Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại sở tài nguyên và môi trường thành phố đà nẵng

1. Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập thế giới, cũng như đáp ứng nhu cầu phát triển theo định hướng phát triển ngành tài nguyên và môi trường Việt Nam đến năm 2020, chi tiêu NSNN nói chung và chi thường xuyên NSNN nói riêng có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và đảm bảo thực hiện chức năng cũng như phát huy vai trò của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường. Do đó, việc quản lý nhằm nâng cao hiệu quả chi tiêu NSNN từ Trung ương đến địa phương là vấn đề có ý nghĩa quyết định đến sự ổn định và phát triển của nền kinh tế của Sở tài nguyên và môi trường thành phố Đà Nẵng cũng không nằm ngoài xu hướng chung đó. Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào. Tuy nhiên công việc kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay, còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát và có hệ thống để quản lý công tác kiểm soát. Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát là rất quan trọng và cần thiết trong việc quản lý chi tiêu thường xuyên, giúp việc quản lý ngân sách được hiệu quả. Từ đó, giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thông tin chính xác và sẽ xây dựng được dự toán chi thường xuyên cho năm sau được tốt hơn. Tác giả là người làm việc trong ngành tài nguyên môi trường nên cũng mong muốn qua bài luận văn này được lắng nghe ý kiến của các nhà khoa học, các nhà hoạch định chính sách, các nhà quản lý về lĩnh vực tài nguyên môi trường và các nhà kế toán kiểm soát chi cho ngành tài nguyên môi trường nghiên cứu, thảo luận, góp ý để đưa ra các giải pháp tích cực, mang tính thực tiễn cao và phù hợp đặc điểm tình hình của ngành tài nguyên môi trường tại địa phương. Nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện để hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên một cách tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả của Sở tài nguyên và môi trường thành phố Đà Nẵng đồng thời chuyển sang thời kỳ ổn định ngân sách mới và một số nội dung quản lý chi ngân sách cần điều chỉnh bổ sung. Vì vậy, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường thành phố Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên làm giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra.

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS HỒ VĂN NHÀN

Ðà Nẵng – Năm 2019

Tôi xin cam đoan đề tài “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Nhà máy Bia Sài Gòn Quảng Ngãi” là công trình nghiên cứu của

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Chương trình Giảng dạy Caohọc Kế toán tại trường Đại Học Duy Tân, các Quý Thầy Cô đã giúp tôi trang

bị kiến thức, tạo môi trường điều kiện thuận lợi nhất trong suốt quá trình họctập và thực hiện luận văn này

Với lòng kính trọng và biết ơn, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn tới TS.Nguyễn Hữu Phú đã khuyến khích, chỉ dẫn tận tình cho tôi trong suốt thờigian thực hiện nghiên cứu luận văn này

Xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đã cung cấp cho tôi nhiềunguồn tư liệu, tài liệu hữu ích để phục vụ trong quá trình làm đề tài nghiêncứu

Tuy có nhiều nỗ lực và cố gắng, nhưng do điều kiện của bản thân, vànhiều lý do khách quan, nên chắc chắn luận văn sẽ không tránh khỏi nhữnghạn chế Kính mong được sự góp ý của các quý Giảng viên và các bạn đồngnghiệp, để đề tài được hoàn thiện, vận dụng vào thực tiễn công việc của mìnhngày một tốt hơn

Nguyễn Thị Ánh Nguyện

BCTC Báo cáo tài chính

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 7

1.1.1 Khái quát về đơn vị sự nghiệp 7

1.1.2 Khái quát các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp 8

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 10

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 11

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ 12

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 12

1.3 CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 25

1.3.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên 26

1.3.2 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân 28

1.3.3 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn 29

1.3.4 Kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản 30

1.3.5 Kiểm soát các khoản chi khác 31

TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 33 2.1 TỔNG QUAN VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH

PHỐ ĐÀ NẴNG 33

2.1.1 Vị trí và chức năng 33

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 33

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 35

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Sở tài nguyên và môi trường Thành phố Đà Nẵng 36

2.1.5 Kết quả chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường TP Đà Nẵng .41

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 44

2.2.1 Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân 44

2.2.2 Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn 54

2.2.3 Kiểm soát chi mua sắm tài sản 68

2.2.4 Kiểm soát chi các khoản chi khác (Tiểu nhóm 0132) 71

2.3 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 75

2.3.1 Những kết quả đạt được 75

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 76

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT 80

CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG 80

TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ĐẾN

NĂM 2025 80

3.1.1 Mục tiêu tổng quát phát triển thành phố đến năm 2025 80

3.1.2 Nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và môi trường Thành phố Đà Nẵng đến 2025 81

3.1.3 Định hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường Thành phố Đà Nẵng 84

3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 85

3.2.1 Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân 85

3.2.2 Kiểm soát chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn 88

3.2.3 Hoàn thiện kiểm soát chi mua sắm tài sản 91

3.2.4 Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp trong kiểm soát chi thường xuyên tại Sở TN&MT thành phố Đà Nẵng 93

3.2.5 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và tự kiểm tra tài chính trong Sở TN&MT thành phố Đà Nẵng 98

3.2.6 Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán 99

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 102

KẾT LUẬN 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bảng 2.1 Công tác chi thường xuyên tại Sở TN&MT thành phố Đà Nẵng giai

đoạn 2016 - 2018 42

Bảng 2.2 Tiền lương, phụ cấp lương tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 48

Bảng 2.3 Tiền thưởng tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 49

Bảng 2.4 Phúc lợi tập thể tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 51

Bảng 2.5 Các khoản đóng góp tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 52

Bảng 2.6 Các khoản thanh toán khác cho cá nhân tại 54

Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 54

Bảng 2.7 Chi thanh toán dịch vụ công cộng tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 56

Bảng 2.8 Chi vật tư văn phòng phẩm tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 57

Bảng 2.9 Chi thông tin tuyên truyền liên lạc tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 59

Bảng 2.10 Chi hội nghị tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 60

Bảng 2.11 Chi công tác phí tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 63

Bảng 2.12 Chi thuế mướn tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 63

Bảng 2.13 Chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 65

Bảng 2.14 Chi nghiệp vụ chuyên môn tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 68

Bảng 2.15 Chi khác tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 72

Bảng 2.16 Chi cho công tác Đảng ở tổ chức Đảng cơ sở và các cấp trên cơ sở tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 73

Bảng 2.17 Chi lập các quỹ tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 74

Hình 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên 26

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy Sở TN&MT Thành phố Đà Nẵng 36

Hình 2.2 Giao diện phần mềm kế toán tại Sở 37

Hình 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Sở 38

Hình 2.4: Tình hình chi thường xuyên qua 3 năm 2016 – 2018 45

Hình 2.5: Tình hình chi thanh toán cá nhân qua 3 năm 2016 – 2018 46

Hình 2.6 Quy trình kiểm soát chi lương tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng 47

Hình 2.7 Quy trình kiểm soát chi lương tăng thêm 48

Hình 2.8 Quy trình thanh toán khen thưởng thường xuyên 50

Hình 2.9 Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương tăng thêm 53

Hình 2.10 Quy trình kiểm soát chi hội nghị 61

Hình 2.11 Quy trình kiểm soát chi Công tác phí 62

Hình 2.12 Quy trình kiểm soát sửa chữa TSCĐ 65

Hình 2.13 Quy trình kiểm soát mua hàng của Sở 67

Hình 2.14 Quy trình kiểm soát mua sắm tài sản cố định 70

Hình 3.1 Quy trình kiểm soát chi lương cơ bản tại Sở 88

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập thế giới, cũng như đáp ứng nhu cầu phát triểntheo định hướng phát triển ngành tài nguyên và môi trường Việt Nam đếnnăm 2020, chi tiêu NSNN nói chung và chi thường xuyên NSNN nói riêng cóvai trò quan trọng đối với sự tồn tại và đảm bảo thực hiện chức năng cũngnhư phát huy vai trò của Nhà nước trong nền kinh tế thị trường Do đó, việcquản lý nhằm nâng cao hiệu quả chi tiêu NSNN từ Trung ương đến địaphương là vấn đề có ý nghĩa quyết định đến sự ổn định và phát triển của nềnkinh tế của Sở tài nguyên và môi trường thành phố Đà Nẵng cũng không nằmngoài xu hướng chung đó

Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trìnhquản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vịnào Tuy nhiên công việc kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp cônglập hiện nay, còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết

cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát

và có hệ thống để quản lý công tác kiểm soát

Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát là rất quan trọng và cần thiết trongviệc quản lý chi tiêu thường xuyên, giúp việc quản lý ngân sách được hiệuquả Từ đó, giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thông tin chínhxác và sẽ xây dựng được dự toán chi thường xuyên cho năm sau được tốt hơn.Tác giả là người làm việc trong ngành tài nguyên môi trường nên cũngmong muốn qua bài luận văn này được lắng nghe ý kiến của các nhà khoahọc, các nhà hoạch định chính sách, các nhà quản lý về lĩnh vực tài nguyênmôi trường và các nhà kế toán kiểm soát chi cho ngành tài nguyên môi trườngnghiên cứu, thảo luận, góp ý để đưa ra các giải pháp tích cực, mang tính thực

tiễn cao và phù hợp đặc điểm tình hình của ngành tài nguyên môi trường tạiđịa phương Nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện để hoàn thiện công tác kiểm soát chithường xuyên một cách tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả của Sở tài nguyên vàmôi trường thành phố Đà Nẵng đồng thời chuyển sang thời kỳ ổn định ngânsách mới và một số nội dung quản lý chi ngân sách cần điều chỉnh bổ sung.

