Tổ chức công tác văn thư tại trường đại học luật thành phố hồ chí minh

DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHi MINH TRUONG DAI HQC KHOA HOC XA HOI VA NHAN VAN DO TH] LE HANG TO CHUC CONG TAC VAN THU TAI TRUONG DAI HQC LUAT THANH PHO HO CHi MINH Luận văn thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HUONG DAN KHOA HOC: PGS.TSKH Bùi Loan Thùy TRUÖNG ĐẠI0f LUẬT TPHCH TI.THONG TIN-THU VIEN THANH PHO HO CHi MINH - NAM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “TỐ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh” cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn PGS.TSKH Bùi Loan Thùy Các trích dẫn, số liệu Luận văn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, tác giả thu thập từ nguồn khác ghi rõ phần tài liệu tham khảo Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Học viên cao học Đỗ Thị Lệ Hằng năm 2021 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến đơn vị, cá nhân giúp đỡ, tạo điều kiện cho tơi suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn PSG.TSKH Bùi Loan Thùy, người tận tình hướng dẫn có nhữngý kiến định hướng quan trọng giúp tơi hồn thành luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q thầy viên chức Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn trực tiếp gián tiếp giúp đỡ mặt suốt trình tơi học tập nghiên cứu trường Tơi xin cảm ơn tới đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè gia đình chia sẻ, hỗ trợ, động viên khích lệ tạo điều kiện cho tơi để tơi n tâm học tập, nghiên cứu, đồng thời có ý kiến đóng góp q trình tơi thực hồn thành luận văn Mặc dù có nhiều có gắng hồn thiện luận văn tất hiểu biết lực mình, nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu q thầy bạn bè, đồng nghiệp Xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐÀU Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2.1 Các cơng trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư 2.2 Các cơng trình liên quan đến cơng tác văn thư đơn vị nghiệp công Mục tiêu, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu S8 tiến i 3.1 Mục tiêu nghiền cứu 3.2 Mục đích nghiên cứu 3.3 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 002000 i1 Ÿsaasuae H11 101170100101C01.:61166/1112115%iacsaioubieili0totauddabalainautsaliitegaaitiE 5 Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài à0il0i4ibiibcsekist0 4x3 6.1.Ý Nhfá Khôi HỌC T214 2,402,220, 01Abi0, 4001.006 0600100 0á daÁ to uõ tHỤO 0n 1, tà, 100, TỀAh NỆT HIẾU, ụiuuyàiGuiuneailkjMbsnlBailuissssattieglauvÐ a Kết cấu lHỆN VĂN CS Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TỎ CHỨC CÔNG TÁC VĂN 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức công tác văn thư cu M1056 sau (VỆ 1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư ceeteeorireo EE.errrirveorreroree § 12: hội dụng COU thc VIN ANE 2c vác (0yis12s2a0:iaainyp000be010101164isanseisssf 1.1.2.1 Công tác soạn thảo ký ban hành văn 1.1.2.2 Công tác quản lý giải văn đi, đến gỗm 12 1.1.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 13 1.1.2.4 Công tác lập hỗ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ QUOTE sssscsocccsessttessssousses 14 1.1.3 Tính chất, đặc điểm cơng tác văn thư 22: tt 28112222227 16 1.1.4.,Yêu cần công tác văn thư .c‹ccoccc HH HH gàng nhHHgiu 17 1.1.5 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư coi n2 ng ng016ee140, 19 Deis WIPE Cate COM áo VAN VÏỮ ‹oc( c0 cxc0o lan U cu teas seqtarssvoddionsvisvsraroassveren’ 19 IJ0l.4-4 Ý AgÊ 0á cay bác văn thứ oi 19 1.2 Cơ sở pháp lý công tác văn thư 1.3 So sánh tình hình ban hành quy chế cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh với số Trường Đại học công lập khác 1.3.1 Tình hình ban hành quy chế cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh nuối 1.3.2 So sánh tình hình ban hành quy chế công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh với Trường Đại học công lập khác 22 Tiểu kết chương .c Chương THỰC TRẠNG TỎ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHĨ HỊ CHÍ MINH N73 S1,bdoŸ 28 2.1 Sơ lược Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 28 Ps Be Lees te 1h Hìthênhúc,iea.hiệu du nitAau14A1lã-.80044002ảiã008.0/kĂ 28 17 00 0g Di Ti vụ quyền hạn i 0 sseisoo ng 29 HAM SRARHIOMUISED CHUN EE asf sasnicsqnseiderososertevenssorgnrersanc veeodpssetoccoensooesteorvocccaccvess 30 2.2 Thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 32 2.2.1 Tình hình soạn thảo va ban hành văn + tt 122122111117 - 33 4011/90 THƯỢNG JƠN bẠH 'DaWTRÀNH co oaeooscttoitieisodiosdietetoenle 0ieenl 0.0 33 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn ccccciivvvEttiEEEEirvEEEEErrrvrrrrrreex 33 2.2.1.3 Công tác soạn thảo văn 2.2.1.4 Thể thức kỹ thuật trình D0 ĐIN PỨR)UunanticnfiinoavtitReirittiieffsfDx-y1ce 37 1411001) In Tác OGM MANN: VEN OGM sy ((osgiAsngt01uceseefigntilitsgistilapftvaniceeidtidexes 46 2.2.2 Tổ chức quản lý giải van ban 2.2.2.1 Công tác tổ chức quản lý giải văn ban dé 2.2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 22£ccccv++ 54 2.3 Nhận xét, đánh giá tình hình thực công tác văn thư Trường Đại học Luật H01 -.- eS S00 10de, seen SG 23/1: Ưu điểm công tầo Văn thỨ (1o, lu sietorkeeaselbliiseeseosennsdoleollftio 56 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư 2.3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế sinh tiirrrrirrrrrrie 62 2115:1: \Gi0I6'NHẨT RROGQUNH \ốn:410uc Red 2)Ä)5:2)0NGMIBARH.IHVNU-WGFE toc lt:g8bE0A10.6100á0 8046 62 cát b01á644ngioketcaLfuaiQatiaglalAsuAlMbat 63 Tiểu kết chương Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUA TO CHUC CONG TAC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHĨ HHỊ CHÍ MINH 68 3.1 Phương hướng nâng cao tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành mì H TT -ẻẰỀSỀD-——-nsee 68 3.1.1 Quan điểm tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh 3.1.2 Phương hướng nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật ITE Ante PIO EAC VÀ lát 1U4.seui1s-.rrssorgigsgsbisdbeiokgÄlt Su sraitreggiireesbrsk2rTstor 70 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu qua tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Dạ Ti v00 10 71 3.2.1 Hồn thiện ban hành quy định cơng tác văn thư -::c:2+2 7l 3.2.2 Đổi nhận thức công tác văn thư cho đội ngũ viên chức người lao động 80 3.2.3 Đẩy nhanh việc phổ biến quy định công tác văn thư 81 3.2.4 Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 83 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 3.2.6 Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư Tiểu kết chương KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC MỞ ĐÀU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ từ trước đến nay, ln có vai trị quan trọng cần thiết tất mặt đời sống xã hội nói chung hoạt động măy quan, tổ chức Đảng và tổ chức khác xã hội nói riêng Mỗi quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt có chung đặc điểm công tác hoạt động, giải công việc sản sinh, phát sinh loại văn bản, giấy tờ văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ, giữ lại mỉnh chứng cho trình hoạt động để tìm kiếm, sử dụng có nhu cầu cần thiết Đây tài liệu gốc, minh chứng xác nhận vật, việc xảy ra, có giá trị pháp lý lớn cho trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức khác xã hội Do đó, cơng tác văn thư đương nhiên hình thành vận hành quan, tỏ chức thành lập, văn thư phận tắt yếu khơng thẻ khơng có hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động nhằm đảm bảo thông tin hàng ngày văn để giải kịp thời, phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc việc thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức Tài liệu lưu trữ đưa sử dụng, phục vụ rộng rãi ảnh hưởng cách trực tiếp đến việc điều hành, giải công việc, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu hoạt động quan, tô chức Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh sở giáo dục đại học đào tạo chuyên ngành luật trọng điểm khu vực phía Nam Việt Nam Trường ln đạt chất lượng cao giảng dạy thường xuyên tạo điều kiện tốt cho tất đối tượng trường nghiên cứu cơng trình pháp luật góp phần phát triển đất nước, xây dựng cộng đồng hội nhập, hợp tác quốc tế với quốc gia khu vực Châu Á nước giới Trong trình hoạt động Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh hình thành lớn khối lượng tài liệu, giấy tờ, hồ sơ phong phú hình thức, đa dạng nội dung có giá trị pháp lý giải nhiều vấn đề Khối tài liệu hình thành sản phẩm, vật mang tin ghỉ lại trình làm việc phân ánh hoạt động nhà trường công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học viên chức, người lao động nhà trường người học, công tác quản lý, bảo quản khai thác hồ sơ viên chức, người lao động, hồ sơ học viên sinh viên, quản lý cơng tác kế hoạch tài chính, hồ sơ hạng mục xây dựng lĩnh vực khác sản sinh hoạt động nhà trường Công tác văn thư làm tốt đảm bảo việc cung cấp xác, đầy đủ kịp thời thơng tin, góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc quan, đơn vị nhằm phòng tránh tệ quan liêu, chậm trễ thủ tục giấy tờ cơng tác bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều đơn vị, tổ chức Ở khâu hành, người làm cơng tác văn thư hay viên chức hành thực tốt khâu nghiệp vụ thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Với xu cách mạng công nghiệp 4.0 nay, công tác văn thư quan ngày quan tâm trọng Đồng thời việc ứng dụng công nghệ tin học tiện tiến tác động mạnh mẽ đến công tác quản lý việc đổi tổ chức, quản lý công tác văn thư cần thiết cấp bách trình đẩy mạnh cải cách hành Việt Nam Vì vậy, vấn đề “Tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh” tác giả chọn làm đề tài luận văn tốt nghiệp với mong muốn đưa nhận xét, đánh giá cách khách quan, xác thực trạng tình hình tổ chức cơng tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, từ đề xuất giải pháp thiết thực góp phần hồn thiện tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tô chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quản lý nhà nước nên đề tài thu hút quan tâm, nghiên cứu khai thác nhiều nhà khoa học Trong năm gần đây, Việt Nam có nhiều tác giả, nhiều chuyên gia thực cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều chiều hướng, nhiều phương diện khác Đến có số cơng trình nghiên cứu khoa học liên quan đến cơng tác văn thư công bồ như: 2.1 Các công trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư Năm 2006, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội xuất giáo trình “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, PGS.TS Vương Đình Quyền Tác giả trình bày sở lý luận cơng tác văn thư, lưu trữ cách hệ thống, quy trình, phương pháp soạn thảo số văn như: kế hoạch, báo cáo, cơng văn, tờ trình , quản lý văn bản, giải văn đến hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành cơng tác văn thư Giáo trình cung cấp cách đầy đủ lý luận phương pháp để thực cơng tác văn thư cách có hiệu quả, tài liệu lý luận quan trọng để tác giả luận văn nghiên cứu viết đề tài luận văn Cuốn sách “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin, năm 2009 tác giả Hoàng Lê Minh Đây xem giáo trình hướng dẫn bước nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mang tính hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ tiết cho độc giả người trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Cơng trình nghiên cứu sách thuộc dạng cảm nang “Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức”, Nhà xuất Chính trị Quốc gia phát hành năm 2014 với đồng chủ biên Nguyễn Thị Hà, Nguyễn 'Văn Hậu Nội dung sách gồm câu giải đáp vướng mắc thường gặp công tác văn thư, công tác lập hồ sơ lưu trữ quan, tổ chức, cung cấp cho độc giả tìm hiểu kiến thức nhằm giải công việc thường gặp công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên viết dạng cảm nang mang tính hỏi, đáp nên tập trung vào khía cạnh thường gặp việc thực cơng tác văn thư Ngồi ra, số báo, viết có liên quan đến khâu nghiệp vụ công tác văn thư như: “Con đấu chức vụ quyền hạn số người có thẩm quyên: Một số vấn đề thảo luận” tác giả NCS Đỗ Văn Học, TS Lê Văn In, năm 2012, Tap chi Van thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.I-tr.6; “Cẩn thống quy định hướng dẫn thể thức văn bản” tác giả NCS Đỗ Văn Học, Mai Thanh Xuân, năm 2014, Tap chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr.32-tr.34; “Tăng cường khả đáp ứng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, 16 chức” PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (2014), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (Số 2), 17, 26 i Bên cạnh số cơng trình nêu cịn có số tác giả chun gia đầu ngành văn thư, lưu trữ có viết, báo cơng trình nghiên _ cứu cơng tác văn thư, cơng tác văn phịng viết thành sách như: “Giáo trình Quản trị văn phịng” nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, xuất năm 2015; “Văn tài liệu văn thư - nguôn bồ sung cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam” CVCC.TS Phan Đình Nham PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất nam 2015, 2.2 Các cơng trình liên quan đến công tác văn thư đơn vị nghiệp cơng Nghiên cứu cơng tác văn thư cịn có số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trường học số tác giả như: “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Cao đẳng cơng lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh” Nguyễn Phương Bình, (2016); “Cơng tác lập hỗ sơ cơng việc Trường cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh - Thực trạng giải pháp” Hồng Thiên Phong, (2019) Qua cơng trình khoa học nêu trên, thấy nội dung nghiên cứu có đề cập trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến giải pháp để nâng cao, hoàn thiện chất lượng công tác văn thư mức độ, phạm vi nghiên cứu khác Những nguồn tài liệu tham khảo quý báu tác giả luận văn sử dụng để viết phần lý thuyết cho đề tài Đề tài “Tổ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh” chưa nghiên cứu Bằng kiến thức học chương trình đào tạo thạc sĩ Lưu trữ học Trường Đại học Khoa học, xã hội Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành thực khảo sát thực trạng, tác giả luận văn đánh giá việc tỏ chức công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phó Hồ Chí Minh thời gian trước đưa đề xuất, giải pháp cụ thể để công việc tổ chức công tác văn thư Trường tốt hơn, đại Mục tiêu, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát đánh giá thực trạng