Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu của công ty tnhh xây dựng và thương mại hà nội

Song đây vẫn chỉ là con số rất nhỏ và khiêmtốn trong tổng số các Doanh nghiệp xuất khẩu của Nước ta.Đối với Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội là Công ty hoạtđộng sản xuất kinh d

LỜI MỞ ĐẦUHoạt động xuất khẩu là nhân tố quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp tới sựphát triển của nền kinh tế quốc dân Do vậy luôn được ưu tiên trong các chính sáchkinh tế vĩ mô của Chính phủ Hoạt động xuất khẩu không chỉ vai trò trong việc tạothăng bằng cấn cân thương mại, kích thích sự phát triển, sự lưu thông của các luồnghàng hoá… mà nó còn biết đến là lĩnh vực mang lại giá trị lợi nhuận cao cho cácDoanh nghiệp.

Để có thể làm tốt và hiệu quả của việc xuất khẩu hàng hoá đòi hỏi các Doanhnghiệp, Công ty cần có chính sách, định hướng rõ ràng trong cách thức tổ chức, tiếnhành sản xuất kinh doanh của mình Một trong nhân tố đóng vai trò quan trọng vàquyết định tới hoạt động xuất khẩu đó là hiệu quả của Công tác xây dựng và thựchiện kế hoạch xuất khẩu Chính vì tầm quan trọng của nó đối với hoạt động xuấtnhập khẩu nên vấn để đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm Hoạt động này

có tác động rất lớn tới tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra lợi thếkinh doanh, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho các Doanh nghiệp Đã có rấtnhiều doanh nghiệp biết cách khai thác và thực hiện tốt công tác này và thu được rấtnhiều thành công trên thương trường Song đây vẫn chỉ là con số rất nhỏ và khiêmtốn trong tổng số các Doanh nghiệp xuất khẩu của Nước ta

Đối với Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội là Công ty hoạtđộng sản xuất kinh doanh chủ yêu liên quan tới hoạt động xuất khẩu, mặc dù mớichỉ ra đời được gần mười năm nhưng với định hướng đúng đắn, sự cố gắng phấnđấu của toàn bộ các cán bộ công nhân viên và các Đại lý của Công ty Công tác xâydựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu đã đạt được những kết quả đáng khích lệnhư: Doanh thu xuất khẩu tăng qua các năm, thị phần của Công ty trên thị trườngxuất khẩu ngày càng cao Tuy nhiên bên cạnh đó còn tồn tại một số hạn chế nhấtđịnh Làm cho năng lực cạnh tranh của Công ty về nghiệp vụ này nói chung cònthấp

Trước thực tế đó, qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng vàthương mại Hà Nội Em đã chọn đề tài này:

“ Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu của Công ty TNHHXây dựng và thương mại Hà Nội “

để làm chuyên đề tốt nghiệp của mình

Với phương pháp nghiên cứu kết hợp phân tích, tổng hợp, khái quát và sosánh Chuyên đề của Em dựa trên cơ sở lý thuyết cũng như thực trạng kinh doanhnghiệp vụ của Công ty để đánh giá ưu nhược điểm, từ đó đưa ra các giải pháp nhằmhoàn thiện Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu của Công ty

Kết cấu chuyên đề tốt nghiệp, ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 Phầnnhư sau:

Phần I: Tổng quan về Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà NộiPhần II: Tình hình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu sảnphẩm của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

Phần III : Gíải pháp hoàn thiện xây dựng, thực hiện kế hoạch xuất khẩu sảnphẩm của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

Do chuyên đề được thực hiện trong thời gian ngắn và kiến thức thực tế cònhạn chế nên chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót Em rất mong sự đóng góp ý kiếncủa Cô giáo để chuyên đề của Em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Cô giáo Th.s NGÔ THỊ VIỆT NGAcùng các ạnh, chị, cô chú tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội đãnhiệt tình hướng dẫn Em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

PHẦN I:Tổng quan về Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty

1.1Giới thiệu khái quát về Công Ty

- Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà nội được thành lập ngày20/11/2000 theo quyết định của UBND TP Hà Nội Công ty được thành lập vớinguồn vốn điều lệ là 2 tỷ đồng

+ Tên giao dịch chính : Công ty TNHH & xây dựng Hà Nội

+ Tên tiếng Anh :Hanoi construction & trading company limited

+ Tên viết tắt :HACTRA., Co., Ltđ

+ Trụ sở chính: 398 Láng thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội

 Các văn phòng giao dịch và nhà máy

+ Văn phòng giao dịch của Công ty:Phòng 6A, Toà nhà Hoàng Cầu, 36 PhốHoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội

Đ/T: 04 5374245 Fax: 04 5374247 Email: hactra2.co@hn.vnn.vn

+ Cửa hang giới thiệu sản phẩm: 182 Đê la thành, Đống Đa, Hà Nội

Đ/T: 04 7635672 Fax: 04 7635673 Email: hactra3.co@hn.vnn.vn

+ Văn phòng đại diện giao dịch Miền Trung: 93 Đường Quang Trung, ThanhKhê, Đà Nẵng

Đ/T: 0511 887272 Fax: 0511 888255

+ Nhà máy cơ khí: Km33 + 100 quốc lộ 18, xã Văn An, huyện Chí Linh, HảiDương

Đ/T: 03203 589214/589215

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

- Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội được thành lập ngày20/11/2000 theo giấy phép số 3268/GP/TLDN do UBND thành phố Hà Nội cấp.Công ty thành lập với vốn điều lệ là 2tỷ đồng trụ sở chính tại 398 láng thượng ,Đống Đa, Hà Nội Từ những năm 2000 nhận thức được sự quan trọng của ngành cơkhí và đã trở thành nhà phấn phối của các doanh nghiệp cơ khí hàng đầu trên thếgiới tại Việt Nam Là đại diện chính thức sản phẩm cách nhiệt bức xạ POLYNUMcủa nhà mày PONYON – Isreal tại Việt Nam

- Là đại diện chính thức phân phối sản phẩm ALUMINUM COMPOSITEPANEL GPLDELSUN Trung Quốc tại Việt Nam từ năm 2004

- Theo định hướng phát triển và triết lý của Công ty thì Công ty sẽ trở thành

là một trong doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam không những trong lĩnh vực sảnxuất về mặt hàng là cơ khí, mà còn là một thương hiệu mạnh của Việt Nam về lĩnhvực cung cấp và phân phối dịch vụ Do vậy đòi hỏi phải có sự đầu tư phát triển, hợptác phối hợp của toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty thể hiện cho địnhhướng đó là việc luôn luôn mở rộng thị trường tiêu thụ cũng như hệ thống sản xuấttrực tiếp của Công ty

- Năm 2002 Công ty mở văn phòng đại diện của mình tai Miền Trung: Tại 93Đường Quang Trung, Thanh Khê, Đà Nẵng

- Năm 2006 Công ty mở rộng quy mô sản xuất của mình bằng việc xây dựngnhà máy ống thép Sao Đỏ: Tại km33 + 100 quốc lộ 18, xã Văn An, huyện Chí Linh,tỉnh Hải Dương

- Ngoài việc mở rộng phát triển sản phẩm mà Công ty sản xuất ra,cũng như là đại diện phân phối của các công ty cung cấp sản phẩm có uy tín trênthế giới Công ty còn luôn tiếp cận với công nghệ mới, đặc biệt là việc xúc tiếnthương mại nên tạo ra nhiều mối quan hệ mới và cung cấp các sản phẩm mới củanước ngoài tại thị trường Việt Nam Gần đay năm 2007 Công ty đã đưa sản phẩmthử nghiệm với công nghệ ngoại nhập từ Nhật Bản

- Đó là hệ thống lọc nước thải JOKASOU vào Việt Nam Dự án này đangđược trình Thủ Tướng Chính Phủ Dự án sẽ hứa hẹn đem lại nhiều ứng dụng lớn đốivới người tiêu dung Việt Nam vũng như sự thành công đối với Công ty TNHH Xâydựng và thương mại Hà Nội

1.3Chức năng nhiệm vụ của Công ty

 Chức năng

 Kinh doanh các sản phẩm cách nhiệt bức xạ cao cấp POLYNUM và cácsản phẩm ALUMINUM COMPOSITE PANEL GONDELSUN từ Trung Quốc

 Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước

 Kinh doanh các ngành nghề khác nhau phù hợp với quy định của phápluật

 Nhiệm vụ

 sử dụng hiệu quả các nguồn lực

 Xây dụng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn và ngắn hạn phù hợpmục tiêu, nhiệm vụ của Công ty và phù hợp với thị trường

 Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các cam kết trong hợp đồng đã ký kếtvới khách hang, bạn hàng và nhà cung cấp

 Đóng đầy đủ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính khác

 Thực hiện các quy định về quốc phòng, an ninh, môi trường

 Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, chế độ kiểm toántheo quy định của nhà nước, tuân thủ các quy định về thanh tra, kiểm tra của cơquan có thẩm quyền

 Cạnh tranh bình đẳng, lành mạnh với các doanh nghiệp cùng ngành nghềsong song với việc hỗ trợ hợp tác lẫn nhau, hợp tác trên cơ sở hai bên cùng cólợi

 Tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thu lợi nhuận, tạo công ănviệc làm cho công nhân viên chức

 Thực hiện các chính sách đúng đắn với cán bộ công nhân viên, đảm bảocông bằng và ổn định đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viêntrong công ty

2.Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội hoạt động dưới sự chỉ đạocủa Hội đồng quản trị, mà chủ tịch hội đồng quản trị là Bà Đỗ Thị Chung Hiện nayCông ty có trụ sở chính tại Hà Nội, và các chi nhánh nhà xưởng tại Hải Dương,Thành phố Đà Nẵng Được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng

Hệ thống các phòng ban của Công ty gồm có: phòng kế toán, phòng kinhdoanh, phòng hành chính nhân sự, bộ phận kho, bộ phận sản xuất

Giám Đốc

Phòng hành chính nhân sự

Phòng kinh doanh

Bộ phận kho

2.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy quản trị của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà

Nội

Quan hệ trực tuyếnQuan hệ chức năng

- Qua mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty thì phần nào cho ta thấy quy môcủa Công ty, cách thức tổ chức sản xuất và kinh doanh Do đặc thù của doanhnghiệp là phần lớn sản xuất gia công các mặt hang xuất khẩu, hơn nữa quy môdoanh nghiệp chưa thật sự lớn

- Vậy để có thể tận dụng một cách triệt để lợi thế ưu điểm của mình thìdoanh nghiệp tiến hành tổ chức hoạt động sản xuất và kinh doanh theo mô hình trựctuyến và chức năng Bởi theo mô hình này thì các quyết định của cán bộ cấp cao đốivới các bộ phận, việc giám sát hoạt động sản xuất, tình hình kinh doanh của doanhnghiệp luôn luôn được kiểm soát, hơn nữa các phản hồi từ phía người lao độngđược phản hồi trực tiếp tới các nhà quản trị cấp cao Qua đó giúp doanh nghiệp hiểuhơn về người lao động trong doanh nghiệp, hiểu họ muốn gì, cần gì, từ đó có nhữngchính sách hợp lý đối với người lao động và tạo cho họ môi trường lao động để họ

có thể phát huy khả năng của mình

2.1.2 Về cơ cấu các phòng ban tại trụ sở chính của Công ty tại Hà Nội

- Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty ở tại Hà nội gồm có 90

cán bộ công nhân viên

+ bộ máy quản trị: 1 Giám đốc

+ phòng hành chính nhân sự: 3 nhân viên

+ phòng kinh doanh: 5 nhân viên ( 1 trưởng phòng, 1phó phòng, 3 nhân viên)+ phòng kế toán: 3 nhân viên( 1 kế toán trưởng, 2 kế toán viên kiêm thu ngân vàthủ quỹ)

+ bộ phận kho: 3 nhân viên

+ Còn lại là công nhân trực tiếp sản xuất

2.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

- Chức năng của phòng kế toán: Phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép,tính toán, hạch toán chi phí, lãi lỗ, kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm thanh toánvới cán bộ công nhân viên trong Công ty, với khách hàng, và thanh toán ngân sáchnhà nước cho Công ty Phòng kế toán còn có chức năng lập các báo cáo tài chínhcho Công ty, ghi chép các nhiệm vụ kinh tế phát sinh

- Chức năng của phòng hành chính – nhân sự: thực hiện chức năng hànhchính quản lý việc thực hiên nội quy của Công ty, quản lý các vấn đề đời sống nhânviên trong Công ty Ngoài ra phòng hành chính nhân sự còn chịu trách nhiệm quản

lý khách hàng đến và khách hàng đi trong Công ty

- Chức năng của phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trườngtiêu thụ, tạo dựng kênh phân phối, tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, quản lý hệthống đơn đặt hàng, đơn hàng trả lại

- Chức năng của bộ phận kho: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi vàquản lý hàng tồn kho của Công ty trong mọi hoạt động của Công ty Chịu tráchnhiệm vào sổ sách và hệ thống thông tin kịp thời cho các bộ phận kinh doanh tronghoạt động bán hàng

- Chức năng của bộ phận sản xuất: Bộ phận này là lực lượng sản xuất trựctiếp của doanh nghiệp, trực tiếp sản xuất ra sản phẩm Cùng với hoạt động của cácphòng ban chức năng, phân xưởng, tổ đội sản xuất có các tổ trưởng là người chịutrách nhiệm sản xuất các bộ phận mình quản lý Bộ phận sản xuất của Công ty là

lực lượng trực tiếp tạo ra sản phẩm , bộ phận này gồm có: phân xưởng sản xuất, tổvận tải, tổ bốc xếp

Sơ đồ 2: Bộ phận sản xuất của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

- phân xưởng sản xuất: Đây là bộ phận trực tiếp sản xuất ra sản phẩm,nguyên vật liệu đầu vào qua quá trình chế biến nhiều công đoạn sẽ tạo thành sảnphẩm đẩu ra Phân xưởng sản xuất được chia thành 3 tổ: Mỗi tổ sản xuất có một tổtrưởng chịu trách nhiệm công viêc, hay phần viêc của tổ mình trước quản lý phânxưởng

- Bộ phận bôc xếp: Sản phẩm khi hoàn thành sẽ được tổ bốc xếp tiếp nhận vàđưa val lưu kho Công việc chính của tổ bốc xếp là vận chuyển thành phẩm vào kho

và đưa sản phẩm xuất kho, để các xe chuyên chở đến các nhà bán lẻ và bán buôn.Những lúc công việc tiêu thụ không bận rộn thì tổ này cũng tham gia cùng các tổkhác sản xuất sản phẩm

- Bộ phận vận tải: Một bộ phận khác của bộ phận sản xuất là bộ phận vận tải

Bộ phận này có nhiệm vụ chính là vận chuyển sản phẩm của Công ty đến các địađiểm tiêu thụ, chuyên chở nguyên vật liệu từ nơi mua về phân xưởng Nhờ có độivận tải chuyên dung này mà hoạt động tiêu thụ của Công ty thuận lợi hơn, Công ty

có thế đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, hơn nữa còn tiết kiệm một phầnkhông nhỏ chi phí so với đi thuê vận chuyển bên ngoài

3 Các kết quả chủ yếu mà Công ty đã đạt được

Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội từ khi thành lập tới naycông ty luôn lỗ lực hết mình để đem lại kết quả tôt nhất có thể Với sự năng độngvủa bộ phận quản trị Công ty, trải qua quá trình hoạt động cho đến nay Công ty đãthu được kết quả như sau:

3.1 Kết quả sản xuất và kinh doanh

3.1.1 Về doanh thu và lợi nhuận

- Sau 8 năm hoạt động Công ty đã thu được những kết quả khả quan như

sau: về doanh thu và lợi nhuận, hàng năm đều có xu hướng tăng Doanh thu năm

2004 là 8.346 triệu đồng và đến năm 2007 là 38.216 triệu đồng, tăng 4,6 lần Lợinhuận năm 2004 là 712 triệu đồng đến năm 2007 là 2.983 triệu đồng, tăng 4,2 lần.Qua đó có thể nhận thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty có xu hướng đilên Có thể nhìn nhận thấy tình hình kinh doanh của Công ty qua doanh thu và lợinhuận giai đoạn 2004 – 2007 như sau:

Bảng 1: Doanh thu và lợi nhuận của Công ty năm 2004 - 2007

( nguồn phòng kế toán Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội)

Qua bảng trên cho thấy, doanh thu và lợi nhuận của Công ty đều tăng quacác năm, cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới sẽđạt mức cao hơn Ta cũng có thể nhìn nhận xu hướng tăng trưởng của doanh thu vàlợi nhuận của Công ty trong các biểu đồ sau

biểu đồ1 Doanh thu giai đoạn 2004 – 2007

0 5000 10000

Biểu đồ 2 Lợi nhuận của Công ty giai đoạn 2004 – 2007

0 500 1000 1500 2000 2500 3000

lợi nhuận

năm 2003 năm 2004 năm 2005 năm 2006 năm 2007

- Nhìn biểu đồ cho thấy doanh thu và lợi nhuận các năm sau luôn lơn hơnnăm trước Đặc biệt là trong những năm gần đây do sự tác động của nền kinh tế thếgiới và có nhiều sự tác động ảnh hưởng xấu tới sự phat triển của các nền kinh tế đặcbiệt là đối nền kinh tế Nhật Bản, nơi mà thị trường tiêu thụ sản phẩm chính củaCông ty, thế nhưng sản phẩm tiêu thụ không những không giảm mà còn đạt vượtmức kế hoạch đặt ra; cụ thể như sau:

Bảng 2: Tình hình thực hiện kế hoạch năm 2006 – 2007

( nguồn: phòng kế toán Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội)

- Đầu năm , Công ty căn cứ vào kết quả kinh doanh của năm trước và căn cứvào tình hình thực tế của môi trường kinh doanh mà Công ty luôn đặt ra cho mìnhmục tiêu để từ đó nỗ lực phấn đấu hoàn thành kế hoạch đặt ra Trong năm 2006doanh thu thực tế đạt 29.889 triệu đồng , vượt kế hoạch đặt ra là 16,61%, lợi nhuậnđạt 1.897 triệu đồng, vượt kế hoạch là 21,44% Trong năm 2007 doanh thu đạt38.216 triệu đồng, vượt kế hoạch là 4,66%, lợi nhuận đạt 2.983 triệu đồng, vượt kếhoạch là 14,73% Như vậy tính đến năm 2007 công ty luôn hoàn thành kế hoạchmột cách xuát sắc

- Doanh thu, cũng như lợi nhuận của Công ty luôn vượt kế hoạch đặt ra đó là

do sự hiệu ứng của lao động sản xuất và uy tín sản phẩm của Công ty ngày được ưachuộng đối người tiêu dung, nên người tiêu dung luôn tìm đến với sản phẩm củaCông ty

Việc sản xuất ra sản phẩm không những luôn tăng mà lượng sai hỏng đối sản phẩmluôn giảm đó là do sự đầu tư của Công ty đối đội ngũ sản xuất, cũng như đối độingũ quản trị tại phân xưởng Các công nhân sản xuất luôn được tham gia tập huấncác khoá huấn luyện về nghiệp vụ tay nghề, và được Công ty củng cố về mặt lýthuyết

-Do có sự chỉnh đốn đầu tư này ngay tại phân xưởng, tại chính nơi sản xuấtnên lượng sản phẩm mà công nhân sản xuất ra rất ổn định, chất lượng mà lượng saihỏng rất ít nên chi phí đối giá thành hạ Qua đó ghóp phần tăng doanh thu cũng nhưtăng lợi nhuận của Công ty

- Còn về sự uy tin của Công ty luôn tăng đó là do sự cung cấp lượng hànghoá không những chất lượng mà còn rất ổn định, kịp thời với yêu cầu của khách

hàng, bên cạnh đó Công ty còn tiến hành các nghiệp vụ xuc tiến bán, với dịch vụhậu mãi rất hấp dẫn Bằng việc tạo ra những cú hích đối với cầu thị trường như vậynên sản phẩm dịch vụ của Công ty luôn nhận được sự đón nhận của lượng kháchhàng lớn quá đó làm cho sản phẩm và dịch vụ tiêu thụ nhiều làm cho doanh thucũng như lợi nhuận của Công ty tăng

3.1.2 Tình hình nộp ngân sách nhà nước

Do tình hình kinh doanh của Công ty làm ăn rất tốt Doanh thu năm sau caohơn so với năm trước, kéo theo lợi nhuận tăng, cũng như các khoản chính sáchnộp cho Nhà Nước cũng tăng theo các thời kỳ Dưới đây là bảng số liệu cụ thểcủa Công ty qua các năm

Bảng 3 báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty từ năm 2005 – 2007

Bảng 4 : tính các chỉ tiêu Đơn vị ( triệu đồng)

Các chỉ tiêu Thứ tự Năm

2004

Năm2005

Năm2006

Năm2007Doanh thu

Sở dĩ chỉ số này giảm không phải là trong năm này Công ty sử dụng vốn không hiệuquả, hay là trong năm này Công ty là ăn không tốt bằng năm trước bởi vì trong nămnày ( năm 2006) đó là năm đánh dấu mốc son của Công ty vì trong năm này Công

ty đã đầu tư và xây dựng và hoàn thành nhà máy ống thép Sao Đỏ

- Do sự chi phối của công việc tại nhà máy này thì lượng vốn không nhỏCông ty phải tập trung vào công việc này Trong năm này thì Công việc xây dựng

và hoàn tất nhà máy ống thép Sao Đỏ cũng là công việc mà Công ty TNHH Xâydựng và thương mại Hà Nội đặt làm trọng tâm

- Bên cạnh đó do sự ảnh hưởng của luồng vốn đầu tư, cũng như các côngviệc kinh doanh nên đã có tác động và ảnh hưởng không nhỏ của công việc này tớitình hình kinh doanh của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội, nên làmgiảm chỉ số mức doanh lợi tổng vốn kinh doanh

- Sau khi nhà máy hoàn thành và đi vào sản xuất thì mức tăng trưởng củaCông ty lại trở lại với vốn quỹ đạo của nó, không những thế nó còn hứa hẹn sự tăngtrưởng mạnh trong các năm tới Mà hiệu ứng tức thời của nó tới công việc kinhdoanh đó là chỉ số mức doanh lợi tổng vốn kinh doanh là 0.067 và tăng hơn so vớinăm 2006 điều này chứng tỏ sự khả quan trong công việc sản xuất và kinh doanhcủa Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

- Doanh lợi vố tự có tăng giảm không ổn định, có cu hướng giống với doanh lợitổng vốn kinh doanh, thể hiện qua các năm như sau: Năm 2004 là 0,073 năm 2005tăng so với năm 2004 và đạt 0,082, sang năm 2006 chỉ số này có giảm chút ít và đạt0,052 nhưng sang tới năm 2007 thì có phần khả quan hơn năm 2006 là 0,06 Nhìnchung chỉ số này là thấp vì nó cho thấy 1 đồng vốn kinh doanh chỉ tạo ra chưa được0,1 đồng tiền lãi

- Doanh lợi của doanh thu bán hàng của Công ty cũng thấp, tỷ lệ này giảmdần theo các năm từ 2004 – 2006 đó là: 0,085 năm 2004, năm 2005 chỉ còn0,076,sang năm 2006 cũng chỉ đạt 0,063 sở dĩ có sự giảm trong giai đoạn này là do

sự đột biến của lợi nhuận trong khi đó mức doanh thu tiêu thụ tăng trưởng ở mức rấtthấp do có sự biến động của thị trường và cộng và đó là các khoản chí phí tăngmạnh Đến năm 2007 lợi nhuận đã tăng bởi do sự tác động của nhà máy được hoàntất trong năm 2006 và đưa vao hoạt động trong năm 2007, hơn thế nưa do hiệu ứng

của thị trường đó là nước ta là thành viên chính thức của tổ chức thương mại thếgiới WTO nên cơ hội hợp tác tăng lên cũng như lượng hang tiêu thụ tăng.

- Số vòng quay tổng vốn kinh doanh có xu hướng tăng theo các năm, thểhiện khả năng quay vòng vốn tăng lên, trong một năm vốn quay vòng được nhiềuhơn chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn tăng

- Hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng theo các năm chứng tỏ Công ty ngàycàng sử dụng tốt hơn số vốn lưu động của mình Một đồng vốn lưu động ngày càngsinh ra nhiều lợi nhuận hơn, điều này phản ánh hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp ngày càng có hiệu quả

PHẦN II: Tình hình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

1 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

Việc xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch xuất khẩu rất khó khăn do thịtrường luôn luôn biến động Vì vậy, em xin trình bày những nhân tố ảnh hưởng đếncông tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm của Công ty TNHHXây dựng và thương mại Hà Nội như sau:

 Thứ nhất đó là năng lực sản xuất hiện tại của Công ty Năng lực sản xuấtquyết định việc có đáp ứng được yêu cầu tiêu thụ nói chung và xuất khẩu nói riêng.Khi năng lực sản xuất còn quá nhỏ thì không thể đáp ứng được mọi yêu cầu, ngượclại khi năng lực quá cao thì sẽ gây ra lãng phí thừa công xuất sản xuất Cụ thể năm

2005 do năng lực của Công ty còn nhở, lúc đó cơ sở sản xuất đó là xưởng tại Sao đỏChí Linh - Hải Dương chưa được mở rộng, năng lực sản xuất chỉ đáp ứng đượcnhững đơn hàng đã ký,kết từ trước với các đối tác là Nhật Bản

- Trong thời gian này có đối tác của Đức nhân dịp xúc tiến thương mại tạiViệt Nam và đã tới đặt hàng Công ty sản phẩm Nhưng do số lượng hàng của đốitác là lớn, thời gian ngắn mà năng lực của Công ty thì nhỏ nên Công ty đã phải từchối đơn hàng và hẹn lần khác Từ việc không đáp ứng được kịp thời nhu cầu thịtrường Công ty đã tự đánh mất cơ hội đối với mình

- Như vậy năng lực sản xuất hiện tại sẽ giúp Bộ phận xây dựng kế hoạchđưa ra các dự báo khả thi nhất và cũng từ các dự báo đó để Ban lãnh đạo Công ty cócác chính sách thích hợp nhất nhằm tăng năng lực sản xuất hoặc giảm công suất sửdụng máy móc thiết bị và sử dụng nhân công xuống khi thừa năng lực sản xuất

 Thứ hai đó là các phương án sản xuất hiện tại của Công ty Mỗi khi đưa raquyết định cần đưa ra nhiều phương án kết hợp khác nhau để tìm ra phương án tiêuthụ nói chung và xuất khẩu nói riêng thoả mãn nhất các mục tiêu tối đa hoá lợinhuận, tăng khả năng cạnh tranh, tận dụng năng lực sản xuất, giảm chi phí kinhdoanh và giảm giá thành sản phẩm Thường trong sản xuất tại Công ty quen làm với

lối mòn cũ, không chủ động tìm cái mới phương án mới áp dụng lên động lực sảnxuất chưa thực sự đạt tới mức cao.

 Thứ ba là chi phí cho việc xuất khẩu sang từng thị trường Khi xuất khẩusang từng thị trường khác nhau thì chi phí khác nhau do chính sách nhập khẩu củatừng nước là khác nhau Chi phí sang thị trường Đức thường cao gần gấp đôi so vớithị trường Nhật bởi do quy định chính sách của hai nước này là khác nhau, hơn nữakhoảng cách của hai thị trường này cũng khác nhau nên ảnh hưởng chung tới chiphí xuất khẩu

- Chính vì vậy cần phải tìm hiểu rất rõ về các quy định về hàng nhập khẩucủa các thị trường xuất khẩu và tìm hiểu rõ các chính sách về thuế và các chính sách

ưu tiên hỗ trợ nhập khẩu của các nước đó

 Thứ tư là thông tin và phương pháp sử dụng để xây dựng kế hoạch Để đưa

ra các kế hoạch sát với thực tế, sát với thị trường thì các luồng thông tin sử dụng để

dự báo đưa ra kế hoạch là hết sức quan trọng và cần thiết Thông tin ở đây là thôngtin về tình hình thị trường, doanh thu của các năm trước dùng để dự báo nhờ cáccông cụ trợ giúp là sử dụng máy tính, các phầm mềm trợ giúp… sẽ đưa ra được các

kế hoạch phù hợp nhất với các đặc điểm của Công ty

- Bên cạnh đó là các thông tị dự báo trên thị trường về tình hình tiêu thụ cácmặt hàng trong cùng ngành hoặc dự báo về xu hướng tiêu dùng của người tiêu dùng

để từ đó sẽ là cơ sở tham khảo để đưa ra các kế hoạch sản xuất thử sản phẩm mới,

kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mới…

- Số lượng khách hang hiện tại của Công ty sẽ là dữ liệu quan trọng để có kếhoạch xuất khẩu tại từng thị trường Nếu chỉ có thông tin thì đó vẫn chưa đủ điềukiện để xây dựng một kế hoạch xuất khẩu bởi ngoài thông tin thì Công ty phải cầnđến phương pháp, công cụ để phân tích và kinh nghiệm về thị trường của người xâydựng kế hoạch Các phương pháp được sử dụng để phân tích dự báo trong xây dựng

kế hoạch có những ưu, nhược điểm riêng nên Công ty cần lựa chọn để có hiệu quảcao nhất

 Thứ năm là khả năng mở rộng thị trường của Công ty Nếu sản phẩm củaCông ty có sức cạnh tranh cao và Công ty có đủ tiềm lực để mở các chiến dịch pháttriển thị trường thì sẽ giúp cho Bộ phận kế hoạch đưa ra các quyểt định mạnh bạo

hơn, đột phá hơn Sản phẩm của Công ty khi mà mới thâm nhập vào thị trường NhậtBản rất khó khăn Thương hiệu sản phẩm chưa được nhiều người biết đến, khả nănglàm kế hoạch còn dè dặt còn đến nay thì thương hiệu sản phẩm của Công ty đã dầnchiếm được cảm tình người tiêu dùng Nhật Bản thì việc xây dựng và thực hiện kếhoạch đã phóng khoáng hơn, và có nhiều cách mới trong tô chức, thực hiện.

 Thứ sáu là đặc điểm sản phẩm xuất khẩu của Công ty Công ty TNHH Xâydựng và thương mại Hà Nội mặc dù là công ty đi vào hoạt động được gần mườinăm nhưng sản phẩm xuất khẩu của Công ty đã có sức hút, sự uy tín rất lớn đối vớingười tiêu dùng

- Do tính chất đặc trưng của sản phẩm là thùng ZEON sản phẩm dùng chứađựng các mặt hàng, sản phẩm công nghiệp khác nên đòi hỏi quy trình sản xuất,công nghệ hiện đại, cũng như cách thức quản lý sản xuất tốt và khoa học mới cho ranhững sản phẩm chất lượng Bởi sản phẩm này được xuất khẩu vào thị trường cónền công nghiệp phát triển, đời sống cao nên mức độ yêu cầu về sản phẩm hết sứckhắt khe Nếu như chỉ mắc một lỗi, một sai lầm nhỏ trong quy trình sản xuất thìdoanh nghiệp sẽ phải trả giá rất đắt bởi nó sẽ có thể làm ảnh hưởng tới thị trườngxuất khẩu rất lớn

- Do làm ăn với các đối tác là các nước phát triển nên chữ tín rất quan trọng,nếu như ta biết cách giữ nó, trân trọng nó thí nó sẽ đem lại rất nhiều lợi thế trongkinh doanh còn ngược lại khi ta không trân trọng nó thì ta se gặp rất nhiều điều bấtlợi và khó khăn trong kinh doanh

- Việc tạo được lòng tin đối người tiêu dùng nên phần nào tạo thuân lợi đốidoanh nghiệp trong quá trình xây dựng kế hoạch xuất khẩu sản phẩm.Bên cạnh đósản phẩm thùng ZEON của Công ty được sản xuất theo quy trình hiện đại, đảm bảosản phẩm đầu ra rất có chất lượng Nên đây cũng là nhân tố ảnh hưởng quyết địnhtạo thuận lợi thế cạnh tranh cho Công ty cho nên việc xây dựng và thực hiện kếhoạch xuất khẩu có nhiều thuận lợi hơn

 Thứ bẩy là nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm Một đặc điểm của sản phẩmthùng ZEON của Công ty là nguyên liệu sản xuất phần lớn là nguyên liệu nhậpkhẩu chính vì vậy nó ảnh hưởng rất nhiều đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạchxuất khẩu của Công ty Nguyên vật liệu chủ yếu là đi nhập khẩu cho nên việc nhập

khẩu nguyên liệu phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, thờigian giao hàng, tính ổn định của nguyên vật liệu… Do đó việc xây dựng và thựchiện kế hoạch nhiều khi cũng bị ảnh hưởng khi nguồn nguyên vật liệu không đảmbảo phục vụ sản xuất sản phẩm

 Thứ tám là trình độ đội ngũ chuyên trách về xây dựng kế hoạch và đội ngũthực hiện các nghiệp vụ xuất khẩu Đội ngũ phụ trách xây dựng kế hoạch là nhân tốquyết định hiệu quả của công tác này như: Quyết định chất lượng của các kết quả

dự báo, hiệu quả các kế hoạch xuất khẩu đưa ra Để thực hiện tốt nhiệm vụ xuấtkhẩu thì trình độ quản lý và nghiệp vụ của các cán bộ đóng vai trò quan trọng Trình

độ quản lý đóng vai trò tác động trực tiếp nâng cao hiệu quả kinh doanh từ nâng caokhả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm Về yếu tốnghiệp vụ xuất khẩu, nó là yếu tố tác động đến tiến độ thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu, tiến trình đàm phán thanh toán Thời gian đầu mới bắt đầu bước vào việc sảnxuất thực hiện xuất khấu hàng hoá theo các đơn hàng thì việc xây dựng và thực hiện

kế hoạch xuất khẩu là rất khó khăn Do đội ngũ cán bộ từ việc kinh doanh hàng hoádịch vụ chuyển sang mặt hàng sản xuất nên công việc không được hiệu quả cao.Thời gian này hoàn thành kế hoạch đặt ra là rất thấp

- Trải qua thời gian và được Công ty trang bị thêm về nghiệp vụ thì đến nayđội ngũ cán bộ của bộ phận xây dựng và thực hiện kế hoạch đã hoàn thành tốt côngviệc của mình Từ vấn đề trên cho thấy tầm ảnh hưởng của trình độ cán bộ phụ trách

bộ phận xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu là rất lớn Trình độ cán bộ tốt sẽhoàn thành công việc và mang lại hiệu quả đối với công việc và ngược lại trình độcán bộ còn hạn chế thì sẽ là nhân tố cản trở sự phát triển của Doanh nghiệp

 Thứ chín đó là các quy định về xuất khẩu của nước ta và nước bạn hàng.Khi xuất khẩu sang thị trường các nước thì chính sách nhập khẩu sản phẩm củanước bạn hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi và trách nhiệm của Công

ty Chẳng hạn các quy định về hạn ngạch hay thuế cũng như thủ tục xuất nhập khẩu

Vì vậy khi chúng ta càng am hiểu chính sách nhập khẩu thì việc xuất hàng cho cácbạn hàng sẽ gặp nhiều thuận lợi dễ dàng hơn từ đó nó tác động ngược trở lại, tạođiều kiện thuận lợi cho công việc xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu

2.Thực trạng của công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu của Công

ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội.

2.1Vai trò của công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm của Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội

- Trước hết là vai trò của công tác xây dựng kế hoạch tại Công ty TNHH Xâydựng và thương mại Hà Nội Công tác xây dựng kế hoạch nói chung và kế hoạchxuất khẩu nói riêng luôn có một bộ phân chuyên trách thực hiện đó là bộ phận xâydựng kế hoạch thuộc phòng kinh doanh - Xuất nhập khẩu

- Bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về mua và cung ứng nguyênvật liệu, kế hoạch sản xuất tại từng phân xưởng, kế hoạch sản xuất tại thị trường nộiđịa và thị trường xuất khẩu Để thực hiện tốt công tác xuất khẩu sản phẩm thì côngtác xây dựng kế hoạch xuất khẩu là rất quan trọng và không thể thiếu được

- Nhờ vào các dự báo của kế hoạch xuất khẩu mà công việc xuất khẩu sảnphẩm đạt hiệu quả cao hơn Điều này có nghĩa là khi kế hoạch xuất khẩu được xâydựng một cách chính xác và phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty thì ban lãnhđạo mới có cơ sở để ra quyết định, những chính sách phù hợp nhằm xuất khẩu đạt

kế hoạch và quan trọng hơn là sẽ có những chính sách nhằm xuất khẩu vào các thịtrường đó trong kỳ tiếp theo Sau đây là phắc thảo về quy trình xây dựng kế hoạchxuất khẩu của Công ty

- Từ các đơn đặt hàng, số liệu về tình hình tiêu thụ của các năm trước, nănglực sản xuất hiện tại của Công ty, đặc điểm sản phẩm, số lượng khách hàng hiện tại

và xu hướng của thị trường … mà bộ phận xây dựng kế hoạch sẽ xây dựng lên các

kế hoạch về số lượng sản xuất, cơ cấu mặt hàng sản xuất, tình hình tiêu thụ cho từngthị trường và kế hoạch mở rộng thị trường Như vậy để tăng khả năng mở rộng thịtrường và kế hoạch mở rộng thị trường và tăng kim ngạch xuất khẩu hàng năm thìcông tác xây dựng kế hoạch càng có vai trò quan trọng và cần được dự báo tính toánchính xác hơn

- Các kết quả của Công ty khi xây dựng kế hoạch chính xác là căn cứ đểCông ty có quyết địng sản xuất sản phẩm Chẳng hạn như khi kế hoạch chính xác,

có nghĩa là sản phẩm sản xuất ra đến đâu được tiêu thụ ngay đến đó vì vậy sẽ giảmchi phí về hàng tồn kho Khi mặt hàng sản xuất ra tiêu thụ đến đó thì nó sẽ mang lại

một nguồn vốn kinh doanh lưu động lớn cho Công ty, bởi do số vòng quay của nódiền ra nhiểu lần, nên số lượng tích luỹ từ hiệu quả của vốn lưu động là rất lớn qua

đó nó tác động tích cực tới hoạt động kinh doanh của Công ty

- Mặt khác hàng xuất khẩu là hàng có tính chất đặc thù, đặc trưng riêng của

nó Mà mặt hàng của Công ty chủ yếu là gia công nên khi sản xuất quá nhiều màkhông tiêu thụ hết, thì thật khó có thể tiêu thụ hết lượng hàng tồn này Vì lúc đómẫu mã, thị hiếu người tiêu dùng đã thay đổi, chính vì vậy hàng tồn sẽ bị mất giá,trở thành hàng bán với giá rẻ…

- Công tác xây dựng kế hoạch tôt sẽ chỉ ra cơ hội tốt cho Công ty trong quátrình mở rộng thị trường xuất khẩu, thâm nhập thị trường mới Bộ phận xây dựng kếhoạch có nhiệm vụ thu thập dữ liệu và đưa ra các con số dự báo về thị trường tiêuthụ, thị hiếu của khách hàng, Do vậy, quá trình nghiêm cứu và khai thác các nguồnthông tin khác nhau từ đó phân tích, đánh giá rồi tổng hợp lại thành những dữ liệuquan trọng giúp các nhà quản trị căn cứ để đưa ra các quyết định trong kinh doanh

- Vai trò của công tác xây dựng kế hoạch còn dự báo về các chỉ tiêu chấtlượng, Bộ phận xây dựng kế hoạch còn chỉ ra những dự báo về các chỉ tiêu chấtlượng, dự báo thị hiếu người tiêu dùng, Vì vậy đây là cơ sở dữ liệu để phòng chấtlượng, phòng kỹ thuật tham khảo trong quá trình thiết kế sản phẩm, đưa ra mức chấtlượng và kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm

- Xây dựng kế hoạch giúp cho Công ty có căn cứ để đánh giá tình hình thựchiện kế hoạch Hàng năm Công ty phải đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanhnhững kết quả đạt được, do đó kế hoạch đã đưa ra là cơ sở để đánh giá Qua quátrình đánh giá này Công ty sẽ nhìn nhận thấy được những thành tựu mà mình đã đạtđược cần phải phát huy, và cần đưa ra những chính sách thích hợp nhằm khắc phụcnhững tồn đọng còn chưa được giải quyết cũng như những khó khăn mà Công tyđang gặp phải Như vậy chỉ nhìn riêng từ vấn đề này phần nào cho ta thấy vai tròquan trọng của hoạt động xây dựng kế hoạch, nếu thiếu nó thì rất khó khăn đối vớiCông ty trong việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Bên cạnh đó, kế hoạch xuất khẩu sản phẩm của Công ty cũng là cơ sở đểxây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, thiêt lập các kênh phân phối và xây dựng kếhoạch Marketing, kế hoạch hoá chi phí dành cho tiêu thụ sản phẩm

 Sau đây là vai trò của hoạt động xuất khẩu trong Công ty TNHH Xây dựng

và thương mại Hà Nội

- Hàng năm doanh thu xuất khẩu thường chiếm tỷ lệ rất cao trong tổng doanhthu của Công ty, và là yếu tố ảnh hưởng quan trọng tới sự thành bại của Công ty.Hàng năm doanh thu trung bình đạt trên 70 % tổng doanh thu của Công ty Đây còn

là nguồn thu ngoại tệ lớn của Công ty bù đắp các khoản chi phí nhập nguyên vậtliệu sản xuất, cũng như công nghệ từ nước ngoài

- Hoạt động xuất khẩu cho Công ty trong việc thâm nhập thị trường mới.Thông qua hoạt động xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài, hàng hoá của Công ty đãtạo dựng được thương hiệu trên các thị trường mà Công ty xuất khẩu Từ thươnghiệu dần tạo dựng và tiến tới có vị trí xác định trên thị trường Qua đó sẽ có nhiềudoanh nghiệp không những ở thị trường mà Công ty đã xuất khẩu biết đến mà cảdoanh nghiệp ở thị trường khác biết tới Công ty qua cách gián tiếp khác nhau Quacách thức này sẽ có nhiều đối tác mới tìm tới hợp tác làm ăn hệ quả của nó là sẽ cónhiều cơ hội lớn tới với Công ty

- Do hoạt động xuất khẩu là một hoạt động chủ đạo của Công ty nên nó tácđộng ngược trở lại hoạt động sản xuất của Công ty, tạo ra công ăn việc làm chongười lao động, gia tăng thu nhập người lao động

Như vậy công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu có vai trò rấtquan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Nó là tác nhân tácđộng trực tiếp tới sự thành bại của Công ty trên thương trường Do vậy Công ty cầnthực hiện một cách chặt chẽ, khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất có thể đốivới hoạt động nay

2.2 Quy trình xuất khẩu và hệ thống kế hoạch xuất khẩu tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội.

2.2.1 Quy trình xuất khẩu hàng tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà

Nội

Một trong những yếu tố làm nên thành công, vượt qua khó khăn của Công ty

là do Công ty ngay từ đầu đã có định hướng đúng đắn trong việc xây dựng một quytrình cho việc xuất khẩu hàng hoá tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO :

- Sau khi giao dịch với khách hàng tại Phòng Đối ngoại, lập đơn hàng, đểgiao cho Bộ phận xuất nhập khẩu nghiên cứu.

- Cán bộ thuộc Bộ phận xuất nhập khẩu nghiên cứu những yêu cầu của sảnphẩm trong đơn hàng, phắc thảo kế hoạch triển khai, lường trước những khó khăn

có thể có khi triển khai hợp đồng sản xuất mua bán hàng hoá

- Cán bộ nghiệp vụ của đơn vị xuất nhập khẩu nghiên cứu lựa chọn nhà cungcấp truyền thống hoặc tìm kiếm những nhà cung cấp mới có đủ năng lực thực hiệnhợp đồng

- Cán bộ nghiệp vụ thường xuyên giám sát việc làm mẫu và có những đánhgiá chung về chất lượng mẫu mã trước khi chuyển cho phòng Đối ngoại để chuyểncho khách hàng xác nhận Sau khi cơ sở làm mẫu đã xong chuyển đến Cán bộnghiệp vụ so sánh, đánh giá với mẫu gốc, nếu hàng mẫu chuẩn thì cán bộ nghiệp vụ

ký xác nhận mẫu

- Sau khi mẫu đã được xác nhận, Cán bộ nghiệp vụ soạn thảo nội dung hợpđồng mua bán trên cơ sở giá đã được trình lãnh đạo đơn vị mình xem xét Các điềukhoản ghi trong hợp đồng phải đúng với pháp lệnh kinh tế, theo đúng sự thoả thuậncủa hai bên

- Nếu bản hợp đồng không đúng với yêu cầu thì lãnh đạo đơn vị chuyển choCán bộ nghiệp vụ sửa chữa, nếu đã đáp ứng được thì trình Giám Đốc hoặc ngườiđược uỷ quyền Vì vậy Giám Đốc hoặc người được uỷ quyền là người quyết địnhcuối cùng

- Trong quá trình sản xuất, nếu Cán bộ nghiệp vụ phát hiện những sai sót thìphải kịp thời báo ngay cho phân xưởng sản xuất để có phương án điều chỉnh

- Sản phẩm nghiệm thu phải đáp ứng được đầy đủ yêu cầu ghi trong đơnhàng và phải được so sánh với mẫu

- Việc kiểm tra chất lượng hàng hoá phải được thực hiện tại kho của Công

ty, hoặc tại phân xưởng do Bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện Khi hàng hóa đượcnghiệm thu thì Bộ phận xuất nhập khẩu thông báo cho phòng Đối ngoại về tình hình

lô hàng Phòng đối ngoại sẽ cung cấp yêu cầu giao hàng trong đó có quy các đóng,gói và thời gian giao hàng

- Hàng hoá đã hoàn chỉnh việc đóng gói số lượng từng mã Bộ phận xuấtnhập khẩu thông báo số liệu để phòng đối ngoại tiến hàng làm thủ tục kiểm định,

mở tờ khai Hải quan Việc giao hàng lên Container sẽ được tiến hành sau khi Công

ty tập kết hàng đầy đủ

- Sau khi giao hàng hoàn chỉnh, Cán bộ nghiệp vụ sẽ lập biên bản thanh lýhợp đồng hai bên cùng ký kết nội dung biên bản thanh lý hợp đồng khớp với sốhàng hoá được giao theo đúng hợp đồng mua bán

- Cán bộ nghiệp vụ làm các thủ tục thanh toán chuyển hoá đơn chứng từ tàichính đến phòng kế toán tài chính làm cơ sở để nhận tiền theo biên bản thanh lý hợpđồng

- Sau khi kết thúc hợp đồng Bộ phận xuất nhập khẩu lập phiếu đánh giá lạinha cung cấp

- Hồ sơ và mẫu được lưu tại phòng kinh doanh ( Bộ phận xuất nhập khẩu )

và sẵn sang giải quyết mọi vấn đề sau bán hàng

2.2.2 Hệ thống kế hoạch xuất khẩu tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại

Hà Nội.

- Xác định các kế hoạch và đưa ra các kế hoạch phù hợp với từng giai đoạn

là vô cùng quan trọng Đưa ra hệ thống kế hoạch và thực hiện kế hoạch đòi hỏi cần

có sự hợp tác của tất cả các cán bộ công nhân viên trong Công ty Theo cách thức tổchức hoạt động và việc tổ chức thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng và thươngmại Hà Nội thì hệ thống kế hoạch của Công ty được chia theo các giai đoạn cụ thể

và được chia làm các loại kế hoạch như :Kế hoạch rất ngắn hạn( thường là tính theoquý) kế hoạch ngắn hạn ( Tính theo chu kỳ đơn đặt hàng và thường là dưới mộtnăm ), kế hoạch trung hạn, kế hoạch dài hạn

- Do tính đặc thù của sản phẩm của Công ty là phần lớn gia công theo đơnđặt hàng nên kế hoạch tại Công ty áp dụng chủ yếu là kế hoạch rất ngắn hạn và kếhoạch dài hạn Đơn đặt hàng của Công ty được các đối tác đặt và nhận hàng thườngdưới một năm Đơn hàng đặt thường đặt theo quý do vậy Công ty thường đặt kếhoạch theo đơn đặt hàng này Qua mỗi lần thực hiện lại đúc rút, tổng kết để đưa racác kế hoạch tốt hơn cho các ký sản xuất tiếp theo

- Bên cạnh kế hoạch ngắn hạn thì kế hoạch dài hạn cũng được sử dụng chủyếu Công ty đưa ra các kế hoạch trên 5 Năm về việc mở rộng thị trường cũng nhưquy mô và tốc độ tăng trưởng của Công ty trong giai đoạn này Mặc dù các kếhoạch khác ít được sử dụng hơn nhưng nó có vai trò không thể thiếu và được Công

ty vận dụng và tiến hành trong thời kỳ nhất định Tính đặc trưng của mặt hàng sảnxuất và thời gian sản xuất lên việc đưa ra một hệ thống kế hoạch phù hợp là rất quantrọng Trong hệ thống đó thì kế hoạch rất ngắn hạn và kế hoạch dài hạn luôn đượcCông ty cú trọng và vận dụng nó vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình

2.3 Công tác xây dựng, tổ chức và tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội.

2.3.1 Công tác xây dựng kế hoạch xuất khẩu

 Các căn cư xây dựng kế hoạch

- Do tính đặc trưng và đặc thù của sản phẩm mà Công ty xuất khẩu nên hoạtđộng xây dựng kế hoạch phụ thuộc rất nhiều vào lượng đơn đặt hàng của các đốitác Bởi số lượng sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hang thường chiếm tỷ lệ rất lớn và

nó là nhân tố quan trọng quyết định tới việc sản xuất sản phẩm xuất khẩu của Côngty

- Sản phẩm của doanh nghiệp được sản xuất từ nguyên vật liệu phần lớn coxuất xứ từ nước ngoài hay nguyên vật liệu phải nhập khẩu nên quá trình xây dựng

kế hoạch xuất khẩu phải căn cứ vào nguồn nguyên liệu mà Công ty sử dụng, tínhchất của thị trường cung về nguồn nguyên vật liệu Nhiều đơn hàng rất lớn, rấtnhiều hứa hẹn đối với Công ty nhưng không phải đơn hàng nào Công ty cũng đápứng được cả Bởi có nhiều lần do sự biến động, bất ổn, về giá cả và chất lượng củanguyên vật liệu mà Công ty đã phải từ chối các đơn hàng này, hay có nhận thì chỉphần nào tạo mối làm ăn, chứ không đáp ứng được hết yêu cầu của họ

- Bên cạnh đó một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động xây dựng kếhoạch xuất khẩu đó là tiềm lực của Công ty Khả năng sản xuất ảnh hưởng rất lớntới việc đáp ứng đơn hàng, việc mở rộng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Nếu nhưtiềm lực của Công ty tốt thì Công ty không những đáp ứng tôt các đơn hàng với cácđối tác, mà còn sản xuất cung ứng ra các thị trường khác ngoài đơn đặt hàng Ngượclại khi tiềm lực của Công ty còn nhỏ thì ngoài việc sản xuất đáp ứng đối với các đơn

hàng thì việc sản xuất ngoài để có thể mở rộng thị trương tiêu thụ là rất khó khăn,bởi vì khi sản xuất quá nhiều, trong khi đó tình hình tài chính của Công ty nhỏ, khi

mà sản phẩm sản xuất ra khối lượng lớn không được tiêu thụ ngay thì nó sẽ ảnhhưởng, tác động rất lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Ngoài ra việc xây dựng kế hoạch xuất khẩu còn căn cứ vào chủ trươngđường lối phát triển của lãnh đạo Công ty Khi Công ty có chủ trương phát triển sảnxuất, phát triển thị trường tiêu thụ thì việc xây dựng kế hoạch không những chỉ sảnxuất sản phẩm đáp ứng cho các đơn hàng, mà còn phải sản xuất số lượng sản phẩmkhác để có thể đáp ứng thị trường mới, nên việc sản xuất sản phẩm cũng có tínhthay đổi về tính chất, chất lượng, quy cách… để có thể đáp ứng với thị trường màCông ty sẽ tiêu thụ sản phẩm của mình Còn ngược lại khi lãnh đạo, đường lối củaCông ty chưa có ý định mở rộng thị trường mà chỉ sản xuất để đáp ứng tốt đối vớicác đơn hàng mà Công ty đã ký kết, thì việc xây dựng kế hoạch xuất khẩu sẽ chủyếu tập trung vào nội dung này

 Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm

Khách hàng

Thị trường

Khách hàng

Xem xét đơn đặt hàng

Thu thập thông tin

Phân tích và dự báo Phân tích và dự báo

Phân tích đánh giáhiệu quả thực hiện kế hoạch

Sơ đồ 3: Quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch xuất khẩu sản phẩm

- Nhìn quy trình trên ta thấy việc sản xuất theo đơn đặt hàng là rất quantrọng Sản phẩm của Công ty phần lớn là sản xuất xuất khẩu theo đơn đặt hàng làchủ yếu và thường chiếm tỷ trọng rất cao, cho nên việc sản xuất và cung ứng theođơn đặt hàng luôn được Công ty ưu tiên hang đầu Bởi số lượng đơn hàng đáp ứngluôn tăng theo từng giai đoạn, lượng đơn đặt hàng đối với Công ty luôn gia tăng, lầnsau thường cao hơn lần trước.

- Để xây dựng được một bản kế hoạch chính xác và có hiệu quả thì công tácxây dựng kế hoạch của Công ty luôn nhận được sự hỗ trợ, tương tác của các bộphận phòng ban trong Công ty Để cho kế hoạch xây dựng ra được thực hiện cóhiệu quả, thì quá trình xây dựng và thực hiện luôn nhận được sự quan tâm, kiểmsoát của bộ máy quản trị nên quá trình thường diễn ra một cách rất suôn sẻ Theoquá trình trên thì bộ phận kế hoạch đưa ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, bộ phậnxuất nhập khẩu thực hiện hoạt động xuất khẩu sản phẩm theo các đơn hàng củakhách hàng

- Trong quá trình triển khai kế hoạch xuất khẩu sản phẩm, bộ phận xuất nhậpkhẩu phải thường xuyên đánh giá hiệu quả của hoạt động xuất khẩu Đồng thời cónhững thông tin, đề xuất trở lại bộ phận xây dựng kế hoạch để xây dựng kế hoạchcho các kỳ tiếp theo phù hợp hơn Song song với hoạt động xây dựng và tổ chứcthực hiện kế hoạch xuất khẩu, bộ phận xây dựng kế hoạch luôn luôn thu thập thôngtin đồng thời tìm ra các giải pháp nhằm xây dựng kế hoạch sát với thực tế hơn

2.3.2 Công tác thực hiện kế hoạch tại Công ty TNHH Xây dựng và thương mại

Hà Nội.

Công tác tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu gồm các nghiệp vụ trong hoạtđộng xuất khẩu như sau:

 Nghiệp vụ Hải Quan:

- Hiện nay theo quy định của Nhà nước thì tất cả các doanh nghiệp sản xuấtcác mặt hàng không bị Nhà nước cấm thì đều có quyền xuất khẩu các sản phẩm sảnxuất ra Công ty TNHH Xây dựng và thương mại Hà Nội xuất khẩu các sản phẩm

về mặt hàng cơ khí, đây là lĩnh vực mà Nhà nước ta đang khuyến khích xuất khẩu

- Công việc đầu tiên của thủ tục Hải Quan là mở tờ khai Hải Quan Yêu cầucủa công việc này là đòi hỏi trung thực, chính xác cao Nội dung của tờ khai này