn bản Tuyển dụng & Đào tạo Trao đổi thông tin Bối cảnh tổ chức
Thực trạng áp dụng hệ thống ISO 9001:2015 tại WMC – Central Kitchen
Thực trạng trong trách nhiệm lãnh đạo
- Có sự am hiểu & kiến thực sâu về hệ thống quản lý chất lượng
- Lãnh đạo của WMC luôn đặt khách hàng lên hàng đầu
- Đồng lòng và sát cánh cùng nhân viên trong mọi hoạt động của công ty
Thực trạng trong quản lý nguồn nhân lực
- Tại WMC – chất lượng nhân viên đầu vào luôn có những tiêu chí tuyển dụng cụ thể, rõ ràng, đáp ứng được sức khỏe & năng lực làm việc Tất cả nhân viên đều được tham gia các khóa đào tạo định kì cũng như theo tính chất công việc của từng phòng ban Hàng năm nhân viên đều tham gia thi kiến thức về an toàn thực phẩm, kiểm tra khám sức khỏe theo thông tư 14, và các khóa đào tạo dựa trên công việc thực tế để nâng cao hiệu quả sản xuất
Hình 8: Kế hoạch đào tạo nhân viên định kì tại WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Phòng Hành chính- Nhân sự)
WMC - Central Kitchen được trang bị đầu tư máy móc hiện đại nhập khẩu từ Pháp, Nhật, nâng cao năng lực sản xuất, giúp giảm thiểu các rủi ro về sự an toàn, chi phí cũng như chất lượng sản phẩm
Loại máy Số lượng Nước sản xuất Năm sử dụng
Máy đánh bột nhỏ 2 Pháp 2016
Máy làm bánh bao 1 Pháp 2016
Lò nước lèo nhỏ 2 Pháp 2016
Máy thổi xúc xích 2 Pháp 2016
Máy cắt hạt lựu 1 Pháp 2016
Máy cắt sợi lớn 1 Pháp 2016
Máy cắt sợi nhỏ 1 Pháp 2016
Máy cắt lát & hột lựu 1 Pháp 2016
Máy đánh bột nhỏ 2 Pháp 2016
Máy làm bánh bao 1 Pháp 2016
Lò nước lèo nhỏ 2 Pháp 2016
Máy thổi xúc xích 2 Pháp 2016
Máy cắt hạt lựu 1 Pháp 2016
Máy cắt sợi lớn 1 Pháp 2016
Máy cắt sợi nhỏ 1 Pháp 2016
Máy cắt lát & hột lựu 1 Pháp 2016
Bảng 2.3: Danh sách máy móc tại WMC (Nguồn: Phòng Kỹ thuật)
Hình 9: Lò nướng nhập từ Nhật của WMC – Central Kitchen
Mô tả hệ thống chất lượng tại WMC – Central Kitchen
Thành lập ban an toàn vệ sinh thực phẩm Để thống nhất cách thực hiện cũng như giải quyết các sự cố liên quan về an toàn vệ sinh thực phẩm, về chất lượng thì trong giai đoạn đầu, WMC- Central Kitchen ra quyết định thành lập ban ATVSTP gồm 10 thành viên bao gồm các cấp quản lý trong công ty CÔNG TY CỔ PHẨN TẬP ĐOÀN
QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN WINDSOR –
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Về việc thành lập Ban An Toàn Thực Phẩm
TỔNG QUẢN LÝ CỦA WMC CENTRAL KITCHEN
- Căn cứ Quyết định số 4128/2001/QĐ-BYT ngày 03 tháng 10 năm 2001 của Bộ Y tế quy định về điều kiện đảm bảo an toàn thực phẩm tại các nhà ăn, bếp ăn tập thể và cơ sở chế biến thức ăn sẵn;
- Căn cứ quyền hạn và nhiệm vụ của Tổng quản lý
QUYẾT ĐỊNH Điều 1 Thành lập Ban An Toàn Thực Phẩm của Công Ty Cổ Phẩn Tập Đoàn Quản
Lý Bất Động Sản Windsor – Chi nhánh Central Kitchen
Danh sách các thành viên trong Ban An Toàn Thực Phẩm, chức danh, trách nhiệm theo phụ lục đính kèm Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn
Ban An Toàn Thực Phẩm có trách nhiệm thiết lập hệ thống FSMS theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc Công ty
- Ban An Toàn Thực Phẩm có trách nhiệm phát tổ chức thực hiện, duy trì và cả tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, theo quy định của Bộ Y Tế và yêu cầu của khách hàng phù hợp với tình trạng thực tế của Công ty
- Ban An Toàn Thực Phẩm có quyền tạm dừng mọi hoạt đông mà có nguy cơ gây mất an toàn thực phẩm Điều 3: Các thành viên trong Ban An Toàn Thực Phẩm và các bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký
Ban hành chính sách an toàn vệ sinh thực phẩm
Bên cạnh đó, công ty cũng quy định rõ về sính sách an toàn thực phẩm và truyền thông rộng rãi đến công nhân
Thành lập ban ban quản trị chất lượng
Hình 10: Ban quản trị chất lượng của WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng)
Xây dựng quy trình sản xuất
Bộ phận Quản lý chất lượng phân tích cũng như giám sát quá trình hoạt động thực tế, từ đó cùng với trưởng bộ phận viết bộ quy trình thực hiện công việc Các tài liệu được biên soạn dễ hiểu, phù hợp với thực tế, dễ sử dụng
