Hoạt động quản lý các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vừa cho biết tình hình hoạt động sản xuất kinh doan
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, kế toán trở thành công cụ quản lý không thể thiếu cho doanh nghiệp, giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và phát triển hiệu quả Quản lý các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán là phần quan trọng trong kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hoạt động này không chỉ phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh mà còn thể hiện tình hình tài chính và quản lý công nợ với khách hàng và nhà cung cấp Do đó, tổ chức kế toán phải thu và phải trả một cách hiệu quả sẽ góp phần làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Việc tổ chức kế toán hợp lý là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển bền vững của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào Doanh nghiệp thường xuyên tương tác với nhiều đối tác thông qua các giao dịch hàng hóa và dịch vụ Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, công tác kế toán phải thu - phải trả đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Nemi chuyên thương mại và phân phối đồ gia dụng tại Việt Nam, trong đó quản lý nguồn vốn và công nợ là yếu tố quan trọng giúp phát triển kinh doanh Việc hoàn thiện kế toán phải thu và phải trả sẽ nâng cao quy trình quản lý tài chính, đồng thời tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản và nợ của công ty.
Dựa trên kiến thức đã học và sự hướng dẫn của TS Nguyễn Thị Diệu Linh, tôi đã chọn đề tài "Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Nemi" cho khóa luận tốt nghiệp Tôi tin rằng việc hoàn thiện các quy trình kế toán này sẽ đóng góp quan trọng vào sự phát triển bền vững của Công ty Cổ phần Nemi.
Tổng quan nghiên cứu
Quản lý khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán là một yếu tố quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp bán lẻ và cung cấp dịch vụ Các khoản này thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài chính của doanh nghiệp, do đó, việc xây dựng hệ thống quản lý kế toán hiệu quả là cần thiết Mặc dù đây không phải là một chủ đề mới, nhưng hiện tại có rất ít nghiên cứu chi tiết về vấn đề này.
Tác giả Nguyễn Thị Cẩm Nhung (2020) đã khái quát cơ sở lý luận kế toán phải thu và phải trả tại doanh nghiệp trong đề tài “Kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Công ty TNHH đầu tư và thương mại Thanh Phương” Tuy nhiên, bài viết chưa đề cập đến tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc thu hồi nợ từ khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp, điều này rất cần thiết để hiểu rõ hơn về khoản mục này trong nghiên cứu và áp dụng thực tiễn Mặc dù tác giả đã phân tích và đề xuất một số giải pháp cải thiện quy trình kế toán, nhưng phân tích vẫn còn thiếu sót và mang tính lý thuyết hơn thực tế Do đó, các giải pháp đưa ra chỉ mang tính khái quát và chưa được nghiên cứu một cách sâu sắc.
Tác giả Nguyễn Việt Hoa (2021) đã phân tích các khái niệm cơ bản liên quan đến kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán trong nghiên cứu về "Hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Nhà và Đô thị Viễn Đông" Mặc dù tác giả đưa ra các giải pháp cải thiện tổ chức kế toán thanh toán, nhưng bài viết còn thiếu sót trong việc phân tích hình thức kế toán Quan điểm của tác giả chỉ phản ánh một phần tình hình hoạt động của công ty, dẫn đến các giải pháp đề xuất chưa hoàn thiện và chỉ phù hợp với doanh nghiệp xây dựng, không áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác.
Trong nghiên cứu này, tác giả sẽ làm rõ các cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán trong doanh nghiệp Tác giả sẽ phân tích nguyên tắc, quy trình kế toán, chứng từ và tài khoản liên quan, cùng với các trường hợp cụ thể tại công ty Cổ phần Nemi Đồng thời, tác giả
Mục tiêu nghiên cứu
Xây dựng một hệ thống cơ sở lý luận vững chắc về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả người cung cấp là rất quan trọng trong doanh nghiệp Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Nemi
Để nâng cao hiệu quả kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần Nemi, cần đề xuất một số giải pháp cụ thể Trước hết, công ty nên cải tiến quy trình ghi nhận và theo dõi các giao dịch thanh toán để đảm bảo tính chính xác và kịp thời Bên cạnh đó, việc áp dụng phần mềm kế toán hiện đại sẽ hỗ trợ trong việc quản lý dữ liệu và tự động hóa các báo cáo tài chính Cuối cùng, công ty cần tổ chức đào tạo cho nhân viên kế toán về các quy định và quy trình mới nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và giảm thiểu sai sót trong công việc.
Phương pháp nghiên cứu
- Các phương pháp kế toán (phương pháp chứng từ, phương thức tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối)
- Phương pháp thống kê so sánh
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu kế thừa thành tựu
Kết cấu của khóa luận
Nội dung bài khóa luận gồm có 3 phần chính như sau:
- Chương 1: Lý luận chung về kế toán phải thu khách hàng, kế toán phải trả người bán trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng – phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Nemi
- Chương 3: Một số giải pháp để hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng – phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Nemi.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI DOANH NGHIỆP
Lý luận chung về các khoản phải thu và khoản nợ phải trả
1.1.1 Các khoản phải thu a) Khái niệm
Phải thu là số tiền mà doanh nghiệp dự kiến thu hồi từ khách hàng và các bên liên quan Trong quá trình mua sắm vật tư, doanh nghiệp thường phải ứng trước
Khoản phải thu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Nó cũng liên quan đến các trường hợp chiếm dụng vốn mà doanh nghiệp có quyền thu hồi Những tài sản này xuất hiện từ các hoạt động kinh doanh với đối tác Việc phân loại nợ phải thu là cần thiết để quản lý tài sản hiệu quả.
Các khoản phải thu được quản lý chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng và loại nguyên tệ, cùng với các yếu tố khác phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp Để dễ dàng theo dõi, các khoản nợ phải thu có thể được phân loại theo đối tượng thu và thời gian thu hồi.
Phân loại theo đối tượng thu
Theo đối tượng thu, có thể phân loại các khoản phải thu thành các nhóm như sau:
- Khoản phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nhưng chưa nhận được thanh toán Nó bao gồm các khoản phải thu thương mại từ việc phát vụ, thanh lý, và nhượng bán tài sản giữa doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết Khoản phải thu này cũng bao gồm tiền bán hàng xuất khẩu qua bên nhận ủy thác Về bản chất, khoản phải thu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp, do đó cần được kiểm soát chặt chẽ và có biện pháp thu hồi kịp thời.
Trả trước cho người bán là khoản tiền doanh nghiệp đặt trước nhằm nhận hàng và hưởng chiết khấu từ nhà cung cấp Hình thức này cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo nhận được hàng trong bối cảnh thị trường khan hiếm, khi có nhiều đối tượng muốn mua Tuy nhiên, thực tế cho thấy ít doanh nghiệp thực hiện việc đặt tiền hàng trước và thường có xu hướng chiếm dụng vốn của đối tác hơn.
Trong doanh nghiệp có cấu trúc phân cấp, việc quản lý tài chính và kế toán thường phát sinh các khoản vốn và kinh phí được cấp cho các cấp dưới Điều này bao gồm các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dưới, cùng với các khoản tài chính khác liên quan.
- Các khoản phải thu khác:
Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, như:
+ Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chua
+ Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại, các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao uỷ thác
+ Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, phải bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý…
Phân loại các khoản phải thu theo thời gian
Theo thời hạn thu, các khoản phải thu được phân loại thành khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn
- Các khoản phải thu ngắn hạn
Chỉ tiêu tổng hợp này phản ánh toàn bộ giá trị của các khoản phải thu ngắn hạn, có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường Giá trị này được xác định tại thời điểm báo cáo, sau khi đã trừ đi dự phòng cho các khoản phải thu ngắn hạn khó đòi.
- Các khoản phải thu ngắn hạn bao gồm:
Phải thu ngắn hạn của khách hàng là số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng, với thời hạn thu hồi không vượt quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
Trả trước cho người bán ngắn hạn là số tiền đã thanh toán cho người bán trong vòng 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường để mua tài sản, nhưng tài sản chưa được nhận tại thời điểm báo cáo.
Phải thu nội bộ ngắn hạn đề cập đến các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, cũng như giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong mối quan hệ thanh toán.
Phải thu theo tiến độ hợp đồng xây dựng phản ánh sự chênh lệch giữa tổng doanh thu ghi nhận lũy kế từ công việc đã hoàn thành và tổng số tiền khách hàng phải thanh toán theo kế hoạch Sự chênh lệch này cần được theo dõi đến cuối kỳ báo cáo của các hợp đồng xây dựng dở dang.
Phải thu về cho vay ngắn hạn là các khoản cho vay có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng, không bao gồm các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn Điều này bao gồm các khoản vay bằng khế ước và hợp đồng vay giữa hai bên, phản ánh tình hình tài chính trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
Phải thu ngắn hạn khác là các khoản phải thu có thời gian thu hồi không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo Điều này bao gồm các khoản như phải thu về các khoản đã chi hộ, tiền lãi, cổ tức được chia, các khoản tạm ứng, cầm cố, ký cược, ký quỹ, và cho mượn tạm thời mà doanh nghiệp được phép thực hiện.
+ Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi: phản ánh khoản dự phòng cho các khoản phải thu ngắn hạn khó đòi tại thời điểm báo cáo
+ Tài sản thiếu chờ xử lý: phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý
- Các khoản phải thu dài hạn
Chỉ tiêu tổng hợp này thể hiện toàn bộ giá trị của các khoản phải thu có thời hạn thu hồi trên 12 tháng hoặc vượt qua một chu kỳ sản xuất, kinh doanh tại thời điểm báo cáo.
- Các khoản phải thu dài hạn bao gồm:
Phải thu dài hạn của khách hàng là số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng, có thời gian thu hồi kéo dài trên 12 tháng hoặc vượt quá một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
Lý luận chung về nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả người bán
1.2.1 Nợ phải thu khách hàng a) Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu khách hàng Để hạch toán khoản phải thu khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng" Các khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi và ghi chép từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa, nhận dịch vụ, đầu tư tài chính, TSCĐ và bất động sản đầu tư Kế toán cần phân loại các khoản nợ và xác định số trích lập dự phòng cho khoản nợ khó đòi hoặc không thu hồi được, cũng như có biện pháp xử lý đối với khoản nợ không đòi được Trong doanh nghiệp thương mại khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn, nhiều rủi ro vì vậy để dễ dàng cho việc theo dõi, quản lý, việc ghi nhận khoản phải thu phải tuân theo một số nguyên tắc theo quy định tại Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp liên quan đến mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, cũng như các tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu liên quan đến tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc phân loại này giúp xác định số trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không thể thu hồi.
Trong quan hệ thương mại, nếu sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hoặc trả lại hàng hóa đã nhận.
Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại ngoại tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, việc thực hiện cần tuân theo nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (bên Có tài khoản 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cho từng khách nợ cụ thể Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế sẽ được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền từ người mua, kế toán cũng cần tuân thủ quy định tương ứng.
131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước;
Doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo quy định pháp luật tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Tỷ giá để đánh giá khoản phải thu là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định Nếu có nhiều khoản phải thu và ngân hàng, doanh nghiệp có thể chọn tỷ giá mua từ một trong các ngân hàng thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng để đánh giá lại các khoản phải thu từ giao dịch nội bộ, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
Chứng từ để kế toán căn cứ ghi chép vào tài khoản “Phải thu khách hàng":
Hợp đồng mua bán là thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, trong đó bên bán chuyển giao hàng hóa cùng quyền sở hữu cho bên mua Bên mua có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán theo thời gian, địa điểm và phương thức đã được thỏa thuận trong hợp đồng, đặc biệt đối với các giao dịch lớn hoặc giao dịch một lần.
- Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập: Hoá đơn
GTGT là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ cho bên mua, theo quy định pháp luật Hành động này thường được gọi là "xuất hoá đơn" Hoá đơn này do Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ Các hình thức thể hiện hoá đơn rất đa dạng.
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ Các hóa đơn này được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử cùng các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn được các tổ chức in theo mẫu để phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có thể đặt in hóa đơn theo mẫu để cấp và bán cho các tổ chức hoặc hộ cá nhân.
- Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có
Phiếu thu là chứng từ kế toán quan trọng ghi nhận các giao dịch thu tiền và quản lý quỹ, đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho mọi khoản tiền nhập quỹ Để hợp lệ, phiếu thu cần chứa thông tin như tên đối tác, ngày giao dịch, số tiền thu, cùng với chữ ký xác nhận của cả người nộp và người thu.
Các hình thức kế toán
Theo Điều 3, khoản 7 của Luật Kế toán 2015, hình thức kế toán bao gồm các mẫu sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi sổ, cùng với mối liên hệ giữa các sổ kế toán Mục đích là để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính theo quy trình và phương pháp nhất định.
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì hình thức sổ kế toán bao gồm có các hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
Mỗi hình thức kế toán đều có quy định riêng về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đều cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau khi ghi chép, số liệu từ sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để cập nhật Sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
- Công việc hàng ngày của kế toán:
Các chứng từ đã được kiểm tra là cơ sở để ghi sổ kế toán Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dữ liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Nếu đơn vị sở hữu sổ và thẻ kế toán chi tiết, cần ghi chép vào các sổ kế toán liên quan Trong trường hợp có sổ Nhật ký đặc biệt, thông tin cũng phải được ghi vào đó và sau đó tổng hợp từ từng sổ để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, kế toán cần thực hiện các công việc quan trọng như cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, các số liệu này phải khớp với sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung phải bằng nhau Hơn nữa, sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung cũng cần được tuân thủ để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán.
Sơ đồ 1 4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(Nguồn: Dựa trên TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.) Ghi chú:
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ này là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Trình tự ghi sổ là yếu tố quan trọng trong quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính.
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có để tiến hành ghi chép.
Sổ Nhật ký và Sổ Cái là hai công cụ quan trọng trong kế toán, nơi mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại được ghi trên một dòng Bảng tổng hợp này thường được lập cho các chứng từ phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc theo định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi hoàn tất việc ghi chép vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, các chứng từ và bảng tổng hợp sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Vào cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ chứng từ và số liệu từ Sổ Nhật ký – Sổ Cái cùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết Họ sẽ cộng số liệu phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa trên số phát sinh từ các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền trong cột "Phát sinh" của phần Nhật ký được tính bằng tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản và cũng bằng tổng số phát sinh Có của tất cả các Tài khoản.
Phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái
Sau khi khóa sổ, số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết” sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu này khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính (BCTC) Đồng thời, sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái cũng cần được thực hiện đúng
1.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục theo tháng hoặc năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và phải kèm theo chứng từ kế toán liên quan Trước khi thực hiện ghi sổ, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng phê duyệt.
Một số vấn đề về tỷ giá hối đoái
1.4.1 Quy định về tỷ giá hối đoái và chênh lệch tỉ giá hối đoái a) Các trường hợp chênh lệch tỷ giá hối đoái
Trong quá trình mua bán, trao đổi và thanh toán các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, cần lưu ý đến chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện Đồng thời, việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính cũng rất quan trọng, nhằm xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện.
Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam b) Các loại tỷ giá sử dụng trong kế toán
Các doanh nghiệp có hoạt động kinh tế bằng ngoại tệ cần ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC) theo một đơn vị tiền tệ thống nhất, đó là Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ kế toán Việc chuyển đổi ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán phải dựa trên các tiêu chí cụ thể.
- Tỷ giá giao dịch thực tế
- Tỷ giá ghi sổ kế toán c) Nguyên tắc xác định các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
Các tài sản được thu hồi bằng ngoại tệ hoặc các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ được gọi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ Những khoản mục này có thể bao gồm nhiều loại tài sản khác nhau.
Tiền mặt, các khoản tương đương tiền, tiền gửi có kỳ hạn bằng ngoại tệ;
Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ, ngoại trừ:
Các khoản trả trước cho người bán và chi phí trả trước bằng ngoại tệ sẽ được xem là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ nếu có bằng chứng chắc chắn rằng người bán không thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, và doanh nghiệp sẽ nhận lại các khoản này.
Các khoản tiền người mua trả trước và doanh thu nhận trước bằng ngoại tệ được xem là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi doanh nghiệp không thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và phải hoàn trả lại cho người mua.
Các khoản đi vay, cho vay dưới mọi hình thức được quyền thu hồi hoặc có nghĩa vụ hoàn trả bằng ngoại tệ
Các khoản đặt cọc, ký cược, ký quỹ được quyền nhận lại bằng ngoại tệ; Các khoản nhận ký cược, ký quỹ phải hoàn trả bằng ngoại tệ
1.4.2 Nguyên tắc kế toán chênh lệch tỷ giá
Doanh nghiệp cần theo dõi nguyên tệ trong sổ kế toán chi tiết cho các tài khoản như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu và các khoản phải trả.
Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đều được ghi nhận ngay vào doanh thu hoặc chi phí tài chính tại thời điểm phát sinh Đối với các doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn và thực hiện dự án trọng điểm quốc gia, chênh lệch tỷ giá trước khi hoạt động sẽ được tập hợp vào TK 413 và phân bổ dần vào doanh thu hoặc chi phí tài chính khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Khoản lỗ tỷ giá lũy kế trước hoạt động được phân bổ trực tiếp từ tài khoản 413 vào chi phí tài chính, mà không thông qua tài khoản 242 - chi phí trả trước.
Khoản lãi tỷ giá lũy kế trong giai đoạn trước sẽ được phân bổ trực tiếp từ tài khoản 413 vào doanh thu hoạt động tài chính, mà không cần thực hiện kết chuyển.
TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện;
Thời gian phân bổ thực hiện theo quy định pháp luật đối với doanh nghiệp Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ Đặc biệt, khoản lỗ tỷ giá tối thiểu trong từng kỳ phải không nhỏ hơn lợi nhuận trước thuế trước khi thực hiện phân bổ lỗ tỷ giá Sau khi phân bổ lỗ tỷ giá, lợi nhuận trước thuế sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, tuân thủ quy định pháp luật Đối với các doanh nghiệp đã áp dụng công cụ tài chính để phòng ngừa rủi ro hối đoái, việc đánh giá lại các khoản vay và nợ phải trả có gốc ngoại tệ đã sử dụng công cụ này là không cần thiết.
+ Doanh nghiệp không được vốn hóa các khoản chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang
1.4.3 Kết cấu tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
TK 413 - “Chênh Lệch Tỷ Giá Hối Đoái "
- Lỗ tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ;
Lỗ tỷ giá trong giai đoạn trước khi doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ thực hiện các dự án và công trình trọng điểm quốc gia có vai trò quan trọng trong việc ổn định kinh tế vĩ mô, đảm bảo an ninh và quốc phòng.
- Kết chuyển lãi tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính;
- Lãi tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ;
Lãi tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ có ảnh hưởng lớn đến các dự án, công trình trọng điểm quốc gia Những dự án này không chỉ góp phần ổn định kinh tế vĩ mô mà còn đảm bảo an ninh và quốc phòng.
- Kết chuyển lỗ tỷ giá vào chi phí tài chính;
Số dư bên Nợ phản ánh lỗ tỷ giá trong giai đoạn trước khi doanh nghiệp hoạt động Doanh nghiệp này do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và thực hiện các dự án, công trình trọng điểm quốc gia nhằm ổn định kinh tế vĩ mô, an ninh và quốc phòng.
Số dư bên Có phản ánh lãi tỷ giá trong giai đoạn trước khi doanh nghiệp nhà nước 100% vốn thực hiện các dự án trọng điểm quốc gia, nhằm ổn định kinh tế vĩ mô và đảm bảo an ninh, quốc phòng.
- Sơ đồ Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái khi được thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ của HĐSXKD theo thông tư 200:
Sơ đồ 1 5 Sơ đồ Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái khi được thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ của HĐSXKD
(Nguồn: Dựa trên TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.)
- Sơ đồ Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái khi được thanh toán các khoản nợ trả phải thu bằng ngoại tệ của HĐSXKD theo thông tư 200
Sơ đồ 1 6: Sơ đồ Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái khi được thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ của HĐSXKD
(Nguồn: Dựa trên TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính.)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NEMI
Khái quát chung về công ty Cổ phần Nemi
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Nemi
Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Nemi
Tên giao dịch : NEMI JOINT STOCK COMPANY
Nơi đăng ký : Chi cục Thuế Quận Đống Đa Địa chỉ : VP 02 Tòa Thiên Nam Tower số 102 đường Trường
Chinh, Phường Phương Mai Điện thoại : 0815036789 Đại diện pháp luật : Nguyễn Thị Hồng Địa chỉ người ĐDPL : Tòa nhà Meco số 102 đường Trường Chinh-Phường
Phương Mai-Quận Đống Đa-Hà Nội Ngày cấp phép : 22/11/2021
Ngày bắt đầu hoạt động : 22/11/2021
Công ty Cổ phần Nemi là một doanh nghiệp mới thành lập, chuyên cung cấp sản phẩm đồ gia dụng và tiện ích cho gia đình Bắt đầu hoạt động trên nền tảng trực tuyến Google và Facebook từ cuối năm 2018, Nemi chọn Nhật Bản là thị trường đầu tiên Sau ba tháng, công ty mở rộng sang Hàn Quốc và Đài Loan, nhưng nhận thấy ba thị trường này quá nhỏ và chủ yếu phục vụ người Việt nhập cư, không đủ để phát triển Việc bán hàng trực tuyến gặp khó khăn do quản lý nhiều mã sản phẩm và ảnh hưởng của dịch Covid-19 làm hạn chế vận chuyển Thêm vào đó, chi phí vận hành cao và sự cạnh tranh từ các đối thủ phá giá thị trường đã khiến Nemi quyết định dừng hoạt động tại ba thị trường này vào tháng 3 năm 2020.
Sau khi rút khỏi ba thị trường trước đó, Nemi đã trải qua hơn một tháng khó khăn trước khi quyết định chọn Việt Nam làm thị trường mới Sự lựa chọn này dựa trên lợi thế của Việt Nam trong vận chuyển hàng hóa do vị trí địa lý giáp Trung Quốc, chi phí vận hành thấp và khả năng điều hành trực tiếp Vào cuối tháng 4 năm 2020, Nemi đã bắt đầu triển khai tại Việt Nam với 15 nhân sự, bao gồm cả 2 người sáng lập Sau hơn 2 năm hoạt động, công ty đã phát triển lên hơn 80 nhân sự và đạt được nhiều thành tựu đáng kể, bao gồm cả việc xây dựng khách hàng trung thành và doanh số ổn định.
2.1.2 Đặc điểm, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Nemi
Công ty Cổ phần Nemi chuyên nhập khẩu và phân phối đồ gia dụng cùng đồ dùng tiện ích từ Trung Quốc đến tay người tiêu dùng Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân cấp, với ban giám đốc đứng đầu và có quyền quyết định cao nhất.
Mô hình phân cấp đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra một cách thống nhất và đồng bộ, từ quy trình đặt hàng sản phẩm, kiểm tra chất lượng cho đến vận chuyển Các phòng ban trong công ty hỗ trợ lẫn nhau, giúp mọi hoạt động được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả nhất.
Sơ đồ 2 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Nemi
(Nguồn: Công ty Cổ phần Nemi)
Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy quản lý:
Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc đóng vai trò then chốt trong công ty, bao gồm việc lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh, quản lý tài chính, tuyển dụng và quản lý nhân sự Đồng thời, người này cũng đại diện cho công ty trong các vấn đề pháp lý với các tổ chức bên ngoài Ban Giám đốc có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh, đưa ra định hướng phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả kinh doanh tối ưu.
Phòng Kế toán là bộ phận thiết yếu trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ ghi chép, phân loại và kiểm soát các giao dịch tài chính Các chức năng chính của phòng Kế toán bao gồm lập báo cáo tài chính, thực hiện thủ tục thuế, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán, cũng như lập kế hoạch tài chính và cung cấp tư vấn cho doanh nghiệp.
Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc
Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng
Marketing cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp liên quan đến tài chính và kế toán là rất quan trọng Phòng kế toán không chỉ thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của lãnh đạo mà còn đóng góp vào sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp Các hoạt động của phòng kế toán giúp đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Phòng Kinh doanh là bộ phận quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với khách hàng nhằm tăng doanh số bán hàng Các hoạt động chính bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu, lập kế hoạch bán hàng, và thực hiện các chiến lược kinh doanh Phòng Kinh doanh cũng tham gia vào việc đàm phán hợp đồng, quảng bá sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đánh giá hiệu quả kinh doanh qua phân tích doanh số và chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng còn cung cấp báo cáo kinh doanh cho các bộ phận khác nhằm hỗ trợ quyết định điều chỉnh khi cần thiết.
Phòng Marketing có vai trò quan trọng trong việc quản lý và triển khai chiến lược tiếp thị, nhằm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, xây dựng thương hiệu và cải tiến hiệu quả hoạt động tiếp thị Các nhiệm vụ chính bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích dữ liệu khách hàng và đối thủ cạnh tranh để đưa ra dự đoán và chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tiếp thị, duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại, thực hiện các hoạt động quảng cáo, phát triển thương hiệu, và đo lường hiệu quả để điều chỉnh chiến lược tiếp thị, từ đó tăng doanh số bán hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty.
2.1.3 Đặc điểm bộ máy và chính sách kế toán tại Công ty Cổ phần Nemi
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty hiện tại tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung, với bộ máy kế toán duy nhất thực hiện toàn bộ các công việc từ thu nhận thông tin đến lập báo cáo tài chính Bộ phận kế toán chủ yếu thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, cập nhật hóa đơn và chứng từ vào phần mềm Cuối tháng, kế toán trưởng kiểm tra và cân đối số liệu để kê khai thuế cho cơ quan thuế cùng các giấy tờ liên quan Vào cuối năm tài chính, các kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và tất toán các tài khoản, giúp kế toán trưởng cập nhật số liệu báo cáo tài chính năm và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước.
Công việc kế toán yêu cầu sự đối chiếu chính xác số liệu giữa các kế toán viên dưới sự giám sát của kế toán trưởng, do đó, trách nhiệm của từng người là rất quan trọng Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 6 người: 1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp và 5 kế toán viên phụ trách các mảng như kế toán thuế, tiền lương, chi phí, kho và bán hàng Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp các kế toán viên, tổng hợp và xử lý thông tin kế toán từ họ Mỗi kế toán viên có nhiệm vụ quản lý, ghi chép và phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin kế toán của phần hành mình phụ trách.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Nemi
(Nguồn: Công ty Cổ phần Nemi)
Chức năng của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kế toán của tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp Họ thực hiện lập kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách và dòng tiền, đồng thời giám sát các hoạt động kế toán và lập báo cáo tài chính Kế toán trưởng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc ra quyết định về chiến lược tài chính, dự án đầu tư, cũng như cải thiện quy trình tài chính để tối ưu hóa lợi nhuận Họ cũng đảm bảo rằng các quy trình kế toán được thực hiện hiệu quả.
Kế toán thuế, tiền lương, chi phí, kho và bán hàng cần tuân thủ đúng quy định và thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất về kế toán Đồng thời, việc thực hiện kiểm toán nội bộ là cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán cũng như báo cáo thuế.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI
Mục tiêu phát triển trong tương lai của Công ty Cổ phần Nemi
Công ty Nemi đã thành công trong kinh doanh nhờ vào nền tảng năng lực sản xuất vững mạnh, đổi mới công nghệ, cải tiến mẫu mã sản phẩm và nâng cao quản lý Để duy trì sự phát triển bền vững, Nemi xác định rõ các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong chiến lược kinh doanh của mình.
Mục tiêu ngắn hạn của công ty Nemi bao gồm hoàn thành kế hoạch, phát triển mạng lưới khách hàng và tìm kiếm đối tác mới Công ty cũng tập trung vào việc ổn định cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động Đặc biệt, Nemi đang xây dựng kho riêng và mở rộng kinh doanh nhằm cung cấp sản phẩm tốt hơn và giảm chi phí sản xuất Đồng thời, Nemi cam kết giữ vững uy tín và chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, duy trì vị trí hàng đầu trong các dự án.
Công ty Nemi đặt mục tiêu dài hạn là mở rộng quy mô kinh doanh không chỉ tại các tỉnh miền Bắc mà còn hướng đến đối tượng khách hàng là khối văn phòng doanh nghiệp, nhằm tăng thị phần và doanh số Để đạt được mục tiêu này, Nemi sẽ tập trung nâng cao năng lực sản xuất, tìm kiếm đối tác mới và mở rộng hệ thống phân phối Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ tiếp tục cải tiến và đổi mới công nghệ, máy móc để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Công ty Nemi đã xác định các hướng phát triển cho phòng kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của công tác kế toán Các phương hướng này bao gồm nâng cao trình độ chuyên môn và tác phong làm việc của nhân viên, thực hiện đúng quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ, hoàn thiện bộ máy kế toán theo hướng chuyên môn hóa, và thiết lập các biện pháp kiểm soát và đối chiếu giữa các kế toán viên của các bộ phận nghiệp vụ khác nhau.
Công ty Nemi đang triển khai các chiến lược phát triển toàn diện và đa dạng nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn Để nâng cao vị thế cạnh tranh, Nemi sẽ tập trung vào nâng cao năng lực sản xuất, đổi mới công nghệ và mở rộng đối tượng khách hàng, từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường.