THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU
Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn Hình thức này yêu cầu trình độ kế toán và quản lý tương đối cao, đồng thời chủ yếu thực hiện công tác kế toán bằng phương pháp thủ công.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
2 Kế toán chi tiết hàng hóa. Đối với kế toán hạch toán chi tiết hàng hóa đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) hàng hóa theo từng kho và từng người phụ trách hàng hóa Hiện nay Công ty đang áp dụng hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
- Sổ kế toán chi tiết hàng hóa tại công ty gồm:
Thẻ kho là tài liệu do thủ kho lập cho từng danh điểm vật tư, dựa trên các phiếu nhập và phiếu xuất Mỗi phiếu được ghi một dòng trên thẻ kho theo số lượng tương ứng Cuối ngày và cuối tháng, thủ kho cần tính toán số lượng tồn kho cho từng danh điểm vật tư để đối chiếu với số liệu kế toán trên sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết hàng hóa là tài liệu do kế toán lập cho từng mặt hàng, ghi nhận số lượng và giá trị dựa trên chứng từ nhập - xuất hàng hóa Mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ, thể hiện cả hai chỉ tiêu này Cuối tháng, kế toán tổng hợp sổ để xác định tổng nhập, tổng xuất và tổng tồn kho.
Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn được lập cho từng kho, ghi chép cả chỉ tiêu số lượng và giá trị hàng hóa Sổ này được xây dựng dựa trên các sổ chi tiết hàng hóa, giúp quản lý hiệu quả tình hình nhập, xuất và tồn kho.
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
Kế toán nhập kho hàng hóa
1 Các phương thức mua hàng.
Công ty mua hàng trong nước theo hai phương thức: mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng.
Phương thức mua hàng trực tiếp yêu cầu Công ty cử cán bộ nghiệp vụ đến bên bán để nhận hàng hoặc thu mua tại cơ sở sản xuất Người nhận hàng có trách nhiệm đưa hàng về kho hoặc giao bán Thời điểm ghi nhận hàng mua là khi bên mua hoàn thành thủ tục giao hàng và thực hiện thanh toán.
Phương thức mua hàng theo hình thức chuyển hàng yêu cầu bên bán phải giao hàng cho bên mua đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng Thời điểm ghi nhận hàng mua sẽ là khi bên mua nhận được hàng hoặc hóa đơn từ bên bán và chấp nhận thanh toán, hoặc đã thực hiện thanh toán cho số hàng hoặc hóa đơn đó.
2 Trị giá vốn của hàng mua.
Tại Công ty, trị giá vốn của hàng mua bao gồm: Giá mua thuần của hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa.
Giá mua thuần của hàng hóa được xác định bằng cách cộng giá mua ghi trên hóa đơn với các khoản thuế không hoàn lại trong quá trình mua, sau đó trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng.
Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quy trình mua sắm, như chi phí vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, chi phí lưu kho, và công tác phí của bộ phận thu mua.
3 Chứng từ kế toán sử dụng.
- Biên bản kiểm nhận hàng hóa.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng
4 Trình tự ghi sổ kế toán nhập kho hàng hóa
5 Kế toán nhập kho hàng hóa.
Khi hàng hóa được chuyển đến kho, đơn vị vận chuyển sẽ cung cấp Hóa đơn GTGT của Công ty giao hàng cùng với biên bản giao nhận hàng hóa giữa đơn vị vận chuyển và Công ty giao hàng.
Thủ kho nhập hàng, đối chiếu về số lượng, chủng loại hàng nhập để đảm bảo hàng nhập phải đúng quy cách, mẫu mã và chất lượng.
Thủ kho chuyển toàn bộ hồ sơ nhập kho, hóa đơn GTGT cho kế toán hàng tồn kho để lập phiếu nhập kho.
Chứng từ gốc về nhập kho
Sổ chi tiết vật tư Nhật ký chứng từ số 5
Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
Ví dụ: Mua hàng mây tre đan xuất khẩu sang Jih Der Chang Co., Ltd các nghiệp vụ phát sinh như sau:
1 Sổ phụ số 65 ngày 1/9/2006 tại Ngân hàng Công thương Đống Đa Công ty chuyển 45.000.000 VNĐ để đặt cọc mua hàng mây tre của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Minh Tân.
2 Ngày 22/9/2006 hàng mây tre mua của Công ty TNHH Thương Mại Minh Tân về nhập kho với số lượng các loại là 6420 bộ trị giá 215.544.000 VNĐ (thuế VAT 5% là 10.264.000 VNĐ) Phiếu nhập kho số
3 Sổ phụ Ngân hàng Công thương Đống Đa số 87 ngày 30/9/2006 chuyển trả nốt số tiền mua hàng mây tre cho Công ty TNHH Thương Mại Minh Tân số tiền là 170.544.000 VNĐ.
