Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex.doc

Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex

Lời nói đầu

Xuất nhập khẩu là hoạt động xuất hiện từ lâu, sự năng động đa dạng và phứctạp đang thay đổi theo từng ngày, từng giờ Từ 30 doanh nghiệp những năm 80 đ-

ợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, đến nay nớc ta đã có trên 2000doanh nghiệp đợc trực tiếp kinh doanh Điều này đòi hỏi cơ chế điều hành xuấtnhập khẩu của Nhà nớc phải luôn linh hoạt đảm bảo tính hiệu quả Và các doanhnghiệp Việt Nam cần phải năng động, sáng tạo và không ngừng đổi mới để theokịp xu thế phát triển

Trong chiến lợc phát triển hoạt động xuất nhập khẩu của nền kinh tế, Đảng vàNhà nớc ta đã xác định mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chiến lợc cókhả năng tăng trởng cao Trong thời gian thực tập ở Công ty XNK Intimex emcũng thấy mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chủ lực, chiếm 95% kimngạch xuất khẩu hàng năm của Công ty

Nhận thức đợc tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu hàng nông sản, vớikiến thức kỹ thuật thơng mại quốc tế đợc học tập tại trờng và những gì tìm hiểu

đợc trong thời gian thực tập ở Công ty Intimex em mạnh dạn chọn đề tài luận văn

tốt nghiệp Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất“Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất

khẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex”

Với đề tài này em muốn thử vận dụng những kiến thức đã học tập ở trờng đểxem xét hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản ở Công tyXNK Intimex và thử đa ra những ý kiến cá nhân về giải pháp hoàn thiện quytrình này

Mục đích nghiên cứu đề tài: Hệ thống hoá lý thuyết về quy trình tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu và vận dụng vào phân tích quy trình tổ chức thực hiệnhợp đồng xuất khẩu nông sản trong điều kiện kinh doanh thực tế của Công tyXNK Intimex Từ đó phân tích, đánh giá và xây dựng kiến nghị nhằm giải quyếtvấn đề thực tế nảy sinh về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nôngsản tại Công ty XNK Intimex

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu: Trong luận văn này em tập trung nghiên cứuquy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản hiện nay của Công tyXNK Intimex

Phơng pháp nghiên cứu: Với đề tài mang tính bao quat và thực tế nên trongluận văn này em sử dụng nhiều phơng pháp nh phơng pháp quan sát, phơngpháp thống kê, phân tích, phơng pháp tôngt hợp và so sánh

Kết cấu của đề tài bao gồm 3 chơng:

Chơng 1

Cơ sở lý luận về hợp đồng xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1 Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

1.1.1 Khái niệm, bản chất và vai trò của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Khái niệm: Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là sự thoả thuận giữa các đơng sự

có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, theo đó, một bên gọi là bên bán(Bên xuất khẩu) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bênmua (bên NK) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên mua có nghĩa vụ nhậnhàng và trả tiền hàng

Nh vậy chủ thể của hợp đồng là bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bênnhập khẩu) Đối tợng là dịch vụ hoặc hàng hoá Bên bán phải giao hàng hoá chobên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một giá cân xứng với giá trị của hànghoá đã đợc giao

Bản chất: Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận của các

bên ký kết hợp đồng Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoảthuận không đợc cỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thểchấp nhận đợc Hợp đồng Thơng mại Quốc tế giữ một vai trò quan trọng trongkinh doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoảthuận và cam kết thực hiện các nội dung đó

Vai trò: Nh vậy, hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của

mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ Hợp đồngcòn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lýquan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng nghĩa

vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng Hợp đồng càng quy định chặt chẽ chitiết, rõ ràng, dễ hiểu càng dễ thực hiện và càng ít xảy ra tranh chấp

Việc ký hợp đồng cần xác định nội dung đầy đủ, chuẩn bị thận trọng và chu

đáo

1.1.2 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng.

Theo luật TM Việt Nam, quy định Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có hiệu lựckhi có đủ các điều kiện sau:

- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ t cách pháp lý.Chủ thể bên nớc ngoài là thơng nhân và t cách pháp lý của họ đợc xác định căn

cứ theo pháp luật của họ Chủ thể Việt Nam phải là thơng nhân đợc phép hoạt

động thơng mại trực tiếp với nớc ngoài

- Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá đợc phép mua bán theo quy định củanớc bên mua và nớc bên bán

- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải có nội dung chủ yếu của hợp đồng muabán hàng hoá Các nội dung chủ yếu đó là : Tên hàng, số lợng, quy cách, phẩmchất, giá cả, phơng thức thanh toán và thời hạn giao nhận hàng

- Hợp đồng Thơng mại Quốc tế phải đợc lập thành văn bản

1.1.3 Nội dung chủ yếu của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Một Hợp đồng Thơng mại Quốc tế thờng có hai phần chính, những điều trìnhbày chung và các điều khoản của hợp đồng

Phần trình bày chung bao gồm:

- Số liệu của hợp đồng( Contract No…): Đây không phải là nội dung pháp lýbắt buộc của hợp đồng nhng nó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra,giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên

- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: Nội dung này có thể để ở cuốicủa hợp đồng Nếu nh trong hợp đồng không có thoả thuận gì thêm thì hợp đồng

sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết

- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõcác chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: tên( theogiấy phép thành lập), địa chỉ, ngời đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kếthợp đồng

- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng( General definition): Trong hợp đồng

có thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau cóthể hiểu theo những cách khác nhau Để tránh những hiểu lầm, những thuật ngữhay những vấn đề quan trọng phải đợc định nghĩa

- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định chính phủ

đã ký kết, hoặc là các Nghị định th ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia hoặc nêu ra

sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng

Nội dung cơ bản của các điều khoản trong Hợp đồng Thơng mại Quốc tế:

- Điều khoản về tên hàng (Commodity): điều khoản này chỉ rõ đối tợng cầngiao dịch, cần phải dùng các phơng pháp quy định chính xác tên hàng Nếu gồmnhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập

bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộphận của điều khoản tên hàng.

- Điều khoản về chất lợng (Quality): Trong điều khoản này quy định chất ợng của hàng hoá giao nhận và là cơ sở để giao nhận chất lợng hàng hoá, đặc biệtkhi có tranh chấp về chất lợng thì điều khoản chất lợng sẽ là cơ sở để kiểm tra, sosánh và giải quyết tranh chấp chất lợng, cho nên tuỳ vào từng loại hàng hoá mà

l-có phơng pháp quy định chất lợng sao cho chính xác phù hợp và tối u Nếu dùngtiêu chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng… để quy định chất lợng thì phải đợcxác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng

- Điều khoản về số lợng (Quantity): Quy định về số lợng hàng hoá giaonhận, đơn vị tính, phơng pháp xác định trọng lợng Nếu số lợng hàng hoá giaonhận quy định phỏng chừng phải quy định ngời đợc phép lựa chọn dung sai về sốlợng và giá tính cho số lợng hàng cho khoản dung sai đó

- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking): Trong điềukhoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thớc, số lớp bao bì, chất l-ợng bao bì, phơng thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung và chấtlợng của ký mã hiệu

- Điều khoản về giá cả (Price): Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tínhgiá, phơng thức quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có)

- Điều khoản về thanh toán (payment): Quy định phơng thức thanh toán, cácloại tiền thanh toán, địa điểm thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán Đây

là điều khoản rất quan trọng đựơc các bên quan tâm, nếu lựa chọn đợc các điềukiện thanh toán thích hợp sẽ giảm đợc chi phí và rủi ro cho mỗi bên

- Điều khoản giao hàng (Shipment/ Delivery): Quy định số lần giao hàng,thời gian, địa điểm giao hàng, phơng thức giao nhận…

- Điều khoản về trờng hợp miễn trách (Force majeure): Trong điều khoảnnày quy định các trờng hợp đợc miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ hợp đồngcho nên thờng quy định: Nguyên tắc xác định các trờng hợp miễn trách, liệt kêcác điều kiện đợc coi là trờng hợp miễn trách và các trờng hợp không miễn trách.Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trờng hợp miễn trách

- Điều khoản khiếu nại (Claim): Quy định thời hạn khiếu nại, thể thứckhiếu nại và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại

- Điều khoản bảo hành (Warranty): Quy định thời hạn bảo hành, nội dung

và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành

- Phạt và bồi thờng thiệt hại (Penalty): Trong điều khoản này quy định các ờng hợp phạt và bồi thờng, cách thức phạt và bồi thờng, giá trị phạt và bồi thờng.Tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thờng hoặc

tr-đợc kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán…

- Điều khoản trọng tài (Arbitration): Quy định các nội dung: Ai là ngời đứng

ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử và địa điểm tiến hành trọng tài, cam kếtchấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài

Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của hợp đồng Tuy nhiêntrong thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khácnh: Điều khoản bảo hiểm, vận tải, cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa…

1.1.4 Phân loại Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có thể phân loại nh sau:

- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng có hai loại: ngắn hạn và dài hạn.Hợp đồng ngắn hạn thờng đợc ký kết trong một thời gian tơng đối ngắn và saukhi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên vềhợp đồng đó cũng kết thúc Hợp đồng dài hạn có thời gian thực hiện tơng đối dài

mà trong thời gian đó việc giao hàng đợc thực hiện làm nhiều lần

- Theo nội dung quan hệ kinh doanh có: hợp đồng xuất khẩu và hợp đồngnhập khẩu Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho 1 tổ chức hoặc thơngnhân nớc ngoài, thực hiện quyền chuyển giao quyền sử dụng hàng hoá sang cho

1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài và nhận tiền hàng Hợp đồng nhập khẩu làhợp đồng mua hàng của 1 tổ chức hoặc thơng nhân nớc ngoài, thực hiện quá trìnhnhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng

- Xét theo hình thức của hợp đồng có các loại: Hình thức văn bản và hìnhthức miệng Công ớc Viên 1980 (ISG) cho phép các thành viên sử dụng tất cả cáchình thức trên ở Việt Nam, hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc đối vớicác hợp đồng thơng mại quốc tế Chỉ có các hợp đồng thơng mại quốc tế với hìnhthức văn bản mới có hiệu lực pháp lý, mọi bổ sung sửa đổi hợp đồng thơng mạiquốc tế cũng cần phải làm bằng văn bản Th từ, điện báo và telex cũng đựơc coi

là hình thức văn bản

- Theo hình thức thành lập hợp đồng: Bao gồm hợp đồng một văn bản, vàhợp đồng nhiều văn bản Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nộidung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và chữ ký của các bên Hợp

đồng gồm nhiều văn bản: đơn chào hàng cố định của ngời bán và chấp nhận củangời mua; đơn đặt hàng của ngời mua và chấp nhận của ngời bán; văn bản hợp

đồng giữa các bên

1.2 tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

1.2.1 ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế

Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là hệ quả của một quá trình nghiên cứu thị ờng, tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện Hợp đồng Th-

tr-ơng mại Quốc tế là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận vàcam kết, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của các bên Việc thựchiện tốt các nghĩa vụ và quyền lợi của Hợp đồng Thơng mại Quốc tế có một ýnghĩa rất quan trọng đối với mỗi bên

Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc

kế tiếp đợc đan kết chặt chẽ với nhau Thực hiện tốt một công việc là cơ sở đểthực hiện các việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Và chúng ta cần hiểu rằng,thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mìnhthực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thựchiện tốt nghĩa vụ của họ Mà khi đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ có nghĩa

là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình

Khi thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở đểkhiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ trong hợp

đồng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, có thể nảy sinh nhiều tình huống Cáctình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình.Nhng cũng có khi các bên đã thực hiện tốt mà các tình huống vẫn phát sinh là dotrớc khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán hoặc lờng trớc đợc các sự kiện

có thể xảy ra Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra cáctổn thất cho mỗi bên Nhng dù sao khi phát sinh các tình huống, các bên đều phảitìm ra các giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất nhằm thựchiện hợp đồng có hiệu quả nhất

Thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế là một quá trình phức tạp, các bên

đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là các hệ thống giám sát, điềuhành chặt chẽ để tối u hoá quá trình thực hiện

1.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn

bị hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng xuất khẩu, thuê phơng tiện vận tải, mua bảohiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên phơng tiện vận tải, làmthủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

a Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lợng, phùhợp về chất lợng, bao bì, ký mã hiệu và giao hàng đúng thời hạn quy định trongHợp đồng Thơng mại Quốc tế

Nh vậy, quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: tập trunghàng hoá xuất khẩu, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá

Tập trung hàng xuất khẩu

Tập trung thành lô hàng đủ về số lợng phù hợp về chất lợng và đúng thời điểm,tối u hoá đợc chi phí là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinhdoanh hàng xuất khẩu Nhng tuỳ vào từng loại hàng với các đặc trng khác nhau

mà quá trình tập trung hàng xuất khẩu cũng khác nhau để đảm bảo đợc hiệu quảcủa quá trình xuất khẩu Các doanh nghiệp xuất khẩu thờng tập trung hàng xuấtkhẩu từ các nguồn hàng xuất khẩu, là nơi có khả năng cung cấp hàng hoá đủ điềukiện cho xuất khẩu

Quá trình tập trung hàng xuất khẩu có thể đợc mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1:Quá trình tập trung hàng xuất khẩu

Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu

Nhu cầu hàng xuất khẩu

- Phân loại nguồn hàng xuất khẩu là phân chia sắp xếp nguồn hàng theo tiêuchuẩn cụ thể nào đó, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trng tơng đối đồngnhất để có các lựa chọn và u tiên thích hợp với từng nguồn hàng để khai thác tối

đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng Việc phân loại nguồn hàng có thể theo cáctiêu thức nh: khối lợng nguồn hàng xuất khẩu (nguồn hàng chính, nguồn hàngphụ); theo đơn vị giao hàng; theo khu vực đại lý; theo mối quan hệ với nguồnhàng

- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: Muốn khai thác và phát triển kinhdoanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phơng thức và hệ thống thumua hàng đợc tối u là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàngxuất khẩu Đối tợng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và tiềm năng, tiếnhành phân loại nguồn hàng và tiến hành nghiên cứu theo các nội dung:

 Khả năng sản xuất của nguồn hàng

 Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng

Ngoài ra:

 Năng lực quản lý

 Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng

Để nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuấtkhẩu có thể sử dụng các thông tin qua các phơng tiện thông tin nh: Đài phátthanh, truyền hình, các báo, tạp chí, thông tin tuyên truyền, quảng cáo, niên giámthống kê, đơn chào hàng, báo cáo tổng kết năm, quý…

Việc nghiên cứu đòi hỏi ngời làm công tác nghiên cứu có kinh nghiệm trongviệc thu thập, xử lí thông tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời làm cơ sở đa

ra các quyết định lựa chọn nguồn hàng và hình thức giao dịch phù hợp

Lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và hình thức giao dịch

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu Nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng xuất khẩu

- Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu

 Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thểmua hàng xuất khẩu thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàngkhông theo hợp đồng, mua qua đại lý

 Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu

 Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu

 Xuất khẩu uỷ thác

 Tự sản xuất hàng xuất khẩu

- Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu

Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm hệ thống các chi nhánh,các đại lý, hệ thống kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản

lý, kỹ thuật, công nghệ, tập trung hàng xuất khẩu và hệ thống nguồn nhân lựcthích hợp

Tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúnghàng hoá đủ về số lợng, phù hợp về chất lợng, kịp thời và chi phí thấp là mục tiêucủa tổ chức hợp lý hệ thống

Cơ sở để tổ chức hệ thống phù hợp là:

 Đặc điểm mặt hàng

 Đặc điểm nguồn hàng

 Hình thức giao dịch

Để hệ thống tập trung hàng xuất khẩu có hiệu quả, cần phải thiết kế và chỉ

đạo các bộ phận của hệ thống thực hiện theo kế hoạch Cụ thể là:

 Thiết lập hệ thống các kênh thu mua( các chi nhánh, các đại lý…) hợp lý

và chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc theo từng khu vực

đại lý khác nhau

 Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh đảm bảo dòng vậnchuyển của hàng cũng nh bảo quản tốt chất lợng hàng hoá

 Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng hoá, với

số lợng thu mua, tối u hoá dòng vận chuyển hàng hoá với chi phí thấp nhất

 Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực trình độ, cótrách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để pháthuy đợc hiệu lực của hệ thống

 Phát huy cao độ hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý và

đa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời

phát hiện những ách tắc, trì trệ và tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý kịpthời đạt hiệu quả cao.

Bao gói hàng xuất khẩu:

Để đóng gói cho hàng xuất khẩu cần phải kế hoạch hoá nhu cầu bao bì Nghĩa là cần phải xác định đợc nhu cầu về bao bì tơng thích với số lợng hàng hoácần bao gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lợng, đủ về số l-ợng và đúng về thời điểm

- Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:

 Yêu cầu đối với bao bì hàng xuất khẩu: Phải đảm bảo an toàn cho hàng hoátrong quá trình vận chuyển; phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển,bảo quản; phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị hiếutiêu dùng của thị trờng xuất khẩu cũng nh tập quán của ngành hàng; cần hấp dẫn,thu hút khách hàng, hớng dẫn tiêu dùng, góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm;cân đối giữa chi phí sản xuất với bao bì đóng gói, giữa chi phí bao bì với giá cảhàng hoá, giữa khối lợng bao bì và khối lợng hàng hoá

 Các căn cứ để lựa chọn bao bì đóng gói:

 Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết

 Căn cứ vào loại hàng cần bao gói

 Căn cứ vào điều kiện vân tải

 Căn cứ vào các điều kiện pháp luật và tâp quán ngành hàng

Nhu cầu về bao bì đợc xác định theo công thức sau:

Nbb=  

sp

b N

p

Q 1 

(cái, chiếc)Trong đó:

Qb: số lợng cần bao gói

Nsp: số lợng hàng hoá trong một bao gói

P: phần trăm số bao gói không đóng gói kèm theo lô hàng

Nbb: Nhu cầu về bao bì

Có thể áp dụng 2 hình thức đóng gói hở hoặc đóng gói kín Đóng gói kín ờng đợc áp dụng trong đa số các trờng hợp Khi đóng gói hàng hoá phải đảm bảo

th-đúng kỹ thuật, đảm bảo thuận tiện và tối u trong bốc xếp vận chuyển và bảoquản

Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu

Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc hình vẽ đợc ghi trên cácbao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận,bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và làkhâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.

- Mục đích của kẻ ký mã hiệu là:

 Đảm bảo thuận lợi cho phơng pháp giao nhận

 Hớng dẫn phơng pháp, kỹ thuật bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng hoá

Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá xuất khẩu còn phải đảm bảo đợccác yêu cầu sau:

 Nội dung thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng đợc mục đích đề ra

 Phải kẻ ký mã hiệu ở chỗ dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa Phải dùng vậtliệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo đợc chất lợng của các ký mã hiệu, nhngkhông làm ảnh hởng đến chất lợng của hàng hoá

- Nội dung ký mã hiệu bao gồm:

 Những nội dung thông tin cần thiết đối với ngời nhận hàng nh: tên ngờigửi, ngời nhận, trọng lợng, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng

 Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển nh sau: Tên nớc và tên địachỉ hàng đến, tên nớc và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải,tên tàu, số hiệu của chuyến hàng đi

 Những thông tin hớng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá nh:Chống ma, dễ vỡ, tránh ẩm…

 Mã số và mã vạch của hàng hoá…

b Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu

Trớc khi giao hàng, ngời xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về số ợng, chất lợng, trọng lợng, bao bì…( tức là kiểm nghiệm) Nếu hàng xuất khẩu là

l-động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh, nếu là hàng thựcphẩm thì phải kiểm tra vệ sinh

Việc kiểm tra hàng hoá đựơc thực hiện ở hai cấp:

- ở cơ sở: đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến kiểm tra về số lợng, chấtlợng, trọng lợng Kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tácdụng triệt để nhất

- ở các cửa khẩu: Có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở

Trong nhiều trờng hợp theo quy định của nhà nớc hoặc theo yêu cầu của ngờimua, việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đợc thực hiện bởi các tổ chức giám

định độc lập nh Vinacontrol, Cafecontrol, hoặc các tiêu chuẩn của Việt Nam vàquốc tế … Việc giám định đợc căn cứ vào hợp đồng và L/C Cơ quan giám địnhcăn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá sau đó cấp các chứng th phù hợp.Chứng th sẽ là một trong số những chứng từ quan trọng trong việc thông tin vàgiải quyết các tranh chấp sau này

c.Thuê phơng tiện vận tải

Trong quá trình thực hiện Hợp đồng Thơng mại Quốc tế, việc thuê phơng tiệnvận tải phải dựa trên các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng TMQT Nếu điều kiệncơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CFR, CIF, Cpt, cip, des, deq,ddu, ddp thì ngời xuất khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải Còn nếu

điều kiện cơ sở giao hàng là exw, fca, fas, fob thì ngời nhập khẩu phải tiếnhành thuê phơng tiện vận tải

- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá Khi thuê phơng tiệnvận tải phải căn cứ vào khối lợng hàng hoá để tối u hoá tải trọng của phơng tiện,

từ đó tối u hoá đợc chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá đểlựa chọn phơng tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trongcontainer, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt Vận chuyển trên tuyến

đờng đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở theo chuyếnhay chuyên chở liên tục

- Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng TMQTnh: Quy định mức tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởng phạt bốcdỡ…

Để thuê tàu, doanh nghiệp XNK cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trênthế giới, về giá cớc vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ớc và Luật lệquốc tế và quốc gia về vận tải Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàuhoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một công ty hàng hải nh: công ty thuê tàu và môigiới hàng hải (Vietfracht) công ty đại lý tàu biển Vosa, các đại lý tàu biển của n-

ớc ngoài tại Việt Nam

Tuỳ vào các trờng hợp cụ thể, ngời xuất khẩu có thể lựa chọn thuê tàu chợ haytàu chuyến

Phơng thức thuê tàu chợ(Liner)

Quá trình thuê tàu chợ đợc tiến hành theo các bớc cơ bản nh sau:

- Xác định số lợng hàng cần chuyên chở, tuyến đờng chuyên chở, thời điểmgiao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lợng quy định của hợp đồng

- Nghiên cứu các hãng tàu về các mặt: Lịch trình tầu chạy( hành trình củatầu, dự kiến ngày khởi hành, dự kiến tầu đến, cớc phí, uy tín của hãng tàu và cácquy định khác)

- Lựa chọn hãng tàu vận tải

- Lập bảng kê khai hàng và ký đơn xin lu khoang sau khi hãng tàu đồng ýnhận chuyên chở, đồng thời trả trớc phí vận chuyển

- Tập kết hàng để giao cho tầu và nhận vận đơn

Phơng thức thuê tàu chuyến(Voyage charter)

Quá trình thuê tàu chuyến bao gồm các nội dung sau:

- Xác định nhu cầu vận tải gồm: hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cầnthiết của tầu, chất lợng tầu, đặc điểm của tầu

- Xác định hình thức thuê tầu

 Thuê một chuyến

 Thuê khứ hồi

 Thuê nhiều chuyến liên tục

 Thuê bao cả tầu

- Nghiên cứu các hãng tầu trên các nội dung: Chất lợng tầu, chất lợng và

điều kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cớc, uy tín để lựachọn những hãng tầu có tiềm năng nhất

- Đàm phán và ký hợp đồng thuê tầu với hãng tầu

- Nội dung chủ yếu của một hợp đồng thuê tầu chuyến bao gồm:

Tên chủ tầu và ngời thuê tầu

 Quy định về con tầu(tuổi tàu, khả năng vận tải)

 Thời gian tầu đến cảng xếp hàng

 Trách nhiệm và miễn trách nhiệm của ngời chuyên chở.

d Mua bảo hiểm cho hàng hoá.

Trong kinh doanh thơng mại quốc tế thờng gặp phải nhiều rủi ro mang lạinhiều tổn thất nặng nề, do đó những ngời kinh doanh TMQT thờng mua bảohiểm cho hàng hoá để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra

Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT Theo đó thìngời bán phải mua bảo hiểm trong các trờng hợp nếu điều kiện cơ sở giao hàngcủa hợp đồng là điều kiện daf, des, deq, ddu, ddp ngoài ra ngời bán cònphải mua bảo hiểm cho hàng hoá ở điều kiện tối thiểu (điều kiện C) trong trờnghợp điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng là điều kiện CIF và CIP

- Căn cứ vào tính chất hàng hoá vận chuyển: Nếu lô hàng có giá trị lớn lại

dễ chịu tác động quá trình bốc xếp vận chuyển làm h hỏng, hao hụt để tránh rủi

ro cần bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu Nhng những hàng hoá khó

có thể bị h hỏng, mất mát cho dù có những tác động từ bên ngoài thì có thể bảohiểm ở điều kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các yếu tố tác động trong quá trình bốc

dỡ, vận chuyển, chuyển tải là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng

ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho thíchhợp

Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau, trên thế giới và Việt Nam hiện naythờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:

- Điều kiện bảo hiểm A (institute cargo clause A): bảo hiểm mọi rủi ro

- Điều kiện bảo hiểm B (institute cargo clause B ): bảo hiểm có bồi thờngtổn thất riêng

- Điều kiện bảo hiểm C (institute cargo clause C ): bảo hiểm không bồi ờng tổn thất riêng

th-Nghiệp vụ mua bảo hiểm:

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp cần tiến hành nhữngbớc sau:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhucầu bảo hiểm cho hàng hoá bao gồm xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảohiểm

- Xác định loại hình bảo hiểm Các doanh nghiệp thờng sử dụng hai loạihình bảo hiểm chính: Hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.

 Hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy) là hợp đồng bảo hiểm chomột khối lợng hàng hoá chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, đợc ghitrong hợp đồng bảo hiểm

 Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một khốilợng hàng vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (thờng thời hạn là 1 năm).Còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tàu, doanh nghiệp XNK chỉ gửi đếncông ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtGiấy báo bắt đầu vậnchuyển”

- Lựa chọn công ty bảo hiểm

- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơnbảo hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm

e Làm thủ tục hải quan

Theo luật pháp Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam(xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tụchải quan đối với hàng xuất nhập khẩu bao gồm các bớc chính sau:

- Khai và nộp tờ khai hải quan: Đối với hàng hoá xuất khẩu ngời khai hảiquan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá chậm nhất 08 giờ trớckhi phơng tiện vận tải xuất cảnh cùng với các chứng từ khác tạo thành hồ sơ hảiquan Ngời khai hải quan có thể trực tiếp đến cơ quan hải quan để khai hoặc sửdụng hình thức khai điện tử

Hồ sơ hải quan bao gồm:

 Tờ khai hải quan

 Hoá đơn thơng mại, B/L, P/L, C/O

 Hợp đồng mua bán hàng hoá

 Giấy phép của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền đối với hàng hoá xuất khẩu

mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép

 Các chứng từ khác đối với những mặt hàng theo quy định của pháp luậtphải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan

Hồ sơ hải quan đợc nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan.Trong một số trờng hợp đặc biệt có thể gia hạn nộp một số chứng từ cho đến trớcthời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan

- Xuất trình hàng hoá: ngời xuất khẩu đa hàng hoá đến địa điểm quy định đểkiểm tra thực tế hàng hoá Có ba hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.

 Miễn kiểm tra thực tế đối với hàng hoá của chủ hàng có quá trình chấphành tốt pháp luật hải quan, với các trờng hợp mặt hàng xuất khẩu thờng xuyên,hàng nông sản, hải sản xuất khẩu

 Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu là nguyên liệusản xuất, hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng

đóng gói đồng nhất Đối với hàng kiểm tra đại diện, thời gian không quá 8 giờlàm việc

 Kiểm tra toàn bộ lô hàng của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hảiquan, lô hàng có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan

Trong quá trình kiểm tra thực tế hàng hoá, nếu doanh nghiệp không nhất trívới các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu trng cầu giám định vàdựa vào kết quả giám định để xác định đúng mã số và chất lợng hàng hoá

- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra hồ sơhải quan và thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định cho thông quan haykhông hay có điều kiện gì khác Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnhthực hiện các quyết định trên

Trong trờng hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan đối vớihàng hoá xuất khẩu đã đợc phép thông quan, trong thời hạn năm năm cơ quan hảiquan đợc phép áp dụng biện pháp kiểm tra sau thông quan

f Giao hàng với phơng tịên vận tải:

Trong kinh doanh TMQT có nhiều phơng thức vận tải Mỗi phơng thức có quytrình giao nhận hàng hoá khác nhau Đối với xuất khẩu có các phơng thức giaohàng sau:

Giao hàng với tàu biển: Đây là phơng thức rất quan trọng bởi hàng xuất khẩucủa nớc ta chủ yếu giao bằng đờng biển Khi giao hàng ngời xuất khẩu phải tiếnhành theo các bớc sau:

- Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chởcho ngời vận tải để đổi lấy cơ sở xếp hàng

- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng

- Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng

- Khi hàng đợc bốc dỡ lên tàu cần thờng xuyên giám sát để nắm chắc số lợnghàng giao và giải quyết kịp thời các vớng mắc phát sinh.

- Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đãgiao xong trong đó xác nhận: Số lợng hàng hoá, tình trạng hàng hoá, cảng đến

- Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đờng biển, điều quan trọng

là phải lấy đợc vận đơn đờng biển hoàn hảo

Giao hàng khi chuyên chở bằng container:

- Nếu hàng hoá đóng đủ một container thì ngời xuất khẩu tiến hành theo cácbớc sau:

 Căn cứ vào số lợng hàng giao, đăng ký mợn hoặc thuê container tơng thíchvới số lợng hàng giao vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng

 Làm thủ tục hải quan, mời hải quan kiểm hoá đến xếp hàng vào container,niêm phong kẹp chì cho các container

 Giao hàng cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng

 Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn

- Nếu hàng hoá không đủ một container thì ngời xuất khẩu vận chuyển hàng

đến bãi container do ngời chuyên chở chỉ định để giao cho ngời chuyên chở.Việc giao hàng đợc coi là hoàn thành khi hàng đợc giao cho ngời chuyên chởhoặc ngời đại diện cho ngời chuyên chở

Giao hàng cho ngời vận tải đờng sắt:

Tơng tự nh giao hàng chuyên chở bằng container

Giao hàng cho ngời vận tải đờng bộ:

Nếu giao tại cơ sở ngời bán thì ngời bán phải chịu trách nhiệm bốc và xếphàng lên xe do ngời mua chỉ định đến Nếu hàng đợc giao tại cơ sở của ngờichuyên chở việc giao hàng coi là hoàn thành sau khi hàng đã đợc giao cho ngờichuyên chở hoặc ngời đại diện

Giao hàng cho ngời vận tải đờng hàng không:

Ngời xuất khẩu liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạmgiao nhận chỉ định làm thủ tục hải quan giao cho ngời vận tải hàng không vànhận vận đơn

g Thủ tục thanh toán

Thanh toán là nội dung rất quan trọng trong hoạt động TMQT, chất lợng củacông việc này có ảnh hởng quan trọng đến hiệu quả kiểm tra của hoạt động kinhdoanh Đối với nhà xuất khẩu, mục đích của quá trình thanh toán là khi giao

nhận hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán đợc tiền hàng Còn đối với nhà nhậpkhẩu là khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn đợc nhận hàng theo đúngyêu cầu của hợp đồng đã thoả thuận.

Có nhiều phơng thức thanh toán trong TMQT, ở đây chúng ta chỉ nghiên cứumột số phơng thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thờng áp dụng.Thanh toán bằng phơng thức trả tiền mặt:

Ngời mua thanh toán cho ngời bán bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặthàng(CWD) hoặc trớc khi giao hàng(CBD) hoặc khi ngời bán giao hàng(COD)hoặc khi ngời bán xuất trình chứng từ(CAD) Phơng thức này tuy đơn giản nhngtrong thanh toán quốc tế hiện nay ít dùng vì rủi ro cao và hiệu quả thấp

Thanh toán bằng phơng thức nhờ thu:

Là phơng thức thanh toán trong đó, ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giaohàng sẽ ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ sốtiền ghi trên tờ hối phiếu đó Có hai loại nhờ thu là nhờ thu phiếu trơn và nhờ thukèm chứng từ:

Nhờ thu phiếu trơn là phơng thức ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hốiphiếu ở ngời mua không kèm theo điều kiện gì Theo phơng thức này ngời bángiao hàng, lập bộ chứng từ gửi hàng thẳng cho ngời mua Sau đó ngời bán ký hốiphiếu đòi tiền ngời mua và nhờ ngân hàng thu hộ tiền của hối phiếu đó Theo ph-

ơng thức này rất bất lợi cho ngời bán vì việc trả tiền nhanh chậm phụ thuộc hoàntoàn vào thiện ý của ngời mua Nên chỉ áp dụng khi hai bên thực sự tin tởngnhau

Nhờ thu kèm chứng từ là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụgiao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán và nhờ ngân hàng thu hộ tiền với điều kiện

là ngời mua phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họnhận hàng Có hai loại là nhờ thu trả tiền ngay(D/P) và nhờ thu chấp nhận trảtiền(D/A) Phơng thức này có bảo đảm hơn cho ngời bán trong vấn đề thu tiềnhàng nhng vẫn đặt ngời bán vào thế bất lợi nếu ngời mua không muốn nhận hàngnên từ chối nhận chứng từ Thời gian thu tiền về qua chậm, vốn của ngời bán bị ứ

đọng nhiều

Thanh toán bằng phơng thức tín dụng th:

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụngchứng từ Doanh nghiệp xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc ngời mua mở th tíndụng (L/C) đúng hạn Khi đợc thông báo về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lỡng L/

C về nội dung Cơ sở để kiểm tra là các điều khoản của hợp đồng mà các bên đã

ký kết Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng Nếu nội dungcủa L/C không phù hợp với hợp đồng mà ngời xuất khẩu vẫn cứ chấp nhận vàthực hiện giao hàng theo hợp đồng thì ngời xuất khẩu sẽ không thanh toán đợctiền Ngợc lại nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng Do đókhi phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái vớiluật lệ, tập quán của các bên, hoặc không có khả năng thực hiện, ngời xuất khẩuphải đề nghị ngời nhập khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C Chỉ khi L/C đã đ-

ợc sửa đổi cho phù hợp ngời xuất khẩu mới có thể tiến hành các hoạt động tiếptheo đợc Sau khi đã kiểm tra L/C và L/C hoàn toàn phù hợp thì ngời xuất khẩutiến hành giao hàng và thành lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trìnhcho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền

h Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại sẽgiúp các bên giải quyết nhằm thoả mãn các nhu cầu của nhau Đồng thời quakhiếu nại các tranh chấp đợc giải quyết, đảm bảo quyền lợi của các bên màkhông làm mất uy tín của nhau cũng nh chi phí của mỗi bên

Việc khiếu nại có thể xảy ra giữa hai bên mua bán, cũng có thể là giữa ngờimua hoặc ngời bán với ngời chuyên chở và/hoặc công ty bảo hiểm

Để khiếu nại, ngời khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại,bằng chứng về sự vi phạm và các bằng chứng khác có liên quan Khi nhận đợc hồsơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìmcác giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất

1.2.3 Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng

Chứng từ là những văn bản chứa đựng thông tin dùng chứng minh sự việc làmcơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại, đòi bồi thờng và giải quyết các thủ tụckhác…

Những chứng từ cơ bản trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu:

- Hoá đơn thơng mại: là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán

Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả trị giá tiền hàng đã đợc ghitrên hoá đơn Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, phơng thức thanh toán, phơngthức chuyên chở hàng Hoá đơn thơng mại thờng đợc lập làm nhiều bản và đợcdùng để: Xuất trình cho ngân hàng, cho công ty bảo hiểm, hải quan…

- Bảng kê chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hoá trong kiệnhàng đảm bảo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá

 Vận đơn đờng biển, biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đờng biển…

 Vận đơn đờng sắt khi hàng đợc chuyên chở bằng đờng sắt

 Vận đơn hàng không khi hàng hoá đợc chuyên chở bằng máy bay

- Chứng từ bảo hiểm (nếu có)

 Giấy chứng nhận bảo hiểm

1.3 Giám sát và điều hành hợp đồng

1.3.1 Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng

Một hợp đồng thờng quy định hoặc ngầm quy định một loạt nghĩa vụ và bổnphận của mỗi bên tham gia kí kết hợp đồng Những ràng buộc này kéo theo hàngloạt các hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện Thực hiệnthành công một hợp đồng chủ yếu phụ thuộc vào các vấn đề nghĩa vụ của mỗibên có đợc thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không Hoạt độnggiám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để

đảm bảo rằng mỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ bên kia

có đang thực hiện các nghĩa vụ của mình nh đã quy định trong hợp đồng haykhông

Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những điểm khác nhautrong giai đoạn thực hiện hợp đồng, nh vậy cần thiết lập một hệ thống nhắc nhở

về các nghĩa vụ hợp đồng tại các điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng cácnghĩa vụ trong hợp đồng Đồng thời một công vịêc cũng không kém phần quantrọng là phải thiết lập một hệ thống thu thập các thông tin về thực hiện hợp đồngcủa bên đối tác Thông qua đó phải theo dõi tiến độ và thời gian biểu cả các công

đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt kết quả cao

và tối u hoá quá trình thực hiện hợp đồng

Nh vậy, về thực chất, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo sớm, cảnh tỉnh vềcác công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh đợc sựchậm trễ hoặc sai sót trong việc thực hiện hợp đồng

Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thờngkết quả hợp đồng sẽ đợc thực hiện một cách thoả đáng với cả hai bên Tuy nhiên,trong thực tế, có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúcxây dựng hợp đồng không tính trớc đợc Nh việc các bên hiểu theo các cách khácnhau một điều khoản hợp đồng hay những sự cố xảy ra ngoài ý muốn của cácbên nên hợp đồng không thực hiện đựơc và thờng thì các hợp đồng đều có các

điều khoản “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất mở ” mà các bên sẽ quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng

Do đó các bên phải có sự điều hành trớc những thay đổi đó

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyếtnhững vấn đề không tính đợc hoặc không giải quyết đợc một cách đầy đủ trongthời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không đợc chuẩn bị để đa vào các quy

định và điều kiện của hợp đồng

Giám sát hợp đồng liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi các sự kiện vàhành động Nó cũng lu ý đến vịêc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề

đang đợc đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh các sự kiện

đó nhằm phòng ngừa những rủi ro Hoạt động giám sát còn tạo ra những dữ liệuthông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thờng xuyên xuất hiện các tình huống phátsinh Điều hành hợp đồng là nhằm giải quyết các tình huống này một cách có lợinhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thểtìm đợc nếu có Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu đ-

ợc trong quá trình thực hiện hợp đồng

1.3.2 Những nội dung và phơng pháp giám sát và điều hành hợp đồng

Việc giám sát và điều hành hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phầnchủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồngthành công Nhìn chung, các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là :

Để tiến hành giám sát hợp đồng ngời ta sử dụng một loạt các phơng pháp nh:

hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp

đồng, và các phơng pháp sử dụng máy điện toán Trong đó phiếu giám sát hợp

đồng đựơc sử dụng nhiều hơn cả

Điều hành hợp đồng phải tập trung giải quyết những vấn đề sau:

- Sự thay đổi về quy định chất lợng hàng hoá trong hợp đồng

- Cách giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng

xuất, dịch vụ, du lịch, khách sạn, hợp tác đầu t liên doanh liên kết để khai thácvật t, nguyên liệu nhằm đẩy mạnh sản xuất tạo ra hàng hoá để đáp ứng nhu cầutiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, tạo việc làm và thu nhập cho ngời lao động,góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia.

Ngày 8/ 03/ 1993, căn cứ quyết định số 388/ HĐBT và theo đề nghị của Tổnggiám đốc công ty, Bộ trởng Bộ Thơng mại quyết định tổ chức lại tổng công tythành hai công ty trực thuộc là: Công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã

Hà Nội và công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã TP Hồ Chí Minh Sau

đó công ty đã đợc Bộ Thơng mại quyết định sáp nhập những công ty khác vàocông ty Intimex: Tháng 3/ 1995 sáp nhập công ty thơng mại dịch vụ Việt Kiều,Tháng 6/1999 sáp nhập công ty Nông sản III, tháng 6/2003 sáp nhập công ty

Đông lạnh thuỷ sản Hoằng Trờng Thanh Hoá, tháng 7/2003 sáp nhập xí nghiệpnuôi tôm Thanh Hoá

Công ty xuất nhập khẩu Intimex hiện nay đợc thành lập theo Quyết định số206/TM_TCCB ngày 20/ 03/ 1995 và số 496/TM_TCCB ngày 08/ 06/1995 của

Trụ sở chính đặt tại số nhà 96 Trần Hng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Intimex là công ty Nhà nớc độc lập, là mộttrong những công ty có quy mô lớn của Bộ Thơng mại, có phạm vi hoạt độngrộng khắp trên cả ba miền đất nớc Bắc, Trung, Nam, có các đơn vị trực thuộc 11tỉnh thành trong cả nớc, kinh doanh, sản xuất đa ngành nghề Những năm trớc

đây chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu, ba năm trở lại đây kinh doanh nội địa

đã đợc rất coi trọng và đợc đầu t chiều sâu bằng hệ thống chuỗi siêu thị Công ty

có nhiều bạn hàng truyền thống, tin cậy trong và ngoài nớc Thơng hiệu Intimex

có uy tín trên thị trờng trong nớc và quốc tế Chính vì vậy kim ngạch xuất nhậpkhẩu năm 2004 đã vợt trên 100 triệu USD, doanh số đã vợt trên 300 tỷ đồng

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty.

a Cơ cấu tổ chức hiện tại :

Về cơ cấu tổ chức, công ty xuất nhập khẩu Intimex là một pháp nhân kinh tế

độc lập, trực thuộc Bộ Thơng mại Tổ chức bộ máy của công ty hiện tại gồm cóVăn phòng công ty - 96 Trần Hng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội với 4 phòngkinh doanh, 6 phòng quản lý và 19 đơn vị trực thuộc gồm:

1 Chi nhánh Intimex Tp Hồ Chí Minh, 61 Nguyễn Văn Giai, Quận 1, Tp HồChí Minh

2 Chi nhánh Intimex Đồng Nai, số1 Hùng Vơng, Xuân Lộc, Đồng Nai

3 Chi nhánh Intimex Đà Nẵng, số 2 Paster Đà Nẵng

4 Chi nhánh Intimex Nghệ An, số7B Mai Hắc Đế, Tp Vinh

5.Trung tâm thơng mại Intimex, 28 - 32 Lê Thái Tổ, Hà Nội

6.Chi nhánh Intimex Hải Phòng, số 41 Điện Biên Phủ, HảI phòng

7 Chi nhánh Intimex tại Moscow, Moscow177334, Bardina4

8.Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Tây Ninh, 343D, Cách mạng ThángTám, thị xã Tây Ninh

9 Xí nghiệp chế biến nông sản xuất khấu Intimex Bình Dơng, Bình Chuẩn,Thuận An, Bình Dơng

10 Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex, số 1 Trần Quang Diệu,P14,Quận3, TP Hồ Chí Minh

11 Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp Intimex Đồng Nai

12 Xí nghiệp thơng mại dịch vụ, Xuân Diệu, Hà Nội

13 Xí nghiệp may Intimex, thị trấn Văn Điển, Hà Nội

14 Nhà máy chế biến thuỷ sản Hoằng Trờng, Thanh Hoá

15 Nhà máy chế biến tinh bột sắn,Thanh Chơng, Nghệ An

16 Xí nghiệp thuỷ sản Intimex, Thanh Hoá

17 Trại nuôi điệp, Văn Đồn, Quảng Ninh

18 Xí nghiệp xe máy Intimex, 11B Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

19 Xí nghiệp nuôi tôm Thanh Hoá

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty XNK

Intimex

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

b.Chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty.

- Về chức năng của công ty, theo điều 6, chơng 2, điều lệ tổ chức và hoạt

động của công ty xuất nhập khẩu Intimex quy định: công ty đợc phép kinh doanh

và xuất khẩu tất cả các mặt hàng do Chính phủ và Bộ Thơng mại quy định Công

ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh gồm: xuất khẩu trực tiếp, nhận uỷ thácxuất khẩu nhập khẩu trực tiếp, nhập khẩu uỷ thác, bán buôn bán lẻ hàng hoá trên

Ban giám đốc cty

Văn

phòng

Phòng Tài chính

Kế toán

Phòng Tổ chức cán bộ

Phòng Kinh tế tổng hợp

Phòng thông tin tin học

Phòng Quản trị

P Kinh

doanh 6 doanh 3P Kinh

P Kinh doanh 2

P Kinh doanh 1

T.T.TMại

Intimex IntimexCN

Nga

CN Intimex Hải Phòng

CN Intimex Nghệ An

CN Intimex

Đà Nẵng

CN Intimex HCM

NM Thuỷ sản Intimex Thanh Hoá

XN Chế biến NSXK Bình Dơng

XN Kinh doanh TH Tây Ninh

NM Tinh bột sắn Intimex

XN May Intimex

XN Kinh Doanh TH HCM

CN Intimex

Đồng Nai

thị trờng cả nớc Tổ chức sản xuất, lắp ráp, gia công, liên doanh liên kết hợp tác

đầu t với các tổ chức trong và ngoài nớc để tạo ra hàng xuất khẩu và tiêu dùngtrong nớc Đồng thời kinh doanh dịch vụ du lịch, nhà hàng, khách sạn, kiều hối,vận tải, kho bãi, chuyển tải, chuyển khẩu và tạm nhập tái xuất hàng hoá

Việc thực hiện các chức năng này là nhằm đạt đợc mục đích sản xuất hànghoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu, tạo việc làm và thu nhậpcho ngời lao động, góp phần phát triển nền kinh tế Quốc gia

- Về nhiệm vụ của công ty, đợc quy định tại điều7, chơng 3, điều lệ về tổchức và hoạt động gồm:

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh dài hạn theo đúngluật pháp hiện hành của nhà nớc và hớng dẫn của Bộ Thơng mại

Xây dựng phơng án kinh doanh phát triển các ngành hàng theo kế hoạch vàmục tiêu chiến lợc của công ty

Nghiên cứu nâng cao năng suất lao động và xây dựng tiến bộ kỹ thuật, cải tiếncông nghệ, nâng cao chất lợng sản phẩm cho phù hợp với thị trờng

Chấp hành luật pháp nhà nớc, thực hiện các chế độ, chính sách tài chính củanhà nớc và nghĩa vụ thuế đối với nhà nớc

Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết đối với các tổchức kinh tế trong và ngoài nớc

Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo luật pháp, chínhsách của nhà nớc và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh của công ty, chăm lo cho đời sống, tạo điều kiện cho ngời lao độnglàm việc, thực hiện phân phối công bằng, dân chủ

Bảo vệ và đảm bảo vệ sinh môi trờng, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và trật tự

an toàn xã hội theo quy định của luật pháp trong phạm vi quản lý của công ty.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thờigian qua

2.2.1Tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Hoà cùng với xu thế hội nhập phát triển chung của toàn đất nớc, từ năm1999

đến năm 2004 Công ty XNK Intimex không ngừng phấn đấu, nỗ lực phát triểnsản xuất, kinh doanh XNK, nội địa trong nhiều lĩnh vực Kết quả thực hiện những

chỉ tiêu kế hoạch quan trọng nh kim ngạch XNK, doanh thu, nộp ngân sách đềuvợt mức kế hoạch.

Từ bảng số liệu 2.1 ta thấy rằng mặc dù gặp nhiều khó khăn và thử thách nhngvới sự đoàn kết, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, sự lãnh đạo của bangiám đốc, ban chấp hành đảng uỷ và sự hỗ trợ của các cấp các ngành có liênquan, đặc bịêt là Bộ Thơng Mại,trong những năm qua, mọi chỉ tiêu kế hoạch bộgiao công ty đều hoàn thành vợt mức kế hoạch

Trong thời gian qua hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty đã chuyểnbiến toàn diện cả về lợng và chất Xuất khẩu từ chỗ có vị trí thứ yếu nay đã giữ vịtrí chủ yếu trong kinh doanh XNK Chỉ trong vòng 4 năm qua quy mô kinhdoanh của công ty đã tăng lên nhanh chóng( gấp gần 3 lần), trong đó xuất khẩutăng gấp 3 lần, doanh thu tăng gần gấp 2 lần

TH năm2004

% sovới KH

% so vớinăm 2003

1 Tổng KN XNK

+ XK

+ NK

Triệu USD-

-1006733

21213775

212205228

194178230

đã đạt trên 137 triệu USD (2004)

Mặt hàng xuất khẩu: Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công tybao gồm: hàng nông sản thực phẩm, thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ và công nghệthực phẩm Trong đó mặt hàng nông sản tiếp tục tăng chiếm 92% kim ngạch xuấtkhẩu, giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động xuất khẩu của công ty

Về nhập khẩu:

Với chủ trơng tiếp tục đẩy mạnh nhập khẩu để tạo sự cân đối trong công tácXNK, trong năm 2004 kim ngạch NK của công ty đạt 75 triệu USD và bằng230% so với năm 2003

Về mặt hàng NK: Công ty tiếp tục thực hiện định hớng phát triển NK nhómhàng vật t, nguyên liệu và trang thiết bị máy móc Đối với hàng tiêu dùng, công

ty tập trung vào việc NK các mặt hàng phục vụ trực tiếp cho kinh doanh siêu thị.Trong nhóm hàng vật t nguyên liệu, trang thiết bị máy móc và hàng tiêu dùng,nhóm hàng vật t nguyên liệu đạt doanh số cao nhất Việc tăng kim ngạch NKtrong lúc vẫn đạt mức tăng trởng rất cao về xuất khẩu trong tình hình cạnh tranhbiến động và khó khăn nh hiện nay là một nỗ lực vợt bậc của công ty

Về doanh thu:

Năm 2004 tổng doanh thu của công ty đạt 3.004 tỷ đồng, tăng 215% so vớinăm 2003 và bằng 211% so với kế hoạch cả năm trong đó doanh thu nội địa(baogồm doanh thu bán buôn và doanh thu bán lẻ trên thị trờng nội địa) đạt 950 tỷ

đồng, chiếm hơn 26% tổng doanh thu Trong cơ cấu doanh thu nội địa, doanh thubán buôn đạt 247 tỷ đồng(bằng 103,78% so với năm 2003) và doanh thu bán lẻ

đạt 100 tỷ đồng(bằng 163,93% so với năm 2003)

Doanh số bán lẻ của Công ty trong năm 2004 tăng mạnh do Công ty đã đa vàokhai thác hai siêu thị mới là siêu thị Hào Nam và siêu thị Lạc Trung Kinh doanhsiêu thị phát triển đã có tác dụng thúc đẩy chiến lợc phát triển mạng lới bán buôncủa Công ty Vì vậy, sau 5 năm thực hiện định hớng kinh doanh siêu thị đã ngàycàng khẳng định: kinh doanh siêu thị là một định hớng quan trọng trên bớc đờngphát triển mạng lới kinh doanh nội địa của Công ty

Về các dự án đầu t phát triển:

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức thực hiện các

dự án đầu t theo hớng: Đẩy nhanh tiến độ, hoàn thành sớm vịêc xây dựng đa vàokhai thác sử dụng, u tiên những dự án có hiệu quả rõ rệt và thuận lợi huy độngvốn Bên cạnh phơng thức tự đầu t, mở rộng việc liên doanh, liên kết để nhanh

chóng khai thác các nguồn lực của công ty, đảm bảo đủ vốn thực hiện dự án, tănghiệu quả tổ chức quản lý dự án, nhất là quá trình đa dự án vào khai thác sử dụng.

Hoạt động xúc tiến th ơng mại:

Nhằm tạo điều kiện và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đặcbiệt quan tâm đến hoạt động xúc tiến thơng mại, luôn tích cực tham gia vào cáchoạt động xúc tiến thơng mại do Bộ Thơng Mại, Phòng Thơng Mại và CôngNghiệp VN và Sở Thơng Mại HN tổ chức Công ty đã tham gia vào các hội chợtriển lãm trong và ngoài nớc nhằm mục đích tìm kiếm và mở rộng thị trờng xuấtkhẩu nh: Hội chợ hàng nông sản IZmir tại Thổ Nhĩ Kỳ, các hội chợ thơng hiệunổi tiếng tại VN… Đồng thời, công ty cũng rất chú trọng đến việc bảo vệ và pháttriển thơng hiệu tại thị trờng trong nớc và quốc tế nh: nâng cao chất lợng hoạt

động sản xuất kinh doanh, xây dựng logo, website giới thiệu công ty và khuếchtrơng thơng hiệu trên các phơng tiện thông tin đại chúng, tiến hành đăng ký độcquyền thơng hiệu Intimex tại VN và một số thị trờng quốc tế Năm 2004, công

ty đã vinh dự đón nhận giải thởng “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtSao vàng Đất Việt” dành cho thơng hiệu nổitiếng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và dịch vụ

2.2.2 Tình hình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex

Xuất phát từ tầm quan trọng và yêu cầu phải tăng cờng hoạt động xuất khẩucủa chính phủ và Bộ Thơng Mại, trong những năm gần đây Công ty XNKIntimex đã tập trung toàn lực để phát triển kinh doanh xuất khẩu, lấy việc tăng tr-ởng xuất khẩu là nhiệm vụ chính của hoạt động kinh doanh Kết quả là kimngạch xuất khẩu trong tổng kim ngạch XNK trong thời gian gần đây đã tăng mộtcách đáng kể Với việc tăng nhanh kim ngạch xuất khẩu đã là thay đổi cơ bản cơcấu của kim ngạch XNK trong đó phần xuất khẩu chiếm tới trên 65%, đạt 137triệu USD và bằng 179% so với năm 2003, đóng góp đáng kể vào việc tăngdoanh số kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Bảng 2.3: Cơ cấu hàng xuất khẩu của công ty

từ năm 2001-2004

Đơn vị: Triệu USD

Kim ngạch

Tt(%)

Kim ngạch

Tt(%)

Kimngạch

Tt(%)

Kimngạch

Tt(%)

1 Nông sản 47,06 89,6 59,4 94,1 72,82 95 125,1 91,3

2 Thủ công mỹ nghệ 0,31 0,59 0,38 0,60 0,24 0,31 4,73 3,4

(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2004 của Công ty XNK Intimex)

Qua bảng trên ta thấy mặt hàng nông sản chiếm gần 92% kim ngạch xuất khẩucủa công ty

Nông sản chiếm vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của ViệtNam và có ý nghĩa kinh tế XH vô cùng to lớn đối với đời sống nông dân Vì thế,chính phủ đã đa ra nhiều u đãi và biện pháp thúc đẩy xuất khẩu nông sản Mặtkhác nông sản là mặt hàng xuất khẩu truyền thống của Công ty XNK Intimex,nên công ty đã có nhiều kinh nghiệm để loại trừ bớt rủi ro khi kinh doanh mặthàng này Trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, tỷ trọng xuất khẩu nông sản tiếp tụctăng, chiếm 92% kim ngạch xuất khẩu, vẫn giữ vai trò chủ đạo trong hoạt độngxuất khẩu của công ty

Các ph ơng thức xuất khẩu chủ yếu:

Trong những năm trớc đây, phơng thức xuất khẩu chủ yếu của công ty chỉ làxuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phơng thức hàng đổi hàng thì nay công ty

đang thực hiện xuất khẩu mặt hàng nông sản theo cả ba phơng thức: xuất khẩutrực tiếp, xuất khẩu uỷ thác và xuất khẩu theo phơng thức hàng đổi hàng Trong

đó, phơng thức xuất khẩu trực tiếp đóng vai trò quan trọng nhất chiếm tỷ trọnggần 90% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty

Bảng 2.4: Tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu nông sản của Công ty XNK Intimex theo các phơng

thức xuất khẩu trong năm 2004

Kim ngạch(triệuUSD)

Tỷ trọng (%)

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

Sở dĩ tỉ trọng xuất khẩu trực tiếp cao là vì xuất khẩu trực tiếp là phơng thứcmang tính chủ động, thờng mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn so với các phơngthức khác Hơn nữa, khi xuất khẩu nông sản theo phơng thức trực tiếp công tycòn thúc đẩy hoạt động kinh doanh nội địa, tạo ra nhiều mối quan hệ kinh tếtrong nớc, tạo ra công ăn việc làm cho nhân viên trong các công ty thụôc chinhánh của địa phơng Tuy nhiên phơng pháp xuất khẩu này cũng tỏ ra kém hiệuquả đối với các kế hoạch nhập khẩu ở nớc không có nguồn ngoại tệ dồi dào vìvậy công ty còn sử dụng phơng thức xuất khẩu hàng đổi hàng để mở rộng thị tr-ờng xuất khẩu nông sản của mình sang các nớc khác thuộc Đông Âu và Liên Xô

cũ Trong thời gian gần đây, công ty đã thực hiện xuất khẩu cà phê theo phơngthức này sang Singapo để đổi lấy một số loại hàng khan hiếm ở trong nớc nh(linh kiện điện tử…) Phơng thức xuất khẩu uỷ thác đợc công ty sử dụng nhiềutrong thời gian cuối những năm 80 đầu 90 giờ đây có xu hớng giảm mạnh Trongtổng kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty trong năm 2004 thì xuất khẩutrực tiếp là 109,6 triệu USD và chiếm 87,7% tổng kim ngạch xuất khẩu nông sản.Xuất khẩu uỷ thác chỉ chiếm 0,45 triệu USD bằng 0,36% tổng kim ngạch xuấtkhẩu nông sản Điều này thể hiện rõ khả năng trong chuyên môn kinh doanh xuấtkhẩu của công ty

Mặt hàng, kim ngạch, khối l ợng và giá cả.

Bảng 2.5: Kim ngạch xuất khẩu nông sản của công ty

triệu USD, bằng 257% về lợng và 197% về trị số so với năm 2003, còn mặt hànghạt tiêu số lợng xuất khẩu đạt 17.700 tấn với kim ngạch 23 triệu USD, bằng167% về lợng và 166 % về giá trị so với năm 2003.

Thực hiện định hớng đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu, công ty tiếp tục mởrộng thêm các mặt hàng nông sản khác có số lợng lớn nh: cao su, lạc nhân, từngbớc nghiên cứu phát triển thêm các mặt hàng xuất khẩu khác nh: cơm dừa, chè,tinh bột sắn

Nhìn chung giá nông sản của Công ty so với giá của các Công ty khác làngang nhau Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trờng xuấtkhẩu nông sản thờng gặp phải sự ép giá của các thơng nhân nớc ngoài vì chúng tachủ yếu xuất khẩu hàng thô, đặc biệt ngời nông dân khi thấy loại cây nào manglại lợi nhuận cao là đổ xô vào trồng loại cây đó, làm cho sản lợng tăng vọt, cunglớn hơn cầu do đó mà khách hàng có cơ hội ép giá Và để cạnh tranh nhau thì cácdoanh nghiệp trong nớc ra sức hạ giá để bán đợc hàng miễn là còn có lãi

Thị tr ờng:

Là một trong những công ty có truyền thống về buôn bán quốc tế tại VN, công

ty Công ty XNK Intimex có thị trờng hoạt động rất rộng Từ sau khi bạn hàngtruyền thống mất đi, do sự tan rã của Liên Xô và các nớc XHCN Đông âu, Công

ty đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và mở rộng quan hệ với các thị trờng mới và đạt

đợc những kết quả khả quan, cũng do sớm tham gia vào thị trờng xuất khẩu nôngsản nên đến nay công ty đã có đợc một thị trờng xuất khẩu ổn định và đa dạng.Các thị trờng chủ yếu về nông sản của công ty hiện nay bao gồm Singapo, Mỹ,liên minh châu Âu

- Thị trờng Đông Bắc á: Các nớc trong nhóm thị trờng Đông Bắc á baogồm: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Triều Tiên, Đài Loan, Hồng Kông.Nhóm thị trờng này có đặc điểm là các quốc gia có trình độ phát triển tơng đối

đồng đều và đặc biệt cao nh các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông

mà lại có vị trí thuận lợi nên tiềm năng về thị trờng này là rất lớn Mặt khác dothu nhập bình quân đâù ngời cao nên khách hàng ở nhóm nớc này rất khó tínhtrong việc lựa chọn hàng hoá

Trong nhóm thị trờng này, Nhật Bản là một thị trờng đem lại nhiều lợi nhuậncho công ty vì ngời dân Nhật có thu nhập rất cao Nhng đồng thời họ cũng rất

khó tính trong việc lựa chọn hàng hoá tiêu dùng và các rào cản về tiêu chuẩn chấtlợng mang tính xã hội khác cũng cản trở rất nhiều đối với hàng hoá của công ty.

Để có thể thâm nhập và tạo dựng vị thế của mình tại thị trờng này công ty cầnphải tiến hành tốt hơn nữa các hoạt động quảng cáo và xúc tiến thơng mại, thựchiện thành công quá trình định vị khách hàng để từ đó có thể định vị đợc sảnphẩm vào thị trờng Nhật Bản

Ngoài ra, trong khu vực này còn có một thị trờng đặc biệt quan trọng có tầmvóc và quy mô rất lớn, đó là Trung Quốc, quốc gia có số dân đông nhất thế giới.Trung Quốc là bạn hàng rất quen thuộc của công ty trong cả lĩnh vực xuất khẩu

và nhập khẩu

- Thị trờng ASEAN

Hiệp hội các nớc Đông Nam á (ASEAN) cho tới nay đã quy tụ đợc tất cả10

n-ớc trong khu vực và đợc đánh giá là khu vực có nền kinh tế phát triển năng độngnhất thế giới Nổi bật nhất trong khu vực có thể kể đến Singapore, Thái Lan,Malaysia, các quốc gia này có tầm quan trọng rất lớn đối với sự phát triển củatoàn hiệp hội Hiện tại kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trờng này đangngày càng gia tăng theo các năm

Nhng công ty nói riêng và tất cả các doanh nghiệp nớc ta nói chung sẽ phải đốimặt với một thách thức rất lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp tham gia xuất nhậpkhẩu, đó là việc thực hiện các quy định trong tiến trình gia nhập AFTA, sẽ có rấtnhiều những quy định khắt khe hơn đối với hàng hoá xuất khẩu và sản phẩm củacông ty sẽ phải chấp nhận một áp lực cạnh tranh nặng nề hơn các đối thủ cạnhtranh ngay chính tại khu vực này Đây không chỉ là thách thức mà còn là cơ hộiphát triển cho công ty khi mà mọi sản phẩm của tất cả các quốc gia đều bình

đẳng hơn trên thị trờng Tất cả các động thái cạnh tranh sẽ lành mạnh và sòngphẳng hơn trên thơng trờng

- Thị trờng EU

EU là một trong ba trung tâm kinh tế thế giới, các quốc gia ở thị trờng này đều

có trình độ phát triển kinh tế rất cao, thu nhập bình quân đầu ngời cao nhất thếgiới chính vì thế nên yêu cầu đối với hàng nhập khẩu cũng cao hơn ở các khuvực khác Nhìn chung là rất khó có thể xâm nhập vào thị trờng này, nhng công ty

cung bớc đầu tìm đợc chỗ đứng cho mình trên một số quốc gia EU với nhữnghàng hoá có thế mạnh của công ty.

Khách hàng ở EU là những khách hàng đặc biệt khó tính và đòi hỏi rất cao

đối với chất lợng của sản phẩm do vậy những hàng hoá xuất khẩu sang EU sẽ gặpphải những khó khăn rất lớn, để khắc phục chúng công ty cần phải có nhữngphân tích đánh giá chất lợng hàng hoá đầu vào một cách chuẩn mực, đồng thờicũng phải có kế hoạch xây dựng một chiến lợc marketing quảng cáo và xúc tiếnthơng mại sâu và rộng trên thị trờng EU sao cho mọi khách hàng đều biết đến vàtin tởng vào sản phẩm của công ty

- Thị trờng Nga và Đông Âu

Đây là nhóm thị trờng xuất khẩu truyền thống của công ty từ những năm trớc

đây, nhng trong một số năm trở lại đây khủng hoảng kinh tế ở khu vực này đãkhiến cho kim nghạch xuất khẩu của công ty sang thị trờng này giảm sút Trongthời gian tới công ty cần phải chú trọng hơn nã vào công tác quảng cáo và xúctiến thơng mại, tìm lại những bạn hàng thân quen, gây dựng lại thị trờng vốn làmột điểm mạnh của công ty

2.3 Thực trạng quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex

Sau khi giao dịch đàm phán và hợp đồng đã đợc kí kết, công ty tiến hành thựchiện hợp đồng Đây là giai đoạn mà công ty cần có những kế hoạch cụ thể đểthực hiện đồng thời xử lý các sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào để kịp tiến độgiao hàng và đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng

Về mặt lí thuyết, nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá có hai khâu liên hệ mật thiếtvới nhau Thu mua huy động hàng từ các đơn vị trong nớc và kí kết hợp đồngxuất khẩu với nớc ngoài

Trên thực tế, tại Công ty XNK Intimex nghiệp vụ xuất khẩu nông sản thì haiquá trình đựơc tiến hành song song: Quá trình kí kết thực hiện hợp đồng kinh tế(hợp đồng nội) với các đơn vị cung ứng hàng nông sản trong nớc và quá trình kýkết hợp đồng xuất khẩu (hợp đồng ngoại thơng)

Thông thờng khách hàng của Công ty là khách hàng quen thuộc nên Công tythờng kí hợp đồng theo hình thức gián tiếp có nghĩa là khách hàng gửi đơn đặthàng với các điều khoản chủ yếu Nếu hai bên nhất trí thì cùng kí làm thành một

hợp đồng Sau khi hợp đồng đã đợc kí kết, công ty phải tổ chức thực hiện hợp

đồng xuất khẩu theo quy trình sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty

XNK Intimex

(Nguồn: Phòng tổ chức Công ty XNK Intimex)

2.3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Là trách nhiệm chủ yếu và cơ bản nhất của ngời bán.Trong lĩnh vực xuất khẩunông sản công ty không phải là ngời sản xuất trực tiếp mà chỉ là đơn vị thuần tuýtiến hành nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu Cho nên trong giai đoạn chuẩn bị này,công ty sẽ tiến hành công việc theo ba bớc sau:

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Mua bảo hiểm cho hàng hoá (CIF)Thuê phơng tiện vận tải (CNF/CIF)

Giao hàng