Để buổi thuyết trình thành công, từ việc xác lập mục tiêu, chủ đề, thu nhập thông tin, phân tích thính giả và diễn giả, cho đến việc soạn thảo nội dung và tập luyện trước đều phải được l
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái quát về thuyết trình
Trong từ điển, thuyết trình có rất nhiều nghĩa Chúng ta sẽ hiểu “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày”, có nghĩa là “đưa cho ai một cái gì đó - nói điều gì đó với ai đó”, hay chính là cách giao tiếp với một ai đó Thuyết trình là cách truyền đạt bằng lời các ý tưởng và các thông tin đến một nhóm người nhằm cung cấp th ng ô tin hoặc thuyết phục, gây nh h ng đả ưở ến người nghe.
Hay thuyết trình là cách trình bày một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, nhằm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của muốn của mình
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quá phải đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân Đề cập đến thuyết trình, nhiều cá nhân nghĩ rằng đây là một kỹ năng thiên bẩm Song, nên xem đó là một kỹ năng có được từ quá trình và được tích hợp qua nhiều giai đoạn Thật vậy, “không ai làm tốt ngay từ lần đầu tiên” và “không chuẩn bị đồng nghĩa với thất bại” đó là 2 điều quan trọng khi nói về thuyết trình Chuẩn bị tốt là chìa khoá cho một bài thuyết trình thành công Ta càng chuẩn bị chu đáo thì bài thuyết trình càng tăng sức thuyết phục Để buổi thuyết trình thành công, từ việc xác lập mục tiêu, chủ đề, thu nhập thông tin, phân tích thính giả và diễn giả, cho đến việc soạn thảo nội dung và tập luyện trước đều phải được lưu ý
Tùy thuộc vào quy mô, mức độ và tầm quan trọng của buổi thuyết trình ta có thể phải bắt đầu công việc chuẩn bị trước một ngày, một tuần, hoặc thậm chí là trước hàng tháng
Trong hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực, công việc, sẽ có nhiều lúc ta cần trình bày các ý kiến, quan điểm trước đám đông Khi đó, kỹ năng thuyết trình là vấn đề
“mấu chốt” giúp ta thuyết phục, tạo động lực cho những người xung quanh
Kỹ năng thuyết trình là khả năng sử dụng kết hợp kiến thức, thái độ, phương pháp,công cụ cần thiết trong quá trình truyền đạt và dẫn dắt thông tin nhằm làm cho nội dung thông tin có sức hấp dẫn hơn, thu hút nhiều người nghe hơn Kỹ năng thuyết trình là sự kết hợp giữa nội dung và hình thức, giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích đã định
1.1.2 Vai trò của thuyết trình trong kinh doanh
1.1.2.1 Rèn luyện được sự tự tin trước đám đông
Những người có kỹ năng thuyết trình tốt chắc chắn sẽ trang bị đầy đủ sự tự tin, dám nghĩ và dám thể hiện quan điểm trước đám đông Đây là lợi thế rất lớn mà ta có được so với những người không có kỹ năng thuyết trình tốt
Nếu đã quen với việc thuyết trình, ta sẽ tự tin đối diện với vấn đề tốt hơn, khả năng phản ứng với thử thách nhanh nhẹn, nhạy bén hơn Ta có thể truyền đạt được thông tin khó khăn theo cáchđơn giản và thú vị nhất để thu hút khán giả, truyền đạt suy nghĩ và cảm xúc hiệu quả nâng, cao sự tự tin Một khi ta đã làm tốt việc thuyết trình, sự tự hào về bản thân sẽ nâng cao, càng ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn
1.1.2.2 Nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc Điều này vô cùng quan trọng với những người làm công tác nội bộ hoặc thường xuyên làm việc với khách hàng Những người có kỹ năng thuyết trình tốt sẽ rèn luyện được khả năng giao tiếp tốt, nắm bắt ý muốn và nhu cầu của người khác nhanh chóng hơn
Vì vậy, trong các mối quan hệ với đồng nghiệp, với khách hàng, ta sẽ dễ dàng trao đổi, thương thảo, thỏa thuận và đàm phán hơn Thông qua thuyết trình, ta sẽ trau dồi được nhiều kỹ năng để áp dụng cho các tình huống khác trong công việc và cuộc sống
1.1.2.3 Thể hiện năng lực bản thân tốt hơn, cơ hội thăng tiến cao hơn
