Trang 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ---o0o--- HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THỊ BÍCH PHƯỢNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Trang 2 BỘ GIÁ
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM
Tên Công ty: Công ty TNHH Luki Việt Nam
Tên tiếng Anh: Luki Viet Nam Co., Ltd
Loại hình doanh nghiệp: Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
Trụ sở: 203/9 Đặng Thùy Trâm - Phường 13 - Quận Bình Thạnh - TP Hồ Chí Minh
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM
Công ty TNHH Luki Việt Nam, được thành lập vào ngày 16 tháng 8 năm 2001, hiện có hai văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội cùng một nhà máy ở Bình
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Công ty cam kết nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thông qua việc tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo, giúp bổ sung kiến thức nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết.
Công ty hiện có khoảng 50 nhân viên, trong đó 80% có trình độ đại học với chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú, làm việc tại các bộ phận như kinh doanh, kế toán và thu mua Phần còn lại, chiếm 20%, là công nhân nhà máy và nhân viên hậu cần, đảm nhiệm công việc sản xuất trực tiếp tại xưởng.
Cơ cấu tổ chức của công ty như sau:
(Nguồn: Công ty TNHH Luki Việt Nam)
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Luki Việt Nam
CHỨC NĂNG CỦA CÁC PHÒNG BAN
Ban Giám đốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Công ty, do Giám đốc đứng đầu Giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch và định hướng chiến lược hoạt động cho Công ty Ban Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban, giám sát và điều phối việc thực hiện các chiến lược đã đề ra.
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu và xây dựng hình ảnh thương hiệu Họ duy trì mối quan hệ với khách hàng, thúc đẩy và phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn kết nối các phòng ban khác và tư vấn cho ban giám đốc về việc cải thiện sản phẩm, lên kế hoạch phù hợp với nhu cầu thị trường Đây cũng là bộ phận chủ chốt trong quy trình bán hàng.
Phòng sản xuất đóng vai trò then chốt trong việc điều phối hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm gia công và chuyển đổi nguyên vật liệu thô thành sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng Bộ phận này cũng đảm bảo tiến độ sản xuất, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí vận hành, nhằm mang lại hiệu quả hoạt động cao nhất.
Phòng kế toán, dưới sự quản lý của Ban Giám đốc, có nhiệm vụ ghi chép và theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua số liệu sổ sách Công việc chính bao gồm quản lý tài chính, kế toán, nguồn vốn và tài sản, quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát chi phí hoạt động, cũng như tổ chức và chỉ đạo các hoạt động kế toán trong Công ty.
Phòng mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu và hàng hóa từ các phòng ban khác, nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời cho sản xuất và bán hàng Bộ phận này cũng thực hiện việc lập kế hoạch, dự báo nhu cầu và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp để tối ưu hóa chi phí mua hàng Với vai trò cốt lõi, phòng mua hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoạt động của doanh nghiệp.
CÁC SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY
Trong hơn 20 năm phát triển, Luki Việt Nam đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành băng dính, tạo được tiếng vang lớn trên thị trường Công ty đã mở rộng danh mục sản phẩm với hơn 200 mã ngành phục vụ cho các nhà máy, công nghiệp, khu chế xuất, văn phòng và dân dụng, được phân chia thành 4 nhóm chính.
Băng keo hai mặt Dán bản in polymer Băng keo 3M Dán bản in polymer
Dán thùng hay để ghi chú
Băng keo vải Dùng trong ép túi nilon trong in ống đồng
Băng keo nhiệt Dùng trong ép túi nilon trong in ống đồng
Bản in polymer Dùng trong in Flexo Dung môi rửa bản Hóa chất ăn mòn bản in polymer
Nẹp nhựa có keo Dùng chung PET dùng bình bản in polymer
Tấm support bình bản có hàn nẹp
Dùng cho bình bản trong in flexo
Dao gạt mực thép Dùng gạt mực trong in flexo, ống đồng
Dao gạt mực nhựa Dùng gạt mực trong in flexo, bao bì carton
Màng PVC Làm cửa sổ (trong hộp thuốc lá, hộp yến sào, mỹ phẩm…)
Màng polyester Dùng trong bình bản trong in flexo, làm cửa sổ, in name plate
4 Vật liệu cách Bột chống dính Dùng trong chế bản nhiệt chống dính
Tấm đế polymer Dùng làm đế trong chế bản lỏng
(Nguồn: Công ty TNHH Luki Việt Nam)
Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm của Công ty TNHH Luki Việt Nam
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN 2020-2022
Bảng 1.2 : Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Luki Việt Nam (2020-
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Luki Việt Nam)
Thông qua số liệu các năm ở bảng 1.2, ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty biến động liên tục:
Doanh thu của công ty trong năm 2020 đạt gần 100,5 tỷ đồng, tăng lên gần 106,7 tỷ đồng vào năm 2021, tương ứng với mức tăng 6,1% Tuy nhiên, đến năm 2022, doanh thu giảm xuống còn 105,2 tỷ đồng so với cùng kỳ năm trước Sự biến động này phản ánh tình hình giá nguyên vật liệu tăng cao, đứt gãy chuỗi cung ứng và khó khăn trong quá trình giao hàng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng hóa và chi phí vận chuyển.
Lợi nhuận của công ty đã trải qua sự biến động lớn trong các năm gần đây Cụ thể, năm 2020, lợi nhuận đạt gần 1,6 tỷ đồng, tăng lên gần 1,7 tỷ đồng vào năm 2021, khi doanh thu và chi phí ở mức cao nhất trong ba năm Tuy nhiên, năm 2022 chứng kiến sự sụt giảm lợi nhuận tới 32,7%, chỉ còn 1,1 tỷ đồng Nguyên nhân chính được xác định là do thị trường biến động, dẫn đến chi phí tăng cao và khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm.
Tóm lại, từ năm 2020 đến 2022, Công ty TNHH Luki Việt Nam có một tình hình kinh doanh khá ổn định Thị trường băng keo công nghiệp và vật liệu in ấn đang có nhiều cơ hội phát triển, như hiện trường tăng trưởng doanh thu từ năm 2020 đến 2022 Tuy nhiên, chi phí tăng cao đã khiến lợi nhuận giảm Năm 2021, Luki đạt được thành tựu lớn với doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong ba năm Tuy nhiên, năm 2022, doanh thu giảm 1,3% và lợi nhuận giảm 32,7%, chứng tỏ rằng chi phí quá trình sản xuất là một vấn đề cần được kiểm soát Điều này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm chi phí để tăng lợi nhuận cho công ty.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM
QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LUKI VIỆT NAM
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành băng keo công nghiệp và vật liệu in ấn, Luki Việt Nam đã phát triển quy trình bán hàng chuyên nghiệp nhằm đạt được mục tiêu công ty và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng Quy trình bán hàng này bao gồm 7 giai đoạn cụ thể, được trình bày qua sơ đồ minh họa.
Hình 2.1: Quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Luki Việt Nam
Để nắm bắt quy trình bán hàng hiệu quả, bài viết phân tích quy trình bán hàng của Công ty TNHH Luki Việt Nam đối với Công ty TNHH Tokin Electronics Việt Nam.
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Tokin Electronics Việt Nam
Công ty TNHH Tokin Electronics Việt Nam, một khách hàng lâu năm của Luki, chuyên mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm xuất khẩu Do đó, quy trình bán hàng cho Tokin Việt Nam được thực hiện tương tự như quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế.
Như vậy, sau đây sẽ là phân tích chi tiết về quy trình bán hàng cho khu chế xuất, cụ thể là Công ty TNHH Tokin Electronics Việt Nam
2.1.2 Tìm kiếm khách hàng Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, làm tiền đề để diễn ra các bước còn lại trong quy trình bán hàng Mục tiêu của giai đoạn này chính là có thể tổng hợp danh sách khách hàng tiềm năng có đầy đủ thông tin người liên hệ, ngành nghề hoạt động, quy mô sản xuất
Bộ phận sales sẽ được phân chia nhiệm vụ, mỗi người đảm nhận một khu vực tìm kiếm, quản lý khách hàng thông qua các phương thức sau:
Tham gia các sự kiện, triển lãm và hội chợ về ngành bao bì và in ấn là cơ hội quan trọng để Luki kết nối với các nhà cung cấp quốc tế và công ty trong lĩnh vực này Những sự kiện này thường diễn ra vào cuối năm, khi nhu cầu bao bì tăng cao cho dịp lễ Tết Tại đây, Luki có thể tiếp cận trực tiếp khách hàng, tìm hiểu nhu cầu và thu thập thông tin liên hệ, từ đó xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng hiệu quả.
Để thu hút khách hàng hiệu quả, việc tổ chức quảng cáo trên các nền tảng xã hội và website công ty là rất cần thiết Với sự phát triển công nghệ, khách hàng thường tìm kiếm sản phẩm trên các nền tảng như Google và website Do đó, việc thiết kế và đầu tư vào một trang web chuyên nghiệp, bắt mắt là yếu tố quan trọng quyết định sự hợp tác của khách hàng với công ty.
Mở rộng khách hàng từ tệp khách hàng cũ là một chiến lược hiệu quả và tiết kiệm chi phí Khi Công ty đã xây dựng được lòng tin và ấn tượng tốt với khách hàng trước đó, họ sẽ sẵn lòng giới thiệu khách hàng mới Tuy nhiên, để đạt được điều này, Công ty cần đảm bảo chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán phải cực kỳ tốt.
Để tìm kiếm khách hàng hiệu quả, nhân viên có thể sử dụng các công cụ như Google, website và mạng xã hội Họ nên tham gia vào các nhóm trên Facebook, Zalo và Instagram để tiếp cận các doanh nghiệp có nhu cầu về sản phẩm của công ty Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh cũng có thể thành lập một nhóm riêng cho các doanh nghiệp trong ngành bao bì và in ấn, với tên gọi như “Hội cùng giải quyết các vấn đề bao bì, in ấn” để nắm bắt nhu cầu và tình hình thị trường, từ đó thu hút khách hàng tiềm năng.
Như vậy, bộ phận sales sẽ tổng hợp được danh sách khách hàng tiềm năng để triển khai bước tiếp theo
Trường hợp thứ nhất, khách hàng không có nhu cầu: Đa phần khách hàng ở
- Trường hợp thứ hai, khách hàng có nhu cầu: Khách hàng quan tâm đến sản phẩm
Để tiến tới bước tiếp theo, việc đặt lịch hẹn gặp trực tiếp với khách hàng là rất quan trọng nhằm hiểu rõ hơn về nhu cầu và giới thiệu sản phẩm phù hợp Thông thường, nhân viên sẽ kết bạn qua Zalo để làm quen với khách hàng trước khi lên lịch hẹn gặp.
Thông qua quá trình tiếp cận khách hàng, hình thành nên ba nhóm đối tượng thuộc ba tình trạng như sau:
Tình trạng suspect là nhóm đối tượng mà phòng kinh doanh lần đầu tiếp xúc thông qua việc giới thiệu sản phẩm và thiết lập phương thức liên lạc Đây là những khách hàng tiềm năng mà công ty có khả năng bán hàng trong tương lai.
Tình trạng prospect đề cập đến nhóm đối tượng đã nắm bắt thông tin về công ty, đã nhận báo giá và có nhiều lần tiếp xúc nhưng chưa thực hiện đơn hàng Những người này đã hiểu biết khá rõ về công ty, cho thấy tiềm năng cao trong việc trở thành khách hàng trong tương lai.
- Tình trạng customer: Là nhóm đối tượng từ lúc bắt đầu đặt hàng và đối tượng đã từng mua sản phẩm, dịch vụ của Công ty
Công ty TNHH Tokin Electronics Việt Nam phục vụ khách hàng lâu năm, những người đã tin tưởng và mua sản phẩm từ công ty Để đáp ứng nhu cầu của từng nhóm đối tượng, công ty sẽ gửi bảng báo giá phù hợp, đảm bảo sự hài lòng và tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng.
Mỗi khách hàng được cấp một mã khách hàng riêng biệt để dễ dàng theo dõi Bảng báo giá là công cụ quan trọng mà người bán sử dụng để thông báo giá cả các sản phẩm và dịch vụ của công ty Bảng báo giá cần chứa đầy đủ thông tin như tên khách hàng, địa chỉ giao dịch, điều khoản thanh toán, tên mặt hàng, mã sản phẩm và giá bán Quy trình báo giá bao gồm 4 bước chính.
Bước đầu tiên trong quy trình báo giá là tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng Tại giai đoạn này, bộ phận bán hàng thường đã có thông tin về dự báo số lượng và loại sản phẩm mà khách hàng dự kiến sẽ đặt.
Bước 2: Phòng kinh doanh sẽ tiến hành tạo bảng báo giá và gửi đến khách hàng
Bước 3: Nhân viên bán hàng sẽ theo dõi, cập nhật tình hình từ khách hàng xem khách hàng có đồng ý với bảng báo giá không:
- Nếu khách hàng đồng ý: Khách hàng sẽ tiến hành gửi đơn đặt hàng đến bộ phận kinh doanh Chuyển đến giai đoạn tiếp theo
- Nếu khách hàng không đồng ý: Xin ý kiến trưởng phòng, xem xét có gửi báo giá mới không
ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH BÁN HÀNG
Quy trình bán hàng tối ưu là một quy trình được kiểm soát chặt chẽ, điều chỉnh các bước không hiệu quả và cải tiến các giai đoạn Việc xét duyệt trong các giai đoạn là rất quan trọng, nhưng nếu có quá nhiều người tham gia, sẽ dẫn đến sự không đồng nhất và làm chậm quá trình, gây mất thời gian và ấn tượng không chuyên nghiệp với khách hàng Do đó, công ty cần thiết lập kế hoạch xét duyệt mới, trong đó mỗi nội dung như công nợ, yêu cầu đặt hàng, xác nhận giao hàng và báo giá sẽ được báo cáo riêng biệt Nhân viên phụ trách sẽ tổng hợp các nội dung trong khoảng thời gian từ 11h đến 12h và từ 16h đến 17h để báo cáo, giúp các cấp quản lý cùng duyệt trong khung giờ nhất định Điều này giúp nhân viên chủ động hơn về thời gian và giảm bớt gánh nặng cho quản lý trong việc xét duyệt từng đơn lẻ.