h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
3.2.2.Khâu kiểm tra hàng trớc khi xuất khẩu
Nh chúng ta đã biết mặt hàng nông sản là những mặt hàng có ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ của ngời tiêu dùng do vậy các yêu cầu về chất lợng và an toàn thực phẩm là rất cao. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay khi kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của con ngời ngày càng cao thì yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm cũng ngày càng cao hơn. Trong nội dung của các hợp đồng mua bán hàng
nông sản thờng yêu cầu các chứng từ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ, GSP mẫu A, giấy chứng nhận chất lợng do phòng thí nghiệm độc lập cấp, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận tẩy trùng, giấy chứng nhận sức khoẻ, giấy chứng nhận GMO, giấy chứng nhận không có bức xạ ion, giấy chứng nhận mức độ sự dụng thuốc trừ sâu, Do vậy công tác kiểm tra cần hết sức coi trọng,…
đặc biệt là với mặt hàng nông sản là loại hàng hoá rất khó tiêu chuẩn hoá nên gây nhiều khó khăn cho công tác kiểm tra. Nhng hiện tại công tác này cha đợc công ty quan tâm đúng mức, do đó hàng xuất khẩu không đảm bảo chất lợng theo yêu cầu trong hợp đồng .Nghiệp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của ngời kiểm tra. Ngời thực hiện công việc kiểm tra chủ yếu dựa vào ph- ơng pháp cảm quan và so sánh với sản phẩm mẫu nên kết quả kiểm tra mang đậm tính chủ quan.
Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót, dễ xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để giải quyết các khó khăn và tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm, xử lí đúng ngời, đúng việc.
Điều khoản về chất lợng trong hợp đồng phải đợc quy định thật chi tiết, thật cụ thể. Sai hợp đồng bên xuất khẩu phải chịu, không có trong hợp đồng bên nhập khẩu phải chịu. Đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn, nhất là đơn vị đo, nếu đơn vị đo của hai nớc khác nhau thì hợp đồng phải làm rõ theo tiêu chuẩn nào. Đây là trách nhiệm cùa cán bộ nghiệp vụ của Công ty, đòi hỏi Công ty phải có đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc ngành hàng.
Tiêu chuẩn chất lợng hàng hoá quy định cho nhà cung cấp phải thống nhất với tiêu chuẩn trong hợp đồng xuất khẩu. Do đặc thù hàng nông sản có nhiều chủng loại và đều là hàng thu mua từ các hộ sản xuất, chế biến nên nhà cung cấp phải có đủ lực lợng để kiểm tra chất lợng hàng hoá. Đồng thời gian chuẩn bị hàng xuất khẩu cán bộ nghiệp vụ của Công ty cần bám sát nhà cung cấp để đôn đốc, hớng
dẫn tiêu chuẩn chất lợng... Trớc khi hàng đợc thông quan, mọi sai sót về chất lợng nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm, đồng thời chịu mọi phí tổn do sai sót gây ra.
Để chất lợng hàng hoá đợc kiểm tra nhanh chóng, chính xác, có độ tin cậy cao, Công ty chọn các nhà cung cấp là các đối tác quen thuộc, có uy tín, nhất là những đơn vị có đầy đủ thiết bị để kiểm tra.
Đặc thù của hàng nông sản xuất khẩu là có nhiều tiêu chuẩn riêng nh kiểm dịch, tẩy trùng, mức độ bức xạ ion, mức độ sử dụng thuốc trừ sâu... Cán bộ nghiệp vụ của Công ty phải đi liên hệ làm các xét nghiệm đó. Nếu xét nghiệm để sai sót thì nơi xét nghiệm phải chịu trách nhiệm và chịu mọi phí tổn do sai sót đó gây ra.
Một đặc thù nữa của hàng nông sản xuất khẩu là chất lợng có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển và do thời gian, ví dụ nh hàng bị mốc, độ ẩm tăng... Tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm tình trạng này là rất khó, chỉ có thể hạn chế thiệt hại mà Công ty phải chịu bằng một số biện pháp sau:
- Bao bì phù hợp và đảm bảo chất lợng. Sử dụng container để khi vận chuyển không gây h hỏng hàng hoá.
- Sử dụng các kỹ thuật chống ẩm, diệt mốc...
- Kiểm tra xếp đặt hàng hoá trên phơng tiện vận chuyển.
- Lu mẫu hàng hoá cho đến khi giao hàng và thanh toán xong.
Để thực hiện đợc các giải pháp trên, yếu tố quyết định vẫn là con ngời. Do vậy, giải pháp để thực hiện các giải pháp trên là Công ty cần xây dựng một lực lợng đủ mạnh, tinh thông nghiệp vụ, thành thạo ngành hàng. Đội ngũ này cần thờng xuyên nâng cao trình độ, nghiên cứu mặt hàng, đợc tạo điều kiện tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu yêu cầu của họ cũng nh học tập kỹ thuật kiểm tra hàng hoá.