công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh năm gần Mục tiêu nghiên cứu phần quan trọng Hỏi: Xin Thay vui lòng cho biết Thầy có biết hướng dẫn việc soạn thảo ban hành văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 ủ tướng Chính Phủ công tác văn thư không? Đáp: Biết chứ, Tôi cho triển khai qua email điểm mớt Nghị định 30/2020 so với Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ Thể thức văn thời gian dự thảo quy định thay Quy chế văn thư 1514 nêu 'Hỏi: Xin Thầy vui lòng cho biết Nhà trường có ban hành văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ Trường không? Đáp: Công tác lập hồ sơ công việc quy định Quyết định số 1514/QĐ'ĐHL Hiệu Trưởng trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh ban hành ngày _ 24/11/2009 việc ban hành Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ chưa có văn riêng hướng dẫn cụ thẻ “Hỏi: Xin Thầy vui lòng cho biết đơn vị quý Thầy thực bước lập hồ sơ công việc sau đây? M6 so Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ Kết thúc biên mục hồ sơ Khơng lập hồ sơ Đáp: Phịng tơi hồ sơ thực hiên qua bước Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ kết thức hồ sơ khơng có làm biên mục hồ sơ Hỏi: Xin Thầy vui lòng cho biết nhận xét công tác lập hồ sơ Trường đến thời điểm tại? Đáp: Nhìn chung cơng tác lập hồ sơ Trường Luật mức độ trung bình cơng Hỏi: Xin Thầy vui lịng cho biết Văn thư quan có ứng dụng tin học tác quản lý văn đi, đến không? Đáp: Có Tất văn scan (số hóa) quản lý hệ thống máy tính quan Hiện văn thư quản lý văn đi, đến tra tìm phần mềm Excel PL44 Hỏi: Xin Thầy vui lịng cho biết Thầy có phân cơng thực kiểm tra, sốt nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản? Đáp: Bộ phận Pháp chế thuộc chức Phòng Hành tổng , phân cơng cho văn thư kiểm tra thể thức trình bày văn Hỏi: Xin Thầy vui lịng cho biết trường có ban hành Bảng danh mục hồ sơ hàng năm khơng? Đáp: Khơng có nhé! Hoi: Thầy đánh trang thiết bị trang bị 'cho văn thư gồm: Tú đựng tài liệu, bảo quản dấu; Máy điều hòa; Thiết bị báo cháy tự động; Máy điện thoại; Máy vi tính; Máy scan thơng thường; Máy Fax? - Còn sử dụng tốt hay cần phải thay thế? _ Đáp: Về sở vật chất phịng văn thư có Máy lạnh chạy tốt, “Jai thiết bị trang bị lâu, đẻ tin học hóa văn phịng cần thay đổi đưa cấp loại máy tính, máy scan Nhưng việc phải đề suất theo lộ trình để _ vào kế hoạch mua sim trang thiết bị hàng năm Nhà trường Xin chân thành cám on Thay trả lời vấn! PL45 PHIẾU PHỎNG VÁN Công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (Phỏng vấn trực tiếp) Đối tượng vấn: Chuyên viên — Phòng NCKH & HTQT Thời gian vấn: 14 45 phút ngày 07/01/2021 Địa điểm vấn: Phòng NCKH & HTQT Người vấn: Đỗ Thị Lệ Hằng Hỏi: Xin Cô vui lịng cho biết cơng việc phụ trách gì? Đáp: Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên trường Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết trình độ chun mơn gì? Đáp: Xử lý hồ sơ sinh viên _ Hồi: Cô vui lòng cho biết tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ soạn thảo văn khơng? Nếu có vui lòng cho biết thời _ gian học gồm nội dung gì? Đáp: Tơi có tập huấn buổi trường, thời gian lâu khơng nhớ Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết cơng tác văn thư (soạn thảo, trình ký ban hành) có ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ mình? Đáp: Tơi nghĩ việc đảm bảo tính xác văn Hỏi: Cơ có biết Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh có Quy chế cơng tác Văn thư Lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1514/QD-DHL ngày 24/11/2009 Hiệu Trưởng trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh khơng? Đáp: Tơi biết quy chế ban hành rắt lâu Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết Cơ có biết hướng dẫn việc soạn thảo ban hành văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Thủ tướng Chính Phủ cơng tác văn thư khơng? Đáp: Tơi biết, có đọc áp dụng Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Nhà trường có ban hành văn hướng dẫn cơng tác lập hồ sơ Trường không? PL46 Đáp: Theo tơi có quy chế 2009 sơ xài Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết đơn vị Cơ q trình hoạt động thực "hiện bước lập hồ sơ công việc sau đây? : -_ Mở hỗ sơ ~._ Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ -_ Kếtthúc biên mục hồ sơ -_ Khơng lập hồ sơ Đáp: Phịng thực việc mở hồ sơ thu thập cập nhật văn vào hồ sơ “Hỏi: Xin Cô vui lịng cho biết nhận xét cơng tác lập hồ sơ đơn vị đến thời -điểm tại? Đáp: Theo tơi đơn vị tơi tạm ồn - Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Văn thư quan có ứng dụng tin học cơng tác _ quản lý văn đi, đến không? Đáp: Theo chưa phổ biến gửi email - Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Cơ có phân cơng thực kiểm tra, rà soát nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản? Đáp: Tơi khơng phân cơng “Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết trường có ban hành Bảng danh mục hồ sơ hàng Đáp: Theo biết không Hỏi: Cô đánh trang thiết bị trang bị cho văn thư gồm: Tủ đựng tài liệu, bảo quản dấu; Máy điều hòa; Thiết bị báo cháy tự động; Máy điện thoại; Máy vi tính; Máy scan thơng thường; Máy Fax? Cịn sử dụng tốt hay cần phải thay thé? Đáp: Tôi thấy tốt Xin chan thành cám ơn Cô trả lời van! PL47 PHIẾU PHỎNG VÁN Công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (Phỏng vấn trực tiếp) Đối tượng vấn: Chuyên viên - Phòng Đào tạo Sau đại học Thời gian vấn: 15 15 phút ngày 09/03/2021 Địa điểm vấn: Phòng Đào tạo Sau đại học Người vấn: Đỗ Thị Lệ Hằng Hỏi: Thầy vui lòng cho biết cơng việc phụ trách gì? Đáp: Tơi làm việc Phịng Đào tạo Sau đại học : Hỏi: Thầy vui lịng cho biết trình độ chun mơn gì? Đáp: Tơi tốt nghiệp kỹ sư cơng nghệ thơng tin _ Hỏi: Thầy vui lịng cho biết tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ soạn thảo văn khơng? Nếu có vui lịng cho biết thời _ gian học gồm nội dung gì? Đáp: Tơi có tham gia bi trường Lãnh đạo Phịng HC-TH tập huấn Hỏi: Thầy vui lịng cho biết cơng tác văn thư (soạn thảo, trình ký ban hành) có ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ mình? Đáp: Có việc tơi cần trình ký lên cấp phải chyén qua văn thư Hỏi: Thầy có biết Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh có Quy chế cơng tác _ Văn thư Lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1514/QĐ-ĐHL ngày 24/11/2009 Hiệu Trưởng trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh khơng? Đáp: Có, tơi trường 2014 giao tìm hiểu quy chế Trường Hỏi: Thầy vui lịng cho biết Thầy có biết hướng dẫn việc soạn thảo Thủ ban hành văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 tướng Chính Phủ cơng tác văn thư khơng? Đáp: Tôi biết làm mẫu đưa lên trang mạng Trường Hỏi: Thầy vui lòng cho biết Nhà trường có ban hành văn hướng dẫn cơng tác lập hồ sơ Trường khơng? PL48 Đáp: Có quy chế năm 2009, Hỏi: Thay vui lòng cho biết đơn vị quý Thầy trình hoạt động thực bước lập hồ sơ công việc sau đây? -_ Mở hồ sơ ~ Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ -_ Không lập hồ sơ ~_ Kết thúc biên mục hồ sơ Đáp: Chủ yếu bước đầu mở hồ sơ thu thập cập nhật văn vào hồ sơ Hỏi: Thầy vui lòng cho biết nhận xét công tác lập hồ sơ đơn vị đến thời điểm tại? Đáp: Việc lập hồ sơ mức trung bình thơi - Hỏi: Thầy vui lịng cho biết Văn thư quan có ứng dụng tin học công tác quản lý văn đi, đến không? Đáp: Có, phịng HC-TH có sử dụng phần mềm HRM quản lý nhân _ Hồi: Thầy vui lòng cho biết Thầy có phân cơng thực kiểm tra, rà _ soát nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản? Đáp: Ở đơn vị tơi người không phân công làm văn hành : Hỏi: Thầy vui lịng cho biết trường có ban hành Bảng danh mục hồ sơ hàng năm - khơng? Đáp: Khơng có Hỏi: Thầy đánh trang thiết bị trang bị cho văn thư gồm: Tủ đựng tài liệu, bảo quản dấu; Máy điều hòa; Thiết bị báo cháy tự động; Máy điện thoại; Máy vi tính; Máy scan thơng thường; Máy Fax? Cịn sử dụng tốt hay cần phải thay thế? Đáp: Là dân công nghệ thấy văn thư cung cấp tương đối đầy đủ trang thiết bị lâu, cũ nên máy chạy chậm lỗi thời, theo cần trang bị cho văn thư máy đại Xin chan thành cám ơn Thầy trả lời van! PL49 PHIẾU PHỎNG VẤN Công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (Phỏng vấn trực tiếp) Đối tượng van: Chuyên viên Phịng Cơng tác sinh viên Thời gian vấn: 10 25 phút ngày 07/01/2021 Địa điểm vấn: Phịng Cơng tác sinh viên Người vấn: Đỗ Thị Lệ Hằng Hỏi: Cơ vui lịng cho biết cơng việc phụ trách gì? Đáp: Chuyên viên - Phịng Cơng tác sinh viên - Hỏi: Cơ vui lịng cho biết trình độ chun mơn gì? Đáp: Xử lý hồ sơ sinh viên - Hồi: Cô vui lòng cho biết tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ soạn thảo văn khơng? Nếu có vui lòng cho biết thời _ gian học gồm nội dung gì? Đáp: Hình năm 2012 tơi có tập huấn buổi trường xử lý soạn _ thảo văn Hỏi: Cơ vui lịng cho biết cơng tác văn thư (soạn thảo, trình ký ban hành) có ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ mình? Đáp: Có liên quan đến form mẫu thực ` Hồi: Cơ có biết Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh có Quy chế cơng tác Văn thư Lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1514/QĐ-ĐHL ngày 24/11/2009 Hiệu Trưởng trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh khơng? Đáp: Tơi có biết quy chế Hưi: Cơ vui lịng cho biết Cơ có biết hướng dẫn việc soạn thảo ban hành văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Thủ tướng Chính Phủ cơng tác văn thư không? Đáp: Tôi không quan tâm PL50 ‘Hoi: Cô vui lịng cho biết Nhà trường có ban hành văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ Trường khơng? Đáp: Hình có phải Hỏi: Cơ vui lịng cho biết đơn vị q Cơ trình hoạt động thực - bước lập hồ sơ công việc sau đây? Mở hồ sơ Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ ' Kết thúc biên mục hồ sơ Không lập hồ sơ Đáp: Phịng tơi có lập hồ sơ sinh viên, hồ sơ học bổng bước mở hồ sơ thu thập cập nhật văn vào hồ sơ Hỏi: Cơ vui lịng cho biết nhận xét công tác lập hồ sơ đơn vị đến thời điểm _ tại? Đáp: Theo tơi cơng tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa hiểu rõ Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Văn thư quan có ứng dụng tin học cơng tác _ quản lý văn đi, đến không? Đáp: Theo tơi biết có cần văn tơi thường thấy văn thư tra tìm máy tính lấy văn cho mượn Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Cơ có phân cơng thực kiểm tra, rà soát nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản? Đáp: Tơi khơng phân cơng nhiệm vụ Hỏi: Cơ vui lịng cho biết trường có ban hành Bảng danh mục hồ sơ hàng năm khơng? Đáp: Theo tơi biết khơng có Hỏi: Cô đánh trang thiết bị trang bị cho văn thư gồm: Tủ đựng tài liệu, bảo quản dấu; Máy điều hòa; Thiết bị báo cháy tự động; Máy điện thoại; Máy vi tính; Máy scan thơng thường; Máy Fax? Còn sử dụng tốt hay cần phải thay thế? Đáp: Tôi thấy văn thư trang bị đầy đủ Xin chân thành cám ơn Cô trả lời vấn! PLSI PHIẾU PHỎNG VÁN Công tác văn thư Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh (Phỏng vấn trực tiếp) Đối tượng vắn: Chuyên viên - trợ lý Khoa Dân Thời gian vấn: 10 25 phút ngày 05/01/2021 Địa điểm vẫn: Văn phòng Khoa Luật Dân Người vấn: Đỗ Thị Lệ Hằng Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết cơng việc phụ trách gì? Đáp: Chuyên viên - trợ lý khoa Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết trình độ chun mơn gì? Đáp: Thạc sĩ Luật - Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ soạn thảo văn khơng? Nếu có vui lịng cho biết thời gian học gồm nội dung gì? Đáp: Chưa Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết cơng tác văn thư (soạn thảo, trình ký ban hành) có ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ mình? Đáp: Vì làm Khoa nên it va chạm với văn thư, chủ yếu hội thảo định bảo vệ khóa luận cuối năm cần xin dấu Hỗi: Cơ có biết Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh có Quy chế cơng tác Văn thư Lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1514/QĐ-ĐHL ngày 24/11/2009 Hiệu Trưởng trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh khơng? Đáp: Tơi khơng nhớ rõ q lâu Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết Cơ có biết hướng dẫn việc soạn thảo ban hành văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Thủ tướng Chính Phủ cơng tác văn thư khơng? Đáp: Tơi có đọc để tìm hiểu PL52 Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết Nhà trường có ban hành văn hướng dẫn cơng tác lập hồ sơ Trường khơng? Đáp: Hình khơng ¡ Hỏi: Cơ vui lịng cho biết đơn vị q Cơ q trình hoạt động thực bước lập hồ sơ công việc sau đây? -_ Mở hồ sơ - Thu thap cập nhật văn vào hồ sơ -_ Không lập hỗ sơ -_ Kết thúc biên mục hồ sơ Đáp: Ở Khoa tơi hồ sơ lập qua bước Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn vào hồ sơ Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết nhận xét công tác lập hồ sơ đơn vị đến thời điểm tại? Đáp: Theo tơi công tác lập hồ sơ Khoa mức độ trung bình tác Hỏi: Cơ vui lịng cho biết Văn thư quan có ứng dụng tin học công quản lý văn đi, đến không? Đáp: Theo tơi biết có tra, rà Hỏi: Xin Cơ vui lịng cho biết Cơ có phân cơng thực kiểm soát nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản? sốt cho Đáp: Văn khoa tơi làm nên tự kiểm tra rà hồ sơ hàng Hỏi: Xin Cô vui lịng cho biết trường có ban hành Bảng danh mục năm không? Đáp: Tôi không thấy trang bị Hỏi: Cô đánh trang thiết bị điều hòa; Thiết bị báo cho văn thư gồm: Tủ đựng tài liệu, bảo quản dấu; Máy thường; Máy Fax? cháy tự động; Máy điện thoại; Máy vi tính; Máy scan thơng Cịn sử dụng tốt hay cần phải thay thế? sử dụng tốt Đáp: Tôi thấy văn thư trang bị đầy đủ thiết bị trên, hay không không rõ 'Xin chân thành cám ơn Cô trả lời vấn! PL53 lủn ` acc +e®@0E5 “180 9001:2008 TRUONG DAI HOC LUAT He vit: Th ga ke | be: | mưưn Ns “Quê quản elo) ee eer 1v a So yêu th a TES Sdag Tei The - Ving Chag Make TP HO CHI MINH ————>l99——— od mt eg no Ms Thừa Thên- Huế ug On, Tala Tad ak oy ism “ hn the Oa an: le ng: Te ang st hoe den mls Tổ đứcN (Cúc danh: ‘bon ty dụng Ba đà: Trường 0ạ học luật TP NON Mi hức tuyến đợn in đu Thuyết gy toy deg Bo as (Divers 1res merry rec vi "Tơ đề chuyên môn Tình độ họ văn Tinh độ chuyên mân co nhất: CỬ nhân oman I oo Vee echin WB ghar Icing enc bane oe per QảngHànớc pe oho unnwie Tha bin xsnoown Anngedngidlic — nh ván ng rime i A ghe omlersitd dán tot ji onan ran ThaHA [han mon wowace | gat | sae ne A ET as | wate PL 54 [ws] | | | i i | .Ð Nho cải 0cw/irle Vtffeneqe srỹx e0 lóegwGI72).10- )25-9(0e ae le SRRYT trng