Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ THUÝ HIỀNCHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TUYỂN
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
THÔNG TIN CHUNG CỦA CÔNG TY
Công ty TNHH Siam City Cement (Việt Nam) – Chi nhánh Bà Rịa – Vũng Tàu, hay còn gọi là INSEE Thị Vải, là một thành viên của Tập đoàn Siam City Cement (Việt Nam) Public Company Limited (SCCC) Tập đoàn này được biết đến như một trong những nhà sản xuất vật liệu xây dựng hàng đầu khu vực, với nguồn gốc từ công ty Holcim Việt Nam, và hiện đang là nhà sản xuất xi măng và quản lý chất thải hàng đầu tại miền Nam Việt Nam.
Vốn điều lệ của công ty là 656.000.000 đồng, có địa chỉ tại Khu công nghiệp Phú Mỹ 1, Thị trấn Phú Mỹ, Huyện Tân Thành, Bà Rịa - Vũng Tàu Đại diện pháp luật là Eamon John Ginley, và số điện thoại liên hệ là +84 28 7301 7018.
Website: http://INSEE.com.vn
Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất xi măng, vôi và thạch cao
Sản phẩm chính của chúng tôi bao gồm xi măng đa dụng Insee Power-S, xi măng xây tô Insee Wall Pro, xi măng Lavilla Xtra, cùng với các loại xi măng xây dựng khác Chúng tôi cũng cung cấp bê tông tươi và bê tông thương phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu xây dựng đa dạng của khách hàng.
Công ty INSEE cam kết phát huy di sản về lòng trung thành và xây dựng mối quan hệ tin cậy với đối tác, nhân viên và cộng đồng Họ hướng tới việc đạt được giá trị tốt nhất và tạo dựng một tương lai bền vững cho tất cả mọi người.
INSEE cung cấp vật liệu xây dựng và dịch vụ tiêu chuẩn đẳng cấp thế giới cho thị trường Việt Nam Với sự kết hợp giữa tính bền vững và đổi mới sáng tạo, công ty nỗ lực đạt được sự hoàn hảo trong hoạt động kinh doanh, vượt qua mong đợi của các bên liên quan.
Danh tiếng của INSEE được hình thành từ chất lượng sản phẩm và dịch vụ vượt trội, sự cống hiến và tài năng của đội ngũ nhân viên, cùng với lòng tôn trọng đối với cộng đồng nơi công ty hoạt động INSEE cũng đặt mục tiêu thiết lập một tiêu chuẩn chung cho ngành công nghiệp trong tương lai.
Làm việc tập thể: Một tập thể, một tầm nhìn, một trái tim gắn kết với các đối tác kinh doanh vì lợi ích chung
Liêm chính trong công việc là việc duy trì tiêu chuẩn cao nhất về kỷ luật và đạo đức, không chỉ với bản thân mà còn với mọi người xung quanh INSEE cam kết thực hiện và thể hiện những giá trị này trong mọi hành động và lời nói của mình.
Luôn đổi mới và sáng tạo, chúng tôi tiếp cận mọi thách thức trong kinh doanh với sự hứng khởi, khao khát mang đến những giải pháp tiên tiến vượt xa sự mong đợi.
Cam kết xây dựng một tương lai tươi sáng cho các thế hệ sau, chúng tôi chú trọng đến con người, bảo vệ môi trường và phát triển cộng đồng tại Việt Nam.
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Ra đời vào năm 1994, INSEE tại Việt Nam, trước đây là công ty Holcim Việt Nam, đã trở thành nhà sản xuất xi măng hàng đầu và quản lý chất thải tại miền Nam Việt Nam Sản phẩm của công ty không chỉ được sử dụng trong nhiều công trình biểu tượng mà còn đóng góp vào sự phát triển nhà ở dân dụng và nền kinh tế xã hội của khu vực INSEE hiện có hơn 1100 nhân viên làm việc tại 5 nhà máy sản xuất xi măng và Beton tại các khu vực khác nhau của TP.HCM.
