Trung tâm hợp tác doanh nghiệp và khởi nghiệp của trường đại học Thủ Dầu Một là đơn vị chuyên trách thực hiện nhiệm vụ tham mưu Lãnh đạo Trường tổ chức và thực hiện các hoạt động gắn kết
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN MƠN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP SỰ ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRƯỚC CUỘC CÁCH MẠNG 4.0 CỦA TRUNG TÂM HỢP TÁC DOANH NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT GVGD: Cô Khương Thị Huế Lớp: QTHCVP.HK1.06 Họ tên sinh viên – MSSV: Phạm Thị Uyên - 2123403010056 Nguyễn Ngọc Thy - 2123401012108 Bùi Sỹ Chung - 2123401011251 Bình Dương, tháng 11 năm 20022 KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH ii PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành văn phịng Mã học phần: Lớp/Nhóm mơn học: Học kỳ: Năm học 2022-2023 Họ tên sinh viên: Phạm Thị Uyên - 2123403010056 Nguyễn Ngọc Thy - 2123401012108 Bùi Sỹ Chung - 2123401011251 Đề tài: Thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 trung tâm hợp tác doanh nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) TT Tiêu chí đánh giá A Phần mở đầu Điểm tối đa Điểm đánh giá Cán chấm Cán chấm Điểm thống 0,5 B Phần nội dung chương chương 2.1 Thực trạng vấn đề 2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm, nguyên nhân 1,5 2,0 1,5 1,5 chương 3 C Phần kết luận + Tài liệu tham khảo 1,0 D Hình thức trình bày 1,0 E Chỉnh sửa đề cương+Thuyết minh tiểu luận 1,0 Điểm tổng cộng Cán chấm 10 Bình Dương, ngày tháng 11 năm 2022 Cán chấm iii MỤC LỤC PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU .v A/ Phần mở đầu .1 Tính cấp thiết để tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vị nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu .2 3.2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu .2 4.1 Phương pháp thu thập phân tích liệu thứ cấp 4.2 Phương pháp phân tích liệu sơ cấp Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B/ Phần nội dung .4 Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một .4 1.1 Khái niệm có liên quan .4 1.1.1 Văn phịng gì? 1.1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Chức văn phòng 1.1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng .6 1.1.1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng iv 1.1.1.5 Tổ chức khơng gian văn phịng 1.1.2 Khái niệm sở quản lý vật chất 13 1.1.2.1 Cơ sở quản lý vật chất văn phịng gì? 13 1.1.2.2 Công việc cụ thể quản lý sở vật chất văn phòng 14 1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng 15 1.2.1 Thiết bị văn phịng ? 15 1.2.2 Vai trò thiết bị văn phòng 15 Chương 2: Thực trạng, ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 16 2.1 Tổng quan Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 16 2.1.1 Giới thiệu 16 Hình 2.1 Logo Trung tâm hợp tác Doanh nghiệp đại học Thủ Dầu Một .16 2.2 Thực trạng trang thiết bị Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 20 2.2.1 Thiết bị cơng tác làm việc .20 2.2.2 Các trang thiết bị văn phòng khác .22 2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 23 2.3.1 Ưu điểm 23 2.3.2 Nhược điểm 24 2.3.2 Nguyên nhân .25 Chương 3: Đề xuất giải pháp & kiến nghị trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một .26 v 3.1 Kiến nghị trang thiết bị văn phòng 26 3.2 Giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng .27 TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 PHỤ LỤC 31 DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU Hình 2.1 Logo Trung tâm hợp tác Doanh nghiệp đại học Thủ Dầu Một .16 A/ Phần mở đầu Tính cấp thiết để tài Có thể khẳng định rằng, cách mạng 4.0 tạo nên thay đổi lớn cho trang thiết bị tại tất phận văn phịng nói riêng bốn yếu tố cấu thành nên văn phịng nói chung mặt hình thức lẫn nội dung Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hóa cơng tác văn phịng ngày khẳng định chỗ đứng xã hội Với Việt Nam, nước thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa Hiện đại hóa đất nước, phải có văn phòng hoạt động đủ hiệu để giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc điều tất yếu Trung tâm hợp tác doanh nghiệp khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một đơn vị chuyên trách thực nhiệm vụ tham mưu Lãnh đạo Trường tổ chức thực hoạt động gắn kết, hợp tác Nhà trường với doanh nghiệp nước nhằm hỗ trợ công tác đào tạo nguồn nhân lực Nhà trường đáp ứng yêu cầu kết nối sinh viên với thị trường lao động; tổ chức hoạt động khởi nghiệp trường Bởi tất nhiệm vụ quan trọng đơn vị, việc cải tiến sử dụng trang thiết bị để ứng dụng vào hoạt động kết nối sinh viên, nhà trường doanh nghiệp lại vơ cấp thiết Do nhóm nghiên cứu định chọn đề tài “Thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một” Để đưa phân tích đanh giá thực trạng đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung tâm hợp tác Doanh nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Đồng thời, từ liệu có được, nhóm mong muốn tìm giải pháp để cải tiến trang thiết bị giúp cho phát triễn Trung tâm hợp tác Doanh nghiệp Khởi nghiệp, tạo nên bước tiến cho Nhà Trường Mục tiêu nghiên cứu • Hệ thống hóa sở lý thuyết liên quan đến đề tài • Tìm hiểu phân tích thực trạng việc đầu tư trang thiết bị • Đưa biện pháp để khắc phục nhược điểm nâng cao ưu điểm Đối tượng phạm vị nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm Hợp Tác Doanh nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 3.2 Phạm vi nghiên cứu • Về nội dung: Nghiên cứu tập trung nghiên cứu thực trạng đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 • Về khơng gian: Trung Tâm Hợp Tác Doanh nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một • Về thời gian : Tháng 10 năm 2022 Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu 4.1 Phương pháp thu thập phân tích liệu thứ cấp - Nguồn liệu thứ cấp • Đọc khái quát tài liệu có liên quan đến nghiên cứu • Thu thập loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chun đề • Thơng tin website (https://cece.tdmu.edu.vn) website thống Trung tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp Khởi Nghiệp đại học Thủ Dầu Một - Kiểm tra liệu: Sàng lọc nguồn liệu thứ cấp có liên quan đến đề tài - Xử lý phân tích liệu: Từ liệu thứ cấp tìm thực trạng giải pháp cho đầu tư trang thiết bị văn phòng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 4.2 Phương pháp phân tích liệu sơ cấp - Xác định đối tượng vấn: Giám đốc Trung tâm, chuyên viên - Xây dựng câu hỏi vấn: Những câu hỏi vấn xoay quanh vấn đề đầu tư trang thiết bị văn phòng - Nguồn liệu thứ cấp: Thông tin từ việc khảo sát chuyên viên Giám đốc Trung Tâm - Tiến hành vấn: Vào tan làm nghỉ trưa để tránh ảnh hưởng đến công việc họ - Phân tích liệu: Từ liệu tổng hợp phân tích từ Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Em đưa nhận xét suy luận vấn đề nghiên cứu “Thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một” Ý nghĩa đề tài - Nghiên cứu đề tài nâng cao hiệu suất làm việc cho toàn cán cho công nhân viên Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một - Vận dụng nghiên cứu vào quản lý khoa học nhằm tăng cường chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp, hành văn phịng văn phịng - Mong muốn góp phần cải tiến lối làm việc, nâng cao suất, chất lượng làmviệc nhân viên Kết cấu đề tài A/ Mở đầu B/ Nội dung Chương 1: sở lý thuyết liên quan đến đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 1.1 Khái niệm có liên quan 