Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH T VÀ KINH DOANH QU C T ẾỐẾ---***--- BÁO CÁO TH C T P GI A KHÓA ỰẬỮChuyên ngành: Kinh tế đối ngo i ạPHÂN TÍCH QUY TRÌNH XU T KHO BÁN HÀNG ẤSẢ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ -*** - BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ HEO RUSAGRO – CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU BEEBEE Họ tên sinh viên: Nguyễn Trọng Nghĩa Mã sinh viên: 1911110287 Lớp: Anh – KTĐN Khóa: 58 Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Huyền Minh Hà Nội, tháng năm 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU BEEBEE 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Sơ đồ tổ chức hoạt động .4 1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp .4 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG SẢN PHẨM BA CHỈ HEO RUSAGRO CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Thực trạng quy trình xuất kho bán hàng mặt hàng ba heo Rusagro doanh nghiệp 2.2 Phân tích đánh giá quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba heo Rusagro doanh nghiệp .11 2.2.1 Nhận định chung 11 2.2.2 Ưu điểm 12 2.2.2.1 Thông tin 12 2.2.2.2 Theo dõi tồn kho 12 2.2.3 Nhược điểm 13 2.2.3.1 Sự linh hoạt 13 2.2.3.2 Rủi ro giao hàng 13 2.2.3.3 Rủi ro tồn kho .14 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 15 3.1 Dự báo triển vọng kinh doanh mặt hàng ba heo Rusagro tương lai 15 3.2 Định hướng, mục tiêu doanh nghiệp tương lai 15 3.3 Giải pháp đề xuất .16 3.3.1 Giải pháp đảm bảo linh hoạt 16 3.3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng giao hàng 17 3.3.3 Giải pháp xử lí tồn kho 17 KẾT LUẬN 19 TRẢI NGHIỆM CÁ NHÂN 21 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1 Trang web công ty Hình 1.2 Sơ đồ máy Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE Bảng 1.1 Kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 6/2022 .5 Biểu đồ 1.1 Tỉ lệ doanh thu hai hạng mục kinh doanh năm 2021 Hình 2.1 Phiếu xuất kho bán hàng doanh nghiệp Hình 2.2 Đơn hàng lên nhóm 10 Hình 2.3 Thơng tin xuất kho lên nhóm 10 Biểu đồ 2.1 Tỉ lệ doanh thu ba heo Rusagro giai đoạn 25/5/2022 đến 12 LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xuất hàng hóa khỏi kho bán cho khách hàng diễn thường xuyên liên tục hoạt động chủ chốt mang lại doanh thu cho doanh nghiệp Việc phân tích quy trình xuất kho bán hàng doanh nghiệp giúp tìm điểm mạnh hạn chế quy trình tại, nhằm phát huy điểm mạnh khắc phục hạn chế để quy trình vận hành cách tối ưu hơn, giúp nâng cao suất, giảm chi phí hoạt động nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Bản thân em nhận thực tập vào Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE trực tiếp quan sát, tham gia vào hoạt động xuất kho bán hàng, từ phân tích có điều chỉnh nhằm tối ưu hóa hoạt động cho doanh nghiệp nơi em hướng dẫn thực tập Chính lý kể trên, em định lựa chọn đề tài: Phân tích quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba heo Rusagro – Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE cho báo cáo thực tập khóa Báo cáo em bao gồm chương: Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE Chương 2: Quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba heo Rusagro doanh nghiệp Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình xuất kho bán hàng doanh nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc tập thể Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE vô sát việc hỗ trợ, hướng dẫn em hồn thành tốt cơng việc phân công suốt khoảng thời gian thực tập kéo dài tuần vừa qua giúp đỡ em hồn thành báo cáo thực tập khóa Tuy qng thời gian dài, giúp em học hỏi nhiều điều mẻ quan trọng – trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, để từ rút kinh nghiệm cho thân trình làm việc tương lai Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn – ThS Nguyễn Huyền Minh vô tận tâm dẫn em để làm báo cáo thực tập khóa cách chu, khoa học hiệu Tuy vậy, khoảng thời gian thực q trình thực tập hồn thiện báo cáo, khó tránh khỏi sai sót Chính vậy, em mong em nhận góp ý chỉnh sửa thầy để em hồn thành tốt cơng trình khoa học tương lai CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU BEEBEE 1.1 Lịch sử hình thành phát triển • Tên doanh nghiệp: Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE • Mã số thuế: 0109242504 • Điện thoại: 0818885533 Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE thuộc loại hình Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên trở lên ngồi nhà nước, thức thành lập vào ngày 29/6/2020 Người đại diện pháp luật doanh nghiệp bà Lê Thị Mỹ Hòa, đồng thời giám đốc công ty Hiện doanh nghiệp hoạt động với hạng mục kinh doanh: Thịt tươi sống nhập khẩu; Giải pháp đóng gói Hình 1.1 Trang web cơng ty Nguồn: tbee.vn Document continues below Discover more from: International Business TAN403 Trường Đại học… 167 documents Go to course 32 238 33 16 16 Thuyết quản lý theo khoa học của… International Business 100% (3) The Complete Solution Ielts Writing… International Business 100% (2) Tuyển tập lý thuyết vật lý 12 Chương Da… International Business 100% (2) GIAP report - Going International Analysi… International Business 100% (1) Giap-report-goinginternational-… International Business 100% (1) Gdtmqt tiểu luân 1.2 Sơ đồ tổ chức hoạt động 61 nhóm 15 PDF International Business 100% (1) Hình 1.2 Sơ đồ máy Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE Nhìn chung, cấu tổ chức công ty đơn giản chưa có nhiều nhân Các thành viên phịng ban có nhiệm vụ phân cơng sau: • Ban Giám đốc: Là đầu não doanh nghiệp, trực tiếp quản lý giám sát phịng khác Các hoạt động, chi phí phịng đề xuất phải thông qua phê duyệt ban Giám đốc • Phịng Kinh doanh: Nhân viên kinh doanh người bán hàng doanh nghiệp Nhân viên kinh doanh đồng thời người chăm sóc khách hàng • Phịng Kế tốn: Theo dõi làm giấy tờ, sổ sách liên quan tới hoạt động có gắn với yếu tố tài • Phịng Mua hàng: Tìm nguồn hàng lựa chọn nguồn hàng thích hợp để nhập cơng ty với mục đích kinh doanh, tự sử dụng • Phòng Kho vận: Quản lý vận hành kho hàng, theo dõi, thực nghiêm túc, hiệu quy trình mua hàng, quy trình xuất kho bán hàng 1.3 Khái quát hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Như đề cập mục 1.1., Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE hoạt động với hạng mục kinh doanh, cụ thể: • Thịt tươi sống nhập khẩu: Các mặt hàng thịt trâu, thịt bò, thịt heo, thịt cừu nhập từ số quốc gia Ấn Độ, Canada, Australia, Tây Ban Nha, … đạt chứng nhận quốc tế tiêu chuẩn vệ sinh an tồn thực phẩm • Giải pháp đóng gói: Có loại hàng bao gồm: Màng bọc thực phẩm miếng thấm hút dịch từ thực phẩm Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE có tệp khách hàng tương đối rộng, bao gồm khách buôn, khách lẻ, nhà hàng, công ty chuyên thực phẩm khác Khách hàng doanh nghiệp chủ yếu nằm địa bàn thành phố Hà Nội, số khác nằm tỉnh thành khác Hà Nam, Tun Quang, Hải Phịng, Thành Phố Hồ Chí Minh, … Đáng ý, doanh nghiệp đối tác số doanh nghiệp lớn CP Food, Masan, … Trải qua năm vào hoạt động, với đội ngũ nhân trẻ động, am hiểu sản phẩm nắm bắt tốt nhu cầu thị trường, Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE đạt thành tựu định Doanh thu công ty năm 2021 đạt 36 tỷ 800 triệu, doanh thu từ kinh doanh thực phẩm 29 tỷ 430 triệu, số không nhỏ doanh nghiệp trẻ Hiện doanh thu tháng đầu 2022 đạt 29 tỷ 600 triệu, hứa hẹn năm 2022 bước tiến vượt bậc doanh nghiệp Bảng 1.1 Kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 6/2022 Đơn vị tính: VND Năm 2021 Tháng – năm 2022 Doanh thu 36.817.916.909 29.627.520.141 Giá vốn 31.774.050.577 26.384.383.508 Chi phí vận hành 2.391.500.917 1.646.267.905 Lợi nhuận 2.652.365.415 1.596.868.728 Nguồn: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Biểu đồ 1.1 Tỉ lệ doanh thu hai hạng mục kinh doanh năm 2021 20% Thực phẩm Giải pháp đóng gói 80% Nguồn: Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE Theo thống kê doanh nghiệp, tỉ lệ doanh thu nửa đầu năm 2022 tương đối giống với năm 2021, tức doanh thu từ việc kinh doanh thực phẩm chiếm dao động khoảng 80% Đây hạng mục kinh doanh có tệp khách hàng đa dạng hơn, nhu cầu lớn, sản phẩm phong phú nên đem lại nguồn thu dồi cho doanh nghiệp Dù hạng mục đem lại lượng doanh thu lớn việc kinh doanh vật tư giải pháp đóng gói lại đối tác Masan hay CP Food đánh giá cao, hứa hẹn mang lại hợp tác bền vững, lâu dài cho bên 10 Hình 2.2 Đơn hàng lên nhóm Ở thấy đơn hàng lên mà chưa có số điện thoại Điều khơng phải vấn đề địa số điện thoại nhập lên hệ thống từ lần khách hàng đặt hàng, xuất phiếu xuất kho phiếu tự động có địa số điện thoại Đồng thời ghi tên hàng ba heo, nguyên lúc mã hàng ba heo hết, ba heo Rusagro tồn kho Đơn hàng lên từ 6h30 sáng ngày 22/7 yêu cầu thời gian giao hàng buổi chiều, khách hàng không làm việc vào buổi sáng Bước 2: KIỂM TRA TỒN KHO Với đơn hàng này, sau kiểm tra tồn kho thấy có đủ hàng, nên khơng có thơng báo thêm từ thủ kho Bước 3: SẮP XẾP ĐƠN HÀNG Đơn hàng có yêu cầu giao chiều nên xếp cho người giao hàng giao vào buổi chiều, cụ thể ngày hơm 14h chiều Trong hình 2.2 thấy tin nhắn đơn hàng có biểu tượng thả tim, ký hiệu xác nhận thủ kho chuẩn bị xong hàng hóa có số liệu gửi lên nhóm Kho hàng để lập phiếu xuất kho Bước 4: LẬP PHIẾU XUẤT KHO Hình 2.3 Thơng tin xuất kho lên nhóm Số liệu hàng hóa lên nhóm để lập phiếu xuất kho Sau nắm thông tin, người xuất phiếu thả tim vào tin nhắn Sau lập xong phiếu xuất 11 kho kiểm tra lại thông tin xác, người lập phiếu quay lại tin nhắn đơn hàng thả like vào tin nhắn (hình 2.1) Bước 5: GIAO HÀNG Trên thực tế, lần giao hàng bao gồm nhiều đơn hàng nhiều khách hàng Sau xuất xong phiếu xuất kho bán hàng, người giao hàng nhận phiếu xuất kho tới kho để nhận hàng, xếp đủ hàng hóa lên xe thống tuyến đường giao hàng với thủ kho, sau giao hàng 2.2 Phân tích đánh giá quy trình xuất kho bán hàng sản phẩm ba heo Rusagro doanh nghiệp 2.2.1 Nhận định chung Trước có quy trình này, doanh nghiệp áp dụng quy trình khác gần tương tự Điểm khác biệt quy trình trước khơng có bước kiểm tra tồn kho Thực tế, việc kiểm tra tồn kho điều bắt buộc để tránh trường hợp đơn hàng lên sau phát hàng hóa kho không đảm bảo đủ số lượng để cung cấp cho khách hàng Như đề cập, ba heo Rusagro sản phẩm công ty nhập kho bán hàng gần đây, nên mặt hàng áp dụng quy trình đưa vào kinh doanh Cũng mã hàng (từ 25/5/2022) nên tổng doanh thu từ tính đến thời điểm khiêm tốn, đạt triệu đồng Nếu so sánh với tổng doanh thu nhóm hàng thịt heo kỳ số chiếm chưa đến 1% Con số lý giải qua ngun nhân sau: • Ba heo Rusagro số sản phẩm Ba heo mà doanh nghiệp kinh doanh • Có sản phẩm sườn heo khách hàng mua với số lượng lớn đặn Nếu không xét đến khách hàng này, tỉ lệ doanh thu ba heo Rusagro giai đoạn kể chiếm 9,02% 12 Biểu đồ 2.1 Tỉ lệ doanh thu ba heo Rusagro giai đoạn 25/5/2022 đến 9% Ba heo Rusagro Các sản phẩm heo khác 91% Nguồn: Công ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE 2.2.2 Ưu điểm 2.2.2.1 Thông tin Đơn hàng lên với thông tin đầy đủ để thủ kho nắm số lượng để chuẩn bị hàng hóa xếp tuyến phù hợp cho nhân viên giao hàng, đồng thời giúp cho nhân viên vận hành lập phiếu xuất kho vừa nhanh, vừa xác Phiếu xuất kho bán hàng yêu cầu có đủ chữ ký người liên quan (người lập phiếu, thủ kho, người mua hàng, người giao hàng) nhằm tránh yếu tố khơng mong muốn phát sinh, ví dụ tốn tiền hàng, đối chiếu cơng nợ, … 2.2.2.2 Theo dõi tồn kho Công ty sử dụng hệ thống kế toán internet để lập phiếu xuất kho bán hàng, hàng xuất dựa số lượng thực tế cập nhật mức tồn kho hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn kho 13 2.2.3 Nhược điểm 2.2.3.1 Sự linh hoạt Về bản, quy trình chi tiết rõ ràng, nên kéo theo điều độ linh hoạt vận hành giảm phần Có nhiều trường hợp xảy việc khách hàng muốn tốn tiền hàng mà khơng ký xác nhận vào phiếu, khách hàng muốn xuất hóa đơn khơng giá, khách hàng ký xác nhận mà không ghi rõ tình trạng tốn… Các trường hợp diễn Rủi ro việc tốn tiền hàng từ mà xuất Nếu khách hàng khơng uy tín, việc khơng có xác nhận cụ thể từ người mua hàng điểm yếu để họ vịn vào không thừa nhận hành vi mình, doanh nghiệp khơng có đủ chứng để quy trách nhiệm cho người mua hàng tình xảy Ngược lại, đảm bảo uy tín khách hàng có phương pháp khác để ghi lại thơng tin làm minh chứng nên linh động cho khách hàng để tạo mối quan hệ tốt Trong bước quy trình có ghi “Đối với khách hàng yêu cầu toán chậm toán, nhân viên giao hàng cần thơng báo cho nhân viên bán hàng có xác nhận nhân viên bán hàng.” Những trường hợp xảy đổi ý khách hàng, không thống nhân viên kinh doanh khách hàng Điều gây khó cho nhân viên giao hàng trường hợp liên lạc với nhân viên kinh doanh để giải 2.2.3.2 Rủi ro giao hàng Trong quy trình khơng đề cập tới cách thức xử lý với trường hợp rủi ro người giao hàng, yếu tố thời gian ảnh hưởng tới việc giao hàng cho khách Trên thực tế ghi nhận trường hợp vậy, cần lưu ý để có biện pháp giải trường hợp tình xấu xảy ra, ảnh hưởng tới uy tín lợi nhuận doanh nghiệp Chưa kể, công ty có nhân viên giao hàng thức Trong tương lai giai đoạn đông – xuân tới, số lượng đơn hàng tăng cao với người giao hàng thức, phận giao vận bị tải Thực tế, với việc có nhiều khách hàng khách hàng có yêu cầu riêng hàng hóa, thời điểm giao hàng hay có tính cách riêng, việc cư xử 14 để làm hài lòng tất khách hàng, mang đến trải nghiệm tốt cho khách vấn đề nan giải 2.2.3.3 Rủi ro tồn kho Trong quy trình nêu rõ “Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tồn kho xác nhận tình trạng tồn kho hàng theo đơn hàng Nếu hết hàng/thiếu hàng yêu cầu, cần báo cho nhân viên bán hàng nhóm Đơn hàng Beebee để xếp.” Tuy thực tế, lúc việc xếp