1994: Được cấp giấy phép đầu tư dự án nhà máy xi măng tại Việt Nam
1997: Khánh thành trạm nghiền Cát Lái
1998: Khánh thành Nhà máy Xi măng Hòn Chông
2002: Đổi thương hiệu từ Sao Mai sang Holcim
2004: - Khánh thành Trạm nghiền Thị Vải
- Bắt đầu sử dụng nguyên liệu thay thế trong sản xuất
2006: Khánh thành Trạm nghiền Nhơn Trạch
2007: Ecocycle đi vào hoạt động
2008: - Mua lại Trạm nghiền Hiệp Phước
- Thành lập bộ phận Phát triển Bền vững
2012: Đưa vào sử dụng Nhà máy điện thu hồi nhiệt thải
2015: Sáp nhập Lafarage và Holcim thành Lafarage Holcim
2017: Đổi thương hiệu từ Holcim Việt Nam sang INSEE Việt Nam
2018: Mở rộng danh mục sản phẩm, giới thiệu sản phẩm Vữa trộn sẵn và CONWOOD
2022: Kỷ niệm 15 năm thành lập INSEE Ecocycle
2004: Trạm nghiền xi măng Thị Vải công suất 1,5 triệu tấn/năm tại Phú Mỹ, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu được xây dựng với vốn đầu tư 53 triệu USD
2008: Văn phòng chi nhánh tại Bà Rịa – Vũng Tàu được thành lập dưới danh nghĩa của Holcim Việt Nam
2017: Chính thức hoạt động với dưới danh nghĩa Công ty TNHH Siam City Cement (Việt Nam) – Chi Nhánh Bà Rịa – Vũng Tàu
2022: Được rót thêm 35,7 triệu USD để đầu từ mở rộng dây chuyền trạm nghiền thứ
ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
INSEE Thị Vải là công ty chuyên sản xuất và cung cấp vật liệu xây dựng cùng các sản phẩm liên quan Công ty nổi bật với chất lượng sản phẩm và dịch vụ tận tâm, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường xây dựng INSEE Thị Vải cam kết mang đến giải pháp bền vững cho ngành xây dựng, góp phần vào sự phát triển của hạ tầng và môi trường sống.
Công ty chuyên phân phối sản phẩm xây dựng, cung cấp đa dạng các sản phẩm cho thị trường, phục vụ cho các công trình xây dựng và nhà máy sản xuất Điều này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm của họ đáp ứng tốt nhu cầu của các dự án xây dựng và khách hàng khác.
Công ty chúng tôi tự hào có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng và vật liệu xây dựng, cung cấp các sản phẩm bê tông chất lượng và kỹ thuật cao Chúng tôi cam kết đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và hiệu suất cao nhất trong ngành, đảm bảo sự tin cậy và bền vững cho mọi công trình.
Chú Trọng Bảo Vệ Môi Trường: Công ty Siam City Cement (Việt Nam) - INSEE
Công ty tích cực tham gia vào các hoạt động xã hội và chương trình phát triển cộng đồng, nhằm đóng góp tích cực cho sự phát triển của cộng đồng nơi họ hoạt động.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TỔ CHỨC
2.4.1 Sơ đồ tổ chức của INSEE Thị Vải
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của INSEE Thị Vải
2.4.2 Chức năng của các phòng ban
Giám đốc chi nhánh đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động của chi nhánh theo chiến lược của tổng công ty, quản lý tài chính để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả, và phát triển nhân sự để nâng cao hiệu suất làm việc Họ cũng chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ và sản phẩm, tham gia xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh, tuân thủ quy định pháp luật, và báo cáo tình hình hoạt động cho ban lãnh đạo công ty mẹ Ngoài ra, giám đốc chi nhánh cần quản lý hợp đồng, giao dịch với khách hàng, và thiết lập mối quan hệ với cơ quan chính phủ, đối tác kinh doanh, và cộng đồng địa phương để thúc đẩy hình ảnh tích cực cho chi nhánh.
Bộ phận Phát triển Kinh doanh tập trung vào phân tích thị trường xi măng, nghiên cứu nhu cầu khách hàng trong ngành xây dựng và đánh giá đối thủ cạnh tranh Đồng thời, bộ phận này cũng tìm kiếm cơ hội mới để mở rộng thị trường và gia tăng doanh số bán hàng.
Họ thiết lập các mối quan hệ kinh doanh và tìm kiếm khách hàng mới
Bộ phận Quảng cáo và Truyền thông đảm nhận việc quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty thông qua việc thiết kế và quản lý các chiến dịch quảng cáo trực tuyến và ngoại trời Họ cũng chịu trách nhiệm tạo nội dung quảng cáo, quản lý truyền thông và xây dựng quan hệ công chúng hiệu quả.
Bộ phận Tuyển dụng đảm nhận vai trò quan trọng trong việc theo dõi, tuyển chọn và lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí cần thiết Ngoài ra, họ còn hỗ trợ trong việc truyền thông thương hiệu tuyển dụng và tổ chức các chương trình đào tạo nhằm thu hút nhân tài xuất sắc.
Bộ phận Lương thưởng và Phúc lợi đảm nhiệm việc quản lý hệ thống lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, đảm bảo ngân sách luôn trong quỹ lương quy định Họ cam kết trả lương đúng hạn và theo đúng quy định, đồng thời quản lý các chương trình phúc lợi như bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe, du lịch hàng năm, phúc lợi ngày lễ và các khoản trợ cấp khác.
Bộ phận Đào tạo và Phát triển đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các lớp học hội nhập cho nhân viên mới, phối hợp chặt chẽ với bộ phận tuyển dụng Họ cũng hợp tác với bộ phận An Toàn của Ecocycle và Phát triển bền vững để tổ chức các khóa học về luật và quy tắc an toàn, cùng với việc cung cấp kiến thức bổ sung Ngoài ra, bộ phận này theo dõi sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên và xây dựng kế hoạch phát triển tài năng nội bộ, đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp.
