Việt nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàngchục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trămngàn doanh nghiệp thuộc các ng
Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty
Dựa trên các phân tích ở mục 2.3, Công ty Blue JSC cần phát huy những điểm mạnh trong quy trình tổ chức sự kiện Đồng thời, từ những hạn chế đã được chỉ ra, cần đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện và nâng cao tính sáng tạo của kịch bản chương trình.
Một số giải pháp cụ thể đối với việc tổ chức sự kiện tại Công ty Cổ phần Màu Xanh (Blue JSC)
Giải pháp đối với việc hoạch định mục tiêu kinh doanh của công ty tới năm 2011
Công ty Blue JSC đã định hình các chiến lược kinh doanh của mình nhằm hòa nhập vào sự phát triển của thị trường, với mục tiêu rõ ràng đến năm 2011.
Mục tiêu của Blue JSC trong năm 2010 là trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khởi công và khánh thành tại Việt Nam Công ty hướng đến việc chiếm lĩnh thị phần sự kiện trong nước, đồng thời nâng cao khả năng hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ như PG, truyền thông, và dịch vụ khách sạn, resort.
Mở rộng địa bàn hoạt động trên 64 tỉnh thành Việt Nam, chúng tôi sẽ tiếp tục tìm kiếm các sự kiện quy mô lớn từ Chính phủ, các tập đoàn đa quốc gia và các công ty có tiềm lực kinh tế mạnh Mục tiêu là giành được nhiều hợp đồng tổ chức sự kiện quốc tế tại Việt Nam, tạo cơ hội học hỏi và liên kết với các công ty nước ngoài, đồng thời duy trì và phát triển hệ thống khách hàng hiện tại.
Blue JSC nổi bật với hoạt động tổ chức sự kiện khánh thành và khởi công Năm 2010, nhân kỷ niệm 1000 năm Thăng Long, nhà nước Việt Nam đang hoàn thiện các công trình trọng điểm, tạo cơ hội lớn cho Blue JSC Đây hứa hẹn sẽ là một năm thành công, giúp Blue JSC khẳng định vị thế vững chắc trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Giải pháp cho việc xây dựng quy trình tổ chức sự kiện
Hiện tại, Blue JSC đang triển khai quy trình tổ chức sự kiện với các bước cơ bản rõ ràng, tuần tự và đầy đủ Mặc dù mỗi sự kiện có những đặc thù riêng, Blue JSC có thể điều chỉnh quy trình bằng cách áp dụng đầy đủ hoặc giản lược một số bước cần thiết.
Tuy nhiên, quy trình sự kiện như trên đã bộc lộ một số điểm yếu như sau:
Việc tìm kiếm hợp đồng tổ chức sự kiện chủ yếu phụ thuộc vào mối quan hệ của giám đốc, phó giám đốc và các nhân viên chủ chốt lâu năm tại công ty Khách hàng đến với Blue JSC thường thông qua quen biết hoặc giới thiệu từ những khách hàng trước đó, thay vì từ các hoạt động truyền thông hay quảng cáo Sự thiếu chú trọng vào việc quảng bá thương hiệu là một hạn chế chung của các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Blue JSC chưa chú trọng đến việc nghiên cứu thị trường, dẫn đến việc công ty không nắm bắt được nhu cầu thị trường trong bối cảnh biến động hiện nay Sự thiếu hụt này gây khó khăn cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh, từ đó làm giảm năng lực cạnh tranh của Blue JSC.
Sau sự kiện, Blue JSC cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và đối tác Việc tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ mở, liên quan đến nhiều mạng lưới khác nhau Do đó, nếu Blue JSC thiết lập được những liên kết tốt, đây sẽ là một lợi thế lớn giúp cả hai bên cùng phát triển bền vững.
Quy trình cần thực hiện:
Xác định mục đích của sự kiện
Xác định mục tiêu cần đạt được
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
- Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
- Thiết lập nhóm làm việc Địa điểm:
- Tham quan các địa điểm
- Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
- Ký hợp đồng địa điểm
- Xác nhận thông tin chi tiết
- Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm
Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
MC: Người dẫn chương trình.
PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời.
Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời
Chọn chủ đề cho sự kiện
Xác định người thuyết trình
Phác thảo bài thuyết trình
Trang phục cho người thuyết trình
Quà tặng cho người thuyết trình
Báo chí, các cơ quan truyền thông:
Mời đại diện báo chí.
Đại diện của đài truyền hình
Phóng viên đài truyền hình
Người quay phim, chụp hình.
Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
Người xử lý các tình huống phát sinh
Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
Brochure cho khách tham dự
Thư mời, thư cám ơn
Các đơn vị bảo trợ
Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ
Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
Khảo sát địa điểm cho loa và hệ thống ánh sáng là rất quan trọng để điều chỉnh độ chói, tránh tình trạng quá tối hoặc quá sáng Ngoài ra, việc chuẩn bị hình ảnh trình chiếu như video, PowerPoint, Flash và thiết bị điều khiển từ xa trước, trong và sau buổi sự kiện sẽ giúp nâng cao chất lượng trải nghiệm cho người tham dự.
Hoa trang trí tại địa điểm
Hoa cài áo cho khách mời.
Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)
Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)
Quà đơn vị tài trợ
Quà cho khách mời trong danh sách
Quà cho khách vãng lai
Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen
Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
Nước uống: Chọn loại nước uống.
Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).
Chuẩn bị máy chụp hình
Chuẩn bị máy quay phim.
Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình.
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:
Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe)
Báo cáo kết quả sự kiện:
Số lượng khách tham dự
Các đơn vị truyền thông
Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
Các chuyên mục khách hàng quan tâm
Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa)
Giải pháp cho các hoạt động tổ chức sự kiện
Dựa trên phân tích hoạt động tổ chức sự kiện của Blue JSC trong chương II, bài viết này đề xuất các giải pháp hoàn thiện cho từng hoạt động cụ thể trong quy trình sự kiện tại Blue JSC.
Lập dự toán ngân sách:
Trong bối cảnh kinh tế biến động và lạm phát cao, Blue JSC cần khảo sát và cập nhật giá cả từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để có dự toán chính xác Để giảm thiểu chi phí phát sinh, công ty đã liệt kê dữ liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu và áp dụng phương pháp loại trừ để giữ lại danh mục cần thiết Nếu ngân sách cho phép, có thể bổ sung hàng hóa đã loại trừ; ngược lại, nếu ngân sách hạn chế, Blue JSC sẽ rà soát và loại bỏ các hàng hóa không cần thiết Hiện tại, việc mời MC và ca sĩ nổi tiếng qua trung gian dẫn đến chi phí cao Do đó, Blue JSC nên xây dựng mối liên kết chặt chẽ với nghệ sĩ để làm việc trực tiếp, nhằm giảm thiểu chi phí và tránh tình trạng bể show.
Lập kế hoạch và thời gian biểu tổ chức sự kiện
Hiện tại, kế hoạch tổ chức sự kiện của Blue JSC rất hiệu quả Tuy nhiên, cần xác định rõ thời gian hoàn thành sớm nhất và muộn nhất, cũng như đảm bảo chất lượng công việc đạt yêu cầu.
Bài viết này tóm tắt các hạng mục công việc liên kết với nhau, tạo thành chuỗi thời gian cho việc tổ chức sự kiện Từ những hạng mục công việc chính, Blue JSC xác định các hạng mục công việc phụ trợ, và quá trình thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự của từng mục quan trọng.
Để tránh tình trạng công việc dồn dập, Blue JSC nên hợp tác chặt chẽ với phòng Marketing của khách hàng nhằm tận dụng nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả sự kiện Việc làm việc cùng nhau có thể tạo ra nhiều phát kiến sáng tạo, mang tính đột phá cho sự kiện.
Lựa chọn cho không gian tổ chức sự kiện:
Sau khi ký hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức sự kiện, Blue JSC cần tiến hành khảo sát kỹ lưỡng để thiết kế mặt bằng và sân khấu phù hợp Người thiết kế nên thực hiện khảo sát trực tiếp, tránh việc thiết kế dựa trên báo cáo của người khác để đảm bảo tính chính xác Việc này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian sửa chữa sau này Địa điểm được khách hàng lựa chọn sau khi nhận được tư vấn từ Blue JSC.
Tùy thuộc vào quy mô, mục đích, ngân sách và thời gian tổ chức sự kiện, Blue JSC sẽ tư vấn cho khách hàng địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất.
Phần lớn các sự kiện khách hàng thường quyết định địa điểm, dẫn đến không gian và thời gian của sự kiện trở thành những yếu tố không thể kiểm soát Do đó, Blue JSC cần nâng cao khả năng hợp tác với các chủ sự kiện để phản ứng linh hoạt với các tình huống phát sinh và sự cố bất ngờ.
Khách mời tới sự kiện:
Mặc dù công việc lập danh sách khách mời thường là do chủ sự kiện đảm nhận Nhưng Blue JSC nên nắm rõ hồ sơ khách mời.
Nắm bắt thông tin về khách mời là yếu tố quan trọng để tổ chức sự kiện thành công Một số vấn đề cần lưu ý bao gồm việc xác định đối tượng khách mời, chuẩn bị danh sách và gửi lời mời đúng thời gian, cũng như theo dõi phản hồi từ khách.
Ai là khách mời chính thức? Số lượng khách mời thuộc giới truyền thông, dịch giả…?
Khi tổ chức sự kiện, việc lựa chọn phương tiện đi lại cho khách mời là rất quan trọng Khách mời có thể đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hoặc xe sang trọng, và việc sử dụng phương tiện công cộng cũng cần được xem xét Đặc biệt, với sự kiện có khoảng 3.000 khách chủ yếu trong độ tuổi từ 19-24, phương tiện giao thông công cộng sẽ ảnh hưởng lớn đến việc chọn địa điểm Đối với cuộc họp báo giới thiệu gameshow, cần mời các cơ quan truyền thông phù hợp với đối tượng khán giả trẻ, thay vì các tờ báo phổ thông như Thanh niên hay vnexpress.
Blue JSC cần hướng dẫn chủ sự kiện chuẩn bị danh sách khách mời chính thức (danh sách A) và danh sách khách mời dự bị (danh sách B) Danh sách B bao gồm những người có thể được mời thay thế cho những khách mời trong danh sách A nếu họ vắng mặt.
Thiếp mời cần gửi cho khách trong danh sách A từ sáu đến bảy tuần trước sự kiện Danh sách A sẽ được rút ngắn dựa trên xác nhận của khách mời năm tuần trước sự kiện, và giấy vào cửa cho khách VIP sẽ được gửi đến khách trong danh sách A Nếu có, giấy vào cửa cho khách thường sẽ được sử dụng để kiểm tra an ninh, có thể quàng vào cổ, kẹp vào túi xách, thắt lưng hoặc đeo vào cổ tay Tại một số sự kiện, sẽ có hai loại giấy vào cửa: một loại cho "vào cửa tự do" và loại khác giới hạn cho các phòng VIP.
Tùy thuộc vào lịch giao thư của địa phương và các kỳ nghỉ lễ, cần lưu ý rằng trong mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể ra ngoài thành phố Nhà tổ chức nên lên lịch phù hợp để đảm bảo khách trong danh sách A có đủ thời gian để phản hồi.
Khung thời gian nên dựa trên việc hoàn thành tất cả các công việc đúng hạn Để tránh tình trạng chậm trễ, hãy dự phòng ít nhất một tuần cho các tranh ảnh minh họa và lịch trình giao tiếp Do đó, Nhà tổ chức cần chuẩn bị mọi thứ càng sớm càng tốt.
Các giải pháp hỗ trợ khác
Phát triển nâng cao nguồn nhân lực
Tại Blue JSC, đội ngũ nhân viên có trình độ cao nhưng khả năng ngoại ngữ còn hạn chế, ảnh hưởng đến việc tìm kiếm khách hàng quốc tế Do đó, trong các chương trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới, Blue JSC cần ưu tiên lựa chọn ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt, sau đó tiến hành đào tạo chuyên môn.
Blue JSC hoạt động trong lĩnh vực mà sự sáng tạo là lợi thế cạnh tranh quan trọng Do đó, công ty cần khuyến khích nhân viên phát triển tư duy đổi mới và tạo ra những điểm nhấn độc đáo cho các chương trình, thay vì chỉ tuân theo những khuôn mẫu có sẵn.
Cần xây dựng một chế độ lương thưởng hợp lý hơn cho cán bộ nhân viên, giúp tạo tâm lý an tâm trong công việc và khẳng định giá trị của công sức cũng như trí tuệ mà họ đã đóng góp.
Nâng cao cơ sở vật chất
Blue JSC cần nâng cấp máy móc thiết bị để đảm bảo hiệu quả trong các sự kiện tại các tỉnh thành vùng sâu vùng xa Việc chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết như USB 3G, máy photocopy, và máy in là rất quan trọng để kịp thời cập nhật thông tin, in ấn các bản thiết kế, kịch bản chương trình và các văn bản giấy tờ liên quan, nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện công tác chuẩn bị cho sự kiện.
