Khái quát về hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Khái niệm cơ bản
Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, đồng thời chuyển giao lợi ích và rủi ro cho khách hàng, thông qua việc thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Quá trình bán hàng có thể được chia thành hai giai đoạn chính.
Giai đoạn 1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để xuất giao sản phẩm hàng hóa cho khách hàng
Giai đoạn 2 của quy trình thanh toán là khi khách hàng thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận hóa đơn Doanh nghiệp sẽ thu được tiền, đủ để bù đắp chi phí sản xuất và đạt được lợi nhuận từ việc cung cấp sản phẩm Kết quả của hoạt động kinh doanh sẽ được phản ánh qua khả năng thu hồi vốn và lợi nhuận đạt được.
Kết quả hoạt động kinh doanh là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả sản xuất và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định, được thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ Mối quan hệ giữa bán hàng và kết quả kinh doanh là rất chặt chẽ, trong đó kết quả hoạt động kinh doanh chính là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp, còn bán hàng là phương thức để đạt được mục tiêu đó.
Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
a Các phương thức bán hàng
Chúng ta thường thấy hai phương thức bán hàng phổ biến là bán buôn và bán lẻ:
Bán buôn là hình thức cung cấp hàng hóa cho các tổ chức trung gian như doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc cửa hàng Hàng hóa trong bán buôn thường được mua với số lượng lớn và vẫn đang trong quá trình lưu thông, chưa được đưa vào thị trường tiêu dùng Giá bán buôn phụ thuộc vào số lượng hàng hóa, phương thức thanh toán và thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
Bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng
+ Bán buôn qua kho: Hàng hóa mua về nhập kho sau đó mới xuất bán và giao hàng cho bên mua qua các cách
Giao hàng tại kho là hình thức mà bên bán sẽ chuyển giao hàng hóa tại kho của mình, trong khi bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp Khi bên mua ký nhận hàng, bên bán sẽ ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán, đồng thời bên mua sẽ chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa.
Bên bán sẽ chuyển hàng từ kho của mình đến địa điểm mà bên mua đã chỉ định trong hợp đồng Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về hàng hóa cho đến khi bên mua chấp nhận và thanh toán Doanh thu bán hàng được ghi nhận tại thời điểm bên bán giao hàng, dựa trên số lượng thực tế đã giao và được bên mua xác nhận bằng cách ký vào hóa đơn bán hàng.
+ Bán buôn chuyển thẳng: Xét theo tính chất vận chuyển hàng hóa, hàng hóa được mua và bán lại ngay mà không cần nhập kho
(1) Vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Bên mua và bán hàng phải trực tiếp thanh toán tiền hàng Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu chịu thuế
Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán giúp doanh nghiệp trở thành tổ chức môi giới thương mại, từ đó doanh nghiệp có thể hưởng hoa hồng và chịu thuế trên doanh thu hoa hồng.
Bán lẻ trong kinh doanh là hình thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng cá nhân hoặc tổ chức với mục đích tiêu dùng nội bộ, chuyển hàng hóa từ khâu lưu thông sang khâu tiêu dùng Hình thức này đặc trưng bởi giá bán cố định và áp dụng chung trên thị trường, thường thực hiện với các đơn hàng nhỏ và mục đích cá nhân Để triển khai bán lẻ, các nhà bán hàng sử dụng nhiều phương thức như bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán trả góp, gửi bán đại lý và ký gửi hàng.
Bán lẻ thu tiền tập trung là mô hình trong đó nghiệp vụ thu tiền và giao hàng được phân tách rõ ràng Tại mỗi quầy hàng, nhân viên thu tiền sẽ chịu trách nhiệm thu tiền từ khách hàng, đồng thời viết hóa đơn và tích kê để khách hàng có thể nhận hàng tại quầy một cách thuận tiện.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng Nhân viên sẽ kiểm kê số lượng hàng hóa tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca và trong ngày, từ đó lập báo cáo bán hàng.
Gửi bán đại lý và ký gửi hàng hóa là chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng kênh phân phối, đưa sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng Phương thức này không chỉ tăng cường sự hiện diện của hàng hóa trên thị trường mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán và giao dịch.
Trong thời đại công nghệ tiên tiến, doanh nghiệp ngày càng áp dụng nhiều hình thức thanh toán để thuận lợi cho khách hàng và tối ưu hóa quy trình thu tiền Điều này mang lại sự nhanh chóng và tiện lợi trong việc thanh toán Hai hình thức thanh toán phổ biến hiện nay là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt là phương thức mà khách hàng thanh toán ngay cho nhà cung cấp tại thời điểm giao hàng hoặc khi mua sắm tại cửa hàng Hình thức này rất phổ biến trong các giao dịch nhỏ lẻ, đặc biệt khi giá trị sản phẩm thấp.
Thanh toán bằng chuyển khoản là phương thức mà khách hàng chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của mình sang tài khoản của nhà cung cấp để thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ Hình thức này rất phổ biến trong các giao dịch lớn với giá trị cao, giúp giảm thiểu rủi ro so với việc sử dụng tiền mặt.
Cả hai hình thức thanh toán, tiền mặt và chuyển khoản, đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Thanh toán bằng tiền mặt giúp tránh rủi ro mất mát tiền tệ trong giao dịch, nhưng gặp khó khăn trong việc xác định tính chính xác và minh bạch Ngược lại, thanh toán qua chuyển khoản mang lại tính chính xác cao và tiện lợi, nhưng có khả năng xảy ra rủi ro về thất thoát tiền tệ hoặc sai sót trong quá trình chuyển khoản.
Thanh toán bằng séc là một phương thức thanh toán phổ biến trong kinh doanh, trong đó người mua viết séc cho người bán với số tiền tương ứng giá trị hàng
Nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
a, Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chủ yếu tập trung vào việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động bán hàng cũng như kết quả kinh doanh.
Thông qua thông tin về hoạt động bán hàng và kinh doanh, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ tiêu thụ, phát hiện sai sót trong quản lý và luân chuyển hàng hóa, từ đó đề ra biện pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh Để kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phát huy hiệu quả, cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.
Ghi chép đầy đủ và kịp thời về khối lượng thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ bán ra, cũng như tiêu thụ nội bộ, là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn hàng xuất bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác giúp xác định chính xác kết quả bán hàng.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận là rất quan trọng Đồng thời, cần đảm bảo phân phối lợi nhuận hợp lý, tuân thủ kỷ luật thanh toán và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng Điều này giúp doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định chiến lược để cải thiện lợi nhuận Các số liệu từ kế toán bán hàng cung cấp thông tin chi tiết về doanh số, giá thành sản phẩm, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi và khách hàng trung thành Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định thông minh nhằm tăng cường lợi nhuận và giữ chân khách hàng Việc phân tích các số liệu này giúp doanh nghiệp nhận diện thách thức và cơ hội trên thị trường, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đạt được mục tiêu lớn hơn.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
a, Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã và sẽ nhận được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường Doanh thu này góp phần tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, nhưng không bao gồm các khoản đóng góp từ các chủ sở hữu.
+ Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu thì không được tính vào doanh thu
Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ không được tính là doanh thu Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ không bao gồm các khoản thuế gián thu như thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế XK, và thuế bảo vệ môi trường Theo VAS 14 về Doanh thu và thu nhập khác, có những điều kiện cụ thể để ghi nhận doanh thu.
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Do các hình thức thanh toán khác nhau, thời điểm thu tiền và số tiền ghi nhận doanh thu có thể không trùng khớp, dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền thu bán hàng thường không giống nhau Tuy nhiên, khi kết thúc một vòng luân chuyển vốn của vốn lưu động, hai chỉ tiêu này sẽ phải khớp nhau.
Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi
Chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm chi,…)
Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,
Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
+ Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT)
+ Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
+ Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
+ Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
+ Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng (Theo thông tư 200)
(Trường hợp chưa tách ngay các khoản thuế phải nộp tại thời điểm ghi nhận doanh thu)
Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
Các khoản thuế phải nộp b, Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Khi bán hàng, doanh nghiệp không chỉ ghi nhận doanh thu mà còn có thể gặp phải các trường hợp như khách hàng trả lại hàng hóa đã mua hoặc yêu cầu giảm giá do hàng lỗi Những tình huống này dẫn đến các khoản giảm trừ doanh thu, bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua làm hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
Giá trị hàng bán được trả lại là giá trị hàng đã được xác định là tiêu chuẩn được khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán doanh thu thuần túy, từ đó giúp xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Doanh thu thuần bán hàng và CCDV
= Tổng doanh thu bán hàng và CCDV
- Các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu:
Tài khoản này ghi nhận các điều chỉnh giảm trừ doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ, bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng hóa bị trả lại.
Tài khoản này không phản ánh các khoản thuế được giảm trừ vào doanh thu như thuế GTGT đầu ra phải tính toán theo phương pháp trực tiếp
Các khoản giảm trừ doanh thu
CKTM, GGHB, HB bị trả lại
Nội dung ghi chép của tài khản 521 như sau:
Trong kỳ, chúng tôi đã tập hợp các khoản chiết khấu thương mại đã chấp nhận dành cho người mua, cùng với doanh thu từ hàng bán bị trả lại cũng đã được chấp nhận (bao gồm cả số tiền đã hoàn trả cho người mua hoặc được trừ vào nợ phải thu).
+ Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua
Cuối kỳ kế toán, cần kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu từ hàng bán bị trả lại vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần cho kỳ báo cáo.
Tài khoản 521 cuối kỳ không có số dư
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu (Theo thông tư 200)
Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá trị của thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ được bán trong một kỳ Đối với doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán trong kỳ chính là giá thành thực tế của các sản phẩm xuất bán.
Phương pháp xác định trị giá vốn của sản phẩm xuất kho bán được tính theo một trong các cách tính sau theo Thông tư 200:
Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này, giá vốn thực tế của hàng xuất kho được tính dựa trên đơn giá nhập kho của lô hàng tương ứng Phương pháp này thích hợp cho doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc những mặt hàng ổn định và dễ nhận diện.
Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự vào đầu kỳ, cùng với giá trị của hàng hóa mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi có lô hàng nhập về, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)
Khi tính trị giá vốn thực tế xuất kho, cần giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, với đơn giá tính theo từng lần nhập kho Phương pháp này thường được áp dụng cho những mặt hàng có giá cả biến động thường xuyên.
Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 632 “Giá vốn hàng xuất bán” ghi nhận giá trị vốn của hàng hóa và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ mà không có số dư Tài khoản này có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, dịch vụ hoặc thương vụ, tùy thuộc vào yêu cầu thông tin và khả năng của cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của doanh nghiệp.
- Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ
+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra;
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong năm nay và số dự phòng đã lập trong năm trước nhưng chưa sử dụng hết Việc này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý rủi ro liên quan đến hàng tồn kho một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định kế toán.
+ Một số khoản ghi tăng giá vốn hàng bán khác
+ Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ đã bán trong kỳ sang TK
911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong năm nay nhỏ hơn số đã lập trong năm trước Điều này cho thấy sự cải thiện trong giá trị hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài chính và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
+ Trị giá hàng bán bị trả lại nhập kho
+ Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ
Các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường đã được tính vào giá trị hàng hóa khi mua Nếu trong quá trình xuất bán hàng hóa, các khoản thuế này được hoàn lại, điều này sẽ ảnh hưởng đến giá trị cuối cùng của sản phẩm.
- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ
Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là chênh lệch giữa số dự phòng cần lập trong năm nay và số dự phòng đã lập trong năm trước nhưng chưa sử dụng hết.
Xuất hàng trực tiếp không qua kho
Xuất kho hàng hoá, thành phẩm bán hàng trực tiếp
Xuất kho hàng hoá gửi bán
Trị giá vốn hàng được tiêu thụ trong kỳ
Trích lập dự phòng giảm giá HTK
Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK
Nhập kho hàng hoá bị trả lại
+ Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa được xác định là tiêu thụ;
+ Kết chuyển giá vốn của hàng hóa đã xuất bán vào bên Nợ TK 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”
TK 632 không có số dư cuối kỳ
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho…
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi phí giá vốn hàng bán (Theo thông tư 200)
Kết chuyển giá vốn hàng bán
Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các khoản chi phát sinh trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định, và chi phí dịch vụ mua ngoài.
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 641 “Chi phí bán hàng”
Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ
Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ
TK 641 không có số dư cuối kỳ b, Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và điều hành chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Tài khoản kế toán dử dụng: TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
+ Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả phản ánh sự chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này và số dự phòng đã lập trong kỳ trước mà chưa sử dụng hết Việc theo dõi và quản lý các khoản dự phòng này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và đánh giá rủi ro tài chính.
+ Dự phòng trợ cấp mất việc làm
+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
TK 642 không có số dư cuối kỳ và sử dụng các chứng từ kế toán như phiếu chi, hóa đơn, bảng lương, bảng tính cùng với phần bổ sung hao mòn và các chứng từ liên quan khác.
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Hoàn nhập dự phòng phải trả
Chi phí vật liệu, CCDC
Chi phí khấu hao TSCĐ
Các khoản thu giảm chi
Chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng (Theo thông tư 200)
Kết chuyển chi phí bán hàng
Thuế môn bài, thuế đất phải nộp NSNN
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
Hoàn nhập dự phòng phải trả
Chi phí vật liệu, CCDC
Chi phí khấu hao TSCĐ
Các khoản thu giảm chi
Chi phí dịch vụ mua ngoài bằng tiền
Dự phòng phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Theo thông tư 200)
Kết chuyển chi phí bán hàng
Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính
a, Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được từ các hoạt động tài chính, bao gồm tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận chia, lãi suất từ tỷ giá hối đoái, và lãi từ việc bán các khoản đầu tư vào công ty con.
+ Các chứng từ khác có liên quan
Tài khoản sử dụng: TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
+ Số thuế GTGT phải tính theo phương pháp trực tiếp (nếu có)
+ Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính thuần túy sang TK 911- “Xác định kết quả kinh doanh”
+ Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ
TK 515 không có số dư cuối kỳ
Chiết khấu thương mại mua hàng được hưởng
Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính
Lãi tỷ giá bán ngoại tệ
Bán, thu hồi các khoản đầu tư tài chỉnh
Lãi các khoản đầu tư tài chính
Phân bổ lãi do bán hàng trả chậm, trả góp
Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ
Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán doanh thu hoạt động tài chính ( Theo thông tư 200)
Cổ tức, lợi nhuận được chia sau ngày đầu tư
TK 331 b, Chi phí hoạt động tài chính
Chi phí hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi phí và tổn thất phát sinh từ các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và đi vay vốn Nó cũng bao gồm chi phí liên quan đến đầu tư góp vốn liên doanh, lỗ khi bán ngoại tệ, giao dịch mua chứng khoán và một số khoản chi phí khác.
Tài khoản sử dụng: TK 635 - Chi phí tài chính
Các chứng từ sử dụng: Giấy báo nợ, phiếu chi, hóa đơn mua bán ngoại tệ, các chứng từ liên quan,…
- Chi phí trả tiền vay, trả mua hàng trả chậm, trả nợ thuê tài sản tài chính;
- Chiết khấu thương mại cho người mua;
- Các khoản nợ do thanh lý, bán các khoản đầu tư;
Lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và tỷ giá hối đoái được đánh giá lại vào cuối năm tài chính đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là hai yếu tố quan trọng cần lưu ý.
- Số báo cáo dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào các đơn vị khác nhau;
- Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác
Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh là quá trình điều chỉnh dự toán tổn thất từ việc đầu tư vào một đơn vị khác Điều này xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước mà chưa sử dụng hết.
- Các tài khoản được ghi giảm chi phí tài chính;
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Chiết khấu thương mại cho người mua
Xử lý lỗ tỷ giá do đánh giá lại các khoản ngoại tệ cuổi kỳ
Dự phòng giảm giá chứng khoán, dự phòng giảm giá đầu tư vào đơn vị khác
Hoàn nhập các khoản dự phòng
Lãi tiền vay phải trả, phân bổ lãi mua hàng trả chậm trả góp
Lỗ về bán các khoản đầu tư
Tiền thu các khoản đầu tư
Chi phí nhượng bán các khoản đầu tư
Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán chi phí tài chính (Theo thông tư 200)
Kết chuyển chi phí tài chính cuối kỳ
Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
Thu nhập khác là các khoản thu nhập phát sinh từ các hoạt động không thuộc về kinh doanh chính của doanh nghiệp, bao gồm thu nhập từ việc nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, tiền phạt từ khách hàng, và thu hồi các khoản nợ khó đòi đã được xóa sổ Tài khoản kế toán được sử dụng để ghi nhận các loại thu nhập này.
TK 711 “Thu nhập khác”: Tài khoản này phản ánh các khoản thu nhập khác, các khoản doanh thu ngoài hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Các chứng từ sử dụng: Biên bản thanh lý bàn giao tài sản, giấy báo có, các chứng từ khác liên quan,
Số thuế GTGT phải nộp được tính theo phương pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp áp dụng phương pháp này.
+ Cuối kỳ kế toán, kết chuyển các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Bên Có: Các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ
Tài khoản 711 không có số dư cuối kỳ
TK 152,156,211 Kết chuyển thu nhập khác Được tài trợ, biếu tặng vật tư, hàng hoá, TSCĐ
Thu phạt do vi phạm hợp đồng, thu khác
Các khoản nợ phải trả không xác định được chủ nợ
Phân bổ doanh thu chưa thực hiện nếu tính vào thu nhập khác
Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán các khoản thu nhập khác (Theo thông tư 200)
Thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Chi phí khác là những khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm chi phí thanh lý tài sản cố định, các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng, và chênh lệch lỗ từ việc đánh giá lại vật tư, hàng hóa.
Các chứng từ sử dụng:
+ Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ
+ Các chứng từ khác có liên quan
Tài khoản TK 811 “Chi phí khác” ghi nhận các khoản chi phí phát sinh từ những sự kiện hoặc nghiệp vụ đặc biệt, không liên quan đến hoạt động thường nhật của doanh nghiệp.
Bên Nợ: Các khoản chi phí khác phát sinh
Bên Có: Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ sang Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Tài khoản 811 không có số dư cuối kỳ
Các chi phí khác phát sinh (hoạt động thanh lý nhượng bán tài sản)
Nguyên giá TSCĐ góp vốn
Kết chuyển chi phí khác
Thu hồ sơ thầu hoạt động thanh lý nhượng bán Giá trị hao mòn
Chênh lệch đo đánh giá lại TSCĐ
Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí khác (Theo thông tư 200)
Khoản bị phạt do vi phạm hợp đồng
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh là tổng hợp cuối cùng của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một năm kế toán, được thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được phân chia thành ba lĩnh vực chính: kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính, và kết quả từ các hoạt động khác.
Xác định kết quả kinh doanh:
Kết quả HĐKD thông thường = Kết quả hoạt động bán hàng + Doanh thu tài chính _ Chi phí tài chính
Kết quả khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
Sau khi xác định kết quả kinh doanh từng hoạt động trong DN ta sẽ có được kết quả kinh doanh tổng hợp của DN như sau :
Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN = Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận khác - Chi phí thuế thu nhập DN
Chứng từ sử dụng: Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan như: TK 511,
Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
+ Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán;
+ Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí khác; + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp;
Kết chuyển chi phí thuế
Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh
Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh
+ Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán trong kỳ;
+ Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp;
Tài khoản 911 không có số dư
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán kết chuyển xác định kinh doanh (Theo thông tư 200)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty Cổ phần AVIA
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN AVIA
Tên viết tắt : AVIA, JSC
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần (JSC) Địa chỉ: Ô CN6 Khu công nghiệp Nguyên Khê, Xã Nguyên Khê, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện theo pháp luật: NGUYỄN THỊ MÙI
Cơ quan thuế quản lý: Chi cục Thuế huyện Đông Anh
Công ty cổ phần AVIA, thuộc tập đoàn AMACCAO, chuyên sản xuất rượu và nước chất lượng hạng A, mã số thuế 0102709370 Với mục tiêu xây dựng thương hiệu tự hào cho người Việt và quảng bá ra thế giới, nhà máy AVIA được đầu tư 200 tỷ đồng trên diện tích 3.5 ha, tọa lạc tại Ô CN6, KCN Nguyên Khê, Đông Anh, Hà Nội.
