(Tiểu luận) phân tích quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo rusagro – công ty tnhh thương mại xuất nhập khẩu beebee

Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH T VÀ KINH DOANH QU C T ẾỐẾ---***--- BÁO CÁO TH C T P GI A KHÓA ỰẬỮChuyên ngành: Kinh tế đối ngo i ạPHÂN TÍCH QUY TRÌNH XU T KHO BÁN HÀNG ẤSẢ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

-*** -

Chuyên ngành: Kinh t ế đố i ngo i ạ

SẢN PHẨM BA CHỈ HEO RUSAGRO – CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU BEEBEE

Họ và tên sinh viên: Nguy n Trễ ọng Nghĩa

1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh c a doanh nghi p 4ủ ệ

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ HEO RUSAGRO C A DOANH NGHI P 7Ủ Ệ

2.1 Th c tr ng quy trình xu t kho bán hàng m t hàng ba ch heo Rusagro c a ự ạ ấ ặ ỉ ủ

doanh nghi p 7ệ

2.2 Phân tích và đánh giá quy trình xuất kho bán hàng s n ph m ba ch heo ả ẩ ỉ

Rusagro của doanh nghi p 11ệ

2.2.1 Nhận định chung 11 2.2.2 Ưu điểm 12

2.2.2.1 Thông tin 12 2.2.2.2 Theo dõi t n kho 12ồ

DANH M C BỤ ẢNG BI U, HÌNH V Ể ẼHình 1.1 Trang web của công ty 3Hình 1.2 Sơ đồ ộ b máy Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE 4Bảng 1.1 K t qu hoế ả ạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2021 6/2022– 5Biểu đồ 1.1 Tỉ lệ doanh thu của hai hạng mục kinh doanh năm 2021 6Hình 2.1 Phiếu xu t kho bán hàng c a doanh nghi p 8ấ ủ ệHình 2.2 Đơn hàng được lên trong nhóm 10Hình 2.3 Thông tin xuất kho được lên trong nhóm 10Biểu đồ 2.1 Tỉ lệ doanh thu của ba chỉ heo Rusagro giai đoạn 25/5/2022 đến nay 12

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động xuất hàng hóa khỏi kho và bán cho các khách hàng diễn ra thường xuyên liên t c và là hoụ ạt động ch ch t mang l i doanh thu cho doanh nghi p Vi c ủ ố ạ ệ ệphân tích quy trình xu t kho bán hàng c a doanh nghi p giúp tìm ra nhấ ủ ệ ững điểm mạnh và h n ch trong quy trình hi n t i, nh m phát huy nhạ ế ệ ạ ằ ững điểm m nh và kh c ạ ắphục nh ng h n chữ ạ ế đó để quy trình v n hành mậ ột cách tối ưu hơn, giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí hoạt động nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Bản thân em khi được nhận thực tập vào Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đã được trực tiếp quan sát, tham gia vào hoạt động xuất kho bán hàng, từ

đó phân tích và có những điều ch nh nh m tỉ ằ ối ưu hóa hoạt động này cho doanh nghi p ệnơi em đang được hướng dẫn thực tập Chính vì những lý do kể trên, em đã quyết định l a chự ọn đề tài: Phân tích quy trình xu t kho bán hàng s n ph m ba ch heo ấ ả ẩ ỉ

Rusagro – Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE cho báo cáo

thực tập gi a khóa c a mình Báo cáo c a em bao gữ ủ ủ ồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

Chương 2: Quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo Rusagro của doanh nghi p ệ

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình xuất kho bán hàng của doanh nghiệp

Em xin được g i l i cử ờ ảm ơn chân thành nhất t i Ban ớ Giám đốc và t p th Công ậ ể

ty TNHH Thương mại Xuất nh p khậ ẩu BEEBEE đã vô cùng sát sao trong việc h tr , ỗ ợhướng dẫn em hoàn thành tốt các công việc được phân công trong suốt khoảng th i ờgian th c t p kéo dài 5 tu n vự ậ ầ ừa qua và giúp đỡ em hoàn thành báo cáo th c t p gi a ự ậ ữkhóa Tuy quãng th i gian này không phờ ải quá dài, nhưng cũng đã giúp em học h i ỏrất nhiều điều m i mớ ẻ và quan trọng nhất được trải nghi– ệm môi trường làm việc thực tế, để ừ đó rút ra đượ t c nh ng kinh nghi m cho b n thân trong quá trình làm ữ ệ ảviệc trong tương lai

Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên hướng dẫn – ThS Nguyễn Huyền Minh đã vô cùng tận tâm ch dỉ ẫn em để có th ể làm được báo cáo th c ựtập gi a khóa m t cách chữ ộ ỉn chu, khoa h c và hi u qu nh t Tuy v y, trong kho ng ọ ệ ả ấ ậ ả

thời gian th c hi n quá trình th c t p và hoàn thi n báo cáo, khó có th tránh khự ệ ự ậ ệ ể ỏi những sai sót Chính vì v y, em mong r ng em s nhậ ằ ẽ ận được nh ng góp ý chữ ỉnh s a ửcủa thầy để em có th hoàn thành tể ốt hơn những công trình khoa học trong tương lai.

CHƯƠNG 1: GI I THIỚ ỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠ I XU ẤT

Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE thuộc loại hình Công

ty trách nhi m h u h n 2 thành viên trệ ữ ạ ở lên ngoài nhà nước, được chính th c thành ứlập vào ngày 29/6/2020 Người đại di n pháp lu t c a doanh nghi p là bà Lê Th M ệ ậ ủ ệ ị ỹHòa, đồng thời là giám đốc công ty Hi n nay doanh nghiệ ệp đang hoạt động v i 2 ớhạng m c kinh doanh: ụ Thịt tươi sống nh ập khẩu; Giải pháp đóng gói

Hình 1.1 Trang web của công ty

Ngu ồn: tbee.vn

Business 100% (2)

33

GIAP report - Going International Analysi…International

Business 100% (1)

16

international-…

Giap-report-going-16

4

1.2 Sơ đồ tổ chức và hoạ t đ ng ộ

Hình 1.2 Sơ đồ ộ b máy Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

Ngu ồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản do chưa có nhiều nhân

sự Các thành viên ở t ng phòng ban có nh ng nhi m vừ ữ ệ ụ được phân công như sau:

• Ban Giám đốc: Là đầu não của doanh nghi p, tr c ti p qu n lý và giám sát ệ ự ế ảcác phòng khác Các hoạt động, chi phí được các phòng đề xuất đều ph i ảthông qua s phê duy t cự ệ ủa ban Giám đốc

• Phòng Kinh doanh: Nhân viên kinh doanh là những người bán hàng chính của doanh nghi p Nhân viên kiệ nh doanh cũng đồng thời là người chăm sóc khách hàng c a mình ủ

• Phòng K toán: Theo dõi và làm gi y t , s sách liên quan t i các ho t ế ấ ờ ổ ớ ạ

1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh c a doanh nghi p ủ ệ

Như đã đề cập ở mục 1.1., Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE đang hoạt động với 2 hạng mục kinh doanh, cụ thể:

InternationalBusiness 100% (1)Gdtmqt tiểu luân nhóm 15 PDFInternationalBusiness 100% (1)

61

• Thịt tươi sống nhập khẩu: Các mặt hàng thịt trâu, thịt bò, thịt heo, thịt cừu nhập kh u t m t s quẩ ừ ộ ố ốc gia như Ấn Độ, Canada, Australia, Tây Ban Nha,

… đạt các chứng nhận quốc tế về tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm

• Giải pháp đóng gói: Có 2 loại hàng bao gồm: Màng bọc thực phẩm và miếng th m hút dấ ịch t thừ ực phẩm

Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE có tệp khách hàng tương đối rộng, bao gồm các khách buôn, khách lẻ, nhà hàng, các công ty chuyên về thực ph m khác Khách hàng c a doanh nghi p chẩ ủ ệ ủ y u nế ằm trên địa bàn thành ph ố

Hà N i, s ít khác n m ộ ố ằ ở các tỉnh thành khác như Hà Nam, Tuyên Quang, Hải Phòng, Thành Phố H Chí Minh, ồ … Đáng chú ý, doanh nghi p hiệ ện đang là đối tác c a m t ủ ộ

số doanh nghi p lệ ớn như CP Food, Masan, …

Trải qua hơn 2 năm đi vào hoạt động, với đội ngũ nhân sự trẻ và năng động,

am hi u s n ph m và n m b t t t nhu c u thể ả ẩ ắ ắ ố ầ ị trường, Công ty TNHH Thương mại Xuất nh p kh u BEEậ ẩ BEE đã đạt được nh ng thành t u nhữ ự ất định Doanh thu c a ủcông ty năm 2021 đạt hơn 36 tỷ 800 tri u, ệ trong đó doanh thu từ kinh doanh th c ựphẩm là 29 t 430 tri u, m t con s không h nh ỷ ệ ộ ố ề ỏ đối v i m t doanh nghi p tr Hi n ớ ộ ệ ẻ ệdoanh thu 6 tháng đầu 2022 đạt hơn 29 t 600 tri u, h a hỷ ệ ứ ẹn năm 2022 sẽ là một bước tiến vượt bậc của doanh nghiệp

