Trong thời gian thực tập em được tiếp xúc với công việc giao nhận hàng hàng xuất nhập khẩu, bằng đường hàng không… tại Công ty em đã nhận thấy được một số nhược điểm vẫn còn tồn tại ở cá
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Hiện nay, các công ty Forwarder tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam đang trên đà phát triển, nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn Sau 3 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Việt Nam, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy một số nhược điểm trong quy trình như thời gian làm tờ khai hải quan kéo dài và phát sinh chi phí không cần thiết Với mong muốn áp dụng kiến thức để phân tích và tìm ra nguyên nhân của những nhược điểm này, tôi đã quyết định chọn đề tài “Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty Bưu chính Cổ phần VTSPOST” nhằm đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty.
2 Mục tiêu của đề tài, phạm vi nghiên cứu
Công ty Bưu Chính VTSPOST đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế với nhiều thách thức và cơ hội Quy trình giao nhận tại công ty này cần được đánh giá một cách toàn diện để cải thiện hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ Việc phân tích thực trạng hoạt động giao nhận sẽ giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa quốc tế.
2 Đưa ra giải pháp để hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty
Cổ phần Bưu Chính VTSPOST.
• Phạm vi nghiên cứu Không gian: Công ty Cổ phần Bưu Chính VTSPOST.
Thời gian: Số liệu thông tin thu thập từ năm 2020 đến năm 2022.
Phương pháp thống kê mô tả được sử dụng để phân tích và mô tả cơ cấu tổ chức, chức năng của từng bộ phận, hoạt động kinh doanh, cũng như tình hình giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty trong thời gian nghiên cứu Bên cạnh đó, việc thống kê số liệu của Công ty qua các năm cũng được thực hiện để cung cấp cái nhìn tổng quan về sự phát triển và hiệu quả hoạt động.
Phương pháp quan sát và trao đổi được áp dụng để nghiên cứu quy trình kinh doanh và các hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post Qua việc quan sát thực tế và thảo luận, chúng tôi đã làm rõ những thắc mắc cũng như thu thập thông tin cần thiết về hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc thu thập và phân tích thông tin liên quan đến đề tài từ các nguồn như văn bản Luật Thương mại, Nghị định của Chính Phủ và giáo trình Những thông tin này sẽ được sử dụng làm cơ sở để so sánh với thực tế nghiên cứu, từ đó nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của kết quả nghiên cứu.
Phương pháp thu thập và xử lý số liệu bao gồm việc thu thập các chứng từ và báo cáo tài chính từ năm 2020 đến 2022, cùng với thông tin cần thiết từ phòng Kinh doanh Mục tiêu là phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post.
Phương pháp phân tích và tổng hợp được áp dụng để hệ thống hóa các số liệu thu thập, từ đó xác định những ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post Bài viết cũng đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình này.
4 Mô tả vị trí thực tập
Với vai trò Thực tập sinh kinh doanh, tôi đã có cơ hội quý báu để tiếp xúc và học hỏi kinh nghiệm phong phú trong việc xử lý công việc từ các anh chị và cô chú nhân viên.
Thực tập sinh kinh doanh tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm tư vấn khách hàng về các gói sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp Họ tham gia ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng Ngoài ra, thực tập sinh còn lập kế hoạch kinh doanh và báo cáo kết quả cho cấp trên, tìm kiếm khách hàng mới, khai thác thông tin từ dữ liệu khách hàng hiện có và liên lạc để tư vấn, giới thiệu sản phẩm.
5 Nội dung bài báo cáo: gồm có 4 phần
Phần 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post
Phần 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận của doanh nghiệp
Phần 4: Bài học cho sinh viên
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA QUỐC TẾ TẠI CÔNG TY BƯU CHÍNH VTSPOST
Giới thiệu về Công ty bưu chính VTSPOST
2.1.1 Thông tin chung về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Việt Nam, tên quốc tế là VTS VN POSTAL ,JSC, được thành lập vào ngày 10/09/2015 Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 10, Phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam, với ông Đỗ Mạnh Dũng là đại diện pháp luật Công ty hoạt động theo hình thức công ty cổ phần ngoài Nhà nước và có website chính thức tại https://vtspost.com/.
Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Việt Nam
Nguồn: Phòng hành chính -nhân sự
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Bưu chính VTS là đơn vị vận chuyển và chuyển phát nhanh chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, chuyển phát trong nước và quốc tế, cũng như cho thuê kho bãi và dịch vụ logistics Sau thời gian phát triển, vị thế của Bưu chính VTS tại Việt Nam ngày càng được khẳng định trên thị trường, với giá trị cốt lõi cho cổ đông không ngừng gia tăng Từ năm 2016 đến 2019, công ty đã bước vào hoạt động ổn định và quyết định mở văn phòng để mở rộng quy mô.
Các mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển
• Năm 2015: Thành lập Công ty gồm 6 thành viên tại Tổ 10, Phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, Thủ đô Hà Nội, Việt Nam
Từ năm 2016 đến 2019, công ty đã hoạt động ổn định và ban lãnh đạo quyết định thành lập văn phòng đại diện tại địa chỉ Số 20, đường Trung Yên 12, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Từ năm 2019 đến 2021, công ty đã mở rộng mạng lưới kinh doanh bằng cách thiết lập hai văn phòng mới tại Thành phố Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Điều này thể hiện khát vọng vươn xa hoạt động kinh doanh ra toàn quốc và khẳng định vị thế trong thị trường vận chuyển cạnh tranh tại Việt Nam.
Công ty đã liên tục tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong suốt quá trình hoạt động và phát triển, đồng thời số lượng nhân sự cũng gia tăng nhờ việc mở rộng hoạt động kinh doanh.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Mô hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy trực tuyến chức năng, trong đó giám đốc đóng vai trò chỉ huy trực tiếp các phòng ban như Kế toán, Kế hoạch và Kinh doanh.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý
Giám đốc công ty là người đứng đầu điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày, quyết định các chính sách, mục tiêu chiến lược và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như phương án đầu tư Họ cũng có thẩm quyền quyết định lương và phụ cấp cho nhân viên, bao gồm cả cán bộ quản lý được bổ nhiệm.
Phó Giám Đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của Công ty theo sự phân công Họ chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc trước Giám đốc Đồng thời, Phó Giám Đốc cũng chỉ đạo và giám sát các hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng hành chính – nhân sự
Quản lý và thực hiện chế độ kế toán – thống kê, cùng với việc kiểm tra và hướng dẫn, là nhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý tài chính và tài sản theo quy định của Nhà nước và quy chế của Công ty Đảm bảo nguồn tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch là cần thiết để bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các thành viên Đồng thời, hỗ trợ giám đốc trong công tác kế toán thống kê và thông tin kinh tế cũng như các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính là một phần không thể thiếu.
Tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty và phát triển thị trường theo chiến lược lãnh đạo Lập kế hoạch kinh doanh cho các dịch vụ và nguồn nguyên liệu Nghiên cứu, phát triển và thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu Đề xuất và tham mưu cho ban lãnh đạo về các hoạt động kinh doanh Tham gia xây dựng hệ thống quản lý sản lượng và chất lượng Nhận mục tiêu từ giám đốc, xây dựng chiến lược kinh doanh và theo dõi thực hiện mục tiêu Cập nhật dữ liệu hoạt động bộ phận kinh doanh để báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo.
Quản lý giá cước vận chuyển và các khoản phí liên quan trong lĩnh vực vận tải là rất quan trọng Cần điều hành hoạt động, sắp xếp hàng hóa và bố trí phương tiện vận tải để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra theo kế hoạch Đồng thời, việc kiểm tra và bảo dưỡng xe định kỳ cũng cần được thực hiện để đảm bảo phương tiện luôn trong tình trạng tốt, phục vụ hiệu quả nhu cầu vận chuyển.
Thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay từ khi nhận thông tin hàng từ khách hàng cho đến khi hoàn tất giao hàng Kiểm tra hàng hóa trước khi giao nhận để bảo vệ quyền lợi của khách hàng Lưu trữ tờ khai hải quan và các chứng từ xuất khẩu liên quan.
2.1.4 Giới thiệu sản phẩm của Công ty
Công ty Cổ phần Bưu chính VTS POST cung cấp đa dạng các dịch vụ vô hình nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng thay đổi của khách hàng Các dịch vụ chủ yếu hiện nay của công ty bao gồm nhiều lựa chọn phong phú, phục vụ tốt nhất cho yêu cầu của người tiêu dùng.
Các dịch vụ bưu chính
Chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện và hàng hóa trong nước và quốc tế là dịch vụ quan trọng, với nhiều quốc gia truyền thống như Trung Quốc, Singapore, Canada, Đài Loan và Mỹ Các hình thức chuyển phát phổ biến bao gồm chuyển phát nhanh, dịch vụ thu tiền khi nhận hàng (COD) và chuyển phát hỏa tốc.
Thực trạng hoạt động giao nhận quốc tế bằng đường hàng không theo quy trình do Công ty thiết lập
do Công ty thiết lập
2.2.1 Tìm kiếm đối tác trong quá trình vận chuyển bằng đường hàng không
Tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS POST, phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng Để thu hút khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh cần thu thập thông tin cần thiết như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu Những thông tin này có thể được tìm thấy trên các trang thương mại điện tử như Alibaba và Amazon Sau khi có danh sách khách hàng, nhân viên sẽ giới thiệu dịch vụ qua điện thoại hoặc email Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đường hàng không, nhân viên sẽ lập báo giá và tiến hành ký hợp đồng Sau khi ký kết, phòng kinh doanh sẽ chuyển giao công việc cho phòng giao nhận và tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới, đặc biệt là các doanh nghiệp cần hỗ trợ trong quy trình xuất nhập khẩu để tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2.2 Nhận hàng từ khách hàng
Tùy thuộc vào kích thước kiện hàng của khách hàng, Công ty sẽ tổ chức phương tiện vận tải phù hợp đến địa chỉ đã cung cấp để thu gom hàng hóa.
Phòng vận tải sẽ đảm nhận việc quản lý vận chuyển hàng hóa, đồng thời Công ty cần nắm rõ trọng lượng của kiện hàng và lô hàng để tránh tình trạng quá tải hoặc khai báo sai, nhằm tránh phát sinh chi phí từ hải quan.
2.2.3 Làm thủ tục xuất khẩu
Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Việt Nam sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các chứng từ:
Bảng kê chi tiết hàng hóa hoặc phiếu đóng gói
Bản lược khai hàng hóa
Khi nhận đủ chứng từ xuất khẩu từ khách hàng, nhân viên phòng giao nhận sẽ mở tờ khai cho lô hàng Họ cần điền đầy đủ thông tin trên phần mềm khai báo điện tử ECUS5, yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận để tránh sai sót Sau khi truyền tờ khai chính thức, hệ thống hải quan sẽ xử lý và thông quan lô hàng Cuối cùng, nhân viên sẽ lấy kết quả phân luồng để hoàn tất quá trình thông quan.
Hình 2.4 Sơ đồ quy trình thực hiện thủ tục hải quan tại Công ty Cổ phần Bưu chính VTS POST (Nguồn: Phòng giao nhận)
Quá trình khai hải quan cần được thực hiện nhanh chóng để tránh phát sinh vấn đề Nếu khai trễ, hàng hóa có thể phải chờ ngày hôm sau để xuất đi, dẫn đến tăng chi phí lưu kho và lưu bãi, cũng như có khả năng phải nộp phạt do chậm trễ trong khai hải quan.
2.2.4 Hãng hàng không chuyển hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu
Công ty theo dõi chặt chẽ tiến trình vận chuyển các lô hàng dầu xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường hàng không Để cập nhật tình hình vận chuyển, Công ty sử dụng website của hãng hàng không, đăng nhập bằng số container, số vận đơn và số tờ khai, nhằm đảm bảo thông tin lô hàng luôn được nắm bắt kịp thời và không gặp phải tình trạng xấu.
2.2.5 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các chứng từ cần thiết như Invoice, Packing list và Bill of Lading theo hợp đồng Việc này rất quan trọng cho khai báo hải quan và nhận hàng Trước khi lập tờ khai, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sai sót, nhân viên phải yêu cầu khách hàng chỉnh sửa để đảm bảo đúng đắn của chứng từ, tiến độ nhận hàng và có đầy đủ chữ ký cùng dấu của người xuất khẩu.
Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để thực hiện khai báo hải quan điện tử, tương tự như thủ tục hải quan xuất khẩu Nhân viên khai báo hải quan sẽ nhập thông tin tờ khai dựa trên hợp đồng thương mại, vận đơn, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Sau khi nhận kết quả xác nhận tờ khai được chấp nhận thông quan, nhân viên khai báo của Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post sẽ truy cập vào mục “Kết quả xử lý tờ khai” để in tờ khai hải quan điện tử.
Sau khi nhân viên chứng từ tập hợp và xác minh thông tin trên chứng từ, họ sẽ liên hệ với nhân viên giao nhận để bàn giao chứng từ Nhân viên giao nhận sẽ đến địa điểm dỡ hàng của phương tiện vận chuyển để hoàn tất quy trình nhận hàng tại kho TCS.
Bộ chứng từ mà nhân viên chứng từ bàn giao cho nhân viên giao nhận bao gồm:
• Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu: 2 bản chính
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp : 03 bản chính
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): (sao y bản chính)
• Packing list: (sao y bản chính)
• Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (sao y bản chính)
• Air waybill (sao y bản chính)
• Giấy ủy quyền ( sao y bản chính)
• Phiếu đăng ký kiểm hóa
Sau khi nhận hàng tại kho TCS, nhân viên giao nhận sẽ liên lạc với phòng vận tải của Công ty để điều phối xe đưa hàng về kho của khách hàng Đồng thời, họ sẽ thông báo cho khách hàng biết hàng đang di chuyển đến kho để chuẩn bị tiếp nhận Khi hàng hóa được kiểm tra và xác nhận đúng theo chứng từ, nhân viên đại diện sẽ hoàn tất quy trình giao nhận.
2 bên sẽ ký vào biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh rằng hàng hóa đã được giao.
2.2.7 Lưu hồ sơ xuất nhập để đề phòng sự cố không mong muốn
Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền nhân viên bộ phận chứng từ bàn giao chứng từ cho khách hàng bao gồm:
• Vận đơn đường hàng không (Airway bill)
• Hợp đồng thương mại (bản chính )
• Commercial Invoice/Packing List (bản gốc)
• Tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu (bản chính)
Bên Công ty Cổ phần Bưu chính VTS Post sẽ lưu giữ hồ sơ gồm: bản sao của các chứng từ trên.
Thực trạng hoạt động giao nhận quốc tế bằng đường biển theo quy trình của Công ty
2.3.1 Tìm kiếm đối tác trong quá trình vận chuyển đường biển
Trong quá trình tìm kiếm đối tác vận chuyển hàng hóa quốc tế, phòng Kinh doanh đóng vai trò chủ chốt Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam ưu tiên giao nhận hàng hóa bằng đường biển nhờ vào chi phí vận chuyển thấp và khả năng chuyên chở khối lượng lớn Điều này giúp công ty dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn so với dịch vụ đường hàng không Để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển, công ty thực hiện việc thu thập thông tin từ các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các doanh nghiệp xuất khẩu Việc này được thực hiện thông qua tìm kiếm trên internet và liên hệ trực tiếp với khách hàng tiềm năng qua email và điện thoại, giới thiệu sản phẩm dịch vụ cùng với bảng giá cạnh tranh Nếu khách hàng không chấp nhận giá, nhân viên kinh doanh sẽ đề xuất đàm phán lại để đạt được sự đồng thuận.
Công ty cung cấp 17 lợi ích cho cả hai bên, giúp tăng lượng khách hàng mà không ảnh hưởng đến lợi nhuận Sau khi thỏa thuận giá cả, công ty sẽ lập hợp đồng với khách hàng, nêu rõ các điều khoản và trách nhiệm của hai bên Phòng kinh doanh sẽ triển khai đơn hàng đã ký kết cho các bộ phận liên quan để thực hiện hợp đồng.
2.3.2 Đặt chỗ và cấp container rỗng
Khi xuất khẩu theo điều kiện nhóm D, C, Công ty có trách nhiệm thuê tàu cho khách hàng, lựa chọn hãng tàu dựa trên nhiều yếu tố như giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường và thời gian vận chuyển Công ty sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu để tìm line và đặt tàu theo bảng giá Ngược lại, đối với các lô hàng theo điều kiện nhóm E, F, nhiệm vụ thuê tàu thuộc về nhà nhập khẩu, họ sẽ chỉ định hãng tàu để Công ty thực hiện việc booking và các thủ tục giao nhận container.
Nhân viên giao nhận chuẩn bị phương tiện vận tải và đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy container Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ bao gồm packing list container, seal tàu, vị trí cấp container và lệnh cấp container có chữ ký của điều độ cảng Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container, người sẽ đến bãi chỉ định của hãng tàu, xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, thanh toán phí nâng container và nhận container rỗng để vận chuyển đến kho của người xuất khẩu.
2.3.3 Chuẩn bị các chứng từ, làm thủ tục thông quan xuất khẩu
Với sự tiến bộ của công nghệ, ngành hàng hải vận tải đã tích cực áp dụng các thiết bị khoa học kỹ thuật vào quy trình nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong hoạt động vận chuyển Sự chuyển mình này không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Phương thức khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu bằng phần mềm ECUS5-VNACCS đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian Nhân viên chỉ cần cập nhật dữ liệu tờ khai vào phần mềm tại trụ sở, sau đó gửi đến cơ quan hải quan qua hệ thống Khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp sẽ nhận được số tiếp nhận hồ sơ hải quan cùng với số tờ khai điện tử, và in ra để kẹp vào bộ hồ sơ Bộ hồ sơ hải quan bao gồm các chứng từ cần thiết.
- Hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Giấy báo kết quả kiểm tra chuyên ngành.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể, các bộ hồ sơ hải quan cần được bổ sung thêm một số chứng từ khác.
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin trên tờ khai xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ tiến hành truyền dữ liệu khai báo hải quan điện tử Khi khai báo thành công, hệ thống tiếp nhận hải quan điện tử sẽ tự động phản hồi kết quả cho doanh nghiệp Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo dựa trên kết quả xử lý tờ khai từ cơ quan hải quan.
- Số tờ khai chính thức.
- Kết quả phân luồng tờ khai.
- Hướng dẫn của cơ quan hải quan
Sau khi nhận lại tờ khai đã được đóng dấu xác nhận thông quan từ chi cục hải quan, nhân viên giao nhận cần bổ sung tên tàu, số chuyến, số kiện và trọng lượng Việc này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh lý tờ khai tại cảng.
2.3.4 Làm thủ tục thông quan nhập khẩu
Nhân viên bộ phận chứng từ thực hiện khai hải quan điện tử cho lô hàng hợp đồng qua phần mềm ECUS VNACCS/VCIS, đồng thời phối hợp với nhân viên giao nhận để chuẩn bị hồ sơ cần thiết Để hoàn tất thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu, bộ chứng từ đầy đủ bao gồm thông báo hàng đến, giấy gửi hàng đường biển và hóa đơn thương mại.
2.3.5 Vận chuyển hàng hóa ra cảng, bốc xếp hàng hóa cảng và thực hiện xếp container lên tàu
Sau khi hoàn tất bước đóng hàng, nhân viên giao nhận sẽ điều động tài xế vận chuyển container đến bãi tập kết được quy định trên booking confirmation
Bảng 2.2 Quy trình giao container hàng xuất vào bãi
Khi tài xế thông báo đã đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành khai báo lô hàng và thanh toán phí điều động xe nâng cùng phí hạ bãi trên hệ thống Eport Sau khi hoàn tất khai báo, chúng tôi sẽ cung cấp số lô hàng cho tài xế vận chuyển để thực hiện các bước tiếp theo.
Sau khi có vị trí hạ container, xe sẽ di chuyển vào vị trí hạ theo như thông báo của nhân viên cảng.
Sau khi hoàn tất các bước vận chuyển xe container, tài xế cần thực hiện bước thanh lý tờ khai vào sổ tàu, điều này rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu Nếu tờ khai thanh lý không được thực hiện kịp thời hoặc sau thời gian quy định của hãng tàu (closing time), toàn bộ lô hàng container sẽ bị trì hoãn và phải chờ chuyến tàu tiếp theo để xuất khẩu Hậu quả là sẽ phát sinh thêm phí và gây chậm trễ trong thời gian giao hàng cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành thanh lý tờ khai vào sổ tàu tại cảng bằng cách nộp Tờ khai mã vạch và Tờ khai xuất khẩu cho nhân viên cảng Sau khi hoàn tất, nhân viên cảng sẽ trả lại tờ khai và phiếu xác nhận Nhân viên giao nhận ký tên vào phiếu xác nhận, giữ lại tờ màu vàng và trả lại tờ màu trắng Quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng đã hoàn tất, và từ giờ cảng sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ container hàng xuất của công ty cho đến khi giao lên tàu.
2.3.6 Vận chuyển hàng hóa từ Cảng về kho
Tài xế nhận hàng từ cảng và vận chuyển về kho của khách hàng Sau khi giao hàng và lấy hàng ra khỏi container, tài xế phải trả container rỗng về bãi quy định của Công ty cảng Khi hoàn tất việc trả container, tài xế nhận 'Phiếu giao nhận container' và gửi lại cho phòng vận tải, trong đó ghi rõ số xe kéo container, số container, kích cỡ, cùng thời gian và thời điểm vào cổng.
2.3.7 Gửi hướng dẫn lập Bill cho các đơn vị liên quan
2.3.8 Nhận lại Bill gốc và gửi Bill cho người xuất khẩu, nhập khẩu.
Đánh giá và nhận xét quy trình thực hiện giao nhận tại Công ty
2.4.1 Ưu điểm của việc thực hiện quy trình tại Công ty Đầu tiên là đối với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS,với sự nâng cấp lên phiên bản 5, đã hỗ trợ cho các công ty một cách triệt để Sự nâng cấp này đã giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ khai hải quan đã trở nên phổ biến và dễ dàng thao tác hơn, giúp tiết kiệm thời gian, thông quan hàng hoá tự động, khai bổ sung thuế sau thông quan. Đầu tiên, Công ty đã thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế theo đúng yêu cầu của nhà nước nói chung và quy định của Tổng Cục Hải Quan nói riêng Công ty đã xây dựng được một quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế hợp lý, đầy đủ và việc hướng dẫn thực hiện thể chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu Các khâu trong quy trình đã được phân chia rõ ràng, hợp lý, có tính khoa học và hiệu quả cao Gói dịch vụ công ty thực hiện bao gồm tất cả các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng Khi xảy ra thay đổi, bổ sung trong quy trình giao nhận, Công ty đều cập nhật kịp thời tới đội ngũ nhân viên.
Công ty đã xây dựng hình ảnh uy tín và tốt đẹp nhờ quy trình làm việc rõ ràng và nhanh chóng, tạo niềm tin với khách hàng, đại lý vận chuyển trong nước, đối tác quốc tế và các cơ quan quản lý Nhà nước Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn duy trì lượng khách hàng ổn định, đồng thời mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng mới thông qua sự giới thiệu từ khách hàng cũ.
2.4.2 Nhược điểm của việc thực hiện quy trình tại Công ty
Hiện tại, quy trình khai báo Hải quan của công ty gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc chậm trễ và sai sót không đáng có, gây ảnh hưởng đến các hợp đồng khẩn cấp và tốn kém chi phí trong những dịp lễ và cuối năm Việc tranh luận về mã H.S tiêu tốn thời gian và chi phí “thống nhất” giữa hải quan và nhân viên giao nhận Thêm vào đó, nhân viên giao nhận chưa hiểu rõ về tính năng, công dụng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo và chất liệu của lô hàng, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng và gia tăng chi phí.
Nhân viên giao nhận thường gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục, đặc biệt khi thiếu chứng từ hoặc khi các chứng từ không hợp lệ Điều này không chỉ làm kéo dài thời gian giao hàng mà còn dẫn đến chi phí phát sinh và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín với khách hàng.
Quy trình giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố như hải quan, hãng tàu, hãng hàng không và các cơ quan cấp chứng từ, khiến cho quy trình trở nên phức tạp và tốn thời gian, chi phí Để tránh sai sót trong chứng từ, cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa nhân viên bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận.
Hiện tại, Công ty đang gặp khó khăn do số lượng xe đầu kéo container hạn chế, dẫn đến việc vận chuyển container về kho khách hàng và đưa hàng đến địa điểm tập kết phải phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài Điều này không chỉ làm phát sinh chi phí thuê xe mà còn ảnh hưởng đến tiến độ làm việc.
Thường mắc phải sai sót khi lập bộ chứng từ như lỗi cẩu thả của nhân viên văn phòng, của văn thư về đánh máy, in ấn, chính tả.
