Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP

ĐỀ TÀI: “Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP” Giảng viên hướng dẫn : GV. Nguyễn Thị Hội Lớp học phần : DQK0201 Thực hiện : Nhóm 2   Mục Lục Lời mở đầu 3 I. Khái niệm, đặc điểm, chức năng: 4 1. Khái niệm: 4 2. Đặc điểm: 5 3. Chức năng: 7 II. Các phân hệ: 8 1. Kế toán tài chính: 9 2. Quản lý phân phối và bán hàng: 9 3. Quản lý vật tư: 10 4. Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị: 10 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất: 10 6. Quản lý dự án: 11 7. Quản lý dịch vụ: 11 8. Quản lý nhân sự: 11 9. Báo cáo quản trị: 11 10. Báo cáo thuế: 11 III. Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp: 12 1. Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực 12 2. Tiết kiệm chi phí quản lý 12 3. Tăng doanh thu và lợi nhuận 12 IV. Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP: 13 1. Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp: 13 2. Tám sai lầm các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP 16 3. Quy trình triển khai chọn ERP của Vinamilk: 18 V. Tình hình ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam : 21 1. Trên thế giới: 21 2. Tại Việt Nam: 22 Tài liệu tham khảo 26 Lời mở đầu Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay. Theo công bố vào tháng 62008 của Bộ Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7%. ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam. Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai, từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, Nhóm 2 đã chọn tên đề tài là: “Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP”.  I. Khái niệm, đặc điểm, chức năng: 1. Khái niệm: ERP (Enterprise Resourecs Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, ... và các nghiệp vụ khác. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty. P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuấtkinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. EEnterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết giữa văn phòng công ty với đơn vị thành viên, phòng ban với phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp. 2. Đặc điểm: Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị,... Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tệp...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Thứ nhất, phần mềm ERP được thiết kế theo từng module chức năng. Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ, nó cho phép kết nối để tự động chia sẻ thông tin giữa các phân hệ với nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh. Hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Thứ hai, trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp. Mặc dù mỗi module sẽ đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng của từng phòng ban nhưng không vì thế mà thông tin giữa các bộ phận bị tách biệt. Các thông tin được tính hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban. Nhờ vậy mà các nguồn thông tin được thống nhất và đồng bộ. Từ đó giúp giảm tải thời gian, công sức và quá trình xử lý dữ liệu bị rải rác giữa các phòng ban. Nhìn chung, các module trong hệ thống ERP vừa được thiết kế mang tính chuyên biệt, vừa có khả năng tích hợp nhằm phục vụ những đòi hỏi và yêu cầu khắt khe về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận, cũng như đảm bảo hệ thống dữ liệu được thống nhất và xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp. Thứ ba, tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực. Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban mà tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả, tiến độ của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đa việc quản lý về hệ thống đánh giá các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hệ thống này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các chiến lược mới phù hợp với hệ thống của công ty. Thứ tư, cấu trúc được thiết kế linh hoạt. Mỗi doanh nghiệp luôn có xu hướng thay đổi và cập nhật liên tục, không ngừng về mặt tổ chức hoạt động và cách vận hành. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng đáp ứng những thay đổi và điều chỉnh trong tổ chức không chỉ 1 lần mà rất nhiều lần. Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều đó cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống. Thứ năm, cơ sở dữ liệu tích hợp chung trên một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tất cả các dữ liệu riêng của từng bộ phận như dữ liệu tài chính, nhân sự, kế toán, bán hàng,… đều được tích hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG HÀ NỘI

VIỆN QUẢN TRỊ KINH DOANH



BÀI TIỂU LUẬN

Học phần: Hệ thống thông tin quản trị

định nguồn lực doanh nghiệp ERP”

Giảng viên hướng dẫn : GV Nguyễn Thị Hội

Mục Lục

Lời mở đầu 3

I Khái niệm, đặc điểm, chức năng: 4

1 Khái niệm: 4

2 Đặc điểm: 5

3 Chức năng: 7

II Các phân hệ: 8

1 Kế toán tài chính: 9

2 Quản lý phân phối và bán hàng: 9

3 Quản lý vật tư: 10

4 Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị: 10

5 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất: 10

6 Quản lý dự án: 11

7 Quản lý dịch vụ: 11

8 Quản lý nhân sự: 11

9 Báo cáo quản trị: 11

10 Báo cáo thuế: 11

III Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp: 12

1 Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực 12

2 Tiết kiệm chi phí quản lý 12

3 Tăng doanh thu và lợi nhuận 12

IV Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP: 13

1 Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp: 13

2 Tám sai lầm các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP 16

3 Quy trình triển khai chọn ERP của Vinamilk: 18

V Tình hình ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam : 21

1 Trên thế giới: 21

2 Tại Việt Nam: 22

Tài liệu tham khảo 26

Lời mở đầu

Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và côngtác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hộinhập kinh tế ngày nay Theo công bố vào tháng 6/2008 của Bộ Thông tin và truyềnthông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khácnhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanhnghiệp) chỉ đạt 7%

ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nềntảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cungcấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạchđịnh cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả Với một tư duy quản lý mới,ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lựccủa mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanhnghiệp quan tâm

Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kếtoán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năngchia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thôngtin mang tính kịp thời và đáng tin cậy Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán đượcxem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ranhững thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý Mặc dù ERP đã phát triểnnhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưađược ứng dụng phổ biến tại Việt Nam Với mong muốn giúp ích cho các doanhnghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triểnkhai, từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả củaviệc cung cấp thông tin kế toán, Nhóm 2 đã chọn tên đề tài là: “Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP”

I Khái niệm, đặc điểm , chức năng :

1 Khái niệm:

ERP (Enterprise Resourecs Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lựcdoanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý mộtcách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt như kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất,quản lý nhân sự, và các nghiệp vụ khác

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩacủa giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này

R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung

bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên trong ERP, resource còn

có nghĩa là tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏichúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là chúng ta phải:

- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ chocông ty

- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận saocho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng

- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lựccủa công ty

- Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ

“lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty

P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị

kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch rasao?

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quátrình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máytính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trêntổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làmnày cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn khoquá lớn gây đọng vốn.

E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp - thứ mà ERP muốn

nhắm tới Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữacác phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tựđộng trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ

Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho cácnội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳnghạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tínhtoán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây làbiện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo

ra mối liên kết giữa văn phòng công ty với đơn vị thành viên, phòng ban với phòngban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ

mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanhnghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ

do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự độnghoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán,phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sảnxuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lýbán hàng, Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thíchhợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số

lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằmnâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp.

2 Đặc điểm:

Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như phầnmềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, Các phần mềm quản lý rời rạcthường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh,phòng kế toán, phòng nhân sự ) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm củaphòng ban khác Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khácđược thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tệp ) với năng suấtthấp và không có tính kiểm soát

Thứ nhất, phần mềm ERP được thiết kế theo từng module chức năng.

Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phầnmềm duy nhất tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiệncác chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc Tính tích hợp

là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều

phần mềm quản lý đơn lẻ, nó cho phép kết nối để tự động chia sẻ thông tin giữacác phân hệ với nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh Hệ thống phần mềm có thể

mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khônglàm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình

Thứ hai, trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp.

Mặc dù mỗi module sẽ đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng của từng phòng bannhưng không vì thế mà thông tin giữa các bộ phận bị tách biệt Các thông tin đượctính hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu giữa cácphòng ban Nhờ vậy mà các nguồn thông tin được thống nhất và đồng bộ Từ đó

giúp giảm tải thời gian, công sức và quá trình xử lý dữ liệu bị rải rác giữa cácphòng ban.

Nhìn chung, các module trong hệ thống ERP vừa được thiết kế mang tínhchuyên biệt, vừa có khả năng tích hợp nhằm phục vụ những đòi hỏi và yêu cầukhắt khe về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận, cũng như đảm bảo hệ thống

dữ liệu được thống nhất và xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp

Thứ ba, tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực.

Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban

mà tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả, tiến độ của hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đaviệc quản lý về hệ thống đánh giá các hoạt động kinh doanh Đồng thời, hệ thốngnày hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các chiến lược mới phù hợp với hệ thống của côngty

Thứ tư, cấu trúc được thiết kế linh hoạt.

Mỗi doanh nghiệp luôn có xu hướng thay đổi và cập nhật liên tục, khôngngừng về mặt tổ chức hoạt động và cách vận hành Do đó, phần mềm quản lýdoanh nghiệp ERP cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng đáp ứng nhữngthay đổi và điều chỉnh trong tổ chức không chỉ 1 lần mà rất nhiều lần

Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều đó cho phép doanh nghiệp bổ sung thêmnhững module cần thiết hoặc tháo bỏ những module không cần thiết mà không làmảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sửdụng hệ thống

Thứ năm, cơ sở dữ liệu tích hợp chung trên một phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Tất cả các dữ liệu riêng của từng bộ phận như dữ liệu tài chính, nhân sự, kếtoán, bán hàng,… đều được tích hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của

toàn bộ doanh nghiệp Các dữ liệu này chỉ cần nhập 1 lần và sẽ được lưu hành chotất cả các phòng ban cùng sử dụng Đặc trưng này giúp cho dữ liệu của toàn doanhnghiệp luôn thống nhất, dễ kiểm soát Đặc biệt, tránh được các hiện trạng thấtthoát, phân tán hay trùng lặp, dư thừa dữ liệu.

Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một

là “Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kếtnối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đanăng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán,phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục củamôi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thànhcông giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình.Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đemlại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

3 Chức năng:

Chức năng của một hệ thống ERP thường được hiểu là những quy trình kinhdoanh thông thường Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương,mua sắm, phải thu và phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự,thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sảnxuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng

- ERP tính toán và dự báo: các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều

hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tínhchính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổngnhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng Cách này chophép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quálớn gây đọng vốn

- ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong

sản xuất kinh doanh Ví như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu muahàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, nhằm giảm thiểu sai sót trong

xử lý nghiệp vụ

ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty đơn vị thành viên, phòng ban

-phòng ban và trong nội bộ các -phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lýnghiệp vụ một cách liên tục

II Các phân hệ:

Các phân hệ của phần mềm ERP thường bao gồm:

1 Kế toán tài chính (Finance Accounting)

2 Quản lý phân phối và bán hàng (Distribution and Sales)

3 Quản lý vật tư (Material Management)

4 Quản lý bảo dưỡng thiết bị (Machinery & Equipment Management)

5 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

6 Quản lý dự án (Project Management)

7 Quản lý dịch vụ (Service Management)

8 Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

9 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

10 Báo cáo thuế (Tax Reports)

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêmcác giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầmtay phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ chotruy nhập từ xa và không dây…

Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP Trong mỗiphân hệ nêu trên lại có các phân hệ/chức năng con của nó

Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:

1 Kế toán tài chính:

 Sổ cái (General Ledger)

 Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

 Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

 Công nợ phải trả (Account Payable)

 Tài sản cố định (Fixed Assets)

 Lập dự toán ngân sách (Budgeting)

 Kế toán chi phí trung tâm (Cost Centre Accounding)

 Kiểm soát đối tượng chi phí (Cost Object Controlling)

 Hợp nhất báo cáo tài chính (Financial Statement Consolidation)

 Quản lý ngân sách (Tiền mặt, Rủi ro thị trường, Quỹ, )

2 Quản lý phân phối và bán hàng:

 Thông tin (cơ sở dữ liệu)

 Khách hàng (Customer files)

 Cập nhật đơn hàng (Order Entry)

 Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)

 Quản lý kho hàng ( Warehouse Managament)

 Hóa đơn thanh toán (Billing)

 Giá bán (Pricing)

 Hỗ trợ kinh doanh (Sales Support)

 Phân tích bán hàng (Sales Analysis)

 Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning andShipment)

3 Quản lý vật tư:

 Danh điểm vật tư (Stock Item Data)

 Nhập xuất kho (Stock Transactions)

 Kiểm kê kho (Physical Count)

 Đánh giá nhà cung cấp (Vendor Evaluation)

4 Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị:

 Kiểm soát bảo trì (Preventive Maintenance Control)

 Quản lý thành phần (Component Tracking)

 Theo dõi điều chỉnh bảo dưỡng (Plant Maintenance CalibrationTracking)

 Yêu cầu bảo hành (Warranty Claim)

5 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất:

 Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial)

 Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)

 Kiểm soát điều độ sản xuất (Shop Floor Control)

 Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing)

 Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)

 Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material RequirementsPlanning)

 Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability RequirementsPlanning)

 Quản lý phân xưởng (SFC – Shop Floor Control)

 Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)

 Quản lý dữ liệu kĩ thuật (Engineering Data Management)

 Quản lý chất lượng đầu ra (Quality Management)

 Kiểm soát hàng theo đợt (Serialisation Control)

 …

6 Quản lý dự án:

 Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hoàn thành

 Dự đoán, mô phỏng và tính toán khấu hao

 Theo dõi chi tiết dự án, công trình, hạng mục công trình

 Phân tích lợi nhuận

 Quản lý nhân sự (HR Management)

 Hệ thống thông tin tuyển dụng (Recruitment Systems)

 Tính lương Chấm công

 Quản lý phúc lợi (Benefis Administration)

 Quản lý cơ cấu tổ chức (Organization Structure)

 Quản lý thời gian làm việc (Time Attendance Management)

 Phát triển nhân lực (Human Resource Development)

 Đào tạo và quản lý sự kiện

9 Báo cáo quản trị:

 Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liênkết số liệu từ tất cả các phân hệ

10 Báo cáo thuế:

 Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầucho các cơ quan chức năng

Ngoài ra, các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềmERP là: quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện

đa ngôn ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năngphân tích dữ liệu Drill-Down…

III Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp:

1 Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực

Phần mềm ERP giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực củamình một cách dễ dàng

Khi các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP thì đồng nghĩa với việc tạo ramột hệ thống quản lý toàn bộ bao gồm các hoạt động công việc và kết quả củatừng nhân viên trong công ty

Cũng chính vì vậy, phần mềm ERP đang là sự lựa chọn tốt nhất và tối ưu nhấtdành cho các doanh nghiệp hiện nay

2 Tiết kiệm chi phí quản lý

Phần mềm ERP giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năngsuất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quytrình xử lý công việc theo quy trình thông qua việc sử dụng phần mềm Đặc biệthơn là giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP quản trị tất cả các hệ thống quản lý khác như: mua hàng, bánhàng, sản xuất, kế toán… giúp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm

3 Tăng doanh thu và lợi nhuận

Phần mềm ERP giúp giữ chân khách hàng cũ và gia tăng khách hàng mối tốthơn, điều này giúp cho doanh nghiệp ngày càng tiếp cận được nhiều khách hànghơn và do đó gia tăng được doanh thu bán hàng

Với tính năng quản trị hoạt động bán hàng, được liên kết với tính năng quản

lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế toán giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệuquả lượng hàng xuất nhập kho, kiểm soát hiệu quả dòng tiền thu về từ hoạt độngbán hàng, do đó giảm thiểu được tối đa các loại chi phí cũng như thất thoát giúpgia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

IV.Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP :

Vì sao phải lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP?

Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng thayđổi công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và tối ưu quá trình vận hành Tuy nhiên,nhiều doanh nghiệp đang “vật lộn” để có thể triển khai hệ thống này thành công.Các chuyên gia hàng đầu khẳng định rằng :

Chỉ 7% dự án hoàn thành đúng thời hạn

Khoảng 79% doanh nghiệp không đạt được mục đích đề ra

Chỉ 30% hài lòng với sự thành công của những dự án ERP

Dưới đây là một vài ví dụ về rủi ro khi việc triển khai ERP thất bại:

 Năm 2000, Nike mất doanh thu 100 triệu USD sau một dự án chuỗicung ứng thất bại Công ty đã phải đối mặt với một loạt các vụ kiện vàgiá cổ phiếu giảm 20%

 Ngay trước lễ Halloween năm 1999, Hershey’s không thể cung cấp sô

cô la trị giá 100 triệu đô la vì việc triển khai ERP của công ty khôngthành công Cổ phiếu giảm 8% sau vụ việc này

 Việc triển khai ERP gặp lỗi đã khiến gần 27.000 sinh viên Đại họcMassachusetts không thể đăng ký lớp học và nhận tiền hỗ trợ tài chínhvào năm 2004

Triển khai ERP thất bại sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp về nhiềumặt khác nhau Vì thế, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tỉ mỉ,chi tiết, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống này

1 Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp:

 Bước 1 : Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinhdoanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công

ty Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình,phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP Triển khaiERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanhnghiệp có sự chuẩn bị tốt.

 Bước 2 : Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn mộtngười quản lý dự án uy tín, chất lượng Nhất là đối với dự án quan trọng như triểnkhai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là

“đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phầnmềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phùhợp với mục tiêu đã đề ra