Công tác tham mưu, tổng hợptrong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòngcác cơ quan hiện nay

Chức năng của văn phòngTừ định nghĩa văn phòng và công tác văn phòng nêu trên chúng tôi nhận thấy văn phòng có ba chức năng cơ bản sau đây:+ Chức năng tham mưu, tổng hợp là một trong hai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Mã học phần: 2221101081201

Giảng viên giảng dạy: Hoàng Văn Trung

Chủ đề: CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG

CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY

LƯU THANH VÂN 2061106006 DHK16QT1

Khoa Quản trị kinh

doanh Ngành Quản trị kinh doanh tổng hợp

Thành ph Ā Hồ Chí Minh ngày 1 tháng 6 năm 2023

MỤC LỤC

I Cơ sở lý luận về bộ máy văn phòng các cơ quan hiện nay.

1 Khái quát chung về văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợpthông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hànhcông việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức đó

1.2 Chức năng của văn phòng

Từ định nghĩa văn phòng và công tác văn phòng nêu trên chúng tôi nhận thấy văn phòng có ba chức năng cơ bản sau đây:

+ Chức năng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng cơ bản của văn phòng;

+ Tham mưu của văn phòng mang tính chất tổng hợp – điểm khác biết giữa chức năng tham mưu của văn phòng với các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác;

+ Thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng hỗ trợ đắc lực cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong công tácquản lý điều hành cơ quan đơn vị Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt độngsau:

- Xây dựng, triển khai chương trình, trương trình kế hoạch (quý, tháng, tuần, ngày) của

cơ quan, đơn vị;

- Tổ chức hội họp, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;

- Tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.3 Chức năng đảm bảo hậu cần

Trong sản xuất kinh doanh, có thể hiểu hậu cần như việc tập trung cả nội lực lẫn ngoạilực bao hàm cả quá trình chuyển từ nhà “sản xuất gốc” đến “người tiêu dùng cuốicùng” Chức năng chính của người hậu cần bao gồm việc quản lý việc mua bán, vậnchuyển, lưu kho cùng với các hoạt động vẽ tổ chức cũng như lập kế hoạch cho cáchoạt động đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lẻ tân, tổ chức các hội nghị,các chuyển đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản Hoạtđộng của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa.phương tiện, thiết bị, dụng cụ

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

-Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị, xây dựng chương trình

kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiềukếhoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng Song muốn đạt được mục tiêu chung của

cơ quan thì các kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ănkhớp và hỗ trợ nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơnvịvà đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựngchương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triểnkhai thực hiện các kế hoạch đó

-Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nàocũng cần phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịpthời,chính xác Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạokhông thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đóchính là văn phòng Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thông tin vì tất cả các thôngtin đến hay đi đều được thu thập, xử lý,chuyển phát tại văn phòng

-Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện cácquyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáolãnh đạo, đề xuấtcác biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành Theodõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

-Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản

để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhànước

-Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách,

tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan

-Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triểnmốiquan hệ với cơ quan ngành và địa phương

-Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập kếhoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằmquản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

-Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quan không có bộphận tài chính chuyên trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế

độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan

-Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn,tổchức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhânviên cơ quan Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,đơn vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng

cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp

2 Khái quát chung về bộ máy văn phòng

Bộ máy văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chứcnăng của doanh nghiệp, tổ chức để phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Văn

phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảoquản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác vănthư.

Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ văn thưđều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyềnquản trị của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm:

Thu hút, tạo được hứng thú cho nhiều nhân viên trong bộ phận đó Vì mỗi bộ phận sẽ

có công việc khác nhau, chuyên môn khác nhau nên vì thế mà có thể thu hút đượcnhân viên trong công tác quản lý, tham gia đóng góp ý kiến cho nhà quản trị về côngtác xây dựng công việc của từng bộ phận khác nhau

Nhược điểm:

Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn,nếunhư vượt quá quyền hạn cho phép của công việc sẽ dễ dẫn đến tranh chấp quyền và tạonên một môi trường văn hóa không lành mạnh Loại hình này áp dụng cho hầu hết cácdoanh nghiệp

Bộ máy văn phòng có chức năng thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho họat động quản

lý Bộ máy văn phòng có chức năng chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảocác điều kiện vật chất cho họạt động của mỗi cơ quan, tổ chức bộ máy văn phòng cóchức năng tham mưu giúp các lãnh đạo ban tổng hợp các kết quả hoạt động của cácphòng, hoặc có thể là bộ phận phòng ban làm công tác trong việc thực hiện các yêucầu đề ra từ cấp trên Bộ máy văn phòng còn có chức năng tổ chức thực hiện các côngtác hành chính, quản trị, văn thư và lưu trữ

Bộ máy văn phòng có chức năng chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảocácđiều kiện vật chất cho họạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.ộ máy văn phòng có chức

năng tham mưu giúp các lãnh đạo ban tổng hợp các kếtquả hoạt động của các phòng,hoặc có thể là bộ phận phòng ban làm công tác trongviệc thực hiện các yêu cầu đề ra

từ cấp trên.Bộ máy văn phòng còn có chức năng tổ chức thực hiện các công táchànhchính, quản trị, văn thư và lưu trữ

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trìnhđó;bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý 6 tháng, năm của cơ quan

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tìnhhình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉđạo, điều hành của thủ trưởng.Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp

lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.Thực hiện công tác văn thư – lưu

từ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị vàcá nhân theo quy chế của cơ quan

tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờtrình đó

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếpkhách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mứckinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chỉ trả tiền lương, thưởng, nghiệpvụ

- Mua sám trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt độngvàcông tác của cơ quan

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan;

tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghĩ, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp kháchmột các khoa học và văn mình

II Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Văn Phòng Của Cơ Quan Hiện Nay1 Khái niệm cơ cấu

tổ chức bộ máy văn phòngCơ cầu tổ chức bộ máy văn phòng là tổng hợp các bộ phậnkhác nhau có mối quan hệ mất thiết với nhau và được bố trí phù hợp với đặc điểm củatừng cơ quan, đơn vị để thựchiện công tác văn phòng.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn

Quản trị học trắc nghiệm thi

98% (48)

48

QUẢN TRỊ HỌC CLC giáo trình trường…

-97% (31)

239

(Sach bai tap) Complete Ielts 4 - 5Quản trị

83

Shopee còn một chút

phòngTùy đặc điểm hoạt động, quy mô của các cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể

có cơ cấu tổ chức khác nhau Dưới đây là cơ cấu tổ chức văn phòng của một số loạihình cơ quan, đơn vị

Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệpcách mạng Hệ thống tổ chức Đảng được thiết lập tương đương với hệ thống tổ chứchành chính của Nhà nước từ Trung ương tới địa phương Để thực hiện tốt nhiệm vụlãnh đạo toàn diện, ở mỗi cấp ủy đều có các đơn vị giúp việc, trong đó có văn phòng(gọi là văn phòng cấp ủy Đảng) Văn phòng cấp ủy là đơn vị tổ chức trong hệ thống tổchức của Đảng Cộng sản Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như: Văn phòngTrungương, văn phòng Tỉnh ủy (Thành ủy), văn phòng Huyện ủy (Quận ủy), vănphòng Đảng ủy xã

ĐảngVăn phòng cấp ủy Đảng có chức năng tham mưu và tổ chức điều hành công việclãnh đạo của các cấp ủy Đảng (trực tiếp là Ban Thường vụ và Trường trực) Với chứcnăng này, văn phòng cấp ủy Đảng có những nhiệm vụchủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ: Toàn khóa, năm của Ban chấp hành,chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, lịch công tác tuần của BanThường vụ;

- Phối hợp với các bộ phận chức năng giúp cấp ủy chuẩn bị và ban hành các nghịquyết, quyết định;

- Tổ chức công tác thông tin phụ vụ công tác lãnh đạo;

- Phối hợp với các cơ quan giúp cấp ủy xây dựng và ban hành quy chế làm việc, theodõi kiểm tra việc thực hiện các quy chế đó;

- Tổ chức công tác thư từ, tiếp dân;

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng,trường hợpkhông có đơn vị làm công tác chuyên trách tài chính, quản trị văn phòng phải đảmnhận công tác quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy;

- Bồi dưỡng nâng cao trình độ và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên

Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ nêu trên, cơ cấu văn phòng cấp ủy (trừcấp xã) thường gồm các bộ phận sau:Bộ phận hành chính: Giúp lãnh đạo văn phòngquản lý và thực hiệncông tác văn thư, cơ yếu, in ấn tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản

lý hồ sơ cán bộ văn phòng

- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứutổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ sự lãnh đạocủa cấp ủy Mỗi chuyên viên được phân theo từng lĩnhvực công việc (Kinh tế, văn hóa,

xã hội…) và theo dõi các tổ chức cơ sở Đảng cấp dưới

- Bộ phận quản trị: Giúp chánh văn phòng quản lý và thực hiện công tác kế toán, thủquỹ,thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm lo đời sốngvật chất và tình thần cho cán bộ nhân viên cơ quan

- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan đểphân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định vàyêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ cho các bộ phận của cơ quan

- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách): Dự trù kinh phí chohoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phícủa các bộ phận trong cơ quan

Để quản lý điều hành công tác văn phòng có chánh văn phòng và các phó chánh vănphòng giúp việc Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành, BanThường vụ về lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác của văn phòng Giúpviệc cho chánh văn phòng về những việc được phân công và giải quyết, một số côngviệc khi được sự ủy nhiệm của chánh văn phòng

Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhànước ở tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nướchoặc trênmột đơn vị hành chính Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ, UBND các cấp.Riêngvới văn phòng Chính phủ có cơ cấu tổ chức rất lớn với các vụ, phòng, ban…Sau đây là

cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh,huyện

Văn phòng UBND tỉnh và huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự quản lý tập trung,thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh, huyện Với chức năng trên, vănphòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND, lịch công tác củathường trực UBND; giúp ủy ban theo dõi việc thực hiện các chương trình, kế hoạchcông tác của cơ quan đơn vị trực thuộc;

- Giúp UB theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp dưới trong việcchuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình UB duyệt;

- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của HĐND cấp dướitrong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình UB duyệt;

- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện pháp quản

lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu Trình Chủ tịch UBND xem xétquyết định;- Tổ chức các cuộc họp của UB, Chủ tịch UBND

- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của dân;

- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy đủ, chínhxác các mặt công tác của địa phương, phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo củaUBND;

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UB, quản lý và hướng dẫn nghiệp vụcông tác văn thư ở các ngành, các cấp thuộc quyền quản lý của UB; trực tiếp thực hiệncông tác văn thư ở UB;

- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp ngànhthuộc quyền quản

lý của UB Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan UB;

- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của UBND, mặt trận Tổquốc với các tổ chức quần chúng;

- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và UBND, quản lý laođộng thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản được giao

Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, văn phòng của UBND cấp tỉnh, huyện thường được

tổ chức gồm các bộ phận sau:

Bộ phận hành chính – tổ chức có nhiệm vụ:

+ Công tác văn thư

+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giây công tác thuộc thẩmquyền được giao

+ Công tác thông tin liên lạc

+ Tổng đài điện thoại

+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy

+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phòng

- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt độngcủa các ngành, các lĩnh vực (công nghiệp, nông nghiệp, văn hóa xã hội…), các cấp cácđơn vị thuộc phạm vi quản lý của UB; tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết vớichánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan

Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp chánh văn phòngchuẩn bị báocáo cho lãnh đạo, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi các dựthảo văn bản do các cơ quan chuyên môn và cấp dưới gửi lên Bộ phận này có thể chiathành các tổ, nhóm và cán bộ theo dõi các lĩnh vực công tác của UBND Cán bộ tổng