(Luận văn thạc sĩ) tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh long an

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LÊ HỒNG DŨNG h TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 6/2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LÊ HOÀNG DŨNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN h LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 1802LTHA004 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 6/2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An” kết trình học tập nghiên cứu nghiêm túc thân, hướng dẫn khoa học Thầy TS Trần Hoàng, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Các trích dẫn, số liệu nêu luận văn hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không chép nguyên văn cơng trình nghiên cứu khoa học Người nghiên cứu Lê Hoàng Dũng h LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng viên tận tình giảng dạy, trang bị cho tơi kiến thức vô quý báu suốt thời gian học tập Trường Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Lãnh đạo Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An, UBND thành phố Tân An gia đình, bạn bè đồng chí, đồng nghiệp quan tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn hướng dẫn tận tình Thầy TS Trần Hồng giúp tơi hồn thành luận văn Qua đây, tơi kính chúc q thầy, dồi sức khỏe, hạnh phúc thành công nghiệp cao quý Đồng kính chúc cơng chức, viên chức người lao động Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh h Long An, UBND thành phố Tân An sức khỏe, gặt hái nhiều kết công việc sống Trong q trình thực đề tài, ngồi nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu thân, cịn có kế thừa, tổng hợp tài liệu nhà nghiên cứu trước; nhiên, trình độ thân cịn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong giúp đỡ góp ý thầy, cô bạn để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cám ơn./ Người nghiên cứu Lê Hoàng Dũng DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 UBND Ủy ban nhân dân 03 TS Tiến sĩ 04 TLLT Tài liệu lưu trữ 05 CCVC Công chức, viên chức 06 LTLS Lưu trữ lịch sử 07 ĐH Đại học 08 CĐ Cao đẳng 09 TC h Stt Trung cấp DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT 01 02 03 Bảng biểu Tên bảng biểu Bảng 2.1 Thống kê số lượng, chất lượng công chức, viên chức lưu trữ quan chuyên môn đơn vị nghiệp trực thuộc UBND tỉnh Bảng 2.2 Thống kê số lượng tài liệu tồn động quan, đơn vị tỉnh Long An Bảng 2.3 Thống kê số lượng, chất lượng công chức phụ trách công tác quản lý nhà nước lưu trữ phòng Nội vụ cấp huyện h MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU……………………………………………………… 1 Lý chọn đề tài ………………………………………………….… Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài … ………….… Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu ………………………………… Đối tượng phạm vi nghiên cứu ……………………………….… Phương pháp nghiên cứu …………………………………… …… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài ………………… ………… Bố cục luận văn …………………………… …….…………… Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN h 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Tổ chức 1.1.2 Quản lý 1.1.3 Tài liệu lưu trữ 1.1.4 Công tác lưu trữ 1.2 Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ 1.3 Nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ 1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác lưu trữ 1.5 Sự cần thiết tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tiểu kết Chương 13 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN 14 2.1 Khái quát tổ chức, quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An 14 2.1.1 Tình hình chung 14 2.1.1.1 Tại cấp tỉnh 14 2.1.1.2 Tại cấp huyện 17 2.1.1.3 Tại cấp xã 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Long An 20 2.1.2.1 Chức 20 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 21 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 21 2.2 Vai trò biện pháp Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An 2.2.1 Tổ chức máy, nhân để tổ chức, thực công tác lưu trữ 22 2.2.2 Phổ biến, ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ 24 2.2.3 Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 24 2.2.4 Thống quy trình, nghiệp vụ lưu trữ 27 2.2.4.1 Thu thập tài liệu lưu trữ 27 2.2.4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.2.4.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 30 2.2.4.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 30 2.2.4.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 31 2.2.4.6 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 31 2.2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 32 2.2.6 Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 33 h 2.3 Khảo sát thực tế tổ chức quản lý công tác lưu trữ 01 đơn vị cấp sở ngành huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An 34 2.3.1 Tại Sở Tài nguyên Môi trường tỉnh Long An 34 2.3.2 Tại UBND thành phố Tân An37 2.4 Ưu điểm, hạn chế tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An 39 2.4.1 Ưu điểm, hạn chế Chi cục việc quan tâm đạo, hướng dẫn, hỗ trợ kiểm tra, đánh giá công tác VT, LT quan nhà nước tỉnh 40 2.4.2 Ưu điểm, hạn chế quan nhà nước tỉnh Long An việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ 41 Tiểu kết Chương 43 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN………………………………………………………………………….… 44 3.1 Nhóm giải pháp thứ đổi công tác tổ chức 44 3.1.1 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức 44 3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn 44 3.1.3 Hoàn thiện tổ chức máy cán 45 3.1.4 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 3.1.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá 47 49 3.2 Nhóm giải pháp thứ hai tăng cường chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 50 3.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ 50 3.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 3.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 53 53 3.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 54 3.2.6 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 55 3.3 Nhóm giải pháp thứ ba đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 56 Tiểu kết Chương 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC h PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình hoạt động quan nhà nước thuộc tỉnh Long An sản sinh 22.200 mét giá tài liệu ghi vật mang tin khác Đây khối tài liệu lớn, quan trọng có giá trị Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nguồn di sản quý báu, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Trên sở chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước, UBND tỉnh Long An có nhiều đạo quan nhà nước tỉnh có biện pháp việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ bước vào nề nếp, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An; đặc biệt vai trò Chi cục Văn thư - Lưu trữ tồn hạn chế như: tổ chức máy, nhân thực cơng tác lưu trữ cịn bất cập; hệ thống ban hành văn hướng dẫn chưa đầy đủ, kịp thời cập nhật quy định phổ biến, hướng dẫn; báo cáo, thống kê cịn hình thức; sở vật chất chưa xứng tầm; quy trình nghiệp vụ chưa chặt chẽ; kiểm tra, đánh giá cơng tác lưu trữ cịn qua loa, hình thức, từ h đó, ảnh hướng đến cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ có nguy hư hỏng, vĩnh viễn Nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế bảo vệ khối tài liệu lưu trữ quan trọng này; công chức quản lý, qua trình đào tạo cao học, mong muốn áp dụng kiến thức học tập để giải vấn đề thực tiễn địa phương; vậy, Tôi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An”, làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ định hướng ứng dụng chuyên ngành Lưu trữ học Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức quản lý; bảo quản an tồn khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Do đó, có nhiều sách, tạp chí, cơng trình, đề án, dự án, nghiên cứu vấn đề tiêu biểu: - "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ" tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học Giáo dục chuyên 57 vị trí) Đào tạo nhân viên khối lượng cơng việc lưu trữ lớn nhiên cán chưa đủ để thực Vì vậy, để giải vấn đề này, xin đưa giải pháp cụ thể sau: Thứ nhất, luân chuyển cán bộ: UBND tỉnh Long An tiến hành xem xét, lựa chọn luân chuyển nhân viên có trình độ chun mơn lưu trữ để hỗ trợ công tác lưu trữ Tuyển thêm nhân chuyên ngành lưu trữ Trong trình tuyển dụng cần lưu ý: tuyển dụng theo nhu cầu thực tiễn, có quy định rõ ràng điều kiện tiêu chuẩn tuyển dụng, sử dụng phương pháp tuyển dụng phù hợp theo quy trình Như vậy, lựa chọn nhân chất lượng đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Không bố trí cơng chức lãnh đạo, quản lý thiếu đức tài, kỷ luật, không chuyên ngành Thứ hai, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ: Cơng tác lưu trữ cịn nhiều yếu tố cần khắc phục chưa trọng nghiên cứu, chưa tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Nguyên nhân chủ yếu hạn chế chuyên môn nhân viên lưu trữ, cần đào tạo chuyên ngành lưu trữ học lưu trữ quản trị văn phòng Mời chuyên gia công tác lưu trữ đến hỗ trợ tỉnh Long An Đây xem giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp h vụ cho nhân viên, công chức quản lý nhà nước ngành lưu trữ Qua đó, tham khảo ý kiến chuyên gia cách thức tổ chức lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Bên cạnh đó, lắng nghe tiếp nhận kinh nghiệm lưu trữ quý giá từ chuyên gia Chi cục tiến hành kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn công chức lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh, qua nắm rõ lực cơng chức lưu trữ để từ tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với nhân viên Việc cử công chức lưu trữ đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Đề xuất, sửa đổi Luật Lưu trữ cho phép thành lập Lưu trữ lịch sử cấp huyện, Lưu trữ lịch sử ngành cấp tỉnh để quản lý tài liệu ngành, lĩnh vực đặc thù, ví dụ như: Lưu trữ lịch sử ngành Tài nguyên Môi trường, Lưu trữ lịch sử ngành Xây dựng,… 3.1.4 Cơ sở vật chất, kỹ thuật Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ 58 Đối với Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ phối hợp ngành chức tiến hành tổ chức triển khai kế hoạch cấp vốn hỗ trợ kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh theo Quyết định 1784/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ để cơng trình sớm đưa vào sử dụng Tham mưu, hướng dẫn, đạo cấp, ngành bố trí đủ diện tích để làm kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hành; Kho lưu trữ nằm trụ sở làm việc quan phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Đối với cấp huyện: Đầu tư, xây dựng nâng cấp, cải tạo kho lưu trữ có; đồng thời trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu phòng, ban chuyên môn, đáp ứng tốt việc thu tài liệu Lưu trữ cấp huyện; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để giao nộp Lưu trữ lịch sử theo quy định; Đối với cấp xã: Bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn (theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho Lưu trữ chuyên dụng) Phối hợp, tư vấn, hướng dẫn quan, đơn vị xây dựng, bố trí kho lưu trữ đủ diện tích trang thiết bị cần thiết đảm bảo bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu h quan, tổ chức phục vụ khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ; đặc biệt trọng cơng tác phịng cháy chữa cháy Trách nhiệm quan, tổ chức Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng u cầu q trình hội nhập Ngồi ra, thiết kế lại phòng làm việc phận văn thư tạo khơng gian thơng thống, tác động tích cực đến tinh thần làm việc nhân viên Thêm vào đó, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tiết kiệm chi phí, truy xuất nhanh chóng Cần phải có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết Phòng lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi cho cơng tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa trang bị đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác lưu trữ Nhằm thực tốt giải pháp UBND tỉnh cần quan tâm đến vấn đề sau: 59 - Xây dựng kho lưu trữ kiên cố, quy cách kho lưu trữ đảm bảo việc xuất nhập tài liệu, đủ điều kiện cho xe chữa cháy di chuyển dễ dàng, tiếp cận nơi xảy cháy Đồng thời, kho phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống chống đột nhập Khi tiến hành xây dựng kho, thiết bị bảo quản cần lưu ý vấn đề sau: + Lập kế hoạch xây dựng kho cần lưu ý đến yếu tố: địa điểm xây dựng, quy mô, mặt hướng kho; diện tích, lối đi, tường, cửa, chiều cao, tải trọng sàn kho; hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió + Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đến thiết bị: cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thông thường khác + Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, trùng, mối, chuột, + Ngồi ra, để tổ chức tài liệu khoa học logic cần phải: tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài h liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho + Để góp phần giải phóng khơng gian lưu trữ cuối năm, nhân viên lưu trữ phải thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ Đây công tác thường xuyên kho lưu trữ phải đòi hỏi thực cách thận trọng theo quy trình thẩm định kiểm tra chặt chẽ Đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, mua sắm trang thiết bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày nhiều 3.1.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời phát mặt hạn chế để từ đưa giải pháp khắc phục; tuyên dương cá nhân, phận tiêu biểu công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Để đảm bảo công tác lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, 60 quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Trách nhiệm quan, tổ chức Qua cơng tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng Tổ Văn thư nói chung quan, rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thông qua việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ, cần thực sách khen thưởng nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ cơng tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm nhân viên không chấp hành nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng tài liệu lưu trữ vô trách nhiệm với công việc Ban hành quy định công chức, viên chức đánh giá xếp loại hàng năm phải dựa tiêu chí lập hồ sơ hồn chỉnh hoàn thành tốt, xuất sắc nhiệm vụ giao Thậm chí có biện pháp chế tài quy định xử lý trách nhiệm công chức viên chức không lập hồ sơ cơng việc hồn chỉnh để thất thốt, tài liệu 3.2 Nhóm giải pháp thứ hai tăng cường chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ h 3.2.1 Thu thập tài liệu lưu trữ Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Cần xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh dài hạn, ngắn hạn để chủ động việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn quan trọng công tác lập hồ sơ, thu thập tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ hành Từ đó, đảm bảo cơng tác thu thập thực tốt, xuyên suốt từ giai đoạn lập hồ sơ (văn thư) đến thu thập vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tránh tình trạng hồ sơ tích đống, bó gói, khiến cơng tác thu thập gặp khó khăn Tăng cường công tác hướng dẫn, thực kế hoạch nộp lưu hàng năm, kế hoạch bổ sung tài liệu dài hạn ngắn hạn vào lưu trữ lịch sử Trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan 61 Xây dựng danh mục hồ sơ quan đôn đốc nhắc nhở công chức, viên chức thực 3.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, tỉnh Long An thực Quyết định số 1134/QĐ-UBND, ngày 10/4/2018 UBND tỉnh Long An ban hành Đề án giải tài liệu tích đống quan, đơn vị tỉnh Long An giai đoạn 2018-2021 (gợi tắt Đề án 1134) với 23 quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện tổng số mét gần 22.000 mét đến năm 2021 dứt điểm tài liệu tích đống tỉnh - Chi cục thường xuyên hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu quan, đơn vị (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An thực chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, đơn vị theo Đề án 1134) Chi cục giám sát chất lượng, số lượng tài liệu trước sau chỉnh lý đơn vị tự chỉnh lý - Hàng năm báo cáo kết thực Đề án Sở Nội vụ, UBND tỉnh quan có thẩm quyền tình hình, kết chỉnh lý h - Hướng dẫn, đôn đốc quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự tốn kinh phí hàng năm để thực chỉnh lý tài liệu - Thẩm định tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý để thực việc tiêu hủy theo quy định hành Thống nộp lưu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh sau có văn thẩm định nộp lưu Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Hướng dẫn việc bố trí kho tàng trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau thực chỉnh lý Trách nhiệm quan, tổ chức Bên cạnh việc đảm bảo thực tốt công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ hành, quan cần thực tốt việc chỉnh lý, giải tài liệu tích đống giai đoạn trước Thực tốt việc chỉnh lý, giải tài liệu tích đống góp phần bảo quản tốt tài liệu, tránh thất thốt, tài liệu, đảm bảo phông lưu trữ quan hồn chỉnh, đầy đủ, thể q trình hình thành, phát triển quan nhà nước địa bàn tỉnh 62 Các lưu trữ hành quan, đơn vị phải thực tốt cơng tác chỉnh lý, lập hồ sơ Tránh tình trạng “bắt cóc bỏ dĩa”, tài liệu tích đóng chỉnh lý tài liệu phát sinh trình hoạt động quan đơn vị lại tiếp tục tích đóng Điều gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ, tốn nhiều thời gian, công sức, kinh phí để thực nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ Thủ trưởng quan, đơn vị thường xuyên, kiểm tra, theo dõi công chức, viên chức thực tốt khâu, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: lập giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Chủ động lập dự tốn, bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo thực tốt công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 Luật Lưu trữ Đối với công chức, viên chức phụ trách văn thư, lưu trữ Tham mưu, đề xuất Thủ trưởng quan, đơn vị ban hành văn hướng dẫn như: - Danh mục hồ sơ vào đầu năm, gởi đến công chức, viên chức để thực hiện, theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc thực lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan h - Lập Kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đến cuối năm thông báo đến công chức, viên chức quan, đơn vị Đối với Công chức, viên chức chuyên môn - Thực nghiêm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan quy định, tài liệu sau kết thúc công việc giao nộp vào Lưu trữ quan thời gian quy định, thành phần, hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu chất lượng nghiệp vụ 3.