Một người có năng lực tốt nhưng rụt rè, nhút nhát, không dám đưa ra ý kiến hoặc ấp úng, thể hiện không rõ ràng trước mọi người chắc chắn sẽ không thể thành công Mọi người sẽ không thể nào nắm được những ý tưởng tốt và độc đáo của ta
Sự tin tưởng có thể cần rất nhiều thời gian thông qua cách làm việc, xử lý công việc của ta Nhưng nếu ta có khả năng thuyết trình tốt, chỉ cần khoảng vài phút, ta có thể thay đổi và giành được sự tín nhiệm từ những người xung quanh Hay nói cách khác, thuyết trình là một trong những cách ngắn nhất để ta thể hiện năng lực bản thân mình
Có kỹ năng thuyết trình tốt không chỉ giúp tăng cơ hội thành công của một cá nhân mà còn cho phép họ giúp sức nhiều hơn cho doanh nghiệp Nhưng trước tiên, đó cũng là một yếu tốquantrọng giúp thành công ta trongquátrình phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt Để trở thành một người thành công, người ta không chỉ cần trí tuệ thông minh, kiến thức uyên bác, tư duy sáng tạo mà còn phải có khả năng ăn nói, phong cách đĩnh đạc trước mọi người, đặc biệt là nếu muốn trở thành một nhà quản lý hay lãnh đạo
1.1.3 Tầm quan trọng của thuyết trình trong kinh doanh
Kỹ năng thuyết trình cực kỳ quan trọng và cần thiết Bởi lẽ, ai cũng muốn hiểu những thông tin mà ta truyền đạt, từ đó tương tác và đưa ranhững quyết định phù hợp Thuyết trình giúp chúng ta truyền tải những thông tin 1 cách rõ ràng, mạch lạc và thu hút Từ đó, người nghe sẽ tiếp nhận trọn vẹn và có những phản hồi trở lại cho phía người thuyết trình
Bên cạnh đó, những người có kỹ năng thuyết trình tốt còn dễ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn khi tham gia phỏng vấn, kêu gọi đầu tư, trình bày dự án huyết T trình tốt cho sự tín nhiệm của ta, ảnh hưởng đến quá trình làm việc Theo đó, sự phát triển của kinh tế – xã hội, thị trường lao động ngày càng có nhiều đòi hỏi khắt khe hơn ở đội ngũ người lao động Bên cạnh kiến thức chuyên môn, nghề nghiệp, đội ngũ nhân sự trong các doanh nghiệp còn phải được trang bị nhiều kỹ năng cần thiết khác để phục vụ nghề nghiệp của mình Và một trong số những kỹ năng cần thiết đó chính làkỹ năng thuyết trình
Các giai đoạn trong thuyết trình kinh doanh
1.2.1 Giai đoạn chuẩn bị Để một bu i thuy t trổ ế ình th nh c ng và ô à thực s hiệu quự ả, cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng Đ y lâ à đi u ki n ti n quyề ệ ê ết cho b t kấ ỳ bài thuy t trế ình n o Sà ự chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch sẽ khiến ch ng ta ho n to n tú à à ự tin, sẽ giúp ch ng ta ú có ể th kiểm soát được những đi u thuyề ết trình, đưa ra c c vá ấn đề một cách m ch l c ạ ạ và có tính thuyết phục Trước khi thuyết trình, diễn giả cần phải trả lời thoả đáng 6 câu hỏi sau:
- Ai? (WHO) = cử toạ là ai?
- Cái gì? (WHAT) = nội dung là gì?
- Tại sao? (WHY) = tại sao phải thuyết trình?
- Khi nào? (WHEN) = thời điểm?
- Ở đâu? (WHERE) = nơi, bối cảnh
- Làm thế nào? (HOW) = cách tốt nhất để trình bày Để chuẩn b cho buổi thuy t trị ế ình, c th chia thành việc chính nh sau: ó ể 5 ư
• Chọn chủ đề và xác định mục tiêu;
• Tìm hiểu ính giả th ;
1.2.1.1 Chọn chủ đề và xác định mục tiêu a) Chọn chủ đề
Khi chọn chủ đề, nên chọn:
• Chủ đề thính gi muốn nghe; ả
• Chủ đề mới mang tính mớ ính thờ ựi, t i s ;
• Chủ đề người thuy t trế ình biế âu t s
Nguyê ắn t c đặt t n cho chủ đề là: Ngắn g n, sê ọ úc t ch, gií àu h nh nh ì ả
Người thuy t trế ình c n quan tầ âm đến ba điểm lư ý – cũu ng được coi là 3 ti u ê chí quan tr ng gi p cho sọ ú ự thành c ng cô ủa bài thuy t trìế nh – gồm:
• Cung cấp cho th nh gií ả những th ng tin mô ới
• Đáp ng cao nhứ ất yêu c u th ng tin cầ ô ủa thính giả
• Bài thuy t trế ình phải mang tính thờ ự, tính c p thii s ấ ết, phả án nh nh ng ữ vấn đề nóng b ng cỏ ủa cu c sộ ống
Ngoài ra, ta có thể vận dụng quy tắc ABC để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết trình:
- Analyse - Phân tích, so sánh những tên đề tài có liên quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên cơ sở đó, lựa chọn đề tài thích hợp
- Brainstorm: động não suy nghĩ về nội dung cần thuyết trình, những điểm cần nhấn mạnh và nguồn tài liệu cần thiết
- Choose - Lựa chọn Trên cơ sở những số liệu, tài liệu có được, ta hãy lựa chọn những thông tin tốt nhất, thích hợp nhất, những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý b) Xác định mục tiêu
Trước khi chuẩn bị buổi thuyết trình ta cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu ta muốn đạt được Việc xác định rõ mục tiêu giúp ta hình thành nội dung và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất Điều này lại có liên quan đến các yếu tố: những thông tin ta muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào
Khi xác định mục tiêu, bạn cần đảm bảo nguyên tắc SMART:
+ S (specific): rõ ràng, cụ thể
+ A (achievable): có thể đạt được
+ T (time-bound): thời hạn để đạt được mục tiêu đã đề ra
Hình PHẦN I-1: Các nguyên tắc xây dựng mục tiêu
Mục tiêu bài thuyết trình có thể là: cung cấp thông tin, thuyết phục, huấn luyện, bán hàng, … Trong giao tiếp kinh doanh, mục tiêu không chỉ dừng lại ở chổ làm cho cử toạ hiểu vấn đề mà còn phải thúc đẩy họ hành động để đạt được mục tiêu
Người thuyết trình cần chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân Không nên thuyết trình một vấn đề không nắm vững hoặc không ngang tầm với mình
Thông thường các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yêu cầu chính yếu:
- Truyền tải được những thông tin mới, hữu ích mà khán giả cần nghe
- Bài thuyết trình gây sự hứng thú và hào hứng với khán giả, người nghe không chỉ “nghe” mà còn được “thưởng thức” bài thuyết trình
S-specific measuaraM- ble achievableA- R-realistic
- Nội dung vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic Để đạt được các yêu cầu trên, ta cần xác định cách diễn đạt phù hợp, theo một cấu trúc hợp lý, logic Khi muốn người nghe thư giãn, ta có thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui Khi muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó, ta có thể dùng giọng điệu hào hứng, để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe
Thu thập và đánh giá thông tin về người nghe là việc làm không thể thiếu Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng nhu cầu thính giả Người thuyết trình tốt là người đặt mục tiêu thính giả là trung tâm Khi thuyết trình, chúng ta nên: a) Thu thập thông tin về thính giả
Các thông tin về thính giả mà người thuy t trế ình c n thu th p đầ ậ ể tìm hiểu, ph n â tích: Độ tuổi, Giới tính Chủ, ng tộc, D n t c và Nền t ng v n hoâ ộ ả ă á, Tôn giáo, Thành viên thuộc c c nhóm Nhá ững y u tế ố khác là nghề nghiệ địa vị p, kinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trình độ học v n, và địa đi m địấ ể nh cư Mục đ ch không chỉ là liệ ê í t k những đặc đi m của thíể nh giả mà tìm ra trong những đặc đi m đó ững manh mối ể nh về cách thính giả sẽ phản ng vứ ới b i thuy t trà ế ình b) Phân tích thính giả Để có thể xác định được đối tượng nghe của buổi thuyết trình là ai, thì người thuyết trình cần nói chuyện với họ, nói chuyện với những người biết họ và cần có sự quan sát tổng thể cũng như một cách tỉ mỉ Phâ ích thín t nh giả sẽ úp ta án đo n gi ph á được khung cảnh và môi trường thuyết trình, h nh dung đì ược những nội dung sẽ phải cung cấp cho th nh gií ả
Những c u hâ ỏi cụ thể dưới đây có thể giúp ích cho người thuyết trình trong quá trình chu n bẩ ị để có một b i thuy t trà ế ình th nh c ng à ô
• Thính giả muốn biết điều gì?
• Mức độ hiểu biết v kinh nghiệm củà a họ và chủ đề sẽ thuyết trình nh thư ế nào?
• Liệu nh ng điữ ều mà người thuy t trìế nh tr nh b y cì à ó giú ch g cho hp í ì ọ hay không?
• Họ có chính ki n nhế ư ế nàth o? Thái độ của họ với chủ đề nói chuyện s nhẽ ư thế nào?
• Phương ph p ti p c n n o lá ế ậ à à tốt nh t đ i v i hấ ố ớ ọ?
• Thuyết trình ở đâu, v o là úc n o trong thà ời gian bao lâu thì thích hợp với thính giả?