Rượu và nước AVIA được sản xuất từ nguyên liệu tự nhiên, bao gồm nguồn nước ngầm tinh khiết từ độ sâu trên 200m, qua hệ thống lọc 10 cấp công nghệ ISRAEL – Hoa Kỳ, mang lại vị ngọt tự nhiên như nước mưa Sản phẩm còn được chế biến từ táo mèo thơm ngon vùng Tây Bắc, gạo trắng thơm Đồng bằng Bắc Bộ, và nhân sâm Hàn Quốc chất lượng cao, cùng nhiều sản vật thiên nhiên khác.
AVIA tự hào sở hữu thiết bị máy móc nhập khẩu từ Hoa Kỳ và Nhật Bản, với quy trình sản xuất được giám sát chặt chẽ bởi các chuyên gia đến từ Đức, Anh, Mỹ và Nhật Bản Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm rượu và nước chất lượng cao, an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng Việt Nam.
2.1.2 Quá trình hình thành và đặc điểm ngành nghề của công ty
Kể từ những năm 2000, các nhà sáng lập Công ty Cổ Phần AVIA đã nỗ lực phát triển các sản phẩm đồ uống nhằm thể hiện niềm tự hào dân tộc và giới thiệu văn hóa, con người Việt Nam ra thế giới.
Vào ngày 24/6/2020, Công ty cổ phần AVIA, thuộc Tập đoàn AMACCAO, đã chính thức xuất khẩu lô hàng đầu tiên nước tinh khiết AVINAA-3A sang các quốc đảo Tây Thái Bình Dương Sự kiện này đánh dấu bước đầu tiên của sản phẩm nước tinh khiết AVIA trên thị trường quốc tế, là thành quả của hơn 10 năm nỗ lực sản xuất nước tinh khiết “hạng A” của người Việt.
Từ khi thành lập, AVIA đã xây dựng hình ảnh hiện đại và khác biệt, đồng thời giữ gìn giá trị văn hoá Việt Là một phần quan trọng trong Hệ sinh thái của Tập đoàn AMACCAO, AVIA yêu cầu tầm nhìn xa và nỗ lực lớn để đạt được những mục tiêu lớn Để nâng cao chất lượng sản phẩm, AVIA đã đầu tư hơn 400 tỷ đồng vào dây chuyền sản xuất rượu và nước tinh khiết theo công nghệ Nhật Bản và Mỹ, cùng với việc mời chuyên gia Nhật Bản chuyển giao công nghệ và điều hành trực tiếp.
Nước uống I-on Kiềm I-on 3A
Rượu Akashi; Rượu nếp cẩm; Rượu mơ; Rượu táo mèo; Rượu vải; Rượu ổi; Rượu mận; Rượu Ba kích; Rượu Đông trùng hạ thảo…
Hiện nay, bên cạnh các dòng nước uống đóng chai, AVIA đã đầu tư nghiêm túc vào sản xuất rượu với dây chuyền công nghệ tiên tiến và quy trình ủ được giám sát bởi các chuyên gia Nhật Bản và Châu Âu Hãng phát triển loại men độc quyền kết hợp giữa Nhật Bản và Việt Nam, cùng với gạo Việt được lựa chọn kỹ
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
Công ty cổ phần AVIA thiết lập một hệ thống quản lý hiệu quả dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh, với mỗi phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng, nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp.
Sơ đồ 11: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Phòng Hành chính - Nhân sự
Phòng Kiềm soát chất lượng
Khối nhà máy và sản xuất chung đảm nhận hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật, thực hiện các quyết định của Công ty, và ban hành quy chế quản lý nội bộ Giám đốc có nhiệm vụ bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý, ký kết hợp đồng, và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm Các hoạt động này được thực hiện một cách trung thực, vì lợi ích chung và hợp pháp của Công ty.
Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ để định hướng và phát triển công ty Họ trực tiếp chỉ đạo các phòng ban nhằm đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ Ngoài ra, Phó Giám đốc còn có trách nhiệm quản lý tài chính, xét duyệt các hoạt động kinh doanh và đại diện cho công ty trong các sự kiện cũng như giao dịch với đối tác bên ngoài.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển chiến lược và kế hoạch nhằm đẩy mạnh sản phẩm ra thị trường nhanh chóng Đây cũng là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận khác trong công ty như Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn thực hiện nghiên cứu thị trường để đề xuất các giải pháp đổi mới sáng tạo sản phẩm, phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng.
Phòng Hành chính - Nhân sự có vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo hoạt động công ty diễn ra hiệu quả Nhiệm vụ bao gồm lập kế hoạch xây dựng bộ máy tổ chức, đào tạo nhân sự và chiến lược quan hệ khách hàng nhằm hỗ trợ ban giám đốc phát triển công ty và nâng cao uy tín Phòng cũng quản lý hoạt động khen thưởng, giải quyết vấn đề pháp lý và hợp đồng lao động, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, phòng còn phụ trách các vấn đề hành chính và truyền thông, đảm bảo thực hiện đúng quy trình và thời gian, đồng thời xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả để tạo dựng hình ảnh tích cực cho công ty.
Phòng Kế toán: là bộ phận quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của công ty
Các chức năng chính của phòng bao gồm:
Thực hiện việc lập báo cáo liên quan đến tài chính, báo cáo nội bộ và báo cáo thuế
Phân tích và đánh giá hiệu quả tài chính của công ty
Tham gia vào việc lên kế hoạch tài chính của công ty
Điều chỉnh và tối ưu hoạt động tài chính của công ty để đạt được hiệu quả cao nhất
Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến tài chính theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty
Đặc điểm và cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty Cổ phần AVIA
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty
Sơ đồ 12: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Bộ máy kế toán công ty Cổ phần AVIA chia ra các chức năng, nhiệm vụ theo từng chức danh như sau:
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin tài chính, đồng thời định hình chiến lược và hỗ trợ quản lý rủi ro doanh nghiệp Họ quản lý và giám sát quá trình ghi nhận, phân loại và báo cáo giao dịch tài chính, đảm bảo hệ thống kế toán tuân thủ chuẩn mực và quy định nội bộ Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn phân tích và đánh giá số liệu tài chính để cung cấp thông tin cho quyết định chiến lược và quản lý tài chính, cũng như lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát hoạt động tài chính nhằm đạt được các mục tiêu tài chính và quản lý rủi ro hiệu quả.
