(Tiểu luận) đề tài thuyết trình trong kinh doanh 1

Điều này không chỉ giúp chúng ta trở thành người nói truyền cảm và ấn tượng mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng của chúng ta trong mọi lĩnh vực của cuộc sống Trang 7 Discover morefrom:GTTKD 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lớp học phần: 2331702028508

Giảng viên giảng dạy: Phạm Thị Trâm Anh

ĐỀ TÀI: THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH

Sinh viên thực hiện:

Võ Thị Yến Ngọc - 2121012924

TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023

i

NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚ NG DẪN

Nhận xét:

TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

iii

MỤC L C Ụ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH 2

1.1 KHÁI QUÁT VỀ THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH: 2

1.1.1 Khái niệm: 2

1.1.2 Vai trò: 2

1.1.3 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh: 4

1.2 CÁC GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH: 5

1.2.1 Giai đoạn : Chuẩn bị thuyết trình: 5

1.2.1.1 Xác định mục tiêu: 6

1.2.1.2 Tìm hiểu thính giả: 7

1.2.1.3 So n bài thuy t trình: 9ạ ế 1.2.1.4 Chuẩn bị nơi thuyết trình: 13

1.2.1.5 Luyện tập: 18

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình: 19

1.2.2.1 Kiểm soát căng thẳng: 19

1.2.2.2 Thuyết trình một cách tự tin: 19

1.2.2.3 Kết luận đạt hiệu quả cao 22

1.2.3 Giai đoạn 3: Kiểm soát người nghe và trả lời câu hỏi: 22

1.2.3.1 Kiểm soát người nghe: 22

1.2.3.2 Trả lời các câu hỏi: 23

1.2.4 Ứng xử với báo chí: 24

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SAMSUNG VINA 25

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP: 25

2.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH: 25

2.3 LĨNH VỰC KINH DOANH : 27

2.4 TẦM NHÌN, SỨ MỆNH VÀ TRIẾT LÍ KINH DOANH: 27

2.4.1 Tầm nhìn : 27

2.4.2 Sứ mệnh 28

2.4.3 Triết lí kinh doanh 28

iiii

2.5 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SẢN PHẨM THUYẾT TRÌNH 28

CHƯƠNG 3 THUYẾT TRÌNH VỀ BUỔI RA MẮT SAMSUNG GALAXY A 2023 (GALAXY A34 VÀ A54 5G) 29

3.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ : 29

3.1.1 Mục tiêu của bài thuyết trình : 29

3.1.2 Phân tích khán thính giả : 29

3.1.3 Bài thuyết trình giới thiệu sản phẩm : 30

3.1.3.1 Lời mở đầu : 30

3.1.3.2 Nội dung trình bày : 31

3.1.3.3 Phần kết luận : 35

3.1.4 Chuẩn bị hội trường : 36

3.1.5 Luyện tập thuyết trình : 39

3.2 GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH: 40

3.2.1 Trang phục : 40

3.2.2 Thời gian thuyết trình : 41

3.2.3 Tương tác/ kiểm soát khán thính giả : 42

3.3 KIỂM SOÁT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI CỦA KHÁN THÍNH GIẢ: 43

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

1

PHẦN M Ở ĐẦU

Chuẩn bị bài thuyết trình giới thiệu một sản phẩm (hoặc dịch vụ) của doanh nghiệp Bậc tỷ phú Mỹ Warren Buffett đã khẳng định: "Hãy rèn luyện thuyết trình cho mình mỗi ngày để rút ngắn con đường đến thành công của bạn" trò quan trọng trong việc định hình định hình sự nghiệp và tương tác xã hội

Kỹ năng thuyết trình không chỉ đơn thuần là khả năng nói chuyện trước đám đông mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công trong các cuộc trò chuyện, phỏng vấn, và môi trường kinh doanh Việc đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc học tập và phát triển

kỹ năng này không chỉ giúp người học trở nên tự tin khi diễn đạt ý kiến mà còn mở ra nhiều cơ hội thực tế để thực hành và tích lũy kinh nghiệm

Sự ứng dụng của kỹ năng thuyết trình là rộng lớn trong đời sống hàng ngày Vai trò và mục tiêu của mỗi buổi thuyết trình có thể biến đổi theo ngữ cảnh cụ thể, từ việc chia sẻ kiến thức trong học tập đến việc thuyết phục đối tác kinh doanh trong môi trường kinh doanh khốc liệt

Không nên coi thường khả năng thuyết trình với quan điểm rằng đó là một thách thức khó khăn Thực tế, nó trở nên dễ dàng hơn khi chúng ta biết cách rèn luyện và áp dụng

nó một cách chuyên nghiệp Điều này không chỉ giúp chúng ta trở thành người nói truyền cảm và ấn tượng mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng của chúng ta trong mọi lĩnh vực của cuộc sống

Discover more

from:

GTTKD 2022

Document continues below

Giao tiếp trong

kinh doanh

Trường Đại học Tài…

55 documents

Go to course

2

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUY T V K Ế Ề Ỹ NĂNG THUYẾT TRÌNH

TRONG KINH DOANH 1.1 KHÁI QUÁT V THUY T TRÌNH TRONG KINH DOANH: Ề Ế

1.1.1 Khái niệm:

Thuyết trình được hiểu một cách đơn giản nhất là diễn đạt để cho người khác hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải Một người thuyết trình hiệu quả là người mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin, nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải

Theo nghĩa rộng, thuyết trình có thể được thực hiện bởi bất cứ ai, bất kỳ lúc nào, bất

cứ nơi đâu Mục đích của thuyết trình là để truyền đạt thông tin, thuyết phục, truyền cảm hứng hoặc gây ảnh hưởng đến người nghe

Theo nghĩa hẹp, thuyết trình thường được sử dụng trong các buổi hội nghị, hội thảo, cuộc họp hoặc các sự kiện công cộng khác Người thuyết trình thường là những người

có kiến thức, chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể nào đó Người nghe thường là những người quan tâm đến lĩnh vực đó

Từ các nhận định trên về thuyết trình, ta có thể khái quát thuyết trình trong kinh doanh

là cách trình bày một nhận định, ý tưởng, quan điểm, chiến lược phát triển, nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình và hành động theo ý muốn của mình trong một lĩnh vực chuyên môn nhất định

1.1.2 Vai trò:

❖ Tăng cường nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp cho khách hàng tiềm năng Bằng cách trình bày rõ ràng và hấp dẫn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, công ty có thể giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lợi ích của nó và cách nó có thể giải quyết các vấn đề của họ Điều này có thể giúp bạn tăng cường nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình và thúc đẩy doanh số bán hàng

79-Bản thảo bài 80-1-10-20220802

FinancialManagement 100% (1)

47

ÔN TẬP NGỮ PHÁP âfadfsfsdf

-FinancialManagement 100% (2)

12

Detailed- PLAN- Multi- Grade…

Lesson-Basic English

11

Objectives of the study

Bachelor ofScience in… 75% (8)

1

3

❖ Thúc đẩy doanh số bán hàng

Một bài thuyết trình thuyết phục có thể giúp bạn thuyết phục khách hàng tiềm năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty Bằng cách trình bày rõ ràng và hấp dẫn về lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, doanh nghiệp có thể giúp khách hàng của mình hiểu rõ hơn về lý do tại sao họ nên mua sản phẩm hoặc dịch vụ

Ví dụ, một nhân viên bán hàng đang cố gắng bán một phần mềm mới cho một doanh nghiệp Họ tổ chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong đó

họ trình bày lợi ích của phần mềm, bao gồm cách nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền, cải thiện hiệu quả và tăng doanh thu Bài thuyết trình thành công trong việc thuyết phục các nhà lãnh đạo doanh nghiệp rằng phần mềm là một khoản đầu tư có giá trị, dẫn đến việc doanh nghiệp mua phần mềm

❖ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với khách hàng hoặc đối tác của bạn Khi bạn thuyết trình cho họ, bạn đang thể hiện sự hiểu biết của mình về nhu cầu của họ và sự cam kết của bạn đối với việc cung cấp các giải pháp đáp ứng nhu cầu đó Cụ thể, một công ty đang cố gắng giành được hợp đồng với một doanh nghiệp mới Họ tổ chức một bài thuyết trình cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trong đó họ trình bày về kinh nghiệm và chuyên môn của mình Họ cũng thảo luận về cách họ có thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình Bài thuyết trình thành công trong việc thể hiện sự hiểu biết của công ty về nhu cầu của doanh nghiệp và sự cam kết của

họ đối với việc cung cấp các dịch vụ chất lượng cao Điều này dẫn đến việc công ty giành được hợp đồng

❖ Thúc đẩy sự đổi mới

Thuyết trình là một cách tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng và kiến thức mới Khi bạn thuyết trình một cách sáng tạo và hấp dẫn, bạn có thể truyền cảm hứng cho người khác và khuyến khích họ suy nghĩ theo cách mới Điều này có thể thúc đẩy sự đổi mới trong công ty của bạn Một nhà lãnh đạo có thể thuyết trình về tầm nhìn của họ cho công ty

4

Họ có thể sử dụng bài thuyết trình để chia sẻ những ý tưởng mới về sản phẩm, dịch vụ hoặc chiến lược

❖ Phát triển kỹ năng lãnh đạo

Thuyết trình là một kỹ năng quan trọng cần có đối với các nhà lãnh đạo Khi bạn thuyết trình một cách hiệu quả, bạn có thể truyền đạt tầm nhìn của mình và khuyến khích người khác hành động Điều này có thể giúp bạn xây dựng lòng tin và sự tôn trọng của những người khác.Một giám đốc điều hành có thể thuyết trình về tầm nhìn của họ cho công ty cho nhân viên của họ Họ có thể sử dụng bài thuyết trình để truyền cảm hứng cho nhân viên và giúp họ hiểu rõ hơn về mục tiêu của công ty

1.1.3 T m quan tr ng c a thuy t trình trong kinh doanh: ầ ọ ủ ế

Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành Quản trị kinh doanh của Đại học Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates đã nhấn mạnh tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình Warren Buffett cho rằng khả năng diễn thuyết là một yếu tố cần thiết để thành công trong bất kì lĩnh vực nào Bill Gates cũng đồng ý với kiến này và cho rằng kỹ năng diễn thuyết có thể giúp con người phát triển sự nghiệp tới 50 hoặc 60 năm

Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, để có thể tiến xa hơn so với đối thủ cạnh tranh và vươn lên hàng đầu về doanh số bán hàng cũng như khẳng định thương hiệu, nhiều công

ty tuyển dụng luôn đòi hỏi ứng viên phải có khả năng giao tiếp và thuyết trình Nó luôn chiếm một vị trí quan trọng trong từng vị trí của doanh nghiệp như:

− Nếu bạn là một nhân viên tiếp thị, kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết phục khách hàng một cách hiệu quả hơn, nhờ đó bạn gia tăng doanh số bán hàng và gặt hái thành công trong nghề nghiệp

− Nếu bạn là giám đốc kinh doanh, kỹ năng thuyết trình chắc chắn là không thể thiếu được tại các buổi hội nghị khách hàng hoặc trong những sự kiện trọng đại khác của công ty bạn Một bài thuyết trình thuyết phục sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp của công ty đến với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao nhận thức

về thương hiệu và gia tăng doanh số bán hàng

5

− Nếu bạn là giám đốc điều hành, bạn sẽ khó có thể làm cho công ty phát triển lớn mạnh nếu thiếu một đội ngũ nhân viên giỏi Vậy làm thế nào để bạn có thể truyền cảm hứng làm việc, động viên đội ngũ nhân viên và đem lại cho họ một tầm nhìn, sứ mệnh và những giá trị cốt lõi của công ty? Một bài thuyết trình truyền cảm hứng sẽ giúp bạn kết nối với nhân viên, tạo động lực cho họ làm việc và cống hiến hết mình cho công ty…

Tóm lại, dù thế nào thuyết trình vẫn sẽ tiếp tục chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh trong tương lai Khi công nghệ phát triển, các phương tiện truyền thông khác nhau sẽ

ra đời, nhưng thuyết trình vẫn sẽ là một hình thức giao tiếp hiệu quả và cần thiết Và điều quan trọng hơn là, bạn càng thuyết trình giỏi, bạn càng dễ thuyết phục người khác

Và đó cũng là hình ảnh mà hầu hết những người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có

1.2 CÁC GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH:

Có hai giai đoạn chính trong thuyết trình

1.2.1 Giai đoạn : Chuẩn bị thuy t trình: ế

Giai đoạn chuẩn bị thuyết trình là một trong những giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự thành công của một bài thuyết trình Công thức 5w1h là một công cụ hữu ích giúp chúng ta chuẩn bị bài thuyết trình một cách đầy đủ và hiệu quả.Công thức này bao gồm các câu hỏi sau:

− What: Mục đích của bài thuyết trình là gì? Bạn muốn khán giả của mình hiểu điều gì?

− Who: Khán giả của bạn là ai? Họ là ai? Họ có trình độ kiến thức và kinh nghiệm gì?

− When: Bài thuyết trình sẽ được diễn ra khi nào? Thời gian và thời lượng của bài thuyết trình là bao nhiêu?

− Where: Bài thuyết trình sẽ được diễn ra ở đâu? Địa điểm của bài thuyết trình sẽ ảnh hưởng đến cách bạn trình bày

− Why: Tại sao bạn lại thuyết trình về chủ đề này? Điều gì khiến bạn quan tâm đến chủ đề này?

Để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình, có thể vận dụng quy tắc ABC sau:

− Analyse: Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp

− Brainstorm: Động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết

− Choose: Lựa chọn Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, lựa chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất Lựa chọn những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý

1.2.1.2 Tìm hi u thính gi : ể ả

Fidel Castro từng nói rằng: “Tôi luôn xem thính giả là những người thân yêu nhất của mình” Câu nói này khẳng định tầm quan trọng của khán thính giả đối với thành công của buổi thuyết trình Nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm Muốn làm được điều này, chúng ta cần phân tích khán thính giả

Khán thính giả của một buổi thuyết trình bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần có những đặc điểm riêng biệt Chúng ta có thể phân tích khán thính giả theo các yếu tố sau:

− Trình độ văn hóa: Trình độ văn hóa của khán thính giả ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu thông tin của họ Chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ và cách diễn đạt phù hợp với trình độ văn hóa của khán thính giả

− Quan điểm: Quan điểm của khán thính giả ảnh hưởng đến cách họ tiếp nhận thông điệp của chúng ta Nếu chúng ta biết một số người nghe có quan điểm

− Kích thước nhóm: Kích thước nhóm khán thính giả ảnh hưởng đến kết cấu và cách thức thuyết trình Đối với nhóm nhỏ, chúng ta có thể tương tác với khán thính giả nhiều hơn Đối với nhóm lớn, chúng ta cần chú ý đến sự rõ ràng, mạch lạc của nội dung để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình Đồng thời, kích thước nhóm cũng giúp chúng ta có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn

Bên cạnh đó, phân loại khán thính giả theo nhóm đối tượng giúp người thuyết trình xác định cách thức thuyết trình phù hợp Các nhóm đối tượng khán thính giả thường gặp bao gồm:

− Người phản đối mạnh mẽ: Những người này có quan điểm trái ngược với quan điểm của người thuyết trình và sẵn sàng chống đối

− Người không thân thiện: Những người này không đồng ý với quan điểm của người thuyết trình nhưng chưa hẳn là chống đối

− Người trung lập: Những người này chưa có quan điểm rõ ràng về vấn đề được trình bày

− Người chưa quyết định: Những người này đang băn khoăn giữa việc ủng hộ hay chống đối quan điểm của người thuyết trình

− Người ngoài cuộc: Những người này không có quan tâm đến vấn đề được trình bày

− Người ủng hộ: Những người này đồng ý với quan điểm của người thuyết trình

− Người ủng hộ mạnh mẽ: Những người này không chỉ đồng ý với quan điểm của người thuyết trình mà còn sẵn sàng hành động để ủng hộ

9

Riêng thuyết trình trong kinh doanh:

− Đối với bên trong tổ chức, đối tượng nghe có thể là: ấp trên ấp dưới và đồng c , cnghiệp

− Đối với bên ngoài tổ chức, đối tượng nghe đa số là: khách hàng, đối tác kinh doanh

1.2.1.3 Soạn bài thuy t trình: ế

Để có thể bắt tay vào công việc soạn thảo nội dung cho bài thuyết trình, trước hết bạn cần phải có thông tin về vấn đề mà bạn sẽ trình bày.Bạn có thể tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm tài liệu học thuật, tạp chí chuyên ngành, báo chí, mạng xã hội, Tuy nhiên, cần phân biệt được đâu là thông tin tin cậy để trích dẫn, đâu là thông tin chia sẻ, đặt vấn đề với khán giả Nắm chắc kiến thức sẽ giúp bạn dễ ứng phó với nhiều tình huống khác nhau trong một buổi thuyết trình với nhiều đối tượng người nghe khác nhau

Song song với thu thập thông tin, bạn có thể xây dựng đề cương cho nội dung thuyết trình của mình Sau đó, qua những tài liệu đã thu thập được, bạn chọn lọc thông tin và đưa vào các ý tưởng cụ thể, để hoàn thiện chủ đề và tăng tính thuyết phục từ các số liệu, chứng cứ đã phân loại Cụ thể là, khi chọn lọc thông tin từ các tài liệu liên quan, bạn có thể:

− Chọn lọc những số liệu, tài liệu có thể sử dụng được

− Lựa chọn thông tin tốt nhất, thích hợp nhất cho bài thuyết trình

− Chọn thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin của đối tượng, mang tính thời sự, cấp thiết, phản ánh những vấn đề của cuộc sống

− Chọn những thông tin, sự kiện gây xúc động cho khán giả và cao hơn nữa là tạo được hiệu ứng lan truyền cảm xúc trong số đông

❖ Bắt đầu việc soạn th o: ả

Sau khi hoàn thành đề cương thuyết trình, hãy bắt đầu soạn thảo chi tiết Tưởng tượng

từ ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng và suy nghĩ về nội dung trước khi bắt đầu viết Thử nghiệm nhiều cách diễn đạt ý, chọn cách nào tự nhiên nhất Tránh lý thuyết quá mức,

10

hóa đơn giản những ý trừu tượng Khi lý luận, tránh những sai lầm như định nghĩa sai, chuyển từ trường hợp cụ thể lên tổng quát, nhầm lẫn nguyên nhân và kết quả, và vòng luẩn quẩn Nếu không chắc về cách viết diễn văn, nhớ phân biệt giữa văn nói và văn viết, và áp dụng chỉ dẫn để điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói

❖ Nội dung c n so n: ầ ạ

Bướ c 1: soạn l i gi i thiệu ờ ớ

Thực hiện thuyết trình giống như bạn đóng một chiếc đinh vào tấm ván, phát búa đầu tiên phải thật mạnh Trong giai đoạn đầu tiên khán giả tập trung vào bạn nhiều nhất vì thế hãy mở đầu thật ấn tượng Hãy tránh mở đầu nhàm chán bằng cách “hôm nay tôi

sẽ trình bày các bạn về đề tài…” Chúng ta cần tạo sự chú ý của khán giả và giữ lấy điều đó Có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẩu chuyện… để kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không được lạm dụng

Có các cách mở đầu trong phần này như sau:

− Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến

− Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ

đề chính của bài thuyết trình

Bướ c 2: gi i thiệu nội dung ớ

Giới thiệu số lượng và trình t nh ng n i dung s ự ữ ộ ẽ trình bày Các điểm nội dung

s ẽ được sắp x p theo mế ức độ quan tr ng ọ

Ví dụ: Tôi xin trìnhbày 3 vấn đề:

✓ Thứ nhất…

✓ Thứ hai…

✓ Thứ ba…

Bước 3: Soạ n ph n chính ph n thuyết trình ầ ầ

Chiếm từ 80 90% th– ời gian bài thuyết trình

Cần nêu lên được các điểm nội dung chính, như:

✓ I

− Lập lu n sậ ắc bén nhưng rõ ràng, dễ ể hi u, d theo dõi ễ

− Gây s chú ý c a thính gi b ng ự ủ ả ằ cách: trao đổi, đặt câu h i, yêu cỏ ầu người nghe tham gia vào các mục bi u di n ể ễ

− Luôn liên hệ vấn đề ới sự ể v hi u bi t hay ki n thế ế ức của thính giả

− Tuyệt đối không nói chung chung

− Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuy n sang ý sau ể

− Nên có phần chuy n ý giể ữa phần mở đầu và thân bài

− Kiểm tra ph n h i c a thính gi bi t: thính gi ả ồ ủ ả để ế ả đã nắm được vấn đề, đã hiểu đúng vấn đề chưa

− Mang tính cấp thi t, phế ản ánh được vấn đề ủ c a buổi thuy t trìnhế

Biết sử d ng các hình nh minh hụ ả ọa, các phương tiện hỗ trợ trong trình bày như số

liệu, d ữ ệu; các bili ểu đồ minh họ … thay va, ì viết quá nhiều ch ữ

Bước 4: soạ n ph n kết luận ầ

Phần kết luận cần gọn gàng và đơn giản, chúng ta sẽ nhắc lại các luận cứ dẫn đến kết luận Luận cứ là các lý do cho việc rút ra kết luận hay thông điệp chính Vì thế, sau khi nhắc lại luận cứ, chúng ta sẽ xác nhận lại kết luận hoặc thông điệp chính của bài thuyết trình Hãy kết thúc bài thuyết trình bằng cách:

• “và điều cuối cùng tôi muốn các bạn nhớ…”

• “và điều tôi muốn bạn nhớ là …”

• “tôi muốn kết thúc bài thuyết trình bằng một câu nói…”

• “điều cuối cùng tôi muốn nhắc lại là…”

12

❖ Sắp xếp thông tin

Sau khi hoàn t t b n thấ ả ảo đầu tiên, b n nên ch nh s a lạ ỉ ử ại thông tin trong bài Đọ ại c l

b n ả thảo một lượt để chắc chắn rằng các thông tin được s p x p theo tr t t ắ ế ậ ự ưu tiên hợp

lý và m i thông tin c n thiọ ầ ết đề đượ đưa vào Ngoài ra, u c hãy thêm vào nh ng ví d ữ ụthích hợp để nhấn mạnh các ý chính Lưu ý: các cấp độ ưu tiên của thông tin là:

− C n phầ ải bi t: nhế ững thông tin quan tr ng, c n phọ ầ ải nói đầy đủ

− Nên bi t: nh ng thông tin ít quan trế ữ ọng hơn nên dành thời gian ít hơn và mức

độ nhấn mạnh cũng ít hơn

− Biết thì t t: nh ng thông tin bi t thì t t mà không biố ữ ế ố ết cũng không ảnh hưởng

đến bài thuyết trình Loại thông tin này nếu còn thì gi thì nói ờ

Cuối cùng, bạn hãy xem xét để đưa vào những thông tin có sức thu hút và hấp d n ẫ đặc

biệt để tăng tính thờ ựi s cho bài thuy t trình cế ủa mình Tuy điều này không nh t thiấ ết nhưng nó sẽ giúp người nghe dễ chịu hơn khi lắng nghe bài thuyết trình của bạn

❖ Viết tự nhiên

Sự tự tin và thoải mái trong cách sử dụng ngôn ngữ là yếu tố quan trọng quyết định thành công của một buổi thuyết trình Do đó, khi chuẩn bị bài thuyết trình, cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, phức tạp Đồng thời, cần xem người nghe như những người bạn đang đối thoại, tạo nên sự thân mật, gần gũi Nếu vẫn chưa chắc chắn về phần thuyết trình của mình, hãy thử thu âm lại và nghe lại để điều chỉnh cho phù hợp Sau đây là một số lời khuyên để có thể viết được

tự nhiên

❖ Ngắt nhịp trình bày

Thời gian đóng vai trò quan trọng trong thành công của một buổi thuyết trình Tính đến khía cạnh truyền đạt nội dung, những khoảnh khắc im lặng, dù chỉ là vài giây, đều đóng góp vào tạo cảm giác tĩnh lặng cho người nghe Do đó, khi soạn thảo bài thuyết trình, quan trọng để tận dụng mọi khoảng im lặng theo cách có chủ ý, chẳng hạn như khi muốn nhấn mạnh một ý hoặc chuyển đổi từ ý này sang ý khác Việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh tình trạng ngắt nhịp không đồng đều, làm mất tính liên tục và

13

hấp dẫn của buổi thuyết trình Thực hành chú ý đến điều này trong quá trình luyện tập

là quan trọng để tránh rơi vào tình trạng trình bày "buồn cười" trước đám đông

❖ Chuẩ n b các m u giấy ghi chú ị ẩ

Ngoài bản chính, việc sử dụng mẩu giấy nhỏ để ghi các ý chính là một kỹ thuật hữu ích để tránh hiện tượng đọc bài và giúp người thuyết trình nhắc nhở về các vấn đề quan trọng Đánh số thứ tự trên mỗi mẩu giấy để tránh nhầm lẫn và thúc đẩy sự tương tác với người nghe Cần tránh việc ghi quá nhiều thông tin trên mỗi mẩu giấy để không làm bài thuyết trình trở nên quá dài và phức tạp Sau mỗi lần thuyết trình, tập trung chỉ ghi các ý chính trên những mẩu giấy để tối ưu hóa quá trình chuẩn bị và thực hiện thuyết trình

❖ Thiết kế Power Point

➢ S ố lượng slide:

− 6 12 slide cho 10 phút thuy t trình – ế

− 30 70 slide cho 1 gi – ờ

➢ Hình th c slide: ứ

− C ỡ chữ: từ 28 tr lên, ch dùng cho tở ữ ựa đề ớn hơn l

− Mỗi slide nên có khoảng 5-8 dòng (tr từ ựa đề)

− Trên mỗi slide sử d ng t i đa 2 kiểu chữ ụ ố

− Tuân thủ nguyên tắc: nền sáng chữ t i hoặc ngược lại – ố

− Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính t và ng pháp ả ữ

➢ Tránh s d ng quá nhiử ụ ều hiệu ứng đặc bi t vì s ệ ẽ làm người nghe mất tập

trung vào bài nói

1.2.1.4 Chuẩn bị nơi thuyết trình:

❖ Thiết kế không gian

Khi xác định đối tượng khán giả, cần điều chỉnh môi trường thuyết trình phù hợp Đối với buổi thuyết trình về văn hóa nghệ thuật, có thể tổ chức ngoài trời tại công viên hoặc trong không gian trang trí nghệ thuật Trong khi đó, buổi thuyết trình

về khoa học thường thích hợp với phòng hội nghị trang bị các thiết bị hiện đại Trước khi buổi thuyết trình diễn ra cần chuẩn bị:

14

− Chỗ ngồi đầy đủ, ngăn nắp

− Phòng đủ ánh sáng và vệ sinh

− Mọi người có thể nhìn rõ thấy bạn và màn hình

− Có đủ ổ cắm điện và ở vị trí thuận tiện

− Phòng có cách âm hay không

− Hệ thống âm thanh tốt

Nếu buổi thuyết trình có đông người tham dự và có quy mô lớn thì cần xem xétđến yếu tố sau:

− Máy lạnh có không?

− Nếu như không có máy lạnh thì phòng có thông thoáng không?

− Có bảng, flip chart, phấn, bút viết còn mực không, khăn lau,…

− Liệu phòng được tốt chưa và có phòng nào tốt hơn không

✓ Phù hợp cho những sự kiện người tham dự là khán giả

✓ Hình thức này không được khuyến cáo cho sự kiện ăn uống và có ghi chép

15

của người ngồi trước

✓ Nếu Phòng có không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết Khoảng

2 - 3 lối đi là l tưởng.ý

✓ Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không

bị chắn tầm nhìn khi số lượng người quá động

• Gợi ý:

✓ Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự

✓ Chừa khoảng trống bên trong chữ U và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài

✓ Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, v khi đó các ì phần của chữ U trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự

• Ưu điểm:

✓ Không gian làm việc tốt

16

✓ Tương tác tốt giữa những người tham gia

✓ Lý thưởng khi nghe – nhìn hoặc thuyết trình

• Nhược điểm: không phù hợp với những hội nghị lớn hơn 25 người

− Kiểu lớp học: Dãy bàn hội nghị thường hướng lên sân khấu, có không gian cho mọi người ghi chép

• Sử dụng: Kiểu sắp xếp này lý tưởng cho các sự kiện có ghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những cuộc họp dài và có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay

✓ Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 1m giữa mỗi bàn để lấy lối đi, con-

số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép

• Ưu điểm:

✓ Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người tham gia

✓ Sức chứa lớn trong không gian ít hơn

Để làm được điều đó, bạn nên thực hiện những việc sau:

− Cần thiết phải tỉm hiểu cách sử dụng, kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị, dụng cụ

hỗ trợ thuyết trình

− Các thiết bị phải tương thích, ăn khớp với nhau

− Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình Không thể dùng màn hình chỉ 19 Inch khi bạn thuyết trình trong khán phòng lớn với hơn 200 người tham dự

− Flipchart ghi chú những từ khóa

− Phim nhựa, băng video, máy projector, overhead, máy chiếu vật thể, datashow

− Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiếu

− Các hình vẽ màu sắc

− Các mô hình mô phỏng

1.2.1.5 Luyện tập:

Trong các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình thì bước cuối cùng là quan trọng nhất

và thường bị bỏ qua nhất đó là luyện tập trước khi thuyết trình Đây là cơ hội tốt nhất

để ta nắm vững nội dung, điều chỉnh thời gian và bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình

Những cách thức m à bạn có thể luyện tập trước khi thuyết trình đó là:

− Tập luyện trước gương: bạn hãy đứng trước gương trình bày bài thuyết trình của mình và quan sát những cử chỉ, nét mặt tránh những động tác thừa thãi

− Tập luyện trước một nhóm người: bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp ngồi nghe

và cho nhận xét, đánh giá về cách thức thuyết trình cũng như nội dung mà bạn truyền đạt, cần nhất là chỉ ra cho bạn những chỗ chưa đạt cần điều chỉnh Đặt cho bạn những câu hỏi chất vấn Qua đó, bạn sẽ thu thập thêm được rất nhiều ý kiến, ý tưởng bổ ích nhằm hoàn thiện bài thuyết trình của bạn Khi luyện tập bạn cố diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất Chú ý nhấn dừng ở những từ chốt, từ khóa hay nội dung mang tính thông điệp trong bài thuyết trình của bạn Đồng thời, kết hợp với ngôn ngữ cơ thể nhằm nhấn mạnh nội dung

− Ghi hình lại: để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình Quá trình tập luyện sẽ giúp bạn biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất

19

cả các động tác thành phản xạ tự nhiên chỉ cần tập trung vào nội dung bạn cũng có một bài thuyêt trình sinh động

1.2.2 Giai đoạn: Thuyết trình:

Tạo nên một buổi thuyết trình thành công không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà còn là khả năng làm cho mọi thứ trở nên tự nhiên và sinh động Nếu không, buổi thuyết trình có thể trở nên cảm giác như một bản sao gượng ép, đặc trưng của sự kém hấp dẫn

và thiếu sự thuyết phục Vì vậy, để tạo ra một buổi thuyết trình độc đáo và cuốn hút, bí quyết là làm thế nào để tạo ra sự tự nhiên trong từng khoảnh khắc trình bày của bạn 1.2.2.1 Kiểm soát căng thẳng:

Thuyết trình trước đám đông thường khiến mọi người trải qua cảm giác căng thẳng khó chịu Để vượt qua tâm lý này và đảm bảo hiệu suất tối đa, hãy áp dụng sự sáng tạo trong quá trình kiểm soát cảm xúc của bạn Nhận biết và đánh giá các triệu chứng căng thẳng, như "nôn nao trong lòng" với những biểu hiện cụ thể như miệng khô, tay run, hoặc lòng bàn tay đổ mồ hôi

Một cách tiếp cận độc đáo là xem xét nguyên nhân của sự căng thẳng thần kinh, thường xuất phát từ lo lắng về những vấn đề có thể xuất hiện trong buổi thuyết trình Đối mặt với điều này, hãy giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng Đảm bảo rằng công cụ và thiết bị hỗ trợ đều đã sẵn sàng Việc này không chỉ tạo ra thời gian tập trung cho bản thân mình trước buổi thuyết trình mà còn giúp tăng cường lòng tin bản thân, vì bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng và mọi chuyện sẽ diễn ra suôn sẻ theo kịch bản

đã lên

1.2.2.2 Thuy t trình mế ột cách tự tin:

Cách trình bày cũng có tác động rất lớn đến sự thành công của bài thuyết trình Khi thuyết trình bạn cần khởi đầu một cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau đó sử dụng giọng điệu, nhịp điệu và ngôn ngữ cơ thể một cách hợp lý để giúp người nghe hiểu rõ hơn những

gì bạn đang nói

- Mở đầu một cách tự tin

Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn tượng Lời giới

20

thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố gắng không nhìn vào bài thuyết trình Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình

- Tốc độ trình bày

Trình bày nhanh hoặc chậm sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, nhưng đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý Ngoài ra, bạn nên dừng một vài giây trước khi chuyển sang ý khác và tận dụng những dịp này để giao tiếp với cử tọa Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội nắm bắt những phản ứng của họ đối với bài thuyết trình Trong quá trình phát biểu, bạn hãy nói với tốc độ ổn định, chỉ nhấn giọng khi bạn muốn nêu bật những ý quan trọng

- Vận dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời thể hiện cảm xúc và ý định của mình Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể để khẳng định thêm thông điệp muốn chuyển tải Tuy nhiên, bạn nên lưu ý luôn giữ mình trong tư thế mở, không bắt chéo tay hoặc tạo ra những rào cản giữa bạn

và người nghe Sử dụng cử chỉ của bàn tay với mục đích nhấn mạnh, nhưng không lạm dụng quá mức khiến người nghe mất tập trung Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thông điệp chuyển tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe

- Yếu tố phi ngôn ngữ hỗ trợ

+ Trang phục: lịch sự, phù hợp

+ Ánh mắt: quan sát bao quát thính giả

+ Vẻ mặt: nên mỉm cười tươi (tạo thiện cảm)

+ Cử chỉ: nên tránh những thói quen xấu và những cử chỉ vô thức của bản thân

21

như: gãi đầu, gãi tay, vuốt tóc, cho tay vào túi quần, dấu tay sau lưng,…

+ Vị trí đứng: khoảng cách với cử toạ

+ Tư thế: đứng thẳng, hai chân mở rộng, cánh tay thả lỏng, không gò bó, thoải mái

- Giao tiếp bằng ánh mắt

Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây dựng mối quan hệ thân mật giữa mọi người với nhau Việc tạo bầu không khí thân thiện trong buổi thuyết trình là rất quan trọng Bạn hãy nhìn bao quát toàn bộ người nghe, cố gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phát biểu Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình,

và bỏ qua những người nghe có thái độ trung lập hay chống đối Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút

- Sử dụng cử chỉ

Tầm nhìn của người nghe thay đổi tùy thuộc vào quy mô người nghe, do đó bạn cần điều chỉnh cử chỉ của mình sao cho phù hợp Với số lượng người nghe có quy mô lớn, bạn phải có những động tác mang tính khuếch trương cao mới có thể đạt được hiệu quả hình ảnh tốt Ví dụ, khi muốn dùng cử chỉ để nhấn mạnh “một mặt… mặt khác…”, bạn hãy dùng cử chỉ nhấn vai thay vì cổ tay Có thể thời gian đầu bạn thực hiện không được tự nhiên, nhưng dần dần sẽ trở thành thói quen và có sức thuyết phục cao đối với người nghe

Nhìn chung, trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thể như cách ứng xử, ánh mắt, tư thế,… nhằm thu hút sự chú ý của người nghe Ví dụ, khi muốn nhấn mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thẳng người và cao giọng Hoặc khi muốn khơi gợi sự tò mò của người nghe về những điều bạn sắp tiết lộ thì hãy rướn người về phía trước và hạ thấp giọng xuống Cử chỉ này là dấu hiệu cho biết bạn sắp chia sẻ những điều bí mật hoặc sự thú vị nào đó Bạn hãy luyện tập thường xuyên để có thể sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu quả cao nhất Sau đây là một số lời khuyên nhằm thuyết trình một cách tự tin