Trang 3 đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệpluyện kim và lĩnh vực sản xuất kim lloại , vật liệu xây dựng. đầu t liên doanh, liên kết kinh tế với các đối tá
Báo cáo thực tập Mở bàI Trong xu hội nhËp cđa nỊn kinh tÕ khu vùc vµ thÕ giíi, với phát triển cao kinh tế nớc, đòi hỏi doanh nghiệp nh quốc doanh, đặc biệt doanh nghiệp nhà nớc lớn - tập đoàn kinh doanh đợc thành lập theo nghị đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII đảng: Sắp xếp lại liên hiệp xí nghiệp , tổng công ty phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh chế thị trờng Phải tự đổi mình, xếp lại máy quản lý nh cấu tổ chức, công tác hành văn phòng để theo kịp với xu chung đất nớc Tổng công ty thép Việt Nam doanh nghiệp nhà nớc lớn đà liên tục đổi cầu quản lý nh công tác hành văn phòng đà bớc đáp ứng đợc nhu cầu kinh tế thị trờng Từ thực tế sau thời gian thực tập , nghiên cứu văn phòng tổng công ty thép Việt Nam em đà nhận rõ đợc tính cấp bách nh vai trò củabộ máy văn phong tổng công ty thép Việt Nam nói riêng toàn doanh nghiệp Việt Nam nói chung Em đà định chọn đề tàI số kiến nghị giảI pháp để hoàn thiện công tác hành văn phòng tổng công ty thép Việt Nam Làm báo cáo thực tập Ngoài phần mở đầu kết luận, kết cấu báo cáo đợc chia làm chơng: Chơng I kháI quát chung qua trình hình thành phát triển tổng công ty thép Việt Nam Chơng II Thực trạng hoạt động hành văn phòng tổng công ty thép Việt Nam Chơng III số kiến nghị giảI pháp để hoàn thiện công tác hành tổng công ty thÐp ViƯt Nam Do thùc tËp cã h¹n, kiÕn thức trình độ hạn chế nên bàI viết tránh khỏi thiếu xót em mong đợc bảo góp ý chân thành thầy cô để em hoàn thiện báo Chơng I kháI quát chung qua trình hình thành phát triĨn cđa tỉng c«ng ty thÐp viƯt nam i giíi thiệu chung Tổng công ty thép Việt Nam đợc thành lập theo định số314/TTg ngày 4/7/1994 thủ tớng phủ sở hợp tổng công ty thép tổng Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập công ty kim khí thuộc công nghiệp nặng (nay công nghiệp) Thực chủ trơng đảng nhà nớc tiếp tục đổi mới, xếp doanh nghiệp nhà nớc, đặc biệt tổng công ty nắm giữ ngµnh then chèt cđa nỊn kinh tÕ, ngµy 29/4/1995 thđ tớng chỉnh phủ định số 255/TTg thành lập lại tổng công ty thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình công ty nhà nớc- tổng công ty 91 Tổng công ty thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : Việt Nam STEEL CORPORATION tên viết tắt VSC địa 91 Láng Hạ Đống Đa Hà Nội Tổng công ty thép Việt Nam pháp nhân kinh doanh hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nớc Đìêu lệ tổ chức hoạt động đợc phủ phê duyệt nghị định số 03-CP ngày 25/1/1996 vµ giÊy phÐp kinh doanh sè 109621 ngµy 5/2/1996 kế hoạch đầu t cấp Hiện tổng công ty thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên 14 liên doanh với nớc Tổng công ty đợc nhà nớc giao quản lý sử dụng 1600 tỷ đồng Lao động bình quân 17805 ngời, doanh thu 7723 tỷ đồng Sản lợng cán thép 1720000 tấn/năm II chức nhiệm vụ tổng công ty thép việt nam Mục tiêu tổng công ty thép Việt Nam xây dựng phát triển tập đoàn kinh doanh đa ngành sở sản xuất kinh doanh thép tảng Tổng công ty thép Việt Nam kinh doanh hầu hết thị trờng trọng đIểm lÃnh thổ Việt Nam bao gồm hầu hết công đoạn khai thác nguyên liệu, vật liệu , sản xuất thép ,và sản phẩm thép khâu phân phối tiêu thụ sản phẩm Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu tổng công ty thép Việt Nam là: khai thác quặng sắt, than mỡ, nguyên liệu phục vụ cho công ngiệp luyện kim Sản xuất gang, thép kim loại sản phẩm thép Kinh doanh xuất nhập thép vật t, thiết bị dịch vụ có liên quan đến công nghệ luyện kim nh: nguyên liệu, vật liệu đầu vào, sản phẩm thép, trang thiết bị luyện kim, chuyển giao công nghệ hỗ trợ Thiết kế chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim xây dựng dân dụng Kinh doanh khách sạn nhà hàng, ăn uống, xăng dầu ,mỡ, gas, dịch vụ vật t tổng hợp khác Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim lĩnh vực sản xuất kim lloại , vật liệu xây dựng đầu t liên doanh, liên kết kinh tế với đối tác nớc nớc Xuất lao động Bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh đợc nhà nớc giao, tổng công ty thép Việt Nam đợc nhà nớc giao nhiệm vụ quan trọng cân đối sản xuất thép nớc với tổng nhu cầu tiêu dùng kinh tế, xà hội kết hợp xuất nhập mặt hàng thép nớc cha sản xuất đợc để ổn định giá thị trờng thép nớc, bảo toàn phát triển vốn nhà nớc giao, tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nớc, tạo việc làm cho ngời lao động công ty iii cấu tổ chức tổng công ty thép việt nam Cơ cấu tổ chức đIều hành tổng công ty đợc tổ chức theo quy định luật doanh nghiệp nhà nớc đIều lệ tổng công ty nhà nớc phê chuẩn Tổng công ty thép Việt Nam có máy quản lý đIều hành đơn vị thành viên tổng công ty đợc phân bố tỉnh thành phố nớc nh: Hà Nội, Hải Phòng, Thái Nguyên, Thứa Thiên Huế, Đà Nẵng, Khánh Hoà khu công nghiệp nớc Hiện cấu tổ chức quản lý tổng công ty thép Việt Nam theo mô hình trực tuyến- chức Theo cấu ngời lÃnh đaoh doanh nghiệp phảI đợc giúp sức tập thể lÃnh đạo để thực định, hớng dẫn kiểm tra thực định cấp dới Ngời lành đạo phảI chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động toàn quyền định phạm vi doanh nghiệp Việc truyền lệnh , định, thị theo tuyến đà định lÃnh đạo phận chức tổng công ty, ngêi mƯnh lƯnh trùc tiÕp, chØ thÞ cho đơn vị thành viên cấp dới Sơ đồ máy quản lý tổng công ty thép Việt Nam Hội đồng quản trị Tổ giúp HĐQT việc Ban kiểm soát Tổng giám đốc Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Phó tổng giám đốc Phòng kĩ thuật Phó tổng giám đốc P kế hoạch đầu t Tổ trung Văn Phòng Phòng Phòng đIũu tâm hợp phòng kế kinh tổ tiết tác lao toán doanh chức sản lđộng tàI XNK lao ợng với nớc Chức nhiệm vụ máy quản lý tổng công ty thép Việtđộng Nam giá Hội đồng quản trị: thực chức hoạt động quản lý cđa tỉng c«ng ty thÐp ViƯt Nam theo quy định đIều lệ tổng công ty thép, luật doanh nghiệp nhà nớc chịu trách nhiệm trớc phủ Trớc phát luật hoạt động phát triển tổng công ty theo chức nhiệm vụ đợc nhà nớc giao Hội đồng quản trị có thành viªn thđ tíng chÝnh phđ bỉ nhiƯm gióp viƯc cho hội đồng quản trị có tổ chuyên viên hội đồng quản trị thành lập gồm chuyên viên ngoàI hội đồng quản trị đợc sử dụng máy gíup việc ( phòng chuyên môn nghiệp vụ) tổng giám đốc tổng công ty tham mu lĩnh vực cần thiết Ban kiểm soát: hội đồng quản trị thành lập để giúp hội đồng quản trị kiểm tra giám soát hoạt động đIều hành tổng giám đốc tổng công ty máy giúp việc tổng giám đốc theo nghị quyết định hội đồng quản trị Ban kiểm soát có viên chủ tịch hội đồng quản trị thành lập Tổng giám đốc: uỷ viên hội dồng quản trị thủ tớng phủ bổ nhiệm, tổng giám đốc đại diện pháp nhân tổng công ty, có quyền đIều hành cao tổng cong ty chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị trớc thủ tớng phủ trớc pháp luật đIều hành hoạt động tổng công ty tổng công ty có phó tổng giám đốc trởng công nghiệp bổ nhiệm phó tổng giám đốc giúp tổng giám đốc số lĩnh vực hoạt động tổng công ty đợc tổng giảm đốc phân công uỷ quyền chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc trớc hội đồng quản trị tổng công ty trớc phấp luật nhiệm vụ đợc phân công bổ nhiệm Kế toán trởng: tổng công ty bé trëng bé c«ng nghiƯp bỉ nhiƯm KÕ toán trởng phụ trách phòng kế toán tàI tổng công ty giúp cho giám đốc đạo tổ chức công tác kế toán, tàI kiểm toàn nội thống kê tổng Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập công ty chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc, trớc hội đồng quản trị tổng công ty, trớc pháp luật nhiệm vụ Chơng II Thực trạng hoạt động văn phòng tổng công ty thép việt nam: I, kháI quát văn phòng tổng công ty thép việt nam Cơ quan văn phòng tổng công ty thép Việt Nam có phòng chuyên môn, nghiệp vụ: tỏ chức lao động, phòng kế toán tàI chính, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế hoạch đầu t, phòng kĩ thuật văn phòng, tổ đIều tiết sản lợng giá, trung tâm tổng giám đốc thành lập Các phòng trung tâm tổng công ty thực chức tham mu giúp việc cho tổng giám đốc việc đIều hành hoạt động tổng công ty Chức nhiệm vụ văn phòng tổng Công ty thép Việt Nam Chức tham mu Là chức nghiên cứu văn bản, quy định Nhà nớc, ngành để tham mu cho lÃnh đạo, đề định đạo, điều hành công việc Công ty hiệu Trong tổng Công ty giám đốc ngời đạo tất công việc tổng Công ty nhng xét mặt cá nhân ngời lÃnh đạo hiểu rõ nắm bắt toàn hoạt động tổng Công ty hoạt động ngời để điều hành hoạt động cụ thể ban giám đốc tổng Công ty cần phải có phơng án định ngời tham mu cho họ đề xuất giúp lÃnh đạo tổng Công ty đa đợc phơng án phán kịp thời đắn để lÃnh đạo ứng xử kịp thời với tình cụ thể xảy Chức tổng hợp Là chức thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin từ nguồn: thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, thông tin ngợc lĩnh vực đối tợng mà văn phòng đầu mối thu thu thập, phân tích quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo nhằm giúp cho ban giám đốc tổng Công ty đa định kịp thời xác Các thông tin văn phòng tổng hợp đợc thông qua phận tham mu trực tiếp trình lÃnh đạo tổng Công ty Chức hậu cần Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Là chức bố trí xếp, bảo đảm điều kiện vật chất phơng tiện cho tổng Công ty nh: xe cộ, bố trí nơi làm việc tổng Công ty, văn phòng phẩm, tổ chức hội họp tiếp khách, kinh phí, y tế môi trờng Có thể nói, chức hậu cần chức quan trọng trình hoạt động tổng Công ty Nếu không đảm bảo đợc yếu tố tiến độ công việc tổng Công ty bị ngng trệ, không đảm bảo mục tiêu mà tổng Công ty đặt Tóm lại: Văn phòng đầu mối giúp ban giám đốc thực chức tổng hợp, tham mu, hậu cần song thân văn phòng tổng Công ty thực đợc toàn chức mà văn phòng phải phối hợp với phòng ban chuyên môn, đơn vị sản xuất quan chủ quản để thực chức năng, nhiệm vụ Có thể thấy chức quan trọng chúng nhằm trì hoạt động tổng Công ty nói chung hoạt động văn phòng nói riêng Trong chức tổng hợp chức quan trọng hoạt động tổng Công ty cần đến nhu cầu tối thiểu thông tin phòng tổng hợp trình sở quan trọng để ban giám đốc tổng Công ty đa đợc định tối u nhiệm vụ văn phòng tổng Công ty Chức lý tån t¹i cđa mét tỉ chøc, nhiƯm vơ hoạt động cụ thể để thực chức - Nghiên cứu đề xuất, xây dựng, hoàn thiện phơng án tổ chức máy sản xuất kinh doanh tổng Công ty đảm bảo tính hiệu - Quản lý sử dụng lao động (tuyển dụng, bồi dỡng, đào tạo, đề bạt, chăm sóc sức khoẻ CBCNV theo luật định) - Giải chế độ sách ngời lao động cách kịp thời đầy đủ - Quản lý theo dõi tình hình sức khoẻ CBCNV, tổ chức khám sức khoẻ điều dỡng điều trị làm thủ tục sức khoẻ cho CBCNV - Đề xuất phơng án thực công tác tra pháp chế, quân Có biện pháp xử lý nghiêm minh kịp thời vụ vi phạm thực biện pháp quản lý để ngăn chặn vụ việc tiêu cực - Lập phơng án tổ chức - cán xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản xuất tổng Công ty - Quản lý lu trữ toàn tài sản, hành chính, tài liệu tổng Công ty Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập - Là uỷ viên thờng trực héi ®ång + Héi ®ång thi ®ua, Héi ®ång kû luật, Hội đồng thi nâng lơng hàng năm, hội đồng thực thị 08, Hội đồng hoà giảI, Hội đồng quản lý phân phối đất nhà tổng Công ty - Tổ chức thực công tác an toàn bảo hộ lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trờng Thờng xuyên kiểm tra, tra đôn đốc đơn vị trực thuộc CBCNV thực nghiêm túc quy định công tác bảo hộ lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức máy văn phòng tổng công ty Trởng phòng Phó phòng phân công (+) Trởng phòng tổ chức lao động hành BộChức Chuyên phậnnăng:Bộ phận Chuyên Chuyên bảo vệ viên nhân lái xe viên y tế viên laochính Tham mu cho giám đốc công tác tổ chức cán đào tạo hành đời sống động tiền Nhiệm vụ: lơng - Điều hành toàn hoạt động văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ đợc giao Nhân viên văn th lu trữ - Tổ chức đào tạo đào tạo lại toàn diện cho CBCNV đáp ứng với nhu cầu tổng Công ty - Đào tạo hớng dẫn để CBCNV tổng Công ty hiểu thông hiểu văn liên quan (+) Phó phòng tổ chức lao động hành Chức năng: Giúp việc cho trởng phòng trực tiếp quản lý công tác lao động tiền lơng chế độ sách lao ®éng tiỊn l¬ng NhiƯm vơ: Tr¬ng tn giang líp 410 msv 99D267 B¸o c¸o thùc tËp - Trùc tiếp điều hành công việc đợc phân công - Quản lý sử dụng hiệu nguồn lao động, quỹ tiền lơng Xây dựng nội quy, quy chế quản lý sử dụng lao động, phơng án khoán tiền lơng đến CBCNV - Quản lý chế độ sách tiền lơng, bồi dỡng độc hại ngời lao động (+) Nhân viên văn th lu trữ Chức năng: Giúp việc cho trởng, phó phòng công tác văn th Nhiệm vụ: - Với văn đến nhân viên văn th phải làm thủ tục tiếp nhận theo quy định - Kiểm tra giấy tờ, văn chữ ký theo quy định - Quản lý đóng dấu văn theo quy chế - Sắp xếp, lu trữ công văn tài liệu hợp lý quy định - Thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật công tác văn th (+) Bộ phận lái xe Chức năng: Lái xe phục vụ cán lÃnh đạo CBCNV theo quy định Nhiệm vụ: Lái xe phục vụ cho cán lÃnh đạo CBCNV tổng Công ty đạo sản xuất công xởng (+) Bộ phận bảo vệ Chức năng: - Đảm bảo công tác an ninh, trật tự toàn tổng Công ty Nhiệm vụ: - Tuần tra, canh gác trụ sở, đảm bảo phơng tiện tài sản tổng Công ty - Tổ chức công tác bảo đảm an ninh trật tự, bảo vệ tổng Công ty - Quản lý phơng tiện vào tổng Công ty, kiểm tra giÊy tê cã dÊu hiƯu nghi vÊn Tr¬ng tn giang líp 410 msv 99D267 B¸o c¸o thùc tập (+) Chuyên viên nhân Chức năng: Chức giúp việc cho trởng, phó phòng công tác quản lý hồ sơ, chế độ bảo hiểm xà hội, bảo hộ lao động bảo hộ tiền lơng NhiƯm vơ: - LËp kÕ ho¹ch tỉ chøc thùc hiƯn chế độ bảo hộ lao động, bồi dỡng độc hại cho ngời lao động - Xây dựng nội quy, quy chế chế độ bảo hiểm lao động xà hội - Tổng hợp báo cáo hồ sơ chế độ (+) Chuyên viên y tế - đời sống Chức năng: Chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV tổng Công ty Nhiệm vụ: - Hớng dẫn tổ chức đạo công tác an toàn lao động - Phòng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ theo định kỳ hàng năm cho tập thể CBCNV (+) Chuyên viên lao động - tiền lơng Chức năng: - Giúp việc trởng, phó phòng công tác lao động tiền lơng, xây dựng định mức lao động Nhiệm vụ: - Xác định phơng án khoán lơng tới đơn vị sản xuất, xây dựng quy chế trả luơng, thởng cho tổng Công ty - Xác định kế hoạch tiền lơng, định mức lao động - Làm báo cáo theo yêu cầu khu, tổng Công ty tiền lơng, định mức vấn đề liên quan Tình hình hoạt động công tác văn phòng tổng Công ty II hoạt động chủ yếu tổng công ty thép việt nam Công tác tổ chức cán Trơng tuấn giang lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Căn vào nhiệm vụ hàng năm lực cán bộ, tuỳ tình hình cụ thể thành lập đơn vị sản xuất, phòng chức chủ động bổ nhiệm cán từ cấp trởng phòng, trở xuống đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Năm 2003 Lực lợng cán không bổ sung thêm nhng văn phòng tổng Công ty ban lÃnh đạo đà bố trí xếp cách phù hợp Trong năm 2003, việc cử cán chủ chốt có trình độ đại