h. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.3.1 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Là trách nhiệm chủ yếu và cơ bản nhất của ngời bán.Trong lĩnh vực xuất khẩu nông sản công ty không phải là ngời sản xuất trực tiếp mà chỉ là đơn vị thuần tuý tiến hành nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu. Cho nên trong giai đoạn chuẩn bị này, công ty sẽ tiến hành công việc theo ba bớc sau:
Tập trung hàng hoá :
Vì không phải là ngời trực tiếp sản xuất nên công ty căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu để thu mua hàng. Công ty thờng thu mua hàng thông qua các doanh nghiệp, công ty chuyên thu mua nh DNTN Hoàng Long, DNTN Vĩnh Hiệp, DNTN Hoa Trang, Công ty nông sản xuất khẩu Đắc Lắc,... những đơn vị này sẽ thu gom, sơ chế, phân loại...Những doanh nghiệp này là những bạn hàng quen thuộc có uy tín của Công ty để có thể một phần nào yên tâm về chất lợng hàng hoá.
Thông thờng khi nhận đợc chào mua của đối tác nớc ngoài thì công ty sẽ tìm kiếm nguồn hàng và nếu có thể đáp ứng đợc mới chấp nhận chào hàng đó. Tơng tự nh vậy khi có nguồn cung cấp hàng thì công ty tiến hành chào bán để tìm đối tác. Khi đã có cả đầu ra lẫn đầu vào thì công ty mới tiến hành ký hợp đồng xuất khẩu (hợp đồng ngoại thơng) và hợp đồng mua bán (hợp đồng nội). Những điều khoản về số lợng, chất lợng của hàng hoá ở hai hợp đồng là nh nhau và ở các hợp đồng nội thờng có điều khoản là hàng đợc khách ngoại chấp nhận mẫu trớc khi giao hàng
Ta có thể thấy rằng hai thơng vụ mua hàng và xuất khẩu của công ty diễn ra cùng một lúc. Cách làm này có u điểm là việc mua và bán hàng diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, công ty không mất chi phí bảo quản, lu kho hàng hoá. Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm là công ty không có sự chủ động trong kinh doanh nếu có chào mua của khách ngoại mà không tìm đợc nguồn hàng phù hợp thì không thực hiện đợc và ngợc lại. Đồng thời việc thu mua hàng qua trung gian làm tăng giá hàng hoá và chất lợng không đồng đều bởi các doanh nghiệp này cũng thu mua từ nhiều nguồn khác nhau.
Bao bì đóng gói hàng hoá:
Bên cạnh việc tập trung thu gom hàng hoá công ty cũng chú trọng đến bao bì đóng gói hàng hoá.Nông sản là hàng hoá dễ bị ảnh hởng tới chất lợng do vậy việc đóng gói bao bì là điều cần thiết và bắt buộc . Thông thờng hàng hoá của công ty đóng vào bao đay mới, mỗi bao 60 kg tịnh, khoảng 300 bao trong một container.
Kẻ ký mã hiệu hàng hoá:
Khi hàng hoá đợc đóng gói vào bao chuyên dùng xuất khẩu, công ty tiến hành kẻ kí mã hịêu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận bôc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá.
Thông thờng trên bao bì sẽ ghi tên ngời nhận và gửi, trọng lợng tịnh và trọng l- ợng cả bì, thành phần, đăng kí chất lợng.