Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Bài báo cáo thực tập này nhằm mục đích nghiên cứu cơ cấu và tình hình nhân lực tại Công ty cổ phần công nghệ kỹ thuật Alphapack, đồng thời đề xuất các giải pháp cải tiến để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài báo cáo, việc áp dụng phương pháp nghiên cứu phù hợp là rất quan trọng Sử dụng sự kết hợp giữa các phương pháp nghiên cứu sẽ giúp đảm bảo đưa ra những nhận định chính xác nhất về đề tài nghiên cứu.
Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu từ việc tìm kiếm trên Internet cho thấy rằng việc tham khảo tài liệu về ngành quản trị nhân lực, các trang web liên quan đến quy trình tuyển dụng và thực trạng nhân lực cả trong và ngoài nước là rất cần thiết Những thông tin này giúp cải thiện quy trình tuyển dụng và nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
Tài liệu tổng quan về công ty bao gồm sơ đồ các phòng ban, cơ cấu nhân sự và báo cáo thống kê của công ty cùng các bộ phận liên quan.
Quan sát là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin và học hỏi trong quá trình thực tập, giúp người nghiên cứu hiểu rõ hơn về kiến thức thực tế liên quan đến đề tài của mình.
• Quan sát hoạt động tuyển dụng ở doanh nghiệp
Phương pháp phân tích dữ liệu
Trong quá trình hoàn thiện phần cơ sở lý luận và phần mở đầu khái quát về ngành của đề tài, dữ liệu thứ cấp sẽ được tập trung thu thập Dữ liệu này sẽ được tóm tắt và chọn lọc, trình bày theo trình tự nội dung của đề tài.
Phương pháp so sánh và thống kê số liệu được áp dụng để phân tích các dữ liệu cụ thể trong báo cáo của công ty, từ đó đưa ra đánh giá chính xác về tình hình nhân sự.
Phân tích quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự bằng phương pháp logic giúp xác định hiệu quả và những thiếu sót hiện có Qua việc tổng hợp thông tin, chúng ta có thể tìm ra giải pháp tối ưu cho các vấn đề đang được nghiên cứu.
Mô tả vị trí thực tập
Vị trí thực tập sinh nhân sự (HR Intern) là một phần quan trọng trong bộ phận hành chính nhân sự, với nhiệm vụ hỗ trợ đội ngũ tuyển dụng, thực hiện công việc chấm công, quản lý lương thưởng, duy trì hồ sơ nhân sự, tổ chức đào tạo và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân viên.
• Hỗ trợ sắp xếp, rà soát và chỉnh sửa bổ sung hồ sơ nhân sự
• Hỗ trợ chỉnh sửa, đăng bài tuyển dụng trên các trang webside
• Hỗ trợ việc phỏng vấn nhân sự mới
• Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp và các buổi chuyên đề
• Hỗ trợ giám sát và giải đáp/giải quyết một số thắc mắc của nhân viên (nếu có)
Kỹ năng học được từ vị trí thực tập:
• Khả năng giao tiếp, nắm bắt và xử lý tình huống nhanh chóng
• Nắm được quy trình tuyển dụng của công ty
• Khả năng chịu áp lực, sắp xếp hồ sơ, lên kế hoạch công việc hiệu quả
• Kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng làm việc nhóm
Những khó khăn trong quá trình thực tập:
Trong thời gian thực tập vị trí nhân sự, tôi gặp nhiều khó khăn trong việc thích nghi với khối lượng công việc lớn, dẫn đến áp lực và hiệu suất công việc không cao Việc quản lý thời gian cũng là một thách thức, đặc biệt là khi tôi phải cân bằng giữa việc học và các hoạt động ở trường, khiến thời gian dành cho thực tập bị hạn chế.
Tôi đã nỗ lực sắp xếp thời gian một cách hợp lý, cân đối giữa việc học, làm việc và dành thời gian nghỉ ngơi để giảm bớt áp lực.