lại với khách hàng trở nên dễ dàng suôn sẻ Nếu trường hợp xấu xảy ra, doanh nghiệp khách hàng tiềm Việc kho hết thiếu hàng khơng phải tình trạng nên để kéo dài, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 15 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHO BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 3.1 Dự báo triển vọng kinh doanh mặt hàng ba heo Rusagro tương lai Mặt hàng ba heo Rusagro sản phẩm đánh giá có tỉ lệ nạc – mỡ phù hợp (không nhiều mỡ), thịt không dày, giá phải đạt sản lượng bán định giai đoạn đầu xuất danh mục sản phẩm doanh nghiệp Đây tín hiệu tích cực Dự báo tương lai, đặc biệt giai đoạn nửa sau năm 2022, lượng đặt hàng cho sản phẩm thực phẩm nhập cơng ty nói chung ba heo nói riêng tăng cao, nên doanh thu mặt hàng dự báo tăng mạnh giai đoạn tới Có số khách hàng mua nhiều loại ba heo công ty hài lòng chuyển sang tiếp cận với ba heo Rusagro, điểm đáng ý triển vọng tương đối sáng dòng sản phẩm 3.2 Định hướng, mục tiêu doanh nghiệp tương lai Doanh nghiệp có định hướng phát triển mạnh mẽ tương lai cách toàn diện: từ doanh thu, lợi nhuận tới quy mô, chất lượng nguồn nhân lực, … Dự kiến tương lai, doanh nghiệp nhập kinh doanh nhóm hàng thực phẩm ngồi thịt tươi sống nhập Về quy mô doanh nghiệp, năm tới công ty dự định mở chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh Doanh thu lợi nhuận hết năm 2022 đặt mục tiêu vượt năm 2021 30% với năm 2023 so với 2022 Với định hướng, mục tiêu vậy, khơng khó để nhận Cơng ty TNHH Thương mại Xuất nhập BEEBEE có nhiều hội để phát triển, kèm với khơng thách thức trước mắt: • Cơ hội: - Hiện cơng ty có cho chỗ đứng vững thị trường, khẳng định uy tín doanh nghiệp chất lượng sản phẩm Có nhiều khách hàng tin cậy mối quan hệ với số tập đoàn, doanh nghiệp lớn - Việc mở rộng phạm vi giúp doanh nghiệp mở rộng thêm tệp khách hàng Từ thành lập thời điểm tại, khách 16 hàng miền Nam doanh nghiệp chủ yếu khách hàng mua sản phẩm giải pháp đóng gói Tới có chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp phát triển việc kinh doanh thực phẩm khu vực miền Nam - Khu vực miền Nam khu vực doanh nghiệp thức vào hoạt động chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, cơng ty có đối tác thân cận đây, hỗ trợ nhiều cho trình hoạt động tương lai doanh nghiệp • Thách thức: - Các đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp nhiều, thị trường cạnh tranh vô khốc liệt Các đối thủ cạnh tranh xuất nhiều Việc gia nhập thị trường đồng nghĩa với việc đối đầu với đối thủ cạnh tranh môi trường - Mở rộng nguồn nhân lực mà người đạt chất lượng làm việc cao điều dễ dàng làm thời gian ngắn - Hoạt động thị trường nhiều có khác biệt so với thị trường miền Bắc, đòi hỏi khả thích ứng tốt doanh nghiệp 3.3 Giải pháp đề xuất 3.3.1 Giải pháp đảm bảo linh hoạt Việc có quy trình u cầu kỹ lưỡng nội dung đơn hàng xác nhận bên liên quan phiếu xuất kho bán hàng với mục đích đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp Tuy nhiên khách hàng có yêu cầu đặc biệt, việc xác nhận uy tín khách giúp cho trình làm việc trở nên dễ dàng với hai phía Hoặc, nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng tìm phương thức khác để lưu trữ minh chứng, tránh việc địi cơng nợ phát sinh rủi ro không mong muốn Điểm phụ thuộc nhiều vào nhân viên kinh doanh Có khách hàng cho họ toán trước nhận hàng tay mình, họ cho khơng cần thiết phải ký xác nhận Đây trường hợp