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Mục đích xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản tài liệu phòng, kho lưu trữ góp phần tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quan, phông lưu trữ tỉnh Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận tài liệu Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu tính xác thận trọng, tránh sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có tài liệu lưu trữ Đồng thời, cần có sở khoa học thực tiễn để khơng lưu trữ tài liệu khơng có giá trị kho, gây lãng phí khơng cần thiết nhân lực kinh tế 63 Việc thực tốt công tác xác định giá trị tài liệu góp phần lựa chọn tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản lưu trữ quan nguồn bổ sung có chất lượng vào phông lưu trữ quốc gia, đồng thời lược bớt tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ quan, không đưa tài liệu giá trị khơng có giá trị lịch sử vào bảo quản phông lưu trữ quốc gia Điều góp phần vào việc tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia, nâng cao chất lượng tài liệu phông Tài liệu phông lưu trữ quốc gia có chất lượng cao góp phần nâng cao hiệu công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tiết kiệm kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hướng dẫn quan, tổ chức; thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở Trách nhiệm quan, tổ chức Các quan từ giai đoạn lập danh mục hồ sơ quan năm cần kết hợp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Từ đó, xác định rõ thành phần, giá trị tài liệu để lập hồ sơ, đưa vào lưu trữ Thực tốt công tác giúp quan địa bàn tỉnh tiết kiệm diện tích kho lưu trữ (nhờ tiêu hủy tài liệu khơng có giá trị), tổ chức, quản lý tốt tài liệu lưu trữ từ lưu trữ hành Nhờ đó, việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ, lưu h trữ lịch sử tỉnh thực tốt Nâng cao nhận thức ý thức trách nhiệm công chức, viên chức thực việc lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu Triển khai thực tập huấn hướng dẫn việc lập hồ sơ cho tất công chức, viên chức quan, tạo tiền đề cho việc hạn chế tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng Công chức, viên chức phụ trách lưu trữ tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập 3.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu nghiệp vụ quan trọng ngành lưu trữ, lưu trữ lịch sử Việc bảo quản tài liệu lưu trữ cần đảm bảo cân đối yếu tố như: Kho bảo quản, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu kho, thực biện pháp, kỹ thuật bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu Mỗi yếu tố nêu thiếu công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhưng trọng vào vài yếu tố mà bỏ qua yếu tố cịn lại 64 Ví dụ: xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng quy mô lớn, lại không đầu tư trang thiết bị bảo quản giá, kệ, hộp… Hoặc kho tàng, trang thiết bị đảm bảo người làm lưu trữ vận hành trang thiết bị hay thực biện pháp, kỹ thuật bảo quản không để tài liệu môi trường ẩm, ướt, côn trùng cắn phá gây hư hại tài liệu Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Việc xử lý kỹ thuật bảo quản thực bao gồm biện pháp kỹ thuật chống hạn chế ảnh hưởng khí hậu, mơi trường, trùng tác nhân khác Do tác động môi trường, nhiệt độ, ẩm độ, người, kho lưu trữ thường xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc tác nhân khác chống mát tài liệu tiết lộ thơng tin tài liệu cịn giá trị mật Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra quan, tổ chức thực công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo h quản; tổ chức tài liệu kho lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ có vai trò quan trọng việc hướng dẫn, đào tạo, kiểm tra công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan lưu trữ lịch sử tỉnh Trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu đầu tư mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu cần thiết, tiết kiệm phát huy hiệu - Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có nguy hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế có kế hoạch đề xuất thực tu bổ tài liệu - Ban hành văn đạo, quy định tổ chức thực nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu tữ quan, tổ chức 65 3.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ Việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An thực tốt bỏ qua vai trị cơng tác thống kê Việc thống kê tốt giúp lưu trữ hành, lưu trữ lịch sử Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thực Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 Bộ Nội vụ việc quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ (thay Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ) Chi cục hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp số liệu quan, tổ chức Thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ gửi Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) Quản lý, kiểm tra, giám sát tốt tình hình tài liệu lưu trữ quản lý Việc thực tốt công tác thống kê giúp UBND tỉnh Long An định hướng kế hoạch tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh tương lai Trách nhiệm quan, tổ chức h Thực nghiêm túc báo cáo thống kê, báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ Tuy nhiên, số quan, tổ chức chưa quan tâm thực chế độ thông tin, báo cáo, chất lượng báo cáo, thống kê chưa đạt yêu cầu gây khó khăn việc tổng hợp, nắm tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ Chú trọng cơng tác nhanh chóng, kịp thời, xác 3.2.6 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào phòng đọc lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Việc ứng dụng không nhằm đáp ứng việc khai thác, sử dụng tài liệu tổ chức, cá nhân Nó cịn góp phần thực tốt nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản, thống kê Đẩy mạnh việc công bố, sưu tầm, trưng bày, triển lãm; liên kết, hợp tác trao đổi tổ chức, cá nhân để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, việc xây dựng tảng ứng dụng cơng nghệ thông tin, cần đảm bảo chuẩn thông tin đầu vào theo quy định nhà nước nhằm hướng tới kết nối vào Trục liên thông văn quốc gia Từ đó, góp phần xây dựng quyền điện tử cho tỉnh Long An 66 nói riêng nước nói chung quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh tương lai Trách nhiệm quan, tổ chức Các quan, đơn vị Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉnh lý hồn chỉnh việc khai thác nhanh chóng, khoa học, tiết kiệm thời gian, công sức; phát huy giá trị tài liệu Các quan, đơn vị chưa chỉnh lý việc phục vụ khai thác gặp nhiều khó khăn, hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức để lộn xộn, không lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Phải tiến hành việc chỉnh lý, tăng cường hình thức khai thác sử dụng Ứng dụng khoa học công nghệ thơng tin 3.3 Nhóm giải pháp thứ ba đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhiều phương diện đời sống xã hội Đảng Nhà nước ta khẳng định nhiệm vụ ngành lưu trữ không bảo vệ, bảo quản an tồn, hồn chỉnh tài liệu lưu trữ mà cịn phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu h tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ quan nơi bảo quản nhiều tài liệu có giá trị tất lĩnh vực đời sống xã hội Chính vậy, Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ quan cần phải thực đồng nhiều giải pháp khác để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống xã hội Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thực chủ trương Đảng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần tuyên truyền, giáo dục để cán lưu trữ có nhận thức cần thiết phải đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tham mưu Sở Nội vụ, UBND tỉnh phát huy giá trị tài liệu lưu trữ văn quản lý nhà nước lưu trữ công bố tài liệu lưu trữ; trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ,… Đẩy mạnh việc sưu tầm, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tư nhân, tài liệu lưu trữ quý hiếm; công bố tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ tỉnh tỉnh Long An, Việt Nam Có biện pháp thu hút công chúng đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử, đào tạo cán lưu trữ giỏi phát huy giá trị tài liệu lưu trữ vừa có tâm vừa có tài, có đức 67 Tổ chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử có giải pháp phát huy giá trị tài liệu như: tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử Long An tổ chức độc giả khai thác tài liệu phòng đọc; Thơng qua internet, mạng lan, phịng đọc ảo, đẩy mạnh marketting giá trị tài liệu lưu trữ Trách nhiệm quan, tổ chức Thu thập bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan; bố trí, đào tạo cán giỏi phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Cung cấp kịp thời thông tin tài liệu lưu trữ, dẫn lưu trữ, phối hợp thực tốt lưu trữ lịch sử Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ công nghệ thông tin công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Triển khai tốt chủ trương, sách chủ động công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ xem nhiệm vụ trị thường xuyên, quan trọng Tiểu kết Chương h Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thơng tin q khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Từ thực trạng tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An Để hồn thiện, nâng cao hiệu cơng tác này, UBND tỉnh Long An cần phải thực đồng nhiều giải pháp, đặc biệt ý thực tốt giải pháp như: nâng cao nhận thức vai trò, tầm quan trọng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ; xây dựng, ban hành văn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Có vậy, thời gian tới, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An ngày hồn thiện, góp phần vào cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước hội nhập quốc tế 68 KẾT LUẬN Qua lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, tổ chức quản lý công tác lưu trữ thực trạng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Long An, thấy sau: Cơng tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quan nhà nước Công tác bao gồm hoạt động liên quan đến thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê kiểm tra tình hình tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, thông tin chứa đựng TLLT thơng tin mang tính xác, độ tin cậy cao, có giá trị pháp lý, sở để nghiên cứu, giải công việc hàng ngày quan, tổ chức chứng tin cậy để xác minh kiện lịch sử, h tranh chấp, khẳng định giá trị cao Vì vậy, cơng tác lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt gắn liền với công tác quản lý nhà nước Tổ chức công tác lưu trữ thực hoạt động công vụ quan có thẩm quyền lưu trữ, bao gồm hoạt động quản lý nhà nước công tác lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ, nhằm tổ chức thực tốt nghiệp vụ lưu trữ, mang lại hiệu cao nội dung công tác lưu trữ Tổ chức quản lý công tác lưu trữ vấn đề cần thiết cần cải tiến phát triển phù hợp với xu phát triển chung Kết khảo sát thực trạng tổ chức công tác lưu trữ địa bàn tỉnh cho thấy, vấn đề xây dựng văn đạo thực công tác lưu trữ, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức nghiệp vụ lưu trữ hạn chế, bất cập định, chưa đạt yêu cầu nhiệm vụ lưu trữ thời kỳ Trên sở nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan nhà nước tỉnh Long An, tác giả mạnh dạn đề xuất phương hướng số giải pháp với mong muốn nâng cao hiệu công tác lưu trữ nhằm quản lý, khai thác sử dụng TLLT cách hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu quản lý điều hành 69 cấp lãnh đạo đáp ứng nhu cầu xã hội, hướng tới xây dựng hành nhà nước quy, đại./ h 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO * Các văn kiện Đảng văn quản lý Nhà nước Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư - lưu trữ Bộ UBND cấp Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011, quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan nhà nước Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019, quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020, công tác văn thư h Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004, việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Quốc hội khóa XIII (2011), Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 UBND tỉnh Long An (2014), Quyết định số 39/QĐ-UBND ngày 06/01/2014, việc ban hành Danh mục quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh 10 UBND tỉnh Long An (2014), Quyết định số 897/QĐ-UBND ngày 21/3/2014, việc ban hành danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Long An 11 UBND tỉnh Long An (2015), Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015, việc ban hành Đề án giải tài liệu tích đống quan, đơn vị tỉnh Long An giai đoạn 2015-2020 12 Sở Nội vụ (2016), Quyết định số 219/QĐ-SNV ngày 21/4/2016, việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ 71 13 Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020,Phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025" 14 Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Long An (2017), Quyết định số 26/QĐ-TTLTLS ngày 21/02/2017, việc ban hành Quy chế làm việc Trung tâm Lưu trữ lịch sử * Sách, viết tài liệu tham khảo khác 15 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 16 Trần Hồng (2006), Cơng tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa, Tổ chức Nhà nước 17 TS Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề công tác văn phòng, văn thư lưu trữ thời kỳ đổi mới, NXB Chính trị Quốc gia - Hà Nội 18 TS Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia TPHCM 19 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt h Nam, Nxb Văn hóa thơng tin, Hà Nội 20 Hồng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội 21 Vũ Thị Phụng (12/2008), Giá trị tài liệu lưu trữ trách nhiệm quan lưu trữ Việt Nam, Văn thư Lưu trữ Việt Nam