1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng Chương 2: thực trạng, ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 2.1 Tổng quan Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 2.2 Thực trạng trang thiết bị Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Chương 3: Đề xuất giải pháp & kiến nghị trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 3.1 Kiến nghị trang thiết bị văn phòng 3.2 Giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng C/ Kết Luận B/ Phần nội dung Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 1.1 Khái niệm có liên quan 1.1.1 Văn phịng gì? 1.1.1.1 Khái niệm văn phịng Có nhiều cách hiểu khác văn phòng: Văn phòng hiểu theo nghĩa chung nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy) Văn phòng phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành quan đơn vị Quan niệm đồng văn phòng với phận văn thư quan, đơn vị Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà hàng ngày cán bộ, cơng chức đến để thực thi cơng việc (Ví dụ: Văn phịng UBND cấp, văn phòng Bộ, ) Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Các quan niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ văn phịng Để có khái niệm đầy đủ văn phòng cần xem xét toàn diện hoạt động diễn phận quan, đơn vị Ở đầu vào văn phịng cần thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin từ bên nội giúp cho lãnh đạo quan có định đắn Đầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết cao Mặt khác hoạt động quan đơn vị cần có phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu sử dụng yếu tố Từ quan niệm trên, nêu định nghĩa đầy đủ văn phòng: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động quan, đơn vị” [2, 3-9] 1.1.1.2 Chức văn phịng Văn phịng có hai chức năng: + Nhóm chức tham mưu tổng hợp; + Nhóm chức dịch vụ hậu cần ➢ Nhóm chức tham mưu tổng hợp 17 - Điện thoại: (0274) 3865866 Đội ngũ cán bộ, viên chức Trung tâm gồm 03 người, đó: 01 Giám đốc 02 chuyên viên * Các hoạt động Trung tâm bao gồm: - Phát triển bền vững mối quan hệ gắn kết doanh nghiệp với nhà trường - Dự báo nhu cầu, xu yêu cầu thị trường lao động với ngành nghề - Tìm kiếm việc làm cho sinh viên trường - Điều phối đẩy mạnh hoạt động Khởi nghiệp sinh viên giảng viên trường - Tham gia dự án nước theo chức nhiệm vụ trung tâm - Phối hợp với đơn vị chức công việc khác theo yêu cầu * Các Chức - Nhiệm vụ Trung tâm bao gồm ⚫ Chức năng: Là đơn vị chuyên trách thực nhiệm vụ tham mưu Lãnh đạo Trường tổ chức thực hoạt động gắn kết, hợp tác Nhà trường với doanh nghiệp nước nhằm hỗ trợ công tác đào tạo nguồn nhân lực Nhà trường đáp ứng yêu cầu thị trường lao động; tổ chức hoạt động khởi nghiệp trường, cụ thể sau: ➢ Xây dựng kế hoạch triển khai hoạt động gắn kết Nhà trường với doanh nghiệp, tổ chức trị xã hội liên quan đến thị trường lao động, hoạt động khởi nghiệp, hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm cho sinh viên ➢ Tham mưu Lãnh đạo Trường hỗ trợ khoa, chương trình đào tạo hoạt động đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội ➢ Tìm kiếm, huy động, tiếp nhận tài trợ nguồn lực (nhân lực, thiết bị, tài chính) doanh nghiệp tổ chức xã hội nhằm hỗ trợ học bổng nhu cầu học tập sinh viên ⚫ Nhiệm vụ: 18 - Xây dựng, mở rộng phát triển bền vững mối quan hệ gắn kết doanh nghiệp nước nhằm hỗ trợ hoạt động Trường theo tầm nhìn sứ mạng Trường - Tìm kiếm thị trường lao động nước để tạo việc làm (toàn thời gian bán thời gian cho sinh viên, sinh viên tốt nghiệp Trường - Dự báo nhu cầu, xu yêu cầu thị trường lao động với ngành nghề từ khuyến cáo điều chỉnh cơng tác đào tạo Trường - Thực công tác thống kê, báo cáo theo yêu cầu Trường - Điều phối đẩy mạnh hoạt động khởi nghiệp sinh viên giảng viên Trường - Tham gia dự án nước theo chức nhiệm vụ Trung tâm - Quản lý sử dụng hiệu nguồn nhân lực, sở vật chất phương tiện, trang thiết bị giao - Phối hợp với đơn vị chức thực công việc khác theo yêu cầu Lãnh đạo Trường 2.1.3 Cơ cấu tổ chức STT THÔNG TIN ThS Lê Văn Chức vụ: Giám đốc NHIỆM VỤ Hải Điện thoại: (0274) 3.865866 Email: hailv@tdmu.edu.vn ThS Trịnh Ngọc Chức vụ: Chuyên Hoàng viên Điện thoại: (0274) 3.865866 Email: hoangtn@tdmu.edu.vn Điều hành chịu trách nhiệm chung hoạt động Trung tâm; hướng dẫn đôn đốc cán bộ, viên chức thực tốt chức trách nhiệm vụ theo quy định đơn vị - Hỗ trợ doanh nghiệp kết nối với hoạt động nhà trường - Hỗ trợ doanh nghiệp: đến tuyển dụng trực tiếp trung tâm, qua email - Hỗ trợ, tư vấn, tìm kiếm địa điểm thực tập, thực hành, giới thiệu việc làm toàn thời gian bán thời gian cho sinh viên - Thực khảo sát nhu cầu 19 tuyển dụng doanh nghiệp hàng năm Nguyễn Ngọc Chức vụ: Chuyên Trâm viên Điện thoại: (0274) 3.865866 Email: tramnn@tdmu.edu.vn Phạm Chức Chí vụ: Chuyên Trọng viên Điện thoại: (0274) 3.865866 Email: trongpc@tdmu.edu.vn - Thu thập liệu thông tin sinh viên tốt nghiệp: Thực khảo sát tình hình việc làm sinh viên sau tốt nghiệp qua điện thoại, online thống kê liệu khảo sát - Thực khảo sát đánh giá nhà tuyển dụng lao động sinh viên sau tốt nghiệp qua điện thoại, online thống kê liệu khảo sát - Lập báo cáo thống kê tình hình việc làm theo mẫu biểu đơn vị trường - Hỗ trợ nhiệm vụ kiểm định liên quan đến chức năng, nhiệm vụ trung tâm - Thực công việc mạng lưới VEES-Net Triển khai kế hoạch tổ chức hoạt động khởi nghiệp trường: - Thông báo tuyển sinh khóa đào tạo khởi nghiệp, cơng dân tích cực theo dõi lớp học - Theo dõi kế hoạch tổ chức thi khởi nghiệp; Tiếp nhận dự án dự thi, đề xuất cố vấn, theo dõi tiến độ dự án, hỗ trợ dự án thực nhiệm vụ - Triển khai hoạt động giao lưu khởi nghiệp cho sinh viên - Tham gia phát triển mạng lưới khởi nghiệp trường: doanh nghiệp khởi nghiệp, cố vấn thông qua buổi hội thảo, giao lưu, khóa TOT khởi nghiệp - Khảo sát nhu cầu sinh viên khóa học khởi nghiệp, tham gia hội thảo, giao lưu 20 ThS Phạm Công Luận Chức vụ: Chuyên viên Điện thoại: (0274) 3.865866 Email: luanpc@tdmu.edu.vn - Hỗ trợ hoạt động kết nối doanh nghiệp - Hỗ trợ hoạt động tìm kiếm việc làm, địa điểm thực hành, thực tập cho sinh viên - Tổng hợp báo cáo tổ Công đồn, Chi hàng tháng - Theo dõi Cổng thơng tin việc làm online - Thực nhiệm vụ Lãnh đạo Trung tâm phân công 2.2 Thực trạng trang thiết bị Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 2.2.1 Thiết bị cơng tác làm việc Trang thiết bị văn phịng ln đóng vai trị yếu tố then chốt việc đảm bảo suất, chất lượng cơng tác văn phịng nơi Trung Tâm nói riêng tất văn phịng nói chung Đứng trước cách mạng 4.0 trang thiết bị đại ngày ứng dụng rộng rãi công tác văn phịng Trang thiết bị kể đến cá nhân chun viên Trung Tâm là: máy tính bàn, ghế, máy in, tủ đựng tài liệu, bìa đựng hồ sơ, văn phịng phẩm bút, thước, keo dán, hồ keo, Ngoài kết hợp với khả biết ứng dụng sử dụng thành thạo trang thiết bị phục vụ vào công việc để tăng hiệu công việc Nhóm đãm quan sát nghiên cứu Trung Tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một đưa trang thiết bị phục vụ cho công tác làm việc Trung Tâm sau: a Thiết bị ghi âm văn phịng • Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải Giám đốc kí tên • Ghi lại thơng tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn bản… • Máy ghi âm tăng 30- 45% suất lao động tiết kiệm thời gian đánh máy hay tránh sai sót trình làm việc Nhân viên 21 Trung Tâm sử dụng máy ghi âm tiết kiệm – phút cho trang viết tài liệu cần soạn thảo b Điện thoại Thiết bị đơn giản lại vô cần thiết đối tác doanh nghiệp liên