Phó phòng kế toán hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý và giám sát các hoạt động kế toán hàng ngày của tổ chức Họ chịu trách nhiệm ghi nhận, phân loại và báo cáo giao dịch tài chính, đồng thời quản lý hồ sơ và tài liệu kế toán, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các chứng từ như hóa đơn và báo cáo Phó phòng kế toán cũng cam kết lưu trữ tài liệu một cách an toàn, tuân thủ quy định về bảo mật và quyền riêng tư, và tham gia vào việc thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động kế toán.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa, tài sản tại kho của công ty Họ chịu trách nhiệm đảm bảo thông tin về hàng tồn kho chính xác và đầy đủ, hỗ trợ quyết định quản lý kho và kế hoạch sản xuất Kế toán kho thực hiện kiểm kê định kỳ và điều chỉnh theo quy định của công ty, đồng thời quản lý các giao dịch nhập, xuất và chuyển kho một cách chính xác Hàng tháng, họ cung cấp báo cáo về tình hình hàng tồn kho và số lượng xuất nhập kho tại đơn vị.
Kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần AVIA đảm nhiệm việc ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng, bao gồm lập hóa đơn, nhập liệu trên hệ thống và xác nhận thanh toán Họ cũng theo dõi các chi phí liên quan đến bán hàng như chi phí marketing và chi phí vận chuyển Đồng thời, kế toán bán hàng phối hợp với kế toán kho để đối soát số lượng đơn đặt hàng và hàng hóa xuất nhập kho.
Kế toán tiền mặt và tạm ứng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch tiền mặt của công ty, đảm bảo có đủ nguồn tài chính để thanh toán các khoản phải trả và mua sắm hàng hóa dịch vụ Trong kỳ, kế toán cần lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng cho nhân viên hoặc đối tác, theo dõi và ghi nhận đầy đủ Việc quản lý chính xác các khoản tiền mặt và tạm ứng là cần thiết để duy trì sự luân chuyển tài chính hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán.
Kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp liên quan đến ngân hàng Họ ghi nhận và kiểm soát giao dịch ngân hàng, quản lý tài khoản và đối chiếu số dư để đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, kế toán ngân hàng còn tham gia vào việc lập báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động ngân hàng.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm có nhiệm vụ quản lý các khoản lương và bảo hiểm cho nhân viên trong doanh nghiệp Họ tính toán và ghi nhận tiền lương, phụ cấp và khấu trừ để tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ Đồng thời, họ cũng ghi nhận và quản lý các khoản đóng bảo hiểm, đối chiếu thông tin bảo hiểm để đảm bảo tính chính xác.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục thuế như đăng ký mã số thuế và nộp thuế đúng hạn Họ cũng xem xét các khoản khấu trừ và ưu đãi thuế có thể áp dụng cho doanh nghiệp, đồng thời chuẩn bị và gửi các báo cáo thuế như báo cáo thuế giá trị gia tăng và báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Bằng cách đảm bảo tuân thủ các quy định thuế, kế toán thuế giúp giảm thiểu rủi ro phạt vi phạm và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác trong việc đối chiếu số liệu từ kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, cũng như các khoản bảo hiểm, lương và chi phí tài chính khác Ngoài ra, thủ quỹ còn có trách nhiệm lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho doanh nghiệp.
2.2.2 Hình thức kế toán của công ty
Chế độ kế toán áp dụng ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
+ Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 theo lịch dương
+ Báo cáo của công ty được lập theo tháng hoặc theo năm, quyết toán thuế theo năm
+ Phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng theo phương pháp khấu trừ
+ Phương pháp kê khai: phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng cho hóa đơn và chứng từ kế toán
+ Phương pháp tính giá vốn hàng bán (GVHB) được sử dụng là phương pháp bình quân tháng
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các thành phần chính như Bảng cân đối kế toán hàng năm, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và bản thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2.3 Giới thiệu phần mềm kế toán FAST BUSINESS ONLINE
Fast Business Online là một công cụ kế toán hữu ích do công ty Fast phát triển, đã có hơn 25 năm kinh nghiệm Với hơn 2.300 khách hàng là các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong nhiều lĩnh vực, Fast Business đã khẳng định được vị thế của mình Sự thành công của sản phẩm được ghi nhận qua nhiều danh hiệu từ Hiệp hội phần mềm Việt Nam, tạp chí Thế giới Vi tính và Đài truyền hình Việt Nam.
Fast Business Online đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán nhờ vào công nghệ hiện đại Hệ thống tự động tính toán và ghi nhật ký kế toán một cách chính xác, giúp giảm thiểu sai sót do tính toán thủ công.
Fast Business Online giúp tăng hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kế toán Nhờ đó, nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức, từ đó có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn như phân tích số liệu và lập kế hoạch tài chính.
Phần mềm kế toán Fast Business Online nâng cao tính minh bạch và kiểm soát trong quản lý tài chính bằng cách cho phép theo dõi chặt chẽ các giao dịch Việc lưu trữ dữ liệu kế toán trực tuyến giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin bất cứ khi nào cần thiết, từ đó cải thiện khả năng quản lý và ra quyết định.
Fast Business Online cung cấp các công cụ quản lý tài chính hiệu quả, bao gồm báo cáo tài chính, dự báo tài chính và phân tích hiệu suất kinh doanh Những công cụ này giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần AVIA
2.3.1 Chính sách bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty
AVIA là một phần quan trọng trong Hệ sinh thái của Tập đoàn AMACCAO, thể hiện tầm nhìn và nỗ lực lớn để đạt được các mục tiêu lớn Để phát triển, AVIA đã đầu tư hơn 400 tỷ đồng vào dây chuyền sản xuất rượu và nước tinh khiết theo công nghệ Nhật Bản và Mỹ, đồng thời hợp tác với các chuyên gia và nghệ nhân Nhật Bản để chuyển giao công nghệ và điều hành trực tiếp.
AVIA đã đầu tư nghiêm túc vào dây chuyền sản xuất rượu, kết hợp công nghệ hiện đại với quy trình ủ và lên men đạt tiêu chuẩn cao nhất, do các chuyên gia Nhật Bản và Châu Âu thiết kế Họ phát triển loại men độc đáo kết hợp giữa Nhật Bản và Việt Nam, cùng với gạo Việt chất lượng, nhằm tạo ra sản phẩm rượu đặc biệt mang hương vị và truyền thống văn hóa Việt Nam, mang thương hiệu Gà Trống An Nam.
