(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần xây lắp thủy sản việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ HỒNG NHUNG h HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ HỒNG NHUNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM h Chuyên ngành : Quản trị Kinh doanh Mã số : 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Trường Sơn Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả Luận văn Nguyễn Thị Hồng Nhung h MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục luận văn Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Chức quản trị doanh nghiệp h 10 1.1.3 Các thuộc tính cấu tổ chức 12 1.1.4 Các mơ hình tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 19 1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 24 1.2.1 Chiến lược ảnh hưởng đến cấu tổ chức 24 1.2.2 Công nghệ ảnh hưởng đến cấu tổ chức 24 1.2.3 Quy mô ảnh hưởng đến cấu tổ chức 25 1.2.4 Môi trường ảnh hưởng đến cấu tổ chức 26 1.3 TIẾN TRÌNH THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 27 1.3.1 Xác định mục tiêu thiết kế cấu tổ chức máy quản lý 27 1.3.2 Xác định công việc theo chức quản trị 28 1.3.3 Nhóm gộp cơng việc vào phận, khu vực 29 1.3.4 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 30 1.3.5 Xác lập hệ thống thông tin 32 1.3.6 Phối hợp hoạt động 33 KẾT LUẬN CHƯƠNG 34 CHƯƠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 35 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 35 2.1.1 Lịch sử hình thành q trình hoạt động Cơng ty 35 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 36 2.1.3 Nguồn lực Công ty 37 2.1.4 Kết kinh doanh Công ty 43 2.2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA h CƠNG TY 44 2.2.1 Mơ hình cấu tổ chức Công ty 44 2.2.2 Chuyên môn hóa cơng việc 45 2.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn phận cấu tổ chức máy quản lý 46 2.2.4 Mối quan hệ quyền hạn Công ty 51 2.2.5 Tầm hạn quản trị 51 2.2.6 Sự phối hợp phận 54 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 57 CHƯƠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 58 3.1 HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỦY SẢN VIỆT NAM 58 3.1.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Công ty 58 3.1.2 Mục tiêu yêu cầu việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam 61 3.1.3 Xác định công việc theo chức quản trị cấu tổ chức máy quản lý 63 3.1.4 Thành lập phận cấu tổ chức máy quản lý 65 3.1.5 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho cấu tổ chức 68 3.1.6 Xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện phân chia quyền hạn cho phận 84 3.1.7 Hoàn thiện hệ thống thông tin tổ chức 87 3.1.8 Phối hợp hoạt động 91 h 3.2 KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI 92 3.3 ĐÁNH GIÁ MƠ HÌNH MỚI 93 3.3.1 Về mặt định lượng 93 3.3.2 Về mặt định tính 94 KẾT LUẬN CHƯƠNG 94 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu bảng Tên bảng Trang Số liệu tình hình lao động Cơng ty 38 2.2 Cơ cấu sử dụng tài sản Công ty năm 2009, 2010, 2011 40 2.3 Kết cấu nguồn vốn Công ty từ năm 2009 đến năm 2011 42 2.4 Báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh Công ty năm gần 43 2.5 Phân phối cấp Công Ty 50 2.6 Tổng hợp danh sách cán công nhân viên Công ty thời điểm 31/12/2011 52 2.7 Cơ cấu lao động quản lý phòng ban 52 2.8 Cơ cấu lao động quản lý theo vai trò việc thực chức quản lý 53 3.1 Sự phân chia lại chức quản trị Công ty 63 h 2.1 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình Tên hình Trang Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến 14 1.2 Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến - chức 15 1.3 Mơ hình cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu 16 1.4 Cơ cấu tổ chức theo chức 19 1.5 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 20 1.6 Cơ cấu tổ chức theo khu vực 21 1.7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp 22 1.8 Cơ cấu tổ chức theo ma trận 23 1.9 Hệ thống thông tin cấu tổ chức 33 2.1 Trình độ lao động từ năm 2009-2011 39 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Xây Lắp Thủy Sản Việt Nam 45 2.3 Cơ cấu tổ chức xí nghiệp 49 3.1 Sơ đồ tổ chức mơ hình Cơng ty 67 3.2 Mơ hình ban quản lý dự án Cơng ty 80 3.3 So sánh mơ hình cũ mơ hình Công ty 83 3.4 Hệ thống thông tin Công ty 89 h 1.1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp có mục tiêu riêng có Để mục tiêu thực địi hỏi phải có lãnh đạo thống máy quản lý doanh nghiệp nhằm kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, kiểm tra điều chỉnh việc kết hợp tối ưu nguồn lực Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nội dung quan trọng tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Bộ máy quản lý ví người cầm lái để hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng, đạt hiệu cao Hiện nay, cấu tổ chức máy quản lý tổ chức chịu biến động môi trường bên bên Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện h cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý luôn cần hoàn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn phát triển lên Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam chuyển từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần nên nhiều lần tiến hành cải tiến cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế giai đoạn, qua nâng cao hiệu hoạt động Công ty Tuy nhiên việc cải tiến, chấn chỉnh chưa mang tính khoa học chiến lược, bất hợp lý không phù hợp Trong thời gian tới, Công ty xây dựng cho mục tiêu cụ thể mà mục tiêu trước tiên “Tiếp tục củng cố hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý làm cho máy trở nên linh hoạt hơn, không chồng chéo phù hợp với thực tiễn; phân chia chức năng, nhiệm vụ rõ ràng; kết hợp quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm cách hiệu quả; xây dựng luồng thơng tin rõ ràng, xác, nhanh chóng” Trước tình hình đó, Cơng ty xây dựng cho chiến lược thời gian tới là: tiến hành việc cải tiến lại máy quản lý Công ty Để đáp ứng chiến lược kinh doanh thời gian tới khắc phục tồn máy quản lý hành, việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý tất yếu khách quan nhu cầu cấp bách Nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức máy quản lý, xuất phát từ nhu cầu thực tế, tơi xin chọn đề tài: “Hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam” Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phân tích đánh giá thực trạng máy quản lý Công ty Cổ phần Xây h lắp Thủy sản Việt Nam Đề xuất số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Cách tiếp cận: Bám sát vào việc phân tích tiêu kế hoạch, định hướng phát triển doanh nghiệp năm tương lai kỹ thuật, tài chính, cơng nghệ, cấu tổ chức lao động, máy quản lý, phát triển thị trường, vấn đề xã hội liên quan - Đối tượng: Nghiên cứu máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam, tập trung vào nghiên cứu hệ thống chức nhiệm vụ; mơ hình tổ chức máy quản lý; chế vận hành máy quản lý tổ chức lao động máy quản lý - Phạm vi: Luận văn tập trung nghiên cứu máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam 82 - Điều hành cơng trình diễn nhịp nhàng, đảm bảo chất lượng, tiến độ, tính thẩm mỹ kỹ thuật Quyền hạn - Đại diện Xí nghiệp làm việc với bên A để giải cơng việc có liên quan đến việc thi cơng cơng trình - Đề xuất phương án đổi trang thiết bị công nghệ sản xuất giải pháp tổ chức thi công cho cơng trình v Chun viên kinh tế - Giám sát tài sản Cơng ty cơng trình - Kiểm sốt chi phí phụ cơng trình chi phí điện nước, chi phí khác cho cơng nhân - Đơn đốc phận cơng trình thực cơng việc - Tính thời gian làm việc nhân công công trường h - Liên hệ với nhà cung cấp để nhận nguyên vật liệu cho công trình Quyền hạn - Được giải vấn đề phát sinh cơng trình, báo cáo lên giám đốc xí nghiệp phó tổng giám đốc kinh tế thường trực việc làm cơng trình - Khen thưởng, đề xuất khen thưởng, kỷ luật cá nhân nhóm cơng trình Sự khác chức năng, quyền hạn ủy quyền nhiệm vụ mơ hình so với mơ hình cũ: v Mơ hình cũ Cơng ty có ban tham mưu cho phó tổng giám đốc, nhiên, ban không phân chia trách nhiệm rõ ràng nên hoạt động không hiệu Để khắc phục hạn chế mơ hình cũ, mơ hình phân chia phòng tương ứng với ban để chuyên mơn hóa cơng việc đồng thời cơng việc không bị chồng chéo lên Cụ 83 thể từ ban kinh tế tổng hợp tách thành phịng nhân sự, phịng hành văn thư, phịng Kinh doanh; Ban quản lý sản xuất tách thành phòng kỹ thuật thi cơng, phịng giám sát chất lượng, phịng Đấu thầu Quản lý dự án v Tại cấp xí nghiệp có thay đổi sau: Giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm điều phối người cơng trình, tiếp nhận chun viên Công ty cử xuống đạo công trình kết hợp với chun viên xí nghiệp quyền điều phối thực thi cơng trình dự án giao cho xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp kết hợp với phịng ban điều hành cơng trình, tạo lập đội đặc nhiệm để thực thi cơng trình trách nhiệm cao cơng trình thuộc xí nghiệp v Tại cấp tác nghiệp trực tiếp cơng trình có thay đổi sau: Các chuyên viên phòng nghiệp vụ điều động vào đội đặc h nhiệm để thực thi cơng trình cụ thể Những chun viên quyền đạo trực tiếp công trình Họ nhận nhiệm vụ từ hai cấp: cấp xí nghiệp cấp phịng nghiệp vụ Cơng ty v Bộ phận kế tốn Mơ hình cũ Cơng ty Kế tốn cấp Cơng ty Xí nghiệp Kế tốn Xí nghiệp Cơng trình Kế tốn Cơng trình Mơ hình Phịng kế tốn Xí nghiệp Chun viên kế tốn Hình 3.3: So sánh mơ hình cũ mơ hình Cơng ty 84 Với mơ hình cấu trúc cũ cấp Cơng ty có phịng kế tốn chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc tham mưu cho Tổng Giám Đốc Xuống tới cấp Công ty lại có kế tốn Cơng ty, cấp cơng trình có kế tốn cấp Cơng ty nhận lệnh người điều hành Cơng ty Như vậy, phận kế tốn lặp lặp lại cấp Công ty làm cho Cơng ty trở nên cồng kềnh chưa có quyền tự việc nên chưa gắn kết trách nhiệm, nghĩa vụ với công việc Để khắc phục điều mơ hình dồn tất cấp phận kế toán lại với có quyền tự quyết, lệnh cho chun viên kế tốn Ở chun viên kế toán nhận lệnh báo cáo lên giám đốc xí nghiệp trưởng phịng kế tốn Như mơ hình linh hoạt so với mơ hình cũ, giảm bớt cồng kềnh mơ hình cũ hay nói cách khác cắt giảm chi phí 3.1.6 Xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện phân chia h quyền hạn cho phận Theo mơ hình tổ chức trên, mối quan hệ xác lập cách hợp lý, rõ ràng phận cấu tổ chức Tầm quản trị tổ chức hợp lý với chức danh đảm bảo cho việc phối hợp hài hoà phận, phịng ban, xí nghiệp với a Xác lập mối quan hệ quyền hạn Trong cấu tổ chức mới, việc xác lập tầm hạn quản trị xác định chức năng, nhiệm vụ phận; chế tác động quan hệ phận xác định cấu với xí nghiệp cấu tổ chức Cụ thể: v Mối quan hệ trực tuyến Theo mơ hình tổ chức quản lý sau hoàn thiện, mối quan hệ trực tuyến huy trực tiếp Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám đốc, giám đốc đơn vị thành viên phòng ban chức sau: 85 - Mối quan hệ Tổng Giám đốc với Phó Tổng Giám Đốc, trưởng phịng Kế tốn: Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng Phịng cấu trúc có quyền định trực tiếp quản lý chuyên viên nhân viên chức lĩnh vực định có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ báo cáo kết tình hình thực cho Tổng Giám Đốc Cùng với Giám đốc xí nghiệp theo dõi, kiểm tra, kiểm soát, phân nhiệm vụ cho ban quản lý - Mối quan hệ tổng giám đốc các xí nghiệp: Tổng Giám Đốc ủy phân cơng cho xí nghiệp thực nhiệm vụ xây dựng cung cấp nguyên vật liệu xây dựng để hồn thành cơng trình Cơng ty v Mối quan hệ chức Các phòng chức vào chức nhiệm vụ hổ trợ, tham mưu cho giám đốc trình định Để hổ trợ, tham mưu cho trình định giám đốc, phòng chức phải h thực công việc sau: Lập báo cáo định kỳ theo chức phịng, phân tích cách khoa học số liệu báo cáo đưa nhận xét, đánh giá chủ quan mình; Phản ánh kịp thời với giám đốc tượng khơng bình thường phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua buổi giao ban trực tiếp trình bày cách thức đề nghị giải phát sinh đó; báo cáo thường xuyên tiến độ phịng Các phịng chức quyền đề biện pháp để thực định mức chương trình cơng tác phê duyệt Trong trình thực chức phòng, quyền đề xuất giám đốc giải vướng mắc chuyên môn xếp cơng tác nhân phịng Các phịng triển khai kế hoạch giám đốc giao, phân công nhiệm vụ cho phận theo chức nhằm hoàn thành kế hoạch giao v Mối quan hệ phối hợp Để thực nhiệm vụ mình, phịng chức phối hợp với 86 cơng tác thông qua mối quan hệ ngang, mối quan hệ phối hợp thể hiện: - Các phòng cung cấp cho thông tin chuyên môn để xây dựng báo cáo quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty - Các phịng phối hợp với để giải cơng việc liên quan đến nhiều chức công ty - Mối quan hệ phối hợp nhằm bổ sung khiếm khuyết việc áp dụng mơ hình tổ chức cấu sản xuất theo chức Quan hệ phối hợp tạo điều kiện thuận lợi cho phận chức liên kết với thành khối thống nhằm thực mục tiêu chung công ty - Kiểm tra, giám sát, tư vấn hỗ trợ phân xưởng xí nghiệp huyện Tham mưu cho ban giám đốc để đưa định quản trị b Phân chia quyền hạn cho phận h Trong hệ thống phân quyền theo cấu trúc mới, Tổng Giám Đốc người chịu trách nhiệm cao tồn Cơng ty Và chịu trách nhiệm điều hành tồn Cơng ty, phải báo cáo trực tiếp với hội đồng quản trị đại hội đồng cổ đông Hệ thống phân quyền Cơng ty mơ hình sau: v Tổng Giám Đốc phân quyền Phó Tổng Giám Đốc phụ trách sản xuất - Tổ chức điều hành thiết kế, thi cơng, giám sát cơng trình xây dựng - Tổ chức quản lý hoạt động mời thầu, đấu thầu dự án cơng trình xây dựng - Có quyền nghiên cứu đề xuất biện pháp kĩ thuật, cải tiến công nghệ Công ty cho phù hợp với quy trình xây dựng đại - Quản lí điều động phương tiện, vật tư thiết bị hoạt động cơng trình, dự án 87 v Tổng Giám Đốc phân quyền cho Phó Tổng Giám Đốc kinh tế thường trực - Điều hành hoạt động Cơng ty có ủy quyền tổng giám đốc - Có quyền ký kết hợp đồng kinh tế mua, bán hàng hóa dịch vụ - Quan hệ công tác với cấp trên, đối tác lĩnh vực kinh tế - Quản lí vấn đề nhân - Tổ chức quảng cáo hoạt động khuếch trương thương hiệu Công ty - Tổ chức hoạt động khuyến mãi, hậu - Nghiên cứu thị trường tham mưu cho tổng giám đốc định hướng phát triển sản phẩm v Tổng Giám Đốc phân quyền cho kế toán trưởng - Quyết định thu chi - Quyết định biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo cho hoạt động h phòng đạt hiệu cao - Giải vướng mắc lĩnh vực tài - Có quyền kiểm sốt số liệu tài chính, kế tốn đơn vị sở - Có quyền phân cơng cán nhân viên phòng v Tổng giám đốc phân quyền cho giám đốc xí nghiệp trực thuộc - Tổ chức cấu nhân xí nghiệp - Có quyền yêu cầu phối hợp, giúp đỡ đơn vị khác - Có quyền tuyển chọn nhân theo u cầu cơng việc - Có quyền khen thưởng, kỷ luật với cán công nhân viên đơn vị - Có quyền quản trị nhân theo phân cấp 3.1.7 Hồn thiện hệ thống thơng tin tổ chức v Yêu cầu việc hoàn thiện hệ thống thơng tin tổ chức Hồn thiện lại hệ thống thông tin gồm yêu cầu sau: - Hệ thống thơng tin phải đảm bảo tính xác cho phép phản ánh 88 cách khách quan, nhanh chóng, khơng xảy chồng chéo cơng việc, thống mục tiêu chung phòng ban, xí nghiệp phải phù hợp với hướng tới mục tiêu cao mục tiêu chung tổ chức - Hệ thống thông tin cần tổ chức cho phù hợp với quy chế chức năng, quyền hạn, trách nhiệm phận cán lãnh đạo - Phải phù hợp với trình độ người tổ chức sử dụng thông tin - Việc thiết kế hệ thống thông tin phải xuất phát từ nhu cần quản lý, đồng thời phải phù hợp với trình độ chun mơn, kỹ thuật văn hóa … tổ chức sử dụng thơng tin - Tính kịp thời, địi hỏi nhanh nhạy nắm bắt thơng tin, nhanh chóng xử lý truyền tải thơng tin kịp thời tới phịng ban xí nghiệp Để đề chiến lược phù hợp - Phải đảm bảo tính hiệu kinh tế, thay đổi hệ thống thông h tin tổ chức cần phải nắm rõ thay đổi luồng thông tin cho phù hợp với thay đổi v Mơ hình hệ thống thơng tin sau hồn thiện Hệ thống thơng tin thể người, thủ tục, liệu, thiết bị tin học Hệ thống thơng tin Cơng ty mơ tả sơ đồ sau: 89 Văn pháp luật phủ Các sách xây dựng Thông tin từ môi trường vi mô, vĩ mô Mục tiêu kinh doanh tồn Cơng Ty Thơng tin bên ngồi Quyết định ban lãnh đạo Các phịng chức Các xí nghiệp Thơng tin bên Đích Nguồn Thu thập Xử trị lưu trữ Phân tán h Kho liệu Thông tin hướng dẫn, đạo (dọc) Thông tin thực Thông tin đạo Thông tin ngang Hình 3.4: Hệ thống thơng tin Cơng ty v Hồn thiện hệ thống thơng tin - Đối tượng nhận tin: sơ đồ hệ thống thông tin đối tượng nhận tin phịng chức năng, xí nghiệp để có thơng tin đầy đủ việc định, điều hành cho nhân viên phối hợp với phịng chức năng, xí nghiệp Giám đốc xí nghiệp, Phó Tổng Giám Đốc trưởng phịng - Thông tin đạo: thông tin mệnh lệnh từ quan cấp Công ty, định, chiến lược, sách lược ban lãnh đạo 90 phòng chức xí nghiệp Và thơng tin đạo giám đốc xí nghiệp nhân viên cấp hay thơng tin đạo Phó Tổng Giám Đốc, trưởng phòng nhân viên cấp - Thông tin thực hiện: bao gồm số liệu, kiện xảy phòng chức năng, từ xí nghiệp cung cấp cho Ban giám đốc Công ty nhằm điều tiết hoạt động nhân viên khuôn khổ cho phép - Thông tin ngang: thơng tin phịng chức năng, xí nghiệp Công ty với Bao gồm thông tin loại chi phí hoạt động phịng ban; thơng tin tình hình nguồn nhân lực phịng ban; kế hoạch xí nghiệp: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư sửa chữa, kế hoạch tuyển dụng đào tạo ; thông tin khác với mục đích phối hợp nhịp nhàng cơng việc để hồn thành mục tiêu - Thơng tin dọc: thông tin qua lại cấp quản trị khác nhau: luồng h thông tin từ cấp báo cáo lên cấp trên, thông tin từ cấp truyền đạt xuống cho cấp Thông tin hoạt cần lưu thông mạch lạc , trôi chảy tạo điều kiện cho việc tiếp nhận thơng tin kịp thời xác Cụ thể - Thông tin đạo hướng dẫn: + Đối tượng truyền tin: Tổng Giám đốc Thông tin đạo: Các kế hoạch sản xuất; số lượng, chất lượng sản phẩm; nguyên vật liệu; thông tin đơn hàng (đối tượng nhận tin giám đốc xí nghiệp R) + Đối tượng truyền tin: giám đốc xí nghiệp R Thơng tin đạo: thơng tin liên quan đến lĩnh vực mà phó giám đốc phụ trách; giao quyền hạn cho Phó giám đốc vắng mặt; kế hoạch sản xuất xí nghiệp R; trao đổi trực tiếp với công nhân (đối tượng nhận tin Phó giám đốc xí nghiệp R) 91 Thơng tin đạo: Các kế hoạch sản xuất xí nghiệp; thông tin chức năng; trao đổi thông tin trưởng ban (đối tượng nhận tin ban chức năng) - Thơng tin bên ngồi: ảnh hưởng nhiều đến hoạt động xí nghiệp như: thơng tin khách hàng, thông tin nhu cầu tiêu dùng sản phẩm thị trường, cạnh tranh Với hệ thống thông tin vậy, đảm bảo cho nhà quản trị cấp cao hay cá nhân phận có đủ thơng tin cần thiết để bổ trợ cho việc định hay hồn thành cơng việc giao cách chóng xác Tạo hiệu cơng việc, cắt giảm thời gian chờ đợi thông tin, đồng thời cắt giảm chi phí 3.1.8 Phối hợp hoạt động v Sử dụng buổi họp hội