Bằng cách xem xét mục tiêu ệchiến lược của doanh nghiệp thể hiện trong báo cáo doanh nghiệp, ta có thể có được cái nhìn tổng quát về những định hướng chính của doanh nghiệp như: Phát tri
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ LẬP KẾ HOẠCH V À QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ
T ỔNG QUAN V Ề QU ẢN LÝ C ẤP PHÁT V T ẬT Ư
1.2.1 Quản lý cấp phát vật tư là gì?
Quản lý cấp phát vật tư là quá trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát toàn bộ chuỗi vật tư, từ khâu mua bán ban đầu cho đến các hoạt động nội bộ và phân bố sản phẩm cuối cùng trong quá trình sản xuất Đây là một hoạt động chiến lược quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp.
Quản lý vật tư bao gồm các hoạt động thiết yếu như mua sắm, quản lý xuất nhập khẩu, lưu trữ, thanh quyết toán và kiểm kê hàng hóa tồn trữ.
1.2.2.1 Vai trò c ủa vi ệc qu ản lý c ấp phát v ật t ư
Quản lý cấp phát vật tư là rất quan trọng vì đầu tư vào vật tư chiếm 2/3 chi phí của một công ty sản xuất, do đó cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu mua sắm, dự trữ, cấp phát, sử dụng đến thanh quyết toán Việc quản lý vật tư trong kho tốn kém, nên cần có biện pháp hợp lý để hạn chế chi phí, đặc biệt là chi phí lưu kho Hiện nay, quản lý vật tư đã trở thành một chiến lược cạnh tranh quan trọng trên thị trường quốc tế.
Để đạt lợi nhuận cao nhất, cần xác định mức dự trữ vật tư hợp lý bằng cách theo dõi sát sao mức bán hàng và điều chỉnh khối lượng dự trữ trước khi thay đổi nhịp độ sản xuất dựa trên cung ứng thực tế Cải thiện mức dự trữ vật tư có thể thực hiện thông qua việc nghiên cứu kỹ chu trình sản xuất Tất cả các yếu tố này đều cần được xem xét để xác định mức dự trữ vật tư tối ưu cho mọi hoạt động sản xuất của công ty.
Quản lý vật tư yêu cầu lập kế hoạch rà soát thường xuyên thông qua hệ thống sổ sách và con người, tập trung vào số lượng, địa điểm và thời gian Người sử dụng vật tư cần quan tâm đến số lượng dự trữ tối ưu và mức độ kiểm tra cần thiết để duy trì dự trữ theo kế hoạch Nếu dự trữ vật tư quá nhiều so với nhu cầu, công ty sẽ phải đối mặt với lãng phí tài chính do chi phí lưu kho gia tăng.
Mỗi công việc yêu cầu dự trữ vật tư theo kế hoạch phân tích và giá trị nguồn vốn cho mua sắm hàng năm Các vật tư trong kế hoạch sẽ được kiểm tra chặt chẽ trong quá trình lập đơn hàng Số lượng vật tư cần mua cho một đầu việc được xác định bằng nhu cầu trừ đi số lượng tồn kho, cộng với khoảng 10-20% dự phòng để đảm bảo sẵn sàng khi cần thiết.
Kiểm tra chính xác hàng tồn kho là cần thiết khi ghi chép đầy đủ sự thay đổi số lượng vật tư Tuy nhiên, việc này có thể trở thành gánh nặng thay vì công cụ hỗ trợ sản xuất hiệu quả Quản lý vật tư cần xác định lượng dự trữ, thời điểm kiểm kê và tần suất sử dụng trong quy trình sản xuất Số lượng kho cần kiểm kê và tần suất kiểm tra càng cao, chi phí và mức độ kiểm tra cũng sẽ tăng theo.
Người quản lý vật tư sử dụng phần mềm máy tính để ghi chép và theo dõi tất cả các vật tư dự trữ hàng ngày, đảm bảo cung cấp số liệu tổng hợp chính xác theo yêu cầu hàng ngày hoặc hàng tuần Tại nhiều nhà máy lớn, sự vận động của vật tư được báo cáo hàng giờ, giúp dự đoán kịp thời những hỏng hóc cần được thay thế trong quá trình vận hành.
1.2.2 Quản lý cấp phát vật tư trong doanh nghiệp
Tổ chức mua sắm vật tư bắt đầu bằng việc nghiên cứu thị trường vật tư, quá trình này bao gồm việc phân tích thông tin nhằm xác định thị trường vật tư phù hợp nhất với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Do thị trường vật tư là yếu tố quan trọng trong sản xuất, mục tiêu chính của nghiên cứu là tìm ra câu trả lời cho những yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp trong việc cung cấp vật tư.
Dựa trên phương án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc lựa chọn loại vật tư hiệu quả nhất là rất quan trọng Cần xác định chất lượng và số lượng hàng hóa vật tư phù hợp để tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Mua sắm vật tư ở đâu, thị trường trong nước hay ngoài nước? mua khi nào? Mức giá vật tư trên thị trường là bao nhiêu?
- Phương thức mua bán vật tư và giao nhận vật tư như thế nào?
Trong nghiên cứu thị trường, đặc biệt là thị trường vật tư, người ta thường áp dụng hai phương pháp chính: nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó, việc kết hợp hợp lý cả hai phương pháp là cần thiết Quy trình nghiên cứu thị trường thường trải qua ba bước cơ bản: thu thập thông tin, xử lý thông tin và đưa ra quyết định.
Nghiên cứu thị trường vật tư và dự báo thị trường vật tư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp Cả hai hoạt động này diễn ra đồng thời, tập trung vào cung, cầu và giá cả của hàng hóa Những thông tin này giúp doanh nghiệp dự đoán và đưa ra các giải pháp kinh doanh phù hợp để xử lý các yếu tố sản xuất Quá trình mua sắm vật tư cũng là một phần quan trọng trong chiến lược này.
Quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất là yếu tố quan trọng của mọi hoạt động sản xuất xã hội Để sản xuất diễn ra bình thường và đạt hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần có nguồn vật tư đầy đủ, đúng quy cách chất lượng và kịp thời Do đó, mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện hoạt động mua sắm vật tư Tổ chức mua sắm và cấp phát vật tư trong doanh nghiệp có thể được khái quát qua hình 1.3.
Hình 1.3: Mô hình tổ chức mua sắm và quản lý cấp phát vật tư
(Nguồn: GS.TS Đặng Đình Đào – TS.Trần Văn Bão, “Giáo trình Kinh tế Thương mại”, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2007)
1.2.2.2 Qu ản lý c ấp phát vật tư a, Cấp phát vật tư
Doanh nghiệp áp dụng triết lý Just-In-Time (JIT) để quản lý cấp phát vật tư, ảnh hưởng không chỉ đến hệ thống tồn trữ mà còn đến văn hóa của các tập đoàn toàn cầu Mục tiêu của JIT là cung cấp vật tư đúng lúc và đủ số lượng cho điểm gia công tiếp theo Triết lý này có thể được áp dụng cho cả vật tư đang gia công và vật tư mua từ các công ty phục vụ cho sản xuất.
Hệ thống Just - In - Time bao gồm các thành phần chủ yếu sau:
- Theo dõi chặt chẽ, sát sao với các nhà cung cấp đáng tin
Quản lý dự trữ và bảo quản
Cấp phát vật tư nội bộ
Phân tích đánh giá quá trình quản lý
Xây dựng kế hoạch nhu cầu vật tư
Xác định các phương thức đảm bảo vật tư
Tổ chức quản lý vật tư nội bộ
Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư
Thương lượng và đặt hàng
Theo dõi đơn hàng và tiếp nh n ậ vật tư
L ựa chọn ng ười cung ứng
- Các bảng kiểm kê hàng hóa vật tư tồn trữ và những nguyên vật liệu thô thấp, công việc theo tiến trình, và các sản phẩm kết thúc
- Di chuyển công việc pull type (loại kéo) qua hệ thống.-
- Kích cỡ lô hàng nhỏ với thời gian chủ yếu ngắn hơn
- Rút ngắn các khoảng cách thời gian xác lập phí tổn thấp
- Khuynh hướng bố trí sản phẩm các tiện ích nhỏ hơn, tập trung hơn
- Thời biểu chủ yếu đều đặn (kiểu mẫu hỗn hợp)
- Áp lực công việc chú trọng đến trách nhiệm, tính linh động, đủ kỹ năng
- Môi trường giải quyết sự cố, định hướng làm việc theo nhóm, có tính hỗ trợ
- Hạn chế hệ thống bảo trì để giảm thiểu tối ưu các hỏng hóc của máy móc
- Phê bình gắt gao đến mỗi nhân viên dù họ không ngừng cải thiện liên tục c v t ê
Doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước) trong việc cấp phát vật tư để tránh tình trạng vật tư mua về sau lại được cấp phát trước, dẫn đến việc tồn đọng hàng hóa và quá hạn sử dụng Việc quản lý dự trữ vật tư hiệu quả là rất quan trọng để duy trì chất lượng và đảm bảo tính khả dụng của hàng hóa trong quá trình sản xuất.
THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠC H VÀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ Ở CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH, QUẢN LÝ CẤP PHÁT VẬT TƯ Ở CÔNG TY DỊCH VỤ KHÍ
2.2.1 Phân tích, đánh á gi công tác lập kế hoạch vật tư
2.2.1.1 Phương pháp lập kế hoạch vật tư
Lập kế hoạch vật tư là bước khởi đầu quan trọng trong mua sắm và quản lý vật tư, nhưng nhiều doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ ở Việt Nam thường không thực hiện đầy đủ công đoạn này Kế hoạch thường chỉ được lập ra khi có yêu cầu, trở thành kế hoạch đối phó, dẫn đến việc các doanh nghiệp chủ quan trong phân tích tài chính và yếu tố cung - cầu, thiếu phương án dự phòng cho tình huống xấu Do đó, cần thiết lập kế hoạch vật tư một cách khả thi và có luận chứng thuyết phục Công ty Dịch Vụ Khí áp dụng phương pháp xác định nội dung công việc (5W 1H 2C 5M) để lập kế hoạch hiệu quả, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và yêu cầu công việc (1W - Why).
Dựa trên kế hoạch sản xuất, định mức BDSC và tình trạng tồn kho hiện tại, các bộ phận cần lập kế hoạch nhu cầu vật tư hàng năm Kế hoạch này phải nêu rõ tên, số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật và mục đích sử dụng của các vật tư cần thiết.
Máy nén CC 01 thuộc công trình khí GPP (Nh áy ử kh Dinh Cố) yêu cầu bảo dưỡng định kỳ 6 tháng một lần cho phần cơ khí Nhu cầu vật tư cần thiết cho việc bảo trì được trình bày trong bảng 2.3 dưới đây.
Bảng 2.3 trình bày nhu cầu vật tư cho thiết bị máy nén CC 01 tại Công ty Dịch Vụ - Khí, được tính cho một lần bảo dưỡng định kỳ, thực hiện sau mỗi 6 tháng cho mỗi thiết bị.