Hiện nay, Blue JSC thường thuê đội ngũ quay phim, chụp ảnh từ các công ty dịch vụ bên ngoài cho các sự kiện Tuy nhiên, do không hiểu rõ đặc thù của từng sự kiện, hình ảnh minh họa không đạt yêu cầu và không thực sự phù hợp Vì vậy, Blue JSC cần xem xét bổ sung đội ngũ nội bộ để khắc phục những thiếu sót này trong tương lai.
Nâng cấp website là điều cần thiết đối với các công ty tổ chức sự kiện, vì nó không chỉ quảng bá thương hiệu mà còn cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng Những người quan tâm đến tổ chức sự kiện có thể tìm thấy các giải pháp hỗ trợ thông qua website Điều này giúp xây dựng thương hiệu Blue JSC trong tâm trí khách hàng một cách hiệu quả.
Blue JSC là một công ty tổ chức sự kiện chuyên cung cấp dịch vụ trọn gói với quy mô lớn Mặc dù tên tuổi của Blue JSC chưa được nhiều người biết đến, công ty đang nỗ lực nâng cao nhận diện thương hiệu Hiện tại, Blue JSC đang hợp tác với Smart Communication để thiết kế và nâng cấp website, đồng thời cung cấp tin bài PR về các sự kiện đã tổ chức.
Blue JSC cần chú trọng vào việc duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác sau sự kiện để tăng cường sự liên kết và gắn bó Sự liên kết này không chỉ giúp tạo ra mối quan hệ mật thiết mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh về giá.
Các chương trình giải trí và ca nhạc cần có sự đa dạng trong nội dung Kịch bản của mỗi chương trình nên được đầu tư một cách cẩn thận, đảm bảo phù hợp với từng loại hình giải trí khác nhau Việc lặp lại các mẫu kịch bản sẽ dẫn đến sự nhàm chán và thiếu sức hút cho chương trình.
Kiến nghị đối với nhà nước và các hiệp hội có liên quan
Với cơ quan Nhà nước
Thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang trong giai đoạn hình thành và còn gặp nhiều khó khăn do thiếu tổ chức, dẫn đến tình trạng lộn xộn Để khắc phục những hạn chế này, chính sách phát triển của Nhà nước đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Chính sách đối với doanh nghiệp cần ổn định và đảm bảo khung pháp lý, cải cách thủ tục hành chính và chính sách tài chính nhằm tạo môi trường đầu tư bình đẳng và thông thoáng cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ Cần cải thiện tình trạng thiếu mặt bằng sản xuất và điều chỉnh hệ thống thuế, đồng thời cải cách hình thức tính và thu thuế để tạo cơ hội cho doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam với sự cạnh tranh bình đẳng.
Nhà nước cần thiết lập một hệ thống văn bản pháp lý rõ ràng, cụ thể và chi tiết để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các chính sách của Nhà nước và phát triển bền vững.
- Luật pháp đối với tổ chức sự kiện:
Thị trường tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhiều cơ hội nhưng cũng đồng thời gia tăng sự cạnh tranh Để bảo vệ lợi ích của các doanh nghiệp và duy trì sự cạnh tranh lành mạnh, nhà nước cần thiết lập những quy định hợp lý.
Với hiệp hội quảng cáo
Hiệp hội cần đề xuất các kiến nghị cho cơ quan quản lý nhà nước nhằm điều chỉnh những quy chế cực đoan, tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh Đồng thời, cần thường xuyên đưa ra các chủ trương và biện pháp để xây dựng và phát triển ngành tổ chức sự kiện.
Hiệp hội cần thiết lập quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của hội viên, đồng thời phối hợp với các cơ quan nhà nước để hướng dẫn và chỉ đạo các doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoạt động đúng hướng và tuân thủ pháp luật.
Hiệp hội sẽ bảo vệ quyền lợi cho các hội viên, đại diện cho các nhà kinh doanh quảng cáo và tổ chức sự kiện Đồng thời, hiệp hội cũng đóng vai trò cầu nối giữa Chính phủ và các cơ quan quản lý, nhằm thúc đẩy sự mở rộng và phát triển của ngành quảng cáo.
Trong thời gian tới, Bộ Văn hóa Thông tin sẽ phối hợp cùng Hiệp Hội Quảng Cáo để xây dựng chiến lược quảng cáo, nhằm hướng dẫn các tỉnh và sở VHTT tổ chức trung tâm tư vấn quảng cáo Mục tiêu là quy hoạch và tạo việc làm cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, các giải thưởng cũng sẽ được tổ chức để khuyến khích doanh nghiệp sản xuất quảng cáo chất lượng cao, thu hút khách hàng, góp phần vào sự phát triển của quảng cáo Việt Nam.