Kết cấu bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của bài báo cáo thực tập tốt nghiệp được chia làm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quát về công ty
Chương 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân sự tại công ty
Chương 3: Đề ra các giải pháp cải tiến tại công ty
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
THÔNG TIN ĐĂNG KÝ
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ ALPHAPCK
Tên viết tắt: ALPHAPACK CORP
Ngày hoạt động: 19/09/2016, đăng kí quản lý bởi Chi cục thuế Quận Bình Tân
Thông tin liên hệ trực tiếp:
Email: info@alphapack.vn Địa chỉ: 685/9 quốc lộ 1A, phường Bình Hưng Hòa, quận Bình Tân, Thành phố HCM
Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (5 tỷ đồng)
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Khởi nghiệp từ năm 2002, công ty bắt đầu như một cơ sở sản xuất nhỏ Qua quá trình hoạt động kinh doanh và nỗ lực không ngừng, công ty đã khẳng định năng lực và uy tín của mình, trở thành đơn vị hàng đầu trong thiết kế, chế tạo và phân phối các giải pháp máy tự động.
Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Alphapack, được thành lập vào tháng 6 năm 2008 và chuyển đổi thành doanh nghiệp cổ phần hóa từ ngày 19 tháng 9 năm 2016, là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực thiết kế, chế tạo và phân phối các giải pháp máy tự động, bao gồm đóng gói, chiết rót và kiểm tra lỗi sản phẩm cho các ngành sản xuất công nghiệp.
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty, dù còn trẻ, đã từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường Đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển này.
Trong suốt 15 năm hoạt động, công ty Alphapack đã khẳng định được vị thế của mình bằng việc cung cấp sản phẩm chất lượng hàng đầu và dịch vụ vượt trội, chiếm được lòng tin từ các đối tác trong và ngoài nước Alphapack đã mở rộng thị trường sang Lào, Campuchia, Myanmar và không ngừng hoàn thiện mô hình hoạt động chuyên nghiệp Với phương châm “Chất lượng hàng đầu – Dịch vụ vượt trội”, công ty nỗ lực để xứng đáng với niềm tin của khách hàng, đồng thời đóng vai trò cầu nối giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng các giải pháp máy tự động, tối ưu hóa quy trình sản xuất Alphapack cũng duy trì và mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp và khách hàng để mang đến những sản phẩm tối ưu nhất.
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm Ban giám đốc, Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành và các phòng ban như Phòng kinh doanh, Phòng hành chính và nhân sự, Phòng kỹ thuật, Phòng tài chính và kế toán, Phòng quản lý chất lượng, và Phòng vật tư Trong Phòng kỹ thuật, có 4 nhóm chức chính: bộ phận thiết kế, bộ phận dự án, bộ phận sản xuất, và bộ phận đào tạo Phòng kinh doanh được chia thành 3 bộ phận: dịch vụ khách hàng, kinh doanh, và marketing Phòng vật tư cũng rất quan trọng với 3 bộ phận: giao nhận, kho vật tư - thành phẩm, và mua hàng.
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Alphapck
(Nguồn: Bộ phận Hành chính Nhân sự của công ty)
Ban giám đốc của Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Alphapck là bộ phận có quyền lực cao nhất, chịu trách nhiệm đưa ra quyết định chiến lược và giải quyết các vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của công ty Tổng giám đốc tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, xây dựng mục tiêu dài hạn và đại diện cho công ty trong việc phê duyệt chính sách bổ nhiệm và quy chế lương thưởng Giám đốc điều hành là người giám sát và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của các phòng ban, đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh và đầu tư.
Kế toán và tài chính đảm nhiệm các nghiệp vụ tài chính, quản lý ngân sách và báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Họ theo dõi thu – chi, lập kế hoạch
Phòng Kinh doanh được chia thành ba bộ phận chính: Dịch vụ khách hàng, Kinh doanh và Marketing Bộ phận dịch vụ khách hàng hoạt động như cầu nối giữa công ty và khách hàng, cung cấp hỗ trợ trực tiếp Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu, với nhân viên tiếp xúc trực tiếp hoặc qua điện thoại để giới thiệu sản phẩm, nắm bắt nhu cầu và tư vấn lựa chọn phù hợp cho khách hàng Họ cũng quản lý chính sách giá, thương lượng hợp đồng và tổ chức các hoạt động chăm sóc khách hàng để duy trì mối quan hệ Cuối cùng, bộ phận Marketing được xem là nòng cốt, đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
Phòng kỹ thuật được chia thành bốn bộ phận chính: thiết kế, dự án, sản xuất và đào tạo Bộ phận thiết kế đảm nhận trách nhiệm về hình ảnh và video, quản lý kho hình ảnh cho tất cả các dự án và đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty.