lạc với Trung Tâm thông qua số điện thoại cố định website thống Trung tâm Hợp tác Doanh Nghiệp đại học Thủ Dầu Một Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp sinh viên với chuyên viên đối đại diện doanh nghiệp với chuyên viên; Giám đốc trở nên thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến cơng sở, văn phịng Vì vậy, địi hỏi người làm cơng tác văn phịng nói riêng cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại để giúp ích cho cơng việc c Máy fax Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng khơng có ký tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax) d Máy tính nối mạng Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu…Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phịng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin e Máy chụp ảnh Việc Trung Tâm thường xuyên tổ chức kiện, buổi giao lưu sinh viên doanh nghiệp máy chụp ảnh thiết bị khơng thể thiếu sử dụng cơng tác văn phịng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện trọng đại quan, đơn vị Có nhiều thiết bị chụp lại có lẽ máy chụp ảnh thông dụng f Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu 22 • Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) xa dùng máy Fax truyền qua mạng • Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều thể loại cơng nghệ khác • Đa phần máy in sử dụng cho văn phòng nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in nối với thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng g Sổ sách văn phòng Sổ sách văn phòng thường sổ nhỏ, cấp cho nhân viên sử dụng để hỗ trợ cho công việc, ghi lại thông tin họp, đào tạo lưu lại trình làm việc h Các loại bút văn phòng Các loại bút dùng văn phịng bao gồm: bút bi, bút chì, bút màu, bút lông, bút viết bảng,… Tuỳ thuộc vào nhu cầu chun viên lại mua loại bút khác để phục vụ nhu cầu khác i Tủ tài liệu Tủ tài liệu xem đồ nội thất khơng thể thiếu văn phòng, đặc biệt Trung Tâm phải cất giữ nhiều vật dụng để sử dụng cho công tác tổ chức kiện diễn sn sẻ, Mỗi văn phịng có diện tích khác nhau, nên tủ tài liệu cân đối lựa chọn phù hợp với diện tích 2.2.2 Các trang thiết bị văn phịng khác Ngồi nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu cịn có thiết bị đồ dùng văn phịng khác như: • Máy chiếu đa (projector) • Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, Đây loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên chiếu ánh sáng xuyên qua hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu 23 lên hình bên ngồi Nói cách dễ hiểu hình máy tính to để người nhìn dễ • Các đồ dùng cho văn phòng ngày đa dạng phong phú Dù nhỏ mà hỗ trợ nhiều hầu thiếu bấm ghim, kẹp, hộp ghim, bìa kẹp, 2.3 Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Dựa câu trả lời bảng câu hỏi khảo sát nhóm thực để lấy thơng tin sơ cấp Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một, người vấn Chuyên viên Giám đốc Trung Tâm Nhóm xin trình bày ưu điểm , nhược điểm nguyên nhân sau: 2.3.1 Ưu điểm Khu vực văn phòng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một chia làm hai khu vực ngăn cách cửa kính đóng mở tự động nhiệt độ thể người vô tiện lợi đại: • Đầu tiên, phận làm việc liên quan chủ yếu đến xử lý giấy tờ trang bị số thiết bị đại, có tích hợp cơng nghệ tiên tiến như: tivi màu hình lớn có thêm camera kết nối trực tuyến từ xa để họp, bàn bạc công việc hay sử dụng vào buổi thuyết trình; với nhiều trang thiết bị văn phòng khác như: máy in màu máy in thường, máy tính bàn, máy lọc khơng khí, máy lạnh, tủ đụng văn phịng phẩm, bình nước nóng lạnh,… Đem lại thú vị, nâng cao suất lao động, tăng hiệu xử lý công việc cho cơng nhân viên kết hợp với đào tạo phận nhân viên biết ứng dụng sử dụng thành thạo