Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty vận tải ôtô số 2

Chuyên đề tốt nghiệp ` Lời nói đầu rong T xu hội nhập toàn cầu hóa kinh tế nh nay, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt nhiều mặt từ phía doanh nghiệp khác nớc nớc Chính điều buộc doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao, đổi mới, đặc biệt khâu quản lý cho doanh nghiệp có cấu tổ chức máy quản trị chuyên tinh, gọn nhẹ, linh hoạt, thích ứng với chế thị trờng Nh việc đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đơn vị đòn bẩy kinh tế quan trọng hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên, điều kiện kinh tế nay, yêu cầu công tác hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị phải động, thờng xuyên đợc bổ sung điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện bên bên doanh nghiệp Thấy rõ đợc tầm quan trọng yêu cầu công tác đổi mới, hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp, em đà nghiên cứu chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty vận tải ôtô số Nội dung kết cấu đề tài bao gåm Ch¬ng: Ch¬ng I- Lý ln chung vỊ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chơng II- Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty vận tải ôtô số Chơng III- Một số giải pháp nhằm góp ý, hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty vận tải ôtô số Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` Ch¬ngCh¬ng II -: Lý ln chung vỊ c¬ cÊu tỉ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.Vai trò, nhiệm vụ công tác quản lý trình sản xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp Vai trß cđa doanh nghiệpquản lý cần có thúc đẩy phát triển chất nh lợng, Vvới phát triển đại hóa doanh nghiệp nhvà quốc gia giới kinh tế nhiều thành phần, kinh tế quốc dân doanh nghiệp nớc cần có hội nhập phát triển doanh nghiệp nớc cách hoàn hảo, phát triển sản phẩm nớc với tầm vi mô trớc sau nhập vào thị trờng giới với tầm vi mô trớc, tiếp nâng cao vị trí vai trò, uy tín, tầm quan trọng công ty trình hội nhập có chiến lợc phát triển kinh tế tầm vĩ mô cho doanh nghiệp thị trờng tiêu thụ sản phẩm Doanh nghiệp tổ chức kinh doanh có t cách pháp nhân, thực hoạt động sản xuất, cung ứng trao đổi hàng hóa thị trờng theo nguyên tắc tối đa lợi ích ngời tiêu dùng, thông qua hoạt ®éng lỵi Ých kinh tÕ cđa doanh nghiƯp, ®ång thêi ký kết hợp đồng kinh tế mục tiªu vỊ kinh tÕ vỊ x· héi cho doanh nghiƯp Doanh nghiệp sản phẩm ngời tạo ra, nh đứa xà hội, để có phát triển doanh nghiệp cần có sản phẩm, sản phẩm doanh nghiệp tạo thị trờng phải đợc thị trờng chấp nhận đặc biệt ngời tiêu dùng Doanh nghiệp nh tế bào, phải phát triển trình phát triển doanh nghiệp có chu kì sống khác nhau, địa điểm thị trờng mà doanh nghiệp hoạt động, phát triển thời gian ngắn hay dài doanh nghiệp phát triển với thời gian định kết thúc tồn trình hoạt động, gọi hình thức phá sản Nên điều phụ thuộc nhiều vào trình hoạt động máy quản lý doanh nghiệp Cần phải tổ chức máy tổ chức hoàn hảo trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, cần có gắn kết khâu Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` nh đào tạo bồi dỡng ngời doanh nghiệp kết hợp hệ đơn vị đợc xắp xếp phân công hợp lý 1.1.1 Khái niệm - thực chất vai trò quản lý: Quản lý phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động Quá trình quản lý giúp cho doanh nghiệp nắm bắt rõ đợc tình hình hoạt động phận, lao động tài kế toán, ngân hàng, nhân viên tham gia trực tiếp, gián tiếp doanh nghiệp Muốn hoạt động lao động đợc tốt phải có giám sát đạo, nh cách quản lý kịp thời công việc cho có hiệu thực tiễn nhân công cịng nh vỊ kinh tÕ tèi u vµ cã hiƯu mặt chuyên môn nh mặt kinh tế tốt Nh vậy, quản lý tác động có chủ đích chủ thể quản lý lên đối tợng bị quản lý đạt đợc mục tiêu đề trình thực kế hoạch nhà quản lý Ngời quản lý đối tợng bị quản lý hai phận có liên quan chặt chẽ mật thiết với Bộ phận quản lý gồm chức quản lý, đội ngũ cán công nhân viên chức doanh nghiệp nhà nớc, quản lý hệ thống phơng tiện vật chất nh máy móc, phân xởng, t liệu sản xuất Bộ phận bị quản lý bao gồm nhân công phân xởng, phận sản xuất, trang thiết bị công nghệ Hai phận có mối quan hệ mật thiết, tác ®éng qua l¹i lÉn nhau, t¹o mét chØnh thĨ thống nhất:Chủ thể quản lý Đối tợng quản lý Sơ đồ 1.1- Quan hệ chủ thể quản lý đối tợng quản lý Nh chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định tác động lên đối tợng quản lý định mình, đồng thời thông qua hành vi Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` đối tợng quản lý, chủ thể điều chỉnh định đa ( Chính mối liên hệ ngợc) Thông qua mối liên hệ cho thấy muốn quản lý đợc cần phải có máy quản lý 1.1.2 Chức quản lý: Chức quản lý hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phơng hớng tác động chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý Việc xác định đắn chức quản lý tiền đề cần thiết, khách quan để quản lý doanh nghiệp theo hớng phát triển chuyên môn kinh doanh loại mặt hàng mạnh kinh tế Có hai cách phân loại chức quản lý: *Một là: Phân theo nội dung trình quản lý: Quản lý gồm chức chủ yếu sau: Chức dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lợc dài hạn, cần biết doanh nghiệp qua vấn đề bản: Sản xuất gì? Sản xuất cho ai? Sản xuất nh nào? Chức tổ chức: Nhằm xắp xÕp bè trÝ, tËn dơng mäi ngn lùc bªn nội thực chức vụ quản lý Chức phối hợp: Nhằm đảm bảo kết mặt hoạt động, tạo hài hòa cân đối tối u cho trình sản xuất kinh doanh Chức huy: Nhằm thúc đẩy máy hoạt động nhịp nhàng, hớng, giải vấn đề vớng mắc cách dễ dàng Chức kiểm tra: Nhằm xem xét lại thị, mệnh lệnh mà lÃnh đạo doanh nghiệp đà ban hành, từ đánh giá ăn khớp thực tiễn hoạt động với chơng trình mục tiêu đà đề Cách phân loại chức đảm bảo trình quản lý đợc chọn vẹn thông suốt Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp mặt hoạt động sản xuất kinh doanh thờng áp dũng cho doanh nghiệp công nghiệp, cách phân loại gồm chức sau: - Chức kỹ thuật Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` - Chức thơng mại - Chức kế hoạch hóa - Chức tài - Chức hàng hóa - Chức kiểm tra phân tích - Chức nhân - Chức an ninh bảo vệ - Chức hành pháp chế - Chức tổ chức đời sống tập thể hoạt động xà hội - Trong thực tế hoạt động doanh nghiệp hai phần đợc kết hợp thực 1.2.Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Các chức doanh nghiệp để xây dựng cấu tổ chức máy thực thông qua cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tập hợp phận, phân hệ có mối liên hệ mật thiết với nhau, đợc xây dựng theo cấp, khâu khác nhằm thực chức quản lý Nh vậy, cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nói chung cần đạt đợc tiêu trí sau: Là hệ thống bao gồm phận hợp thành tổng thể theo cấp bậc định Mỗi phận hợp thành có chức năng, nhiệm vụ riêng, có trách nhiệm có quyền hạn riêng theo hớng chuyên môn hóa Giữa phận chuyên môn hóa có mối quan hệ phụ thuộc lẫn chịu quản lý thèng nhÊt cđa chđ doanh nghiƯp Toµn bé hƯ thèng tổ chức hoạt động có thống nhất, ăn khớp đảm bảo đợc mục tiêu đề ra, xác định đợc rõ ràng chức phận Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` 1.2.2.Những yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Mỗi công việc, vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản có đòi hỏi hay yêu cầu đặt Đặc biệt lĩnh vực xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp(các vấn đề phức tạp) yêu cầu đòi hỏi phải hoàn thành tiêu, mục đích kế hoạch đề Trong chế thị trờng, việc hoàn thiện máy quản lý phải phù hợp hợp lý với điều kiện, đặc thù kinh doanh doanh nghiệp để đáp ứng đợc yêu cầu thị trờng, bắt kịp với thời đại công hiệp hóa đại hóa , cấu đổi doanh nghiệp cổ phần hóa bớc doanh nghiệp tồn phát triển đợc Nếu không trọng mà phát triển theo xu hớng lạc hậu, bảo thủ không phù hợp với chế thị trờng doanh nghiệp tồn đứng vững thị trờng có biến động kỷ 21 Vì vậy, cấu tổ chức máy doanh nghiệp bắt buộc phải đặt vấn đề cần giải định hớng chiến lợc sẵn cho doanh nghiệp trớc mắt cho tơng lai sau này: Tính tối u: Giữa khâu cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý, chọn lựa xắp xếp, bố trí phân công ngời việc cho phù hợp với khả lao động ngời đơn vị vào cơng vị, vị trí khác nhau, cho chặt chẽ, giảm bớt khâu, trung gian đảm bảo đợc thông tin thông suốt Làm nh cấu tổ chức mang tính động, sáng tạo phục vụ đợc mục đích đề cho doanh nghiệp Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý có khả thích nghi với tình huống, hoàn cảnh gặp khó khăn Vì đáp ứng đợc kịp thời yêu cầu công tác quản lý doanh nghiệp Độ tin cậy cao: Cơ cấu tổ chức máy phải đảm bảo tính xác tất thông tin Muốn cấu tổ chức phải đợc cấu thành ngời có trình độ, có lực, phẩm chất tốt quý trọng công việc mà ngời tổ chức cần có Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả, bỏ vốn kinh doanh phải có lÃi Đây yêu cầu cần thiết quan trọng việc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` 1.2.3 Những yếu tố ảnh hởng tới cấu tổ chức máy quản lý Có thể chia thành nhóm nhân tố ảnh hởng tới cấu tổ chức máy quản lý nh sau: 1.2.3.1.a)Nhóm nhân tố thuộc chế quản lý vĩ mô nhà nớc: Có ảnh hởng gián tiếp, nhng có tác động trực tiếp tới hình thành phát triển, hoàn thiện cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp 1.2.3.2.b) Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý: Đó tình trạng mức độ phát triển doanh nghiệp nh trình thử thách đào tạo ngời tích lũy đợc kinh nghiệm cho họ 1.2.3.3.c) Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực bị quản lý: Quan hệ sở hữu doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hóa, tập trung hóa chức năng, nhiệm vụ nh nội dung chức quản lý trình độ, kiến thức nh tay nghề cán quản lý tơng xứng với vị trí, việc ảnh hởng trùc tiÕp tíi søc lao ®éng cđa hä Quan hƯ phụ thuộc với số lợng ngời lÃnh đạo, khả kiểm tra, quản lý lÃnh đạo hoạt động ngời bị quản lý Ngời lÃnh đạo trực tiếp đề nhiệm vụ, phơng hớng, kế hoạch chiến lợc cho ngời cấp dới có phơng thức kiểm tra kết công việc sau thời gian định 1.2.4.Các kiểu cấu tổ chức máy quản lý 1.2.4.1 Cơ cấu tổ chức máy trực tuyến: Là cấu tổ chức máy đơn giản nhất, đợc xây dựng theo đờng thẳng, có chủ thể cấp lÃnh đạo số chủ thể cấp dới chịu trách nhiệm toàn công việc đơn vị Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau: LÃnh đạo toàn doanh nghiệp Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` LÃnh đạo đơn vị tuyến LÃnh đạo đơn vị trực tuyến m Sơ đồ 1.2-Sơ đồ cCơ cấu tổ chức trực tuyến *Đặc điểm cấu nh sau: Ngời lÃnh đạo tổ chức nh tuyến đơn vị thực tất chức quản lý Mối quan hệ chủ u dùa vµo mèi quan hƯ trùc tun cđa doanh nghiệp không qua khâu trung gian Ngời nhận mệnh lệnh cấp trực tuyến thi hành mệnh lệnh ngời mà Cơ chế tạo điều kiện thực chế độ thủ trởng quản lý Tuy vậy, chế thích hợp với doanh nghiệp nhỏ Với cấu không mang tính chất phức tạp, ngợc lại lực điều kiện lÃnh đạo khó đáp ứng, phải đòi hỏi lÃnh đạo phải có trình độ, lực kiến thức toàn diện, phải có phơng pháp kế hoạch công tác khoa học Nếu không dẫn đến tình trạng bận rộn, không đủ sức bao quát, dễ sai sót công việc Không mà gây tình trạng tiêu cực công việc ngời làm thủ trởng trở lên độc đoán, quyền, làm cho nhân viên cảm thấy căng thẳng khó chịu, không đợc thoải mái trình làm việc 1.2.4.2 Cơ cấu chức năng: Là cấu tổ chức dựa chuyên môn hóa theo chức công việc Những nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp đợc phân công, xắp xếp bố trí cho đơn vị sau riêng biệt từ hình thành cán lÃnh đạo đảm nhận chức định Cơ cấu đợc thể cụ thể theo sơ đồ sau: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnhNguyễn đạo chức Lớp Q9T1 Khoa QTKD LÃnh đạo chức m Văn Trang - Đại học Côngnăng Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` Sơ đồ 1.3- Sơ đồ cCơ cấu chức Trong cấu ta thấy ngời thừa hành nhiệm vơ ë cÊp díi nhËn mƯnh lƯnh trùc tiÕp tõ ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Bởi vai trò ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải phối hợp đợc ăn khớp ngời lÃnh đạo với nhau, đảm bảo đợc thống đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn trái ngợc Cơ cấu khai thác tốt cấu đội ngũ chuyên gia giúp cho ngời lÃnh đạo đạo đợc chuyên môn nghiệp vụ quản lý đợc tốt 1.2.4.3 Cơ cấu trực tuyến chức năng: Là loại hình cấu kết hợp hai loại hình cấu trực tuyến cấu chức năng, hình thành cấu mang tính liên hợp Cơ cấu đợc vận hành theo sơ đồ sau: Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp ` LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến LÃnh ®¹o tuyÕn n L·nh ®¹o tuyÕn L·nh ®¹o tuyÕn m LÃnh đạo đơn vị LÃnh đạo đơn vị n LÃnh đạo đơn vị LÃnh đạo đơn vị m Sơ đồ 1.4- Sơ đồ Ccơ cấu trực tuyến chức Theo cấu ta thấy: Các lÃnh đạo chức năng, lÃnh đạo tuyến đóng vai trò tham mu để lÃnh đạo doanh nghiệp định đồng thời kịp thời kiểm tra đôn đốc đơn vị thực định doanh nghiệp LÃnh đạo doanh nghiệp toàn quyền định mặt hoạt động doanh n0ghiệp, đơn vị sở nhận mệnh lệnh thức từ lÃnh đạo doanh nghiệp ý kiến lÃnh đạo chức lÃnh đạo tuyến phận së s¶n xt mang tÝnh chÊt t vÊn vỊ nghiƯp vụ Kiểu cấu tổ chức tận dụng đợc u điểm khắc phục đợc nhợc điểm kiểu cấu đợc ¸p dơng rÊt réng r·i vµ phỉ biÕn nhÊt lµ hệ thống có quy mô quản lý lớn phức tạp Tuy nhiên việc thực cấu phải đòi hỏi lÃnh đạo phải động phải trực tiếp giải nhiều vấn đề chẳng hạn nh: Nếu tổ chức lớn, chuyên môn hóa chức sâu dẫn đến tổ chức có nhiều phận chức năng, ngời quản lý phân chia nhiệm vụ để dễ quản lý phận chức cho có hiệu 1.2.4.4.Cơ cấu ma trận: Là loại hình cấu bên cạnh tuyến phận chức cấu có hình thành nên chơng trình dự án để thực mục tiêu lớn quan trọng Theo cấu ngời ta phân chức theo phơng hớng ngang dự án chức theo phơng hớng dọc đơn vị lÃnh đạo dự án trực tiếp giải vấn đề: Làm gì? làm nh nào? làm cho ai? Cơ cấu đợc vận hành nh sau: LÃnh đạo doanh nghiệp Nguyễn Văn Trang Lớp Q9T1 Khoa QTKD - Đại học Công Đoàn LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo tuyến n LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo tuyến m