Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: THỊ NHÃ TRÂM CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng h
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN
TỔNG QUAN THÔNG TIN DOANH NGHIỆP/CÔNG TY
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tiếp Vận Long Việt Co.,ltd
Công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt, được thành lập vào ngày 29 tháng 05 năm 2008, là một doanh nghiệp tư nhân 100% vốn trong nước Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 410206190 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
Tính đến đầu năm 2023, Long Việt Logistics đã có 15 năm hoạt động và không ngừng nỗ lực vươn lên trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Công ty đã đạt được nhiều thành công và xây dựng được lòng tin từ khách hàng nhờ vào phương châm "Uy tín, Nhanh chóng, Chi phí cạnh tranh" Nhờ đó, Long Việt Logistics đã tạo dựng được vị thế vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin tưởng và lựa chọn.
1.1.2 Thông tin cơ bản về công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt
• Tên công ty: Công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt
• Tên quốc tế : LONG VIET LOGISTICS CO.,LTD
• Địa chỉ: Số 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, quận Phú Nhuận –
• Người đại diện pháp luật: Võ Hoàng Trực
Ngành nghề kinh doanh chính bao gồm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan, và vận chuyển nội địa cũng như quốc tế Ngoài ra, công ty còn cung cấp một số dịch vụ liên quan khác để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hệ thống tổ chức của công ty đóng vai trò then chốt trong việc đạt được thành công, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển và môi trường làm việc chuyên nghiệp Dưới đây là sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt
Công ty hiện có cơ cấu tổ chức liên kết chặt chẽ, với giám đốc giữ vai trò cao nhất và phó giám đốc hỗ trợ Dưới sự lãnh đạo của họ, các phòng ban hoạt động hiệu quả, mỗi phòng ban đều có trưởng phòng điều hành và nhân viên làm việc dưới sự quản lý của cấp trên.
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ chính của các bộ phận
Giám đốc : là người điều hành và quản lý công việc hoạt động kinh doanh của toàn công ty, cũng là người có quyền cao nhất
+ Đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh của tổ chức
+Tạo ra tầm nhìn chiến lược và đặt mục tiêu cụ thể cho tổ chức
+ Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh đưa ra phương án kinh doanh phù hợp nhất cho sự phát triển của công ty
+ Quyết định về chế độ lương thưởng và đãi ngộ, phúc lợi cho nhân viên của công ty
+ Soạn thảo công văn để giao dịch với đối tác
+ Hỗ trợ cho giám đốc trong việc lãnh đạo và quản lý
Đại diện cho tổ chức trong các hoạt động giao tiếp và đàm phán với bên ngoài, quản lý và định hướng nhân viên trong bộ phận hoặc chức năng mà họ phụ trách, đồng thời đánh giá cạnh tranh, nghiên cứu và đề xuất các phương án chiến lược mới nhằm đạt được sự phát triển và tăng trưởng bền vững.
+ Lập phương án kinh doanh và phát triển hỗ trợ các phòng ban trong công ty
Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân viên giúp cho công ty đảm bảo đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết
+ Lên kế hoạch và thực hiện tuyển dụng nhân sự cho công ty thông qua sự xét duyệt của giám đốc
+ Đào tạo và phát triển năng cao năng lực nguồn nhân sự
+ Quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự và những hồ sơ có liên quan
Phòng kinh doanh: đưa ra ý kiến và kiến nghị đến ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty
+ Lập báo cáo hoạt động kinh doanh theo từng tháng, từng quý
+ Gửi bảng báo giá dịch vụ theo yêu cầu cần của khách hàng
+ Theo dõi những biến động về giá cả của thị trường để đáp ứng kịp tốt nhu cầu của khách hàng
