Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài …
Công tác lưu trữ là lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của nhà nước, bao gồm các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức, quản lý, bảo quản an toàn và khai thác tài liệu lưu trữ Nhiều tài liệu như sách, tạp chí, công trình, đề án và dự án đã được nghiên cứu để làm rõ những khía cạnh này.
- "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn
Cuốn sách của Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, xuất bản bởi NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp tại Hà Nội vào năm 1990, đã dành một chương để bàn về công tác quản lý của cơ quan lưu trữ.
- "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB, Khoa học xã hội,
Hà Nội, 1987) Trong cuốn sách này có một chương nói về quản lý công tác lưu trữ
Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư, Lưu trữ, và Tạp chí Dấu ấn thời gian đề cập đến quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Chẳng hạn, bài viết "Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương" của Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006) khẳng định rằng nên giao chức năng quản lý nhà nước ở địa phương cho Sở Nội vụ, dựa trên phân tích các quy định hiện hành Tương tự, bài viết "Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn" của Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007) cũng thảo luận về các khía cạnh pháp lý và thực tiễn trong quản lý nhà nước đối với công tác này.
Bài viết khái quát hệ thống văn bản quy định về chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ từ trung ương đến địa phương Tác giả chỉ ra những khó khăn trong việc thực hiện chức năng này của các cơ quan nhà nước và đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả hơn.
Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” do PGS.TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm vào năm 2001 đã trình bày lịch sử phát triển của ngành Lưu trữ Việt Nam Nghiên cứu này cũng đề cập đến tổ chức lưu trữ nhà nước từ những năm đầu, nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong quản lý nhà nước.
Từ năm 1945 đến 2000, mô hình tổ chức lưu trữ ở nhiều quốc gia đã có sự phát triển đáng kể Dựa trên những nghiên cứu này, tác giả đề xuất một mô hình tổ chức ngành Lưu trữ tại Việt Nam, bao gồm: hệ thống các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, các cơ quan và kho lưu trữ tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam, cũng như hệ thống các cơ quan song trùng trực thuộc Đảng và Nhà nước, và các kho quản lý, bảo quản tài liệu của Nhà nước Việt Nam.
- Các luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty
Bài viết đề cập đến các nghiên cứu quan trọng trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm tác phẩm "91" của Nguyễn Thị Kim Bình (2005), nghiên cứu của Phạm Thị Diệu Linh về giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại Hà Nội (2009), và công trình của Trịnh Thị Hương về tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng Những nghiên cứu này đóng góp vào việc cải thiện và phát triển hệ thống lưu trữ tại Việt Nam.
Năm 2009, Hoàng Văn Thanh đã trình bày về "Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng" và vào năm 2010, Phạm Văn Năm đã nghiên cứu "Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại quận Gò Vấp, TP.HCM" Những công trình này đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, cũng như khoa học tài liệu tại các cơ quan Nội dung nghiên cứu tập trung vào tình hình tổ chức, quản lý và nghiệp vụ tài liệu lưu trữ, sử dụng phương pháp so sánh và vận dụng lý luận vào thực tiễn để đưa ra nhận xét, giải pháp và đề xuất phù hợp.
Trước bối cảnh thực tế và sự thay đổi của Luật Lưu trữ, mô hình tổ chức và quản lý hiện tại vẫn chưa giải quyết triệt để những khó khăn trong công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước tỉnh Long An Dù vậy, các nội dung được đề cập vẫn đóng góp đáng kể về mặt lý luận và thực tiễn, trở thành nguồn tài liệu tham khảo quý giá.
Đề tài tổ chức và quản lý công tác lưu trữ không phải là một hướng nghiên cứu mới trong lĩnh vực Lưu trữ Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu quy mô và có giá trị khoa học, từ luận văn thạc sỹ đến các bài viết trên tạp chí chuyên ngành, nhưng vẫn chưa có nghiên cứu nào tập trung vào tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước tỉnh Long.
An Vì vậy, luận văn của chúng tôi có tham khảo, kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Luận văn của chúng tôi nhằm giải quyết mục tiêu cơ bản sau:
Khảo sát thực trạng và đánh giá các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An là cần thiết Nghiên cứu này tập trung vào vai trò của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường, cũng như UBND thành phố Tân An trong việc quản lý lưu trữ hiệu quả.
Vào thứ hai, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước tỉnh Long An một cách hợp lý hơn.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được các mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Một là làm rõ một số khái niệm trong đề tài và xuất hiện trong luận văn h
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An có trách nhiệm quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước trong tỉnh Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến chức năng này cần được làm rõ để đảm bảo sự tuân thủ các quy định hiện hành Việc xác định trách nhiệm của Chi cục sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo vệ tài liệu và thông tin quan trọng của Nhà nước, đồng thời phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tra cứu và sử dụng của người dân.
Đề xuất các giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước tỉnh Long An nhằm nâng cao tính hợp lý và hiệu quả trong công việc.
Phương pháp nghiên cứu
- Vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê nin
Các phương pháp nghiên cứu bao gồm khảo sát thực tế, phương pháp so sánh, phương pháp hệ thống, phân tích tổng hợp, phỏng vấn chuyên gia và sử dụng phiếu khảo sát Những phương pháp này giúp thu thập dữ liệu đa dạng, từ đó nâng cao độ chính xác và tính khả thi của nghiên cứu.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, đặc biệt là ở Long An, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động hành chính Sự cần thiết của công tác này không chỉ giúp bảo tồn thông tin lịch sử mà còn nâng cao khả năng truy xuất dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định và cải thiện dịch vụ công cho người dân Do đó, việc đầu tư vào hệ thống lưu trữ chuyên nghiệp là một yếu tố then chốt trong việc hiện đại hóa quản lý nhà nước.
Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước tỉnh Long An đang gặp nhiều thách thức Bài viết chỉ ra những thuận lợi như sự quan tâm của lãnh đạo và nguồn nhân lực có chuyên môn, nhưng cũng tồn tại nhiều khó khăn như thiếu trang thiết bị hiện đại và quy trình chưa đồng bộ Để cải thiện tình hình, cần đề xuất các giải pháp hợp lý, bao gồm việc nâng cao năng lực cho cán bộ lưu trữ, đầu tư công nghệ thông tin và xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ hơn.
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần dẫn luận, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của đề tài chia làm 3 chương: h
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An
Chương 3: Một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An h
Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An bao gồm những khái niệm cơ bản liên quan đến quy trình lưu trữ, bảo quản tài liệu và thông tin Việc hiểu rõ các khái niệm này giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Đồng thời, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng tài liệu khi cần thiết, góp phần vào việc xây dựng một hệ thống lưu trữ hiện đại và hiệu quả.
Tổ chức có nhiều định nghĩa khác nhau, trong đó có một định nghĩa triết học sâu sắc cho rằng "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật", nhấn mạnh rằng sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức liên kết giữa các yếu tố Định nghĩa này bao quát cả lĩnh vực tự nhiên và xã hội loài người Theo nghĩa hẹp, tổ chức được hiểu là một tập thể con người hợp tác để thực hiện nhiệm vụ chung hoặc đạt được mục tiêu xác định.
Theo Chester I Barnard, tổ chức được định nghĩa là hệ thống hoạt động của hai hoặc nhiều người, được kết hợp một cách có ý thức Khi cá nhân hợp tác và thống nhất một cách chính thức để phối hợp nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu chung, một tổ chức sẽ được hình thành.
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng; có thể gộp thành 3 dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm )
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi)
- Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức )
Quản lý là quá trình tác động có hệ thống của người quản lý đến đối tượng quản lý, nhằm đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả và hợp quy luật.
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân, mang ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các giá trị khác Những tài liệu này được bảo quản cẩn thận trong các phòng, kho lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị quan trọng cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản và lưu giữ.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
Có thể kể ra một số loại hình TLLT chính như sau:
TLLT hành chính là tập hợp các tài liệu và văn bản được tạo ra trong quá trình quản lý nhà nước, phản ánh quy trình và kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức.
TLLT khoa học - kỹ thuật là tài liệu thể hiện tư tưởng và ứng dụng khoa học - kỹ thuật trong thực tiễn, hình thành từ các hoạt động của các cơ quan nghiên cứu khoa học.
- TLLT nghe nhìn: Đây là nhóm tài liệu bao gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình
TLLT điện tử là tài liệu được trình bày dưới dạng thông điệp dữ liệu, có đặc điểm là được quản lý và khai thác trên nền tảng kỹ thuật số, sử dụng các thiết bị chuyên dụng như máy vi tính.
Ngoài những tài liệu chủ yếu nêu trên, còn có những tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng
TLLT, bất kể loại hình nào, đều có vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Đồng thời, TLLT cũng hỗ trợ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử, góp phần vào quá trình xây dựng và phát triển đất nước.
Công tác lưu trữ hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời là yếu tố quan trọng giúp các hoạt động của nền hành chính nhà nước diễn ra thông suốt Hồ sơ tài liệu không chỉ là công cụ theo dõi và kiểm tra công việc mà còn giúp rút ra bài học kinh nghiệm, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả quản lý Đây chính là những mục tiêu cốt lõi trong quá trình cải cách nền hành chính nhà nước ở Việt Nam hiện nay.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thu thập tài liệu là quá trình quan trọng trong việc xác định và lựa chọn các nguồn tài liệu có giá trị, sau đó tiến hành giao nhận để chuyển vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH
Các khái niệm cơ bản 1 Tổ chức 2 Quản lý 3 Tài liệu lưu trữ 4 Công tác lưu trữ 1.2 Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 1.3 Nội dung tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 8 1.4 Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 1.5 Sự cần thiết tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Tiểu kết Chương 1 13 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN 14 2.1 Khái quát về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An 14 2 Tình hình chung 14 2.1 Tại cấp tỉnh
Tổ chức có nhiều định nghĩa khác nhau, nhưng một định nghĩa triết học sâu sắc cho rằng "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật", cho thấy rằng mọi sự vật đều cần có một hình thức liên kết nhất định giữa các yếu tố Định nghĩa này không chỉ áp dụng cho thế giới tự nhiên mà còn cho xã hội loài người Theo nghĩa hẹp, tổ chức được hiểu là một tập thể con người hợp tác để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc đạt được mục tiêu cụ thể của nhóm.
Theo Chester I Barnard, tổ chức được định nghĩa là hệ thống các hoạt động của hai hoặc nhiều người được kết hợp một cách có ý thức Điều này có nghĩa là khi mọi người hợp tác và thống nhất một cách chính thức để phối hợp nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu chung, một tổ chức sẽ được hình thành.
Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng; có thể gộp thành 3 dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm )
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi)
- Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức )
Quản lý là quá trình tác động của người quản lý đến đối tượng quản lý theo cách hợp quy luật, nhằm đạt được mục tiêu chung hiệu quả.
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân Những tài liệu này mang ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và nhiều ý nghĩa khác, và được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, và được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ (TLLT) bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
Có thể kể ra một số loại hình TLLT chính như sau:
TLLT hành chính là tập hợp các tài liệu và văn bản được tạo ra trong quá trình quản lý nhà nước, phản ánh rõ nét quá trình và kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan và tổ chức.
TLLT khoa học - kỹ thuật là tài liệu thể hiện các tư tưởng và ứng dụng của khoa học - kỹ thuật trong thực tiễn Nhóm tài liệu này được hình thành từ các hoạt động của các cơ quan nghiên cứu khoa học, phản ánh sự phát triển và đổi mới trong lĩnh vực này.
- TLLT nghe nhìn: Đây là nhóm tài liệu bao gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình
TLLT điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, với đặc điểm nổi bật là được quản lý và khai thác trên nền tảng kỹ thuật số, sử dụng máy vi tính như thiết bị chuyên dụng.
Ngoài những tài liệu chủ yếu nêu trên, còn có những tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng
TLLT, bất kể loại hình nào, đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, đồng thời hỗ trợ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước.
Công tác lưu trữ hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của nền hành chính nhà nước diễn ra thông suốt Hồ sơ tài liệu không chỉ là công cụ theo dõi và kiểm tra công việc một cách có hệ thống, mà còn giúp rút ra bài học kinh nghiệm, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả quản lý Đây chính là những mục tiêu và yêu cầu thiết yếu trong cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay tại Việt Nam.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thu thập tài liệu là quy trình quan trọng nhằm xác định các nguồn tài liệu, lựa chọn và giao nhận những tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình phân loại, xác định giá trị, sắp xếp và thống kê các tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, nhằm tạo ra công cụ tra cứu hiệu quả.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình đánh giá giá trị của tài liệu dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định Qua đó, việc này giúp xác định tài liệu nào có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu nào đã hết giá trị.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình sử dụng các biện pháp khoa học và kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho tài liệu và kéo dài tuổi thọ của chúng.
Khảo sát thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại 01 đơn vị cấp sở ngành và huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An
2.3.1 Tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An
Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An được thành lập vào tháng 7/2003, trên cơ sở tổ chức của Sở Địa chính và tiếp nhận các chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước và môi trường từ các sở khác Là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường, khí tượng thủy văn, và đo đạc bản đồ theo quy định pháp luật.
Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường được thành lập với nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc Sở trong việc triển khai thông tin tư liệu và ứng dụng công nghệ thông tin toàn ngành tại tỉnh Trung tâm có trách nhiệm thu thập, tích hợp, xử lý và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường, phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước và cộng đồng Đồng thời, đơn vị này cũng thực hiện lưu trữ và bảo quản thông tin tư liệu theo phân cấp của Sở, quản lý công tác lưu trữ và tài liệu trong lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường tại tỉnh Long An.
Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường đã tham mưu cho Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành nhiều văn bản như:
Công văn số 215/STN&MT-TTCNTT ngày 20/01/2012 của Sở Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn lập hồ sơ và bảo quản tài liệu liên quan đến ngành Tài nguyên và Môi trường Văn bản này cung cấp các quy định và tiêu chí cần thiết để đảm bảo việc quản lý tài liệu một cách hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng công tác trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường.
Quyết định 1252/QĐ-STN&MT ngày 30/7/2018 của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An quy định rõ về thời hạn bảo quản tài liệu liên quan đến ngành Tài nguyên và Môi trường Quy định này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý tài nguyên và bảo vệ môi trường trong khu vực.
Hướng dẫn số 879/HD-STN&MT ngày 20/8/2017 của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An cung cấp quy trình chi tiết về việc giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ ngành Tài nguyên và Môi trường Nội dung hướng dẫn này nhằm đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện đúng quy định, bảo vệ tài nguyên và môi trường, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý thông tin trong ngành.
Quyết định số 3378/QĐ-STN&MT, ban hành ngày 20/11/2015 bởi Sở Tài nguyên và Môi trường, phê duyệt dự án thu thập và chỉnh lý tài liệu liên quan đến ngành Tài nguyên và Môi trường do Trung tâm Công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường thực hiện.
Quyết định số 4267/QĐ-STN&MT, ban hành ngày 10/10/2018, của Sở Tài nguyên và Môi trường, quy định về việc số hoá thông tin trên tài liệu lưu trữ trong ngành Tài nguyên và Môi trường Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ tài nguyên, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng thông tin Số hoá tài liệu góp phần hiện đại hoá hệ thống lưu trữ, đảm bảo tính minh bạch và tiết kiệm thời gian cho người dân và các tổ chức liên quan.
Trước đây, công tác lưu trữ tài liệu về tài nguyên và môi trường chủ yếu được thực hiện theo phương pháp thủ công truyền thống, dẫn đến việc tài liệu thường được giao nộp dưới dạng tích đống, bó gói mà chưa được sắp xếp và phân loại theo quy định.
Tài liệu chuyên ngành Tài nguyên và Môi trường được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực này Hiện nay, Sở đã thu thập hơn 2.000m tài liệu, trong đó 1.562,5m đã được sắp xếp và chỉnh lý khoa học, tương đương 124.578 đơn vị bảo quản và hơn 30.000 tờ bản đồ Phần lớn hồ sơ chuyên ngành liên quan đến đất đai, đo đạc, bản đồ, tài nguyên nước và khoáng sản, đều có giá trị cao Những tài liệu này rất hữu ích cho thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được sản sinh từ hoạt động của các đơn vị.
Khối tài liệu này được thu thập từ các cơ quan và đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường, bao gồm các đơn vị trực thuộc sở cùng các cơ quan quản lý chuyên ngành như Sở Nội vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, và Ban Quản lý Khu Kinh tế tỉnh Hàng năm, Sở Tài nguyên và Môi trường tiến hành tổng hợp và lưu trữ thông tin từ các cơ quan này để phục vụ cho công tác quản lý và phát triển bền vững.
Môi trường cung cấp hàng ngàn hồ sơ và tài liệu cho các tổ chức và cá nhân có nhu cầu nghiên cứu, khai thác và sử dụng dữ liệu về Tài nguyên và Môi trường, với tổng số tài liệu lưu trữ lên tới hơn 10.000 trang.
Hầu hết các lĩnh vực đã hình thành từ lâu với bề dày lịch sử, dẫn đến việc thông tin, số liệu và dữ liệu của ngành rất phong phú và đa dạng Sở Tài nguyên và Môi trường đã số hóa hồ sơ tài liệu của ngành và tích hợp chúng vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base Công nghệ hiện đại này cho phép tích hợp vào hệ thống website, cổng thông tin điện tử và hệ thống Chính phủ điện tử, đồng thời khai thác trên mạng internet.
Ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh đã ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ và cung cấp thông tin, tạo ra cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý hiệu quả Giải pháp này không chỉ phục vụ tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác mà còn nâng cao vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng tăng của xã hội Qua đó, nó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại và thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
* Ưu điểm, hạn chế của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An
Việc thống nhất tài liệu ngành Tài nguyên và Môi trường đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực Sở chuyên ngành quản lý tài liệu kỹ thuật giúp đảm bảo sự đồng nhất trong quản lý tài liệu, đồng thời bố trí trang thiết bị chuyên dụng như giá, kệ và tủ bảo quản tài liệu bản vẽ, bản đồ Điều này không chỉ nâng cao khả năng khai thác và sử dụng tài liệu cho hoạt động ngành mà còn cải thiện việc bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Công tác lưu trữ cần một đội ngũ nhân lực và vật lực dồi dào, không thể chỉ dựa vào một công chức quản lý Để đảm bảo các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện tốt và đầy đủ, cần có sự đầu tư về thời gian và nguồn lực.
2.3.2 Tại UBND thành phố Tân An
Nhóm giải pháp thứ nhất là đổi mới về công tác tổ chức
3.1.1 Tuyên truyền, nâng cao nhận thức
Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Tiếp tục tuyên truyền và phổ biến Luật Lưu trữ cùng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị quản lý thông qua nhiều hình thức như giới thiệu văn bản, tổ chức hội nghị triển khai, viết tin bài trên Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ Ngoài ra, cần tổ chức trưng bày, triển lãm trong các sự kiện lớn và phổ biến nội dung văn bản liên quan đến lưu trữ tại các kỳ họp, sơ kết, tổng kết và sinh hoạt chung của cơ quan.
Cần tăng cường vai trò của quản lý nhà nước trong việc kiểm tra và hướng dẫn các lưu trữ hiện hành, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về lưu trữ Đặc biệt, cần chú trọng đến công tác lập hồ sơ tại văn thư và lưu trữ hiện hành, bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
Nâng cao vai trò của Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại cấp huyện Thực trạng công tác lưu trữ tại thành phố Tân An cho thấy, khi Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND, UBND thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu cho UBND cấp huyện, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban và UBND xã, phường, thị trấn trong việc cải thiện hiệu quả lưu trữ.
Nâng cao nhận thức và hiểu biết về công tác lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi công chức, viên chức, đồng thời cần sự quan tâm từ lãnh đạo các cơ quan, đơn vị Công tác lưu trữ nên được xem là nhiệm vụ trọng tâm và xuyên suốt trong hoạt động của đơn vị Mỗi cơ quan, đơn vị cần xây dựng kế hoạch tuyên truyền và triển khai công tác lưu trữ thông qua nhiều hình thức phù hợp.
3.1.2 Hoàn thiện hệ thống các văn bản
Trách nhiệm Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Cần đề xuất các cơ quan, lãnh đạo cấp trên ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với Luật Lưu trữ và tình hình thực tế địa phương Điều này giúp tránh những văn bản không còn phù hợp, như lưu trữ tài liệu điện tử, và giảm thiểu sự chồng chéo trong các quy định hiện hành.
Chính phủ và Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ, bao gồm hướng dẫn chỉnh lý, bảo quản và số hóa tài liệu lưu trữ.
Các bộ, ngành trung ương đã ban hành văn bản quy định thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu của các ngành Điều này giúp các ngành địa phương, đặc biệt là tỉnh Long An, xác định rõ ràng và đầy đủ thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
Cải thiện mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư và lưu trữ từ cấp tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn là cần thiết Cần xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo cùng hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ, đồng thời xem xét mô hình hiện tại để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.
Rà soát hệ thống văn bản quản lý lưu trữ của ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố để ban hành các văn bản phù hợp với thẩm quyền.
Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần chỉ đạo bộ phận giúp việc thực hiện việc tham mưu, rà soát và ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn liên quan đến công tác lưu trữ Các văn bản này bao gồm Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ hàng năm, cùng với chỉ đạo về lập hồ sơ công việc và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan Việc này nhằm đảm bảo thực hiện thống nhất và hiệu quả trong công tác lưu trữ tại cơ quan và địa phương.
Công chức và viên chức có trách nhiệm chủ động tham mưu và rà soát dự thảo các văn bản trình lãnh đạo ban hành Họ cũng cần đôn đốc và kiểm tra các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện hiệu quả.
3.1.3 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và cán bộ Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho phát triển bền vững Đối với UBND tỉnh Long An cũng vậy, đào tạo nguồn nhân lực về công tác lưu trữ là vấn đề luôn được ưu tiên, cấp bách Đội ngũ nhân viên được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ làm tăng hiệu quả trong công việc
Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ h
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, cần hoàn thiện tổ chức bộ máy và tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên môn, quản lý có đủ số lượng, phẩm chất và năng lực làm việc Cần cử công chức hiện tại tham gia đào tạo sau đại học ngành Lưu trữ và tuyển dụng thêm công chức có trình độ đại học, sau đại học trong lĩnh vực này, đồng thời nắm vững công nghệ thông tin để đáp ứng tốt hơn nhu cầu công việc hiện nay.
Cần hoàn thiện bộ máy hoạt động theo hướng dẫn của các cấp, các ngành một cách thống nhất, phù hợp với cải cách nền hành chính và chức năng, nhiệm vụ được giao.
Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức
Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức trong lĩnh vực lưu trữ là cần thiết để đảm bảo các tiêu chuẩn ngạch theo quy định của Bộ Nội vụ Việc này nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu của các bộ phận hỗ trợ tại mỗi cơ quan, đơn vị và địa phương.