Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty bưu chính vtpost

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: MAI ANH THI MSSV: 1954082081 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ TẠI CƠNG TY BƯU CHÍNH VTSPOST Ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Ngọc Tú Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Để hồn thiện báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn đến anh chị cơng ty bưu VTSPOST giúp đỡ em suốt tháng thực tập vừa qua tạo điều kiện cho em học tập, rèn luyện thu thập thông tin để làm báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn đến cô Lê Thị Ngọc Tú hướng dẫn, chỉnh sửa góp ý để em hồn thiện báo cáo tốt Tuy nhiên, kiến thức kinh nghiệm hạn chế, em tin báo cáo khơng tránh khỏi sai sót Kính mong q thầy đóng góp ý kiến để em hồn thiện lỗi sai báo cáo sau MỤC LỤC PHẦN 1: PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ TẠI CƠNG TY BƯU CHÍNH VTSPOST 2.1 Giới thiệu Cơng ty bưu VTSPOST 2.1.1 Thông tin chung doanh nghiệp 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 2.1.4 Giới thiệu sản phẩm Công ty 2.1.5 Kết hoạt động kinh doanh Công ty lĩnh vực giao nhận giai đoạn 2020-2022 2.2 Thực trạng hoạt động giao nhận quốc tế đường hàng không theo quy trình Cơng ty thiết lập 12 2.2.1 Tìm kiếm đối tác trình vận chuyển đường hàng không 12 2.2.2 Nhận hàng từ khách hàng 12 2.2.3 Làm thủ tục xuất 13 2.2.4 Hãng hàng khơng chuyển hàng hóa xuất nhập 14 2.2.5 Làm thủ tục hải quan nhập 14 2.2.6 Đưa hàng kho 14 2.2.7 Lưu hồ sơ xuất nhập để đề phòng cố không mong muốn 15 2.3 Thực trạng hoạt động giao nhận quốc tế đường biển theo quy trình Cơng ty 16 2.3.1 Tìm kiếm đối tác trình vận chuyển đường biển 16 2.3.2 Đặt chỗ cấp container rỗng 17 2.3.3 Chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục thông quan xuất 17 2.3.4 Làm thủ tục thông quan nhập 18 2.3.5 Vận chuyển hàng hóa cảng, bốc xếp hàng hóa cảng thực xếp container lên tàu 19 2.3.6 Vận chuyển hàng hóa từ Cảng kho 20 2.3.7 Gửi hướng dẫn lập Bill cho đơn vị liên quan 20 2.3.8 Nhận lại Bill gốc gửi Bill cho người xuất khẩu, nhập 20 2.4 Đánh giá nhận xét quy trình thực giao nhận Công ty 21 2.4.1 Ưu điểm việc thực quy trình Cơng ty 21 2.4.2 Nhược điểm việc thực quy trình Cơng ty 22 PHẦN 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN CỦA DOANH NGHIỆP 23 3.1 Một số giải pháp cho công ty nhằm nâng cao hiệu tổ chức thực hoạt động giao nhận doanh nghiệp 23 PHẦN 4: KẾT LUẬN 26 4.1 Tóm tắt học sinh viên học từ doanh nghiệp 26 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm giúp sinh viên cải thiện tương lai 27 DANH MỤC THAM KHẢO PHẦN 1: PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện công ty Forwarder Việt Nam mọc lên nấm để phục vụ nhu cầu xuất nhập hàng hóa từ Việt Nam nước ngồi, số lượng doanh nghiệp vừa nhỏ lớn nên công ty đặc biệt trọng đến dịch vụ giao nhận, gom hàng, xuất hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL) đường biển, đường hàng không Kim ngạch xuất nhập Việt Nam ngưỡng bắt đầu phát triển nên hẳn không tránh khỏi khó khăn, trở ngại Đặc biệt, sau thời gian tháng có hội thực tập trực tiếp Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Việt Nam Tại em học hỏi nhiều điều rút cho riêng mình, học kinh nghiệm quý báu trình làm việc học hỏi từ anh chị Công ty Trong thời gian thực tập em tiếp xúc với công việc giao nhận hàng hàng xuất nhập khẩu, đường hàng không… Công ty em nhận thấy số nhược điểm tồn khâu quy trình việc làm tờ khai hải quan bị nhiều thời gian, phát sinh chi phí khơng đáng có, hay khâu tiếp nhận thơng tin lơ hàng cịn gặp trục trặc chứng từ làm nhiều thời gian.Với mong muốn dùng kiến thức thân để phân tích tìm nguyên nhân gây nhược điểm từ đưa giải pháp hồn thiện hoạt động giao nhận quốc tế Công ty giúp tăng hiệu công việc tiết kiệm thời gian chi phí Cơng ty, nên em định chọn đề tài “Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Bưu Cổ phần VTSPOST” Mục tiêu đề tài, phạm vi nghiên cứu • Mục tiêu nghiên cứu Phân tích mơ tả thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Bưu Chính VTSPOST Đánh giá nhận xét quy trình thực giao nhận Cơng ty Bưu Chính VTSPOST Đưa giải pháp để hồn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Cổ phần Bưu Chính VTSPOST • Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: Cơng ty Cổ phần Bưu Chính VTSPOST Thời gian: Số liệu thông tin thu thập từ năm 2020 đến năm 2022 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thống kê mô tả: Từ thông tin thu thập được, mô tả lại máy quản lý, chức phận, kinh doanh tình hình giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty thời gian nghiên cứu Thống kê số liệu Công ty qua năm Phương pháp quan sát, trao đổi: Tiến hành quan sát quy trình kinh doanh, hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty trao đổi thắc mắc, thông tin hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, nghiên cứu thông tin liên quan đến đề tài từ văn Luật Thương mại, Nghị định – Chính Phủ, giáo trình để làm sở so sánh với thực tế nghiên cứu Phương pháp thu thập xử lý số liệu:Thu thập số liệu, chứng từ, báo cáo tài từ năm 2020 – 2022 thơng tin cần thiết từ phịng Kinh doanh để phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ số liệu thu thập được, tiến hành tổng hợp có hệ thống từ đưa ưu điểm, nhược điểm đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post Mơ tả vị trí thực tập Với vị trí thực tập Thực tập sinh kinh doanh, em may mắn có hội tiếp xúc học hỏi kinh nghiệm xử lý công việc phong phú từ cô chú, anh chị nhân viên phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post Cơng việc thực tập sinh kinh doanh mà em đảm nhận bao gồm công việc sau đây: Tư vấn khách hàng gói sản phẩm, dịch vụ kinh doanh, hàng hóa mà Công ty phân phối, Tham gia ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, Lập kế hoạch kinh doanh báo cáo kinh doanh với cấp trên, Tìm kiếm cho cơng ty khách hàng mới, Khai thác nguồn liệu thông tin khách hàng có, Liên lạc với khách hàng để tư vấn giới thiệu sản phẩm Nội dung báo cáo: gồm có phần Phần 1: Mở đầu Phần 2: Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post Phần 3: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận doanh nghiệp Phần 4: Bài học cho sinh viên PHẦN 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA QUỐC TẾ TẠI CƠNG TY BƯU CHÍNH VTSPOST 2.1 Giới thiệu Cơng ty bưu VTSPOST 2.1.1 Thơng tin chung doanh nghiệp Tên thức Công ty Công ty Cổ phần Bưu VTS Việt Nam thành lập ngày 10/09/2015 với tên quốc tế VTS VN POSTAL ,JSC Địa trụ sở thuộc Tổ 10, Phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam ông Đỗ Mạnh Dũng đứng làm đại diện pháp luật Cơng ty hoạt động theo loại hình Cơng ty cổ phần Nhà nước với địa Website: https://vtspost.com/ Hình 2.1 Logo Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Việt Nam Nguồn: Phịng hành -nhân 2.1.2 Q trình hình thành phát triển Bưu VTS đơn vị vận chuyển, chuyển phát nhanh chuyên kinh doanh dịch vụ: Giao nhận vận chuyển hàng hóa, chuyển phát nhanh nước quốc tế, chuyên tuyến quốc tế, cho thuê kho bãi, dịch vụ logistics Sau thời gian xây dựng phát triển, vị Bưu VTS Việt Nam ngày khẳng định thị trường Giá trị cốt lõi cho cổ đông ngày tăng cao liên tục tích lũy Năm 2016-2019: Cơng ty dần bước vào hoạt động ổn định ban lãnh đạo định mở văn phịng Các mốc quan trọng q trình hình thành phát triển • Năm 2015: Thành lập Cơng ty gồm thành viên Tổ 10, Phường Yên Nghĩa, Quận Hà Đông, Thủ đô Hà Nội, Việt Nam • Năm 2016-2019: Cơng ty bước vào hoạt động ổn định ban lãnh đạo định mở văn phòng đại diện văn phòng giao dịch: Số 20, đường Trung Yên 12, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, thủ Hà Nội • Năm 2019-2021: Cơng ty bắt đầu mở rộng thêm mạng lưới kinh doanh mình, thiết lập thêm văn phòng Thành phố Đà Nẵng Thành phố Hồ Chí Minh từ thêm khẳng định khát vọng mở rộng hoạt động kinh doanh tồn quốc có chỗ đứng thị trường vận chuyển đầy khốc liệt Việt Nam • Trong q trình hoạt động phát triển mình, Cơng ty không ngừng tăng trưởng doanh thu lợi nhuận, số lượng nhân không ngừng tăng trưởng theo việc mở rộng hoạt động kinh doanh 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơng ty Mơ hình tổ chức cấu máy quản lý Cơng ty Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Nguồn: Phịng hành – nhân Cơng ty tổ chức máy theo mơ hình trực tuyến chức Theo mơ hình này, giám đốc người huy trực tiếp xuống phận phòng ban Kế toán, Kế hoạch, Kinh doanh Chức năng, nhiệm vụ phận quản lý Giám đốc Công ty: Giám đốc công ty người điều hành hoạt động kinh doanh ngày Công ty, Là người định chủ trương, sách, mục tiêu chiến lược Công ty Quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh ngày Công ty Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư Công ty Quyết định lương phụ cấp (nếu có) người lao động Công ty kể cán quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm Giám Đốc Phó Giám Đốc: Giúp cho Giám đốc việc quản lý điều hành hoạt động Công ty theo phân công Giám đốc Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Chỉ đạo, Giám sát hoạt động kinh doanh Cơng ty Phịng hành – nhân • Thực công tác tiếp nhận lao động, quản lý điều phối lao động theo nhu cầu công tác sản xuất Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán phòng ban, phân xưởng may tổ trực thuộc, đề bạt xếp cán Công ty Hướng dẫn tuyên truyền chế độ sách BHXH, BHYT Bảo đảm quyền lợi, trách nhiệm người sử dụng lao động người lao động thực theo Hợp đồng lao động, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể luật lao động hành Phịng kế tốn Quản lý, kiểm tra hướng dẫn thực chế độ kế toán – thống kê; Quản lý tài chính, tài sản Pháp lệnh Nhà nước, Điều lệ quy chế Công ty Đáp ứng nhu cầu tài cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo kế hoạch; Bảo tồn vốn phát triển vốn Cơng ty thành viên Giúp giám đốc công tác kế tốn thống kê, thơng tin kinh tế, hoạt động liên quan đến quản lý tài Phịng kinh doanh Sau nhân viên chứng từ tập trung đầy đủ kiểm tra xác thơng tin chứng từ liên hệ với nhân viên giao nhận để bàn giao chứng từ cho họ để họ đến địa điểm nơi dỡ hàng phương tiện vận chuyển để hồn thành cơng tác nhận hàng kho TCS Bộ chứng từ mà nhân viên chứng từ bàn giao cho nhân viên giao nhận bao gồm: • Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu: • Giấy giới thiệu doanh nghiệp : 03 • Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): (sao y chính) • Packing list: (sao y chính) • Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (sao y chính) • Air waybill (sao y chính) • Giấy ủy quyền ( y chính) • Phiếu đăng ký kiểm hóa Sau nhận kho TCS, nhân viên giao nhận liên lạc với phịng vận tải Cơng ty để điều phối xe đến đưa hàng kho công ty khách hàng Đồng thời, thông báo với khách hàng biết hàng di chuyển đến kho doanh nghiệp, để công ty xếp nhận hàng Khi kiểm tra hàng hóa đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện bên ký vào biên bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa giao 2.2.7 Lưu hồ sơ xuất nhập để đề phịng cố khơng mong muốn Sau khách hàng toán tiền nhân viên phận chứng từ bàn giao chứng từ cho khách hàng bao gồm: • Vận đơn đường hàng khơng (Airway bill) • Hợp đồng thương mại (bản ) • Commercial Invoice/Packing List (bản gốc) 15 • Tờ khai hàng hóa xuất nhập (bản chính) Bên Cơng ty Cổ phần Bưu VTS Post lưu giữ hồ sơ gồm: chứng từ 2.3 Thực trạng hoạt động giao nhận quốc tế đường biển theo quy trình Cơng ty 2.3.1 Tìm kiếm đối tác trình vận chuyển đường biển Cũng giống việc tìm kiếm đối tác trình vận chuyển đường hàng khơng việc phịng Kinh doanh phụ trách chịu trách nhiệm Tuy nhiên, cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam đa số lựa chọn giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển ưu điểm mang lại vận tải đường biển phục vụ chuyên chở tất loại hàng hóa, cước phí vận chuyển thấp so với loại phương tiện vận tải khác, khối lượng vận chuyển lớn so với hình thức vận chuyển đường bộ, đường hàng khơng…Do đó, Cơng ty dễ dàng tìm kiếm khách hàng so với việc tìm kiếm khách hàng sử dụng dịch vụ đường hàng khơng Để Cơng ty có khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển Công ty tiến hành thực thu thập thông tin doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm xuất doanh nghiệp thông thường họ nhập máy móc thiết bị đại từ nước ngồi để quy trình sản xuất tối ưu tiết kiệm chi phí nhu cầu giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển khách hàng cao Việc thu thập thông tin phịng Kinh doanh đảm nhận thơng qua việc tìm kiếm trang web, sau tự chủ động liên hệ đến khách hàng tiềm qua mail, gọi điện việc giới thiệu sản phẩm dịch vụ Cơng ty chào sẵn giá cơng ty kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đường biển cạnh tranh giá để có khách hàng Trong q trình giới thiệu sản phẩm dịch vụ Công ty khách hàng chưa chấp nhận giá chào sẵn mà Công ty trước đó, nhân viên kinh doanh Cơng ty đề nghị đàm phán lại giá với khách hàng với mục tiêu dung hòa 16