+ Báo cáo hoạt động kinh doanh theo từng quý, năm đến ban giám đốc
+ Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng
+ Nghiên cứu về chính sách, giá cả, chiết khấu đến khách hàng trình cho giám đốc và thực hiện chính sách đã được phê duyệt
Phòng tài chính – kế toán : Quản lý nguồn thu chi, thực hiện công tác tài chính kế toán cho doanh nghiệp, biến động tài sản và vốn
+ Lập báo cáo tài chính về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty theo từng quý, năm
+ Chi tiền lương, thưởng cho nhân viên
+ Kiểm soát tình hình thu chi, quản lý nguồn vốn,thu hồi công nợ khách hàng
Phòng chứng từ và giao nhận: Chịu trách nhiệm toàn bộ chứng từ và công việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
+ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
+ Làm thủ tục hải quan, giấy phép thông quan hàng hóa, giao nhận hàng tại cảng hoặc kho hải quan
+ Tổ chức giao nhận hàng hóa cho khách hàng
+ Lập thư tín dụng hàng nhập và kiểm tra xác nhận thư tín dụng hàng xuất, hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu
+ Theo dõi thường xuyên những điều lệ, quy định đối với xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, hải quan điện tử, chứng từ, để nắm bắt kịp thời
+ Thuê phương tiện vận tải, điều xe lấy hàng tại nơi theo yêu cầu của khách hàng
1.2.3 Tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt chuyên cung cấp dịch vụ logistics với đội ngũ nhân viên nhỏ nhưng gắn kết chặt chẽ Mỗi thành viên trong công ty đều có nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Bảng 1.4 Số lượng đội ngũ lao động của công ty (số liệu được tính tới ngày 11/05/2023)
% Tổng số lượng nhân viên
(Nguồn: Phòng nhân sự) Nhận xét: Số lượng nhân viên liên tục thay đổi qua từng năm
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TRONG 3 NĂM GẦN NHẤT (2020-2022)
Doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu kinh doanh khác của công ty đã tăng trưởng đáng kể trong những năm gần đây, chứng tỏ sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh Công ty đã khẳng định vị thế của mình cả trong nước và quốc tế Bên cạnh đó, việc đa dạng hóa sản phẩm được chú trọng, tạo nền tảng vững chắc cho việc duy trì tốc độ tăng trưởng trong sản xuất kinh doanh.
Bảng 1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2020-2022 Đơn vị tính: tỷ VNĐ
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Kết quả kinh doanh của công ty năm 2020-2022
Biểu đồ 1.3 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2020-2022 Nhận xét:
- Qua bảng 1.2 và biểu đồ 1.3 đã cho ta thấy tất cả các chỉ tiêu của năm 2021, 2022 đều tăng hơn so với năm 2020
Từ năm 2020 đến 2021, doanh thu tăng 2.299 tỷ đồng, tương đương 18,2%, nhờ vào việc nới lỏng các hiệp định và quy định về xuất nhập khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập hàng hóa qua cửa khẩu Sự thuận lợi này không chỉ thúc đẩy vận chuyển hàng hóa đường biển và hàng không mà còn giúp đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ của công ty, dẫn đến sự gia tăng doanh thu Từ năm 2021 đến 2022, doanh thu tiếp tục tăng 2.330 tỷ đồng, tương đương 15,6%, do Việt Nam đẩy mạnh hoạt động buôn bán quốc tế.
➢ Về chi phí: Năm 2020, chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty là 10.864 tỷ đồng, đến năm 2021, con số này tăng lên 20,6% đạt
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng kho bãi và bến cảng đã đạt 13.105 tỷ đồng Từ năm 2021 đến 2022, chi phí tiếp tục tăng nhưng với tỷ lệ thấp hơn, chỉ đạt 16,8%, chủ yếu do đầu tư trước đó Hiện tại, chi phí chủ yếu tập trung vào việc tuyển thêm nhân viên.
Lợi nhuận của công ty đã liên tục tăng trưởng qua từng năm nhờ vào việc mở rộng hoạt động kinh doanh Doanh thu tăng mạnh hơn so với chi phí, dẫn đến lợi nhuận luôn duy trì ở mức dương.
