HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- -------- Họ và tên sinh viên: Nguyễn Tiến Phát CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU ĐƯỜNG
TÓM LƯỢC QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẢU TÂN HIỆP THƯƠNG 1.1 Thông tin chung về công ty
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Tân Hiệp Thương, được thành lập vào năm 2018 bởi ông Võ Ngọc Huy, nhằm cung cấp dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu và vận tải Nhận thấy cơ hội ngày càng gia tăng trong lĩnh vực này và nhu cầu thị trường không ngừng biến động theo chiều hướng tích cực, ông Huy cùng đội ngũ quản lý đã xác định chiến lược kinh doanh và thiết lập cơ sở hạ tầng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trong giai đoạn đầu phát triển, công ty chú trọng xây dựng mối quan hệ với đối tác quốc tế và thiết lập quy trình vận tải hiệu quả Để đạt được điều này, công ty đã đầu tư vào nhân sự chất lượng và chuyên gia có kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu và vận tải, tạo nền tảng vững chắc hỗ trợ cho sự thành công trong mục tiêu kinh doanh quốc tế.
Sự chuyên nghiệp trong quản lý và khả năng linh hoạt với biến động thị trường là yếu tố then chốt giúp công ty duy trì ổn định và xây dựng uy tín trong ngành Đồng thời, mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và đối tác cũng góp phần quan trọng vào sự thành công này.
6 quan trọng, góp phần quan trọng vào quá trình tạo dựng và duy trì thương hiệu của công ty
Hiện nay, doanh nghiệp đang tập trung vào việc mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời tìm kiếm cơ hội mới trong ngành và các lĩnh vực kinh doanh khác Sự hợp tác chủ động và tương tác tích cực với đối tác và khách hàng được coi là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty trong tương lai.
Lĩnh vực hoạt động của công ty
Hình 1.2: Lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU CỦA CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU TÂN
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban giám đốc là bộ phận quan trọng nhất của công ty, chịu trách nhiệm hình thành và duy trì cơ cấu hoạt động Họ quản lý các dịch vụ vận tải và xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, đảm bảo đạt được chỉ tiêu kinh doanh Bộ phận này cũng cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của công ty.
Phòng kế toán - tài chính tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Tân Hiệp Thương đóng vai trò chiến lược mặc dù không trực tiếp tạo ra doanh thu Kế toán không chỉ thu thập và ghi chép thông tin tài chính mà còn quản lý dòng tiền, tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo tài chính chi tiết Những thông tin này cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động tài chính, hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc đưa ra quyết định chiến lược Bên cạnh đó, kế toán còn giúp công ty đối phó với thách thức tài chính và thực hiện các biện pháp phòng ngừa, tăng cường khả năng ứng phó với rủi ro.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt của công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển bền vững Nhiệm vụ chính của phòng là tìm kiếm khách hàng và đối tượng tiêu thụ sản phẩm Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tư vấn, tiếp nhận và hỗ trợ đơn đặt hàng, cung cấp báo giá cho khách hàng, đồng thời sắp xếp logistics để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Phòng hành chính - nhân sự trong công ty xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng trong việc quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến nhân sự Bộ phận này đảm nhiệm việc quản lý giấy tờ và biểu mẫu, đồng thời đưa ra các giải pháp hiệu quả để phát triển và nâng cao chất lượng nhân sự trong tổ chức.
Nhiệm vụ chính của họ không chỉ là thực hiện các chính sách và quy định nhân sự, mà còn là tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên.
Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chính sách lương thưởng và lập kế hoạch đào tạo nhằm phát triển kỹ năng nhân viên Điều này không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn đảm bảo nhân sự được đào tạo liên tục, sẵn sàng đối mặt với những thách thức đa dạng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Bộ phận Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quản lý và xử lý tài liệu liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các chứng từ như giấy báo hàng đến, packing list, hợp đồng, hóa đơn, vận đơn và các tài liệu quan trọng khác Với nhiệm vụ đảm bảo tính chính xác và hoàn chỉnh của thông tin trên các chứng từ, bộ phận này giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ và minh bạch trong quá trình xuất nhập khẩu, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa hoạt động của mình.
Bộ phận này cũng có thể cải thiện quy trình bằng cách tối ưu hóa thủ tục và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
Bộ phận giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển chính xác và đúng hạn các chứng từ, không chỉ dừng lại ở việc giao nhận tài liệu mà còn bao gồm nộp thuế và thực hiện các thủ tục tại cảng, sân bay, cửa khẩu hải quan Họ còn chịu trách nhiệm chuyển phát nhanh các hồ sơ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thực hiện các nhiệm vụ phức tạp như làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra hun trùng và các yêu cầu khác để đảm bảo tuân thủ quy định và chuẩn mực quốc tế.
Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty tnhh xuất nhập khẩu tân hiệp thương từ năm 2020-2022
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ( 2020-2022)
Nguồn: Phòng kế toán của công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương
Về doanh thu: Doanh thu của doanh nghiệp đã tăng đáng kể từ 3,722,372 lên
Từ năm 2021 đến 2022, doanh nghiệp đã ghi nhận 9,036,432, cho thấy sự tăng trưởng tích cực Điều này chỉ ra rằng doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả trong việc nâng cao doanh số bán hàng và mở rộng thị trường.
Về chi phí và biên lợi nhuận:
Chi phí đã tăng từ 14,150 lên 251,850 từ năm 2021 đến 2022, cho thấy một mức tăng trưởng đáng kể Sự gia tăng này cần được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo rằng chi phí được kiểm soát hiệu quả.
Biên lợi nhuận trước thuế đã giảm mạnh từ 83,976 xuống còn 36,941, chỉ tăng 2,4% so với trước Sự sụt giảm này có thể là dấu hiệu cảnh báo về việc quản lý chi phí kém và cần cải thiện hiệu suất hoạt động.
Về lợi nhuận sau thuế và thuế TNDN :
• Lợi nhuận sau thuế: tăng từ 59,951 lên 83,976, là một sự tăng trưởng tích cực và cần được phát huy
• Thuế TNDN: cũng tăng lên nhưng nó chỉ chiếm 1 phần nhỏ đối với lợi nhuận sau thuế, điều này là 1 dấu hiệu khá tích cực.
chiến lược, phương hướng phát triển trong tương lai
Tân Hiệp Thương đang nghiên cứu và đánh giá khả năng mở rộng dịch vụ logistics để đáp ứng linh hoạt nhu cầu phức tạp của khách hàng Công ty không chỉ xem xét mở rộng vào logistics quốc tế và bán lẻ mà còn tích hợp dịch vụ chuỗi cung ứng Để tối ưu hóa hoạt động, Tân Hiệp Thương chú trọng vào công nghệ thông tin, đầu tư vào các giải pháp IoT và trí tuệ nhân tạo để theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả Đồng thời, công ty cũng chú trọng nghiên cứu thị trường và tích hợp phản hồi từ khách hàng để nhanh chóng thích ứng với xu hướng mới.
12 xu hướng mới và sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng đang diễn ra mạnh mẽ Việc tích hợp hệ thống phản hồi từ khách hàng không chỉ giúp cải thiện dịch vụ mà còn tối ưu hóa quy trình dựa trên ý kiến của người sử dụng.
Để mở rộng quy mô và tối ưu hóa quy trình logistics, Tân Hiệp Thương đang phát triển quan hệ đối tác mạnh mẽ với các doanh nghiệp trong ngành và các lĩnh vực khác Họ chú trọng vào việc xây dựng và mở rộng mạng lưới đối tác, đồng thời nghiên cứu và thiết lập các quan hệ đối tác chiến lược với các đối tác quốc tế Mục tiêu là tận dụng mọi cơ hội hợp tác và tạo ra sự cạnh tranh bền vững.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Ký hợp đồng giao nhận giữa công ty tân hiệp thương với công ty đối tác/khách hàng
Quá trình ký hợp đồng giao nhận giữa công ty và đối tác là bước quan trọng, đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo sự hiểu biết và đồng thuận về các điều khoản Đầu tiên, Tân Hiệp Thương và đối tác cần xác định nhu cầu giao nhận cho lô hàng, bao gồm thời gian vận chuyển, điều kiện bảo quản và các yêu cầu khác liên quan đến lô hàng như cao su, phân bón, nhựa, v.v.
Sau khi đạt được thỏa thuận, đội ngũ kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để thảo luận và đàm phán về hợp đồng và chi phí dịch vụ Nếu cả hai bên đồng thuận, quá trình sẽ chuyển sang ký kết hợp đồng Đối với các đối tác thân thiết, quy trình có thể được đơn giản hóa với việc gửi bảng báo giá và ký hợp đồng nhanh chóng, nhằm duy trì tính linh hoạt và hiệu quả trong giao dịch, đồng thời củng cố mối quan hệ chiến lược với khách hàng.
Phí dịch vụ Hải quan 1.300.000 VNĐ 1.600.000 VNĐ
Phí kéo Cont từ cảng Cát Lái 2.400.000 VNĐ 2.800.000 VNĐ
Phí kéo Cont từ ICD 1,2,3 2.600.000 VNĐ 3.000.000 VNĐ
Phí kéo Cont từ KCN Sóng Thần 2.700.000 VNĐ 3.100.000 VNĐ
Nguồn: Phòng kinh doanh Tân Hiệp Thương
Bảng 2.1: Giá dịch vụ hải quan và Vận chuyển từ kho, cảng về Tân Cảng
Mặt hàng: Nhựa tái chế PA
Xe 1 tấn Xe 2 tấn Xe 2,5 tấn Xe 5 tấn
Từ ICD 1,2,3 750,000VND 1,000,000VND 1,300,000VND 1,900,000VND
Nguồn: Phòng kinh doanh Tân Hiệp Thương
Bảng 2.2 : Các loại phí liên quan tới Containers
THC - phí xếp dỡ tại cảng 80-82 USD 120 USD
CIC- phụ phí mất cân đối cont 30 USD 30-60 USD
DO- phí lấy lệnh giao hàng 25 USD 25 USD
Vệ sinh cont 4 USD 8 USD
Nhận, kiểm tra thông tin lô hàng chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Sau khi ký hợp đồng giao nhận với khách hàng, bước tiếp theo là nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ Doanh nghiệp sẽ gửi bộ chứng từ cho công ty
• Giấy giới thiệu của công ty khách hàng: 2 bản
• Hợp đồng ngoại thương (sale contract): 1 bản chính
• Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính
• Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
• Vận tải đơn (bill of loading): 1 bản sao
• Giấy thông báo hàng đến (arrival note): 1 bản chính
Trong quy trình kiểm tra chứng từ, vai trò của nó là rất quan trọng, với mỗi loại chứng từ không chỉ có chức năng riêng mà còn liên kết chặt chẽ với nhau Nhân viên kiểm tra chứng từ đảm bảo tính hợp lệ và đồng nhất, giúp quá trình thực hiện thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, tạo điều kiện cho các bước tiếp theo.
Gần ngày tàu dự kiến đến, nhân viên chứng từ liên hệ với hãng tàu để xác nhận thời gian cập bến và điều chỉnh lịch trình dỡ hàng tại cảng Việc này giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng, đảm bảo hiệu quả và linh hoạt trong quản lý logistics.
Sau khi nhận thông tin về thời gian tàu cập cảng và dỡ hàng, nhân viên sẽ liên lạc với bộ phận kế toán để đề xuất ứng tiền Họ cũng chuẩn bị các tài liệu cần thiết như vận đơn và giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu để yêu cầu cấp Điều Chuyển (D/O) Quá trình này không chỉ đảm bảo sự linh hoạt trong nhập khẩu mà còn hỗ trợ quản lý tài chính và thực hiện thủ tục hải quan hiệu quả.
Trước khi xác nhận lệnh Giao Nhận (D/O), nhân viên giao nhận cần hoàn tất quy trình thanh toán các khoản phí như phí D/O, phí THC, phí cược container và phí vệ sinh container Điều này đảm bảo mọi chi phí liên quan đến giao nhận được thanh toán đầy đủ và chính xác Sau khi các khoản phí được xử lý, hãng tàu sẽ tiến hành giao thẳng lệnh Giao Nhận, giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc nhận hàng và tiếp tục các hoạt động vận chuyển hàng hóa.
Sau khi nhận bản gốc giấy vận chuyển (D/O), nhân viên giao nhận cần kiểm tra và so sánh nội dung của D/O với thông tin trên vận đơn để phát hiện sai sót Việc điều chỉnh cần thiết phải được thực hiện ngay lập tức Các thông tin quan trọng cần chú ý giữa D/O và vận đơn bao gồm:
• Tên và địa chỉ người nhận hàng
2.2.3 Khai báo hải quan điện tử
Để thực hiện khai hải quan điện tử, nhân viên giao nhận tại Công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương sẽ thu thập thông tin từ các chứng từ quan trọng như Hợp đồng ngoại thương, vận đơn đường biển và hóa đơn thương mại Quy trình lập tờ khai hải quan điện tử diễn ra ngay sau khi nhận đủ bộ chứng từ hoặc trong vòng một ngày Ngày lập tờ khai không chỉ xác định thông tin mà còn là thời điểm truyền tờ khai điện tử để nhận số tiếp nhận và tờ khai từ cơ quan Hải quan.
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm ECUS5 để khai báo Hải quan điện tử, đăng nhập vào hệ thống Hải quan Việt Nam với tài khoản do công ty cung cấp Họ phải nhập thông tin chính xác và đầy đủ, đồng thời tận dụng các tính năng của phần mềm để đảm bảo quy trình khai báo hiệu quả và tuân thủ quy định hải quan.
Hình 2.1: Giao diện phần mềm ECUS5
Nguồn: phần mềm khai báo hải quan điện tử
Nhập thông tin tờ khai: chọn đăng ký tờ khai nhập khẩu mới từ phần mềm ECUS5 sau đó nhập thông tin:
+ Nhập phần thông tin chung (1):
• Mã xử lý tờ khai: 1
• Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2
• Người nhập khẩu: Công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương
• Địa chỉ: 93/6/18 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Người xuất khẩu: PLASTIC PARTNER BRALTEN& EVERS GMBH
• Địa chỉ: HARDERHOOK 20-22 or 46395 BOCHOLT
• Tổng trọng lượng hàng ( Gross): 22.499 KGM
• Phương tiện vận chuyển: 9999-YM WINNER-039E
• Địa điểm dỡ hàng: VNCLI-CANG CAT LAI (HCM)
• Địa điểm xếp hàng: NLRTM-ROTTERDAM
Hình 2.2 : Phần “nhập thông tin 1” trong khai báo hải quan điện tử
Nguồn: Phần mềm khai báo hải quan điện tử
Hình 2.3: phần nhập thông tin 1 trong khai báo điện tử
Nguồn: Phần mềm khai báo hải quan điện tử Nhập phần thông tin chung 2:
• Phân loại hình thức hóa đơn: A
• Phương thức thanh toán : KC
• Điều kiện giá hóa đơn: CFR
• Tổng giá trị hóa đơn: 10,564.95 USD
Hình 2.4: Phần “ nhập thông tin chung 2 “ trong khai báo hải quan điện tử
Nguồn: Phần mềm khai báo hải quan điện tử
Nhập phần “danh sách hàng”:
• Tên hàng: Recycled Polyamide Particles (PA)
• Đơn giá hóa đơn: 528.2475 USD
• Trị giá hóa đơn: 10,564.95 USD
Hình 2.5: Phần nhập “ danh sách hàng” trong khai báo hải quan điện tử
Nguồn: phần mềm khai báo hải quan điện tử
Sau khi hoàn thành xong tất cả các bước khai, chọn ghi lại ở phía dưới góc phải
Sau đó khai trước thông tin tờ khai ( IDA) để gửi thông tin
Hệ thống sẽ yêu cầu chữ kí xác nhận sau khi khai báo, chọn chữ kí số và nhập mã pin do công ty đã cung cấp
Quá trình hoàn tất thủ tục hải quan bao gồm nhiều bước quan trọng Sau khi hoàn thành tất cả các bước, hệ thống sẽ cung cấp số tờ khai cùng các bản sao của tờ khai Dựa trên thông tin có sẵn, hệ thống sẽ tiến hành định tính thuế.
Tiếp theo, để đăng ký chính thức tờ khai, quá trình chọn khai chính thức tờ khai
IDC sẽ được thực hiện và thông tin từ tờ khai sẽ được đăng ký với cơ quan hải quan
Hoàn tất bộ chứng từ hải quan
• Tờ khai hải quan hàng nhập: 2 bản chính
• Tờ khai trị giá hàng hóa tính thuế: 2 bản chính
• Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: 1 bản sao
• Vận tải đơn: 1 bản chính của các vận tải có ghi chữ copy hoặc 1 bản sao chụp từ bản gốc
2.1.4 Nhận kết quả phân luồng và báo thuế
Kết quả phân luồng hải quan gồm có 3 trường hợp: Luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Đối với luồng xanh:
Doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc quy định hải quan sẽ nhận được ưu đãi chính sách trong quá trình thông quan, bao gồm việc miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và hàng hóa Điều này giúp hàng hóa xuất khẩu được xử lý nhanh chóng và mượt mà, bắt đầu từ khai hải quan điện tử, giảm thiểu thời gian và tăng hiệu quả Hàng hóa không chỉ được miễn kiểm tra hồ sơ mà còn miễn kiểm tra thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Kết quả là hàng hóa có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục thu lệ phí và phúc tập hồ sơ, giảm bớt thời gian và chi phí liên quan đến thông quan, đặc biệt đối với luồng vàng.
Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ nhập khẩu nhưng không thực hiện kiểm tra chi tiết hàng hóa Nếu phát hiện vấn đề trong hồ sơ hải quan, hàng hóa có thể gặp rắc rối pháp lý và thủ tục Bất kỳ sai sót nào trong khai báo hoặc hồ sơ hải quan đều có thể dẫn đến việc hàng hóa bị xem xét và phải nộp thuế ngay lập tức để đảm bảo tuân thủ quy định, tránh hậu quả pháp lý và tài chính.
• Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu có khả năng vi phạm pháp luật
• Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu vi phạm pháp luật hải quan
Có 3 mức kiểm tra đối với hàng luồng đỏ:
• Mức 1: Kiểm tra toàn bộ lô hàng
Mức 2 yêu cầu kiểm tra thực tế 10% lô hàng Nếu không phát hiện vi phạm, quá trình kiểm tra sẽ được kết thúc Tuy nhiên, nếu có vi phạm, việc kiểm tra sẽ tiếp tục cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Mức 3 quy định kiểm tra thực tế 5% lô hàng; nếu không phát hiện vi phạm, quy trình kiểm tra sẽ kết thúc Ngược lại, nếu có vi phạm, việc kiểm tra sẽ tiếp tục cho đến khi xác định được mức độ vi phạm Đối với lô hàng nhựa tái chế PA của công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương, do được phân vào luồng số 1 (luồng xanh), hàng hóa sẽ được xem xét và thông quan nhanh chóng.
Nộp tờ khai hải quan
Kiểm tra giá, thuế: đối với lô hàng nhựa tái chế PA được hải quan thông báo là 24,679,723 VNĐ
Lấy tờ khai đã thông quan
2.1.5 Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách
25 Đối với lô hàng nhựa tái chế PA
Nhận kết quả phân luồng và báo thuế
Kết quả phân luồng hải quan gồm có 3 trường hợp: Luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Đối với luồng xanh:
Doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật về hải quan sẽ nhận được ưu đãi trong quá trình thông quan, bao gồm việc miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và hàng hóa Điều này giúp hàng hóa xuất khẩu được xử lý nhanh chóng và hiệu quả, bắt đầu từ khai hải quan điện tử, giảm thiểu thời gian và tăng tính hiệu quả Hàng hóa không chỉ được miễn kiểm tra hồ sơ mà còn miễn kiểm tra thực tế, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, giúp nhanh chóng tiến tới bước thu lệ phí và hoàn tất hồ sơ một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí thông quan.
Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ nhập khẩu mà không thực hiện kiểm tra chi tiết hàng hóa cụ thể Nếu phát hiện vấn đề liên quan đến thông tin trong hồ sơ, hàng hóa có thể gặp rắc rối về pháp lý và thủ tục Bất kỳ sai sót nào trong khai báo hoặc hồ sơ hải quan có thể dẫn đến việc hàng hóa bị xem xét và yêu cầu nộp thuế ngay lập tức, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định và tránh hậu quả pháp lý, tài chính tiềm ẩn Đối với luồng đỏ, quy trình kiểm tra sẽ nghiêm ngặt hơn.
• Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu có khả năng vi phạm pháp luật
• Hàng hóa của chủ hàng nhập khẩu vi phạm pháp luật hải quan
Có 3 mức kiểm tra đối với hàng luồng đỏ:
• Mức 1: Kiểm tra toàn bộ lô hàng
Mức 2: Tiến hành kiểm tra thực tế 10% lô hàng Nếu không phát hiện vi phạm, quá trình kiểm tra sẽ kết thúc Ngược lại, nếu có vi phạm, kiểm tra sẽ tiếp tục cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
Mức 3 yêu cầu kiểm tra thực tế 5% lô hàng; nếu không phát hiện vi phạm, việc kiểm tra sẽ kết thúc, nhưng nếu có vi phạm, kiểm tra sẽ tiếp tục cho đến khi xác định được mức độ vi phạm Lô hàng nhựa tái chế PA của công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương được phân vào luồng số 1 (luồng xanh), do đó, hàng hóa sẽ được xem xét và thông quan nhanh chóng.
Nộp tờ khai hải quan
Kiểm tra giá, thuế: đối với lô hàng nhựa tái chế PA được hải quan thông báo là 24,679,723 VNĐ
Lấy tờ khai đã thông quan
Nhận hàng tại cảng và giao hàng cho khách
25 Đối với lô hàng nhựa tái chế PA
Nhân viên giao nhận sẽ đến cảng và liên hệ với phòng thương vụ để nộp một bản D/O gốc Sau khi hoàn tất, họ sẽ nhận phiếu giao nhận Container (phiếu ERIK) và thực hiện việc đóng phí nâng container.
Sau khi nhận phiếu ERIK, nhân viên giao nhận sẽ mang theo phiếu này cùng với tờ khai bản gốc và giấy D/O đến hải quan để thực hiện thủ tục thanh lý Hải quan sẽ tiến hành đóng dấu và trả lại phiếu ERIK cùng với tờ khai bản gốc cho nhân viên giao nhận.
Khi có phiếu ERIK, nhân viên giao nhận sẽ đưa Container ra bãi và tiến hành kiểm tra sơ lược về tình trạng của Container, bao gồm việc phát hiện hư hỏng, móp méo hoặc rò rỉ Trong trường hợp lô hàng này, Container được kiểm tra ở trạng thái bình thường, do đó nhân viên giao nhận sẽ điều động công nhân và xe nâng để bắt đầu quá trình bốc hàng.
Sau khi đã bốc hàng , nhân viên giao nhận sẽ viết phiếu gửi hàng và gửi chủ xe 2 bản, giữ lại 1 bản
Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận cần lấy bộ lệnh để thực hiện việc đóng tiền hoặc phiếu xuất kho, nhằm hoàn tất nghĩa vụ nhận hàng từ cảng Tiếp theo, họ sẽ tiến hành thanh lý hải quan tại cảng.
Nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hải quan cổng để thực hiện thanh lý lô hàng Họ cần xuất trình phiếu xuất kho cùng với tờ khai hải quan bản chính cho hải quan cổng nhằm hoàn tất thủ tục thanh lý.
Hải quan cổng sẽ đóng dấu vào phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận nhận phiếu xuất kho và đưa hàng ra khỏi cảng
• Sau khi thực hiện tất cả các bước nhập hàng tại Cảng, nhân viên giao nhận sẽ điều xe tới nơi giao hàng mà chủ hàng đã yêu cầu
• Lập biên bản giao hàng với người nhận
Quyết toán
Sau khi hàng hóa được giao tới tay khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ lập hóa đơn chi tiết kèm theo các giấy tờ chứng minh và gửi đến khách hàng để đề nghị thanh toán phí dịch vụ Doanh nghiệp có thể thanh toán các loại phí này bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Sau khi thu tiền từ khách hàng, cần lưu trữ thông tin khách hàng và chuyển đến bộ phận chăm sóc khách hàng Như vậy, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đã hoàn tất.
NHỮNG ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CỦA CÔNG TY TNHH XNK TÂN HIỆP THƯƠNG
• Để có được 1 hệ thống hoạt động trơn tru và mượt mà là do Tân Hiệp
Thương sở hữu một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kỹ năng trong lĩnh vực logistics, có khả năng đảm nhận nhiều công việc và phối hợp hiệu quả với nhau.
Tân Hiệp Thương, mặc dù mới tham gia thị trường gần đây, đã thiết lập kho bãi tại Tân Cảng, nơi có lượng hàng hóa và tàu cập bến đông đúc mỗi ngày Điều này giúp công ty thu hút nhiều khách hàng mới và thuận lợi cho việc chuyên chở hàng hóa nội địa.
Công ty sử dụng công nghệ tiên tiến và hệ thống thông tin hiện đại để quản lý hàng hóa hiệu quả, từ quy trình đặt hàng đến giao hàng Điều này không chỉ giúp theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực mà còn cung cấp thông tin nhanh chóng cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu đáng kể chi phí.
Tân Hiệp Thương cam kết cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm, với mục tiêu hàng đầu là sự hài lòng của khách hàng Chúng tôi luôn nỗ lực mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Tân Hiệp Thương, với tư cách là một doanh nghiệp mới, hiện đang có số lượng khách hàng hạn chế Doanh thu chủ yếu của công ty đến từ các khách hàng tiềm năng và những khách hàng lâu năm.
• Hoạt động marketing của công ty vẫn còn chưa được tốt so với các công ty khác
Công ty gặp khó khăn do số lượng nhân viên hạn chế, dẫn đến việc họ phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc, gây ra sai sót trong quy trình hải quan và chứng từ Hơn nữa, công ty cũng thiếu nhân viên có trình độ ngoại ngữ tốt, ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp và đàm phán với khách hàng quốc tế.
• Là một công ty mới gia nhập thị trường nên vốn đầu tư còn khá nhỏ
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG
TY TNHH XNK TÂN HIỆP THƯƠNG
3.1 Định hướng và mục tiêu phát triển dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH XNK Tân Hiệp Thương Định hướng :
Để nâng cao hiệu quả sản xuất, doanh nghiệp cần không ngừng cập nhật và cải tiến công nghệ thông tin Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến như IoT, trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain sẽ giúp cải thiện quy trình quản lý và theo dõi hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
Phát triển ứng dụng di động hoặc hệ thống trực tuyến để khách hàng có thể theo dõi trực tiếp tình trạng giao nhận hàng hóa của mình
Tiếp tục tuyển dụng và đào tạo nhân lực mới với kiến thức chuyên sâu về cảng biển, vận chuyển biển, hải quan và quản lý chuỗi cung ứng Mục tiêu là xây dựng đội ngũ nhân sự có kỹ năng chuyên môn vững vàng, sẵn sàng ứng phó nhanh chóng với các thách thức trong ngành.
Mở rộng và phát triển các chi nhánh, văn phòng đại diện và cơ sở hạ tầng logistic ở các thị trường quan trọng
Trong 10 năm tới, phấn đấu trở thành một doanh nghiệp logistic có chỗ đứng trên thị trường với mạng lưới vận chuyển và dịch vụ khách hàng ở nhiều quốc gia và khu vực
Dành phần lớn thị trường doanh nghiệp trong nước với mục tiêu tăng trưởng ổn định 5%-10% mỗi năm
Trong tương lai, việc mở rộng các tuyến đường vận chuyển và phát triển các dịch vụ logistics như logistics ngược, quản lý kho, cùng với những dịch vụ đặc biệt khác sẽ giúp đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty TNHH
3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
• Áp dụng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) để theo dõi và tối ưu hóa mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng
• Sử dụng các công nghệ như IoT để theo dõi vận chuyển và quản lý kho hàng hiệu quả
• Tổ chức và quản lý kho hàng một cách hiệu quả để giảm thời gian xử lý và chi phí lưu trữ
• Đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý (MIS) và phần mềm logistics để cải thiện quản lý thông tin và tương tác nội bộ
• Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và machine learning để dự báo nhu cầu và tối ưu hóa lộ trình vận chuyển
• Áp dụng blockchain để tăng cường tính minh bạch và an toàn trong quản lý chuỗi cung ứng
3.2.2 Giải pháp về đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, cần thực hiện chính sách đúng người đúng việc, đảm bảo mỗi nhân viên chỉ đảm nhận những công việc phù hợp với chuyên môn và sở trường của họ Khi được giao nhiệm vụ đúng khả năng, nhân viên sẽ phát huy tối đa tiềm năng của mình.
Chương trình đào tạo chuyên sâu về logistics và quản lý chuỗi cung ứng sẽ được phát triển nhằm trang bị kiến thức và kỹ năng thiết yếu cho nhân viên trong công ty, giúp nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành.
Xây dựng chương trình đào tạo liên tục cho nhân viên là cần thiết để họ có thể cập nhật kiến thức và kỹ năng, đáp ứng kịp thời với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và thị trường.
Tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và lành mạnh trong công ty là điều quan trọng, giúp khuyến khích nhân viên học thêm ngoại ngữ Việc này không chỉ nâng cao khả năng giao tiếp mà còn hỗ trợ trong quá trình đàm phán với khách hàng nước ngoài, từ đó mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển kinh doanh.
Việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên trong công ty giúp nhân viên có cơ hội đề xuất ý kiến, trao đổi kinh nghiệm và nhận được sự khen thưởng cho những cá nhân xuất sắc Điều này không chỉ tạo động lực làm việc cho nhân viên mà còn thúc đẩy sự gắn kết và phát triển của đội ngũ.
3.2.3 Tăng cường các hoạt động Marketing
Trong bối cảnh mạng truyền thông phát triển nhanh chóng, việc quảng bá dịch vụ và công ty trên các website trở nên khả thi hơn bao giờ hết Tân Hiệp Thương cần xây dựng một website riêng biệt để quảng bá toàn bộ dịch vụ và hoạt động của công ty, giúp khách hàng dễ dàng tham khảo và lựa chọn.
Xây dựng một chương trình tiếp thị qua email hiệu quả với danh sách email chất lượng là cách tốt nhất để thực hiện các chiến dịch marketing thông tin và chăm sóc khách hàng Hãy sử dụng email để thông báo về các chương trình khuyến mãi, sự kiện đặc biệt và cập nhật thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Tham gia các sự kiện ngành và hội chợ thương mại là cách hiệu quả để kết nối với khách hàng tiềm năng và đối tác Đồng thời, tổ chức sự kiện riêng của công ty giúp nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo dấu ấn mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.
3.2.4 Giải pháp về nâng cao dịch vụ khách hàng
Tân Hiệp Thương đặt uy tín và sự hài lòng của khách hàng làm kim chỉ nam, do đó dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty luôn được đổi mới để đáp ứng nhu cầu của từng nhóm khách hàng.
Xây dựng và duy trì một đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, có kiến thức vững vàng để giải quyết mọi vấn đề của khách hàng là rất quan trọng Đồng thời, tích hợp các kênh liên lạc như điện thoại, email và chat trực tuyến sẽ giúp cung cấp hỗ trợ toàn diện, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tạo hệ thống thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ và đưa ra nhiều cải tiến mới
Công ty nên phát triển ứng dụng di động để cung cấp thông tin vận chuyển và cập nhật đơn hàng, giúp khách hàng theo dõi và quản lý đơn hàng dễ dàng từ thiết bị di động.
Tạo ra các chương trình thưởng và khuyến mãi hấp dẫn nhằm khuyến khích khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Đồng thời, cung cấp ưu đãi đặc biệt cho khách hàng trung thành và thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty để tăng cường sự gắn bó và thúc đẩy doanh thu.