Cải tiến quy trình nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản tại công ty xuất nhập khẩu Intimex
MỤC LỤC
Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng
Chứng từ là những văn bản chứa đựng thông tin dùng chứng minh sự việc làm cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại, đòi bồi thờng và giải quyết các thủ tục khác…. Nó là yêu cầu của ngời bán đòi hỏi ngời mua phải trả trị giá tiền hàng đã đợc ghi trên hoỏ đơn.
Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng
Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính đợc hoặc không giải quyết đợc một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không đợc chuẩn bị để đa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng. Điều hành hợp đồng là nhằm giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm.
Những nội dung và phơng pháp giám sát và điều hành hợp đồng
Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu đợc trong quá trình thực hiện hợp đồng. Để tiến hành giám sát hợp đồng ngời ta sử dụng một loạt các phơng pháp nh: hồ sơ theo dừi hợp đồng, phiếu giỏm sỏt hợp đồng, phiếu chỉ số giỏm sỏt hợp đồng, và các phơng pháp sử dụng máy điện toán.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Intimex trong thêi gian qua
Ngày 8/ 03/ 1993, căn cứ quyết định số 388/ HĐBT và theo đề nghị của Tổng giám đốc công ty, Bộ trởng Bộ Thơng mại quyết định tổ chức lại tổng công ty thành hai công ty trực thuộc là: Công ty xuất nhập khẩu Nội thơng và hợp tác xã. Hiện nay, Công ty xuất nhập khẩu Intimex là công ty Nhà nớc độc lập, là một trong những công ty có quy mô lớn của Bộ Thơng mại, có phạm vi hoạt động rộng khắp trên cả ba miền đất nớc Bắc, Trung, Nam, có các đơn vị trực thuộc 11 tỉnh thành trong cả nớc, kinh doanh, sản xuất đa ngành nghề.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của công ty
- Về chức năng của công ty, theo điều 6, chơng 2, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty xuất nhập khẩu Intimex quy định: công ty đợc phép kinh doanh và xuất khẩu tất cả các mặt hàng do Chính phủ và Bộ Thơng mại quy định. Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo luật pháp, chính sách của nhà nớc và sự phân cấp quản lý của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo cho đời sống, tạo điều kiện cho ngời lao động làm việc, thực hiện phân phối công bằng, dân chủ.
Tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian qua
Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tổ chức thực hiện các dự án đầu t theo hớng: Đẩy nhanh tiến độ, hoàn thành sớm vịêc xây dựng đa vào khai thỏc sử dụng, u tiờn những dự ỏn cú hiệu quả rừ rệt và thuận lợi huy động vốn. Nhằm tạo điều kiện và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đặc biệt quan tâm đến hoạt động xúc tiến thơng mại, luôn tích cực tham gia vào các hoạt động xúc tiến thơng mại do Bộ Thơng Mại, Phòng Thơng Mại và Công Nghiệp VN và Sở Thơng Mại HN tổ chức.
Tình hình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK Intimex
Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trờng xuất khẩu nông sản thờng gặp phải sự ép giá của các thơng nhân nớc ngoài vì chúng ta chủ yếu xuất khẩu hàng thô, đặc biệt ngời nông dân khi thấy loại cây nào mang lại lợi nhuận cao là đổ xô vào trồng loại cây đó, làm cho sản lợng tăng vọt, cung lớn hơn cầu do đó mà khách hàng có cơ hội ép giá. Nhng công ty nói riêng và tất cả các doanh nghiệp nớc ta nói chung sẽ phải đối mặt với một thách thức rất lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu, đó là việc thực hiện các quy định trong tiến trình gia nhập AFTA, sẽ có rất nhiều những quy định khắt khe hơn đối với hàng hoá xuất khẩu và sản phẩm của công ty sẽ phải chấp nhận một áp lực cạnh tranh nặng nề hơn các đối thủ cạnh tranh ngay chính tại khu vực này.
Kiểm tra chất lợng hàng hoá
Khi hàng hoá đợc đóng gói vào bao chuyên dùng xuất khẩu, công ty tiến hành kẻ kí mã hịêu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận bôc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Công ty sẽ nộp đơn xin giám định tới các cơ quan này và nội dung của đơn gồm: tên, địa chỉ, cơ quan giám định, tên hàng, số hiệu, trọng lợng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ ngời nhận, phơng tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng th xin cấp.
Thuê phơng tiện vận tải
Chứng th do những cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại sau này (nếu có). Việc thuê tàu chuyến của Công ty thờng diễn ra khi Công ty xuất khẩu đến thị trờng không có tàu chợ và với những hàng hoá mà khối lợng chuyên chở lớn nh xuất khẩu gạo Công ty thờng phải thuê tàu chuyến.
Mua bảo hiểm cho hàng hoá
Sau khi xác định nhu cầu vận chuyển Công ty tiến hành nghiên cứu hãng tàu để lựa chọn hãng tàu phù hợp và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng thuê tàu. Ví dụ điều kiện giao hàng là CIF thì thanh toán ở nớc ngời nhập khẩu, điều kiền giao hàng là DES thì thanh toán tại Việt Nam vì khi đó rủi ro thuộc về Công ty.
Làm thủ tục hải quan
Trong hợp đồng bảo hiểm tuỳ theo bảo hiểm mua cho ngời nhập khẩu hay cho Công ty mà điều khoản thanh toán sẽ ở Việt Nam hay ở nớc ngời nhập khẩu. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Hàng nông sản là hàng đợc miễn thuế xuất khẩu và thông thờng hàng của Công ty luôn đợc thông quan dễ dàng.
Làm thủ tục thanh toán
Phơng thức này có u điểm nổi bật là ngời bán chắc chắn sẽ đợc thanh toán nếu chứng từ của Công ty phù hợp với L/C nhng ngợc lại chỉ cần một sai sót nhỏ nếu không để ý sẽ dẫn đến rắc rối trong việc thanh toán có khi còn không thanh toán đ- ợc. Việc thanh toán bằng L/C của Công ty có nhiều khó khăn mà do đó phơng thức này ít đợc sử dụng nh: khi mở L/C có nhiều tập quán ở nớc ngời nhập khẩu mà Công ty không thoả mãn đợc; thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn nên mất nhiều thời gian do đó chi phí sử dụng vốn lớn.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Nh vây, qua phân tích, quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng với nớc ngoài, chúng ta thấy rằng đây là một quá trình phức tạp và thống nhất đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nghiên cứu kỹ lỡng, cần mẫn để đạt đựơc hiệu quả và thu đợc tiền nhanh nhất và hiệu quả nhất. Trớc sự đổi mới của đất nớc, Công ty XNK Intimex đã vợt qua khó khăn do sự chuyển đổi sang cơ chế thị trờng cạnh tranh, năng động thực hiện nhiều thơng vụ với các bạn hàng trên thế giới Những gì công ty đã đạt đợc trong thời gian qua đã.
Kết quả thu đợc
Cho đến nay Công ty cha phải giải quyết những tranh chấp bằng cách đa ra trọng tài vì Công ty và đối tác luôn thoả thuận đợc với nhau để đi đến một cách giải quyết thoả đáng nhất. Bên cạnh những mặt tích cực đóng góp vào sự phát triển của công ty, thúc đẩy mạnh xuất khẩu nông sản cũng đóng góp lớn vào nguồn thu ngân sách của nhà n- ớc, đồng thời tạo công ăn việc làm cho những đối tợng lao động bên ngoài nh ngời dân, những ngời làm công tác thu mua, chế biến nông sản.
Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân
Thứ t là thủ tục thanh toán của Công ty cha giàng buộc Công ty với khách hàng nhất là trong phơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ nên nhiều khi khách hàng kéo dài thời hạn thanh toán đến tận hết thời hạn có thể mới thanh toán điều này làm giảm hiệu quả của việc quay vòng vốn. Trong khi một số sự án đầu t của cy đang bớc vào giai đoạn phải trả nợ gốc và lãi vay thì nguồn vốn u đã đang rất hạn hẹp, giải ngân vốn chậm., thủ tục rờm rà… các thủ tục hàng chính liên quan đến đầu t nh xin đất, quy hoạch xây dựng, đền bù giải phóng mặt bằng, vay vốn u đãi tuy đã đ- ợc cải tiến nhng vẫn còn nặng nề với chi phí lớn làm tiến độ thực hiện và hiệu quả.
Phơng hớng, nhiệm vụ, kế hoạch của công ty
Cơ chế quản lý điều hành của công ty cũng đợc tích cực nghiên cứu cải tiến nhằm phát huy hơn nữa quyền tự chủ của các đơn vị, phòng kinh doanh, đồng thời nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ theo quy định của nhà nớc, tuyệt đối không để xảy ra thất thoát tài sản, tiền vốn. - Nhanh chóng đa vào khai thác các dự án đã hoàn thành giai đoạn đầu t một cách có hiệu quả, tiếp tục triển khai những dự án đầu t đã đợc bộ Thơng Mại thông qua, nghiên cứu mở rộng các dự án mang tính chiến lợc một cách khẩn trơng, năng.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Đây là định hớng và giải pháp cơ bản, lâu dài và có vị trí hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty trong những năm tới khi tổ chức sản xuất kinh doanh theo mô hình công ty mẹ- công ty con và cổ phần hoá. Nếu Công ty liên kết đợc với nhà nhập khẩu thì việc giao hàng và thanh toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tức là quay vòng vốn sẽ nhanh (vì nhà nhập khẩu đứng về phía Công ty).
Khâu kiểm tra hàng trớc khi xuất khẩu
Nhng hiện tại công tác này cha đợc công ty quan tâm đúng mức, do đó hàng xuất khẩu không đảm bảo chất lợng theo yêu cầu trong hợp đồng .Nghiệp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của ngời kiểm tra. Để chất lợng hàng hoá đợc kiểm tra nhanh chóng, chính xác, có độ tin cậy cao, Công ty chọn các nhà cung cấp là các đối tác quen thuộc, có uy tín, nhất là những.
Khâu thuê phơng tiện vận tải
Hiện nay khi chào hàng Công ty thờng đa ra một số mức giá khác nhau tơng ứng với điều kiện giao hàng để khách hàng lựa chọn và phần nhiều khách hàng lựa chọn giá FOB vì chỉ có giá FOB là giá mà Công ty có sự cạnh tranh so với các giá. Để tránh thuê phải tàu già không đủ điều kiện kỹ thuật để chở hàng Công ty cần yêu cầu hãng tàu cho kiểm tra những giấy tờ chứng minh tàu đạt những tiêu chuẩn cần thiết.
Khâu mua bảo hiểm cho hàng hoá
Hàng nông sản của Công ty chủ yếu vận chuyển bằng đờng biển là con đờng có nhiều rủi ro nhng Công ty lại chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá. Do hàng nông sản xuất khẩu của Công ty có đặc điểm là rất quên biết (tính chất của hàng hoá đã nắm vững; phơng tiện vận chuyển quen biết có độ tin cậy cao, hành trình quên thuộc; bên nhận hàng đã có sự liên kết chặt chẽ..) nên nhiều rủi ro hãn hữu mới xảy ra và thờng có sự dự đoán trớc mà tránh.
Khâu làm thủ tục hải quan
Khi lựa chọn Công ty bảo hiểm ngoài những Công ty bảo hiểm có uy tín trong việc thanh toán thì còn phải xem xét đến điều kiện giao hàng là mua cho ngời bán hay mua cho ngời mua. Trong quá trình làm thủ tục hải quan Công ty cần phải chú ý đến việc khai tờ khai hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá vì nếu có sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng.
Giao hàng
Nếu hàng hoá phải kiểm tra thực tế thì nên đề nghị hải quan kiểm tra ở nơi xếp hàng nh thế thuận tiện hơn trong việc xếp hàng vào container. Đồng thời trong quỏ trỡnh bốc xếp hàng Cụng ty phải cử ngời theo dừi, giỏm sỏt để giao đỳng số l- ợng tránh thiếu hay thừa hàng hoá.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
-Điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại phải tuân thủ các qui định của các điều ớc Quốc tế mà Việt Nam là thành viên nh: Hiệp định thơng mại, hiệp định hợp tác t pháp, cơ chế giải quyết tranh chấp vào WTO. Mỗi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đều có liên quan đến nhau, làm tốt một khâu nào cũng là tiền đề cho việc giải quyết công việc của khâu sau một cách nhanh chóng.
Một số giải pháp khác
Thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng về nghiệp vụ, các cuộc hội thảo nhằm giúp đỡ các cán bộ học hỏi và nâng cao trình độ để có thể xử lý các tình huống phát sinh trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy muốn tồn tại và phát triển, công ty không thể chờ đợi khách hàng tìm đến với mình mà phải chủ động tìm đến khách hàng thông qua các phơng tiện thông tin đại chúng nh: báo chí, phơng tiện phát thanh, truyền hình.
Đánh giá hoạt động xuất khẩu của Việt Nam trong thời gian qua
Các doanh nghiệp đứng trớc sự lựa chọn hoặc là giá cao nhng chất lợng dịch vụ tốt, tin cậy của các nhà giao nhận nớc ngoài hoặc giá rẻ nhng chất lợng dịch vụ thấp, giao hàng khụng đỳng hạn, kiểm định thiệt hại khụng tin cậy. Thời gian qua dịch vụ thông tin thị trờng còn có nhiều hạn chế, mặc dù Cục xúc tiến thơng mại, Trung tâm thông tin thơng mại đã có nhiều hoạt động trợ giúp doanh nghiệp tìm kiếm các cơ hội liên doanh, liên kết đầu t và phát triển hoạt động xuất khẩu.
Một số kiến nghị
Thứ nhất, phải phát triển các dịch vụ hỗ trợ phù hợp với chiến lợc phát triển các ngành dịch vụ, thúc đẩy quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng CNH, HĐH, tạo thế chủ động trong hội nhập quốc tế, góp phần quyết định vào việc thực hiện thắng lợi chiến lợc phát triển hớng về xuất khẩu. Xoá bỏ độc quyền trong thu mua xuất khẩu, hoàn thiện hệ thống lu thông phân phối, phát triển dịch vụ tổ chức xuất khẩu trên cơ sở khai thác mọi tiềm năng của các thành phần kinh tế nhằm nâng cao tính hiệu quả và sức cạch tranh hàng nông sản Việt Nam trên thị trờng thế giới.
Môc lôc
Chơng3: Một số Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty XNK Intimex---56.