Bảng 1.1 K t qu hoế ả ạt động kinh doanh c a doanh nghiủ ệp giai đoạn 2021 6/2022 –

Biểu đồ 1.1 Tỉ lệ doanh thu của hai hạng mục kinh doanh năm 2021

Ngu ồn: Công ty TNHH Thương mại Xu t nh p kh u BEEBEE ấ ậ ẩTheo th ng kê c a doanh nghi p, t l doanh thu c a nố ủ ệ ỉ ệ ủ ửa đầu năm 2022 tương đối giống với năm 2021, tức là doanh thu từ việc kinh doanh thực phẩm vẫn chiếm dao động trong kho ng 80% ả Đây là hạng m c kinh doanh có tụ ệp khách hàng đa dạng hơn, nhu cầu l n, s n ph m phong phú ớ ả ẩ nên luôn đem lại ngu n thu d i dào cho doanh ồ ồnghiệp Dù không ph i h ng mả ạ ục đem lại lượng doanh thu lớn hơn nhưng việc kinh doanh vật tư giải pháp đóng gói lại rất được các đối tác như Masan hay CP Food đánh giá cao, hứa hẹn s mang l i s h p tác b n v ng, lâu dài cho các bên ẽ ạ ự ợ ề ữ

80%

20%

Thực phẩmGiải pháp đóng gói

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ

HEO RUSAGRO C A DOANH NGHI P Ủ Ệ

2.1 Th c tr ng quy trình xu t kho bán hàng m t hàng ba ch heo Rusagro c a ự ạ ấ ặ ỉ ủ

doanh nghi p ệ

Mặt hàng ba chỉ heo Rusagro nh p kh u t Liên Bang Nga thuậ ẩ ừ ộc nhóm hàng thịt heo Sau khi nghiên c u và tìm hi u, vứ ể ới việc xu hướng khách hàng hiện nay ưa chuộng các dòng ba chỉ ưa nạc và ít m , c ng v i giá tỡ ộ ớ ốt cũng như mối quan h v i ệ ớcác nhà cung c p t i Liên Bang Nga, doanh nghiấ ạ ệp đã nhận th y nhu cấ ầu trong tương lai cho s n ph m ba ch heo s ả ẩ ỉ ẽ tăng cao, cũng như lợi ích l n nớ ếu như kinh doanh mặt hàng này Chính vì v y, ậ công ty đã quyết định nhập khẩu s n ph m này v Vi t Nam ả ẩ ề ệkinh doanh

Hiện t i, t t c các nhóm hàng thu c c 2 h ng m c kinh doanh là th c ph m ạ ấ ả ộ ả ạ ụ ự ẩtươi sống và giải pháp đóng gói đều áp dụng chung 1 quy trình xu t kho bán hàng: ấ

Bước 1: LÊN ĐƠN HÀNG

Người thực hiện: Nhân viên bán hàng

Cách thực hiện: Lên đơn hàng trong nhóm Zalo Đơn hàng Beebee

Đơn hàng phải đầy đủ các thông tin: Tên khách hàng; Địa ch ; S ỉ ố điện tho i; ạ

Tên hàng hóa; S ố lượng; Đơn giá; Thời gian giao hàng; Phương thức thanh toán

Thủ kho có trách nhi m ki m tra t n kho và xác nh n tình tr ng tệ ể ồ ậ ạ ồn kho c a ủhàng theo đơn hàng Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu c u, c n báo ngay cho nhân viên ầ ầbán hàng trên nhóm Đơn hàng Beebee để ắ s p x p ế

Người thực hiện: Thủ kho

Thủ kho có trách nhi m ki m tra t n kho và xác nh n tình tr ng tệ ể ồ ậ ạ ồn kho c a ủhàng theo đơn hàng Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu c u, c n báo ngay cho nhân viên ầ ầbán hàng trên nhóm Đơn hàng Beebee để ắ s p x p ế

