Phạm vi và sự tương tác giữa các quy trình Theo định nghĩa về quy trình như đã trình bày ở trên thì, ta có thể hiểu Quy trình chính là các khối cơ bảnxây dựng xây lên tất cả các doanh ng
33 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ỨNGDỤNG TRONG DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI CƠNG TY TNHH TIN HỌC FPT Giảng viên: PGS.TS ĐỖ THỊ NGỌC MÃ LHP: 1QCDN29A1 NHÓM: – CH29AMTM.N1 Hà Nội, 10/2023 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) Danh sách nhóm Bảng phân công nhiệm vụ Họ tên Mã sinh viên Công việc Điểm đánh giá Nguyễn Đặng Như Quỳnh 23AM0121025 Chương + Phân chia cơng 9.25 việc Hồng Nguyễn Trúc 23AM0121024 Quỳnh PPT + Mở đầu + Đặt câu 9.5 hỏi Lại Lê Hiếu Ngân 23AM0121022 Thuyết trình + Kết luận 9.5 Đồn Trúc Quỳnh 23AM0121023 Chương + Đặt câu hỏi 9.25 Nguyễn Sơn Long 23AM0121019 Chương + Đặt câu hỏi 9.25 Bùi Hồng Mến 23AM0121021 Chương + Tổng hợp tài 9.25 liệu chỉnh Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHĨM THẢO LUẬN LẦN Nhóm Lớp CH29AMTM.N1 Thời gian: 10h30 ngày 02/10/2023 Địa điểm: Microsoft Teams Thành phần: Tồn thành viên nhóm học phần mơn Có mặt: STT Họ tên học viên Mã Sinh viên Nguyễn Đặng Như Quỳnh 23AM0121025 Hoàng Nguyễn Trúc Quỳnh 23AM0121024 Lại Lê Hiếu Ngân 23AM0121022 Đoàn Trúc Quỳnh 23AM0121023 Nguyễn Sơn Long 23AM0121019 Bùi Hồng Mến 23AM0121021 Vắng mặt: Trong : Vắng có phép:0 Vắng khơng phép: I Nội dung họp: Nhóm chốt đề tài cơng ty áp dụng phương pháp 5S Cả nhóm biểu để chọn vấn đề nghiên cứu công ty phương pháp hoạt động Doanh nghiệp Nhóm chọn cơng ty TNHH Tin học FPT Cả nhóm thiết kế đề cương cho đề tài sau: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Nội dung Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Thực trạng 5S công ty TNHH Tin học FPT Chương 3: Một số kết luận kiến nghị Phần 3: Kết luận: Cuộc họp kết thúc vào lúc 11 30 phút ngày Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2023 Nhóm trưởng Thư ký Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHĨM THẢO LUẬN LẦN Nhóm Lớp CH29AMTM.N1 Thời gian: 20h00p ngày 12/10/2023 Địa điểm: Microsoft Teams Thành phần: Tồn thành viên nhóm học phần mơn Có mặt: STT Họ tên học viên Mã Sinh viên Nguyễn Đặng Như Quỳnh 23AM0121025 Hoàng Nguyễn Trúc Quỳnh 23AM0121024 Lại Lê Hiếu Ngân 23AM0121022 Đoàn Trúc Quỳnh 23AM0121023 Nguyễn Sơn Long 23AM0121019 Bùi Hồng Mến 23AM0121021 Vắng mặt: Trong : Vắng có phép: Vắng khơng phép: Nội dung họp: Cả nhóm xem lại điều chỉnh word ppt Duyệt lại thuyết trình Kết luận: Cả nhóm hồn thiện làm, góp ý , sửa đổi cho Cuộc họp kết thúc vào lúc 21h phút ngày Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2023 Nhóm trưởng Thư ký (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa từ Checklist Bảng liệt kê mục cần kiểm tra CSC Phòng khách hàng FAD Phịng hành tổng hợp FAF Phịng kế tốn cơng ty FSC FQA Ban đảm bảo chất lượng FPT FSC Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT Kick off Bắt đầu triển khai NC/NX Điểm không phù hợp Notebook Trung tâm máy tính xách tay 10 Showroom Phịng trưng bày bán sản phẩm mẫu 11 TSC Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) PHẦN MỞ ĐẦU 1.1.Lý chọn đề tài Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật vào đầu năm 80 áp dụng rộng rãi cơng ty, có Việt nam Mục đích áp dụng 5S không đơn dừng lại việc nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức mà làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả sáng tạo công việc phát huy vai trị hoạt động nhóm Hiện Việt Nam có nhiều cơng ty áp dụng 5S vào trình quản lý sản xuất thu kết khả quan Công ty Cổ phần Phát triển đầu tư công nghệ FPT Tập đoàn hàng đầu Việt Nam lĩnh vực Công nghệ thông tin Nhận thức tầm quan trọng vấn đề chất lượng sản phẩm, chất lượng trình, từ cấp chứng ISO 9001 (năm 2000) đến nay, FPT quan tâm đến công tác chất lượng Năm 2023 năm FPT coi năm làm 5S, với việc chọn Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT (FSC) làm thí điểm cho dự án này, FPT muốn triển khai thành cơng sau nhân rộng mơ hình tồn Tập đồn Nhóm định chọn đề tài thảo luận cho môn học là: “Thực trạng áp dụng chương trình 5S Cơng ty TNHH Dịch vụ tin học FPT” 1.2 Kết cấu thảo luận Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo phụ lục thảo luận nhóm bao gồm nội dung sau: Phần 1: Mở đầu Phần 2: Nội dung Phần 3: Kết luận Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH VÀ QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH 1.1.1 Khái niệm quy trình quản lý theo quy trình Trước tìm hiểu Cải tiến quy trình, trước hết, ta cần phải nắm rõ Quy trình Quản lý theo Quy trình (Quá trình) để tạo tẳng sở cho việc phân tích quy trình phần sau Hoạt động quản lý nói chung chia làm hai cách: Quản lý theo trình (Management by process- MBP) Quản lý theo mục tiêu (Management by objectives - MBO) Tùy theo giai đoạn phát triển Doanh nghiệp loại hình cơng việc mà doanh nghiệp thường chọn hai cách hay kết hợp hai Tuy nhiên, theo quan điểm quản trị đại ngày nay, Doanh nghiệp lớn chuyên gia tư vấn quản trị thường trọng đến Phương pháp quản lý theo trình hệ thống quản lý doanh nghiệp áp dụng rộng rãi khắp doanh nghiệp tồn cầu, điển hình hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 - 2000 Vậy lợi điểm mơ hình quản lý gì? Liệu giúp doanh nghiệp tăng lợi cạnh tranh so với mơ hình quản lý truyền thống hay khơng? Sau đây, tơi xin phân tích làm rõ lợi điểm phương pháp Quản lý theo quy trình a Khái niệm quy trình Để hiểu quy trình có phương thức cải tiến quy trình hiệu quả, ta cần tìm hiểu nguồn gốc phát sinh khái niệm quy trình ý nghĩa hoạt động tổ chức Kể từ Peter F Drucker đề ý tưởng phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO) phương pháp vận dụng hầu hết tổ chức doanh nghiệp, đem lại lợi ích khơng phủ nhận MBO phương pháp quản trị, đó, thành viên, phận đề mục tiêu phấn đấu cho cá nhân, phận cam kết thực mục tiêu đề MBO giúp cho vai trò cấu doanh nghiệp công ty phân định rõ, khuyến khích người định hướng công việc theo đuổi mục tiêu đến MBO giúp cho vai trị kiểm tra, theo dõi cơng việc đạt hiệu (Dale Krueger, Ph.D, 2004), Tuy nhiên, đến thời gian gần đây, công nghệ thông tin máy tính phát triển nhanh, sức cạnh tranh ngày gay gắt, khách hàng đòi hỏi ngày cao, MBO bộc lộ nhược điểm rõ rệt Những nhược điểm Dale Krueger, 2004, tóm tắt sau: Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) - MBO nặng mục tiêu người, phận, khơng có sách chung hướng đến khách hàng - MBO thường trọng vào tiêu tài mà khơng trọng đến mục tiêu hướng vào khách hàng để tạo uy tín lâu dài - MBO thường quan tâm đến kết cơng đoạn cơng việc, quan tâm đến kết tồn q trình - MBO khơng tạo phối hợp thành viên, phận mục tiêu người, phận nhiều trái ngược - MBO làm gia tăng chi phí gián tiếp Vì lý trên, cần nhân tố tạo xuyên suốt, quán gắn kết thành tố rời rạc MBO để đem lại hiệu chung Quy trình Có thể nói, hoạt động diễn theo quy trình nhằm đạt mục tiêu cụ thể Đối với doanh nghiệp thì, quy trình xác định cách doanh nghiệp quản lý quy trình giúp phân biệt doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh Bên doanh nghiệp, thấy nhiều quy trình kết hợp lại thơng qua hoạt động kinh doanh hàng ngày mơ tả rõ ràng hoạt động Doanh nghiệp theo cách đơn giản hay phức tạp ISO 9001 : 2000 đưa định nghĩa quy trình sau: Định nghĩa quy trình: Quy trình tập hợp hoạt động có liên quan lẫn tương tác để chuyển hóa đầu vào thành đầu (TCVN ISO 9001:2000) b Các thành phần quy trình Theo TCVN ISO 9001:2000 thì, quy trình có bẩy thành phần bản, giúp định nghĩa rõ ràng quy trình Các thành phần quy trình bao gồm: - Tên quy trình - Mục đích quy trình - Phạm vi quy trình - Đầu vào quy trình - Đầu quy trình - Đối tượng tác động điều khiển quy trình - Nguồn lực quy trình Trong đó: Tên Quy trình: Mơ tả nét đặc trưng khái qt quy trình nên đơn giản, bao gồm động từ danh từ, ví dụ như: “Quy trình thiết kế sản phẩm mới.” Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) Mục đích Quy trình: Mơ tả cách rõ ràng, cụ thể, chi tiết kết vấn đề mà quy trình giải Mục đích quy trình ln bắt đầu với từ "Mang lại hay đem đến điều gì", ví dụ như, Mang lại sản phẩm đến thị trường dựa tư sáng tạo nhất, khoảng thời gian thoả thuận Phạm vi Quy trình: xác định xác nơi mà quy trình bắt đầu kết thúc, bao gồm vấn đề yếu quy trình không rõ ràng loại trừ khỏi quy trình, ví dụ như: quy trình bắt đầu với việc viết kế hoạch dự án kết thúc khách hàng chấp nhận sản phẩm cuối cùng, tất hoạt động sản xuất xét đến, tất vấn đề thiết kế bao bì loại trừ Đầu vào quy trình: thay đổi hoạt động quy trình để tạo sản phẩm dịch vụ cuối theo yêu cầu khách hàng Đầu vào quy trình hữu hình (ví dụ như, liệu văn bản, nguyên vật liệu) vơ hình (ví dụ như: u cầu lời nói.) Kiểm sốt quy trình Quy trình Đầu vào quy trình Đầu quy trình Ngu ồn lực quy trình Hình 1.1: Sơ đồ mơ tả quy trình (TCVN ISO 9001: 2000) Đầu quy trình: sản phẩm dịch vụ phù hợp với chi tiết kỹ thuật thoả thuận trước với người nhận (ví dụ: với khách hàng, nội bên ngồi) Kết đầu hữu hình (ví dụ như: sản phẩm máy móc, quần áo, …) vơ hình (ví dụ như: dịch vụ tư vấn, đào tạo, …) Đối tượng tác động điều khiển quy trình: Quy trình áp đặt tác nhân bên doanh nghiệp nội bộ, ví dụ như: chi tiết kỹ thuật khách hàng, yêu cầu pháp luật, quyền tác giả tất quy định đối tượng bên ngồi áp đặt, việc kiểm tra chất lượng nội thủ tục doanh nghiệp có nguồn gốc từ bên doanh nghiệp Nguồn lực quy trình: tất yếu tố mà quy trình thường xun phải có để thực chuyển đổi yếu tố đầu vào thành đầu Nguồn lực hữu hình (ví dụ như, người, máy tính, phần mềm,…) vơ hình (ví dụ như: kỹ kinh nghiệm,…) c Quản lý theo trình (Quy trình) Phương pháp quản lý theo trình (MBP) phương pháp quản lý dựa việc phân loại hoạt động theo trình cụ thể Quản lý theo trình giúp doanh nghiệp nhận biết loại trình khác cần thiết tổ chức để cung cấp sản phẩm, dịch vụ quán tin cậy cho khách hàng Thông qua Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) trình kinh doanh trọng tới giá trị cung cấp cho khách hàng, doanh nghiệp giảm tới mức thấp thời gian sản xuất, thỏa mãn nhanh chóng yêu cầu khách hàng nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh (TCVN ISO 9001:2000) Theo (TCVN ISO 9001:2000) MBP có đặc điểm sau: - Mục tiêu đặt cho tồn q trình khơng phải đạt cho phận theo tên gọi - Chú trọng vào kết quả, hiệu toàn q trình khơng phải kết cơng đoạn công việc phận hay cá nhân - Nhà quản trị đặt mục tiêu chung dài hạn cho công ty Các thành viên tự định mục tiêu ngắn hạn phấn đấu để đạt mục tiêu - Ban lãnh đạo đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp đạo, kiểm tra, thưởng, phạt - Đề cao rính tự giác cá nhân Quản lý sở ủy quyền, phân quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho cấp chủ động công viêc - Nhà quản trị không mạnh dạn định cách thiếu cân nhắc để sau sửa sai mà định dựa sở liệu phân tích kỹ - Mọi q trình đặt mục tiêu hướng vào khách hàng, làm để khách hàng hài lòng Qua phân tích trên, ta thấy Phương pháp Quản lý theo trình (MBP) đánh giá phương pháp hiệu việc xếp doanh nghiệp để phù hợp với mong muốn nhu cầu khách hàng Đây hướng tiếp cận hệ thống quản lý cách tổng thể nhằm thúc đẩy hiệu kinh doanh phù hợp với xu phát triển hội nhập công nghệ Khi doanh nghiệp phấn đấu thực mục tiêu mình, MBP tiền đề giúp doanh nghiệp cải tiến hoạt động cách liên tục – xác định, đo lường cải thiện hoạt đông kinh doanh doanh nghiệp Về cốt lõi, MBP tảng cho việc xây dựng cải tiến quy trình doanh nghiệp 1.1.2 Phạm vi yếu tố tác động đến quy trình a Phạm vi tương tác quy trình Theo định nghĩa quy trình trình bày thì, ta hiểu Quy trình khối xây dựng xây lên tất doanh nghiệp, quy trình với hiểu biết tường tận quy trình cách thức cải tiến huyết mạch toàn doanh nghiệp có chất lượng với sức cạnh tranh cao Quy trình chuyển đổi yếu tố đầu vào qua hệ thống xử lý bao gồm hành động tương tác có phương pháp phù hợp làm biến đổi yếu tố đầu vào cho kết đầu Quy trình bao gồm bước mà thêm giá trị cho sản phẩm, mục tiêu tập trung vào khách hàng, hướng đến doanh nghiệp chất lượng toàn diện kết đáp ứng vượt nhu cầu mong đợi khách hàng Có thể nói rằng, tất làm quy trình, cho dù có viết thành tài liệu hay không, khu vực, chức doanh nghiệp có nhiều quy trình diễn Các quy trình tương tác với quy trình khác doanh nghiệp, kết đầu từ quy trình lại hình thành yếu tố đầu vào cho quy trình khác Các doanh nghiệp kể lớn hay nhỏ có mạng quy trình phức tạp liên kết với mức cao quy trình doanh nghiệp Như thể sơ đồ đây, quy trình phần quy trình lớn hơn: 10 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com)