HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH vụ tổ CHỨC sự KIỆN của CÔNG TY cổ PHẦN xúc TIẾN đầu tư THƯƠNG mại và DU LỊCH VIỆT LONG

Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện haytham gia các sự kiện do công ty tổ chức và tạo mối quan hệ với khách hàng.Nhiệm vụ chính của phòng kinh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG

Giảng viên hướng dẫn : Th.S NGUYỄN HOÀI LONG

Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ THANH

Lớp : MARKETING 48A

HÀ NỘI – 05/ 2010

LỜI MỞ ĐẦU

~~~~****~~~~

Tuy là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng trong những năm gầnđây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi liền với nhucầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp Tổ chức

sự kiện góp phần đánh bóng cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty.Đây còn là cơ hội để các doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạnhàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền giúp thúc đẩythông tin hai chiều và tăng cường các quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.Trong đà phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng những nhu cầu về

tổ chức sự kiện ngày càng cao của các doanh nghiệp, công ty Cổ phần xúctiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long (VietLong promotion) ra đờivới mong muốn cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp

Để có thể thực hiện được những sự kiện như vậy, công ty cần phải xây dựngcho mình một quy trình tổ chức sự kiện khoa học và rõ ràng Một quy trìnhtốt sẽ xuyên suốt cả quá trình từ chuẩn bị cho đến khi diễn ra sự kiện đượctrôi chảy và hợp lí, đáp ứng tối đa nhu cầu và làm thỏa mãn khách hàng.Tuy nhiên, trong quá trình được thực tập ở công ty Cổ phần xúc tiếnđầu tư thương mại và du lịch Việt Long, tôi nhận thấy công ty vẫn chưa đưa

ra được một quy trình cụ thể cho riêng mình nên việc tổ chức các sự kiện

vẫn gặp nhiều khó khăn Vì vậy tôi lựa chọn đề tài “HOÀN THIỆN QUY

TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH VIỆT LONG” với

mục tiêu nghiên cứu thực trạng tổ chức sự kiện của VietLong promotiontrong những sự kiện đã tổ chức để rút ra được một quy trình tổ chức sự kiệntối ưu nhất, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiệncủa VietLong promtion trong những sự kiện sau này

Bài viết này sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức sự kiện

ở Công ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long trongphạm vi hai sự kiện là:

+ Sự kiện “Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – HàNội, 1000 năm xây dựng và phát triển bền vững”.

+ Sự kiện “Doanh nghiệp xuất khẩu xuất sắc 2009”

Kết cấu của bài viết bao gồm 3 phần chính:

Chương I: Tổng quan về công ty và dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty

Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLongpromotion)

Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Cổ phầnxúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLong promotion).Chương III: Kiến nghị giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện ởcông ty Cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long ( VietLongpromotion)

Xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hoài Long đã tận tình giúp

đỡ em hoàn thành bài viết này

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ

DU LỊCH VIỆT LONG VÀ DỊCH VỤ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN

ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH

1.1.2 Ngành, nghề kinh doanh:

- Dịch vụ tổ chức các chương trình, sự kiện: hội thảo, hội nghị, hội chợ,triển lãm, khuyến mại, chuyên đề, hoạt động quan hệ đại chúng, trưng bàyhàng hóa, giới thiệu và quảng bá sản phẩm

- Dịch vụ lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và dịch vụ khách du lịch, vậnchuyển khách du lịch và các dịch vụ liên quan

- Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ăn uống và khu vui chơi giảitrí, khu du lịch sinh thái (không bao gồm quầy bar, phòng hát karaoke, vũtrường, massage, day huyệt, bấm huyệt)

- 7 nhân viên phòng du lịch

- 7 nhân viên phòng kinh doanh

- 6 nhân viên phòng đối ngoại

- 8 nhân viên phòng kĩ thuật

- 3 nhân viên phòng kế toán

Bảng 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của VietLong promotion

1.1.4 Nhiệm vụ các phòng ban chức năng:

PhòngĐối ngoại

Phòng Kĩthuật

Phòng Kếtoán

- Tổ chức các tours du lịch ngắn ngày và dài ngày, tham quan du lịch,cắm trại cho các cá nhân, đoàn thể trong và ngoài nước, tổ chức các tourriêng theo yêu cầu của khách.

1.1.4.2 Phòng kinh doanh:

Đây là bộ phận tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện haytham gia các sự kiện do công ty tổ chức và tạo mối quan hệ với khách hàng.Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh như sau:

- Theo dõi quá trình thực hiện sự kiện sẽ tổ chức Phối hợp với bộ phận

kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các khách hàng Nhanhchóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các

sự kiện

1.1.4.4 Phòng kĩ thuật:

Đây là bộ phận phụ trách các công việc hậu cần liên quan đến các thiết

bị kĩ thuật của công ty Nhiệm vụ của phòng kĩ thuật là:

- Thiết kế đồ họa, in ấn

- Xử lí dữ liệu

- Thiết kế website, các mẫu phiếu, giấy tờ, băng rôn, áp phích, card…

- Sửa chữa máy móc, thiết bị.

1.1.4.5 Phòng kế toán:

Theo dõi tài chính, kế toán của công ty, theo dõi, ghi chép chi tiêu củacông ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theodõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty Thực hiện đốichiếu, cân đối sổ sách của công ty

1.2 Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long:

1.2.1 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam:

Ngành tổ chức sự kiện là một ngành mới tại Việt Nam, tuy nhiên lạiđặc biệt phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây Nhu cầu tổ chức sựkiện ở thị trường Việt Nam rất phong phú và đa dạng, nên nó đã nhanhchóng trở thành một thị trường sôi động thu hút rất nhiều các công ty lớn,nhỏ tham gia

Việt Nam với gần 90 triệu dân, 63 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện vớihàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phầnvới hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các ngành với nhu cầu rất đa dạng

về tổ chức sự kiện Hơn nữa, Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền vănhóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ, và phương Tây càng làm cho nền văn hóaViệt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn Chính những yếu tố đó cũngtác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo làm quy mônhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn Nhu cầu và mong muốn làrất lớn Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức Tuynhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn Phần lớn các sự kiện được tổchức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, các cơ quanthuộc khối công quyền Số còn lại rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhậpcao hoặc rơi vào các sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ,… Tuy

nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năngthanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.

Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổchức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng Trong hộinhập thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hóa đa sắc tộcthì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rấtcao Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh

Những năm trước khi mà kinh tế chưa mở cửa thì các sự kiện ở ViệtNam được biết đến như hoạt động nội bộ của các tổ chức xí nghiệp, các cơquan này tự tổ chức và chưa có khái niệm thế nào là tổ chức sự kiện chuyênnghiệp, tổ chức tự đứng ra tổ chức cho bản thân hoặc đơn vị mình mà không

có sự tính toán tỉ mỉ về chi phí bỏ ra cũng như hoạch định xem chi phí bỏ ranhư vậy có phù hợp hay không và hoàn toàn không có khái niệm là thuê một

tổ chức chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện bởi vì thời điểm hiện tại chưa códịch vụ này Vì vậy, tính chất tổ chức sự kiện chỉ là tự phát trừ một sốtrường hợp các sự kiện lớn có tầm cỡ quốc gia là những sự kiện được chuẩn

bị chu đáo Do sự tự chuẩn bị, nên các hoạt động của sự kiện đều do mọingười trong tổ chức đảm nhiệm, nên tính chuyên nghiệp không cao và sựthành công đã giảm rất nhiều, và sức sáng tạo cũng không được hoàn thiện,sau khi kết thúc sự kiện thì coi như là sự kiện đã xong, mọi người giải tán

mà không có một sự điều tra về phản ứng của tham dự, vì vậy không biếtchính xác được sự kiện tổ chức ra có thành công không, có hiệu quả không,

có lãng phí so với kinh tế không Và trong lúc kinh tế đang còn gặp nhiềukhó khăn thì việc tổ chức một sự kiện có dự trù ngân sách lớn là việc rất khóthực hiện được

Nhưng mấy năm trở lại đây, nhịp sống kinh tế đã có nhiều thay đổi, cácdịch vụ phát triển nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nâng cao hình ảnh cho các

tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh trong thời kỳ cạnh tranh như hiệnnay thì việc thiết lập các mối quan hệ với người tiêu dùng và công chúng rấtquan trọng Các cá nhân, các doanh nghiệp, các tổ chức chính phủ và tổ chứcphi chính phủ đã ý thức các công cụ truyền thông với doanh nghiệp Tổ chức

sự kiện chỉ là một ngành dịch vụ mới mẻ nhưng thu hút một số lượng lớn

các doanh nghiệp lớn tham gia hoạt động trong ngành dịch vụ này, ngoài cáccông ty liên doanh, các công ty nước ngoài, hệ thống các doanh nghiệp tưnhân, các công ty nhà nước thậm chí cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến

tổ chức sự kiện là một ngành lợi nhuận cao

Cầu của thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam rất đa dạng và phongphú, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ phổ biếnnhất trong hoạt động marketing của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thậm chí

cả một quốc gia Cùng với các công cụ khác của xúc tiến hỗn hợp, tổ chức

sự kiện cũng nhằm mục đích cụ thể nào đó của chủ thể sự kiện, từ đó phátsinh nhu cầu tổ chức một hoặc một vài sự kiện Sự kiện là nơi không chỉdiễn ra các công việc đàm phán, kinh doanh mà còn là nơi thể hiện nét đẹpvăn hoá của đơn vị tổ chức sự kiện với đông đảo khách mời và công chúng,

vì vậy mỗi sự kiện xảy ra được dự tính xảy ra là nhu cầu về tổ chức sự kiệnxảy ra Ở Việt Nam hàng năm có hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ diễn ra theomùa, theo tập tục văn hoá, theo thời gian, theo không gian từng vùng miền.Nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện Việt Nam để chọn thời điểm tổ chức sựkiện cho tốt nhất, gây chú ý nhất đồng thời tránh được sự trùng lặp sự kiện

và thể hiện sự sáng tạo trong tổ chức, làm cho sự kiện nổi bật sáng tạo thuhút được sự quan tâm chú ý

Tuy nhiên nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện tại nước tachưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyênnghiệp Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanhnước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này Nhưng trong tương lai gầnkinh tế xã hội phát triển, thu nhập của dân cư cao cùng với sự hội nhập quốc

tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thịtrường này là rất lớn, thu hút các nhà đầu tư và cạnh tranh trên thị trườngnày sẽ gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của những công tychuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện

Tìm hiểu về thị trường tổ chức sự kiện là việc làm rất khó khăn vì chưa

có một cuộc điều tra về thị trường tổ chức sự kiện chính thức, dù nhận thứcrất rõ tầm ảnh hưởng của tổ chức sự kiện tới đời sống của các tổ chức, cá

nhân vì vậy sự nhìn nhận về thị trường tổ chức sự kiện chỉ là khách quan,tổng thể mà thôi.

1.2.2 Hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty cổphần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long:

Được thành lập vào ngày 20 tháng 01 năm 2009, tính đến nay công ty

cổ phần xúc tiến đầu tư thương mại và du lịch Việt Long mới hoạt độngđược hơn 1 năm Là một công ty còn non trẻ, VietLong promotion đang cốgắng rất nhiều để tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp được khách hàng đánhgiá cao

Hơn 1 năm qua, VietLong promotion đã tổ chức được 2 sự kiện lớnmang tầm cỡ quốc gia, thu hút hàng nghìn doanh nghiệp đến từ 63 tỉnh thành

cả nước và các Bộ, ban ngành liên quan

1.2.2.1 Các sự kiện VietLong promotion tổ chức:

1.2.2.1.1 Lễ hội Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – HàNội, 1000 năm xây dựng và phát triển bền vững:

“Doanh nhân Việt Nam với Hoa Lư – Thăng Long – Hà Nội, 1000 nămxây dựng và phát triển bền vững” là Chương trình lớn nhất và duy nhất dànhcho cộng đồng doanh nhân Việt Nam trong khuôn khổ các hoạt động kỷniệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội Chương trình đã diễn ra từ ngày3/3/2010 – 5/3/2010 do Ban Tuyên giáo Trung ương phối hợp với Giáo hộiPhật giáo Việt Nam, Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam,Thông tấn xã Việt Nam, Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Ủy ban nhândân tỉnh Ninh Bình, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công Thương, Bộ Vănhóa Thể thao Du lịch, Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, Hộiđồng Doanh nhân nữ Việt Nam, Ủy ban quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế,Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam và Công ty Cổ phần Xúc tiến Đầu tưThương mại và Du lịch Việt Long (VietLong Promotion) triển khai thựchiện

1.2.2.1.2 Chương trình Xuất khẩu xuất sắc năm 2009 (TradingExcellence Award 2009):

Chương trình Lễ trao biểu tượng “Doanh nghiệp Xuất khẩu xuất sắc2009” do Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam phối hợp với BộCông Thương, Bộ Tài Chính, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,Tổng cục Hải quan… và Công ty Cổ phần Xúc tiến Đầu tư Thương mại và

Du lịch Việt Long tổ chức Chương trình nhằm tôn vinh các Doanh nghiệp

đã đóng góp tích cực vào kim ngạch Xuất khẩu của cả nước năm 2009

Chương trình Lễ trao Biểu tượng “Doanh nghiệp Xuất khẩu xuất sắc2009” nhằm biểu dương và động viên các doanh nghiệp có nhiều nỗ lựctrong xuất khẩu và phát triển thị trường gắn với việc không ngừng nâng caohàm lượng giá trị gia tăng trong sản phẩm xuất khẩu Đồng thời đánh giácông khai minh bạch và tôn vinh những doanh nghiệp đạt được thành côngtrong lĩnh vực xuất khẩu dựa trên chất lượng sản phẩm, sự đầu tư cho nghiêncứu và triển khai để đạt được tăng trưởng trong xuất khẩu

1.2.2.2 Kết quả kinh doanh:

VietLong promotion được thành lập ngày 20/01/2009, hoạt động đếnnay mới chỉ được hơn 1 năm Nên thực tế chỉ có thể xem xét tình hình tàichính của công ty trong năm 2009, khó có thể đưa ra được đánh giá xuhướng phát triển của công ty

Nguồn doanh thu đều đặn của công ty dựa vào hoạt động du lịch Tuynhiên bài viết này sẽ tập trung phân tích các chỉ tiêu tài chính do hoạt độngkinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện mang lại Năm 2009 nguồn thu chínhcủa VietLong promotion là do sự kiện “Lễ hội doanh nhân Việt Nam vớiHoa Lư – Thăng Long – Hà Nội, 1000 năm xây dựng và phát triển bềnvững”

Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2009 của công ty VietLong

promotion (đơn vị: đồng)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.514.256.253

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 30.514.256.253

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 21.147.701.368

6 Doanh thu hoạt động tài chính 0

12 Tổng lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp 442.552.590

Hiệu suất sử dụng chi phí:

Hiệu suất sử dụng chi phí = Doanh thu thuần

Tổng chi phí

Hiệu suất sử dụng chi phí năm 2009 = 30.514.256.253 : 20.705.148.778

= 1,473752088

Cứ 1 đồng chi phí đem lại 1, 474 đồng doanh thu

Năm 2009 là năm công ty được thành lập và mới đi vào hoạt động, nhìnchung, công ty đã có bước khởi đầu khá tốt đẹp với một số hợp đồng lớn

Trong tổng doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu củamảng tổ chức sự kiện là: 19.967.526.803 chiếm tới 65,44% tổng doanh thu.Trong khi, mảng du lịch đạt doanh thu là 10.546.729.450 chỉ chiếm 34.56%tổng doanh thu Mảng tổ chức sự kiện là mảng hoạt động chính và đem lạilợi nhuận cao cho công ty Vì vậy trong các năm tới, công ty có tiếp tục mởrộng và nâng cao mảng này.

Qua bảng trên ta thấy, lợi nhuận sau thuế so với lợi nhuận gộp là kháthấp Nguyên nhân của điều này là do các loại chi phí của công ty khá cao,nhất là chi phí bán hàng và các loại chi phí khác Nếu trong những năm tiếptheo, tốc độ tăng của chi phí bán hàng cao hơn tốc độ tăng doan thu thuầnnhưng tốc độ tăng của chi phí quản lý lại thấp so với tốc độ tăng doanh thuthuần thì rất không tốt Công ty nên có biện pháp để quản lý chi phí, nhất làchi phí bán hàng

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÚC TIẾN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ

DU LỊCH VIỆT LONG

VietLong promotion được thành lập trong xu hướng ngành tổ chức sựkiện đang trên đà phát triển ở Việt Nam Tuy nhiên sự phát triển rầm rộ vàmạnh mẽ của quy mô cũng như số lượng các công ty kinh doanh dịch vụ tổchức sự kiện dường như không tương đồng với tính chuyên nghiệp của dịch

vụ Xét trên phương diện chung, tổ chức sự kiện ở Việt Nam vẫn còn yếu vàchưa đồng bộ, chuyên nghiệp hóa Và VietLong promotion cũng chỉ như đứatrẻ chập chững tự lần mò cho mình những bước đi đầu tiên Bài viết sẽnghiên cứu quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion, và đánh giáxem công ty đã làm được và chưa làm được những gì?

