CĐTTTN Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng

Lời mở đầu I Lý chọn đề tài Thực chủ trương phát triển mở rộng toán qua ngân hàng để bước phù hợp với trình chuyển đổi sang kinh tế thị trường có quản lý Nhà nước, ngành ngân hàng bước triển khai mạnh mẽ công việc cụ thể là: hồn thiện hố thể lệ tốn đại hố cơng nghệ ngân hàng Thực chủ trương đại hố cơng nghệ ngân hàng, đổi nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt khách hàng nước, bước hội nhập với hệ thống tài tiền tệ khu vực quốc tế, phương thức toán điện tử đời nối mạng tồn quốc hệ thống Ngân hàng cơng thương Việt Nam Dưới lãnh đạo Đảng, Chính phủ NHNN, đến nói chủ trương thực phù hợp với tình hình thực tế Tuy phương thức toán điện tử đưa vào áp dụng vài năm trở lại đây, qua kết minh chứng việc mở rộng tốn điện tử cần thiết, hồn tồn có khả thực tốt tốn điện tử góp phần tạo thêm nguồn vốn cho nghiệp CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông thị trường, thúc đẩy tiến trình đổi cơng nghệ toán qua ngân hàng Bên cạnh ưu điểm, phương thức tốn điện tử cịn bộc lộ số hạn chế cần nghiên cứu để hồn thiện Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao hiệu toán NHTM nói chung chi nhánh Ngân hàng cơng thương Hai Bà nói riêng Vì em chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác tốn điện tử NHCT Hai Bà Trưng" II Phạm vi nghiên cứu đề tài Nghiên cứu vấn đề lý luận bản, tình hình thực tế chi nhánh NHCT Hai Bà Trưng cơng tác tốn điện tử Thời gian nghiên cứu tập trung chủ yếu năm 2003 năm 2004 Do điều kiện khả nghiên cứu, hiểu biết cá nhân hạn chế, thời gian thực tế chưa nhiều nên viết em khơng tránh khỏi thiếu xót Em mong giúp đỡ thầy, cô giáo để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! tượng ổn định tiền tệ dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an tồn tài khó khăn xảy cắp… Để khắc phục mặt tồn trên, phương thức tốn khơng dùng tiền mặt đời Nó khơng giúp giải khoản nợ kinh tế quốc dân cách dễ dàng mà đem lại hiệu to lớn cho kinh tế - xã hội 2.2 ý nghĩa tốn khơng dùng tiền mặt Trong thực tế, sản xuất xã hội ngày phát triển việc toán, chi trả tiền mặt ngày thay q trình tốn khơng dùng tiền mặt, nước có kinh tế phát triển tỷ lệ tốn khơng dùng tiền mặt lớn, hầu hết giao dịch tập trung thông qua ngân hàng để tốn, tốn khơng dùng tiền mặt có ý nghĩa lớn Thanh tốn khơng dùng tiền mặt giúp ngân hàng tổ chức tài phát huy khả huy động vốn tạm thời nhàn rỗi kinh tế vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho ngân hàng Việc mở rộng tốn khơng dùng tiền mặt góp phần thực tốt sách tiền tệ nhà nước Tạo điều kiện giảm chi phí lưu thơng tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cường độ an tồn phịng ngừa rủi ro II Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc toán phương thức toán ngân hàng Vai trị Thanh tốn qua lại ngân hàng thể chức tập trung toán ngân hàng kinh tế điều hoà vốn nội ngân hàng Thực tốt nghiệp vụ tốn ngân hàng thực u cầu cơng tác tốn khơng dùng tiền mặt là: nhanh chóng, kịp thời, xác, an tồn tài sản, tăng nhanh vịng quay vốn góp phần tiết giảm chi phí lưu thơng in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi sang nơi khác Để thực tốt nghiệp vụ tốn qua lại ngân hàng địi hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ tốn khơng dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu việc trao đổi toán tiền hàng hố dịch vụ tồn xã hội, tăng cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ tốn nhanh chóng xác, cải tiến việc điều hành quản lý vốn ngân hàng ý nghĩa Thanh toán vốn ngân hàng hoạt động nghiệp vụ nhằm thực đầy đủ chức trung gian toán ngân hàng góp phần thực chức khác ngân hàng Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền sở Ngân hàng thành hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng Có tác động qua lại ảnh hưởng đến chất cơng cụ có thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ ngân hàng, từ có tác động đến chế truyền động sách tiền tệ Các nguyên tắc Tổ chức tốt cơng tác tốn ngân hàng kinh tế nhanh chóng, xác từ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn Tăng cường q trình kiểm sốt nghiệp vụ toán, hạn chế di chuyển tiền mặt địa phương từ hạ chế tượng tham ô, lợi dụng tiết kiệm đáng kể chi phí lưu thơng Phát huy vai trị ngân hàng việc tập trung cơng tác tốn kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng Coi q trình tốn ngân hàng khâu q trình tốn khơng dùng tiền mặt Để đáp ứng nhu cầu kinh tế thị trường, đất nước phát triển, đời sống người dân không ngừng tăng lên, sản xuất lưu thơng hàng hố ngày phát triển, việc tốn tổ chức, đơn vị kinh tế thực hình thức khơng dùng tiền mặt, cịn với hình thức đa dạng khơng ngân hàng mà họ mở tài khoản ngân hàng khác nhau, việc tổ chức toán qua lại ngân hàng yêu cầu cần thiết khách quan Trong tốn khơng dùng tiền mặt: Người trả tiền người thụ hưởng có tài khoản ngân hàng tốn đơn giản trích chuyển tiền tài khoản ngân hàng Nhưng người trả tiền người thụ hưởng ngân hàng khác địi hỏi phải có ngân hàng tham gia thực tốn, thơng qua nghiệp vụ toán qua lại ngân hàng Thanh tốn ngân hàng cịn nhu cầu việc tập trung điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nước, ngành, tổ chức kinh tế Ngoài ra, xuất phát từ nghiệp vụ ngân hàng từ u cầu cơng điều hồ vốn hệ thống ngân hàng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ toán ngân hàng Các phương thức toán ngân hàng Do cấu tổ chức hệ thông ngân hàng Việt Nam nay, hệ thống độc lập vốn, NHTM tổ chức thành lập từ trung ương đến sở Vì tốn đơn vị ngân hàng thực theo phương thức sau: - Phương thức toán liên hàng - Phương thức toán bù trừ - Phương thức toán qua tài khoản tiền gửi NHNN qua tài khoản tiền gửi tổ chức tín dụng khác - Phương thức toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ III Phương thức toán điện tử (TTĐT) ngân hàng công thương Các quy định chung Quy trình tốn điện tử thay quy trình tốn liên hàng qua máy vi tính hành quy trình hạch tốn quản lý điều hành vốn tập trung hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam - Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam tham gia hệ thống toán điện tử theo chế toán qua ngân hàng ban hành theo định số 22/QĐ-NH1 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước văn hướng dẫn Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam Quy trình hạch tốn 3.1 Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL) 3.1.1 Tạo lập lệnh toán 3.1.1.1 Lệnh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu tốn, chuyển tiền lập nộp vào NHPL chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo chế toán ngân hàng nhà nước hướng dẫn ngân hàng công thương thể thức toán - Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận chứng từ khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản khách hàng (lệnh tốn trích từ TK tiền gửi khách hàng) Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chương trình kế tốn giao dịch Sau ghi số lệnh tốn ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phịng kế tốn người uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM) - KSV vào chứng từ gốc KTV chuyển đến, kiểm sốt lại tính hợp lệ, hợp pháp chứng từ gốc theo quy định Nếu đủ điều kiện toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh tốn máy tính KSV nhập lại yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảm bảo khớp cao chứng từ gốc với chứng từ máy tính, trưởng phịng kế tốn thiết lập để nhập lại yếu tố cần thiết khác như: Mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản người nhận lệnh Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát chứng từ gốc trước định chấp nhận ghi KHM máy tính để chuyển Sau giao lại chứng từ gốc cho phận kế toán CTĐT chuyên trách - Sau tính KHM, chứng từ tự động hạch tốn chuyển đi, bút toán hạch toán tự động gửi trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu 3.1.1.2 Lệnh toán tạo lập từ chứng từ điện tử: NHPL nhận chứng từ điện tử từ hệ thống toán nội bộ, toán song