Người thực hiện: Thủ kho

Thủ kho chu n bẩ ị hàng hóa, sắp xếp tuyến đi giao hàng cho nhân viên giao hàng Trường hợp hàng hóa có vấn đề hoặc không thể giao hàng theo đúng thời gian khách hàng cần, thủ kho báo lại với nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng thông

báo và trao đổi lại với khách hàng để xử lý vấn đề, tránh trường hợp khách hàng khiếu nại

Bước 4: LẬP PHIẾU XUẤT KHO

Người thực hiện: Nhân viên vận hành/Thủ kho

Thông tin xu t kho c a tấ ủ ừng đơn hàng được ghi trên nhóm Zalo Xuất hàng Beebee

Phiếu xuất kho được lập dựa trên số ợng thực tế giao cho khách hàng, lưphải có chữ ký của Thủ kho Người lập phiếu, và phải được lập trước khi hàng

hóa được đi ra khỏi phạm vi kho

Hình 2.1 Phiếu xu t kho bán hàng c a doanh nghi p ấ ủ ệ

Bước 5: GIAO HÀNG

Người thực hiện: Nhân viên giao hàng

- Nhân viên giao hàng nh n hàng t th ậ ừ ủ kho theo đơn, kiểm tra lại hàng hóa

và ký xác nh n vào Phi u xu t kho ậ ế ấ

- Khách hàng nh n hàng kiậ ểm tra đúng hàng hóa, đủ ố lượng và ký đầy đủ s

họ tên, phương thức thanh toán (chuy n kho n, ti n m t, công nể ả ề ặ ợ) Trường hợp sai sót v hàng hóa/s ề ố lượng hoặc khách hàng muốn đổi trả, nhân viên giao hàng thông báo l i v i thạ ớ ủ kho/nhân viên bán hàng để đưa ra phương

án x lý ử

- Sau khi hoàn thành việc giao hàng, nhân viên giao hàng đưa lại phiếu xu t ấ

kho (có ch ký cữ ủa thủ kho/người lập phiếu, người giao hàng, ngư i nhận ờhàng) và tiền hàng (n u khách hàng thanh toán ti n m t) cho k toán ế ề ặ ế

Phiếu giao hàng lúc này có đủ chũ ký của ngườ i lập phiếu, thủ kho,

người giao hàng, người nhận hàng (ký đủ họ tên + tình trạng thanh toán)

- Trường h p khách hàng ợ thanh toán chuy n khoể ản, nhân viên giao hàng

chụp l i giao d ch và gạ ị ửi lên nhóm Zalo Đơn hàng Beebee để xác nhận

Trường h p khách hàng ợ thanh toán ti n mề ặt, nhân viên giao hàng nộp cho kế toán và ký s thu ti n ổ ề

- Đối v i nh ng khách hàng yêu cớ ữ ầu thanh toán ngay nhưng chậm thanh toán, nhân viên giao hàng c n thông báo cho nhân viên bán hàng và có s ầ ựxác nh n c a nhân viên bán hàng.ậ ủ

Một ví d c th ụ ụ ể đố ới v i vi c áp d ng quy trình này cho xu t bán m t hàng ba ệ ụ ấ ặchỉ heo Rusagro vào ngày 22/7/2022:

Bước 1: LÊN ĐƠN HÀNG

Hình 2.2 Đơn hàng được lên trong nhóm

Ở đây chúng ta thấy đơn hàng được lên mà chưa có số điện thoại Điều này cũng không phả ấn đề vì địi v a chỉ và số điện thoại đã được nhập lên hệ thống từ lần đầu tiên khách hàng này đặt hàng, khi xuất phiếu xuất kho trên phiếu sẽ tự động có

địa ch và số điệỉ n thoại Đồng th i ở đây chỉ ghi tên hàng là ba ch heo, nguyên do là ờ ỉ

vì lúc đó các mã hàng ba chỉ heo đều hết, chỉ còn ba chỉ heo Rusagro là còn tồn kho Đơn hàng này được lên từ 6h30 sáng ngày 22/7 nhưng yêu cầu về thời gian giao hàng là bu i chi u, do khách hàng này không làm vi c vào bu i sáng ổ ề ệ ổ

Với đơn hàng này, sau khi kiểm tra tồn kho thấy có đủ hàng, nên không có thông báo gì thêm t th kho ừ ủ

Bước 4: LẬP PHIẾU XUẤT KHO

Hình 2.3 Thông tin xuất kho được lên trong nhóm

Số liệu hàng hóa được lên trong nhóm để ậ l p phi u xu t kho Sau khi n m ế ấ ắđược thông tin, người xuất phiếu thả tim vào tin nhắn Sau khi lập xong phiếu xuất

kho và ki m tra lể ại thông tin chính xác, ngườ ậi l p phi u quay l i tin nhế ạ ắn đơn hàng

và th like vào tin nhả ắn đó (hình 2.1)

Bước 5: GIAO HÀNG

Trên th c t , m t l n giao hàng s bao g m nhiự ế ộ ầ ẽ ồ ều đơn hàng của nhi u khách ềhàng Sau khi xu t xong phi u xuấ ế ất kho bán hàng, người giao hàng nh n các phi u ậ ếxuất kho và tới kho để nh n hàng, s p xậ ắ ếp đủ hàng hóa lên xe và th ng nh t tuy n ố ấ ếđường giao hàng v i th kho, sau đó đi giao hàng ớ ủ

2.2 Phân tích và đánh giá quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba chỉ heo Rusagro của doanh nghi p ệ

2.2.1 Nhận định chung

Trước khi có quy trình này, doanh nghiệp đã áp dụng một quy trình khác gần như tương tự Điểm khác biệt duy nhất đó là quy trình trước đây không có bước 2 về kiểm tra t n kho Thồ ực tế, vi c ki m tra tệ ể ồn kho là điều bắt buộc để tránh trường h p ợđơn hàng đã được lên nhưng sau đó mới phát hiện ra hàng hóa trong kho không đảm bảo đủ số lượng để cung cấp cho khách hàng

Như đã đề cập, ba chỉ heo Rusagro là sản phẩm mới được công ty nh p kho ậ

về và bán hàng gần đây, nên mặt hàng này đã được áp dụng quy trình này khi được đưa vào kinh doanh Cũng chính vì đây là mã hàng mới (t 25/5/2022) nên t ng doanh ừ ổthu t ừ đó tính đến thời điểm hi n t i khá khiêm tệ ạ ốn, đạ hơn 7 triệu đồt ng Nếu như so sánh v i t ng doanh thu c a nhóm hàng th t heo cùng k thì con s này ch chi m ớ ổ ủ ị ỳ ố ỉ ếchưa đến 1% Con số này có th lý gi i qua nh ng nguyên nhân sau: ể ả ữ

• Ba ch heo Rusagro ch là m t trong s các s n ph m Ba ch heo mà doanh ỉ ỉ ộ ố ả ẩ ỉnghiệp hiện đang kinh doanh

• Có m t s n phộ ả ẩm sườn heo được một khách hàng mua v i s ớ ố lượng l n và ớđều đặn Nếu không xét đến khách hàng này, t l doanh thu c a ba ch heo ỉ ệ ủ ỉRusagro trong giai đoạn kể trên chiếm 9,02%

Biểu đồ 2.1 Tỉ lệ doanh thu của ba chỉ heo Rusagro giai đoạ 25/5/2022 đến n nay

Ngu ồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu BEEBEE

2.2.2 Ưu điểm

2.2.2.1 Thông tin

Đơn hàng được lên với các thông tin đầy đủđể thủ kho có thể nắm được sốlượng để chuẩn b hàng hóa ị cũng như sắp xếp tuyến đi phù hợp nhất cho nhân viên giao hàng, đồng th i giúp cho nhân viên v n hành có th l p phi u xu t kho v a ờ ậ ể ậ ế ấ ừnhanh, v a chính xác ừ

Phiếu xuất kho bán hàng cũng được yêu cầu có đủ ch ký c a nhữ ủ ững người liên quan (người lập phiếu, thủ kho, người mua hàng, người giao hàng) nhằm tránh các y u t không mong mu n phát sinh, ví dế ố ố ụ như thanh toán tiền hàng, đối chi u ếcông n , ợ …

2.2.2.2 Theo dõi t n kho ồ

Công ty s d ng h th ng k toán trên internet ử ụ ệ ố ế để l p phi u xu t kho bán hàng, ậ ế ấkhi đó hàng xuất ra dựa trên số lượng thực tế cũng ngay lậ ức đượp t c cập nhật mức tồn kho trên h th ng, giúp doanh nghi p d ệ ố ệ ễ dàng theo dõi lượng hàng t n kho ồ

9%

91%

Ba chỉ heo RusagroCác sản phẩm về heo khác