Vì vậy, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường thành phố Đà Nẵng” làm luận văn tốt

nghiệp của mình Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra được những mặt mạnh vànhững mặt còn hạn chế, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểmsoát chi thường xuyên làm giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đốivới các đơn vị sự nghiệp

- Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tàinguyên và môi trường TP Đà Nẵng

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chithường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường TP Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : Là các khoản chi thường xuyên và công tác

kiểm soát chi thường xuyên trong đơn vị sự nghiệp, bao gồm các quy trình vàthủ tục kiểm soát chi các khoản chi thường xuyên

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát

chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường TP Đà Nẵng trong 3 năm2016-2018

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài của tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính nhằm giảiquyết 3 mục tiêu nghiên cứu trình bày ở mục trên Trong đó nhấn mạnh đếnviệc sử dụng một số các phương pháp chi tiết như sau:

4.1 Phương pháp phân tích thống kê

Trên cơ sở các số liệu thu thập được qua các năm 2016, 2017, 2018 từcác nguồn của Sở, tác giả sẽ sử dụng phương pháp thống kê mô tả để phântích công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng

4.2 Phương pháp so sánh

Phương pháp này được dùng để đánh giá sự biến động của số liệu vềkiểm soát chi thường xuyên tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng qua các năm đã thuthập được, từ đó tìm nguyên nhân của sự biến động

4.3 Phương pháp mô hình hóa

Các qui trình về kiểm soát chi thường xuyên đều được mô hình hóa đểngười đọc có thể dễ dàng nắm bắt các bước của từng công tác

4.4 Phương pháp suy diễn quy nạp

Từ các lý luận chung về kiểm soát chi thường xuyên, kết hợp với thựctrạng công tác này tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng, tham chiếu với các văn bảnquy phạm pháp luật có liên quan để rút ra những điểm còn bất cập trong cácquy định về kiểm soát chi thường xuyên tại Sở TN&MT Tp Đà Nẵng Trên cơ

sở đó có những đề xuất giải pháp và kiến nghị thích hợp

5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm có 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị

sự nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tài nguyên vàmôi trường Thành phố Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Sở tàinguyên và môi trường Thành phố Đà Nẵng.

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Nhằm để đánh giá toàn diện hơn về công tác kiểm soát chi thườngxuyên Sở TN&MT thành phố Đà Nẵng, tác giả đã đã tham khảo một số luậnvăn về công tác kiểm soát chi ngân sách nhà nước khác để có định hướng cụthể cho luận văn của mình Thông qua đó, tác giả cũng đánh giá được nhữngthành tựu và hạn chế của công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Sởtài nguyên và môi trường Thành phố Đà Nẵng để được ra những giải phápgiúp nâng cao hiệu quả chi tiêu cũng như việc kiểm soát chi thường xuyên

- Đề tài Thạc sĩ: “Kiểm soát chi thường xuyên từ KBNN qua KBNN Hà Nội – thực trạng và giải pháp” Năm 2006 của tác giả Phùng Quang Anh.

Đề tài đi sâu nghiên cứu công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN HàNội trên cơ sở tiếp cận công tác kiểm soát chi theo yêu cầu đổi mới cải cáchtài chính công và kiểm soát chi tiêu công của các nước tiên tiến để đưa ra cácgiải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN theohướng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong lĩnh vực quản lýNSNN, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các đơn vị sử dụng NSNN, đồng thờiphù hợp xu thế hội nhập quốc tế Tuy nhiên thời điểm nghiên cứu đề tài năm

2006 đến nay đã có nhiều thay đổi về văn bản, chế độ qui định kiểm soát chingân sách vì vậy, hiện nay nghiên cứu có nhiều điểm không còn phù hợp

- Đề tài Thạc sĩ: "Hoàn thiện quản lý chi Ngân sách Nhà nước tại thành phố Đà Nẵng”năm 2010, của tác giả Ngô Thị Bích.

Đề tài này đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về chi tiêuNSNN, những quy định về quản lý chi tiêu NSNN trên cơ sở Luật ngân sáchnhà nước, các Nghị định của Chính phủ, Thông tư của Bộ Tài chính có liênquan Các nội dung quản lý chi ngân sách nhà nước được phân cấp theo

nhiệm vụ, chức năng quản lý và sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lýchi ngân sách nhà nước Đồng thời đề tài cũng nêu ra một số giải phápnhằm hoàn thiện công tác quản lý chi ngân sách nhà nước.

- Đề tài Thạc sĩ: "Kiểm soát chi ngân sách sự nghiệp y tế tại Trung tâm

Y tế quận Ngũ Hành Sơn - Đà Nẵng", năm 2010 của tác giả Ngô Thị Nguyệt

Nga

Đề tài trên cơ sở hệ thống hóa các vấn đề lý luận về kiểm soát chi ngânsách trong các đơn vị sự nghiệp y tế và nghiên cứu, phân tích những mặt đãlàm được, những tồn tại trong kiểm soát chi ngân sách tại Trung tâm Y tếquận Ngũ Hành Sơn để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảcông tác kiểm soát chi ngân sách tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn

- Đề tài Thạc sĩ “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng”

năm 2017, của tác giả Đinh Thị Thúy Hương

Đề tài đã trình bày những vấn đề cơ bản về lý luận kiểm soát chithường xuyên ngân sách nhà nước tại phòng Tài chính - Kế hoạch cấp huyện

Đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng công táckiểm soát chi thường xuyên tạiphòng Tài chính - Kế hoạch huyện Hòa Vang trong thời gian qua Trên cơ sở

đó chỉ rõ những kết quả đạt được, cũng như những tồn tại và nguyên nhân củacác hạn chế Từ đó đề xuất những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác kiểm soát chi thường xuyên tại phòng Tài chính - Kế hoạch huyệnHòa Vang trong thời gian đến

- Đề tài Thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu - chi ngân sách nhà nước tại Trường Cao đẳng Công nghệ - Đại học Đà Nẵng” năm 2016,

của tác giả Mai Thị Lợi

Đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộthu chi ngân sách tại Trường Cao đẳng Công nghệ như: Xây dựng quy chế chi

tiêu nội bộ của Trường; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ phần thu NSNN

do Nhà nước cấp; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ chi NSNN do cấp trêncấp; Kiểm soát chi nghiên cứu khoa học do Nhà nước cấp kinh phí; Kiểm soátthu ngân sách nội bộ của Trường; Kiểm soát chi ngân sách do quy định củaĐại học Đà Nẵng và Trường Cao đẳng Công nghệ; Giải pháp tăng cườngkiểm soát thu, chi trong môi trường máy tính của Trường.Cho đến nay đề tàivẫn còn phù hợp tuy nhiên đề tài chưa đi vào phân tích rõ giảm thiểu rủi rosau khi áp dụng các giải pháp

Các Nghiên cứu trên đã đề cập đến công tác kiểm soát chi ở các lĩnhvực, đồng thời hiện nay cũng có nhiều nghiên cứu về kiểm soát chi qua khobạc nhà nước trong khu vực công, nhưng chưa có công trình nghiên cứu vềkiểm soát chi thường xuyên tại Sở tài nguyên và môi trường thành phố ĐàNẵng Vì vậy, nghiên cứu của tác giả là không bị trùng lắp với các đề tàinghiên cứu đã được công bố trước đây

1.1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp

Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng, mà còn

đa dạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động Do vậy, việc phân loại đơn vị sựnghiệp công lập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại Tại Nghị định số43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tựchịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chínhđối với sự nghiệp công lập, xác định 3 loại đơn vị sự nghiệp công lập là đơn

vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thườngxuyên; đơn vị có thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt độngthường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; đơn vị có nguồnthu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt độngthường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn

bộ kinh phí hoạt động [9]

Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định

cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập đã chia đơn vị sự nghiệp công lậpthành 4 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảođảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vịđược Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên [11]

1.1.1.3 Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm

Hoàn thành nhiệm vụ được giao Đối với hoạt động sản xuất hàng hoá,cung cấp dịch vụ phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp vớikhả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị

Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật

Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với tự chịu trách nhiệm trước cơ quanquản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình; đồngthời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhântheo quy định của pháp luật

(Theo điều 3, chương I của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày25/4/2016 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thựchiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với sự nghiệp cônglập qui định) [9]

1.1.2 Khái quát các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp

1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên

Chi thường xuyên là quá trình phân bổ, sử dụng thu nhập từ các quỹ tàichính công nhằm đáp ứng các nhu cầu chi của các cơ quan, các tổ chức chínhtrị xã hội thuộc khu vực công lập, qua đó thực hiện nhiệm vụ chính trị vànhiệm vụ chuyên môn được giao Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quátrình phân bổ, sử dụng quỹ ngân sách để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việcthực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị [2,tr14]

1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên

Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thểnhư sau:

- Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương, tiền côngtrả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng; phụ cấp lương; tiền thưởng;phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm; chi các khoảnđóng góp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phícông đoàn

- Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiênliệu;vệ sinh, môi trường; văn phòng phẩm; cước phí điện thoại, bưu phí; côngtác phí; hội nghị; đoàn ra đoàn vào; chi mua sắm và sữa chữa thường xuyênTSCĐ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn; và các khoản chi cho nghiệp vụchuyên môn của đơn vị

- Khoản chi mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định và xây dựng nhỏgồm: Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐphục vụ chuyên môn và các công trình cơ sở hạ tầng; chi mua tài sản vô hình;mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn

- Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệmcác ngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tai, hỏa hoạn, chilập các quỹ và chi khác [2]

1.1.2.3 Đặc điểm chi thường xuyên

Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên đượcphân bố tương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý,giữa các năm trong kỳ kế hoạch

Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việcnên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia

Hiệu quả của chi thường xuyên không thể đánh giá, xác định cụ thể như

chi cho đầu tư phát triển Hiệu quả của nó không đơn thuần về mặt kinh tế màđược thể hiện qua sự ổn định chính trị - xã hội từ đó thúc đẩy sự phát triểnbền vững của đất nước.

Đặc điểm trên cho thấy vai trò chi thường xuyên có ảnh hưởng rất quantrọng đến đời sống kinh tế xã hội của một quốc gia

Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao.Chi nhiệm vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí

Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với ngânsách nhà nước, trích khấu hao tài sản cố định theo quy định, chi trả vốn, trả lãitiền vay theo quy định của pháp luật)

1.1.2.4 Vai trò của chi thường xuyên

Chi thường xuyên có vai trò trong nhiệm vụ chi của NSNN, chi thườngxuyên đã giúp cho bộ máy nhà nước duy trì hoạt động bình thường để thựchiện tốt chức năng QLNN, đảm bảo an ninh, an toàn xã hội, đảm bảo sự toànvẹn lãnh thổ quốc gia

Thực hiện tốt nhiệm vụ chi thường xuyên còn có ý nghĩa rất quan trọngtrong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của đất nước,tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng.Chi thườngxuyên hiệu quả và tiết kiệm sẽ tăng tích lũy vốn NSNN để chi cho đầu tư pháttriển, thúc đẩy kinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai tròquản lý điều hành của nhà nước

1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro

có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày

6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đãthay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây

Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Banquản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện

và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn

vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả,hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuậtngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thànhphần của kiểm soát nội bộ.[6]

1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xácđịnh các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn

vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Có thểchia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm

 Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quảcủa việc sử dụng các nguồn lực

trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệmlập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

 Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lýviệc chấp hành luật pháp và các quy định

Kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt đượccác mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủpháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sởcác chuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trườngkiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệthống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát

Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các

sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn

vị, đồng thời có những biện pháp xử lý những sai phạm kịp thời và hiệu quả

- Giúp cho nhà quản lý có những quyết định chính xác, điều hành bộmáy hoạt động hiệu quả, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủđầy đủ các chính sách có liên quan đến đơn vị

1.2.3 Phân loại kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu.Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạtthì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo

1.2.3.1 Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)

Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiệngiúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốthơn Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mụctiêu Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có cáchoạt động quản lý kịp thời

1.2.3.2 Kiểm soát kế toán tuân thủ

Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loạikiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước,nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn Vớihình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng màthông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thểqua được sự kiểm soát Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn

để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành độngbảo vệ

1.2.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNBgiữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt

động, mục tiêu, v.v…, tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng baogồm 5 yếu tố:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát

1.2.4.1 Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thốngkiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thànhviên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội

bộ Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghềnghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủynhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,v.v…, một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quảcủa hệ thống kiểm soát nội bộ, v.v…, các nhân tố chính:

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức : Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo

đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểmsoát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực vềhành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩnmực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức baogồm các nội dung như: biện pháp của Lãnh đạo để loại bỏ hoặc giảm thiểucác động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực,bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị vềtính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên

các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạođức và bằng tấm gương điển hình.

- Cam kết về năng lực : Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để

hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

- Sự tham gia của Ban quản trị:Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng

và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật

và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài

ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạtđộng của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quảcủa KSNB của đơn vị

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc : Triết lý và phong

cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ

và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thểđược thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thậntrọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kếtoán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó:+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi mộtngười thì kế toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắmquyền tập trung đó

+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản

lý thì kế toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền

để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạmdụng quyền hạn này

+ Phương pháp ủy quyền : Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấpdưới một cách chính thức Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúpcho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng

- Cơ cấu tổ chức : Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc

xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênhbáo cáo phù hợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy

mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sựphân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó gópphần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là

cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngượclại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểmsoát mất tác dụng

Ví dụ:Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán,

chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huytác dụng

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đóphải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm

và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợpvới quy mô và hoạt động của đơn vị

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm : Việc phân công quyền hạn và

trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến,hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực đượccung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm cácchính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểuđược mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quanvới nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức đượcmỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự : Các chính sách và thông lệ về

nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức vềkiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình

độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực vàđáng tin cậy

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũnhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng nhưchủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý

và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt,khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị

cố bất ngờ, không mong đợi

Các yếu tố đánh giá rủi ro:

- Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn

vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quannhư thế nào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trìnhbày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết địnhcác hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Ví dụ, quytrình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khảnăng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ướctính kế toán quan trọng được ghi nhận trên BCTC

- Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiệntrong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và

có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệutài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC BanGiám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lýnhững rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả

kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thayđổi trong các tình huống như:

+ Những thay đổi trong môi trường hoạt động:Những thay đổi trong môi

trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về

áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;

+ Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng

tâm khác về KSNB;

+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa:Những thay đổi quan

trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi roliên quan đến KSNB;

+ Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng

có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

+ Công nghệ mới:Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD

hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

+ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào

các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có

ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

+ Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay

đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làmthay đổi rủi ro liên quan đến KSNB;

+Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạt

động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đếnKSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

+Áp dụng các quy định kế toán mới:Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn

mực, chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnhhưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

1.2.4.3 Hoạt động kiểm soát

a) Các chính sách và thủ tục

Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thể đượcphân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:

- Đánh giá tình hình hoạt động:Các hoạt động kiểm soát này bao gồm

việc đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với

dự báo hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mốiliên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và

dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánhcác số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hìnhthực hiện chức năng hay hoạt động

- Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được

sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung vềcông nghệ thông tin: Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng choviệc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt sốhọc của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét số dư các tài khoản và bảngcân đối số phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầuvào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báocáo tổng hợp ngoại lệ Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là nhữngchính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả nănghoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúpđảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin Ví dụ kiểmsoát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữliệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phầnmềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệthống có thể làm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép màkhông để lại dấu vết

- Kiểm soát về mặt vật chất:Là các kiểm soát bao gồm:

+ Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ

và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơtài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu

+ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chéptrong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán vàhàng tồn kho thực tế với sổ kế toán)

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việctrộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liênquan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắphay không

- Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm

phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản Việc phân nhiệmnhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấusai phạm hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ

b) Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệuquả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm và Phê chuẩn, ủy quyền

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phảiđược phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làmquá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyêntắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộphận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường

dễ phát hiện

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào

có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của ngườinày được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân côngcông việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiệnnâng cao chuyên môn của nhân viên.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhânviên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho vàgiao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhậntiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với

số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp.Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý)

và hành vi lạm dụng quyền hạn

Ví dụ : Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụphê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phảiđược tôn trọng:

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việcthực hiện các nghiệp vụ đó

+Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phảiđược phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽxảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định

và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực

hiện qua 2 loại:

+ Phê chuẩn chung : Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tíndụng cho khách hàng

+ Phê chuẩn cụ thể : Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêngbiệt Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớnhoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước”

67/2004/QĐ-Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hìnhchấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện vàchấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân vàđưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kếtoán tại đơn vị

1.2.4.4 Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sựkiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báocáo kế toán Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thôngqua hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp

vụ Quá trình vận hành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghichép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổchức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểmsoát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị Hệ thống thông tin kế toán phải đạtđược các mục tiêu chủ yếu sau:

- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian

- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn

- Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tàichính

Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phậntrong đơn vị Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị

có thể thực hiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cảhai để đạt được tính kịp thời, cập nhật và chính xác Hệ thống thông tin kếtoán tại đơn vị được thể hiện ở 03 phương diện:

a) Hệ thống chứng từ:

Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chínhxác khi lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liênquan đến đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và kế toán chỉ được lập mộtlần Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán.Chứng từ là căn cứ quan trọng để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế,tài chính của đơn vị, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vilãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền

Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thànhchứng từ Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và

bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì Việc sử dụng mẫuchứng từ phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thùcủa đơn vị phải được lập một cách khoa học Việc luân chuyển chứng từ từ bộphận này sang bộ phận khác phải được tổ chức khoa học

Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước: Lậpchứng từ; thu nhận chứng từ; kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinhtế; căn cứ vào chứng từ ghi sổ; lưu trữ và bảo quản chứng từ

b) Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy

định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháphạch toán của mỗi tài khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản ánh, phânloại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm bảo tínhchính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính

về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán Sổ kế toánđược mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạtđộng của đơn vị Số hiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúngnội dung kinh tế phát sinh

Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghichép, phân loại, tính toán, tổng hợp, …, để chuẩn bị cung cấp các thông tintổng hợp trên báo cáo Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chitiết Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ,tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểmsoát trong quá trình xử lý chứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp

c) Hệ thống báo cáo kế toán:

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên

sổ sách thành những chi tiết trên báo cáo Các thông tin được thể hiện trên báocáo tài chính thể hiện trung thực tình hình tài chính Thông qua báo cáo tàichính đơn vị có thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đókiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm

Có thể nói, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêutổng quát sau:

+ Số liệu kế toán ghi chép là những số liệu thật;

+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn;

+ Không bỏ sót, để ngoài sổ sách bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào;+ Tính toán chính xác số liệu kế toán

Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân

đối tài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toánkinh phí đã sử dụng (mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp vàhoạt động SXKD; Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác.

Truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu

ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thôngtin trong nội bộ được tổ chức một cách hữu hiệu, mở rộng truyền thông vớibên ngoài, đồng thời các thông tin bên ngoài cũng được tiếp nhận, phản hồitrung thực, đầy đủ, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

1.2.4.5 Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểmsoát nội bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và cócần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Việc giám sát là tráchnhiệm của mọi người trong tổ chức Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm vànội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:

- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo côngviệc được tiến hành đúng Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chấtlượng công việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn Nhà quản lý nên đào tạonhân viên các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báobất kỳ điều không thông lệ nào

- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sáttoàn bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằmđảm bảo các nhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoànthành mục tiêu được giao

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệthống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Hoạt động KSNB góp phần tạo lập đượcmột văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạtđộng kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằmđối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu

1.3 CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Công tác kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên luôn là một khâu quantrọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thường xuyên ở các đơn vị.Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi thường xuyên sẽ giúp cho việc quản

lý chi thường xuyên được hiệu quả hơn

Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có

67/2004/QĐ-sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”

- Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế

độ chính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời cácsai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắcphục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị

- Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp

+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chingay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trungthực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách củaNhà nước

+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và

có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia

- Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hìnhthức này được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc: Hìnhthức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểmtra đặc biệt

Kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúngđịnh mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định và được

qui định trong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị [5].

1.3.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

Khi cá nhân, đơn vị thanh toán hoặc hoàn ứng phải có chứng từ, hoá đơnhợp lệ theo đúng dự toán và theo đúng nội dung chi Nếu có phát sinh (số tiềnchi lớn hơn dự toán được duyệt) phải có thuyết minh kèm theo và được BanGiám đốc phê duyệt; khoản ứng chi không hết phải làm thủ tục nộp lại

Tất cả các hoạt động kiểm soát chi thường xuyên trên đều có thể thôngqua qui trình kiểm soát cơ bản sau:

Bước Các bước công việc Thời gian

thực hiện Trách nhiệm

1

≤ 5 ngày

kể từ khitiếp nhận

hồ sơ,chứng từđầy đủ,hợp lệ

- Cá nhân; đơn vị sử dụngkinh phí

- Phòng TC-KT

2

- Người đề nghị, gửi cho kếtoán thanh toán, kiểm tra,đúng chế độ, qui định, sẽtrình kế toán trưởng

3

- Kế toán trưởng kí xongtrình Ban Giám đốc duyệtchi

Hình 1.1 Quy trình kiểm soát chi thường xuyên

- Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ chứng từ ban đầu

Các cá nhân và đơn vị thanh toán kinh phí phải hoàn thiện hồ sơ chứng

từ ban đầu gồm:

+ Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: C40/TM-NS nếu thanh toán bằngtiền mặt hoặc Mẫu C40/CK-NS nếu thanh toán bằng chuyển khoản)

+ Dự trù kinh phí đã được phê duyệt (bản chính);

+ Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 03/TCKT) (nếu có từ 03 chứng

từ trở lên);

+ Chứng từ, hoá đơn tài chính hợp lệ;

+ Các khoản chi cho người lao động phổ thông phải có bảng chấm công(Mẫu số 08b/TCKT), giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số: 07/TCKT), giấy biênnhận viết tay có chữ ký của người nhận tiền (Mẫu 18a/TCKT nếu số tiền < 1triệu đồng hoặc Mẫu 18b/TCKT nếu số tiền ≥ 1 triệu đồng)

+ Hợp đồng, thanh lý hợp đồng

- Đối với các khoản mua văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, hàng hóa,vật tư, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng…, sử dụng dịch vụ có giá trị nhưsau:

+ Hóa đơn từ 3 triệu đồng trở lên đến < 5 triệu đồng hoặc giá trị của 1sản phẩm ≥ 3.000.000đ trở lên phải có 03 báo giá

+ Từ 5 triệu đồng đến dưới 20 triệu đồng phải có 03 giấy báo giá của cácnhà cung cấp; biên bản lựa chọn nhà thầu; hợp đồng

+ Từ 20 triệu đồng đến dưới 100 triệu đồng phải có 03 giấy báo giá củacác nhà cung cấp; hội đồng mua sắm ra quyết định lựa chọn nhà thầu; hợpđồng cung cấp

Lưu ý: Báo giá của các nhà cung cấp cho từng nội dung mua sắm phải giống nhau về chủng loại, quy cách hàng hóa, vật tư

- Bước 2 Tiếp nhận xử lý hồ sơ chứng từ

Kế toán thanh toán khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ thì tiếpnhận, nếu không hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung hồ sơ

- Bước 3 Trình duyệt

Sau khi tiếp nhận chứng từ kế toán thanh toán có trách nhiệm trình ký

Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

- Bước 4 Hoàn tất thủ tục thanh toán

Khi chứng từ đã đầy đủ thủ tục, nếu:

+ Thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán thanh toán chuyển cho Thủ quỹ chitiền;

+ Thanh toán bằng chuyển khoản: Kế toán thanh toán chuyển cho cácđơn vị liên quan làm thủ tục thanh toán

1.3.2 Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân

Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chithường xuyên cho con người, bao gồm những vấn đề sau:

- Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lươngcủa đơn vị đối với người lao động;

- Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năngtheo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, chức năng tínhlương và ghi chép lương;

- Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổsách và chứng từ như đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấpchức vụ ) trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viêntại bộ phận nhân sự Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương

Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xãhội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn được thực hiệnthông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích theo đúngquy định

Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếubản chấm công, biên bản và kết quả đạt được

Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụliên quan đến các khoản trích theo lương.

1.3.3 Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn

Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu

đề ra với nhu cầu của cơ quan

Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiềnnhiên liệu, tiền vệ sinh môi trường khoản chi về vật tư văn phòng như vănphòng phẩm, dụng cụ văn phòng; khoản chi về thông tin liên lạc như cước phíđiện thoại, cước phí bưu chính, cước phí internet, v.v… Các khoản chi về hộinghị như : In, mua tài liệu, bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên, công tác phí;thuê mướn; sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; nghiệp vụ chuyênmôn của từng ngành

Các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm,công tác phí, v.v… Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trongtổng số chi cho công tác chuyên môn nhưng phát sinh thường xuyên và phântán nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cường thường xuyênliên tục

Khoản chi phục vụ cho hoạt động chuyên môn chiếm tỷ trọng khá lớn vàquan trọng Ở mục chi này cần chú trọng công tác kiểm soát vì đây là khoảnkhó kiểm soát và dễ thất thoát

Mục tiêu và nội dung kiểm soát:

- Kiểm soát các khoản chi phí này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ cácquy định hiện hành của Nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị

- Kiểm soát các khoản chi phí bằng dự toán và các định mức chi phí

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của việc nhập kho và xuất kho đưa vào

sử dụng đối với hàng hoá mua về

- Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ mua, việc vận chuyển, chất

lượng, quy cách hàng mua về và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụnày giữa các bộ phận có liên quan.

- Các chứng từ kế toán liên quan đến những khoản chi này đều phảiđược kiểm tra bởi bộ phận kế toán trước khi người có thẩm quyền duyệt chi

- Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán

1.3.4 Kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản

- Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị,kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua cáckhoản chi này

- Thực hiện kiểm soát việc chấp hành các quy định hiện hành của Nhànước, của đơn vị về công tác quản lý và sử dụng TSCĐ

- Kiểm soát công tác mua sắm TSCĐ qua việc phân công, phân nhiệmgiữa bộ phận thu mua và bộ phận kế toán

- Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việcghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hìnhthành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giaonhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định, v.v…Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của TSCĐ

- Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tàisản cố định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng

- Khi mua sắm, đầu tư TSCĐ phải có báo giá cạnh tranh đối với nhữngtài sản có giá trị nhỏ, đấu thầu đối với những tài sản có giá trị lớn

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thấtthoát hoặc bị sử dụng sai mục đích

- Kiểm soát tình hình TSCĐ định thanh lý, đã thanh lý, xem xét nguyênnhân thanh lý, việc tổ chức thanh lý tài sản, chi phí, thu nhập từ việc thanh lý