2.1 Quy trình tổ chức sự kiện:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức sự kiện:

2.1.1 Nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng:

Xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay của các doanh nghiệp thường có haihình thức Thứ nhất công ty kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếmkhách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện và làm theo những mong muốn củakhách hàng thông qua tính chất và nội dung của sự kiện như hội thảo, hộinghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm… Thứ hai là công ty kinh doanh dịch

vụ tổ chức sự kiện sẽ đứng ra tổ chức các sự kiện và mời các đối tác, kháchhàng tham gia sự kiện do công ty mình tổ chức với danh nghĩa thường là nhàtài trợ Tùy vào ý muốn của mỗi công ty mà sẽ lựa chọn cho mình hình thứckinh doanh nào, và VietLong promotion mặc dù lựa chọn cả hai hình thứctrên để kinh doanh nhưng lại chú trọng phát triển hình thức thứ hai Lựa

chọn này bị chi phối bởi suy nghĩ quan điểm của ban quản trị VietLongpromotion là: bất kì một doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu quảng bá thươnghiệu, đánh bóng tên tuổi của doanh nghiệp mình; vì thế họ sẽ sẵn sàng thamgia tài trợ cho các sự kiện mà họ cho rằng phù hợp với địa vị và năng lực tàichính của họ, mà lại mang lại được lợi ích về quảng bá hình ảnh thương hiệutrong mắt công chúng mục tiêu, trong mắt khách hàng

Trong quy trình tổ chức sự kiện của VietLong promotion, bước 1 củaquy trình là nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng

Khi muốn tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, công ty kinh doanh dịch

vụ tổ chức sự kiện luôn phải xem xét tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, vănhóa của địa phương, đất nước, khu vực và có thể rộng hơn là thế giới nếu sựkiện tầm cỡ quốc gia và quốc tế Đó là một công việc cần thiết không chỉriêng đối với ngành kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện mà tất cả các nhànhnghề khác nói chung Khi các điều kiện về môi trường vĩ mô thuận lợi thì sẽtạo điều kiện cho sự kiện được diễn ra một cách trôi chảy, thu hút đượcnhiều khách hàng

Công việc nghiên cứu thị trường ở VietLong promotion không đượcphân chia cho 1 bộ phận cụ thể đảm trách, mà do Ban Quản trị, những ngườiđiều hành của công ty chịu trách nhiệm nghiên cứu, xem xét để từ đó đưa ra

ý tưởng về chương trình Nhân viên công ty hoàn toàn không có thẩm quyềncũng như không có bất cứ thông tin nào về sự kiện cho đến khi nó đượcthông báo từ Ban Quản trị

Một sự kiện được hình thành thường bắt đầu từ việc xuất phát ý tưởng

từ Giám đốc hoặc Chủ tịch Tập đoàn Quản trị và sau đó ý tưởng mới đượcđem ra phân tích xem môi trường, điều kiện hiện tại có phù hợp để sự kiệndiễn ra hay không Sau khi nghiên cứu, nếu ý tưởng phù hợp với điều kiệnkinh tế, xã hội, văn hóa… thì Ban giám đốc sẽ bắt đầu lên kế hoạch cho dựán

Một sự kiện sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề như luật,giấy phép, khu vực tổ chức Chính vì vậy trước khi đưa ra được một quyếtđịnh chính thức về sự kiện, Ban Giám đốc lại một lần nữa xem xét đến cácyếu tố trên bằng cách trình bày ý tưởng về sự kiện cho các bên có liên quan

về việc cấp giấy phép Nhưng đây chỉ là hoạt động bên lề không nằm trongcông việc chính thức trong quy trình, nó có vai trò “dò hỏi” tính khả thi của

sự kiện Bởi công việc này thực hiện dựa theo mối quan hệ và tình cảm riênggiữa các thành viên trong Ban Giám đốc với những người có thẩm quyền.Các nội dung cần thiết để hình thành ý tưởng cho sự kiện:

- Nội dung cốt lõi của sự kiện: mục đích, ý nghĩa của sự kiện Chọn chủ

đề cho sự kiện và xác định người thuyết trình, diễn thuyết về chủ đề nếu cầnthiết

- Quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ Sự kiện có sức lan tỏa khắp cả nướchay chỉ là sự kiện trong quy mô thành phố…

- Đối tượng khách hàng tham gia sự kiện Mức độ thành công của sựkiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà

sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng Một sự kiện dù quy

mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào thì khách hang vẫn luôn là mụctiêu mà sự kiện đó hướng đến

- Dự trù kinh phí tổng quát để tổ chức sự kiện và vạch ra cơ bản mứcphí cho khách hàng tham gia hoặc các mức tài trợ Dự trù được đùng ngânsách sẽ giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn đểkhông lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra

Sau khi tham khảo ý kiến của những người mà các thành viên BanGiám đốc cảm thấy tin tường và tìm ra các yếu tố khả thi cho sự kiện thì lúcnày, dự án sẽ chính thức được quyết định có tổ chức hay không Từ đây sựkiện sẽ được chuyển qua quy trình thứ 2 đó là lên kế hoạch tổ chức sự kiện

và tìm kiếm khách hàng

Bài viết xin được nói thêm về hình thức tổ chức sự kiện theo đơn đặthàng của các doanh nghiệp, đoàn thể Tuy đây không phải là hình thức màVietLong promotion chú trọng phát triển, nhưng không có nghĩa là họ từchối những đơn hàng như vậy Ở quy trình này sẽ không nói đến việc kháchhàng của công ty có từ đâu, mà chỉ đưa ra công việc mà VietLong promotionlàm trong bước này Ở hình thức này, Ban giám đốc vẫn là bộ phận chịutrách nhiệm hoàn toàn trong việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng cũngnhư việc nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng trong

việc tổ chức sự kiện Khách hàng sẽ có buổi làm việc trực tiếp với người phụtrách sự kiện đó (thuộc Ban quản trị) để hai bên thống nhất về cách thức tổchức, nội dung chương trình mà khách hàng đặt VietLong promotion tổchức Những thông tin VietLong promotion cần tìm hiểu bao gồm:

- Thông tin về nội dung sự kiện, loại hình sự kiện như ra mắt sảnphẩm, hội nghị khách hàng, họp báo… để có sự chuẩn bị phù hợp vàchính xác cho sự kiện của mình Hơn nữa cùng cần phải biết mụctiêu cần đạt được cảu khách hàng là họ mong muốn gặt hái gì sau sựkiện: gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộngtrường, mở rộng mối quan hệ… Kế hoạch và ngân sách sẽ là căn cứgiúp khác hàng đánh giá hiệu quả công việc

- Thông tin về thời gian diễn ra sự kiện (thời điểm tổ chức, kéo dàimấy ngày)

- Thông tin về số lượng khách mời (khách Vips và số lượng nhữngngười tham gia khác)

- Thông tin về yêu cầu địa điểm của khách hàng như: địa điểm tổchức gần trung tâm thành phố, có đầy đủ tiện nghi hay không?