công nghệ đại vào cơng việc hành văn phịng • Thứ hai, phận hỗ trợ sinh viên liên quan đến công việc hỗ trợ sinh viên trang bị 20 ghế có tựa, 10 bàn hình chữ nhật dài, loa, quạt máy, kệ lớn dùng để trưng bày sản phẩm sáng tạo bạn sinh viên, Nhìn chung hỗ trợ sinh viên nhân viên Trung Tâm tác vụ tổ chức kiện trò chuyện giao lưu đổi sáng tạo, tổ chức buổi 24 tòa đàm khởi nghiệp, giải đáp câu hỏi thắc mắc sinh viên với nhân viên Trung tâm 2.3.2 Nhược điểm Có thể dễ dàng nhận thấy ưu điểm trang thiết bị văn phòng phận làm việc Trung Tâm tương đối đại, trang bị thiết bị văn phòng tích hợp nhiều cơng nghệ phù hợp với việc đầu tư trang thiết bị văn phòng trước thời kỳ cách mạng 4.0 bên cạnh phận hỗ trợ sinh viên lại đáp ứng tác vụ bản, thô sơ mà chưa thực tối ưu hóa, phù hợp với cơng tác hỗ trợ sinh viên cung hay nói cách khác chưa thực quan tâm đầm tư trang thiết bị so với phận làm việc Mặc dù việc hỗ trợ phát triễn kiến thức lẫn kỹ cho sinh viên hoạt động khởi nghiệp lại mục tiêu quan trọng Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Do nhóm định tổng hợp đưa nhược điểm sau: • Nhược điểm thiết bị điều hịa nhiệt độ khơng gian thực chưa tốt Không gian nơi phận hỗ trợ sinh viên, trang bị quạt máy sinh viên di chuyển tới đông buổi kiện lớn giao lưu doanh nghiệp với sinh viên (khoảng 20 người) kết hợp với thời tiết vào ngày mùa hè nóng nực dễ gây tình trạng bí bách, nóng nực, khó chịu cho người tham gia sinh viên, đại diện doanh nghiệp Đặc biệt gây ảnh hưởng làm giảm uy tín chất lượng Trung Tâm nói riêng trường đại học Thủ Dầu Một nói chung • Nhược điểm thứ hai thiếu trang thiết bị hỗ trợ sinh viên thực dự án khởi nghiệp Mặc dù không gian nơi phận hỗ trợ sinh viên bày trí sản phẩm để sinh viên tìm hiểu, tham khảo hồn tồn lại khơng bố trí trang thiết bị để sinh viên tìm hiểu, học hỏi đọc kỹ nội dung, đào sâu vào vấn đề dự án sinh viên dự án tham gia khởi nghiệp trước Đồng thời thiếu trang thiết bị để cung cấp kiến thức chuyên sâu dự án khởi nghiệp, truyền cảm hứng khởi nghiệp, bước để thực dự án khởi nghiệp ví dụ sách, video, 25 chia sẻ, từ sinh viên tham gia khởi nghiệp doanh nhân cộng tác với Trung tâm • Nhược điểm thứ ba thiếu trang thiết bị để xử lý tài liệu khơng cịn dùng tới mà chứa thơng tin quan trọng khơng cịn cần giấy in Có thể thấy Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một nơi tiếp nhận cung cấp giấy chứng nhận cho sinh viên, tiếp nhận thông tin quan trọng dự án sinh viên tham gia khởi nghiệp q trình phát triễn,…Nếu khơng xử lý cẩn thận dễ gây rị rỉ thơng tin ý tưởng ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án sinh viên, suy giảm uy tín chất lượng Trung tâm 2.3.2 Nguyên nhân Có thể liệt kê số nguyên nhân dẫn đến dẫn đến tình trạng việc gây nhược điểm sau: • Đối với hai nhược điểm “thiết bị điều hòa nhiệt độ không gian thực chưa tốt” “thiếu trang thiết bị hỗ trợ sinh viên thực dự án khởi nghiệp” nguyên nhân Nhà trường chưa thực có tâm vào đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác hỗ trợ, phát triễn kiến thức kỹ cho sinh viên hoạt động khởi nghiệp đổi sáng tạo Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một phận trực thuộc trường đại học Thủ Dầu Một; trang thiết bị tiền lương công nhân viên nhiều chi phí khác ban lãnh đạo Trường trực tiếp chi trả khơng nhận nguồn vốn, quan tâm từ nhà trường khó đầu tư trang thiết bị tốt cho phận hỗ trợ sinh viên • Nhược điểm thứ ba “thiếu trang thiết bị để xử lý tài liệu khơng cịn dùng tới mà chứa thơng tin quan trọng khơng cịn cần giấy in nữa” Đây phần chưa có quy định rõ ràng việc bảo mật giấy tờ thông tin đến dự án khởi nghiệp sinh viên trình tham gia cách nghiêm ngặt từ Trung tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một