Stt Tên vật tư Qui cách kỹ thuật Đơn vị tính Số lượng
II 0B Vật tư tiêu hao
9 Thuốc diệt côn trùng Chai 01
1BIII Vật tư dư phòng
3B2 Lube oil pump kit (IMO)6965066869 Bộ 02
5BIV Máy móc, thiết bị (Công dụng cụ, tài sản)
1 Máy đo độ rung Ca 01
2 Máy đo nhiệt độ Ca 01
3 Máy rửa áp suất Ca 01
4 Bộ van điều áp và ống Ca 01
(Nguồn: Cuốn “Định mức kinh tế kỹ thuật” của Công ty Dịch Vụ Khí, 2009)
Công dụng cụ, tài sản do Công ty tự trang bị và cũng phải lên kế hoạch mua sắm nếu như không có hoặc đã quá hạn sử dụng
Nhu cầu vật tư cho thiết bị máy nén CC 01 trong năm tới sẽ gấp đôi số lượng được nêu trong bảng 2.3 Sau khi xác định nhu cầu vật tư năm, bộ phận quản lý vật tư cần kiểm tra và đối chiếu với tồn kho hiện tại Số lượng vật tư cần mua sẽ được tính bằng nhu cầu trừ đi số lượng tồn kho Kết quả sẽ được tổng hợp trong bảng kế hoạch mua sắm vật tư năm cho thiết bị CC 01, như đã trình bày trong bảng 2.4.
Để tính toán nhu cầu vật tư hàng năm và lập kế hoạch mua sắm cho tất cả các thiết bị, cần thực hiện tương tự cho từng thiết bị Bảng kế hoạch mua sắm hàng năm tổng hợp từ các bảng kế hoạch mua sắm của từng thiết bị, giúp quản lý hiệu quả nguồn vật tư.
Tại Công ty Dịch Vụ Khí, kế hoạch mua sắm vật tư năm nay được phân chia thành ba loại chính: vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế, và công dụng cụ tài sản Chi tiết về các kế hoạch mua sắm này được trình bày trong phụ lục 1, bao gồm Bảng A: Kế hoạch vật tư phụ tùng thay thế năm 2008, Bảng B: Kế hoạch vật tư tiêu hao năm 2008, và Bảng C: Kế hoạch công dụng cụ năm 2008.
Bảng 2.4: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư năm của máy nén CC-01
S tt Tên vật tư Qui cách k ỹ thuật Đơn vị tính Nhu c ầu T ồn kho Số lượng mua
6B II Vật tư tiêu hao
7B III Vật tư dư phòng
(Nguồn: “K ế hoạch mua sắm vật tư” của Công ty Dịch V ụ Khí, 2009)
Nếu không lập kế hoạch vật tư, quá trình BDSC sẽ thiếu vật tư kịp thời, dẫn đến ngưng trệ toàn bộ hệ thống sản xuất của công ty và các đơn vị liên quan, gây thiệt hại lớn Khi có kế hoạch vật tư, đơn vị sử dụng dễ dàng theo dõi và mua sắm lượng vật tư cần thiết, giúp hệ thống sản xuất hoạt động liên tục, nâng cao hiệu suất làm việc, giảm chi phí và tăng doanh thu cho công ty.
Khi lập kế hoạch vật tư, đơn vị sử dụng cần xác định rõ nội dung công việc Ví dụ, để thực hiện bảo dưỡng định kỳ 6 tháng cho máy nén CC-01, cần làm rõ các công việc cụ thể liên quan đến phần cơ khí.
- Chuẩn bị vật tư, quy trình làm việc
- Đánh giá rủi ro, xin giấy phép làm việc
- Kiểm tra tình trạng máy trước khi hoạt động.
- Kiểm tra áp suất Nitơ trong bình tích năng và nạp bổ sung nếu cần
- Kiểm tra nhớt bôi trơn thay nhớt nếu thấy cần thiết
- Chuyển cần gạt sang sử dụng bộ lọc và thay lọc nhớt cũ
- Bơm mỡ cho motor dẫn ộng bơm nhớtđ
- Kiểm tra các khớp nối giữa motor dẫn động và bơm nhớt, sửa chữa nếu có hư hỏng
- Kiểm tra các hệ thống ống bôi trơn, làm mát seal gas, sửa chữa nếu phát hiện hư hỏng rò rỉ
- Kiểm tra tình trạng máy khi đang hoạt ộng.đ
- Vệ sinh làm sạch máy.
- Nghiệm thu, trả giấy phép làm việc, hoàn thành các thủ tục cần thiết khác.
Xác định nội dung công việc là yếu tố quan trọng giúp người dùng sử dụng vật tư một cách hiệu quả trong kế hoạch chính xác Điều này giúp tránh tình trạng tính toán nhu cầu vật tư sai lệch so với thực tế sử dụng Để đạt được điều này, cần xác định rõ 3W: Where (Địa điểm), When (Thời gian), và Who (Người thực hiện).
Trong kế hoạch vật tư, cần xác định rõ vật tư sẽ được sử dụng ở đâu, thời điểm mua sắm để phục vụ bảo trì, sửa chữa, và ai sẽ là người sử dụng Đối với máy nén CC 01 thuộc nhà máy GPP, vật tư cần thiết cho máy nén này sẽ được sử dụng tại GPP, với lịch bảo dưỡng định kỳ 6 tháng một lần Do đó, cần phải mua vật tư trước khoảng 1 đến 2 tháng để đảm bảo sẵn sàng cho việc bảo dưỡng Các kỹ sư và công nhân của xưởng CC là những người sử dụng các vật tư này.
Xác định 3W giúp lãnh đạo công ty dễ dàng quy trách nhiệm cho từng cá nhân, theo dõi mức độ thực hiện và tính chất công việc để điều chỉnh phù hợp với tình hình sản xuất Đồng thời, việc xác định phương pháp 1H (How) là cần thiết để chỉ rõ tên, quy cách kỹ thuật và số lượng vật tư cho từng thiết bị trong bảng kế hoạch vật tư, bao gồm nguồn gốc vật tư từ tài liệu, catalog và cách thức vận hành máy móc thiết bị.