Hiện WMC xây dựng nhiều bộ quy trình theo bảng thống kê bên dưới Việc biên soạn quy trình tùy theo tình hình thực tế, ban giám đốc cũng như phòng ban sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp với thực trạng
Việc thực hiện quy trình sẽ được bộ phận chất lượng chịu trách nhiệm, đào tạo cho nhân viên định kì 1 tháng/lần Với nhân viên mới thì định kì 1 tuần/lần
Tên tài liệu Bộ phận áp dụng
1 Thủ tục kiểm soát sự không phù hợp Tất cả
2 Phiếu phản ảnh sự không phù hợp và yêu cầu khắc phục
3 Xác định và truy suất Tất cả
4 Phiếu yêu cầu truy tìm nguồn gốc Tất cả
5 Kiểm soát động vật gây hại Tất cả
6 Vệ sinh cá nhân Tất cả
7 Hồ sơ kiểm tra vệ sinh – sức khỏe Tất cả
8 Kiểm tra sức khỏe khách tham quan, nhà thầu
9 Kiểm soát hóa chất Bảo trì & Vệ sinh
10 An toàn nguồn nước Bảo trì
11 Bảng theo dõi vệ sinh và bảo trì hệ thống nguồn nước
12 Kiểm soát nhà cung cấp QA & Thu mua
13 Thỏa ước chất lượng cho dịch vụ giặt ủi
14 Tiêu chuẩn kỹ thuật dịch vụ giặt ủi Phòng điều hành
15 Bảng câu hỏi đánh giá nhà cung cấp dịch vụ giặt ủi
16 Phiếu giao nhận giặt ủi quần áo Phòng điều hành
17 Phiếu thẩm tra vi sinh định kì bảo hộ lao động sau khi giặt ủi
18 Xử lý khiếu nại của khách hàng CS & QA
19 Hồ sơ khiếu nại của khách hàng CS & QA
20 Phòng tránh lây nhiễm chéo Sản xuất
21 Qui trình vận hành kho Kho
22 Qui trình giao hàng Vận chuyển
23 Thủ tục vệ sinh Vệ sinh
24 Quản lý rác thải Vệ sinh
25 Thu hồi sản phẩm Tất cả
26 Kiểm soát chất gây dị ứng Thu mua, sản xuất, Kho
27 Kiểm soát gỗ và vật liệu giòn Sản xuất
30 Kiểm soát thủy tinh & nhựa cứng Vệ sinh & Điều hành
31 Qui trình lưu mẫu sản phẩm Sản xuất, QA
32 Theo dõi lưu mẫu Sản xuất, QA
33 Trao đổi thông tin Tất cả
34 Phiếu theo dõi trao đổi thông tin Tất cả
35 Vệ sinh bề mặt tiếp xúc với sản phẩm Sản xuất
36 Thủ tục đào tạo HR
37 Thủ tục tuyển dụng HR
38 Bối cảnh của tổ chức Tất cả
39 Thủ tục xem xét lãnh đạo Tất cả
30 Qui trình đăng ký nhà thầu, công nhân thi công
31 Qui trình đăng ký khách liên hệ Bảo vệ
32 Qui trình báo cháy Bảo vệ
33 Qui trình rã đông Sản xuất
34 Qui trình chế biến Sản xuất
35 Qui trình làm lạnh thực phẩm Sản xuất
36 Qui trình chia phần và đóng gói Sản xuất
37 Qui trình hâm nóng Sản xuất
38 Qui trình tái sử dụng dầu ăn Vận hành
Bảng 9.1: Bảng tổng hợp quy trình sử dụng tại WMC – Central Kitchen
(Nguồn: Bộ phận chất lượng)
Đánh giá thực trạng quản trị chất lượng tại WMC – Central Kitchen
Ưu điểm và thuận lợi Ưu điểm và thuận lợi khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001
Các Quy trình xử lý công việc được tiêu chuẩn hóa theo hướng cách khoa học, hợp lý, mang tính hệ thống
Minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việc để tạo cơ hội kiểm tra và khắc phục kịp thời
Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục được kiện toàn
Quy trình làm việc nhất quán giữa các bộ phận, chức năng và nhiệm vụ phân chia rõ rang Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc, và sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể
Từ khi áp dụng hệ thống, WMC – Central Kitchen đã nâng cao hình ảnh, tạo lòng tin đối với khách hàng
Tạo sức mạnh nội bộ trong tổ chức, doanh nghiệp và thúc đẩy người lao động không ngừng cố gắng trong công việc
Giảm thiểu chi phí vận hành
Gia tăng sự tuân thủ luật định
Cải thiện quản lý rủi ro và nâng cao vị thế cạnh tranh
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được giữ vững
Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu đầu vào
Nhược điểm và khó khăn
Việc lên kế hoạch, tuân thủ các quy định mà tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 yêu cầu đối với hệ thống đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức
Một số bộ phận trong công ty chưa nhận thức một cách đầy đủ tầm quan trọng của công tác quản lý chất lượng cũng như những phương pháp quản lý chất lượng mà công ty đề ra
Sự đổi mới trong công ty, trong thừa hành còn diễn ra chậm chạp, làm việc đôi khi theo lối mòn cũng hạn chế đến việc làm hài lòng khách hàng
Nhiều tài liệu, biểu mẫu được ban hành rất lâu, nay không còn sử dụng hoặc đã lỗi thời nhưng không được hủy bỏ hay cập nhật mới
