Các vấn đề cần giải quyết Dựa trên các thông tin và yêu cầu, mục tiêu của dự án thì các vấn đề cần giải quyết của nhóm thực hiện dự án sẽ bao gồm: Trang 14 - Lên kế hoạch để tạo ra nhữ
NỘI DUNG DỰ ÁN
Mô tả dự án
Giữa tháng 8, Xanh SM chính thức lấn sân sang thị trường gọi xe máy với dịch vụ Xanh SM Bike tại Hà Nội, cạnh tranh với nhiều thương hiệu trên thị trường Đi sau các đối thủ, Xanh SM lựa chọn cách tiếp cận mới mẻ khi sử dụng 100% là xe máy điện thời trang, hiện đại - VinFast Feliz S
Trên thực tế, dịch vụ “xe ôm điện” đã nhen nhóm tại Việt Nam từ trước khi Xanh SM nhập cuộc khi khách hàng có thể gọi xe máy điện để di chuyển hoặc gửi hàng trên các app xe công nghệ
Tuy nhiên, sự xuất hiện của dịch vụ gọi xe với 100% là xe máy điện đã mở đầu cho một cuộc chuyển mình mạnh mẽ của thị trường gọi xe công nghệ tại Việt Nam Nhiều chuyên gia đánh giá, cũng như ô tô điện, trong tương lai gần, xe máy điện sẽ chiếm lĩnh thị trường dịch vụ vận tải, đặc biệt là trong bối cảnh con người hướng đến sống xanh, thân thiện môi trường
Hiện nay, Xanh SM là hãng dịch vụ ra đời sau những hãng khác như Be, Grab hay GoViet nên mức cạnh tranh thị trường khá cao Nguồn tài xế là một vấn đề đặc biệt quan trọng đối với mọi công ty vận chuyển khi muốn mở rộng thị trường hay tìm kiếm lợi thế cạnh tranh với các đối thủ khác Vào thời điểm khởi đầu, Xanh SM mới chỉ hoạt động ở Hà Nội, vậy nên nếu muốn tiếp tục phát triển ở các tỉnh khu vực miền Bắc ngoài Hà Nội, hay xa hơn là tiến vào miền Nam thì việc tuyển dụng tài xế là một bước đi tiên quyết trong kế hoạch kinh doanh dài hạn
1.2 Mục tiêu dự án Đạt được 90% phản hồi từ khách hàng đối với tài xế được tuyển dụng từ kế hoạch truyền thông của công ty
Hoàn thành mục tiêu truyền thông trong vòng 12 tuần, theo đúng kế hoạch đề ra Đạt được 50.000 lượt truy cập vào trang web tuyển dụng thông qua quảng cáo từ Google, Tiktok, Facebook
1.3 Các vấn đề cần giải quyết
Dựa trên các thông tin và yêu cầu, mục tiêu của dự án thì các vấn đề cần giải quyết của nhóm thực hiện dự án sẽ bao gồm:
- Xác định rõ mục tiêu chiến dịch, số lượng tài xế bike cần tuyển dụng, thời gian và ngân sách cho chiến dịch
- Xác định đối tượng mục tiêu cho chiến dịch, những người có khả năng và
- Lên kế hoạch để tạo ra những thông điệp truyền thông hấp dẫn, thuyết phục và phù hợp với thương hiệu Xanh SM, cũng như với giá trị và lợi ích của việc làm tài xế bike
- Lựa chọn các kênh truyền thông thích hợp để tiếp cận đối tượng mục tiêu, tận dụng các công cụ truyền thông kỹ thuật số như Google, Tiktok, Facebook, v.v
- Xây dựng chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách cho từng kênh, đảm bảo hiệu quả và đo lường được kết quả
- Theo dõi, đánh giá và cải tiến kế hoạch truyền thông theo thời gian, dựa trên các chỉ số như lượt truy cập, tỷ lệ chuyển đổi, độ hài lòng của khách hàng, v.v
- Quản lý các bên chịu trách nhiệm chính trong dự án, bao gồm nhân tố nội bộ và bên ngoài, đảm bảo sự hợp tác và giao tiếp tốt
- Đo lường và lên kế hoạch những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án để chủ động giải quyết
- Kết thúc dự án một cách hiệu quả, bao gồm việc tổng kết kết quả, đánh giá hiệu suất, ghi nhận kinh nghiệm và góp ý cải tiến.
Các giả thuyết về giới hạn và phạm vi
- Tên công ty: Công ty TNHH Agency 3Five
- Lĩnh vực chuyên môn: Cung cấp các giải pháp truyền thông Marketing trên các kênh kỹ thuật số như Facebook, Google, Tiktok, Youtube,…
Hiện tại, dự án được thực hiện bởi Công ty TNHH Agency 3Five bao gồm 5 nhân sự
- Lead dự án: Hoàng Thị Mỹ Hà
- Account: Nguyễn Thị Thu Hà
- Content: Vũ Hoàng Lan Anh
- Digital Ads: Lê Việt Hoàng
Công ty Cổ phần Di chuyển Xanh và Thông minh Đại diện công ty: Thầy Vũ Tuấn Anh
- Tên viết tắt: GSM, xuất phát từ cụm từ Green - Smart - Mobility
- Lĩnh vực hoạt động: taxi điện và cho thuê ô tô, xe máy điện VinFast
Dựa trên giả thiết nguồn vốn được Công ty Cổ phần Di chuyển Xanh và Thông minh đảm bảo cung cấp đúng hạn theo hợp đồng đã ký
Hai bên đã ký hợp đồng thực hiện dự án theo đúng kế hoạch có hợp đồng thời hạn và đã thanh toán một nửa chi phí thực hiện dự án
2.2 Giới hạn về phạm vi
Về địa lý: địa bàn Hà Nội, các vùng lân cận (Bắc Ninh, Bắc Giang)
Giả định về ràng buộc: các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự án bao gồm: thị trường, yếu tố kỹ thuật, nội bộ tổ chức
Tiêu chí chấp nhận: hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ và quyền hạn trong hợp đồng đã ký, nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng, bên còn lại có thể đơn phương hủy bỏ hợp đồng và bồi thường theo điều khoản quy định
- Bên giao nhiệm vụ - Công ty Cổ phần Di chuyển Xanh và Thông minh
- Bên nhận nhiệm vụ - CÔNG TY TNHH AGENCY 3FIVE, tài xế có nhu cầu ứng tuyển và khách hàng sử dụng dịch vụ của Xanh SM
- Phạm vi tuyển dụng: địa bàn Hà Nội và vùng lân cận
- Thời gian thực hiện: 3 tháng (12 tuần) từ 01/09 đến 31/11/2023
Thời gian Nội dung công việc chính Mục tiêu
Giai đoạn 1: 1 tuần Nhận dự án, ký hợp đồng, nhận mục tiêu và lên kế hoạch thực hiện dự án
Có kế hoạch thực hiện dự án cụ thể
Giai đoạn 2: 1 tuần Bắt đầu thực hiện các công việc chính như viết content, desgin ảnh
Sản phẩm kịp tiến độ và đảm bảo chất lượng Giai đoạn 3: 8 tuần Lên chiến dịch quảng cáo chính Đạt mục tiêu cụ thể 5000 tài xế Giai đoạn 4: 2 tuần Kết thúc dự án, bàn giao dự án Hoàn thiện dự án
Bảng 2 Bảng giới hạn phạm vi lịch trình dự án Tiêu chuẩn chất lượng
Trách nhiệm của mỗi bên (Điều 5 – Hợp đồng thuê khoán chuyên môn)
- Thanh toán kinh phí cho bên B theo Điều 4 của Hợp đồng này
- Tạo các điều kiện cho Bên B thực hiện nhiệm vụ, giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ của bên B và nghiệm thu kết quả thực hiện
- Thực hiện đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn các nội dung ghi trong Điều
1 và Điều 2 của Hợp đồng này
- Giao nộp cho bên A các sản phẩm của hợp đồng cùng bộ chứng từ hợp lệ theo quy định của Nhà nước.
Mô tả các đối tượng có liên quan
Bộ phận quản lý dự án: Lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát đảm bảo dự án tuyển dụng diễn ra hiệu quả và đạt được mục tiêu cuối cùng Liên hệ đơn vị Agency Marketing để triển khai tuyển dụng qua các nền tảng
Bộ phận nhân sự: Có trách nhiệm tiến hành tuyển dụng và tương tác với các tài xế tiềm năng, thực hiện quy trình phỏng vấn, kiểm tra thông tin và đảm bảo rằng các tài xế đáp ứng yêu cầu công việc
Giúp Xanh SM tiếp cận đến đối tượng mục tiêu thông qua các nền tảng mạng xã hội, tìm kiếm, video, Cung cấp các công cụ để theo dõi, đo lường, và tối ưu hóa hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo
Những người có nhu cầu di chuyển đi lại như: nhân viên văn phòng, sinh viên, công nhân viên chức Hoặc những người có nhu cầu thuê xe để đi làm, đi du lịch, đi công tác gần, …
3.4 Đối tượng mục tiêu Đối tượng mục tiêu của dự án là những người có nhu cầu làm việc trong lĩnh vực vận chuyển hành khách, có kinh nghiệm lái xe, có bằng lái xe hợp lệ, có sẵn điện thoại thông minh, có thể sử dụng các ứng dụng công nghệ, có ý thức bảo vệ môi trường, có thái độ phục vụ tốt, và có mong muốn được hưởng các chính sách ưu đãi từ Xanh SM Đối tượng mục tiêu có thể là những người đang làm việc cho các hãng taxi khác, hoặc những người đang tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực này
3.5 Các đối thủ cạnh tranh của Xanh SM
Các đối thủ cạnh tranh của Xanh SM trong lĩnh vực vận chuyển bằng xe điện có thể kể đến như: Grab, Be, Gojek, Lado Taxi, Én Vàng, Taxi Xanh Sapa, Ahamove, v.v Các đối thủ này cũng đang triển khai các dịch vụ sử dụng xe điện VinFast, hoặc có kế hoạch chuyển đổi từ xe chạy xăng sang xe điện trong tương lai gần.
Đánh giá các rủi ro
Xác định mực độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra
Tiêu chí cho điểm mức độ ảnh hưởng (M) Điểm
Tiêu chí cho điểm khả năng xảy ra (K) Điểm
Không đáng kể 1 Rất hiếm khi xảy ra 1
Rất nghiêm trọng 5 Liên tục 5
Bảng 3 Xác định mực độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra
Biểu mẫu kiểm soát rủi ro
Nhận diện rủi ro Quản lý rủi ro
Mối nguy Rủi ro Khả năng
Chiến lược quản lý rủi ro
Mức độ Yếu tố rủi ro
Lập báo giá sơ bộ
Thiếu thông tin Báo giá không chính xác 2 2 4 Chấpnhận Không - - -
2 Kí hợp đồng Điều khoản hợp đồng Điều khoản hợp đồng không thỏa mãn yêu cầu của hai bên
Cần xác định đúng nhu cầu và đưa ra yêu cầu, điều khoản hợp lý
Thay đổi yêu cầu, phạm vi dự án
Phải thay đổi kế hoạch triển khai để đạt được 1 4 4 Chấp nhận Không - - -
Chậm trễ Kéo theo sự chậm trễ của các giai đoạn sau 1 5 5 Giảm thiểu Phải chuẩn bị kĩ càng, tuân thủ thời gian 1 3 3
Thay đổi trong tình hình tài chính của bên cung cấp hoặc bên mua
Khiến hợp đồng có thể không được kí kết 2 4 8 Giảm thiểu Lập báo giá một cách chính xác nhất 2 2 4
3 Lập kế hoạch Yêu cầu dự án thay đổi Khiến quá trình lập kế hoạch bị kéo dài 1 4 4 Chấp nhận Không 1 3 3
Nguồn lực thay đổi Làm cho việc lập kế hoạch bị gián đoạn 3 4 12 Giảm thiểu Xác định rõ cơ chế nhân lực 3 1 3
Thời gian thay đổi Làm cho kế hoạch phải sửa đổi gây chậm trễ 3 4 12 Giảm thiểu Phải xác định thời gian cần làm cho từng giai đoạn 2 2 4
Thông tin không đầy đủ Ra quyết định không chính xác 2 5 10 Giảm thiểu Thu thập thông tin kĩ càng về yêu cầu 2 2 4
4 Làm content Đối tượng mục tiêu thay đổi
Khiến cho việc viết nội dung chậm trễ 1 4 4 Chấp nhận Không - - -
Không phù hợp với văn hóa Phải làm lại 2 5 10 Giảm thiểu Phải xác định rõ văn hóa trước khi bắt tay vào làm 2 2 4
Thông tin không đầy đủ Ra quyết định không chính xác 2 5 10 Giảm thiểu Thu thập thông tin kĩ càng về yêu cầu 2 2 4
Không phù hợp với công ty Phải làm lại 3 5 15 Giảm thiểu Phải xác định rõ văn hóa trước khi bắt tay vào làm 3 1 Z
Gây hiểu lầm Phải làm lại 2 5 10 Giảm thiểu Phải xác định rõ văn hóa trước khi bắt tay vào làm 2 2 4
Không khớp với nội dung Phải làm lại 2 3 6 Giảm thiểu Phải xác định rõ yêu cầu từ nội dung 2 2 4
Thông điệp và nội dung thay đổi
Gây ảnh hưởng tới quá trình lựa chọn chiến lược và kênh truyền thông
Chậm trễ Khiến cho dự án bị chậm tiến độ 2 3 6 Giảm thiểu Phải có cơ chế thời gian từ lúc bắt đầu dự án 2 2 4
Thay đổi ngân sách Phải thay đổi chiến lược hoặc tạm ngừng 2 4 8 Giảm thiểu
Phải có cơ chế phân bổ ngân sách phù hợp cho từng giai đoạn
Thay đổi kênh truyền thông
Phải thay đổi chiến lược hoặc tạm ngừng 2 3 6 Giảm thiểu Phải xác định rõ kênh truyền thông khả thi nhất 2 2 4
Thay đổi mục tiêu và đối tượng
Phải thay đổi chiến lược hoặc tạm ngừng 1 4 4 Chấp nhận Không
Thiếu thông tin Đánh giá không chính xác 2 3 6 Giảm thiểu Xác định cơ chế báo cáo công việc ở mỗi giai đoạn 1 3 3
Lỗi trong thu thập và xử lý dữ liệu Đánh giá không chính xác 2 3 6 Giảm thiểu Tiến hành kiểm tra, đối chiếu lại số liệu 1 3 3
Thiếu rõ ràng về mục tiêu Đánh giá không chính xác 1 3 3 Chấp nhận Không - - -
Bảng 4 Biểu mẫu kiểm soát rủi ro
5 Đánh giá tính khả thi của dự án
5.1 Phân tích chi phi – lợi ích của dự án
5.1.1 Chi phí của dự án
Tất cả chi phí dự án đều được Xanh SM cung cấp, bao gồm:
- Chi phí văn phòng phẩm:
- Chi phí chạy quảng cáo: Bao gồm các chi phí cho việc tạo ra nội dung quảng cáo, mua quảng cáo trên các nền tảng truyền thông, và quảng cáo trực tiếp trên các kênh truyền thông (TV, radio, trang web, mạng xã hội)
5.1.2 Lợi ích mà dự án mang lại
- Nâng cao danh tiếng của công ty
- Tạo được sự tin tưởng từ các khách hàng từ đó đem tới các dự án khác chất lượng hơn nữa
- Nhân viên có cơ hội làm việc các khách hàng lớn và sẽ rút ra rất nhiều bài học
- Tạo hợp đồng và cơ hội hợp tác: Tận dụng cơ hội để thiết lập các hợp đồng và cơ hội hợp tác với các công ty khác và cung ứng dịch vụ truyền thông
5.2 Đánh giá tính khả thi của dự án bằng mô hình tài chính Đánh giá tính khả thi của dự án để xem xét với số tiền 500.000.000 VNĐ Xét vòng đời của dự án là 3 tháng
Dự kiến doanh thu mà dự án mang lại được thể hiện ở bảng dưới đây: Đơn vị: VNĐ
Thời gian Doanh thu dự kiến Chi phí dự kiến
Bảng 5 Bảng dự kiến doanh thu
Có thể thấy, doanh thu dự kiến lớn hơn chi phí bỏ ra, công ty sẽ thu hồi được số vốn bỏ ra
➔ Nhận dự án với ngân sách 500.000.000 VNĐ là hoàn toàn khả thi
5.3 Đánh giá nguồn nhân lực của dự án:
Về số lượng: Thành viên dự án gồm có 5 người, đủ để thực hiện dự án với quy mô vừa
Về năng lực nhân viên: Tất cả thành viên đều tốt nghiệp đại học với các ngành như marketing, thiết kế đồ họa,…
- Tất cả nhân viên công ty đều đã cùng trải qua rất nhiều dự án thành công cùng với các khách hàng lớn như Hòa phát,
- Có kinh nghiệm trong việc truyền thông kĩ thuật số
Về năng lực của quản lý dự án:
- Tốt nghiệp xuất sắc Trường Đại học Kinh tế Quốc dân chuyên ngành Quản lý dự án
- Được vinh danh trong top 50 những nhà quản lý thành công nhất năm 2020 của thành phố Hà Nội
Tính sẵn sàng và cam kết: Tất cả thành viên cam kết làm việc hết mình để đem lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất
Quản lý rủi ro: Tất cả thành viên đã làm việc trong nhiều dự án nên tính thích nghi với sự thay đổi rất nhanh và đưa ra biện pháp xử lý rất hay và kịp thời
Vòng đời của dự án: 3 tháng
→ Đòi hỏi sự quản lý cẩn thận và sự tập trung vào các yếu tố quan trọng như mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, đội ngũ nhân lực, và quản lý rủi ro.
Xây dựng WBS
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ WBS
Dự án Marketing tuyển dụng tài xế
Báo giá (dự toán chi phí)
Lên kế hoạch triển khai
Lên kế hoạch kiểm soát
Lên chiến dịch quản cáo Đánh giá
Báo cáo tiến độ Điều chỉnh Đánh giá kết quả
Tổng hợp và báo cáo kết quả
Xây dựng sơ đồ Gantt
Ngày bắt đầu dự án: 01/09/2023 Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 5 Tuần 7 Tuần 8 Tuần 9 Tuần 10 Tuần 11 Tuần 12
Quản lý dự án: Mỹ Hà 1 thg 9 2023 8 thg 9 2023 15 thg
Người thực hiện chính Bắt đầu Kết thúc
[ Lập kế hoạch dự án ] 09/01/2023 9/5/2023 5
Nhận thông tin dự án, yếu cầu, ngân sách Mỹ Hà
1 Lập dự toán chi phí Thu Hà 09/02/2023 09/02/2023 100% 1
Lập bảng kế hoạch sơ bộ Mỹ Hà 09/02/2023 09/02/2023 100%
1 Làm hợp đồng Thu Hà 09/03/2023 09/03/2023 100% 1
Lập bảng kế hoạch triển khai Mỹ Hà 09/04/2023 09/04/2023 100%
1 Lập bảng kế hoạch kiểm soát dự án Thu Hà 09/05/2023 09/05/2023 100%
Lập/ bàn giao tài khoản media Hoàng 09/06/2023 09/07/2023 100%
2 Lên kế hoạch content Lan Anh 09/06/2023 09/07/2023 100% 2
Lên camp quảng cáo Hoàng 9/15/2023 11/10/2023 78% 63
Báo cáo tiến độ Thu Hà 9/22/2023 11/17/2023 75% 56 Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần Mỹ Hà 9/29/2023 11/17/2023 71% 49
Báo cáo kết quả tổng thể Mỹ Hà 11/17/2023 11/24/2023 0% 7
Bàn giao tài sản Hoàng 11/17/2023 11/24/2023 0% 7
Xây dựng danh sách nguồn lực
Các nguồn lực cần có trong dự án bao gồm:
- Quản lý dự án: Người chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi tiến độ chiến dịch
- Thành viên dự án: Chịu trách nhiệm thực hiện những gói công việc chính của dự án
- Ngân sách: Tiền để thanh toán cho quảng cáo, chi phí tiếp thị, lương của nhóm tiếp thị, và các khoản chi phí khác
- Chi phí cho dự án: 500 triệu đồng
- Thời gian thực hiện dự án: 3 tháng
- Lịch trình: Kế hoạch thực hiện các hoạt động tiếp thị và quảng cáo trong khoảng thời gian cụ thể
Dữ liệu và Thông tin:
- Dữ liệu khách hàng: Thông tin về khách hàng và hành vi của họ được lấy từ những cuộc khảo sát đối tượng khách hàng mục tiêu
- Nghiên cứu thị trường: Dữ liệu về thị trường xe ôm công nghệ, các đối thủ cạnh tranh như Be, Grab hay Gojeck, và xu hướng ngành trong thời điểm hiện tại
- Thông tin về sản phẩm/dịch vụ: Các chi tiết liên quan đến tài xế Xanh SM (các yêu cầu từ công ty, quyền lợi của tài xế, )
Công cụ và Công nghệ:
- Công cụ tiếp thị trực tiếp: Các tờ rơi, áp phích, banner quảng cáo về việc tuyển dụng tài xế Xanh SM
- Phần mềm tiếp thị trực tuyến: Các công cụ tiếp thị như Facebook ads, Google Ads, Tiktok Ads,
- Các công cụ nghiên cứu insight khách hàng, các keyword để nhận diện đối tượng khách hàng mục tiêu như google analytics, google ads,…
- Logo, hình ảnh thương hiệu, slogan, và tài sản thương hiệu khác cần thiết cho việc tiếp thị và quảng cáo (thương hiệu sẵn có của VinGroup)
- Kênh truyền thông: Bao gồm các kênh truyền thông trực tuyến (trang web, mạng xã hội) và truyền thống (truyền hình, radio, báo)
• Phân công công việc cho từng người
• Mỗi người trong nhóm sẽ phụ trách mỗi công việc khác nhau và phải có trách nhiệm đối với công việc đó
• Tiến hành cách hoạt động marketing như chạy quảng cáo, in ấn các banner, tờ rơi, áp phích
• Chi trả cho các chi phí cần thiết cho dự án Thời gian Thực hiện dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra
Dữ liệu và thông tin
• Sử dụng dữ liệu thu thập được, hỗ trợ cho việc lập nên kế hoạch truyền thông
• Đưa ra các thông tin về: nhu cầu khách hàng, mức độ tiếp nhận, khả năng “quay lại”, mức chấp nhận chi trả
• Con số về đối thủ cạnh tranh: lượng khách hàng hiện có, hoạt động trong tình trạng nào (đang đi lên hay suy tàn), địa bàn hoạt động, các dịch vụ hỗ trợ (nhận gửi hàng, ship thực phẩm, bưu kiện…)
Công cụ và công nghệ
• Hỗ trợ quá trình thực hiện dự án
• Hỗ trợ phân tích thị trường, khách hàng tiềm năng, cũng như chạy quảng cáo cho chiến dịch truyền thông
Tăng độ nhận diện thương hiệu, giá trị cốt lõi tới thị trường và khách hàng tiềm năng
• Lên kế hoạch truyền thông, cập nhật tiến độ dự án
• Phụ trách về: video, hình ảnh, contents
• Đăng bài lên: facebook, tiktok, youtube
Bảng 7 Bố trí nguồn lực
Số lượng người thực hiện
1 [ Lập kế hoạch dự án ] 2 Mỹ Hà, Thu Hà
1.1 Nhận thông tin dự án, yếu cầu, ngân sách 1 Mỹ Hà
1.2 Lập dự toán chi phí 1 Thu Hà
1.3 Lập bảng kế hoạch sơ bộ 1 Mỹ Hà
1.4 Làm hợp đồng 1 Thu Hà
1.5 Lập bảng kế hoạch triển khai 1 Mỹ Hà
1.6 Lập bảng kế hoạch kiểm soát dự án 1 Thu Hà
2 [ Triển khai dự án ] 3 Hoàng, Hiếu, Lan
2.1 Lập/ bàn giao tài khoản media 1 Hoàng
2.2 Lên kế hoạch content 1 Lan Anh
2.5 Lên camp quảng cáo 1 Hoàng
2.6 Thiết kế banner [back up] 1 Hiếu
2.7 Quảng cáo flyer [back up] 1 Hiếu
3 [ Đánh giá ] 2 Mỹ Hà, Thu Hà
3.1 Báo cáo tiến độ 1 Thu Hà
3.2 Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần 1 Mỹ Hà
4 [ Kết thúc dự án ] 2 Mỹ Hà, Hoàng
4.1 Báo cáo kết quả tổng thể 1 Mỹ Hà
4.2 Bàn giao tài sản 1 Hoàng
Bảng 8 Phân công công việc
Xây dựng dự toán chi phí
Tổng chi phí dự án: 500.000.000
Hạng mục Nội dung Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
Tổng chi phí theo hạng mục
Facebook 30.000.000 60.000.000 50.000.000 140.000.000 Google 20.000.000 50.000.000 50.000.000 120.000.000 Tiktok 20.000.000 40.000.000 35.000.000 95.000.000 VAT của các nền tảng
Chi phí nhân sự Quản lý dự án (1) 9.000.000 9.000.000 9.000.000 27.000.000
Chi phí khác Bao gồm các giấy tờ: hợp đồng, tờ rơi, 3.900.000 3.900.000
Bảng 9 Xây dựng dự toán chi phí
Xây dựng sơ đồ CPM
10.1 Các công việc chính của dự án
STT Tên hoạt động Công việc Công việc trước đó
1 Nhận thông tin dự án, yêu cầu, ngân sách A - 1
2 Lập dự toán chi phí B A 1
3 Lập bảng kế hoạch sơ bộ C A 1
5 Lập bảng kế hoạch triển khai E D 1
6 Lập bảng kế hoạch kiểm soát dự án F E 1
7 Lập/ bàn giao tài khoản media G F 2
12 Thiết kế banner [back up] M K 7
13 Quảng cáo flyer [back up] N M 7
15 Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần P K 49
16 Báo cáo kết quả tổng thể Q L,N,O,P 7
Bảng 10 Các công việc chính của dự án
Các công việc găng là A C D E F G K L Q
Các công việc cần ưu tiên là A C D E F G K L Q
Xây dựng ma trận RAM
MA TRẬN PHÂN ĐỊNH TRÁCH NHIỆM - RAM
Lập kế hoạch dự án Triển khai dự án Đánh giá Kết thúc dự án
Nhận thông tin dự án
Lập dự toán chi phí
Lập bảng kế hoạch sơ bộ
Lập bảng kế hoạch triển khai
Lập bảng kế hoạch kiểm soát dự án
Lập/bàn giao tài khoản media
Báo cáo tiến độ Đánh giá kết quả và điều chỉnh
Báo cáo kết quả tổng thể
Table 11 Ma trận RAM Một khuôn khổ hữu ích để xác định vai trò công việc là RACI Xác định bốn mức độ tham gia:
R = Responsible/ Chịu trách nhiệm (Người thực hiện công việc)
A = Accountable/ Người phê duyệt (Những người đảm bảo công việc được thực hiện)
C = Consulted/ Người tham mưu (Những người cung cấp đầu vào trước và trong quá trình làm việc)
Kế hoạch mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu
Tên văn phòng phẩm Đơn vị Định mức sử dụng
Số lượng cần mua Nhà cung cấp
Thời gian giao hàng Đơn giá (/1sp)
1 Giấy in A4 Túi 10 túi/thg 5 túi 5 túi Công ty CP
2 Bút bi Cây 100 cây/thg 50 cây 50 cây Công ty CP
3 Kẹp bướm Hộp 5 hộp/thg 2 hộp 3 hộp Công ty CP
4 Băng dính Cuộn 20 cuộn/thg 10 cuộn 10 cuộn Công ty CP
5 Kéo Cái 5 cái/thg 2 cái 3 cái Công ty CP
6 Bìa còng Cái 50 cái/thg 20 cái 30 cái Công ty CP 3 ngày 3.000 90.000
Tên văn phòng phẩm Đơn vị Định mức sử dụng
Số lượng cần mua Nhà cung cấp
Thời gian giao hàng Đơn giá (/1sp)
7 Băng keo Cuộn 10 cuộn/thg 5 cuộn 5 cuộn Công ty CP
8 Ghim Hộp 10 hộp/thg 4 hộp 6 hộp Công ty CP
9 Bút chì Cây 50 cây/thg 25 cây 25 cây Công ty CP
10 Tẩy Cái 10 cái/thg 4 cái 6 cái Công ty CP
Bảng 12 Kế hoạch mua sắm NVL
Xây dựng bản mô tả cho 5 gói công việc chính
13.1 Lên kế hoạch dự án Đầu vào: Thông tin dự án, yêu cầu, mục tiêu, ngân sách dự án
- Xác định mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian và các bên liên quan
- Phân tích nhu cầu và mong muốn của khách hàng
- Lựa chọn chiến lược và phương pháp thực hiện
- Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm
- Thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả và chất lượng của dự án Đầu ra: Bản kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm các mục như giới thiệu dự án, mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian, các bên liên quan, chiến lược, phương pháp, phân công, chỉ tiêu đánh giá,
13.2 Lên kế hoạch và viết nội dung Đầu vào: Bản kế hoạch dự án và các nguồn thông tin liên quan đến dự án
- Nghiên cứu và thu thập thông tin về đối tượng mục tiêu, thị trường và đối thủ cạnh tranh của dự án
- Lên kế hoạch nội dung cho các nền tảng khác nhau bằng các công cụ nghiên cứu từ khoá như google analytic, google ads, …
- Sáng tạo và biên soạn nội dung theo các định dạng khác nhau phù hợp với các nền tảng facebook, google, tiktok, …
- Chỉnh sửa nội dung để đảm bảo tính đúng đắn, hấp dẫn và thân thiện với người dùng
- Tối ưu hóa nội dung cho các kênh truyền thông khác nhau như facebook, google, tiktok, … Đầu ra: Các sản phẩm nội dung theo các định dạng khác nhau, phù hợp với đối tượng mục tiêu, thị trường và đối thủ cạnh tranh của dự án
13.3 Thiết kế ảnh, video Đầu vào
- Nội dung từ người viết content
- Yêu cầu đặc biệt của khách hàng thông qua quản lý
- Lên ý tưởng và kịch bản cho các sản phẩm hình ảnh và video
- Chụp ảnh, quay video hoặc sử dụng các nguồn ảnh, video có sẵn; biên tập, ghép nối, thêm hiệu ứng, âm thanh, chữ và logo cho các sản phẩm hình ảnh và video;
- Xuất bản và chia sẻ các sản phẩm hình ảnh và video trên các kênh truyền thông phù hợp Đầu ra
- Các bản thiết kế sáng tạo, truyền tải đươc thông điệp
- Lading page bắt mắt, bố cục hợp lý, nội dung ngắn ngọn súc tích
- Các video sáng tạo, phù hợp nội dung truyền tải
- Bảng báo cáo công việc
13.4 Lên chiến dịch quảng cáo Đầu vào
- Nội dung, hình ảnh đã được tạo
- Tài khoảng quảng cáo, fanpage chạy quảng cáo
- Yêu cầu đặc biệt từ khách hàng hoặc quản lý
- Xác định mục tiêu, ngân sách, thời gian và đối tượng của chiến dịch quảng cáo cụ thể
- Lựa chọn các kênh quảng cáo phù hợp như Google Ads, Facebook Ads, Tiktok Ads, v.v.;
- Thiết kế và tạo các quảng cáo theo các định dạng khác nhau
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo Đầu ra
- Đầu ra của gói công việc này là các quảng cáo theo các định dạng khác nhau, được đăng tải trên các kênh quảng cáo phù hợp, và có thể thu hút và thuyết phục được đối tượng mục tiêu của dự án
- Bản báo cáo kết quả chiến dịch định kì theo từng nền tảng
13.5 Báo cáo kết quả và tối ưu Đầu vào: Các dữ liệu về tiến độ, kết quả và vấn đề của dự án
- Thu thập và phân tích dữ liệu về tiến độ, kết quả và vấn đề của dự án
- So sánh và đánh giá dự án với các chỉ tiêu đã đặt ra
- Tổng hợp và trình bày các thông tin quan trọng và khuyến nghị cho khách hàng
- Lưu trữ và bảo mật các báo cáo và tài liệu của dự án Đầu ra: Các báo cáo trình bày rõ ràng và chính xác các thông tin quan trọng và khuyến nghị cho khách hàng.
Quy trình truyền thông và báo cáo nội bộ
14.1 Quy trình truyền thông nội bộ
1 Xác định các bên liên quan: bao gồm các thành viên trong nhóm dự án, ban quản lý và đối tác
2 Đặt mục tiêu rõ ràng: trình bày rõ ràng mục tiêu cụ thể của dự án truyền thông mà nhóm muốn đạt được, thông điệp cần truyền tải và kết quả mong muốn
3 Xây dựng kế hoạch truyền thông: Tạo một kế hoạch truyền thông toàn diện trong đó nêu rõ phạm vi, mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính và các kênh liên lạc của dự án
4 Phân bổ vai trò và trách nhiệm: Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên trong nhóm, bao gồm người quản lý dự án, người tạo nội dung, người phụ trách thiết kế và điều phối viên truyền thông Đảm bảo mọi người đều biết vai trò của họ trong dự án
5 Chọn kênh liên lạc: Xác định các kênh truyền thông hiệu quả nhất để tiếp cận đối tượng mục tiêu, điều này có thể bao gồm email, mạng nội bộ, cuộc họp nhóm, bản tin hoặc các công cụ quản lý dự án chuyên dụng
6 Phổ biến nội dung: nêu rõ thời điểm và nội dung nào sẽ được phân phối, điều này giúp duy trì luồng thông tin nhất quán trong suốt dự án
7 Cơ chế phản hồi: bao gồm các cuộc khảo sát, nhóm tập trung hoặc các kênh liên lạc mở để đặt câu hỏi và nhận xét
8 Cập nhật tiến độ: Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm và các bên liên quan được thông tin đầy đủ về các mốc quan trọng, những thay đổi và bất kỳ vấn đề nào phát sinh
9 Kế hoạch đề phòng khủng hoảng: Phát triển một kế hoạch truyền thông về khủng hoảng trong đó nêu rõ cách nhóm sẽ giải quyết các vấn đề, sự cố hoặc phản hồi tiêu cực không mong muốn Việc có sẵn kế hoạch sẽ đảm bảo phản ứng nhanh chóng và phối hợp
10 Đo lường và đánh giá: Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả, tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp, điểm phản hồi hoặc số liệu cụ thể liên quan đến dự án
11 Đánh giá sau dự án: đánh dấu các cột mốc của dự án, các thành tích đạt được, ghi nhận sự đóng góp của mọi người và thu thập phản hồi về tính hiệu quả của quá trình truyền thông
14.2.1 Biên bản báo cáo kết quả công việc cá nhân
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 08 tháng 09 năm 2023 BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
Họ tên: Vũ Hoàng Lan Anh Chức vụ:
Bộ phận công tác: Phòng Marketting
Thời gian thực hiện: ngày 06 tháng 09 năm 2023
TT Nội dung công việc
Kết quả làm được Chưa làm được
2 Viết content 08/09/2023 Trình bày content cho từng nền tảng Tiktok, Facebook
14.2.2 Biên bản báo cáo kết quả công việc tháng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2023
BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THÁNG 9
Họ tên: Hoàng Thị Mỹ Hà Chức vụ: Quản lý dự án
Bộ phận công tác: Phòng Marketing
Thời gian thực hiện: Ngày 01 tháng 9 năm 2023 đến ngày 29 tháng 9 năm 2023
TT Ngày Nội dung công việc Kết quả, sản phẩm
(nếu có) Đánh giá của bộ phận phụ trách
1 01/09/2023 Nhận thông tin dự án, yêu cầu, ngân sách
Kí kết hợp đồng và nhận tiền ứng trước
2 02/09/2023 Lập bảng kế hoạch sơ bộ Bản kế hoạch sơ bộ
3 04/09/2023 Lập bảng kế hoạch triển khai
4 29/09/2023 Đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần
Quy trình kiểm soát sự thay đổi
Bước 1: Xác định nhu cầu thay đổi
Biểu mẫu yêu cầu thay đổi do bất kỳ thành viên nào trong nhóm phải bao gồm các thông tin sau:
• Ảnh hưởng của sự thay đổi
Bước 2: Đánh giá yêu cầu
• Từ chối hoặc hủy bỏ mọi yêu cầu sửa đổi không hợp pháp
• Xác định nguồn lực cần thiết
Bước 3: Phân tích yêu cầu
• Chỉ định yêu cầu sửa đổi cho một nhân viên có trình độ để đánh giá
• Xác định rủi ro và mức độ phức tạp của thay đổi trước khi phê duyệt
• Trước khi phê duyệt lần cuối, hãy đánh giá tác động của thay đổi
• Xuất phiếu quản lý sự thay đổi
• Lưu hồ sơ vào nhật ký kiểm soát sự thay đổi
Sơ đồ kiểm soát sự thay đổi
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kiểm soát sự thay đổi Biểu mẫu yêu cầu thay đổi
Công ty TNHH Agency 3Five Văn bản yêu cầu thay đổi
1 Tên dự án: Lập chiến dịch truyền thông tiếp thị để thu hút tài xế Bike trên địa bàn Hà Nội từ tháng 9 đến tháng 11 năm 2023
3 Mô tả yêu cầu: Đẩy nhanh tiến độ ở giai đoạn chạy chiến dịch 1 tuần
4 Được yêu cầu bởi: Vũ Hoàng Lan Anh
5 Ảnh hưởng của sự thay đổi:
• Tăng áp lực làm việc
• Rủi ro tăng cao khi có nguy cơ xảy ra lỗi do đẩy nhanh quá trình
Xây dựng quy trình nghiệm thu công việc
16.1 Kế hoạch nghiệm thu công việc
- Trách nhiệm các bên liên quan
2 Thống nhất tài liệu cần sử dụng
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ
- Báo cáo nghiệm thu dịch vụ
• Hợp đồng dịch vụ và các phụ lục, điều khoản liên quan
• Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu hoặc bên cung ứng dịch vụ
• Quy chuẩn, tiêu chuẩn dịch vụ được áp dụng
• Kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng dịch vụ được thực hiện trong quá trình thực hiện dịch vụ
• Nhật ký thực hiện dịch vụ, nhật ký giám sát và các văn bản khác có liên quan đến đối tượng nghiệm thu
16.2 Tiến hành nghiệm thu công việc
- Tiến hành kiểm tra và so sánh kết quả thực hiện
- Ghi nhận kết quả kiểm tra, nhận xét, đánh giá, nhận diện các sai sót, khuyết điểm, rủi ro và đề xuất biện pháp
16.3 Lập biên bản nghiệm thu khối lượng công việc
- Lập biên bản nghiệm thu để ghi nhận các thông tin về công việc đã thực hiện, công việc còn thiếu, công việc cần sửa,…
- Sau đó cần có sự đồng ý và ký xác nhận của các bên liên quan và biên bản nghiệm thu
16.4 Sửa chữa và hoàn thiện công việc
- Sửa chữa và hoàn thiện các công việc còn thiếu theo biên bản nghiệm thu và yêu cầu của khách hàng
- Cần đảm bảo rằng các nhiệm vụ sửa chữa và hoàn thiện được thực hiện đúng hạn, đúng tiêu chí và phạm vi
- Bàn giao toàn bộ công việc đã hoàn thành cho khách hàng bao gồm các sản phẩm và dịch vụ marketing đã thực hiện, các tài liệu kỹ thuật, kết quả, …
- Lập biên bản bàn giao công việc để ghi nhận các thông tin về công việc đã bàn giao, các điều khoản và điều kiện liên quan
Kiểm soát trạng thái dự án bằng công cụ EVM
17.1 Phân tích giá trị thu được EVM
Phân tích giá trị thu được EVM (Earned Value Management) so sánh đường cơ sở đo lường hiệu suất với hiệu suất thực tế của tiến độ và chi phí EVM tích hợp đường cơ sở phạm vi với đường cơ sở chi phí và đường cơ sở tiến độ để hình thành đường cơ sở đo lường hiệu suất EVM phát triển và giám sát ba thông số chính cho từng gói công việc và tài khoản kiểm soát gồm PV, EV và AC
(Giả định số liệu được cập nhật ngày 25/10)
Chỉ số SPI: đo lường hiệu quả thực hiện kế hoạch
Vì SPI lớn hơn 1 (1,023148 trong trường hợp này) cho thấy dự án đang vượt tiến độ, và kiếm được giá trị nhiều hơn so với kế hoạch ở thời điểm này
Chỉ số CPI: đo lường hiệu quả của việc thực hiện chi phí
Chỉ số CPI lớn hơn 1 cho thấy dự án đang thiếu ngân sách, và kiếm được nhiều giá trị hơn chi phí thực tế phát sinh tại thời điểm này
Chỉ số EAC: ước tính tổng chi phí dự án khi hoàn thành dựa trên hiệu suất hiện tại
EAC chỉ ra rằng, dựa trên kết quả thực hiện hiện tại, dự án dự kiến sẽ được hoàn thành với chi phí khoảng 466,176 triệu đồng
Chỉ số ETC: ước tính chi phí còn lại cần thiết để hoàn thành dự án
ETC cho thấy vẫn cần khoảng 54,1 triệu đồng nữa để dự án có thể hoàn thành trong phạm vi dự toán ngân sách
NHẬN XÉT VỀ HIỆN TRẠNG DỰ ÁN
Chỉ số hiệu suất tiến độ SPI lớn hơn 1, cho biết dự án đang thực hiện nhanh hơn
Ngân sách hoàn thành BAC 500
Giá trị kế hoạch PV 432
Giá trị thu được EV 442
Chỉ số hiệu suất chi phí CPI lớn hơn 1, tức là dự án đang nằm trong ngân sách dự kiến
Với hiệu suất hiện tại, dự án dự kiến sẽ về đích với mức chi phí khoảng 466,17 triệu, và theo như tiến độ hiện nay thì vẫn cần thêm khoảng 54,1 triệu đồng để hoàn thành dự án
17.2 Báo cáo trạng thái dự án
Hình 1.3 Đánh giá tiến độ dự án Đánh giá tiến độ: Dự án đang thực hiện tới tuần thứ 9/12, hoàn thành được
75% dự án, còn lại 17% đang tiến hành và còn 8% (giai đoạn kết thúc dự án) chưa khởi động Theo kế hoạch đề ra, dự án không bị chậm tiến độ Hiện tại kết quả số lượng tài xế thu hút được trên cả 3 nền tảng đạt 3000/5000 tài xế, dự kiến sẽ hoàn thành đúng mục tiêu đã đề ra
Một số khó khăn gặp phải:
- Gặp 1 số trở ngại khi cố gắng đẩy nhanh tiến độ vượt kế hoạch khi còn mẫu thuẫn giữa ý tưởng nội dung content và việc thực hiện design ( liên tục phải họp mặt 2 bộ phận để trao đổi )
- Ngân sách kế hoạch cho việc chạy quảng cáo cao hơn dự tính do rủi ro liên quan đến kênh social media
- Không được cập nhật thường xuyên với kết quả tuyển dụng của đối tác để đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing
Rủi ro đã gặp phải:
- 1 số bài viết bị gặp khó khăn với các vấn đề pháp lí của kênh social media phải thực hiện chỉnh sửa và đăng lại
- Phải cắt giảm chi phí cho các hoạt động quảng cáo back up
- Liên hệ và trao đổi liên tục với phía đối tác để cập nhật kết quả tuyển dụng thu được
- Tối ưu chất lượng của bài viết quảng cáo tránh phải sử dụng quá chi phí cho hoạt động back up
Quy trình đóng dự án
Bước 1: Đảm bảo tất cả các công việc cần thiết trong giai đoạn trôi qua đã được thực hiện và giải quyết các thiếu sót nếu có
Bước 2: Đảm bảo rằng dự án đã đáp ứng (các) mục tiêu chiến lược mà nó đã được thực hiện
Bước 3: Đảm bảo rằng toàn bộ phạm vi công việc đã được hoàn thành và đảm bảo nhận được sự chấp nhận chính thức bằng văn bản từ khách hàng và nhà tài trợ
Bước 4: Xem xét tất cả các hợp đồng với nhóm dự án và nhà cung cấp
- Đảm bảo rằng tất cả các bên đã đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng
- Đảm bảo bên sử dụng dịch vụ đã cung cấp tất cả các sản phẩm hoặc dịch vụ theo yêu cầu của họ và tổ chức đã thực hiện tất cả các khoản thanh toán thích hợp
Bước 5: Xem xét thực tiễn quản lý dự án
Bước 6: Ghi lại các bài học kinh nghiệm để tham khảo trong tương lai
Bài học kinh nghiệm
Bài học về nghiên cứu thị trường: kinh nghiệm tìm hiểu được nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng mục tiêu, cũng như đối thủ cạnh tranh và xu hướng ngành tài xế công nghệ
Bài học về tối ưu hóa kênh truyền thông xã hội: cải thiện hiệu suất sử dụng và phân bổ chi phí sử dụng các kênh truyền thông xã hội, như Facebook, Instagram, YouTube, TikTok, Zalo, v.v
Bài học về tiến độ: luôn có kế hoạch dự phòng và chuẩn bị với các tình huống có thể xảy ra để đảm bảo tiến độ và có thể thích ứng thay đổi tiến độ linh hoạt
Bài học về cân đối ngân sách: phân bổ ngân sách theo từng thời kì và kênh truyền thông khiến mất cân đối ngân sách giữa các giai đoạn và khó đảm bảo đáp ứng kịp khi có thay đổi tiến độ đột ngột vì vậy cần tự chuẩn bị thêm kế hoạch phân bổ và dự phòng rủi ro chi phí
Bài học về trao đổi với đối tác: do đặc thù của dự án marketing về thu hút nhân sự nên giữa công ty agency và phía đối tác cần được trao đổi liên tục để có thể cập nhật liên tục về những kết quả và tiến độ thực hiện
Bài học về cải thiện quy trình nghiệm thu cho sản phẩm chính: đối với những dự án mà kết quả thực hiện được do phía đối tác thu thập thì cần phải liên hệ để lưu giữ những kết quả ấy cho việc thiết lập tài liệu liên quan đến quy trình nghiệm thu (báo cáo,biên bản, tiêu chí đánh giá vv).