THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
Tổng quan công ty TNHH BESTCO
Công ty TNHH Bestco là một doanh nghiệp tư nhân đăng ký hoạt động tại Sở
Kế Hoạch Đầu Tư hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ tài chính, được thành lập tại Việt Nam nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.
Tên Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Bestco
Tên giao dịch quốc tế: BESTCO COMPANY LIMITED Địa chỉ: 346 Bến Vân Đồn, Phường 01, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: (+84) 78 400 6087
Email: sales@Bestco.com.vn
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH BESTCO
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Bestco, thành lập vào tháng 4 năm 2019, đã có hơn 4 năm kinh nghiệm trong ngành Logistics, khẳng định vị thế trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế tại Việt Nam Chúng tôi cung cấp dịch vụ chất lượng cao, uy tín, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Giá trị cốt lõi của Bestco là: “YOUR CREDIBILITY IS ALSO OUR REPUTATION!”, cam kết hỗ trợ khách hàng 24/7, bất kể ngày hay đêm, lễ hay thường Hãy cùng nhau hợp tác để tạo ra giá trị lớn.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 7 MSSV: 2054082106
Công ty Bestco hướng đến việc trở thành đơn vị hàng đầu trong ngành dịch vụ logistics chuỗi cung ứng, xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và mở rộng quan hệ đối tác trong và ngoài nước Chúng tôi cam kết đáp ứng vượt trội mong đợi của khách hàng thông qua dịch vụ giao hàng đúng hạn, an toàn và hiệu quả với chi phí hợp lý Bestco luôn duy trì chính sách ổn định, mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng, đồng thời cung cấp dịch vụ chất lượng cao để đáp ứng mọi nhu cầu Chúng tôi liên tục tìm kiếm giải pháp mới nhằm cải thiện dịch vụ toàn cầu và tối đa hóa lợi nhuận cho khách hàng và đối tác.
Sứ mệnh của Công ty là nâng cao tính chuyên nghiệp và phát huy thế mạnh của từng thành viên, đồng thời không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ để mở rộng quy mô kinh doanh Chúng tôi cũng chú trọng nắm bắt các cơ hội hợp tác đa dạng.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, công ty đã xây dựng mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu và forwarder toàn cầu Nhờ vào mạng lưới đối tác rộng rãi, công ty tự hào cung cấp dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Hình 2.2: Các Cộng sự của công ty TNHH Bestco
Công ty Bestco hiện đang thu hút một lượng khách hàng lớn từ các quốc gia như Đài Loan, Trung Quốc, Ấn Độ và Singapore Với quy trình ngày càng hoàn thiện và đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, công ty cam kết sẽ đạt được nhiều thành công trong tương lai.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 8 MSSV: 2054082106
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự a Chức năng
Công ty TNHH Bestco, được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp.HCM, chuyên tổ chức hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước để quản lý các hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng tiêu dùng, hàng quá cảnh, hàng triển lãm, hàng tư nhân và nhiều loại hàng hóa khác Đội ngũ nhân viên của công ty có kinh nghiệm dồi dào và trình độ cao, góp phần mang lại doanh thu đáng kể cho hoạt động của công ty.
Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Bestco
(Nguồn: Phòng Hành Chính - Nhân Sự Công ty TNHH Bestco)
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 9 MSSV: 2054082106
Giám đốc Công ty TNHH Bestco không chỉ là người lãnh đạo với quyền lực cao nhất mà còn là đại diện pháp lý của công ty Nhiệm vụ chính của giám đốc bao gồm xây dựng chiến lược phát triển cho từng bộ phận và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty Ông đảm bảo luồng công việc giữa các bộ phận diễn ra suôn sẻ, duy trì giao tiếp hiệu quả và ngăn chặn xung đột có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như tinh thần đồng lòng trong công ty.
Phó Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc quản lý kinh doanh và các phòng ban, đồng thời sẵn sàng thay thế khi cần thiết Trong khi đó, trưởng các phòng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm điều hành công việc trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
Phòng Hành Chính - Nhân Sự chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, và quản lý các chính sách như hợp đồng lao động, lương thưởng, cùng với trang thiết bị văn phòng.
Phòng Xuất Nhập Khẩu là bộ phận thiết yếu trong tổ chức của công ty, đảm nhiệm các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa Nhiệm vụ chính của phòng này bao gồm quản lý và thực hiện quy trình để đảm bảo vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia hiệu quả, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Các bộ phận chính trong phòng xuất nhập khẩu bao gồm:
Bộ phận kinh doanh là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, vì sự phát triển của công ty phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh Bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiếm và liên lạc với khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, chào hàng và làm việc với các hãng tàu và giá cước Tuy nhiên, việc kết hợp giữa truyền thông marketing và bán hàng chưa được thực hiện hài hòa, đặc biệt trong việc tiếp cận trực tiếp các công ty để chào hàng dịch vụ, dẫn đến việc chưa khai thác hết tiềm năng của thị trường cạnh tranh hiện nay.
Bộ phận chứng từ đảm nhận việc xử lý giấy tờ và vận đơn theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm thực hiện thủ tục booking và soạn thảo các công văn, chứng từ cần thiết Mặc dù hoạt động hiệu quả, nhưng đôi khi vẫn gặp khó khăn do sự không thống nhất trong các thủ tục.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 10 MSSV: 2054082106 Việc hợp tác với các hãng tàu và khách hàng có thể dẫn đến một số rủi ro, bao gồm trục trặc trong quá trình giao nhận hàng, thiếu chứng từ và phát sinh các chi phí không mong muốn.
Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH BESTCO
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện các bước giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Bestco
(Nguồn: Bộ phận chứng từ hàng xuất – Công ty TNHH Bestco)
2.2.2 Diễn giải sơ đồ quy trình a Tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng
Bộ phận kinh doanh của công ty Bestco tập trung vào việc tìm kiếm cơ hội mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Công ty đang khám phá các cơ hội hợp tác thông qua cả kênh truyền thống và nền tảng hiện đại Phương pháp truyền thống bao gồm telesales, trong đó nhân viên liên lạc trực tiếp với khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm và thu thập thông tin từ Trưởng phòng Xuất nhập khẩu hoặc thông qua giới thiệu từ đối tác hiện tại Tuy nhiên, Bestco đang dần chuyển mình sang các phương thức hiện đại để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Trịnh Trần Hồng Trang, sinh viên mã số 2054082106, đã chuyển sang sử dụng các nền tảng hiện đại như diễn đàn trực tuyến và nhóm trên mạng xã hội, vì những công cụ này mang lại hiệu quả rõ rệt hơn trong việc kết nối và giao tiếp.
Công ty Bắc Mỹ Châu, đối tác lâu năm của Bestco, đã chủ động liên hệ để xuất khẩu lô hàng sang Đài Loan, cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng Họ yêu cầu Bestco gửi bảng báo giá và lịch trình vận chuyển qua các hãng tàu phù hợp Thông tin lô hàng bao gồm việc xuất khẩu từ Công ty Cổ phần Bắc.
Mỹ Châu đã thực hiện một lô hàng Allium ascalonicum từ Cát Lái, Việt Nam đến cảng Kaohsiung, Đài Loan, với tổng trọng lượng 29,000 KGS và giá trị 9,280.00 USD Phương thức thanh toán được quy định là Chuyển tiền bồi hoàn bằng điện (TTR) ngay sau khi hợp đồng vận chuyển được ký kết Điều kiện mua hàng theo FOB cảng Cát Lái, tuy nhiên, trong trường hợp này, Xing Wang Ye đã ủy quyền cho Bắc Mỹ Châu thuê tàu vận chuyển, một thực tiễn phổ biến được gọi là FOB chở tới đích, cho phép Bắc Mỹ Châu, với kinh nghiệm vận chuyển, đảm nhận việc thuê tàu từ Xing Wang Ye.
Nhân viên kinh doanh cần sử dụng thông tin từ khách hàng để tạo báo giá phù hợp và đề xuất loại container thích hợp cho từng loại hàng hóa, chẳng hạn như sử dụng container lạnh 20’RF hoặc 40’RH cho hàng tươi, và container khô 20’DC, 40’DC hoặc 40’HC cho hàng bách hóa/nông sản Đồng thời, việc tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu cũng rất quan trọng, bao gồm giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm cho thực phẩm và khử trùng cho hàng gỗ.
Thông tin về cảng đi và cảng đến có ảnh hưởng lớn đến giá cước vận chuyển, với khoảng cách và thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí càng thấp Khách hàng sẽ được tư vấn về hãng tàu phù hợp với nhu cầu điểm đến, có thể gợi ý những hãng tàu uy tín như Hanjin, OOCL, ZIM line cho Châu Âu và Mỹ, hoặc TS line, Wanhai, NYK cho Châu Á Nếu khách hàng đã có sự quen thuộc với một hãng tàu cụ thể, công ty sẽ xem xét báo giá cho hãng tàu đó.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 19 MSSV: 2054082106
Sau khi tính toán giá cước từ các hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ lập báo giá cho khách hàng, đồng thời lưu trữ thông tin về giá cả và lịch trình tàu để tham khảo sau này Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho công ty, trong đó xác nhận lại thông tin hàng hóa như người gửi/nhận hàng, loại hàng, trọng lượng, loại container, điểm đóng hàng, cảng hạ container, cảng đến và ngày tàu chạy.
Sau khi nhận báo giá từ Bestco, công ty Interflour đã quyết định chọn hãng tàu Evergreen Bestco đã gửi yêu cầu đặt chỗ đến Evergreen, và hãng tàu sẽ phản hồi bằng cách gửi Lệnh giao container rỗng (Booking Confirmation) để xác nhận thông tin như số booking, chuyến tàu, ngày dự kiến xuất phát, cảng đích, nơi hạ bãi, thời gian cắt máng và loại container Việc đặt chỗ là bước thiết yếu trong quy trình xuất hàng, quan trọng cho cả hàng lẻ và hàng nguyên container, nhằm đảm bảo tính phù hợp với lịch đóng hàng và các yêu cầu cụ thể về loại hàng hóa, thời gian vận chuyển và tuyến đường.
Phòng Chăm sóc khách hàng của Công ty Bestco sẽ gửi xác nhận đặt chỗ cho chủ hàng, thông báo thời gian đóng hàng theo lịch trình trong Booking Confirmation Sau khi nhận xác nhận từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho nhân viên giao nhận Những thông tin này hỗ trợ nhân viên giao nhận trong việc theo dõi và giúp khách hàng đưa container rỗng đến kho để đóng hàng và vận chuyển ra cảng.
Nhân viên giao nhận cần mang theo lệnh cấp container rỗng (booking confirmation) đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng Theo Booking Confirmation từ Bestco, hãng tàu Evergreen yêu cầu Bestco đến ICD Sotrans để đổi container rỗng Tại phòng điều độ, nhân viên sẽ nhận bộ hồ sơ bao gồm packing list, số seal, vị trí cấp container và lệnh cấp container có chữ ký của người điều độ cảng, cho phép lấy container rỗng Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ giao hồ sơ cho tài xế kéo container, xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt và thanh toán phí nâng container Cuối cùng, nhân viên sẽ vận chuyển container rỗng đến kho của người xuất.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 20 MSSV: 2054082106 Khi hàng hóa đã sẵn sàng trong kho, nhân viên chỉ cần đưa container đến và thực hiện quá trình đóng hàng Nếu hàng nằm ở các kho khác nhau của cùng một công ty xuất khẩu, nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển hàng về kho chung để đóng gói Cuối cùng, container sẽ được chuyển ra cảng quốc tế Cát Lái để chờ lên tàu, và việc này phải hoàn thành trước thời hạn cắt máng (Cut-off date).
Chuẩn bị chứng từ hải quan bao gồm hợp đồng ngoại thương (nếu có), hóa đơn thương mại (1 bản chính), bảng kê hàng hóa (packing list, 1 bản chính), phụ lục tờ khai hải quan (2 bản chính - 1 cho người xuất khẩu và 1 cho hải quan), cùng với các chứng từ khác Đối với hàng nhạy cảm như củ hành, cần có giấy kiểm định thực vật (phytosanitary certificate) và Giấy chứng nhận xuất xứ C/O form B Bộ phận chứng từ do nhân viên giao nhận thực hiện nhiệm vụ khai báo trên hệ thống, chuẩn bị chứng từ, và thực hiện quá trình nộp và lấy chứng từ.
Việc thiếu sót chứng từ khai báo hải quan thường xảy ra với các mặt hàng ít xuất khẩu, do bộ phận chứng từ và giao nhận chưa nắm rõ thông tin về hàng hóa và yêu cầu của cơ quan quản lý, dẫn đến khó khăn về thời gian và chi phí làm lại giấy tờ Để làm thủ tục hải quan, bước đầu tiên là đăng ký tờ khai hải quan dựa trên tài liệu khách hàng cung cấp như hợp đồng, hóa đơn, bảng kê hàng hóa và giấy phép kinh doanh Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm ECUS để khai báo hải quan điện tử, truyền thông tin lên tờ khai qua mạng và chịu trách nhiệm pháp lý với thông tin đã khai báo Sau khi truyền thành công, hệ thống hải quan tự động cung cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân loại hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho Công ty.
Lô hàng này được miễn thuế xuất khẩu, do đó không phải nộp thuế Nhân viên giao nhận cần nộp các lệ phí theo yêu cầu trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, bao gồm việc mua tem để dán vào tờ khai Sau khi hải quan kiểm tra và xác nhận, họ sẽ giữ lại tờ khai đã dán tem và trả lại một bản sao cho nhân viên giao nhận.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang, MSSV: 2054082106, sẽ chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc thông quan hàng xuất, bao gồm 1 tờ khai, hợp đồng thương mại (sao y), hóa đơn (bản chính), và bảng kê hàng hóa (bản chính).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER CỦA CÔNG
Thách thức
Theo Bộ Công Thương, Việt Nam hiện có khoảng 1.300 doanh nghiệp logistic, chủ yếu hoạt động trong các lĩnh vực giao nhận, vận tải, quản lý kho bãi và dịch vụ hỗ trợ như đại lý, thủ tục hải quan Đáng chú ý, 72% trong số này là doanh nghiệp vừa và nhỏ với vốn từ 4-6 tỷ đồng, trong khi chỉ có 5-7% nguồn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp, phần lớn còn lại được tự đào tạo Ngành logistic đang phải đối mặt với ba thách thức lớn.
Sự phát triển mạnh mẽ của ngành logistics đã dẫn đến sự gia nhập của nhiều doanh nghiệp mới, tạo ra cạnh tranh gay gắt, đặc biệt từ các hãng logistic toàn cầu với lợi thế về tài chính, công nghệ và chất lượng dịch vụ Tham gia vào các thị trường quốc tế như WTO và AEC cũng gia tăng áp lực cạnh tranh, buộc các công ty phải liên tục nâng cao năng lực để đáp ứng yêu cầu.
Thách thức lớn thứ hai trong ngành logistic Việt Nam là sự thiếu hụt dịch vụ logistic hoàn chỉnh Hiện nay, các doanh nghiệp logistic trong nước chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ nhỏ lẻ, chủ yếu hỗ trợ cho các công ty logistic nước ngoài Họ chưa chú trọng phát triển các dịch vụ tạo giá trị gia tăng như đóng gói, quản lý đơn hàng và đại diện cho chủ hàng trong các giao dịch với bên thứ ba.
"door to door" cũng chưa được đặt ưu tiên Mô hình logistic chưa tạo ra chuỗi liên kết liền mạch trong quá trình cung ứng hàng hóa
Hệ thống pháp lý phức tạp tại Việt Nam gây khó khăn trong việc quản lý chi phí lưu trữ, đặc biệt trong quy trình nhập khẩu Báo cáo "Dịch vụ kho vận hiệu quả" dự đoán rằng những thách thức này sẽ tiếp tục ảnh hưởng đến hoạt động logistics trong tương lai.
Chi phí không cần thiết trong quá trình logistics có thể tăng thêm khoảng 182 triệu USD vào năm 2020, chủ yếu do môi trường pháp lý phức tạp, đặc biệt là quy trình hải quan nhập khẩu Các dự án hạ tầng giao thông thường chú trọng vào số lượng hơn chất lượng, dẫn đến chi phí cao khi vận chuyển hàng hóa Môi trường pháp lý này tạo ra thách thức cho hoạt động giao nhận, buộc các công ty logistics phải tìm kiếm giải pháp sáng tạo để vượt qua khó khăn.
Hiện đại hóa hệ thống thông quan VNACCS/VCIS từ tháng 04/2014 đang đặt ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam Việc yêu cầu đăng ký chữ ký số đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp chưa quen với quy trình khai báo mới, dẫn đến sai sót và phải điều chỉnh thông tin Để sử dụng VNACCS/VCIS hiệu quả, doanh nghiệp cần có tài khoản và phần mềm khai báo hải quan điện tử phù hợp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định.
Một số giải pháp cần thực hiện để hoàn thiện quy trình
3.2.1 Giải pháp về việc bổ sung nguồn nhân lực
Quy trình tại công ty Bestco hiện nay phụ thuộc vào một số ít nhân viên, như việc khai báo hải quan và truyền tờ khai cho Chứng nhận Xuất xứ (C/O) chỉ do 1-2 người thực hiện, trong khi công việc giao nhận chỉ có 4-5 nhân viên đảm nhiệm Tình trạng này tạo ra rủi ro về sai sót và trễ hạn, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm, khi áp lực công việc tăng lên Việc xử lý các tài liệu như C/O, Fumigation hay khai báo hải quan với khối lượng lớn dễ dẫn đến căng thẳng, từ đó gây ra sai sót thông tin và hồ sơ bị trả lại, làm tốn thời gian và chi phí Nhân viên giao nhận quá tải có thể không hoàn thành kịp thời việc lấy chứng từ cho khách hàng, gây thất vọng và ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ kinh doanh.
Công ty Bestco cần nâng cao đội ngũ nhân sự tại các vị trí còn thiếu để giảm thiểu các "điểm nghẽn" trong quy trình vận hành, từ đó đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu sai sót.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 27 MSSV: 2054082106
3.2.2 Giải pháp về cơ chế chi hộ và thanh toán chi phí làm hàng
Việc sử dụng chi hộ cho chứng từ và hóa đơn giá trị gia tăng tiềm ẩn rủi ro mất mát giấy tờ, làm cho công ty khó kiểm soát luồng tiền Khi giao dịch gia tăng, nếu không điều chỉnh cơ chế chi hộ, công ty có thể gặp khó khăn tài chính, dẫn đến gián đoạn hoạt động hoặc phải vay ngân hàng với lãi suất cao.
Tôi đề xuất chuyển từ mô hình chi hộ sang mô hình mua bán thương mại dịch vụ nhằm giảm rủi ro và tăng cường kiểm soát tài chính Bestco sẽ mua dịch vụ, đứng tên trên hóa đơn đầu vào và bán lại cho khách hàng, phát hành hóa đơn đầu ra mang tên khách hàng Mặc dù chưa hoàn toàn giải quyết vấn đề động tiền, nhưng mô hình này giúp kiểm soát và giảm thiểu nguy cơ mất mát hóa đơn của khách hàng trong quá trình lưu trữ.
3.2.3 Hạn chế sai sót trong khâu kiểm tra giấy tờ và khai báo hải quan
Trước khi thực hiện thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ như catalog và tài liệu kỹ thuật, đồng thời hiểu rõ về hàng hóa để hỗ trợ tốt nhất cho việc giải trình với cán bộ hải quan Đối với hàng hóa phức tạp như máy móc, việc hợp tác với nhân viên kỹ thuật của khách hàng là cần thiết Đối với các mặt hàng khác, cần sự tỉ mỉ trong việc xem xét chứng từ từ nhiều người để đảm bảo tuân thủ yêu cầu của cơ quan hải quan Ngoài ra, cần có kế hoạch dự phòng để ứng phó với rủi ro và liên hệ kịp thời với khách hàng khi phát hiện sai sót Việc duy trì kênh liên lạc hai chiều giữa công ty và đối tác dịch vụ cũng giúp xử lý hồ sơ nhanh chóng Nhân viên giao nhận và chứng từ cần theo dõi biểu thuế Xuất nhập khẩu của Bộ Tài chính để cập nhật thông tin, xác định chính xác chứng từ cần thiết và tận dụng ưu đãi, tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 28 MSSV: 2054082106
3.2.4 Đảm bảo được cung cấp đầy đủ các chứng từ và thông tin cần thiết từ khách hàng.
Bộ phận chứng từ cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận giao nhận để xác định đầy đủ số lượng và loại giấy tờ ủy quyền cần thiết cho dịch vụ như C/O và chứng nhận Fumigation Trong quá trình thực tập tại Bestco, tác giả nhận thấy nhiều khách hàng quên cung cấp các công văn quan trọng như thư đảm bảo và giấy ủy quyền, gây khó khăn trong việc lấy giấy tờ tại hãng tàu và làm trì hoãn kế hoạch của khách hàng Để tiết kiệm thời gian và nguồn lực, bộ phận này cần làm việc kỹ lưỡng với các bên liên quan như hãng tàu và khách hàng để đảm bảo đầy đủ giấy tờ Đối với các đối tác lâu năm như Interflour, công ty nên chỉ định người chịu trách nhiệm liên lạc và cập nhật thông tin về giấy tờ thiếu hụt để có biện pháp xử lý kịp thời Nhân viên kinh doanh cần được giao nhiệm vụ đặc thù để duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng, giúp họ hiểu rõ quy trình làm việc và sản phẩm của đối tác, từ đó chủ động hơn trong việc xử lý công việc.
3.2.5 Cải tiến cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật
Công ty nên đầu tư vào phương tiện vận chuyển mới và thiết bị hiện đại để giảm thiểu việc mua lại các phương tiện đã qua sử dụng Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho xe mới cao hơn, nhưng chúng ít gặp sự cố hỏng hóc đột ngột trong quá trình vận chuyển, mang lại hiệu quả lâu dài hơn.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là đội xe vận tải, không chỉ giúp giảm ô nhiễm môi trường mà còn giảm thiểu rủi ro hỏng hóc, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng hẹn cho khách hàng Việc xây dựng hoặc thuê kho lưu trữ cũng là giải pháp hiệu quả để bảo đảm an toàn và chất lượng hàng hóa trong thời gian dài.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 29 MSSV: 2054082106
Kiến nghị
Công ty cần đầu tư vào huấn luyện và tái huấn luyện nhân sự để nâng cao năng suất làm việc và hướng tới lợi ích dài hạn Mặc dù tính chất thời vụ của hàng hóa xuất nhập khẩu là thách thức khó khăn, việc thu hút khách hàng mới có thể bù đắp cho chênh lệch doanh thu Đồng thời, nâng cao trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh và các ngôn ngữ như Trung, Nhật, Hàn, sẽ giúp mở rộng thị trường khách hàng Đầu tư vào khóa học tiếng Anh giao tiếp là một giải pháp hiệu quả để cải thiện hiệu suất làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Việc nhân viên có kinh nghiệm chia sẻ và hướng dẫn nhân viên mới trong lĩnh vực giao nhận không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan mà còn tránh được các lỗi trong quy trình Điều này tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp, mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty.
Ngành Hải quan đã thực hiện nhiều cải cách và hiện đại hóa thông qua hệ thống điện tử, nhưng vẫn gặp phải những vấn đề phức tạp và không đồng bộ trong quản lý và khai báo thông tin Cần hoàn thiện Luật Hải quan nhằm đơn giản hóa quy trình Nâng cao chất lượng và rõ ràng hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hải quan sẽ giúp xác định rõ hơn mối quan hệ giữa cơ quan Hải quan và doanh nghiệp.
Việc liên tục cập nhật và nâng cấp hệ thống thông tin của Hải quan là rất quan trọng để đảm bảo tiếp nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp một cách nhanh chóng và hiệu quả Đồng thời, tăng cường bảo mật thông tin sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề xâm nhập và rò rỉ dữ liệu.
Mặc dù việc triển khai đăng ký tờ khai hải quan điện tử trực tuyến đã diễn ra thuận lợi, nhưng doanh nghiệp vẫn gặp nhiều khó khăn Do đó, cơ quan Hải quan cần nhanh chóng đơn giản hóa thủ tục và tối ưu hóa quá trình khai thác cũng như xử lý tờ khai trực tuyến.
SVTT: Trịnh Trần Hồng Trang 30 MSSV: 2054082106