Phiếu nhập kho: Đơn vị:CTCP Prosimex PHIẾU NHẬP KHO Địa chỉ:Khương Đình, Hà Nội Ngày 22 tháng 9 năm 2006 Số 19 Nợ:
Họ tên người giao hàng: Trần Bình Minh
Theo số ngày tháng năm của
Nhập tại kho: Kho hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
0 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai trăm linh năm triệu, hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Nhập ngày 22 tháng 9 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa trên phiếu nhập và xuất kho, thủ kho sẽ tạo thẻ kho chi tiết cho từng loại hàng hóa Mỗi phiếu nhập và xuất sẽ được ghi nhận một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng Đơn vị: CTCP Prosimex.
Tên kho:Kho hàng hóa
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: hàng mây tre đan. Đơn vị tính: Bộ
Ký xác nhận của kế toán
Làn tre bộ 2C 680 Sàng tre bộ 2C 5.400
Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Tên hàng hóa: Hàng mây tre đan Đơn vị tính: Bộ, Giá mua
Mẫu số 17-VT QĐ liên bộ TCKT- TC
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa ( Lập hàng tháng để báo cáo, thống kê số lượng hàng hóa đã nhập, xuất, còn tồn trong tháng)
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Hàng hóa: mây tre đan
Tên hàng hóa Tồn đầu tháng
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán.
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
65 1/9 ứng trước tiền mua hàng
87 30/9 Thanh toán cho Minh Tân
Cuối tháng, kế toán hoàn tất việc ghi sổ chi tiết tài khoản 331 và thu thập số liệu tổng cộng của từng sổ chi tiết cho từng đối tượng Sau đó, số liệu này được ghi vào nhật ký chứng từ số 5, với mỗi sổ chi tiết được ghi vào một dòng riêng.
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi có TK 331 - Phải trả cho người bán
Ghi có TK 331, Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Nợ TK 331)
Khái quát về xuất khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại
1 Khái quát tình hình kinh doanh xuất khẩu hàng hóa.
Hàng hóa xuất khẩu của Công ty gồm có:
- Hàng nông sản như cà phê, hạt tiêu, gạo, sắn, mè, vừng, lạc thường xuất đi Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Thái Lan.
- Hàng thêu, may mặc, dệt thường xuất đi Singapore, Italia, Canada.
- Hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ xuất sang Nhật, Đài Loan.
- Hàng gốm sứ xuất sang Đức, Italia.
-Hàng phục vụ cho nông nghiệp: phân bón, hóa chất xuất sang Campuchia.
- Các hàng hóa khác: cao su, dầu, cọ, quặng cromit, nhôm thỏi, chiếu cói,dép, túi, thảm len
2 Các cách tính giá hàng hóa xuất khẩu
Trong nền kinh tế thị trường toàn cầu, quan hệ mua bán ngày càng mở rộng, yêu cầu các phương thức thanh toán linh hoạt để phù hợp với chi phí phát sinh và đảm bảo lợi ích cho các bên tham gia giao dịch ngoại thương Hiện nay, có nhiều phương pháp tính giá hàng xuất nhập khẩu như FOB, CIF, CPT, CFR Việc chọn phương thức tính giá phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người mua và người bán, khả năng thực hiện hợp đồng, mức độ rủi ro và phương tiện vận chuyển hàng hóa Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex cũng hoạt động trong lĩnh vực này, cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố trên để tối ưu hóa giao dịch.
The Ministry of Trade states that businesses calculate export prices using the FOB (Free on Board) and CIF (Cost, Insurance, and Freight) pricing methods.
- Giá FOB (free on board): Giao lên tàu Theo điều kiện này.
+ Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần).
Cung cấp chứng từ vận tải đầy đủ để xác nhận hàng hóa đã được bốc lên tàu Đồng thời, chịu trách nhiệm chi phí bốc hàng lên tàu theo quy định của cảng nếu chi phí này chưa bao gồm trong tiền cước.
+ Ký kết hợp đồng chuyên chở và trả cước.
+ Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính trong tiền cước. + Lấy vận đơn.
+ Trả tiền chi phí dỡ hàng.
+ Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hóa kể từ khi hàng hóa đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.
- Giá CIF (Cost, Insurance and Freight): Tiền hàng cộng bảo hiểm cộng cước Theo điều kiện này thì:
+ Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến cảng đích; + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu (nếu cần)
+ Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10%
+ Cung cấp cho người mua hóa đơn, vận đơn hoàn hảo và đơn ( hoặc giấy chứng bảo hiểm)
+ Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu.
+ Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước (trường hợp tàu chở hàng là tàu chợ)
+ Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hóa đơn, đơn (hoặc giấy chứng bảo hiểm) và vận đơn được giao cho mình.
+ Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước.
+ Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hóa kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.
+ C: Giá thực tế tại cảng bốc hàng vận chuyển đi ( Giá mua hàng, phí gửi chứng từ, lợi nhuận)
+ R: Tỷ lệ phí bảo hiểm.
VD: Ngày 23/9/2006 Công ty tiến hành xuất khẩu một lô hàng mây tre cho Công ty Jih Der Chang Co., Ltd – TaiWan R.O.C.
Cảng bốc hàng: Hải Phòng.
Cảng dỡ hàng là Taichung, với điều kiện giao hàng CIF, trị giá hàng bán đạt 14.374,6 USD Cước phí vận chuyển là 750 USD (tương đương 12.000.000 VNĐ) và phí bảo hiểm là 31,82 USD (tỷ lệ phí bảo hiểm 0,0022) Trị giá mua hàng là 205.000.000 VNĐ, cùng với phí gửi chứng từ là 500.000 VNĐ Lợi nhuận đạt 10.556.000 VNĐ, tỷ giá ngoại tệ là 15.900 VNĐ/USD, và đồng tiền thanh toán là USD.
Tiền được chuyển về Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Đồng thời Ngân hàng đại diện đứng ra thanh toán cho Công ty.
3 Các phương thức xuất khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại.
Trong lĩnh vực mua bán ngoại thương hiện nay, nhiều doanh nghiệp không đủ khả năng trực tiếp giao dịch do hạn chế về đàm phán, giấy phép xuất khẩu, hoặc thiếu bạn hàng tin cậy Điều này dẫn đến sự tồn tại của các phương thức xuất khẩu khác nhau, bao gồm xuất khẩu trực tiếp cho những doanh nghiệp có khả năng, xuất khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp không thể tự giao dịch, và phương thức xuất khẩu hỗn hợp.
Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex là một doanh nghiệp lớn, có khả năng tự ký kết hợp đồng xuất khẩu với các đối tác.
Đơn vị thường xuất khẩu hàng hóa cần thiết theo hình thức xuất khẩu trực tiếp Ngoài ra, đơn vị còn nhận xuất khẩu ủy thác cho khách hàng không có khả năng xuất khẩu trực tiếp, nhằm hưởng hoa hồng Trong một số trường hợp, công ty không thể xuất khẩu trực tiếp và phải ủy thác cho công ty khác thực hiện xuất khẩu, đây được gọi là hình thức ủy thác xuất khẩu.
Hiện nay Công ty có bốn hình thức xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp; Xuất khẩu ủy thác; Ủy thác xuất khẩu; Tạm nhập tái xuất.
Để thực hiện các hình thức xuất khẩu, phòng kinh doanh cần tiến hành một quy trình cụ thể Sau khi đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng, phòng kinh doanh lập phương án trình Giám đốc ký duyệt Khi Giám đốc ký phương án, hợp đồng sẽ được chuyển tới phòng kế toán để thực hiện vay tiền và chuyển tiền mua hàng Dựa vào hợp đồng và thời hạn giao hàng, phòng kinh doanh sẽ tiến hành giao hàng Sau khi giao hàng, tờ khai sẽ được gửi tới phòng kế toán để thực hiện các thủ tục nhập, xuất kho và theo dõi tiền về Đồng thời, phòng kinh doanh cũng lập bộ chứng từ chuyển ngân hàng để nhờ thu tiền.
Trình tự tiến hành xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác, tạm nhập tái xuất:
- Xin giấy phép xuất nhập khẩu ( nếu cần)
- Chuẩn bị hàng xuất khẩu: Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu Đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
- Kiểm tra chất lượng: Việc này được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu.
Mua bảo hiểm hàng hóa là rất cần thiết do hàng hóa chuyên chở trên biển thường xuyên đối mặt với nhiều rủi ro và tổn thất Chính vì vậy, bảo hiểm hàng hóa đường biển trở thành loại bảo hiểm phổ biến nhất trong lĩnh vực ngoại thương.
- Làm thủ tục hải quan
Khai báo hải quan là quá trình mà chủ hàng cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa trên tờ khai để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra các thủ tục giấy tờ cần thiết Tờ khai hải quan cần phải được nộp kèm theo một số chứng từ quan trọng như giấy phép xuất nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói và bảng kê chi tiết.
+ Thực hiện các quyết định của Hải quan.
- Giao nhận hàng với tàu.
- Làm thủ tục thanh toán.
Khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại trong ủy thác xuất khẩu có quy trình đơn giản hơn Người xuất khẩu chỉ cần thực hiện một số bước như chuẩn bị hàng hóa, thu gom và tập trung thành lô hàng, đóng gói bao bì xuất khẩu, cũng như ký mã hiệu hàng hóa nếu bên nhận ủy thác yêu cầu.
4 Các phương thức thanh toán.
Trong giao dịch quốc tế, có nhiều phương thức thanh toán được sử dụng để chi trả cho hàng hóa và dịch vụ Hai phương thức phổ biến nhất là nhờ thu và thanh toán bằng thư tín dụng.
Trong trường hợp hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán qua thư tín dụng (L/C), doanh nghiệp xuất khẩu cần nhắc nhở người mua quốc tế mở L/C đúng thời hạn Sau khi nhận được L/C, doanh nghiệp phải kiểm tra tính hợp lệ và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu từ L/C đó Nếu L/C không đáp ứng các yêu cầu cần thiết, doanh nghiệp cần yêu cầu người mua điều chỉnh trước khi tiến hành giao hàng.
Khi hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán qua phương thức nhờ thu, sau khi giao hàng, doanh nghiệp xuất khẩu cần lập chứng từ và trình ngân hàng để ủy thác thu tiền hàng hóa Chứng từ thanh toán phải chính xác và hợp lệ để đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng Đối với hợp đồng nhập khẩu, sau khi nhận chứng từ từ ngân hàng, doanh nghiệp nhập khẩu có thời gian nhất định để kiểm tra Nếu không có lý do chính đáng để từ chối thanh toán trong thời gian này, ngân hàng sẽ coi yêu cầu đòi tiền là hợp lệ Sau thời hạn kiểm tra, mọi tranh chấp về thanh toán sẽ được giải quyết trực tiếp giữa bên bán và bên mua hoặc qua cơ quan trọng tài.
Sau khi ký hợp đồng bán hàng trị giá 14.374,6 USD cho sản phẩm mây tre, bên mua sẽ đặt cọc 20% (2.874,92 USD) cho bên bán Số tiền 80% còn lại (11.499,68 USD) sẽ được thanh toán sau khi bên mua nhận bản Fax bộ chứng từ thanh toán Sau khi nhận đủ 80% số tiền, bên bán có trách nhiệm gửi bộ hồ sơ đầy đủ cho bên mua để nhận hàng; nếu có sự chậm trễ, bên mua sẽ phải bồi thường mọi thiệt hại phát sinh.
Kế toán xuất khẩu hàng hóa tại đơn vị
1 Chứng từ kế toán sử dụng tại đơn vị. a) Hóa đơn thương mại ( Comercial Invoice).
Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong quá trình thanh toán, thể hiện yêu cầu của người bán về việc thanh toán số tiền hàng hóa Nó cung cấp thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức vận chuyển.
- Ngày, tháng lập hóa đơn.
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua.
- Tên hàng được mua, bán Số lượng hàng hóa, trị giá hàng hóa.
Trên hóa đơn, có thể ghi rõ thông tin như số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký hiệu mã hàng, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh Ngoài ra, cần ghi số và ngày ký hợp đồng mua bán liên quan, ngày gửi hàng, điều kiện giao hàng, và điều kiện thanh toán.
Hóa đơn có những tác dụng:
Trong quy trình thanh toán, hóa đơn là yếu tố quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán Nếu có hối phiếu kèm theo, hóa đơn cho phép người trả tiền kiểm tra lệnh đòi tiền Nếu không sử dụng hối phiếu, hóa đơn sẽ đóng vai trò thay thế, làm cơ sở cho việc đòi tiền và thanh toán.
Trong quá trình khai báo Hải quan, hóa đơn không chỉ thể hiện giá trị hàng hóa mà còn đóng vai trò là bằng chứng cho giao dịch mua bán Dựa trên hóa đơn, cơ quan chức năng tiến hành giám sát và thu thuế một cách hiệu quả.
Trong lĩnh vực tín dụng, hóa đơn có chữ ký chấp nhận thanh toán từ người mua có thể được xem như một chứng từ bảo đảm cho các khoản vay.
Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giúp thống kê và đối chiếu với hợp đồng, đồng thời theo dõi việc thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.
- Hóa đơn còn được xuất trình cho cơ quan bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hóa.
- Hóa đơn được dùng cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ.
Trong một số trường hợp, bản sao hóa đơn có thể được sử dụng như một thông báo về kết quả giao hàng, giúp người mua chuẩn bị cho việc nhập hàng và thanh toán.
Do vậy hóa đơn thường được lập nhiều bản.
Ví dụ: Hóa đơn xuất hàng mây tre
Consigner: Import Export Production and Trading Corporation (Prosimex)
Address: Khuong Dinh, Thanh Xuan, Hanoi, Vietnam.