học trở nên theo học lớp quản lý doanh nghiệp, cán theo học chơng trình lý luận cao cấp Tổng Công ty trì việc tạo điều kiện cho số cán trẻ học lớp đại học chức lớp học nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Công tác tham mu Hoạt động ®êi sèng x· héi hÕt søc phong phó, ®a d¹ng đặc biệt hoạt động sản xuất kinh theo chế thị trờng lại phức tạp mà nhà quản lý khó theo dõi trình diễn tổ chức mà phải có phận trợ giúp theo dõi, giám sát, kiểm tra, đánh giá rút kết luận nhằm tham mu cho lÃnh đạo phơng án có tính khả thi cao Công tác văn th lu trữ Là trình xử lý thông tin nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lÃnh đạo, điều hành nhà quản lý - Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, bao gồm toàn công việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành quan Nhà nớc, doanh nghiệp Nhà nớc, tổ chức xà hội Với tính chất hoạt động mình, ngày văn phòng tổng Công ty nhận đợc nhiều công văn, thông báo từ nơi khác gửi đến nh công văn tài liệu mà tổng Công ty gửi qua đờng bu điện đến đơn vị có liên quan Thủ tục tiếp nhận giải văn đến Là loại văn mà tổng Công ty nhận đợc từ bên gửi đến Khi văn đến nhân viên văn th phải tuân thủ theo trình tự thủ tục nh sau: + Kiểm tra sơ văn + Sơ phân loại văn + Bóc bì văn + Đóng dấu đến văn + Trình trởng phòng xem xét cho ý kiến giải giải văn đến Trơng tuấn giang 10 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập + Đăng ký vào sổ văn + Phân phối chuyển giao văn + Giải theo dõi việc giải văn tổng Công ty tất văn đợc vào sổ văn đến theo biểu mẫu quy định nh sau: Ngày Số đến Tên Số đến quan Ngày Tên Đơn vị ng Ký nhận Ghi ký hiệu tháng loại nhận trích văn yếu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Thđ tơc gi¶i qut văn Văn tất văn tổng Công ty gửi Tất văn phải qua phận văn th tổng Công ty để đăng ký, đóng dấu, lu hồ sơ làm thủ tục chuyển Trình tự xử lý văn gồm có bớc sau: + Kiểm tra thể thức văn + Đóng dấu tổng Công ty vào văn + Vào sổ văn + Gửi văn + Sắp xếp lu trữ văn Mẫu sổ đăng ký văn tổng Công ty nh sau: Ngày tháng Số ký Tên loại Ngời ký Của văn Hiệu trích yếu (1) (2) (3) (4) Nơi nhận Số lợng bảnGhi (5) (6) Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Trơng tuấn giang 11 líp 410 msv 99D267 (7) B¸o c¸o thùc tập Việc quản lý sử dụng dấu tổng Công ty đợc tuân theo quy định nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 phủ Trớc đóng dấu lên văn nhân viên văn th cần phải kiểm tra soát kỹ văn trớc đóng dấu Con dấu đợc đóng lên văn giấy tờ sau đà có chữ ký ngời có thẩm quyền, không đóng dấu khống (đóng dấu chữ ký, đóng dấu trớc - ký tên sau) Không đợc tuỳ tiện mang dấu theo ngời - Công tác lu trữ: Tất văn đà qua xử lý, văn đến lu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải đợc chuyển vào lu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin Tài liệu lu trữ tổng Công ty đợc xếp theo nội dung công việc phòng ban tổng Công ty Tài liệu thuộc lĩnh vực phòng đợc xếp riêng khu vực dành riêng cho phòng Do việc lập hồ sơ phân loại hồ sơ theo công việc phòng ban để tiện theo dõi, quản lý, tra tìm cần thiết Hồ sơ đợc lu trữ văn phòng tổng Công ty STT (1) Số ký hiệu (2) Ngày, tháng (3) Trích yếu (4) Tác giả Tờ số Ghi (5) (6) (7) N Ngoài nhiệm vụ kể trên, nhân viên văn th lu trữ phải tiếp nhận loại sách, báo, tạp Vì vậy, nhân viên văn th phải có trách nhiệm phân loại chúng chuyển phát đến lÃnh đạo tổng Công ty phòng ban Nhìn chung, công tác văn th lu trữ tổng Công ty đợc thực tốt theo quy định Nhà nớc công tác này, nhân viên văn th lu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao công việc Công tác hậu cần Là công tác đảm bảo điều kiện cho hoạt động văn phòng: sở vật chất, trang thiết bị, môi trờng Công tác tổ chức