Việc phổ biến, hướng dẫn, áp dụng các tài liệu của hệ thống triển khai, giám sát tạ còn chưa thực sự sát sao
Mặc dù công tác đảm bảo chất lượng được thực hiện trong tất cả các khâu của quátrình sản xuất nhưng vẫn còn tồn tại một số sai sót trong giai đoạn nghiên cứu,thiết kế sản phẩm, ảnh hưởng đến quá trình bảo quản, lưu thông, vận chuyển sảnphẩm đến tay khách hàng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TẠI CÔNG TY WMC – Central
Xây dựng phương hướng và mục tiêu kinh doanh
- Khắc phục những hạn chế gặp phải, quyết tâm ứng dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để tăng năng suất, chất lượng, hiệu quả quản lý và kiểm soát rủi ro hướng tới đạt được mục tiêu chất lượng hàng quý, hàng năm
- Duy trì và nâng cao chất lượng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, triển khai áp dụng quản lý mục tiêu cho từng bộ phận phòng ban, hoàn thiện quy chế tài chính, định mức chi phí cho từng hoạt động nhằm hướng tới tối ưu hóa các chi phí chất lượng
- Hoàn thiện hệ thống quản lý, triển khai Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, Hệ thống quản lý môi trường 14001:2015, Hệ thống phân tích các mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn HACCP, duy trì và phát triển chương trình 5S để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, các quy chế quản trị, thang bảng lương, quy định chính sách khen thưởng cho nhân viên
- Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực về mọi mặt, bao gồm kiến thức kỷ năng, tay nghề, thái độ làm việc, áp dụng văn hóa doanh nghiệp Tổ chức nhiều chương trình đào tạo nội bộ và khuyến khích tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia
- Đào tạo huấn luyện giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đương công việc của mình Thắt chặt các mối quan hệ hợp tác với tất cả các bên Giữ vững uy tín, niềm tin đối với khách hàng, đối tác và nâng cao thương hiệu.
Hoàn thiện hệ thống tài liệu
Để giải quyết triệt để những tồn tại trong hệ thống tài liệu, bộ phận đảm bảo chất lượng của WMC phải đảm bảo nguyên tắc sau trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu Các thành viên trong tổ chức phải tham gia công tác soạn thảo và góp ý hoàn thiện tài liệu Trưởng các bộ phận phòng ban, trưởng nhóm phải xem xét, hoàn thiện các tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng ban, đơn vị
Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp và hiệu quả
Các thành viên tham gia vào quá trình soạn thảo, xem xét tài liệu phải nắm rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động của Công ty
Nâng cao vai trò lãnh đạo
Cần có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo, đưa ra các mục tiêu hoạt động rõ ràng, liên tục đào tạo cập nhật kiến thức quản trị chất lượng, giao việc đúng người đúng nhiệm vụ, luôn luôn khuyến khích, thúc đẩy và hướng dẫnnhân viên, đội nhóm, bộ phận Nâng cao vai trò của quản lý cấp trung, xây dựng mô tả chức danh, chức năng nhiệm vụ của từng vị trì thuộc bộ phận mình quản lý, nêu rõ các tiêu chí thực hiện công việc đảm bảo toàn nhân viên hiểu rõ mục tiêu & chiến lược mà công ty đang hướng tới.
Cải tiến kiểm soát, đánh giá
Một trong những cơ sở giúp xác định và đề xuất cải tiến nhằm nâng cao năng suất - hiệu quả của hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng đó là kết quả theo dõi - đo lường và phân tích xu hướng của các quá trình trong hệ thống Vì vậy, công ty cần xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá cho từng quá trình cũng như tiêu chuẩn cụ thể cần đạt Trong đó, công ty cần bổ sung chỉ tiêu về chi phí, nguồn lực sử dụng để có thể tính toán được hiệu quả của quá trình
Việc theo dõi đo lường các quá trình có thể được thực hiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê và xem xét đánh giá theo thang đo mức độ đối với các quá trình và mục tiêu như kiểm soát tài liệu: đảm bảo đầy đủ tài liệu, dễ truy cập, tránh nhầm lẫn, sẵn có và cập nhật kịp thời: đào tạo – tuyển dụng; bảo quản; vệ sinh an toàn thực phẩm; đo lường thỏa mãn khách hàng; đánh giá nội bộ… với tần suất đánh giá phù hợp theo từng tháng, quý, năm.