Nhận xét về quy trình lập kế hoạch vật tư là bước khởi đầu quan trọng trong việc lựa chọn vật tư phù hợp Đơn vị sử dụng cần gửi bảng kế hoạch vật tư với các yêu cầu cụ thể đến Nhóm lập kế hoạch - quản lý vật tư Nhóm này sẽ kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu tồn kho dựa trên nhu cầu của đơn vị Sau đó, họ sẽ trình Ban Tổng Giám đốc công ty phê duyệt bảng kế hoạch mua sắm vật tư cho cả năm, làm cơ sở cho việc triển khai mua sắm theo kế hoạch của công ty.
Nhận xét về việc kiểm soát nhu cầu sử dụng vật tư qua nhiều đơn vị nhằm mục đích xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư chính xác, phù hợp với quy định của pháp luật Đồng thời, xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check) để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý.
Tất cả các đơn vị trong công ty, bao gồm đơn vị sử dụng vật tư, Nhóm lập kế hoạch - quản lý vật tư, đơn vị mua sắm và Phòng Kế toán, đều có trách nhiệm kiểm tra tính phù hợp và mức độ cần thiết trong việc lập kế hoạch vật tư hàng năm.
NHỮNG TỒN TẠI VÀ BIỆN PHÁP XỬ LÝ
Công tác lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí hiện gặp nhiều tồn tại tương tự như các doanh nghiệp sản xuất khác Một trong những vấn đề lớn nhất là chi phí lưu kho vật tư, do việc mua sắm không đúng nhu cầu hoặc mua dư dẫn đến tồn kho lớn Hơn nữa, công tác lập kế hoạch vật tư chưa sát với thực tế, trong khi quản lý cấp phát và thanh quyết toán vật tư vẫn còn nhiều bất cập.
Hàng năm, công ty lập kế hoạch mua sắm vật tư cho BDSC, nhưng thực tế chỉ thực hiện được khoảng 50-60% so với kế hoạch Việc lập kế hoạch không sát thực tế gây khó khăn trong việc xác định nguồn vốn lưu động cho công tác bảo dưỡng năm tiếp theo, dẫn đến lãng phí, vì số vốn này có thể được đầu tư vào các dự án khác có khả năng sinh lời Do đó, công tác lập kế hoạch rất cần thiết và quan trọng, giúp các cán bộ chuyên trách đưa ra phương án tối ưu nhất để gia tăng lợi nhuận cho công ty Bảng 2.8 dưới đây thể hiện kết quả thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư năm 2008 của Công ty Dịch.
Bảng 2 : Kết quả thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư năm 2008 của 8
Công ty Dịch Vụ Khí
STT Loại mua sắm/vật tư
Kế hoạch năm 2008/ đầu việc
Thực hiện năm 2008/ đầu việc
2 Vật tư phụ tùng thay thế 1.400 600 43% 32.326
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Sản xuất – Phòng Thương mại Hợp đồng, Công ty Dịch Vụ
Năm 2008, Công ty Dịch Vụ Kh đã lên kế hoạch mua 1.670 chủng loại vật tư, nhưng chỉ thực hiện mua sắm 750 chủng loại, tương đương 41,91% so với kế hoạch Tổng chi phí cho vật tư là 40.527 tỷ đồng, trong khi chi phí phát sinh ngoài kế hoạch lên đến 43.102 tỷ đồng cho 158 đầu việc.
Số lượng vật tư mua dư so với nhu cầu dẫn đến lượng vật tư lưu kho lớn, làm tăng chi phí lưu kho lên 9,5% giá trị vật tư tồn kho, gây lãng phí Ngoài ra, các yếu tố khách quan như việc mua sắm thiết bị cho công trình khí mà không đưa vào vận hành hoặc bị hủy bỏ đã làm cho máy móc, vật tư trở nên lạc hậu và tồn kho qua nhiều năm Việc thanh lý những vật tư này gặp khó khăn vì chúng là hàng mới nhưng chưa từng được sử dụng.
Nếu không sử dụng vật tư đúng cách, công ty sẽ phải mua sắm vật tư mới để thay thế, gây thiệt hại về tài chính Giá trị vật tư xuất ra không sử dụng và tồn kho năm 2008 của Công ty Dịch Vụ Khí thể hiện trong bảng 2.9 dưới đây.
Bảng 92 : Gi trịá quyếttoánvật tư ăm 2008 của n Công ty Dịch ụ V Khí Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Năm 2008 Giá trị vật tư xuất kho Giá trị vật tư sử dụng
Giá trị vật tư xuất ra không sử dụng nhập lại kho
(Nguồn: Ph ngò K ếToán – Công ty Dịch ụ V Kh , 2009)í
Bảng 2.9 cho thấy giá trị vật tư xuất ra trong năm 2008 đạt 37,460 tỷ đồng, trong đó giá trị vật tư dư thừa là 30,374 tỷ đồng Ngoài ra, vật tư không sử dụng nhập lại kho có trị giá 7,086 tỷ đồng, chiếm 18,9% Điều này chứng tỏ việc sử dụng vật tư hợp lý đã giúp giảm thiểu lãng phí cho công ty.
Việc cấp phát vật tư theo phương pháp truyền thống thường gặp khó khăn do quy trình thủ tục phức tạp và tốn thời gian Để cải thiện tình hình, Công ty Dịch vụ Khí Vị đã xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ hàng năm, bao gồm bảo dưỡng, sửa chữa lớn, kiểm định hiệu chuẩn và đầu tư xây dựng Các đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư cần gửi giấy đề nghị đến Phòng Kỹ thuật sản xuất để kiểm tra tồn kho, sau đó chuyển đến Phòng Kế toán để xác nhận Cuối cùng, hồ sơ sẽ được trình lên Tổng Giám đốc phê duyệt trước khi quay về Phòng Giao nhận.
Kế toán cần lập phiếu xuất kho, sau khi phòng kế toán ký xác nhận và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, người sử dụng vật tư mới mang phiếu xuất kho xuống kho để lấy vật tư phục vụ bảo dưỡng Trong trường hợp khẩn cấp, nếu cần vật tư ngay để thay thế cho máy móc, thiết bị, việc không cấp phát kịp thời có thể ảnh hưởng đến sản xuất, gây ngưng trệ dây chuyền và dẫn đến thiệt hại lớn cho công ty Bảng 2.8 dưới đây trình bày báo cáo hoạt động sản xuất trong tình huống máy móc thiết bị không hỏng hóc.
Bảng2.10: Báo c áo ngày hoạt động ản s xu ất
STT Nội dung Sản lượng
I Sản phẩm lỏng xuất khỏi nhà máy GPP 957,3 3,7
II Sản phẩm lỏng xuất khỏi Kho
III Condensate Nam Côn Sơn xuất khỏi Kho Cảng Thị Vải 13.321,4
Tổng Sản phẩm lỏng, condensate 20.715,6 3,7
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Sản xuất – Công ty Chế biến Khí Vũng Tàu thuộc PVGAS)
Việc không cấp phát vật tư kịp thời để thay thế những thiết bị hỏng hóc có thể dẫn đến sự ngưng trệ trong dây chuyền sản xuất, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản lượng Cụ thể, theo bảng 2.8, nếu ngừng hoạt động sản xuất trong một ngày, doanh nghiệp sẽ mất khoảng 20.715,6 tấn LPG, 3,7 triệu m³ khí khô và condensate, gây thiệt hại lớn trên thị trường.
Công tác lập kế hoạch vật tư cần điều chỉnh phù hợp với thực tế để giảm thiểu lãng phí Để đạt được điều này, công ty cần phân bổ nhân sự hợp lý và tăng cường theo dõi thực hiện kế hoạch nhằm có phương án điều chỉnh kịp thời Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm chuyên ngành quản lý thay cho thao tác thủ công sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Công tác mua sắm vật tư cần phải đáp ứng đúng nhu cầu, tránh tình trạng mua dư thừa Để thực hiện hiệu quả, đội ngũ kỹ sư, chuyên viên và cán bộ quản lý vật tư phải làm việc chuyên nghiệp, theo dõi chặt chẽ từ lập đơn hàng đến kiểm tra tồn kho và mua sắm Việc này giúp giảm chi phí lưu kho và ngăn ngừa tình trạng vật tư không cần thiết Thông tin và số liệu cần được cập nhật liên tục, kịp thời để hạn chế sai lệch trong theo dõi tồn kho, đảm bảo tính chính xác trong công tác mua sắm vật tư.
Công tác quản lý cấp phát vật tư cần được thực hiện một cách khoa học và hợp lý, nhằm đảm bảo cấp phát kịp thời và giảm thiểu các thủ tục không cần thiết Điều này sẽ giúp tối ưu hóa nhân công cho công việc chính, bảo trì và sửa chữa thiết bị kịp thời, từ đó tăng sản lượng sản xuất và doanh thu cho công ty Để tiết kiệm chi phí, công ty nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư, thay thế các phương pháp truyền thống như Excel và Access bằng phần mềm hiện đại Trong tương lai, công ty cần có các giải pháp hợp lý cho quản lý vật tư, bám sát kế hoạch, chuẩn bị đủ nguồn lực, thực hiện đúng quy trình với chất lượng cao, nhằm tăng doanh thu và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Lập kế hoạch là chức năng quản lý cơ bản, giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ để đạt mục tiêu chung Nó liên quan đến việc quyết định những gì cần làm, cách thực hiện, thời gian và người thực hiện Đối với Công ty Dịch Vụ khí chuyên BDSC, lập kế hoạch vật tư là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng quản lý và chi phí mua sắm Lập kế hoạch mang lại lợi ích như tư duy hệ thống để dự đoán tình huống, phối hợp hiệu quả nguồn lực, tập trung vào mục tiêu tổ chức, nắm vững nhiệm vụ cơ bản và sẵn sàng ứng phó với thay đổi môi trường.
Quản lý vật tư là yếu tố then chốt quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty Dịch Vụ Khí Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, các nhà quản lý cần thông tin chính xác và kịp thời về vật tư để đưa ra các kế hoạch và chiến lược kinh doanh hợp lý, nhằm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả Việc quản lý vật tư hiệu quả không chỉ giúp giảm thất thoát mà còn tạo ra nhiều cơ hội phát triển cho công ty Sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư sẽ thay thế phương pháp truyền thống phức tạp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
M ỘT S Ố GI ẢI PHÁP HOÀN THI ỆN CÔ NG T ÁC L ẬP
Năng lực và tài sản hiện có …………………………………… …7 9 3.1.2 Mục tiêu cụ thể…
Công ty Dịch Vụ Khí là một đơn vị phụ thuộc của Tổng Công ty Khí Việt Nam, chuyên thực hiện các hoạt động liên quan đến khí Tính đến ngày 01/01/2009, tổng tài sản của công ty được xác định theo giá trị sổ sách và được trình bày trong bảng 3.1.
Bảng 3.1: Tài sản hiện có của Công ty Dịch Vụ Khí đến năm 2009
Stt Nội dung Giá trị (triệu đồng)
Vật tư, phụ tùng thay thế 228.240 Các tài sản lưu động khác 4.130
(Nguồn: Phòng Kế Toán – Công ty Dịch Vụ Khí, 2009)
Công ty có cơ sở vật chất đa dạng, bao gồm văn phòng chính tại 101 Lê Lợi, Thành phố Vũng Tàu, cùng với việc quản lý các kho và nhà xưởng như được liệt kê trong bảng 3.2.
Bảng 3.2: Cơ sở vật chất của Công ty Dịch Vụ Khí đến năm 2009
Stt Cơ sở vật chất Diện tích (m 2 )
1 Kho vật tư tại Khu công nghiệp Đông xuyên 6.833,74
2 Xưởng BDSC tại nhà máy xử lý khí Dinh Cố 225
3 Xưởng hàn cắt tại nhà máy xử lý khí Dinh Cố 117
4 Xưởng BDSC tại Kho Cảng Thị Vải 200
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Sản xuất Công ty Dịch Vụ Khí, 2009) –
Các dự án đang đầu tư được thể hiện trong bảng 3.3
Bảng 3.3: Các dự án đang đầu tư của Công ty Dịch Vụ Khí
STT Tên dự án hiện đang đầu tư Diện tích
1 Tổng kho chứa vật tư tại Vũng tàu 21.858 38
2 Xưởng BDSC trung tâm tại Cà Mau 14 380 25
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Sản xuất Công ty Dịch Vụ Khí, 2009) – u
Ng ồn nhân lực tính đến tháng 01/01/2009 tại Công ty Dịch Vụ Khí được thể hiện trong bảng 3.4
Bảng 3.4: Nguồn nhân lực tại Công ty Dịch Vụ Khí
STT Phân loại Số lượng Tỷ lệ (%)
4 Nhân viên phục vụ (tạp vụ, văn thư, lái xe, bảo vệ,…) 16 11
(Nguồn: Phòng Hành chính - Tổ chức Công ty Dịch Vụ Khí, 2009) –
Để đảm bảo hoạt động ổn định, an toàn và liên tục cho hệ thống vận chuyển, tàng trữ và chế biến khí của PVGAS, công tác khảo sát và BDSC được thực hiện hiệu quả Dịch vụ BDSC cung cấp cho bên ngoài PVGAS với các chuyên ngành hẹp có giá trị cao, dự kiến đạt 10-15% tổng doanh thu Đáp ứng 100% khối lượng công việc BDSC trên các công trình khí của PVGAS, đồng thời tham gia cung cấp dịch vụ cho ngành công nghiệp dầu khí và các lĩnh vực khác trong nước, bao gồm nâng cấp, cải hoán và kiểm định Đến năm 2015, mục tiêu đạt 30% tổng doanh thu từ các dịch vụ này Củng cố và nâng cao năng lực nhân sự thông qua đào tạo chuyên sâu, quản lý dự án, và bổ sung trang thiết bị chuyên ngành, với mục tiêu 50% nhân sự đủ điều kiện là nguồn cung ứng trình độ cao cho các đối tác.
Phân đoạn chiến lược
Giai đoạn 2009-2010, BDSC tập trung đầu tư chiều sâu vào năng lực cốt lõi, nâng cao chất lượng nguồn lực và thâm nhập thị trường dịch vụ khí cho khách hàng ngoài PVGAS, từng bước xây dựng thương hiệu Mục tiêu của BDSC là thực hiện 100% công tác khảo sát định kỳ, giảm 30% chi phí cho các công việc lớn cần thuê dịch vụ bên ngoài, và cung cấp dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa cho các chuyên ngành có giá trị gia tăng cao, đạt 10-15% tổng doanh thu Đồng thời, BDSC cũng triển khai cung cấp vật tư thiết bị, với mục tiêu đạt 5% tổng doanh thu.
Giai đoạn 2011-2015, PVGAS tiếp tục đầu tư chiều sâu và phát triển nguồn lực dựa trên năng lực cốt lõi, khẳng định thương hiệu trên thị trường và tham gia liên kết với các công ty dịch vụ BDSC trong và ngoài nước Mục tiêu bao gồm thực hiện 100% công tác khảo sát, bảo dưỡng sửa chữa định kỳ và 100% khối lượng công việc bảo dưỡng sửa chữa khác cho toàn bộ công trình khí, cùng với việc cung cấp dịch vụ cho ngành công nghiệp dầu khí trong và ngoài nước Dự kiến đến năm 2015, doanh thu từ các dịch vụ này sẽ đạt 50%, đồng thời đa dạng hóa dịch vụ cung cấp ra bên ngoài, tập trung vào tư vấn, thiết kế, chế tạo và lắp đặt chuyên ngành khí, với mục tiêu đạt 10-15% doanh thu từ dịch vụ bên ngoài.
Giải pháp thực hiện
Xây dựng và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế là một ưu tiên hàng đầu, với mục tiêu 50% cán bộ kỹ thuật sở hữu chứng chỉ chuyên ngành quốc tế Đồng thời, cần phát triển đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, nâng cao kỹ năng quản lý, hoạch định công việc và quản lý dự án để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Liên kết trao đổi/gửi nhân lực với các Công ty/ ập đoàn ầu khí nướcT D ngoài (Petronas,…) để nâng cao năng lực, trình độ cán bộ
Xây dựng văn hóa công ty tập trung vào con người là yếu tố then chốt để duy trì và thu hút nhân lực có chuyên môn Để đáp ứng nhu cầu phát triển, cần thiết lập chính sách tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp Đồng thời, việc mở rộng quan hệ với các đối tác và thực hiện liên danh, liên kết sẽ giúp giảm áp lực về nguồn nhân lực.
Xây dựng mô hình tổ chức linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển và nhiệm vụ của công ty Thiết lập cơ chế khuyến khích và đãi ngộ hợp lý nhằm thu hút và giữ chân nhân lực có giá trị, từ đó mang lại lợi ích cho tổ chức.
Hoàn thành đầu tư dự án xưởng bảo dưỡng sửa chữa và tổng kho chứa vật tư trong năm 2010
Triển khai đầu tư văn phòng và xưởng BDSC tại Cà Mau vào năm 2012 để phục vụ BDSC hệ thống khí Cà Mau
Trang bị đầy đủ máy móc thiết bị cho xưởng BDSC để phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty
Bảng 3.5: Các khoản mục đầu tư đến năm 2015 của Công ty Dịch Vụ Khí Đơn vị tính: Tỷ dồng
S tt Tên dự án Vốn Kế hoạch thực hiện
A Dự án đầu tư xây dựng 63 38 15 10 0 0
1 Xưởng BDSC và tổng kho vật tư tại Vũng Tàu 38 38
2 Xây dựng văn phòng giao dịch và Xưởng BDSC trung tâm tại Cà Mau
B Mua sắm máy móc thiết bị 110 35 20 20 15 10 10
(Nguồn: Công ty Dịch Vụ Khí, 2009)
- Định hướng phát triển Công ty Dịch Vụ Khí đến năm 2025
Công ty tiếp tục đáp ứng 100% khối lượng công việc BDSC tại toàn bộ công trình khí PVGAS, đồng thời mở rộng tham gia dịch vụ quốc tế qua hình thức thầu phụ và liên danh với các công ty uy tín trong và ngoài nước Để đa dạng hóa dịch vụ, công ty đã đẩy mạnh các lĩnh vực liên quan như tư vấn, thiết kế, chế tạo và cung cấp vật tư thiết bị chuyên ngành khí Mục tiêu là mở rộng thị trường cung cấp vật tư thiết bị và trở thành nhà cung cấp dịch vụ khảo sát, BDSC chuyên ngành khí hàng đầu tại Việt Nam.
Xây dựng và quảng bá thương hiệu dựa trên uy tín, chất lượng và năng lực dịch vụ chuyên ngành là yếu tố quan trọng để khẳng định vị thế trên thị trường Để mở rộng thị trường, cần tăng cường quan hệ đối tác và thực hiện liên kết với các công ty nước ngoài, đồng thời thuê chuyên gia quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu về giá cả và chất lượng dịch vụ Việc ký kết biên bản ghi nhớ và hợp tác với các đối tác nước ngoài trong các lĩnh vực như kiểm tra, khảo sát nhà máy, kiểm tra không phá hủy (NDT) và tự động hóa sẽ nâng cao năng lực và kinh nghiệm cho doanh nghiệp.
We participate in the production of OEM (Original Equipment Manufacturer) devices for major global brands and aim to transition towards ODM (Original Design Manufacturer) production, with plans to implement this strategy after 2010.
Xây dựng cơ chế và phát triển mảng dịch vụ cung cấp vật tư thiết bị chuyên ngành song hành với dịch vụ BDSC Bắt đầu triển khai từ 2009
PVGAS liên kết với các trung tâm kiểm định nhà nước để thực hiện kiểm định và hiệu chuẩn hệ thống cũng như thiết bị có yêu cầu cho toàn bộ công trình, đồng thời cung cấp dịch vụ cho các khách hàng bên ngoài.
Triển khai dịch vụ kiểm định và phòng thí nghiệm, cùng với thiết kế và tư vấn, nhằm đảm bảo năng lực thực hiện các hợp đồng xây dựng EPC Đồng thời, xây dựng rào cản kỹ thuật và giá cả để bảo vệ vị thế cạnh tranh trước các đối thủ bên ngoài trong lĩnh vực dịch vụ trên các công trình khí của PVGAS.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VẬT TƯ
Việc thiếu chính xác và kịp thời trong việc nắm bắt số liệu tồn kho có ảnh hưởng lớn đến nhiều hoạt động khác như tính toán nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất và bán hàng Điều này dẫn đến việc điều động hàng hóa và vật tư không hiệu quả, gây ra tình trạng thiếu hụt ở nơi cần thiết và thừa ở nơi không cần Kết quả là doanh nghiệp không thể chủ động trong sản xuất kinh doanh và bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh quý giá.
Vấn đề ồn ào trong công tác lập kế hoạch vật tư là xác định nhu cầu vật tư và số lượng vật tư cần mua trong bảng kế hoạch mua sắm hàng năm Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo thực hiện mua sắm một cách hợp lý và tiết kiệm.
Quản lý mua sắm gặp khó khăn do việc sử dụng phương pháp thủ công không thể xác định chính xác thời điểm và số lượng cần mua Để tính toán số lượng hàng cần đặt, cần có thông tin từ nhiều bộ phận như dự báo thị trường, chiến dịch marketing, khuyến mại, và tình trạng tồn kho Hơn nữa, việc kiểm soát tiến độ đơn đặt hàng, từ lập đơn đến duyệt đơn và tình trạng hàng đang nhận, cũng gặp phải vấn đề trùng lắp dữ liệu.
Vấn đề ồn ào trong việc cấp phát vật tư là do số lượng vật tư xuất ra quá nhiều so với thực tế sử dụng, khiến cho vật tư không sử dụng phải nhập lại kho và không còn nguyên trạng như ban đầu Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí và khó khăn trong việc quản lý Thêm vào đó, quy trình cấp phát vật tư thường phức tạp và tốn thời gian do yêu cầu giấy tờ thủ tục.
T ừ những ồn ại ề t t v công tác ập ế hoạch l k và quản lý c ấp phát ật ư ại v t t
Công ty Dịch ụ Kh đã V í nêu ở chương 2, t i xin đưa ra một ố phầnô s mềm công nghệ th ng tin hỗ trợ quản lý vật tư điển h ô ình dưới đây:
Phần mềm F.GMS (FBsoft Goods Management System) là giải pháp quản lý nhập xuất tồn kho hàng hóa, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ khâu nhập hàng, xuất hàng đến thống kê và đánh giá tình trạng tồn kho Mục tiêu chính của phần mềm là đảm bảo quản lý hàng hóa một cách liên tục và chính xác, từ đó hỗ trợ quyết định kịp thời cho hoạt động sản xuất và phân phối F.GMS cung cấp báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo các chỉ tiêu trong cơ sở dữ liệu, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình hàng hóa hiệu quả.
Phần mềm quản lý kho EWHS của VNnetSoft là một module quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, với khả năng khái quát hóa nghiệp vụ quản lý kho và đáp ứng nhiều mô hình kho khác nhau Nó hỗ trợ quản lý hiệu quả thông qua công nghệ quét mã vạch, giúp việc nhập xuất và kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh chóng và chính xác Hệ thống được xây dựng theo tiêu chuẩn mở, cho phép mở rộng và kết nối với các module khác cũng như phần mềm của nhà cung cấp khác Bên cạnh đó, phần mềm còn có cơ chế bảo mật tin cậy và phân quyền quản lý linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tổng kho và các kho trực thuộc.
Phần mềm quản lý Nhập Xuất - Tồn kho ANSI IINVENTORY 7.0 cung cấp nhiều tính năng và tiện ích giúp người sử dụng thực hiện các nghiệp vụ một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí đầu tư Phần mềm này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị và công cụ Nó quản lý chặt chẽ quá trình xuất nhập hàng hóa và lưu chuyển vật tư nội bộ Ngoài ra, hệ thống theo dõi đánh giá tình hình hàng hóa tồn kho, cung cấp thông tin nhanh về tình trạng hàng tồn kho hiện tại để báo cáo số lượng và giá trị.
- Phần ềm quản m lý b dảo ưỡng ửa chữa MAXIMO trong đó s có Module v ề quản lý kho INVENTORY.
- H ệ thống quản lý kho vật ư t và mua sắm ật ư ERP v t
Tôi đề xuất các giải pháp ứng dụng phần mềm Maximo và hệ thống ERP để tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí Việc này sẽ giúp duy trì hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty trong thời gian tới.
3.2.1 Áp dụng phần mềm Maximo để hoàn thiện công tác lập k ế hoạch và quản lý cấp phát vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí
3.2.1.1 Thô ng tin về phần mềm Maximo
Phần mềm Maximo, do Avenue phân phối tại Việt Nam và được sản xuất bởi IBM, là giải pháp quản lý bảo trì và sửa chữa hiệu quả Phần mềm này cung cấp nhiều module quản lý, bao gồm quản lý vật tư và các chức năng khác, giúp tối ưu hóa quy trình bảo dưỡng.
In the realm of administration, effective management encompasses various critical areas such as assets, contracts, financial accounting, inventory control, planning, maintenance, purchasing, safety management, and service delivery Each of these components plays a vital role in ensuring operational efficiency and organizational success.
Công ty Dịch Vụ Khí dự kiến sẽ đầu tư vào phần mềm quản lý vật tư, với chi phí đầu tư được chi tiết trong bảng 3.6.
Bảng 3.6: Chi phí áp dụng phần mềm Maximo để quản lý vật tư
Stt Mô tả Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
1.1 Chứng nhận bản quyền cho việc sử dụng phần mềm
1.2 Phần cơ sở dữ liệu User
1.3 Chứng nhận cho MS Window 2003 License 02 1.159 2.318
2.1 Cơ sở dữ liệu trên máy chủ (Server) Bộ 02 9.467 18.934
2.3 Phụ tùng đi kèm (UPS cho 2 Server) Cái 12 867 1.734
II Chi phí đào tạo
1 Kỹ sư công nghệ thông tin quản lý máy chủ Ngày 05 690 3.450
3 Chi phí lắp đặt và các chi phí khác 73.843 73.843
Theo bảng 3.6, tổng chi phí cho việc mua phần mềm, đào tạo và lắp đặt là 168.252 USD (hơn 3 tỷ đồng), chưa bao gồm chi phí nâng cấp và sửa đổi Nhà cung cấp sẽ đào tạo cho các kỹ sư công nghệ thông tin quản lý máy chủ và những người có quyền truy cập cao nhất sử dụng các Module, trong khi những người có quyền truy cập thấp hơn sẽ được đào tạo bởi các kỹ sư công nghệ thông tin của Công ty.
Để áp dụng phần mềm Maximo vào công tác lập kế hoạch và quản lý vật tư tại Công ty Dịch Vụ Khí, công ty cần thực hiện các bước sau: đánh giá nhu cầu quản lý vật tư, triển khai đào tạo cho nhân viên, thiết lập quy trình làm việc hiệu quả, và tối ưu hóa các chức năng của phần mềm Maximo để nâng cao hiệu suất trong quản lý và sử dụng vật tư.
- Soạn thảo quy trình m ới cho quản lý v t bật ư ằng phần mềm thay cho quy trình quản lý v t c ật ư ũ
- Ph n quyền ử ụng phần ềm cho các ổ, nhâ s d m t óm, phòng, xưởng
- T ồ chức đào ạo cho các án ộ li n quan t c b ê
- Xây dựng ơ ở ữ liệu li n quan đến việc hoàn thiện quản c s d ê lý c ấp phát v t ật ư để nhập ào phần ềm v m
- Mua sắm, cấp phát và s dử ụng ật ư thực hiện tr n phần ềm ại ác v t ê m t c Module li n quanê …
Phần mềm Maximo cung cấp nhiều tính năng hữu ích, đặc biệt trong việc triển khai các mô-đun quan trọng như lập kế hoạch (Module Planning), quản lý vật tư (Module Inventory) và mua sắm vật tư (Module Purchasing) Ngoài ra, mô-đun kế toán (Module Financial) cũng có thể được áp dụng hiệu quả trong công tác quản lý tài chính của công ty.
Công ty Dịch Vụ Khí, thuộc sự quản lý của Nhà nước, yêu cầu phải có chứng từ như phiếu nhập và xuất kho theo quy định pháp luật Mô hình áp dụng phần mềm Maximo tại công ty được minh họa trong hình 3.1.
Hình 3.1: Mô hình phần mềm quản lý ậtv t ưáp dụngcho C ng ty Dịch ô
Phân quyền và thực hiện tại Công ty Dịch Vụ Khí: s cô ô
Quản lý chung trên máy chủ và mạng LAN là kỹ ư ng nghệ th ng tin của Xưởng Đ ện i - T ự động hoá