hội nghị - tiếp khách Trơng tuấn giang 12 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Hội họp tiếp khách hoạt động mà quan, đơn vị phải quan tâm thực hiện, không đơn việc giải công việc quan với mà thể uy tín quan với tổ chức khác Hàng năm tổng Công ty thờng tổ chức nhiều hội nghị nh: hội nghị sơ kết, tổng kết, đại hội công nhân viên chức, họp giao ban thông thờng hội nghị thờng đợc tổ chức tổng Công ty Cho nên văn phòng phải có trách nhiệm chuẩn bị chu đáo cho kỳ hội nghị Trớc tiên văn phòng phải chuẩn bị hội trờng, nơi ăn ở, phơng tiện lại, cách đa đón đại biểu nơi xa dù héi nghÞ, phï hiƯu dïng héi nghÞ Sau gần đến ngày hội nghị, văn phòng cần phải quan tâm đến số công việc nh sau: kiểm tra, quan sát chỗ công việc, tổ chức đón tiếp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, đa khách vào chỗ ngồi hội trờng tổng Công ty Chuẩn bị cho lÃnh đạo công tác Để chuyến công tác ban lÃnh đạo tổng Công ty đạt kết cao văn phòng cần phải có trách nhiệm làm công việc sau: - Văn phòng cần phải liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách ngời đến công văn, điện thoại, fax giúp cho tổng Công ty đối tác chủ động công việc - Chuẩn bị nội dung công tác Là phần chuyến công tác Nếu lÃnh đạo phổ biến chủ trơng sách tổng Công ty, văn phòng phải chuẩn bị trớc đề cơng, báo cáo số tài liệu; liên quan - Tài liệu nghiên cứu tham khảo - Chuẩn bị phơng tiện giao thông Văn phòng phải vào địa điểm thời gian công tác mà lựa chọn phơng tiện giao thông cho phù hợp tiết kiệm đợc chi phí - Chuẩn bị giấy tờ Những loại giấy tờ mà văn phòng phải chuẩn bị cho lÃnh đạo công tác nh: giấy giới thiệu, giấy đờng, chứng minh th nhân dân - Chuẩn bị kinh phí Mua sắm trang thiết bị Trơng tuấn giang 13 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Văn phòng tổng Công ty có trách nhiệm mua sắm trang thiết bị nh: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế nhu cầu thờng xuyên cán nhân viên văn phòng Công tác hậu cần văn phòng cần trang bị đầy đủ để giúp cán nhân viên khối văn phòng tăng suất lao động Tóm lại, công tác hậu cần tổng Công ty đợc thực tốt, việc mua sắm trang thiết bị máy móc, văn phòng phẩm đầy đủ Các loại phơng tiện lại, nớc uống, chỗ đợc chuẩn bị chu đáo kỳ hội nghị Chơng iii Một số kiến nghị giảI pháp hoàn thiện công tác hành văn phòng tổng công ty thép việt nam i đánh giá chung u đIểm a máy quản lý Bớc đầu tổng công ty đà đIều tiết đợc thép sản xuất nớc để phục vụ nhu cầu tiêu dùng kinh tế xà hội bình ổn đợc giá thị trờng thép nớc đà hình thành hệ thống từ khối sản xuất đến khối lu thông đà có tham gia hkối nghiên cứu đào tạo Các phòng ban chức máy quản lý tổng công ty thể đợc tơng đối đầy đủ mặt quản lý phảI thực tốt nhiệm vụ tham mu giúp tổng giám đốc việc đIều hành quan tổng công ty đạo đơn vị thành viên tổng công ty, phối hợp tốt với việc thực nhiệm vụ trung gian đơn vị thành viên tổng công ty với quan quản lý nhà nớc nhằm đảm bảo tính hệ thống từ chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty xuống đơn vị thành viên b Về công tác hành văn phòng Tổ chức văn phòng xáp xếp cách khoa học , hợp lý Cơ cấu tổ chức cán bố trí phù hợp với lực chuyên môn ngời Các nghiệp vụ hành không bị phân tán nh trớc mà đà tập trung trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành đà đổi - cán nhân viên văn phòng đợc cử đến trung tâm đào tạo để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Trơng tuấn giang 14 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Hoạt động văn phòng đảm bảo tính thống dồng đI vào nếp, văn phòng thực chức thẩm quyền đợc giao giúp cho lÃnh đạo tổng công ty đa định đúgn đắn tổng công ty đà thực quan tâm, trú đầu t trang thiết bị cho hoạt động văn phòng hạn chế a máy quản lý Do trình hinhf thành sát nhập tổng công ty thép tổng công ty kim khí lên đơn vị thành viên tổng công ty hình thành từ đơn vị thành viên hai tổng công ty đà có đIều tiết cảu tổng công ty nhng chế hạch toán độc lập đảm bảo lợi ích thân dơn vị lên có tình trạng thị trờng, nhiều đơn vị hoạt động nhng cạnh tranh không lành mạnh nên gây khó khăn cho tổng công ty mặt hàng giá Nghiệp vụ máy quản lý tổng công ty diễn nhiều lĩnh vực nên số mặt quản lý có chồng chéo nhiệm vụ phòng ban, dẫn đến quản lý công việc lúng túng, trì trệ ảnh hởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty thép Việt Nam Đội ngũ cán quản lý tổng công ty đông nhng cán quản lý kinh tế thiếu Một số cán cha đáp ứng đợc đòi hỏi trình độ lực nên cha thực đợc nhiệm vụ tổng công ty giao, cha đáp ứng đợc nhu cầu cấp bách tình hình kinh tế thị trờng tình trạng cạnh tranh liệt độ tuổi bình quân cân quản lý cao, lực lợng cán trẻ kế cận thiếu b công tác hành Hoạt động văn phòng tổng công ty khó chánh khỏi chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban, dẫn đêná việc sử lý công việc lúng túng Hiện nhân văn phòng ít, nhân viên thờng phảI kiêm nhiệm nhiều công việc khác không thuộc phạm vi chức nhiệm vụ nên cha thực đáp ứng đợc hết nhu cầu nhiệm vụ đợc giao Do đIều kiện nơI làm viẹc chặt hẹp cán quản lý văn phòng cha có phòng làm việc riêng nên phảI ngồi với nhân viên mà hạn chế đến phần hiệu công việc Trơng tuấn giang 15 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập ii Một số kiến nghị giảI pháp b kiến nghị kiện toàn đội ngũ càn quản lý Mục tiêu việc kiện toàn đội ngũ cán quản lý quy hoạch đào tạo xây dựng đợc đội ngũ cán quản lý đội ngũ kế cận đảm bảo tinh thông nghiệp vụ , vững vàng quan đIểm, có phẩm chất đạo đức tốt, sÃn sàng đáp ứng tốt nhiệm vụ đợc giao Trong xu đội ngũ cán quản lý tổng công ty thép có tính chất định tồn phát triển tổng công ty để thực công tác kiện toàn đội ngũ cán quản lý tổng công ty cần có phơng hớng giảI sau: Những cán quản lý tuổi cao lực hạn chế nên có sách khuyến khích, hỗ trợ ngời nghỉ tự nguyện Những cán 45 tuổi có kinh nghiệm có trình độ đáp ứng đợc đòi hỏi công việc bố trí họ vào công việc phù hợp để đáp ứng đ ợc khả họ bên cạnh tổng công ty cần có kế hoạch trẻ hoá cán chuẩn bị đội ngũ cán kế cận thay cho đội ngũ cán đến tuổi nghỉ hu Với đội ngũ cán quản lý trẻ cần tạo đIều kiện cho họ đI học nâng cao trình độ nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cấp tiêu cho họ để di đào tạo nớc Tổng công ty cần có kế hoạch bồi dỡng nâng cao kĩ nghiệp vụ cho cán quản lý để họ có kiến thức vững vàng công tác quản lý, nghiên cứu sản xuất, khuyến khích cán quản lý học tập bắt kiến thức thông qua lớp học ngắn hạn quản lý doanh nghiệp, hành văn phòng Thông qua công tác đào tạo đào tạo lại cán quản lý cấp đợc kiến thức quản lý phục vụ cho công tác họ góp phần nâng cao hoạt động máy quản lý Tổng công ty cần ý đến công tác tuyển dụng, cấn nghiệp vụ đảm bảo đủ lực chuyên môn trình độ ngoại ngữ, tin học, tuổi đời sức khoẻ nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý đIều hành phòng ban chức giảI pháp hoàn thiện công tác hành văn phòng a Về tổ chức nhân đIều hành hoạt động Trơng tuấn giang 16 líp 410 msv 99D267 B¸o c¸o thùc tËp Cần có sách bồi dỡng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn , không ngừng nâng cao trình độ ngời đồng thời có đầu t tốt sở vạt chất kĩ thuật nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tổng công ty cần mạnh dạn thực việc biên giảm biên chế b Về công tác văn th lu trữ Văn phòng cần hỡng dẫn cho cán toàn thể tổng công ty hiểu đợc thầy đợc tầm quan trọng tàI liệu lu trữ Nh mặt vừu đảm bảo tính hợp lý vừa tránh đợc tình trạng thất lạc tàI liệu LÃnh đạo văn phòng tổng công ty phảI có hớng dẫn, có chế độ bồi dỡng công tác soạn thảo không với ngời soạn thẩo mà với phận đánh máy để hạn chế sai xót nhằm nâng cao hiệu tốt Việc đa công nghệ thông tin vào công tác văn th lu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết NgoàI việc có đợc biểu mẫu báo cáo tổng hợp giúp lÃnh đạo theo dõi việc lợng văn lu hành quan trình tự đơn giản thuận lợi thao tác nhập tin tìm kiếm cách nhanh chóng, hạn chế đợc tối đa sai xót nhầm lẫn Phòng lu trữ vị trí cha hợp lý, phòng có 12 m2 , việc đI lại cha thuận tiện cần nghiên cứu để bố trí phòng khác hợp lý, rộng dÃI thuận lợi lên trang bị dụng cụ bảo vệ chống lại đIều kiện thời tiết.để chánh bị h hỏng c Về ứng dụng công nghệ thông tin cong tác văn phòng : Đà xây dựng tổng đàI riêngcủa minh giúp cho công việc quản lý hoạt động thuận lợi chi phí hạn chế Cần phảI cảI tiến công nghệ phần mềm bới công nghệ tin học nghành công nghiệp đổi mớim dễ trở thành lạc hậu không tự trang bị cho cáI d công tác hậu cần phòng làm việc có số phòng liên quan cách xa phòng lành đạo nơI, phòng cán nhân viên nghiệp vụ lại nơI, cần có nghiên cứu xép xếp cho hợp lý đẻ việc phối hợp hoạt động quản lý đợc thuận lợi Việc đặt máy phôtcoppy cha hợp lý máy để sát vào nơI hút gió máy lại sử dụng loại mực in độc làm ảnh hởng không tốt tới môI trờng hoạt động nhân viên văn phòng Trơng tuấn giang 17 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Do tổng công ty hội trờng lớn lên thờng xuyên phảI thuê hội trờng cho hội nghị lớn hàng năm phảI chi khoản tiền cho công tác nhu cầu sử dụng xe ô to tổng công ty lớn vàkhoản chi phí cho vấn đề tất nhiên không nhỏ Vì với địa đIểm công tác gần ta tận dụng phơng tiện khác tốt Kết bàI Hoàn thiện máy hành văn phòng doanh nghiệp nói chung nh tổng công ty thÐp nãi riªng nã mang mét ý nghÜa hÕt sức quan trọng góp phần định đến tồn doanh nghiệp nh hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Trong xu hội nhËp víi nỊn kinh tÕ thÕ giíi cđa ViƯt Nam nay, hoàn thiện máy văn phòng trở lên cấp thiết để từ nâng cao xuất lao động, hiệu kinh doanh tạo đựoc chỗ đứng vững trắc thị trờng Qua trình thức tập tổng công ty thép Việt Nam em thấy máy hành văn phòng tổng công ty tơng đối phù hợp với yêu cầu chung nhng số tồn cha giảI Vì em mạnh dạn đa số giảI pháp để hoàn thiện công tác hành văn phòng tổng công ty víi mong mn thêi gian tíi nhµ níc tổng công ty sớm khắc phục mặt tồn để không ngừng đổi mới, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh phát triển bền vững Một lần em xin chân thành cám ơn cô giáo- giảng viên Hà Thị Hậu cán phòng hành tổng công ty thép Việt Nam đà tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Trơng tuấn giang 18 lớp 410 msv 99D267 Báo cáo thực tập Mục lục Ch ơng I kháI quát chung qua trình hình thành phát triển tỉng c«ng ty thÐp viƯt nam… … … … … … … … … 1 giíi thiƯu chung…………………………………………………………1 chức nhiệm vụ tổng công ty thép việt nam1 cấu tổ chức tổng công ty thép việt nam Ch ơng II Thực trạng hoạt động văn phòng tổng công ty thép việt nam: i kháI quát văn phòng tổng công ty thÐp viÖt nam … … … … … … Chức năng, nhiệm vụ văn phòng tổng Công ty thép .5 Cơ cấu tổ chức7 phân công8 ii hoạt động chủ yếu tổng công ty thép việt nam.11 Công tác tổ chức cán bộ11 Công tác tham m u11 Công tác văn th l u trữ 11 Công tác hậu cần 14 Chuẩn bị cho lÃnh đạo công tác 15 Ch ơng iii Một số kiến nghị giảI pháp hoàn thiện công tác hành văn phòng tổng công ty thép việt nam … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 16 đánh giá chung… … … … … … … … … … … … … … … … … 16 i u điểm. 16 hạn chế17 iII Một số kiến nghị giảI pháp … … … … 18 kiÕn nghÞ vỊ kiƯn toàn đội ngũ càn quản lý 18 Trơng tuấn giang 19 líp 410 msv 99D267