Bộ máy quản lý là hệ thốngnhững con người cùng các phương tiện của tổ chức, được liên kết theo một sốnguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lýtoàn bộ các
1 LỜI MỞ ĐẦU Cơ cấu tổ chức không vấn đề doanh nghiệp xét góc độ vi mơ mà cịn vấn đề quản lý nhà nước xét góc độ vĩ mơ Một cấu tổ chức tốt tiết kiệm nguồn lực, nâng cao khả hoạt động không doanh nghiệp mà kinh tế Vì vậy, cấu tổ chức lại doanh nghiệp vừa mang tính khách quan vừa mang tính chủ quan cạnh tranh lớn mạnh không ngừng tổ chức doanh nghiệp Do việc nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vô cần thiết Nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp dựa yếu tố nguồn lực nhân tố ảnh hưởng bên doanh nghiệp nhằm đưa cấu hợp lý Trong thực tế cho thấy cấu tổ chức máy quản lý tốt phát huy hết mạnh doanh nghiệp góp phần lớn tới thành công kinh doanh Công ty cổ phần kiến trúc Hà Nội ( Haco ; JSC ) doanh nghiệp thành lập phát triển khơng ngừng nên cấu tổ chức cịn có bất cập cần khắc phục nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, thời điểm mà kinh tế Việt Nam giới lâm vào khủng hoảng Chính thời gian thực tập Công ty Cổ phần kiến trúc Hà Nội em có hội nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết thực tế để chọn chuyên đề thực tập là: “ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần kiến trúc Hà Nội ” Đề tài có sử dụng phương pháp nghiên cứu thống kê mơ tả, mơ hình hóa so sánh Do khả nhận thức hạn chế kiến thức kinh nghiệm làm việc nghiên cứu nên chuyên đề thực tập chắn cịn nhiều thiếu sót mong nhận góp ý giúp đỡ Nội dung đề tài gồm có phần : Chương : Cơ sở lí luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương : Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần kiến trúc Hà Nội Chương : Các giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tổ chức cấu tổ chức máy quản lý Tổ chức cấu tổ chức máy quản lý hai khái niệm gắn liền với việc điều hành doanh nghiệp mà thân mang nhiều khía cạnh khác 1.1.1.1 Tổ chức Năm 1981, Ducan đưa định nghĩa tổ chức nhiều nhà kinh tế sử dụng sau: Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, họ làm việc hướng tới mục tiêu chung mối quan hệ họ xác định theo cấu định Theo định nghĩa tổ chức nhấn mạnh vào yếu tố người máy móc, nhà xưởng Con người tổ chức phải hướng tới mục tiêu chung phối hợp với để đạt mục tiêu Và mối quan hệ người tổ chức cần phải xác định rõ ràng theo cấu định Ngồi cịn khái niệm khác tổ chức sau: Tổ chức hệ thống hoạt động hay hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhằm đạt mục tiêu chung Theo định nghĩa này, tổ chức có đặc điểm người tổ chức phải làm việc hướng tới mục tiêu chung tổ chức, phối hợp nỗ lực người tổ chức tảng tạo nên tổ chức nguồn lực người, để đảm bảo hoạt động tổ chức, cần phải có nguồn lực khác tài chính, cơng nghệ, nhà xưởng… 1.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bao gồm cấu tổ chức, trước tiên ta tìm hiểu khái niệm cấu Thứ nhất, cấu hiểu phân chia tổng thể thành phận nhỏ theo tiêu thức khác nhau, phận thực chức năng, nhiệm vụ khác tổng thể chúng có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung Thứ hai, cấu hiểu phân chia vai trò trách nhiệm thành viên, phận, đơn vị tổng thể sở phối hợp chặt chẽ phận cấu thành nên tổng thể Cơ cấu tổ chức: Theo Robin (1998 ): Cơ cấu tổ chức xác định công việc, thức phân cơng, tập hợp phối hợp Còn khái niệm Griffin Moorhead đưa năm 2001 sau: Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức 1.1.1.3 Bộ máy quản lý Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường Theo định nghĩa quản lý có đặc điểm: - Bao gồm chủ thể quản lý đưa định đối tượng quản lý thức định - Một mục tiêu chung cho đối tượng quản lý chủ thể quản lý làm sở cho chủ thể quản lý đưa định - Chủ thể quản lý phải thực hành động Mỗi tổ chức cần có máy quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ tổ chức cách có hiệu Bộ máy quản lý hệ thống người phương tiện tổ chức, liên kết theo số nguyên tắc quy tắc định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lý toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt mục tiêu định Bộ máy quản lý bao gồm hai hệ thống có tách rời: - Hệ thống huy bao gồm công cụ quản lý định quyền lực chủ thể quản lý để tác động vào đối tượng bị quản lý - Hệ thống chức bao gồm công việc, chức nhiệm vụ xác định cụ thể cho đối tượng, cấp, lĩnh vực 1.1.1.4 Vai trò cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành, phận có mối quan hệ hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hóa thực phần việc định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức mục tiêu chung tổ chức Cơ cấu tổ chức máy quản lý bao gồm: - Bộ phận quản lý: phòng marketing, phòng kế hoạch - Cấp quản lý: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng Cơ cấu tổ chức máy quản lý có vai trị vơ quan trọng phát triển doanh nghiệp Thiết lập cấu tổ chức giúp cho người lao động hiểu rõ vị trí, quy trình hoạt động mối quan hệ họ với người lao động khác tổ chức Từ khai thác nguồn lực tổ chức cách hiệu Đặc biệt thiết lập cấu tổ chức máy quản lý giúp cho người lãnh đạo công ty thực tốt vai trị việc quản lý nguồn lực vật chất người 1.1.2 Yêu cầu việc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý Về bản, cấu tổ chức máy quản lý gồm có phận: 1.1.2.1 Phân công hiệp tác lao động Phân công lao động mức độ công việc tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác người lao động có chun mơn khác thực Phân cơng lao động việc chia nhỏ cơng việc thành công việc nhỏ hay bước công việc mà bước người đảm nhận, tức người đảm nhận phần cơng việc khơng thực tồn công việc trọn vẹn - Ưu điểm: Tăng suất lao động người lao động chuyên thực số công việc định nên dễ đạt trình độ lành nghề Do chun mơn hóa nên người lao động thực số thao tác định việc đào tạo trọng vào số thao tác từ thuận lợi việc đào tạo lao động, tiết kiệm thời gian chi phí đào tạo - Nhược điểm: người lao động thực số thao tác định nên dễ dẫn đến nhàm chán, stress cho người lao động dẫn đến tai nạn lao động Các Mác định nghĩa hiệp tác lao động sau: “Hình thức lao động mà nhiều người làm việc bên cạnh cách có kế hoạch tác động qua lại lẫn q trình sản xuất trình sản xuất khác lại liên hệ với gọi hiệp tác lao động Hiệp tác qui luật tổ chức lao động Nội dung qui luật chuyển từ lao động cá nhân sang dạng lao động kết hợp nhiều người trình trình lao động khác Ý nghĩa kinh tế tổ chức lao động sở hiệp tác lao động là: Thay đổi có tính cách mạng điều kiện vật chất q trình lao động sở kỹ thuật phương pháp lao động không thay đổi Đạt kết lao động khác hẳn so với lao động riêng lẻ: Đặc biệt loại lao động phức tạp, đòi hỏi tham gia nhiều người Hiệu xã hội hiệp tác tăng khả làm việc cá nhân người lao động xuất tự phát tinh thần thi đua người sản xuất, tăng “Sức sống” người tiếp xúc xã hội làm xuất động cơ, kích thích quan hệ người lao động, mặt quan hệ qua lại người Qua hai khái niệm phân công hiệp tác lao động nêi ta thấy phân cơng hiệp tác lao động điều thiếu doanh nghiệp thời điểm địi hỏi cấu trình độ cảu lao động 1.1.2.2 Phạm vi kiểm soát máy quản lý Phạm vi kiểm soát máy quản lý số lượng nhân viên cấp mà người quản lý điều hành cách có hiệu Phạm vi kiểm sốt máy quản lý rộng hay hẹp tùy theo điều kiện thực tế mà tổ chức có cách thực khác Nếu phạm vi quản lý rộng máy quản lý gọn nhẹ hơn, tiết kiệm chi phí khó khăn cho người quản lý địi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ Nếu phạm vi quản lý mà hẹp việc thực chức quản lý cho phận tốt máy cồng kềnh làm tăng chi phí tổ chức làm giảm hiệu hoạt động 1.1.2.3 Hệ thống điều hành Xuất phát từ nhu cầu người quản lý việc phối hợp hoạt động nhân viên tổ chức Hệ thống điều hành hiểu hệ thống quyền lực quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao đến thấp tổ chức Hệ thống điều hành có tác dụng phối hợp hoạt động vị trí khác tổ chức vị trí trao trách nhiệm quyền hạn định Hệ thống điều hành liên quan chặt chẽ đến quy mô tổ chức phạm vi quản lý Quy mơ tổ chức lớn hệ thống điều hành lớn, số bậc quyền lực tổ chức nhiều ngược lại Hệ thống điều hành có quan hệ với phạm vi quản lý phương diện số lượng cấp bậc quyền lực tổ chức, phạm vi quản lý hẹp số cấp bậc quản lý nhiều ngược lại 1.1.2.4 Bộ phận hố Bộ phận hóa thực sau tiến hành chun mơn hóa làm cho công việc kết hợp với phân bố thành nhóm cơng việc Các hình thức phận hóa: - Bộ phận hóa theo chức năng: tập hợp phối hợp công việc, nhiệm theo chức sản xuất, quản trị nhân lực áp dụng tổ chức - Bộ phận hóa theo sản phẩm: hình thức mà người lao động làm việc với sản phẩm, dịch vụ hay công đoạn sản phẩm thành viên phận mà không phụ thuộc vào chức họ - Bộ phận hóa theo khu vực địa lý lãnh thổ: nhóm người lao động tổ chức theo khu vực địa lý, theo hình thành khu vực địa lý như: thị trường Bắc Mỹ, thị trường Nam Mỹ, thị trường Châu Á, thị trường Châu Âu - Bộ phận hóa theo khách hàng: để đáp ứng tốt nhu cầu nhóm khách hàng, khách hàng có nhu cầu khác nên việc phân chia dễ dàng cung cấp dịch vụ sản phẩm 1.1.2.5 Tập quyền phân quyền Có thể hiểu tập quyền sách cấu quyền định tập trung cấp cao hệ thống quyền lực tổ chức Từ định nghĩa ta thấy tính tập quyền thể việc định quan trọng tổ chức khơng có có tham gia nhân viên cấp Ngày nay, có số cơng ty tham khảo ý kiến nhân viên việc đưa số định quan trọng công ty điều làm người lao động thỏa mãn với cơng việc, tạo tính tự giác cho người lao động định có tham gia họ Phân quyền hiểu cách khuyến khích người lao động cấp tổ chức tham gia vào trình định kiểm sốt dự đốn hành vi họ Vì nhà quản lý phải áp linh hoạt tính phân quyền hay tập quyền tổ chức cách hợp lý để phát huy hết ưu điểm hạn chế nhược điểm hai hình thức 1.1.2.6 Chính thức hố Bất định quản lý tiến hành quy định luật lệ, quy định hay luật lệ phải dự đoán kiểm soát hành vi người lao động tổ chức Chính thức hóa mức độ tiêu chuẩn hóa cơng việc hoạt động người lao động tổ chức thông qua luật lệ sách tổ chức Các quy định, luật lệ thể dạng văn dạng quy định ngầm thành viên tổ chức Quy định ngầm hình thành thói quen người lao động thời gian dài thực cơng việc hình thành nên tiêu chuẩn định thực không quy định văn chúng có ảnh hưởng lớn tới người lao động Các quy định thể dạng văn như: mô tả công việc, yêu cầu công việc người thực hiện, tiêu chuẩn thực công việc 1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng lựa chọn mơ hình cấu tổ chức máy quản lý 1.1.3.1 Những nhân tố chủ quan Nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến cấu tổ chức bao gồm: - Năng lực, trình độ người quản lý ý chí họ: Bộ máy quản lý có trình độ cao giúp cho trình quản lý tổ chức thực công việc tốt Đội ngũ cán đào tạo chuyên sâu hay tổng hợp ảnh hưởng tới cách thức tổ chức phận cấp - Ảnh hưởng cấu tổ chức cũ: Cơ cấu tổ chức cũ khơng cịn phù hợp với điều kiện tổ chức gây cản trở cấu tổ chức Sự cản trở làm cho giảm hiệu cấu mới, giảm tính sáng tạo người lao động, khơng khai thác hết tiềm tổ chức - Năng lực, trình độ người cán tham mưu tổ chức: Đối với người cán tham mưu chuyên gia giỏi giúp cho trình quản lý thực tốt - Quan hệ bên tổ chức: thể quyền lực, mức độ kiểm soát người lãnh đạo hợp tác thành viên tổ chức Nó ảnh hưởng tới số cấp quản lý phạm vi quản lý tổ chức Nếu mức độ đảm nhận cao thành viên máy quản lý tổ chức tinh giản linh hoạt nhiều 1.1.3.2 Những nhân tố khách quan - Quy định nhà nước hệ thống tổ chức phân cấp nó: Một số tổ chức, doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định nhà nước cấu tổ chức máy quản lý Trong tổ chức, doanh nghiệp nhà nước đặt xây dựng hoàn thiện cấu máy quản lý