Công ty chưa có bộ phận Marketing chuyên nghiên cứu thị trường tiềm năng, dẫn đến việc bộ phận kinh doanh hiện tại chủ yếu hoạt động theo bản năng Họ chỉ tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới, khai thác khách hàng hiện tại, duy trì nguồn hàng và chăm sóc khách hàng cũ.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA
Một số giải pháp cho công ty nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và thực hiện hoạt động giao nhận của doanh nghiệp
Trong ngành giao nhận, sự gia tăng nhu cầu của khách hàng đã dẫn đến sự xuất hiện của nhiều nhà cung cấp dịch vụ mới và cạnh tranh ngày càng gay gắt Để tồn tại và phát triển trên thị trường, các doanh nghiệp cần nâng cao năng lực cạnh tranh, từ đó cải thiện uy tín thương hiệu và sự tin cậy từ khách hàng Việc này không chỉ giúp mở rộng quy mô hoạt động mà còn tăng cường hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao sức cạnh tranh của công ty.
Nâng cao nghiệp vụ và trình độ của nhân viên
Để nâng cao kỹ năng cho nhân viên trong thời đại 4.0, công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp học đào tạo về công nghệ và kỹ năng nghiệp vụ Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, vì vậy việc đầu tư vào đào tạo là cần thiết Công ty cũng nên áp dụng các chính sách khen thưởng để khích lệ nhân viên, tạo động lực làm việc và phát huy tối đa khả năng của họ Đồng thời, việc thu hút nhân tài từ các trường đại học chuyên ngành logistics thông qua các buổi học ngoại khóa cũng rất quan trọng để bổ sung nguồn lực cho công ty.
24 học bổng dành cho sinh viên xuất sắc nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, thường xuyên đăng tuyển trên các kênh truyền thông để chiêu dụ nhân tài Đồng thời, tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi từ những người có kinh nghiệm, tự tìm hiểu về các thay đổi trên thị trường và cập nhật kiến thức mới trong ngành giao nhận vận tải.
Nhân viên hiện trường cần chủ động cập nhật các quy định, quyết định, thông tư và văn bản mới để kịp thời thông báo cho khách hàng về những thay đổi Bên cạnh đó, việc theo dõi thông tin về tỷ giá, phí, lệ phí từ hãng tàu và lịch trình tàu là rất quan trọng nhằm tránh sai sót và rủi ro không đáng có.
Nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Để thu hút khách hàng mới, công ty cần thường xuyên triển khai các chính sách marketing hiệu quả Mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên sẽ giúp cải thiện quy trình dịch vụ, tối ưu hóa chi phí và thời gian cho khách hàng Ngoài việc tìm kiếm khách hàng mới, việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ cũng rất quan trọng Công ty nên thu thập phản hồi về chất lượng dịch vụ để cải thiện những điểm yếu và phát huy những điểm mạnh Thực hiện các chương trình ưu đãi, tri ân và tặng quà cho khách hàng thân quen sẽ giúp gia tăng sự trung thành của họ.
Quản lý thông tin khách hàng, nhà cung ứng và tích hợp hệ thống thông tin
Công ty cần phát triển một hệ thống thông tin tích hợp cho quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, bao gồm các bước như báo giá, yêu cầu xếp hàng, đặt chỗ, lệnh nhận và xuất hàng, cũng như quản lý kho và kế toán Hệ thống này sẽ giúp công ty theo dõi tiến độ các lô hàng một cách hiệu quả và liên kết toàn bộ quy trình thông tin, từ đó nâng cao khả năng quản lý và vận hành Đầu tư vào cơ sở vật chất cũng là yếu tố quan trọng để hỗ trợ cho hệ thống này.
Để vay vốn từ ngân hàng, việc xây dựng uy tín là rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Hệ thống công nghệ thông tin của công ty cần được đầu tư và nâng cấp, nhằm đáp ứng tốt hơn cho các trang thiết bị và mở rộng hoạt động kinh doanh.
VTS Post cần rà soát và lập kế hoạch đầu tư cho các phương tiện vận tải nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Để đảm bảo hoạt động vận chuyển luôn sẵn sàng cho mọi tình huống, VTS Post cũng cần hợp tác với các doanh nghiệp trong ngành vận tải, nhằm hỗ trợ khi không đủ phương tiện hoặc sử dụng các phương tiện chuyên dụng của đối tác mà chưa kịp đầu tư.
Tại VTS Post, việc trang bị thiết bị hỗ trợ bốc dỡ và nâng hạ hàng hóa tại các cửa kho, khu vực lấy hàng và giao hàng là vô cùng cần thiết Việc thuê thiết bị từ các doanh nghiệp bên ngoài có thể làm ảnh hưởng đến thời gian xếp dỡ và chất lượng hàng hóa Do đó, đầu tư vào các thiết bị này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ, đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.