Phòng vật tư, bao gồm bộ phận giao nhận và kho, có trách nhiệm quản lý hàng hóa, sắp xếp và phân loại máy móc, cùng với việc đảm bảo chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng này điều phối phương tiện vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho và từ kho đến khách hàng Họ cũng quản lý đội xe vận tải và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa để đảm bảo hiệu quả.
Phòng nhân sự là bộ phận quan trọng trong việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực, nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hiệu quả Bộ phận này quản lý hồ sơ, tổ chức các hoạt động liên quan đến quyền lợi của nhân viên và thực hiện các công việc hành chính như giám sát nhân viên, chấm công, hoàn thiện bảng lương và đánh giá hiệu quả công việc để xét thưởng Đối với việc đánh giá năng lực và thái độ làm việc, phòng nhân sự dựa vào báo cáo từ cấp quản lý trực tiếp Nếu nhân viên vi phạm quy định hoặc không đạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ xử phạt hoặc tiến hành đào thải.
TẦM NHÌN – SỨ MỆNH – GIÁ TRỊ CỐT LÕI CỦA CÔNG TY
Chúng tôi tự hào là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp máy móc cùng giải pháp kỹ thuật toàn diện cho dây chuyền đóng gói, chiết rót và kiểm tra sản phẩm.
• Không ngừng nghiên cứu, cải tiến chất lượng sản phẩm công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm
• Luôn hướng đến khách hàng
• Đoàn kết, gắn bó, chia sẻ
• Dẫn đầu bằng chất lượng sản phẩm kết hợp với công nghệ tiên tiến
• Dịch vụ khách hàng là nền tảng của mọi hoạt động
• Alphapack là ngôi nhà chung.
CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ
Bảng 1.1 Tình hình lao động trong 3 năm (Đơn vị: người)
(Nguồn: số liệu từ phòng nhân sự)
Tại Alphapack, lực lượng lao động được chia thành hai loại: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Tính đến năm 2023, lao động gián tiếp chiếm 20% tổng số lao động của công ty, bao gồm nhân viên kỹ thuật, hành chính và quản lý Với đặc thù là công ty sản xuất máy móc, lao động trực tiếp chiếm 80%, bao gồm các nhân viên có trách nhiệm trong sản xuất và lắp đặt máy móc thành phẩm.
Bảng 1.2 Cơ cấu lao động theo giới tính (Đơn vị: người)
(Nguồn: số liệu từ phòng nhân sự)
Alphapck, một công ty quy mô nhỏ với 45 nhân viên vào năm 2023, đang chứng kiến sự gia tăng số lượng nhân sự qua từng năm Đặc biệt, tỷ lệ nhân viên nam chiếm 77,78%, phản ánh đặc thù công việc sản xuất đòi hỏi sức khỏe và kỹ thuật cao Công ty chú trọng vào việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên có trình độ và kỹ năng phù hợp Hiện tại, Alphapck đang lên kế hoạch mở rộng và phát triển, với chiến lược thu hút nhân tài được xem là yếu tố cốt lõi cho sự phát triển bền vững của công ty.
1.5.3 Cơ cấu theo độ tuổi
Bảng 1.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi (Đơn vị: người) Độ tuổi
(Nguồn: số liệu từ phòng nhân sự)
Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Alphapack tự hào sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ, nhiệt huyết và năng động, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công bền vững của công ty Đến năm 2023, Alphapack có 45 nhân viên chính thức, trong đó nhóm chính là những người có kinh nghiệm và chuyên môn từ 25 đến 35 tuổi Bên cạnh đó, công ty còn có nhóm nhân viên trẻ dưới 25 tuổi, chủ yếu là thực tập sinh, cùng với một số ít nhân viên gắn bó lâu năm từ 35 tuổi trở lên, những người này thường mang lại chuyên môn và đề xuất giải pháp kinh doanh mới.
1.5.4 Cơ cấu theo trình độ chuyên môn
Bảng 1.4 Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn (Đơn vị: người)
(%) Đại học, cao đẳng, kỹ sư
(Nguồn: số liệu từ phòng nhân sự)
Vào năm 2023, 46,7% đội ngũ nhân viên của công ty đạt trình độ đại học, cao đẳng và kỹ sư, đóng vai trò chủ chốt trong quản lý và phát triển kế hoạch kinh doanh Lực lượng công nhân tại nhà máy chủ yếu có trình độ trung cấp, với chuyên môn cao và ý thức an toàn tự giác Chỉ có 11,1% là lao động phổ thông, thường đảm nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa.
SẢN PHẨM, DỊCH VỤ, NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất chế tạo các loại máy đóng gói
Công ty cổ phần kỹ thuật công nghệ Alphapck chuyên cung cấp và lắp đặt thiết bị cùng máy móc công nghiệp, đồng thời cung cấp dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị.
Bán buôn phụ tùng và linh kiện cho các loại máy đóng gói, cùng với việc cung cấp máy móc, thiết bị và phụ tùng khác, là những dịch vụ chủ yếu của chúng tôi.
THỊ TRƯỜNG MỤC TIÊU – HÀNG HÓA/DỊCH VỤ
Alphapack Corp hiện đang mở rộng thị trường không chỉ tại Việt Nam mà còn sang các quốc gia như Mỹ, Lào, Campuchia và Myanmar Công ty chủ yếu tập trung phục vụ khách hàng tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp sản xuất.
Alphapack hoạt động trong lĩnh vực công nghệ kỹ thuật với danh mục sản phẩm đa dạng, chủ yếu bao gồm máy móc và thiết bị phục vụ nhu cầu công nghiệp.
Bảng 1.5 Một số danh mục sản phẩm của Alphapack Corp
STT Sản phẩm Dòng sản phẩm Hình ảnh minh họa
Máy chiết rót mini Alphapack
Máy chiết rót vặn nắp
Máy chiết rót dầu ăn
Máy đóng gói trạm xoay
Máy đóng gói trà kim tự tháp
Máy cắp nắp vặn nắp dạng băng tải
Máy cắp nắp vặn nắp
Máy dán nhãn bán tự động
Máy dán nhãn 3 mặt, 4 mặt
Máy dán nhãn decal 2 mặt
Máy mở thùng carton tự động
9 Máy chiết tuýp Máy chiết tuýp mỹ phẩm
(Nguồn: Danh mục sản phẩm tại trang web alphapack.vn)
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT ALPHAPACK
VAI TRÒ CỦA TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY
Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn nhân viên phù hợp cho các vị trí công ty cần Quá trình này bao gồm tuyển mộ và tuyển dụng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nhân sự và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường Sự thành công hay thất bại của các kế hoạch và chiến lược phụ thuộc chủ yếu vào đội ngũ nhân viên.
XÁC ĐỊNH NHU CẦU
• Nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên theo kế hoạch hàng năm
• Nhu cầu thiếu hục đột xuất nguồn nhân viên khi công ty có khối lượng công việc quá lớn
• Nhu cầu tuyển dụng để thay thế nhân viên thôi việc, bị sa thải, … thay thế tạm thời nhân viên nghỉ thai sản, bị tai nạn bất trắc, …
• Nhu cầu tuyển dụng ngẫu nhiên, thường hoạt động này do sự xuất hiện của một ứng viên có tiềm năng nổi bật, năng lực vượt trội, …
NGUỒN ỨNG VIÊN
Chính sách ưu tiên trong tuyển dụng mang lại lợi ích lớn cho nhân viên, tạo cơ hội thăng tiến và gia tăng sự gắn bó lâu dài với công ty Hơn nữa, việc ưu tiên tuyển dụng từ nguồn nội bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí tuyển dụng.
Kết hợp với các rung tâm tư vấn giới thiệu việc làm để thông báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp
Gửi thông báo đến các trường đại học, cao đẳng đào tạo chuyên ngành với các tiêu chí cần tuyển
Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, qua các trang mạng internet: TopCV, JobStreet, JobsGO, Linkedin, …
Niêm yết trên các thông báo tại trụ sở công ty, tại các hội chợ việc làm
Các công ty đối thủ cạnh tranh, các doanh nghiệp cùng ngành
Người quen giới thiệu (nhân sự trong công ty giới thiệu cho người quen đến ứng tuyển)
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Nhân viên là nguồn lực và tài sản tri thức vô hạn của doanh nghiệp, quyết định năng lực cạnh tranh bền vững Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, sự thành công hay thất bại của công ty phụ thuộc lớn vào đội ngũ nhân viên Để xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng, phù hợp với mục tiêu chiến lược, việc thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả là điều kiện tiên quyết.
Trước khi tiến hành tuyển dụng, công tác chuẩn bị là yếu tố quan trọng không thể thiếu khi công ty cần bổ sung nhân lực Để tuyển chọn nhân viên phù hợp và gắn bó lâu dài, cần chuẩn bị kỹ lưỡng Đầu tiên, trưởng phòng Hành Chính Nhân Sự sẽ tính toán và dự trù kinh phí Sau đó, hội đồng tuyển dụng sẽ được thành lập, bao gồm trưởng phòng nhân sự và trưởng phòng cần bổ sung nhân sự Cuối cùng, hội đồng sẽ nghiên cứu bản mô tả công việc để xác định rõ tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể cho ứng viên.
Từ các bước chuẩn bị trên sẽ lập một bản kế hoạch tuyển dụng rõ ràng với những nội dụng chính sau:
• Thời gian bắt đầu và kết thúc tuyển dụng
• Hệ thống câu hỏi phóng vấn, một số câu hỏi phòng và bài kiểm tra trắc nghiệm phù hợp với từng vị trí
Tuyển dụng nhân sự bao gồm việc tuyển mộ và tuyển dụng, trong đó doanh nghiệp cần khai thác nhiều nguồn lực từ cả bên trong và bên ngoài để thu hút lao động chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu nguồn lực của tổ chức Để thực hiện tốt quá trình này, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý, thường bao gồm các bước cơ bản nhằm tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng.
Hình 2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Alphapck Corp
(Nguồn: Bộ phận nhân sự của công ty)
Bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng là xác định nhu cầu tuyển dụng, điều này rất quan trọng để xây dựng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc đầy đủ Tiêu chuẩn công việc trình bày các điều kiện tối thiểu cần thiết để một ứng viên có thể hoàn thành công việc Các yếu tố chính trong tiêu chuẩn công việc bao gồm trình độ văn hóa, chuyên môn, khả năng ngoại ngữ và các kỹ năng liên quan đến tính chất công việc.
Quá trình phân tích công việc giúp nhà quản trị tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí Sau khi xác định công việc, công ty chuẩn bị các yêu cầu cần thiết cho tuyển dụng Để đảm bảo hiệu quả trong tuyển dụng, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là hai tài liệu không thể thiếu.
Bản mô tả công việc là tài liệu chi tiết về trách nhiệm, nhiệm vụ và vai trò của công việc, đồng thời xác định quyền hạn của người thực hiện trong các quyết định về tài chính và nhân sự Nó cũng liệt kê các điều kiện làm việc đặc biệt như mức độ ô nhiễm và tiếng ồn.
Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu quan trọng liệt kê các yêu cầu cần thiết cho nhân viên, bao gồm trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, kinh nghiệm, sở thích, nguyện vọng và các kỹ năng liên quan đến công việc.
Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, bộ phận tuyển dụng cần xác định rõ mục đích và nhu cầu tuyển dụng của công ty Việc xem xét nhu cầu này giúp dự báo kế hoạch tuyển dụng chính xác Cần xác định chân dung ứng viên và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí để tìm kiếm ứng viên phù hợp Ngoài ra, lập ngân sách cho quá trình tuyển dụng một cách tiết kiệm cũng rất quan trọng Cuối cùng, đánh giá hiệu quả của kế hoạch tuyển dụng là bước không thể thiếu để đảm bảo thành công.
Trong thông báo tuyển dụng, cần cung cấp đầy đủ và rõ ràng thông tin về quyền lợi của ứng viên, đồng thời quảng bá về công ty để ứng viên hiểu rõ hơn về độ uy tín và sự hấp dẫn của vị trí công việc.
Bước 4 trong quy trình tuyển dụng là tiếp nhận và xử lý hồ sơ ứng viên theo vị trí tuyển dụng Ứng viên cần chuẩn bị và nộp các tài liệu sau: sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương, đơn xin việc, CV, giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe, bằng cấp và chứng chỉ liên quan, cùng với ảnh hồ sơ.
Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu và lọc hồ sơ ứng tuyển để loại bỏ những ứng viên không đạt yêu cầu Bộ phận nhân sự có thể phỏng vấn sơ bộ để kiểm tra kỹ năng và trình độ của ứng viên Một vấn đề phổ biến là nhiều ứng viên đồng ý phỏng vấn nhưng không xuất hiện vào thời gian đã hẹn, gây khó khăn cho công tác tuyển dụng.
Bước 5 trong quy trình tuyển dụng là phỏng vấn sơ bộ, nơi nhân viên hành chính nhân sự sẽ gặp gỡ ứng viên để trao đổi thông tin Sau đó, ứng viên sẽ thực hiện một bài trắc nghiệm nhằm đánh giá những kỹ năng đặc biệt, giúp họ dễ dàng hợp tác với các phòng ban khác Những ứng viên tiềm năng sẽ được mời phỏng vấn lần hai, với sự tham gia của trưởng phòng ban chức năng và trưởng phòng hành chính nhân sự Trong buổi phỏng vấn này, hội đồng sẽ chú ý đến phản ứng của ứng viên trước các câu hỏi, cũng như khả năng giao tiếp và diễn đạt của họ.
Có hai hình thức phỏng vấn:
• Phỏng vấn cá nhân là mỗi phỏng vấn viên trong hội đồng phỏng vấn được cử ra chịu trách nhiệm phỏng vấn một ứng viên
Phỏng vấn hội đồng là quy trình trong đó một nhóm người phỏng vấn một ứng viên, tương tự như một cuộc họp báo Đối với các vị trí cấp cao, tiêu chuẩn đánh giá thường rất khắt khe Trước khi tiến hành phỏng vấn, ban tổ chức sẽ tham khảo ý kiến từ ban giám đốc để thu thập thông tin cần thiết, đảm bảo lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Thời gian thử việc cho các vị trí công việc khác nhau được quy định cụ thể: 60 ngày cho các công việc yêu cầu trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên, 30 ngày cho các vị trí cần trình độ trung cấp, nhân viên kỹ thuật và chuyên nghiệp, và chỉ 6 ngày cho những lao động khác.
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TUYỂN DỤNG
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công tác chuẩn bị cho quá trình phỏng vấn chưa được chú trọng đúng mức Mặc dù việc chuẩn bị là rất quan trọng, nhưng thường bị xem nhẹ nhằm tiết kiệm thời gian, đây là vấn đề phổ biến mà nhiều công ty hiện nay đang gặp phải.
Việc đăng bài tuyển dụng trên các trang mạng đã cho thấy thời gian từ lúc đăng bài đến khi ứng viên nộp hồ sơ là khả quan, với số lượng hồ sơ nhận được cũng khá ấn tượng Tuy nhiên, theo phòng hành chính nhân sự, hiệu quả tuyển dụng vẫn chưa đạt yêu cầu Điều này không chỉ phụ thuộc vào việc tìm được nhân viên phù hợp, mà còn cần xem xét khả năng hoàn thành công việc trong thời gian thử việc và sự nhiệt huyết của họ đối với công việc cũng như mong muốn gắn bó lâu dài với công ty.
Hình thức phỏng vấn của công ty hiện tại còn đơn giản và thiếu sự đa dạng trong ngân hàng câu hỏi, điều này khiến việc đánh giá toàn diện năng lực tiềm năng của ứng viên trở nên hạn chế.
Trong quá trình tuyển dụng, công ty chú trọng đến khả năng và nguyện vọng của ứng viên Khả năng thực hiện công việc được xác định bởi các yếu tố như kiến thức, kỹ năng, năng khiếu và các yếu tố khác liên quan đến tính chất công việc.
PHÂN TÍCH SWOT
• Chuyên môn hóa việc tuyển dụng
• Tận tâm, nhiệt tình tạo được niềm tin với ứng viên
• Môi trường làm việc thân thiện, không tạo nhiều áp lực
• Chú trọng đến khả năng chuyên môn và năng lực
• Nhân viên mới luôn được đào tạo kĩ lưỡng và được sự giúp đỡ từ nhân viên cũ Điểm yếu (Weaknesses)
• Nguồn nhân lực của công ty còn hạn hẹp
• Chưa có kế hoạch giữ chân nhân viên mới lâu dài
• Chưa xây dựng trang web chuyên môn hóa cho việc tuyển dụng
• Sếp và cấp dưới còn thiếu sự phối hợp nhịp nhàng
• Việc quản trị chưa có hoạch định rõ ràng, còn mang tính chất phát sinh và giải quyết theo sự việc
• Đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nắm bắt kịp xu thế thị trường, thông thạo máy móc hiện đại
• Sản phẩm hiện đại, tiện dụng, và là những phát minh đầu tiên trên thị trường
• Có được số lượng đối tác cao và trung thành
• Việc đăng bài tuyển dụng lên các website có thể giúp công ty quảng bá thương hiệu và hình ảnh
• Chưa giữ chân được những nhân viên thật sự tâm huyết và cống hiến hết sức đưa công ty phát triển lớn mạnh
• Đa dạng hóa hình thức tuyển dụng và đào tạo để thu hút nguồn lực là nhân tài
NHỮNG KHÓ KHĂN HẠN CHẾ TRONG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Định danh công việc tuyển dụng là quá trình xác định nhu cầu nhân sự một cách khoa học và có kế hoạch Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào nhu cầu thiếu hụt nhân sự tạm thời, dẫn đến việc tuyển dụng chưa được thực hiện một cách hiệu quả và bền vững.
Bản mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng hiện chưa rõ ràng, dẫn đến việc tuyển dụng bị ảnh hưởng bởi cảm tính và ý kiến chủ quan Sự thiếu cụ thể trong
Tổ chức phỏng vấn cần chủ động lập kế hoạch về thời gian và địa điểm để tạo ấn tượng tích cực với ứng viên Việc thay đổi lịch phỏng vấn đột xuất không chỉ ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty mà còn làm giảm hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
Tuyển mộ nội bộ là một chiến lược hiệu quả giúp giảm chi phí và công tác đào tạo nhân sự mới cho công ty Tuy nhiên, việc này có thể làm giảm hiệu suất công việc, đặc biệt khi chuyên viên hành chính nhân sự phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc tổng thể.
Tiếp nhận nhân sự mới là bước quan trọng giúp nhân viên hòa nhập với công ty, nhưng hiện tại quy trình này chưa được chú trọng đúng mức Điều này dẫn đến nhiều bất cập và khó khăn cho nhân viên trong những ngày đầu làm việc Để giữ chân nhân sự và khuyến khích họ cống hiến hết mình, cần cải thiện quy trình tiếp nhận và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mới.
