1.2.1. Chiến lược ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau trong cơ sở phân tích: Môi trường luôn luôn biến động thay đổi là hình thái tồn tại của môi trương tổ chức, nó làm xuất hiện những cơ hội, thách thức. Đồng thời tổ chức có những điểm mạnh điểm yếu nhất định. Cơ cấu tổ chức sẽ là công cụ thực hiện chiến lược của tổ chức, cơ cấu tổ chức có thể thay đổi để có thể thích hợp với chiến lược mới của tổ chức, hoặc sự thay đổi cơ cấu tổ chức sang một hình thái mới khi mà cơ cấu cũ không còn phù hợp với chiến lược của tổ chức. Tuy nhiên sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi cơ cấu tổ chức.
1.2.2. Công nghệ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Khái niệm công nghệ có thể được định nghĩa là "những quá trình sản
h
xuất, khác với các quá trình hành chính hay phân phối được các công ty sản xuất sử dụng để biến đầu vào thành đầu ra"[11, tr. 286].
Công nghệ được đo lường bởi: nhiệm vụ đa dạng phức tạp xảy ra. Nhiệm vụ đa dạng phức tạp cao và khả năng phân tích trước các vấn đề thấp thể hiện nhiều vấn đề khác thường đối với nhà quản trị, vì thế cơ cấu hữu cơ là thích hợp nhất cho điều kiện này. Nhiệm vụ đa dạng phức tạp thấp và khả năng phân tích trước các vấn đề cao cho phép nhà quản trị dựa vào những chương trình, thủ tục đã thiết kế để giải quyết vấn đề, vì thế cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ giới. Có ba loại hình sản xuất đại diện cho ba loại công nghệ phân biệt theo hướng gia tăng mức độ phức tạp và khả năng phân tích trước các vấn đề. Loại đầu tiên, sản xuất đơn chiếc, mô tả việc sản xuất mang tính đơn chiếc, loại hình này dựa trên kỹ năng của người công nhân nên cơ cấu thích hợp là cơ cấu hữu cơ. Loại thứ hai, sản xuất khối lượng lớn, máy móc đã được tự động hóa để sản xuất một khối lượng lớn các sản phẩm tiêu chuẩn, và công nhân thực hiện các nhiệm vụ lặp lại, vì thế cơ cấu thích hợp là cơ cấu cơ giới. Cuối cùng, loại thứ ba và nhóm phức tạp về kỹ thuật nhất, sản xuất chế biến, bao gồm việc sản xuất một tiến trình liên tục, toàn bộ quá trình sản xuất đã được tự động, người công nhân phải theo dõi về các vấn đề bất trắc và tác động nhanh chóng đến nó, vì vậy một cơ cấu hữu cơ là hợp lý. Nhìn chung kỹ thuật càng thông thường thì cấu trúc càng càng cơ giới. Ngược lại, các tổ chức với công nghệ khác biệt thì càng có khả năng là cấu trúc hữu cơ.
1.2.3. Quy mô ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Quy mô tổ chức được mô tả như là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cách thiết kế cấu trúc. Sự khác nhau về quy mô tổ chức của các Công ty phụ thuộc vào các yếu tố: sự chính thức hóa, phân quyền, sự liên kết và tỉ lệ nhân viên.
- Sự chính thức hóa: nhắc đến quy định, thủ tục và các văn bản viết như chính sách, bảng mô tả công việc quy định quyền và nghĩa vụ của nhân viên.
h
Tổ chức lớn có sự chính thức hóa hơn và ngược lại.
- Sự phân quyền: nhắc đến các cấp bậc trong hệ thống cấp bậc tổ chức là căn cứ để ra quyết định. Trong tổ chức tập quyền, các quyết định có khuynh hướng được các vị trí cấp cao đưa ra. Trong tổ chức phân quyền, các quyết định đơn giản có thể được các cấp thấp hơn đưa ra.
- Sự liên kết: đưa ra số lượng của cấp trong hệ thống cấp bậc (liên kết dọc) và số lượng các phòng ban cũng như công việc (liên kết ngang).
- Tỷ lệ nhân viên: gồm tỷ lệ nhân viên trong quản lý, thư ký và bộ phận hỗ trợ chuyên môn.
Tóm lại: Sự khác nhau giữa Công ty lớn và Công ty nhỏ là: Những Công ty lớn có nhiều thủ tục và quy tắc hơn; nhân viên chuyên môn hóa hơn;
có sự phân quyền hơn; tỷ lệ các nhân viên văn phòng, bảo dưỡng và đội ngũ nhân viên trợ giúp chuyên môn cũng lớn hơn.
1.2.4. Môi trường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Tổ chức luôn luôn tồn tại trong môi trường của nó, chịu sự tương tác của các thay đổi trong quá trình hoạt động. Trong bối cảnh của toàn cầu hóa, sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng như môi trường tự nhiên, việc nghiên cứu những xu hướng và những tác động của môi trường đến hoạt động của tổ chức là vô cùng cần thiết. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải cấu trúc tổ chức hữu cơ.
Mọi tổ chức đều phải hoạt động trong một môi trường nào đó (môi trường bên ngoài và môi trường bên trong), có các đối thủ cạnh tranh, những người cung ứng, các khách hàng, các chủ nợ, kinh tế, chính trị, nhà nước, lực lượng hàng ngày trong tổ chức nơi mà những nhà quản trị thực hiện các chức năng của mình và mỗi đối tượng này đều đặt ra những yêu cầu đối với tổ
h
chức. Mọi lực lượng bên ngoài và bên trong này có thể ảnh hưởng đến thiết kế của tổ chức.