nghị phối hợp h - Hội nghị để trao đổi thông tin: gồm người lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phận, quản trị viên cấp tham dự nhằm trao đổi, báo cáo tin tức hoạt động xí nghiệp tổ chức - Hội nghị để phát triển: phổ biến thị để người hiểu chấp hành, đồng thời giải thích kế hoạch, sách, chương trình hành động, thủ tục làm việc - Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo hội cho người tự phát biểu cảm nghĩ mình, sách, chương trình, thủ tục quy tắc Công ty - Hội nghị để giải vấn đề: nhằm mục đích thảo luận vấn đề cụ thể, tạo trí tập thể định tổ chức Dùng buổi họp để phối hợp biểu phần công tác cần thiết 92 v Truyền đạt thông tin - Các loại thông tin cần truyền đạt hàng ngày cho cấp Điều cần tránh trùng lặp thông tin lạm dụng thông tin v Thời điểm lịch hoạt động Đây công cụ phối hợp v Tạo ý thức kỷ luật, tự giác làm việc theo quy chế, kỷ cương 3.2 KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI v Năm 2012 Công ty cần kiên tiến hành hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý nhận thấy đơn vị hội tụ đầy đủ điều kiện để thực Điều Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Trưởng phịng, Giám đốc xí nghiệp phải thiết lập mục tiêu cho việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Nhà quản trị trở thành người hướng dẫn h người giám sát Phổ biến quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý, đến thành viên Công ty để người thấy cần thiết q trình Vạch rõ phân tích lợi ích thành viên tập thể Bên cạnh đó, Cơng ty cần đào tạo trang bị cho đội ngũ lao động kiến thức cần thiết để có khả thích ứng với mơ hình sau hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý, dù muốn hay khơng muốn nhân viên chịu tác động mạnh q trình Để tránh cho nhân viên có cú "sốc" bị thuyên chuyển cắt giảm q trình hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty nên có chủ động vấn đề Nghiên cứu biện pháp xóa bỏ mâu thuẫn lợi ích cá nhân cá biệt lợi ích tập thể 93 Cụ thể như: Cung cấp thông tin cần thiết quyền lợi trách nhiệm họ để họ chủ động có kế hoạch cơng việc mình, đồng thời trang bị kiến thức cần thiết để họ tiếp cận với vị trí sau hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty v Giai đoạn sau năm 2012 Phân chia lại công việc rõ ràng, xác định rõ ràng nhiệm vụ phòng ban xí nghiệp nhằm tránh chồng chéo cơng việc Đảm bảo thông tin nội Công ty Kết hợp công việc với Trao quyền ủy quyền định cho nhân viên Xác lập lại lượng nhân viên Công ty, tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân hợp lý phù hợp với chuyên môn công việc Thiết lập hệ thống đánh giá kết có phần thưởng thích đáng h cho công việc đạt mục tiêu 3.3 ĐÁNH GIÁ MƠ HÌNH MỚI 3.3.1 Về mặt định lượng Việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty làm tiết kiệm nhiều thời gian tiền bạc sau hồn thiện máy quản lý Cơng ty nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên xác định cách rõ ràng toàn tổ chức diễn cách hài hòa, đồng ăn khớp với tránh trùng lắp công việc Tuy nhiên, Cơng ty có tốn khoản tiền để tuyển, đào tạo nhân cho phù hợp với chuyên môn công việc tăng hiệu làm việc lên cao Luồng thơng tin hồn thiện đảm bảo tính xác cho phép phản ánh cách khách quan, nhanh chóng, khơng xảy chồng chéo cơng việc, thống mục tiêu chung phịng ban, xí nghiệp phải phù hợp với hướng tới mục tiêu cao mục tiêu chung tổ chức cắt giảm thời gian liên 94 lạc với Ngoài việc hoàn thiện máy quản lý làm cho tổ chức linh hoạt đối phó với khơng chắn cao môi trường Đồng thời tạo nên sức mạnh cạnh tranh Cơng ty với đối thủ cạnh Tất yếu tố làm tăng thêm lợi nhuận Cơng ty 3.3.2 Về mặt định tính Tạo bầu khơng khí tâm lý vui vẻ hơn, đồn kết làm cho nhân viên làm việc nhiệt tình thoải mái Các mối quan hệ Công ty trở nên mật thiết hơn, xóa khoảng cách nhà lãnh đạo nhân viên Kết hợp hiệu phịng ban xí nghiệp tạo thêm niềm vui cho nhân viên Công ty Hệ thống thông tin giúp cho công việc diễn nhanh chóng mà khơng cần nhân viên phải gặp trực tiếp h Ủy quyền phân quyền cho nhân viên cấp làm cho nhân viên thấy tầm quan trọng tổ chức, phấn đấu đạt mục tiêu chung tổ chức Đồng thời giảm bớt công việc cho nhà quản trị cấp cao Có thưởng phạt cơng làm cho nhân viên hăng say với công việc KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua q trình tìm hiểu thực tế, phân tích đánh giá cấu tổ chức máy quản lý chương 2, từ làm sáng tỏ đưa giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Trong chương 3, dựa sở phân tích thực trạng chương kết hợp với phần sở lý luận xin đưa số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xây lắp Thủy sản Việt Nam 95 KẾT LUẬN Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý hoạt động quan trọng doanh nghiệp Mục đích hoạt động xây dựng cấu xác lập chế vận hành máy quản trị - điều hành doanh nghiệp Doanh nghiệp có phát triển nhờ có máy quản lý phù hợp với đội ngũ lãnh đạo có trình độ chun mơn, có tâm với phát triển doanh nghiệp Cơng ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam trình đổi nên việc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý phù hợp điều vơ cần thiết Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty đáp ứng phần nhu cầu để Công ty phát triển nữa, bắt kịp thay đổi kinh tế thị trường cần có đổi để tạo giá trị sản lượng cao đem lại doanh thu lợi nhuận cho h Cơng ty Để hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cần làm đồng bước máy, người, sở vật chất đáp ứng công việc để tạo động lực cho người quản lý, giúp họ chuyên tâm cống hiến cho công việc Các mơ hình kinh tế khơng có mơ hình với thời điểm, thời kỳ thiết kế, áp dụng cần kiểm tra phù hợp mơ hình có thay đổi cần thiết Những giải pháp đưa dựa sở vận dụng kiến thức lý thuyết phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần xây lắp thủy sản Việt Nam Qua phân tích em mong đóng góp ý kiến thiết thực, có giá trị cho q trình hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý Xí nghiệp làm sở cho phân tích, nghiên cứu sau Do thời gian trình độ có hạn nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý q thầy để viết hoàn thiện 96 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam (2011), Ban kinh tế tổng hợp [2] Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam (2011), Bảng cân đối kế toán năm 2009, 2010, 2011 [3] Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam (2011), Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2009, 2010, 2011 [4] Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam (2011), Kết hoạt động kinh doanh 2007-2011 [5] Công ty Cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam (2011), Qui chế hoạt động công ty [6] PGS.TS Lê Thế Giới (chủ biên), TS Nguyễn Xuân Lãn, ThS Nguyễn Phúc Nguyên, ThS Nguyễn Thị Loan (2007), Quản trị học, Nhà xuất Tài h [7] PGS.TS Lê Thế Giới, TS Nguyễn Thanh Liêm, ThS Trần Hữu Hải (2009), Quản trị chiến lược, Nhà xuất Thống kê [8] TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006), Quản trị học, Nhà xuất Giao thông vận tải [9] JAMES H DONNELLY, JAMES L GIBSON, JOHN M.IVANCEVICH, Người dịch: TS Vũ Trọng Hùng - Hiệu đính: TS Phan Thăng (2000), Quản trị học bản, Nhà xuất Thống kê [10] PGS.TS Lê Văn Tâm, TS Ngô Kim Thanh (2000), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất Lao động - Xã hội [11] TS Phan Thăng, TS Nguyễn Thanh Hội (2001), Quản trị học, Nhà xuất Thống kê [12] TS Bùi Anh Tuấn (2001), Giáo trình hành vi tổ chức, Nhà xuất Thống kê