Bộ phận hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của phòng Nhân Sự và toàn công ty Họ quản lý hồ sơ nhân sự, xử lý các thủ tục liên quan đến nhân sự, và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ tổ chức sự kiện, quản lý văn phòng, và đảm bảo công tác truyền thông nội bộ, lương thưởng và phúc lợi được thực hiện hiệu quả Sự hiện diện của bộ phận Hành Chính là cần thiết để đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả trong quản lý nhân sự.
Phòng Ecocycle và Phát triển bền vững
Bộ phận Thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động thương mại, kinh doanh sản phẩm và chăm sóc khách hàng Nhiệm vụ chính của bộ phận này là phát triển chiến lược thương mại, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa đáp ứng
Bộ phận Sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc kỹ thuật tại nhà máy, bao gồm kỹ thuật, vận hành và thí nghiệm Họ đảm bảo quy trình sản xuất tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật cao, đồng thời xác định và phê duyệt quy trình sản xuất để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng sản phẩm Ngoài ra, bộ phận này còn quản lý hoạt động của thiết bị và máy móc, giúp quy trình sản xuất diễn ra trơn tru và hiệu quả Cuối cùng, họ thực hiện kiểm tra chất lượng và phân tích sản phẩm nhằm đảm bảo mọi sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn chất lượng và bền vững.
Bộ phận Công trình bền vững chuyên cung cấp giải pháp sản phẩm bền vững cho các dự án xây dựng, đảm bảo rằng sản phẩm xi măng đáp ứng các tiêu chuẩn môi trường và tính bền vững.
Bộ phận An toàn đảm nhận nhiệm vụ quan trọng liên quan đến an toàn và sức khỏe của người lao động, người tiêu dùng, cũng như bảo vệ môi trường và tuân thủ pháp luật Họ cam kết đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất, bảo vệ tính an toàn của sản phẩm khi đến tay khách hàng, và thực hiện các chiến lược nghiên cứu sản phẩm nhằm bảo vệ môi trường Đồng thời, bộ phận này cũng đảm bảo rằng hoạt động sản xuất của mình luôn tuân thủ các tiêu chuẩn pháp luật hiện hành.
Bộ phận Quản lý Kho và Vận chuyển chịu trách nhiệm điều phối hoạt động của kho hàng và quá trình vận chuyển sản phẩm Họ đảm bảo duy trì mức tồn kho hợp lý, quản lý hiệu quả việc xuất hàng từ kho và tổ chức giao hàng đến các địa điểm đã chỉ định.
Bộ phận Quản lý Chuỗi Cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát toàn bộ quy trình cung ứng hàng hóa, bao gồm đặt hàng, quản lý kho, vận chuyển và phân phối sản phẩm đến tay khách hàng Họ đảm bảo rằng xi măng sản xuất được cung cấp đúng thời gian và đủ số lượng, phục vụ cho các dự án xây dựng và các đối tác một cách hiệu quả.
Bộ phận Hậu cần có vai trò quan trọng trong việc phối hợp với các phòng ban khác, đặc biệt là phòng kế toán và phòng nhân sự, để cung cấp các vật dụng cần thiết như tư liệu sản xuất và văn phòng phẩm Ngoài ra, bộ phận này còn sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên hỗ trợ các phòng ban khối văn phòng trong việc sửa chữa và bảo trì thiết bị.
Bộ phận Kế toán đảm nhận vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và xử lý các giao dịch tài chính Nhiệm vụ của họ bao gồm lập báo cáo tài chính, thực hiện hạch toán và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu tài chính để đảm bảo sự minh bạch và tin cậy trong quản lý tài chính.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG
TỔ CHỨC BỘ PHẬN NHÂN SỰ
Hình 3.1 Sơ đồ quản lý của phòng nhân sự
Hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo quy trình rõ ràng và hiệu quả, với trách nhiệm của trưởng bộ phận trong việc giám sát tiến trình Trưởng bộ phận đảm bảo rằng công tác tuyển dụng diễn ra thuận lợi, đáp ứng yêu cầu về thời gian, kết quả và ngân sách từ cấp trên Nhân viên sẽ tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng cho các vị trí trống từ các khối và phòng ban của mình.
TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG NHÂN SỰ
3.2.1 Đặc điểm lao động của INSEE Thị Vải
Công ty INSEE hiểu rằng con người là yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công bền vững Từ năm 2020, INSEE đã thực hiện việc thống kê và công bố tình hình nhân sự qua Báo cáo bền vững, trong đó có thông tin về cơ cấu lao động theo trình độ văn hóa.
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu nhân sự theo trình độ của INSEE Thị Vải năm 2022
Biểu đồ 2-1 cho thấy đội ngũ nhân sự của Công ty có trình độ học vấn cao, với 64,95% lao động tốt nghiệp Cao đẳng và đại học, chủ yếu làm việc tại khối văn phòng và các vị trí quan trọng trong sản xuất Lao động tốt nghiệp trung cấp chiếm 20,62%, tập trung trong khối sản xuất, trong khi lao động phổ thông chiếm 14,43%, thường đảm nhận các vị trí như bảo vệ, tạp vụ, tài xế và bốc vác Những con số này phản ánh sự coi trọng của công ty đối với bằng cấp và kiến thức chuyên môn, đặc biệt trong ngành sản xuất xi măng, nơi yêu cầu công nghệ cao và nhân sự có trình độ để giám sát và tối ưu hóa dây chuyền sản xuất Tính đến hiện tại, cơ cấu nhân sự của Công ty phù hợp và đáp ứng yêu cầu công việc.
Biểu đồ 3.2 Cơ cấu nhân sự theo giới tính của INSEE Thị Vải năm 2022
Biểu đồ cho thấy Công ty có số lượng lao động nam chiếm 89,69%, cao hơn nhiều so với lao động nữ chỉ chiếm 10,31% Ngành xi măng là ngành công nghệ nặng với môi trường làm việc khắc nghiệt, do đó lao động nam phù hợp hơn với yêu cầu công việc Phần lớn lao động nữ trong Công ty làm việc tại các phòng văn phòng như nhân sự, marketing và tài chính Sự chênh lệch tỷ lệ giới tính trong cơ cấu nhân sự phản ánh đặc trưng của ngành, và Công ty luôn nỗ lực tìm kiếm nhân tài phù hợp với yêu cầu công việc mà không phân biệt giới tính.
Theo số liệu từ biểu đồ, lao động trong độ tuổi từ 36 đến 45 chiếm tỷ lệ lớn nhất trong đội ngũ nhân sự, với 60,82% Tiếp theo là nhóm lao động từ 18 đến 35 tuổi.
Theo báo cáo bền vững năm 2021 của INSEE, tỷ lệ lao động trên 45 tuổi chỉ chiếm 4,12%, trong khi nhóm tuổi 36 đến 45 có thời gian gắn bó trung bình là 10,2 năm, cho thấy sự cần thiết của kinh nghiệm trong ngành công nghiệp này Nhân viên trẻ từ 18 đến 35 tuổi đóng vai trò quan trọng ở các vị trí văn phòng và lao động cơ khí, nhờ vào sự năng động và sức mạnh của họ Những lao động trên 45 tuổi, với nhiều năm kinh nghiệm, thường đảm nhận các vị trí cao và có khả năng đưa ra những quyết định quan trọng, giúp công ty hoạt động theo văn hóa và chiến lược của Tổng công ty.
Nhìn chung, INSEE Thị Vải ổn định về số lượng nhân sự so với sự biến đổi của nền kinh tế trong những năm vừa qua
Bảng 3.1 Số liệu nhân sự qua các năm 2020 - 2022
Tính đến cuối năm 2022, đội ngũ nhân sự của INSEE Thị Vải gồm 97 người, trong đó khối sản xuất chiếm 70,1% và khối văn phòng chiếm 29,9% Chi nhánh Thị Vải
Biểu đồ 3.3 từ Phòng nhân sự cho thấy cơ cấu nhân sự theo độ tuổi của INSEE Thị Vải năm 2022, trong đó hoạt động chính là sản xuất, dẫn đến tỷ lệ nhân viên văn phòng thấp hơn Mặc dù dây chuyền sản xuất đã được tự động hóa, nhưng vẫn cần một lượng lớn nhân lực để giám sát và bảo trì, đảm bảo hoạt động của dây chuyền diễn ra trơn tru và hiệu quả.
Bảng 3.2 Số liệu biến động nhân sự qua các năm 2020 - 2022
% tỷ lệ Số lượng % tỷ lệ
Biến động nhân sự của Công ty từ năm 2020 đến 2022 cho thấy sự gia tăng số lượng nhân viên nghỉ việc, đặc biệt là trong năm 2021 và 2022, do nhiều nguyên nhân như dịch bệnh và sự chững lại của nền kinh tế, đặc biệt trong ngành xây dựng Công ty đã đầu tư vào thiết bị sản xuất để tối ưu hóa quy trình, dẫn đến việc cắt giảm một số vị trí nhằm giảm chi phí Mặc dù vậy, Công ty vẫn cam kết đảm bảo việc làm cho người lao động, coi "con người là nền tảng cốt lõi cho sự thành công lâu dài", và hỗ trợ giới thiệu việc làm cũng như bảo hiểm thất nghiệp cho những nhân viên bị cắt giảm.
Theo báo cáo bền vững của INSEE VIETNAM năm 2021, công ty đã liên tiếp nằm trong top 100 nơi làm việc tốt nhất tại Việt Nam do Anphabe và INTAGE khảo sát, và mới đây đã lọt vào top 50 theo VNEXPRESS INSEE không ngừng nỗ lực xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, đảm bảo đời sống nhân viên và đóng góp cho cộng đồng Trong ngành công nghiệp vật liệu xây dựng, INSEE luôn đặt con người và sức khoẻ lên hàng đầu, cam kết nâng cao chất lượng nơi làm việc và mang lại giá trị thiết thực cho người lao động và xã hội.
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Công tác tuyển dụng hàng năm được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nhằm phát triển kế hoạch nhân sự phù hợp cho từng phòng ban và tổ đội Quy trình tuyển dụng chung do Tổng công ty quy định sẽ được các phòng ban điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí công việc.
3.3.1 Tiếp nhận đề xuất tuyển dụng
Các phòng ban sẽ thực hiện việc cân đối nhân sự hàng quý, trong đó trưởng phòng nghiệp vụ cần xem xét lại cơ cấu nhân sự để phù hợp với kế hoạch kinh doanh sản xuất Nếu phát hiện thiếu hụt nhân lực, trưởng phòng sẽ đề xuất tuyển dụng qua phiếu yêu cầu và gửi tới bộ phận tuyển dụng của phòng nhân sự để triển khai kế hoạch tuyển dụng.
Khi có nhu cầu tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng thực hiện đăng tuyển qua trang mạng tuyển dụng chính thức của Công ty: https://inseevnjobs.com/
Hoặc qua các trang tuyển dụng:
- Vietnamworks: https://www.vietnamworks.com/insee-kv
Công ty cũng đăng tuyển dụng trên nhiều trang khác như Indeed, ITviec, Joboko, Careerlink, Ybox, Timviec365, JobsGo, Anphabe, Viecoi, 123job.vn và Glints Tuy nhiên, do các trang này không được chăm sóc và cập nhật thường xuyên, chúng không hiệu quả trong việc hỗ trợ công tác tuyển dụng.
Và các nhóm tuyển dụng trên Facebook
Công ty INSEE tích cực tham gia các ngày hội việc làm tại các trường đại học nhằm quảng bá thương hiệu và giới thiệu các cơ hội việc làm hiện có.
Các bài đăng tuyển dụng cần bao gồm các thông tin quan trọng như vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu cơ bản, địa điểm làm việc, chế độ phúc lợi và logo INSEE Việt Nam Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành truyền thông nội bộ để thông báo về cơ hội tuyển dụng, cho phép nhân viên tự ứng tuyển hoặc giới thiệu ứng viên Người giới thiệu sẽ nhận được phần thưởng hiện kim khi ứng viên vượt qua vòng đánh giá thử việc.
Hình 3.4 Bài đăng tin tuyển dụng tại nhóm tuyển dụng Facebook
Sau khi đăng tin tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển, thống kê số lượng và chất lượng ứng viên, và báo cáo cho trưởng phòng cùng các trưởng bộ phận liên quan Tiếp theo, bộ phận sẽ sàng lọc hồ sơ dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã được xác định trước để tìm ra những ứng viên phù hợp.
Hồ sơ ứng tuyển bao gồm: Đơn ứng tuyển, bằng cấp, chứng chỉ liên quan, bảng điểm, giám sức khoẻ, sơ yếu lý lịch, ảnh
3.3.4 Phỏng vấn qua điện thoại
Các hồ sơ phù hợp sẽ được chuyên viên tuyển dụng liên hệ qua điện thoại để phỏng vấn thông tin cơ bản Vòng phỏng vấn này nhằm tìm hiểu thêm về kỹ năng mềm và xác thực thông tin trong hồ sơ ứng tuyển.
Hình 3.3 Poster tuyển dụng đính kèm theo bài đăng
Phỏng vấn với phụ trách nhân sự từng phòng ban (HRBP), Vòng này sẽ phỏng vấn dựa vào những kỹ năng và năng lực cá nhân của ứng viên
Trong vòng phỏng vấn này, bạn sẽ gặp gỡ quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận, nơi sẽ tập trung vào việc đánh giá sâu hơn về kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí mà bạn đang ứng tuyển.
3.3.6 Làm bài kiểm tra tuyển dụng
Tại vòng đánh giá này, ứng viên sẽ trải qua bài kiểm tra lý thuyết và thực hành liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, được thực hiện bởi HRBP và quản lý trực tiếp hoặc trưởng bộ phận Tuy nhiên, các ứng viên cho vị trí công nhân và nhân viên kỹ thuật sẽ không cần tham gia vòng đánh giá này.
Hai ngày sau khi hoàn thành bài kiểm tra tuyển dụng, các ứng viên có kết quả phù hợp sẽ nhận được cuộc gọi thông báo về việc trúng tuyển Tiếp theo, ứng viên sẽ làm việc với chuyên viên tuyển dụng để sắp xếp lịch hẹn lên công ty ký hợp đồng và bổ sung hồ sơ cần thiết.
Nhân viên mới sẽ tham gia buổi hướng dẫn và hội nhập nhằm làm quen với tổ chức một cách nhanh chóng Đối với nhân viên khối sản xuất, họ sẽ được đào tạo bổ sung về luật và quy định an toàn lao động, nhằm giảm thiểu rủi ro thương tích trong quá trình sản xuất.
Nhân viên mới sẽ trải qua kỳ thử việc kéo dài hai tháng, nhận lương 85% so với mức lương chính thức, đồng thời được hưởng đầy đủ quyền lợi như bảo hiểm, phụ cấp, thưởng và du lịch Họ cũng có trách nhiệm tương tự như nhân viên chính thức.
3.3.10 Đánh giá thử việc và ký hợp đồng chính thức
Sau khi nhân viên hoàn thành kỳ thử việc, quản lý trực tiếp và HRBP sẽ đánh giá các tiêu chí như hiệu quả công việc, tinh thần học tập, ý thức trách nhiệm và tuân thủ nội quy của Công ty Nếu nhân viên đạt yêu cầu, hợp đồng lao động chính thức sẽ được ký kết với thời hạn tùy theo vị trí công việc.
Hồ sơ của nhân viên chính thức sẽ được lưu lại trên hệ thống quản lý nhân sự của Công ty
Những ứng viên không đáp ứng yêu cầu công việc hoặc tiêu chí ở bất kỳ vòng nào sẽ được lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng của công ty Chúng tôi sẽ liên hệ với họ khi có vị trí tuyển dụng phù hợp trong tương lai.
KẾT QUẢ TUYỂN DỤNG
Bảng 3.3 Kết quả tuyển dụng của INSEE Thị Vải qua các năm 2020 - 2022
Năm Tiêu chí 2020 % tỷ lệ 2021 % tỷ lệ 2022 % tỷ lệ Nhu cầu tuyển dụng 9 100% 6 100% 5 100%
Trong ba năm qua, Công ty đã đạt hiệu quả tuyển dụng 100% với thời gian hoàn thành kế hoạch tuyển dụng nhanh chóng Kết quả này phản ánh sự thành công trong chiến lược truyền thông thương hiệu tuyển dụng và chế độ đãi ngộ nhân viên, giúp Công ty thu hút ứng viên và tạo động lực cho nhân viên gắn bó cũng như phát triển sự nghiệp.
Hiệu quả tuyển dụng từ hai hình thức nội bộ và bên ngoài tại Công ty gần như tương đương, tuy nhiên trong năm 2022, tuyển dụng bên ngoài đạt hiệu quả cao hơn với tỷ lệ 60%, so với 40% của tuyển dụng nội bộ Điều này cho thấy hình thức tuyển dụng nội bộ vẫn được ưa chuộng trong công ty, mặc dù kết quả cho thấy tuyển dụng bên ngoài có ưu thế hơn.
Tuyển dụng nội bộ mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng động viên cho nhân viên hiện tại, rút ngắn thời gian tuyển dụng và sự hiểu biết về
Tuyển dụng từ bên ngoài mang lại sự đa dạng hóa nhân sự, thu hút ứng viên mới với kỹ năng và kinh nghiệm phong phú, từ đó tạo ra sự tươi mới và đổi mới trong tổ chức Điều này giúp phát triển ý tưởng sáng tạo và cách tiếp cận mới trong giải quyết vấn đề, cung cấp nguồn lực chất lượng cao cho công ty Tuy nhiên, tuyển dụng bên ngoài cũng có nhược điểm như chi phí cao, thời gian tìm kiếm và thẩm định lâu, cũng như cần thời gian để ứng viên mới làm quen với môi trường làm việc.
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
Quy trình tuyển dụng của công ty được xây dựng chặt chẽ và tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, giúp sàng lọc hiệu quả các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc
- Các bài đăng tuyển dụng được thiết kế đầy đủ thông tin và hấp dẫn, thu hút được ứng viên bởi poster đẹp và các quyền lợi hấp dẫn
Công ty chú trọng đến trình độ chuyên môn của ứng viên thông qua quy trình phỏng vấn ba vòng và bài kiểm tra tuyển dụng Hội đồng phỏng vấn gồm những chuyên gia có kinh nghiệm và nhân sự am hiểu về phòng ban cần tuyển dụng, giúp nâng cao chất lượng đầu vào nhân viên mới Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian đào tạo mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất của công ty.
Công ty sử dụng nguồn tuyển dụng đa dạng, bao gồm cả nội bộ và các trang mạng xã hội như Facebook, đồng thời phát triển một trang web tuyển dụng riêng Sự đa dạng này giúp nhiều ứng viên tiếp cận thông tin tuyển dụng hơn, tăng số lượng hồ sơ nhận được và nâng cao chất lượng ứng viên.
Trong quá trình tuyển dụng, chuyên viên sẽ thông báo kết quả trực tiếp qua điện thoại sau mỗi vòng và xác nhận bằng email cho các vị trí quản lý Cách này đảm bảo ứng viên không bỏ lỡ thông tin quan trọng do không kiểm tra hòm thư hoặc email bị đánh dấu là thư rác.
Nguồn tuyển dụng của INSEE hiện rất đa dạng nhưng chưa được đầu tư toàn diện, với nhiều tài khoản trên các trang tuyển dụng khác nhau Tuy nhiên, Công ty chỉ tập trung đầu tư vào hai trang mạng chính là Careerbuilder và VietNamworks Một số tài khoản trên các trang khác lại thiết lập thông tin sai lệch và không đăng tuyển vị trí nào, gây ra sự nhiễu loạn thông tin cho ứng viên Điều này có thể dẫn đến việc ứng viên hiểu sai về thông tin của Công ty, từ đó làm giảm uy tín thương hiệu của INSEE.
Công ty tuyển dụng từ nguồn nội bộ có thể tạo ra một số hạn chế, như việc chuyển nhân sự giữa các bộ phận sẽ để lại khoảng trống ở bộ phận cũ, buộc công ty phải tuyển dụng bổ sung Điều này không chỉ tốn thời gian đào tạo nhân viên mới mà còn yêu cầu đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên cũ Hơn nữa, quá trình phỏng vấn trong tuyển dụng nội bộ thường khó tránh khỏi sự thiếu khách quan, dẫn đến những hệ quả không mong muốn sau này.
Quá trình sàng lọc hồ sơ nên chú trọng đến tiêu chí bằng cấp, nhưng điều này có thể vô tình loại bỏ những ứng viên tiềm năng có khả năng làm việc xuất sắc mà không có bằng cấp phù hợp.
Quá trình tuyển dụng hiện tại phụ thuộc vào Google Drive để lưu trữ hồ sơ ứng viên, dẫn đến rủi ro cao trong việc bảo mật thông tin Mỗi đợt tuyển dụng tạo ra một danh sách mới, khiến việc theo dõi tình trạng hồ sơ trở nên khó khăn khi chỉ có một cột duy nhất để cập nhật Điều này dễ dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng về mốc thời gian Hồ sơ chỉ được cập nhật lên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự của công ty khi ứng viên trở thành nhân viên, gây ra sự thiếu minh bạch trong quá trình quản lý.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH SIAM CITY CEMENT (VIỆT NAM) – CHI NHÁNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
TỐI ƯU HOÁ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Quy trình tuyển dụng hiện tại của Công ty tốn nhiều thời gian và chi phí do phải tổ chức nhiều buổi phỏng vấn trực tiếp với HRBP và trưởng bộ phận Điều này dẫn đến chậm trễ trong việc tuyển dụng, khiến các ứng viên tiềm năng có nguy cơ mất cơ hội việc làm tại các công ty khác.
Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, Công ty nên gộp hai vòng phỏng vấn với HRBP và trưởng bộ phận thành một buổi phỏng vấn tổng hợp Phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt sự phức tạp trong quy trình Việc tổ chức một buổi phỏng vấn duy nhất giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và giữ chân các ứng viên tài năng, ngăn họ tìm kiếm cơ hội khác Để đảm bảo chất lượng đánh giá, Công ty cần xây dựng kịch bản phỏng vấn hợp lý, trong đó trưởng bộ phận sẽ đặt câu hỏi đầu tiên để đánh giá kỹ năng chuyên môn, trong khi HRBP sẽ đánh giá kỹ năng mềm thông qua câu trả lời và phong thái của ứng viên Cuối cùng, hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu chí đã định.
Triển khai phỏng vấn trực tiếp sẽ nâng cao hiệu suất tuyển dụng, rút ngắn thời gian quy trình mà không làm giảm chất lượng đánh giá ứng viên Điều này giúp công ty thu hút và giữ chân những ứng viên xuất sắc một cách hiệu quả hơn.
HOÀN THIỆN CHỈN CHU CÁC NGUỒN TUYỂN DỤNG
Hiện nay, Công ty có nhiều nguồn tuyển dụng trên các nền tảng trực tuyến, nhưng chưa được quản lý và phát triển đồng bộ, điều này có thể làm giảm sự tin tưởng của ứng viên và uy tín thương hiệu Để khắc phục, Công ty cần tích hợp và tối ưu hóa các nguồn tuyển dụng hiện có, đồng thời phát triển nguồn tuyển dụng mới phù hợp với xu hướng thị trường lao động.
4.2.1 Kết hợp và tối ưu hoá nguồn tuyển dụng
Công ty nên tối ưu hoá nguồn tuyển dụng bằng cách lựa chọn các trang mạng tuyển dụng phù hợp với nhu cầu Thay vì mở tài khoản trên nhiều trang, công ty nên tập trung vào một số trang chính, đảm bảo thông tin được cập nhật thường xuyên và chính xác Việc này giúp tạo sự đồng nhất thông tin và giảm thiểu sự nhiễu loạn.
4.2.2 Phát triển nguồn tuyển dụng mới
Phát triển nguồn tuyển dụng mới mang lại cho Công ty cơ hội tiếp cận ứng viên đa dạng và chất lượng Việc sử dụng nền tảng tuyển dụng hàng đầu như TopCV, với 3.000.000 hồ sơ ứng viên và được 200.000 doanh nghiệp tin dùng, sẽ giúp Công ty thu hút những ứng viên tiềm năng TopCV đã nhanh chóng trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu cho tìm kiếm việc làm tại Việt Nam, giúp mở rộng khả năng tuyển dụng và nâng cao sự đa dạng trong đội ngũ nhân sự.