Account No: 001 137 007 7154 at Vietcombank, 198 Tran Quang Khai Str, Hanoi, Vietnam.
Consignee: Jih Der Chang Co., Ltd
Address: 3F No 336 street 29, sec 4 An Jon RD, Tai Nan, TaiWan R.O.C
No Description of Goods Item Quantity of carton
3 Flat Basket D (55,50)cm FB 2 set of 2 pcs
( Say: US Dollars fourteen thousand three hundred and seventy four and sixty cent)
THE SELLER b) Phiếu đóng gói (Packing List) và bảng kê chi tiết (Specifcation).
Bảng kê chi tiết là tài liệu liệt kê tất cả hàng hóa trong kiện hàng như hòm, hộp hoặc container Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì để người mua dễ dàng tìm thấy, có thể nằm trong túi gắn bên ngoài bao bì Phiếu này do người sản xuất hoặc xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa.
Phiếu đóng gói giúp đơn giản hóa quá trình kiểm tra hàng hóa và bổ sung thông tin cho hóa đơn, đặc biệt khi lô hàng chứa nhiều loại sản phẩm khác nhau về tên gọi và phẩm cấp.
Phiếu đóng gói bao gồm các thông tin quan trọng như tên người bán, tên hàng, tên người mua, số thứ tự kiện hàng, cách đóng gói, loại thùng hoặc bao hòm, số lượng hàng trong kiện, trọng lượng hàng hóa và thể tích kiện hàng Ngoài ra, phiếu cũng có thể ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người thực hiện đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật.
Khi lập phiếu đóng gói, phải lập thành nhiều bản:
- Hai bản để cho hải quan kiểm hàng hóa.
- Một bản được gửi cho người mua cùng bộ chứng từ nhằm tạo điều kiện cho người nhận lô hàng dễ dàng kiểm tra hàng.
Một bộ chứng từ hoàn chỉnh bao gồm tất cả các phiếu đóng gói của lô hàng sẽ được gửi đến công ty nhập khẩu Công ty này sẽ sử dụng bộ chứng từ này để xuất trình cùng với các hóa đơn khác nhằm xin cấp ngoại tệ.
Bảng kê chi tiết chứa các thông tin quan trọng như tên người bán và người mua, tên hàng, số hợp đồng, số hóa đơn, ký mã hiệu, số hiệu các kiện hàng, số lượng kiện hàng, số lượng hàng trong mỗi kiện, trọng lượng mỗi kiện (bao gồm cả bao bì và tịnh), và trọng lượng tổng cộng.
VD: Phiếu đóng gói về mặt hàng mây tre đan
Consigner: Import Export Production and Trading Corporation ( Prosimex) Address: Khuong Dinh, Thanh Xuan, Ha Noi, Viet Nam.
Consignee: Jeh Der Chang Co., Ltd
Address: 3F No 336 Street 29, sec 4 An Jon RD, Tai Nan, Taiwan R.O.C
Total 440 6.420 6.660 7.100 90,8 c) Giấy chứng nhận phẩm cấp (Certifycate of quality)
Giấy chứng nhận hàng hóa là tài liệu xác nhận chất lượng sản phẩm và đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các điều khoản trong hợp đồng Người cấp chứng nhận có thể là nhà sản xuất hoặc cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu, hoặc công ty giám định, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng mua bán ngoại thương.
Giấy chứng nhận phẩm cấp là tài liệu quan trọng xác nhận kết quả kiểm tra chất lượng tại một địa điểm cụ thể, được hai bên thỏa thuận Nó chứng minh sự phù hợp giữa chất lượng hàng hóa và các quy định trong hợp đồng.
Hợp đồng chứng nhận phẩm cấp bao gồm hai phần chính: phần trên ghi rõ các đặc điểm của lô hàng như tên người gửi, tên người nhận, tên hàng, số hiệu hợp đồng, ký hiệu hàng hóa, số lượng và trọng lượng Phần dưới trình bày kết quả kiểm tra phẩm chất, có thể là chi tiết kết quả kiểm tra từng chỉ tiêu chất lượng, kết quả chung hoặc cả hai Ngoài ra, giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền (do phòng Thương mại và Công nghiệp) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần sản xuất
Cuối tháng, kế toán tổng hợp doanh thu từ các sổ chi tiết hàng mây tre đan vào nhật ký chứng từ số 8 và sổ cái TK 511: Doanh thu bán hàng Đồng thời, từ các sổ chi tiết công nợ phải thu, kế toán tổng hợp vào bảng kê số 11 (Phải thu khách hàng) và sau đó chuyển vào sổ cái TK 131.
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Số dư nợ đầu tháng
Ghi nợ TK 131, có các TK
Ghi có TK 131, Nợ các TK
V Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex - Bộ Thương Mại.
1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng là một phần quan trọng trong chi phí lưu thông hàng hóa của công ty Tại đây, chi phí bán hàng được chia thành hai loại: chi phí bán hàng trong nước và chi phí bán hàng ngoài nước.
Chi phí bán hàng trong nước bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng hóa trong nước, cũng như những chi phí phục vụ cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa và các chi phí phát sinh từ nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại thị trường nội địa.
Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm tổng số tiền lương phải chi trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói và bảo quản hàng hóa, cùng với các khoản trích theo lương liên quan.
+ Chi phí vật liệu, bao bì: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản hàng hóa.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định để phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ.
+ Các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bán hàng: như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm.
+ Chi phí các dịch vụ mua ngoài khác phục vụ cho bán hàng.
Vào ngày 30/9/2006, theo sổ phụ Ngân hàng Ngoại thương số 23, Công ty Jih Der Chang đã chuyển khoản số tiền còn lại là 11.499,7 USD để mua hàng mây tre, trong đó ngân hàng thu phí là 9,7 USD.
Chi phí bán hàng ngoài nước là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam Những khoản chi này bao gồm các chi phí vận chuyển, thuế xuất khẩu, chi phí bảo hiểm, và các khoản phí khác liên quan đến việc tiếp cận thị trường quốc tế.
+ Chi phí vận chuyển: Là những chi phí phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa bán ở nước ngoài.
Chi phí bảo hiểm là khoản chi phí liên quan đến việc mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu Ví dụ, khi xuất khẩu hàng mây tre đan sang Jih Der Chang Co., Ltd, sẽ phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm hàng hóa.
1 Phiếu chi số 310 ngày 30/9/2006 trả tiền mặt cho anh Hùng trả tiền vận tải, bảo hiểm, phí gửi chứng từ cho lô hàng mây tre số tiền là: 13.107.200 VNĐ,trong đó:
- Bảo hiểm: 557.200 VNĐ (VAT 50.654 VNĐ) (tương đương 31,82 USD chưa có thuế)
- Dịch vụ chuyển phát nhanh chứng từ: 550.000 VNĐ (trong đó VAT 50.000VNĐ).
- Cước tàu: 12.000.000 VNĐ (không VAT)
Chi phí quản lý doanh nghiệp, với mã TK 1111: 13.107.200, bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, cùng với một số khoản chi phí khác có tính chất chung cho toàn doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí khấu hao tài sản cố định
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 641
Chi phí bán hàng NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
30/9 23 Chi phí dịch vụ ngân hàng
30/9 310 Chi phí bảo hiểm, vận tải, phí gửi chứng từ
2 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
Sơ đồ kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng xuất khẩu:
VD trên, kết chuyển chi phí sang tài khoản TK 911
- Kết chuyển giá vốn và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Kết chuyển doanh thu bán hàng:
- Kết chuyển doanh thu tài chính từ chênh lệch tỷ giá của lô hàng
TK 632 kết chuyển GVHB kết chuyển CPTC kết chuyển lãi kết chuyển lỗ kết chuyển CPBH & CPQL kết chuyển DT thuần kết chuyển DTTC
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU PROSIMEX - BỘ THƯƠNG MẠI
Đánh giá khái quát tình hình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu tại Công ty
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán phân tán do hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành và có nhiều chi nhánh Mỗi đơn vị hạch toán độc lập và đảm nhiệm các phần hành kế toán riêng Cuối kỳ, các chi nhánh gửi báo cáo và tài liệu về trụ sở công ty để phòng kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp kế toán toàn công ty Phòng kế toán tại trụ sở chính hạch toán kế toán nhập khẩu và phân công công việc cụ thể cho từng phần hành, đảm bảo hiệu quả công việc và cung cấp kịp thời, chính xác thông tin cần thiết cho lãnh đạo trong quản lý kinh tế.
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ với một kế toán trưởng và sáu kế toán phần hành, giúp đáp ứng yêu cầu hạch toán và cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ kế toán chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, góp phần quan trọng vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế hiệu quả.
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chứng từ”, kết hợp giữa trình tự ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại Hình thức này phản ánh chính xác và toàn diện chi phí và doanh thu phát sinh trong kỳ, phù hợp với quy mô kinh doanh Nhờ vậy, công ty hạn chế đáng kể khối lượng công việc ghi chép trùng lặp, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu và lập báo cáo tài chính.
Công ty thực hiện hạch toán kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán và thường xuyên cập nhật các thay đổi từ Bộ Tài chính.
Công ty đã thực hiện công tác tổ chức luân chuyển và xử lý chứng từ một cách hiệu quả, với hệ thống sổ sách được lưu trữ gọn gàng, đảm bảo tính đầy đủ
Ghi chép vào hệ thống sổ sách chứng từ cần đảm bảo sạch sẽ, rõ ràng và đầy đủ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với tính hệ thống khoa học.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được xây dựng khá hoàn chỉnh, tuân thủ biểu mẫu do Bộ Tài chính quy định Điều này giúp cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý của công ty và các bộ phận chức năng liên quan.
Công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm của công ty, nhằm theo dõi cụ thể các hàng hoá nhập khẩu và tách biệt rõ ràng các chi phí liên quan đến mua bán ngoại thương Điều này giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh, đánh giá hiệu quả từng mặt hàng, từ đó đưa ra phương hướng chỉ đạo, rút kinh nghiệm và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh nhập khẩu để đạt được hiệu quả cao nhất.
Trong hạch toán hàng nhập khẩu, việc sử dụng các tài khoản ổn định và thường xuyên là rất quan trọng để phản ánh đầy đủ chi phí và doanh thu của từng mặt hàng Quy trình ghi chép vào sổ sách kế toán, bao gồm Nhật ký chứng từ và sổ cái, được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện, giúp theo dõi hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex hiện đang sử dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chứng từ” và tất cả các công việc liên quan đến ghi sổ sách và lập báo cáo đều do nhân viên kế toán thực hiện Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán, dẫn đến việc nhân viên kế toán phải đảm nhiệm khối lượng công việc lớn, điều này hạn chế khả năng cung cấp thông tin và số liệu cho các nhà quản lý Mặc dù công ty sử dụng máy tính để hỗ trợ lập báo cáo và sổ sách, nhưng việc không sử dụng phần mềm kế toán vẫn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ “Nhật ký chứng từ” mà không mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp cho từng mặt hàng cụ thể, chỉ theo dõi theo nhóm mặt hàng Việc này kết hợp với ghi chép tại sổ cái các tài khoản để theo dõi phát sinh nợ và phát sinh có trong tháng, dẫn đến hạn chế trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trong quá trình hạch toán và ghi chép số liệu kế toán, Công ty đã sử dụng tài khoản 632 để phản ánh trực tiếp các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng.
TK 641, để làm giảm quá trình tập hợp chi phí, như vậy quá trình hạch toán đã không đúng chế độ kế toán hiện hành.
Mặc dù công ty xuất khẩu hàng hóa với số lượng lớn, chiết khấu thương mại cho khách hàng được thực hiện qua thỏa thuận và không được phản ánh qua tài khoản 521 Công ty áp dụng chiết khấu thương mại trực tiếp thông qua giá bán.
Công ty cung cấp một loạt hàng hóa đa dạng về chủng loại và chất lượng Tuy nhiên, một số mặt hàng như nông sản (chè, cà phê) và sản phẩm phục vụ nông
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện.công tác kế toán tại Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex- Bộ Thương Mại
2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Công ty Cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Prosimex đang đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức trong quá trình phát triển Để tồn tại và khẳng định vị thế trên thị trường, Prosimex cần nắm bắt những xu hướng mới và cải thiện chiến lược kinh doanh của mình.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong quản lý tài sản và nguồn vốn, cần cung cấp thông tin giá trị và chất lượng cao cho nhà quản trị, giúp họ ra quyết định kinh doanh chính xác Điều này cũng hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu kinh tế - chính trị, như củng cố vị thế trên thị trường, tăng thu nhập và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân.
Công ty có mạng lưới hoạt động kinh doanh rộng khắp, giúp hoàn thiện công tác kế toán và phát huy tính độc lập tự chủ của các đơn vị trực thuộc, đồng thời
Các quyết định quản lý kinh tế - chính trị của Nhà nước Việt Nam đang dần trở nên phù hợp hơn với các quy định quốc tế, điều này giúp tăng cường khả năng hội nhập và phát triển kinh tế bền vững Sự điều chỉnh này không chỉ thúc đẩy sự phát triển nội tại mà còn nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế.
Việt Nam đang nhanh chóng hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, do đó, các công ty cần điều chỉnh hoạt động của mình để phù hợp với các quyết định của Nhà nước, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý nội bộ.
Cạnh tranh trên thị trường là điều không thể tránh khỏi đối với mọi doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu của thị trường, các công ty cần liên tục tìm kiếm thị trường mới và các loại hàng hóa phù hợp Điều này dẫn đến sự gia tăng độ phức tạp trong công tác kế toán và khối lượng công việc ngày càng nhiều hơn.
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và sự ra đời của máy móc hiện đại đã hỗ trợ đáng kể cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và kế toán Điều này không chỉ giúp giảm thiểu khối lượng công việc kế toán mà còn tăng cường độ chính xác và tính kịp thời trong các quy trình làm việc.
Để đáp ứng những yêu cầu và thách thức hiện tại, cần phải cải thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa cũng như công tác kế toán tổng thể tại đơn vị
Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán yêu cầu sự hoàn thiện toàn diện, bao gồm cả cơ cấu và tổ chức bộ máy kế toán, cùng với việc cải tiến các chế độ kế toán.
Để nâng cao hiệu quả luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp, việc hoàn thiện quy trình là rất quan trọng Bộ máy kế toán cần cung cấp các báo cáo quản trị kịp thời và đáng tin cậy, đáp ứng yêu cầu của quản lý.
- Hoàn thiện phải đảm bảo nắm vững chức năng, nhiệm vụ trên cơ sở chế độ luật, chuẩn mực hiện hành.
- Hoàn thiện phải khắc phục những hạn chế, những điểm không phù hợp.
- Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu hội nhập.
- Hoàn thiện phải đảm bảo tính khả thi.
2.3 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tiêu dùng hàng hóa ngày càng phong phú và phức tạp, cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, công tác quản lý kinh doanh cần phải thích ứng với thực tiễn Để góp phần hoàn thiện quản lý kinh tế của toàn công ty, bộ phận kế toán cần nâng cao khả năng cung cấp thông tin hữu ích, nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Công ty cần tuân thủ đầy đủ và chính xác hệ thống chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đặc biệt trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế Việc sử dụng đúng nội dung tài khoản 632 và 641 là cần thiết để làm rõ từng khoản mục chi phí và doanh thu Để đảm bảo tính chính xác, công ty nên hạch toán theo đúng trình tự và chế độ kế toán hiện hành, trong đó các khoản chi phí liên quan đến bán hàng cần được theo dõi qua tài khoản 641 và sau đó kết chuyển để giảm doanh thu.
Vào cuối mỗi niên độ kế toán, kế toán của Công ty phải so sánh giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ với giá thị trường Nếu giá thị trường thấp hơn giá ghi sổ, công ty cần lập dự phòng giảm giá cho phần chênh lệch Điều này chỉ áp dụng cho những hàng tồn kho thực tế, thuộc quyền sở hữu của Công ty và có chứng từ hợp lệ.
+ Cuối niên độ kế toán đầu tiên kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 159+ Cuối niên độ kế toán sau, tính mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập, so sánh với số năm trước đã lập.
Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn năm trước, kế toán lập thêm dự phòng.
Có TK 159 Nếu số dự phòng năm nay nhỏ hơn số dự phòng năm trước, kế toán hoàn nhập dự phòng.
Cuối niên độ kế toán, kế toán Công ty tiến hành kiểm kê các khoản nợ của khách hàng và phân loại để lập dự phòng cho những khách hàng quá hạn thanh toán Việc lập dự phòng chỉ được thực hiện đối với những khách hàng có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng và chứng từ hợp lệ Sau đó, kế toán sẽ lập bảng kê dự phòng phải thu khó đòi.
Tính mức dự phòng phải thu khó đòi theo số % có khả năng mất.
+ Cuối niên độ kế toán đầu tiên, tính mức dự phòng phải thu khó đòi.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu trực tiếp theo giá CIF thì hàng xuất khẩu chưa được coi là tiêu thụ Kế toán phải hạch toán như sau:
+ Khi xuất khẩu hàng hóa.
Có TK 156: 205.280.000 + Thuế xuất khẩu phải nộp hạch toán vào hàng gửi bán nhưng không tính vào giá vốn hàng bán.
Mức dự phòng phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi
Số % có khả năng mất
+ Khi khách hàng thanh toán:
Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 227.837.410
Có TK 511: 227.837.410 Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 205.280.000
- Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán vì phần mềm kế toán có những ưu điểm sau:
Điều kiện thực hiện giải pháp
- Cán bộ của công ty phải xác định rõ ràng vai trò, chức năng, nhiệm vụ cũng như những thách thức của công tác kế toán hiện nay.
Để đảm bảo công tác kế toán tại công ty tuân thủ đúng các quy định hiện hành, cần có kế hoạch thường xuyên hoặc định kỳ để hướng dẫn, bồi dưỡng và cập nhật các chính sách cũng như văn bản pháp luật liên quan.
Công ty cần tăng cường đầu tư tài chính để phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, bao gồm việc mua sắm thiết bị máy tính mới và hệ thống phần mềm kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả và tốc độ trong công việc kế toán.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo máy vi tính cũng như phần mềm kế toán.