biên, toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng)… chuyển đến Sau giải mã, chứng từ hợp lệ chương trình tự động chuyển hoá thành lệnh toán hệ thống NHCTVN Kiểm soát viên bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ hệ thống toán trên, lựa chọn lệnh tốn hệ thống để tính KHM theo lô chuyển ngân hàng nhận lệnh (NHNL) Trường hợp cần thiết lựa chọn tính KHM lệnh toán chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát - Sau tính KHM, lệnh tốn tự động hạch toán chuyển đi, bút toán hạch toán tự động gửi trung tâm/chi nhánh để đối chiếu 3.2 Hạch toán: 3.2.1 Tại ngân hàng phát lệnh 3.2.1.1 Lệnh toán khách hàng: - Đối với lệnh tốn có: Nợ: TK tiền gửi khách hàng TK thích hợp Có: TK ĐCV kế hoạch - Đối với lệnh tốn nợ có uỷ quyền: (chỉ thực trường hợp ký hợp đồng dịch vụ văn thoả thuận NHCTVN chấp thuận): Khi lập lệnh toán nợ chuyển hạch tốn: Nợ: TK ĐCV kế hoạch Có: TK ĐCV chờ toán Khi nhận điện chấp nhận lệnh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM, hợp lệ chương trình tự động hạch tốn: Nợ: TK ĐCV chờ tốn Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối toán lệnh toán nợ, NHNL lập lệnh toán nợ nội trả lại NHPL, nội dung phải ghi rõ lý từ chối NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ tốn Có: TK ĐCV kế hoạch Các trường hợp toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực theo điểm 2.1.2 3.2.1.2 Lệnh tốn nội - Đối với lệnh tốn có Nợ: TK thích hợp Có: TK kế hoạch - Đối với lệnh toán nợ (sử dụng để toán séc bảo chi, séc chuyển tiền chuyển tiền nội khác theo hướng dẫn cụ thể NHCTVN): Nợ: TK ĐCV kế hoạch Có: TK thích hợp - Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà NHCT TW: Hàng ngày cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo toán chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn NHCTVN Trên sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi chi nhánh NHNN địa bàn theo quy chế toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ toán để chuyển sang NHNN Đồng thời KTV lập lệnh toán chuyển NHCTVN (số hiệu 999) hạch toán: Nợ: TK ĐCV kế hoạch Có: TK tiền gửi ngân hàng nhà nước - Trường hợp chuyển loại vốn khác NHCTVN (điều chuyển loại vốn TW với chi nhánh) Căn nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ liên quan văn hướng dẫn hành NHCTVN, chi nhánh thực lập chứng từ điện tử Việc lập kiểm soát chứng từ thực điểm 1.1 nêu 3.2.2 Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 3.2.2.1 Quy trình xử lý lệnh tốn đến Bộ phận kế tốn phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi lệnh toán đến Khi nhận lệnh toán đến, kế tốn CTĐT thơng báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM KSV nhận thông báo phải thực việc kiểm tra KHM kịp thời Sau KSV kiểm tra KHM, lệnh toán tự động hạch toán, bút toán hạch toán tự động gửi TTTT/chi nhanh để đối chiếu a) Tại chi nhánh NHCT * Đối với lệnh toán NHNL (chứng từ nội chứng từ chuyển cho người nhận lệnh NHNL) - KSV kiểm tra KHM theo lệnh tốn, kiểm tra thơng tin người nhận lệnh, đủ điều kiện tốn hạch tốn vào tài khoản ngượ nhận lệnh, không đủ điều kiện tốn hạch tốn vào tài khoản chờ tốn để xử lý theo quy trình xử lý sai sót - Sau kết đối chiếu khớp với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh toán thành chứng từ giấy, liên: liên dùng báo nợ báo có khách hàng, liên lưu nhật ký chứng từ Các lệnh toán in phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định - Đối với lệnh tốn nợ có uỷ quyền, sau kiểm tra kiểm soát, đủ điều kiện toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận lệnh tốn nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL Nếu khơng đủ điều kiện toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo tốn sau lập lệnh tốn chuyển trả NHPL, nội dung lệnh toán ghi rõ lý từ chối * Đối với lệnh toán chuyển tiếp cho điểm giao dịch trực tiếp thuộc CN - Các lệnh tốn chương trình tự động hạch toán tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch - Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch