Trong những năm qua dới sự lãnh đạo của Đảng,Việt Nam đang từng bớc tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực.Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức hà
Lời nói đầu Việt Nam bớc vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - đại hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nớc ta trở thành nớc công nghiệp theo hớng đại Để thực đợc mục tiêu này, nh chuyển đổi kinh tế thị trờng có quản lý Nhà nớc theo định hớng xà hội chủ nghĩa hội nhập kinh tế giới Trong năm qua dới lÃnh đạo Đảng, Việt Nam bớc tiến hành cải cách hành lĩnh vực Đặc biệt cải cách tổ chức máy đội ngũ cán công chức hành Việc đổi hoàn thiện phơng thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành Nhà nớc giữ vai trò quan trọng, góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xà hội đất nớc Đây đợc coi chủ trơng lớn Việt Nam công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trơng không ngừng cải tiến hoàn thiện hoạt động phận chức đặc biệt phận văn phòng Văn phòng có chức tham mu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phơng thức lÃnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, có nhận thức cha đầy đủ, thống vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng nh cha quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dỡng cán văn phòng, đạo công tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mu giúp lÃnh đạo quan điều hành công việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội cấp nói chung văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tầm quan trọng vấn đề sau tháng thực tập quan em đà chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội" làm báo cáo thực tập CHNG II Thực trạng hoạt động văn phòng Hội LHPN thành phố Hà Nội I kháI quát chung văn Hội LHPN thành phố Hà Nội Vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan có chức tham mu tổng hợp, giúp việc quản trị, hậu cần phục vụ cho việc điều hành lÃnh đạo Văn phòng đợc hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng có cách hiểu khác hoạt động quan, tỉ chøc, tỉ chøc chÝnh trÞ x· héi Nh vËy thấy nội dung hoạt động văn phòng loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vËt chÊt, kü thuËt cho c¬ quan, cho l·nh đạo Về hình thức văn phòng tập hợp cã tỉ chøc, cã trơ së, cã ngêi cã phơng tiện vật chất Từ cách hiểu văn phòng ta hiểu văn phòng nh sau: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lÃnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.Vị trí, chức Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội (sau gọi văn phòng) quan chuyên môn thuộc Hội LHTN TP Hà Nội Cũng nh văn phòng quan khác, văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội có chức tham mu tổng hợp chức hậu cần, tổ chức phục vụ trực tiếp hoạt động, quản lý, đạo điều hành Hội LHTN TP Hà Nội Văn phòng có vai trò đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan đảm bảo hoạt động toàn quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng, giữ vững vai trò đầu mối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với quan tổ chức khác với nhân dân 1.2 Nhiệm vụ Văn phòng Xây dựng quản lý chơng trình, kế hoạch công tác bao gồm chơng trình kế hoách công tác năm, quý, tháng, tuần Hội theo dõi, đôn đốc ban, ngành, thực chơng trình, sách pháp luật Nhà nớc Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Hội xem xét, giải công việc thờng xuyên thuộc thẩm quyền Hội nhằm đảm bảo chủ trơng sách pháp luật Phối hợp, theo dõi đôn đốc quan chuyên môn, Hội việc chuẩn bị đề án, dự án đợc phân công; chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình, hồ sơ thủ tục hành trớc trình Hội phê chuẩn trình Đoàn xem xét, định Tổ chức thu thập tiếp nhận xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh đợc thờng xuyên kịp thời xác tình hình mặt công tác, diễn biến hoạt động kinh tế - xà hội địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho lÃnh đạo đạo chủ tịch Hội chuẩn bị báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp theo phân công Hội Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn th khiếu nại, tố cáo Trình lÃnh đạo Hội xem xét giải đơn th thuộc thẩm quyền lÃnh đạo, chuyển đơn th đến quan khác giải theo thẩm quyền Giúp Hội quản lý thống việc ban hành văn theo trình tự, thể thức nội dung Tổ chức hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất, phơng tiện làm việc cho hoạt động quận Đồng thời văn phòng thực nhiệm vụ khác Hội giao cho 1.3 Nhiệm vụ Văn phòng Xây dựng quản lý chơng trình, kế hoạch công tác bao gồm chơng trình kế hoách công tác năm, quý, tháng, tuần Hội; theo dõi, đôn đốc ban, ngành, Hội thực chơng trình, sách pháp luật Nhà nớc Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Hội xem xét, giải công việc thờng xuyên thuộc thẩm quyền Hội nhằm đảm bảo chủ trơng sách pháp luật Phối hợp, theo dõi đôn đốc quan chuyên môn, việc chuẩn bị đề án, dự án đợc phân công; chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình, hồ sơ thủ tục hành trớc trình Hội phê chuẩn trình Hội xem xét, định Tổ chức thu thập tiếp nhận xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh đợc thờng xuyên kịp thời xác tình hình mặt công tác, diễn biến hoạt động kinh tế - xà hội địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho lÃnh đạo đạo chủ tịch Hội, chuẩn bị báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp theo phân công Hội Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn th khiếu nại, tố cáo Trình lÃnh đạo Hội xem xét giải đơn th thuộc thẩm quyền lÃnh đạo, chuyển đơn th đến quan khác giải theo thÈm qun Gióp Héi qu¶n lý thèng nhÊt viƯc ban hành văn theo trình tự, thể thức nội dung Tổ chức hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất, phơng tiện làm việc cho hoạt động quận Đồng thời văn phòng thực nhiệm vụ khác Hội giao cho Cơ cấu tổ chức Văn phòng a Cơ cấu Văn phòng Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội quan chuyên môn có nhiệm vụ tham mu, tổng hợp phục vụ lÃnh đạo, đạo điều hành quản lý Nhà nớc lĩnh vực công tác Hội Văn phòng chịu đạo trực tiếp, toàn diện Hội Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trởng; tổ chức văn phòng gồm có: 01 đồng chí Chánh văn phòng, 03 đồng chí phó văn phòng Chánh văn phòng ngời đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trớc Hội toàn hoạt động văn phòng, Phó văn phòng giúp việc cho đồng chí chánh văn phòng chịu trách nhiệm trớc chánh văn phòng lĩnh vực công tác đợc phân Chánh văn phòng phó văn phòng chủ tịch Hội bổ nhiệm miễn nhiệm theo quy định hành Các phận công tác Văn phòng: - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - tài vụ - Bộ phận văn th - lu trữ - Bộ phận cải cách hành "một của" - Tổng công nghệ thông tin b Phân công trách nhiệm Văn phòng Đồng chí Chánh văn phòng có nhiệm vụ tổ chức thực Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định Đảng, Nhà nớc, Thành phố Quận ủy, HĐND, Thành đoàn UBND quận Trực tiếp đạo công tác trọng tâm trọng điểm văn phòng, xây dựng chơng trình công tác năm, quý, tháng, tuần cho thờng trực Hội; chủ trì họp tổng kết đánh giá công tác hàng tháng, quý, nămvà nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất Văn phòng Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thởng, công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng Hội, tham dự họp giao ban chủ tịch, phó chủ tịch, buổi làm việc thờng trực Hội LHTN TP Hà Nội với quan cấp, với phòng, ban, ngành, phờng Chịu trách nhiệm an toàn, an ninh trật tự quan bảo vệ bí mật thông tin tài liệu quan Chánh Văn phòng ký văn theo ủy quyền thờng trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch Hội Bao gồm văn hành thông thờng để đôn đốc ngành sở chuẩn bị đề án, văn trình Hội thực nghị quyết, định, thị Hội ký báo cáo, thông báo công tác tổ chức cán bộ, tiền lơng, khen thởng, kỷ luật thuộc văn phòng gửi cấp cấp, ngành Chánh văn phòng phân công phó văn phòng giúp chánh văn phòng thực nhiệm vụ trên, chánh văn phòng công tác ủy quyền cho phó văn phòng giải công việc chánh văn Hội ĐND, UBND Chánh văn phòng công việc đợc giao; chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, kiểm tra giám sát, đánh giá kết công tác phận, chuyên viên, công chức, nhân viên văn phòng thuộc quản lý Có trách nhiệm tham gia với chánh văn phòng việc thực nhiệm vụ, kế hoạch công tác văn phòng nh: xếp máy, bố trí phân công cán bộ, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập văn phòng Các mối quan hệ Văn phòng Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội quan hệ chặt với văn phòng Thành đoàn Mặt trận tổ quốc, đoàn thể sở phối hợp xây dựng chơng trình làm việc, lịch công tác trao đổi cung cấp thông tin phục vụ lÃnh đạo thống Thành đoàn, Hội; phối hợp việc tổ chức xử lý công việc, lịch hội họp bảo đảm cho hoạt động Thành uỷ, Hội thống nhất, khoa học có hiệu Đối với đơn vị phòng, ban, ngành, Văn phòng Hội có mối quan hệ công tác để nắm bắt tình hình thông tin hoạt động lĩnh vực theo dõi, đôn đốc việc thực đạo lÃnh đạo Hội quận, phối hợp xây dựng chơng trình làm việc chẩn bị nội dung họp theo yêu cầu lÃnh đạo Tạo điều kiện, kinh phí cho đơn vị đà đợc Chủ tịch, phó chủ tịch UBND quận duyệt, đồng thời kiểm tra việc chi tiêu theo qui định nội dung công việc đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nớc Đối với văn phòng Hội LPTN TP Hà nội văn phòng quận thờng xuyên quan hệ tiếp nhận thông tin chịu đạo, hớng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng Đồng thời thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ đột xuất, phản ánh tình hình hoạt động thực nhiệm vụ HĐND-UBND Văn phòng với Thành phố Đối với Phờng, Văn phòng hớng dẫn, trao đổi, thực quy chế quản lý công tác văn phòng, t pháp, công văn giấy tờ hồ sơ, tài liệu lu trữ, chế độ thông tin báo cáo bảo đảm phối hợp kịp thời thông suốt II.Thực trạng hoạt động văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội Những kết đà đạt đợc a Công tác thông tin tổng hợp Năm 2008 công tác thông tin tổng hợp văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội đà đạt đợc kết đáng khích lệ Văn phòng đà cung cấp cho lÃnh đạo quan thông tin t liệu cần để nghiên cứu, thảo luận, định công việc đà đa chơng trình, kế hoạch công tác đà ban hành ủy ban Qua việc thu thập xủ lý thông tin phản hồi văn phòng giúp cho lÃnh đạo quan nắm bắt đợc tình hình phát triển kinh tế xà hội địa bàn toàn quận nói riêng toàn thành phố nói chung Nắm bắt đợc d luận cán công chức, nhân dân quan đơn vị, ban ngành đóng địa bàn quận định đà ban hành Quận ủy khó khăn, vớng mắc thực công việc đợc giao Giúp cho ý kiến đóng góp, kiến nghị bà nhân dân đến đợc với lÃnh đạo quan để có biện pháp giải cách kịp thời, thỏa đáng cho nhân dân Thanh Xuân quận lớn lại đợc thành lập cho lên hàng ngày hàng tuần có khối lợng lớn công văn giấy tờ, thông tin gửi đến quan Với chức làm trung tâm thông tin tổng hợp nối liền kênh thông tin nguồn tin hệ thống thông tin với lÃnh đạo ủy ban, văn phòng có trách nhiệm tỉ chøc tiÕp nhËn, thu thËp vµ xư lý tỉng hợp thông tin để kịp thời báo cáo cho lÃnh đạo, giúp lÃnh đạo định chủ trơng, biện pháp nhằm thực chức nhịêm vụ quan Bộ phận thông tin tổng hợp đà đáp ứng đợc yêu cầu, nhiệm vụ công tác; đà trọng làm tốt công tác tổng hợp tình hình, xây dựng dự thảo báo cáo kết thực kinh tế - xà hội tháng, quý báo cáo đột xuất khác phục vụ cho công tác giao ban, công tác đạo điều hành lÃnh đạo Hội, báo cáo tổng kết công tác năm tiến độ thời gian quy định Các loại văn bản, chơng trình công tác tuần lÃnh đạo quận, lịch hội họp Hội đơn vị văn phòng, chất lợng văn bớc đợc nâng cao đạt yêu cầu đặt Trong năm vừa qua lÃnh đạo quận đà có quan tâm đầu t trang thiết bị cho văn phòng để thực tốt công tác thông tin tổng hợp nh máy tính nối mạng, máy in, điện thoại, fax, máy photocopy siêu tốc Phơng hớng công tác tham mu tổng hợp thời gian tới Tập trung làm tốt công tác tham mu giúp lÃnh đạo Hội xây dựng chơng trình công tác tổ chức theo dõi giúp lÃnh đạo Hội đạo điều hành thực nhiệm vụ xây dựng, triển khai thực chơng trình phát triển kinh tế đề án phát triển mạng lới dịch vụ năm 2005 - 2010 Thực tốt chế độ báo cáo, cung cấp thông tin; nâng cao chất lợng báo cáo, phản ánh tình hình, thực nhiệm vụ công tác trọng tâm, đột xuất phục vụ đạo điều hành quận Thành phố Chủ động thực việc bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho cán làm công tác thông tin tổng hợp b Công tác văn th-lu trữ Công tác văn th-lu trữ toàn trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Các văn đến văn đi, loại công văn giấy tờ đợc phận văn th quản lý, phân lọai gửi theo địa chỉ, ngời có trách nhiệm xử lý giải công việc Công tác văn th- lu trữ Hội LHTN TP Hà Nội năm qua đà hoạt động đạt kết cao Mặc dù phận có ngời nhng công việc đợc đảm bảo, tất lọai văn bản, công văn, văn đến, văn đợc phân loại, kiểm tra gửi địa chỉ, ngời có trách nhiệm xử lý giải công việc Văn phòng Hội LHTN Thành Phố Hà Nội đà áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, phần mềm văn th lu trữ đà đợc ứng dụng mang lại hiệu cao trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên thủ th giảm Trong năm qua phận thủ th đà hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý cập nhật công văn giấy tờ, đi, đến, tổ chức lu trữ có hệ thống đảm bảo quy trình, quy định, có dấu ngày tháng đi, đến, sổ lu, đơn vị nhận chuyển văn kịp thời T ngày phận văn th-lu trữ 01/01/2008 đến hết ngày 31/03/2009 đà tiếp nhận 5273 lợt công văn đến cụ thể: Trung ơng 146 lợt văn bản, UBND Thành phố Sở, Ban, ngành 2306 lợt, công văn Phòng,Ban,đơn vị thuộc Thành đoàn 530 lợt.Đà phát hành tổng số 7921 lợt có:Quyết định 4065 lợt,báo cáo 204 lợt, Công văn 1765; thông báo 627; kế hoạch 120 tờ trình 63 Làm thủ tục phát hành hàng nghìn văn bản, đánh máy in chụp hàng vạn trang tài liệu Các quy trình theo dõi, xử lý văn đến phát hành văn đợc thực qua hệ thống mạng tin học Mặc dù khối lợng công việc nhiều ngày tăng, nhng với tinh thần nhiệt tình, hăng say, ý thức trách nhiệm cao cán bộ, nhân viên nên đà hoàn thành nhiệm vụ cách nhanh chóng xác thời gian quy định Công tác quản lý dấu đợc thực nghiêm túc theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ - CP Chính phủ Công tác lu trữ tài liệu năm qua đợc đặc biệt quan tâm trú trọng Tài liệu hồ sơ đợc bảo quản cách ngăn lắp khoa học, gọn gàng Mặc dù kho lu trữ kho chuyên dụng song tài liệu đợc bảo quản cách an toàn không mục nát, mối mọt, ẩm mốc Các hồ sơ cán công chức đà đợc tổng hợp, xếp lần lợt theo thứ tự đánh số từ 01, hộp dán nhÃn đề rõ tên phòng, số đơn vị bảo quản, thời hạn bảo quản theo mức độ quan trọng Tại phận ý thức bảo mật đợc củng cố, bổ xung Qua kiểm tra công tác bảo vệ bí mật Nhà nớc Hội vào ngày 20/10/2007 Văn phòng UBND Thành phố Công an Thành phố Hà Nội bớc đầu đà đánh giá tốt công tác thực bảo vệ bí mật nhà nớc cán công chức, viên chức Hội Trong có phần đóng góp quan trọng Bộ phận văn th lu trữ c Công tác quản trị - Tài vụ - Công tác tổ chức hội nghị Công tác tổ chức hội nghị, hội họp hoạt động thiếu đợc quan, đơn vị, tổ chức Đối với Hội LHTN Thành phố Hà Nội hội họp hoạt động quan trọng đà đợc ghi rõ qui chÕ lµm viƯc cđa Héi Héi häp gióp l·nh đạo phổ biến nhiệm vụ công tác, chơng trình kế hoạch bàn bạc tháo gỡ khó khăn, phổ biến quan điểm vấn đề lĩnh vực quan trọng liên quan đến phát triển kinh tế xà hội an ninh quốc phòng quận thời gian trớc mắt nh lâu dài Hàng năm quận tổ chức hội nghị, họp tổng kết tình hình hoạt động năm để thông qua định, t vấn, góp ý kiến toàn cán công chức Để tổ chức thành công hội nghị, họp Văn phòng phải có chuẩn bị đầy đủ điều kiện sở vật chất nh bàn ghế, hội trờng, giấy mời, nớc uống cho lÃnh đạo, khách mời cán bộ, nhân viên tham dự họp Công việc cuối văn phòng phải có nhiệm vụ toán khoản chi tiêu tiến hành lập hồ sơ đa vào lu trữ để báo cáo với thủ trởng quan nh thuận tiện cho công tác kiểm tra sau - Công tác tài vụ Trong năm qua công tác tài vụ đà hoàn thành tốt nhiệm vụ phục vụ cho hoạt động Hội đoàn thể, thực tốt qui định chi tiêu hành chính, hớng dẫn đơn vị phối hợp thực hoàn thành tốt công tác tài vụ văn phòng, đồng thời quan Hội Có mối quan hệ tốt với đơn vị, phòng ban chức nh Kho bạc, Phòng Tài chính, không để xảy nhầm lẫn, làm tốt công tác kiểm kho, quỹ quản lý tài sản chặt chẽ thờng xuyên - Bộ phận phục vụ Năm qua Bộ phận phục vụ đà bám sát lịch hội, họp, làm tốt công tác phục vụ, lễ tiết tác phong thái độ có chuyển biến tốt đẹp, nhiệt tình công việc Công tác vệ sinh quan vệ sinh phòng, ban phòng họp thờng xuyên đợc trì đảm bảo vệ sinh trớc làm việc Bếp ăn tập thể tiếp tục đợc trì, đảm bảo tốt vệ sinh an toàn thực phẩm Hiện Văn phòng Hội có nhiều biện pháp tăng cờng công tác quản trịNội vụ, chăm lo chuẩn bị điều kiện vật chất hậu cần, cộng với nhiệt tình, chu đáo nhân viên làm công tác phục vụ đà tạo không gian làm việc quan tơng đối khoa học, hợp lý, phòng ban đợc xếp gọn gàng, ngăn lắp, không gian làm việc đợc giữ lành thoáng mát đẹp - Bộ phận lái xe Hội LHTN TP Hà Nội có nhu cầu lại, giao tiếp tơng đối lớn Bởi phận lái xe có vai trò quan trọng việc bảo đảm phơng tiện, vật chất ngời phục vụ chu đáo đợt công tác, dự hội nghị lÃnh đạo quan, nh buổi tham quan du lịch Cán bộ, Công chức UBND quận Riêng năm 2009 tháng đầu năm 2010, phận lái xe đà vận hành hàng vạn km, tinh thần phục vụ nhân viên lái xe nhiệt tình có trách nhiệm cao công việc đáp ứng đợc yêu cầu đặt Bộ phận chấp hành nghiêm chỉnh quy chế sử dụng quản lý xe nh đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cán lÃnh đạo - Công tác bảo vệ Hội LHTN TP Hà Nội quan hành có quy mô lớn quan hệ ngoại giao rộng, nên lợng khách công dân tổ chức đến làm việc hàng ngày quan tơng đối nhiều Do mà công tác bảo vệ quan đợc quan tâm đặc biệt nhằm bảo vệ tài sản công an toàn Cán bộ, Công chức nh khách vào quan Hiện tổ bảo vệ quan có 06 ngời làm việc theo ca, ca có 02 ngời bảo vệ cổng trớc cổng phụ quan, lịch trực 24/24 ngày Tổ bảo vệ thờng xuyên đợc tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn tập huấn nâng cao trình độ phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn quan d Công tác cải cách hành Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội đầu mối tập hợp, xử lý thông tin phục vụ công tác đạo điều hành hoạt động quản lý hành lÃnh đạo Hội theo thẩm quyền Công tác cải cách hành theo chế "Một cửa" thực tế đà đợc triển khai thực Hội từ tháng năm 2002 phòng T pháp đợc giao nhiệm vụ chính; công việc chủ yếu tiếp nhËn xư lý, gi¶i qut mét sè thđ tơc vỊ: chứng thực y chính, hộ tịch, chấp,Thực Quyết định số 64/QĐ-UB Hội việc thành lập 10 phòng chuyên môn Hội, huyện thuộc Thành phố Hà Nội Năm 2009, phòng T pháp quận giải thể, Hội; nhiệm vụ công tác cải cách hành theo chế "Một cửa" quận đợc giao Văn phòng Hội đảm trách đến Công tác triển khai thực công tác cải cách hành theo mô hình Một cửa quận bớc vào nề nếp tạo tiền đề để tiến hành cải cách hành đồng bộ, có hiệu e Kiểm tra hoạt động Văn phòng Kiểm tra hoạt động văn phòng đo lờng chấn chỉnh để đảm bảo cho hoạt động diễn theo trình tự, thủ tục, kế hoạch đà duyệt Đối với văn phòng Hội công tác kiểm tra hoạt động phòng ban ngành đợc lÃnh đạo quan tâm Với chức tham mu tổng hợp văn phòng Hội đà thực công tác kiểm tra tơng đối tốt, có hiệu đáp ứng yêu cầu lÃnh đạo Hội Kiểm tra hoạt động văn phòng quận kiểm tra việc thực quy định, ý kiến đạo Hội để công tác kiểm tra đạt kết cao Văn phòng đà xây dựng kế hoạch phối hợp với phòng ban tiến hành kiểm tra việc thi hành định, thị phòng ban ngành, Hội phờng nhằm phát đề xuất biện pháp tháo gỡ khó khăn, vớng mắc ngành sở Thông qua công tác kiểm tra mà văn phòng đà khắc phục đợc thiếu sót hoạt động phòng ban, tổ chức xếp cách có khoa học hoạt động phòng, ban, ngành Tiến hành rà soát sửa chữa số nội dung định thị đà ban hành cho phù hợp với chủ trơng sách tình hình thực tế Cùng với công tác kiểm tra Hội đà thực chế độ báo cáo tơng đối đầy đủ, xác, kịp thời theo yêu cầu tạo điều kiện sửa chữa kịp thời sai lệch Thực tế công tác công tác kiểm tra chế độ báo cáo có vai trò quan trọng hàng đầu việc lÃnh đạo văn phòng, điều hành quản lý Hội phát sai xót dù nhỏ để kịp thời điều chỉnh nhiệm vụ tổng hợp điều chỉnh hoạt động văn phòng Công tác kiểm tra hoạt động văn phòng Hội thờng diễn mặt nh: Kiểm tra ngời thực quy định, quy chế làm việc; kiểm tra việc quản lý sử dụng sở vật chất, tài sản công nguồn tài chính, hoạt động kiểm tra hoạt động, quy trình, nội dung, thể thức ban hành văn có vai trò vô quan trọng Kiểm tra trình giải quyết, ban hành loại văn văn phòng Hội đà giúp cho việc nâng cao hiệu lực hiệu quản lý lÃnh đạo văn phòng lÃnh đạo Uỷ ban Nhìn chung, công tác kiểm tra hoạt động văn phòng Hội đà đợc thực nghiêm chỉnh, thờng xuyên Bên cạnh với công tác kiểm tra hoạt động văn phòng công tác khen thởng, kỷ luật đợc đề cao Văn phòng trọng tới công tác thi đua khen thởng, kỷ luật nhằm tạo động lực tích cực, đoàn kết, gắn bó đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quan nh phát huy hết khả Cán bộ, Công chức vào trình giải nhiệm vụ đợc giao Những hạn chế văn phòng a Công tác thông tin tổng hợp Trong năm qua công tác thông tin tổng hợp Hội LHTN TP Hà Nội đà đạt đợc kết to lớn góp phần cung cấp đầy đủ thông tin t liệu cách tơng đối xác kịp thời cho điều hành đạo công việc lÃnh đạo Hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đà đạt đợc công tác thông tin tổng hợp có số điểm hạn chế cần phải khắc phục Nhận thức Cán bộ, Công chức quan vai trò, vị trí công tác thông tin tổng hợp hạn chế đà có líp tËp hn, båi dìng nghiƯp vơ nhng vÉn cã số đồng chí xem nhẹ, cha có nhìn đắn công tác Chất lợng thông tin cung cấp cho lÃnh đạo hạn chế, mang tính chất chung chung, không sát với tình hình điều kiện Độ nhanh nhạy kịp thời Cán bộ, Công chức làm công tác thông tin tổng hợp hạn chế, cha sáng tạo cách tiếp nhận xử lý thông tin Bên cạnh sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thu thập, xủ lý thông tin lạc hậu, cha đáp ứng đợc phát triển khoa học kỹ thuật điều kiện thực tế đặt Để công tác thông tin tổng hợp đạt kết cao, đa đợc thông tin xác, kịp thời thời gian tới UBND cần quan tâm phát triển đội ngũ Cán bộ, Công chức tăng cờng trang bị sở vật chất đại cho phòng b Công tác văn th - lu trữ Công tác văn th lu trữ Hội LHTN TP Hà Nội năm gần đà thực đợc số nội dung công việc đạt đợc kết to lớn góp phần bảo mật tài liệu, thông tin, cung cấp đầy đủ thông tin, t liệu cách xác kịp thời cho điều hành lÃnh đạo Bên cạnh kết đà đạt đợc phòng văn th- lu trữ mặt hạn chế sau: Đội ngũ cán làm công tác văn th quận mỏng, trình độ hạn chế, nhận thức xem nhẹ cha có nhìn đắn công tác Bởi dẫn đến công tác tổ chức máy biên chế cán cho phòng số điểm cha phù hợp nh: Cán công chức không chuyên ngành làm công tác văn th lu trữ, trình độ tin học công nghệ thông tin hạn chế Việc xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm công tác văn th, lu trữ thực kế hoạch đà đợc trọng nhng cha đợc làm thờng xuyên Cùng với nhân tố ngời nhân tố sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác lu trữ Cơ sở vất chất lạc hậu, cũ kỹ, đồng thời với kho chứa nhiều bất cập kho chứa chuyên dụng, không đủ điều kiện độ thoáng mát, khô rộng rÃi Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán cung cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ văn th lu trữ cha đợc quan tâm mức Tại Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội công tác kiểm tra, đôn đốc chế độ báo cáo cha đợc thờng xuyên nên tiến độ thực số công việc chậm làm ảnh hởng đến công tác, đạo điều hành cấp lÃnh đạo Đặc biệt chế độ báo cáo, thông tin văn phòng với quan số hạnh chế định, phối hợp sử lý giải công việc cha đợc chặt chẽ, công văn giấy tờ ngày nhiều; công tác giải đơn th có lúc chậm trễ tình trạng đơn th vợt cấp nhiều Công tác soạn thảo văn quan nhiều sai phạm nhng cha đợc chấn chỉnh kịp thời Từ dẫn đến có văn sai thể thức, nội dung cha phù hợp với quy định làm cho tính hiệu lực hiệu định quản lý lÃnh đạo bị giảm sút Công tác nghiên cứu, tham mu tổng hợp văn phòng chất lợng cha cao, cha nhạy bén với tình hình không chủ động trình làm việc Một số cán công chức cha chủ động bắt thông tin, phản ánh kịp thời khó khăn vớng mắc sở để báo cáo, đề xuất biện pháp tháo gỡ Trong trình hoạt động số phòng, ban chậm công tác triển khai nhiệm vụ đợc giao, thiếu tính nhiệt tình, làm việc mang tính chiếu lệ đối phó làm ảnh hởng tới hiệu hoạt động chung văn phòng c Cải cách hành Công tác cải cách hành năm qua Hội đà đạt đợc kết định lĩnh vực thủ tục nhà đất, cấp phép xây dựng, thủ tục hành công chứng, chứng thực Bên cạnh đó, việc thực chế "một cửa" động chạm đến quyền lợi số không cán công chức, nên việc giải khiếu nại, tố cáo, đơn th nhiều không khách quan, trung thực xác kịp thời Đội ngũ cán công chức làm việc phòng chuyên môn nghiệp vụ hạn chế, tác phong làm việc có lúc cha nghiêm, cha sử dụng trang phục, thẻ đợc trang bị Chất lợng, kết thủ tục hành cha đợc đồng đều, quy trình cha rút gọn giảm thời gian qui định, thái độ giao tiếp, giải thủ tục hành có việc cha linh hoạt Thời gian trực tiếp dân, làm việc có lúc cha đợc đảm bảo, việc quy định số buổi làm việc tiếp nhận hồ sơ tuần cha hợp lý, có lĩnh vực nhiều xúc khối lợng đơn th nhiều nhng có buổi tuần mà làm hết đợc khối lợng công việc, nh nguyện vọng nhân dân Trong có lÜnh vùc cã rÊt Ýt hå s¬ giÊy tê, Ýt kiến nghị nhng đợc xếp buổi dẫn tới thời gian làm việc bị d thừa lÃng phí Bên cạnh việc hạn chế số lợng hồ sơ giấy tờ đến làm thủ tục đà mang lại không khó khăn cho ngời dân Việc phối hợp phòng ban có việc, có thời điểm cha thống đảm bảo qui trình, cha bố trí thời gian để công chức, viên chức trao đổi với quận, huyện làm tốt Công tác đạo kiểm tra ban đạo cải cách hành quận cha thờng xuyên, số văn hớng dẫn cha kịp thời nên việc giải lúng túng, bị động d Một số công tác khác Công tác công nghệ thông tin phục vụ cho công tác chuyên môn chậm cha đáp ứng yêu cầu, cha tổng hợp, báo cáo đề xuất kịp thời công việc cần tập trung giải Đội ngũ cán công nghệ thông tin yếu khả tổng hợp văn tham gia xấy dựng văn Công tác bảo vệ, lái xe Bảo vệ có lúc cha nghiêm, thực mặc trang phục làm nhiệm vụ, bỏ vị trí, quan hệ với khách cha mềm dẻo Lái xe có lúc bỏ vị trí không quan phải tìm gọi điều động Thái độ có lúc cha khiêm tốn, cha có ý thức bảo vệ tài sản công Công tác phục vụ vệ sinh Công tác phục vụ vệ sinh cha nhiệt tình, vệ sinh quan nhiều chỗ cha thật đảm bảo vệ sinh khu vực tầng tầng 5, khuôn viên ủy ban cha đợc quét rọn đẹp Nguyên nhân hạn chế Do số cán bộ, công chức văn phòng thiếu; cha chủ động sáng tạo giải công việc, ý thức trách nhiệm cha cao, thiếu tính kỷ luật hạn chế trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có tính ỷ lại giải công việc Công tác kiểm tra, kiểm soát lÃnh đạo quan hạn chế, cha sát sao, thờng xuyên dẫn tới hoạt động nhiều sai phạm Công tác tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm cho Cán bộ, Công chức quan cha đợc quan tâm mức Nguyên nhân sở vất chất trang thiết bị quan đà cũ, nhiều thiếu, cha đáp ứng đợc nhu cầu làm việc Cán bộ, Công chức đòi hỏi thực tế công việc đặt Chơng III Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn phòng Hội lhtn hà nội I Một số giải pháp Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ, Công chức Văn phòng Với công đổi toàn diện kinh tế - xà hội nh đòi hỏi đội ngũ cán làm việc nhữngcơ quan hành nhà nớc cần phải đợc nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Văn phòng Hội đà xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ, Công chức toàn quan, đặc biệt quan tâm cán giữ vị trí quan trọng quan nh Chánh văn phòng, phó văn phòng, Trởng phòng, ban, ngành quan Đồng thời cử Cán công chức học tập, bồi dỡng, đào tạo lại để không ngừng nâng cao hiệu xuất công việc Văn phòng trú trọng tới việc xếp lại đội ngũ Cán bộ, Công chức cách công phu có tình toán theo cấu ngành nghề, độ tuổi Ngoài đẩy mạnh, coi trọng công tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, đề xuất giải pháp, sáng kiến coi nhiệm vụ thờng xuyên quan Cán tham mu tổng hợp văn phòng làm việc theo hình thức chuyên viên, hình thức bên cạnh u điểm bộc lộ hạn chế nh nhiệm vụ bị chia cắt làm việc biết việc Do văn phòng cần phải tổng hợp thành chuyên đề, đề tài, tổ chức nghiên cứu đúc rút xây dựng thành lý ln chung phơc vơ cho nhiƯm vơ chÝnh trÞ cđa quan Nâng cao hoàn thiện công tác Văn th - Lu trữ Văn th-lu trữ phận quan trọng quan Văn phòng cần tiếp tục củng cố tổ chức, bổ xung cán chuyên trách làm công tác Đa Cán bộ, Công chức làm công tác văn th-lu trữ đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý lu trữ tài liệu Xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán cấp kinh phÝ cho viƯc thùc hiƯn c¸c nghiƯp vơ tËp huấn, thu thập chỉnh lý, bảo quản, ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác tài liệu lu trữ CÇn më réng quan hƯ giao lu häc hái vỊ chuyên môn nghiệp vụ từ phòng lu trữ thành phố quận, huyện toàn thành phố Cần đa đề xuất kiến nghị với Hội bổ xung trang thiết bị, máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu đợc tốt Từng bớc hoàn thiện công tác cải cách hành "Một cửa" Công cải cách hành Hội LHTN TP Hà Nội bên cạnh kết đà đạt đợc tồn số mặt hạn chế nh tình trạng đơn th vợt cấp, khiếu kiện đông, chất lợng tiếp dân cha cao Thực định 181/ QĐ TTg ngày 04/9/2000 thủ tớng Chính Phủ định 156/2003/QĐ - UB ngày 11tháng 11 năm 2003 UBND thành phố Hà Nội Cơ chế "Một cửa" khâu đột phá cải cách hành nói chung cải cách thủ tục hành nói riêng Hội đà tăng cờng công tác kiểm tra, rà soát văn lĩnh vực kinh tế, tài xây dựng để nâng cao tính pháp lý văn Bên cạnh tiếp nhận nghiêm quy trình tiếp nhận, sử lý hồ sơ, đơn th khiếu nại công dân Hiện phận cửa bố chí cán làm việc không với chuyên môn đào tạo nên ảnh hởng tới suất chất lợng công việc Bởi để khắc phục tình trạng nhằm nâng cao chất lợng tiếp dân, quận cần bổ sung đội ngũ cán công chức có đủ chuyên môn nghiệp vụ, động, sáng tạo có phẩm chất đạo đức tốt vào phòng Bên cạnh với việc bổ sung nhân Hội cần phải đầu t trang thiết bị, ghế ngồi mở rộng không gian cho phòng tiếp dân, phòng cửa để hoạt động đạt kết cao đáp ứng đợc mong mỏi nhân dân Cần triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng Trong điều kiện phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin quan, tổ chức cần phải ứng dụng thành mang lại vào trình hoạt động mình, nhằm nâng cao hiệu quả, chất lợng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực vật lực Thực đạo Chính Phủ phê duyệt đề án Tin học hóa quản lý hành Nhà nớc đa hệ thống thông tin điện tử Chính Phủ vào hoạt động Bám sát mục tiêu chơng trình cải cách hành Nhà nớc Văn phòng Hội đà thúc đẩy mạnh mẽ việc đại hóa công nghệ hành chính, thực tin học hóa quy trình phục vụ nhân dân lĩnh vực dịch vụ công, nâng cao lực phòng ban việc cung cấp dịch vụ công cho nhân dân doanh nghiệp đợc thuận tiện, nhanh gọn đạt chất lợng cao Văn phòng đà tiến hành đào tạo tin học cho cán công chứng tạo khả tiếp cận, sử dụng công nghệ công việc thờng xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu cao hiệu chất lợng công việc Tăng cờng công tác thanh, kiểm tra Hoạt động quan, tổ chức nói chung văn phòng nói riêng cần phải có kiểm tra giám sát thờng xuyên lÃnh đạo quan quan chức Tại văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội công tác kiểm tra cần phải đợc đẩy mạnh để giúp cho phận thực theo mục tiêu, nhiệm vụ đợc giao, đồng thời phát kịp thời thiểu sót, sai phạm từ có giải pháp đề xuất giải kịp thời Cần tăng cờng chế tra, kiểm tra chéo phòng ban, công khai hóa hoạt động để nhân dân tham gia giám sát, đóng góp ý kiến cho hoạt động quan Đi liền với công tác kiểm tra công tác thi đua khen thởng, Văn phòng cần tiến hành phong trào thi đua phòng, ban, ngành chế độ khen thởng nhằm khích lệ động viên cán công chức hang say công tác phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao II Kiến nghị thân Văn phòng cần xây dựng qui chế làm việc thạt cụ thể rõ ràng cho phòng ban, phận chuyên môn Phân giao nhiệm vụ, quyền hạn qui định trách nhiệm cụ thể cho Cán bộ, Công chức văn phòng để họ giải công việc cách linh hoạt, nhanh chóng xác Cần quan tâm tới đời sống tinh thần nh đời sống vật chất Cán bộ, Công chức làm việc quan, thờng xuyên có buổi giao lu gặp gỡ lÃnh đạo với nhân viên phòng ban; Thờng xuyên tổ chức buổi tham quan du lịch vào ngày nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên quan Tăng cờng công tác quản lý cán công chức đề cao trách nhiệm ngời lÃnh đạo quan Tăng cờng biện pháp nhằm giữ gìn đoàn kết nội bộ, củng cố mối quan hệ phòng ban Cần thờng xuyên tổ chức buổi gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân để nắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân trình hoạt động quan, nắng nghe tâm t nguyện vọng nhân dân tác phong thái độ làm việc đội ngũ cán công chức Trong trình thực tập văn phòng Hội em nhận thấy vấn đề đáng quan tâm việc sử dụng tài sản công cách không hiệu nhiều lÃng phí; ý thức tiết kiệm công số cán công chức cha cao Vậy văn phòng cần có biện pháp tuyên truyền giáo dơc vỊ viƯc tiÕt kiƯm vµ sư dơng cã hiƯu tài sản công đến toàn đội ngũ Cán bộ, Công chức quan Kết Luận Văn phòng giữ vai trò quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức nói chung Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng Nó có ảnh hởng không nhỏ tới phát triển ổn định, bền vững quan Trong năm qua văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội đà phát huy đợc vai trò to lớn mình, thực tốt chức tham mu tổng hợp hậu cần phục vụ đạo, điều hành lÃnh đạo Hội LHTN TP Hà Nội Bên cạnh kết đà đạt đợc hoạt động văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội tồn yếu kém, sai phạm cần đợc khắc phục Đó công tác thông tin tổng hợp cha kịp thời, xác; việc ban hành văn nhiều sai phạm, thiếu sót nội dung thể thức, Nguyên nhân vấn đề có nhiều song thấy bật nên nguyên nhân sau: Do c¬ së vËt chÊt, kü thuËt trang thiÕt bị phục vụ hoạt động thiếu thốn, cũ kỹ lạc hậu Cùng với yếu chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh thần trách nhiệm đội ngũ Cán bộ, Công chức đặc biệt tâm lý giải mang tính vụ số cán lÃnh đạo quan Để giải tồn yếu cần phải có phơng hớng biện pháp cụ thể nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ Cán bộ, Công chức; đầu t trang thiết bị đại cho quan Sau tháng thực tập tìm hiểu thực trạng văn phòng Hội em mạnh dạn đóng góp số giải pháp, kiến nghị mang tính chủ quan thân nhằn hoàn thiện công tác Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng Văn phòng quan hành nhà nớc nói chung Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm thức tế, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm Em kính mong nhận đợc đóng góp, bảo tận tình Thầy, Cô giáo Một lần em xin chân thành cảm ơn toàn thể Cán bộ, Công chức Hội LHTN TP Hà Nội Thầy, Cô giáo bạn đà tận tình giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo