(Tiểu luận) xây dựng hệ thống thông tin quản lý mua bán nộithất của công ty nội thất hòa phát

Công nghệ số hóa đã thực sự làm thay đổi các tổ chức, doanhnghiệp sản xuất kinh doanh, Các hệ thống thông tin ngày nay đã ảnh hupwrng trực tiếptới cách thức các nhà quản lý ra quyết định

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTT KINH TẾ VÀ TMĐT -0o0 -

BÀI THẢO LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI : XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA BÁN NỘI

THẤT CỦA CÔNG TY NỘI THẤT HÒA PHÁT

Nhóm thực hiện : Nhóm 5

Giao viên hướng dẫn : Trần Thị Nhung

Lớp học phần : 2222eCIT0311

Năm học 2021 - 2022

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

I.Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 4

1 Khái niệm và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý 4

2 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp 5

II Xây dựng hệ thống thông tin quản lý 6

1 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 6

2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 8

3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 9

B XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA BÁN NỘI THẤT CỦA CÔNG TY NỘI THẤT HÒA PHÁT 13

I Quy trình nghiệp vụ của công ty TNHH nội thất Hòa Phát 13

1 Tổng quan về công ty TNHH nội thất Hòa Phát 13

2 Quy trình nghiệp vụ 13

II Xây dựng hệ thống thông tin quản lý của công ty TNHH nội thất Hòa Phát 15

1 Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện quy trình mua bán nội thất Hòa Phát 15

2 Xây dựng mô hình phân cấp chức năng 17

3 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 18

III Hạn chế và giải pháp cải thiện quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp 24

1 Hạn chế 24

2 Giải pháp 24

LỜI KẾT 26

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây, vai trò của các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đãngày càng lớn mạnh Từ chỗ chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong vănphòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp Đặcbiệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnhvực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ýnhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưuthế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu côngnghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn tầm cỡ đa quốc gia mà đanglan rộng trong tất cả các doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nướcđang phát triển

Bên cạnh đó, kinh tế Việt Nam đang duy trì được tốc độ tăng trưởng tốt, kéotheo đó là sự phát triển của thị trường bất động sản, đặc biệt là phân khúc căn hộchung cư, nhà phố, nhu cầu tiêu dùng nội thất tăng cao, đây chính là điều kiện tuyệtvời để các doanh nghiệp chế biến gỗ, sản xuất nội thất của Việt Nam tạo chỗ đứngvững mạnh trên thị trường Xuất phát từ nhu cầu trong thực tiễn của hoạt động nghiệp

vụ và dựa trên các thành tựu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệvào hoạt động quản lý và xây dựng quy trình nghiệp vụ thông qua việc áp dụng hệthống thông tin quản lý cho các doanh nghiệp kinh doanh nội thất tại Việt Nam là điều

cần thiết Nhận thấy tính cấp thiết của đề tài, nhóm 5 chúng em sẽ phân tích và “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý mua bán nội thất của công ty nội thất Hòa Phát Hà Nội”, từ đó đề xuất những giải pháp cải thiện mô hình quản lý quy trình nghiệp vụ cho

doanh nghiệp

A CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I.Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý

1 Khái niệm và tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) là mộttập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quytrình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổchức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình,lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp

- Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút

- Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phầncứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

1.2 Tầm quan trọng của Hệ thống thông tin quản lý

Trong quá trình hội nhập toàn cầu hóa như hiện nay, và với việc Việt Nam đãchính thức được công nhận là thành viên của tổ chức WTO thì việc làm sao có thể cónhững chính sách phát triển một cách tốt nhất cho doanh nghiệp của mình là nhu cầucấp bách để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác Và tin học hoá là mộttrong những chính sách cần thiết để toàn diện hoá công tác quản lý, từ đó nâng caohiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp

Khoa học công nghệ kỹ thuật ngày càng phát triển và hiện nay nó đã có rấtnhiều ứng dụng vào trong cuộc sống, làm giảm bớt chi phí cho các tổ chức doanhnghiệp Tin học là ngành được ứng dụng nhiều nhất vì nó đáp ứng được nhiều nhất yêucầu của các doanh nghiệp hiện nay

Trong một doanh nghiệp, nhất là một doanh nghiệp thương mại thì vấn đề đượcquan tâm đặc biệt là sự hiệu quả của bộ phận bán hàng Do đó khi có nhu cầu về tinhọc hoá thì tin học hóa bộ phận bán hàng không chỉ là cần thiết mà còn mang tính cấpbách

Trong các tổ chức doanh nghiệp, việc xây dựng và phát triển một hệ thống đòihỏi một nỗ lực rất lớn vì nó là một công việc tốn công, tốn của Nhưng đây lại chính làgiải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề tổ chức gặp phải.

2 Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp

Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin ở mọi cấp quản

lý, không chỉ đảm nhận cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, hệ thống thông tin đãthực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để tổ chức, doanh nghiệp giànhđược các ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có Hệ thốngthông tin hỗ trợ thông tin chiến lược trong đời sống của tổ chức, doanh nghiệp đóngvai trò trung gian giữa tổ chức, doanh nghiệp và môi trường, giữa hệ thống quyết định

và hệ thống tác nghiệp Công nghệ số hóa đã thực sự làm thay đổi các tổ chức, doanhnghiệp sản xuất kinh doanh, Các hệ thống thông tin ngày nay đã ảnh hupwrng trực tiếptới cách thức các nhà quản lý ra quyết định, các nhà lãnh đạo lập kế hoạch và việcquyết định sản phẩm, dịch vụ nào được đưa vào sản xuất

Vai trò chính của hệ thống thông tin đối với tổ chức, doanh nghiệp:

- Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp

- Hỗ trợ hoạt động quản lý

- Hỗ trợ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các tổ chức, doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống thông tin được đánh giá qua các mục tiêu sau trong tổchức, doanh nghiệp:

● Tăng năng suất lao động thông qua triển khai các hệ thống

- OLTP (OnLine Transaction Processing): Xử lý giao dịch trực tuyến

- TPS (Transaction Processing System): Xử lý giao dịch

- CIS (Customer-Integrated System): Tích hợp khách hàng

● Hỗ trợ ra quyết định

- DSS (Decision Support Systems): Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

- OSS (Operating Support System): Hệ thống hỗ trợ điều hành

- GIS (Geographic Information System): Hệ thống thông tin địa lý

- ES (Expert System): Hệ chuyên gia

● Tăng cường hợp tác lao động: DMS (Document Management System) - Hỗ trợ

quản lý tài liệu và phát triển ứng dụng trong các phòng ban chức năng khácnhau

● Tạo liên kết đối tác kinh doanh

- Hệ thống thông tin liên doanh nghiệp (IOS)

- EDI (Electronic Data Interchange): Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử

● Cho phép toàn cầu hóa: Giúp vượt qua trở ngại về thời gian và địa điểm, văn

hóa

● Hỗ trợ thay đổi tổ chức: Đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của tổ chức, doanh

nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay

II Xây dựng hệ thống thông tin quản lý

1 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin

● Giai đoạn 1: Khảo sát dự án

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thốngthông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết

để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án Từ những thông tinthu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát, nhà quản trị và các chuyêngia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệ thống thông tin riêng cho doanhnghiệp

● Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệthống, cụ thể như sau:

- Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính – phụ; nghiệp vụ cầnphải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy địnhhiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai

- Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD(Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành môhình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chứcnăng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý

- Phân tích bảng dữ liệu Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table)gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key),

khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu(relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết Ở giai đoạn này, cácchuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan.Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu

đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng

● Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia

sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết,tạo ra mô hình hệ thống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc

tả hệ thống ở dạng nó tồn tại thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể

dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống

● Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc sau:

- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL, …) và cài đặt

cơ sở dữ liệu cho hệ thống

- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống(Microsoft Visual Studio, PHP Designer, )

- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot NetBar, )

- Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu kỹ thuật hoặc clip hướng dẫn

● Giai đoạn 5: Kiểm thử

- Đầu tiên phải lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kếthành các chương trình (phần mềm)

- Thử nghiệm hệ thống thông tin

- Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có)

- Viết test case theo yêu cầu

● Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

Hệ thốngthông tin… None

Bai tap mau PTTK HTQL Thu Vien Sinh…

Hệ thốngthông tin… None

12

- Cài đặt phần mềm

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi

dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý

và bảo trì

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của hệ thống thông tin

- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

- Cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin

2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

2.1 Khái niệm

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả chức năng nghiệp vụ quaphân rã có thứ bậc các chức năng Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chứcnăng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn; mỗi một chức năng có thể gồm nhiềuchức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ và kết quả cuối cùng ta thu đượcmột cây chức năng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái gì xảy ratrong hệ thống

- Mức 1: Nút gốc là chức năng tổng quát của hệ thống

- Mức 2: Phân rã ở chức năng thấp hơn là chức năng nhóm

- Các mức tiếp theo được phân rã (Decomposition) tiếp tục và mức cuối cùng làchức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa

● Đầu ra: Biểu đồ BPC

3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)

3.1 Khái niệm

Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) được sử dụng để mô hình hóa tiếntrình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình thu thập, tháotác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũngnhư giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường của nó

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ dùng để trợ giúp cho hoạt động chính của cácphân tích viên hệ thống như:

- Phân tích : BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng

- Thiết kế : BLD được dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án chophân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới

- Biểu đạt : BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống vàngười dùng

- Tài liệu : BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách khá đầy

đủ, xúc tích, ngắn gọn Nó còn cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổngthể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó

3.2 Các thành phần

- Chức năng xử lý (Process)

- Luồng dữ liệu (Data Flows)

- Kho dữ liệu (Data Store)

- Tác nhân trong (Internal Entity): Là một chức năng hay một hệ thống con của

hệ thống hiện tại, nhưng được mô tả ở trang khác của biểu đồ Tác nhân trongđược biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía, trong có ghi nhãn (tên), tên củatác nhân trong là động từ (có thể thêm bổ ngữ)

- Tác nhân ngoài (External Entity): Người ta còn gọi là Đối tác (ExternalEntities) là một người, nhóm hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của

hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệthống Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật, trong có gán nhãn(tên) của tác nhân ngoài, tên của tác nhân ngoài là một danh từ (có thể thêmtính từ)

Các nguyên tắc phân rã:

- Thay thế chức năng cha bằng các chức năng con

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

BLD mức dưới đỉnh (2)

BLD mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh

Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:

- Chức năng/ tiến trình: Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấphơn

- Luồng dữ liệu: Vào/ ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)Thêm luồng nội bộ:

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì

B XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA BÁN NỘI THẤT

CỦA CÔNG TY NỘI THẤT HÒA PHÁT

I Quy trình nghiệp vụ của công ty TNHH nội thất Hòa Phát

1 Tổng quan về công ty TNHH nội thất Hòa Phát

Tập đoàn Hòa Phát là một trong những Tập đoàn sản xuất công nghiệp tư nhânhàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ một Công ty chuyên buôn bán các loại máy xây dựng

từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực Nội thất (1995), Ôngthép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bất động sản (2001) Năm 2007, HòaPhát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, trong đó Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phátgiữ vai trò là Công ty mẹ cùng các Công ty thành viên và Công ty liên kết Tính đếntháng 3/2014, Tập đoàn Hòa Phát có 13 Công ty thành viên với các lĩnh vực hoạt độngchính là Sản xuất Thép - Khai thác khoáng sản – Sản xuất than coke - Kinh doanh Bấtđộng sản – Sản xuất nội thất – Sản xuất máy móc, thiết bị xây dựng với các Nhà máytại Hà Nội, Hưng Yên, Hải Dương, Lào Cai, Yên Bái, Hà Giang, TPHCM, BìnhDương Công ty Nội thất Hòa Phát là một trong 14 công ty của Tập Đoàn Hòa Phát(ống thép, Điện lạnh, Bất Động Sản, Khoáng sản, năng lượng ) Nội thất Hòa Phátvới tiền thân là Công ty TNHH TM Sơn Thủy bằng việc nhập khẩu sản phẩm nội thất.Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, công ty đã mạnh dạn đầu tư hệ thống máymóc hiện đại nhất được nhập khẩu từ Đức, Ý, Đài loan và bắt đầu sản xuất đồng bộsản phẩm từ năm 1998 Đến nay, Nội thất hòa Phát được biết đến là một thương hiệusản phẩm nội thất số 1 Việt Nam Từ chất lượng sản phẩm, công suất cung cấp, chủngloại và sự đa dạng mẫu mã Nội thất Hòa Phát là đơn vị đứng đầu và duy nhất sản xuất

và cung cấp đầy đủ 100% các mặt hàng cung ứng cho nhu cầu tiêu dùng trong ngànhnội thất văn phòng Các sản phẩm bao gồm: tất cả các loại bàn ghế, két sắt, vách ngăn,giá kho, tất cả các sản phẩm nội thất trường học, các loại sản phẩm gỗ tự nhiên, cácloại tủ sắt văn phòng, tủ sắt siêu thị, tủ locker, bàn ghế sofa, ghế giám đốc, ghế vănphòng, ghế nhân viên, ghế họp,

2 Quy trình nghiệp vụ

2.1 Nhiệm vụ cơ bản

- Nhập hàng

- Kiểm tra, cập nhật , thông tin của hàng hóa

- Quản lý các đơn mua, phiếu mua, nhập