Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: LÊ THỊ NGỌC TRINH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔN
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ ẤN NAM
Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH quốc tế Ấn Nam
Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam, thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0310578898 vào ngày 12/1/2011, có tư cách pháp nhân trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa Công ty được phép sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản ngân hàng theo quy định của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Trong những ngày đầu thành lập, công ty Ấn Nam đã đối mặt với nhiều thách thức trong việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp Tuy nhiên, với sự nỗ lực không ngừng của các thành viên, công ty đã vượt qua khó khăn và phát triển mạnh mẽ Sau hơn 10 năm hoạt động, Ấn Nam đã đạt được nhiều thành công đáng kể, bao gồm việc duy trì khách hàng nhập khẩu ổn định, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, và tăng trưởng doanh thu cũng như lợi nhuận qua từng năm Nhờ đó, Ấn Nam đã khẳng định được uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực xuất khẩu.
Nhờ vào sự nỗ lực và đoàn kết của đội ngũ nhân viên, cùng với sự chỉ đạo sát sao từ ban Giám đốc, công ty đã dần vượt qua những khó khăn, củng cố niềm tin với khách hàng và khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường.
● Tên công ty hiện nay: Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam
● Tên quốc tế: An Nam International Company Limited
● Tên viết tắt: An Nam International Co.,LTD
● Trụ sở chính: Số 49/69/4 Đường số 51, Phường 14, Quận Gò Vấp, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
● Người đại diện: Nguyễn Thị Bạch
Hệ thống tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam
Nguồn: Báo cáo nhân sự năm 2023
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm trước công ty cũng như pháp luật Trong việc điều hành hoạt động của công ty, giám đốc đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng.
● Lập kế hoạch xây dựng và phát triển Công ty theo đúng định hướng đã đề ra
Phòng kinh doanh XNK Phòng hành chính
● Thiết lập bộ máy, tuyển dụng, đào tạo nhân sự có năng lực để thực hiện công việc
● Kiểm tra định kỳ hoặc thường xuyên kết quả hoạt động của các phòng ban để đưa ra các quyết định kịp thời
● Quyết định kế hoạch và chiến lược phát triển của Công ty Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
● Quyết định bổ nhiệm đề bạt, sa thải và đầu tư thiết bị cần thiết để phục vụ cho hoạt động của Công ty
● Quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng hạ lương
Theo dõi toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa, vật tư và công nợ là rất quan trọng để đánh giá kết quả kinh doanh của công ty Việc ghi chép chính xác thông qua sổ sách và phần mềm chuyên dụng giúp phản ánh đúng các số liệu về tài sản, hàng hóa và các nghiệp vụ kinh doanh.
Kê khai và nộp thuế đúng quy định của nhà nước là nghĩa vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp Định kỳ, các doanh nghiệp cần lập báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý và năm để đảm bảo tính minh bạch Ngoài ra, việc phân tích hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.
● Phòng kế toán phải hạch toán cụ thể từng nghiệp vụ phát sinh, trên cơ sở đó giúp Giám đốc phân tích hoạt động kinh tế
● Thanh toán lương thưởng, phụ cấp cho nhân viên, các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội Thanh toán các khoản thu chi của công ty
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu là bộ phận then chốt trong quản lý công ty, chịu trách nhiệm về tình hình bán hàng và thể hiện sự phát triển qua doanh số tăng trưởng hàng tháng Bộ phận này được chia thành ba mảng riêng biệt, mỗi mảng đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
● Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh xuất - nhập khẩu
● Lập chiến lược kinh doanh, mở rộng hệ thống khách hàng của Công ty Tư vấn giải đáp thắc mắc cho khách hàng
● Liên hệ với hãng tàu vận chuyển, thực hiện báo giá
Chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng ngoại thương, bao gồm các điều kiện và hình thức thanh toán Đảm bảo thực hiện đúng quy trình thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định, đồng thời theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng và tiến hành thanh lý hợp đồng khi cần thiết.
● Lấy Booking, gửi SI/ VGM/ MNF cho hãng tàu
● Làm các thủ tục khai hải quan
● Đăng ký kiểm dịch, làm C/O và các chứng nhận theo yêu cầu khách hàng
● Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thay đổi của nhà nước và pháp luật xuất nhập khẩu, thuế, hải quan quản lý
● Nghiên cứu và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng các tiêu chuẩn mà công ty đưa ra
● Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp tiếp nhận những nhu cầu mua hàng từ các bộ phận Sales
● Quản lý hàng tồn kho và thường xuyên kiểm chất lượng và hiệu suất nhà cung cấp
● Yêu cầu báo giá, đàm phán các điều khoản, thỏa thuận giá với nhà cung cấp
● Theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành tổng hợp của công ty, chịu trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý Đồng thời, phòng cũng chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của công ty.
● Chịu trách nhiệm về việc quản lý tài liệu, công văn và con dấu của công ty
● Quản lý đào tạo nguồn nhân lực cho công ty
● Đảm nhận công tác tuyển dụng, theo dõi, đánh giá năng lực của nhân viên
● Theo dõi cung cấp văn phòng phẩm nhanh chóng theo nhu cầu của công ty
● Đặt nhà hàng, khách sạn, vé máy bay hỗ trợ các chuyến công tác của giám đốc và nhân viên
Bảng 2.1: Thống kê tình hình nhân sự của Công ty TNHH Quốc tế Ấn nam
STT Bộ phận Số lượng
4 Phòng hành chính nhân sự
Nguồn: Phòng hành chính nhân công ty sự Ấn Nam
Dựa trên dữ liệu thống kê, tỷ lệ nam nữ trong các phòng ban của công ty cho thấy sự đa dạng rõ rệt Phòng kế toán hiện có 100% nhân viên nữ, điều này phù hợp với tính chất công việc yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn thận Ngược lại, phòng hành chính nhân sự duy trì tỷ lệ nam nữ cân đối, phản ánh nhiệm vụ cụ thể của bộ phận Tại phòng XNK, đặc biệt là bộ phận sales, công việc cần kiên nhẫn và khéo léo, cho phép cả nam và nữ đều có thể đóng góp hiệu quả Trong khi đó, bộ phận chứng từ yêu cầu sự chu đáo và tỉ mỉ trong việc kiểm tra giấy tờ, khiến nhân viên nữ trở thành lựa chọn phù hợp hơn.
Bộ phận thu mua thường được giao cho nhân viên nam, những người có khả năng linh động và xử lý công việc nhanh nhẹn, nhằm đảm bảo kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Công ty thực hiện phân công công việc hợp lý, dựa trên đặc tính và kỹ năng chuyên môn của từng nhóm nhân viên.
Hình 2.2: Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên
Theo thống kê, 100% nhân viên công ty đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, trong đó 73% sở hữu trình độ đại học và 27% có trình độ cao đẳng.
Để đáp ứng yêu cầu công việc, nhân viên cần có trình độ cao, sự nhạy bén và khả năng sáng tạo, cùng với kỹ năng xử lý vấn đề phát sinh Kỹ năng giao tiếp và đàm phán chuyên nghiệp với khách hàng quốc tế cũng rất quan trọng Tổng thể, cơ cấu nhân sự và trình độ nhân viên đều tương đối hoàn chỉnh.
