Với những kiến thức về kỹ năng hànhchính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung đã được vận dụng qua thực tế, từđó, em đã rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân và một số những kiến
LỜI MỞ ĐẦU Văn phịng HĐND-UBND quận có vị trí quan trọng cấu chung UBND quận Vì vậy, chất lượng tổ chức hoạt động Văn phịng HĐND-UBND quận có ảnh hưởng lớn đến hiệu lãnh đạo, đạo UBND quận, tất yếu phải đổi tổ chức hoạt động quan trực thuộc UBND, có vai trị quan trọng Văn phòng HĐND-UBND quận Qua thời gian thực tập UBND quận Ba Đình từ ngày 02/3/2010 đến ngày 02/5/2010, em nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình Với kiến thức kỹ hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung vận dụng qua thực tế, từ đó, em rút kinh nghiệm cho thân số kiến nghị đóng góp vào việc hồn thiện tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND quận nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ đơn vị Em xin chân thành cảm ơn Học viện Hành chính, đặc biệt Khoa Văn Cơng nghệ hành chính, giảng viên hướng dẫn Lê Ngọc Hồng, UBND quận Ba Đình giúp đỡ em thời gian thực tập để hoàn thành tốt báo cáo Nội dung Báo cáo gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung hoạt động Văn phịng quan hành nhà nước Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phịng HĐND-UBND quận Ba Đình Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tổ chức hoạt động Văn phịng HĐND-UBND quận Ba Đình PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I Kế hoạch thực tập chi tiết (Từ ngày 02/3/2010 đến 02/5/2010) Thời gian Tuần (02/3-07/3) Nội dung công việc - Nghe phổ biến công việc thực tập, nghiên cứu sơ nội dung thực tập - Đến quan thực tập, nhận nơi thực tập Phòng Chuyên viên tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình - Làm quen với phịng, ban UBND quận - Tìm hiểu sơ Văn phịng HĐND-UBND quận (về nề Tuần (08/3-14/3) nếp làm việc, đặc thù công việc…) - Xin số liệu cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Văn phòng quận - Viết kế hoạch thực tập - Tìm hiểu mối quan hệ phân công, phối hợp công việc; quan sát cán bộ, cơng chức làm việc - Tìm hiểu cơng tác hội họp cơng tác lập chương trình Tuần (15/3-21/3) kế hoạch phận Chuyên viên tổng hợp - Hình thành đề cương báo cáo thực tập - Thực công việc đơn giản như: Viết giấy mời họp, giúp chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại xếp tài liệu Phòng Chuyên viên tổng hợp - Nộp kế hoạch thực tập đề cương báo cáo Tuần (22/3-28/3) Tuần (29/3-04/04) - Nghiên cứu, thống kê số lượng, chất lượng thực áp dụng tin học hóa văn phòng - Tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết thực chuyên đề CCHC - Nghiên cứu, quan sát kỹ thực nghiệp vụ hành cán bộ, cơng chức thuộc Văn phịng quận - Thu thập thông tin từ nguồn tư liệu khác, nghiên cứu tham khảo báo cáo thực tập khóa trước - Được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức nội dung văn dự thảo, trình lãnh đạo cho ý kiến đạo để phát hành văn hoàn thành sơ - Tiếp tục nghiên cứu số liệu - Tìm hiểu sâu tình hình thực hình thực chức Tuần (05/4-11/4) năng, nhiệm vụ Văn phòng quận, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - So sánh thực tiễn với lý thuyết học - Liên hệ với bạn đoàn thực tập, trao đổi thông tin phương pháp làm báo cáo - Xin số liệu số lượng loại văn đến, văn đi; Tuần 7, (12/4-25/4) đánh giá, kiểm tra tình hình thực cơng tác tiếp nhận giải hồ sơ hành thuộc UBND quận Ba Đình - Tổng kết, đánh giá, rút nhận xét - Viết báo cáo chi tiết nộp cho giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa - Nộp báo cáo sửa cho giảng viên Tuần (26/4-02/5) - Gặp Phó Chánh Văn phịng báo cáo kết thực tập, đề nghị ký xác nhận nhận xét đánh giá trình thực tập - Nộp báo cáo hoàn chỉnh II Những việc làm - Đến nơi thực tập nhận vị trí thực tập Phịng Chun viên tổng hợp - Tìm hiểu sơ quan thực tập: Nghiên cứu văn liên quan chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội quy, quy chế quan - Tìm hiểu cấu tổ chức chế hoạt động Văn phịng quận - Thực cơng việc giao thời gian thực tập như: Viết giấy mời họp, giúp chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại xếp tài liệu Phòng Chuyên viên tổng hợp; kiểm tra thể thức nội dung văn dự thảo; tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết chuyên đề CCHC… - Quan sát cách làm việc cán bộ, công chức Văn phịng Trao đổi với cán bộ, cơng chức quan, tìm hiểu quy trình cơng vụ, nghiệp vụ hành mối quan hệ cơng việc tập thể, bầu khơng khí mơi trường làm việc - Xin số liệu, tài liệu cần thiết, nghiên cứu phân tích số liệu - Thăm quan làm quen với phòng ban UBND quận - Nghiên cứu báo cáo thực tập khoá trước - Thường xuyên liên hệ, trao đổi với giảng viên hướng dẫn - Thường xuyên trao đổi thơng tin với bạn đồn thực tập III Kết cụ thể - Về số lượng: Đã tham gia xây dựng báo cáo chuyên đề lịch công tác tuần Thường trực HĐND-UBND quận; viết 20 giấy mời họp; giúp chuyên viên phòng lên lịch thay giấy mời; giúp chuyên viên tổng hợp cơng tác văn hóa xã hội kiểm tra thể thức văn dự thảo; phân loại xếp tài liệu phòng - Về chất lượng: Được đánh giá hoàn thành tốt việc viết giầy mời họp, kiểm tra thể thức văn dự thảo Tuy nhiên, nhiều hạn chế kỹ xây dựng lịch công tác, kế hoạch hoạt động dự thảo báo cáo, chưa hình dung hết vấn đề để chuẩn bị tổ chức họp PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Một số khái niệm - Văn phòng thuật ngữ xuất từ lâu lịch sử, khái niệm “văn phòng” ngày nhận diện đầy đủ hơn, toàn diện Có nhiều cách hiểu khái niệm “văn phịng” xét cách chung “văn phịng” máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức - Hiện đại hóa cơng tác văn phịng thực chất việc sử dụng tổng hợp biện pháp nhằm đổi lề lối làm việc tổ chức, nâng cao hiệu hoạt động theo hướng tiên tiến, phù hợp với xu hướng thời đại, đáp ứng địi hỏi cơng đổi Nội dung việc đại hóa cơng tác văn phịng bao gồm: Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ; bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng, nâng cao việc sử dụng trang thiết bị thực nghiệp vụ hành - HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO phương pháp làm việc khoa học, coi quy trình cơng nghệ quản lý mới, giúp tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu cao hoạt động Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động văn phòng chủ yếu hướng vào nhiệm vụ: Tạo mơi trường làm việc, sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, xây dựng kế hoạch thực mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quản lý nguồn nhân lực Từ số khái niệm nêu trên, thấy việc tổ chức hoạt động Văn phòng bao gồm nhiều yếu tố tác nghiệp đầu vào đầu có tính chất đặc thù định Trong hoạt động quản lý quan hành nhà nước, Văn phịng có vị trí, ý nghĩa quan trọng tồn tổ chức hoạt động quan, đảm bảo tính liên tục, ổn định công vụ Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức 2.1 Chức - Chức tham mưu, tổng hợp: Đây hoạt động bao hàm nội dung tham vấn (tham mưu) thống kê, xử lý thông tin (tổng hợp) phục vụ hoạt động quản lý, giúp lãnh đạo lựa chọn định tối ưu Sự phân chia mang ý nghĩa tương đối nhằm thể hoạt động nhiều mặt, có tính chất tổng hợp đề xuất mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo tổ chức lao động lãnh đạo quan, tổ chức - Chức hậu cần: Đó việc quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ nhu cầu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính… cho hoạt động quan, tổ chức Khi áp dụng phương thức quản lý mà hiệu đạt cao với mức chi phi thấp biểu vận dụng hiệu nguyên tắc 2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc thực chương trình đó; bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thơng tin nhằm báo cáo, tổng hợp tình hình hoạt động, đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan; - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm mặt pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành; - Thực công tác văn thư - lưu trữ; giải văn thư, tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại giúp quan, tổ chức công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trị cầu nối quan với quan, tổ chức, cá nhân khác với nhân dân nói chung; - Lập kế hoạch tài chính, dự tồn kinh phí hàng năm, hàng q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nước định thủ trưởng; - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc quan; bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động công tác quan; - Tổ chức thực công tác y tế; bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn quan; tổ chức phục vụ họp, nghi lễ, khánh tiết; thực công tác lễ tân, tiếp khách cách văn minh, khoa học cho đơn vị; - Thường xuyên kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng; bước đại hóa cơng tác hành - văn phịng; đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết II HỆ THỐNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Những văn pháp luật quy định chung - Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án đổi phương thức điều hành đại hóa cơng sở hành nhà nước giai đoạn I (2003-2005); - Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; - Quyết định số 144 /2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2004 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 hoạt động quan hành nhà nước; Một số văn pháp luật nghiệp vụ hành - Quyết định 114/2006/QĐ-TTG ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định chế độ họp quan hành nhà nước; - Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 nghi thức nhà nước tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua Chính phủ, Bằng khen Thủ tướng Chính phủ; - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008; - Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ, Văn phịng Chính phủ ngày 06/5/2005 kỹ thuật trình bày văn quản lý nhà nước; - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ sung Nghị định 110; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; - Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH I KHÁI QUÁT VỀ QUẬN BA ĐÌNH, UBND VÀ VĂN PHỊNG HĐNDUBND QUẬN BA ĐÌNH Sơ lược quận Ba Đình, UBND quận Ba Đình 1.1 Đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội - Về đặc điểm tự nhiên: Với số dân 243.570 người mật độ dân số 26.218 người/km2, Ba Đình 10 quận thành phố Hà Nội, phía Bắc giáp quận Tây Hồ, phía Nam giáp quận Đống Đa, phía Đơng giáp sơng Hồng, phía Đơng Nam giáp quận Hồn Kiếm, phía Tây giáp quận Cầu Giấy Với diện tích 9,29 km2, quận hình thành với 14 phường: Ngọc Hà, Đội Cấn, Cống Vị, Quán Thánh, Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Điện Biên, Thành Công, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Khánh, Liễu Giai, Vĩnh Phúc Quận Ba Đình nằm khu vực có địa hình tương đối phẳng, thoải dần, mang đặc điểm chung khí hậu Hà Nội có thay đổi khác biệt hai mùa với hai thời kỳ chuyển tiếp vào tháng tháng 10, khí hậu có đủ bốn mùa xn, hạ, thu đơng Độ ẩm trung bình năm 84,5% có 114 ngày mưa năm - Về xã hội: + Văn hóa: Quận nằm đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau đổi Yên Hòa), huyện Thọ Xương tổng Yên Thành, Nội, Thượng, Trung, huyện Vĩnh Thuận Từ 1954-1961 gọi khu Ba Đình khu Trúc Bạch Từ 1961-1981 khu phố Ba Đình Đến tháng 6/1981 thức gọi quận Ba Đình Từ vật, di khảo cổ tìm thấy (nhất khu vực Hồng thành, hồ Giảng Võ, hồ Ngọc Khánh…) minh chứng nơi chọn xây cất cung điện triều đại xưa Lý, Trần, Lê Hiện đất Ba Đình cịn bảo tồn nhiều cơng trình, di tích văn hố niềm tự hào khơng riêng Ba Đình mà cịn nhân dân nước như: đền Quán Thánh, đền Voi Phục, Cột cờ Hà Nội, chùa Một Cột… đặc biệt quần thể di tích đời nghiệp Chủ tịch Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, hoạt động văn hóa - xã hội địa bàn quận triển khai thực rộng khắp như: Tổ chức phong trào “Ngày chủ nhật xanh” (14/3/2010) hưởng ứng tháng Thanh niên Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hội trại “Cháu ngoan Bác Hồ” trường THCS Thăng Long; tổ chức diễn đàn “Đảng với niên, niên với Đảng” + Giáo dục: Ba Đình quận nước cơng nhận hồn thành chương trình phổ cập THCS, thành tích TDTT hội khỏe Phù Đổng thi học sinh giỏi Hiện nay, quận có trường chuẩn quốc gia, 100% giáo viên đạt vượt chuẩn + Y tế: Cơng tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân thực tốt thông qua chương trình y tế, vệ sinh an tồn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, dịch cúm gia cầm dịch tiêu chảy cấp nguy hiểm; trì tốt cơng tác dân số, gia đình trẻ em, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia y tế - Về kinh tế: Trong năm qua kinh tế quận tăng trưởng mức cao, đơn vị Hà Nội thực hoàn thành cổ phần hoá 100% doanh nghiệp Nhà nước thuộc quận (1999 - 2000) Trên địa bàn quận có 3000 doanh nghiệp hoạt động; thu ngân sách ln hồn thành vượt mức kế hoạch, tỷ lệ thu tăng theo tốc độ phát triển (năm 2009: đạt 179% kế hoạch) Với đặc điểm tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội có, quận Ba Đình Chính phủ xác định Trung tâm hành - trị quốc gia, nơi tập trung quan lãnh đạo cao Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ Đây cịn trung tâm ngoại giao, đối ngoại, nơi thường xuyên diễn