• Số lượng th nh gií ả là bao nhi u ngê ười?,…
Có một nguyên tắ âc t m lý là các thính giả thường mu n nghe vố ề những thứ có ý nghĩa đối v i hớ ọ Thính gi luôn coi m nh lả ì à trung tâm H chọ ú ý nhiều nhất đến những th ng đi p nh h ng tô ệ ả ưở ới giá trị, niềm tin, và lợ ích c a bi ủ ản th n Đi u n y â ề à đòi h i ngỏ ười thuy t trế ình phả ặi đ t mình v o và ị trí của họ Thích nghi với thính giả, cả trước, sau v trong là úc thuyết trình, là một trong những v n đấ ề cốt l i quan trõ ọng để có một b i thuy t trà ế ình th nh cà ông Khi thuyết trình, h y ch u khã ị ó quan sát trong suốt bài nói chuyện để theo dõi phản ng lứ ại của khán giả Nếu th nh gií ả uể oải hoặc thờ ơ nhìn, ch ng ta c n đi u ch nh b nh lu n cú ầ ề ỉ ì ậ ủa mình c) Phân tích người thuyết tr nh/Diễì n giả
Câu hỏi đầu ti n c n trê ầ ả lời khi chuẩn bị cho bài thuy t trìế nh là: Động cơ và mục đ ch c a ta lí ủ à gì? Nếu kh ng rô õ động cơ và mục đ ch thí ì rất khó có ể có đượth c sự đam mê và nhiệt tình trong bài thuy t trế ình C u hâ ỏi tiếp theo c n phầ ải trả lời l : à Bản th n câ ó am hiểu v n đấ ề, có đủ thông tin để trình b y hay kh ng? Mà ô ức độ gần gũi và hấp d n cẫ ủa bản th n vâ ới thính giả? Nếu ta thực sự gần gũi và hấp d n thẫ ì bài thuy t ế trình sẽ ở nêtr n th n thi n vâ ệ à dễ được tiếp nh n h n Ta c ng c n xậ ơ ũ ầ ác định rõ địa vị và quyền lực c a ta Nủ ếu ta là giám đốc n i chuyó ện vớ ông nh n thi c â ì kiểu gì họ cũng phải nghe Nhưng n u ta lế à người ngo i đà ược mời đến thuyết trình về một chủ đề nào đó ì địth a vị và quyền lực c a ta sủ ẽ ở mức kh c Cá ần ph i lưu ả ý rằng, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với ng i thuy t trườ ế ình, n u kh ng, ngế ô ười nghe sẽ thiếu tin tưởng
Thông th ng chườ úng ta rất hiểu người khác nhưng lại hiể ất t vu r í ề mình H y ã dành thời gian để hiểu về mình h n trong mơ ối tương quan với thính giả sẽ nghe m nh ì thuyết trình Đó là điều ki n cệ ực kỳ quan tr ng đọ ể àthnh c ng trong thuyô ết trình d) Các nhóm Thính giả - Diễn giả
Có thể chia thành 4 nhóm Thính giả - Diễn giả như sau:
- Thính giả biết ít – Diễn giả biết ít: vấn đề và ý tưởng cần mới mẻ, cần có sự chuẩn bị công phu, phải chuẩn bị các ý tưởng rõ ràng, và cần có sự thảo luận nhóm
- Thính giả biết ít – Diễn giả biết nhiều: vấn đề đưa ra cần trình bày đơn giản, dễ hiểu và đừng quên rằng thính giả không hiểu biết như mình
- Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết ít: đừng để rơi vào tình huống này, cố gắng tìm hiểu và xem thính giả cần gì, cần thảo luận nhóm
- Thính giả biết nhiều – Diễn giả biết nhiều: khả năng xảy ra tranh cãi sẽ là rất cao, kích thích đưa ra ý tưởng mới, đúng phương pháp thảo luận nhóm,
Bên cạnh đó, cần xúc định đối tượng nghe của buổi thuyết trình là người như thế nào? Thuộc nhóm đối tượng nào?
- Người phản đối mạnh mẽ: sẵn sàng chống lại diễn giả, họ kêu gọi mọi người chống đối diễn giả ® diễn giả sẽgặp thách thức với họ.
Giai đoạn chuẩn bị
Sau 60 phút thuyết trình về sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo, mục tiêu mong muốn đạt được như sau:
Mục tiêu thứ nhất: Giới thiệu và cung cấp cho khán thính giả về các thông tin của sản phẩm “Mì ăn liền Hảo Hảo” thuộc công ty Acecook Việt Nam Với mong muốn hơn 80% khán thính giả sẽ nắm bắt được các thông tin cơ bản về mì ăn liền Hảo Hảo
Mục tiêu thứ hai: Thuyết phục khán thính giả tin tưởng và mua sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo Với mong muốn là hơn 70% khán thính giả sẽ chốt đơn hàng ngay tại hội trường
Mục tiêu thứ ba: Giúp các khán thính giả có những trải nghiệm xứng đáng tại buổi thuyết trình
2.1.2 Tìm hiểu khán thính giả
Khán thính giả của buổi thuyết trình sẽ là những đối tượng khách hàng mà công ty mời đến để trải nghiệm công tác thuyết trình, với quy mô là 50 khách Các khách hàng có thể đến từ nhiều độ tuổi khác nhau nhưng chủ yếu là từ 15 đến 50 tuổi, với nhiều ngành nghề khác nhau như học sinh, sinh viên hay các bà nội trợ, nhân viên văn phòng, …, và không phân biệt giới tính, sắc tộc
Với đối tượng khách hàng mà công ty mời đến đều là những người tiêu dùng Việt Nam đã, đang và sắp sử dụng sản phẩm mì Hảo Hảo Vì trình độ của mỗi các nhân người tiêu dùng khác nhau, trong đó sẽ có người chú trọng về sức khoẻ nhiều hơn hoặc có các bật phụ huynh với em nhỏ chưa nắm bắt rõ về mì ăn liền Hảo Hảo, cho nên việc này đòi hỏi chúng ta phải sử dụng ngôn ngữ thật gần gũi, dễ hiểu, ngắn gọn nhưng lại chính xác và rõ ràng, đi kèm với những số liệu và buộc người thuyết trình phải có thái độ niềm nở, vui vẻ, kết hợp với giọng nói truyền cảm, tươi mới, sẵn sàng giải đáp các thắc mắc cho người tiêu dùng cũng như gỡ bỏ các hiểu lầm của người tiêu dùng về sản phẩm mì ăn liền Dựa vào đó, chúng ta mới có thể giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng một cách hiệu quả, khách hàng dễ nắm bắt thông tin nhất có thể và ai cũng có thể hiểu những gì mà diễn giả chúng ta đang trình bày Và từ đó, tạo lập được sự tự tin tưởng cho người tiêu dùng về mặt hàng mì ăn liền Hảo Hảo
2.1.3 Phân tích diễn giả/ người thuyết trình
Người đảm nhiệm cho vai trò người thuyết trình sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo đến với các khách hàng là nhân viên bán hàng của công ty Bởi vì nhân viên bán hàng là những người hằng ngày tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Họ là người tiếp cận, tư vấn, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, cho nên họ sẽ có nhiều kinh nghiệm trong công tác nắm bắt tâm lý và nhu cầu của khách hàng Khi thương lượng với khách hàng, họ có thể đưa ra các giải pháp giúp khách có sự lựa chọn sản phẩm phù hợp Và nhân viên bán hàng cũng là người nắm vững và hiểu rõ các thông tin về sản phẩm mỳ ăn liền Hảo Hảo, nên họ có thể tư vấn hợp lý và chính xác cho khách, giúp cơ hội chốt đơn hàng cao tăng doanh thu cho công ty Bên cạnh đó, diễn giả được lựa chọn sẽ là nhân viên bán hàng xuất sắc nhất của công ty, nên họ là những người có khả năng giao tiếp, thuyết phục tốt, họ đều cẩn trọng trong lời nói của mình, có thể tuh hút được khách hàng bằng khả năng ăn nói của mình, xây dựng được lòng tin cho người tiêu dùng Vì thế, cho nhân viên bán hàng là người thuyết trình về mì ăn liền Hảo Hảo là sự lựa chọn phù hợp về mặt kiến thức lẫn kỹ năng mà họ đang có
Trước hết để bắt đầu vào công việc soạn thảo nội dung cho bài thuyết trình, bên cạnh những kiến thức, thông tin về sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo mà diễn giả có sẵn Thì trước hết chúng ta cần phải nghi n c u đ y đê ứ ầ ủ giành thời gian t, ìm tò ư i t liệu, để thu thập thêm thông tin tư liệ mới về vấn đề mình sẽ trình bày ở đây là giới u thiệu sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo Để tìm kiếm các thông tin về sản phẩm, chúng ta sẽ lên trang web của công ty để tìm hiểu, hay tìm kiếm các tài liệu của công ty về mì ăn liền Hảo Hảo, hoặc tìm các chuyên gia về mảng nghiên cứu mì ăn liền của công ty để phỏng v n trao đấ ổi thông tin, học hỏi thêmkinh nghiệm từ họ Để việc thu thập thông tin có hiệu quả cao, chúng ta nên cung cấp thêm những hình ảnh, con số dẫn chứng cho những thông tin mà mình sẽ trình bày trước khách hàng Sau đó, chắt lọc những thông tin, tài liệu mới nhất, chính xác nhất, và đặc sắc về sản phẩm để tạo ấn tượng cho khách hàng Các thông tin và con số chúng ta đính kèm phải đúng sự thật, không thổi phồng sản phẩm, để khách hàng có cái nhìn thực tế và tin tưởng về sản phẩm mì ăn liền của công ty
Bên cạnh đó, chúng ta sẽ tìm thêm các thông tin liên quan đến mì ăn liền Hảo Hảo như nhu cầu của khách hàng, thị hiếu của người tiêu dùng, … cũng như những đánh giá, bình luận của khách hàng để có ta thêm thông tin để ứng phó cho nhiều t nh ì huống khác nhau trong một bu i thuy t trổ ế ình với nhiều đối tượng người nghe khác nhau
Một trong những bước quan trọng nhất của buổi thuyết trình là việc dẫn dắt và tạo n tấ ượng ban đ u đầ ể thu h t sú ự quan tâm của khách hàng Với một phần mở đầu hợp lý thì chúng ta chỉ nên trình bày từ 3 đến 5 phút chiếm khoảng 10% trên tổng bài thuyết trình Thì chúng ta có thể dẫn dắt vào bài thuyết trình về sản phẩm mì Hảo Hảo như sau:
“Em xin chào mọi người, trước khi bắt đầu vào nội dung thì cho em xin một vài cánh tay của các anh chị mà sáng nay mình ăn mì tôm trước khi đến đây được không ạ?”
Chúng ta vừatươi cườiđưa ra câu hỏi vừa giơ tay lên để khán giả chú ý và tương tác theo Sau đó, chúng ta giành khoảng 5 giây để quan sát hội trường xem có nhiều cánh t y được đưa lên không để tiến hành bước tiếp theo.a
“Wow, em thấy cũng có một vài anh chị ăn mì tôm và em cũng giống như anh chị vậy (cười) Thì có thể nói mỳ tôm dường như là một cái tên rất quen thuộc đối với người tiêu dùng Việt Nam chúng ta Khi em còn là sinh viên thì việc quên đem quần áo lên thành phố em có thể quên được chứ việc đem thùng mì tôm là em luôn nhớ rất kỹ Mỳ tôm được emxem như là một đấng cứu tin cứu để cứu đói vào những ngày cuối tháng vậy Và em tin chắc một trong số các anh chị ở đây ai cũng từng trải qua giai đoạn này rồi ”
Khi chia sẻ câu chuyện của bản thân, chúng ta nên giữ tinh thần hăng hái, tự tin với giọng nói vui tươi để lôi cuốn khán giả chú ý lắng nghe và tạo sự tập trung cho buổi thuyết trình Sau khi thu hút được khán giả, chúng ta sẽ bắt đầu đề cập đến mục đích của buổi thuyết trình
“Hôm nay, mục đích em đến đây là để chia sẻ cùng anh chị những thông tin rõ hơn và mới nhất về các sản phẩm thuộc dòng mì ăn liền Hảo Hảo của công ty Acecook chúng em ạ Để thuận tiện trong việc trao đổi thông tin, mọi người có thể gọi em là Loan – chuyên viên bán hàng ạ.”
Sau khi tạo ấn tượng và lôi kéo sự tập trung của khán thính giả, chúng ta tiếp tục giới thiệu những nội dung sắp được trình bày
“Để các anh chị nắm rõ về quy trình của buổi gặp gỡ đặc biệt ngày hôm nay, em xin giới thiệu qua các phần nội dung mà chúng ta sẽ tìm hiểu ạ.”
Sau khi tạo ấn tượng và lôi kéo sự tập trung của khán thính giả, chúng ta tiếp tục giới thiệu những nội dung sắp được trình bày
“Để các anh chị nắm rõ về quy trình của buổi gặp gỡ đặc biệt ngày hôm nay, em xin giới thiệu qua các phần nội dung mà chúng ta sẽ tìm hiểu ạ Sẽ có tổng cộng là 4 nội dung chính như sau: Đầu tiên là em sẽ giới thiệu sơ lược về công ty Acecook Việt Nam – nơi em đang làm việc;
Thứ hai là em sẽ giới thiệu sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo;
Thứ ba là chúng ta sẽ cùng trải nghiệm dùng thử mì ăn liền Hảo Hảo tại hội trường;
Cuối cùng là em sẽ tổng kết lại buổi gặp gỡ hôm nay của chúng ta.”
- Phần 1: Giới thiệu sơ lược về công ty Acecook Việt Nam
1.1 Lịch sử hình thành công ty:
• Năm 1993: 15/12/1993 thành lập công ty Liên Doanh Vifon
• Năm 1995: 07/07/1995 bán hàng sản phẩm đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh – “Mì sợi phở cao cấp -
• Năm 1996: 28/02/1996 tham gia thị trường xuất khẩu Mỹ, Thành lập
Hình PHẦN II-1: Logo cũ của
Hình PHẦN II-2: Phở Bò - sản phẩm đầu tiên chi nhánh Cần Thơ
• Năm 1999: Lần đầu tiên đoạt danh hiệu HVNCLC
• Năm 2000: Ra đời sản phẩm mì Hảo Hảo, bước đột phá của công ty trên thị trường mì ăn liền
Hình PHẦN II-3: Danh hiệu HVNCLC
Hình PHẦN II-4: Sản phẩm mì ăn liền Hảo Hảo
• Năm 2003: Hoàn thiện hệ thống nhà máy từ Bắc đến Nam
• Năm 2004: Chính thức đổi tên thành công ty TNHH Acecook Việt Nam
• Năm 2008: Đổi tên thành Công ty cổ phần Acecook Việt Nam (18/01)
• Năm 2012: Khánh thành nhà máy Hồ Chí Minh 2 hiện đại hàng đầu Đông Nam Á.
• Năm 2015: Công Ty Cổ Phần Acecook Việt Nam đã thay đổi nhận diện thương hiệu mới
• Năm 1993 - hiện tại: Tổng giám Đốc công ty Acecook Việt Nam là ông Kajiwara Junichi
Hình PHẦN II-5: Nhà máy Hồ Chí
Hình PHẦN II-6: Logo mới của
Hình PHẦN II-7: Ông Kajiwara
• Cổ đông người Việt duy nhất của Acecook Việt Nam là ông Hoàng Cao Trí
1.2 Sứ mệnh và tầm nhìn:
• Sứ mệnh: “Cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao mang đến SỨC KHỎE AN – TOÀN – AN TÂM cho khách hàng”
Giai đoạn thuyết trình
2.2.1 Trang phục Đối với khán thính giả, họ sẽ mặc những trang phục như sơ mi, váy, đầm, … miễn sao lịch sự, thoải mái và phù hợp với buổi giới thiệu sản phẩm Tránh những trang phục quá hở hang, bất lịch sự hoặc thậm chí là phản cảm
Còn đối với diễn giả cũng n n đê ảm bảo r ng h nh thằ ì ức bên ngoài của bạn kh ng ô trái ngược với thông điệp mà họ ình bày Vì phải diễn thuyết trước nhiều đối tượng tr khách hàng chúng ta không nên đeo quá nhiều trang sức loè loẹt hay b t cấ ứ thứ gì gây sự ú ý đặch c biệt Nếu diễn giả là một phụ nữ thì có thể mặc vest hay sơ mi kết hợp với quân tây dài hoặc chân váy Tuy nhiên cần lưu ý, không nên mặc những chiếc váy quá dài hayquá ngắn và quấn khăn gây cản trở trong quá trình thuyết trình Còn diễn giả là nam thì đơn là một bộ vest hoặc áo sơ mi kèm quần tây
Người xưa có câu: “Cái răng, cái tóc là gốc con người.”, vì vậy chúng ta nên có một bộ tóc gọn gàng, phù hợp với khuôn mặt để có bề ngoài tự tin nhất, cần tránh những màu tóc sặc sỡ như đỏ, cam, … Màu trang phục của chúng ta cũng n n h p ê ợ với màu da và màu tóc, nếu ta có vóc người bé nhỏ ì th những trang phục sáng m u sà ẽ khiến ta nổi b t hậ ơn trước đám đông th nh gií ả Hoặc có thể chọn các tông màu như đen, xanh đen, ghi, … để có một bộ trang phục lịch sự, phong độ và lịch lãm Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên kiểm tra hàm răng của mình, xem răng đã sạch sẽ chưa, có thể xịt thơm miệng có thể cười tươi Chúng ta cũng nên sử dụng một chút nước hoađể lấn ác mùi cơ thể khiến ta tự tinhơn trước khán giả
Trước khi lên nói, chúng ta nên kiểm tra lại vẻ bên ngo i, bà ỏ hế ác thứ t c trong túi quầ án o và những thứ có thể đung đưa hay phát ra tiếng k u khi di chuy n Đê ể ánh bóng đôi giày của mình để hoàn tất vẻ ngoài lịch sự Nếu đeo k nh, h y b o đí ã ả ảm là nó không phải m t kíắ nh ph n quang,ả để có ể th tiếp xúc với khán giả bằng nh má ắt Chúng ta nên mang theo một b trang phộ ục dự ph ng, bở bạn có thể gặp mộò i t sự cố bất ngờ, chẳng h n nh thời tiết hôm đấy mưa, bạn bị ướt hayạ ư bạn s phải n i ẽ ó sau bữa ăn trư hay tối, m trong ba à ữa ăn t nh cì ờ làm rớt ch t gú ì đó lên quần áo Và đừng bao giờ mặc bộ đồ mà bạn sẽ lên di n thuyễ ết ho c thuyết trình sau đi một quãng ặ
Hình PHẦN II-22: Trang phục khi thuyết trình đường dài Nó có thể trở nên nh u nà át, có mùi và không mấy sạch sẽ, khiến người nghe có cái nhìn không tốt về mình
Thời lượng cho buổi giới thiệu sản phẩm mì ăn liền sẽ là 60 phút, trong đó thời gian diễn thuyết và tương tác với khán giả sẽ là 40 phút, 20 phút còn lại cho khán giả trai nghiệm thử mì ăn liền Hảo Hảo tại hội trường Thời gian bắt đầu buổi giới thiệu là 07:30 sáng ngày 04/09/2022, diễn giả sẽ lên hội trường trước từ 1 đến 2 tiếng để chuẩn bị các công tác kiểm tra thiết bị, dụng cụ lại một lần nữa Khi khán thín giả đã đến đầy đủ thì có thể tiến hành vào lúc 07:45, chậm nhất là 08:00
Có thể bố trí thời gian như sau:
- 3 5 phút đầu sẽ dành cho phần mở đầu và giới thiệu bản thân.-
- 20 25 phút tiếp theo dành cho phần nội dung buổi giới thiệu sản phẩm.-
- Khán thính giả sẽ có 15 - 20 phút để dùng thử mì ăn liền Hảo Hảo.
- 10 phút kế tiếp có mục đích trả lời các câu hỏi của khán thính giả
- Thời gian còn lại để nói phần kết thúc có thể từ 3 – 5 phút.
Tuỳ vào trình độ của người diễn thuyết và các tình huống ngoài mong đợi, buổi giới thiệu sản phẩm có thể kéo dài hơn hoặc sớm hơn 60 phút, tuy nhiên biên độ thời gian chỉ nên từ 5 15 phút.–
2.2.3 Tương tác với khán thính giả
Trong quá trình diễn thuyết, không thể thiếu sự tương tác giữa diễn giả và khán thính giả để buổi giới thiệu sản phẩm ít gượng gạo, nhạt nhẽo và mang cảm giác gần gủi hơn đến người tiêu dùng Chúng ta có thể tương tác với khán thính giả bằng vài cách sau:
- Đặt câu hỏi trong lời giới thiệu của mình để khán giả có thể trả lời cá nhân hoặc trả lời tập thể bằng cách giơ tay lên
- Trong quá trình diễn thuyết, nên nhấn nhá các câu từ hoặc đưa một chút hài hước vào câu chuyện của mình của khán giả trở nên thích thú hơn và có thể dành một tràng vỗ tay cho chúng ta Tuy nhiên, không nên đùa cợt quá trớn vì sẽ gây sự mất thiện cảm và mình có thể trở thành “người vô duyên” trước ánh mắt của khán giả
- Nếu cảm thấy hội trường có vẻ im lặng, người nghe uể oải, chúng ta nên khấy động bầu không khí, chúng ta có thể đưa ra các câu hỏi hoặc một vài mini game dành cho khán giả Mục đích vừa có thể giải trí và vừa kiểm tra sự hiểu biết của khán gải cũng như một phần tạo hứng thú cho họ Khi khán giả trả lời đúng hoặc chiến thắng phần trò chơi, những phần quà đã chuẩn bị sẵn sẽ được trao và dành tặng họ những trào vỗ tay và lời khen
- Chúng ta cũng nên khuyến khích, động viên khán giả chủ động, tự tin đặt ra các câu hỏi hay nêu các thắc mắc liên quan đến sản phẩm Nên ghi nhận các câu hỏi và giải đáp một cách nhiệt tình, vui vẻ để khán giả có cảm giác được tôn trọng Đặc biệt, với những hiểu lầm của khán giả, chúng ta nên giải thích một cách chi tiết hơn để khán giả có cái nhìn khác và đúng đắn hơn
- Hoặc chúng ta có thể đưa ra các phúc lợi tại chương trình như dùng thủ mì ăn liền Hảo Hảo, hỗ trợ mua hàng với phí giao hàng 0 đồng cho đơn số lượng nhiều, để khán thính giả thấy được lợi ích khi đến buổi giới thiệu sản phẩm cũng như tạo tinh thần mong chờ và hứng thú cho họ
2.2.4 Kiểm soát và trả lời câu hỏi Để buổi diễn thuyết về mì ăn liền Hảo Hảo thành công tốt đẹp, chúng ta nên chuẩn bị sẵn các câu hỏi và câu trả lời trước đó đã luyện tập Để có thểứng phó với các tính huống khó, tự tin và trả lời thỏa đáng các câu hỏi củ khán giả a
Tuỳ vào thái độ, cử chỉ của khán giả khi đặt câu hỏi mà chúng ta có thể có những cách trả lời khác nhau sao cho phù hợp Nếu như người hỏi có thái độ vui vẻ, đồng cảm, lời nói nhẹ nhàng, mong muốn chúng ta giải đáp các thắc mắc của họ; thì ta nên đáp vấn một cách vui vẻ, mỉm cười với họ, cảm ơn câu hỏi của họ và trả lời một cách nhiệt tình, tự tin Còn đối với những trường hợp có thái độ xấu như thô tục, gây bức xúc, gây gắt; nếu có đủ bản lĩnh và cam đảm trả lời, chúng ta vẫn nên giữ bình tĩnh, vẫn tươi cười giải quyết vấn đề, trình bày rõ ràng với thái độ cầu thị mong họ sẽ thay đổi Nếu họ vẫn còn thái độ đó, chúng ta nên từ chối trả lời hoặc mời ra khỏi hội trường để tránh làm phiền và ảnh hưởng các khán giả khác
Một số câu hỏi mà khán giả/ báo chí có thể đưa ra cho diễn giả như sau:
STT Câu hỏi Câu trả lời
1 Mì ăn liền có gây ung thư không?
Mì ăn liền ra đời tại Nhật Bản và cũng được coi là phát minh vĩ đại của thế kỷ 20, đã trải qua hơn 60 năm tồn tại và phát triển, trở thành một thực phẩm phổ biến với người dân trên toàn cầu Qua thời gian, công nghệ sản xuất mì ăn liền được cải tiến ngày một hiện đại và kiểm soát chặt chẽ các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm Bên cạnh đó, các thành phần chính và hàm lượng các chất phụ gia thực phẩm sử dụng trong mì ăn liền đều phải tuân thủ theo quy định và quản lý của của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Và trên thế giới chưa từng ghi nhận một kết quả nghiên cứu khoa học nào đủ tin cậy để khẳng định mì ăn liền gây ung thư hay có thể gây hại cho sức khỏe
2 Mì ăn liền có gây nóng trong người và nổi mụn không?