Lĩnh vực kinh doanh
Bảng 2.2 : Ngành nghề kinh doanh
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) 4620
3 Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép 4641
4 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp 4653
5 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663
Biểu đồ thể hiện trình độ nhân viên
Trình độ đại học Trình độ cao đẳng
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam xuất khẩu về các mặt hàng nông sản:
- Vỏ lụa hạt điều ( Cashew Husk)
Tiêu chuẩn của sản phẩm
● Kích thước: 3mm trở lên tối đa 1%
● Mảnh vỡ hạt điều: tối đa 0.2%
Hình 2.3: Sản phẩm vỏ lụa điều
- Bột vỏ lụa điều (Cashew Husk Powder)
Tiêu chuẩn của sản phẩm
Hình 2.4 Sản phẩm bột vỏ lụa điều
- Viên nén điều (Cashew Husk Pellets)
Tiêu chuẩn của sản phẩm
• Nhiệt Lượng (ARB): 4.000 +/- 300 kcal/kg
• Hàm lượng tro tối đa 3%
Hình 2.5: Sản phẩm viên nén điều
Tiêu chuẩn của sản phẩm
Hình 2.6: Sản phẩm bột gỗ
Đối thủ cạnh tranh
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các thành phần kinh tế và doanh nghiệp trong và ngoài nước ngày càng trở nên khốc liệt Công ty Quốc tế Ấn Nam, hoạt động trên nhiều thị trường, cũng đối mặt với nhiều thách thức trong việc chào bán hàng hóa và xuất khẩu Đặc biệt, công ty phải cạnh tranh với một loạt đối thủ mạnh mẽ, điều này đặt ra nhiều khó khăn cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Tâm Phúc Minh chuyên sản xuất, kinh doanh và chế biến phế phẩm cùng phụ phẩm từ ngành nông sản Với cam kết về chất lượng, công ty đã khẳng định vị thế là một đối thủ mạnh trong lĩnh vực này.
Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Ân Phát là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực xuất khẩu nguyên liệu và phụ phẩm nông sản Nhờ kinh nghiệm lâu năm, công ty đã xây dựng được một lượng khách hàng đáng kể và duy trì mối quan hệ xuất khẩu ổn định.
Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2020 – 2022
Bảng 2.3: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2020 – 2022
(Đơn vị tính: Tỷ đồng)
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Ấn Nam
Bảng số liệu thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2020 -
2022 đã cho thấy chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận có xu hướng thay đổi theo tình hình kinh tế chung của cả nước
Năm 2021 doanh thu giảm đáng kể 15% (5,274 tỷ) so với năm 2020 do năm
Vào năm 2021, sự bùng phát mạnh của Covid-19 cùng với các biện pháp phong tỏa nghiêm ngặt đã gây ra tác động tiêu cực đến doanh nghiệp Việc thiếu phương tiện vận tải do phong tỏa khiến hàng hóa không thể được vận chuyển kịp thời, dẫn đến đứt gãy chuỗi cung ứng Khi nguồn cung của nhiều chuỗi cung ứng ngừng hoạt động, nguyên liệu đầu vào trở nên khan hiếm và giá cả tăng cao, buộc các nhà nhập khẩu phải tìm kiếm thị trường khác.
Ngoài ra, nhu cầu vận chuyển hàng hóa tăng cao làm gia tăng nhu cầu container
Do tác động của dịch bệnh, hiệu suất xử lý hàng hóa tại các cảng giảm, dẫn đến tình trạng ứ đọng khổng lồ container và thời gian quay vòng container kéo dài Kết quả là giá cước vận tải biển tăng cao, khiến lợi nhuận năm 2021 giảm 61%, chỉ đạt 831 triệu so với năm 2020.
Cuối năm 2021, dịch COVID-19 đã được kiểm soát, dẫn đến sự phục hồi mạnh mẽ trong xuất khẩu Từ tháng 10, xuất khẩu liên tục tăng trưởng do các rào cản được gỡ bỏ Công ty Ấn Nam đã tận dụng đà phục hồi này bằng cách nhanh chóng thích ứng và đa dạng hóa thị trường xuất khẩu, giúp công ty duy trì lợi nhuận đạt 1,355 tỷ.
Năm 2022, doanh thu đạt 7.329 tỷ, tăng 20% so với năm 2021 nhờ vào sự phục hồi của nền kinh tế và hoạt động xuất khẩu tích cực, cùng với nhu cầu thị trường tăng mạnh Tuy nhiên, chi phí hoạt động doanh nghiệp cũng tăng cao 16% so với năm trước.
Năm 2021, khủng hoảng năng lượng do các xung đột chính trị toàn cầu đã dẫn đến chi phí vận tải và giá cước tăng cao, gây khó khăn cho hoạt động vận chuyển quốc tế và nội địa của nhiều quốc gia.
Trong bối cảnh tình hình chính trị toàn cầu bất ổn, nền kinh tế Việt Nam vẫn duy trì sự ổn định Dưới sự chỉ đạo của Chính phủ, các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu đã được triển khai một cách đồng bộ và linh hoạt Nhờ vào những nỗ lực này, Công ty Ấn Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong xuất khẩu hàng hóa, dẫn đến lợi nhuận năm cao.
2022 tăng lên đáng kể, đạt mức 1.043 tỷ so với năm 2021
Mặc dù đối mặt với tình hình kinh tế khó khăn, công ty vẫn duy trì lợi nhuận qua các năm nhờ vào chính sách pháp luật Việt Nam và sự lãnh đạo hiệu quả của Giám đốc cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Những kết quả tích cực này sẽ tạo động lực để công ty mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập quốc tế.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam
Hình 3.1: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty
➢ Tổ chức thu thập thông tin
Trước khi tiến hành đàm phán giao dịch chính thức, nhân viên xuất nhập khẩu cần thu thập thông tin thị trường liên quan đến mặt hàng quan tâm từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các tổ chức quốc tế như Trung tâm Thương mại và Phát triển của Liên Hợp Quốc, Hội đồng Kinh tế và Châu Á - Thái Bình Dương, cũng như các cơ quan thống kê và đối tác kinh doanh, nhằm có cái nhìn tổng quan về thị trường.
➢ Tổ chức phân tích thông tin và xử lý thông tin
Nhân viên xuất nhập có được những thông tin cần thiết về thị trường sẽ tiến hành phân tích và xử lý thông tin
Giá cả hàng hóa trên thị trường toàn cầu thường xuyên biến động phức tạp, chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như chu kỳ kinh tế và sự lũng đoạn của các nhà đầu tư Việc phân tích thông tin về giá cả hàng hóa là cần thiết để hiểu rõ những biến động này và đưa ra các quyết định đầu tư hợp lý.
Nghiên cứu thị trường Đàm phán và ký kết hợp đồng
Nhận tiền T/T hoặc hối thúc hoặc hối
Chuẩn bị hàng hóa xuất
Thuê phương tiện vận tải
Mua bảo hiểm lô hàng
Làm thủ tục hải quan
Lập BCT thanh toán và nhận tiền
Khiếu nại và giải quyết khiếu nhân tố cạnh tranh, nhân tố lạm phát
Phân tích và nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là bước quan trọng trong việc xác định các doanh nghiệp xuất khẩu cùng sản phẩm Việc đánh giá chiến lược của họ giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách giá cạnh tranh và tối ưu hóa lợi ích cho khách hàng.
- Phân tích thông tin về nhu cầu tiêu dùng: nghiên cứu và dự báo tương lai của thị trường xuất khẩu sản phẩm
➢ Lựa chọn thị trường xuất khẩu
Khi tiến hành lựa chọn thịu trường, nhân viên quan tâm đến các tiêu chuẩn về xuất khẩu:
- Các tiêu chuẩn chung như chính trị pháp luật, văn hóa, kinh tế, tiêu chuẩn quốc tế
- Các tiêu chuẩn về quy chế thương mại và tiền tệ như
● Bảo hộ mậu dịch: thuế quan, hạn ngạch giấy phép
● Tình hình tiền tệ: tỷ lệ lạm phát, sức mua của đồng tiền
Các tiêu chuẩn cần được đánh giá cẩn thận và điều chỉnh theo mức độ quan trọng Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, công ty có thể xác định các thị trường tiềm năng và chọn lựa những thị trường mang lại lợi nhuận cao nhất.
3.1.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu
Sau khi xác định được thị trường mục tiêu, nhân viên xuất khẩu sẽ tìm kiếm khách hàng bằng cách đăng tải thông tin sản phẩm và chủ động tìm kiếm trên các nền tảng B2B như Alibaba.com, Globalmarket.com, Keytrade.com, EC21.com, hoặc thông qua các trang vàng doanh nghiệp.
Nhân viên xuất khẩu tiến hành báo giá khi nhận được thông tin từ khách hàng qua các kênh như email, WhatsApp, hoặc Skype Ngoài ra, khách hàng cũng có thể tự liên hệ với công ty thông qua thông tin được đăng tải trên các trang web B2B.
Trước khi bắt đầu đàm phán, nhân viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách xác định mục tiêu, chuẩn bị nội dung và tìm hiểu thông tin về đối tác và hàng hóa Giai đoạn này rất quan trọng để đạt được mức giá mong muốn trong khi vẫn duy trì mối quan hệ kinh doanh với khách hàng Đàm phán hợp đồng thường diễn ra qua chat trực tiếp trên Whatsapp hoặc Skype để tiết kiệm chi phí Trong một số trường hợp, khách hàng có thể đến trực tiếp để đàm phán hợp đồng và tham quan kho xưởng.
Sau khi thống nhất các thỏa thuận về giá cả, hình thức giao hàng và thanh toán, nhân viên xuất khẩu sẽ soạn thảo hợp đồng theo mẫu của công ty, bao gồm đầy đủ chi tiết và điều khoản đã thỏa thuận Hợp đồng này sẽ được gửi cho khách hàng qua scan, email hoặc fax, và mỗi bên sẽ giữ một bản.
Khi ký kết một hợp đồng hai bên lưu ý một số điều sau:
- Số hiệu hợp đồng, ngày hợp đồng
- Bên mua bên bán gồm các thông tin: địa chỉ, mã số thuế
- Số tài khoản và tên ngân hàng đơn vị có tài khoản giao dịch thường xuyên
- Người đại diện ký kết hợp: tên và chức vụ
Hợp đồng xuất khẩu vỏ lụa điều của công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam cần bao gồm các điều khoản quan trọng như tên hàng, quy cách, số lượng và mã số HS Điều này đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong giao dịch, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến xuất khẩu.
Hình 3.2: Tên hàng hóa, số lượng, giá
● Hàng hóa đóng trong bao PP, 50kg/bao đóng trong Container 20 feet hoặc 40 feet
● Trọng lượng tịnh Điều 2: Giá cả
● Giá theo điều kiện FOB hoặc CIF
● Tổng giá trị đơn hàng (bằng số và bằng chữ) Điều 3: Thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng
● Giao hàng từng phần: có được cho phép hay không
● Chuyển tải: có được cho phép hay không Điều 4: Thanh toán
● Thông tin ngân hàng của người thụ hưởng
Bộ chứng từ thanh toán bao gồm những tài liệu quan trọng như Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn đường biển, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, và Giấy chứng nhận phun trùng Điều 5 quy định về các điều kiện khiếu nại, trong khi Điều 6 nêu rõ các điều kiện bất khả kháng Cuối cùng, Điều 7 đề cập đến các điều khoản liên quan đến trọng tải.
Mọi tranh chấp phát sinh giữa hai bên sẽ được giải quyết bởi Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam tại Phòng Thương mại và Công nghiệp TP Hồ Chí Minh, theo quy định của luật thương mại quốc tế.
● Hợp đồng tuân theo Incoterm 2000 và được lập thành 2 bản có hiệu lực từ ngày ký
3.1.3 Nhận tiền T/T hoặc hối thúc hoặc hối thúc nhà nhập khẩu mở L/C Đối với phương thức thanh toán bằng T/T, công ty sẽ yêu cầu đối tác trả tiền cọc thường 30% giá trị hợp đồng và 70% còn lại sẽ phải thanh toán khi nhận được chứng từ scan và trước khi tàu cập cảng tại nước của người nhập khẩu Phương thức này chỉ áp dụng với các đối tác có quan hệ lâu dài và uy tín Với phương thức này, người nhập khẩu sẽ trả tiền thông qua tài khoản ngân hàng như hợp đồng Đối với phương thức thanh toán bằng L/C công ty sẽ tiến hành kiểm tra các điều khoản trong bản thảo L/C do khách hàng gửi thông qua ngân hàng công ty chỉ định Nếu xuất hiện những điều khoản sai sót hoặc các chứng từ công ty không thể cung cấp để xuất trình khi thanh toán thì công ty yêu cầu sửa L/C Nếu các điều khoản đã chính xác, công ty sẽ gửi thông báo chấp nhận L/C và yêu cầu ngân hàng thông báo kiểm tra các điều khoản một lần nữa để đảm bảo công ty có khả năng thực hiện đúng và đủ các điều kiện trong L/C Nếu ngân hàng thông báo xác nhận phù hợp thì công ty sẽ gửi thông báo chấp nhận L/C đến ngân hàng đối tác qua ngân hàng và tiếp tục thực hiện các công đoạn tiếp theo Đối với phương thức này, thì người mua sẽ thanh toán qua tài khoản ngân hàng như yêu cầu
3.1.4 Chuẩn bị hàng hóa xuất
Công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam cam kết hoàn thành đúng thời gian giao hàng và số lượng hàng hóa đã thỏa thuận Với đặc thù là công ty thương mại, Ấn Nam thực hiện việc lấy hàng thông qua các hợp đồng thu mua với những cơ sở sản xuất và doanh nghiệp đã hợp tác lâu dài.
Hợp đồng xuất khẩu nguyên liệu vỏ lụa điều của công ty là cơ sở quan trọng để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, đồng thời phối hợp với nhà cung cấp trong việc lập kế hoạch sản xuất Nguồn hàng chủ yếu của công ty được cung cấp từ các xí nghiệp tại Bình Phước, Bình Dương và các khu vực lân cận.
Nhân viên thu mua của phòng xuất khẩu đã liên hệ với nhà cung cấp để trình bày các yêu cầu về quy cách, số lượng và bao bì Đồng thời, các yêu cầu chất lượng cho đơn hàng vỏ lụa cũng cần phải tuân thủ đầy đủ các điều khoản đã được ghi rõ trong hợp đồng.
Đánh giá hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa
3.2.1 Điểm mạnh Đội ngũ nhân viên của công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế cũng như các thủ tục yêu cầu pháp luật Bên cạnh đó nhân viên công ty rất có tinh thần đoàn kết, tương trợ nhau trong công việc Cơ cấu lao động của công ty được tổ chức theo mô hình nhỏ, tinh giản giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí vận hành nhất
Do công ty xuất khẩu nhiều mặt hàng, việc huy động hàng từ nhà cung cấp chỉ diễn ra sau khi chào bán thành công hoặc nhận được thư chào mua hàng Điều này có thể dẫn đến tình trạng nguồn cung không ổn định, hàng hóa thiếu số lượng hoặc chất lượng, do phụ thuộc vào nguồn cung bên ngoài.
Việc kiểm tra hàng hóa tại công ty chưa được thực hiện chặt chẽ do công ty chỉ thu gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau mà không sản xuất trực tiếp Điều này dẫn đến việc không thể quản lý chất lượng hàng hóa một cách hiệu quả Sự không đồng đều về chất lượng hàng hóa khi thu gom từ nhiều nơi đã gây ra tình trạng kiểm tra không đạt, khiến công ty phải đối mặt với phàn nàn từ đối tác và bị ép giá.
Công ty chưa có phòng marketing riêng và sự phân chia rõ ràng giữa bộ phận marketing và bộ phận bán hàng, dẫn đến công tác nghiên cứu thị trường chưa hiệu quả Tình trạng này đã hạn chế khả năng mở rộng thị trường hàng hóa của công ty.
Trong quá trình sản xuất, công ty gặp phải tình trạng tỷ lệ phế phẩm cao, điều này không chỉ làm giảm năng suất sản xuất mà còn gia tăng chi phí sản xuất, dẫn đến giá thành sản phẩm cao Sự gia tăng chi phí này gây khó khăn cho việc xuất khẩu sản phẩm, đặc biệt khi công ty đang trong giai đoạn chiếm lĩnh thị trường.
Thị trường Ấn Độ, Indonesia và Hàn Quốc đang ghi nhận nhu cầu cao đối với sản phẩm vỏ lụa điều, điều này đã thúc đẩy công ty chọn những thị trường này làm mục tiêu chiến lược Bên cạnh đó, môi trường cạnh tranh tại đây đang phát triển tích cực cùng với hệ thống pháp luật ngày càng hoàn thiện.
Thiết bị máy móc ngày càng hiện đại giúp cho quá trình sản xuất và đóng gói hàng hóa nhanh và tiện lợi hơn
Tỉnh Bình Phước, với nguồn nguyên liệu nông sản phong phú, được công nhận là “thủ phủ” hạt điều của Việt Nam, đóng góp hơn 50% vào tổng lượng hạt điều chế biến và xuất khẩu của cả nước.
Vỏ lụa điều hiện nay được ứng dụng trong sản xuất các sản phẩm trang trí, mỹ phẩm và da giày, mở rộng cơ hội xuất khẩu trên thị trường quốc tế.
Hội nhập WTO đã làm tăng cường sự cạnh tranh trong thị trường, đẩy mạnh áp lực từ các đối thủ quốc tế có kinh nghiệm dày dạn, cùng với tiềm lực công nghệ và tài chính mạnh mẽ.
Hiện nay có rất nhiều nhà xuất khẩu mặt hàng vỏ lụa trong nước, khách hàng có nhiều cơ hội lựa chọn hơn
Suy giảm tăng trưởng kinh tế và lạm phát, cùng với xung đột giữa Nga và Ukraine, đã tác động tiêu cực đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dẫn đến việc tăng giá nguyên liệu đầu vào.
Thị trường nguyên liệu chất lượng cao đang gặp khó khăn do thiên tai và dịch bệnh, ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm xuất khẩu.
Giải pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh và hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty Ấn Nam
3.3.1 Mục tiêu và cơ sở đề xuất giải pháp
Mục tiêu đề xuất giải pháp
Để giữ vững lợi thế cạnh tranh và đạt lợi nhuận cao hàng năm, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu rõ ràng trong bối cảnh phát triển nhanh chóng hiện nay Bài viết này đề xuất một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động xuất khẩu của công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam đến năm 2030, với mục tiêu cụ thể là doanh thu đạt trên 300 tỷ VND, xuất khẩu trung bình 200 container mỗi tháng, và mở rộng danh mục hàng hóa xuất khẩu.
Cơ sở đề xuất giải pháp
- Căn căn vào những mục tiêu chiến lược của toàn ngành và của riêng công ty TNHH Quốc tế Ấn Nam
- Căn cứ vào thực trạng tình hình phát triển sản xuất kinh doanh xuất khẩu của công ty trong những năm gần đây
3.3.2 Hoàn thiện chiến lược kinh doanh quốc tế, đặc biệt là chiến lược Marketing xuất khẩu
Công ty tập trung vào xuất khẩu trực tiếp tới các thị trường hiện tại và mới, vì vậy việc nghiên cứu marketing xuất khẩu là bước quan trọng trước khi đưa sản phẩm ra nước ngoài Tất cả hoạt động marketing đều liên quan đến thị trường quốc tế, do đó, việc tìm hiểu thói quen, tập quán sử dụng và thị hiếu của người tiêu dùng nước ngoài là điều cần thiết để đảm bảo thành công trong kinh doanh tại các thị trường mới.
Nghiên cứu marketing không chỉ bao gồm các yếu tố như trong nghiên cứu nội địa, mà còn cần xem xét các yếu tố chính trị, pháp luật và văn hóa của từng quốc gia Việc thực hiện nghiên cứu này sẽ tạo điều kiện cho công ty nắm bắt nhu cầu nhập khẩu vỏ lụa điều trên thị trường Khi đã hiểu rõ thị trường mục tiêu, công ty có thể phát triển các chiến lược phù hợp để tăng cường xuất khẩu hạt điều nhân theo định hướng đã đề ra.
3.3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác thu mua và chuẩn bị hàng Để tìm kiếm và duy trì nguồn cung ổn định lâu dài công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt đối với các địa phương sản xuất nông sản xuất khẩu, mở rộng phạm vi mua nguyên liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công ty mua được khối lượng hàng hóa lớn, chất lượng với giá cả cạnh tranh
Thị trường hàng hóa luôn thay đổi, vì vậy nhân viên phòng kinh doanh cần liên tục nghiên cứu và dự đoán xu hướng thị trường để xây dựng các chiến lược thu mua hiệu quả và phù hợp.
Công ty có thể áp dụng hình thức liên doanh liên kết với các cơ sở sản xuất chế biến, giúp đảm bảo chủ động trong việc kiểm soát khối lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã, giá cả và hình thức thanh toán.
3.3.4 Giải pháp nâng cao cơ sở hạ tầng kho bãi
Để tối ưu hóa việc quản lý kho, công ty cần sắp xếp hàng hóa dựa trên đặc điểm và tính chất của chúng, nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra và bảo quản Việc nâng cấp cơ sở vật chất kho hàng là cần thiết để bảo đảm hàng hóa luôn nguyên vẹn, không bị ẩm mốc hay hư hỏng trước khi xuất khẩu Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí phát sinh mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa cho khách hàng, từ đó giữ vững uy tín của công ty.
Bố trí dây chuyền sản xuất một cách hợp lý giúp tối ưu hóa công suất và hiệu quả của máy móc, đồng thời tận dụng tối đa diện tích sản xuất Việc thường xuyên nâng cấp và vệ sinh máy móc không chỉ giảm thiểu phế phẩm mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hiện nay, kho bãi đang trong tình trạng quá tải, vì vậy công ty cần mở rộng không gian lưu trữ để giải quyết vấn đề này Việc mở rộng kho không chỉ giúp tăng cường khả năng lưu trữ mà còn tạo ra sự linh hoạt trong quy trình sản xuất và giao hàng Điều này đảm bảo hàng hóa được xuất đơn liên tục, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất Nhờ đó, công ty duy trì mức dự trữ ổn định và có khả năng thích ứng nhanh chóng với biến động thị trường, từ đó giữ chân khách hàng nhờ vào sự đáp ứng hiệu quả và kịp thời.
3.3.5 Giải pháp nâng cao chất lượng, xây dựng thươnghiệu uy tín
Uy tín của công ty là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị thương hiệu bền vững trên thị trường Để duy trì và nâng cao uy tín, công ty cần không ngừng cải thiện hình ảnh của mình, từ đó tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và mở rộng thị trường tiêu thụ Để tăng số lượng khách hàng và giá trị đơn hàng, công ty cần liên tục cập nhật và cung cấp thông tin về giá cả một cách chính xác và cạnh tranh.
Hiện nay, công ty đã có một trang web riêng để giới thiệu các sản phẩm chủ lực, nhưng lượt truy cập còn thấp và hình ảnh sản phẩm đã cũ Việc cập nhật trang web với hình ảnh và video về quy trình sản xuất sản phẩm, có in logo công ty, sẽ giúp nâng cao uy tín và quảng bá hình ảnh hiệu quả Do đó, chú trọng phát triển trang web là một giải pháp khả thi, dễ thực hiện và không tốn kém.
3.3.4 Giải pháp hoàn thiện công tác thanh toán
Công ty cần chú trọng đến việc hiểu rõ khách hàng và đối tác trước khi quyết định phương thức thanh toán Việc tìm kiếm thông tin khách hàng qua các công cụ tìm kiếm trực tuyến và các trang vàng là rất quan trọng Đối với khách hàng mới tiềm ẩn rủi ro, công ty nên sử dụng phương thức thanh toán L/C và cần thận trọng kiểm tra từng điều khoản để đảm bảo phù hợp với hợp đồng, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời.
3.3.5 Giải pháp về nhân sự, đào tạo và nhân cao tay nghề nhân viên
Công ty nên kết hợp nhân viên trẻ với những người có kinh nghiệm lâu năm để tạo cơ hội cho thế hệ trẻ học hỏi và nâng cao hiểu biết thực tế Đồng thời, công ty khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học ngoại thương và tiếng Anh nhằm nâng cao trình độ chuyên môn phục vụ công việc hiệu quả hơn.
Công ty cần xây dựng một chiến lược dài hạn để phát triển nguồn nhân lực, bao gồm tổ chức các buổi đào tạo về đàm phán và ký kết hợp đồng Điều này giúp xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng nghiệp vụ vững vàng, linh hoạt trong đàm phán, có tinh thần trách nhiệm và khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, từ đó gia tăng số lượng hợp đồng cho công ty.