đề 26 Chương 3: Đề xuất giải pháp & kiến nghị trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một 3.1 Kiến nghị trang thiết bị văn phòng Để phát triễn kịp với toàn xã hội cách mạng 4.0 việc nâng cao chất lượng trang thiết bị cho Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một điều đáng quan tâm Trung tâm cầu kết nối sinh viên doanh nghiệp khắp địa phận tỉnh Bình Dương Vì vậy, việc đầu tư đại hóa trang thiết bị văn phịng cho nhân viên Trung Tân phận hỗ trợ sinh viên tạo tăng tiến cho Trung tâm nói riêng trường đại học Thủ Dầu Một nói chung q trình hội nhập với tồn cầu Mặt khác, cần tâm đến vị trí người lãnh đạo Trung tâm nhà trường đại học Thủ Dầu Một Lãnh đạo người khơi dậy động lực sức mạnh cho nhân viên để họ đóng góp cho Trung Tâm nhà trường Từ đưa danh tiếng nhà trường lên cao có cho đội ngũ nhân viên ứng dụng trang thiết bị đại hiệu hệ sinh viên có lực kiến thức chất lượng cao kinh tế, đổi sáng tạo khởi nghiệp cho kinh tế Bình Dương 27 3.2 Giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng Đối với nhược điểm “thiết bị điều hịa nhiệt độ khơng gian thực chưa tốt” Nhóm xin đề xuất khắc phục nhược điểm trang bị thêm máy điều hịa va máy lạnh cho Trung Tâm Vì lý sau: • Đối với máy lạnh, khơng gian sáng tạo hay phận hỗ trợ sinh viên khơng gian rộng khép kín khu vực nên việc trang bị máy lạnh hiệu việc điều chỉnh nhiệt độ không gian so với việc sử dụng quạt máy cỡ lớn dùng liên tục chi phí khơng q cao (máy lạnh thị trường có giá dao động từ triệu vnđ trở lên / cái), khả di chuyển linh hoạt khơng gian hầu hết máy lạnh nhẹ dễ dàng việc di chuyển Máy lạnh thường có thiết kế tương đối đơn giản, phần thường hoạt động tốt thời gian dài (tuổi thọ trung bình từ 10 năm – 15 năm tùy theo tần suất sử dụng) chi phí bảo trì sửa chữa tương đối thấp Ưu điểm cuối tiết kiệm lượng, cụ thể máy lạnh tiêu tốn từ – 1,5 số điện vòng tiếng sử dụng liên tục • Đối với máy điều hòa, với thời tiết Việt Nam vào mùa hè nhiệt độ khơng gian Trung Tâm cao gây nóng khó chịu, đổ mồ liên tục với bạn sinh viên phải làm việc liên tục cho dự án không gian Trung Tâm ngày tổ chức kiện chuyên viên lẫn sinh viên hỗ trợ phải di chuyển liên tục thời gian dài dễ gây nước say nắng sử dụng máy điều hịa khơng khí giảm mồ hơi, đồng nghĩa giảm nguy nước Và cải thiện đàng kể chất lượng khơng khí trở nên lành máy điều hịa khơng khí có khả loại bỏ bụi, phấn hoa chất gây dị ứng khác cách giảm độ ẩm không khí điều hịa ngăn chặn ẩm mốc nấm phát triễn Đối với nhược điểm thứ hai “thiếu trang thiết bị hỗ trợ sinh viên thực dự án khởi nghiệp” Nhóm định trang bị thêm máy tính bàn có kết nối mạng cho sinh viên dễ dàng tra cứu liệu Kết hợp với máy tính bàn sử dụng 28 mạng lưới kết nối liệu (Internet of things) máy tính nhân viên Trung Tâm với máy tính sinh viên sử dụng, để chuyên viên Trung Tâm dễ dàng theo dõi, hỗ trợ bạn sinh viên trình tra cứu liệu thực dự án khởi nghiệp Cùng với nhóm định ứng dụng thêm điện toán đám mây( Cloud Computer) để chuyên viên lưu trữ tài liệu quan trọng, sách chia sẻ, nội dung dự án khởi nghiệp trước cho bạn sinh viên tìm kiếm Thêm nữa, nhóm kết hợp thêm điện tốn nhận thức (Cognitive Computing) cụ thể ứng dụng cơng nghệ trí tuệ nhân tạo để máy móc tự vận hành đưa gợi ý phù hợp với mong muốn nội dung mà sinh viên muốn tìm kiếm Đối với nhược điểm thứ ba “thiếu trang thiết bị để xử lý tài liệu khơng cịn dùng tới mà chứa thơng tin quan trọng khơng cịn cần giấy in nữa” Nhóm định trang bị thêm máy hủy tài liệu cho Trung Tâm nhiều dòng máy hủy tài liệu thị trường có khả xé nhỏ tài liệu đến vài mi-li-mét khiến cho người xem khó nhận diện nội dung tài liệu, giải hồn tồn vấn đề thơng tin dự án khởi nghiệp sinh viên q trình thực Kết hợp với giúp văn phòng trở nên gọn gàng ngăn nắp hơn, tăng thoải mái tinh thần hiệu làm việc Thậm chí bảo vệ mơi trường việc xử lý giấy giảm gánh nặng cho phận thu gom giấy tái chế, giúp trình xử lý giấy nhanh rác thải giấy không bị tồn động gây ảnh hưởng môi trường lâu 29 C/ Kết luận Có thể nói qua q trình nghiên cứu đề tài “Thực trạng giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một” Nhóm chúng tơi thấy ảnh hưởng to lớn đến phát triễn thành công công tác đào tạo, hỗ bạn sinh viên có kiến thức, kỹ tinh thần hoạt động khởi nghiệp Nhìn chung Trung Tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một có nhiều đầu tư nỗ lực cải thiện trang thiết bị công tác làm việc bên cạnh có ba điểm hạn chế nhóm nhận thấy: thiết bị điều hịa nhiệt độ khơng gian thực chưa tốt; thiếu trang thiết bị hỗ trợ sinh viên thực dự án khởi nghiệp; thiếu trang thiết bị để xử lý tài liệu khơng cịn dùng tới mà chứa thông tin quan trọng không cịn cần giấy in Nhóm nỗ lực đưa ba giải pháp cho vấn đề là: trang bị thêm máy lạnh máy điều hịa; trang bị máy tính bàn kết hợp ứng dụng công nghệ hỗ trợ nhất; trang bị thêm máy hủy tài liệu Nhóm kiến nghị thêm nội dung việc ban lãnh đạo nhà trường Trung tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp đại học Thủ Dầu Một cần học hỏi, tìm hiểu quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị văn phịng trước cách mạng 4.0 Nhóm nghiên cứu tin rẳng với giải pháp kiến nghị Trung tâm Hợp Tác Doanh Nghiệp đại học Thủ Dầu Một ngày hồn thiện công tác đầu tư trang thiết bị công tác đào tạo sinh viên tương lai 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồng Thị Thanh Phương - Nguyễn Thị Ngọc An (2009) Quản trị hành văn phòng, Nhà xuất thống kê, [1,11-14] https://khosachonline.com/sach/quan-tri-hanh-chanh-van-phong Trường Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp (2019) Quản trị hành văn phịng, Hà Nội, [2,3-9] https://khoaqtkd.uneti.edu.vn/uploads/page/9quan-tri-hanh-chinh-van-phong.pdf Pan Services Hà Nội (2021) Thông tin chi tiết quản lý sở vật chất văn phòng, ngày truy cập 22/11/2022 https://panservices-hanoi.vn/tu-van/quan-ly-co-so-vat-chat-vanphong/#:~:text=N%C3%B3i%20m%E1%BB%99t%20c%C3%A1ch%20kh%C3%A1c %2C%20qu%E1%BA%A3n,c%E1%BA%A7u%20c%E1%BB%A7a%20ng%C6%B0 %E1%BB%9Di%20s%E1%BB%AD%20d%E1%BB%A5ng Thông tin website Trung tâm hợp tác doanh nghiệp khởi nghiệp, ngày truy cập 22/11/2022 https://cece.tdmu.edu.vn/ Mạnh Tài, Tìm Hiểu Về Những Trang Thiết Bị Văn Phịng Gồm Những Gì ?, ngày truy cập 22/11/2022, https://mucinsaigon.com/thiet-bi-van-phong-gom-nhung-gi.html 31 PHỤ LỤC Mẫu khảo sát đính kèm : KHẢO SÁT THỰC TRẠNG SỰ ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRƯỚC CUỘC CÁCH MẠNG 4.0 Chào anh/chị! Chúng sinh viên chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh - khoa Kinh Tế trường Đại Học Thủ Dầu Một Chúng thực đề tài nghiên cứu: “khảo sát thực trạng đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0” Hiện thực khảo sát để nghiên cứu, tìm hiểu rõ thực trạng đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cách mạng 4.0 Trung Tâm hợp tác Doanh Nghiệp Khởi nghiệp trường đại học Thủ Dầu Một Rất mong Anh/Chị dành chút thời gian để trả lời câu hỏi đây, ý kiến anh/chị quan trọng, góp phần lớn vào thành công nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! Hiện tại, vị trí cơng việc Trung tâm anh/chị thường sử dụng trang thiết bị ? Anh/chị giới thiệu sơ lược qua trang thiết bị Trung tâm ? Anh/chị cảm thấy trang thiết bị Trung tâm có đáp ứng cho tác vụ cơng việc khơng ? Nếu anh/ chị muốn đổi nâng cấp trang thiết bị cho phận văn phịng Trung Tâm ? CẢM ƠN ANH/CHỊ ĐÃ GIÚP CHÚNG TƠI HỒN THÀNH KHẢO SÁT !