Kết hợp và tối ưu hoá nguồn tuyển dụng, cùng với việc phát triển nguồn tuyển dụng trên nền tảng mới, sẽ nâng cao hiệu suất tuyển dụng của công ty và đảm bảo sự đồng nhất trong quản lý cũng như cung cấp thông tin cho ứng viên.
THIẾT LẬP CHÍNH SÁCH TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ, MINH BẠCH VÀ KHÁCH QUAN
Chính sách tuyển dụng từ nguồn nội bộ đang hạn chế sự lưu chuyển nhân sự giữa các bộ phận, dẫn đến tổn thất về chi phí và thời gian để bù đắp lỗ hổng nhân sự Bên cạnh đó, việc đánh giá chủ quan trong quá trình tuyển dụng cũng ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng nhân sự Để cải thiện tình trạng này, công ty cần thiết lập lại chính sách tuyển dụng nội bộ nhằm đảm bảo hiệu quả, minh bạch và khách quan.
Phòng nhân sự cần rà soát và chỉnh sửa chính sách tuyển dụng nội bộ để nâng cao hiệu quả, minh bạch và khách quan Sau khi hoàn thiện, cần truyền thông rõ ràng về chính sách mới cho tất cả các bộ phận để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ Để duy trì hiệu suất công việc, nhân viên trước khi chuyển đổi cần hoàn tất bàn giao công việc, và các trưởng bộ phận phải sắp xếp lại công việc hợp lý khi có sự thay đổi nhân sự Sự hợp nhất trong việc thực hiện chính sách này sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt nhân sự không cần thiết và nâng cao hiệu suất làm việc.
Công ty nên thiết lập một chính sách tuyển dụng nội bộ minh bạch, xác định rõ tiêu chí và quy trình tuyển dụng, đồng thời đảm bảo quyết định dựa trên năng lực và kỹ năng thay vì sở thích cá nhân Để quá trình tuyển dụng nội bộ diễn ra khách quan và công bằng, công ty cần áp dụng các tiêu chí và hệ thống đánh giá rõ ràng, giúp ứng viên được đánh giá dựa trên năng lực và thành tích công việc.
Việc điều chỉnh chính sách tuyển dụng nội bộ sẽ giúp Công ty tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời đảm bảo quy trình tuyển dụng không làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của các bộ phận và duy trì văn hóa liêm chính trong công việc.
MỞ RỘNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
Hiện nay, quá trình sàng lọc hồ sơ của Công ty chủ yếu dựa vào bằng cấp, điều này có thể khiến một số ứng viên tiềm năng bị loại bỏ dù họ có khả năng làm việc tốt và kiến thức chuyên ngành không kém Để khắc phục, Công ty nên mở rộng tiêu chí đánh giá ứng viên, xem xét thêm các yếu tố như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng cụ thể, khả năng học hỏi nhanh và tính thích ứng Việc đánh giá ứng viên nên dựa trên năng lực và tiềm năng, thay vì chỉ tập trung vào bằng cấp và chuyên ngành.
Bằng cách mở rộng hệ thống tiêu chí đánh giá, công ty có thể tạo ra một quá trình sàng lọc hồ sơ linh hoạt hơn, không bỏ lỡ ứng viên tiềm năng nào, bất kể bằng cấp hay ngành nghề Điều này đảm bảo rằng công ty tận dụng tối đa nguồn nhân lực có khả năng và tiềm năng cao.
SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG, SỐ HOÁ HỆ THỐNG TUYỂN DỤNG
Việc quản lý hồ sơ ứng viên tại Công ty hiện đang gặp khó khăn do sử dụng phương pháp truyền thống, dẫn đến tình trạng bị động trong cập nhật thông tin tuyển dụng và rủi ro mất dữ liệu Để khắc phục vấn đề này, Công ty nên phát triển phần mềm tuyển dụng riêng hoặc áp dụng những phần mềm có sẵn trên thị trường, được thiết kế đặc biệt cho quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự Theo Tạp chí điện tử tài chính và cuộc sống Fili.vn, Grove HR, MISA và Coffee HR là ba phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu tại Việt Nam năm 2023, với nhiều tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ ứng viên và theo dõi quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống.
Phần mềm quản lý tuyển dụng tự động hoá việc quản lý hồ sơ ứng viên, tạo môi trường lưu trữ an toàn và cấu trúc cho thông tin nhân sự Nó hỗ trợ đề xuất tuyển dụng và thống kê hiệu quả theo chu kỳ tuỳ chọn, đồng thời cho phép tạo danh sách và báo cáo chi tiết về ứng viên, quản lý tiến trình tuyển dụng, và theo dõi các mốc thời gian quan trọng Việc sử dụng phần mềm này tăng cường sự đồng nhất, bảo mật thông tin, và nâng cao hiệu suất quy trình tuyển dụng, giúp giảm thiểu rủi ro mất thông tin quan trọng và tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý nguồn nhân lực.