AVIA áp dụng hai hình thức kinh doanh là bán buôn và bán lẻ, trong đó chủ yếu tập trung vào bán buôn với hơn 100 đại lý và nhà phân phối trên toàn quốc Công ty cung cấp sản phẩm trực tiếp và trực tuyến qua sàn thương mại điện tử Shopee Đồng thời, AVIA đang triển khai các chiến lược quảng bá hình ảnh thương hiệu thông qua các chương trình cộng đồng như “Sách miễn phí cho trẻ em vùng sâu vùng xa”, Lễ hội hoa ban Điện Biên 2023, và Hanoi Bartender Cup.
Trong những năm gần đây, AVIA đã thành công trong việc mở rộng thị trường quốc tế, mang đậm bản sắc Việt Nam Công ty đã thâm nhập vào các thị trường khó tính như Hồng Kông, Châu Âu, Châu Á và Mỹ.
Các chính sách bán hàng và cung cấp dịch vụ phải kể đến ở công ty:
Chính sách chiết khấu thương mại của công ty áp dụng cho các nhà phân phối đạt đủ mức chi tiêu mua hàng lớn Cụ thể, nhà phân phối có tổng giá trị mua hàng từ 800 triệu đồng mỗi tháng sẽ được hưởng mức chiết khấu 4% cho mỗi lần giao dịch.
Các nhà phân phối mua hàng với chỉ tiêu nhỏ hơn 800tr/ tháng hưởng chiết khấu thương mại theo quy định nội bộ từ 2-3% tùy từng khách hàng
Chính sách khuyến mại của AVIA nhằm khuyến khích điểm bán nhập hàng vượt chỉ tiêu hàng tháng, với các chương trình khuyến mại thay đổi theo từng tháng, quý hoặc năm để phù hợp với tình hình kinh tế thị trường Hiện tại, AVIA đang triển khai chương trình khuyến mại cho sản phẩm nước uống đóng chai, cụ thể là với đơn hàng 200 thùng sẽ được khuyến mại 5 thùng, và đơn hàng 100 thùng sẽ được khuyến mại 2 thùng.
2.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng của công ty
Biên bản giao nhận hàng hóa
Giáy báo có của ngân hàng
Tài khoản sử dụng để hạch toán doanh thu: TK 511” Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Sơ đồ 13: Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng (Nguồn: Phòng Kế toan Công ty Cổ phần AVIA) Đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT,…
Phần mềm kế toán FAST BUSINESS ONL
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511
Sổ cái TK 511 Báo cáo kế toán
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Sau khi nhận được hóa đơn đặt hàng, kế toán sử dụng phần mềm Fast
Business Online để nhập liệu:
Tại giao diện phần mềm Fast Business Online, kế toán vào mục bán hàng
Chọn “Danh mục khách hàng” để khai báo (đối với khách hàng mới) rồi nhấn lưu để tạo mã khách hàng
Chọn tiếp “Hóa đơn bán hàng” để thêm hóa đơn
Nhập liệu số hóa đơn vào phần mềm, ngày lập hóa đơn, mã khách hàng, sản phẩm được bán, giá sản phẩm và thuế
Nhấn lưu và hoàn tất các bước nhập liệu hóa đơn trên phần mềm Fast Business Online
Căn cứ hóa đơn GTGT số 628 (Phụ lục 2.3.2: hóa đơn GTGT số 628), khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán tiến hành hạch toán:
Dựa trên chứng từ và hợp đồng mua bán, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm, từ đó phần mềm tự động chuyển dữ liệu lên sổ cái tài khoản 511 trong hệ thống.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của công ty
Biểu mẫu 01: Hóa đơn giá trị gia tăng số 628 (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Biểu mẫu 02: Biển bản giao nhận hàng hóa (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Tại công ty Cổ phần AVIA, Các sản phẩm rượu của Công ty đều ở mức trên
20 độ và chịu mức thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt là 65%
Kế toán không thể ngay lập tức tách riêng các khoản thuế phải nộp và ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế Cuối kỳ, kế toán sẽ xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng.
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Biểu mẫu 03: Phiếu kế toán tổng hợp (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Hình 04: Sổ cái Tài khoản 511 (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Các khoản giảm trừ doanh thu:
Công ty Cổ phần AVIA áp dụng chính sách linh hoạt cho phép khách hàng trả lại hàng hóa nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn về loại, kích thước hoặc chất lượng theo hợp đồng Trong suốt năm qua, công ty đã thực hiện kiểm tra tỉ mỉ trước khi bán hàng hoặc ký hợp đồng, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm ngay từ đầu Nhờ vào sự cẩn thận này, AVIA không gặp phải tình huống phải khấu trừ doanh thu do sự cố về chất lượng sản phẩm.
Khách hàng đạt đủ số lượng hoặc là nhà phân phối, đại lý sẽ được hưởng chiết khấu thương mại Nhân viên bán hàng sẽ gửi yêu cầu cho kế toán bán hàng để áp dụng mức chiết khấu phù hợp Tại công ty Cổ phần AVIA, chiết khấu thương mại chưa được thể hiện trên hóa đơn, và kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản
Nợ TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Hình 05: Giao diện phần mềm ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
2.3.3 Kế toán giá vốn hàng bán của công ty
Phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán
Tài khoản sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán: TK 632 “Giá vốn hàng bán” Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền theo tháng
Sau khi nhận chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Fast Business Online.
Phần mềm tự động chuyển dữ liệu lên sổ chi tiết TK 632, Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 632 Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Giá vốn hàng bán được kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 632: Tổng giá vốn hàng bán
Có TK 155: Thành phẩm xuất bán trong kỳ
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Kế toán bán hàng nhập thông tin vào phần mềm kế toán sau khi nhận hóa đơn đặt hàng, sau đó in một liên phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho kế toán trưởng ký duyệt Khi có sự phê duyệt từ kế toán trưởng, kế toán kho tiếp nhận đơn hàng qua hệ thống và cung cấp hàng cho khách Kế toán kho cũng in một liên phiếu xuất kho để lưu trữ và gửi biên bản giao nhận hàng hóa cho khách hàng, đồng thời chuyển về lưu trữ tại bộ phận kế toán doanh nghiệp.
Cách xác định giá vốn thực tế xuất kho:
Cụ thể: Công ty Cổ phần AVIA có số liệu về mặt hàng tồn kho nước tinh khiết AVIA 18,9 lít trắng trong tháng 4 như sau: Đầu kì tồn kho = 0
Bảng 02: Số lượng hàng tồn kho nước tinh khiết AVIA 18,9 lít tháng 4
(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
STT Thời gian Tên hàng hóa: Nước tinh khiết AVIA 18,9 lít trắng
Số lượng (chai) Đơn giá (VNĐ)
Ngày 19/04/2023, doanh nghiệp xuất bán 80 chai nước tinh khiết AVIA 18,9 lít trắng loại có vòi và 20 chai loại úp, không vòi
Giá xuất kho chai nước tinh khiết AVIA 18,9 lít trắng loại có vòi:
9000 + 5500 + 3200 Giá xuất kho chai nước tinh khiết AVIA 18,9 lít trắng loại úp:
Biểu mẫu 04: Phiếu xuất kho (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA) x 80 = 1,584,160 VNĐ x 20 = 395,800 VNĐ
2.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí vật liệu, bao bì
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí lương nhân viên kinh doanh thị trường
Chi phí khấu hao (Phương tiện, máy móc sản xuất…)
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Thuế, phí và lệ phí
Chi phí nhân viên quản lý
Chi phí vật liệuﳴ quản lý
Chi phí văn phòng phẩm
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Bảng tính lương và các khoản trích theo lương
Hằng ngày, kế toán nhập liệu dựa trên chứng từ gốc vào máy tính, từ đó máy tính tự động phân bổ vào các sổ chi tiết TK 641 và TK 642, sổ nhật ký chung, cũng như sổ cái TK 641 và TK 642 Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận như sau:
Nợ TK 641/ TK 642: Chi phí bán hàng/ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Khoản phải trả người lao động
Có TK 111/112/331: Tiền/ Nợ phải trả
Ví dụ: Tháng 3/2023, Công ty Cổ phần AVIA xuất bảng lương nhân viên quản lý gửi kế toán trưởng ký duyệt như sau:
Bảng 03: Bảng tính và thanh toán lương tháng 3/2023 (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
Cụ thể: Tiền lương một nhân viên quản lýtại công ty Cổ phần AVIA tháng 3/2023
Tổng lương = Lương cơ bản + Hỗ trợ ăn trưa = 12,770,000
Các khoản bảo hiểm trích theo lương tính vào CPDN:
Các khoản bảo hiểm trích theo lương khấu trừ vào lương người lao động:
=> Lương thực lĩnh của nhân viên = 12,770,000 – 1,260,000 = 11,510,000
Chi phí lương phải trả nhân viên:
Các khoản trích theo lương:
Tính vào chi phí doanh nghiệp:
Khấu trừ vào lương người lao động:
Ghi nhận thanh toán lương:
Ví dụ 2: Ngày 28/04/2023, Công ty Cổ phần AVIA thanh toán 10,800,000 VNĐ cho
Công ty công nghệ ACI để thiết kế trang web bán hàng, thanh toán chuyển khoản Ghi nhận:
Biểu mẫu 05: Phiếu chi (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần AVIA)
2.3.5 Kế toán doanh thu và chi phí hoạt động tài chính của công ty
TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
TK 635: Chi phí hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty Cổ phần AVIA chủ yếu liên quan đến cho thuê kho bãi và lãi tiền gửi ngân hàng
Công ty Cổ phần AVIA sở hữu 4 kho hàng tại xã Nguyên Khê và hiện đang cho thuê một kho trong vòng hai năm cho Điện Máy Xanh chi nhánh Đông Anh.
Quy trình ghi sổ kế toán:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AVIA
Tầm nhìn và định hướng phát triển của công ty
Công ty cổ phần AVIA đang nỗ lực phát huy giá trị văn hóa và bảo tồn bản sắc dân tộc Việt Nam thông qua việc xây dựng các chiến lược mới.
Kể từ những năm 2000, các nhà sáng lập Công ty cổ phần AVIA đã nỗ lực không ngừng để phát triển những sản phẩm đồ uống, nhằm giới thiệu văn hóa và con người Việt Nam ra thế giới.
Công ty cổ phần AVIA luôn nỗ lực xây dựng hình ảnh hiện đại và khác biệt, đồng thời giữ vững giá trị cốt lõi của văn hóa Việt Nam từ giai đoạn ý tưởng cho đến khi đi vào hoạt động Định hướng phát triển của AVIA tập trung vào việc kết hợp giữa đổi mới sáng tạo và bảo tồn bản sắc văn hóa truyền thống.
Vào ngày 14/10, thương hiệu đồ uống 3A và Gà Trống An Nam của Công ty AVIA đã xuất khẩu lô hàng sang một quốc gia châu Á – Thái Bình Dương, đánh dấu lần thứ 10 sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường quốc tế Sự kiện này chứng tỏ sức hấp dẫn của thương hiệu đồ uống đóng chai uy tín đối với đối tác và người tiêu dùng nước ngoài, thể hiện định hướng mang giá trị Việt ra thế giới.
Hợp đồng xuất khẩu mới đánh dấu bước tiến quan trọng của AVIA trong việc sản xuất sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng tiêu chuẩn toàn cầu Bà Ngô Thị Thanh Bình, Phó Giám đốc Công ty Cổ phần AVIA, cho biết nhiều khách hàng đã chủ động tìm đến để hợp tác xuất khẩu các sản phẩm đồ uống mang thương hiệu 3A và Gà Trống An Nam, thương hiệu đã khẳng định uy tín tại thị trường Việt Nam Thương hiệu AVIA 3A và Gà Trống An Nam không chỉ duy trì vị thế sau hơn 15 năm hoạt động trong nước mà còn tự tin mở rộng ra thị trường quốc tế.
Để xuất khẩu sản phẩm thực phẩm và đồ uống, doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm của đối tác và quốc gia nhập khẩu Thương hiệu 3A và Gà Trống An Nam được kỳ vọng vươn tầm quốc tế, do đó, Ban Lãnh đạo AVIA luôn giám sát và cân nhắc kỹ lưỡng từng khâu từ sản xuất, đóng gói, phân phối đến việc lựa chọn thị trường xuất khẩu.
Nguyên tắc bảo đảm chất lượng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Để đảm bảo chất lượng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty, việc ghi nhận chính xác và đầy đủ tất cả các số liệu liên quan đến doanh thu là cực kỳ quan trọng Công ty cần thiết lập một hệ thống quản lý kế toán hiệu quả, cùng với hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và quy trình kiểm soát chất lượng đáng tin cậy.
Kiểm soát lưu chuyển tiền tệ là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo thu hồi đầy đủ và kịp thời các khoản phải thu, từ đó tránh tình trạng vỡ nợ và thất thoát doanh thu Doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính.
Để xác định giá thành sản phẩm một cách chính xác, công ty cần tính toán kỹ lưỡng nhằm đảm bảo giá bán hợp lý và phù hợp với ngành sản xuất trong nước và quốc tế Giá bán không chỉ thu hút người tiêu dùng mà còn quyết định lợi nhuận của doanh nghiệp Tuy nhiên, giá bán sản phẩm cần xem xét cả giá trị thương hiệu; việc áp dụng chiến lược giảm giá để cạnh tranh có thể làm giảm giá trị thương hiệu và uy tín trong ngành.
Quản lý hàng tồn kho là yếu tố quan trọng giúp công ty kiểm soát hiệu quả nguồn hàng, ngăn ngừa thất thoát Định kỳ kiểm tra kho hàng để phát hiện ẩm mốc hoặc hư hỏng và kịp thời khắc phục nhằm bảo vệ chất lượng sản phẩm Việc kiểm tra hạn sử dụng và bao bì cũng rất cần thiết để đảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng đạt tiêu chuẩn Ngoài ra, bộ phận kiểm soát cần đối chiếu số liệu sổ sách với số lượng thực tế để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Quy trình kiểm kho nên được thực hiện bởi nhóm 2-3 người để đảm bảo tính khách quan và tránh gian lận.
Công ty cần lập báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác để cung cấp thông tin rõ ràng về tình hình kinh doanh cho nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan Điều này giúp xây dựng lòng tin và thúc đẩy sự hợp tác lâu dài với các đối tác.
Để nâng cao chất lượng nhân viên, công ty cần tập trung vào việc đào tạo và cải thiện kỹ năng cho đội ngũ kế toán bán hàng Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng các số liệu được ghi nhận một cách chính xác và các quy trình được thực hiện đúng theo quy định.
Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả
3.3.1 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần AVIA
Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty Cổ phần AVIA chuyên kinh doanh đồ uống, đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các sản phẩm nước ngoài xâm nhập vào thị trường Việt Nam trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển Sự biến động giá cả thường xuyên, đặc biệt là tình trạng tăng giảm bất thường, yêu cầu công ty phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện việc trích lập dự phòng này cho từng loại sản phẩm và hàng hóa, sử dụng tài khoản 2294.
Về lập dự phòng phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi là các khoản tiền mà người nợ không thanh toán đúng hạn, gây khó khăn trong việc thu hồi nợ Công ty cần trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi vào chi phí quản lý doanh nghiệp để bảo vệ tình hình tài chính Quy trình này thường diễn ra vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, và phải tuân thủ các quy định tài chính doanh nghiệp.
Về kiểm soát công nợ
Khách hàng trả chậm có thể làm chậm vòng luân chuyển vốn của công ty, ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính và hoạt động kinh doanh Để khắc phục tình trạng này, công ty cần áp dụng một số giải pháp hiệu quả.
Thiết lập chính sách chiết khấu thương mại hấp dẫn cho khách hàng thanh toán sớm và đúng hạn nhằm khuyến khích họ thực hiện nghĩa vụ tài chính đầy đủ Đồng thời, áp dụng các biện pháp xử lý đối với trường hợp khách hàng trả chậm, chẳng hạn như thông báo về quy định phạt trễ hạn để nâng cao ý thức thanh toán.
Công ty cần thực hiện đánh giá khách hàng để thiết lập các chỉ tiêu thu nợ hiệu quả, nhằm đảm bảo rằng khách hàng thanh toán đúng hạn và đầy đủ.
Nếu tình trạng trả chậm xảy ra thường xuyên, công ty cần cải thiện quy trình quản lý và kiểm soát công nợ, đồng thời tăng cường quản lý chi phí để bảo vệ tài chính không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Về phân khúc khách hàng
Công ty cần chú trọng hơn đến phân khúc khách hàng bán lẻ, vì đây là nhóm khách hàng đóng góp đáng kể vào sản lượng kinh tế quốc gia Khách hàng bán lẻ có tiềm năng gắn bó lâu dài, và việc xây dựng mối quan hệ với họ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và kỳ vọng thị trường, từ đó phát triển sản phẩm và dịch vụ tốt hơn Hơn nữa, khi đạt được lòng tin từ nhóm khách hàng này, doanh nghiệp có thể tận dụng marketing truyền miệng để xây dựng thương hiệu mạnh mẽ và tạo dựng uy tín trong ngành.
Nâng cao vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả hoạt động của tổ chức Nó giúp ngăn chặn gian lận, bảo vệ tài sản, và đảm bảo tuân thủ quy định, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Bằng cách duy trì sự minh bạch và trách nhiệm, hệ thống này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn cung cấp nền tảng để đánh giá và cải thiện quy trình làm việc.
Tại công ty Cổ phần AVIA, hệ thống kiểm soát nội bộ hiện chưa chủ động và chưa được chú trọng đúng mức Để cải thiện công tác này và đạt được những lợi ích mong muốn, công ty cần thực hiện một số biện pháp quan trọng Trước tiên, cần xây dựng chính sách và quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng, đồng thời công bố và truyền đạt các quy định này đến toàn bộ nhân viên để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ.
Môi trường văn hóa trong công ty cần được xây dựng để thúc đẩy tinh thần chính trực và đạo đức làm việc Nhân viên cần được khuyến khích và nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy tắc và chính sách của công ty.
Việc phân công trách nhiệm rõ ràng trong công tác kiểm soát nội bộ là rất cần thiết Mỗi nhân viên cần hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong việc kiểm soát rủi ro và nội bộ Điều này giúp đảm bảo phân tách và phân loại công việc một cách hiệu quả và rõ ràng.
Công ty cần thực hiện xác thực và ủy quyền theo quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo rằng mọi giao dịch quan trọng được xác thực bằng các phương thức đáng tin cậy và phê duyệt bởi người có thẩm quyền, từ đó nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của giao dịch Ngoài ra, việc thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ là cần thiết để cải thiện hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ, đảm bảo các biện pháp này luôn phù hợp và đáp ứng yêu cầu thực tế của công ty.
Về phần mềm kế toán
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán FAST BUSINESS ONLINE để thực hiện thống kê và báo cáo Tuy nhiên, phần mềm này gặp vấn đề về tốc độ xử lý dữ liệu và khi xuất file báo cáo sang Excel, thứ tự dữ liệu bị đảo Phòng kế toán đang xem xét lựa chọn phần mềm mới phù hợp với tình hình kinh doanh, nhưng nhân viên có tâm lý ngại làm quen với phần mềm mới do đã quen thuộc với phần mềm hiện tại Hơn nữa, chi phí đầu tư cho phần mềm mới cũng khá cao, vì vậy cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định thay đổi.
Khi lựa chọn thay đổi phần mềm mới có các lưu ý sau:
Để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp, cần bám sát vào tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý chung của công ty Phần mềm kế toán phải đáp ứng tiêu chuẩn và điều kiện tổ chức hoạt động, cũng như yêu cầu quản lý cụ thể của từng bộ phận trong công ty.
Công ty cần lựa chọn và đào tạo cán bộ kế toán có chuyên môn vững vàng và kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính Để đảm bảo hiệu quả, công ty phải lập kế hoạch và thực hiện các công việc như lập chứng từ, kiểm tra số liệu, thao tác trên phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu trên sổ kế toán, và quản lý thông tin kế toán.