Bộ phận nhân sự hiện đang đối mặt với khối lượng công việc lớn mặc dù số lượng nhân viên trong phòng hành chính nhân sự còn hạn chế Việc theo dõi quá trình tuyển dụng gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến khả năng đánh giá hiệu quả tuyển dụng Hơn nữa, công tác lưu trữ dữ liệu chưa được thống nhất, gây trở ngại trong việc tra cứu thông tin và dữ liệu cũ khi cần thiết.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG
QUÁ TRÌNH LIÊN HỆ VỚI ỨNG VIÊN
Công ty nên bổ sung thêm phần lưu tình trạng ứng viên, việc lưu thông tin liên hệ ứng viên nhằm:
• Giúp bộ phận tuyển dụng nắm bắt kết quả và quá trình liên hệ với ứng viên
• Giúp loại bỏ trường hợp trùng lặp trong quá trình tìm kiếm ứng viên
• Cải thiện mối quan hệ với các ứng viên
• Thông tin lưu trữ hữu ích cho bộ phận tuyển dụng trong việc tuyển các vị trí tương tự sau này
• Tránh những trường hợp sai sót trong quá trình tuyển dụng
Bảng 3.1 Mẫu lưu thông tin ứng viên
STT Họ và tên Năm sinh Email Số điện thoại
Kết quả(Đồng ý/từ chối/ chưa liên lạc được/phỏng vấn rồi/…)
TIẾP NHẬN, SÀNG LỌC HỒ SƠ
• Loại bỏ những hồ sơ cẩu thả, không có đầu tư trau chuốt
• Lưu lại những hồ sơ có triển vọng nhưng phù hợp với vị trí khác, dành trường hợp cần tuyển dụng sau.
TẠO THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Để viết tin tuyển dụng hiệu quả, trước tiên cần dựa vào bản mô tả công việc đầy đủ và rõ ràng Sau đó, việc kiểm tra mẫu tin trước khi đăng là rất quan trọng, dù thực tế vẫn thường bị bỏ qua trong quy trình Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác mà còn tiết kiệm thời gian chỉnh sửa sau khi đăng tuyển Hơn nữa, việc này còn nâng cao sự chuyên nghiệp và uy tín của công ty trong mắt ứng viên.
Hình 3.1 Mẫu thông báo tuyển dụng nhân sự
(Nguồn: https://fastwork.vn/mau-thong-bao-tuyen-dung-thu-hut-ung-vien/)
ĐỀ XUẤT CÁC PHƯƠNG TIỆN TUYỂN DỤNG
Để nâng cao khả năng tiếp cận ứng viên, công ty nên mở rộng đăng tin tuyển dụng không chỉ trên website chính mà còn trên các trang web tìm việc phổ biến như TopCV, JobsGO, CareerBuilder Việc này sẽ giúp thông báo rõ ràng nhu cầu tuyển dụng của công ty đến một đối tượng rộng rãi hơn, tận dụng hiệu quả các phương tiện trực tuyến hiện nay.
Hình 3.2 Một số các phương tiện tuyển dụng
Niêm yết các bản thông báo tại trụ sở công ty, nơi đông người qua lại
Gửi thông báo đến các trường Đại học, Cao đẳng và các cơ sở đào tạo chuyên ngành để thông báo nhu cầu tuyển dụng Thiết lập mối liên kết với các trường nhằm tổ chức các buổi chuyên đề, hội thảo và giới thiệu cơ hội việc làm cho sinh viên.
Kết hợp với các trung tâm tư vấn giới thiệu việc làm uy tín để có thể nhanh chóng thu hút các ứng viên phù hợp.
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN LỰC
Công ty cần xây dựng chiến lược phát triển nhân lực dài hạn và đầu tư vào nguồn nhân lực để đáp ứng chuyên môn từng bộ phận Cần có kế hoạch tuyển dụng bền vững và quy trình đào tạo chuyên nghiệp Tổ chức các buổi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn trong bối cảnh tự động hóa quy trình pha chế với trí tuệ nhân tạo ngày càng phổ biến Đồng thời, nâng cao nhận thức và tạo động lực cho nhân viên để thúc đẩy hoạt động tích cực, nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Một bảng mô tả công việc chi tiết và cụ thể là công cụ quan trọng để đánh giá nhân viên theo từng vị trí Bảng mô tả cần nêu rõ các kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà ứng viên sẽ đảm nhận, đồng thời hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên ngành Việc mô tả rõ ràng và chính xác vị trí tuyển dụng là cần thiết, đồng thời cần làm nổi bật những điểm hấp dẫn của vị trí cũng như môi trường văn hóa làm việc tại công ty.