Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trường Thái Hòa thực hiện các dịch vụ cụ thể như sau:• Vaitrị là người Xuấtkhẩuthay mặtngười gởi hàng:Cơng ty Trường Thái Hòa có trách nhiệm thực hiện
NỘI DƯNG CHÍNH
Vấn Đề - Hiện Trạng
Trong quá trình thực tập, theo thỏa thuận với cấp trên, em đã được bổ nhiệm vào vị trí học việc và thực tập tại bộ phận giao nhận, nơi chuyên xử lý thủ tục xuất-nhập khẩu Dưới đây là các công việc chính mà một nhân viên giao nhận cần thực hiện.
Khi nhận một lô hàng, nhân viên giao nhận cần xác định rõ loại hàng (như hàng container, hàng kho, hàng rút ruột) và mã phân loại tương ứng (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ) Mỗi loại hàng và mã phân loại đều có quy trình làm việc riêng biệt, do đó việc nắm bắt thông tin này là rất quan trọng để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
1 Thủ tục làm hàng nhập khẩu
1.1.1 Lẩy bộ chửng từ: Nhân viên nhận nhiêm vụ đi lẩy bộ chửng từ ờ công ty cần làm hàng, kiểm tra bô chửng từ trước khi rời đi:
- Tờ Khai Báo Hải Quan Hàng Nhập
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note)
- Certificate of Oringinal (Có the có tùy hàng)
- Certificate of Quantity (Có thể có tùy hàng)
- Các chừng từ thu lệ phí của hãng tàu.
1.1.2 Lấy lệnh giao hàng D/O (Delivery Order): Sau khi có bộ chứng từ đầy dũ, nhân viên giao nhân dển hãng tàu tương ứng với hãng tàu trong B/L để lẩy lệnh D/O Bộ hồ sơ cần cỏ dể lấy lệnh D/O:
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note)
Chú ý: Nhân viên chú ý nếu là doanh nghiệp cần phải cung cấp Mã số Thuế cho hãng tàu để được nhận biên lai,
Ngoài ra 1 bộ lệnh hãng tàu cần chú ý 4 yếu tố:
Thời hạn của lệnh là yếu tố quan trọng nhất trong bộ lệnh Nếu lệnh hết hạn, nhân viên sẽ không thể lấy hàng và phải đến hãng tàu để gia hạn thêm thời gian.
Dịch vụ thuê hoặc mượn container phụ thuộc vào từng hãng tàu, với chi phí có thể do hãng tàu hoặc doanh nghiệp chịu Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp kéo container từ cảng về kho riêng để rút hàng, sau đó trả lại cho hãng tàu tại địa điểm đã thỏa thuận, gọi là nơi hạ rỗng Sau khi hoàn tất thủ tục lấy lệnh, hãng tàu sẽ cung cấp giấy mượn container cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần đặt cọc một khoản tiền nhất định để mượn container về kho riêng Số tiền này sẽ được hoàn trả cho nhân viên khi doanh nghiệp trả lại container Tuy nhiên, nếu container bị hư hại khi trả lại cho hãng tàu, doanh nghiệp sẽ phải bồi thường thiệt hại cho hãng tàu khi nhân viên đến nhận lại khoản cọc.
Nơi hạ rỗng là khu vực mà hãng tàu và doanh nghiệp thống nhất để doanh nghiệp đưa container rỗng sau khi đã lấy lệnh và rút hết hàng hóa ra khỏi container.
-Dấu giao thẳng: đây là hàng container nên khi lấy lệnh phải được hãng tàu đóng dấu giao thẳng lên lệnh hoặc lên giấy mượn Container.
1.1.3 Mờ tờ khai: Bộ hồ sơ để nộp cho hái quan cảng hay sân bay gồm có:
- Tờ khai báo hải quan hàng nhập
-Đối với tờ khai có điều khoản thanh toán là EXW hay FOB thì bộ hồ sơ cần bổ sung hóa đơn cước (Debit Invoice)
Một số mặt hàng yêu cầu giấy kiểm định chất lượng hoặc chứng nhận xuất xứ (C/O) cần bổ sung công văn hoặc chứng thư kiểm định chất lượng vào hồ sơ khai báo.
Sau khi nộp hồ sơ khai báo hải quan, quy trình tiếp theo sẽ được phân chia thành hai trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào mã loại hàng Mỗi loại hàng sẽ yêu cầu các bước thực hiện quy trình riêng biệt.
1.1.4 Thanh lý hoăc kiểm hóa: bước tiếp theo của quy trình, phụ thuôc vào mã loại hàng là 1, 2, 3 (tương ứng luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ). a Luồng xanh: quy định tương ứng với mã loại hàng là 1 trên tờ khai
Để lấy tờ khai cho mặt hàng thuộc luồng xanh, bạn cần hoàn thành việc mở tờ khai và chờ tờ khai được thông quan Sau khi tờ khai được thông quan, nhân viên sẽ lấy tờ khai tại quầy để tiến hành thanh lý.
-In mã vạch: Khi tờ khai được thông quan, đem đi in mã vạch để đem đi thanh lý
Để kiểm tra xem tờ khai đã được thông quan hay chưa, bạn có thể truy cập trang web: http://www.customs.gov.vn/ và làm theo hướng dẫn để in mã vạch cần thiết.
4- -* G 2 WWW customsgov wVSiTfPages/Cont.vằvr deRecetvet asp*
Chuyên nghiép, Minh bach Hiẹu quá Giórt thiệu Thu tục hai quan Dịch vụ còng Hệ thỏng VNACCS/VCIS
Trang chù I Sitemap I Liên hệ I I
Để kiểm tra số kiện, container và phương tiện chứa hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, vui lòng sử dụng trình duyệt IE9 hoặc Firefox 30 trở lên Nhập mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan và ngày của tờ khai hải quan, sau đó bấm nút "Lấy thông tin" để nhận kết quả.
Các bước đê sử dụng hệ thõng Hường dân vặn hành hệ thống o
Phần mềm đầu cuối Các báng mã chuẩn
Tiếp nhận vướng mác Vướng mác thướng gặp
Giới thiệu về hệ thống
Dựa vào tờ khai báo hải quan để điền thông tin và các trường trong trang web để tìm mã vạch
-Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nếu tờ khai được thông quan mã vạch sẽ tự động hiển thị phía bên dưới (hình minh họa phía dưới)
-Sau đó nhân viên phải ra phòng văn thư hay tiệm photo để có thể in mã vạch ra bản cứng.
-> Mã vạch phải in ra 2 bản để thanh lý (một bản doanh nghiệp giữ, một bản hải quan giữ) cục H AI QIAN THÀNH PHÓ HA XÔI
CHI CỤC HQ GIA LÃM
BANG KE Sỏ KIỆN, CONTAINER, PHƯƠNG TIỆN CHỨA HANG ĐƯỢC PHEP QƯA KHI VỊT GLÃ.M SÁT RAI QV.AN
4 SỐ tờ khai : 100000012560 7 Loại hình : Nhập kinh doanh tiêu dùng
5 Trạng thái tờ khai: Thòng quan 8 Luồng: Xanh
1 Chi cục hải quan giám sát: Chi cục HQ Gia Làm
2 Đon vị XNK: Chi nhành Tòng công ty Dệt may Việt Nam tại Đá Nàng
3 Mã so thuế: 0100101308 6 Ngày tỡ khai: 02 04-2014
COM AINE R PH ƯƠNG ĨẸN CHỨA HÀNG
XÁC NHẠN CỦA BỌ PHẠN GIẤM SÁT CÓNG KVGS MÀ VẠCH
Theo hình minh họa nếu tờ khai được thông quan ta sẽ tìm được mã vạch khi ta tra trên trang web trên
Để thanh lý hàng container, nhân viên cần chú ý đến phiếu Eir (phiếu giao nhận container) và phải đến phòng thương vụ để in phiếu này Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm 1 bản gốc D/O có ghi mã số thuế Sau đó, mang bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến nơi thanh lý để thực hiện quy trình thanh lý cổng.
-Tờ khai đã được thông quan -Mã vạch (2 bản)
> Chú ý: Hải quan sẽ giữ một bản mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp tờ khai thông quan và một bản mã vạch.
Cuối cùng, hồ sơ cần tập hợp bao gồm Phiếu Eir, giấy mượn container có dấu giao thẳng, và phải được đưa cho tài xế xe container đã được nhân viên liên lạc trước Đối với luồng vàng, quy định tương ứng với mã loại hàng 2 trên tờ khai.
Phân tích nguyên nhân và giải pháp
Quy trình làm hàng hóa được thiết lập nhằm giúp nhân viên thực hiện thủ tục xuất nhập một cách gọn gàng và logic Tuy nhiên, một số bước vẫn còn rườm rà với giấy tờ phức tạp, dễ gây nhầm lẫn cho nhân viên giao nhận Do đó, cần đề ra các giải pháp để cải thiện quy trình, giúp nó trở nên hoàn thiện hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến một số ví dụ tiêu biểu về các hãng tàu và bộ phận văn phòng, không thể liệt kê tất cả Các quy trình sẽ được mô tả với những bước chung, và mỗi bước chỉ được nhắc đến một lần để tránh sự lặp lại không cần thiết.
1 Lệnh giao hàng (Delivery Order-D/O)
Trong quy trình này, chúng ta sẽ bỏ qua bước lấy chứng từ, vì bộ chứng từ là yêu cầu bắt buộc mà người bán phải cung cấp đầy đủ cho người nhập Thay vào đó, chúng ta sẽ tập trung vào bước lấy D/O.
Khi lấy lệnh D/O, nhân viên giao nhận cần nắm vững các thủ tục và bước thực hiện của từng hãng tàu Họ cũng phải ghi nhớ các giấy tờ cần cung cấp cho hãng
Quy trình vận chuyển hàng hóa của các hãng tàu không đồng nhất, với một số hãng thực hiện lay lệnh nhanh chóng, trong khi những hãng khác lại yêu cầu nhiều bước phức tạp, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian đáng kể.
Hãng tàu Wanhai cho phép nhân viên hoàn tất thủ tục lấy lệnh chỉ trong khoảng 20-25 phút, miễn là họ nộp hồ sơ đầy đủ và thanh toán tại quầy kế toán-thủ quỹ Ngược lại, tại các hãng tàu như OOCL và Hyundai, nhân viên phải thanh toán trước cho ngân hàng ủy quyền, sau đó mới bắt đầu nộp hồ sơ tại quầy tiếp nhận, dẫn đến thời gian chờ đợi kéo dài khoảng 2 giờ Thời gian này chủ yếu do việc nhập dữ liệu, kiểm tra hồ sơ, in ấn lệnh và đóng dấu xác nhận từ các nhân viên hãng tàu.
Hồ sơ gửi cho các hãng tàu thường giống nhau, nhưng một số hãng có yêu cầu đặc biệt khiến nhân viên giao nhận dễ thiếu hoặc không đủ hồ sơ để lấy lệnh Chẳng hạn, hãng tàu Wanhai chỉ yêu cầu một bản B/L gốc và giấy giới thiệu để lấy lệnh, nhưng lệnh này cần phải được đóng dấu tại văn phòng cảng Ngược lại, các hãng như OOCL và Huyndai yêu cầu không chỉ B/L và giấy giới thiệu mà còn phải có thông báo hàng đến và giấy cược container, tất cả đều phải có chữ ký xác nhận từ công ty nhập khẩu Tuy nhiên, các dấu giao thẳng và rút ruột không cần phải đóng dấu tại văn phòng chi nhánh cảng mà có thể thực hiện tại hãng tàu.
Các hãng tàu như Wanhai, TS.Line và Maersk đều có văn phòng chi nhánh tại cảng để thực hiện việc đóng dấu lệnh D/O (giao thẳng hoặc rút ruột) Nếu nhân viên không nắm rõ quy trình hoặc nhầm lẫn giữa các hãng tàu, lệnh D/O có thể mất giá trị và không thể thực hiện thủ tục tại cảng.
Các hãng tàu nên thiết lập một hệ thống thống nhất để đồng bộ hóa các bước lấy lệnh, bộ hồ sơ cung cấp và phần mềm kiểm tra lô hàng Điều này giúp nhân viên nhanh chóng kiểm tra lô hàng và thông tin khách hàng, từ đó tiết kiệm thời gian trong quá trình lấy lệnh Ví dụ, các hãng tàu có thể triển khai hệ thống và hồ sơ thống nhất để nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ hồ sơ cơ bản:
-Bill of Lading (Orginal) không cần ký hậu
-Giấy thông tin khách hàng để xuất hóa đơn cũng như kiểm tra xác nhận.
Các bước lấy lệnh gồm:
-Nộp hồ sơ (bộ hồ sơ cơ bản)
Nhân viên hãng tàu sử dụng phần mềm và thông tin trên giấy để kiểm tra thông tin khách hàng Sau đó, họ in phiếu thu để nhân viên giao nhận thực hiện việc thu tiền tại quầy kế toán.
-Nhân viên giao nhận nhận hóa đon và lệnh có đóng dấu (giao thẳng, rút ruột) hoàn thành quy trình lấy lệnh.
2 Mở tờ khai và Idem hóa
Trong quy trình thông quan, bước mở tờ khai là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất, khi nhân viên giao nhận phải chờ hải quan kiểm tra, nhập dữ liệu và xét duyệt Đây là bước quan trọng để đảm bảo hải quan có thể đánh giá hàng hóa một cách chi tiết và kỹ lưỡng Bên cạnh đó, bước kiểm hóa cũng gây ra sự chậm trễ tương tự, khiến nhân viên giao nhận phải chờ đợi lâu để hoàn tất quy trình.
Nguyên nhân gây mất thời gian trong quy trình kiểm hóa là do bộ phận hải quan thiếu nhân viên, dẫn đến việc phải xử lý quá nhiều lô hàng trong một ngày Các lô hàng không được tập trung ở một vị trí, khiến nhân viên phải di chuyển khắp các bãi kho để kiểm tra Hệ quả là quá trình kiểm hóa bị chậm trễ, buộc các nhân viên giao nhận phải chờ đợi đến lượt kiểm tra của mình.
Giải pháp cho việc kiểm hóa hàng hóa là tăng cường lực lượng nhân viên kiểm đế nhằm đẩy nhanh tiến độ kiểm hàng Cần thiết lập các đặc khu kiểm hàng riêng biệt cho hàng kho và hàng container, trong đó hàng hóa sẽ được phân loại và tập trung vào khu vực phù hợp Văn phòng hải quan kiểm hóa nên được đặt trong các đặc khu này để thuận tiện cho việc quản lý và kiểm tra Nhân viên giao nhận sẽ được thông báo về vị trí hàng hóa và thông tin liên lạc của nhân viên kiểm hóa để dễ dàng hoàn thành quy trình Ngoài ra, việc trang bị xe buýt nội bộ để di chuyển trong đặc khu kiểm hàng sẽ giúp nhân viên giao nhận và hải quan tiếp cận các lô hàng nhanh chóng hơn.
3 Thông quan và thanh lý
Sau khi tờ khai được thông quan, nhân viên cần in mã vạch, phiếu Eir (hàng container), phiếu tải và phiếu xuất kho (hàng kho) để tiến hành thanh lý Tuy nhiên, các quầy cung cấp giấy tờ này thường khác biệt và không tập trung tại một chỗ, khiến nhân viên giao nhận phải chờ đợi tại từng quầy để nhận tài liệu Để rút ngắn thời gian làm thủ tục và đơn giản hóa quy trình cho nhân viên, có thể áp dụng các biện pháp cải tiến quy trình làm hàng.
Hàng container có thể in phiếu Eir ngay cả khi tờ khai chưa được thông quan, dẫn đến việc nhân viên phải in mã vạch hai lần, gây tốn thời gian và công sức Để rút ngắn quy trình, nhân viên chỉ nên in phiếu Eir khi tờ khai đã được thông quan, đồng thời nơi cung cấp phiếu Eir cũng nên cung cấp mã vạch kèm theo Nơi nhân viên thanh toán chi phí cho phiếu Eir cũng sẽ là nơi đóng dấu xác nhận hoàn cho mã vạch.
35 thành bước thanh lý và hoàn thành quy trình mà nhân viên giao nhận không cần phải di chuyển đi xa để đi thanh lý.