- Thông tin về ngân sách dự kiến chi trả được của khách hàng (thôngtin về dự trù kinh phí tổ chức của khách hàng, đây là thông tin rấtquan trọng chi phối đến tất cả mọi hoạt động, chương trình của hộinghị)

- Một số yêu cầu khác của khách hàng liên quan đến ăn uống, nghỉnghơi của khách, thời gian khách đến, đi, có bố trí xe đón khách haykhông và địa điểm đón khách tại đâu…

Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôntham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổchức sự kiện của các công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế,cộng thêm phí dịch vụ mà người phụ trách gửi cho khách hàng một bảng báogiá cho khách hàng Người phụ trách sẽ hoàn thành nội dung chi tiết của sựkiện và báo giá đi kèm gửi đến khác hàng qua fax, email hoặc thư chuyểnphát nhanh hoặc trực tiếp gặp mặt khách hàng nếu thấy cần thiết Việc gửigiấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thực nhất

giữa cả hai bên, với bên VietLong promotion thì bảng báo giá thông báo vớibên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên khách hàng thìbảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá giúp họ cân đốilại ngân sách sự kiện và tính toán xem có sử dụng dịch vụ của công tykhông, bảng báo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còngiúp đôi bên hình dung các mảng của sự kiện Tuy nhiên báo giá này là giácho dịch vụ cơ bản tính riêng các dịch vụ thiết bị phát Dựa vào yêu cầu củabảng báo giá, thấy có sự phù hợp với kinh phí ngân sách của chủ thể sự kiện

sẽ tiến hành kí kết hợp đồng đánh dấu sự hợp tác đôi bên, theo yêu cầu củakhách hàng các nhóm tổ chức viên lên kế hoạch chuẩn bị và dựa vào bản kếhoạch sơ lược gửi cho họ, bên khách hàng căn cứ vào bảng báo giá mà họgửi tới công ty mà loại bỏ một số hạng mục mà họ thấy không phù hợp Hợpđồng kí kết là giao kèo giữa công ty VietLong promotion và bên đối tác,những vấn đề mà cả hai bên thoả thuận từ công việc đôi bên và trường hợpthanh toán… Khách hàng sẽ phản hồi về nội dung sự kiện cũng như báo giá,nếu khách hàng đồng ý thì hai bên sẽ kí kết hợp đồng và sự kiện sẽ tiếp tụctriển khai các bước tiếo theo Nếu khách hàng không đồng ý về nội dungcũng như báo giá thì hai bên sẽ tiếp tục trao đổi và thảo luận Do không chútrọng phát triển hình thức tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng nên thôngthưởng khách hàng là những doanh nghiệp, đoàn thể có mối quan hệ vớiVietLong promotion, vì thế khách hàng hầu như không bỏ đi để tìm kiếmnhà cung cấp khác khi không hài lòng mà chỉ đề xuất ý kiến sửa đổi Ở đây ýtưởng về sự kiện không có tính sáng tạo cao vì hầu như VietLong promotionyêu cầu khách hàng thể hiện nhu cầu của họ rất chi tiết, và công ty chỉ đápứng những mong muốn đó cộng thêm những tư vấn cần thiết

2.1.2 Lên kế hoạch, Tìm kiếm khách hàng:

Sau khi đã nghiên cứu thị trường, hình thành ý tưởng về sự kiện thìcông việc tiếp theo là phải lên được bản kế hoạch đầy đủ về chương trình

Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào, ở đâu, thời gian nào, chi phí ra sao?

Công việc lên kế hoạch cho sự kiện tiếp tục do những thành viên trongban quản trị phụ trách Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc và Chủ tịch tậpđoàn quản trị sẽ họp bàn cùng nhau xây dựng nên một kế hoạch cụ thể cho

sự kiện Trong kế hoạch sẽ có phân công các công việc chính do ai chịutrách nhiệm quản lí Người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu cáccông việc cần thiết cho sự kiện Kết quả của việc hoạch định sẽ là các côngviệc cần (ví dụ như chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hànhdàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng dợt chương trình ),bảng phân công công việc (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc cácnhà cung cấp) và thời hạn hoàn thành công việc (timeline)

Người này sẽ đứng ra điều hành và phân bổ nguồn lực để làm tất cả cáccông việc được giao và báo cáo thường xuyên tiến độ công việc Trong giaiđoạn này, sản phẩm tạo ra không chỉ là bản kế hoạch phân công công việc

mà còn có cả bản chương trình, chính là sản phẩm sự kiện trên giấy tờ Bảnchương trình này sẽ là công văn chính thức được gửi đến khách hàng, báochí và các tổ chức liên quan Thông thường, đối với 1 sự kiện, đây là giaiđoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty kinh doanh dịch vụ

tổ chức sự kiện với nhau, vì đó chính là bước đầu tiên thể hiện bộ mặt củacông ty

Tiến hành lên kế hoạch tổng quát tổ chức cho sự kiện, bao gồm cáccông việc sau:

- Tiến hành tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp: đưa ra các sựlựa chọn về địa điểm tổ chức trên cơ sở đã khảo sát giá cả và vị trí dựa vàonhững dự trù ngân sách của sự kiện Tham quan các địa điểm, xem xét sứcchứa của địa điểm tổ chức dựa trên ước tính số lượng người tham gia Khảosát và nghiên cứu địa điểm để từ đó ký hợp đồng với địa điểm và xác nhậnthông tin chi tiết

- Tiến hành đàm phán kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp các dịch vụcần thiết cho sự kiện như khách sạn (có thể bao gồm cả ăn uống nếu có), đàitruyền hình, báo chí…, các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ cho sự kiện,quay phim, chụp ảnh, âm thanh, ánh sáng…

- Dự trù kinh phí tổ chức thực tế (lập các bảng chi phí thực tế về cáckhoản phải chi trả, phát sinh trong quá trình tổ chức).

Tất cả các công việc có đi kèm người thực hiện và thời gian thực hiện

Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện Ví

dụ như bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? Khi nào cần gửi đềnghị cung cấp tài liệu? Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? Ngày nàobắt đầu gửi giấy mời?

Bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ được in ra và giao cho các phòng ban.Đồng thời công ty tổ chức một cuộc họp để triển khai các công việc tổ chức

sự kiện Trong buổi họp này cũng sẽ phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm chocác phòng ban và cá nhân cụ thể Nội dung cho sự kiện được đưa ra để lấythêm ý kiến của các nhân viên nhằm thu hút những ý tưởng sáng tạo Suốtquá trình chuẩn bị sẽ tổ chức sự kiện có các buổi họp thường kì để báo cáotiến độ, kết quả các công việc Kì họp phụ thuộc vào thời gian còn lại chođến khi sự kiện được diễn ra, cứ càng gần ngày tổ chức sự kiện thì số buổihọp càng được tăng lên Cuộc họp được tiến hàng và triệu tập theo chủtrương của Ban quản trị, không được ấn định cụ thể chính xác từ trước.Ngoài ra còn có các buổi họp không chính thống hoặc các cuộc báo cáo nhỏ

và ngắn gọn để người phụ trách kịp nắm được tình hình Hình thức báo cáoriêng này được áp dụng phổ biến tại VietLong promotion hơn là những cuộchọp mang tính chính thống và quy mô toàn công ty

Khi đã xây dựng được kế hoạch chương trình cụ thể, công việc tìmkiếm khách hàng được tiến hành và do nhân viên phòng kinh doanh đảmnhận Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một nhóm khách hàng riêng để tránhkhông có sự chồng chéo lẫn nhau Đối với VietLong promotion thì nhómkhách hàng thường được phân theo khu vực địa lí hoặc lĩnh vực khinh doanhcủa các khách hàng doanh nghiệp Mỗi nhân viên sẽ phục trách 10 – 30 khuvực, lĩnh vực tùy khả năng của mỗi người Công ty còn tuyển thêm cộng tácviên để tìm kiếm khách hàng khi có sự kiện lớn cần nhiều khách hàng Vớimỗi hợp đồng kí được nhân viên hay cộng tác viên sẽ được hưởng phần trămdoanh thu theo quy định, thường là 15 – 25% doanh thu của hợp đồng

Nhân viên kinh doanh và cộng tác viên kinh doanh sau khi đã nhậnnhóm khách hàng của mình sẽ tiến hành tìm kiếm khách hàng Quá trình tìmkiếm khách hàng khó khăn hay thuận lợi phụ thuộc vào năng lực của nhânviên kinh doanh và phụ thuộc vào cả nội dung, kế hoạch tổ chức sự kiện.Công việc tìm kiếm khách hàng rất khó khăn vì tìm được các khách hàng cónhu cầu lớn đã khó, và để thuyết phục sử dụng dịch vụ của công ty màkhông phải là dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh thì càng khó khăn hơn.Phòng kinh doanh phải bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹnăng thuyết phục, đàm phán với các khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyếttrình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ củacông ty, và kỹ năng thuyết phục các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sựkiện của bản thân công ty mình Nhân viên kinh doanh có thể tìm kiếmkhách hàng dựa vào mối quan hệ sẵn có của mình để liên hệ với khách hàng.Hoặc có thể chủ động liên hệ với khách hàng thông qua những thông tin mànhân viên tìm kiếm được như thông tin trên sách, báo, Internet… Khi xácđịnh xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phùhợp với khả năng của công ty, các tài trợ viên tiến hành công việc tiếp xúcvới khách hàng, thông qua điện thoại, thư điện tử để sắp xếp một cuộc hẹngặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện

Mỗi khi có sự kiện sắp diễn ra, sau khi VietLong promotion xin đượcgiấy phép tổ chức từ Bộ, Ban ngành, Hội… nào đó thì đơn vị đó sẽ trở thànhđơn vị tổ chức sự kiện cùng với công ty Tùy vào quy mô của sự kiện là lớnhay bé mà công văn triển khai chương trình cũng như lời mời tham giachương trình sẽ được gửi đến các nơi có liên quan để nhận được sự giúp đỡcũng như sự tham gia của các tổ chức, doanh nghiệp Các nhân viên kinhdoanh sẽ nhận được danh sách khách hàng tiềm năng nhờ sự hợp tác của các

tổ chức đó Danh sách khách hàng tiềm năng qua các sự kiện sẽ được lưu trữlại thành dữ liệu riêng của công ty để sử dụng cho các sự kiện sau nữa

Đối với các khác hàng nhỏ, tức gói giá trị hợp đồng so với sự kiện lànhỏ, thì hình thức giao dịch của nhân viên với khách hàng chủ yếu qua điệnthoại, email, fax và thư Tức là các hình thức gián tiếp thông qua giấy tờ.Nhân viên kinh doanh không đầu tư quá nhiều thời gian và sức lực cho các

khách hàng này Còn đối với các nhà tài trợ lớn, nhân viên kinh doanh vàcộng tác viên kinh doanh rất chú trọng chăm sóc họ Vì đây không chỉ làkhác hàng lớn mang lại nguồn tài chính cho việc tổ chức sự kiện công ty màcòn mang lại một khoản hoa hồng xứng đáng cho tài trợ viên.

Riêng đối với các cộng tác viên kinh doanh khi nhận lời hợp tác vớiVietLong promtion thì họ sẽ được nhận được hoa hồng từ các hợp đồng kíđược với khách hàng VietLong promtion chỉ hỗ trợ cộng tác viên về các vănbản, giấy tờ, thông tin cảu sự kiện chứ không hề có thêm hỗ trợ gì khác.Cộng tác viên kinh doanh phải tự trang trải tất cả các chi phí để giao dịchvới khách hàng VietLong promtion cũng ít khi quan tâm đến kết cách thứclàm việc của cộng tác viên mà chỉ quan tâm tới kết quả làm việc của họ Hơnnữa, về phái các cộng tác viện, họ là những người nhiều khinh nghiệm tronglĩnh vực này, nên họ cũng không đòi hỏi bất cứ một sự hỗ trợ nào từ phíaVietLong promtion, thậm chí họ còn cảm thấy thoải mái khi được tự do làmviệc mà không có sự gò ép nào về mặt thời gian cũng như doanh số

Với mỗi khách hàng mà nhân viên kinh doanh và cộng tác viên kinhdoanh tìm được, nhân viên đó phải có trách nhiệm chăm sóc khách hàng củamình trước, trong và cả sau chương trình Họ có trách nhiệm cung cấp đầy

đủ thông tin cho khách hàng, thông báo cho khách hàng những sửa đổi hoặccập nhật trong chương trình một cách sớm nhất, đáp ứng đầy đủ nhữngquyền lợi của khách hàng có trong hợp đồng

Tiếp xúc với khách hàng để mời họ tham gia sự kiện đã khó, chăm sóckhách hàng tốt cũng là một công việc không kém phần gian nan Do sự kiện

bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan nên kế hoạch của sựkiện thường bị thay đổi Vấn đề thông tin là yếu tố quan trọng cần phải cậpnhật thường xuyên cho khách hàng Vẫn biết rằng thông tin càng chi tiết,càng cụ thể cho khách hàng thì càng tốt cho họ, tuy nhiên điều này đôi khilại gây ác cảm với khách hàng, khiến họ cảm thấy sự kiện không đáng tincậy, công ty làm việc không chuyên nghiệp… Chính vì thế gây không ít khókhăn cho nhân viên kinh doanh khi phải khéo léo phục vụ khách hàng mộtcách tốt nhất, giúp họ không có những hiểu lầm cũng như bức xúc về sựkiện và công ty Nó không chỉ phục vụ cho mỗi sự kiện này mà còn tạo tiền

đề thuận lợi cho những sự kiện sau đó Chăm sóc khách hàng tốt thì sẽ dễdàng hơn trong việc thuyết phục họ trở thành khách hàng cho những sự kiệnsau của công ty, và họ sẽ trở thành khách hàng thân thiết của VietLongpromtion.

Trên đây là công việc của phòng kinh doanh khi tìm kiếm khách hàngcho những sự kiện do VietLong promtion tự tổ chức Còn đối với những sựkiện được tổ chức theo nhu cầu của các khách hàng doanh nghiệp thì phòngkinh doanh không phải là bộ phận chỉutách nhiệm chính Đối tượng kháchhàng của dịch vụ này ở VietLong promtion thường là những các nhân, tổchức có mối quan hệ với nhân viên hoặc lãnh đạo trong công ty có nhu cầu

tổ chức sự kiện phục vụ công ty họ Chính vì thế, các khách hàng thường tựtìm đến với công ty mà nhân viên kinh doanh không cần phải tìm kiếm haytrao đổi, thuyết phục Lúc này người có mối quan hệ với khách hàng và mộttrong ba thành viên ban quản trị sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng đó đểtìm hiểu nhu cầu tỏ chức sự kiện và trao đổi các vấn đề liên quan

2.1.3 Tổ chức sự kiện:

Đây là một bước rất quan trọng thể hiện rõ nhất hình ảnh của công tykinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng như hình ảnh của khách hàng vàcác nhà tài trợ tham gia sự kiện

Để chương trình được diễn ra trôi chảy và không có sai sót gì, công typhải viết được một bản kế hoạch đầy đủ chi tiết những công việc cần làmdựa theo chương trình sự kiện đưa ra, kèm theo đó là thời gian cụ thể màcông việc đó cần phải hoàn thành, cũng như ai sẽ là người chịu trách nhiệmlàm công việc đó Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo

kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận Các trưởng bộ phận sẽđiều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phátsinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ

Ở bước này, bộ phận chịu trách nhiệm chính là phòng truyền thông đốingoại, phòng kĩ thuật, phòng kinh doanh và phòng du lịch, mỗi phòng phụtrách một phần công việc khác nhau

Phòng truyền thông và đối ngoại sẽ nhận các công việc cụ thể trong bản

kế hoạch phân công và Trưởng phòng sẽ giao công việc cho mỗi nhân viênhoặc từng nhóm nhân viên Đây là phòng có chức năng phụ trách các mảng

về báo chí, tuyên truyền, khách mời và các công việc hậu cần Các công việcphòng Truyền thông đối ngoại phải làm trước khi diễn ra sự kiện là:

- Hoàn thành các thủ tục đăng ký với chính quyền như xin giấy phép

tổ chức, xin giấy phép treo băng rôn, tờ phướn tại các tuyến đườnghoặc địa điểm công cộng Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liênquan: văn hóa thông tin, giao thông, công chánh (xin tuyến, bãi -bến đậu xe), cấp cứu, cứu hỏa, công an, dân phòng, tổ chức biểudiễn, công ty bảo vệ,uy ban… Trên thực tế công việc này phòngtruyền thông đối ngoại không phải là bộ phận chịu trách nhiệmchính mà do ban quản trị đảm trách, phòng truyền thông đối ngoạichỉ hỗ trợ mà thôi

- Tuyên truyền, thông báo về sự kiện và các hoạt động bổ trợ khác.Mời đại diện báo chí, đại diện của đài truyền hình, phóng viên báochí, phóng viên đài truyền hình

- Xây dựng menu đồ ăn và đồ uống (kết hợp với khách sạn hoặc nhàhàng để xây dựng menu) Thông thường các sự kiện do VietLongpromotion tổ chức đều kết hợp với tiệc liên hoan, đó cũng là mộtthói quen trong các sự kiện ở Việt Nam Chính vì thế khâu ăn uốngtrong sự kiện được các khách hàng rất coi trọng

- Tìm kiếm nhân lực hỗ trợ cho sự kiện như người dẫn chương trình,

lễ tân, tình nguyện viên, bảo vệ và tiến hành kí kết hợp đồng với cácnhà cung cấp dịch vụ Đồng thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết vềthông tin, báo chí, và tham quan

- Chuẩn bị cho công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị như: Lập danhsách khách mời, liệt kê danh sách những người quan trọng, liệt kênhân viên phục vụ cho hội nghị ( gồm cả nhân viên của công ty vàcủa các nhà cung cấp), lên lịch trình công việc theo ngày (đối vớicác hội nghị dài ngày), liệt kê lại các thiết bị nghe nhìn, liệt kê lạithực đơn

- Chuẩn bị các phương tiện, thiết bị thông tin cho các đại biểu.

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi muốn tổ chức sự kiện là:

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện này

- Kế hoạch chương trình (Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Thành phầntham dự? Chương trình biểu diễn: Ca sỹ, tác phẩm, tác giả? Dự kiến ngàyphúc khảo?)

- Hợp đồng thuê địa điểm

- Giấy phép đăng ký kinh doanh

Thời hạn nộp hồ sơ trước 10 ngày diễn ra chương trình

Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nộidung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể

Các công việc chi tiết hơn mà các nhân viên truyền thông đối ngoạiphải chuẩn bị cho công tác hậu cần là:

- Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: người dẫn chương trình Các lễtân hướng dẫn, chào mừng khách mời Các tiếp tân tại bàn: đónkhách, nhận giấy mời, xác nhận khách mời… Người quay phim,chụp hình Người chuẩn bị trình chiếu tài liệu trước, trong và saubuổi sự kiện (nếu có) Người xử lý các tình huống phát sinh

- Thư mời, thư cám ơn cho các đơn vị bảo trợ, báo chí, đài truyềnhình, đại biểu, khách tham dự và đặc biệt là các khách hàng, các nhàtài trọ và với đối tượng này thì còn cần chuẩn bị cả quà

- Trang phục cho người dẫn chương trình, cho các lễ tân, tiếp tân Độingũ này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến bộ mặt của sự kiện

- Hệ thống âm thanh phục vụ cho chương trình, máy chiếu, nhạc chờ,micro, loa, ampli

- Ánh sáng phải được khảo sát địa điểm Độ chói nếu quá tối hoặc quásáng phải cần điều chỉnh

- Trang trí: hoa trang trí tại địa điểm; hoa cài áo cho khách mời; thẻđeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời; lẵng hoa chúc mừngtrang trí., băng rôn, banner chào mừng, giới thiệu chương trình,thành phần tham dự; biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm; bàntiếp tân; sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (nếu có)

Các công việc liên quan đến báo chí, xin giấy phép của phòng truyềnthông đối ngoại thường xuyên được chia sẻ và nhận được sự giúp đỡ của banquản trị Thậm chí trong các công việc này, phòng truyền thông đối ngoạidường như chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ cho ban quản trị mà thôi.

Phòng kĩ thuật là bộ phận chuyên phụ trách về website và thiết kế Mỗikhi sắp có sự kiện diễn ra, phòng kĩ thuật có nhiệm vụ nắm bắt đầy đủ tất cảcác thông tin của sự kiện để tạo địa chỉ truy cập sự kiện trực tuyến Tùy vàoquy mô của sự kiện mà phòng kĩ thuật sẽ lập website riêng cho sự kiện đóhoặc mở một mục trong website của VietLong promotion Yêu cầu phòng kĩthuật phải cập nhật thông tin thường xuyên và chọn lọc ra những thông tincần thiết, chính xác để cung cấp cho khách hàng và công chúng Đây là công

cụ hỗ trợ trực tuyến nên cần phải tạo sự kết nối dễ dàng cho website hoặcchuyên mục của sự kiện

Không chỉ có nhiệm vụ trên, phòng kĩ thuật còn là bộ phận thiết kế tất

cả các tác phẩm đồ họa cho các dụng cụ, giấy tờ… cho sự kiện Nhân viênphòng kĩ thuật xuyê suốt cả sự kiện trong công việc này Các công việc thiết

- Bìa kẹp tài liệu, túi đựng tài liệu, phong bì thư… tức tất cả các công

cụ hỗ trợ tài liệu liên quan đều được thiết kế thành các mẫu riêng

- Thiết kế băng rôn, khẩu hiệu, tờ phướn, áp phích… tức những công

cụ quảng bá cho sự kiện đến công chúng

- Thiết kế và in các thẻ đeo cho khách hàng, đối tác, đại biểu, kháchmời, ban tổ chức… đeo trong sự kiện

Trong khi diễn ra sự kiện, phòng kĩ thuật còn có nhiệm vụ chụp ảnh,quay video sự kiện lại để khi sự kiện kết thúc, tất cả các hình ảnh, video về

sự kiện, khách hàng, đại biểu sẽ được đăng lên website để tất cả mọi người

có thể biết về thêm về sự kiện kể cả có tham gia hay không

Phòng kinh doanh nhận tất cả các nhiệm vụ liên quan đến khách hàngvới mục đích chăm sóc họ thật chu đáo Không chỉ cung cấp cho họ đầy đủthông tin về sự kiện trong suốt quá trình trước và trong khi sự kiện diễn ra,

mà các nhân viên kinh doanh còn thường xuyên nhắc nhở họ sắp xếp thờigian và kế hoạch riêng để tham gia được sự kiện từ đầu đến cuối Trước khi

sự kiện diễn ra, các thông tin được cung cấp cho khách hàng được trao đổithông qua internet, điện thoại, fax và thư Đến ngày trước lúc diễn ra sựkiện, các nhân viên kinh doanh sẽ cố gắng gặp được tất cả các khác hàng củamình để cung cấp thêm các tài liệu cầm tay hướng dẫn sự kiện, các phù hiệu,thẻ đeo Và sau khi sư kiện kết thúc, nhân viên kinh doanh cũng không quênnhiệm vụ của mình là trao quà cảm ơn đến cho họ

Phòng du lịch tuy không có chức năng thực hiện dịch vụ tổ chức sựkiện nhưng trong quá trình sự kiện được tổ chức, nhưng vẫn hỗ trợ sự kiệnvới các công tác chuyên môn về du lịch như sắp xếp phương tiện đi lại vàchỗ nghỉ ngơi, ăn uống, giả trí cho khác hàng, đối tác và khách mời của sựkiện nếu họ có nhu cầu

- Làm thủ tục nhập cảnh cho khách theo quy định (nếu có)

- Chuẩn bị các điều kiện tiếp đón khách chu đáo, các chương trìnhtour (nếu khách yêu cầu), vui chơi, giải trí

- Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn theo nhu cầu của khách

Trước khi sự kiện diễn ra, VietLong promotion có chuẩn bị một cuốntài liệu hướng dẫn nhỏ dành cho các đại biểu, khách mời Thường thì mộtcuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau:

- Mục đích của sự kiện

- Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ

- Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện

- Số lượng đại biểu tham dự