Mở đầu Nền kinh tế nớc ta đà chuyển từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trờng có quản lý Nhà nớc từ nhiều năm nay, nhiên, công tác quản lý hành tổ chức, doanh nghiệp nhiều bất cập Mục tiêu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tồn phát triển Điều phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động khối văn phòng doanh nghiệp Điều đáng nói chế tập trung bao cấp trớc đây, Nhà nớc đà ôm đồm, thâu tóm mäi qun lùc tay, x©y dùng mét hƯ thèng hành quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh phơng tiện để quản lý kinh tế, tách rời với môi trờng, đà làm mÊt ®i tÝnh chđ ®éng cđa doanh nghiƯp lÜnh vực sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp Nhà nớc Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc hành doanh nghiệp Nhà nớc t nhân đà đợc cải cách đáng kể Trong trình cạnh tranh để tồn phát triển trớc xu nay, vấn đề đặt cho doanh nghiệp cần xác lập củng cố vị trí thị trờng không chiến lợc sản xuất kinh doanh mà cách thức quản lý thích hợp hiệu quả, có khả thích ứng cao nhằm theo đuổi tốt mục tiêu đối mặt với môi trờng cạnh tranh khắc nghiệt, mà điều đợc tiến hành thông suốt hiệu nhờ có máy giúp việc văn phòng Điều đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn nhận hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh ôsin chạy việc vặt, mà phải coi trọng công việc văn phòng quan tâm tới việc đào tạo cán văn phòng theo hớng có hiệu hơn, tích cực phù hợp với yêu cầu kinh tế thị trờng Là doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy Xây dựng 451 phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm Công ty nằm tình hình chung đất nớc vừa phải giữ vững mở rộng thị trờng chiến lợc sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập cấu - 1- văn phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu giúp cho việc hoạch định sách, chiến lợc đa định quản lý cách đắn, kịp thời nhằm hỗ trợ phát triển hoạt động Đứng trớc hoàn cảnh thực tế đó, Ban LÃnh đạo Công ty đà nỗ lực cải cách, thực nâng cao hiệu hoạt động công tác quản trị hành văn phòng Công ty để bớc phù hợp với kinh tế thị trờng, tăng khả cạnh tranh nhằm đạt tốt mục tiêu đề Sau thời gian đợc tiếp cận thực tiễn Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 với việc nghiên cứu sở lý thuyết vấn đề quản trị hành văn phòng doanh nghiệp, em đà chọn đề tài để làm Luận văn tốt nghiệp Qua em xin nêu số kiến nghị nhằm nâng cao chất lợng hoạt động phòng Hành Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động ngày có hiệu hơn, hớng tới văn phòng đại Tuy nhiên, thời gian thực tập lợng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắn luận văn nhiều thiếu sót, em mong nhận đợc giúp đỡ ý kiến nhận xét thầy cô giáo để viết hoàn chỉnh Ngoài phần Mở đầu Kết luận, Luận văn gồm có phần : Phần Cơ sở lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng Phần Thực trạng hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Phần Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1 Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy hớng dẫn Nguyễn Thanh Hải Công ty Lắp máy Xây dựng 45-1, đặc biệt Trởng phòng Hành Quản trị Phạm Minh Châu đà nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn - 2- - 3- Phần Cơ sở lý luận chung văn phòng hoạt động văn phòng I Một số sở lý luận chung văn phòng : Có nhiều cách hiểu văn phòng khác Tuy nhiên, dù hiểu khía cạnh góc độ văn phòng quan, tổ chức, đơn vị có đặc điểm tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào lĩnh vực mà đơn vị, tổ chức hoạt động Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ trởng quản lý, điều hành công việc quan; phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với quan, đơn vị khác Ngoài ra, văn phòng góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung toàn đơn vị Nh vậy, văn phòng vừa nhớ thủ trởng, Ban lÃnh đạo, vừa tai , mắt mặt quan, đơn vị Làm tốt công tác hành văn phòng có ý nghĩa định hiệu công việc lÃnh đạo nh cán viên chức toàn quan, đơn vị Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm tác nghiệp đầu vào đầu với tính chất đặc thù định : - Đầu vào hoạt động trợ giúp lÃnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn nguồn thông tin lĩnh vực trị, kinh tế, xà hội, hành chính, môi trờng v.v theo phơng án khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động quan, tổ chức Đó nội dung hoạt động đặc thù công tác văn phòng - Đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội từ bên quan, tổ chức theo yêu cầu lÃnh đạo Toàn hoạt động góp phần trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin trình quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức, đạt tới mục tiêu mong đợi - 4- trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm yếu tố vật chất hữu nh nhà cưa, xe cé, trang thiÕt bÞ, ngêi v.v phục vụ cho hoạt động tiến tới mục tiêu nó, góp phần đắc lực vào trình vận hành đạt tới mục tiêu chung toàn quan, tổ chức Còn trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu phục vụ cho trình tổ chức, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin, giấy tờ hoạt động quan, tổ chức, đến việc xử lý thông tin phục vụ cho lÃnh đạo Tuy nhiên, hoạt động diễn không giới hạn phạm vi nội văn phòng, mà toàn quan, tổ chức liên quan đến vòng quay hồ sơ, văn bản, từ hình thành giải xong công việc Tóm lại, văn phòng máy giúp việc quan, tổ chức, nơi giao tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo sử dụng hồ sơ công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lÃnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật khác cho hoạt động chung quan, tổ chức Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò văn phòng đợc thể ®iĨm sau : - Gióp l·nh ®¹o ho¹t ®éng cã chơng trình, kế hoạch, tránh công việc mang tính vụ không đáng có; tập trung vào công việc chính, quan trọng; đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu - Giúp lÃnh đạo việc điều hoà phối hợp công việc chung đơn vị, bảo đảm hoạt động đồng bộ, liên tục thống - Bảo đảm hoạt động toàn quan, tổ chức đợc thông suốt, đạt hiệu cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng - Giữ đợc vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với khách hàng với quan, tổ chức khác - 5- Tùy theo quy mô tổ chức tính chất hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau, nhng dù đợc tổ chức theo cách văn phòng có chức : Tham mu tổng hợp hỗ trợ hậu cần Chức tham mu tổng hợp : Thực chức tham mu tổng hợp, văn phòng tiến hành hoạt động có nội dung nhiều mặt có tính chất tổng hợp việc tham vấn mặt tổ chức, điều hành công việc lÃnh đạo, đạo tổ chức trình làm việc lÃnh đạo quan, tổ chức Nh vậy, tham mu bao hàm nội dung tham vấn, tổng hợp thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc tách bạch hai nội dung không cần thiết, nhiều trờng hợp thực đợc dÉn tíi sù phiÕn diƯn, chđ quan viƯc định quản lý Có thể thấy, hoạt động quan, tổ chức diễn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác có tính chủ quan khách quan Muốn có đợc định đắn, khoa học, ngời lÃnh đạo dựa vào ý chí chủ quan mình, mà phải xét tới yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thông thờng phần lớn đợc thực phận văn phòng Hoạt động mang tính tham vấn chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lÃnh đạo lựa chọn định tối u Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc Nh vậy, tham mu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mu - 6- Chức hậu cần : Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài v.v yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc quan, tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu Chúng phải đợc quản lý, xếp, phân phối không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, tổ chức Đó chức hậu cần văn phòng, hoạt động có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Nguyên tắc hoạt động phải áp dụng phơng thức quản lý cho với chi phí thấp mà đạt đợc hiệu cao Nói chung, văn phòng đầu mối giúp lÃnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn phận văn phòng quan, tổ chức Từ chức chung, tổ chức, ngời ta phân chia thành chức cụ thể, chi tiết Những chức cụ thể lại gắn với điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Trên sở chức chung, văn phòng, ta xác định nhiệm vụ chủ yếu văn phòng nh sau : - Xây dựng chơng trình tổ chức thực chơng trình - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin - Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp quan, tổ chức công tác th từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác, nh với cá nhân nói chung - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng bản; sửa chữa, quản lý sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc quan; đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan - Thực nhiệm vụ t vấn văn cho thủ trởng chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - 7- - X©y dùng, cđng cè tỉ chøc bé máy văn phòng - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật t, an toàn quan; tổ chức phục vụ họp, lễ nghi khánh tiết; thực công tác lễ tân, tiếp khách khoa học văn minh - Thờng xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cán viên chức (các quản trị viên ) văn phòng, bớc đại hoá công tác hành văn phòng; đạo hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho cấp văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn cần thiết Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trởng Thủ trởng văn phòng (chánh, phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý văn phòng chịu trách nhiệm pháp lý trớc thủ trởng quan Tuy nhiên, số vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trơng, nhiệm vụ, chơng trình công tác, báo cáo tình hình thực nhiệm vụ hàng năm, tháng; thành lập giải thể phận thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v nên tiến hành theo chế độ tập thể lÃnh đạo, định theo đa số, cá nhân phụ trách Tuỳ theo quy mô, tính chất đặc điểm hoạt động tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp Chánh văn phòng ngời lÃnh đạo cao văn phòng, trực tiếp đạo công việc cho phó chánh văn phòng nhân viên khác Thờng có phó chánh văn phòng, ngời chịu trách nhiệm hành chính, ngời chuyên quản trị Hiệu công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều có ý nghĩa định thành công hoạt động quan, tổ chức, lẽ : văn phòng giải phóng cho lÃnh đạo khỏi tình trạng vụ không đáng có, tập trung vào công việc chính, quan trọng, đạo điều hành công việc khoa học có kết hơn; bảo đảm hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động toàn quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với cá nhân, với quan, tổ chức khác - 8- - 9- II Các hoạt động văn phòng : Trong văn phòng thờng có bé phËn chÝnh : thu thËp – xư lý th«ng tin, văn th - lu trữ quản trị Thông tin chất liệu hoạt động quan Thông tin nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý Nhiều thông tin tạo thành liệu Dữ liệu nguồn thông tin xuất trình hoạt động máy quản lý; nội dung phản ánh hoạt động khách thể quản lý, đợc thể dới dạng số, báo cáo, hình ảnh Thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với Thông tin đầu quan thông tin đầu vào quan khác, phận quan Mỗi phận lại có hoạt động tác nghiệp khác Các hoạt động tác nghiệp chia thành số dạng hoạt động sau : Hoạt động thông tin : Hoạt động thông tin đợc chia thành hoạt động chủ đạo bao gồm : thu thập, xử lý truyền đạt thông tin Các tác nghiệp cụ thể : - Theo dõi tình hình hoạt động quan việc thực định, mệnh lệnh lÃnh đạo quan Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình để làm sở phân tích thuận lợi, khó khăn, kết đạt đợc Từ lÃnh đạo quan có kế hoạch, định - Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác Giúp lÃnh đạo văn phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng quan Chuẩn bị nội dung họp; soạn thảo văn diễn văn; rà soát, biên tập văn phận khác soạn thảo trình thủ trởng quan ký - Tham dự họp lÃnh đạo quan bàn nội dung thuộc phạm vi đợc phân công theo dõi Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý ( theo phạm vi đợc phân công ) - 10 -