Cụ thể, lợi nhuận của các năm 2020, 2021 và 2022 lần lượt là 1.767, 1.825 và 1.953 tỷ đồng
Chương 1 đã trình bày khá đầy đủ về tổng quan công ty cũng như tình hình kinh tế thông qua bảng số liệu Tuy nhiên, để nắm được thực tế cần phải trải qua các bước như thế nào, hàng hóa được đưa đến tay khách hàng ra sao, trải qua từng bước, từng khâu và có thể gặp phải những khó khăn, trở ngại nào… chúng ta hãy cùng nhau nghiên cứu chương 2 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LONG VIỆT
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LONG VIỆT
NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
- Là quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đến việc chuyển đổi và vận chuyển hàng hóa qua các quốc gia khác
- Thiết lập và quản lý hợp đồng mua bán, đảm bảo các điều khoản và điều kiện thực thi và thực hiện các phương thức thanh toán
Khi tiến hành xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và quy tắc từ các cơ quan chính phủ, bao gồm cả lĩnh vực xuất nhập khẩu và quản lý thương mại quốc tế.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CHỨNG TỪ
Bước 1: Công ty Nội Thất Dodofu sẽ gửi Booking Request đến công ty TNHH
Long Việt yêu cầu đặt chỗ
Bước 2: Công ty Long Việt sẽ gửi Booking Request của khách hàng đến hãng tàu
ZIM Sau đó ZIM sẽ gửi Booking Confirmation (xác nhận đặt chỗ) cho công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt
Bước 3: Công ty Long Việt sẽ phát hành Booking Confirmation gửi cho khách hàng là công ty nội thất Dodofu
Công ty Nội Thất Dodofu sẽ gửi hàng hóa cùng với Hướng Dẫn Giao Nhận cho công ty Long Việt sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết Để nhận được vận đơn, công ty Long Việt cần thanh toán cước phí vận chuyển.
Bước 5: Hãng tàu ZIM sẽ gửi Master Bil of Lading (vận đơn chủ) cho công ty Long
Việt Sau đó công ty Long Việt sẽ làm House Bill of Lading (vận đơn nhà) gửi cho công ty Nội Thất Dodofu
Bước 6: Hãng tàu ZIM sẽ gửi Debit Note (giấy báo nợ) quyết toán với công ty Long
Công ty Long Việt sẽ gửi toàn bộ chứng từ và Debit Note, bao gồm chi phí dịch vụ cho khách hàng, để thực hiện quyết toán với Công Ty Nội Thất Dodofu.
2.2.2 Lưu đồ tiếp nhận thông tin về lô hàng từ nhân viên kinh doanh
2.2.3.1 Nhận Booking Request từ khách hàng
- Loại Cont (hàng nguyên cont), Số khôi (hàng lẻ)
- Dự kiến thời gian tàu đi (Validity)
Booking Request thường được khách hàng gửi qua mail đến công ty
❖ VÍ DỤ sau về một mail của khách hàng gửi Booking Request:
Please kindly send booking for the following shpt:
I’d appreciate it if you cold send me the schedule, transit time & carrier
I look forward to hearing from you soon
Theo chứng từ, công ty nội thất Dodofu sẽ gửi lô hàng nội thất gồm 2 container 40HC đến cảng Busan, Hàn Quốc, với hiệu lực từ ngày 19 tháng 11.
Công ty Long Việt nhận thấy rằng số lượng lô hàng là 2 container 40HC, thuộc loại hàng nguyên container FCL (Full Container Load) Do đó, công ty sẽ không liên hệ với hãng tàu ZIM để gom hàng.
➢ Liên hệ với hãng tàu xem lịch tàu, giá cước và gửi lịch tàu cho khách hàng lựa chọn
Khi khách hàng yêu cầu báo giá và lịch tàu xuất hàng, nhân viên kinh doanh công ty Long Việt sẽ tư vấn về loại container phù hợp, cung cấp lịch tàu và bảng báo giá dịch vụ, đồng thời thỏa thuận các điều kiện phù hợp với yêu cầu của khách hàng dựa trên tên hàng, khối lượng và trọng lượng.
2.2.3.2 Đặt chỗ với công ty gom hàng và gửi booking cho khách hàng
❖ Làm booking Request gửi cho hãng tàu
19 có nội dung tương tự như mail của khách hàng nhưng công ty Long Việt sẽ đứng trên cương vị là người gửi hàng
Về cước phí, những loại cước phí và phí thường gặp trong vận tải đường biển:
• Cước chính (Basic Freight): cước phí trên chặng vận tải chính
• Cước vận chuyển (Freight charges)
• Các khoản phụ phí: khoản phải trả ngoài tiền cước
• Chi phí vận chuyển nội địa (IHC – Inland Haulage Charge)
• Phụ phí xăng dầu (BAF – Bunker Adjustment)
• Phụ phí do biến động tiền tệ (CAF – Currency Adjusiment Factor)
• Phụ phí vận đơn (B/L Fee)
❖ Nhận Booking Confimation và lệnh cấp cont rỗng từ hãng tàu
Lệnh cấp container rỗng, hay còn gọi là Booking Note/Booking Confirmation, là tài liệu ràng buộc nghĩa vụ của hãng tàu trong việc cung cấp container rỗng để vận chuyển hàng hóa trong thời gian quy định Thông thường, hãng tàu sẽ gửi thông tin này qua email hoặc fax.
Xác nhận nội dung Booking Request cho lô hàng 1 container 40 feet, công ty gom hàng fax hoặc email cho một Booking Confimation như sau:
Booking No (số booking): BKAKL2008153
Ocean Vessel (Tên tàu): LADY OF LUCK
ETD (ngày dự kiến tàu đi): 07-Oct-2023
ETA (ngày dự kiến tàu đến): 08-Dem-2023
Load (cảng bốc hàng): HO CHI MINH
Dish (cảng dỡ hàng): SAVANNAH
Cutoff date (ngày cắt máng): 03-Oct-2023
At (nơi tập kết hàng): ICD TANAMEXCO TERMINAL KM 9, HANOI
HIGHWAY, TRUONG THO WARD, THU DUC DIST, HO CHI MINH CITY VIETNAM
Khi nhận Booking Note hoặc Lệnh cấp container rỗng, cần kiểm tra kỹ các thông tin như số khối, số lượng container, loại container, ETD, closing time, tên tàu, chuyến tàu và nơi hạ container hoặc nơi đóng hàng lẻ Việc này giúp đảm bảo hàng hóa đến đúng hạn và tránh tình trạng giao hàng chậm do giao sau closing time hoặc giao nhầm địa điểm.
❖ Tạo booking Confirmation và lệnh cấp Container rỗng cho khách hàng
Lệnh cấp cont rỗng chỉ áp dụng cho hàng nguyên cont Khi nhận lệnh này, nếu Shipper không thuê công ty vận chuyển nội địa, công ty sẽ gửi lệnh qua fax hoặc email để Shipper tự thực hiện việc đóng hàng và kéo hàng ra bãi Nếu khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ vận tải nội địa, bộ phận giao nhận sẽ tiếp nhận lệnh, liên hệ với hãng tàu để cược cont, đóng phí, kéo cont, đóng hàng và tập kết hàng ra bãi theo yêu cầu.
Công ty gom hàng sẽ điều phối bộ phận giao nhận vận tải đến kho của khách hàng để thu gom hàng hóa, sau đó tập kết tại bãi CFS để đóng hàng vào container.
Công ty Long Việt sẽ tạo lại một Booking Confirmation dựa trên thông tin từ hãng tàu và gửi cho khách hàng qua fax hoặc email để xác nhận lô hàng đã được đặt chỗ Số booking được gửi cho khách hàng là: MTIHK-3345703.
❖ Cách soạn lại booking gửi cho công ty nội thất Dodofu từ trên Booking Confirmation của hãng tàu
Công ty Nội Thất Dodofu cung cấp file Excel mẫu để khách hàng dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu và loại hàng Trong file này, các thông tin quan trọng như nơi nhận hàng, giờ cắt máng và người liên hệ khi khách hàng đến cảng sẽ được làm nổi bật bằng cách in đậm hoặc đổi màu chữ Thông tin sẽ được nhập vào từng mục một cách rõ ràng và dễ hiểu.
LONG VIỆT INVESTMENT JOINT STOCK CO.,
Date: ngày làm booking cho khách 23/11/2023
Booking no: nhập vào quy định thứ tự làm booking trong năm để công ty dễ quản lý, ví dụ: 256789 là booking thứ 45 trong năm 2023
Shipper: người gửi hàng là công ty Nội Thất Dodofu
Pre-carriage by: tên tàu chở hàng xuất khẩu CSCL OCEANIA
Port of Lading: cảng bốc hàng HCMC
Port of Discharge: cảng dỡ hàng BUSAN, HQ
Final Dest: cảng đến cuối cùng BUSAN, HQ
ETA Dest: thời gian dự kiến hoặc ước đoán tàu đến là ngày 07/11/2023 Place of Receipt: Nơi nhận ICD TANAMEXCO TERMINAL
PIC for stuffing: Người liên hệ sắp xếp hàng vào cont
Closing date/time: thời gian cắt máng lúc 8 giờ tối ngày 04/04/2023
Mearment (CBM): số lượng 1 container 40’ST
VUI LÒNG LIÊN HỆ VỚI MS HAN: 0935689476 TRƯỚC KHI HÀNG ĐẾN CẢNG
Vui lòng gửi chi tiết vận đơn (B/L) cho chúng tôi trước ngày tàu chạy
Nếu không mọi sự chậm trễ chúng tôi sẽ không chịu trách nhiệm
2.2.3.3 Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết làm vận đơn
Trước khi tàu khởi hành, khách hàng cần cung cấp thông tin chi tiết để làm vận đơn ít nhất một ngày Vui lòng gửi bản chỉ dẫn Shipping Instruction cho công ty Long Việt để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
22 xếp hàng và hướng dẫn chi tiết làm Bill of Lading (B/L) Khách hàng có thể gửi email hoặc fax cho công ty
Khi nhận được hướng dẫn Shipping Instruction và cách lập Bill of Lading, cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin về người gửi và nhận hàng, địa điểm gửi và nhận, số container và seal, tên tàu vận chuyển, thời gian và địa điểm bốc dỡ, mô tả hàng hóa, số kiện, khối lượng cả bì, ký hiệu mã hiệu, cùng các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
- Sau khi nhận được Shipping Instruction này, nhân viên chứng từ cũng fax hoặc email cho hãng tàu một Shipping Instrution nội dung tương tự
MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY
NHẬN XÉT CHUNG
Công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận với nhiều năm kinh nghiệm, đảm bảo thực hiện quy trình nghiệp vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp Điều này giúp giảm thiểu chi phí phát sinh cho doanh nghiệp, mang lại hiệu quả cao trong logistics.
Có đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, nhiệt tình, và làm việc rất có trách nhiệm, tạo được sự tin tưởng ở khách hàng
Công ty có một ban giám đốc điều hành năng động, quản lý chặt chẽ mọi hoạt động và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên để kịp thời giải quyết các vướng mắc Giám đốc luôn chú trọng đến chế độ đãi ngộ và lương thưởng, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hăng say, thoải mái và nhiệt tình.
Việc phân chia công việc cho nhân viên giao nhận theo từng cảng biển mang lại nhiều lợi ích, giúp họ tích lũy kinh nghiệm và xây dựng mối quan hệ đa dạng Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc mà còn mở rộng khả năng tiếp cận các cơ hội mới trong ngành logistics.
Công ty sở hữu một lượng khách hàng ổn định và nguồn hàng phong phú, đồng thời thiết lập mối quan hệ lâu dài và uy tín với các cá nhân và đơn vị kinh doanh
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, công ty cũng cần khắc phục một số tồn tại để phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa một cách bền vững hơn.
Đội ngũ nhân viên trong công ty hiện tại còn yếu, và chưa có chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng vi tính, ngoại ngữ và kiến thức pháp luật cho nhân viên.
Thiết bị công ty có thể lạc hậu hoặc hư hỏng, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc Các thiết bị hỗ trợ như máy fax, máy in và máy photo đóng vai trò quan trọng trong việc tăng tốc độ và độ chính xác của công việc.
Trong hoạt động giao nhận, cơ sở hạ tầng như kho bãi và trang thiết bị phụ trợ, bao gồm phương tiện chuyên chở và bốc xếp hàng, đóng vai trò quan trọng Cơ sở hạ tầng là một phần thiết yếu trong giao nhận vận tải và giao nhận hàng hóa Hiện tại, hệ thống kho bãi của công ty chưa đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng, trong khi trang thiết bị xếp dỡ và phương tiện vận tải còn hạn chế Việc chủ yếu phải thuê ngoài dẫn đến tăng chi phí và tốn thời gian.
CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY
HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY
3.2.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
❖ Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty:
Công ty cần sắp xếp và sử dụng nhân sự phù hợp với chuyên môn và nghiệp vụ, nhằm phát huy sức mạnh của từng nhân viên và cả tập thể Điều quan trọng là tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết, thân ái, khuyến khích nhân viên giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống.
Công ty áp dụng chính sách khuyến khích nhân viên sáng tạo và nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc đào tạo về tin học, ngoại ngữ, marketing và tâm lý khách hàng Mục tiêu là phát triển năng lực chuyên môn của nhân viên, từ đó giảm thiểu phát sinh, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Mối quan hệ tốt bên trong lẫn bên ngoài công ty là điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển bền vững
Nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo
❖ Đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp:
Phát triển các dịch vụ kinh tế hiệu quả như khai thuế hải quan, giao nhận hàng hóa, đại lý tàu biển và môi giới hàng hải là rất quan trọng Đồng thời, cần thực hiện các biện pháp phù hợp để tối ưu hóa hoạt động này.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty cần đầu tư vào lĩnh vực vận chuyển hàng hóa cả bằng đường bộ và đường biển Việc tìm kiếm nhà cung cấp đầu vào uy tín, giá cả hợp lý và chất lượng dịch vụ tốt là rất quan trọng Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho hàng hóa mà còn cam kết thời gian giao hàng chính xác, từ đó giúp xây dựng và củng cố uy tín, hình ảnh của công ty, đồng thời tăng số lượng khách hàng thân thiết.
❖ Thiết lập bộ phận Marketing thuộc phòng kinh doanh và thực hiện các phương thức tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất:
Nhân viên marketing không chỉ tiếp cận và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, mà còn theo dõi quá trình phục vụ của nhân viên giao nhận Họ cần thường xuyên thể hiện thiện chí và thắt chặt mối quan hệ để tạo sự gắn bó lâu dài với khách hàng Đặc biệt, khi khách hàng tạm ngừng sử dụng dịch vụ vì lý do riêng, nhân viên marketing nên liên lạc thường xuyên qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp để nắm bắt kịp thời nhu cầu hiện tại và tương lai của họ.
Các nhiệm vụ của bộ phận này gồm:
• Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp trên báo chí
Nâng cấp website doanh nghiệp không chỉ nhằm mục đích giới thiệu thông tin tổng quan về doanh nghiệp mà còn cung cấp chức năng theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả.
• Trực tiếp giới thiệu với khách hàng tiềm năng về dịch vụ và hàng hóa của doanh nghiệp
Theo dõi thường xuyên các hợp đồng với khách hàng cũ là cách hiệu quả để hạn chế việc đối thủ giảm giá dịch vụ nhằm lôi kéo khách hàng Nhân viên cần xây dựng mối quan hệ thân thiết với nhân viên công ty khách hàng để nắm bắt thông tin quan trọng và từ đó tìm kiếm khách hàng mới.
❖ Nâng cao chất lượng dịch vụ:
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, công ty cần tránh những phàn nàn và đôi co trong những tình huống mà khách hàng yêu cầu thực hiện các công đoạn không thuộc trách nhiệm của mình Việc này giúp giữ được lòng tin của khách hàng và giảm nguy cơ mất khách Hơn nữa, công ty nên triển khai chương trình chăm sóc khách hàng riêng để nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng.
Công ty TNHH Tiếp Vận Long Việt tự hào mang đến chất lượng hàng hóa vượt trội, cước phí cạnh tranh và thời gian giao hàng nhanh chóng nhất.
❖ Đầu tư mới, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật:
Củng cố trang thiết bị văn phòng và nâng cấp hệ thống máy vi tính sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, rút ngắn thời gian và tăng cường năng suất.
3.2.2 Kiến nghị đối với nhà nước
Khâu kiểm hóa hiện nay còn chậm và thiếu tính khoa học, khiến thời gian kiểm tra chủ yếu phụ thuộc vào nhân viên kiểm hóa Điều này gây khó khăn cho nhân viên giao nhận trong việc tính toán thời gian nhận hàng và đưa phương tiện đến cảng Do đó, cần có quy định cụ thể về thời gian kiểm hóa để tiết kiệm thời gian và tạo thuận lợi cho nhân viên giao nhận.
Nhà nước cần đẩy mạnh việc khai thực hiện chữ ký số để công tác thông quan điện tử đạt hiệu quả cao hơn
Nhà nước cần quản lý chặt chẽ hơn nữa về tệ nạn tham nhũng, hành doanh nghiệp của một số cán bộ hải quan